OPEN AANBESTEDING BESTEK: SAMENAANKOOP AARDGAS DE LEVERING VAN AARDGAS AAN INSTALLATIES EN GEBOUWEN

OPEN AANBESTEDING BESTEK: SAMENAANKOOP AARDGAS 2015-2017 DE LEVERING VAN AARDGAS INSTALLATIES EN GEBOUWEN

AAN

INHOUDSTAFEL

1

ALGEMENE INLICHTINGEN .................................................... 4

2

REGLEMENTAIRE EN VERORDENENDE BEPALINGEN ...................... 5

2.1

ALGEMEEN ................................................................................................................................ 5

2.2

AANBESTEDENDE OVERHEID ................................................................................................ 5

2.3

VOORWERP VAN DE OPDRACHT ........................................................................................... 5

2.4

WIJZE VAN GUNNEN VAN DE OPDRACHT (WET VAN 15 JUNI 2006 – ARTIKELEN 23 EN 24) ......................................................................................................................................... 6

2.5

TOEGANGSRECHT EN SELECTIE VAN DE INSCHRIJVERS (KB VAN 15 JULI 2011) ......... 6

2.6

WIJZE VAN PRIJSBEPALING (KB VAN 15 JULI 2011 – ARTIKEL 13) DIENSTEN IN DE PRIJS INBEGREPEN ................................................................................................................. 6

2.7

AANVANG EN DUUR VAN DE OPDRACHT - UITVOERINGSTERMIJN ................................. 6

2.8

BERICHTEN EN TERECHTWIJZINGEN ................................................................................... 6

2.9

OPMAAK VAN DE OFFERTE (KB VAN 15 JULI 2011 – ARTIKEL 80) ..................................... 7

2.10

WIJZIGING HOEVEELHEDEN (KB VAN 15 JULI 2011 – ARTIKEL 84) ................................... 7

2.11

VERGISSINGEN + LEEMTEN (KB VAN 15 JULI 2011 – ARTIKEL 86) .................................... 8

2.12

TAAL ........................................................................................................................................... 8

2.13

VERBINTENISTERMIJN (KB VAN 15 JULI 2011 – ARTIKEL 57) ............................................. 8

2.14

INDIENING VAN DE OFFERTE (KB VAN 15 JULI 2011 – ARTIKEL 90).................................. 8

2.15

PLAATS, DAG EN UUR VAN DE OPENING VAN DE OFFERTES (KB VAN 15 JULI 2011 – ARTIKEL 92) ................................................................................................................... 9

2.16

VARIANTEN (KB VAN 15 JULI 2011 – ARTIKEL 9) .................................................................. 9

2.17

VRIJE VARIANTEN (KB VAN 15 JULI 2011 – ARTIKEL 9) ....................................................... 9

2.18

STELLEN EN BEANTWOORDEN VAN VRAGENFOUT! BLADWIJZER NIET GEDEFINIEERD.

3 ADMINISTRATIEVE CONTRACTUELE BEPALINGEN (KB VAN 14 JANUARI 2013) ......................................................................... 9 3.1

ALGEMEEN ................................................................................................................................ 9

3.2

LEIDEND AMBTENAAR (ARTIKEL 11) ..................................................................................... 9

3.3

PRIJSHERZIENING (ARTIKEL 20 VAN HET KB VAN 15 JULI 2011) ...................................... 9

3.4

BETALINGEN ............................................................................................................................. 9

3.5

GEEN WIJZIGING VAN DE PRIJS (ARTIKEL 56) ................................................................... 10

3.6

IN GEBREKE BLIJVEN VAN DE LEVERANCIER (ART. 44 EN 123) ..................................... 10

3.7

VERZEKERINGEN ................................................................................................................... 11

3.7.1 3.7.2 3.8

AANSPRAKELIJKHEID ................................................................................................................... 11 VERZEKERING ............................................................................................................................. 11 PLAATS VAN DE LEVERING (ARTIKEL 118) ......................................................................... 11

3.9

WIJZIGINGEN AAN DE OPDRACHT (ARTIKEL 37) ............................................................... 11

3.10

TAAL VAN BETREKKINGEN TUSSEN BESTUUR EN LEVERANCIER................................. 12

4

TECHNISCHE GEDEELTE ......................................................12

4.1

TOELICHTING BIJ DE TABELLEN .......................................................................................... 12

4.2

VERDERE BEPALINGEN ........................................................................................................ 12

4.2.1 4.2.2

ALGEMENE OMSCHRIJVING VAN HET TE LEVEREN PRODUCT (AARDGAS) .......................................... 12 VERTROUWELIJKHEID IN HOOFDE VAN DE LEVERANCIER ................................................................ 12

5

PRIJS .............................................................................13

5.1

ENERGIEPRIJS........................................................................................................................ 13

5.2

ELASTICITEIT VAN HET AFNAMEVOLUME .......................................................................... 13

5.3

ELASTICITEIT VAN HET AANTAL LEVERINGSPUNTEN ...................................................... 13

5.4

PRIJSFORMULE ENERGIEPRIJS........................................................................................... 14

5.5

PROCEDURE OVERGANGSMOGELIJKHEID NAAR EEN VASTE ENERGIEPRIJS ............ 15

6

FACTURATIE ....................................................................16

6.1

ELEKTRONISCHE FACTURATIE ............................................................................................ 17

7

OVERNAME VAN LEVERINGSPUNTEN (“SWITCHING”) ...................18

7.1

VERHUIZEN ............................................................................................................................. 18

8

BIJLAGEN: ......................................................................19

1 Algemene inlichtingen Wijzigingen t.o.v. voorgaande bestekversie 

Par 2.9: vereenvoudiging offertedocumenten (schrappen geconsolideerde prijslijst)



Par 2.15: datum opening der offertes



Par 2.18: geen bijkomend Vragen&Antwoorden voorzien – vraag en antwoorddocument EAN13AL005 dd 04/03/2014 (in bijlage) van maakt integraal deel uit van de opdrachtdocumenten



Bijlage B & G: geschrapt

Voorafgaande bemerking Elk lokaal bestuur treedt op als aanbestedende overheid (lijst in bijlage A) met een aparte overheidsopdracht (aanbesteding). De samenaankoop bestaat uit de gemeenschappelijke uniforme bepalingen in dit bestek die van toepassing zijn op elke individuele opdracht. Een inschrijver is dus NIET verplicht om in te schrijven op alle opdrachten in het kader van de samenaankoop maar kan ervoor opteren een offerte in te dienen voor één of meerdere opdrachten. Niet alle steden en gemeenten hebben geopteerd voor het samen aanbesteden van de aardgas voor de gemeente, het OCMW, de politiezone en aanverwante instellingen allerlei. In voorkomend geval dient geen rekening gehouden te worden met de teksten die gelden voor het OCMW en/ of de politiezone. Inlichtingen Inlichtingen in verband met dit bestek kunnen verkregen worden bij [email protected] 09/263.83.66. Toepasselijke reglementering 1. Wet van 15 juni 2006 Overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; 2. Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten, en latere wijzigingen; 3. Koninklijk Besluit van 15 juli 2011 Plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en latere wijzigingen; 4. Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 en latere wijzigingen tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en latere wijzigingen; 5. Wet van 12 april 1965 betreffende het vervoer van gasachtige producten en andere door middel van leidingen, en latere wijzigingen; 6. Het Decreet van 8 mei 2009 houdende de algemene bepalingen betreffende het energiebeleid (“het Energiedecreet”), en latere wijzigingen; 7. De uitvoeringsbesluiten van de onder 5 en 6 vermelde regelgeving. Afwijkingen + eventuele motivering ( KB van 14 januari 2013 – artikel 9) In artikel 3.5 wordt afgeweken van artikel 56 KB 14/01/2013 gezien de evoluties van de energieprijzen in het algemeen en de aardgasprijzen in het bijzonder, zelfs de onvoorspelbare evoluties, voor de leverancier voorzienbaar zijn. In artikel 3.6 wordt afgeweken van de artikelen 44, 123 en 154 KB 14/01/2013 omwille van de in dat artikel opgenomen redenen van veiligheid en de continuïteit van de openbare dienst enerzijds en omwille van de noodzaak om de in de prijs begrepen dienstverrichtingen en de verplichtingen

m.b.t. de facturatie afzonderlijk te kunnen sanctioneren, hetgeen door de eigenheid van deze diensten en verplichtingen niet of nauwelijks zou kunnen onder de algemene regels van de artikelen 44, 123 en 154 KB 14/01/2013. Er wordt gedeeltelijk afgeweken van de artikelen 25 - 30 van de KB 14/01/2013. Er wordt geen waarborg vereist gezien het Besluit van de Vlaamse Regering houdende algemene bepalingen over het energiebeleid (“het Energiebesluit van 19 november 2010”), inzonderheid Titel IV Organisatie van de elektriciteits- en gasmarkt, Hoofdstuk III Levering, voorwaarden betreffende financiële en technische capaciteit, professionele betrouwbaarheid en leveringscapaciteit om aan de behoeften van de klant te voldoen oplegt tot toekenning van een leveringsvergunning door de VREG. Algemeen Onderhavige opdracht betreft een samengevoegde opdracht waarbij de Aanbestedende Overheid, de gemeente, gemachtigd werd door het OCMW en de politiezone om door middel van een samengevoegde opdracht het contract voor gaslevering op hun respectieve afnamepunten te sluiten. De leverancier verbindt er zich toe de op de afnamepunten van respectievelijk de gemeente, het OCMW en de politiezone geleverde gas rechtstreeks aan deze overheden te factureren. In geval van geschil met betrekking tot leveringen op één of meer afnamepunten van het OCMW of de politiezone alleen, zullen de leverancier en het OCMW of de politiezone, na kennisgeving hiervan aan de Aanbestedende Overheid, eerst onderhandelen met het oog op een minnelijke oplossing. Slechts indien die onderhandelingen niet tot een minnelijke oplossing leiden, zal de leverancier zich rechtstreeks tot Aanbestedende Overheid richten, of omgekeerd. Toepasselijk recht Op de aangegane verbintenissen is het Belgisch recht van toepassing en elk geschil dat hierop betrekking heeft, behoort tot de bevoegdheidssfeer van de Belgische rechtbanken.

2 REGLEMENTAIRE EN VERORDENENDE BEPALINGEN 2.1

ALGEMEEN

Dit eerste deel heeft betrekking op de regeling tot gunning van een overheidsopdracht totdat de laagste regelmatige leverancier is aangesteld. De bepalingen die vervat zijn in dit deel, hebben betrekking op de Wet van 15 juni 2006 en het KB van 15 juli 2011 en latere wijzigingen.

2.2

AANBESTEDENDE OVERHEID

De aanbestedende overheid heeft mandaat gekregen van het OCMW en de politiezone om ook voor hun aardgasleveringen opdracht te geven in de vorm van een samengevoegde opdracht overeenkomstig art 38 van de Wet van 15 juni 2006, betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aannemingen van werken, leveringen en diensten. De aanbestedende overheid maakt deel uit van een cluster gevormd door de hieronder vermelde aanbestedende overheden die gelijktijdig op basis van een gelijkaardig bestek als het onderhavige een aanbesteding hebben uitgeschreven. De aanbestedende overheden hebben Eandis cvba , Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle, belast met de coördinatie van hun respectieve aanbestedingsprocedures.

2.3

VOORWERP VAN DE OPDRACHT

De uit te voeren opdracht betreft het ter beschikking stellen en de levering van de benodigde energie voor de afnamepunten in middendruk/ groot gas en lage druk aan de aanbestedende overheid, meer bepaald ten behoeve van de gemeentelijke en OCMW-diensten, de politiezone en aanverwante instellingen allerlei, volgens de referentieprofielen opgenomen in dit bestek.

Bestek samenaankoop aardgas 2015-2017

5/19

2.4

WIJZE VAN GUNNEN VAN DE OPDRACHT (Wet van 15 juni 2006 – artikelen 23 en 24)

De overeenkomst voor onderhavige opdracht wordt gesloten ingevolge een openbare aanbesteding. Voor het bepalen van de laagste regelmatige offerte, wordt een berekening uitgevoerd volgens de prijsformules in het bestek, gebaseerd op de opgegeven verbruiken. De levering wordt gegund aan de leverancier met de laagste totaalprijs.

2.5 

TOEGANGSRECHT EN SELECTIE VAN DE INSCHRIJVERS (KB van 15 JULI 2011) Uitsluitingsgronden (artikel 61)

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver zich niet in een toestand van wettelijke uitsluiting te bevinden. 

Financiële en economische draagkracht (artikel 67) en Technische bekwaamheid van de leverancier ( artikel 71)

Door in te schrijven op deze opdracht, verklaart de inschrijver te voldoen aan de vastgestelde kwalitatieve selectiecriteria. De inschrijver die in aanmerking komt voor de gunning van de opdracht moet bij de offerte een bewijs van leveringsvergunning van de VREG of een gelijkwaardige Europese instelling voorleggen om de leveringen die het voorwerp van deze opdracht uitmaken mogelijk te maken. Overeenkomstig artikel 61, §2, 7° kan in elk stadium van de gunningprocedure de toegang uitgesloten worden ertoe, de inschrijver die zich in ernstige mate heeft schuldig gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opvorderbaar in het raam van de kwalitatieve selectie.

2.6

WIJZE VAN PRIJSBEPALING (KB van 15 juli 2011 – artikel 13) DIENSTEN IN DE PRIJS INBEGREPEN

Onderhavige overeenkomst is een opdracht volgens prijslijst op basis van de formules vervat in deel 5 van dit bestek. Voor de diensten die in de prijs zijn inbegrepen, wordt eveneens verwezen naar deel 5 van dit bestek. De prijzen dienen opgegeven te worden in EUR/ MWh, tot 2 decimalen na de komma.

2.7

AANVANG EN DUUR VAN DE OPDRACHT - UITVOERINGSTERMIJN

De levering vangt aan op datum van 1 januari 2015, behoudens anders vermeld in bijlage A. De Aanbestedende Overheid deelt deze datum mee in de betekening van de sluiting. De opdracht is niet opzegbaar behoudens de wettelijk voorziene gevallen en neemt van rechtswege een einde 31 december 2017, behoudens anders vermeld in bijlage A. De Aanbestedende Overheid kan het einde van de opdracht ten hoogste 2 maanden uitstellen voor bepaalde toegangspunten indien niet onmiddellijk leveringen kunnen starten onder een nieuwe overeenkomst door een andere leverancier. In het uitzonderlijke geval dat niet onmiddellijk leveringen kunnen starten onder een nieuwe overeenkomst met een andere leverancier ,en dit voor bepaalde toegangspunten, zullen de betreffende prijsvoorwaarden onderwerp uitmaken van een overleg en dit gebaseerd op de prijsmechanismen opgenomen in het bestek.

2.8

BERICHTEN EN TERECHTWIJZINGEN

De berichten en terechtwijzingen, bekendgemaakt in het Bulletin van de Aanbestedingen en die betrekking hebben op de opdrachten in het algemeen of enkel op onderhavige opdracht, maken integraal deel uit van de contractuele bepalingen. De inschrijver is derhalve geacht hiervan kennis te hebben genomen en ermee rekening te hebben gehouden bij het opmaken van zijn offerte.


6/19

OPMAAK VAN DE OFFERTE (KB van 15 juli 2011 – artikel 80)

2.9

De offerte dient elektronisch te worden opgemaakt en bestaat uit:  een gemeenschappelijk deel (toepasselijk voor alle opdrachten in het kader van de samenaankoop): 2 files o bewijs van leveringsvergunning (1 pdf file - benaming "Naam_leverancier_leveringsvergunning") o



elke gemachtigde voegt bij zijn (haar) inschrijving de authentieke of onderhandse akte waaruit zijn (haar) bevoegdheid blijkt of een gewaarmerkt afschrift van zijn (haar) volmacht; hij (zij) kan zich ook beperken tot verwijzing naar het nummer van de bijlage aan het "Belgisch Staatsblad" waarin zijn (haar) bevoegdheid zijn bekendgemaakt. (1 pdf file - benaming "Naam_leverancier_volmacht")

individuele documenten per opdracht (2 files per lokaal bestuur) o (elektronisch) ondertekend inschrijvingsbiljet volgens model in bijlage F (1 pdf file "Naam_Lokaal Bestuur_inschrijvingsbiljet") o

excel versie van de prijslijst volgens model in bijlage E (1 xlsx file "Naam_lokaal bestuur_prijslijst")

De offerte bestaat dus uit:  2 pdf files (leveringsvergunning, volmacht)  1 zip file met daarin per lokaal bestuur 1 pdf file (ondertekend inschrijvingsbiljet) en 1 xls file (prijslijst) Elke offerte die op een ander document is opgemaakt valt onder de volledige verantwoordelijkheid van de inschrijver die op ieder document moet verklaren dat het document conform het bij het bestek behorend model is. Een dergelijk document moet volgende formule vermelden: "Ik, ondergetekende, ………………………. in mijn hoedanigheid van ……………………..( functie binnen de kandidaat leverancier) verklaar te hebben nagezien dat de hierna vermelde gegevens in volstrekte overeenstemming zijn met de vermeldingen op het (de) door de opdrachtgever verstrekte offerteformulier(en) en inventaris, en neem daartoe de volledige verantwoordelijkheid op mij. Iedere vermelding die strijdig is met het door de aanbestedende overheid vastgestelde model moet als niet geschreven beschouwd worden."

2.10 WIJZIGING HOEVEELHEDEN (KB van 15 juli 2011 – artikel 84) De inschrijver kan de hoeveelheden vermeld in de tabellen der referentieverbruiken zoals bepaald in deel 3 van dit bestek niet wijzigen, ongeacht of het om forfaitaire dan wel om vermoedelijke hoeveelheden gaat.


7/19

2.11 VERGISSINGEN + LEEMTEN (KB van 15 juli 2011 – artikel 86) Indien de inschrijver in het bestek of in de aanvullende documenten van de opdracht zodanige vergissingen of leemten vaststelt waardoor het voor hem onmogelijk is een prijs te berekenen, of waardoor de vergelijking van de offertes niet meer opgaat, geeft hij daarvan onverwijld, althans tenminste TIEN dagen vóór de dag van de opening van de offertes, schriftelijk kennis aan het bestuur, behalve wanneer de inkorting van de termijn voor het indienen van de offertes niet toelaat deze voorwaarden na te leven.

2.12 TAAL De inschrijver dient zijn offerte in het Nederlands in.

2.13 VERBINTENISTERMIJN (KB van 15 juli 2011 – artikel 57) 2.14 De inschrijvers blijven verbonden door hun offerte, zoals eventueel verbeterd door de aanbestedende overheid, gedurende vijfenzeventig kalenderdagen te rekenen vanaf de uiterste datum voor ontvangst. INDIENING VAN DE OFFERTE (KB van 15 juli 2011 – artikel 90) De offertes moeten elektronisch worden overgelegd via de e-tendering internetsite https://eten.publicprocurement.be die de naleving waarborgt van de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Voor hulp bij het indienen van uw offerte kan u gebruik maken van de handleiding etendering. Meer informatie kan worden bekomen op de website http://www.publicprocurement.be of via de e-procurement helpdesk op het nummer +32 (0)2 790 52 00. De aanbestedende overheid is niet verantwoordelijk voor deze handleiding en toelichtingen. Deze maken dan ook geen deel uit van het bestek. De met elektronische middelen opgestelde offertes moeten worden opgemaakt zoals bepaald in punt ‘Inhoud van de offerte’. Voor een toelichting omtrent het indienen van offertes door middel van elektronische middelen kunt u terecht op de informatiesessies die georganiseerd worden door het Departement Bestuurszaken en het Agentschap Ondernemen. U vindt de data van deze informatiesessies op http://www.bestuurszaken.be/vorming-0 Daarnaast werden ook een aantal organisaties geaccrediteerd om opleidingen omtrent het gebruik van e-tendering te geven. U kan voor de lijst van deze geaccrediteerde organisaties terecht op http://www.publicprocurement.be/portal/page/portal/pubproc/eprocopleidingen U kunt als buitenlandse inschrijver de offerte en alle bijhorende documenten ondertekenen met een gekwalificeerd certificaat dat u kunt aankopen via een private actor en dat door de applicatie herkend wordt als een geldig certificaat dat geschikt is voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen ofwel met een elektronisch middel, aangekocht bij een private actor en waarvan zij zelf garanderen dat dit voldoet aan alle wettelijke voorwaarden: - Gekwalificeerde certificaten die geschikt zijn voor het plaatsen van wettelijke digitale handtekeningen, kunnen aangekocht worden bij Belgische private actoren. Er dient wel te worden opgemerkt dat het enige tijd kan in beslag nemen vooraleer u de drager met uw gekwalificeerd certificaat ontvangt. Koop dus tijdig uw certificaat aan. - Wanneer u als buitenlandse inschrijver een eigen elektronisch middel gebruikt, afgeleverd buiten België, om de handtekening te plaatsen, garandeert u zelf dat deze handtekening voldoet aan de voorwaarden van artikel 52 van het KB van 15 juli 2011. Deze elektronische handtekening moet dus conform zijn met de regels van het Europees en het daarmee overeenstemmende nationaal recht inzake de geavanceerde elektronische handtekening met een geldig gekwalificeerd certificaat, waarbij deze handtekening werd gerealiseerd via een veilig middel voor het aanmaken van een handtekening. De e-tenderingapplicatie kan bij deze werkwijze aangeven dat zij de door u geplaatste handtekening niet herkent. Door de handtekening te plaatsen garandeert u dat ze voldoet aan de gestelde voorwaarden.


8/19

U voegt ook alle informatie aan de offerte toe in verband die de aanbestedende overheid toelaat na te gaan of het gebruikte elektronische middel geldig is en conform de bepalingen in de regelgeving.

2.15 PLAATS, DAG EN UUR VAN DE OPENING VAN DE OFFERTES (KB van 15 juli 2011 – artikel 92) De offertes dienen ingediend te worden vóór 30 juni 2014 om 11u stipt. Opening van de offertes: - Plaats : Eandis - gebouw de Waterkant, Brusselsesteenweg 199, 9090 Melle. - Datum & uur: 30 juni 2014 11u.

2.16 VARIANTEN (KB van 15 juli 2011 – artikel 9) Er zijn geen verplichte en/ of facultatieve varianten.

2.17 VRIJE VARIANTEN (KB van 15 juli 2011 – artikel 9) Het is verboden om vrije varianten in te dienen.

3 ADMINISTRATIEVE CONTRACTUELE BEPALINGEN (KB van 14 januari 2013) 3.1

ALGEMEEN

Dit tweede deel regelt de procedure die betrekking heeft op de uitvoering van de opdracht. Voor zover er niet van afgeweken wordt, is het Koninklijk Besluit van 14 januari 2013 (met latere wijzigingen) tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken van toepassing. De artikelen zijn overgenomen van bovenvermeld Koninklijk Besluit, behoudens andere vermelding.

3.2

LEIDEND AMBTENAAR (artikel 11)

De leiding en het toezicht op de uitvoering zal geschieden door een ambtenaar van de aanbestedende overheid. In de brief waarbij aan de leverancier kennis wordt gegeven van de sluiting zal de leidende ambtenaar vermeld worden evenals de beperkingen en de draagwijdte van zijn mandaat.

3.3

PRIJSHERZIENING (artikel 20 van het KB van 15 juli 2011)

De prijs is vast. De onderliggende parameters worden periodiek herzien: HUB101 en TTF101 wordt per kalendermaand herzien. De leverancier deelt op de factuur steeds de actuele waarden van de onderliggende gasparameters mee. Dus bij facturatie van maand N wordt gebruik gemaakt van de geldende parameters van de maand N. De andere componenten in de prijsformule blijven ongewijzigd.

3.4

BETALINGEN

De betalingen vinden plaats binnen een termijn van dertig (30) kalenderdagen vanaf de datum waarop de Aanbestedende Overheid, of in voorkomend geval het OCMW, respectievelijk de politiezone over een regelmatig opgestelde factuur beschikt, alsook over de andere, eventueel vereiste documenten. De factuur geldt als schuldvordering. Indien een facturatiefout (foutieve en/ of ontbrekende gegevens op de factuur) ontdekt wordt, neemt de Aanbestedende Overheid onverwijld contact op met de leverancier zodat de leverancier de oorspronkelijke factuur volledig kan crediteren d.m.v. het bezorgen van een creditnota alsook een correcte factuur. De leverancier bezorgt dergelijke rechtzetting binnen een termijn van 30 dagen nadat de factuur werd geprotesteerd.


9/19

Wanneer de Aanbestedende Overheid dit vraagt, verrekent de leverancier de eventuele creditnota’s (annulaties, negatieve afrekeningen,…) nooit met openstaande facturen, maar stort hij bedragen van creditnota’s op de rekening van de Aanbestedende Overheid. Indien de Aanbestedende Overheid dit vraagt, wordt daarbij voor elke creditnota een afzonderlijke storting uitgevoerd, waarbij het factuurnummer als betalingsmededeling wordt vermeld. Deze terugstortingen dienen uitgevoerd te worden binnen 30 kalenderdagen. Bij het in gebreke blijven van de leverancier voor het terugstorten van het bedrag van een creditnota, kan de Aanbestedende Overheid hiervoor van rechtswege een verwijlintrest (referentie-intrestvoet ECB + 8%) aanrekenen, conform de vigerende wetgeving betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties.

3.5

GEEN WIJZIGING VAN DE PRIJS (artikel 56)

De prijs (paragraaf 5) van onderhavige opdracht is een vaste prijs voor het deel “energie en diensten vervat in de prijs”. De leverancier heeft behoudens de geciteerde prijsherzieningen geen recht op wijziging van de overeenkomst. De evoluties van de energieprijzen in het algemeen en de gasprijzen in het bijzonder, zelfs de onvoorspelbare evoluties, zijn voor de leverancier voorzienbaar in de zin van artikel 56. Slechts wanneer een bepaalde (prijs)evolutie op de gasmarkt overmacht uitmaakt, heeft de leverancier recht op schorsing, herziening, wijziging of verbreking van de overeenkomst. Als overmacht wordt beschouwd: de absolute onmogelijkheid (tijdelijk of definitief) om de overeenkomst uit te voeren omwille van een externe omstandigheid die de leverancier niet redelijkerwijze kon voorzien. De leverancier die zich op overmacht wenst te beroepen, stelt de Aanbestedende Overheid onmiddellijk schriftelijk op de hoogte van de overmachtsituatie en van de impact daarvan op de uitvoering van de overeenkomst. De leverancier verantwoordt daarbij (i) de onvoorzienbaarheid van de externe omstandigheid waarop hij zich beroept, (ii) het feit dat hij deze redelijkerwijze niet kon voorkomen of vermijden, en (iii) de absolute onmogelijkheid om de overeenkomst uit te voeren. Indien de Aanbestedende Overheid de overmachtsituatie erkent, overleggen de Aanbestedende Overheid en de leverancier te goeder trouw over de gevolgen hiervan op de overeenkomst.

3.6

IN GEBREKE BLIJVEN VAN DE LEVERANCIER (art. 44 en 123)

Indien de leverancier in gebreke blijft, gelden de bepalingen van art. 44 en. 123. Inzonderheid geldt dit voor de schending door de leverancier van zijn plichten inzake het ter beschikking stellen en het leveren van aardgas. De plicht tot ter beschikking stellen van vermogen en tot leveren van energie is een permanent doorlopende verplichting van de leverancier. De onderbreking hiervan op één of meer afnamepunten kan o.a. de veiligheid van mensen en de continuïteit van de openbare dienstverplichtingen van de aanbestedende overheid ernstig in het gedrang brengen en vereist de mogelijkheid voor de aanbestedende overheid om onmiddellijk in te grijpen. Daarom wordt elke tekortkoming aan de leveringsplicht gelijkgesteld met de laattijdige uitvoering zoals bedoeld in artikel 123 § 1 en loopt de boete zoals hieronder bepaald automatisch en van rechtswege zonder enige kennisgeving of bericht. Gezien voormeld belang van de continuïteit van de leveringen voor de veiligheid in het algemeen en de openbare dienstverplichtingen van de aanbestedende overheid, dient, in afwijking van artikel 44 § 2, de aanbestedende overheid bij iedere tekortkoming aan de leveringsplicht, het proces-verbaal niet alleen bij aangetekende brief, maar ook per fax of e-mail onmiddellijk aan de leverancier te sturen en dient de leverancier, in afwijking van artikel 44 § 2 onmiddellijk en ten laatste binnen de 48 uur volgend op de ontvangst van de fax of e-mail waarvoor hem het procesverbaal werd overgemaakt, zijn verweermiddelen te doen gelden, dit teneinde de aanbestedende overheid toe te laten zo snel mogelijk de desgevallend nodige ambtshalve maatregelen te nemen. In afwijking van artikel 123 § 1, en omwille van (1) voormeld belang van de continuïteit van de leveringen en (2) de moeilijke toepasbaarheid van de procentuele boetes met minima en maxima van voormeld artikel, is een dagelijkse boete verschuldigd, gelijk aan twee maal het gemiddelde dagelijkse factuurbedrag van het (de) afnamepunt(en) waar de leverancier tekort komt aan zijn leveringsplicht, met een maximum van twee maal het gemiddeld factuurbedrag voor één maand op betreffend afnamepunt. De boete is verschuldigd onverminderd de maatregelen van


10/19

ambtswege. De boete dekt niet de schade die de aanbestedende overheid lijdt ingevolge de meerprijs van noodleveringen en kosten van aanduiding van een nieuwe leverancier aan de aanbestedende overheid ingeval overeenkomstig de beslissing 2003-44 van de VREG dd. 27 mei 2003 een noodleverancier wordt aangeduid voor de aanbestedende overheid. De leverancier wordt in het bijzonder gewezen op het belang van de in de prijs begrepen dienstverrichtingen en de verplichtingen m.b.t. de facturatie. Schendingen van deze dienstverplichtingen en/of verplichtingen inzake de facturatie worden vastgesteld overeenkomstig artikel 44. In afwijking van artikel 154 geldt voor deze verplichtingen inzake diensten en voor de verplichtingen m.b.t. de facturatie geldt een bijzondere straf van € 75 per inbreuk.

3.7 3.7.1

VERZEKERINGEN Aansprakelijkheid

De leverancier is aansprakelijk voor alle schade die door hem, door een persoon voor wie hij verantwoordelijk is, of door een defecte levering door hem wordt toegebracht aan de aanbestedende overheid of haar personeel ten gevolge van de uitvoering van onderhavige overeenkomst. De leverancier kan enkel aansprakelijk zijn indien de oorzaak van de onderbreking in de levering het gevolg is van een tekortkoming of een fout van de leverancier aan zijn eigen plichten zoals deze worden bepaald in het toepasselijk reglement. De aanbestedende overheid verbindt er zich toe om de leverancier zo snel mogelijk op de hoogte te brengen van ieder schadegeval, hem alle mogelijkheden te geven om eraan te verhelpen en om zelf al het nodige te doen om de schade te beperken. De aansprakelijkheid van de leverancier onder deze overeenkomst voor indirecte schade, uit welke contractuele of wettelijke oorzaak ook, is beperkt tot € 1000 per schadegeval met een jaarlijks maximum van 10% van de waarde van de omzet onder deze overeenkomst per lopende jaar. Elk verlies van winst, omzet, bestellingen of data, elke stijging van algemene kosten en elke schade geleden ten gevolge van vorderingen van derden wordt beschouwd als indirecte schade. Indien de onderbreking of storing van de levering het gevolg is van een onderbreking of storing op het distributienet dient de aanbestedende overheid rechtstreeks de distributienetbeheerder aan te spreken overeenkomstig het aansluitingsreglement. 3.7.2

Verzekering

De leverancier is ertoe gehouden vanaf de toekenning van de opdracht de nodige verzekeringen te onderschrijven en deze gedurende de hele duur van de opdracht in stand te houden en/of te hernieuwen, waarbij zijn aansprakelijkheid zoals vermeld gedekt zal zijn. De leverancier is ertoe gehouden op elke vervaldag de verzekeringspremies regelmatig te betalen, welke hem ten laste worden gelegd door de aldus onderschreven verzekeringspolissen. De leverancier zal hiervan het bewijs moeten leveren, telkens de Aanbestedende Overheid daarom verzoekt. De door de leverancier te onderschrijven polissen zullen vermelden dat geen wijziging of opzegging van de polis en dat geen dekking van de schorsing kan worden toegepast vooraleer de verzekeraar de aanbestedende overheid ten minste één maand voorafgaandelijk aan deze maatregel zal verwittigd hebben. De leverancier zal de aanbestedende overheid, op uitdrukkelijk verzoek, een attest van haar verzekeraar overmaken waarin gesteld wordt dat alle noodzakelijke verzekeringen zijn ondertekend.

3.8

PLAATS VAN DE LEVERING (artikel 118)

Zie deel 4 van dit bestek.

3.9

WIJZIGINGEN AAN DE OPDRACHT (artikel 37)

Ingeval er onverwacht of na de toewijzing nog andere dan in de bijlage(n) beschreven afnamepunten om eender welke reden zouden ontstaan, kunnen deze aan de opdracht worden


11/19

toegevoegd. De prijszetting wordt voor deze afnamepunten in gemeen overleg bepaald, rekening houdend met de in de offerte weerhouden formules voor afnamepunten met een analoog profiel. De aanbestedende overheid heeft het recht de opdracht voor bepaalde afnamepunten op te zeggen zonder schadevergoeding voor de leverancier wanneer een afnamepunt volledig buiten dienst zou worden gesteld, en dit op voorwaarde van een vooropzeg van drie maanden. Het contractueel vastgelegde minimale jaarverbruik wordt in dit geval volgens de regel van drie herrekend op basis van het aantal kalendermaanden in het jaar dat het afnamepunt in dienst was. De kosten die aan de buitendienststelling zijn verbonden, zijn ten laste van de aanbestedende overheid. De aanbestedende overheid heeft het recht de opdracht voor bepaalde afnamepunten tijdelijk op te schorten zonder schadevergoeding voor de leverancier op voorwaarde van een schriftelijke vooropzeg van drie maanden. De periode (begin- en einddatum) waarin het afnamepunt tijdelijk buiten dienst wordt gesteld, zal duidelijk in die brief worden vastgelegd. Het contractueel vastgelegde minimaal jaarverbruik wordt in dit geval volgens de regel van drie herrekend op basis van het aantal kalendermaanden in het jaar dat het afnamepunt in dienst was. De elasticiteit van de prijsformule m.b.t het afnamevolume en aantal leveringspunten wordt verder in het bestek beschreven (paragrafen 5.2 en 5.3). Deze elasticiteit is noodzakelijk om schommelingen in het aantal afnamepunten en het verbruik te kunnen ondervangen die o.a. het gevolg zijn van klimatologische omstandigheden, wijzigingen in het verbruiksprofiel, wijzigingen in de organisatiestructuur, gebouwen en betrokken installaties.

3.10 TAAL VAN BETREKKINGEN TUSSEN BESTUUR EN LEVERANCIER Elke correspondentie en alle contacten met de Aanbestedende Overheid moeten gebeuren in het Nederlands.

4 TECHNISCHE GEDEELTE 4.1

TOELICHTING BIJ DE TABELLEN

Dit gedeelte van het bestek bevat in de bijlagen tabellen met gegevens over het geschatte verbruik. Bijlage C handelt over alle aansluitpunten met jaargemeten aansluitpunten Bijlage D handelt over alle aansluitpunten met maandgemeten aansluitpunten Het gas wordt ter beschikking gesteld op de afnamepunten beschreven in bijlage A en B van dit bestek. De afnamepunten zijn opgenomen zoals deze gekend waren in 2013. In bijlage E - de prijstabel – wordt de prijsberekening verduidelijkt. De totale prijs voor één bepaalde gemeente (in euro) wordt berekend door de som van de producten van het referentieverbruik met de overeenstemmende eenheidsprijzen te nemen.

4.2 4.2.1

VERDERE BEPALINGEN Algemene omschrijving van het te leveren product (aardgas)

Het aardgas voldoet aan de geldende normen, naargelang het over gas van het type H of van het type L gaat. 4.2.2

Vertrouwelijkheid in hoofde van de leverancier

De leverancier zal de inlichtingen die hij krijgt en de vaststellingen die hij doet tijdens de uitvoering van de overeenkomst, als vertrouwelijke informatie beschouwen. Ze mogen aan derden worden meegedeeld, na schriftelijke toestemming van het bestuur.


12/19

5 Prijs 5.1

Energieprijs

-

De aankoopkosten van de energie

-

De vervoerskost over het vervoersnet, te weten het gereguleerde vervoersnettarief voor het vervoer van de energie tot aan het afnamepunt

-

De kosten voor het ter beschikking stellen van één aanspreekpunt (accountmanager). Deze kosten omvatten alle diensten betreffende de coördinatie met de vervoers- en distributienetbeheerder(s), de contacten met de regulatoren, met de producenten van de energie.

-

Suggesties (zonder de opmaak van een gedetailleerde technische studie) betreffende optimalisatie van afnameprofielen.

-

Leveren van de uurgegevens (waar mogelijk) en de jaarprofielen op jaarbasis op elektronische drager.

-

Alle administratieve kosten (aanmaken van de factuur e.d.)

-

De kosten betreffende het driemaandelijks overleg tussen de leverancier en het bestuur waarop de stand van zaken, eventuele problemen enz. besproken worden; de leverancier geeft op dit overleg ook suggesties voor de optimalisatie van de afnameprofielen van de verschillende afnamepunten.

-

Het leveren voor de opmaak van de begroting, het budget en de meerjarenplanning aan de Aanbestedende Overheid, respectievelijk het OCMW en /of de politiezone van de nodige gegevens i.v.m. de verwachte totale kosten van het gasverbruik.

Niet vervat in de prijs -

De vervoerskost over het distributienet, te weten het gereguleerde distributienettarief voor het vervoer van de energie tot aan het afnamepunt.

-

De belasting, retributies, heffingen, bijdragen en toeslagen opgelegd door de federale, Vlaamse, provinciale en/of gemeentelijke overheden, die geheven worden op de aan de afnemer geleverde hoeveelheden energie. De vervoerskost over het distributie, bijdragen, belastingen en heffingen worden transparant en zonder toeslag noch verhoging doorgefactureerd, samen met de energiekost. Deze kosten worden niet in rekening gebracht in de prijssimulatie voor de vergelijking van de offertes.

-

5.2

De click-cost voor een mogelijke overgang naar vaste jaarprijzen zoals verder beschreven in paragraaf 5.5. Deze kosten worden niet in rekening gebracht voor de vergelijking van de offertes.

Elasticiteit van het afnamevolume

Er is geen bovengrens noch ondergrens op het afnamevolume, niet voor het geheel van de opdracht en niet per afnamepunt.

5.3

Elasticiteit van het aantal leveringspunten

De aanbestedende overheid kan gedurende de opdracht leveringspunten toevoegen of verwijderen voor zover de netto-afwijking, gemeten per kalenderjaar, binnen een vork blijft van 20 % t.o.v. het totaal aantal EAN-codes (als basis voor het eerste jaar wordt het aantal EAN bij de start van het contract genomen) met een minimum netto-afwijking van 20. Wijzigingen van het aantal EAN-codes op eenzelfde leveringsadres (bv. opsplitsen van een bestaande meter in meerdere meters) worden niet in rekening gebracht in deze netto afwijking.


13/19

5.4

Prijsformule energieprijs

In de prijstabel dient de inschrijver een prijs op te geven voor de levering van gas volgens volgende formule: Prijs maandelijks gemeten punten = Prijs jaargemeten punten =

a + b*HUB101 + c*TTF101 d + e*HUB101 + f*TTF101

De termen a t.e.m. f zijn vast en worden bij offerte-indiening vastgelegd door de inschrijver. Deze termen kunnen de waarde nul hebben, behalve de termen a en d. De prijzen worden maandelijks herzien volgens bovenstaande formule. - HUB101 : index in EUR/MWh voor de forward aardgascontracten te Zeebrugge zoals gepubliceerd in pence per therm in de "European Spot Gas Markets" ("ESGM") door ICIS Heren onder de titel "Heren Monthly Indices" en de ondertitel "Zeebrugge Hub". De index voor de maand van levering zal deze zijn die gepubliceerd wordt in ESGM op de eerste marktdag van diezelfde maand. De Zeebrugge Hub index voor het aardgas in pence per therm wordt omgezet in EUR/MWh op basis van het maandelijks gemiddelde van de wisselkoersen van de EUR tov de GBP van de maand die aan de maand van levering onmiddellijk voorafgaat, zoals gepubliceerd door de ECB en op basis van de omzettings-coëfficient 1 therm = 0,0293071 MWh - TTF101: rekenkundig gemiddelde in €/MWh van de referentieprijzen zoals die aan het eind van de dag zijn vastgesteld ("end of day") van "month ahead" contracten (contracten voor levering van aardgas op de Nederlandse handelsplaats TTF in de daaropvolgende kalendermaand), zoals gepubliceerd op de website www.data.theice.com. Deze beschrijving van de TTF101 is gepubliceerd op de CREG: ( http://www.creg.be/nl/tarifparamg4.html ) alsook de maandelijkse waarden ( http://www.creg.info/pdf/Tarifs/G/GasTTF-NL.pdf).

Om een vergelijking van offertes mogelijk te maken zal de inschrijver voor alle afnamepunten in de prijstabel een prijssimulatie uitvoeren op basis van de in zijn offerte opgenomen termen, de meetgegevens van het referentiejaar 2012 en volgende referentiewaarden: HUB 101: 27.000 EUR/MWh TTF101: 27.000 EUR/MWh

In het document van “vraag en antwoord” kan eventueel nog een nieuwe vervangende referentiewaarde worden opgegeven die meer aansluit bij de realiteit


14/19

5.5

Procedure overgangsmogelijkheid naar een vaste energieprijs

De aanbestedende overheid beschikt over de mogelijkheid om over te schakelen naar vaste prijzen voor de resterende contractduur. (Dit onder de vorm van vaste prijzen per kwartaal Q van een reeds gestart jaar en vaste prijzen per openstaand kalenderjaar CAL). Het omschakelen naar vaste prijzen geldt dan definitief voor de resterende contractduur. In de Prijstabel geeft de inschrijver de click kost Q (€/MWh) en click kost CAL (€/MWh) op, verbonden aan de omschakeling naar respectievelijk vaste kwartaal- of vaste jaarprijzen. De click kost Q mag maximaal 0,35 €/MWh bedragen. Voor de click kost CAL geldt een maximum van 1,4 € /MWh. Indien de aanbestedende overheid de overgangsmogelijkheid gebruikt, geldt het volgende: 



 

Uiterlijk op Dag deadline 16:00u dient de aanbestedende overheid de beslissing tot fixatie over te maken aan de leverancier. Er zijn 12 mogelijke momenten voorzien. Dag deadline

Dag click

07/11/2014 07/02/2015 07/05/2015 07/08/2015 07/11/2015 07/02/2016 07/05/2016 07/08/2016 07/11/2016 07/02/2017 07/05/2017 07/08/2017

15/11/2014 15/02/2015 15/05/2015 15/08/2015 15/11/2015 15/02/2016 15/05/2016 15/08/2016 15/11/2016 15/02/2017 15/05/2017 15/08/2017

Legt prijzen definitief vast voor periodes CAL 2015, CAL 2016, CAL 2017 Q2 2015, Q3 2015, Q4 2015, CAL 2016, CAL 2017 Q3 2015, Q4 2015, CAL 2016, CAL 2017 Q4 2015, CAL 2016, CAL 2017 CAL 2016, CAL 2017 Q2 2016, Q3 2016, Q4 CAL 2016, CAL 2017 Q3 2016, Q4 2016, CAL 2017 Q4 2016, CAL 2017 CAL 2017 Q2 2017, Q3 2017, Q4 2017 Q3 2017, Q4 2017 Q4 2017

Indien er geen beslissing tot fixatie wordt ontvangen blijft de maandelijkse prijsformule van toepassing. De prijzen voor de openstaande kwartalen (Q) en kalenderjaren (CAL) worden vastgelegd door: o de parameters TTF101 en HUB101 in de prijsformule te vervangen door de slotnotering op Dag click voor de overeenstemmende forward Q of CAL notering:  ENDEX TTF Q en HUBFIX Q voor kwartalen  ENDEX TTF CAL en HUBFIX CAL en voor kalenderjaren o te vermeerderen met de click kost Q (voor openstaande kwartalen) of click kost CAL (voor openstaande kalenderjaren). Dag click is telkens de 15e dag van de tweede maand van het lopend kwartaal (dus 8 kalenderdagen na Dag deadline). Indien deze dag geen werkdag is, is het telkens de eerste werkdag na de 15e van de tweede maand. Uiterlijk 15 kalenderdagen na Dag click maakt de leverancier de berekening van de vaste kwartaal en jaarprijzen over aan de aanbestedende overheid.

De mogelijke omschakeling naar vaste jaarprijzen wordt niet in rekening gebracht in de prijssimulatie voor de vergelijking van de offertes.


15/19

6 Facturatie De Aanbestedende Overheid heeft de keuze om één afzonderlijke factuur per afnamepunt, dan wel de groepering van een aantal afnamepunten per factuur te vragen voor zover de meteropname gelijktijdig plaatsvindt voor deze afnamepunten (zo is het niet mogelijk maandelijks opgenomen punten op eenzelfde factuur met jaaropgenomen punten te groeperen). De keuze tussen beide mogelijkheden en in voorkomend geval de concrete groepering van de afnamepunten zal na de gunning nominatief meegedeeld worden door het bestuur. Indien de Aanbestedende Overheid kiest voor één factuur per leveringspunt, bezorgt de leverancier daarbovenop één algemene samenvattende maandelijkse lijst, die alle afnamepunten bundelt. Indien de leverancier beschikt over een webtoepassing waarop online een overzicht kan geconsulteerd worden van alle verbruiks/facturatiegegevens vervalt deze verplichting De Aanbestedende Overheid kan daarnaast eisen dat de facturen voor de leveringen betreffende bepaalde afnamepunten weliswaar aan haar worden gestuurd, maar geadresseerd worden aan de instantie die de Aanbestedende Overheid aanduidt (autonoom gemeentebedrijf, kerkfabriek,...). De leverancier factureert rechtstreeks aan het OCMW en/of de politiezone op het door hen aangegeven facturatie-adres indien het leveringscontract voor het OCMW en/of de politiezone in het kader van een gezamenlijke opdracht wordt gesloten door de Aanbestedende Overheid. Het OCMW en de politiezone beschikken over dezelfde keuzemogelijkheid tussen afzonderlijke facturatie per afnamepunt en groepering van afnamepunten. Zij delen hun keuze, en in voorkomend geval de concrete groepering van de afnamepunten, na de gunning nominatief mee aan de leverancier. De factuur moet leesbaar zijn. Zij bevat per aansluitpunt minimaal de volgende elementen: -

Het adres van het leveringspunt

-

Het EAN nummer van het toegangspunt

-

Datum en factuurnummer

-

Verbruiksperiode waarop de factuur betrekking heeft

-

De eenheidsprijzen. per tarief

-

De berekeningsformule van de indexering en de manier waarop deze werd toegepast op de eenheidsprijzen

-

De distibutiekosten, bijdragen, belastingen en heffingen

-

Een toe te wijzen vrij tekstveld (veldlengte 255 karakters) waarin per verbruikspunt of groep van verbruikspunten specifieke infomatie op vraag van het lokaal bestuur kan worden opgenomen voor de verdere interne administratieve behandeling van de factuur (bv. interne betalingscode, interne codes gelinkt aan bepaalde sites,,…). Een invuling en het gebruik van dit veld dient na gunning met de accountmanager besproken te worden.

Verdere verfijning en afstemming van de facturatiemodaliteiten kan gebeuren in overleg met de account manager. Op deze factuur mogen trimestriële voorschotten worden gevraagd. Zulk een voorschot zal gelijk zijn aan het bedrag van de afrekening van het vorige jaar gedeeld door het aantal facturatieperioden, met dien verstande dat voor het eerste jaar deze voorschotten zullen worden bepaald aan de hand van de resultaten van de uitgevoerde simulaties bevattende de eenheidsprijzen. In voorkomend geval vraagt de leverancier deze voorschotten rechtstreeks aan het OCMW en/of de politiezone.


16/19

6.1

Elektronische facturatie

De leverancier is in staat om – indien de Aanbestedende Overheid dit wenst - voor alle of bepaalde leveringspunten de facturen elektronisch aan te leveren (in voorkomend geval vervalt de verplichting voor papieren facturatie voor deze leveringspunten). De leverancier moet daartoe kunnen voorzien in een elektronische facturatie naar (en gegevensuitwisseling met) de Aanbestedende Overheid, rechtstreeks of via een gecertificeerde factuurbeheerder. De uitwisseling van de elektronische factuurberichten gebeurt in het bestandsformaat INVOIC.INVOICE02, Idoc of XML en via een van de volgende communicatieprotocols: FTP, HTTP, HTTPS of SOAP. In akkoord tussen de leverancier en de Aanbestedende Overheid kan beslist worden om - naargelang de technologie evolueert - andere formaten en standaarden te gaan hanteren. De leverancier stuurt met elke elektronisch factuurbericht ook een factuurbeeld mee in het pfd/A1 formaat, dat een visualisatie van de factuur mogelijk maakt, in de lay-out van de papieren factuur. De naamgeving van deze PDF-bestanden bevat een prefix die een afkorting is van de naam van de leverancier, gevolgd door het unieke factuurnummer waarmee het factuurbeeld overeenstemt. De authenticiteit van herkomst en de integriteit van de inhoud van de elektronische factuurberichten, alsmede de leesbaarheid ervan, worden overeenkomstig artikel 60, §3 WBTW, gedurende de volledige bewaringstermijn gewaarborgd. De Factuurverzender of de Gecertificeerde Factuurbeheerder verbindt er zich toe om 6maandelijks een CD-Rom te bezorgen aan de Aanbestedende Overheid die alle elektronische factuurberichten bevat van de 6 maanden voorafgaand aan de maand waarop de CD-Rom bezorgd wordt. Deze CD-rom dient elke factuur te bevatten in alle bestandsformaten waarin ze naar de Aanbestedende Overheid elektronisch werd doorgestuurd. Eén van de bestandsformaten dient van het type “pfd/A-1” te zijn. Beide partijen verbinden zich ertoe de elektronische factuurberichten te archiveren gedurende een periode van minstens 7 jaar. Indien de leverancier de facturen ter beschikking stelt via een web of ftp omgeving, vervalt de verplichting m.b.t. het overmaken van een CD-rom. Voor de aanlevering van de elektronische facturatie en het ter beschikking stellen van het digitale beeld van de facturen, mag door de leverancier geen enkele kost doorgerekend worden aan de aanbestedende overheid. De implementatiekosten van de leverancier en alle kosten verbonden aan aanlevering van elektronische facturen en ter beschikkingstelling van de digitale versie van de facturen zijn bijgevolg ten laste van de leverancier. De leverancier verbindt zich ertoe reeds van bij de aanvang van het contract het elektronisch aanleveren van de facturen op te starten, indien de Aanbestedende Overheid dit wenst. De Aanbestedende Overheid bepaalt zelf of en wanneer de papieren facturen worden afgeschaft. Beide partijen zijn verantwoordelijk voor het naleven van alle wettelijke verplichtingen inzake elektronische facturatie. Indien wordt gekozen voor elektronische facturatie, verbindt de Aanbestedende Overheid zich om als een loyale partner de nodige ressources ter beschikking te stellen voor de opzet. Indien de Aanbestedende Overheid in deze aantoonbaar in gebreke blijft, kan - na bemiddeling - worden overgegaan tot papieren facturatie of een gelijkwaardig alternatief.


17/19

7 Overname van leveringspunten (“Switching”) Wanneer een leverancier toegangspunten overneemt dient hij dit te melden aan toegangsregister van de distributienetbeheerder.

het

Van elk toegangspunt dienen de volgende zaken opgegeven te worden: -

Titel, aard van de vennootschap, eventuele contactpersoon ( bv Gemeente, vzw, OCMW,…)

-

Naam: Verzendadres

-

Nace-code

-

BTW-code

-

Taal: Nederlands

Er wordt gevraagd om geen ongeldige waarden in te vullen zoals NVT, xxx, …

7.1

Verhuizen

Indien bepaalde toegangspunten in de loop van het contract wijzigen van contractant (bv bij een verhuizing gevolgd door een tijdelijke leegstand van een gebouw van het OCMW, de gemeente…), wordt de verhuisprocedure uitgewerkt door de VREG gevolgd ( zie website van de VREG). Voor tijdelijke schorsing van woningen bestemd voor (sociale) verhuur wordt de opzeg beperkt tot 2 weken ( cf. punt 2.9). In dit geval wordt de slotfactuur binnen een termijn van 3 maand na het verstrijken van de opzegperiode aan de aanbestedende overheid overgemaakt. De meterstanden vermeld op het verhuisformulier en getekend door de vertrekkende huurder en de nieuwe huurder dienen gerespecteerd te worden bij de opmaak van de factuur.


18/19

8 Bijlagen: BIJLAGE A Lijst aanbestedende overheden (incl start en einddatum van de opdracht)

Bijlage C Leveringspunten jaargemeten Lijst per gemeente

Bijlage D Leveringspunten maandgemeten Lijst per gemeente

Bijlage E: Prijstabel Bijlage F: Inschrijvingsbiljet


19/19

OPEN AANBESTEDING BESTEK: SAMENAANKOOP AARDGAS DE LEVERING VAN AARDGAS AAN INSTALLATIES EN GEBOUWEN

Recommend Documents