HOE ORGANISEER IK EEN RECREATIEF SKATE-EVENEMENT
DOOR: OLAF LEMAIRE
Wat is een evenement? ‘Is een speciale, tijd- en plaatsgebonden gebeurtenis die door een initiatiefnemer bewust is gepland en die gericht is op een bepaalde doelgroep om met een bewust gekozen vorm een bepaald doel te realiseren’. (Verhaar, 2009)
Even voorstellen •Trainer bij de Amersfoortse IJsvereninging. •Mijnten Skeelertochten •Blocker •Reisleider voor Skatereizen •Organisator Skate evenementen
Voorstelrondje •Wie ben je? •Wat doe je? •Wat heb je georganiseerd? •Wat wil je nog gaan organiseren? •Wat hoop je vandaag te leren?
Van idee tot uitvoering •Iedereen kan een idee inbrengen. •Zorg voor onderbouwing van je idee, maak een plan •Presenteer je plan aan de stakeholders) •Formeer een team op basis van je activiteiten •Werk je plannen gezamenlijk uit •Delegeer de verschillende activiteiten en blijf sturen op resultaat •Contact met de gemeente altijd via dezelfde persoon
Iedereen kan een idee aanbrengen
Toertocht Nightskate
Clinic
Wat gaan we doen?
Zorg voor onderbouwing van je idee, maak een plan
Doel Middelen Sponsoren
•Meer leden •Extra inkomsten •Naamsbekendheid •Jubileum/jaarlijks terugkerend.
•Geld •Materialen •Vrijwilligers •Inhuur extern personeel
•Leden •Leveranciers •Winkeliersvereniging •Bestuur
Presenteer je plan aan de bestuur(stakeholders) •Plan hoeft nog niet helemaal afgrond te zijn •Hoofdkaders moeten wel staan •Geef bij verschillende punten ook alternatieven aan •Presenteer verwachte kosten en opbrengsten •Zijn er sponsoren die de financiële risico’s willen meedragen? •Ben je vergunningplichtig?
Formeer een team op basis van je activiteiten Evenement organisatiestructuur
Bestuur
Uitvoerend Team 1
Evenement Organisator
Pers voorlichter
Uitvoerend Team 2
Uitvoerend Team 3
Detailplan maken •Werk je plannen gezamenlijk uit en delegeer de verschillende activiteiten en blijf sturen op resultaat. Voorbeeld: • • • •
Wedstrijdparcours Horeca EHBO Wedstrijdleiding
Van Plan naar draaiboek •Vanuit het plan wordt een draaiboek gemaakt voor het totale evenement. •Elk team heeft daarin z’n eigen detaildraaiboek. Plan Overall Draaiboek Draaiboek Horeca
Draaiboek Parcours
Openbaar of publiek toegankelijk? Met ‘voor publiek toegankelijk’ wordt niet altijd bedoeld dat de activiteiten openbaar zijn, dus voor iedereen toegankelijk. Te denken valt aan: – •Grootschalige verenigingsfeesten. – •De opening van een Skeelerbaan. – •Het jubileumfeest van de vereniging. •Hierop aansluitend en aanvullend op artikel 2.2.1 d is ook een evenementenvergunning benodigd bij een uitzonderlijke activiteit die méér druk en risico opleveren voor de openbare orde dan gebruikelijk. Te denken valt bijvoorbeeld aan een wedstrijd op een stratenparcours.
Meldingsplicht, reguliere en grootschalige evenementen Er zijn drie soorten evenementen als het gaat om de regelgeving en aanvraagprocedure. – Vergunningsvrije (meldingsplichtige) evenementen – Reguliere evenementen – Grootschalige evenementen Regelgeving kan per gemeente verschillen dus informeer tijdig om vervelende situaties te voorkomen.
Issue en risico logboek •Maak issue logboek en houd daarin de incidenten en hun status bij per activiteit. Wijs een issuehouder aan om dit op te lossen. Beschrijf de resultaten. •Maak vooraf een risico logboek. Hierin vermelden we de nu te verwachten risico’s. Gaat het regenen, komen er meer deelnemers dan verwacht. Hebben we te weinig parkeerplaatsen. Wat te doen als er gewonden vallen of de boel ontruimt moet worden.
SportRisico Inventarisatie en Evaluatie •Bijna elke sporter vindt het belangrijk om veilig zijn favoriete sport te kunnen beoefenen en het is voor verenigingen dus van belang om voor die veiligheid te zorgen. •De SportRIE kan uitstekend helpen om de grootste gevaren in de hand te houden. Zo zijn er voor de meeste risico’s al standaard maatregelen beschikbaar, zodat je daar niet meer op hoeft te studeren. Het uiteindelijke uitvoeren van die maatregelen, ja, dat blijft natuurlijk bij de vereniging. •Overigens: ook als een vereniging geen groot (vergunningsplichtig) evenement organiseert, dan biedt de SportRIE een handige checklist om na te gaan of voldoende aan veiligheid is gedacht (denk aan: toernooien of jeugdkampen).
•Http://www.sportwerkgever.nl/system/46551-rie.html
Presenteer je detailplan aan het bestuur
•Zowel plan, draaiboeken, Issue- en Risicologboek. •Zonder formele goedkeuring van het bestuur geen mandaat voor uitvoering.
Communicatie rond evenementen •Meest gehoorde klacht, we hebben zo iets leuks georganiseerd maar er komen geen deelnemers. •Met de juiste communicatie(plan) voor het te organiseren evenement, is de belangrijkste factor voor succes. Deelnemers
Team
Plan
Contactpersoon pers •Tijdens het evenement alle verzoeken van de pers via een vast contactpersoon van de organisatie te laten lopen. Dat creëert duidelijkheid en geeft de pers een vast aanspreekpunt. •Deze contactgegevens zet je onder elk persbericht. •Gebruik de media die de doelgoep bereikt
Lijst media/kanalen Er zijn diverse soorten media: dagbladen, tijdschriften, televisie, radio en internet. Daarnaast zijn er landelijke en regionale/lokale media. Het is goed om te kijken welke media bij uw evenement passen. Daarnaast is het zinvol te inventariseren welke lokale organisaties u kunnen ondersteunen met de promotie van uw evenement. Uitgangspunt is daarbij: wie is mijn doelgroep? Bijv. leden in uw regio via de website/ een nieuwsbrief van verenigingen in uw regio. Als het om jeugd gaat via scholen. En/of wellicht via Sport en Zaken van uw gemeente. Dan is het vervolgens van belang om een lijst op te stellen en contactpersonen daarbij op te vragen.
We gaan van Start na een formele Go •Activiteiten worden volgens de draaiboeken uitgevoerd. •Er wordt volgens een vast stramien overleg gevoerd. •Elk team heeft een sleutelfiguur in het organisatieteam en rapport voortgang, issues en risico’s. •Bestuur wordt gezette tijden geïnformeerd en geraadpleegd.
Vooraankondiging evenement We adviseren u om ruim van tevoren (minimaal een maand) uw evenement aan te kondigen. Dit geeft de ruimte om promotie te doen voor je evenement en je doelgroep tijdig te informeren. Stuur deze informatie ook naar de sites van verenigingen/gemeenten bij u in de buurt. Deze kunnen dan linken naar de site met basisinformatie. Verder kunt u lokaal een persbericht verzenden met de basisinformatie, voor promotie van het evenement (zie onderstaand). We willen u vragen dit bericht dan ook naar schaatsen.nl te mailen via
[email protected]. Zij maken dan een bericht op schaatsen.nl.
Dag van uitvoering •Zorg dat iedereen zijn of haar rol kent en maak ze bekent met het draaiboek voor hun specifieke taken. •Als je de overall regie hebt, heb je zelf geen uitvoerende taken. •Op gezette tijden worden snel overleg gevoerd met teamleiders over het verloop.
Belangrijke aandachtspunt Bedank het team en de vrijwilligers op gepaste wijze! Je hebt ze waarschijnlijk ooit weer nodig
Vragen
Bedankt voor uw aandacht Contact gegevens: Olaf Lemaire 06-10434859
[email protected]
