Audit Flexibiliteit Hogeschool van Amsterdam Flexibilisering
Agenda n
Flexibiliteit
n
Opzet audit
n
Turbulentie in de omgeving en Flexibiliteitsmix
n
Flexibliteitsmatrix
n
Mogelijkheden voor flexibiliteit: primaire proces, structuur en cultuur
n
Typologie van flexibele organisaties
n
Strategische issues en aandachtspunten
n
Issues uit strategische plannen en issues uit Audit
2
Model van Flexibiliteit Definitie: de mate waarin en snelheid waarmee een organisatie in staat is om adequaat te reageren op de omgevingseisen (Volberda).
Omgeving
Flexibiliteitsmix
wat moet
wat gebeurt
Flexibiliteitspotentieel wat kan
Primaire proces
Structuur
Cultuur
3
Flexibiliteit n
De benodigde flexibiliteit in de organisatie wordt bepaald door de turbulentie in de omgeving (turbulentie = complexiteit + dynamiek + onvoorspelbaarheid)
n
De actuele flexibiliteit wordt bepaald door het flexibiliteitsrepertoire van het management (operationeel, structureel en strategisch niveau)
n
De potentiële flexibiliteit wordt bepaald door het primaire proces, de structuur en de cultuur
4
Opzet Audit (1/2) n n
Doel: Aanwijzingen voor strategisch plan HBO Onderzoeksvragen: u
u
u
Wat zijn de strategische issues voor de HBO gegeven de turbulentie in de omgeving en de reactie van de organisatie? Wat zijn de zwaartepunten voor interventies uit het strategisch plan? Welke discrepanties zijn er tussen beoogd beleid en aanwezige flexibiliteit?
5
Opzet Audit (2/2) n
Onderzoekseenheid: u u
n
HBO centraal niveau HBO faculteitsniveau
Respondenten (50) u u u u u u
College van Bestuur Directeuren Faculteitsdirecteuren Afdelingshoofden Onderwijscoördinatoren Staf
6
Omgevingsprofiel HBO Totaal
7
Omgeving Totaal
n
Hoge turbulentie: u u u u
n
Studenten Beroepenveld Markten / Concurrenten Randvoorwaarden Overheden
Met name veroorzaakt door een hoge complexiteit
8
Omgeving CvB (1/2)
n
n n n
Zeer hoge complexiteit en dynamiek bij Instroom studenten/opdrachten Over de hele lijn een hoge turbulentie Ingevuld door maar één respondent (één lege vragenlijst) Overeenkomsten bij studenten beroepenveld en randvoorwaarden overheden
9
Omgeving CvB (2/2)
n
n
n
Verschillen met totaal bij instroom studenten, vooropleidingsinstellingen, te leveren opleidingsactiviteiten, arbeidsmarkt personeel, kennis/technologie, markten concurrenten Verschillen worden veroorzaakt door de onvoorspelbaarheid (door CvB hoger ingeschat) Vooropleidingsinstellingen dynamiek door totaal hoger dan bij CvB (zeer laag)
10
Omgeving Lijn
n
T.o.v. Totaal grootste verschillen met: u u
Instroom studenten/opdrachten Kennis/technologie
n
Hogere onvoorspelbaarheid geeft de doorslag
n
Meeste respondenten uit de Lijn vinden beroepenveld in alle facetten turbulent Staf ziet veel beroepenvelden met verschillende behoeften, maar beamen niet de veranderlijkheid, grilligheid en grote gevolgen
n
11
Omgeving Staf
n n
Tov Totaal: Hogere turbulentie bij: u u u
n
Vooropleidingsinstellingen Te leveren opleidingsactiviteiten Randvoorwaarden hogeschool
Lagere turbulentie bij: u u u
Studenten Beroepenveld Markten/concurrenten
12
Flexibiliteitsprofiel HBO Totaal
13
Flexibiliteit Totaal
n
Algemene indruk: redelijk aantal maatregelen
n
Top 3: u
Kennis/technologie
u
Info. Systemen
u
Personeel
14
Flexibiliteit CvB
n
Top 3: u u u
n n
Informatiesystemen Te leveren opleidingsactiviteiten Dienstverleningsproces
Deze top 3 is ook de top 3 van de verschillen met Totaal Over de hele lijn scoort CvB iets hoger dan totaal
15
Flexibiliteit Lijn
n n
Patroon in maatregelen komt overeen met Totaal Over het geheel meer middelen in gebruik
Opleidingsmanagement versus Rest: n Opleidingsmanagement (opleidingsdirecteuren en onderwijscoördinatoren) neemt meer maatregelen waar dan de rest van de organisatie. De rest is minder op de hoogte van de maatregelen die er zijn. n Naarmate de respondenten verder van het primaire proces verwijderd zijn, nemen zij minder maatregelen waar n Opleidingsmanagement ervaart meer non-routine in het primair proces; beleeft meer vrijheid om dingen te regelen (buiten ‘maatregelen’ om) 16
Flexibiliteitsmaatregelen Staf n
Geen betrouwbare antwoorden, te weinig respondenten
17
Flexibiliteitstekort Lijnfunctionarissen
18
Bevindingen
n
Groot flexibiliteitstekort waargenomen door CvB & Fac. Dir gezien omgevingsturbulentie: u u u u u u
n
Instroom studenten/opdrachten Kennis/Technologie Studenten Beroepenveld Marketing/concurrenten Randvoorwaarden overheden/instanties
Flexibiliteitsoverschot maatregelen: u
Kennis/Technologie
19
Flexibiliteitstekort Faculteitsdirecteuren
20
Bevindingen
n
n
Naarmate de respondent dichter bij het primaire proces staat wordt de inschatting van de omgevingsturbulentie lager en dus toont de matrix minder flexibiliteitstekorten. Maatregelen, tekorten op (faculteitsdirecteuren): u u u u u u
Vooropleidingsinstellingen Informatiesystemen Diensten in bewerking Financiele middelen Co-producenten Product/Marktcombinaties
21
Structuur HBO Totaal Statisch
Organisch
22
Structuur Totaal (1/2)
n n
n
n
n
Over het geheel aan de mechanische kant Grote spreiding: interessant om groepen binnen Totaal te bekijken Verbijzondering: of functie, of doelgroep (product/dienst wordt niet geantwoord) Functionalisering: beeld is niet uniform over verhouding staf en lijn Beheerssystemen intensief gebruikt, maar ook voor totale beleidscyclus gebruikt? (initiatie, bepaling, uitvoering, evaluatie)
23
Structuur Totaal (2/2) •
• • •
Complexe taakinhoud én lage uitwisselbaarheid (Uitwisselbaarheid overal laag? Zie veranderbaarheid ontwerp/configuratie in Primair Proces) Weinig niveaus Opleiding: grote spreiding Laterale relaties: Door grote afhankelijkheid is sterke coördinatie nodig tussen verantwoordelijke functionarissen. Uitvoering gaat gepaard met grote mate van delegatie en participatie.
24
Structuur Staf
n
Te weinig respondenten
25
Structuur Lijn
n n n
Overeenkomstig patroon met Totaal Meer organisch dan Totaal: standaardisatie en opleiding Minder organisch dan Totaal: participatie en delegatie
26
Cultuur HBO-instelling Totaal Conservatief
Innovatief
27
Cultuur Totaal
n n
Redelijk innovatieve cultuur, met name de externe oriëntatie. Afwijking hiervan: u
Omvang identiteitsvorming is beperkt, weinig gemeenschappelijkheid, erg heterogeen
28
Cultuur Staf
n
Beeld van de organisatie meer conservatief in vergelijking met de Lijn
29
Relatie Cultuur / Structuur
n
Structuur en cultuur werken elkaar tegen K
K
K
n
Verschil tussen de formele en de feitelijke organisatie: zie analyse Cultuur K K K
n
De structuur is meer statisch dan organisch, de cultuur meer innovatief dan conservatief, daardoor worden plannen en regels minder strak uitgevoerd (‘de soep wordt niet zo heet gegeten als hij wordt opgediend’) Bij statische structuren is er onvoldoende ruimte voor het creatieve creatieve potentieel van de medewerker Bestuurbaarheid neemt af bij ongewijzigd beleid
Tolerantie voor ambiguïteit Attitude formeelformeel-feitelijk Identiteitsvorming (omvang, gemeenschappelijkheid, verdeeldheid)
NB: professionals in een bureaucratische omgeving
30
Relatie Cultuur / Structuur
n
Als de HBO-instelling zich wil ontwikkelen tot een flexibele organisatie: u
n
Cultuur en structuur meer op elkaar afstemmen
Door: u u
u
Sturen op een meer zakelijke en professionele werkcultuur. Meer planmatige organisatie bouwen (bestuurbaarheid omhoog brengen) Via planmatige route of delen van de organisatie via chaotische routes
31
Primair Proces HBO Totaal Routine
Non-routine
32
Primair Proces Totaal
n n
Gemiddeld (op de dimensie routine versus non-routine) Dienstverleningsproces: u
u
n
Lage veranderbaarheid van de configuratie (curriculumgeoriënteerd) Hoge mate van differentiatie
Grote spreiding: u u
Wachttijden/doorlooptijden Graad van differentiatie
33
Primair Proces Lijn
n
Overwegend zelfde patroon als Totaal, iets meer routine-kant
34
Bestuurbaarheid en flexibiliteit / Positionering HBO hoog
flexibel bestuurbaarheid
planmatig CvB & lijn Staf
rigide
chaotisch
laag groot
klein flexibiliteitsmix
35
Strategische issues uit de Audit n
Omgevingsturbulentie hoog: u
n
Maatregelen tekort op: u
n
Instroom studenten/opdrachten, Kennis/Technologie, Studenten, Beroepenveld, Marketing/concurrenten, Randvoorwaarden overheden/instanties Vooropleidingsinstellingen, Informatiesystemen, Diensten in bewerking, Financiële middelen, Co-producenten, Product/Marktcombinaties
Flexibiliteitsoverschot op Kennis/Technologie
36
Strategische issues uit de plannen (1) HBO - volle breedte: n Masters en positie in onderwijskolom n Marktaandeel en instroom n Inhoudelijke versterking op kennispoort, lectoren en samenwerking met partijen Faculteit eigen: n HBO-assortiment n Primair proces per faculteit (ICT-ontwikkeling in onderwijs) n Samenwerking centraal / decentraal
37
Strategische issues uit de plannen (2)
Randvoorwaardelijk (centraal): n Personeelsontwikkeling n Planning en controle
38
Aandachtspunten
n
n
Grote spreiding in prioriteiten thema’s tussen de faculteiten en tussen de faculteiten enerzijds en centraal anderzijds. Prioriteit centraal: sterkere planning & control (van vloot naar flottille-concept)
39
Aanbod en diensten
Assortimentsbeleid
Inhoudelijke oriëntatie faculteiten
positie BAMA-discussie: Plaats in de onderwijskolom
inhoud Kennispoort Lectoren Imago Samenwerking met derden ICT Primair proces Personeelsontwikkeling
continuïteit SHRM Marktaandeel & Instroom Financiële middelen Randvoorwaarden overheid Planning en control klantgroepen Studenten Duaal onderwijs
Kennis en technologie
Bedrijven en instellingen
40
