DEMAT PROJECT
3 FASEN VAN HET EDI-PROJECT 1.
Stroom van klassieke facturatie (100% papier) De leverancier stuurt 1 van de 2 papieren exemplaren van zijn factuur naar Berchem en archiveert het andere exemplaar gedurende 10 jaar. De papieren factuur wordt geëncodeerd om ingevoerd te worden in het beheersysteem van Carrefour Belgium. De papieren factuur wordt in Berchem gearchiveerd gedurende 10 jaar. Legale factuur = Papieren factuur
2.
Stroom van parallelle facturatie (Papier + EDI) De leverancier stuurt 1 van de 2 papieren exemplaren van zijn factuur naar Berchem en archiveert het andere exemplaar gedurende 10 jaar. De leverancier stuurt parallel de zelfde factuur in elektronisch formaat (Edifact). De papieren factuur wordt in Berchem gearchiveerd gedurende 10 jaar. De elektronische factuur EDI wordt automatisch geïntegreerd in het beheersysteem van Carrefour Belgium. Legale factuur = Papieren factuur
3.
Stroom van dematerialiserende facturatie (100% EDI) De leverancier stuurt zijn factuur in elektronisch formaat (Edifact) en archiveert een exemplaar gedurende 10 jaar. (in Edifact formaat) De elektronische EDI wordt elektronisch gearchiveerd gedurende 10 jaar en automatisch ingevoerd in het beheersysteem van Carrefour Belgium. Legale factuur = Edifact factuur
Dematerialization project
1/5
DEMAT PROJECT
Van parallelle stroom naar dematerialiserende stroom 5 voorwaarden moeten bij de leverancier toegepast worden om zijn facturatie naar Carrefour Belgium te kunnen dematerialiseren: 1. Archivering en leesbaarheid: De leverancier moet een elektronisch archiveringssysteem plaatsen (kan extern gebeuren). Het systeem moet het archiveren van Edifact facturen toestaan gedurende een periode van 10 jaar. Een hulpmiddel moet de leesbaarheid van deze Edifact facturen toestaan (in een verstaanbaar en leesbaar formaat voor iedereen.) De factuur moet leesbaar zijn in 1 van onze nationale talen, hetzij in het Frans, in het Nederlands of in het Duits. 2. Het afstemmingsoverzicht (Invoice List): De leverancier moet elke maand, voor de 5de dag, een papieren lijst doorsturen van alle verzonden facturen (en creditnota’s) van de vorige maand. (vb.: de lijst van mei, die begin juni wordt verstuurd, bevat alle verstuurde facturen en kredietnota’s in mei. Een factuur met factuurdatum = 29/05 die verstuurd zou worden op de verzenddatum = 01/06 zal dus in de lijst van juni moeten staan en niet in die van mei).
De recaplijst moet de door Carrefour Belgium verwachte minimale informatie inhouden. (zie pg. 5 BIJLAGE 1: Het afstemmingsoverzicht) o
Naam, adres, GLN en BTW-nummer van de 2 partijen (leverancier, klant)
o
Hernemingsperiode in de lijst (vb.: facturen van 01/07/2006 tot 31/07/2006)
o
Periode: Maandelijks
o
Munteenheid: €
o
Nummer van het afstemmingsoverzicht (uniek opeenvolgend nummer)
o
Datum van het afstemmingsoverzicht
o
Lijn per lijn: Lijnnummer, Factuurnummer, Factuurdatum, Verzendingsdatum, Nettobedrag factuur, Belastingen BTW, BTW-bedrag, Factuurtotaal.
o
Een verwijzing naar het einde van het document (Factuurtotaal of paginanummering: x/x)
De keuze van de lay-out is vrij maar het “portretformaat” wordt aanbevolen voor de archivering. Het afstemmingsoverzicht (Invoice List) zal gedurende 10 jaar moeten bewaard worden. Het is de garantie voor de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de boodschap. Validatie van Carrefour Belgium is vereist.
Dematerialization project
2/5
DEMAT PROJECT 3. Interchange contract: Vooraleer de leverancier in Dematproductie kan stappen, moet er een Interchange contract opgesteld, vervolledigd en getekend worden. Het te vervolledigen contract wordt naar de leverancier gestuurd vanaf het eerste contact, en dit samen met een hulpprocedure. De leverancier vult dit in door zijn modificaties te laten verschijnen. (onderlijnde passages, track changes,…) Carrefour valideert, voegt de data van de productiestart en de handtekening toe, drukt de contracten per 2 exemplaren af, tekent ze en dan stuurt Carrefour ze op naar de leverancier om te laten handtekenen. De productiestart kan dan opgevolgd worden zoals in de opgegeven data. Validatie en handtekening van Carrefour Belgium zijn vereist.
4. Testfase 1 (testen via email): Deze testfase dient om de structuur van de Edifact boodschappen van de leverancier te valideren. De leverancier verstuurt overeenkomstige testvoorbeelden met een steekproef van verschillende gevallen van facturatie die hij gebruikt met Carrefour Belgium. (Een maximum gevallen moet getest worden: Facturen, Kredietnota’s, Taxen en speciale lasten, Cash discount en Disconto’s, Leeggoed,…) Carrefour controleert de structuur (MIG Demat + legale verplichtingen) en een feedback wordt naar de leverancier gestuurd met de vraag om de mapping te verbeteren en het versturen van nieuwe “testfiches” per email. De equivalente papieren factuur moet ook per email (ingescand) naar Carrefour Belgium verzonden worden. Deze tests worden effectief manueel gedaan, en wanneer de structuur correct lijkt worden ze verstuurd naar Deskom (via C.4NET) voor validatie. Eénmaal de structuur is gevalideerd door Carrefour, mag men doorgaan naar testfase 2. Validatie van Carrefour Belgium is vereist.
!!!BELANGRIJK!!! Testfase 1 verloopt helemaal via email. De structuur van de boodschappen van de parallelle facturatie moet niet gewijzigd worden vooraleer Carrefour Belgium deze gevalideerd heeft in deze eerste testfase. 5. Testfase 2 (parallelle productie = papieren factuur altijd verplicht): Er wordt een rekening gecreëerd door Carrefour Belgium voor de leverancier op het platform Pasrel (Deskom). De nieuwe structuur van de boodschap is ingevoerd in de omgeving van de productie van de leverancier: de boodschap van de parallelle facturatie wordt vervangen door de boodschap van de dematerialiserende facturatie. (BELANGRIJK: Voeg eveneens de EANCOMPI-waarde toe in het UNB-segment) De parallelle facturatie van de leverancier gebeurt nu door Deskom zodat er gedurende minstens 1 week geobserveerd wordt. (in functie van het aantal boodschappen).
Dematerialization project
3/5
DEMAT PROJECT Tijdens deze observatieperiode, als alles in orde is, wordt er gezamenlijk een datum gekozen voor het opstarten van de Dematproductie en zullen we het Interchange Contract tekenen. Validatie van Carrefour Belgium is vereist.
GO LIVE Het eerste afstemmingsoverzicht (Invoice List) moet verstuurd worden in het begin van de maand volgend op de productiedatum. (Voorbeeld: als productiedatum = 25/05, dan moet het eerste afstemmingsoverzicht verstuurd worden voor 05/06) Dit afstemmingsoverzicht moet alle verstuurde facturen via EDI bevatten vanaf de productiedatum. (Volgens het voorbeeld hieronder: de lijst moet alle verstuurde facturen tussen de 25/05 inclusief en de 31/05 inclusief) Betreffende het verzenden van de facturen: o
Als de factuurdatum minder is dan de productiedatum maar de factuur na deze datum is verstuurd, dan moet de factuur via EDI EN per papier verstuurd worden.
o
Als de factuurdatum groter is dan de productiedatum, dan moet de factuur alleen via EDI verstuurd worden. (Het papier heeft geen enkele waarde meer vanaf de productiedatum)
Hier volgt een voorbeeld van de planning :
Archivage + Leesbaarheid Afstemmingsoverzicht Testfase 1 Testfase 2 Interchange Contract
Dematerialization project
Maand n Week 1
Week 2
Week 3
Week 4 PRODUCTIE
Demat Project
4/5
DEMAT PROJECT BIJLAGE 1: Het afstemmingsoverzicht (Invoice List)
INVOICE LIST
(Please complete fully)
Suppliers GLN:
Recipient:
1234567891234
GLN: 5400102000086 BTW: BE448826918
Suppliers No. VAT: Suppliers Name and Address: XYZ S.A. Postbus 999
Carrefour Belgium N.V. Olympiadelaan 20
BE-1030 Brussel
PB 10403 1140 EVERE Period : invoices from dd/mm/ccyy until dd/mm/ccyy (monthly)
Currency Unit: € No. 1
Invoice no. 66666666666666 *) VAT exemption:
2
3
77777777777777
88888888888888
*) VAT exemption: 4
99999999999999
Invoice List No.:
654321
Date of Invoice List: dd.mm.ccyy Date of invoice Invoice VAT VAT Invoice Date of sending net amounts rate amounts total amounts 200,00 0,00 30.08.2005 * 31.08.2005 21 1000,00 210,00 1200,00 total 210,00 1410,00 Intra-Community supply of goods 30.08.2005 31.08.2005
3000,00 2500,00 5500,00
6 21 total
180,00 525,00 705,00
6205,00
500,00 800,00 1000,00 2000,00 4300,00 Intra-Community supply of goods
* 0 6 21 total
0,00 0,00 60,00 420,00 480,00
3980,00
0 21 total
0,00 -210,00 -210,00
-1410,00
31.08.2005 31.08.2005
31.08.2005 31.08.2005
Dematerialization project
-200,00 - 1000,00 -1200,00
5/5
