Projectdossier: Hoe organiseer ik een hybride evenement zodat het een meerwaarde geeft aan mijn bedrijf?
Studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Opleiding Bachelor in het Toerisme en recreatiemanagement Academiejaar 2013-2014 Promotor De Heer Dominique Vansteenkiste Docent Student Anne-Lore Velghe
2
3
Projectdossier: Hoe organiseer ik een hybride evenement zodat het een meerwaarde geeft aan mijn bedrijf?
Studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Opleiding Bachelor in het Toerisme en recreatiemanagement Academiejaar 2013-2014 Promotor De Heer Dominique Vansteenkiste Docent Student Anne-Lore Velghe
4
5
Hoofdstuk 4: Welke schakels zijn zeer belangrijk bij het organiseren van een hybride evenement? 4.1 Inleiding In mijn case zal ik een handleiding uitschrijven voor bedrijven in België die een evenement willen organiseren. Ik zal hen hierbij proberen te overtuigen om voor een hybride event te kiezen. Maar waarom zou ik dit doen? Ik ben ervan overtuigd dat hybride evenementen effectief een meerwaarde kunnen bieden voor een bedrijf, maar dan moeten ze wel op de juiste manier georganiseerd worden. Aangezien in België deze trend nog niet zo bekend is, zal ik aan de hand van deze handleiding bedrijven ervan overtuigen dit soort evenement te gebruiken. Ook hebben bedrijven zich waarschijnlijk al meerdere malen afgevraagd hoe ze het best een evenement organiseren of wat nu net een hybride evenement is. In deze handleiding probeer ik hen op weg te helpen en al de mogelijke vragen te beantwoorden. Doordat ik mijn stage in een evenementenbureau heb gelopen, heb ik een enorme kennis opgedaan omtrent de organisatie van evenementen. Hierdoor heb ik nu een veel beter zicht hierop en ben ik ook in staat andere mensen tips te geven bij het organiseren van een evenement. Zo is mijn handleiding, maar ook brochure, bedoeld voor bedrijven die in samenwerking met een evenementenbureau een geslaagd hybride evenement willen organiseren. Hierbij zijn de eindklanten zeer uiteenlopend. Dit kan gaan van werknemers tot potentiele klanten. Eén ding is wel zeker: het is de bedoeling om zakenmensen over de hele wereld te bereiken.
6
4.2 Mijn traject Nadat ik mijn researchpaper had geschreven, begon mijn stage in Hasselt bij Way2events. Hier heb ik enorm veel over evenementen bijgeleerd. Hierdoor kreeg ik een veel beter zicht op de organisatie hiervan waardoor ik meer inzicht kreeg in deze sector. Het schrijven van mijn case ging dan ook een stuk vlotter dan verwacht. Veel informatie uit mijn case is uit eigen ervaring en uit tips van mijn stageplaats waar men al meer dan 10 jaar ervaring heeft. In de laatste weken van mijn stage mocht ik mee begeleiding doen op een groots evenement waar ik uiteindelijk alles zag wat ik mijn eindwerk omschreef. Door deze praktische ervaring heb ik nog enkele stukken in mijn case aangepast zodat door zowel internet als mensen in het werkveld mijn case opgebouwd zou zijn. Na afloop heb ik even de tijd gehad om te babbelen met verschillende leveranciers waardoor ik veel te weten ben gekomen rond geluid- en lichtinstallaties. Dit was zeer interessant omdat bij hybride evenementen veel van deze zaken nodig zijn. Ook heb ik de Xpo in Kortrijk gecontacteerd voor meer informatie. Jammer genoeg kende men de term hybride evenement niet waardoor men mij geen informatie kon verschaffen.
7
4.3 Technische aspecten 4.3.1 Marketingcommunicatie De bedoeling is om naast de handleiding/brochure, presentaties in de verschillende provincies voor bedrijven te geven. Op deze manier heeft men de mogelijkheid om vragen te stellen aan zowel ik als aan ervaren organisators. Ook aan degene die niet aanwezig kunnen zijn, wordt er gedacht. Er zal op de presentaties livestream voorzien worden zodat de afwezigen alles kunnen volgen. Zo hebben alle aanwezigen, zowel live als online, een eerste kennismaking met hybride evenementen. 1. Hoe dit project communiceren naar doelgroep? a. Mails sturen naar evenementenbureaus die zij kunnen richten aan klanten -
Meer informatie over hybride evenementen Uitnodiging voor hun klanten
b. Brief zenden met folder + uitnodiging naar (grote) bedrijven -
We gaan ongeveer 50 bedrijven in iedere provincie contacteren Deze bedrijven zullen allemaal een minimum omzet hebben van een bepaald bedrag
c. Indien geen reactie van bedrijven, bellen + langsgaan om het project voor te stellen 2. Hoe deze handleiding voorstellen aan doelgroep? a. Presentaties geven in verschillende provincies -
Brugge, Gent, Antwerpen, Hasselt, Brussel & Leuven
b. Ervaren evenementenbureaus als gast c. Voor niet aanwezigen: alles online volgen via livestream
8
4.3.2 Financiële implicaties Kosten: -
Huren zalen Verzenden uitnodigingen Opmaak mail + brief Geluid en lichtinstallatie Streamingmaatschappij Site Handleiding afdrukken Inrichting
150 x 6 300 + 100 300 750 x 6 500 x 6 150 5 x 300 100 x 6
€ € € € € € € €
900 400 300 4500 3000 150 1500 600
= € 11 350 Budget: +- € 12 000 Hoe krijg je dit budget bij elkaar: -
Sponsering van leveranciers die hieraan meewerken Sponsering van evenementenbureaus die hieraan meewerken Verkoop van brochure ‘Handleiding’
