De risico s van. medische technologie. Conclusie: alles moet anders. Nieuw. Vier noviteiten op medisch gebied > pagina 14

Nummer 4 . juli 2011

10 steeds complexer:

medische apparatuur onderhouden

13 De klinisch fysicus vertelt over 16 ICT inkopen is behoorlijk samenwerken met de inkoper ingewikkeld



De risico’s van medische technologie Conclusie: alles moet anders Nineovitueitw en op

Vier ebied medischginga 14 > pa

Er warmpjes bij HilverZorg, overkoepelende organisatie voor ouderenzorg en geestelijke gezondheidszorg voor ouderen, koopt haar energie al jarenlang in via Intrakoop. Trinette Boer, medewerker inkoop: “Natuurlijk vanwege kostenbesparing, maar hun kennis is minstens zo belangrijk. Zo’n energieaanbesteding, die ze voor ons organiseren. Daar zitten zo veel haken en ogen aan. Wij hebben daar de tijd én de kennis niet voor. En dan is het heerlijk dat je kunt terugvallen op een organisatie, die dat voor ons uitzoekt en ook nog eens door hun inkoopstrategie de beste prijs weet te realiseren. Intrakoop is ook al zo lang op onze markt actief… Ze weten met wie ze te doen hebben, wie wij zijn. Dat is ons veel waard.” Trinette Boer, medewerker inkoop HilverZorg

Samen maken we goede zorg beter betaalbaar Bij uw zorgorganisatie telt elke euro. U wilt de totale kosten van middelen en diensten zo ver mogelijk terugdringen. Intrakoop ondersteunt u daarbij. Denkt u na over innovatieve inkoopprocessen, inkoopstrategieën en raamovereenkomsten? Intrakoop heeft ze al voor u bedacht en in het leven geroepen. Of we ontwikkelen ze samen met u. Zodat u kunt kiezen uit de inkoopoplossing die het beste bij uw organisatie past. We rusten niet voordat we de gunstigste voorwaarden voor u uit het vuur hebben gesleept. Samen met u doen we er alles aan, om goede zorg beter betaalbaar te maken.

www.intrakoop.nl

mei 2011

inhoud

Medische technologie onderzocht De conclusie is pijnlijk: alles moet anders. Drie leden van de onderzoeksgroep vertel­ len over de risico’s en de oplossingen.

6

›

V/A Ben ten Voorde werkt als klinisch fysicus in Tergooiziekenhuizen en is de rechter­ hand van de inkoper. “De inkoper en ik moeten elkaar goed aanvullen.”

13

›

Concept & realisatie Axioma Custom Media Tel: (035) 548 81 40 In opdracht van NEVI ISSN 1572-1051 Redactieadres Axioma Custom Media Postbus 176, 3740 AD Baarn Tel: (035) 548 81 40 Fax: (035) 542 58 20 E-mail: [email protected] Redactieraad Meindert Engwerda (Flevoziekenhuis) Guus van den Tweel (St Jansdal) Annemiek ten Brink (Tergooiziekenhuizen) Jan Bos (LNAG) Addie Bouwman Wiebeke Sittrop (NEVI) Suus van Geffen­­(Axioma) Advertentie-exploitatie Axioma Custom Media afdeling sales Tel: (035) 548 81 54 Adverteren in inSkoop Sluitingsdata van nr.5 - 2011 Reserveren: 17-08-2011 Aanleveren: 24-08­­-2011 Abonnementen Springer Media b.v. Postbus 246 3990 GA Houten Tel: (030) 638 37 36

Waarheen leidt de weg van ICT-inkoop? ICT inkopen is geen sinecure. De techni­ sche mogelijkheden zijn immers groot. Een routebeschrijving door het doolhof van technische mogelijkheden.

16

›

Gezocht:

redactieleden voor InSkoop In de redactieraad van inSkoop is ruimte voor nieuwe redactieleden. De redactieraad bestaat uit inkopers van zorginstellingen, die tijdens de redactievergadering meepraten over de inhoud van inSkoop en – desgewenst – zelf ook schrijven. De redactieraad komt zes keer per jaar bijeen. Bent u inkoper bij een zorginstelling en lijkt het u leuk om mee te praten over het magazine? Weet u wat inkopers willen lezen in hun vakblad en barst u van de artikelideeën? Stuur dan een e-mail met wat meer informatie over uzelf (werkervaring, motivatie, contactgegevens) naar Ton van Geijlswijk, netwerkmanager: [email protected].

Vooral inkopers met Care-werkervaring worden uitgenodigd te reageren.

InSkoop is een uitgave van Axioma Custom Media en verschijnt zes keer per jaar. Leden van NEVI Zorg kunnen inSkoop ontvangen bij hun lidmaatschap. Een ‘los’ jaarabonnement bedraagt € 62,- (incl.BTW). Wilt u een ‘los’ abonnement afsluiten? Stuur een e-mail naar: [email protected]. Het abonnement wordt per kalenderjaar verlengd tenzij het twee maanden voor afloop van het kalenderjaar schriftelijk wordt opgezegd. Mutaties en/of opzeggingen van abonnementen van leden van de verenigingen, bij: NEVI : [email protected] VHIG : www.vhig.nl NVLO : www.nvlo.nl

en verder Nieuws Actualiteiten uit de zorginkoop

4

Onderhoud van medische apparatuur Dat wordt steeds complexer 10 Trends Vier medische noviteiten 

14

LNAG De assortimentscoördinator denkt mee over innovaties 

20

juli 2011

3

nieuws Is u iets opgevallen binnen uw vakgebied? Mail het naar [email protected]

Hoe professioneel is uw afdeling Inkoop? ›In opdracht van Agentschap NL is

onderzocht welke technieken het meest geschikt zijn om energie op te wekken uit ziekenhuisafval van UMC Utrecht. De financiële haalbaarheid blijkt sterk afhankelijk van het afvalvolume. Bron: Skipr

Onlangs heeft Berenschot de benchmark Inkoop in de zorg 2011 gepubliceerd, waarmee zorginstellingen de professionaliteit van hun afdeling inkoop kunnen vergelijken met die van andere zorgcentra. Berenschot ontwikkelde een model voor zelfbeoor­deling. Aan de hand van een vragenlijst wordt een scherp beeld verkregen van de inkooporganisatie en de verbeteringsmogelijkheden op vele tientallen onderwerpen. De benchmark is gebaseerd op circa tachtig door NEVI-leden ingevul­de vragenlijsten, die zijn geanalyseerd door Berenschot Public Procurement en de Vakgroep Informatiekunde van de Universiteit Utrecht. Met deze benchmark is een gedegen beeld verkregen van de mate van professionaliteit van inkoop in zorginstellingen. De generieke conclusies van de benchmark heeft Berenschot verwerkt in Inkoop in de zorg 2011. De benchmark is gratis digitaal beschikbaar als pdf op www.nevi.nl en op www.berenschot.nl.

›De Nederlandse gezondheidszorg is

nog niet klaar voor de toestroom van vreemd kapitaal. Begrippen als winst en rendement horen volgens Nederlanders niet thuis in de zorg, aldus hoogleraar Bart Berden in het Financieele Dagblad.

›De NEVI PMI™ steeg in april naar 59.2, het op twee na hoogste cijfer sinds de PMI van start ging. De productie­ omvang nam in april fors toe en ook de werkgelegenheid groeide sterk.

›DPA Supply Chain en NEVI gaan

samenwerken aan verdere professionalisering van de inkoopfunctie. DPA Supply Chain zal investeren in de ontwikkeling van haar specialisten. Ook worden de onderzoeken Best of Public Procurement (BoPP, gestart op 1 april) en Best of Supply Chain (in 2012) gezamenlijk uitgevoerd.

›Brancheorganisatie ActiZ adviseert haar leden in geen enkel geval zelfstandigen zonder personeel in te zetten, omdat een zzp’er niet dezelfde zorg kan leveren en verantwoorden als een zorginstelling kan. Dat meldt Zorgvisie, dat over interne stukken beschikt.

›Rectificatie: NEVI Publiek-voorzitter

Jan Telgen volgt Bep Wijnties op (i.p.v. Bep Wijntjes, zoals in inSkoop 3 stond).

4

juli 2011

VWS kampt met een

tegenvaller van

1.400.000.000 euro op de begroting. Dit bedrag is lager dan het cijfer van

2.000.000.000 dat in de pers circuleerde.

column Addie Bouwman werkt als zelfstandig projectmanager/adviseur.

Agenda Nyenrode Congres 2011 21 | 09 | 2011 Kosten: € 0 (leden) / € 125 (niet-leden) Locatie: Nyenrode Business Universiteit in Breukelen Meer informatie: www.nevi.nl Inkoopprofessionalisering en benchmarking in de zorg 26 | 10 | 2011 Kosten: € 609 (leden) / € 700 (niet-leden) Locatie: Regardz Berghotel in Amersfoort Meer informatie: www.nevi.nl

International Supply Management Congres 15 | 12 | 2011 en 16 | 12 | 2011 Locatie: Amsterdam RAI Meer informatie: www.supplymanagementcongres.nl Meer interessante bijeenkomsten op www.nevi.nl

Twee zorgcentra minder in ZorgLinck Zorgcentrum Sint Elisabeth uit Roosendaal en zorgcentrum De Breedonk uit Breda maken niet langer deel uit van ZorgLinck. Dat meldt BN De Stem. ZorgLinck is een samenwerkingsverband tussen, oorspronkelijk, zeven zorginstellingen uit West-Brabant, die de afgelopen twee jaar samenwerkten op het gebied van inkoop, opleidingen en ICTprojecten. De Breedonk is afgehaakt omdat de samenwerking te weinig resultaat opleverde. Voor Sint Elisabeth geldt dat het zich liever zou beperken tot het uitwisselen van informatie. “Samenwerken op een nauwere

basis heeft voor ons als kleine zorg­organisatie niet veel zin", zegt directeur Pieter Klijn. ZorgLinck betreurt dat de twee instellingen uit de samenwerking zijn gestapt. "Het is een gemiste kans”, aldus woordvoerder Ad Jongmans. “De kwaliteitseisen lopen alleen maar op en dat vraagt investeringen. Daarvoor zijn deze twee centra op zichzelf eigenlijk te klein." Ook bij regionaal overleg kan een onderlinge samenwerking van pas komen. "ZorgLinck praat dan met één mond. Daarmee sta je sterker."

"De GGZ heeft met een structure shock te maken,"

Wist u dat... ... er in Europa in de afgelopen vijftien jaar tien­ tallen kinderen (ongeveer een touringcar vol) ernstig letsel hebben opgelopen (en een groot aantal zelfs dodelijk letsel), doordat sonde­ voeding via de driewegkraan in het bloedvat is gespoten? ... een deel van de Nederlandse ziekenhuizen nog steeds geen adequaat systeem heeft inge­ voerd om dit te voorkomen? ... in de Nederlandse zorg iedere dag een aantal mensen perslucht krijgt toegediend in plaats van zuurstof? Deze inSkoop is niet voor niets geheel gewijd aan medische technologie. De komende jaren staat dit onderwerp prominent op de agenda’s van de overheid, de raden van bestuur, inkoop, leveranciers en alle beroepsbeoefenaren. Vanuit veiligheidsmanagement en kostenbe­ heersing zullen processen worden ingevoerd, verbeterd en aangescherpt. In 2008 verscheen de SGZ 2008: Risico’s van Medische Technologie onderschat. Vervolgens zijn er Kamervragen gesteld en schreef Ab Klink, toenmalig minister van VWS, een plan van aanpak waarin hij verschillende maat­ regelen aangekondigde en de ziekenhuizen en onderwijsopleidingen in de zorg opriep tot actie. De Orde van Medisch Specialisten schreef een leidraad over de toepassing van medische technologie. Verschillende beroepsen brancheorganisaties werken aan convenan­ ten, procedures en werkafspraken. En nu, juli 2011, vers van de pers: het rapport van de Expertgroep Medische Technologie: Medische Technologie at risk. Hierin worden de uitkomsten gepresenteerd van het onderzoek dat de expertgroep deed naar de risico’s van medische technologie. Uiteraard staan in het rapport ook de mogelijkheden beschreven om deze te voorkomen of te reduceren. In april van dit jaar is het rapport al aan een bescheiden gezelschap gepresenteerd en werd unaniem besloten met de uitkomsten aan het werk te gaan. Onderling zal veel samengewerkt moeten worden om een veilige en efficiënte toepassing van medische technologie mogelijk te maken. Daarvoor zijn de juiste connecties essentieel.

aldus Altrecht-bestuurder Richard Janssen. Hij laat in Intrakoop zijn licht schijnen over inkopen binnen de GGZ. Lees het hele artikel op www.skipr.nl (zoek op Intrakoop).

juli 2011

5

coverstory

onderzoek naar risico's van medische technologie

Au!

Medische technologie wordt nogal eens verkeerd toegepast, met soms fatale gevolgen. Een groep experts deed onderzoek en komt met pijnlijke conclusies: alles moet anders. Er lijkt voor Inkoop een rol weggelegd bij het oplossen van de problemen.

6

juli 2011

risico's van medische technologie René Drost Directeur van NAMCO Healthcare Technology, tot januari 2011 Hoofd Instrumenteel Bedrijf van het AMC.

“

MichaËl Lansbergen Klinisch fysicus en stafbestuurder bij ­Ziekenhuisgroep Twente.

Er zijn tienduizenden disposables. het gebruik ervan is grotendeels een kwestie van 'zoek het maar uit'

”

Enkele tientallen per jaar. Zoveel mensen overlij­ den in Nederlandse ziekenhuizen door ondermeer toepassingsfouten, onbekwaam personeel en gebrekkig onderhoud. Logistieke knelpunten in de keten maken de situatie er niet beter op. Ook is de informatie over incidenten vaak onvolledig, niet transparant of moeilijk toegankelijk. Deze conclusies komen van de Expertgroep Medische Technologie (EMT), die in januari 2010 is geformeerd door het ministerie van VWS. De Expertgroep kreeg de opdracht de risico’s van medische technologie in kaart te brengen en daar­ naast praktische, snel toepasbare risicoreduce­ rende maatregelen te bedenken. De expertgroep heeft zijn conclusies onlangs aan de Tweede Kamer aangeboden. Zoek het maar uit “Laaghangend fruit hebben we nauwelijks gevon­ den”, zegt EMT-lid Addie Bouwman, gepokt en gemazeld als assortimentscoördinator in het UMCG, nu zelfstandig adviseur medische techno­ logie. “De meeste problemen die we hebben geïdentificeerd, zijn structureel en behoeven dus een structurele aanpak. Het veld van de medische hulpmiddelen is vele malen groter dan dat van de farmacie, in de ziekenhuizen gaat drie keer zoveel geld om, maar het is nauwelijks geregu­ leerd. Er circuleren tienduizenden verschillende disposables. Hoe je die toepast, is grotendeels een kwestie van ‘zoek het maar uit’. Ieder zieken­ huis zou op zijn minst een materiaaladvies­ commissie moeten hebben, die ervoor zorgt dat de juiste spullen worden ingekocht. En personeel moet verplicht worden bekwaamd in het oordeel­ kundig gebruik ervan.” Bijna wekelijks roepen producenten wereldwijd producten terug omdat er mogelijk iets mee mis is. Het kan een medisch hulpmiddel betreffen, maar ook een voedingssupplement. Voor de patiënt- en bedrijfsveiligheid is het cruciaal dat hier onmiddellijk op wordt gereageerd. “Het duurt te lang voordat de boodschap de juiste persoon bereikt”, zegt EMT-lid René Drost, directeur van NAMCO Healthcare Technology. “Bij een recall weet de leverancier vaak niet met wie in het zie­

kenhuis hij zaken moet doen”, zegt hij. Er worden berichten naar diverse adressen in het ziekenhuis gestuurd, in de hoop dat iemand actie onder­ neemt. Met vaak als resultaat dat niet wordt gehandeld, omdat de ontvangers denken dat iemand anders het oppakt. Hier ligt een belang­ rijke taak voor de afdeling Inkoop. Er is immers per definitie een contractuele relatie tussen het ziekenhuis en de leverancier. Inkoop hoort dat in dossier te hebben. Voor zover dat nog niet het geval is, moeten we ernaar streven dat Inkoop bij een recall het point of entry is en de centrale regie heeft.” Copy paste Door de razendsnel toenemende complexiteit van medische technologie wordt de context waarin apparaten opereren steeds belangrijker, stelt EMT-lid Michaël Lansbergen, als klinisch fysicus en stafbestuurder verbonden aan Ziekenhuisgroep Twente. “Niet alle relevante stakeholders worden standaard bij het aanschaftraject betrokken, waardoor zich allerlei problemen voordoen bij de installatie en implementatie van de apparatuur,” zegt hij. “Dit kan leiden tot suboptimale maar ook risicovolle aankopen. Het apparaat kan op de plek waar het staat bijvoorbeeld onvoldoende worden gekoeld. Het blijkt niet te communiceren met randapparatuur. Of het kan juist allerlei dingen die helemaal niet nodig zijn, waardoor het risico op fouten mogelijk toeneemt. Inkoop zou er mede op moeten toezien dat de functionaliteit en veilig­ heid van aan te kopen technologie ook in de keten gewaarborgd is. Bundeling van expertise is daarbij een kernbegrip. Cruciaal maar helaas nog niet van­ zelfsprekend is dat Inkoop zorgt voor een gede­ gen Programma van Eisen, dat tot stand is geko­ men op basis van input van alle partijen die bij het product betrokken zijn. De klinisch fysicus blijkt vaak een uitstekende intermediair te zijn tussen de betrokken disciplines, dus hij of zij is voor Inkoop een belangrijk aanspreekpunt.” Nu worden PvE’s volgens Lansbergen vaak domweg met wat copy-paste-werk gekopieerd. “Daardoor zijn ze niet toegesneden op de specifieke situatie, met alle gevolgen en veelal extra kosten van dien.” ›

6

categorieën Dit onderzocht de Expertgroep Medische Technologie: De focus van de Expertgroep lag op de volgende categorieën: n Niet-actieve implantaten n Actieve implantaten n In-vitro diagnostica n Disposables n Elektromechanische hulp­middelen n thuiszorg­technologie

Risico’s en adviezen Niet-actieve implantaten Belangrijkste risico’s: slijtage, ongewenste weefselreactie, dislocatie, inbrengfouten, incorrecte plaatsing (al dan niet door noodzakelijke improvi­ satie omdat juiste implantaat niet op voorraad was). Advies: reductie van menselijke fouten door protocollering, checklists en verbetering van voorraadbeheer. Invoering van een registratiesysteem zoals in Scandinavië. Actieve implantaten Belangrijkste risico’s: beïnvloeding door elektromagnetische velden en administratieve fouten. Alleen oudere typen pacemakers vertonen technische risico’s. Advies: Protocollering, heldere afspra­ ken, ondersteuning door ICT.

juli 2011

7

Infection Management

Ook bij spoedeisende situaties helpt HARTMANN Infection Management patiënten en verplegend personeel optimaal te beschermen tegen infecties.

Afdekmaterialen

Operatiemutsen en maskers

Disposable instrumenten

Operatie handschoenen

Operatiejassen

OK verbandstoffen

Procedure-trays

Onderzoekshandschoenen

www.paulhartmann.nl

risico's van medische technologie Addie Bouwman Zelfstandig adviseur medische technologie, voorheen assortimentscoördinator in het UMCG.

Onderhoudscontract René Drost wijst met Lansbergen op nog een inkoopgerelateerd veiligheidsaspect dat voort­ vloeit uit de toenemende complexiteit: het onder­ houd wordt steeds vaker uitbesteed aan externe partijen, waardoor onduidelijkheden kunnen ont­ staan. Het grootste risico is dat het apparaat door gebrekkige afspraken gewoon niet wordt nage­ zien. Drost: “Uitbesteden is prima. Sommige apparaten zijn dermate specifiek dat het eigen personeel een te uitgebreide nascholing moet ondergaan om ze kunnen onderhouden. Maar wat nogal eens wordt vergeten, is dat het uitbestede werk moet worden vastgelegd in onderhoudscon­ tracten, die vervolgens periodiek moeten worden herzien. Het ziekenhuis en de leverancier moeten samen bezien of het contract nog steeds aan de wensen voldoet. Een contract dat leidt tot tevre­ den klanten in het ziekenhuis is immers een winwinsituatie. De afdeling Inkoop heeft historische kennis in huis op het vlak van contracten en moet dus een dominante rol spelen.” Fröbelklasjes Inkopers in de zorg kopen anno 2011 niet alleen goederen in, maar ook de trainingen die nodig zijn om de complexe apparatuur te gebruiken en te onderhouden. “Voor het borgen van de patiënt­ veiligheid is het essentieel dat gebruikers van medische apparatuur en technici die de appara­ tuur onderhouden aantoonbaar bevoegd en bekwaam zijn”, zegt René Drost. “Voordat er sprake mag zijn van zelfstandig bedienen of onderhouden, moeten er dus trainingen worden gevolgd. Net als voor apparatuur en andere zaken die door het ziekenhuis volgens een vastgestelde procedure worden aangeschaft, geldt ook voor die opleidingen en trainingen dat ze het inkoop­ proces moeten doorlopen. Alleen, welke eisen moeten er aan de trainingen worden gesteld? Waaraan moet een opleidingsinstantie voldoen? En wie erkent die opleidingsinstanties? Op al die vragen bestaan momenteel geen duidelijke ant­ woorden. Dit is echt nog een braakliggend terrein, dat snel ontgonnen en gereguleerd moet worden.” Addie Bouwman benadrukt dat zulke trainingen in de toekomst verplicht gevolgd moeten worden. Liefst ziet hij dat ze worden afgesloten met een toetsingsmoment. “Nu zijn veel trainingen, met alle respect, fröbelklasjes. Een instructeur geeft vitale informatie over de eigenaardigheden van bijvoorbeeld een nieuw type infuuspomp. De instructie begint met twintig mensen, maar de een na de ander wordt opgepiept en uiteindelijk zitten vijf medewerkers de rit uit. Dat betekent dat maar vijf mensen hebben meegekregen dat de betref­ fende pomp op een cruciaal punt afwijkt van de daar gebruikelijke pompen. Iedereen denkt het allemaal wel te weten of het zelf uit te kunnen vogelen, maar hierdoor gaan dagelijks dingen mis of bijna mis. En als het echt fout gaat – denk aan

een sterfgeval doordat voeding intraveneus wordt toegediend – heeft de fabrikant het gedaan. Dat is natuurlijk niet reëel. Fouten zijn slechts zelden te wijten aan de techniek, wel aan het design. De vrijblijvendheid van producttrainingen is niet meer van deze tijd.” Punten en komma’s Maar om misverstanden te voorkomen: het is niet zo dat fabrikanten helemaal geen blaam treft. Op het gebied van de standaardisatie maken ze er wat Bouwman betreft een potje van. “Autofabri­ kanten hebben bijvoorbeeld afgesproken dat het gaspedaal altijd rechts zit. Dat soort universele afspraken ontbreekt nogal eens in de medische technologie. Op de Intensive Care kan een ver­ pleegkundige in de haast een vacuüm- en een zuurstofslang verwisselen, omdat de aansluitingen identiek zijn. En dus gebeurt dat.” Klinisch fysicus Michaël Lansbergen knikt instemmend. “In de industrie hebben machines standaard een groene aan-knop en een rode uit-knop. Bij medische apparatuur worden alle mogelijke kleuren gebruikt en de bedieningselementen kunnen op de gekste plekken zitten. Een andere bron van misverstan­ den zijn punten en komma’s op displays. Een Amerikaans apparaat zet in een getal een punt waar wij een komma plaatsen. Als je dat niet weet, kun je heel foute waarden uitlezen. Hoewel het gebrek aan standaardisatie deels voortkomt uit begrijpelijke concurrentieoverwegingen, is het hoog tijd dat we bepaalde dingen op mondiaal niveau hetzelfde gaan doen. Maar ook binnen instellingen zal dit opgepakt moeten worden.” n

“

Een Amerikaans apparaat zet in een getal een punt waar wij een komma plaatsen. Als je dat niet weet, kun je heel foute waarden uitlezen

”

meer Risico’s en adviezen In-vitro diagnostica Belangrijkste risico’s: laag kwaliteitsen prijsniveau van tests, mogelijkheid tot vals positieve of vals negatieve uitslagen, ontoereikende gebruiks­ aanwijzingen, onjuist gebruik en niet opgemerkte meetfouten. Advies: verscherpte wet- en regelgeving. In- en externe kwaliteits­ controles bij laboratoria. Disposables en chirurgisch instrumentarium Belangrijkste risico’s: risico’s door problemen met aansluitingen, gebrek­ kige steriliteit en reiniging en onduide­ lijke of slecht leesbare instructies. Advies: ‘foute’ connecties moeten onmogelijk worden door gewijzigd ontwerp. Standaard kleurcodering invoeren ter bestrijding van het Spaghetti Syndroom. Inkoop van disposables volgens goedgekeurd Programma van Eisen. Reductie van het aantal verschillende typen producten binnen een zorginstelling. Elektromechanische hulpmiddelen Belangrijkste risico’s: onzorgvuldige omgang met elektriciteit, onzorgvuldige instelling/aflezing van infuuspompen, suboptimale omgang met elektro­ mechanische bedden. Advies: betere instructies; zorgvuldig registreren, beheren en onderhouden van de apparatuur. Maak duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke appara­ tuur. Thuiszorgtechnologie Belangrijkste risico’s: ondoordacht overhevelen van technologie uit profes­ sionele omgeving naar thuissituatie, overdrachtsfouten en onervarenheid van ‘thuiszorgers’ met technologie. Advies: checklists en draaiboeken voor transfer van zorginstelling naar thuis­ situatie. Instructie van gebruikers en installering helpdesk. Voorkom grote diversiteit aan apparatuur.

juli 2011

9

academisch versus algemeen Klinische fysica is het vakgebied waarin fysische (natuurkundige) methodieken ­in de gezondheidszorg worden toegepast.

Van schroef & moer De tijd van 'steeksleutel 11' ligt achter ons. Het beheer en onderhoud aan medische apparatuur wordt steeds complexer. Wat betekent dat in de dagelijkse praktijk? Een blik achter twee schermen.­

€ naar bits & bytes

10

juli 2011

apparatuur en Onderhoud www.nvkf.nl Ziekenhuistechnici en klinisch fysici maken zich samen sterk voor veiligheid van medische apparatuur in Nederland.

Apparatuur en onderhoud in het academisch ziekenhuis Hans Huisman is hoofd Support binnen de afdeling fysica en medische technologie van VU medisch centrum Amsterdam. Hij is verant­ woordelijk voor het technisch beheer en support van alle medische apparatuur in VUmc. “Wij werken al jaren met een centraal budget. Met zo’n 16.000 apparaten in beheer ter waarde van 180 miljoen euro en met een jaarlijks budget voor onderhoud van 7 miljoen hebben we een behoorlijke draagkracht om risico’s te spreiden. Kosten worden met de afdelingen binnen VUmc verrekend op basis van gemiddelden. Dit voorkomt onverwachte hoge kosten voor de afdeling. In een dienstverleningsovereenkomst worden met de afdelingen afspraken vastgelegd over de omvang en kwaliteit van de te verlenen diensten. VUmc heeft een eigen medische instrumentele dienst met 38 mensen. Daarmee vangen we het grootste deel van het onderhoud op. Bij gespecialiseerde apparatuur waarvan we de expertise niet in huis hebben, onderzoeken we altijd eerst de mogelijkheden tot opleiden en trai­ nen van eigen personeel. Pas als dat geen optie is,

kiezen we voor onderhoud door de leverancier op contractbasis. De omvang van het centrale budget stelt ons in staat om dure, onvoorziene reparaties van circa 60.000 euro zelf te dragen. Hierdoor is het vaak niet nodig een all-in contract af te sluiten. Uitzonderingen vormen systemen met zeer kost­ bare componenten, duurder dan 100.000 euro, zoals MR- of CT-apparatuur. Het contractbeheer houden we in VUmc in één hand, waardoor er met leveranciers gunstige afspraken kunnen worden gemaakt, bijvoorbeeld over een kwantumkorting. Het is onze ervaring dat een centrale aanpak een besparing kan opleveren van twintig procent op het totaal aan contract­kosten. Voorwaarde daarbij is natuurlijk wel dat gestreefd wordt naar minimalisering van het aantal all-in onderhoudscontracten en naar maximalisering van schaalvoordelen. Overigens is de basis van waaruit we kiezen voor een bepaalde vorm van onderhoud nooit enkel en alleen financieel. De veiligheid voor patiënt en gebruiker staat altijd voorop, naast de continuïteit van de bedrijfsvoering.”

vs

Apparatuur en onderhoud in het algemene ziekenhuis Hugo Spruijt is klinisch fysicus in het Spaarne Ziekenhuis in Hoofddorp. “Wij hebben in vergelijking met een academisch ziekenhuis veel minder medische apparatuur. Globaal gaat het bij ons om 3000 apparaten met een waarde van ongeveer 70 miljoen­. Beslissingen over aanschaf en onderhoud van complexe medische apparatuur worden in het Spaarne Ziekenhuis genomen in multidisciplinaire teams. De afdeling Klinische Fysica heeft daarin een adviserende en sturende rol. Tijdens het aanschaftraject wordt door de afdeling medische instrumentatie een risicoinventarisatie gemaakt en op basis daarvan wordt het onderhoudsregime vastgesteld. Bij voorkeur houden we het onderhoud in eigen beheer, maar onze capaciteit is beperkt. We hebben zes FTE medisch technici in dienst. Daarbij zien we dat het onderhoud steeds complexer wordt. Steeds meer medische apparatuur maakt gebruik van software en is aangesloten op het netwerk. Technici moeten tegenwoordig ook kennis hebben van ICT. Idealiter vindt er een kruisbestuiving plaats tussen medisch technici en ICT-medewerkers, die al begint bij het nadenken over nieuwe apparatuur.

Vaak kiezen we ervoor om het eerstelijns onderhoud bij de medisch technische dienst te houden en een tweedelijns contract met de leveranciers af te sluiten. Bij complexe apparatuur maken wij veel gebruik van all-in contracten. Net als het VUmc werken we met een geoormerkt budget voor vervanging van de apparatuur. Bij uitbrei­ding van apparatuur die gebruikmaakt van nieuwe technieken, is het uitgangspunt dat de aanschaf meer oplevert dan dat het kost. Niet per se financieel, maar ook in de vorm van kwaliteits­verbetering voor de patiënt. In een aanschaf­traject gaan contacten met de leverancier via inkoop. Wanneer een apparaat eenmaal in gebruik is, coördineert de medische technische dienst het onderhoud. Die houdt bij welke kosten aan apparatuur worden gemaakt. We zouden graag het contractbeheer, dat nu niet eenduidig is belegd, transparanter maken. Inkoop, de finan­ ciële afdeling, de zorg­managers, onze eigen afdeling, we hebben allemaal onze eigen over­ zichten, maar we willen dit samen­brengen in één systeem. Wat betreft eenduidig­heid en admini­ stratie zou dat veel winst opleveren.” n

70%

Zoveel is het geïnvesteerde vermogen van medische apparatuur in het VUmc gestegen tussen 2000 en 2010.

geen papiertje te vinden Het Spaarne Ziekenhuis in Hoofd­ dorp is als eerste ziekenhuis in Nederland volledig digitaal. “We maken en bewaren steeds meer patiënten­data”, vertelt Hugo Spruijt, klinisch fysicus. “Vooral veel beelden; de afgedrukte röntgenfoto’s zijn verdwenen. Dankzij de enorme reken- en opslagcapaciteit van de huidige computers maken we tegenwoordig eenvoudig kwali­ tatief hoog­waardige driedimen­ sionale weergaven van het lichaam. In de operatie­k amers worden van minimaal invasieve chirurgische ingrepen digitale video-opnames gemaakt. De enorme hoeveelheid extra data brengt weer nieuwe vragen met zich mee. Hoe slaan we die gegevens veilig op? Hoe lang bewaren we ze en belangrijker nog: hoe waarborgen we de privacy van de patiënt?”

Risico of niet? Voor alle medische apparatuur in Nederland wordt een risicoklasse bepaald. Maatgevend is het risico dat de patiënt en de gebruiker lopen bij een behandeling of onderzoek. De risicoklasse vormt de leidraad voor het onderhoudsregime­. Risico­gebieden die worden onderscheiden zijn: de functie, de potentiële schade in geval van defect, de herhalingstijd van planmatig onderhoud, de kans op storingen en het gebruik. Defibrillators en beademings­toestellen vallen bijvoorbeeld onder de hoogste risicoklasse en computer­monitoren en manuele bloeddrukmeters hebben een risicoklasse ‘laag’.

juli 2011

11

*smith&nephew RENASYS™-F/P Foam wondsets met port

*smith&nephew RENASYS™ Negatieve druktherapie

Voor flexibiliteit en gemak Eén bedrijf... twee interfaces

twee oplossingen

*smith&nephew RENASYS™ Negative Pressure Wound Therapy

*smith&nephew RENASYS™ EZ PLUS Negatieve druktherapie

RENASYS-G

RENASYS-F/P

RENASYS-F/AB

RENASYS EZ Plus

RENASYS GO

*smith&nephew RENASYS™-F/AB Abdominale wondset

Wondverzorging Smith & Nephew B.V. Postbus 525, 2130 AM, Hoofddorp T 020-6543999, F 020-654938 www.smith-nephew.nl/wound

Smith & Nephew N.V.-S.A. Kareelovenlaan 3B, 1140 Brussel T 02 702 29 81, F 02 702 29 04 www.smith-nephew.be/wound

www.npwt.com wmNL-02-11-007 ™ Handelsmerk van Smith & Nephew

*smith&nephew RENASYS™-F/P vraag / antwoord

spraakmakers

Kit de pansement en mousse avec port d'aspiration Deze keer geen inkoper aan het woord, maar zijn rechterhand: de klinisch fysicus. Ben ten Voorde is medeverantwoordelijk voor Sander Koning

het investeringsbeleid en de kwaliteitsborging van alle medische technologie binnen Tergooiziekenhuizen.

*smith&nephew RENASYS™

V/A

Thérapie par pression négative

*smith&nephew RENASYS™ Negative Pressure Wound Therapy*

Ben ten Voorde, klinisch fysicus:

“Ik*smith&nephew ben neutraal en RENASYS™ EZ kijk PLUS verder dan de inkoper doet” Thérapie par pression négative

Deze keer geen inkoper aan het woord, maar zijn rechterhand: de klinisch fysicus. Ben ten Voorde is mede verantwoordelijk voor het investeringsbeleid en de kwaliteits­ borging van alle medische techno­ logie binnen Tergooiziekenhuizen.

*smith&nephew RENASYS™-F/AB Kit de pansement abdominal

Wat is je rol precies? “Ik vervul een belangrijke rol in alle vier de levens­ loopfasen van medische apparatuur: investerings­ planning – ook op lange termijn –, aanschaf, imple­ mentatie en gebruik. Ik ben een intermediair tussen de gebruiker, inkoop, financiën, techniek, ICT en bouw. Daarbij vertegenwoordig ik echter primair de belangen van de gebruiker. Ik maak bijvoorbeeld de vertaalslag van de medische eisen aan apparatuur naar het functioneel en technisch programma van eisen in een request for proposal (RFP, red.).” Hoe nauw is de samenwerking met inkoop? “In ons ziekenhuis heel nauw. We spreken elkaar meerdere keren per week. Als klinisch fysicus ben ik meestal al vroeg op de hoogte van gewenste of noodzakelijke investeringen en kan ik inkoop er vroegtijdig bij betrekken. Niet alleen bij de aanschaf, maar ook tijdens het gebruik hebben we regelmatig contact omdat de onderhouds­ contracten door inkoop worden afgesloten. Die moeten soms worden bijgesteld gedurende de gebruiks­jaren.”

Hoe verloopt de samenwerking tijdens een aanschaftraject? “We vormen bij grote investeringen, zoals een CT-scan die we recentelijk hebben gekocht, al vroeg een projectgroep met daarin ook een vertegenwoordiging vanuit de afdelingen radiologie, ICT en bouw. Het heeft bij derge­lijke grote projecten mijn voorkeur dat de klinisch fysicus zo’n projectgroep leidt en niet een gebruiker of een inkoper, want dan zou de nadruk te veel bij de gebruiker of de financiële kant kunnen liggen. Een klinisch fysicus is neutraal en heeft bovendien de neiging breder te kijken naar mogelijk ander gebruik van het apparaat in het ziekenhuis. Zo kan onze CT-scan ook door de cardio­logen worden gebruikt. De laatste fase van het aanschafproces, de afsluitende onder­ handelingen met de leverancier, vind ik altijd een boeiende. Dat gesprek voer ik samen met inkoop en daarin komt het erop aan dat we elkaar vanuit onze eigen rol goed aan­vullen. Samen bepalen we immers de verhouding tussen prijs en kwaliteit, waarbij ik focus op kwaliteit en functionaliteit en de inkoper meer op prijs. Kunnen we korting

krijgen door bepaalde functionaliteit te laten ver­vallen? Hoeveel ruimte zit er in het onderhoudscontract?” Waarin kunnen ziekenhuizen nog verbeteren als het gaat om de aanschaf van medische technologie? “Ik zie dat er soms te weinig oog is voor de total cost of ownership, ook in ons eigen ziekenhuis. Ik neem maar weer de CT als voorbeeld: daar hebben we het onderhoud en de exploitatiekosten voor een periode van tien jaar uitdruk­ kelijk meegenomen in de RFP. Die zijn samen over tien jaar net zo hoog als de initiële investering. Er valt veel te bespa­ren door kritisch te kijken naar welk risico je kunt accepteren, welk onderhoud je zelf kunt doen en wat je onderbrengt bij de leverancier. Alleen als er goed en tijdig onderling overleg is tussen inkoop, medisch technische dienst en klinische fysica kom je tot optimale besluiten.” ■

juli 2011

13

trends Volgens de European Nanomed Round Table zijn er momenteel 45 nanomedische producten op de markt. Zo'n 60 producten, waaronder veel diagnostische methodes, zitten de pijplijn.

Nooit eerder ging de ontwikkeling van de medische technologie zo snel als vandaag. Israëlische wetenschappers ontwikkelden onlangs nano­ computers die kankercellen kunnen opsporen en vernietigen. Die zijn nog niet te koop. Maar de ‘gewone’ medische technologie is ingewikkeld genoeg. Vier noviteiten op medisch gebied.­

What else is new? Zelfdenkende deeltjes: nanotechnologie Met één injectie brengt de dokter miljarden minuscule biologische computers in de bloed­ baan, die constant speuren naar aanwijzingen van kanker en waar nodig direct ingrijpen. Voordat de ‘patiënt’ ook maar iets merkt, wordt de kanker in de kiem gesmoord.

reageerbuiswonder Vorig jaar demonstreerden Israëlische onder­ zoekers het wonder in een reageerbuis. Biologische nanocomputers – kleiner dan een menselijke cel en geprogrammeerd met DNA – detecteerden en elimineerden in een zoutoplossing prostaat- en longkanker. Hoe werken deze experimentele nano-oncoloog­ jes? Ontdekker Ehud Shapiro: “Elke vorm van kanker begint met specifieke afwijkingen op celniveau. Het boodschapper-RNA – een molecuul dat DNA vertelt wat het moet doen – ziet er bij een kankercel anders uit dan bij een gezonde cel. Door het DNA in een nano­ computer moleculair te programmeren, kun je het ‘leren’ zulk specifiek boodschapperRNA te herkennen. En je kunt het instrueren om vervolgens een specifiek molecuul aan te maken dat de kankercel doodt.”

stroomversnelling Nanotechnologie zal een aardverschuiving in de gezondheidszorg teweegbrengen, maar de meeste medische toepassingen zitten nog in de experimentele fase. De gezondheids­ risico’s zijn nog onvoldoende bekend. Toch is Shapiro ervan overtuigd dat zijn vinding op de markt komt. “Ik denk dat de klinische implementatie van nanotechnologie ook plot­ seling in een stroomversnelling zal komen.”

14

juli 2011

medische noviteiten TELE-IC ON YOUTUBE Interview met intensivist Peter van der Voort (OLVG) over Tele-IC: www.youtube.com/ watch?v=B8-iW-m88w4

Monitoren op grote afstand: Tele-IC In 1998 ontdekte de Amerikaanse arts Jerri Nielsen een tumor in haar borst. Ze was op de Amerikaanse onderzoeksbasis op de Zuidpool, 3000 kilometer van het dichtstbij­ zijnde ziekenhuis. Het was winter; het zou nog drie maanden duren voordat de basis weer per vliegtuig bereikbaar zou zijn. Amerikaanse oncologen stelden vast dat Nielsen snel geopereerd moest worden om te overleven.

huzarenstukje Nielsen was de enige arts op de basis. Er was slechts één uitweg: leken zouden haar moe­ ten opereren. Creatieve ICT-mensen brachten met behulp van camera’s en microfoons via het toen nog relatief prehistorische internet een verbinding tot stand met oncologisch chirurgen in de VS. Op hun aanwijzingen verwijderde een team – een ingenieur, een meteoroloog en een kok – de tumor. Het huzarenstukje gaf precies de speelruimte die nodig was. Nielsen overleefde de drie maan­ den en kon thuis volledig worden behandeld.

beeld en geluid Inmiddels is de medische ICT een volwassen professie, die vooral in de VS gemeengoed is geworden. In mei ging de eerste Tele-IC van Europa van start in het MC Zuiderzee in Lelystad. ‘s Avonds, ‘s nachts en in het weekend kan een intensivist vanuit het OLVG in Amsterdam het IC-team in Lelystad aansturen. Peter van der Voort, intensivist in het OLVG: “Tele-IC werkt zo goed dat het voor de intensivist in Amsterdam is alsof hij op de Intensive Care in Lelystad aanwezig is. Door de uitstekende techniek en de hoge kwaliteit beeld en geluid beschikken we over alle data en middelen om de patiënt real time te beoordelen en te behandelen. De medisch specialisten en verpleegkundigen in MC Zuiderzee zijn aanwezig om fysieke handelingen te verrichten.”

De inkoper als transactiedeskundige

Digitale zorg: e-Health

Inkopers in zorginstellingen doen niet meer alleen de aankoop, ze vervullen ook een regisseursfunctie. Meindert Engwerda, hoofd Inkoop in het Flevoziekenhuis in Almere: “Bij de aankoop van medische systemen zijn steeds meer partijen betrokken; specialisten, ICT’ers, producenten. Het is de taak van de inkoper om alle partijen op één lijn te krijgen en kennis te bundelen, zodat het product wordt aangekocht dat het best voldoet aan de eisen van het ziekenhuis.”

In Japan kan een patiënt zijn bloedsuikerwaarden laten meten met een onderhuidse sensor. Die waarden worden digitaal naar zijn medisch dossier gesluisd en geven de arts een exact overzicht.

niet compatible Het grootste verschil met ‘vroeger’ is volgens Engwerda dat stand alone apparatuur vrijwel niet meer voorkomt. “Medische apparatuur staat zelden meer volledig op zichzelf, maar moet kunnen samenwerken met andere apparatuur en met databases. Laparoscopie is een goed voorbeeld. Dat neemt steeds meer de plaats in van open operaties. Die apparatuur vereist meer ondersteunende elektronica dan een scalpel. Een cardioloog kan goede redenen hebben om een bepaald type echo in huis te willen halen, als het apparaat de informatie ver­ volgens niet kan opslaan omdat het niet compatible is met het opslag­ systeem, wordt nie­ mand daar blij van.”

klinisch fysicus

online dossier Handig dus, maar op een grote e-Health-conferentie in Barcelona bleek onlangs dat e-Health bij ons nog niet echt van de grond komt. Wilna Wind van de Nederlandse Patiënten Consumenten Federatie: “Het EPD lijkt er niet te gaan komen en zelfs iets relatief een­ voudigs als een consult via e-mail is nog zeldzaam.” Hoe komt dat? Er zijn vier kernproblemen. De techniek voldoet niet, de doel­ groep weet de weg niet, er wordt geen geld voor vrijgemaakt en de beveiliging is niet optimaal. Toch is het niet allemaal kommer en kwel. Zo is mijnzorgnet.nl, waar onder­ meer ivf-uitslagen online worden aangeboden, een groot succes. Ook mijndiabetes.nl, een portaal waarop diabetespatiënten een dia­ betesdossier kunnen bijhouden, is een geslaagd project. Inmiddels maken ruim 15.000 mensen gebruik van de site, die het hen gemakkelijker maakt om advies te vragen, diabeteshulpmiddelen te bestellen of tussentijds inzage te krijgen in alle declaraties bij de zorgverzekeraar.

In zijn rol van transactiedeskundige heeft de inkoper vooral veel aan de klinisch fysicus, signaleert Meindert Engwerda. “In een als­ maar ingewikkelder technologisch landschap blijkt die steeds vaker de ultieme intermediair te zijn in het traject naar een aankoop. Hij of zij is bij uitstek in staat om de wensen van gebruikers in het ziekenhuis helder te ver­ woorden in het programma van eisen en om hun medisch-technische standpunten, die vaak beste ingewikkeld zijn, te vertalen voor de overige betrokkenen.”

juli 2011

15

kennis en opleiding Richard Heijne den Bak is senior consultant bij Mitopics BV en docent bij NEVI. Hij geeft de NEVI-cursus ICT inkopen.

0 101 1010101010101010 1010 010 01 010 01 1 101 101010101010 10 01 10 101010 0 0 10 1 01 0 0 1 1 0 0 01 10101010101010 101 01 01010 01 01 0 101 01 01 01 010 01 01 01 01 01010101010101010 01 01 0101 01 101 0 01 01010101010101010 01 0101 01 101 01 0 1 01 10 1010 01 10 0 010 01 01 01 01

01

01 01 01 01 01 01 01

voor automatiseringsprojecten. De belang01 01010101010101010101 1 0 010 rijkste belemmeringen bij het uitvoeren van101 0 10 1 ICT-projecten zijn: 1 10 101010

10101 010 0 010 01 1010101 101 › Onvoldoende financiële middelen 0 01 01 10101010101010 1 01 0 010 1 0 1 1 01 1 010 › Te weinig deskundigheid beschikbaar 0 10 0 01 10 1  0 1 1 0 0 1 0 1 0 0 1 10 1010 1 01aanpak 10 0 › Onvoldoende10 planmatige 1 1 010 01 0 0101  10 1 01 0 10 1 › Moeite meerwaarde duidelijk te maken 0 1 1 01 aan0 stakeholders 01 0 1 1 0 10101  101010

010 1 0 1 10

› Te weinig draagvlak binnen organisatie  › Onvoldoende waarborgen voor betrouw-

01

baarheid

010 10 10 1

10101010101 0101010 1 010 0 1 10 10 10 transitielogica 1 (bron: KPMG Information Risk Management 2009)

16

juli 2011

10101010101 1010 010 01 01

Veel zorginstellingen hebben moeite met het opschonen van hun ICT. Grote leveranciers als Quirius, Centric, PinkRoccade, Chipsoft, iSoft, Databalk en Afas beheersen de transitie­logica die daarvoor nodig is.

010101 010101 0101 0 010 101001100101

01 01 0

12%

10101010101010101 1010 010 101 10 10 101010101010 101010 10 10

10101010101010101 010 01010 1 0 1 101 Uit onderzoek blijkt dat 10 0 01 1 0 1 01 0 1 01 10 01 0 1 0 1 1 0 0 1 1 01010 0 1010 0 10 1 1 0 0 0 101 01 1 1 0 0 0 1 10 1 010 10 101010101 0101 01 1010101010 10 0 0 10 1 1 0 0 1 1 1 01 010 1 01 0 101010101010 0 1 0 1 0 0 101 10 101 010 010 1 1 van de zorginstellingen moeite heeft om 1 0 01 01 1 0 de meerwaarde van ICT-projecten duidelijk 0 10 010101010101010 10 0101 te maken aan de stakeholders en dat 101 1 0 1 01 01 elf procent te weinig draagvlak bespeurt

1 10

01010 01010

01 01 01 01 01 01 01 01 01 1 01 01 1

draagvlak

10 10 10 10 10 10 0

Zorg biedt nog te weinig

0101010101010101010 101 0101 010 101 10 010 1 10 0 1 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 10101 01 10 1 0 1 0 101 10 10 0 1 010 10 10 0 10 10 01 10 10 10 1 10 01 01010101010 1 0 1 0 1 0 1 0 1010 01 101 10 0 1 0 101 01 01 01 101 0 0 0 1 0 10 10 1 0 10 10 101 10 10 1 10 10 10 10 0 0 1 01

0 01 01 1 0

101010101010101010 1010 01 101 01 010 1 10 01010101010101010 0 01 1 10 0 1 101 0 1 01 1 010 01 0 01 10 0 1 10 0 10 10 010 10 1 101 0 10 01 10 01 0

0101 010 10 10 10 10 10 10 10 1

inkoop van ICT Van alle bedrijfstakken geeft de zorg het minste geld uit aan ICT: twee tot­vier procent van de omzet. Ter vergelijking: in het bank- en verzekeringswezen gaat vijftien procent van de omzet naar ICT.

Moderne zorg vereist complexe en strategische ICT. Veel zorginstellingen werken met verouderde systemen en hebben een flinke inhaalslag te maken. Hoe vind je als inkoper de weg in de wirwar van technische mogelijkheden?

0101 0101 010 01010101 01 01 010 0 101 101 010 01 101 10101 01 010 010 101 01010101010 01 0 0 0 1 1 1 1 1 1 01 0 0 0 0 0 0 1 0 0 1 1 0 0 101 10101 10 10 10 10 10 01 01 10 10 10 010 10 10 010 0 1 1 1 1 1 1 0 1 1 0 0 1 1 1 0 0 0 0 0 0 1 1 0 0 01010 101 01 10 10 10 10 10 01010 0 1 10 10 101 01 10 10 10 01 01 10 10 10 10 010 10 01 0 1 1 10 10 10 1010101010 0 1 0 1 0 1 10 1 1010 01 010 1

01 101 01010101010101010101 0101 10 1 0 0 1 0 1 010 0 1 10 010 1 0 0 01 101 01 10 0 10 01 10101010 10101010101 01 1 010 1010 0 0 1 1 10 0 0 1 1 0 01 01 10101010101010101010 1 1010 0 10 0 1 1 0 1 0 10 1 0 1 010 10 101 010101010101010 0 10101 101 0 01 1 0 1 0 01 0 1 1 0 1 0 0 1 01 0 01 101 1 0 1 0 010101010101 0 10101 01 010 0 01 1 1 101den Bak is senior consultant bij 10 0 Richard Heijne 0 1 1 01 bij NEVI voor de cursus 10 0 1 1 0 10 0 1 1 Mitopics BV 0 0 01 1 1 0 0 0 1010 en docent 1 1 010 01 ICT-branche als zijn 1 0 0 0 ICT inkopen.10Hij kent de 1 1 1 01 0 101 0 0 1 0 1 0 0 1 1 0 broekzak en beantwoordt prangende ICT-vragen. 0 1 0 0 1 0 1 0 1 1 01 1 1 0 0 0 1 1 0 1 0 Hoe selecteer je een 1ICT-product? 01 10 01 1 0 “Als organisatie moet je kritisch kijken naar wat 0 1 1 0

geleverd aan vergelijkbare instellingen, dan zegt dat iets over wat je kunt ver­ wachten. Ga gerust bij die collega’s kij­ ken hoe het bij hen presteert. Kijk ook goed naar de continuïteit. Is het onder­ houd goed geregeld? Biedt de leveran­ cier oplossingen voor toekomstige ont­ wikkelingen? Leveranciers beschikken over een schat aan productkennis en vertellen je graag alle specificaties van hun producten. Van die gezonde commerciële gretigheid moet je als inkoper strategisch gebruik­maken. Zij zijn gebaat bij tevreden klanten, dus ze zullen graag constructief meedenken. Hier kun je ook veel van leren rondom de aandachtspunten waarop bij de aan­ schaf gelet kan worden. Houd daarbij wel het ambitieniveau in de gaten. Om in autotermen te spreken: als je voor de functies die je nodig hebt prima uit de voeten kunt met een Golfje, is het niet nodig om een Mercedes te kopen. Natuurlijk moet je ook weer niet blind afgaan op de blauwe ogen van de leve­ rancier. Bij grote, ingrijpende aanbeste­ dingen loont het de moeite om hem de gelegenheid te geven om in een proef­ tuin te laten zien dat hij waarmaakt wat hij belooft: een proof of concept. Je legt je dan nog niet vast in licenties, maar geeft de leverancier wel de finan­ ciële ruimte om te laten zien wat hij kan. Allerlei onvoorziene obstakels kun­ nen op die manier worden weggeno­ men. Door de inherente wederzijdse belangen en investeringen ontstaat uit een geslaagde proof of concept niet zelden een strategisch partnerschap.” ›

1 101 10 10 10 10 10 10

je nodig hebt. Inventariseer de wensen van de collega’s die het systeem moeten gebruiken. Het 0101010 1 is 1 cruciaal 0 0 dat je nagaat of er door de aankoop 1 10 samenhang ontstaat of blijft bestaan tussen de 0 verschillende ICT-onderdelen. Een radioloog kan 01 tijdens een bezoek aan een beurs nog zo’n mooi 01 systeem gezien en dat ook in zijn zieken­ 0101 01hebben 010 01willen, 1huis 0 als het niet overweg 101 kan met het 1 0 1 01 System, bestaande Picture Archives Control 0 1 01bij een 0 heeft hij er niets aan. Het is belangrijk 1 01 0 inventarisatie diverse disciplines te betrekken 1 01 0 zoals de ICT-afdeling, specialisten, eindgebrui­ 0 kers, een jurist, beslissers en natuurlijk inkoop zelf. Zo worden onder andere functionele eisen, koppelingen, technische eisen en een goede inkoopstrategie meegenomen in de uitvraag en uiteindelijk de afspraken met leverancier. Daarnaast wordt ook meer draagvlak verkregen in de instelling. Je moet je er ook van vergewissen dat het pro­ duct compatible is met de Nederlandse situatie. Bij de invoering van de DBC’s kochten sommige instellingen een in Nederland nog onbekend ZISsysteem uit het buitenland. Daar heb ik veel ellende van gezien. Niet dat het rotzooi was, maar de buitenlandse en Nederlandse zorgsyste­ men verschillen te zeer om elkaars standaardsoft­ ware één op één te kunnen uitwisselen.”

101010101 1010 010 0 1 0 10 1 0 10 1 0 1 1 10

010 10 10 10 1

1

1 010 101 101 1010 010 1010 01 01 010 1 01 01 010 1 01 01 010

01 01 0

Waarheen leidt de weg van ICT-inkoop?

01 0

01

1 1010 010 01 010101010101010101101 1 0 10101 0101 010 01 101 0 1 0 1 1 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 1 1 0 0 0 1 1 0 10101 1 010 1010 10 101 101 010 10 01 1 10 0 1 0 101010101010101010110 01 01010 1010 01 101 1 0 1 1 0 10 10 0 1 10 10 01010101010101 0 10101 01 0101 0 1 1 0 01 01 10

Hoe kies je een leverancier? “Kijk om te beginnen naar zijn track record. Als een leverancier een soortgelijk product heeft

juli 2011

17

w eu Ni “Mijn vriendje Daan

is ziek. hij ligt al lang in het ziekenhuis. Gelukkig logeren zijn ouders in het Ronald McDonald Huis en zijn ze altijd dichtbij. Dat vindt Daan heel fijn!”

Voor €5,- per maand brengt u zieke kinderen en hun ouders dicht bij elkaar. Word nu donateur van het Ronald McDonald Kinderfonds.

Voor meer informatie www.heijnemanmedical.nl

www.kinderfondsknuffels.nl

Adverteren in inSkoop Uw product onder de aandacht brengen van inkopers? Op zoek naar een inkoper om uw team te versterken? U bereikt uw doelgroep via inSkoop, hét vaktijdschrift voor inkopers en assortiments­ coördinatoren in de zorg. Magazine inSkoop is een uitgave van de Sectie Zorg, onderdeel van NEVI (Nederlandse Vereniging voor Inkoopmanagement) Doelgroep • managers inkoop en logistiek in de cure en care sector • assortimentscoördinatoren • leidinggevenden op OK’s • ziekenhuishygiënisten Verschijning 6 keer per jaar Oplage 850 exemplaren

Lezersonderzoek

78%

p leest va n de doelgroe ere ied e zin he t maga or vo n va er ke tot achter

84%

n raa dt inSkoop aa r haa of n zij bij colleg a’s



Inko pers waa rderen inSkoop me t een

7.0

Weten wat de advertentiemogelijkheden zijn? T (035) 548 81 54 E [email protected]

inkoop van ict JURIDISCHE ASPECTEN van implementatie van ICT in de zorg: ictrecht.nl/specialismen/factsheets/ factsheet-gezondheidsrecht.pdf

drie­­­ICT-termen die zorgen voor boven­gemiddeld veel hoofdpijn › Informatiebeleid › Informatieplan › Informatieplanning

“

het is allerminst vanzelfsprekend dat je tijdig bij de inkoop van ICT wordt betrokken

Heb je een praktijkvoorbeeld? “Het Amphia Ziekenhuis is onlangs structureel in zee gegaan met PinkRoccade. Een ander voor­ beeld van een geslaagde implementatie van een complex ICT-systeem was een project van het RIVM. Voor een groot borstkankeronderzoek moesten tienduizenden mammografieën uit diverse instellingen met één muisklik beschikbaar zijn voor interpretatie en vergelijking. Dat vergt extreem slimme en megazware technologie. Het RIVM en de betrokken onderzoekscentra besloten één systeem aan te schaffen. Het traject begon met een openbare aanbesteding met een uitge­ breide pre bid meeting. Er was een grondige uit­ vraag, een template voor functionaliteiten, pricing en SLA. Ten slotte werd het voorlopig geselec­ teerde systeem voor gunning getest en fijngesle­ pen in een proof of concept. Het resultaat was de implementatie van een geolied systeem, dat opti­ maal voldeed aan het programma van eisen.” Hoe zit het met de kleine lettertjes? “De juridische aspecten zijn van levensbelang en die moet je goed dichttimmeren. We hebben recent juridische bijstand verleend aan een cliënt die op een dag niet meer bij zijn EPD’s kon, omdat de hostingpartij failliet was gegaan. Als je een ICTpakket koopt, betekent dat vaak dat de data bij een externe partij worden opgeslagen. Betaalt zo’n hosting­partij zijn energierekeningen niet, dan gaat na verloop van tijd letterlijk de stekker eruit. Leveranciers hebben dit in hun voorwaarden niet automatisch geregeld, met als gevolg dat je ineens niet meer bij je gegevens kunt. Dat is natuurlijk een ramp. Het gebeurt niet vaak, maar je kunt maar beter contractueel vastleggen en operatio­ nele maatregelen nemen dat je altijd onmiddellijke back-up hebt. In het geval waar ik op doel, heb­ ben we de curator er redelijk snel van kunnen overtuigen mee te werken, zodat ICT’ers de data konden overhevelen naar een nieuwe host. Maar zo’n grap is natuurlijk niet gratis.”

”

Als inkoper moet je dus de regisseur van dat proces zijn. Hoe word je dat? “Die rol moet je verdienen, want het is allerminst vanzelfsprekend dat je tijdig bij de inkoop van ICT wordt betrokken. Nog heel vaak worden ofwel vanuit ICT ofwel vanuit de specialistische afdelin­ gen zelf afspraken gemaakt met leveranciers. Het enige wat je als inkoper dan nog kunt, is je opera­ tionele taak vervullen: controleren of het binnen het budget past en dan inkopen. Ook voor de ICTafdelingen leidt dit snel tot elektronische versnip­ pering en digitale eilanden. De kunst is als inkoper een sturende rol te verwerven in dat spannings­ veld. De enige manier om zo’n intermediaire posi­ tie te bereiken, is actief in dialoog gaan met ICT, gebruikers en leveranciers, goed te luisteren, zelf heel veel kennis op te doen en maatregelen te nemen per inkoopsituatie. Als je dat goed doet, ben jij degene die weet hoe het bestek eruit ziet, waar nog onzekerheid zit en welke maatregelen in inkoopstrategie en contract hiervoor genomen kunnen worden, weet je hoe het zit met eigen­ domsrechten, licenties en onderhoud. Jij bent, kortom, de man of vrouw die het beste overzicht heeft. Slechts af en toe zul je dan nog terugvallen op je oude rol als prijsinkoper.” n

Cursus

Inkopen van ICT NEVI organiseert meerdere keren per jaar cursussen over het inkopen van ICT. Er is zowel een basiscursus als een cursus voor gevorderden. De eerstvolgende cursussen zijn op de volgende data en locaties: n Inkopen van ICT - 5 oktober (Rijswijk ZH) n Inkopen van ICT gevorderd - 16 november (Rijswijk ZH)

“Leergierigheid is een must” Ingrid van Zoggel is senior inkoper bij het TweeSteden ziekenhuis in Tilburg. Ze volgde in 2010 de NEVIcursus ICT inkopen. Ze had met name vragen over het licentiedeel en het onderhoud. “Bij de inkoop van ICT vind ik dat de twee lastigste componenten, net als het voorkomen van over­ specificatie in het programma van eisen. Om een zo goed mogelijk beeld te krijgen, is het heel belang­ rijk dat je alle kennis in de organi­ satie bij elkaar krijgt. Ook de juridi­ sche kant van de zaak is bij de inkoop van ICT complex.” In het TweeSteden ziekenhuis is Inkoop vanaf het eerste moment betrokken bij de ICT-projecten. Van Zoggel: “Ik ben aanwezig bij het overleg van de projectleiders en de managers ICT en Medische Techniek. Zo blijf ik op de hoogte van de projecten. Het is lastig om scherp te krijgen welke werkzaam­ heden door ons en welke door de leverancier moeten worden uitge­ voerd. Dat leidt soms tot discussie. De leverancier is niet altijd te con­ troleren. We hebben afgesproken dat onze leverancier een portal maakt, waardoor ik de status kan bekijken en eventuele knelpunten kan signaleren. Ik vind de inkoop van ICT erg interessant. Het is een dynamische markt. Je moet je voortdurend op de hoogte houden van de nieuwe ontwikkelingen en mogelijkheden. Je blijft leren!”

Meer informatie over de cursussen is te vinden op www.nevi.nl.

juli 2011

19

lnag

Het landelijk netwerk assortimentscoördinatoren in de gezondheidszorg (LNag) behartigt de belangen van assortimentscoördinatoren, onder andere via artikelen in inskoop. Deze keer: de assortimentscoördinator en verbeteringen op het gebied van medische technologie.

proces! Innoveren? Kijk naar het

Een assortimentscoördinator kan vaak meer winst behalen door het proces te verbeteren dan door enkel het adviseren van een ander product. Dat vindt René Vertegaal.

“Denk mee over hoe dingen efficiënter of beter kunnen”

René Vertegaal Adviseur medische product- en procesinnovaties en verandermanager in het Erasmus Medisch Centrum.

20

juli 2011

Voordat René Vertegaal aantrad in zijn huidige functie als adviseur medische product- en proces­ innovaties en verandermanager in het Erasmus Medisch Centrum, was hij jarenlang assortiments­ coördinator. Zijn nieuwe rol ligt in het verlengde hiervan. “In beide rollen denk ik mee over medi­ sche product- en procesinnovaties. Daarbij is het proces voor een assortimentscoördinator volgens mij belangrijker dan het product. Op proces­ gebied kunnen ze de grootste bijdrage leveren.” Hij geeft een aantal voorbeelden. “Een van de KPI’s in een ziekenhuis is het aantal infecties. Een assortimentscoördinator zou kunnen inventa­ riseren welke leveranciers kunnen helpen bij het omlaag brengen van het aantal infecties. In een academisch ziekenhuis zou je daar een onder­ zoekslijn voor kunnen uitzetten, maar een alge­ meen ziekenhuis kan natuurlijk op een laagdrem­ peliger manier ook de hulp van de markt inroepen bij dit vraagstuk. Dat is typisch een rol die bij de assortimentscoördinator thuishoort.” Een ander voorbeeld zijn logistieke processen. “Wij kregen bijvoorbeeld bepaalde trays, die op de OK worden gebruikt, altijd in omdozen aan­­­­ge­leverd. Dat betekende voor ons een extra stap in het proces, namelijk die dozen uitpakken.

Ik heb de leverancier gevraagd of dit gemakkelijker kon en dat was het geval. We krijgen ze nu in doorzichtige zakken aangeleverd die we zo op de stelling kunnen leggen. Het bespaart ons tijd en maakt voor de kosten niets uit.” Ei van Columbus Een ander proces dat in veel ziekenhuizen voor problemen zorgt is het sterilisatieproces. Wat is goedkoper én betrouwbaarder: zelf instrumenten steriliseren of disposables gebruiken? Vertegaal: “Voor ieder ziekenhuis en zelfs per instrument ligt dit anders. De assortimentscoördinator kan kijken waar de bottlenecks in het sterilisatieproces zitten en aangeven hoe moeilijk of gemakkelijk het is deze op te lossen. Het vraagstuk is immers een stuk breder dan enkel de kosten, het gaat om het volledige proces en de kwaliteit daarvan. Inkopers kijken vaak alleen vanuit de kostenkant, medisch specialisten kijken vanuit de betrouwbaarheid: is het instrument er op tijd? Een assortimentscoör­ dinator kan beide invalshoeken combineren.” René Vertegaal vindt een proactieve houding een van de belangrijkste eigenschappen van een assortimentscoördinator. “Het is niet voldoende om de jaarplannen te kennen, je moet je gezicht

medische technologie Een proactieve houding van de assortimentscoördinator is belangrijk, zowel in het ziekenhuis als richting leveranciers.

Focussen op grote innovaties is niet nodig. Juist in de kleine veranderingen kan de assortimentscoördinator het verschil maken.

“LAAT JE GEZICHT ZIEN EN GA MET MENSEN HET GESPREK AAN”

laten zien, het gesprek aangaan. Geen enkele medisch specialist wil met je praten om het pra­ ten, dus plan geen vergadering maar zoek een andere ingang. Heeft iemand bijvoorbeeld een klacht over een apparaat, gebruik dat dan als aan­ leiding om erachter te komen wat er speelt op de afdeling: komen er tenders aan? Zijn ze nieuwe behandeltechnieken aan het onderzoeken? Is er een probleem dat ze maar niet kunnen oplossen?” Hij geeft weer een concreet voorbeeld. “Ik wist van de anesthesisten dat ze met een bepaalde patiëntengroep problemen hadden met de pijnbe­ strijding. Daar kwamen ze maar niet verder mee. Van een van onze leveranciers had ik gehoord over neurostimulatie, een methode die is afgeleid van de pacemaker en die zenuwen kan blokkeren. Het bleek voor een deel van deze patiëntengroep het ei van Columbus. Door mijn interveniërende rol werden de anesthesisten hierop gewezen. Ze hadden wel eens over neurostimulatie gelezen, maar ze hadden de link niet gelegd naar deze patiëntengroep.” Niet top of mind Een proactieve houding werkt twee kanten uit: enerzijds moet de assortimentscoördinator weten wat er in zijn ziekenhuis speelt, anderzijds moet hij weten welke ontwikkelingen er zijn bij leveran­ ciers. “Ik ga naar beurzen en spreek geregeld met

leveranciers over de innovaties waaraan zij wer­ ken. Maar dat heeft uiteraard alleen zin als ik weet wat er in ons ziekenhuis speelt, zodat ik kan inschatten of en waar wij die innovaties kunnen toepassen”, zegt Vertegaal. Innovaties kunnen groot zijn, bijvoorbeeld geheel nieuwe apparatuur, maar ook klein, zoals een nieuw type verband. Focus niet teveel op grote innovaties, want juist in de kleine kun je als assor­ timentscoördinator vaak het verschil maken, vindt Vertegaal. “Er worden in een ziekenhuis veel pro­ ducten gebruikt waarover niet iedere dag wordt nagedacht, die niet top of mind zijn. Daarom wis­ selen afdelingen ervaringen over die producten lang niet altijd uit. De assortimentscoördinator kan hierin een belangrijke rol spelen. Zo kan de kwaliteit verbeteren, terwijl tegelijkertijd bijvoor­ beeld het aantal leveranciers wordt gereduceerd.” Bij het ene product is dat overigens een stuk gemakkelijker dan bij het andere, geeft hij toe. “Neem bijvoorbeeld instrumenten voor botboring of voor het aanprikken van hersenvocht. Met welk instrument iemand het best kan werken, is geheel afhankelijk van hoe die persoon dat heeft geleerd. Als je als assortimentscoördinator invliegt vanuit het idee ‘we willen het aantal leveranciers beper­ ken’, dan vang je bot. Maar vraag je: ‘Ben je bereid om samen met mij naar andere mogelijkheden te kijken?’, dan kom je veel verder.” n

Zo werkt medische technologie

Kom achter je bureau vandaan, ga de werkvloer op en zorg dat je zowel medisch specialisten als verpleegkundigen geregeld spreekt. Alleen op die manier weet je echt wat er speelt.

n 

Denk vanuit de keten. Afdelingen overzien niet altijd wat er voor en na hen in het proces gebeurt. Hier heeft de assortimentscoördinator toegevoegde waarde.

n 

Focus niet zozeer op het product, maar meer op het proces. Uit het proces en het doel volgen de eisen. Aan de hand van die eisen kun je wel eens bij een heel ander product uitkomen.

n 

Inkopers kijken vaak alleen vanuit de kostenkant, medisch specialisten

vanuit de betrouwbaarheid: is het instrument er op tijd. Een assortiments­coördinator kan

beide invalshoeken combineren

M aak een goede inschatting waar je toegevoegde waarde ligt. Zeker in grote ziekenhuizen gebeurt er zoveel, je kunt niet overal bij betrokken zijn.

n 

Begin met de projecten die de grootste kans van slagen hebben. Zo win je vertrouwen.

n 

juli 2011

21

Bureaustoel 5100M

Zadelkruk Amazone

Labstoel 4402 Pur Pro

Van Beek Medical BV uit Sneek

gespecialiseerd in laparoscopisch instrumentarium

heeft nu ook zeer concurrerende

Ports met Power Injection

zitten met zorg

Voor meer informatie bezoekt u onze recent vernieuwde website

w w w.VanBeekMedical.nl Van Beek Medical BV Zeilmakersstraat 31J 8601 WT Sneek T: 0515-431965 E: [email protected]

Postbus 240 8600 AE Sneek M: 06-51201339 W: www.vanbeekmedical.nl

Vraag gratis de catalogus aan via [email protected]

kijk op: scoremedi.nl

Eén systeem. Eén partner. Totaal leverancier voor de CSA. Voltooien. Systeemoplossingen voor de onreine en reine zijde. Flexibel. Voor kleine, grote en zeer grote hoeveelheden instrumenten en toebehoren. Innovatief. Gepatenteerd reinigingsproces voor complexe en kritisch instrumentarium. Zeker. Uitgebreide dienstverlening van de hoogste Miele kwaliteit. Nieuw. XXL-karrenwasinstallatie en sterilisatoren.

Reinigen/Desinfecteren Steriliseren Documenteren Garanderen

Voor meer informatie: www.miele-professional.nl Telefoon: (0347) 37 88 83

Win een spread in

SPARKLE! Kijk op www.tintelingen.nl

Waarom Tintelingen?

Feit 1: het beste kerstcadeau! Met het jaarlijkse kerstgeschenk bedankt u uw medewerkers en motiveert u ze voor een nieuw jaar vol uitdagingen. Dan kunt u niet aankomen met een afgezaagd kerstpakket: uw medewerkers verwachten en verdienen beter! Tintelingen was altijd al grensverleggend met haar eigen keuze kerstgeschenk, maar gaat nu nóg verder. Alle ontvangers van een Tinteling krijgen er een cadeau bij: een uniek exemplaar van SPARKLE Magazine! SPARKLE Magazine is een luxe lifestyle magazine voor hem en voor haar, exclusief in opdracht van Tintelingen ontwikkeld. Alleen ontvangers van een Tintelingen kerstgeschenk krijgen een exemplaar: SPARKLE is niet verkrijgbaar in de winkel!

Meer weten? Ga naar www.tintelingen.nl of bel naar 073 – 690 40 51. Volg ons op Twitter: @KerstmanNL Wilt u meer informatie? Scan deze QR-code met uw mobiele telefoon!