Hoe krijg je burgers op je bedrijf?

Hoe krijg je burgers op je bedrijf? Versie: 3 april 2014 Dit is een vraag die veel partijen zich stellen; niet alleen in de land- en tuinbouw. Des te belangrijker is het om een stukje van de schaarse tijd die een burger beschikbaar heeft, gegund te krijgen. Er zijn diverse manieren om burgers te informeren over activiteiten op het bedrijf. Dat kan via reclame, affiches of folders, door mee te doen aan activiteiten van derden waarbij een bedrijfsbezoek een onderdeel is van die activiteit en via free publicity. Free publicity is het kosteloos inzetten van media om de aandacht te vestigen op je bedrijf. Het voordeel is: geen kosten. Het nadeel is: je hebt geen controle over wat een journalist ermee doet. Een belangrijk element bij free publicity is de nieuwswaarde van de informatie. Nieuwswaarde •

Het nieuws heeft te maken met verandering;

•

Over het nieuws valt een interessant verhaal te vertellen;

•

Over het onderwerp is veel discussie;

•

Bij het nieuws zijn aparte en kleurrijke foto’s te maken;

•

Het nieuws levert een bijdrage aan de oplossing van een (maatschappelijk) probleem;

•

Bekende personen zijn beschikbaar om het nieuws naar buiten te brengen;

•

Belangenorganisaties zullen verheugd reageren op het nieuws.

Je kunt free publicity krijgen door een persbericht te versturen, door een journalist te benaderen voor een interview voor radio, televisie, een huis-aan-huis blad of dagblad. Denk ook aan de redacties van diverse websites en aan de mogelijkheden van sociale media zoals Facebook of Twitter. Om het ‘gaatje’ in de schaarse tijd te mogen benutten is het van belang aan te sluiten bij de mogelijkheden en de interesse van de beoogde bezoekers. Om dat goed in beeld te hebben is het van belang vooraf een paar vragen te stellen. •

Waarom organiseer je de open dag, oftewel wat is het doel dat je wil bereiken met de open dag?

•

Wie is de doelgroep oftewel wie wil je op je bedrijf ontvangen? Gezinnen met kleine kinderen, leden van lokale natuurorganisaties, omwonenden in een straal van tien kilometer, etc.?

•

Wat is voor de beoogde doelgroep een geschikt moment?

•

Waarin is de doelgroep met name geïnteresseerd? Het kan heel goed zijn, dat dat anders is dan het primaire doel van de open dag. Gebruik hun interesse om hen te interesseren om te komen. Tevens laat je zo zien dat je oog hebt voor wat zij belangrijk vinden.

•

Maak het de doelgroep gemakkelijk. Als je gezinnen met kleine kinderen wilt ontvangen, zorg dan voor een kinderactiviteit. Als de ontvangst rond etenstijd is, zorg er dan voor dat bezoekers wat kunnen eten (hoeft echt niet gratis).

•

Werk samen met andere organisaties of verenigingen. Elke vereniging heeft zijn eigen vaste achterban. Door iets samen te doen, bereik je ook die achterban. Kijk vooral naar nieuwe samenwerkingen om de te bereiken groep zo groot mogelijk te maken.

•

Denk na over een (ludieke) actie om nieuws te maken. Iedereen heeft het druk. Het helpt soms als je informatie op verschillende plekken, op meerdere dagen, leest. Achteraf berichtgeving over de open dag kan er toe bijdragen dat een van de volgende keren meer en/of andere mensen komen omdat ze erover hebben gehoord of gelezen.

•

Denk na over kosten. Wat is gratis, waarvoor vraag je een vergoeding en hoe hoog is die? Mensen willen best voor bepaalde zaken betalen. Iets van waarde, hoeft niet gratis te zijn. 1

•

Ben enthousiast. Een enthousiast verhaal werkt aanstekelijk. Zet die mensen op de voorgrond die echt enthousiast kunnen vertellen over het bedrijf en dat ook kunnen doen in ‘gewone mensen taal’.

Gastheerschap Komen mensen op het bedrijf, denk dan aan: •

verzorgd erf

•

veiligheid

•

gastheerschap

Draaiboeken Voor een stappenplan of voor draaiboeken van specifieke PR-activiteiten, kunt u terecht op de ZLTO-site. Een interessant boek rond dit onderwerp is: “Communiceren met gezond boerenverstand: succesvolle PR en marketing van het agrarisch bedrijf”. – Zutphen – Roodbont, 2010 Een voorbeeld van een draaiboek zoals dat op de site staat, is hieronder te vinden. Dit is het draaiboek “Hoe organiseer je een boerenmarkt op het erf”. Een ander goed bruikbaar voorbeeld ter aanvulling op deze notitie is het draaiboek “Hoe organiseer je een culinaire open dag”. Stappenplan organisatie boerenmarkt op het erf 1. Werkgroep oprichten 2. Geschikte locatie 3. Welke activiteiten worden georganiseerd 4. Activiteiten ter ondersteuning van de locatie 5. Aandacht vragen voor uw boerenmarkt 6. Tijdens de boerenmarkt 7. Evaluatie 8. Materialen 9. Meer informatie Intro organisatie boerenmarkt op het erf In Nederland is er de laatste jaren een groeiende belangstelling voor boerenmarkten op de boerderij. Deze markten bieden een omgeving vol sfeer op het erf waarbij het publiek naast het kopen van agrarische landbouwproducten ook voorlichting kan krijgen over de agrarische sector. Bezoekers kunnen een compleet assortiment landbouwproducten, rechtstreeks van de boer, proeven en inkopen en daarmee de smaak te pakken krijgen voor herhaalde aankoop. 1. Werkgroep oprichten Om een goede boerenmarkt te organiseren, werkt u het meest doeltreffend met een enthousiaste werkgroep, bestaande uit vier of vijf personen. Denk bij het samenstellen van de groep aan elkaars kwaliteiten. Financieel, organisatorisch etc. Bedenk met elkaar een concept voor uw markt of hang er een thema aan. Denk bijvoorbeeld aan de thema’s van Nederland bloeit. Een boerenmarkt duurt bijvoorbeeld van 10.00 - 17.00 uur. Hoe zou de markt eruit moeten zien? Welke vormen van de land- en tuinbouw brengen we in beeld? Welke activiteiten willen we organiseren? Maak een checklist van te organiseren punten. Probeer een (ruime) schatting te maken van de benodigde organisatietijd per activiteit. Onderling verdeelt u de werkzaamheden.

2

2. Geschikte locatie Voor het organiseren van een boerenmarkt is een mooi erf/land van een akkerbouwbedrijf of een (melk)veehouderijbedrijf een prima locatie. Kunnen alle onderdelen binnen worden uitgevoerd of zijn er onderdelen die onderdak vereisen of juist de ruimte van een weiland? Houd met de keuze van de locatie rekening dat er bij eventueel slecht weer een uitwijkmogelijkheid bestaat (schuur o.i.d.). Denk bij de keuze van de locatie ook altijd aan bereikbaarheid, parkeerruimte, sanitaire voorzieningen etc. 3. Welke activiteiten worden georganiseerd? Op een boerenmarkt kunnen diverse activiteiten worden georganiseerd. Enkele voorbeelden worden hieronder beschreven. Tentoonstelling en verkoop van agrarische producten bij u uit de buurt Op een boerenmarkt kunnen diverse aanbieders van verse land- en tuinbouwproducten worden uitgenodigd om hun producten aan te bieden. Het gaat hierbij zowel om verse als verwerkte producten. Niet alleen groenten, eieren, fruit, aardappels, bloemen en planten, maar ook kaas en andere zuivelproducten, wijn, brood, bier, jam, sap, bloemstukjes, etc. U kunt bij u in de provincie nagaan wie deze eerlijke, verse producten in de buurt produceert. Via diverse websites vindt u verschillende aanbieders. U kunt de producenten van verse landbouwproducten marktkramen aanbieden op de door u gekozen locatie (al dan niet tegen betaling). De producenten richten zelf hun marktkramen in. Probeer te stimuleren dat de producten ook kunnen worden geproefd, of met speciale actieprijzen te koop zijn die dag. U kunt proberen een zo compleet mogelijk assortiment te bieden. Wellicht kunt u een gezamenlijke actie doen met alle marktkraamhouders. Wie bij elke producent wat koopt, krijgt een extraatje bij vertrek bijvoorbeeld. Via de Gouden Gids kunt u adressen achterhalen van marktkraamverhuurders. Vraag bij verschillende verhuurders offerte aan. Neem een optie op een geschat aantal kramen. Zodra u weet hoeveel standhouders u verwacht, huurt u de kramen definitief. De huurprijs van de marktkraam kan natuurlijk worden doorberekend aan de standhouders. De kramen worden door de verhuurder opgebouwd. Maak afspraken over op- en afbouwtijden. Demonstratie (oude) ambachten of machines op het land Oude ambachten zijn er legio. Denk bij oude ambachten bijvoorbeeld aan mandenmaken, rietdekken, klompen maken, goud- en zilversmeden, klokken maken, agrarische gereedschappen, kaarsen maken. Denk ook aan de dorps smit, timmerlieden, imkers, bloemschikkers, pottenbakkers, etc. Vaak heeft de Winkeliersvereniging of het Oranjecomité in uw woonplaats al eens eerder contact gehad met aanbieders van oude ambachten. Demonstraties van deze ambachten zorgen voor vertier. Kent u zelf personen die een ambacht uitoefenen? U vindt in diverse plaatsen (landbouw)musea. Ook VVV-kantoren kunnen u op weg helpen bij het vinden van personen die zich met ambachten bezighouden. Wedstrijden koemelken en trekkerrijden, rodeorijden Een activiteit waaraan mensen zelf kunnen deelnemen, spreekt enorm aan. Attracties kunt u huren. In de Gouden Gids vindt u de adressen bij u in de buurt. Probeer bijvoorbeeld via een (lagere) landbouwschool aan kunstkoeien te komen. Laat twee personen tegen elkaar 3

melken gedurende een bepaalde tijd. Jongensdromen kunt u werkelijkheid laten worden door op een nabij gelegen stukje land 'trekkerrijles' te geven. Geef de deelnemers bijvoorbeeld voor een goed afgelegd stukje parcours een oorkonde. Tentoonstelling oude landbouwmachines en werktuigen Een mooie verzameling landbouwmachines is een lust voor het oog. Via landbouwmusea zijn machines en werktuigen wellicht beschikbaar. Anders kan men u daar wel aan adressen helpen om een tentoonstelling van werktuigen te organiseren. Denk ook weer aan de verenigingen in uw eigen woonplaats en de gemeente gids. Ook kunt u (oud) agrarisch filmmateriaal vertonen. Maak bijvoorbeeld een theater met strobalen rondom een groot scherm. Natuurlijk kunnen dit soort activiteiten worden uitgebreid met kleine spelletjes voor kinderen, zoals een grabbelton en touwtje trekken, agrarisch memory (plastic bekertjes met daaronder diverse agrarische producten in paren, zoals aardappels, peen, spruiten, tarwe, tomaat, ui), productherkenning met producten en hun groeiwijze en kaasraden (gewicht raden). 4. Activiteiten ter ondersteuning van de locatie •

U zorgt voor een gezellige aankleding van de gekozen locatie. Natuurlijk ontstaat er door de verscheidenheid aan producten al een gezellige sfeer. Met behulp van posters en ander promotiemateriaal. Het is zo duidelijk zichtbaar dat hier de Boerenmarkt plaatsvindt. Werk bijvoorbeeld met richtingbordjes naar het erf.

•

Wellicht kent u iemand die boeketten maakt, of een groenworkshop kan geven. Of zijn er producten die ter plekke kunnen worden bereid, zoals (stroop)wafels of flensjes. Zijn er cursussen (landschap schilderen, bloemschikken, kaarten maken) die eenmalig plaatsvinden op uw markt? Dat biedt extra kijkplezier.

•

Geef duidelijk aan waar men kan parkeren (begeleid dat eventueel). U kunt de locatie met wat vlaggen, ballonnen en strobalen aankleden.

•

Bezoekers en deelnemers zullen tijdens het evenement iets willen drinken/eten. Afhankelijk van de soort standhouders kunt u een afweging maken of u (nog meer) catering wilt verzorgen. U kunt met vrijwilligers uit uw omgeving de catering organiseren. Denk bijvoorbeeld aan het NAJK of de plattelandsvrouwenorganisatie. Vaak kunnen met leveranciers afspraken en inschattingen worden gemaakt van de hoeveelheid (fris)drank die wordt geconsumeerd. Vaak neemt de leverancier te veel bestelde hoeveelheden terug. U kunt eventueel ook catering inhuren.

•

Denk voor eventuele stoelen/tafels/lampen/catering e.d. aan de Gouden Gids. Alle handige adressen vindt u hierin. Dit soort materialen kunt u ook vaak via een cateraar inhuren.

•

Gaat iemand de boerenmarkt openen? De burgemeester of een wethouder? Is er dan een geluidsinstallatie nodig om de markt te openen of om de activiteiten op de markt om te roepen?

•

Let op dat er geen gevaarlijke machines zijn, waar uw gasten (kinderen) zich in/aan kunnen bezeren.

•

Zorg dat de telefoonnummers van brandweer, politie en de huisarts/ziekenhuis bekend zijn.

•

Regel een fotograaf om uw evenement vast te leggen. U kunt de foto’s bijvoorbeeld gebruiken bij uw persbericht dat u achteraf naar de kranten stuurt.

5. Aandacht vragen voor uw boerenmarkt Natuurlijk brengt u de boerenmarkt onder de aandacht van potentiële bezoekers. Denk bijvoorbeeld aan borden die u langs toevoerwegen kunt plaatsen. Denk aan affiches/aanplakbiljetten die u via de middenstandsruiten, campings, VVV-kantoren, scholen etc. kunt verspreiden. Maak een persbericht voor de regionale en lokale kranten en 4

omroepen. Wellicht kunt u een advertentie plaatsen in bladen bij u in de buurt. Als u een folder/programmaboekje uitgeeft, kunt u hierin de standhouders (de eventuele sponsors), de georganiseerde activiteiten, de openingstijden van de markt en de een beschrijving van de locatie en een routebeschrijving opnemen. 6. Tijdens de boerenmarkt De dag voor het evenement of 's morgens vroeg voor 7.00 uur moeten de marktkramen zijn opgebouwd. Vanaf 7.00 uur kunnen de standhouders hun kramen inrichten, want om 10.00 uur komen de eerste bezoekers. De standhouders zullen met auto's bij hun kraam willen komen om spullen uit te laden. Zorg voor een goede begeleiding. Zie erop toe dat auto's nadat ze zijn uitgeladen direct worden weggezet. Probeer tijdens de boerenmarkt een radio-uitzending te regelen via bijvoorbeeld de lokale omroep. Een verslaggever kan vanaf de boerenmarktlocatie de gehele dag rechtstreeks verslag doen van de activiteiten. Begeleid de fotograaf die foto's maakt van het evenement. 7. Evaluatie Stuurt u de kranten nog een persbericht met een verslag van de boerenmarkt? Was het druk, wat zijn de reacties van bezoekers? U kunt aan het persbericht een foto toevoegen. Probeer na afloop de door u georganiseerde boerenmarkt te evalueren. Wat ging er goed, wat kan er de volgende keer beter? Probeer lering te trekken uit de door u opgedane ervaring. Leg de bevindingen en alle contactpersonen van de diverse organisaties ook vast op papier. U (of een collega) zal de volgende keer (nog beter) in staat zijn om een boerenmarkt te organiseren. 8. Materialen ZLTO heeft verschillende materialen beschikbaar die u kunt gebruiken tijdens uw evenement. Denk daarbij aan: -

Partytent (3x3 meter)*

-

Mobiele achterwand*

-

Spandoeken van meshdoek (dranghekformaat of 3x1 meter)*

-

ZLTO-vlaggen*

-

ZLTO-polo’s**

-

Afzetlint (rood/wit geblokt met logo)**

-

Pennen, pepermuntjes, boerderijstickers, ballonnen **

-

Etc.

*Deze artikelen kunt u lenen via het kantoor in Den Bosch en/of Goes. Maar u kunt deze ook aankopen voor eigen gebruik binnen uw afdeling. Denk er ook eens aan om materialen samen met uw collega-afdeling aan te schaffen. ** Deze artikelen zijn tegen betaling verkrijgbaar. 9. Meer informatie? Wilt u meer weten over de mogelijkheden van het organiseren van een streekevenement? Heeft u vragen over (een van) de onderdelen van dit stappenplan of wilt u juist materialen bestellen die u tijdens uw evenement kunt gebruiken? Neem dan contact met ons op via 073 217 33 33 of [email protected]. 5