ADRESSENSTANDAARD ZORG EN WELZIJN SIV

ADRESSENSTANDAARD ZORG EN WELZIJN

SIV

Adressenstandaard Zorg en Welzijn

Derde druk, herziene editie, mei 2000. © 1993 SIV, Samenwerking Publieksinformatie Gezondheid en Welzijn Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm of op enige andere wijze zonder voorafgaande schriftelijke toestemming. Deel 1 in de reeks Standaardisatie gegevensbestanden Zorg en Welzijn Eindredactie Lilian Bos Drukwerk Krips, Meppel ISBN 90-5050-811-1 NIZW-bestelnummer E 118141

Deze publicatie is te bestellen bij NIZW Uitgeverij Postbus 19152 3501 DD Utrecht Telefoon (030) 230 66 07 Fax (030) 230 64 91 E-mail [email protected]

Inhoud

Voorwoord 7 Inleiding 9 Gebruik van geautomatiseerde adressenbestanden 11 Automatisering van adressenbestanden 13

Voor- en nadelen van automatisering 13 Organisatie van het beheer 14 De technische mogelijkheden 14 De bouw van een adressenbeheerprogramma 15 Uitwisseling 16 Actualiseren 19

Hoe actualiseren? 19 Veel gebruikte mogelijkheden 20 Adressenleveranciers en -producten 21 Auteursrecht 25 Adressenstandaard zorg en welzijn 27 Toelichting 29 Overzicht van opgenomen gegevens 31 NAW-gegevens 35

Naamvelden 35 Adres- en woonplaatsvelden 40 Telefoon- en Internetvelden 48 Velden voor contactpersonen 52 Selectie- en structuurgegevens 57 Onderhoudsgegevens 63 Tekstgegevens 67 Bijlage 1 Inkortingsregels voor straatnamen 69 Bijlage 2 Afkortingen in de etiketnaam 75

Bijlage 3 Landnamen en afkortingen 79 Bijlage 4 Adressen 85 Trefwoordenregister 89

Voorwoord

Voorwoord bij de derde, herziene druk Het SIV is sinds januari 1998 uitgebreid met het Trimbos-instituut. De Stichting Informatievoorziening Gehandicapten Nederland is opgegaan in het NIZW. De stichting Jeugdwelzijnsinformatie (JWI) is van naam veranderd in de Stichting Jeugdinformatie Nederland (SJN), het Nederlands Bibliotheek en Lektuur Centrum (NBLC) heet nu Vereniging NBLC. Het Landelijk Centrum GVO heet inmiddels het Nationaal Instituut voor Gezondheidsbevordering en Ziektepreventie (NIGZ) en het Samenwerkingsverband Informatievoorziening zelf heet nu SIV, Samenwerking Publieksinformatie Gezondheid en Welzijn. De adressenstandaard is aangepast aan de hand van de wensen van de SIV-partners en andere gebruikers. In het hoofdstuk met het overzicht van de opgenomen gegevens is aangegeven of de velden nieuw zijn of gewijzigd ten opzichte van de vorige uitgave. Ieder veld is voorzien van een nummer om het opzoeken van de velden te vergemakkelijken. De inleidende hoofdstukken zijn eveneens aangepast aan de laatste ontwikkelingen. Utrecht, april 2000 Voorwoord bij de tweede, herziene druk Sinds mei 1993 hebben ook het Landelijk Centrum GVO en de Stichting Korrelatie zich bij het SIV aangesloten. De inleidende hoofdstukken zijn geactualiseerd en aangevuld met nieuwe informatie over de technische mogelijkheden om gegevens op te slaan en uit te wisselen. De adressenstandaard zelf is zowel intern als door een onderzoek onder de gebruikers geëvalueerd. Dat heeft een aantal nuttige wijzigingen opgeleverd. Om gebruikers te attenderen op de wijzigingen, is bij het overzicht van opgenomen gegevens vermeld of sprake is van een vervallen, nieuw of gewijzigd veld. Utrecht, april 1995 Voorwoord bij de eerste druk Op initiatief van het ministerie van Welzijn, Volksgezondheid en Cultuur hebben vijf landelijke organisaties in de sector zorg en welzijn besloten samen te werken bij het verzamelen, verwerken en verspreiden van publieksinformatie. Deze organisaties, verenigd in het Samenwerkingsverband Informatievoorziening, zijn: – NIZW / Informatiecentrum Zorg en Welzijn – Stichting Informatievoorziening Gehandicapten Nederland (IG) – Stichting Jeugdwelzijnsinformatie (JWI) – Nederlands Bibliotheek en Lektuur Centrum (NBLC)

7

Voorwoord

– Stichting Werkgroep 2000 (inmiddels opgegaan in Nederlandse Patiënten / Consumenten Federatie). Al kort na de start in februari 1992 formuleerde het samenwerkingsverband als een van de werkdoelen: het ontwikkelen van eenheid in bestandsopbouw teneinde uitwisseling van gegevens mogelijk te maken. Het samenwerkingsverband zoekt die eenheid in bestandsopbouw vooral in gegevens over organisaties (adressenstandaard), in gegevens over folders, boeken en tijdschriften (documentenstandaard) en in eenheid in zoektaal (het afstemmen van de thesauri van de landelijke organisaties). De Adressenstandaard Zorg en Welzijn is het eerste concrete product van het Samenwerkingsverband Informatievoorziening. In een voorwoord mag een woord van dank niet ontbreken. De dankzegging gaat met name uit naar degenen die de standaard hebben ontwikkeld: Frits de Jong en Rolf van Olst van IG, Pieter Jelle Bouman van het Informatiecentrum Zorg en Welzijn, en de werkgroep Sociale kaart van de Maatschappij Informatie Projecten (MIP). De tekstbijdragen die de standaard vergezellen, zijn van de hand van Hanny van Antwerpen (NBLC), Ruud Stuivenberg (JWI), Jan Sanner (IG) en de eindredacteur (NIZW). Utrecht, mei 1993

8

Inleiding

De adressenstandaard Zorg en Welzijn beoogt eenheid te brengen in de opbouw van adressenbestanden in de sector zorg en welzijn. De standaard geeft aan in welke eenheden de gegevens over organisaties gesplitst kunnen worden en hoe iedere eenheid het beste ingevuld kan worden. Bij de ontwikkeling van de standaard is aangesloten bij bestaande normeringen, zoals de normeringen die door de PTT Post en het Nederlands Normalisatie-instituut zijn vastgesteld (NEN-normen) en de ISO-normen. Daarnaast is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij het Gemeenschappelijk Gegevensmodel Bedrijfsregisters, een model van vier grote registerhouders (Belastingdienst, Centraal Bureau voor de Statistiek, Landelijk Instituut Sociale Verzekeringen en Vereniging van Kamers van Koophandel) ter verbetering van de kwaliteit van informatiesystemen. Iedere organisatie moet al bij de opzet van haar database bepalen van welke organisaties zij welke gegevens wil invoeren. Organisaties kunnen ervoor kiezen om alleen de adressen op te nemen die voor het publiek relevant zijn of een totaaloverzicht op te nemen van de centrale organisatie met alle daarbij behorende vestigingen en afdelingen. Allereerst moet overeenstemming bestaan over het begrip organisatie. Daarbij wordt gewoonlijk onder organisatie verstaan: een rechtspersoon, een maat- of vennootschap, een samenwerkingsvorm zonder rechtspersoonlijkheid die met een vereniging maatschappelijk gelijk kan worden gesteld, een onderneming van een publiekrechtelijk rechtspersoon of een doelvermogen. Vervolgens moet worden nagedacht over het indelingsprincipe van een organisatie. Er is een onderscheid tussen de organisatorische en de fysieke indeling van organisaties. Bij de organisatorische indeling spreekt men van een organisatie en een afdeling. Een afdeling is een organisatorisch onderdeel van een organisatie. Bij de fysieke indeling spreekt men van een hoofdvestiging en nevenvestiging. De hoofdvestiging is de vestiging (locatie) waar de leiding van de organisatie zetelt. De nevenvestiging is een locatie waar of van waaruit de organisatie activiteiten uitoefent, anders dan de locatie van de hoofdvestiging. De keuze voor opname van (één van) de indelingsprincipes heeft gevolgen voor de opbouw van de database en de invoer van gegevens. Binnen de database kunnen onderling relaties gelegd worden tussen de verschillende onderdelen en locaties. De standaard biedt het werkveld een handreiking als instellingen in de sector overgaan tot het invoeren en opslaan van adresgegevens in een geautomatiseerd bestand. Voordeel voor organisaties die hun gegevens conform de standaard invoeren, is dat zij hun adresgegevens kunnen uitwisselen met andere organisaties en diverse gegevens geautomatiseerd kunnen invoeren en controleren, o.a. met behulp van externe bestanden. Naarmate organisaties meer velden van de standaard invullen, wint uitwisseling aan waarde. Omdat het voor veel organisaties met beperkte menskracht niet doenlijk is om

9

Inleiding

voor iedere organisatie die zij in hun bestand willen invoeren, alle eenheden/velden in te vullen, is voor hen bij ieder veld aangegeven of het invoeren van de betreffende informatie aanbevelenswaardig is voor uitwisseling van gegevens. Verder is van belang dat de schrijfwijze van gegevens eenduidig is en dat de gegevens ontsloten kunnen worden. In de standaard wordt daarom gewezen op de publicatie van de SIV deellijsten en het gebruik van de thesaurus Zorg en Welzijn. Omdat het gebruik van de adressenstandaard niet los gezien kan worden van de functies van een adressenbestand, van de geautomatiseerde toepassing en van efficiënt en effectief beheren en actualiseren, is daaraan een korte beschouwing gewijd, voorafgaand aan de standaard zelf.

10

Gebruik van geautomatiseerde adressenbestanden

Wie adressen beheert zal geneigd zijn daar een computer voor te gebruiken. Zeker als het aantal adressen toeneemt, als regelmatig grote zendingen uitgevoerd moeten worden of als voor cliënten snel een organisatie uit een groot bestand gevonden moet worden. Wie ook nog adresgegevens wil uitwisselen, kan eigenlijk helemaal niet om het elektronische hulpmiddel heen. Er zijn dan ook vele computerprogramma’s op de markt om adressen te beheren, van zelf te definiëren databases tot kant en klare adressenbeheerprogramma’s. Een van de meest aansprekende voordelen van een computer met adressenbeheerprogramma is dat het een ideaal middel is om snel te zoeken en te selecteren in (grote) adressenbestanden. Dat kan door middel van zoeken met een deel van de gegevens (naam, postcode, plaatsnaam etc.) of door het gebruik van selectiecodes en trefwoorden. Het toekennen van de juiste trefwoorden is een vak apart: als de één aan een organisatie de zoekterm ‘allochtonen’ toekent en de ander aan een vergelijkbare organisatie de zoekterm ‘migranten’, zal men bij een zoekactie minder organisaties vinden dan beoogd. Voor meer informatie over het ontsluiten van informatie door het toekennen van zoektermen zij verwezen naar de SIV-uitgave ‘Uniform ontsluiten’. De mogelijkheid om adres- en/of andere gegevens van een organisatie te zoeken en selecteren is een voorwaarde voor alle andere gebruiksmogelijkheden: uitvoer van de gegevens naar het beeldscherm, naar de printer en naar een (ander) bestand. Bij baliegebruik zal vaak via het beeldscherm de benodigde informatie over een of meer organisaties aan de cliënt gepresenteerd worden. Belangrijk is dat de gegevens overzichtelijk gepresenteerd worden en ook afgedrukt kunnen worden zodat informatie meegegeven kan worden. Ter wille van de gebruiksvriendelijkheid kan men met het programma regelen dat op het scherm bijv. geen interne onderhoudsgegevens gepresenteerd worden, zoals ‘Datum wijziging’. Wie een overzicht van delen van het adressenbestand wil, zal lijsten willen afdrukken. Afhankelijk van de hoeveelheid gegevens per organisatie kan de informatie in kolommen of in alinea’s geplaatst worden. De mogelijkheid om een dergelijke selectie als bestand te bewaren en vervolgens op te roepen in een tekstverwerkingspakket geeft meestal meer mogelijkheden om de eigen stijl en lettertypes te gebruiken. Wil men adressen gebruiken om brieven te verzenden, dan moet het programma de mogelijkheid hebben etiketten af te drukken of de gegevens uit te voeren als samenvoegbestand voor een tekstverwerkingspakket. Een standaardbrief gecombineerd met een samenvoegbestand levert individueel gerichte brieven op (ook wel mailmerge genoemd).

11

Gebruik van geautomatiseerde adressenbestanden

Ten slotte is belangrijk dat men adresgegevens selectief kan uitvoeren naar een bestand of in een bestand kan invoeren. Alleen de geselecteerde gegevens worden zo uitgevoerd, respectievelijk ingelezen. Dat kan nuttig zijn als men gegevens wil uitwisselen of als men de gegevens wil actualiseren in een on of off line toepassing. Als men on line gegevens beschikbaar wil stellen, let er dan op dat het aan te schaffen softwarepakket de functionaliteiten bevat voor on line uitvoer, presentatie en zoeken.

12

Automatisering van adressenbestanden

Voor- en nadelen van automatisering De voordelen van de overstap van een echte kaartenbak naar een elektronische vorm spreken meestal meer aan dan de nadelen. De meest bekende voordelen zijn: – efficiënter beheer van adresgegevens: een gegeven dat op verschillende plaatsen in een kaartenbak is bijgehouden, hoeft men slechts eenmaal te wijzigen in plaats van in iedere kaart of kaartenbak; – in een relationeel model hoeft men adressen slechts eenmaal op te nemen en te wijzigen, waarna ze in meerdere applicaties opvraagbaar zijn; – voorgeschreven normen zijn vast te leggen in een programma, waardoor men er moeilijk van kan afwijken en er meer eenduidigheid in de opgenomen gegevens ontstaat; – men kan de adressen gemakkelijker voor verschillende doeleinden gebruiken zoals mailingen en het verstrekken van inlichtingen; – adressen zijn in verschillende volgordes op te vragen; – men kan selecties maken; – het uitwisselen van adressen met andere organisaties wordt mogelijk; – een bestand is sneller verstuurd dan de kartonnen kaarten gekopieerd; – als in grotere organisaties alle PC’s via een netwerk aan elkaar gekoppeld zijn, is het centrale adressenbestand op alle PC’s te raadplegen. De nadelen zitten in hogere investeringen en in meer aandacht voor een goede organisatie. Een kaartenbak en een stapel kaartjes zijn aanmerkelijk goedkoper dan een computer en een programma. Voordat dus een adressenbestand wordt opgebouwd, moet een afweging gemaakt worden van doel en middelen. In die afweging moet men vragen betrekken als: – Is het aantal adressen wel groot genoeg om de overstap naar een geautomatiseerd bestand te maken? – Hoeveel mensen maken gebruik van het bestand? – Wat is de tijdsinvestering die nodig is om mensen vertrouwd te laten maken met het elektronisch hulpmiddel? – Zijn er voldoende mogelijkheden om het bestand te raadplegen (maar al te vaak zijn niet voldoende computers beschikbaar)? – Heeft het bestand voldoende gebruiksmogelijkheden? – Moeten alle adressen opnieuw ingevoerd worden of zijn ze (deels) al elders beschikbaar en te converteren naar het eigen bestand (zie hierna bij ‘Uitwisseling’)? – Zijn voldoende tijd en middelen beschikbaar om het adressenbestand op te bouwen en te actualiseren?

13

Automatisering van adressenbestanden

Organisatie van het beheer Geautomatiseerd adressenbeheer vraagt vooral een goede organisatie. De betrouwbaarheid van het adressenbestand hangt voor een groot deel af van de nauwkeurigheid van de ingevoerde gegevens. Het gaat daarbij om duidelijke afspraken over invoer, onderhoud en controle. Er mag geen twijfel zijn over wat op welke wijze ingevoerd moet worden en wie dat doet. Het verdient aanbeveling een en ander in heldere protocollen vast te leggen, zelfs bij eenvoudig adressenbeheer. De adressenstandaard kan hierbij als hulpmiddel fungeren. In de adressenstandaard zijn velden opgenomen voor selectie- en structuurgegevens en onderhoud. Met behulp van de onderhoudsvelden kunnen beheersactiviteiten worden verricht. Als men bijvoorbeeld wil controleren of gegevens volgens de regels zijn gewijzigd, kan men alle records selecteren die sinds een bepaalde datum zijn gewijzigd. Met behulp van selectiecodes kunnen groepen adressen worden geselecteerd die door verschillende afdelingen binnen een organisatie worden onderhouden. Het is belangrijk dat de codes altijd worden toegekend en op de juiste wijze. Ontbreekt een code bij een bepaald adresgegeven dan kan dit niet meer worden geselecteerd en daardoor niet meer gecontroleerd worden. Het niet kunnen vinden van een adres kan ook zijn oorzaak vinden in de onjuiste toekenning van zoektermen/trefwoorden.Het toekennen van trefwoorden dient volgens goede afspraken te gaan, vooral ten behoeve van extern gebruik en uitwisseling. Het zal duidelijk zijn dat nauwkeurigheid bij het toekennen van trefwoorden en/of selectiecodes en controle daarop de betrouwbaarheid van het adressenbestand vergroot. Het is aan te raden gebruik te maken van een thesaurus (thesaurus: een lijst van woorden en termen met een gestructureerde zoekleiding van relaties tussen de termen). In de sector zorg en welzijn is een aantal thesauri ontwikkeld; het SIV, Samenwerking Publieksinformatie Gezondheid en Welzijn, is doende deze thesauri op elkaar af te stemmen en heeft over het ontsluiten van informatie met behulp van zoektermen een boekje uitgegeven: ‘Uniform ontsluiten’.

De technische mogelijkheden In de adressenstandaard zijn de gegevens uiteengerafeld in aparte velden. De gedachte daarachter is dat bij invoer gegevens eenvoudig zijn te scheiden, zodat bij uitvoer (adres)gegevens kunnen worden samengesteld in iedere gewenste structuur. Ook onderhoud kan dan eenvoudiger plaatsvinden. Het naderhand splitsen van samengestelde gegevens is een lastige en door de benodigde nabewerking tijdrovende zaak. De hier geschetste mogelijkheden zijn echter alleen te realiseren als men beschikt over een moderne computer (Pentium of Power PC) en een programma om adresgegevens in op te slaan en in de gewenste vorm te gebruiken. Wil men op meer plaatsen binnen een organisatie een adressenbestand raadplegen en eventueel onderhouden, dan is een intern netwerk aan te bevelen. Programmatuur

Voor het opslaan van adresgegevens in een computerprogramma worden hier drie mogelijkheden genoemd:

14

Automatisering van adressenbestanden

1. Programmatuur als Oracle, Sybase, Ingres, SAP, Progress, etc. Dit zijn zware relationele systemen waarmee alles kan worden gebouwd maar alleen door (externe) deskundigen en tegen hoge kosten. Dit soort systemen heeft alleen zin als er tegenover de vaak grote investeringen ook grote en zwaarwegende voordelen staan, hetzij financieel hetzij strategisch. In de sector zorg en welzijn zijn het meestal alleen de grote instellingen die hiervoor geld beschikbaar hebben. Dan zijn er programma´s die speciaal voor gebruik in de gezondheidszorg en het welzijnswerk zijn ontwikkeld. Voorbeelden zijn databaseprogramma´s voor ziekenhuizen (Ziekenhuis Informatie Systeem, ZIS), voor bepaalde beroepsgroepen (bijv. Huisartsen Informatie Systeem, HIS), voor een bepaalde functie (de NIZW Encyclopedie en de daarbij behorende invoermodule voor publieksvoorlichting). Een dergelijk programma voldoet aan de standaarden, wordt onderhouden en verbeterd door een landelijke partij en kan geïntegreerd worden met informatie van landelijke en regionale informatieleveranciers. 2. Standaard databaseprogramma´s die gewoon in de winkel te koop zijn. Voorbeelden zijn Access, Filemaker Pro, D-Base en PerfectView voor Windows en Filemaker Pro voor de Macintosh. Dit zijn standaardpakketten, maar meestal met erg veel mogelijkheden. In deze software zijn zeer goed adressenapplicaties te maken. Voordelen zijn: goedkoop, gemakkelijk zelf te onderhouden en aan te passen, flexibel. 3. Standaardadresbeheerprogramma’s voor kleinschalig gebruik, zoals SOKI, Davilex en sommige tekstverwerkingsprogramma’s. Het voordeel van deze programma’s is dat zij goedkoop zijn. Bovendien is geen interne deskundige nodig om de database op te zetten en te onderhouden. Voor alle software geldt: bezint eer ge begint. Het is uiterst belangrijk van tevoren goed na te denken over wat men met een database wil, niet alleen nu maar ook over 3 jaar of over 5 jaar. Is de aanschaf alleen voor deze afdeling of straks voor de hele organisatie? Hoe belangrijk is de database voor de organisatie en hoeveel mag het programma daarom kosten? Hoe worden mensen opgeleid om te werken met het nieuwe programma en is daar ook budget voor? Ook: wat past er bij de organisatie? Een buurthuis met een zware Oracle-applicatie gaat niet samen.

De bouw van een adressenbeheerprogramma Gebruikmakend van standaard databasemanagement-programmatuur is het mogelijk eenvoudige maar ook zeer complexe adressenbeheerprogramma’s te (laten) maken. Belangrijk is vooraf een pakket van eisen op te stellen waaraan het adressenbeheerprogramma moet voldoen. Gekeken moet worden naar welke gegevens beheerd moeten worden én hoe deze gegevens gebruikt (zullen) worden (verzorgen van mailings, on line raadpleging, distillatie van statistische informatie voor beleidsvorming enz.). Tevens zijn randvoorwaarden ten aanzien van financiën voor investering en exploitatie, grootte van databestanden en gebruiksgemak van belang. Afhankelijk van de eisen die gesteld worden aan het programma, kan gekozen worden voor een enkelvoudig (recht toe recht aan) model of voor een relationeel model.

15

Automatisering van adressenbestanden

Enkelvoudig model

Als geen relaties met andere databases gelegd hoeven te worden, zal het enkelvoudige (niet-relationele) model meestal voldoen. Volgens zo’n model kunt u een adressenbeheerprogramma bouwen dat voldoet aan de adressenstandaard. U moet bij de bouw hiervan speciaal rekening houden met zogenaamde herhaalbare velden. Een voorbeeld van een herhaalbaar veld is het trefwoordenveld. In de adressenstandaard is bijvoorbeeld één veld opgenomen voor het invoeren van een zoekterm. Omdat dit aantal meestal te klein is, zal hiervoor een groter aantal moeten worden gedefinieerd. Deze velden nemen meestal wel geheugenruimte in beslag, ook al staat er niets in een veld. Met alle databaseprogramma’s kunnen dit soort databases worden gemaakt. Relationeel model

Als men relaties wil leggen met andere bestanden, bijvoorbeeld een bestand met folders, of als veel gebruik gemaakt wordt van herhaalbare velden, moet men kiezen voor het relationele databasemodel. Het is bij een relationele database mogelijk clusters van velden in een aparte database te plaatsen en deze te koppelen op basis van een zogenaamde sleutel (koppelveld). In relationele databases kunnen gemakkelijk herhaalbare velden worden gerealiseerd. Het is bijvoorbeeld mogelijk meer contactpersonen per organisatie op te nemen in een gekoppelde database zonder de NAW-gegevens van de organisatie te moeten herhalen. Het onderhoud van de adresgegevens kan hierdoor efficiënter en nauwkeuriger gedaan worden. De keuze voor een enkelvoudige of relationele database heeft consequenties voor de uitwisseling. Een applicatie die is opgebouwd volgens het relationele model, moet bijvoorbeeld in staat zijn een exportbestand te maken dat in een enkelvoudig model database kan worden ingelezen. En dit geldt omgekeerd ook voor een enkelvoudig model database, die een exportbestand moet kunnen maken dat in een relationeel model kan worden ingelezen.

Uitwisseling De meeste gebruikers van computerprogramma’s kennen de mogelijkheid om documenten elektronisch (bijvoorbeeld per e-mail) naar een andere gebruiker te sturen. Diens computer kan het bestand zonder meer lezen, als hetzelfde programma gebruikt wordt. Gebruikt men een ander programma, dan zullen de gegevens eerst vertaald, ‘geconverteerd’, moeten worden van het ene programma naar het andere. Ook voor databaseprogramma’s geldt dat uitwisseling mogelijk is, al is dan wel conversie nodig. Er zijn echter enkele standaardafspraken waarmee vrijwel alle databaseprogramma’s overweg kunnen, we spreken dan van ‘uitwisselingsformats’. Er zijn weinig programma’s die gebruik maken van een zelfde uitwisselingsformat. Het uitwisselen met een format zal dus vaak geschieden op basis van onderlinge afspraken afhankelijk van de mogelijkheden van de programmatuur. Op voorhand moet bekeken worden hoe programma’s omgaan met de vrije tekstvelden. Niet alle programma’s kunnen hiermee omgaan. Bij het ex- en importeren kunnen zich namelijk problemen voordoen bij velden met een vrije lengte, omdat databases een ver-

16

Automatisering van adressenbestanden

schillend veldformat hanteren. Bij de keuze van de programmatuur moet men hiermee rekening houden. De twee meest gebruikte uitwisselingsformats zijn: – het format met scheidingstekens ‘delimited’ – het format met labels Format met scheidingstekens ‘delimited’

Het meest gebruikte uitwisselingsformat is het ‘delimited’ format. Veel standaard databaseprogramma’s en maatwerkprogrammatuur kennen dit formaat. ‘Delimited’ wil zoveel zeggen als begrensd door een afscheiding. Deze afscheiding is in dit verband geen grenspaaltje, een schutting of een streep, maar een speciaal teken. Bij dit format wordt de inhoud van elk veld omgeven door een bepaald teken; in de meeste gevallen wordt hiervoor een dubbel aanhalingsteken (“) gebruikt. Ook tussen elk veld wordt een teken geplaatst; in veel gevallen wordt hiervoor standaard de komma (,) gebruikt. (Bij gebruik van aanhalingstekens en komma’s spreekt men van een ‘comma-delimited’ format.) Voorbeeld: - “veld1",”veld2","veld3"

Soms is het gebruik van deze tekens, voor dit doel, niet mogelijk en moeten andere tekens worden gebruikt. Als men toch dubbele aanhalingstekens gebruikt als scheidingsteken, dan zal de inhoud van een veld zelf geen dubbele aanhalingstekens mogen bevatten (bijvoorbeeld bij vrije tekstvelden). De volgorde waarin de velden in het bestand staan is essentieel. Als een veld geen informatie bevat (leeg is), moet men wel altijd de scheidingstekens (aanhalingstekens en de komma) plaatsen. In onderstaand voorbeeld is het veld ‘Toevoeging huisnummer bezoekadres’ leeg. Het is gebruikelijk om als eerste regel de bestandsstructuur op te nemen. Voor de bestandsstructuur worden de label-codes voor de uitwisseling uit de adressenstandaard gebruikt. Bij het vullen van de inhoud van de velden (inlezen/importeren) wordt de volgorde van de bestandsstructuur aangehouden. Voorbeeld: - “ADNAA”,"ADST1","ADHU1","ADTO1","ADPO1","ADWO1" - “Stichting ABC”,"Jansstraat","3","","3456 GB", “Vijftienhuizen”

NB: Bij de onderlinge uitwisseling moet bekend zijn waar deze codes voor staan. Onder meer maakt de adressenstandaard duidelijk waar de codes voor staan. Daarnaast kunnen organisaties onderling codes afspreken. Aanvullende codes op de standaard vangen altijd aan met ADX. Het SIV gaat bij de uitwisseling uit van het ‘delimited’ format. De SIV-partners hebben onderling afspraken gemaakt over het gebruik van tekens, bijvoorbeeld het pipe teken voor het scheiden van herhaalbare velden en het aangeven van handmatige regeleinden in

17

Automatisering van adressenbestanden

vrije tekstvelden. Voor de uitwisseling is van belang dat organisaties onderling tot overeenstemming komen over het gebruik van deze tekens. Format met labels

Het format dat gebruik maakt van labels (codes) voor elk veld met direct daarachter de inhoud biedt veel vrijheid. De volgorde van de velden is van minder belang. Voorbeeld: @ ADNAA=Stichting ABC ADST1=Jansstraat ADHU1=3 ADPO1=3456 GB ADWO1=Vijftienhuizen @

Meestal wordt bij dit format een speciaal teken (bijvoorbeeld: @) gebruikt als recordscheiding. Aan de lengte en layout van labels worden door de programmatuur vaak speciale eisen gesteld. Waarschuwingen

Let er bij de uitwisseling op dat vooraf is afgesproken of het bestand in ascii- of ansi-formaat wordt uitgevoerd. Het ascii-formaat wordt meestal gebruikt voor dos-toepassingen en het ansi-formaat voor windows-toepassingen. Als men het eigen adressenbestand niet in zijn geheel wil vervangen door het adressenbestand dat men extern betrekt, is het noodzakelijk dat het computerprogramma in staat is alleen de verouderde adressen te vervangen door nieuwe. Door het consequent gebruiken van unieke nummers kan het overschrijven van adresgegevens worden voorkomen. Indien men aan extern verkregen adressen zelf informatie toevoegt, is het gevaar groot dat deze gegevens bij een ‘update’ verloren gaan, tenzij het computerprogramma daar rekening mee kan houden. Belangrijk is om de procedure voor de uitwisseling nauwkeurig te beschrijven. Duidelijk moet zijn welke personen waarvoor verantwoordelijk zijn. Ook moeten de controleprocedures inzichtelijk zijn, zodat helder is welke gegevens gecontroleerd zijn op juistheid. De meeste problemen met het uitwisselen van gegevens zullen echter te maken hebben met het ontbreken van eenheid in structuur van de gegevens en ontsluitende codes en trefwoorden. Over dit laatste moeten afspraken gemaakt worden, bijvoorbeeld door dezelfde thesaurus te gebruiken.

18

Actualiseren

Instellingen besteden vaak meer tijd en energie aan het opbouwen van een adressenbestand dan aan het bijhouden ervan. Een bestand dat men niet bijhoudt, is na een jaar niets meer waard. Dus wie besluit een adressenbestand op te bouwen, moet vooraf al hebben nagedacht over de mogelijkheden om het actueel te houden. Het bijhouden van selectie- en onderhoudsgegevens is al eerder aangestipt, hier gaat het om de gegevens over de organisatie zelf; hoe houd je die actueel?

Hoe actualiseren? Er zijn vele manieren om een adressenbestand actueel te houden. Het hoe van het actualiseren hangt vooral af van de omvang van het bestand, van de beschikbare tijd en middelen en van de functie van het bestand. – Men kan het bestand actief of passief onderhouden. Wie wacht tot een adreswijziging in de bus valt, onderhoudt passief; wie een mailing rondstuurt met het verzoek te controleren of de gegevens nog kloppen, onderhoudt actief. Helemaal waar is dat niet, want men mailt alleen organisaties die in het bestand zitten en blijft zo onkundig van nieuwe organisaties. – Men kan de adresgegevens scheiden in ‘harde’ en ‘zachte’ gegevens, vanuit de gedachte dat de ‘harde’ gegevens gemakkelijker te onderhouden zijn dan de ‘zachte’. ‘Harde’ gegevens zijn de NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats, telefoon, fax); ‘zachte’ gegevens zijn gegevens die voor interpretatie vatbaar zijn, zoals taak, werkwijze en kosten. Op het moment dat men met een organisatie contact wil opnemen, is het van belang dat met name de NAW-gegevens actueel zijn. Wanneer men eenmaal met de organisatie contact heeft gelegd, kan men in principe alles vragen om de actualiteit van de overige gegevens te toetsen. Bij het doen van keuzes in wat men wel/niet regelmatig of met grotere tussenpozen zal onderhouden, is het dus van belang dat met name de NAW-gegevens actueel zijn. – Men kan de gegevens ook onderscheiden in wel en niet mutatiegevoelige. Gevestigde instellingen (bijv. ziekenhuizen) verhuizen niet zo vaak als kleine patiënten- en gehandicaptenorganisaties (vaak p/a een bestuurslid of andere vrijwilliger). Soms is een werksoort in ontwikkeling en treden fusies en/of functie-wijzigingen op. Daardoor zal een - in de tijd gezien - gedifferentieerde vorm van onderhoud ontwikkeld kunnen worden. Zeker wanneer het niet lukt om de gegevens van alle organisaties bijv. eenmaal per jaar te actualiseren. – Er kan een onderscheid worden gemaakt in dagelijks, niet-selectief onderhoud en doelgericht, projectmatig onderhoud.

19

Actualiseren

Dagelijks onderhoud kan bijv. zijn het verwerken van ontvangen en gesignaleerde adreswijzigingen. Doelgerichte controle houdt bijvoorbeeld in het checken van de gegevens van organisaties met een vergelijkbare taakstelling (bijv. dialysecentra), in een bepaald gebied (Friesland) of met een gelijke actualiteitsdatum (maart 1999). – Men kan de benodigde gegevens zelf verzamelen door de betrokken organisaties te mailen of te bellen, maar men kan ook bij een overkoepelende organisatie een adreslijst of bestand opvragen, al dan niet tegen betaling. Soms blijkt dan de eigen informatie actueler te zijn dan de gevonden bron, ook al pretenderen veel bronnen het tegendeel.

Veel gebruikte mogelijkheden 1. Mailing

Groepen organisaties d.m.v. een mailing benaderen is gebruikelijk. Vaak wordt een uitdraai meegestuurd van opgenomen gegevens. Lang niet alles komt aan of terug. Reminders hebben een vergelijkbaar resultaat. Interpretaties spelen een rol. Het feit bijvoorbeeld dat een adres wordt doorgehaald en in plaats daarvan een postbusnummer wordt ingevuld, kan betekenen dat de organisatie is verhuisd, maar ook dat men (liever) geen bezoek wil ontvangen. Men kijkt soms alleen naar hetgeen is ingevuld en niet naar de ontbrekende gegevens (teksttelefoon, openingstijden). 2. Telefonische check

Het telefonisch checken van de gegevens van een organisatie is duur, maar wel effectief. Het onderhoud van NAW-gegevens levert meestal geen problemen op. Voor de typering van de organisatie is dit moeilijker. Aan wie wordt de vraag gesteld? Vanuit welke positie en kennis van zaken wordt de vraag beantwoord? 3. Binnengekomen post

Ontvangen brieven en drukwerk van een organisatie kunnen goed worden gebruikt om regelmatig vast te stellen dat de betreffende organisatie kennelijk nog steeds op hetzelfde adres is gevestigd. Een gemakkelijke hulp voor het actueel houden van NAW-gegevens. 4. Externe contacten

Het onderhouden van externe contacten is een goed middel om organisatiegegevens te actualiseren, ook al is dit het doel van het contact niet. Als men een organisatie belt, kan de vraag: ‘Bent u het afgelopen jaar verhuisd?’, gemakkelijk met ja of nee worden beantwoord. Omgekeerd kan ook: als een organisatie belt met het verzoek iets op te sturen, vraagt men: ‘Zal ik het sturen naar ..., volgens ons bestand is dat uw postadres’. Men slaat dan twee vliegen in één klap: controle van de gegevens van de organisatie in het eigen bestand en (als de gegevens juist blijken) promotie van het eigen bestand.

20

Actualiseren

5. Tijdschriften, periodieken, internet e.d.

Tijdschriften zijn goede bronnen voor het opsporen van adreswijzigingen, taakverschuivingen en nieuwe organisaties. Wie tijd over heeft, kan ook de erin opgenomen advertenties napluizen. Ook via internet zijn steeds meer adressen te vinden. Gegevens die op deze wijze zijn verkregen, zijn niet altijd foutloos en dienen daarom gecontroleerd te worden. 6. Collega-instellingen

Collega-instellingen kunnen vaak worden benaderd met de vraag waar organisaties zijn gebleven respectievelijk of zij nog bestaan.

Adressenleveranciers en -producten 1. PTT Post en KPN Telecom

KPN Telecom en PTT Post behoren tot de grootste leveranciers van adres- en telefoongegevens. Het meest bekende boek waarin men adresgegevens over organisaties in de sector zorg en welzijn kan vinden, is de telefoongids. Instellingen en organisaties die een telefoonaansluiting hebben, ontvangen gratis de nieuwste editie van de telefoongids van de woonplaats of regio. Men kan ook de telefoongids voor Nederland (50 delen) bestellen. Zie voor meer informatie over de gidsen van KPN Telecom voorin de telefoongids. KPN Telecom brengt daarnaast de CD-foongids uit, een cd-rom waarmee men geautomatiseerd de telefoonnummers van alle abonnees kan achterhalen, met uitzondering van de geheime nummers. Naast deze off line mogelijkheid stelt KPN Telecom on line de Telefoongids beschikbaar. PTT Post heeft een mediaservice voor het onderhoud en de verrijking van adressenbestanden. Met behulp van programmatuur waarmee men kan valideren (bijvoorbeeld Postcodeboek PRO, een softwarepakket voor professionals) kunnen adressen worden opgezocht en gecontroleerd. Aan de hand van de postcode en het numerieke gedeelte van het huisnummer worden de schrijfwijze en de spelling van de straatnaam en woonplaats gecontroleerd. Postcode Databank is programmatuur die geïntegreerd kan worden in het eigen softwarepakket, waarbij automatische adrescontrole van de bestanden plaatsvindt. Het uitgebreidste sofwarepakket is de Postcodetabel, met een abonnement op de maandelijkse mutaties. Men kan ook gewoon gebruik maken van het postcodeboek, als papieren uitgave, op cd-rom of via internet. Voor meer informatie kan men terecht bij PTT Mediaservice. De Postcodesoftware van de PPT Post biedt de keuze uit drie schrijfwijzen: de officiële, de NEN- en de PTT-schrijfwijze. Bij installatie van de software kan de gewenste schrijfwijze in de eigen database worden toegepast. De Adressenstandaard zorg en welzijn hanteert de schrijfwijze van de NEN-norm 5828. Deze norm dateert van 1991 en zal in de loop van 2000 worden herzien. Het voordeel van het gebruik van de software is dat de inkortingsregels consequent worden gehanteerd. Bij handmatige invoer kunnen verschillen gaan optreden door onjuiste interpretatie of onjuist gebruik van de inkortingsregels.

21

Actualiseren

2. Bedrijfsleven/Direct mail

Diverse bedrijven hebben zich toegelegd op het ontwikkelen van adressenbestanden en het verkopen van adressen, voornamelijk gericht op bedrijven die consumenten willen benaderen met productinformatie. Grote direct mail-bedrijven zijn bijvoorbeeld Vierhand, Adrepak, Mailing Partners. De Kamers van Koophandel kan men benaderen met gerichte vragen over het bestaan van bijvoorbeeld stichtingen en verenigingen. De Kamers hebben gezamenlijk een groot elektronisch bestand ondergebracht bij de NV Databank Kamers van Koophandel en Fabrieken. Op on line raadpleging kan men zich abonneren. 3. Algemene adresalmanakken en -gidsen

Voor de sector zorg en welzijn zijn vooral interessant de gemeentegidsen en enkele landelijke uitgaven zoals de Staatsalmanak, die adres- en naamgegevens bevat van allerlei overheden, en de Pyttersen’s almanak, die adresgegevens bevat over talloze stichtingen en verenigingen. 4. Leveranciers in de sector zorg en welzijn

Ook diverse organisaties in de sector zorg en welzijn hebben adressenbestanden opgebouwd en in boekvorm of op diskette of cd-rom beschikbaar gesteld. Al deze bestanden en producten verschillen onderling in omvang en in hoeveelheid gegevens per organisatie (alleen NAW-gegevens of ook informatie over doelstelling en activiteiten). – De Nederlandse Patiënten/Consumenten Federatie (NP/CF) beschikt over een bestand waarin o.a. patiënten-/consumentenorganisaties, organisaties voor mensen met een handicap en beroeps- en koepelorganisaties in de reguliere en alternatieve gezondheidszorg zijn opgenomen. Dit bestand wordt gebruikt voor de productie van de Gids Patiënteninformatie, de Adressenwijzer Patiënteninformatie op diskette, de Combirom voor apothekers en de Medirom voor huisartsen. Op verzoek kan ook maatwerk geleverd worden. – De stichting Jeugdinformatie Nederland onderhoudt adressen van organisaties op het terrein van de jeugdzorg. Adressen zijn op aanvraag tegen betaling leverbaar. Uitgebreide informatie over de activiteiten van de SJN zijn te vinden op de Internetsite http://www.sjn.nl. – Het NIZW heeft een bestand opgebouwd van landelijke en plaatselijke organisaties, werkzaam op het terrein van o.a. wonen, werken, zorg en welzijn, sociale zekerheid, onderwijs en juridische kwesties. Delen van dit bestand worden gedistribueerd in boekvorm (De grote almanak voor informatie en advies en de Adreslijst maatschappelijke organisaties) en op diskette (SOKI van Datawerken IT BV). De adressen op het terrein van gezondheid, ziekten en handicaps zijn te raadplegen via de cd-rom NIZW Encyclopedie. Ook maatwerk is mogelijk: adresgegevens van een bepaalde werksoort of in een bepaalde provincie kunnen tegen betaling op aanvraag apart geleverd worden. – Korrelatie is een landelijk kenniscentrum gespecialiseerd in telefonische publieksinformatie, advies en hulp op het brede terrein van gezondheid en welzijn. Korrelatie geeft

22

Actualiseren

informatie over organisaties in Nederland die de hulp of informatie bieden die de beller zoekt. Bellers met psychische of psychosociale problemen krijgen direct hulp of advies. Korrelatie wordt -op verzoek van de media- ingezet voor het verzorgen van publieksopvang na bijvoorbeeld een televisieprogramma. Daarnaast levert Korrelatie aanvullingen op adressenbestanden van het NIZW en andere SIV-partners en heeft zij een informatietekstbestand over psychische en psychosociale problemen. – Het Nationaal Instituut voor Gezondheidsbevordering en Ziektepreventie (NIGZ) brengt onder meer een diskette uit, P/C infodisk, met een compleet overzicht van voorlichtingsmateriaal over zorg, gezondheid en preventie, inclusief besteladressen. – Het Trimbos-instituut geeft in samenwerking met Bohn Stafleu van Loghum de Adresgids Verslavingszorg en de Gids Geestelijke Gezondheidszorg uit met adressen van en informatie over instellingen in de verslavingszorg en de geestelijke gezondheidszorg.

23

Auteursrecht

In het Nederlandse recht wordt een adressenbestand aangemerkt als een werk van letterkunde, wetenschap of kunst. Het valt daarom onder de bescherming van de Auteurswet 1912. Op adressenbestanden rust dan ook auteursrecht. Voor het verkrijgen van auteursrecht is geen enkele formaliteit nodig: auteursrecht ontstaat automatisch door het maken van het werk. Vereiste is wel dat het werk zintuiglijk waarneembaar is. Het is dus niet noodzakelijk dat het werk al in druk verschenen is. Het plaatsen van een copyright-notice ( plus naam maker plus jaartal eerste uitgave) op een werk is van belang voor de bewijsvoering: behoudens tegenbewijs wordt als maker beschouwd degene die als zodanig op of in het werk is aangeduid. Een organisatie die een adressenbestand heeft, dat bestand op een diskette zet en die diskette aan derden ter beschikking stelt, kan de copyright-notice ter afschrikking op de buitenkant van de diskette of als gegeven in het bestand plaatsen. Voor een voorbeeld van een voorbehoud van rechten wordt verwezen naar het colofon voorin deze uitgave. In de brochure ‘Informatie over auteursrecht’, een uitgave van de Stichting Auteursrechtmanifestaties, vindt men basisinformatie over auteursrecht. Deze brochure is gratis verkrijgbaar bij de Stichting Auteursrechtmanifestaties en het Ministerie van Justitie, afdeling Publieksvoorlichting. Voor auteursrechtelijke bescherming van een werk moet voldaan worden aan het oorspronkelijkheidsvereiste. Ieder werk moet een persoonlijk karakter dragen: het moet onwaarschijnlijk zijn dat een ander hetzelfde werk zou kunnen maken. Wanneer een bestand geen persoonlijk karakter heeft, is de bescherming van het werk beperkt tot een bescherming tegen letterlijk overnemen. Dit is door de rechtspraak voor ‘alle andere geschriften’ - en dat zijn alle geschriften zonder enige oorspronkelijkheid, zoals omroepprogrammagegevens - vastgesteld. Een adressenbestand bestaat uit een verzameling adresgegevens; de maker van het bestand beslist welke gegevens over organisaties relevant zijn. Dit hangt samen met de eigen manier van werken. Bovendien kan behalve de kale NAW-gegevens ook een eigen tekst of waardering van organisaties gegeven zijn. Hiermee kan wel aan het oorspronkelijkheidsvereiste voldaan worden, waardoor het bestand meer bescherming geniet dan alleen tegen letterlijk overnemen. Het kopiëren van enkele exemplaren van een werk, zoals een in druk verschenen adressenbestand, voor eigen oefening, studie of gebruik wordt niet als inbreuk op het auteursrecht van de maker(s) beschouwd. Die regel geldt niet als men voor eigen gebruik een geautomatiseerd adressenbestand van een ander kopieert: dat is verboden, tenzij het geautomatiseerde bestand juist bedoeld is om te gebruiken voor verrijking van de eigen bestanden, zoals de postcodebestanden van de PTT Post. Binnen een onderneming, organisatie of instelling mogen kopieën gemaakt worden van verschenen artikelen, berichten of andere stukken, of kleine gedeelten van boeken, brochures e.d. ten behoeve van de werknemers. Hiervoor moet echter wel een billijke

25

Auteursrecht

vergoeding aan de rechthebbenden worden betaald. De Stichting Reprorecht zorgt voor de inning en de verdeling van deze vergoedingen. Deze stichting heeft echter geen bemoeienis met het kopiëren van geautomatiseerde bestanden. Hiervoor komt men terecht bij de Databankenwet, die van toepassing is voor zowel elektronische als niet-elektronische databanken. De wet Rechtsbescherming Databanken (de Databankenwet) is sinds 21 juli 1999 van kracht. Deze wet is gebaseerd op een Europese richtlijn. In de wet is de producent beschermd die een substantiële investering in een databank doet en het risico van de investering draagt. Het gaat om databanken die volledig doorzoekbaar zijn en waarbij de verschillende onderdelen per stuk kunnen worden opgevraagd, bijvoorbeeld via een zoekprogramma. Een databank kan onder andere toegankelijk zijn via een cd-rom of een on-line-databank. Bijvoorbeeld een telefoongids of kranten op cd-rom of een knipselkrant on line. Ook het beeld- en geluidsmateriaal op de databank is beschermd. De onderdelen die voor de werking of de raadpleging van een databank noodzakelijk zijn zoals een thesaurus en indexeringssystemen vallen ook onder bescherming van de wet. Naast de bescherming van de Databankenwet blijft het auteursrecht bestaan op in een databank opgenomen werken. De bescherming houdt in dat het opvragen en hergebruiken van het geheel of substantieel deel van informatie uit de databank alleen kan als de producent toestemming heeft gegeven aan de gebruiker. Er kunnen afspraken worden gemaakt over een redelijke vergoeding. Opvragen is het overbrengen van de inhoud van een databank op een andere drager, zoals het printen, drukken, kopiëren en downloaden van gegevens. Onder hergebruik wordt verstaan het opnieuw ter beschikking stellen van gegevens aan het publiek in welke vorm dan ook. Hiervoor is eveneens toestemming vereist. Een uitzondering hierop is dat de gebruiker onder bepaalde voorwaarden zonder toestemming de informatie mag opvragen ter illustratie bij onderwijs of wetenschappelijk onderzoek. De gebruiker mag wel niet-substantiële delen opvragen of hergebruiken, tenzij het zo herhaald en systematisch gebeurt dat het in strijd is met de normale exploitatie van de databank en het de belangen van de producent ongerechtvaardigde schade toebrengt. In tegenstelling tot de duur van het auteursrecht - tot 70 jaar na dood van de auteur - is het recht op databankbescherming slechts 15 jaar van kracht. Echter, met elke substantiële wijziging van de inhoud van de databank ontstaat een nieuw recht voor de duur van 15 jaar. De reikwijdte van de Databankenwet is nog niet geheel uitgekristalliseerd en zal door de (Europese) jurisprudentie nader ingevuld moeten worden.

26

adressenstandaard zorg en welzijn

Toelichting

In de adressenstandaard zijn vooral informatie-eenheden (verder te noemen: velden) opgenomen die objectief (volgens bestaande conventies) kunnen worden ingevuld, de zogenaamde ‘harde gegevens’. Voor tekstgegevens is dat niet mogelijk. De velden zijn in vier groepen verdeeld: – naam-, adres- en woonplaatsgegevens – structuur- en selectiegegevens – onderhoudsgegevens – tekstgegevens. Bij de velden geeft de omschrijving de inhoud van de velden aan. In de motivatie is de reden voor opname van het veld vermeld en soms een motivering van de gekozen lengte. Het invoeren van gegevens conform de adressenstandaard maakt het ook mogelijk om adressen uit te wisselen met andere organisaties. Uitwisseling wint aan waarde naarmate men meer velden heeft ingevuld en dat conform de standaard heeft gedaan. Voor veel organisaties met beperkte menskracht is het niet doenlijk om voor iedere organisatie die zij in hun bestand willen invoeren, 61 eenheden/velden in te vullen. Daarom is een aantal gegevens/velden gemarkeerd met een sterretje (*). Een sterretje betekent dat het invoeren van het betreffende gegeven aanbevolen wordt voor uitwisseling. Bij 39 velden is zo’n sterretje geplaatst. In de praktijk zal dat aantal nog kleiner zijn, omdat een aantal velden alleen ingevuld hoeft te worden in geval van buitenlandse organisaties. Naast de veldnaam is bij ieder veld ook een unieke code vermeld, een ‘label’. Deze label-code wordt gehanteerd voor de import en export van gegevens. Het is bedoeld om de technische kant van de uitwisseling te vergemakkelijken. In de tekst wordt her en der verwezen naar NEN-normen. Dat zijn standaarden, ontwikkeld door het Nederlands Normalisatie-instituut.

29

Overzicht van opgenomen gegevens

Een sterretje (*) voor een veld betekent dat het definiëren van dit veld en het invullen van het betreffende gegeven meer mogelijkheden biedt om gegevens met andere organisaties uit te wisselen. Het staat iedere instelling uiteraard vrij om naast alle vermelde gegevens zelf ook velden te definiëren die zijn afgestemd op de bijzondere, organisatiegebonden, functies die zij met haar adressenbestand wil kunnen vervullen. Voor de uitwisseling kunnen deze velden veldcodes krijgen, die beginnen met de code ADX. Achter ADX komt de code van de veldnaam te staan die de organisaties onderling hebben afgesproken. Hiermee blijft zichtbaar dat het om een code gaat die niet in de standaard is vermeld. Als een veld nieuw of fundamenteel gewijzigd is ten opzichte van de adressenstandaard van april 1995, is dat in dit overzicht bij het betreffende veld vermeld. De veldnummers verwijzen naar de nummers in de tekst.

NAW-gegevens Naamvelden

ADNAA ADSUB ADETI ADPUB ADPER ADAFK

* * * * *

naam organisatie subnaam etiketnaam publieksnaam per adres afkorting [gewijzigd]

1 2 3 4 5 6

Adres- / woonplaatsvelden

ADLO1 ADST1 ADHU1 ADTO1 ADPO1 ADWO1 ADWT1 ADLO2 ADST2 ADHU2 ADTO2 ADPO2

* * * * * * * * * * *

locatieomschrijving bezoekadres straatnaam bezoekadres huisnummer bezoekadres toevoeging huisnummer bezoekadres postcode bezoekadres woonplaats bezoekadres toevoeging woonplaats bezoekadres locatieomschrijving postadres straatnaam postadres [gewijzigd] huisnummer postadres toevoeging huisnummer postadres postcode postadres

7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18

31

Overzicht van opgenomen gegevens

ADWO2 ADWT2 ADPRO ADLAC ADLAN ADPOB

* * * * *

woonplaats postadres toevoeging woonplaats postadres provinciecode landcode landnaam [gewijzigd] postcode buitenlands adres

19 20 21 22 23 24

Telefoon- en internetvelden

ADNE1 ADAB1 ADAT1 ADNE2 ADAB2 ADAT2 ADNE3 ADAB3 ADAT3 ADTLA ADNEF ADABF ADEML ADWWW

* * * * * *

* * * * *

netnummer 1 abonneenummer 1 toevoeging abonneenummer 1 netnummer 2 abonneenummer 2 toevoeging abonneenummer 2 netnummer 3 abonneenummer 3 toevoeging abonneenummer 3 landnummer netnummer fax abonneenummer fax e-mailadres www-adres[nieuw]

25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38

Velden voor contactpersonen

ADACH ADVOO ADTUS ADTIT ADMVO ADAFD ADFUN

achternaam [gewijzigd] voorletters [gewijzigd] tussenvoegsels [gewijzigd] titulatuur [gewijzigd] m/v afdeling functie contactpersoon

39 40 41 42 43 44 45

Selectie- en structuurgegevens ADBER ADWCO ADWNA * ADVES ADREL ADTER *

bereik code werkgebied naam werkgebied vestiging relatie [nieuw] termen

46 47 48 49 50 51

Onderhoudsgegevens ADUNI * ADOND * ADDIN *

32

uniek nummer [gewijzigd] onderhoudsnaam [nieuw] invoerdatum [gewijzigd]

52 53 54

Overzicht van opgenomen gegevens

ADDCO * ADDWY * ADDTO ADDVE ADRED ADOPM

datum controle [gewijzigd] datum wijziging [gewijzigd] datum toekomstige wijziging [gewijzigd] vervaldatum [gewijzigd] redacteur opmerkingen

55 56 57 58 59 60

Tekstgegevens ADTEK

tekst

61

33

NAW-gegevens

De kern van elk adressenbestand zijn de gegevens over Naam, Adres en Woonplaats (NAW), aangevuld met gegevens over telefoon, fax, e-mail e.d.

Naamvelden Een organisatie heeft vaak behalve een officiële naam (meestal de statutaire naam) ook een publieksnaam. Soms wordt de afkorting de naam waaronder de organisatie bekend is. Voor het maken van lijsten en etiketten mag de naam vaak niet te veel ruimte innemen; daarvoor is het veld etiketnaam bedoeld. Voor postbestellingen en bezoekadressen kan het nodig zijn de naam te vermelden van de organisatie die een betreffende organisatie huisvest (veld ‘Per adres’). Als men de adresgegevens van een tijdschrift wil invoeren, kan men de naam van de uitgever invoeren in het veld ‘Naam organisatie’ en de titel van het tijdschrift in het veld ‘Subnaam’, voorafgegaan door ‘redactie’ of ‘abonnementenadministratie’. 1

Naam organisatie * Label: ADNAA Veldlengte: 200 posities Voorbeeld: Landelijk Bureau ter bestrijding van Rassendiscriminatie Opnemen als: Stichting Landelijk Bureau ter bestrijding van Rassendiscriminatie Niet opnemen als: St. Landelijk Bureau ter bestrijding van Rassendiscriminatie Omschrijving

Officiële naam van de organisatie, voluit geschreven. Hoe de organisatie zichzelf noemt, is bepalend voor gebruik van hoofdletters en leestekens. Voorbeeld: Werkgroep ‘2duizend Opnemen als: Stichting Werkgroep ‘2duizend Niet opnemen als: St. Werkgroep Tweeduizend Werkgroep 2Duizend

35

NAW-gegevens

Is de organisatie een onderdeel van een grotere organisatie (dienst, afdeling etc.), dan wordt in dit veld alleen de officiële naam van de organisatie opgenomen. De naam van het onderdeel van de organisatie wordt in dat geval opgenomen in het veld ‘Subnaam’. NB: ook als er meerdere lagen zijn (zoals een afdeling van een districtskantoor), wordt in dit veld alleen de naam van de hoofdorganisatie opgenomen. Voorbeeld: Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, Directoraat-Generaal van de Volkshuisvesting, Klachtencommissie Gehandicapten Opnemen als: Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer Motivatie

Als uitgangspunt wordt genomen dat geen informatie verloren mag gaan. De naam van een organisatie moet volledig als kenmerk worden opgenomen. In principe is dit, behalve bij publiekrechtelijke organisaties, de statutaire naam. Het afkorten van delen van de naam draagt een subjectief element in zich. Vanuit een afgekorte naam is nooit met zekerheid de volledige naam te genereren. Softwarematig echter kunnen veel databaseprogramma’s wel automatisch een afgekorte naam genereren uit de volledige naam. 2

Subnaam * Label: ADSUB Veldlengte: 200 posities Omschrijving

Naam van het onderdeel en/of locatie van de organisatie, voluit geschreven. Hoe de organisatie zelf het onderdeel en/of locatie noemt, is bepalend voor het gebruik van hoofdletters en leestekens. Als een organisatie meer niveaus kent, zoals bij ministeries en universiteiten het geval is, komen ook de subsubnamen in dit veld. Als die subsubnamen bij elkaar langer zijn dan het toegestane aantal posities, moet men afkorten, maar zo mogelijk niet de meest specifieke subsubnaam. Zie bijlage 2 voor een overzicht van afkortingen. Als men eenmaal tot afkorten heeft besloten, wees dan consequent. Heeft men bijvoorbeeld voor iedere afdeling van een directie van een ministerie een apart record, kort dan in ieder record de naam van de directie op dezelfde manier af. Voorbeeld: Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, Directoraat-Generaal van de Volkshuisvesting, Klachtencommissie Gehandicapten Opnemen als: Directoraat-Generaal van de Volkshuisvesting, Klachtencommissie Gehandicapten Niet opnemen als: Klachtencommissie Gehandicapten Motivatie

Als uitgangspunt wordt ook hier genomen dat geen informatie verloren mag gaan. De naam van een onderdeel van de organisatie moet volledig als kenmerk worden opgeno-

36

NAW-gegevens

men. Het apart opnemen van de statutaire naam van de organisatie en de naam van een onderdeel heeft voordelen bij het onderhoud van het bestand. 3

Etiketnaam Label: ADETI Veldlengte: 2 x 35 posities Omschrijving

De officiële naam (+ de subnaam), maar indien nodig (in verband met de lengte) afgekort. De makkelijkste afkortingsregel is het inkorten of weglaten van lidwoorden, voorzetsels en tussenvoegsels. Neem wel de punt op die aanduidt dat een woord is afgekort. Als regel voor afkorting van bijvoeglijke naamwoorden en functionele aanduidingen wordt de PTT Post-conventie gebruikt (zie bijlage 2). Is de naam dan nog te lang, laat dan het minst wezenlijke van de naam weg en vervang dat door drie punten tussen haakjes. Streef in ieder geval naar duidelijkheid. Iedere postbode weet dat St. ‘Stichting’ betekent. Dan kan het handiger zijn om dat woord af te korten dan een voorzetsel. Voorbeeld: Ministerie van Volkshuisvesting, Ruimtelijke Ordening en Milieubeheer, Directoraat-Generaal van de Volkshuisvesting, Klachtencommissie Gehandicapten Opnemen als: Ministerie VROM (...) Klachtencommissie Gehandicapten Niet opnemen als: - Volkshuisvesting Klachtencommissie Gehandicapten - Klachtencommissie Gehandicapten Voorbeeld: Stichting Bureau voor Belgische Zaken op het gebied van sociale verzekeringen Opnemen als: St. Bureau v. Belgische Zaken op het gebied v. sociale verzekeringen Motivatie

De opname van dit veld in de standaard is noodzakelijk i.v.m. postadresseringen, waarbij de ruimte voor een naam beperkt is. De norm van het Nederlands Normalisatie-instituut voor adressen op etiket reserveert maximaal 2 x 35 posities voor de naam (NEN 5825). Het aantal posities is vermeld als 2 x 35, om te voorkomen dat de ene helft van een woord op de ene regel van het etiket staat en de andere helft op de volgende regel.

37

NAW-gegevens

4

Publieksnaam * Label: ADPUB Veldlengte: 70 posities Omschrijving

Dit veld biedt de mogelijkheid de naam van de organisatie op te nemen zoals die bij het publiek bekend is, anders dan de afkorting. Voorbeeld: De stichting Sociaal Cultureel Werk in Rhenen is daar onbekend. Wel kent men de naam ‘De Westpoort’. Motivatie

Dit veld is opgenomen, omdat een organisatie vaak onder een andere dan de officiële naam bij het publiek bekend is, waarbij het niet gaat om de afkorting of een deel van de eigenlijke naam. 5

Per adres * Label: ADPER Veldlengte: 2 x 35 posities Omschrijving

De naam van de organisatie (in de vorm van de etiketnaam) of persoon, waar de betreffende organisatie is gehuisvest. Voorbeeld: Stichting Jongeren en Kanker, p/a Integraal Kankercentrum Amsterdam, Plesmanlaan 125 etc. Opnemen als: Integraal Kankercentrum Amsterdam Voorbeeld: Stichting Recht door zee, p/a H.P. van den Bos Opnemen als: H.P. van den Bos Motivatie

Dit veld geeft extra informatie als een samenwerkingsverband bij een andere organisatie is gehuisvest. Dit is ook het geval als een tijdelijke actiegroep, patiëntenvereniging of kleine zelfhulpgroep op het adres van een organisatie of persoon is gehuisvest. Het aantal posities is vermeld als 2 x 35, omdat voorkomen moet worden dat de ene helft van een woord op de ene regel van het etiket staat en de andere op de volgende regel.

38

NAW-gegevens

6

Afkorting * Label: ADAFK Veldlengte: 10 posities Omschrijving

De afkorting zoals die door de organisatie zelf wordt gevoerd, maar zonder punten tussen de letters. Voert de organisatie zelf geen officiële afkorting, neem dan de afkorting op waaronder deze organisatie algemeen bekend is. Voorbeeld: Sociale Verzekeringsbank, officieel afgekort SVB Opnemen als: SVB

Als er sprake is van een onderdeel en/of locatie van een organisatie, dan wordt de afkorting opgenomen van dit onderdeel of deze locatie. Als dit onderdeel of deze locatie geen eigen afkorting heeft en de organisatie wel, dan blijft dit veld leeg. Motivatie

De afkorting is net als de officiële naam een vast gegeven, omdat organisaties vaak met hun afkorting worden aangesproken. Ten opzichte van de vorige standaard is de invulling van dit veld gewijzigd. Aanbevolen wordt om een onderdeel en/of locatie van een organisatie in het systeem in te voeren als een eigen informatie-eenheid. Dit betekent dat het veld ‘afkorting’ leeg blijft als een onderdeel of locatie geen afkorting heeft.

39

NAW-gegevens

Adres- en woonplaatsvelden Bij straatnaam en huisnummer is bewust gekozen voor uitsplitsing van deze gegevens in verschillende velden. Onderhoudstechnisch is de opdeling in verschillende velden essentieel, als men externe bestanden wil gaan gebruiken voor onderhoud en verrijking van het eigen bestand. Ten opzichte van de vorige versie van de adressenstandaard zijn de veldnamen met ‘..1 (huisadres)’ gewijzigd in ‘bezoekadres’ en ‘..2 (postadres)’ in ‘postadres’. De label-codes zijn gelijk gebleven. 7

Locatieomschrijving bezoekadres * Label: ADLO1 Veldlengte: 35 posities Omschrijving

Dit veld dient voor de nadere aanduiding van het adres. Een locatieomschrijving wordt gebruikt om andere dan de gangbare adresgegevens op te nemen. Deze locatieomschrijving wordt vermeld tussen de naam van de organisatie en de straatnaam. Voorbeeld: Woonboot Marianne t.o. nr 35, Dwarskade 2 Opnemen als: Woonboot Marianne t.o. nr 35 Andere voorbeelden, o.a. uit NEN 5825, bijlage C: - poste restante Aadorp - flat ‘Orion’ - bedrijfsverzamelgebouw Motivatie

Het gebruik van de locatieomschrijving kan om verschillende redenen wenselijk dan wel noodzakelijk zijn. Het huisnummer kan ontbreken of men wil niet-uiterlijk waarneembare kenmerken vermelden, zoals toevoegingen voor nadere aanduiding achter een gezamenlijke voordeur. 8

Straatnaam bezoekadres * Label: ADST1 Veldlengte: 24 posities Omschrijving

Het bezoekadres van de organisatie. Voor invoer in dit veld gelden de afkortingsregels van het Nederlands Normalisatieinstituut NEN 5825, zie bijlage 1. Als een organisatie alleen een postadres heeft, blijft dit veld leeg. Het huisnummer wordt in een apart veld opgenomen.

40

NAW-gegevens

Voorbeeld: Plesmanlaan 125 Opnemen als: Plesmanlaan Motivatie

Als de straatnaam van het bezoekadres overeenkomt met het postadres, kan ervoor gekozen worden om een van beide velden in te voeren. Voorkeur geniet dan het invoeren van uitsluitend het bezoekadres. De NEN-conventie reserveert voor de straatnaam 24 posities. In deze standaard is dit aantal overgenomen. 9

Huisnummer bezoekadres * Label: ADHU1 Veldlengte: 5 posities Omschrijving

Veld voor het numerieke deel van het huisnummer zoals dat is toegekend door de gemeente. Sommige organisaties zijn in twee panden gehuisvest, bijv. ‘Beukenlaan 215 217’. In dat geval kan men of ‘217’ negeren, dus niet invoeren, of ‘217’ invoeren in het veld ’Toevoeging huisnummer’. Sommige huisnummers, bijvoorbeeld ‘71 - 131’, kunnen verwarring wekken. Raadpleeg dan het postcodeboek of postcodediskettes om te achterhalen of de PTT Post het huisnummer ziet als ‘71’ of als ‘71131’. Voorbeeld: Plein 1813 125 Opnemen als: 125 Motivatie

Het is wenselijk om het numerieke deel van een huisnummer gescheiden op te nemen van een straatnaam. Dit heeft, zoals in de inleiding bij ‘Adres- en woonplaatsvelden’ is aangegeven, een onderhoudstechnische reden. Dat men bij een organisatie die in twee panden gehuisvest is, het tweede huisnummer kan negeren, komt omdat bij validatie via een postcodetabel slechts één huisnummer bruikbaar is. Bovendien zullen immers zowel de post als bezoekers ter bestemde plekke arriveren. 10

Toevoeging huisnummer bezoekadres * Label: ADTO1 Veldlengte: 4 posities Omschrijving

Veld voor een eventueel resterend alfanumeriek (letters en cijfers, geen lettertekens) deel van het huisnummer zoals dat is toegekend door de gemeente (bijvoorbeeld: a, bis,

41

NAW-gegevens

rood). Als de gereserveerde lengte te kort is, kan zonodig worden afgekort (bijvoorbeeld ‘drie hoog’ wordt ‘3 hg’). Als het aantal beschikbare posities ondanks afkorting te klein is, wordt de aanduiding in het veld ‘Locatieomschrijving bezoekadres’ opgenomen. Voorbeeld: Plesmanlaan 124 bis Opnemen als: bis Voorbeeld: Plesmanlaan 124 B dakterras Opnemen als: B In het veld ‘Locatieomschrijving bezoekadres’ komt: ‘dakterras’. Motivatie

Het is wenselijk om het numerieke deel van een huisnummer gescheiden op te nemen van een toegevoegd deel. Dit heeft, zoals in de inleiding bij ‘Adres- en woonplaatsvelden’ is aangegeven, een onderhoudstechnische reden. 11

Postcode bezoekadres * Label: ADPO1 Veldlengte: 7 posities Omschrijving

Postcode bezoekadres in formaat (schrijfwijze): vier cijfers, gevolgd door een spatie, gevolgd door twee letters in kapitaal. (NB: buitenlandse postcodes worden in het daarvoor bestemde veld opgenomen, zie hierna.) Motivatie

Hoewel in de NEN-conventie de postcode gesplitst wordt in een numeriek deel en een alfanumeriek deel, wordt in veel bestanden de postcode opgenomen zoals deze wordt gepresenteerd. In de standaard is daarom gekozen voor deze wijze van opname. 12

Woonplaats bezoekadres * Label: ADWO1 Veldlengte: 24 posities Omschrijving

Veld voor de vestigingsplaats van een organisatie. De woonplaatsnaam kan een andere zijn dan de naam van de gemeente. Voor de schrijfwijze wordt de door de gemeente vastgestelde naam van een woonplaats gehanteerd, maar waar nodig ingekort conform de conventie van het Nederlands Normalisatie-instituut (NEN-norm). Zie voor de lijst van erkende woonplaatsnamen de Deellijst Geografische aanduidingen, uitgave van het SIV die geactualiseerd is in de Thesaurus Zorg en Welzijn, uitgave NIZW.

42

NAW-gegevens

Voorbeeld: Stichting Puk, Kerkstraat 3, 9108 WZ Zaandijk in de gemeente Zaanstad Opnemen als: Zaandijk Motivatie

De NEN-norm 5825 reserveert 24 posities voor dit veld. Voor een paar plaatsnamen is dit te weinig (zie hierna voor de ingekorte schrijfwijze van deze plaatsnamen). Om automatisch adresgegevens te kunnen verbeteren of in te voeren, kan men gebruik maken van de Postcode Databank. In de adressenstandaard is gekozen voor de daarin opgenomen NEN-schrijfwijze, die door het Ministerie van Binnenlandse Zaken wordt voorgeschreven voor het uitwisselen van adresgegevens tussen overheidsorganisaties. Daarom is de adressenstandaard op dit punt aangepast en het aantal posities beperkt tot 24. Inkortingen gemeente- en plaatsnamen

13

Gemeentenaam voluit Haarlemmerliede en Spaarnwoude Kollumerland en Nieuwkruisland Nieuwerkerk aan den IJssel Nuenen, Gerwen en Nederwetten

Ingekorte gemeentenaam (NEN) Haarlemmerliede ca Kollumerland ca Nieuwerkerk ad IJssel Nuenen ca

Plaatsnamen voluit Westerhaar-Vriezenveensewijk

Ingekorte plaatsnaam (NEN) Westerhaar-Vriezenv wijk

Toevoeging woonplaats bezoekadres Label: ADWT1 Veldlengte: 30 posities Omschrijving

Dit veld dient voor extra informatie bij de woonplaats, bijvoorbeeld over wijken. Voorbeeld: de wijk Charlois in Rotterdam Opnemen als: Charlois Motivatie

Dit veld kan gebruikt worden voor presentatiedoeleinden. In grote steden geeft een wijkaanduiding veel informatie. Men moet er rekening mee houden dat het bijhouden van wijken veel onderhoud vraagt. Het gegeven ‘Toevoeging woonplaats’ is gescheiden opgenomen om de schrijfwijze van woonplaatsen via een standaard plaatsnamentabel te kunnen controleren.

43

NAW-gegevens

14

Locatieomschrijving postadres * Label: ADLO2 Zie veld ‘Locatieomschrijving bezoekadres’.

15

Straatnaam postadres * Label: ADST2 Veldlengte: 24 posities Omschrijving

Veld voor het invoeren van postbus of een ander adres dan het bezoekadres. Als het postadres een postbus is, dan wordt in dit veld ‘Postbus’ gezet. In alle andere gevallen komt de invoer van dit veld overeen met het veld ‘Straatnaam bezoekadres’. Als een organisatie alleen een bezoekadres heeft, blijft dit veld leeg. Als de straatnaam van het bezoekadres overeenkomt met het postadres dan kan ervoor gekozen worden om een van beide velden in te voeren. Voorkeur geniet dan het invoeren van uitsluitend het bezoekadres. Als men een antwoordnummer wil invoeren, verdient het aanbeveling hiervoor een apart veld te definiëren, omdat diverse organisaties hun antwoordnummer alleen voor speciale doeleinden willen gebruiken. Antwoordnummers lenen zich dus in principe niet voor uitwisseling. Wil men het veld ‘Straatnaam postadres’ toch gebruiken voor het invoeren van een antwoordnummer, noteer dan in dit veld alleen ’Antwoordnummer’ en het nummer zelf in het veld ‘Huisnummer postadres’. Voorbeeld: Vereniging Nood, Postbus 18, 2512 CV Den Haag Opnemen als: Postbus

16

Huisnummer postadres * Label: ADHU2 Veldlengte: 5 posities Omschrijving

Als het postadres een postbus is, dan wordt in dit veld het postbusnummer (zonder spaties tussen de cijfers) gezet. In andere gevallen komt het gebruik overeen met het veld ‘Huisnummer bezoekadres’. Antwoordnummer: zie hiervoor, bij het veld ‘Straatnaam postadres’. Voorbeeld: Vereniging Nood, Postbus 18, 2512 CV Den Haag Opnemen als: 18

44

NAW-gegevens

Motivatie

Het is wenselijk om het numerieke deel van een huisnummer gescheiden op te nemen van een straatnaam. Dit heeft, zoals is aangegeven, een onderhoudstechnische reden. 17

Toevoeging huisnummer postadres * Label: ADTO2 Zie veld ‘Toevoeging huisnummer bezoekadres’.

18

Postcode postadres * Label: ADPO2 Zie veld ‘Postcode bezoekadres’.

19

Woonplaats postadres * Label: ADWO2 Zie veld ‘Woonplaats bezoekadres’.

20 Toevoeging woonplaats postadres Label: ADWT2 Zie veld ‘Toevoeging woonplaats bezoekadres’. 21

Provinciecode * Label: ADPRO Veldlengte: 3 posities Omschrijving

Provincie waar organisatie gevestigd is. Slechts de afkorting van de provincie wordt opgenomen. De volgende afkortingen moeten worden gebruikt: Drenthe Flevoland Friesland Gelderland Groningen Limburg

D Fl F Gld Gr L

Noord-Brabant Noord-Holland Overijssel Utrecht Zeeland Zuid-Holland

NB NH O U Z ZH

45

NAW-gegevens

Motivatie

Dit veld moet in de standaard worden opgenomen voor een zo volledig mogelijke opname van gegevens van organisaties. Het maakt het selecteren van organisaties in één provincie mogelijk. Voor de schrijfwijze van de afkortingen wordt nu de aanduiding gehanteerd uit de Deellijst Geografische aanduidingen, een uitgave van het SIV die is geactualiseerd in de Thesaurus Zorg en Welzijn van het NIZW. 22

Landcode * Label: ADLAC Veldlengte: 3 posities Omschrijving

In dit veld wordt de afkortingscode van het land gezet in geval van een buitenlandse organisatie (volgens een standaardlijst, zie bijlage 3). Of dit veld invullen óf het veld ‘Landnaam’. Motivatie

Dit veld is noodzakelijk bij het opnemen van buitenlandse organisaties in het bestand. In de meeste adresbestanden zal in het kader van de Europese eenwording vaker een buitenlandse organisatie worden opgenomen. Voor een vlotte invoer is in plaats van de volledige naam de afkorting opgenomen, ontleend aan de SIV-deellijst Geografische aanduidingen, die is geactualiseerd in de Thesaurus Zorg en Welzijn van het NIZW. Als de eigen programmatuur geen mogelijkheden biedt om bij uitvoer naar adresstickers de landcode te converteren naar de landnaam, verdient het aanbeveling het veld ‘Landnaam’ in te vullen in plaats van het veld ‘Landcode’. 23

Landnaam * Label: ADLAN Veldlengte: 40 posities Omschrijving

In dit veld wordt de naam van het land gezet in geval van een buitenlandse organisatie (ontleend aan de Deellijst Geografische aanduidingen, een uitgave van het SIV die is geactualiseerd in de Thesaurus Zorg en Welzijn van het NIZW, zie bijlage 3). Of dit veld gebruiken óf het veld ‘Landcode’. Motivatie

Dit veld is noodzakelijk bij het opnemen van buitenlandse organisaties in het bestand. In de meeste adresbestanden zal in het kader van de Europese eenwording vaker een buitenlandse organisatie worden opgenomen. Het aantal posities is ten opzichte van de vorige adressenstandaard aangepast conform een concept van het Gemeenschappelijk Gegevensmodel Bedrijfsregisters. Dit conceptmodel is op het moment van verschijning van de adressenstandaard nog in ontwikkeling.

46

NAW-gegevens

24 Postcode buitenlands adres * Label: ADPOB Veldlengte: 20 posities Omschrijving

In dit veld kan een buitenlandse postcodering worden opgenomen. Voorbeeld: Helios, Kortenberglaan 79, B1040 Brussel, België Opnemen als: B1040 Motivatie

De buitenlandse postcodering wijkt af van de Nederlandse (in lengte en schrijfwijze).

47

NAW-gegevens

Telefoon- en Internetvelden De telefoonvelden zijn gesplitst in aparte netnummer- en abonneenummervelden ten behoeve van het onderhoud. Netnummerveranderingen zijn dan makkelijk door te voeren. 25

Netnummer 1 * Label: ADNE1 Veldlengte: 5 posities Omschrijving

Dit veld dient voor het invoeren van het netnummer van het eerste abonneenummer. Tussen de cijfers komt geen spatie. De 06-informatienummers zijn per 1 januari 2000 vervangen door 0800- en 0900- servicenummers. Bij de servicenummers 0800 en 0900 worden 0800 en 0900 opgenomen als netnummer. De mobiele telefoonnummers, semafoon- en buzzernummers blijven bestaan en hebben het netnummer 06. NB1: Bij presentatie van adresgegevens kan gekozen worden voor haakjes om het netnummer, gevolgd door het abonneenummer. Bij de opname in het bestand worden deze haakjes weggelaten. NB2: Alle netnummers, met uitzondering van 06-nummers, bestaan uit 3 of 4 cijfers. Voorbeeld: (010) 414 14 14 Opnemen als: 010 Niet opnemen als: (010)

26 Abonneenummer 1 * Label: ADAB1 Veldlengte: 15 posities Omschrijving

Dit veld is bedoeld voor het opnemen van een telefoonnummer dat bedoeld is als contactnummer voor het publiek. Voor het gebruik van spaties tussen de cijfers geldt: bij 6-cijferige abonneenummers drie groepjes van twee cijfers; bij 7-cijferige abonneenummers is de regel: één groepje van drie cijfers en twee van twee cijfers. Bij 8-cijferige nummers (dat zijn meestal 06-nummers) is de regel: twee groepjes van drie cijfers, gevolgd door één groepje van twee cijfers. NB: het verdient aanbeveling om bij de betaalde 0900-servicenummers het tarief te vermelden in het veld ‘Toevoeging abonneenummer’. Wie een advertentie plaatst en daarin

48

NAW-gegevens

voor bestellingen een niet-gratis 0900-nummer vermeldt, is zelfs verplicht om het tarief te vermelden. Voorbeeld: (010) 414 14 14 Opnemen als: 414 14 14 Voorbeeld: (0347) 35 22 33 Opnemen als: 35 22 33 Niet opnemen als: 352 233 Voorbeeld: 06-7112233 Opnemen als: 711 22 33 Voorbeeld: 06-11122233 Opnemen als: 111 222 33 Voorbeeld: 0900-2386228 Opnemen als: 238 62 28 Motivatie

De keuze van het formaat (spaties tussen reeksen van cijfers) is ontleend aan de KPN Telecom-presentatie. Het veld telt meer posities dan nodig is voor Nederlandse telefoonnummers, om ook buitenlandse nummers te kunnen invoeren. NB: Alle abonneenummers, met uitzondering van 06-nummers en de servicenummers, bestaan uit 6 of 7 cijfers. Bij een abonneenummer van 6 cijfers hoort een netnummer van 4 cijfers en bij een abonneenummer van 7 cijfers een netnummer van 3 cijfers. 27

Toevoeging abonneenummer 1 * Label: ADAT1 Veldlengte: 30 posities Omschrijving

Veld voor toevoegingen als ‘tst. 74’, ‘secretariaat’, ‘teksttelefoon’, ‘mobiele telefoon’, ‘60 cent per minuut’. Dit veld niet gebruiken voor het invoeren van extra abonneenummers.

49

NAW-gegevens

Motivatie

De opname van deze gegevens in een apart veld is noodzakelijk vanwege gemak bij onderhoud van de twee eerdergenoemde telefoonvelden. 28 Netnummer 2 * Label: ADNE2 Zie veld ‘Netnummer 1’. 29 Abonneenummer 2 * Label: ADAB2 Zie veld ‘Abonneenummer 1’. Motivatie

Dit veld is bestemd voor een tweede telefoonnummer voor publiek of voor teksttelefoon, als dit afwijkt van abonneenummer 1. 30 Toevoeging abonneenummer 2 * Label: ADAT2 Zie veld ‘Toevoeging abonneenummer 1’. 31

Netnummer 3 Label: ADNE3 Zie veld ‘Netnummer 1’.

32

Abonneenummer 3 Label: ADAB3 Zie veld ‘Abonneenummer 1’. Motivatie

Dit veld is bestemd voor vermelding van het doorkiesnummer van de contactpersoon van de organisatie, als dit afwijkt van abonneenummer 1. Men kan het ook gebruiken voor vermelding van een geheim nummer; in dat geval leent dit veld zich niet voor uitwisseling. 33 Toevoeging abonneenummer 3 Label: ADAT3 Zie veld ‘Toevoeging abonneenummer 1’.

50

NAW-gegevens

34 Landnummer * Label: ADTLA Veldlengte: 3 posities Omschrijving

Veld voor het universele nummer van een land bij telefoonverkeer. Zie bijlage 3 ‘Landnamen en afkortingen’ of de telefoongids voor een overzicht van deze nummers. Voorbeeld: België heeft landnummer 32. Motivatie

Het veld is noodzakelijk in het geval dat buitenlandse organisaties in het bestand worden opgenomen. 35

Netnummer fax * Label: ADNEF Zie veld ‘Netnummer 1’.

36 Abonneenummer fax * Label: ADABF Zie veld ‘Abonneenummer 1’. 37

E-mailadres * Label: ADEML Veldlengte: 100 posities Omschrijving

Veld voor het invoeren van een e-mailadres van de organisatie of onderdeel/locatie van de organisatie. Voor een eenduidige adressering en eenduidig formaat van elektronisch verzonden berichten zijn standaarden ontwikkeld. Een bekende internet-adressering is die van RFC 822. Voorbeeld van RFC 822-adres: [email protected]

38 WWW-adres * Label: ADWWW Veldlengte:200 Omschrijving

Veld voor het invoeren van het www-adres van de organisatie of onderdeel/locatie van de organisatie. Het is de pagina waarvan de organisatie bepaald heeft dat het de startpa-

51

NAW-gegevens

gina is. Voor de laatste ontwikkelingen rondom het world wide web in Nederland, wordt verwezen naar SURFnet (www.surfnet.nl). Voorbeeld: http://www.nibud.nl Opnemen als: http://www.nibud.nl Motivatie

Het adres wordt volledig opgenomen, alhoewel tegenwoordig steeds vaker de verkorte weergave wordt gebruikt, bijvoorbeeld ‘www.nibud.nl’ of ‘nibud.nl’. De reden om toch het volledige adres weer te geven is dat nog niet duidelijk is wat de toekomstige ontwikkelingen zijn rondom de uniform resource locator (URL).

52

NAW-gegevens

Velden voor contactpersonen Gekozen is voor splitsing van gegevens in verschillende velden. Dat geeft de mogelijkheid om deze gegevens naar keuze te rangschikken bij sterk van elkaar verschillende presentatievormen, zoals briefhoofden, etiketten of adres- en presentielijsten. De velden voor contactpersoon zijn oorspronkelijk bedoeld om alleen de gegevens van de contactpersoon op te nemen die publieksinformatie geeft over het geheel van activiteiten van een organisatie. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om patiëntenorganisaties waarbij uitsluitend een contactpersoon benaderd kan worden als men de organisatie wil benaderen. Als men ervoor kiest om deze contactpersonen op te nemen, dan moet men er rekening mee houden dat deze gegevens snel kunnen verouderen. Het is mogelijk dat organisaties voor intern gebruik behoefte hebben om meerdere contactpersonen per organisatie op te nemen. De velden voor contactpersoon kunnen dan herhaalbaar gemaakt worden en bijvoorbeeld uitgebreid worden met het persoonlijke e-mailadres en het doorkiesnummer. Deze persoonsgebonden informatie is dan uitsluitend bedoeld voor intern gebruik en niet relevant voor de uitwisseling. 39 Achternaam Label: ADACH Veldlengte: 200 posities Omschrijving

Achternaam van de contactpersoon die informatie geeft over het geheel van activiteiten van een organisatie. De eerste letter is altijd een hoofdletter. Voorbeeld: Mevrouw mr T.A. van Est, afdeling R&D Opnemen als: Est Voorbeeld: Mevrouw L.M. Ratta, RSI Vereniging Opnemen als: Ratta Motivatie

Ten opzichte van de vorige versie van de adressenstandaard is het aantal posities gewijzigd conform de NEN-norm 1888. 40 Voorletters Label: ADVOO Veldlengte: 6 posities

53

NAW-gegevens

Omschrijving

Eerste letters van de voornamen van de contactpersoon. Tussen de letters moeten geen punten en geen spaties. Voorbeeld: Mevrouw mr T.A. van Est, afdeling R&D Opnemen als: TA Voorbeeld: Mevrouw Christa Philomeen Thea van Oord Opnemen als: CPT Motivatie

Ten opzichte van de vorige versie van de adressenstandaard zijn de weergave en het aantal posities gewijzigd conform de NEN-norm 1888. Voor de uitvoer op bijvoorbeeld etiketten, kan men er voor kiezen om wel de punten tussen de letters weer te geven. 41

Tussenvoegsels Label: ADTUS Veldlengte: 10 posities Omschrijving

Dit veld kan worden gebruikt als de achternaam tussenvoegsels bevat als ‘van der’, ‘de’ of ‘van’. Voorbeeld: Mevrouw mr T.A. van Est, afdeling R&D Opnemen als: van Motivatie

Ten opzichte van de vorige versie van de adressenstandaard is het aantal posities gewijzigd conform de NEN-norm 1888. 42 Titulatuur Label: ADTIT Veldlengte: 10 posities Omschrijving

Dit veld kan worden gebruikt als de contactpersoon adellijke en/of academische titels voert.

54

NAW-gegevens

Voorbeeld: Mevrouw mr T.A. van Est, afdeling R&D Opnemen als: mr Motivatie

Ten opzichte van de vorige versie van de adressenstandaard is het aantal posities gewijzigd conform de NEN-norm 1888. 43 M/V Label: ADMVO Veldlengte: 1 positie Omschrijving

In dit veld kan worden aangegeven tot welk geslacht de contactpersoon behoort. m = man v = vrouw o = onbekend Voorbeeld: Mevrouw mr T.A. van Est, afdeling R&D Opnemen als: v Motivatie

D.m.v. dit veld kan automatisch een voorvoegsel als ‘Dhr.’ of ‘Mw.’ of ‘Dhr./Mw.’ worden toegevoegd bij briefhoofden of een ‘t.a.v.’ bij adreslabels. In sommige databases moet het veld ‘M/V’ met de waarde ‘onbekend’ ingevuld worden indien onbekend is wat het geslacht van de persoon is, zodat in de uitvoer automatisch het voorvoegsel Dhr./Mw. wordt vermeld. 44 Afdeling Label: ADAFD Veldlengte: 37 posities Omschrijving

De afdeling van de organisatie, waar de contactpersoon werkt. Voorbeeld: Mevrouw mr T.A. van Est, afdeling R&D Opnemen als: R&D

55

NAW-gegevens

Motivatie

Dit veld moet in de standaard worden opgenomen uit oogpunt van gebruiksvriendelijkheid. In grote organisaties met een centraal telefoonnummer is de afdeling van belang voor doorverbinding met de contactpersoon (zie ook bij het ‘Abonneenummer 3’). 45 Functie contactpersoon Label: ADFUN Veldlengte: 25 posities Omschrijving

In dit veld kan de functie omschreven worden die de contactpersoon heeft in de organisatie. Deze functie moet voluit vermeld worden in kleine letters. Voorbeeld: Mevrouw mr T.A. van Est, consulent afdeling R&D Opnemen als: consulent Motivatie

Handig als men een bepaald persoon gericht wil aanschrijven of personen met dezelfde functie wil selecteren voor een mailing.

56

Selectie- en structuurgegevens

Selecties maken uit een adressenbestand is beperkt mogelijk door te selecteren op postcode of plaatsnaam. Wie voor onderzoeks- of mailingdoeleinden verfijnder wil selecteren, zal gebruik moeten maken van speciaal daarvoor gedefinieerde velden, zoals de hier opgenomen velden ‘Bereik’, ‘Code werkgebied’ en ‘Termen’. 46 Bereik Label: ADBER Veldlengte: 1 positie Omschrijving

In dit veld wordt via een code aangegeven of een organisatie werkzaam is op internationaal, nationaal, landsdeel-, provinciaal, regionaal of lokaal niveau. De codes zijn: B = Buitenland (werkgebied groter of anders dan Nederland) N = Nationaal (landelijk) D = Landsdeel (vier landsdelen gebaseerd op de Thesaurus Zorg en Welzijn: Noord-Nederland, Oost-Nederland, West-Nederland, Zuid-Nederland) P = Provinciaal (als het werkgebied ongeveer één provincie bestrijkt, bijvoorbeeld één provincie met een klein deel van één of meerdere provincies) R = Regionaal (het werkgebied is qua grootte kleiner dan een provincie; de regioindeling kan per werksoort verschillen) L = Lokaal (plaatselijk) Motivatie

Handig als men alle organisaties wil selecteren die werkzaam zijn op een bepaald niveau, bijvoorbeeld provinciaal niveau. Voor nadere selectie van de provincie kan men het veld ‘code werkgebied’ of ‘naam werkgebied’ gebruiken. 47 Code werkgebied Label: ADWCO Veldlengte: 10 posities Omschrijving

Dit veld geeft een aanduiding van het werkgebied van een organisatie. Men kan in dit veld zowel gemeentecodes, regiocodes als provinciecodes invoeren. Het CBS kent aan iedere gemeente in Nederland een code toe. Omdat deze codes een juridische betekenis hebben, worden ze niet hergebruikt. Dat betekent dat een nieuw gevormde gemeente, na herindeling, een nieuw nummer krijgt. In Nederland zijn circa 538 gemeenten, maar de codes gaan tot nummer 1987. De plaatsen in een gemeente

57

Selectie- en structuurgegevens

krijgen een nummer dat afgeleid is van de gemeentecode en hiervan gescheiden is door een streepje. In dit veld kan ook het nummer van een regio worden ingevuld, gevolgd door een kwalificatie als men meer dan één regio-indeling gebruikt. Een regio is een gebied dat kleiner is dan een provincie, maar groter dan een gemeente. De regio’s volgen niet altijd de provinciegrenzen. Het is mogelijk meer regio-indelingen te gebruiken. Omdat de nummers van de verschillende regio-indelingen overeen kunnen komen, is het nodig ze uniek te maken door een lettercode tussen haakjes (de kwalificatie) toe te voegen. Het veld is ook bruikbaar voor het vermelden van de provincie(s) als mogelijke aanduiding van het werkgebied. Het veld ‘Provincie’ dient voor het vermelden van de provincie waar een organisatie gevestigd is. Een overzicht van de codes is opgenomen in de Deellijst Geografische aanduidingen, een uitgave van het SIV die is geactualiseerd in de Thesaurus Zorg en Welzijn van het NIZW. Voorbeeld: ‘Ulvenhout’ dat bij de gemeente Breda met gemeentecode 0758 hoort, heeft code 0758-19, in het veld te vermelden als: 0758-19 (PLT) Voorbeeld: ‘Gooi en Vechtstreek’ heeft voor wat betreft de politieregio’s code 08, voor wat betreft de riaggregio’s code 27 en voor de gebiedsindeling op basis van de Wet gemeenschappelijke regelingen code 20, in het veld te vermelden als: 08 (POL) 27 (RIAGG) 20 (WGR) Overzicht kwalificaties/indelingen

– Gemeenten (ruim 500); – Arrondissementen (19); – GGD-regio’s, de verzorgingsgebieden van gemeentelijke geneeskundige en gezondheidsdiensten (GGD’en), basisgezondheidsdiensten (BAGD’en) en districtsgezondheidsdiensten (DGD’en) (56); – Jeugdzorgregio’s (28); – Landsdelen (4); Noord-Nederland (Drenthe, Friesland en Groningen), Oost-Nederland (Flevoland, Gelderland, Overijssel), West-Nederland (Noord-Holland, Utrecht, Zeeland, Zuid-Holland), Zuid-Nederland (Limburg, Noord-Brabant) – Nodale gebieden, gebiedsindeling die is vastgesteld op grond van oriëntatie van de bewoners in het maatschappelijk verkeer op een of meer kernen in dit gebied (80); – Politieregio’s, gebiedsindeling van de regionale politiekorpsen (25); – RBA-regio’s, de gebiedsindeling van de regionale besturen voor de arbeidsvoorziening op basis van de regeling werkgebieden regionale besturen voor de arbeidsvoorziening (18); – RIAGG-regio’s, indeling voor regionale instellingen voor ambulante geestelijke gezondheidszorg (58);

58

Selectie- en structuurgegevens

– WGR-regio’s, samenwerkingsgebieden vastgesteld door de provincies op grond van de wet gemeenschappelijke regelingen (53); – WZV-regio’s, gebiedsindeling voor de planning van ziekenhuisvoorzieningen (27); – SPD-regio’s, gebiedsindeling van de Sociaal Pedagogische Diensten (34); – Zorgregio’s, gebiedsindeling van zorgkantoren (31); – Provincies (12). Motivatie

Het veld is van belang voor selectiedoeleinden. Het gebruik van dit veld is een alternatief voor het gebruik van het veld ‘Naam werkgebied’, zie hierna. NB: afhankelijk van het softwarepakket dat men gebruikt en afhankelijk van het aantal codes dat men wil invoeren, zal men dit veld een aantal keren herhalen. In deze standaard is ervan afgezien om het aantal velden voor ‘Code werkgebied’ te fixeren op een vast aantal. Om diezelfde reden is ook maar één label gedefinieerd. Afhankelijk van het gebruikte pakket kan men bij uitwisseling van gegevens volstaan met dit ene label of zal men zelf extra labels moeten definiëren. 48 Naam werkgebied * Label: ADWNA Veldlengte: 60 posities Omschrijving

In dit veld kunnen de volledige namen van gemeenten, plaatsen, regio’s en provincies worden vermeld. Een overzicht van de namen is opgenomen in de Deellijst Geografische aanduidingen, een uitgave van het SIV die geactualiseerd is in de Thesaurus Zorg en Welzijn van het NIZW. Zie ook bij de omschrijving van het vorige veld ‘Code werkgebied’. Als een plaats in de ene provincie dezelfde naam heeft als een plaats in een andere provincie, kan men achter de plaatsnaam de afkorting van de provincie plaatsen. Als in één provincie twee plaatsen dezelfde naam hebben, vermeld dan de gemeentenaam achter de plaatsnaam. Donk in de provincie Limburg valt onder de gemeenten Kessel en Meijel, die daarom de toevoeging van de gemeentenaam krijgt. Daarnaast is er een plaats Donk in de provincie Noord-Brabant. Voorbeeld: Bergen L (GEM) Bergen NH (GEM) Voorbeeld: Donk gem Kessel L Donk gem Meijel L Donk NB

59

Selectie- en structuurgegevens

Motivatie

Als de eigen programmatuur geen mogelijkheden biedt om bij uitvoer naar adresstickers de regio-, gemeente- of provinciecode te converteren naar de naam van de regio, gemeente of provincie of als het gebruiksgemak (bijvoorbeeld bij directe raadpleging van het bestand) gediend is met vermelding van de complete naam, verdient het aanbeveling dit veld in te vullen in plaats van het veld ‘Code werkgebied’. NB: afhankelijk van het softwarepakket dat men gebruikt en afhankelijk van het aantal codes dat men wil invoeren, zal men dit veld een aantal keren herhalen. In deze standaard is ervan afgezien om het aantal velden voor ‘Naam werkgebied’ te fixeren op een vast aantal. Om diezelfde reden is ook maar één label gedefinieerd. Afhankelijk van het gebruikte pakket kan men bij uitwisseling van gegevens volstaan met dit ene label of zal men zelf extra labels moeten definiëren. 49 Vestiging Label: ADVES Veldlengte: 4 posities Omschrijving

In dit veld kan men aangeven wat de aard van de vestiging van de organisatie is. De aard geeft men aan met de volgende codes: a hoofdvestiging; eventueel voorafgegaan door 1, 2 of 3 cijfers die specifiek zijn voor elke hoofdvestiging b nevenvestiging c spreekuur; als de instelling op het adres geen eigen ruimte heeft e privé-adres; als de instelling is gevestigd op iemands privé-adres, wat bij patiëntenverenigingen nogal eens voorkomt d overig; bijvoorbeeld als de functie door een andersoortige instelling vervuld wordt. Motivatie

Handig voor mailings, als men wel een bepaalde werksoort wil aanschrijven, maar niet alle spreekuurpunten daarvan. 50 Relatie Label: ADREL Veldlengte: 60 posities Omschrijving:

Een veld waarin de relatie tussen de locaties en/of onderdelen van een organisatie of de relatie met andere organisaties wordt aangegeven. In dit veld wordt opgenomen het unieke nummer van de organisatie waarmee een relatie bestaat en het soort relatie. Organisaties kunnen zelf het soort relatie vastleggen danwel in samenspraak met andere organisaties waarmee zij gegevens uitwisselen.

60

Selectie- en structuurgegevens

Enkele suggesties van soorten relaties: – Voor de organisatorische indeling: ‘is afdeling van’ en ‘heeft als afdeling’. – Voor de fysieke indeling: ‘is nevenvestiging van’ en ‘heeft als nevenvestiging’. Als er behoefte bestaat om op gedetailleerder niveau te onderscheiden dan zijn de volgende indelingen mogelijk: – ‘is voorziening van’ en ‘heeft als voorziening’ (spreekuurpunt/ diensten) – ‘is lid van’ en ‘heeft als lid’ – ‘is gehuisvest bij’ en ‘huisvest’ – ‘heeft samenwerkingsverband met’ (werkt samen met) – ‘is deelnemer van’, ‘heeft als deelnemer’ – ‘is onderdeel van’, ‘heeft als onderdeel’ Voorbeeld: NIZW met uniek nummer 478321445 heeft als afdeling de Infolijn met uniek nummer 478321448 Opnemen als: 478321448;is afdeling van Motivatie:

Binnen de database kunnen onderling relaties gelegd worden tussen de verschillende organisaties en hun onderdelen en locaties. De wijze waarop dit gebeurt is afhankelijk van de mogelijkheden van het gebruikte programma. De organisatie die de gegevens invoert moet helder voor ogen hebben welke indelingsprincipes worden gehanteerd. NB1: afhankelijk van het softwarepakket dat men gebruikt en afhankelijk van het aantal relaties dat men wil invoeren, zal men dit veld een aantal keren herhalen. In deze standaard is ervan afgezien om het aantal velden voor ‘Relaties’ te fixeren op een vast aantal. Om diezelfde reden is ook maar één label gedefinieerd. Afhankelijk van het gebruikte pakket kan men bij uitwisseling van gegevens volstaan met dit ene label of zal men zelf extra labels moeten definiëren. 51 Termen (zoekwoorden) * Label: ADTER Veldlengte: 60 posities Omschrijving

In dit veld kan een trefwoord (zoekwoord) op basis van een thesaurus worden ingevuld. De deelnemers van het SIV, Samenwerking Publieksinformatie Gezondheid en Welzijn, hebben afgesproken hun thesauri op elkaar af te stemmen. Motivatie

Een veld voor termen is noodzakelijk om organisaties via een algemene overkoepelende zoekstructuur te kunnen vinden op onderwerp.

61

Selectie- en structuurgegevens

NB1: afhankelijk van het softwarepakket dat men gebruikt en afhankelijk van het aantal termen dat men wil invoeren, zal men dit veld een aantal keren herhalen. In deze standaard is ervan afgezien om het aantal velden voor ‘Termen’ te fixeren op een vast aantal. Om diezelfde reden is ook maar één label gedefinieerd. Afhankelijk van het gebruikte pakket kan men bij uitwisseling van gegevens volstaan met dit ene label of zal men zelf extra labels moeten definiëren. NB2: het Samenwerkingsverband raadt aan om het aantal termen zo beperkt mogelijk te houden en in ieder geval nooit meer dan 10 termen toe te kennen. NB3: voor meer informatie over het ontsluiten van informatie door het toekennen van zoektermen zij verwezen naar de SIV-uitgave ’Uniform ontsluiten’. NB4: Afhankelijk van de programmatuur is het mogelijk om het thesaurusbestand te koppelen aan het adressenbestand. Dat maakt het toekennen en zoeken van termen eenvoudiger.

62

Onderhoudsgegevens

Voor alle datumvelden is gekozen voor het formaat EEJJMMDD met de volgorde eeuw, jaar, maand en datum. Dit formaat is ten opzichte van de vorige uitgave aangepast in verband met het ‘millenniumprobleem’. De jaaraanduiding is van twee cijfers uitgebreid naar vier cijfers. Het formaat en de schrijfwijze zijn gebaseerd op ISO 8601. Veel databaseprogramma’s kunnen datumgegevens omzetten in elk gewenst formaat; ‘19990829’ kan men in de uitvoer bijvoorbeeld omzetten naar ‘29 augustus 1999’. 52

Uniek nummer * Label: ADUNI Veldlengte: 15 posities Omschrijving

Veld voor een uniek identificatienummer van de organisatie of onderdeel/locatie van de organisatie, die gebruikt wordt voor de uitwisseling van gegevens. Het uniek nummer bestaat uitsluitend uit cijfers. Voor uitwisseling is van belang dat organisaties één systeem van unieke nummering hanteren. In het Gemeenschappelijk Gegevensmodel Bedrijfsregisters wordt aanbevolen om in eerste instantie het dossiernummer van de Kamers van Koophandel te gebruiken. Partners van het SIV hebben afspraken gemaakt over de uitgifte van unieke nummers ten behoeve van de onderlinge uitwisseling. Als een organisatie een centraal adres heeft en drie afdelingsadressen, ken dan vier unieke nummers toe. Als een organisatie wordt opgeheven, vervalt het unieke nummer en mag dit nummer niet opnieuw gebruikt worden. Als een organisatie opgaat in een andere organisatie, hanteert men uitsluitend het nummer van de organisatie waarin de organisatie is opgegaan. Motivatie

Het is van groot belang dit veld op te nemen, als het onderhoud van het bestand op verschillende locaties gedaan wordt of als voor één bestand door verschillende organisaties adressen aangeleverd worden. Het unieke nummer bestaat uitsluitend uit cijfers, zodat het ophogen en de selectie van de nummers eenvoudig blijven. 53

Onderhoudsnaam * Label: ADOND Veldlengte: 6 posities Omschrijving

In dit veld wordt aangegeven welke organisatie de organisatiegegevens onderhoudt. Dit veld bestaat uit alfanumerieke tekens.

63

Onderhoudsgegevens

Motivatie

Als men weet welke organisatie verantwoordelijk is voor het onderhoud, kan men deze organisatie benaderen als men gegevens wil wijzigen. Als een organisatie het onderhoud van een organisatiegegeven overneemt, verandert de onderhoudsnaam en blijft het unieke nummer hetzelfde. 54 Invoerdatum * Label: ADDIN Veldlengte: 8 posities Omschrijving

In dit veld wordt de datum gezet waarop de organisatie voor het eerst in het bestand is opgenomen. Motivatie

Deze datum geeft extra informatie over de bestandsopbouw. 55

Datum controle * Label: ADDCO Veldlengte: 8 posities Omschrijving

In dit veld wordt de datum gezet waarop de gegevens over de organisatie zijn gecontroleerd op fouten. Motivatie

Het veld is noodzakelijk voor bestandsonderhoud. 56 Datum wijziging * Label: ADDWY Veldlengte: 8 posities Omschrijving

In dit veld wordt de datum gezet waarop de gegevens het laatst gewijzigd zijn. Motivatie

Het veld is noodzakelijk voor bestandsonderhoud, om te kunnen traceren wanneer er iets aan de gegevens van de organisatie veranderd is.

64

Onderhoudsgegevens

57

Datum toekomstige wijziging Label: ADDTO Veldlengte: 8 posities Omschrijving

Veld om aan te geven op welke datum informatie over de organisatie verandert. Motivatie

Het veld is noodzakelijk voor bestandsonderhoud. 58 Vervaldatum Label: ADDVE Veldlengte: 8 posities Omschrijving

In dit veld kan worden aangegeven wanneer de organisatie uit het bestand moet worden verwijderd. Motivatie

Het veld is noodzakelijk voor bestandsonderhoud. 59 Redacteur Label: ADRED Veldlengte: 3 à 6 posities Omschrijving

In dit veld wordt de identificatie gezet van de persoon of afdeling die het laatst de gegevens gewijzigd heeft. Motivatie

Het veld is noodzakelijk voor bestandsonderhoud. 60 Opmerkingen Label: ADOPM Veldlengte: 250 posities Omschrijving

In dit veld kunnen (interne) opmerkingen over het onderhoud worden opgenomen, zoals een omschrijving van de laatst uitgevoerde mutatie, of vermelding van de naam van de organisatie of persoon van wie de mutatie afkomstig is of van het document waaruit de mutatie afkomstig is.

65

Onderhoudsgegevens

Motivatie

Het veld is van nut voor bestandsonderhoud.

66

Tekstgegevens

61

Tekst Label: ADTEK Veldlengte: onbeperkt (vrije veld) Omschrijving

Dit veld is bedoeld voor alle informatie die in de gestructureerde velden niet thuishoort of niet past. Binnen dit veld worden de diverse soorten informatie gescheiden door een witregel. Meestal zal in dit veld informatie worden opgenomen over – doel, doelgroepen en activiteiten van de organisatie (omschrijving) – openings- en spreekuurtijden. Deze informatie kan men ook onderbrengen in zelf te definiëren gestructureerde velden met een vaste lengte. Voor alle overige informatie kan men dan het vrije tekstveld gebruiken. Motivatie

Noodzakelijk voor een zo volledig mogelijke opname van gegevens van organisaties. Regels over hoe deze informatie moet worden opgenomen, zoals taalgebruik en lay-out, moeten worden vastgelegd als men wil uitwisselen met andere organisaties. Voorkeur geniet de officiële woordenlijst van de Nederlandse taal (Groene boekje). NB: Naast de in de standaard aangegeven velden kunnen in een op te bouwen gegevensbestand natuurlijk andere velden worden gedefinieerd naar eigen informatiebehoefte, aangepast aan de eigen doelstelling, eigen productie e.d. Dat kunnen velden zijn voor selectie-, structuur- of uitvoergegevens.

67

Bijlage 1

Inkortingsregels voor straatnamen Als een officieel door de gemeente vastgestelde straatnaam langer is dan 24 posities, moet de eerste inkortingsregel worden toegepast. Blijkt na toepassing daarvan de straatnaam nog steeds de 24 posities te overschrijden, dan treedt de tweede inkortingsregel in werking, en zo vervolgend, tot het aantal posities nog ten hoogste 24 bedraagt of alle inkortingsregels zijn toegepast. Tenzij anders vermeld worden de inkortingsregels van rechts beginnend toegepast en zijn ze uitsluitend van toepassing op de in deze bijlage vermelde woorden. Inkortingsregel 1

Verwijder de leestekens punt (.) en apostrof (‘) uit de straatnaam. Inkortingsregel 2

Kort de navolgende woorden, indien zij als laatste element en zelfstandig in de straatnaam voorkomen, op de aangegeven wijze in. Noord Noordzijde Oost Oostzijde

N Nz O Oz

West Westzijde Zuid Zuidzijde

W Wz Z Zz

69

Bijlage 1

Inkortingsregel 3

Kort de navolgende uitgangen op de aangegeven wijze in. boulevard dreef drift dwarsstraat dwarsweg dijk gracht haven kade kanaal laan leane loane noordzijde oostzijde pad park

blvd dr dr dwstr dwwg dk gr hvn kd kan ln ln ln nz oz pd prk

plaats plantsoen plein polder polderdijk polderweg singel steech steeg straat straatje straatweg strjitte weg wegje westzijde zuidzijde

plts plnts pln pldr pldrdk pldrwg sngl stg stg str str strwg str wg wg wz zz

Inkortingsregel 4

Vervang de getallen één tot en met vijfentwintig in Romeinse cijfers door arabische cijfers. Inkortingsregel 5

Vervang de geschreven telwoorden een tot en met tien door arabische cijfers. Inkortingsregel 6

Vervang de voluit geschreven rangtelwoorden eerste tot en met tiende door arabische cijfers plus ‘e’. Voorbeeld: Tweede2e Tiende 10e Inkortingsregel 7

Kort de navolgende tussenvoegsels op de aangegeven wijze in. aan de, achter de de, den, der van van de van den

70

ad d v vd vd

van der van het von von der

vd vh v vd

Bijlage 1

Inkortingsregel 8

Kort de navolgende beginwoorden op de aangegeven wijze in. Aalmoezenier Aan de Aartshertog Achter de Admiraal Baron Bisschop Blauwe Boulevard Bungalowpark Burgemeester Commissaris De Den Der Directeur Direkteur Doctor Dokter Dominee Frater Fraters Gebroeders Gedempte Generaal Goeverneur Gouverneur Graaf Gravin Groene Groot Grote Heer Heilige Hertog Ingenieur Jonker Jonkheer Jonkvrouw Juffrouw Kanunnik Kapelaan Kapitein Kardinaal Kasteel Keizer

Aalm Ad Aartsh Ad Adm Bar Biss Blw Blvd Bglwprk Burg Comm D D D Dir Dir Dr Dr Ds Fr Fr Gebr Ged Gen Goev gouv Gr Gv Grn Gr Gr Hr H Htg Ir Jkr Jhr Jkvr Juffr Kan Kap Kapt Kard Kast Kzr

Kleine Koning Koningin Korte Kromme Laan Laantje Lange Lieve Lt Generaal Madame Majoor Master Meester Mevrouw Minister Moeder Monseigneur Nieuw Noord Noordelijke Noorder Notaris Oost Oostelijke Ooster Oranje Oud Oude Overste Pad Park Pastoor Pater Paters President Prins Prinses Professor Rector Rektor Schepen Schout Schout bij Nacht Schuin Secretaris

Kl Kon Kon K Kr Ln Ln L Lv Lt Gen Mad Maj Mr Mr Mw Min M Mgr Nw N N N Not O O O Or Ou Ou Ov Pd Prk Past Ptr Ptr Pres Pr Pr Prof Rect Rekt Sch Sch Sbn Sch Secr

71

Bijlage 1

Sekretaris Sint Straat Van Van de Van den Van der Van het Veldmaarschalk Verlengde Voetpad Von

Sekr St Str V Vd Vd Vd Vh Veldm Verl Vtpd V

Von der Weg West Westelijke Wester Wethouder Zuid Zuidelijke Zuider Zuster Zusters

Vd Wg W W W Weth Z Z Z Zr Zr

Inkortingsregel 9

Pas inkortingsregel 8 opnieuw toe, maar nu op het tweede woord van links. Inkortingsregel 10

Laat de navolgende inkortingen, indien zij als tweede element (van links) in de straatnaam voorkomen, weg. Aalm Aartsh Ad Adm Bar Bglwprk Biss Blvd Blw Burg Comm D Dir Dr Ds Fr Gebr Ged Gen Goev Gouv Gr

Grn Gv H Hr Htg Ir Jhr Jkr Jkvr Juffr K Kan Kap Kapt Kard Kast Kzr Kl Kon Kr L Ln

Lt Gen Lv M Mad Maj Mgr Min Mr Mw N Not Nw O Or Ou Ov Past Pd Pr Pres Prk Prof

Ptr Rect Rekt Sch Sbn Secr Sekr St Str V Vd Veldm Verl Vh Vtpd W Weth Wg Z Zr

Inkortingsregel 11

Pas inkortingsregel 10 opnieuw toe, maar nu op het eerste element (van links) van de straatnaam.

72

Bijlage 1

Inkortingsregel 12

Kort het eerste woord van links, en indien nodig de daaropvolgende woorden, van een samengestelde straatnaam in tot de eerste letter van het woord, tenzij het betreffende woord al een inkorting is. Deze regel is niet van toepassing op het laatste woord van de samengestelde straatnaam. Inkortingsregel 13

Vraag advies aan de afdeling burgerzaken van de betreffende gemeente. (bron: NEN 5825, Adressen, 1e druk, december 1991 van het Nederlands Normalisatie-instituut. Deze norm zal in de loop van 2000 worden herzien.)

73

Bijlage 2

Afkortingen in de etiketnaam De hierna volgende inkortingstabellen, opgesteld door PTT-post, zijn niet uitputtend. Tabel I Inkortingslijst bijvoeglijke naamwoorden administratief(ieve) adm indisch(e) agrarische(e) agr individueel(ële) algeme(e)n(e) alg industrieel(ële) amerikaans(e) am internationaal(ale) amsterdams(e) amst israëlitisch(e) apostolisch(e) ap juridisch(e) arnhems(e) arnh katholiek(e) automatisch(e) aut kerkelijk(e) bacteriologisch(e) bact koninklijk(e) bataafs(e) bat lichamelijk(e) binnenlands(e) binnenl limburgs(e) buitengewoon(one) buitengew luthers(e) buitenlands(e) buitenl maatschappelijk(e) burgerlijk(e) burg machinaal(ale) bijzonder(e) byz mechanisch(e) centraal(ale) centr middelbaar(are) chinees(ese) chin modern(e) christelijk(e) chr nationaal(ale) commercieel(ële) comm nederlands(e) controlerend(e) contr nijmeegs(e) coöperatief(ieve) coop officieel(ële) diaconaal(ale) diac onderling(e) doopsgezind(e) doopsgez openbaar(are) economisch(e) econ particulier(e) elektrisch(e) elektr parochiaal(ale) engels(e) eng plaatselijk(e) evangelisch(e) evang pharmaceutisch(e) exclusief(ieve) excl provinciaal(ale) farmaceutisch farm psychiatrisch(e) federatief(ieve) fed rabbinaal(ale) financieel(ële) fin remonstrants(e) gelders(e) geld rooms katholiek(e) gemeenschappelijk(e) gem rotterdams(e) gemeentelijk(e) gem schriftelijk(e) gereformeerd(e) geref sociaal(ale) gewestelijk(e) gew speciaal(ale) heilig(e) h stedelijk(e) hervormd(e) herv technisch(e) hollands(e) holl technologisch(e) huishoudelijk(e) huish tropisch(e)

ind ind ind int isr jur kath kerk kon lich limb luth maatsch mach mech midd mod nat ned nijm off ond openb part par pl farm prov psych rabb rem rk rott schr soc spec sted techn techn trop

75

Bijlage 2

tweedehand(e) utrechts(e) uitgebreid(e) verenigd(e)

tweedeh utr uitg ver

vrijwillig(e) vrijzinnig(e) waarnemend(e) wettelijk(e)

vrijw vrijz wn wett

Tabel II Inkortingslijst ondernemingsvormen, functionele aanduidingen e.d. aalmoezenier aannemer accountant administratie admiraal advocaat afdeling agentschap agentuur agenturenhandel apparaten arrondissement associatie assurantie automatisch automobiel bank bedrijf bedrijfschap bahandeling bejaarden bevordering bewerking bureau centrum combinatie commandant commanditaire vennootschap commissariaat commissaris commissionair communicatie compagnie compagnon company confectie constructie controle consulent coöperatie(ve) departement diaconie directeur

76

aalm aann acc adm adm adv afd agtsch agtu agthdl app arr ass ass aut autom bnk bdr bdrsch beh bej bev bew bur centr comb comm cv comm comm comm comm cie co cy conf constr contr cons coop dep diac dir

directie doctor doctoranda doctorandus dokter dominee drukkerij elektriciteit en omstreken expeditie exploitatie export fabriek filiaal firma garage gebroeders gedeelde aansprakelijkheid gemeente groothandel handel hoogheemraadschap hypotheek incasso industrie informatie(ve) ingenieur inlichtingen in oprichting import(eur) inspectie/inspecteur(trice) inrichting instituut internaat junior justitie kantoor klooster laboratorium lyceum maatschappij magazijn makelaar materia(a)l(en)

dir dr dra drs dr ds drukk elektr eo exp expl exp fabr fil fa gar gebr ga gem ghdl hdl hghsch hyp inc ind inf ir inl io imp isp inr inst int jr just kt klstr lab lyc mij mag mak mat

Bijlage 2

militair mil naamloze vennootschap nv notaris not observatie obs officier off (en) omstreken eo onderneming ond ontspanning ontsp ontwikkeling ontw openbaar ministerie om opleiding opl organisatie org penningmeester pennmr pension pens procuratie(houder)/procureur proc provincie(ciaal) prov rector rect rederij red registratie reg restaurant rest sanatorium san sanitair san secretaresse secr secretariaat secr

secretaris secretarie senior sociëteit stichting tehuis televisie transport uitgesloten aansprakelijkheid uitgeverij universiteit vennootschap verband vereniging verzekering voorheen waterschap weduwe welzijnszorg werkplaats zaakwaarnemer ziekenfonds zo(o)n(en)

secr secr sr soc st teh tv transp ua uitg univ venn verb ver verz vh wsch wed wzz wpl zwrn zkf zn

(bron: PTT Post Mediaservice, Conventies voor de uniforme schrijfwijze van namen en adressen)

77

Bijlage 3

Landnamen en afkortingen De lijst van landnamen is gebaseerd op een officiële publikatie van de Nederlandse Taalunie. De lettercode is gebaseerd op de Engelse schrijfwijze en ontleend aan een internationale standaard van landencodes, ISO 3166-1. Daarnaast is het internationale toegangsnummer opgenomen, gebaseerd op de gegevens van de PTT. De hierna gegeven opsomming is niet uitputtend. Afghanistan Albanië Andorra Algerije Angola Argentinië Armenië Aruba Australië Azerbeidzjan Bahama’s Bahrein Bangladesh Belarus Belau België Benin Bhutan Bolivia Bosnië-Herzegovina Botswana Brazilië Brunei Bulgarije Burkina Faso Burundi Cambodja Canada Centraal-Afrikaanse Republiek Chili China Colombia Comoren

AFG. ALB AND DZA AGO ARG ARM ABW AUS AZE BHS BHR BGD BLR AAH BEL BEN BTN BOL BIH BWA BRA BRN BGR BFA BDI KHM CAN CAF CHL CHN COL COM

355 376 213 244 54 374 297 61 994 1 973 880 375 32 229 975 59 387 267 55 673 359 226 257 855 1 236 56 86 57 269

79

Bijlage 3

Congo (democratische republiek) Congo (republiek) Costa Rica Cuba Cyprus Denemarken Djibouti Dominica Dominicaanse Republiek Duitsland Ecuador Egypte El Salvador Equatoriaal-Guinea Eritrea Estland Ethiopië Fiji Filipijnen Finland Frankrijk Gabon Gambia Gazastrook Georgië Ghana Gibraltar Griekenland Groot-Brittannië Guatemala Guinee Guinee-Bissau Guyana Haïti Honduras Hongarije Ierland IJsland India Indonesië Irak Iran Irian Jaya Israël Italië Ivoorkust Jamaica

80

COD COG CRI CUB CYP DNK DJI DMA DOM DEU ECU EGY SLV GNQ ERI EST ETH FJI PHL FIN FRA GAB GMB QMC GEO GHA GIB GRC GBR GTM GIN GNB GUY HTI HND HUN IRL ISL IND IDN IRQ IRN AAT ISR ITA CIV JAM

243 242 506 53 357 45 253 1 1 49 593 20 503 240 291 372 251 679 63 358 33 241 220 995 233 350 30 44 502 224 245 592 509 504 36 353 354 91 62 964 98 972 39 225 1

Bijlage 3

Japan Jemen Joegoslavië Jordanië Kaapverdië Kameroen Kazachstan Kenia Kirgizië Kiribati Koeweit Kroatië Laos Lesotho Letland Libanon Liberia Libië Liechtenstein Litouwen Luxemburg Macedonië Madagaskar Malawi Maldiven Maleisië Mali Malta Marokko Marshalleilanden Mauritanië Mauritius Mexico Micronesia Moldavië Monaco Mongolië Mozambique Myanmar Namibië Nauru Nederland Nederlandse Antillen Nepal Nicaragua Nieuw-Zeeland Niger

JPN YEM YUG JOR CPV CRM KAZ KEN KGZ KIR KWT HRV LAO LSO LVA LBN LBR LBY LIE LTU LUX MKD MDG MWI MDV MYS MLI MLT MAR MHL MRT MUS MEX FSM MDA M MNG MOZ MMR NAM NRU NLD ANT NPL NIC NZL NER

81 967 381 962 238 237 7 254 996 686 965 385 856 266 371 961 231 218 370 352 389 261 265 960 60 223 356 212 692 222 230 52 691 373 377 976 258 95 264 674 31 599 977 505 64 227

81

Bijlage 3

Nigeria Noord-Korea Noorwegen Oekraïne Oezbekistan Oman Oostenrijk Pakistan Palau Panama Papoea-Nieuw-Guinea Paraguay Peru Polen Portugal Puerto Rico Roemenië Rusland Rwanda San Marino Saô Tomé en Principe Saudi-Arabië Senegal Seychellen Sierra Leone Singapore Slovenië Slowakije Somalië Spanje Sri Lanka Sudan Suriname Swaziland Syrië Tadzjikistan Taiwan Tanzania Thailand Togo Tonga Trinidad en Tobago Tsjaad Tsjechië Tunesië Turkije Turkmenistan

82

NGA PKR NOR UKR UZB OMN AUT PAK PLW PAN PNG PRY PER POL PRT PRI ROM RUS RWA SMR STP SAU SEN SYC SLE SGP SVN SVK SOM ESP LKA SDN SUR SWZ SYR TJK TWN TZA THA TGO TON TTO TCD CZE TUN TUR TRM

234 850 47 380 7 968 437 92 680 507 675 595 51 48 351 1 40 7 250 378 239 966 221 248 232 65 386 421 252 34 94 249 597 268 963 7 886 255 66 228 676 1 235 420 216 90 993

Bijlage 3

Uganda Uruguay Vanuatu Vaticaanstad Venezuela Verenigde Arabische Emiraten Verenigde Staten van Amerika Vietnam West-Samoa Westelijke Sahara Zambia Zimbabwe Zuid-Afrika Zuid-Korea Zweden Zwitserland

UGA URY VUT VAT VEN ARE USA VNM WSM ESH ZMB ZWE ZAF KOR SWE CHE

256 598 678 39 58 971 1 84 685 260 263 27 82 46 41

(Bron: De deellijst Geografische aanduidingen, landen en bevolkingsgroepen van het SIV wordt jaarlijks geactualiseerd en is opgenomen in de Thesaurus Zorg en Welzijn.)

83

Bijlage 4

Adressen Nationaal Instituut voor Gezondheidsbevordering en Ziektepreventie (NIGZ) De Bleek 13 Postbus 500 3440 AM Woerden tel. (0348) 43 76 00 fax (0348) 43 76 66 E-mail: [email protected] http://www.nigz.nl NBLC, Vereniging van Openbare Bibliotheken Platinaweg 10, 2544 EZ Den Haag Postbus 43300, 2504 AH Den Haag tel. (070) 309 01 00 fax (070) 309 02 00 E-mail: [email protected] http://www.nblc.nl/nblcweb/vereniging Nederlands Instituut voor Zorg en Welzijn/NIZW Catharijnesingel 47, 3511 GC Utrecht Postbus 19152, 3501 DD Utrecht tel. (030) 230 63 06 fax (030) 231 96 41 E-mail: [email protected] http://www.nizw.nl Nederlands Normalisatie-instituut (NNI) Kalfjeslaan 2, 2623 AA Delft Postbus 5059, 2600 GB Delft tel. verkoop (015) 269 02 56 fax verkoop (015) 269 02 71 Nederlandse Patiënten/Consumenten Federatie (NP/CF) Van Dommelenhuis, Churchilllaan 11, 6e etage, 3527 GV Utrecht Postbus 1539, 3500 BM Utrecht tel. (030) 297 03 03 fax (030) 297 06 06 E-mail: [email protected] http://www.spin.nl/npcf1001.htm

85

Bijlage 4

NV Databank Kamers van Koophandel en Fabrieken Postbus 191, 3440 AD Woerden tel. (0348) 48 00 77 PTT Post, Klantenservice Zakelijke Markt tel. 0800-04 30 PTT Post, Mediaservice tel. 0800-06 41 SIV, Samenwerking Publieksinformatie Gezondheid en Welzijn p/a NIGZ Postbus 500, 3440 AM Woerden tel. (0348) 43 76 00 fax (0348) 43 76 66 E-mail: [email protected] http://www.siv.nl Stichting Jeugdinformatie Nederland (SJN) Zakkendragershof 34-44, 3511 AE Utrecht Postbus 1373, 3500 BJ Utrecht tel. (030) 239 44 33 fax (030) 239 44 56 E-mail: [email protected] http://www.sjn.nl Stichting Korrelatie W. Dreeslaan 18, 3515 GB Utrecht Postbus 9484, 3506 GL Utrecht tel. (030) 271 01 00 fax (030) 272 44 77 E-mail: [email protected] http://www.korrelatie.nl Trimbos-instituut Da Costakade 45, 3521 VS Utrecht Postbus 725, 3500 AS Utrecht Tel. (030) 297 11 00 Fax (030) 297 11 11 E-mail: [email protected] http://www.trimbos.nl

86

Bijlage 4

VOG, ondernemersorganisatie voor welzijn, hulpverlening en opvang Adm. Helfrichlaan 1, 3527 KV Utrecht Postbus 3332, 3502 GH Utrecht tel. (030) 298 34 34 fax (030) 298 34 37 E-mail: [email protected] http://www.vog.nl

87

Trefwoordenlijst

06-nummers 48 abonneenummer 48 - 50 achternaam 53 actualiteit 19 adres 40 adresgidsen 22 adreslijsten 11, 20 adressenstandaard 29 afdeling 36, 55 afkorting 21, 39 antwoordnummer 44 auteursrecht 25 automatisering 11, 13 beheer 13 - 14, 19 bereik 57 bestandsopbouw 8 bestandsstructuur 17 bezoekadres 40 boeken 8 bron 65 buitenland 46 - 47, 51, 57 computers 11 contactpersoon 50, 53, 56 controledatum 64 conversie 16 databaseprogramma's 14 datum 64 - 65 datumvelden 63 direct mail 22 documentenstandaard 8 doelgroepen 67 doorkiesnummer 50 dorp 42 e-mail 51 enkelvoudig model 16 etiketnaam 37 etiketten 11 fax 51 folders 8 format 16 functie contactpersoon 56

geheim nummer 50 Gemeenschappelijk Gegevensmodel Bedrijfsregisters 9, 46, 63 gemeentecode 57 gemeentenaam 42 geslacht 55 herhaalbaar veld 16 huisnummer 41, 44 informatienummers 48 inkortingsregels 21 inlezen 12 internet 21, 51 internet@www-adres 51 internetvelden 48 invoer gegevens 12 invoerdatum 64 ISO-normen 9, 63 kaartenbakken 13 kopiëren 25 KPN Telecom 21, 49 labels 29 landcode 46 landnaam 46 landnummer 51 landsdeel 57 lijsten 11, 20 locatieomschrijving 40, 42, 44 lokaal 57 m/v 55 mailing 19 - 20 mailmerge 11 memoveld 65 naam organisatie 35 naam personen 53 naam tijdschrift 35 nationaal 57 NAW-gegevens 19, 35 NEN-normen 9, 21, 29, 37, 40, 42 - 43, 53 - 55 netnummer 48, 50 nodaal gebied 58

89

Trefwoordenlijst

officiële naam 35 onderhoud 19, 40, 45 onderhoudsgegevens 63 onderhoudsnaam 63 openingstijden 67 organisatie 9 per adres 38 persoonsnaam 38, 53 plaatselijk 57 plaatsnaam 42 postadres 40, 44 postbus 44 postcode 21, 42, 47 postcodeprogramma 21 printen 11 programmatuur 14 provincies 45, 57 - 58 PTT 37 PTT Post 9, 21, 41, 43 publieksnaam 38 redacteur 65 regio 57 relatie 9, 60 relationeel model 13, 15 - 16 roepnaam 38 samenvoegbestand 11 schrijfwijze 10, 21, 67 selecties 11, 57 servicenummers 48 spelling 67 spreekuurtijden 67 standaardbrieven 11 straatnaam 40, 44 structuurgegevens 57 subnaam 36 tekstveld 67 telefoongids 21 telefoonvelden 48 termen 14, 61 thesaurus 8, 14, 61 tijdschriften 8 titulatuur 54 trefwoorden 11, 14, 61 tussenvoegsels 54 uitvoer gegevens 11 uitvoer naar bestand 12

90

uitwisseling gegevens 8 - 9, 16, 31, 40, 60, 63, 67 uniek nummer 63 URL 52 validatie 21 velden 29 veldnaam 29 vervaldatum 65 vestiging 60 voorletters 54 vrije veld 16, 67 web-pagina 51 werkgebied 57, 59 wijken 43 wijzigingsdatum 64 - 65 woonplaats 42 - 43 world wide web 51 www 51 zoekwoorden 14, 61