Hoe organiseer ik een hybride evenement zodat het een meerwaarde geeft aan mijn bedrijf?
Studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Opleiding Bachelor in het Toerisme en recreatiemanagement Academiejaar 2013-2014 Promotor De Heer Dominique Vansteenkiste Docent Student Anne-Lore Velghe
2
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
3
Hoe organiseer ik een hybride evenement zodat het een meerwaarde geeft aan mijn bedrijf? Studiegebied Handelswetenschappen en Bedrijfskunde Opleiding Bachelor in het Toerisme en recreatiemanagement Academiejaar 2013-2014 Promotor De Heer Dominique Vansteenkiste Docent Student Anne-Lore Velghe
Inhoudsopgave Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
4
Woord vooraf ............................................................................................. 7 Inleiding .................................................................................................... 8 Abstract .................................................................................................. 10 Lijst met afkortingen ................................................................................. 11 Hoofdstuk 1: Hoe ziet de evenementensector er uit vandaag? ........................ 12 1.1
Inleiding ....................................................................................... 12
1.2 Algemene trends die nu voorkomen in evenementensector in België ....... 12 1.2.1 Free WIFI .................................................................................. 12 1.2.2 Kleinere evenementen, maar kwalitatiever ..................................... 14 1.2.3 Verantwoord drinken ................................................................... 17 1.2.4 Decoratie ................................................................................... 17 1.3 Trends in de toekomst ...................................................................... 17 1.3.1 Trends voor 2014 ....................................................................... 18 1.4 Conclusie......................................................................................... 21 Hoofdstuk 2: Wat is een hybride evenement? ............................................... 22 2.1 Inleiding .......................................................................................... 22 2.2 Definitie .......................................................................................... 22 2.3 Verschillende soorten hybride evenementen ........................................ 23 2.3.1 Online talkshow .......................................................................... 23 2.3.2 Grotere evenementen.................................................................. 24 2.3.3 Live commentaar ........................................................................ 25 2.4 Verschillende locaties bij een hybride evenement .... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.4.1 Het live evenement ..................................................................... 29 2.4.2 De Pod / Remote locatie .............................................................. 29 2.4.3 De individuele online kijker .......................................................... 29 2.4.4 In de studio ............................................................................... 29 2.5 Onterechte angst voor hybride evenementen ....................................... 26 2.6 De risico’s bij de organisatie van een hybride evenement Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. 2.7 Voordelen voor de organisator ........ Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Grote bereikbaarheid van publiek .......................................................... 29 Goed voor later ................................................................................... 29 Minder grote kost ................................................................................ 29 Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
5
Overtuigen van mensen ....................................................................... 29 Imago................................................................................................ 30 2.8 Nadelen voor de organisator ........... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Dubbel werk ....................................................................................... 32 2.9 Voordelen voor de bezoeker............................................................... 31 2.10 SWOT Analyse ................................................................................ 27 2.10.1 Strengths ................................................................................. 29 2.10.2 Weaknesses ............................................................................. 29 2.10.3 Opportunities............................................................................ 32 2.10.4 Treats ...................................................................................... 34 2.11 Conclusie ....................................................................................... 35 Hoofdstuk 3: Waar en hoe wordt deze trend al toegepast? (binnen- en buitenland) .............................................................................................. 36 3.1 Inleiding .......................................................................................... 36 3.2 Waar worden hybride evenementen al georganiseerd? (benchmark) ....... 36 3.2.1 België ........................................................................................ 36 3.2.2 Nederland .................................................................................. 36 3.2.3 New York ................................................................................... 37 3.2.4 Londen ...................................................................................... 29 3.3 Welke bedrijven hebben deze trend al toegepast en aan welke kunnen we een voorbeeld nemen? ........................................................................... 38 3.4 Ingrediënten voor een goed hybride evenement ................................... 40 3.4.1 Briefing ..................................................................................... 29 3.4.2 Marketing .................................................................................. 40 3.4.3 Specifiek programma voor mensen die online meekijken ................. 40 3.4.4 Kwaliteit van de streamingmaatschappij ........................................ 41 3.4.5 Het verschil tussen live aanwezigen en online kijkers ...................... 29 3.5 Conclusie......................................................................................... 42 Lijst met figuren en tabellen....................................................................... 47 Figuur 1: Budget opdrachtgever Q3....... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 2: Evolutie Barometer opdrachtgevers ............... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 3: Hybride: zowel live als virtueel Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 4: Twitterwall ........................... Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
6
Figuur 5: Twitterwall via smartphones .. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Figuur 6: Het online plaatsen van presentaties ............. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd. Bronnen .................................................................................................. 48 6.1 Geschreven bronnen en digitale bronnen ............................................. 48 Bijlages ................................................................................................... 51 Bijlage 1: Event Monitor Q3 2013 .......................................................... 51
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
7
Woord vooraf Als derdejaars maar ook als laatstejaarsstudente Toerisme en Recreatie Management in de HOWEST kregen we de opdracht een bachelorproef uit te schrijven over een onderwerp dat we zelf mochten kiezen. Maar aangezien ik in de voorbije twee jaar in deze richting al zoveel had gezien was de keuze toch niet zo gemakkelijk. Uiteindelijk heb ik gekozen voor het onderwerp hybride evenementen. Waarom? Eerst en vooral omdat ik als keuzevak gekozen heb voor Event Management en daardoor veel theorie krijg over de organisatie van evenementen. Maar ook omdat het een branche is die me zeer interesseert. Zo doe ik in mijn laatste semester mijn stage in het evenementenbureau ‘Way2events’ te Hasselt. Ik ben er dan ook van overtuigd dat ik daar enorm veel zal bijleren en dat dit ook een meerwaarde voor deze bachelorproef zal bieden. Hiernaast zou ik graag nog enkele mensen willen bedanken die me tijdens het schrijven van mijn researchpaper hebben geholpen. Eerst en vooral mijn oprechte dank aan alle docenten van de opleiding Toerisme en Recreatiemanagement. Zij hebben me tijdens de voorbije 3 jaar enorm veel bijgebracht zodat ik in staat ben deze bachelorproef te maken. Ook wil ik mijn stageplaats Way2events bedanken dat ik bij hen mijn stage mocht lopen. Ik heb er enorm veel bijgeleerd en ben er van overtuigd dat ik door mijn stage een veel beter beeld heb over de organisatie van een evenement. Aangezien ik zelf enkele evenementen heb mogen begeleiden, zie ik dat er enorm veel komt bij kijken en dat u hybride evenementen het beste laat organiseren door een evenementenbureau die jarenlange ervaring heeft. Maar in het bijzonder wil ik mijn interne begeleider Meneer Vansteenkiste bedanken voor de vele goede tips die hij gaf bij het schrijven van dit eindwerk.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
8
Inleiding De evenementensector staat niet stil. Ieder jaar komen er tientallen nieuwe trends op de markt en het is dan ook een groot werk om als evenementenbureau hier helemaal in mee te gaan. Zo is er de trend ‘hybride evenementen’. In bepaalde landen al goed gekend en toegepast, maar in België blijven de bedrijven er nog wat onzeker over. De bedoeling van dit eindwerk is de bedrijven zo goed mogelijk informeren over hoe zij, met of zonder samenwerking van een evenementenbureau, een geslaagd hybride evenement dat ook een meerwaarde heeft, kunnen organiseren. Zo zal ik in deze bachelorproef 4 verschillende hoofdstukken aankaarten: 1. 2. 3. 4.
Hoe ziet de evenementensector er vandaag uit? Wat is een hybride evenement? Waar en hoe wordt deze trend al toegepast? Welke schakels zijn zeer belangrijk bij het organiseren van een hybride evenement? ( = case)
In het eerste hoofdstuk zal ik dus onderzoeken hoe de evenementensector er de dag van vandaag uit ziet. Zo zal ik beschrijven wat de trends al zijn en welke er voor 2014 worden voorspeld. Hierbij zie ik duidelijk dat hybride evenementen weldegelijk één van deze trends zijn, maar nog niet helemaal ingeburgerd zijn. In hoofdstuk 2 zal ik wat meer uitleg geven over wat een hybride evenement nu precies is. Het woord hybride hoort u vandaag de dag vaak, maar wat is de precieze betekenis hiervan bij evenementen? Zo heeft het eigenlijk niets te maken met ‘economisch’ of ‘groen’ zoals velen zouden denken. Daarnaast zal ik ook alle voordelen, zowel voor de organisator als voor de deelnemers oplijsten. Ook enkele nadelen komen aan bod, maar hiervan zijn er weinig. Ook zal ik proberen de schrik weg te nemen bij bedrijven die net niet genoeg overtuigd zijn om dit soort evenementen te organiseren. Ik doe dit door verschillende tips te geven, maar ook door verschillende visies op hybride evenementen te ontkrachten. Daarnaast zal er ook worden uitgelegd dat er verschillende soorten hybride evenementen zijn. Het is belangrijk te weten voor wie u iets wil organiseren en wat daarbij uw doelstelling is. Zo kan het zijn dat een bepaalde soort helemaal geen meerwaarde kan bieden voor uw bedrijf maar wanneer u verder zoekt naar het perfecte evenement, kan het net wel een zeer grote meerwaarde bieden. In het derde hoofdstuk, net voor het uitwerken van de case, zal ik zoeken naar ‘best practices’. Dit zijn voorbeelden van bedrijven die al een hybride evenement hebben georganiseerd en waar we zeker en vast een voorbeeld aan kunnen nemen.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
9
Daarnaast zal ik ook een benchmark uitvoeren. Ik zal zoeken naar verschillende bestemmingen waar deze trend al veel gebruikt wordt en nagaan of die bedrijven de hybride evenementen op eenzelfde manier organiseren als hier. Het valt op dat in grote steden, zoals New York, hybride evenementen nu al in de top 10 van trends staat. Daar wordt het dus al veel toegepast en het is de bedoeling door voorbeelden van goed georganiseerde hybride evenementen te illustreren deze trend ook hier in België te krijgen. Goede voorbeelden hiervan zijn Coca Cola, Cisco en Musicals London. Wat ook opvalt, is dat ons buurland Nederland al zeer vertrouwd is met hybride evenementen. Zo heb ik dus veel informatie bij Nederlandse bronnen gehaald. Toch zijn het grotendeels Engelstalige bronnen, waardoor we kunnen afleiden dat het tijd is dat de term ‘hybride evenementen’ snel in ons landje ingeburgerd raakt. In het vierde en laatste hoofdstuk krijgt u het antwoord op de onderzoeksvraag van dit eindwerk. Aan de hand van een handleiding zal ik u vertellen hoe u het best een hybride evenement kan organiseren zodat het effectief een meerwaarde geeft aan uw bedrijf.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
10
Abstract Deze bachelorproef bespreekt hybride evenementen, meer specifiek over hoe u het best een hybride evenement als bedrijf kan organiseren, met of zonder de samenwerking van een evenementenbureau. In de eerste drie hoofdstukken van deze bachelorproef vindt u het meest theoretische gedeelte van het werk. Terwijl in het vierde hoofdstuk de case wordt uitgewerkt. Hier wordt dan ook de hoofdvraag beantwoord, nl. ‘Hoe kan u een hybride evenement organiseren zoddat het een meerwaarde geeft aan mijn bedrijf?’ Deze bachelorproef is bedoeld om bedrijven een goede kennis te geven over hybride evenementen zodat zij in samenwerking met een ervaren evenementenbureau een goed hybride evenement kunnen organiseren . Belangrijk hierbij is dat het ook een meerwaarde geeft aan het bedrijf. Jammergenoeg zijn er veel bedrijven die schrik hebben om een hybride evenement te organiseren en het is net mijn bedoeling met deze bachelorproef hen te overtuigen dat het organiseren hiervan alleen maar een meerwaarde kan bieden aan hun bedrijf.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
11
Lijst met afkortingen
ROI
Return on investment
HR
Human Resource
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
12
Hoofdstuk 1: hoe ziet de evenementensector er vandaag uit? 1.1 Inleiding Vooraleer ik begin met de uitleg van hybride evenementen is het belangrijk te weten hoe de evenementensector er in België vandaag uitziet. In dit eerste hoofdstuk zal ik u de algemene trends die nu in België voorkomen, toelichten. Ook zal er een deeltje uitleg gegeven worden over trends die nu al voor 2014 voorspeld zijn. Het hele hoofdstuk bevat veel materiaal van Julius Solaris. Hij is editor van de Event Manager Blog, een weblog waar ik veel informatie voor mijn eindwerk heb gevonden. Hij stelt ook ieder jaar een voorspelling van de 10 eventtrends op, die u ook in dit hoofdstuk terugvindt.
1.2 Algemene trends die nu voorkomen in de Belgische evenementensector 1.2.1 Free WIFI Op meer en meer evenementen zal er gratis draadloze internetverbinding zijn. De bedrijven zien hier dan ook de voordelen van in, want in dit tijdperk is het bijna onmogelijk om als organisator geen gratis internet aan te bieden. Zo vond ik op de website ‘eventplanner.be’ een column met daarin enkele voordelen van gratis draadloos internet. Live feedback & klantenservice Het eerste voordeel hiervan is dat de mensen die aanwezig zijn op uw event onmiddellijk met het bedrijf in contact staan. Zo geven de aanwezigen u feedback over wat beter kan of wat net fantastisch is. Het is dus zeer belangrijk om als organisator hierop in te spelen. Wanneer bijvoorbeeld iemand op Facebook post dat het lang duurt vooraleer men bediend wordt, kan u met die commentaar onmiddellijk aan de slag. Het is beter om tijdens het evenement dingen te verbeteren, dan achteraf te horen wat er beter kon.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
13
Naambekendheid door Social Media Vanaf het moment dat men merkt dat er gratis WIFI is, zullen de aanwezigen zich inloggen op social media waarop ze zullen vermelden dat ze op uw event aanwezig zijn. Ze delen hun aanwezigheid met hun netwerk. Wanneer ze dan nog iets positiefs over uw evenement schrijven, zorgt dit ervoor dat uw event meer naambekendheid zal hebben en dit zonder enorme bedragen aan reclame te moeten spenderen. Verspreiden van foto’s van uw evenement Naast het laten weten aan hun vrienden dat ze aanwezig zijn op een evenement, zullen ze ook snel foto’s de wereld insturen. Tegenwoordig heeft 80% van de bezoekers een camera op zak. Doordat u ze een gratis internetverbinding aanbiedt, zullen er tijdens uw event meer foto’s worden genomen en zullen deze met één klik op het internet staan. Zo wordt de sfeer van uw event verspreid en dit is terug goed voor de naambekendheid. In contact blijven met uw bezoekers Voor bijna ieder evenement bestaat er wel een Facebook- en/of Twitterpagina. Wanneer u deze op uw event vermeldt, zullen de deelnemers sneller geneigd zijn om deze te liken of te volgen. Zo blijft u in contact met al uw bezoekers en het organiseren van volgende evenementen is ook gemakkelijker geworden door de naambekendheid van het evenement.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
14
1.2.2 Kleinere, maar kwalitatievere evenementen Aan de ene kant kunnen we uit de recentste editie van de eventbarometer afleiden dat de budgetten voor het organiseren van evenementen stabiliseren nadat die de laatste jaren wat verminderd waren. Op onderstaande grafieken ziet u duidelijk dat de meerderheid hetzelfde budget zoals vorig jaar uitgeeft. Er is zelfs een enorme stijging van bedrijven die een hun budget per event behouden. Bij slechts 19 % van de bedrijven besloot men om de voorbije maanden meer uit te geven terwijl 26 % minder budget per event uitgaf.
Figuur 1 Budget per event België - EventMonitor Q2 2014
Figuur 2 Evolutie budget per event België - EventMonitor Q2 2014
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
15
Aan de andere kant zien we wel dat het budget per persoon stijgt. Dit wil dus zeggen dat men eigenlijk evenveel geld uitgeeft, maar voor een kleinere doelgroep. Men gaat kwaliteit gaan prefereren boven kwantiteit. Volgende grafiek van de EventMonitor Q2 2014 toont ons volgende zaken: “Als we inzoomen op het gemiddelde budget per evenement, dan zien we dat het budget per persoon, dat bij evenementen wordt gespendeerd, opnieuw stijgt. Vooral de events die voorheen met 50 euro of minder per persoon werden georganiseerd (vorig kwartaal nog 40% van de events, nu slechts 24%), gaan nu door met een budget van 60-100 euro per persoon. Op dit moment geeft 76% van de opdrachtgevers meer dan 50 euro per persoon uit en 42% zelfs 100 euro of meer.”
Figuur 3 Budget per persoon België - EventMonitor Q2 2014
Er zit natuurlijk ook een reden achter deze manier van organiseren. Het doel van een evenement is voor de bedrijven natuurlijk om betere contacten te leggen, zo weinig mogelijk geld uit te geven en een hogere return on investment te halen. Hierdoor blijkt nu dat een groot evenement niet nodig is. Zo hebt u op kleinere evenementen meer mogelijkheden om alle genodigden persoonlijke aandacht te schenken. Alle aanwezigen zullen dit zeer waarderen en vinden dat het evenement van hoge kwaliteit is en dit terwijl de organisator hetzelfde totaalbudget heeft uitgegeven als bij grotere evenementen. Zo is het positief voor zowel de organisator, maar ook voor de aanwezigen.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
16
1.2.3 Zullen budgetten voor events toch stijgen? Bij de vorige trend blijkt dus dat veel bedrijven een even groot budget uitgeven voor events, maar toch blijkt uit resultaten van de laatste EventMonitor dat 96 % van de opdrachtgevers verwacht dat de budgetten voor evenementen de komende 6 maanden zullen stijgen of op zijn minst gelijk blijven. We kunnen hieruit dus afleiden dat de bedrijven hun vertrouwen in de toekomst blijven behouden. Op onderstaande voorspellende grafieken (barometers) kunnen we zien dat men tussen het vorige kwartaal en nu een stijging verwacht van bedrijven die hetzelfde budget voor een evenement zullen uitgeven.
Figuur 4 Barometer opdrachtgevers budget per event - EventMonitor Q2 2014
Figuur 5 Evolutie barometer opdrachtgevers – EventMonitor Q2 2014
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
17
1.2.4 Verantwoord drinken Een trend die u niet verwacht is, op evenementen verantwoord drinken. Meer en meer gasten vragen niet-alcoholische dranken. Ze gaan bewuster met alcohol om. Waarom ze dit doen, vinden we terug in het artikel ‘Verantwoord drinken op events zit in de lift’ op de website van Eventplanner. Vandaag hebben meer en meer recepties, events,… een sterk beroepskarakter. Zo gaat men zich focussen op sales, marketing en Human Resource (HR) en het is dan ook belangrijk om hier ‘nuchter’ te kunnen aan deelnemen, daarom wordt er minder alcohol genuttigd. The Bartenders Company, een Belgisch cateringbedrijf, speelt hierop in en biedt een ruime keuze aan alcoholvrije cocktails en drankjes aan. Ze willen meer aanbieden dan enkel water of cola, want die gasten verdienen hetzelfde als alle andere bezoekers. Ze vinden zelfs dat, wanneer u verantwoord drinkt, u eigenlijk een vipbehandeling verdient. Daardoor wil men het assortiment aan alcoholvrije drankjes vergroten.
1.2.5 Decoratie Volgens Cees van der Maarel (interview op 29 juli 2013) was men vroeger niet zo bezig met het milieu, maar we zien dat meer en meer bedrijven zich ervan bewust worden dat het met de wereld niet zo goed gesteld is. Daarom wordt er meer en meer gerecycleerd materiaal bij de organisatie van evenementen gebruikt. Daarnaast is het ook zeer belangrijk als organisator u goed te informeren over de doelstelling van het evenement. Er moeten eerst afspraken worden gemaakt en er moet worden gebrainstormd over de doelstelling van uw evenement vooraleer men kan beginnen aan het ontwerp van het event. Wat u uitstraalt naar de bezoekers moet overeenkomen met wat u als onderneming wil bereiken. Wanneer u bijvoorbeeld als touroperator iets organiseert voor vakantiegangers, is het belangrijk om de vakantiesfeer weer te geven, maar wanneer het een zakelijk evenement is, zal de decoratie er dus ook helemaal anders uitzien.
1.2.6 Hybride evenementen Één van de meest groeiende trends van 2014 in Nederland, maar veel minder bekend in België: het hybride evenement. We zien dat deze trend aan een opmars bezig is maar toch nog niet helemaal bekend is in de Belgische eventsector. Kort uitgelegd, is een hybride evenement een combinatie van een live en online component. Naast het gewone evenement wordt via livestream het event via internet beschikbaar. Meer uitleg over deze trend wordt straks in hoofdstuk 2 tot in detail uitgewerkt.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
18
1.3 Trends in de toekomst 1.3.1 Trends voor 2014 Volgens Julius Solaris zijn dit de nieuwe trends voor 2014. We kunnen dit terug vinden op de EventManagerBlog van meneer Solaris.1 Sneller inchecken Tijd is de dag van vandaag in de zakenwereld zeer belangrijk. Zo is iedereen gehaast en wil men zoveel mogelijk in een korte tijd realiseren. Snel kunnen inchecken op een evenement is dan ook een pluspunt. De deelnemers van uw event willen graag een snelle deelname en dit kan door een snelle check-in. Zo zal elke technologie die de registratie versnelt in 2014 met open armen ontvangen worden, en dit zeker op zakelijke evenementen. Social seating We zien het bij luchtvaartmaatschappijen, maar ook in de evenementensector wordt het al toegepast: social seating. Social Seating is een sociale netwerkservice die gebruikers toelaat de persoon die naast hen zal zitten op voorhand te kunnen bepalen. Ze kunnen deze persoon kiezen op basis van persoonlijke interesses en voorkeuren. Men kan de persoon terug vinden op sociale netwerksites zoals Facebook, Twitter en LinkedIn. Dit concept is niets nieuws, maar men verwacht wel in 2014 dat deze trend meer zal worden toegepast als dienstverlening bij een evenement. Live slidesharing Deze trend wil zeggen dat het mogelijk zal zijn slides van de presentaties op evenementen op de smartphones of tablets van deelnemers te kunnen raadplegen. Ook dit is niet echt een nieuwe technologie, maar ook hier verwacht men dat dit meer en meer in 2014 mogelijk zal zijn. Plan met een App Eventmanagement dashboards waren tot voor kort niets meer dan ingewikkelde, dure spreadsheets. De technologie wordt echter steeds toegankelijker. Omdat de mensen meer en meer overschakelen naar een mobiele omgeving en dus smartphones gebruiken, herkennen startups2 de nood om complete eventbeheerprogramma's aan te bieden die overal via apps kunnen worden bediend.
1
Bron: www.eventmanagerblog.com - 13-12-2013
2
Startups of start up bedrijven zijn bedrijven die onderzoek doen op vlak van marketing.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
19
Collectieve media Op bijna elk evenement wordt een fotograaf ingehuurd. We zien echter ook dat meer en meer bezoekers zelf foto’s of filmpjes maken en deze op het internet plaatsen. Het is dan ook logisch als bedrijf dat u deze soort van media ook benut. Boeken van een hotel vergemakkelijken Slechts 27%3 van de registratieaanbieders biedt de optie aan om bij de aankoop van tickets van een evenement ook accommodatie te boeken. Het is inderdaad veel gemakkelijker wanneer u bij het boeken van uw ticket, u ook onmiddellijk uw accommodatie kan vastleggen. Het direct kunnen boeken van uw hotel en ook andere hotelopties behoren tot de top 10 van de meest gevraagde features door eventplanners. Enkele goede sites zijn HotelWalla en Roomchamp. Deze twee sites bieden allebei de mogelijkheid om, bij het aankopen van uw ticket voor het evenement, uw hotel onmiddellijk te reserveren. Bij HotelWalla kan u gebruik maken van een widget4 die u op de site van uw evenement kan plaatsen. Hierbij ziet u welke hotels er het dichtst gelegen zijn bij het evenement. Wat ook zeer handig is, is dat u onmiddellijk de verschillende prijsklassen en het aantal sterren van het hotel ziet.
Figuur 6 Widget voor op site: mogelijkheid tot boeken accommodatie bij reserveren van evenement – www.hotelwalla.com
3
Bron: research ‘Good Event Registration Guide’ – Julius Solaris
Een widget is een kleine applicaties die eenvoudige en veelvoorkomende taken uitvoert en zo snel toegang tot veelgevraagde informatie geeft. Een ander veel voorkomend voorbeeld van een widget is een kleine kalender of een kleine nieuwsfeedlezer. 4
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
20
Op Roomchamp gaat men iets anders te werk. Hier werkt men niet met een widget maar men biedt onmiddellijk de site aan. Hier kunnen mensen alle informatie over de hotels in de buurt van het evenement vinden en ook zo hun accommodatie boeken.
Figuur 7 Mogelijkheid tot boeken accommodatie bij reserveren van evenement – www.roomchamp.com
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
21
1.4 Conclusie We kunnen dus concluderen dat er nu al, maar ook in de toekomst het gebruik van sociale media, internet en digitale applicaties zal toenemen. Zo ziet u dat hybride evenementen passen in de hedendaagse trends, maar ook in de toekomstige. Wanneer een bedrijf dus beslist een hybride evenement te organiseren, zal het zeker met verschillende trends rekening moeten houden. Natuurlijk zijn sommige trends niet van toepassing bij de organisatie van een hybride evenement, maar volgende trends zeker wel: -
Free wifi
Zonder wifi op het evenement is het onmogelijk om live-stream te voorzien en dus is deze trend zeker van toepassing op een hybride evenement. -
Decoratie
De decoratie bij een hybride evenement is zeer belangrijk, want die zorgt ervoor dat onlinedeelnemers toch op het evenement aanwezig willen zijn. Door veel aandacht te schenken aan de decoratie, zal men zich aangetrokken voelen. -
Live slidesharing
Één van de kenmerken van hybride evenementen is het online plaatsen van presentaties die voorkomen tijdens het evenement. Deze trend komt op bijna ieder hybride evenement voor. -
Kleiner maar kwalitatiever
Deze trend komt heel goed overeen met de doelstelling van hybride evenementen. Wanneer u minder gasten op uw evenement hebt zal u deze persoonlijker kunnen aanspreken. Terwijl er maar een aantal mensen aanwezig zijn, kunnen toch honderden of duizenden mensen uw evenement volgen. Daarnaast valt de trend hybride evenementen ook met de trend ‘kleiner maar kwalitatiever’ samen. U gaat een evenement organiseren waar u bijvoorbeeld een bereik hebt van 1000 mensen terwijl er maar fysiek 250 personen aanwezig zijn. Dit wil zeggen dat u ook maar een locatie voor deze kleinere groep moet voorzien. Ook de catering, personeel,… is veel kleiner waardoor u een groot budget uitspaart. Het komt hier op het zelfde neer: kleiner maar kwalitatiever.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
22
Hoofdstuk 2: wat is een hybride evenement? 2.1 Inleiding In hoofdstuk 2 zal ik mij enkel richten op de trend ‘hybride evenementen’. Zo zal ik alle voordelen en enkele nadelen toelichten. Velen denken dat er maar één soort hybride evenement is, maar dit is niet waar. Hier zal ik dan ook uitleggen welke soorten hybride evenementen er bestaan. Ook wordt hier de SWOT analyse gemaakt over deze trend en ook zal ik proberen de onterechte angst voor het organiseren van hybride evenementen weg te nemen.
2.2 Definitie Een hybride evenement is een beurs, congres, seminarie, workshop, conferentie of andere bijeenkomst die een live face-to-face evenement combineert met een virtueel online component. Zo gaat het evenement gewoon door met de aanwezigen (= live), maar op hetzelfde ogenblik kunnen anderen de bijeenkomst ook online bekijken via het internet (= online). ‘Om écht over een hybridevorm te kunnen spreken, moet het online gedeelte van uw evenement meer zijn dan alleen maar een live videostream. Er moet ook interactie zijn. De beleving die u uw deelnemers op afstand aanbiedt, stemt u af op uw evenement, maar past u ook aan aan hun specifieke verwachtingen.’5
Figuur 8 Hybride: zowel live als virtueel
5
‘Events²:Hoe organiseer je een geslaagd evenement’ Kevin Van Der Straeten
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
23
2.3 Verschillende soorten hybride evenementen Niet elk hybride evenement hoeft identiek te zijn. Zo zijn er verschillende mogelijkheden om uw event online te verspreiden.
2.3.1 Online talkshow De online talkshow kunnen we het best vergelijken met een live televisieuitzending. Bij een talkshow zijn er één of meerdere sprekers die babbelen of geïnterviewd worden. Er is dus maar één zaal en er zijn geen meerdere activiteiten op het zelfde moment. Zo zijn er mensen die fysiek aanwezig zijn op de talkshow, maar daarnaast wordt alles ook live uitgezonden op het internet waardoor niet-aanwezigen het hele gebeuren kunnen volgen. Voor bedrijven die het belangrijk vinden dat ook de niet-aanwezigen hun vragen kunnen stellen bestaat er natuurlijk ook de mogelijkheid om te reageren via chat, Twitter, Facebook of e-mail. Zo hebben we de bekende ‘Twitterwalls’. Hierbij kunnen de fysiek aanwezigen en de sprekers de tweets van onlinekijkers zien en hierop reageren. Door de ‘Twitterwalls’ kunnen de aanwezigen en de niet-aanwezigen toch interactief vragen, meningen of opmerkingen met elkaar delen.
Figuur 9 Twitterwall
Er is natuurlijk ook een mogelijkheid om online te chatten of om deel te nemen aan een online discussieforum. Zoals bij de ‘Twitterwalls’ kunnen ook hier bijkomende vragen voor personen die niet fysiek aanwezig zijn, worden beantwoord.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
24
2.3.2 Grotere evenementen Voor grotere evenementen waarbij meerdere activiteiten, workshops of presentaties plaatsvinden op hetzelfde moment is dit een ander verhaal. Men kan natuurlijk ook via chat, Twitter, Facebook of e-mail converseren met nietaanwezigen, maar dit is een stuk ingewikkelder doordat er verschillende activiteiten tegelijkertijd plaatsvinden. Het is dus aan de organisator om te zorgen dat er verschillende platforms zijn waarop de onlinekijker gemakkelijk weet waar hij zijn vraag kan stellen of zijn opmerking kan geven.
Figuur 10 Twitterwall via smartpones
Hiernaast kunnen de sprekers ook hun presentatie online zetten zodat degene die het evenement online volgen, ook een zicht hebben op de presentaties die werden gebruikt.
Figuur 11 Het online plaatsen van presentaties
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
25
Ook voor mensen die fysiek aanwezig waren kan dit handig zijn. Zo kan u als aanwezige niet naar iedere spreker luisteren wanneer ze op het zelfde moment hun uiteenzetting geven. Door de presentaties online te plaatsen kan u toch nog de presentaties die gemist hebt tijdens het evenement beluisteren of volgen.
2.3.3 Live commentaar Een ander soort van online uitzenden is livecommentaar door een presentator. We kunnen dit het best vergelijken met een voetbalmatch of een koers waarbij commentaar, op alles wat er gebeurt wordt gegeven. Dit soort van online uitzending wordt meer gebruikt wanneer er een echte activiteit is. Dit zal niet worden toegepast als er een presentatie wordt gehouden waar men enkel spreekt. De bedoeling van livecommentaar is om een meerwaarde te bieden en wanneer de spreker al alles vertelt, is het livecommentaar overbodig. Livecommentaar zal dus bij bijvoorbeeld sportactiviteiten of bij activiteiten waarbij er geen spreker aan te pas komt, worden toegepast. De commentator vervangt dan eigenlijk de spreker op het event zelf.
2.3.4 Spreker als online aanwezige Net andersom als bij de vorige soorten, is het nu de spreker of presentator die online aanwezig is. Wanneer hij aan de andere kant van de wereld is of niet fysiek aanwezig kan zijn, mag dit geen belemmering zijn om op een bepaald evenement niet te kunnen spreken. Dankzij de technieken bij een hybride evenement kan de spreker de aanwezigen via livestream aanspreken. Hierbij is het wel uiterst belangrijk dat er een perfecte verbinding is. Indien dit niet het geval is zullen de aanwezigen dit als een slechte presentatie ervaren. Hierdoor zullen deze aanwezigen in het vervolg niet meer naar uw evenementen willen komen en dit is natuurlijk niet de bedoeling.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
26
2.4 Verschillende locaties bij een hybride evenement Bij een gewoon evenement is er maar één locatie waar alle activiteiten plaatsvinden terwijl u bij een hybride evenement meerdere locaties nodig hebt. Dit komt doordat u met verschillende doelgroepen te maken hebt die soms over de hele wereld verspreid zijn.
2.4.1 Het live event De eerste en ook de belangrijkste locatie is waar het evenement zelf plaatsvindt. Hier gebeuren alle activiteiten en van hieruit moet alles geregeld worden zodat ook op de andere locaties alles goed verloopt. Deze locatie kan eender welke locatie zijn, maar in de case van deze bachelorproef zal ik meer uitleg geven over hoe u het best de geschikte locatie voor uw evenement kiest. Het is dus belangrijk eerst te weten wat u allemaal op uw evenement wilt voordat u overgaat tot de keuze van de locatie. Dit is noodzakelijk en dan pas kan u de grootte van de zaal, de locatie, de bereikbaarheid, de sfeer,… bepalen.
2.4.2 Pod / Remote locatie Wanneer u in groep thuis, op het werk of eender waar samen het evenement wilt volgen hebt u de remote locatie. Deze locatie kan eender welke plaats zijn, maar is gekenmerkt doordat u als groep samen een evenement volgt. Wat bij zo’n locatie ook veel voorkomt, is dat diegene op het live event ook diegene op de remote locatie kunnen zien en dat er interactie tussen beide groepen is.
2.4.3 De individuele online kijker Dit kan zowat op iedere locatie ter wereld zijn. Waar er internet is, kan de onlinekijker het evenement volgen.
2.4.4 De studio De vierde en laatste locatie mag zeker niet vergeten worden, als u ervoor kiest dat een presentator de onlinekijkers apart aanspreekt. Deze locatie moet beschikken over alle geluids, film- en lichtapparatuur zodat hier alles live kan worden opgenomen. Indien de opnames zouden gebeuren op de plaats waar het evenement plaatsvindt, kan het gebeuren dat u met geluidsoverlast zit. Hierdoor zullen onlinekijker, rapper afhaken omdat het niet meer aangenaam is.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
27
2.5 Onterechte angst voor hybride evenementen Veel bedrijven denken dat een hybride evenement organiseren veel tijd in beslag neemt of dat het duur is. Niets is minder waar. Zo zijn er zelfs sites waar u gratis de mogelijkheid hebt om het evenement online uit te zenden. Het enige dat nodig is om een dergelijk evenement te organiseren, is internetverbinding. Zonder deze verbinding is het onmogelijk om u evenement online uit te zenden. Vandaag de dag is het gemakkelijk om op iedere locatie een draadloze internetverbinding aan te vragen. Bovendien is dit ook niet zo’n grote meerkost aangezien nu op bijna ieder evenement een internetverbinding voor de gasten is voorzien. Ook hebben bedrijven schrik dat de mensen niet meer naar hun event zullen komen omdat het toch online te volgen is, maar dit blijkt niet waar te zijn. Uit een interview met Michael Doyle van 17 november 2010 blijkt dat bedrijven helemaal geen schrik moeten hebben om een hybride evenement te organiseren. Zo zegt hij dat wanneer mensen alles online meevolgen ze het gevoel krijgen van ‘was ik maar aanwezig’. Dus zullen ze er zeker voor zorgen dat ze de volgende keer wel aanwezig zullen zijn. Daarnaast zegt Doyle dat het net het omgekeerde effect geeft doordat u de sfeer op het evenement kan opsnuiven, maar er zelf niet kan bijzijn. Meer en meer bedrijven organiseren op deze manier hun evenementen omdat er veel voordelen aan verbonden zijn. Uit onderstaande SWOT analyse kan u dit goed afleiden.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
28
2.6 SWOT Analyse Strenghts
Weaknesses
Voor bedrijf:
Voor bedrijf:
Grote bereikbaarheid van publiek Goed voor later: alles op beeld Minder grote kost Reduceert CO2 Gemakkelijker overtuigen van mensen Imago en verhoogde zichtbaarheid van bedrijf Snel respons van aanwezigen (zowel online als live) Meer mensen tewerkgesteld
Dubbel werk Meer leveranciers nodig dus grotere kost Bij geen goede organisatie, kans op mislukking
Voor aanwezigen:
Indien online kijkers niet meer geïnteresseerd zijn kunnen en zullen ze rapper afhaken
Voor aanwezigen:
Geen reiskosten Geen tijdsverlies Herhaling voor live aanwezigen
Opportunities
Threats
Voor bedrijf:
Voor bedrijf:
Trend die niet enkel tijdelijke trend zal zijn maar type evenement zal worden Door het bijna overal aanwezig zijn van internet kunnen hybride evenementen een stuk gemakkelijker georganiseerd worden Social media is enorm populair dus moet u hier als bedrijf op inspelen
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Vertrouwen internetverbinding
op
Bachelorproef
29
2.6.1 Strengths Sterktes voor bedrijf -
Grote bereikbaarheid van publiek
Misschien wel het belangrijkste voordeel, is sowieso het bereiken van een groter publiek. Door hybride evenementen bereikt u zowel de mensen in de zaal als de mensen achter hun computer over heel de wereld. Zo kan u uw evenement in een iets kleinere locatie organiseren waardoor u kosten bespaart, maar toch hebt u het bereik van een groot publiek. -
Goed voor later: alles op beeld
Bedrijven die alles van het evenement op beeld hebben, kunnen dit later zeer goed gebruiken. Zo ziet u wat er bijvoorbeeld is misgelopen tijdens het evenement of ook wat er zeer goed was. U kunt ook concluderen of alles goed verliep en of u het de volgende keer op dezelfde manier zou organiseren. -
Minder grote kost
Wanneer u als bedrijf zelf instaat voor alle transport en accommodatie van de bezoekers kunnen de kosten zwaar oplopen tot duizenden of zelfs honderdduizenden euro’s. Indien de helft of meer dan de helft van uw publiek kan meevolgen vanuit zijn woonplaats of werkplaats, bespaart u hier enorm op. -
Reduceert CO2
Naast de kost die u niet aan transport moet uitgeven, bespaart u ook enorm veel CO2 uitstootgassen. Aangezien veel minder mensen het vliegtuig of de auto zullen gebruiken, is dit ook beter voor het milieu. -
Gemakkelijker overtuigen van mensen
Er zijn natuurlijk altijd mensen die het niet haalbaar vinden om naar uw evenement te komen, maar indien u alles online zet kan u ook diegene overtuigen. Mensen die dus niet overtuigd zijn om te komen zullen misschien toch nieuwsgierig zijn en alles via hun computer volgen. Zo zullen ze zien dat ze toch iets gemist hebben en zullen ze de volgende keer misschien wel aanwezig willen zijn.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
30
-
Imago en verhoogde zichtbaarheid van bedrijf
Daarnaast is het ook zeer goed voor uw imago dat u aan anderen laat zien dat u innoverend bezig bent en dat u als bedrijf voor alles open staat en mee wilt met de hedendaagse tijd. Wanneer mensen, die ofwel online of live aanwezig waren, op social media over uw evenement gaan babbelen, hebt u een soort van gratis reclame. Daarom is het zeer belangrijk dat u als bedrijf er voor zorgt dat de mensen enkel positieve dingen over u en het evenement zeggen. Want door de verhoogde zichtbaarheid zien er veel meer mensen dan u zou denken de beoordelingen van uw evenement. -
Snelle respons van aanwezigen (zowel online als live)
Doordat er de mogelijkheid bestaat om via twitter, facebook,… uw mening te delen, zullen de aanwezigen dit daadwerkelijk ook doen. Als bedrijf kan u hier enkel maar voordelen uithalen: o o
-
Bij negatieve commentaren kan u zich als bedrijf gaan excuseren of beloven dat u hieraan zal werken bij een volgend evenement. Bij positieve commentaren weet u onmiddellijk wat er goed was en over welke zaken de aanwezigen tevreden waren. Zo kan u hier ook naar de toekomst toe rekening mee houden om deze zaken zeker te behouden.
Meer mensen tewerkgesteld
Doordat u alles via internet ter beschikking stelt voor een andere groep mensen komen er meer leveranciers bij kijken dan bij een gewoon evenement. Men zal in de juiste techniekers voor geluid en beeld en cameramannen moeten investeren. Maar ook in mensen die ervoor zorgen dat alles vlekkeloos verloopt online. Hierdoor zijn er meer mensen tewerkgesteld wat ook weer goed is voor de economie om werkloosheid tegen te gaan.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
31
Sterktes voor de bezoeker -
Geen reiskosten
Indien iemand geen geld genoeg heeft om een ver evenement bij te wonen, kan deze persoon toch ‘aanwezig’ zijn. Wanneer bijvoorbeeld een conferentie plaatsvindt in Japan, hoeft iemand van Europa geen groot bedrag te betalen om op deze conferentie aanwezig te kunnen zijn. Hij kan gewoon dankzij de livestream alles live meevolgen op zijn computer. Het is dus niet enkel financieel voordelig voor het bedrijf wanneer zij instaan voor de kosten, maar indien de bezoeker instaat voor de reiskosten is het ook een voordeel voor hen. -
Geen tijdsverlies
Daarnaast is tijd ook zeer belangrijk. Zakenmensen hebben meestal niet veel tijd en wanneer zij dan nog eens een paar dagen moeten uittrekken om naar de andere kant van de wereld te vliegen, zullen vele mensen afhaken. Bij hybride evenementen is dit dus niet het geval aangezien u alles van bij u thuis of vanop kantoor kan volgen. -
Herhaling voor live aanwezigen
Ook kunnen mensen die aanwezig waren op het evenement nadien alles nog eens opnieuw bekijken. Zij kunnen bijvoorbeeld sessies die men op het congres zelf niet heeft kunnen volgen doordat meerdere presentaties op het zelfde ogenblik plaats vonden, online bekijken. Op onderstaande grafiek kan u zien wat mensen de belangrijkste redenen vinden om deel te nemen aan een virtueel of hybride evenement. Zo ziet u dat de meerderheid de reiskosten kiest als belangrijkste reden om een hybride evenement te verkiezen boven een gewoon evenement waar men op verplaatsing moet gaan.
Figuur 12 Waarom virtuele deelname? - MPI Hybrid Meeting Survey (september 2012)
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
32
2.6.2 Weaknesses Zwaktes voor bedrijf -
Dubbel werk
Één van de weinige nadelen dat ik kan vinden is dat het zéér goed georganiseerd moet worden, want als het geen meerwaarde biedt, is het doel niet bereikt. Als bedrijf zal u dus moeten rekening houden met het feit dat het organiseren van een hybride evenement dubbel werk oplevert. Het is zeer belangrijk dat ook alles online goed georganiseerd is en dat alles onmiddellijk werkt zodat online-kijkers niet afhaken omwille van de slechte kwaliteit of door een saai gebeuren. -
Bij geen goede organisatie, kans op mislukking
Toch is het belangrijk ook de risico’s die er zijn te vermelden. Zo kan er altijd wel iets misgaan, indien dit niet op voorhand werd gedacht. Het is daarom zeer belangrijk goed na te denken en alles goed voor te bereiden vooraleer u aan de organisatie van het evenement begint. o
De precieze doelgroep en doelstelling Zo moet u als bedrijf eerst weten wat de precieze doelgroep en de doelstelling van het evenement is. Indien u gewoon de relatie tussen werknemers wilt versterken, is het zonde om een groot bedrag in livestream te investeren. Buitenstaanders zullen absoluut niet kijken naar een evenement die voor bestemd is en waarbij men niets kan bijleren.
o
De juiste livestream maatschappij Daarnaast moet u bij het kiezen van een livestreammaatschappij zeker weten dat zij datgene wat u wilt, kunnen realiseren. Wanneer u hierin een foute beslissing maakt en de livestream niet de kwaliteit levert wat u en de aanwezigen verwachtten, zullen de online-kijkers vlug afhaken en mist het hybridedeel van het evenement zijn effect. Door deze negatieve ervaring zullen zij ofwel online of via mond-totmondreclame andere mensen over hun ervaringen inlichten. Dit is enkel negatief voor uw bedrijf en zal ervoor zorgen dat latere hybride evenementen niet meer online bekeken zullen worden.
-
Meer leveranciers nodig dus grotere kost
Nog een zwakte is dat u een heleboel geld moet uitgeven aan leveranciers die u bij een gewoon evenement niet zou hebben. Het vergt een extra investering in zowel tijd van u als de organisator, als in huur van extra mensen, apparatuur en verbindingen.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
33
Zwaktes voor de bezoeker -
Indien onlinekijkers niet meer geïnteresseerd zijn kunnen en zullen ze rapper afhaken
Wanneer de organisator van het hybride evenement er niet voor zorgt dat het aangenaam en interessant blijft voor de onlinevolgers, zullen deze zeer vlug afhaken. U moet hier dus goed mee opletten dat tijdens 2 presentaties door er genoeg animatie is. Indien dit niet het geval is, verliest u de meerwaarde van een hybride evenement.
2.6.3 Opportunities Kansen voor bedrijf -
Trend die niet enkel tijdelijke trend zal zijn, maar type evenement zal worden
Op ontelbare sites wordt de term hybride evenementen gezien als het nieuwste soort evenement. Velen zijn er dan ook van overtuigd dat het dus niet bij een gewone ‘trend’ zal blijven. Ook wordt er gezegd dat het de toekomst van evenementen organiseren is. -
Door het bijna overal aanwezig zijn van internet kunnen hybride evenementen een stuk makkelijker georganiseerd worden
Tegenwoordig heeft u bijna overal toegang tot draadloos internet. Indien u als bedrijf of locatie geen wifi aanbiedt, kan het zelf zijn dat mensen hiervoor zullen afhaken of niet naar uw locatie komen. Aangezien het bijna overal aanwezig is, wordt het ook door velen gebruikt. Dit is een kans voor hybride evenementen aangezien hierbij alles draait rond internet. Wanneer er al een goede internetverbinding is, is dit een groot deel waaraan men als organisator niet meer hoeft te denken. -
Social media is enorm populair dus moet u hier als bedrijf op inspelen
Net zoals de draadloze internetverbinding, komt social media enorm veel voor. Het is net omdat men overal wifi voorziet, dat de mensen er ook gebruik van maken. Voor bedrijven is dit enkel een voordeel want zo gaan aanwezigen hier gebruik van maken. Wanneer er dus een evenement goed is georganiseerd, zal men hierover op social media veel vertellen.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
34
2.6.4 Threats -
Vertrouwen op internetverbinding
De zwakte die er is bij hybride evenementen is dat alles afhangt van uw verbinding. Indien deze wegvalt of hiermee problemen zijn, kan het ganse event mislukken. Velen vertrouwen dit niet en zullen dan ook geen hybride evenement organiseren.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
35
2.7 Conclusie We kunnen dus besluiten dat een bedrijf helemaal geen schrik hoeft te hebben om een hybride evenement te organiseren. Er zijn , buiten enkele nadelen, enkel maar voordelen bij de organisatie hiervan. Zo hebt u een veel grotere bereikbaarheid van publiek, zal u een goed imago vertonen tegenover andere bedrijven en kan u er als bedrijf zelf nog iets uit leren met het oog op de organisatie van nieuwe evenementen in de toekomst. Wat we ook zeker niet mogen vergeten, is dat wanneer u overgaat tot de organisatie van het evenement, u zeker rekening houdt met de verschillende locaties, het verschil tussen live aanwezige en online kijker en dat u weet welk soort hybride evenement u wilt organiseren. Wanneer u met deze zaken rekening houdt bent u al een hele stap vooruit. Maar wat zeker ook kan helpen, is het bekijken van eerder goed georganiseerde hybride evenementen. Zo zal ik in het volgende hoofdstuk enkele ‘best practises’ bespreken waaraan u zeker een voorbeeld kan nemen. Daarnaast wordt er een benchmark gedaan tussen verschillende landen waar de trend hybride evenementen al dan niet al wordt toegepast.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
36
Hoofdstuk 3: Waar en hoe wordt deze trend al toegepast? (binnen- en buitenland) 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk zal ik laten zien hoe bekend de term ‘hybride evenement’ al is, zowel bij ons als in andere landen. Er wordt dus een benchmark gedaan, maar ook zal ik goede voorbeelden geven waarvan u als organisator van een hybride evenement zeker een voorbeeld aan kan nemen. Nadat ik de best practises besproken heb, zal ik ook aantonen waar u zeker rekening moet mee houden bij de organisatie van een hybride evenement. Het merendeels van deze tips komt uit de ervaringen en manier van organiseren bij deze goed georganiseerde evenementen.
3.2 Waar worden hybride evenementen al georganiseerd? (benchmark) 3.2.1 België In België is de trend hybride evenementen nog niet zo goed gekend. Toen ik de navraag deed in mijn klas wie er ooit al had gehoord over hybride evenementen, wist niemand wat dit inhield. Maar niet alleen mijn medestudenten zijn hiervan nog niet op de hoogte. Zo belde ik naar Xpo in Kortrijk en ook daar had men nog nooit van de term hybride evenementen gehoord. Vandaar dat ik met deze bachelorproef de bedrijven toch wat kennis wil laten maken zodat ook in België meer en meer hybride evenementen georganiseerd zullen worden.
3.2.2 Nederland In tegenoverstelling tot België staat Nederland op vlak van hybride evenementen al een héél stuk verder. Bijna al mijn Nederlandstalige bronnen zijn van Nederlandse sites of artikels. Ook bestaan er specifieke bedrijven die enkel hybride evenementen organiseren. LiveOnlineEvents is het eerste bedrijf in Nederland dat zich alleen bezighoudt met hybride evenementen. Het is hierin gespecialiseerd en men wil hun kennis en ervaring delen met bedrijven en mensen die een evenement organiseren. Het heeft ook een unieke propositie want het bedrijf het enige is waar men zowel techniek, projectmanagement, marketing en presentatie voor hybride evenementen heeft. Hieruit kan ik afleiden dat er in Nederland weldegelijk een vraag is naar deze trend en dat men al een hele stap verder staat dan in de Belgische evenementensector.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
37
3.2.3 New York Ook in New York is men al meerdere jaren overtuigd van het gebruik van hybride evenementen. Eigenlijk waren zij de eersten die evenementen op deze manier organiseerden. Veel zakenmensen, veel contact met mensen over de hele wereld, weinig tijd,… en nog andere zaken leidden ertoe dat men in de zakenwereld er alles aan doet om zo weinig mogelijk tijd te verliezen. Daarvoor is een hybride evenement de juiste oplossing. Het is dan ook logisch dat deze trend tot de top10 van eventtrends in New York behoort.
3.2.4 Londen Anders dan bij de normale locaties worden in Londen de hybride evenementen op een andere manier gebruikt. Ze worden niet georganiseerd door bedrijven en hebben niet het doel om relaties te verbeteren om of nieuwe klanten aan te werven. Hier worden ze gebruikt bij opera, musicals en theatervoorstellingen. Aangezien tickets voor deze voorstellingen redelijk tot zeer duur zijn in Londen, werd de hulp van hybride technieken ingeroepen. Zo wordt tijdens de voorstelling alles gefilmd en op een andere locatie, ofwel live of nadien, uitgezonden in filmzalen. Dit aan een lagere prijs dan normaal zodat ook anderen kunnen genieten van de bekende musicals, opera’s en theatervoorstellingen.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
38
3.3 Welke bedrijven hebben deze trend al toegepast en aan welke kunnen we een voorbeeld nemen? 3.3.1 Canadian Waternetwork Op de CD-rom vindt u de link naar het virtueel event van Canasian Waternetwork. Hier ziet u hoe twee presentators met elkaar communiceren terwijl anderen met elkaar kunnen chatten. U zal zien dat er commentaren worden gegegeven, maar ook kan men vragen stellen aan de presentator. Hierdoor is er een goede interactie tussen beide groepen. Daarnaast ziet u ook dat de presentatie wordt getoont aan alle deelnemers, maar enkel de presentator kan hierin werken. Wanneer de presentatie erop zit, kan hij gemakkelijk terug overschakelen naar zijn webcam. Dit is een goed voorbeeld van een hybride evenement omdat: -
De verbinding van de livestream is perfect. Er zijn geen onderbrekingen waardoor het aangenaam kijken en luisteren is De deelnemers hebben de kans om vragen te stellen en commentaar te geven. Zo is er een goede interactie waardoor men zal blijven kijken Nadien kunnen de presentaties opnieuw bekeken worden. Wanneer de deelnemers een stuk gemist hebben of iets niet goed begrepen, kan men de presentaties opnieuw raadplegen
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
39
3.3.2 Cisco Op onderstaande foto ziet u de startpagina van het hybrideonderdeel van een evenement van Cisco. U ziet onmiddellijk een verschil met het vorige voorbeeld. -
-
-
Dit is een stuk professioneler aangezien hun doelgroep veel groter is. Met dit evenement bereikt met duizenden mensen over de hele wereld. Ook hier ziet u dat er de mogelijkheid is om te chatten met andere deelnemers. Wat hier anders is, is dat er meerdere sessies te bekijken zijn. Men zal dus kunnen kiezen uit verschillende presentaties. Wat ook zeer goed is, is de helpknop voor deelnemers die nog niet alles weten over dit soort event. Men zal hier een korte instructie krijgen over de werking van de site. Daarnaast heeft u ook de mogelijkheid om een agenda te gebruiken. Hier kan u toekomstige evenementen plannen en zo weet u wie er ook op die events online aanwezig zal zijn. Ook is er een soort van spel waar alle aanwezigen aan kunnen deelnemen. Door filmpjes te bekijken van verschillende presentaties kan u punten verdienen.
Figuur 13 Startpagina hybride evenement Cisco
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
40
3.4 Ingrediënten voor een goed hybride evenement 3.4.1 Briefing U kan niet verwachten dat uw evenement perfect loopt zoals u het zou willen als u de organisatoren geen goede briefing geeft. Wanneer belangrijke zaken hier niet zijn in opgenomen, kan bv. het evenementenbureau waar u mee samenwerkt niet weten wat de precieze bedoeling van uw evenement is. Het is dus zeer belangrijk dat u alles wat u wil op uw evenement in de briefing staat.
3.4.2 Marketing Marketing is absoluut belangrijk want bij gewone live events hebt u uitnodigingen, reminders,… maar bij online events hebt u dit ook. Bij online evenementen is zowel er vroeg aan beginnen, als last minute, zeer belangrijk want niemand zet een kruis in zijn agenda om een namiddag aan pc te zitten. Nadat men besloten heeft niet aanwezig te zijn, kan men nog beslissen om alles online mee te volgen en het is belangrijk dat men daaraan herinnerd wordt. Zelfs nog de dag van het event en enkele uren voor het event.
3.4.2 Specifiek programma voor mensen die online meekijken Men heeft er niks aan om gewoon via livestream een podium te zien met en statische camera. Zeker wanneer u verschillende items na elkaar toont moet u er voor zorgen dat de kijker wil blijven kijken. U kan er dus best voor zorgen dat u de spanning erin houdt door bepaalde filmpjes te laten afspelen. Wat ook dikwijls voorkomt is het gebruik van spelletjes. Tussen bepaalde presentaties in kan u de kijker spelletjes tegen andere onlinekijkers laten spelen. Zo voorziet u hier opnieuw interactie tussen de kijkers. Het is dus van belang dat de online-kijker niet afhaakt na één of meerdere presentaties want het is heel gemakkelijk uw computer af te zetten dan het evenement te verlaten.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
41
3.4.3 Kwaliteit van de streamingmaatschappij Zorg ervoor dat het bedrijf dat de livestreaming voorziet, kwaliteitsvolle camera’s heeft en dat het uitzenden in één doorlopend stuk wordt uitgezonden. Hoe begint u nu echter te zoeken naar de juiste streamingmaatschappij voor uw evenement? Hier zijn enkele tips van Donny Neufuss, 6 september 2013, van op de site worldofwebcast.com. Enkele tips bij het kiezen van een streamingmaatschappij -
Live
Het is belangrijk om te weten dat de streamingmaatschappij alles live kan uitzenden. Wanneer u bijvoorbeeld met een ‘Twitterwall’ werkt, is het belangrijk dat alles realtime is. Wanneer u enkel presentaties van sprekers wilt uitzenden, is dit niet zo belangrijk. -
Presentator
Als u op voorhand weet dat de gastsprekers presenteren met een PowerPointpresentatie of gewoon zullen praten, kan de streamingmaatschappij hier ook rekening mee houden. Zo kan men tijdens het uitzenden de presentatie tonen zodat deze duidelijk zichtbaar is voor mensen die alles volgen aan hun computer. -
Interactie
Daarnaast is het ook goed om te weten welke interactie u wil tussen de sprekers en het publiek aan de computer. Wilt u werken met twitterwalls of is het enkel de bedoeling om mensen thuis te informeren? Dit zijn vragen waar u het best op voorhand al een antwoord op weet zodatu zo kunt bepalen welk bedrijf het beste is voor uw evenement. -
‘Playback experience’ of de afspeelervaring
Is het de bedoeling dat de inhoud ook op mobiele telefoons of op tablets kan worden afgespeeld, dan is hiervoor een speciaal programma nodig. Het is dus best dat de maatschappij waarmee u wil werken weet wat uw verlangens zijn zodat ze hiermee rekening kunnen houden. Indien men bijvoorbeeld niet werkt met dit soort apps op mobiele telefoons of tablets is het dus belangrijk dat men dit op voorhand weet. -
Beveiliging
Mag uw evenement openbaar op het internet uitgezonden worden of is het enkel voor een beperkt publiek bedoeld? Indien niet iedereen zomaar kan meekijken is het zeer belangrijk een streamingmaatschappij te zoeken die de livestreaming kan beveiligen. Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
42
-
Het belang van grafieken
Tijdens het evenement kan het interessant zijn om te weten hoeveel mensen er op dit moment naar uw evenement online aan het kijken zijn. Zo weet u als organisator welke zaken er in trek zijn bij het publiek en wanneer u iets zal moeten doen om meer bezoekers te krijgen. Ook achteraf is het interessant om te weten hoeveel mensen u uiteindelijk online hebt bereikt. Daarnaast is het belangrijk dat de streamingmaatschappij weet dat u graag het aantal online-bezoekers zou kennen, want dit verandert natuurlijk iets aan het kostenplaatje. -
Na het evenement
Is het de bedoeling dat u na het evenement alles opnieuw kan bekijken en dat de video’s beschikbaar blijven? Dan is het belangrijk dat de maatschappij alle beeldmateriaal nog ter beschikking heeft. Wanneer het niet nodig is alles opnieuw te kunnen bekijken, hoeft u ook geen extra’s uit te geven aan gespecialiseerde streamingmaatschappijen.
3.4.4 Het verschil tussen live-aanwezigen en onlinekijkers Zoals eerder vermeld is het zeer belangrijk om een specifiek programma te hebben voor de onlinekijkers. Naast dit programma moet u nog met andere belangrijke zaken rekening houden. Naast het aangepaste programma is het belangrijk de online deelnemers te verwelkomen zodat men het gevoel heeft toch op het evenement aanwezig te zijn. -
Geen ‘virtuele’ maar ‘online’ deelnemer
In alle communicatie naar de onlinedeelnemer is het belangrijk te spreken over ‘online’ in plaats van ‘virtueel’. Het woord ‘virtueel’ geeft onmiddellijk het gevoel dat de aanwezigheid van de onlinedeelnemers maar fictief is. Zo lijkt het of er geen rekening wordt gehouden met de onlinedeelnemers en men heeft niet het gevoel dat men wordt verwelkomd op het evenement dat met live mee volgt. Ten tweede zijn de onlinedeelnemers net zo live aanwezig als de aanwezigen in de zaal. Zeker wanneer het evenement real-time wordt uitgezonden en er interactie is tussen online en live, is het belangrijk de onlinedeelnemers zo persoonlijk mogelijk aan te spreken. Daarnaast is het ook zeer belangrijk dit mee te delen aan alle sprekers of mensen die meewerken aan het evenement. Hierdoor weten de personen die de mensen online aanspreken dat men het niet mag hebben over virtuele deelnemers. -
Betrek uw onlinedeelnemers!
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
43
Wanneer onlinedeelnemers na bepaalde tijd de interesse verliezen in de presentaties of activiteiten van het evenement kunnen zij zeer gemakkelijk het platform verlaten. Dit kan zijn doordat er te weinig interactie is of doordat de kwaliteit van de streaming niet goed genoeg is, waardoor de video’s voortdurend onderbroken worden. In het ergste geval zal men zelfs de negatieve ervaringen via social media delen en dit is toch het laatste wat u voor uw bedrijf wilt? Het is dus belangrijk dat u de onlinedeelnemers betrekt in hetgene er gebeurt op het evenement zelf. U moet inspelen op hun behoeftes zodat men actief aan het evenement kan deelnemen. Enkele tips hiervoor zijn: o
Zorg voor een speciale online presentator die zich enkel tot de onlinedeelnemers richt. Hierdoor voelt de persoon aan zijn pc zich welkom waardoor hij langer zal blijven kijken.
o
De aanwezigen op het evenement zelf kunnen altijd terecht voor vragen of opmerkingen, maar ook de onlinedeelnemers hebben vragen. Zorg er dus voor dat ook deze doelgroep geholpen kan worden. Zo kan u een onlinehelpdesk voorzien waar men terecht kan met vragen of opmerkingen. Let wel op dat deze goed wordt bijgehouden zodat de vragen of opmerkingen zo snel mogelijk beantwoord worden. Indien dit niet het geval is, zal de onlinedeelnemer vlug afhaken.
o
Wanneer de onlinedeelnemers vragen of opmerkingen hebben, is het ook aangeraden om deze op het evenement zelf te kunnen delen met de livedeelnemers. Zo ontstaat er interactie en heeft de online deelnemer onmiddellijk het gevoel dat er met hem rekening gehouden wordt.
o
Op het evenement worden er natuurlijk pauzes voorzien. Maar als onlinekijker is het niet fijn om een hele tijd te moeten wachten totdat de volgende presentatie begint. Als live deelnemer hebt u de mogelijkheid om te netwerken of om iets te drinken terwijl de onlinekijker deze mogelijkheid niet heeft. Zorg er dus voor dat u ook iets voor de personen online voorziet. Wanneer u dit niet zou doen, bestaat de kans dat men zal afhaken omdat men te lang op de volgende presentatie moet wachten.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
44
3.5 Conclusie Uit dit hoofdstuk kan ik besluiten dat hybride evenementen zowel door kleine als grote bedrijven georganiseerd worden. Of u nu tientallen of duizenden mensen wilt bereiken, een hybride evenement kan het allemaal. Uit deze twee best practises kan ik ook afleiden dat in België de trend nog niet zo bekend is want de beste voorbeelden zijn terug te vinden in Amerika en in Engeland. Door de benchmark uit te voeren, kwam ik ook op dit resultaat uit: hybride evenementen zijn in België nog niet zo gekend. Daarnaast kon ik ook afleiden dat ons buurland Nederland wel veel ervaring heeft hierin. We kunnen dus veel van hen leren en misschien kan u bij het organiseren van een hybride evenement, de hulp inroepen van het Nederlandse bedrijf LiveOnlineEvents. Na het bekijken van de best practises kwam ik tot het besluit dat er inderdaad enkele ingrediënten zijn om een goed hybride evenement te organiseren. Deze zullen verder uitgelegd worden in mijn projectdossier.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
45
4 Besluit Na het maken van deze researchpaper ben ik een heel stuk wijzer geworden omtrent de organisatie van een hybride evenement. Ik ben vertrokken met de vraag: hoe kan u een hybride evenement organiseren zodat het een meerwaarde geeft aan uw bedrijf? Zelf vond ik dit een zeer interessante topic aangezien ik er zelf nog niet veel over wist. Het was dan ook de bedoeling om tijdens het maken van deze bachelorproef, hierover veel bij te leren. Uiteindelijk ben ik zeer blij met het resultaat en met de antwoorden die ik vond. Maar vooraleer u een hybride evenement organiseert, moet u rekening houden met een hele hoop zaken. Deze werden uitgewerkt in 3 verschillende hoofdstukken zodat ik uit deze informatie in mijn projectdossier het antwoord op mijn onderzoeksvraag kon beantwoorden. Eerst en vooral kon ik uit mijn eerste hoofdstuk, hoe ziet de evenementensector er uit vandaag, besluiten dat het belangrijk is om te weten welke trends er nu al aanwezig zijn en welke er voorspeld worden. Door deze trends te bestuderen, kwam het besluit dat hybride evenementen hierin zeer goed passen. Maar ook een hybride event te organiseren moet u ook rekening houden met de andere trends. Veel bedrijven die hun eigen event organiseren, vergeten vaak dat men hiermee rekening moet houden. Wanneer u een evenementenbureau inschakelt, kunnen zij u helpen bij de organisatie en men is zeker op de hoogte van de laatste nieuwe trends. dit is dus enkel een meerwaarde voor uw evenement. In het tweede hoofdstuk, wat is een hybride evenement, kwam ik te weten dat een hybride evenement op enorm veel verschillende manieren georganiseerd kan worden. Zo kan het dienen voor een kleine doelgroep, anderen organiseren het voor duizenden mensen over de hele wereld. Het besluit hieruit is, is dat iedereen in de zakenwereld er een meerwaarde aan heeft om een hybride evenement te organiseren. Let wel op! Het event moet georganiseerd worden op de juiste manier en met de goede voorbereiding. Indien dit niet het geval is kan de meerwaarde van het event verloren gaan. Daarom zal ik in mijn projectdossier een handleiding maken voor bedrijven zodat een hybride event effectief een meerwaarde kan bieden. Uit de SWOT analyse kan ik besluiten dat, wanneer het event op de juiste manier georganiseerd wordt, er bijna enkel voordelen aan zijn. Zo is het goed op economisch maar ook op ecologisch vlak. Zowel voor de organisator, het bedrijf, en de aanwezigen biedt dit soort event enkel voordelen. Ook zijn er bepaalde zaken zoals wifi en social media die ervoor zorgen dat deze trend kan uitbreken tot een echt soort evenement. Het zal dus niet blijven bij een tijdelijk trend maar er zit toekomst in. In mijn derde hoofdstuk onderzocht ik waar er al hybride evenementen georganiseerd worden en tot mijn grote verbazing sprong Nederland hier uit. Als we het vergelijken met België, staat Nederland een heel stuk voorop bij de organisatie van hybride evenementen. Men heeft zelfs het eerste bedrijf ooit opgericht die zich enkel specialiseert in hybride evenementen. Ook vond ik enorm Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
46
veel informatie op internet die afkomstig was van Nederlandse bronnen. Het is dus zeer belangrijk om als Belg, een voorbeeld te nemen aan onze noorderburen. Door vele filmpjes en artikels van Eventplanner kreeg ik een goed zicht op hybride evenementen waardoor ik een zeer goede basis heb om mijn projectdossier te schrijven. Door de benchmark te maken en best practises te zoeken, kwam ik vele zaken tegen die u zeker niet mag vergeten om een hybride evenement te organiseren. Deze zullen dan ook uitgewerkt worden aan de hand van een handleiding. Deze is door mijn ervaring in een evenementenbureau tot een mooi resultaat gekomen om bedrijven in te lichten hoe zij een hybride evenement kunnen organiseren. Door alle research kon ik deze handleiding opstellen met de nodige informatie over hoe men van A tot Z een hybride evenement kan organiseren zodat het ook effectief een meerwaarde levert. Het grootste deel van mijn projectdossier gaat over de voorbereiding. Deze is dan ook het belangrijkst want een event organiseren zonder een goede voorbereiding, heeft weinig kans op slagen. Ik zal dus stap voor stap uitleggen hoe men een hybride event kan organiseren en dit aan de hand van alle research die ik in deze researchpaper gedaan heb. De trends komen aan pas maar ook wordt er nogmaals uitgelegd wat een hybride evenement nu precies inhoudt. Daarnaast worden ook alle soorten uitgelegd zodat de bedrijven een goed zicht hebben op welke soorten men allemaal kan organiseren. Hierdoor weet men ook dat niet ieder event het zelfde is en dat men het kan organiseren naar zijn wensen en verlangens. Wel is het hierbij belangrijk dat men, voor men begint met de research, men eerst antwoorden geeft op enkele vragen. Deze zijn zeker nodig want zonder deze antwoorden is het bijna onmogelijk de doelstelling van uw event te behalen. Zo help ik hen ook, aan de hand van een checklist, de perfecte briefing op te maken zodat evenementenbureaus juist te werk kunnen gaan. Indien men geen goede briefing geeft, is het zeer moeilijk om als evenementenbureau een perfect event te organiseren. Daarnaast zal ik ook proberen de bedrijven te overtuigen om een evenementenbureau in te schakelen bij de organisatie van hun hybride evenement. Aangezien er enorm veel komt bij kijken en dat dit soort event niet de makkelijkste is, is het absoluut een meerwaarde wanneer u de organisatie in handen van een evenementenbureau geeft. Zij hebben meer ervaring en hierdoor weet men perfect hoe men uw event kan organiseren. Ook hoeft u zich dan geen zorgen te maken over dingen die die dag fout kunnen gaan. Deze liggen in handen van het bureau en zij zullen er voor zorgen dat alles goed verloopt. Ik hoop dus met volgend hoofdstuk, mijn projectdossier, een goede basis te bieden aan bedrijven die een hybride evenement willen organiseren. Daarbij zal de hulp van een evenementenbureau zeker van pas komen. Wanneer bedrijven stap voor stap alles volgen, ben ik ervan overtuigd dat u een hybride evenement kan organiseren zodat het een meerwaarde geeft aan uw bedrijf.
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
47
Lijst met figuren en tabellen Figuur 1 Budget per event België - EventMonitor Q2 2014 ............................. 14 Figuur 2 Evolutie budget per event België - EventMonitor Q2 2014 ................. 14 Figuur 3 Budget per persoon België - EventMonitor Q2 2014 .......................... 15 Figuur 4 Barometer opdrachtgevers budget per event - EventMonitor Q2 2014 . 16 Figuur 5 Evolutie barometer opdrachtgevers – EventMonitor Q2 2014 ............. 16 Figuur 6 Widget voor op site: mogelijkheid tot boeken accommodatie bij reserveren van evenement – www.hotelwalla.com ........................................ 19 Figuur 7 Mogelijkheid tot boeken accommodatie bij reserveren van evenement – www.roomchamp.com ............................................................................... 20 Figuur 8 Hybride: zowel live als virtueel ...................................................... 22 Figuur 9 Twitterwall .................................................................................. 23 Figuur 10 Twitterwall via smartpones .......................................................... 24 Figuur 11 Het online plaatsen van presentaties ............................................. 24 Figuur 12 Waarom virtuele deelname? - MPI Hybrid Meeting Survey (september 2012) ...................................................................................................... 31
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
48
Bronnen 6.1 Geschreven bronnen en digitale bronnen Castellanos, S. (2013). Hybrid Events – The Future. Geraadpleegd 15 oktober 2013. Cauwenberge, E. V. (2010). Roadbook Event Management. Brugge: Die Keure. Claassen, W. (2014, maart 25). Behoefte onderzoek hybride events. Opgeroepen op april 2014, van www.prezi.com: http://prezi.com/h7xadgdlyf_/behoefte-onderzoek-hybride-events/ Eerste bureau in Europa volledig gespecialiseerd in hybride events. (sd). Opgeroepen op april 2014, van www.eventbranche.nl: http://www.eventbranche.nl/nieuws/eerste-bureau-in-europagespecialiseerd-in-hybride-events-9032.html Hanson, T. (2010, juli). Measuring The Impact Of A Hybrid Event. Geraadpleegd op 15 oktober 2013. Opgehaald van The meeting magazines: www.themeetingmagazines.com/index/Default.aspx?tabid=1441 Heijkoop, G. (2011, September 6). Hybride evenementen; hoe verdien je geld aan virtuele deelnemers? Geraadpleegd op 15 oktober 2013. Opgehaald van Eventplanner: www.eventplanner.be/nieuws/4572_hybride-evenementenhoe-verdien-je-geld-aan-virtuele-deelnemers.html Heijkoop, G. (2012, november 16). 5 voordelen van grats draadloos internet. Opgehaald van eventplanner.be: http://www.eventplanner.be/nieuws/5220_column-5-voordelen-vangratis-draadloos-internet.html Heijkoop, G. (2014, april 14). 6 tips om online deelnemers te verwelkomen bij hybride evenementen. Opgeroepen op april 2014, van www.eventplanner.be: http://www.eventplanner.be/nieuws/6227_6-tipsom-online-deelnemers-te-verwelkomen-bij-hybrideevenementen.html?utm_source=eventplanner&utm_medium=RSS Heijkoop, G. (sd). Hybride evenementen: aanknopingspunten om mee aan de slag te gaan. Geraadpleegd 15 oktober 2013. Opgehaald van Micetravel: www.micetravel.tv/media/80329/how%20can%20i%20be%20social_hybri de%20events.pdf Hybrid Event Centre. (2013). Opgehaald van Hybrid Event Centre. Geraadpleegd op 15 oktober 2013: www.hybrideventcentre.com/ Hybrid Event. Geraadpleegd op 22 oktober 2013. (2013, oktober 19). Opgehaald van Wikipedia: en.wikipedia.org/wiki/Hybrid_event Jannsen, R. (2013, januari 12). Onderzoek hybride events. Geraadpleegd op 22 oktober 2013. (K. V. Straeten, Interviewer)
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
49
Janssen, R. (2012, mei 3). Hybride evenementen: inspiratie video. Geraadpleegd op 15 oktober 2013. Opgehaald van Eventplanner: www.eventplanner.be/nieuws/4916_hybride-evenementen-inspiratievideo.html Minigids MySmartEvent Network. (sd). Opgeroepen op april 201, van www.smartinspirationsessions.nl: http://www.smartinspirationsessions.nl/pdf/Minigids_MySmartEvent_Netw ork.pdf Pelletier, S. (2013, november 11). Samuel J. Smith on How to Create a Hybrid Event. Opgeroepen op mei 2014, van www.meetingsnet.com: http://meetingsnet.com/tips-top/samuel-j-smith-how-create-hybrid-event Schreuders, G. (2012, September 24). Hybride Evenementen. Geraadpleegd op 15 oktober 2013. (K. V. Straeten, Interviewer) Solaris, J. (2013, december 13). Top 10 trends 2014. Opgehaald van eventplanner.be: http://www.eventplanner.be/nieuws/6002_10-eventtrends-voor-2014.html Solution Tree. Geraadpleegd op 15 oktober 2013. (2013). Opgehaald van www.solution-tree.com/events/hybrids Straeten, K. V. (2010). Events: hoe organiseer je een gesplaagd evenement? Leuven: LannooCampus. Straeten, K. V. (2013). EVENTS²: Hoe organiseer je een geslaagd evenement? Tielt: Lannoo. The real value of a hybrid event. Geraadpleegd op 15 oktober 2013. (2013). Opgehaald van Congrex: www.congrex.com/Libraries/Meet_newsletters/Meet_-_Issue_4__Congrex.sflb.ashx Trends in event decoratie. (2013, juli 29). Opgehaald van eventplanner.be: http://www.eventplanner.be/tv/66_trends-in-event-decoratie.html Trends Report 2013. Geraadpleegd 22 oktober 2013. (2013). Opgehaald van Active Events: http://www.activeevents.com/assets/activeevents+digital+assets/announc ements/pdfs/event+trends+report+2013.pdf Verantwoord drinken op events zit in de lift. (2013, februari 8). Opgehaald van eventplanner: http://www.eventplanner.be/nieuws/5351_verantwoorddrinken-op-events-zit-in-de-lift.html What is a hybrid event? Geraadpleegd op 15 oktober 2013. (2013). Opgehaald van Sonic Foundry: www.sonicfoundry.com/event-webcasting/hybrid-event www.encyclo.nl/begrip/hybride. (sd). www.encyclo.nl/begrip/hybride
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Opgehaald
van
Encyclo:
Bachelorproef
50
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
51
Bijlages Bijlage 1: Event Monitor Q3 2013 Bijlage 2: My Smart Event Network - Minigids Event Network
Anne-Lore Velghe
2013 – 2014
Bachelorproef
