BESTEK VOOR DE LOONVERWERKING, LOONADMINISTRATIE EN JURIDISCHE ONDERSTEUNING OPEN AANBESTEDING. Opdrachtgevend bestuur BRANDWEERZONE KEMPEN

BESTEK VOOR DE LOONVERWERKING, LOONADMINISTRATIE EN JURIDISCHE ONDERSTEUNING

OPEN AANBESTEDING

Opdrachtgevend bestuur

BRANDWEERZONE KEMPEN

Ontwerper Brandweerzone Kempen Veiligheidshuis Ter Stokt Stelenseweg 92 2440 Geel

BRANDWEERZONE KEMPEN Inhoudsopgave: I. ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN I.1 BESCHRIJVING VAN DE OPDRACHT I.2 IDENTITEIT VAN DE OPDRACHTGEVER I.3 WIJZE VAN GUNNEN I.4 PRIJSOPGAVE I.5 KWALITATIEVE SELECTIE I.6 VORM EN INHOUD VAN DE OFFERTE I.7 INDIENEN VAN DE OFFERTE I.8 OPENING VAN DE OFFERTES I.9 GESTANDDOENINGSTERMIJN I.10 GUNNINGSCRITERIA I.11 VARIANTEN I.12 KEUZE VAN OFFERTE

4 4 4 4 5 5 5 6 6 6 6 7 7

II. CONTRACTUELE BEPALINGEN II.1 LEIDEND AMBTENAAR II.2 BORGTOCHT II.3 PRIJSHERZIENINGEN II.4 LOOPTIJD II.5 BETALINGSTERMIJN

8 8 8 8 8 9

III. TECHNISCHE BEPALINGEN III.1 LOONBEHEER EN LOONADMINISTRATIE III.2 PRIJS

10 10

BIJLAGE A: OFFERTEFORMULIER BIJLAGE B: INVENTARIS

13 15

2

BRANDWEERZONE KEMPEN Ontwerper: Naam: Brandweerzone Kempen (hulpverleningszone 5 van de provincie Antwerpen) Adres: Stelenseweg 92, 2440 Geel Contactpersoon: Peter Van de Perre Telefoon: 014/566606 e-mail: [email protected]

Toepasselijke reglementering: Wetgeving op de overheidsopdrachten

Afwijkingen op de uitvoeringsregels:

3


I – Administratieve bepalingen

I.1 Beschrijving van de opdracht Voorwerp van deze diensten: loonverwerking, loonadministratie en juridische ondersteuning met betrekking tot loonadministratie en arbeidswetgeving. Toelichting: Brandweerzone Kempen is een hulpverleningszone met als activiteit openbare orde en civiele veiligheid die werkzaam is in 15 gemeenten. De zone stelt ongeveer 380 personeelsleden (beroeps, vrijwilligers en administratieve medewerkers) te werk. Als publieke overheid zijn wij op zoek naar een partner die ons vanuit haar specifieke expertise in personeels- en loonadministratie en sociaaljuridische wetgeving kan bijstaan. Plaats van dienstverlening: Geel

I.2 Identiteit van de opdrachtgever Brandweerzone Kempen (hulpverleningszone 5 van de provincie Antwerpen) Stelenseweg 92 2440 Geel

I.3 Wijze van gunnen Open aanbesteding

4


I.4 Prijsopgave De opdracht wordt beschouwd als een opdracht voor een globale prijs.

I.5 Kwalitatieve selectie Het offerteformulier moet vergezeld zijn van volgende stukken: Juridische situatie van de inschrijver – vereiste bewijsstukken (uitsluitingscriteria) Door in te schrijven op deze opdracht verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van uitsluiting te bevinden, zoals bedoeld in artikel 61 § 1 en 2 van het KB van 15 juli 2011 betreffende de plaatsing van overheidsopdrachten. Voor de Belgische inschrijver vraagt de aanbestedende overheid het RSZ-attest, het attest van fiscale schulden en het attest van niet-faling via elektronische weg op conform art. 60, § 1. De overige documenten worden opgevraagd bij de inschrijver. De inschrijver voegt volgende documenten toe aan de offerte: –

de Belgische inschrijver: een uittreksel uit het strafregister dat maximaal zes maanden oud is op het uiterste tijdstip van ontvangst van de offertes;

–

de Belgische inschrijver die personeel tewerkstelt dat onderworpen is aan de sociale zekerheidswetgeving van een andere lidstaat van de Europese Unie: een attest dat uitgereikt werd door de bevoegde overheid waarin bevestigd wordt dat hij, volgens de rekening die ten laatste de uiterste dag bepaald voor de ontvangst van de offerte opgemaakt is, op die datum voldaan heeft aan de voorschriften inzake betaling van de bijdragen voor sociale zekerheid overeenkomstig de wettelijke bepalingen van het land waar hij gevestigd is;

–

de buitenlandse inschrijver: alle in bovenstaande artikelen vermelde attesten en uittreksels of evenwaardige documenten, uitgereikt door het betrokken land (RSZ-attest, attest fiscale schulden, uittreksel strafregister, attest niet-faling,…). Wanneer een document of attest niet wordt uitgereikt in het betrokken land of dit niet afdoend voor alle uitsluitingsgronden het nodige bewijs levert, kan ter vervanging een verklaring onder eed toegevoegd worden, of indien hierin niet wordt voorzien, een plechtige verklaring van de betrokkene voor een gerechtelijk of overheidsinstantie, notaris of bevoegde beroepsorganisatie van het land van oorsprong of herkomst.

–

de Belgische inschrijver die bij de RSZ een bijdrageschuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 62, § 1 KB Plaatsing, of een achterstallige fiscale schuld heeft van meer dan 3.000 euro in de zin van art. 63, § 2 KB Plaatsing: alle inlichtingen waaruit blijkt dat de inschrijver één of meer schuldvorderingen bezit op een aanbestedende overheid of overheidsbedrijf, in de zin van deze artikelen.

Kwalitatieve selectie De inschrijver voegt bij de offerte een lijst van gelijkaardige opdrachten die gedurende de afgelopen drie jaar werden verricht. Minstens 3 referenties met een minimaal bedrag van 30.000 euro exclusief btw per opdracht moeten hieruit blijken. Het attest van goede uitvoering wordt toegevoegd. Ook de algemene contactgegevens en eventueel de contactgegevens van de projectleider van de referentie worden aangeleverd. 5


I.6 Vorm en inhoud van de offerte De inschrijver maakt zijn offerte op in het Nederlands en vult de inventaris in op het bij het bestek behorende formulier. Indien hij deze op andere documenten maakt dan op het voorziene formulier moet de inschrijver op ieder van deze documenten verklaren dat het document conform het bij het bestek behorende model is. Alle documenten opgesteld of vervolledigd door de inschrijver of zijn gevolmachtigde zijn gedateerd en door hem ondertekend. Doorhalingen, overschrijvingen, aanvullingen of wijzigingen, zowel in de offerte als in de bijlagen, die de essentiële voorwaarden van de opdracht zoals prijzen, termijnen, technische specificaties kunnen beïnvloeden, moeten eveneens door de inschrijver of zijn gevolmachtigde ondertekend worden. De prijs van de offerte moet opgegeven worden in EURO. Eventuele kortingen moeten steeds in de eenheidsprijs verrekend zijn en worden niet afzonderlijk vermeld.

I.7 Indienen van de offerte De offerte opgesteld op papier wordt per brief of per bode aan de aanbestedende overheid overgemaakt. Ze wordt in een definitief gesloten omslag geschoven, met vermelding van de referentie van het bestek (bestek voor loonadministratie, loonverwerking en juridische ondersteuning). Bij verzending per post, wordt die gesloten omslag in een tweede gesloten omslag geschoven met opgave van het adres dat in het bestek is aangegeven en met de vermelding ‘OFFERTE’. Deze tweede omslag moet geadresseerd zijn aan: Brandweerzone Kempen t.a.v. Loozen Annelies Stelenseweg 92 2440 Geel De offerte moet het bestuur bereiken 12 juli 2016, 11.00u, hetzij bij gewoon of aangetekend schrijven, hetzij door afgifte op bovenvermeld adres.

I.8 Opening van de offertes De publieke opening van de offertes vindt plaats op 12 juli 2016,11.00u, zaal Rode Laak. 6


I.9 Gestanddoeningstermijn De termijn gedurende dewelke de inschrijver door zijn offerte gebonden blijft, bedraagt 90 kalenderdagen, ingaande de dag na de uiterste datum voor het indienen van de offertes.

I.10 Gunningscriteria Volgende criteria zijn van toepassing bij de gunning van de opdracht. Nr. 1

Beschrijving Prijs (volgens inventaris)

Gewicht 100 %

Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs

De opdracht zal gegund worden aan de inschrijver van wie de offerte de laagste prijs heeft.

I.11 Varianten Er zijn geen vrije, verplichte of facultatieve varianten toegestaan.

I.12 Keuze van offerte Het bestuur kiest de offerte met de laagste prijs. Door de indiening van zijn offerte aanvaardt de inschrijver al de clausules van het bestek en verzaakt hij aan alle andere voorwaarden, zoals zijn eigen verkoopsvoorwaarden, zelfs wanneer deze op een of andere bijlage van zijn offerte voorkomen. Elk voorbehoud of het niet nakomen van verbintenissen inzake één van deze clausules of beschikkingen leidt tot de substantiële onregelmatigheid van zijn offerte.

7


II – Contractuele bepalingen Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht.

II.1 Leidend ambtenaar Er is geen leidend ambtenaar.

II.2 Borgtocht De borgtocht bedraagt 5% van het oorspronkelijke bedrag van de opdracht. De borgtocht wordt volledig vrijgegeven na de oplevering. De borgtocht wordt gesteld binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de sluiting van de opdracht bij aangetekende brief. Het bewijs van de borgstelling wordt aan het opdrachtgevend bestuur bezorgd.

II.3 Prijsherzieningen Op deze overheidsopdracht is geen prijsherziening van toepassing.

II.4 Looptijd De looptijd van de opdracht is 3 jaar met ingang van 1 januari 2017.

II.5 Betalingstermijn De betalingen moeten plaatsvinden binnen een termijn van 30 kalenderdagen vanaf de datum waarop de diensten werden beëindigd, voor zover de aanbestedende overheid tegelijk over de regelmatig opgestelde factuur beschikt. Deze factuur geldt als schuldvordering. De facturen moeten een duidelijk overzicht bevatten van de verschillende geleverde prestaties. De facturen worden gestuurd naar volgende bestemmeling en adres: Hulpverleningszone 5, Veiligheidshuis Ter Stokt, Stelenseweg 92, 2440 Geel.

8


III – Technische bepalingen Brandweerzone Kempen is een hulpverleningszone met als activiteit openbare orde en civiele veiligheid die werkzaam is in 15 gemeenten. De zone stelt ongeveer 380 personeelsleden (beroepsbrandweerlieden, vrijwillige brandweerlieden en administratief personeel) te werk. Als publieke overheid zijn we op zoek naar een partner die de loonverwerking en de loonadministratie voor ons uitvoert en juridische ondersteuning biedt op het vlak van arbeidsrecht en sociaal recht.

III.1 Loonverwerking en loonadministratie

De dienstverlener zorgt voor een correcte en professionele loonverwerking en loonadministratie. De dienstverlener stelt een vaste dossierbeheerder en vaste back-up voor deze beheerder aan. Voor de loonverwerking en loonadministratie levert de opdrachtgever enkel de gegevens voor de loonverwerking en de loonadministratie aan. Het aanleveren van de gegevens voor de loonverwerking en de loonadministratie door de opdrachtgever kan ertoe beperkt zijn dat de dienstverlener van de opdrachtgever een (digitale) toegang krijgt tot een personeelsbeheerssysteem, planningssysteem of tijdsregistratiesysteem van de opdrachtgever en dat de dienstverlener zelf de nodige gegevens uit dit systeem moet halen. De dienstverlener zorgt voor de volledige verwerking van deze gegevens. De loonverwerking en loonadministratie bevatten minstens volgende taken: Lonen Ref. 1

2 3 4

5 6 7 8

Omschrijving Maandelijkse berekening van de individuele lonen met vermelding van het jaarloon, het actief opdrachtpercentage, de geldelijke anciënniteit, de bruto bezoldiging, het belastbaar inkomen, de afhoudingen, de netto bezoldiging, de werkgeversbijdrage RSZ en informatie m.b.t. de eventuele haard- en standplaatsvergoeding Maandelijkse opmaak van de individuele weddenuittreksels voor de personeelsleden Maandelijkse afgifte van bankbestanden, beslag die in een elektronisch betaalsysteem ingelezen kunnen worden Maandelijkse aanlevering van een boekingsbestand; dit bestand moet toelaten de lonen automatisch te boeken in het boekhoudsysteem van de opdrachtgever volgens de geldende regels In voorkomend geval de berekening van de verbrekingsvergoedingen Het maandelijks verwerken van de premies, aangeleverd via een exportbestand vanuit beheerssoftware Abifire (of gelijkaardig) Maandelijkse individuele berekening van de persoonlijke bijdrage op maaltijdcheques van de betreffende personeelsleden. Simulatie bruto/netto loonkost

9


Anciënniteitsbeheer 1

Vaststelling van de geldelijke – en schaalanciënniteit per maand (bij wijziging) + collectief op jaarbasis

Vakantiegeld Ref. 1 2 3 4

5 6 7

Omschrijving Jaarlijkse berekening van het individueel vakantiegeld Jaarlijkse opmaak van de individuele uittreksels m.b.t. het vakantiegeld voor de personeelsleden afgifte van bankbestanden, beslag die in een elektronisch betaalsysteem ingelezen kunnen worden aanlevering van een boekingsbestand; dit bestand moet toelaten het vakantiegeld en aanverwante vergoedingen (zie 5) automatisch te boeken in het boekhoudsysteem van de opdrachtgever volgens de geldende regels In voorkomend geval de berekening van vakantiegeld uit dienst In voorkomend geval de opmaak van de individuele uittreksel m.b.t. het vakantiegeld uit dienst voor de personeelsleden In voorkomend geval de documenten die een personeelslid dat uit dienst gaat moet overhandigen aan zijn nieuwe werkgever m.bb.t. het vakantiegeld uit dienst.

Eindejaarstoelage Ref. 1 2 3 4

Omschrijving Jaarlijkse berekening van de individuele eindejaarstoelage Jaarlijkse opmaak van de individuele uittreksels m.b.t. het eindejaarstoelage voor de personeelsleden afgifte van bankbestanden, beslag die in een elektronisch betaalsysteem ingelezen kunnen worden aanlevering van een boekingsbestand; dit bestand moet toelaten de eindejaarstoelage automatisch te boeken in het boekhoudsysteem van de opdrachtgever volgens de geldende regels

Begroting Ref. 1 2

Omschrijving Jaarlijkse opmaak van de personeelsbegroting aanlevering van een bestand dat moet toelaten de personeelsbudgetten automatisch te verwerken in het financieel beheerssysteem van de opdrachtgever volgens de geldende regels

Aangiftes Ref. 1 2 3

Omschrijving Pensioenkadaster (erkentelijkheidspremie) en berekening en aangifte aanvullende pensioenen Aangifte belastingen 274 DMFAPPL 10

BRANDWEERZONE KEMPEN 4 5

Belastingaangifte via Belcotax Tijdig melden van onjuistheden m.b.t. dimona-aangiftes die aan het licht komen na crosscontroles

Bedrijfsvoertuigen Ref. 1 2

Omschrijving Jaarlijkse berekening van het belastbaar voordeel m.b.t. eventuele bedrijfsvoertuigen Per kwartaal de berekening van de solidariteitsbijdrage m.b.t. eventuele bedrijfsvoertuigen

Jaarrekening Ref. 1 2

Omschrijving Jaarlijkse aflevering van de individuele afrekening Jaarlijkse aflevering van een globaal overzicht van de verschuldigde lonen, toelagen, premies, werkgeversbijdragen, werknemersbijdragen…voor controle van de boekhoudkundige verwerking daarvan, per periode en per budget.

Fiscale fiches Ref. 1

Omschrijving Jaarlijkse opmaak en afgifte van de fiscale fiches

Vakbondsattesten Ref. 1

Omschrijving Jaarlijkse opmaak en afgifte van de individuele vakbondsattesten

Arbeidsongevallenverzekering Ref. 1

Omschrijving Aanleveren van de benodigde gegevens voor de premieberekening arbeidsongevallenverzekering

Maandelijks opvraagbare rapporten In het kader van een goede informatie-uitwisseling kan het gebeuren dat er maandelijks specifieke rapporten moeten worden aangeleverd. Dit moet zowel in pdf als xls formaat mogelijk zijn. Ref. 1 2 3 4 5

Omschrijving overzicht tewerkstellingscoëfficiënt Personeelsbezetting personeelsbezetting ABB overzicht activiteiten vakbondsbijdrageplichtigen 11

BRANDWEERZONE KEMPEN 6 7 8 9 10 11 12 13 14

Personeelslijsten Personeelsfiches overzicht uitbetaalde vergoedingen in bedragen of aantal uren overzicht weddenverhogingen kwartaalgegevens voor invullen formulieren ziektefonds jaar- en kwartaalfiches overzicht ingegeven bijkomende informatie of opmerkingen overzicht beslagen Specifiek samengesteld rapport van beschikbare inputvelden

Juridische ondersteuning De dienstverlener geeft op korte termijn een correct en duidelijk juridisch advies over sociaalrechtelijke en arbeidsrechtelijke aspecten van de nieuwe rechtspositie van de brandweer op basis van specifieke vragen van de opdrachtgever. Deze adviezen kunnen zowel per telefoon als via e-mail gevraagd en geleverd worden.

Aanleveren gegevens De opdrachtgever bezorgt voor de start van de opdracht volgende gegevens aan de dienstverlener in excel of een andere drager: •

Personeelsfiches inclusief de nieuwe graden en niveaus

•

Per personeelslid de vaststelling de geldelijke en administratieve loopbaan

•

Per personeelslid de vroeger verworven geldelijke en administratieve loopbaan

•

Per personeelslid de overgedragen overuren en vakantie

•

De ingegeven dimona’s

De dienstverlener verwerkt deze gegevens bij het loonbeheer en de loonadministratie.

Uiterste data voor uitvoeren van loonbeheer De dienstverlener moet ervoor zorgen dat de loonverwerking tijdig operationeel is om de lonen van januari 2017 te kunnen uitbetalen. De opdrachtgever moet ten vroegste de 17e van de maand eventuele wijzigingen en nieuwe gegevens aan de dienstverlener bezorgen voor de verwerking van de lonen van de volgende maand. Na maximum 2 werkdagen bezorgt de dienstverlener de testberekeningen van de wijzigingen aan de opdrachtgever. Nadat de opdrachtgever de testberekeningen heeft goedgekeurd, past de dienstverlener de lonen definitief aan binnen 2 werkdagen na het ontvangen van de definitieve goedkeuring. Binnen dezelfde termijn bezorgt hij de documenten van het loonverwerking aan de dienstverlener.

12

BRANDWEERZONE KEMPEN De opdrachtgever betaalt de lonen voor de volgende maand uit op de 27ste van de lopende maand.

13


III.2 Prijs De opdracht is een opdracht voor een globale prijs. Deze prijs wordt verkregen door de globale prijzen voor de onderdelen loonbeheer, loonadministratie en juridische ondersteuning op te tellen.

14

BRANDWEERZONE KEMPEN BIJLAGE A : OFFERTEFORMULIER PRIJSOFFERTE VOOR DE OPDRACHT MET ALS VOORWERP ‘BESTEK VOOR DE LOONADMINISTRATIE EN HET PERSONEELSBEHEER ONDERSTEUND DOOR EEN DIENSTVERRICHTER / FULL SERVICE SECRETARIAAT RSZPPO’ Belangrijk: dit formulier dient volledig te worden ingevuld en ondertekend door de inschrijver. Alle bedragen moeten zowel in cijfers als voluit geschreven worden opgegeven. Natuurlijke persoon Ondergetekende (naam en voornaam): Hoedanigheid of beroep: Nationaliteit: Woonplaats (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: Ofwel (1) Vennootschap De vennootschap (benaming, rechtsvorm): Nationaliteit: met zetel te (volledig adres): Telefoon: Fax: E-mail: Contactpersoon: vertegenwoordigd door de ondergetekende(n): (De gemachtigden voegen bij hun offerte de authentieke of onderhandse akte waaruit hun bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van hun volmacht; zij kunnen zich ook beperken tot een verwijzing naar het nr. van de bijlage van het Belgisch Staatsblad waarin hun bevoegdheden zijn bekendgemaakt). Ofwel (1) Tijdelijke vereniging De ondergetekenden die zich tijdelijk hebben verenigd voor deze aanneming (naam, voornaam hoedanigheid nationaliteit, voorlopige zetel):

15

BRANDWEERZONE KEMPEN VERBINDT OF VERBINDEN ZICH HOOFDELIJK OP ZIJN OF OP HUN ROERENDE EN ONROERENDE GOEDEREN TOT UITVOERING VAN DE AANNEMING OVEREENKOMSTIG DE BEPALINGEN EN VOORWAARDEN VAN HET BESTEK VOOR BOVENGENOEMDE OVERHEIDSOPDRACHT: tegen de som van: (in cijfers, exclusief btw) ............................................................................................................ (in letters, exclusief btw) ............................................................................................................................................ ............................................................................................................................................ Algemene inlichtingen Inschrijvingsnummer bij de RSZ.: B.T.W. nummer (alleen in België): Betalingen De betalingen zullen geldig worden uitgevoerd door overschrijving op rekeningnummer ................................................ van de financiële instelling ................................. geopend op naam van ................................. . Attesten In toepassing van het koninklijk besluit van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver geen rsz-attest bij zijn offerte te voegen. De aanbestedende overheid zal deze informatie zelf opvragen. Voor alle andere toe te voegen documenten, wordt naar het bestek verwezen. Bij de offerte te voegen documenten De documenten, gedateerd en ondertekend, die volgens het bestek van deze overheidsopdracht moeten worden bijgevoegd. Gedaan te ................. op ............................................ De inschrijver,

Handtekening: ............................................................................................ Naam en voornaam: ............................................................................................ Functie: ............................................................................................ Belangrijke nota Er mag geen beroep worden aangetekend tegen mogelijke vormgebreken, fouten of leemten (artikel 99 van het koninklijk besluit van 8 januari 1996).

(1) Doorhalen wat niet van toepassing is

16

Nr.

BIJLAGE B : INVENTARIS ‘LOONADMINISTRATIE EN HET PERSONEELSBEHEER ONDERSTEUND DOOR EEN ERKEND SOCIAAL SECRETARIAAT’ EHP. in cijfers excl. Eenheidsprijs in letters excl. Totaal Beschrijving Type Eenh. Hoev. BTW BTW BTW

1

Jaarlijkse kostprijs loonverwerking inclusief juridische ondersteuning voor ongeveer 380 personeelsleden FH

1

2

Jaarlijkse kostprijs loonadministratie voor ongeveer 380 personeelsleden FH

1

3

Juridische ondersteuning op het vlak van sociaal recht en arbeidsrecht op basis specifieke vragen FH

1

excl.

Totaal exclusief BTW: BTW 21%: Totaal inclusief BTW: De eenheidsprijzen dienen opgegeven te worden tot 2 cijfers na de komma. De producten hoeveelheid x eenheidsprijs dienen echter telkens op 2 cijfers na de komma afgerond te worden. Gezien, onderzocht en aangevuld met eenheidsprijzen, gedeeltelijke sommen en de totale som die gediend hebben tot het vaststellen van het bedrag van mijn inschrijving van heden, om gevoegd te worden bij mijn offerteformulier. Te .......................................... de ...................................................... Functie: ...................................................... Naam en voornaam: ............................................................................ Handtekening:

BESTEK VOOR DE LOONVERWERKING, LOONADMINISTRATIE EN JURIDISCHE ONDERSTEUNING OPEN AANBESTEDING. Opdrachtgevend bestuur BRANDWEERZONE KEMPEN

Recommend Documents