Hoe organiseer ik mijn bedrijfsadministratie?

ACCOUNTANCY VOOR KMO’S EN ZELFSTANDIGEN

Hoe organiseer ik mijn bedrijfsadministratie?

ACCOUNTANTS T BELASTINGCONSULENTEN JURIDISCH ADVISEURS MILIEUADVISEURS

ACCOUNTANCY

HOE ORGANISEER IK MIJN BEDRIJFSADMINISTRATIE? De toenemende complexiteit op het vlak van (vaak nieuwe) regelgeving maakt de papierstapel op uw bedrijf voortdurend groter. Het begrijpen, laat staan het correct invullen van alle ondernemingdocumenten en -formulieren wordt steeds moeilijker. Bovendien mag u ook niet uit het oog verliezen dat heel wat documenten minstens voor een bepaalde termijn moeten bewaard worden. In deze kennisfolder geeft SBB u enkele concrete tips over de organisatie van een overzichtelijk klassement voor uw bedrijfsadministratie en een overzicht van de bewaringstermijnen van de belangrijkste documenten.

DE BEWAARPLICHT De plicht tot het bijhouden van documenten wordt voorgeschreven door verschillende wettelijke bepalingen: – burgerlijk recht: eigendomsakte, hypotheekakte, huur- en pacht overeenkomsten, huwelijkscontract, pachtovereenkomsten, akten oprichting vennootschappen, … – BTW-wetgeving: facturen, factuurboeken, inventarisboek, … – handelswetgeving: facturen, registers, inventarisboek, akten oprichting handelsvennootschappen, … – diverse andere wetgevingen: milieureglementering, sociale wetgeving, … De duur van bewaring kan beperkt worden wanneer het bijhouden van het document geen nut heeft of wanneer de wettelijke bewaartermijn verstreken is. Voor directe belastingen moeten boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van belastbare inkomsten worden vastgesteld, bewaard worden gedurende 5 jaar of 5 boekjaren volgend op het belastbaar tijdperk waarop zij betrekking hebben.

10/2003

Inzake B.T.W. dienen boeken en stukken m.b.t. de B.T.W.-reglementering te worden bewaard gedurende 10 jaar te rekenen vanaf 01.01 van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft of op hun datum wat stukken betreft. B.T.W.-stukken die onroerende

goederen betreffen moeten gedurende 15 jaar bewaard worden. In het Burgerlijk Wetboek worden een aantal verjaringstermijnen voorzien omtrent “vorderingen”. Het is dan ook aangeraden de stukken m.b.t. deze vorderingen (o.a. bewijzen van betaling) gedurende ten minste de verjaringstermijnen te bewaren. De algemene verjaringstermijn is 30 jaar. Hierop werden wel een aantal uitzonderingen voorzien zoals de vordering van verhuurders tot betaling van het bedrag dat volgt uit indexatie (privé-woonst) (verjaart na 1 jaar), de vordering van de verhuurder tot betaling van de huur (verjaart na 5 jaar), de vordering m.b.t. intresten van geleende sommen (verjaart na 5 jaar), de vorderingen van kooplieden wegens koopwaren aan personen die geen koopman zijn (verjaren na 1 jaar), de vordering van advocaten tot betaling van kosten en erelonen (verjaart na verloop van 5 jaar na het beëindigen van hun taak). Personen op wie de wet op de jaarrekening van toepassing is (handelaars/ vennootschappen) dienen hun boeken, evenals de stukken die dienen ter verantwoording van de boeken, gedurende 10 jaar te bewaren. Deze termijn begint te lopen vanaf 01.01 van het jaar dat volgt op de datum van afsluiting van het boekjaar.

PRAKTISCHE AANPAK Administratiebeheer via classeurs of archiefdozen Het klassement dat wij hier voorstellen is een systeem waarbij de documenten, de geschriften, de akten, de facturen, enz. die men als bedrijf of als privé persoon ontvangt of opstelt, in de loop van het jaar worden bewaard in classeurs, farden of archiefdozen, die: – genummerd zijn; – een passende omschrijving op de rugzijde (zie verder) bevatten. Binnen een classeur kan je een onderverdeling maken via schutbladen. In een archiefdoos kan je verschillende onderwerpen bundelen in farden.

Welke classeurs/archiefdozen heb je nodig Met een 9-tal classeurs of archiefdozen zou je moeten in staat zijn om het papierwerk m.b.t. uw onderneming in goede banen te leiden. Onthoud dat het belangrijk is om het overzicht te bewaren. Hoe meer opdelingen, hoe moeilijker het wordt om alle documenten op hun juiste plaats onder te brengen. Hierna volgt een opsomming van mogelijke classeurs of archiefdozen. 1. Aankopen 2. Verkopen 3. Contracten en officiële documenten 4. Vennootschap 5. Personeel 6. Fiscale aangiften 7. Milieu 8. Diverse Naargelang het bedrijfstype kunnen een aantal onderwerpen weggelaten worden (vb. de classeur ‘Vennootschap’ voor éénmanszaken of de classeur ‘milieu’ voor de milieu-consultant). Uw bankverrichtingen worden best bewaard in de kleinere classeurs die uw bank ongetwijfeld ter beschikking kan stellen.

WAT STEEK JE IN WELKE CLASSEURS / ARCHIEFDOZEN? 1. AANKOPEN In de classeur aankoopadministratie worden de aankoopfacturen geklasseerd, zoals facturen voor: – – – – – – – – – –

aankopen van handelsgoederen onkosten m.b.t. gebouwen administratiekosten personeelskosten representatiekosten machines, materieel en voertuigen financiële kosten en taksen onderhouds- en herstellingskosten brandstoffen betalingsberichten sociale bijdragen –…

ACCOUNTANCY

Opmerkingen 1. Indien nodig kan je in de classeur “aankopen” ook onderverdelingen maken, bv. een rubriek “handelsgoederen”. 2. De facturen worden steeds per jaar en op datum geordend. 3. De vrachtbrief en/of het vervoerdocument blijft bij de factuur geklasseerd. 2. VERKOPEN Het klassement van de verkoopfacturen gebeurt volgens datum. Je kan ook op deze facturen een aanduiding maken naargelang ze al dan niet betaald werden en ook de wijze van betaling opnemen. De facturen i.v.m. de verkoop van investeringsgoederen dienen eveneens hier geklasseerd te worden. Vermeldingen op facturen Bij verkoop van diensten of goederen dient in algemene regel steeds een factuur te worden opgesteld. Om in overeenstemming te zijn met de wettelijke voorschriften (BTW-wetging) moet een factuur een heel aantal zaken vermelden: – het volgnummer in het boek voor uitgaande facturen – de naam, het adres, het BTWnummer en het ondernemingsnummer van de leverancier of dienstverrichter – de naam, het adres en het BTWnummer van de klant – de datum van uitreiking van de factuur – de datum van de levering van de goederen of de voltooiing van de dienst – de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen of de gepresteerde diensten, voldoende gedetailleerd (dus bvb. niet: levering van een tafel, diverse adviezen,...) – de hoeveelheid geleverde goederen – per tarief, de vermelding van de maatstaf van heffing en de elementen waaruit hij is samengesteld – de tarieven van de verschuldigde BTW, het bedrag van verschuldigde BTW per tarief en het totaalbedrag van de verschuldigde BTW – in bepaalde gevallen nog bijkomende vermeldingen zoals de wettelijke bepaling op grond waarvan er vrijstelling is, verwij-

zing naar de vroeger uitgereikte facturen indien voor dezelfde handeling meerdere facturen uitgereikt worden, vermelding wettelijke bepaling op grond waarvan de regeling medecontractant van toepassing is, chassisnummer, merk, model, jaartal, enz... bij levering auto, vermelding van registratienummer voor aannemers, enz… Indien de facturen die u uitreikt niet alle vermeldingen bevatten die wettelijk zijn voorgeschreven, loopt u het risico op administratieve boetes. Het is bovendien niet voldoende dat u uw eigen facturen correct opstelt: indien uw inkomende facturen niet voldoen aan de wettelijke voorschriften, wordt u daar ook voor gesanctioneerd, en zwaar. De controleur kan immers de BTW-aftrek verwerpen op alle inkomende facturen die niet alle vermeldingen bevatten die hierboven zijn opgesomd! Daarbovenop kan dan nog een boete opgelegd worden wegens onrechtmatige aftrek. Sommige facturen worden daarmee wel heel erg duur... Hiermee is het verhaal nog niet af. Indien uw uitgaande of inkomende facturen niet voldoende gedetailleerd zijn, en u ook niet over stukken beschikt die detaillering mogelijk maken, loopt u het risico dat de controleur van de directe belastingen uw boekhouding zal verwerpen. U staat dan veel zwakker in uw verweer tegen de inkomstenverhogingen die de controleur zal proberen door te voeren. Zoals bekend werken controleurs van de BTW en de directe belasting sinds enkele jaren samen in de AOIF (Administratie voor Ondernemings-en Inkomensfiscaliteit), zodat de informatiedoorstroming vrij vlot verloopt en de kans op een gezamenlijke ‘aanval’ veel groter is. U zorgt er dus best voor dat uw facturen de verplichte vermeldingen bevatten. Krijgt u een factuur die niet in orde is, dan laat u dat uw leverancier best weten. Die moet dan een creditnota en een correcte factuur opstellen. 3. CONTRACTEN EN OFFICIËLE DOCUMENTEN Voorbeelden van contracten zijn: – aankoopakten van gronden of gebouwen – hypotheekakten – aan- en verkoopovereenkomsten – huurovereenkomsten

– overnamecontracten – documenten in verband met subsidies – leurkaart – diploma’s – inschrijvingsnummer in KBO –… In een tweede deel van deze classeur bewaart u ook de gegevens van uw leningen. De gegevens zijn per lening te klasseren. Dit zijn onder meer: – de akte van lening en/of financiering (op datum); – de dubbels van gegeven of ontvangen borgstellingen; – de briefwisseling met de financieringsmaatschappij; – de aflossingstabellen; – de jaarlijkse attesten worden in de classeur / archiefdoos FISCALE AANGIFTEN geklasseerd. In een derde deel bewaart u de meest recente getekende verzekeringspolissen (de oude polissen mogen vernietigd worden): – de polis brandverzekering (blokpolis) – de bedrijfspolis: • risico’s exploitatie • wet personeel • terugvordering • persoonlijke verzekering – de autoverzekering: • burgerlijke aansprakelijkheid • terugvordering • eigen schade – de familiepolis – de levensverzekeringen – polis pensioensparen – sectorspecifieke verzekeringen Ook briefwisseling in verband met schadegevallen wordt hier geklasseerd. 4. VENNOOTSCHAP Indien u uw bedrijf uitbaat onder de vorm van een vennootschap kan je hier ook alle vennootschapsdocumenten in onder brengen: – oprichtingsakte – statuten – publicaties in Staatsblad – verslagen van de algemene vergadering (kopij bij de boekhouder) – aktes –…

ACCOUNTANCY

5. PERSONEEL Wanneer je vast personeel of seizoenarbeiders in dienst hebt dien je ook een aantal documenten bij te houden: – aansluitingsdocument als werkgever – contracten – personeelsregister/aanwezigheidsregister – arbeidsreglement – briefwisseling met sociaal secretariaat of sociaal fonds –… 6. FISCALE AANGIFTEN Het betreft hier al de documenten i.v.m. de directe belastingen (aangifte in de personen- en/of vennootschapsbelasting) en de B.T.W. 1e schutblad/farde: “BTW” – dubbel van de aangifte aanvang beroep – het kaartje van toekenning van het BTW-nummer – de briefwisseling met de BTWadministratie – de BTW-listings – de blanco BTW-aangiften en de afgewerkte BTW-aangiften – het aan- en verkoopfacturenboek en het dagontvangstenboek (indien u geen computerboekhouding heeft) – rekeninguittreksels van de BTWadministratie 2e schutblad/farde: “BELASTINGEN” (te klasseren per kalenderjaar), best afzonderlijk voor uw vennootschapsaangifte (indien u met een vennootschapsvorm werkt) en voor uw persoonlijke aangifte in de personenbelasting – een copie van de aangifte en van de bijlage(n) – de berekening van uw belastingsconsulent i.v.m. de aangifte – het aanslagbiljet met het berekeningsblad – de bewijzen van voorafbetaling (attest) – de attesten jaarlijks afgeleverd door: • het sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen • de mutualiteit (aanvullende verzekering) • de kredietinstelling:

–

– – – – –

- betaalde intresten - aflossing kapitaal: • verzekeringsmaatschappij: - betaalde premie - levensverzekeringen - pensioensparen • attesten inzake betaling voor opvang van kinderen • attest maatschappij voor openbaar vervoer de loonfiches als: • werknemer • beheerder, zaakvoerder • genieter van een pensioen of van een vervangingsinkomen • mandataris de strookjes verlofgeld attesten giften aanslagbiljet(ten) onroerende voorheffing (grondlasten) overzicht ontvangen huur + identiteit van de huurder …

7. MILIEU Veel ondernemingen worden vandaag geconfronteerd met een hele reeks wettelijke verplichtingen in verband met milieu. Al deze wetgevingen hebben niet enkel belangrijke administratieve consequenties, maar bepalen bovendien in belangrijke mate de werking en de toekomstmogelijkheden van een bedrijf. Een duidelijk en overzichtelijk klassement zal u helpen om de vervaldata van bijvoorbeeld uw vergunningen beter in het oog te houden. In de classeur/archiefdoos bewaart u volgende documenten: – aangifte van de gebruikte verpakkingen – aangifte voor de grondwaterwinning en de oppervlaktewaterverontreiniging – jaarverslag van de milieucoördinator – keuringsattesten – melding van de geproduceerde bedrijfsafvalstoffen – milieuvergunningen – verslagen emissiemetingen en tankcontroles – verslagen oriënterend bodemonderzoek –…

8. DIVERSEN Je hebt altijd wel documenten die je meent te moeten bewaren en niet altijd onmiddellijk kan onderbrengen in één of andere classeur of archiefdoos. Hiervoor kan je dan een soort opvangclasseur/archiefdoos aanleggen.

WAT BEZORGT U AAN UW BOEKHOUDER/BELASTINGCONSULENT? 1. Bij de voorbereiding van de periodieke BTW-aangiften. Aan het einde van iedere maand of kwartaal moet uw boekhouder de volgende stukken ontvangen om tijdig uw BTW-aangifte te kunnen afwerken: 1. de geklaseerde aan- en verkoopfacturen en diverse kosten (verzekeringen, intresten, taksen enz.); 2. de kas en bankstukken (bij dubbele boekhouding); 3. het dagontvangstenboek; 4. een detail van de betaalde BTWvoorschotten; 5. het rekeninguittreksel van de BTW-administratie (indien dat toegestuurd werd). Voor wat de aankoopfacturen betreft, vestigen wij nog eens de aandacht op volgende punten: • Representatiekosten (kilometervergoeding, parkingkosten, restaurantkosten, ..) worden best eerst op datum (bijv. per maand) in een overzichtslijst opgenomen en dan samen met de bewijsstukken in de classeur opgenomen. Ook afrekeningen van kredietkaarten worden samen met de bewijsstukken bewaard. • Je kan op de factuur de wijze van betaling vermelden (bijv. contant, overschrijving, ...). • Ook de datum en leverancier markeren met een stift en ‘H’ voor handelsgoed en ‘O’ voor onkosten vermelden, maakt de boekhoudkundige verwerking iets gemakkelijker. Voor de bankstukken is het nuttig dat u bij de betalingen of ontvangsten het (de) factuurnummer(s) vermeldt of voor andere financiële verrichtingen gewoon een woordje uitleg op uw uittreksel geeft (bijv. betaling bedrijfsvoorheffing of voorschot aan leverancier Janssens).

ACCOUNTANCY ADRESSEN EN TELEFOONNUMMERS VAN DE SBB-KANTOREN

WAT BEZORGT U AAN UW BOEKHOUDER/BELASTINGCONSULENT? 2. Bij de voorbereiding van de belastingaangifte. Om uw aangifte correct te kunnen invullen, heeft uw belastingconsulent een aantal documenten nodig. Bezorg de gegevens en documenten (die voor u van toepassing zijn) opgesomd bij de classeur FISCALE AANGIFTEN samen met uw belastingaangifteformulier aan uw belastingconsulent.

VLAAMS BRABANT SBB - Vuurkruisenlaan 2 - 3000 LEUVEN Tel.: 016/24 51 59 - E-mail: [email protected]

Denk er ook aan een kopie van aflossingstabellen van nieuwe leningen, of leasings, evenals een kopie van contracten of polissen aan uw boekhouder door te geven. Hij heeft dit nodig voor de afsluiting van de boekhouding en/of voor de voorbereiding van uw belastingaangifte.

SBB - Staatsbaan 57 - 3460 BEKKEVOORT (DIEST) Tel.: 013/33 44 57 - E-mail: [email protected] SBB - Assesteenweg 100 - 1742 TERNAT Tel.: 02/454 13 30 - E-mail: [email protected] SBB - Albert Biesmanslaan 18/1 - 1560 HOEILAART Tel.: 02/657 58 73 - E-mail: [email protected]

ANTWERPEN SBB - Vaartstraat 79 - 2960 BRECHT Tel.: 03/330 16 30 - E-mail: [email protected] SBB - Lintsesteenweg 27 bus 1 - 2500 LIER Tel.: 03/480 20 92 - E-mail: [email protected] SBB - Antwerpseweg 10 - 2440 GEEL Tel.: 014/56 29 80 - E-mail: [email protected] SBB - Mechelsesteenweg 109A - 2860 ST. KAT. WAVER Tel.: 015/56 06 60 - E-mail: [email protected] SBB - Desmedtstraat 23 - 2322 HOOGSTRATEN Tel.: 03/314 38 24 - E-mail: [email protected] SBB - Kempenlaan 29 - 2300 TURNHOUT Tel.: 014/43 64 21 - E-mail: [email protected]

LIMBURG SBB - Peerderbaan 21 - 3960 BREE Tel.: 089/46 07 60 - E-mail: [email protected] SBB - Guffenslaan 7 - 3500 HASSELT Tel.: 011/23 35 30 - E-mail: [email protected] SBB - Tongersesteenweg 100 - 3800 ST.-TRUIDEN Tel.: 011/68 80 28 - E-mail: [email protected] SBB - Achttiende Oogstwal 9 - 3700 TONGEREN Tel.: 012/23 63 43 - E-mail: [email protected]

OOST-VLAANDEREN SBB - Moorselbaan 391 - 9300 AALST Tel.: 053/78 35 42 - E-mail: [email protected] SBB - Oostveldstraat 17 - 9900 EEKLO Tel.: 09/377 54 08 - E-mail: [email protected] SBB - Poolse Winglaan 2 - 9000 GENT Tel.: 09/243 89 70 - E-mail: [email protected] SBB - Denen 157 - 9080 LOCHRISTI Tel.: 09/337 00 26 - E-mail: [email protected] SBB - Wortegemstraat 22 - 9700 OUDENAARDE Tel.: 055/33 94 40 - E-mail: [email protected] SBB - Hofstraat 60 - verd.6 - 9100 ST.-NIKLAAS Tel.: 03/760 10 30 - E-mail: [email protected]

WEST-VLAANDEREN SBB - Witte Molenstraat 45 bus 1 - 8200 BRUGGE Tel.: 050/40 48 80 - E-mail: [email protected] SBB - Schoolplein 6 - 8600 DIKSMUIDE Tel.: 051/50 08 33 - E-mail: [email protected]

ANDERE KENNISFOLDERS

SBB - Diksmuidseweg 95 - 8900 IEPER Tel.: 057/20 82 65 - E-mail: [email protected] SBB - Hugo Verriestlaan 151 - 8500 KORTRIJK Tel.: 056/24 17 20 - E-mail: [email protected]

In de reeks kennisfolders voor KMO’s en zelfstandigen vindt u op de website en in de SBB-kantoren nog volgende onderwerpen:

SBB - Diksmuidsesteenweg 406 - 8800 ROESELARE Tel.: 051/26 08 80 - E-mail: [email protected]

• Een leidraad bij de inkomstenbelasting voor zelfstandigen

SBB - Felix D’Hoopstraat 181 - 8700 TIELT Tel.: 051/42 61 11 - E-mail: [email protected]

• Een overzicht van de belangrijkste milieuverplichtingen

OOSTKANTONS

• Vennootschappen voor KMO’s en zelfstandigen

SBB - Herbesthaler Strasse 82 - 4700 EUPEN Tel.: 087/59 16 90 - E-mail: [email protected]

• De afsluiting van de boekhouding

SBB - Malmedyer Strasse 63 - 4780 ST. VITH Tel.: 080/28 03 50 - E-mail: [email protected]

10/2003

SBB.DE KRACHT VAN TOTAALADVIES. Succesvol ondernemen vraagt heel wat vaardigheden. Naast vak- en mensenkennis, inzet en doorzettingsvermogen moet u ook voortdurend uw weg zien te vinden in de vele wettelijke verplichtingen, formaliteiten en nieuwe reglementeringen. Alleen zo kan u het maximum halen uit de mogelijkheden die zich aanbieden.

Uw vertrouwen waard SBB staat klaar met een volledig aanbod op maat van zelfstandige ondernemers, vrije beroepen en bedrijfsleiders van KMO’s. Uw SBB-consulent is hierbij uw vertrouwenspersoon die uw bedrijfsadministratie opvolgt en gericht advies geeft over alle facetten van accountancy, fiscaliteit en milieuwetgeving. Hiervoor staat hij voortdurend in contact met zijn collega’s om sectorkennis en ervaring uit te wisselen. Met meer dan 16.000 ondernemers als klant, kennen de SBB-consulenten de ondernemingsrealiteit als geen ander. Maar uw SBB-consulent is ook uw toegangspoort naar nog meer antwoorden en oplossingen.

Met kennis van zaken Hij kan steeds voor u een beroep doen op de centrale studie- en documentatiedienst. Daar wordt de bedrijfswetgeving in al zijn aspecten nauwgezet opgevolgd en worden onze medewerkers constant opgeleid. Ervaren juristen en andere gespecialiseerde medewerkers zoeken er antwoorden op uw vragen.

Bouw op onze ervaring Voor opdrachten waar zeer gespecialiseerde kennis bij komt kijken, is er voor u de cel consulting. SBB-milieuadviseurs loodsen u doorheen de milieuwetgeving en begeleiden uw bouwdossiers. En bij belangrijke strategische beslissingen - herstructureringen, overnameconstructies of zware investeringen - staat een team van SBB-medewerkers met veel ervaring op het vlak van bedrijfsorganisatie voor u klaar.

In alle duidelijkheid Samenwerken met SBB gebeurt in alle duidelijkheid. U maakt met uw SBB-consulent vooraf duidelijke afspraken rond takenpakket en kostprijs. Hij biedt u zijn praktische ervaring en een sterke centrale ondersteuning. Zo bent u niet alleen zeker van een kwalitatieve basisdienstverlening maar kunt u ook in alle omstandigheden rekenen op echt vakkundig advies van uw SBB-consulent.

• Brugge • Eeklo • Diksmuide

• Tielt • Roeselare • Ieper • Kortrijk

• St.Niklaas • Lochristi • Gent • Aalst

• Oudenaarde

• Hoogstraten • Turnhout • Brecht • Geel • Lier • St.Kat.Waver

• Bree

• Diest • Hasselt • Leuven • St. Truiden • Ternat • Tongeren • Hoeilaart

• Eupen

• St.Vith

SBB-KANTOREN IN BELGIË Telefoon: 070/22 26 73 Fax: 070/22 26 72 E-mail: [email protected] Website: www.sbb.be

ACCOUNTANTS T BELASTINGCONSULENTEN JURIDISCH ADVISEURS MILIEUADVISEURS