1
Fasen van implementatie webectures De meeste instellingen doorlopen drie fasen bij weblecture-implementatie te weten: Fase 1: Starten en uitproberen Fase 2: Invoeren en opschalen Fase 3: Standaard dienstverlening Dit artikel gaat nader in op het verloop van deze fasen en biedt vele tips en aandachtspunten ter bevordering van een soepel implementatieproces.
Fase 1: Starten en uitproberen Een docent start op eigen initiatief met het opnemen van een college of is daarop opmerkzaam gemaakt door een ICT’er of onderwijskundige. Die eerste experimenten zijn heel nuttig om ervaringen op te doen maar ook om over het volgende na te denken: Wat is het directe doel van weblectures: wat wil de docent er precies mee bereiken? En wat is het strategisch doel: wat wil de opleiding of faculteit op wat langere termijn?
Na een aantal experimenten is het raadzaam om met één of meer Pilots beginnen. Succesvol invoeren van weblectures begint meestal met geslaagde pilots. Vaak is die pilot een onderdeel van een groter project om te kunnen beslissen of de invoering van weblectures nuttig en haalbaar is. Bedenk bij het begin van de pilots voor welke vakken en welke docenten voor weblectures geschikt zijn. Het is verstandig om bijvoorbeeld te beginnen met struikelvakken omdat het resultaat daarvan meteen kan opvallen. Dit gaat natuurlijk alleen lukken als de betreffende docent mee wil doen want nog belangrijker voor een succesvolle pilot is de medewerking van enthousiaste docenten. Mocht er al iets technisch fout gaan, wat in het begin nog wel eens wil gebeuren, is een enthousiaste docent een garantie om door te zetten en verder te gaan. Hoewel het in het algemeen moeilijk is om resultaten te meten zijn de eerste pilots de beste
2
gelegenheden om dat te doen: zoek bijvoorbeeld een vergelijkbare controlegroep die hetzelfde college krijgt als de groep met weblectures en vergelijk achteraf de resultaten. Of biedt een college mét en een ander zonder weblectures aan en vergelijk achteraf de uitkomsten. Niet alles zal aan dit ene effect kunnen worden toegeschreven, maar het kan een goede indicatie geven. Bij weblectures is het effect in het eerste jaar sterker dan in de jaren daarna omdat het verschil groter is met de colleges zonder weblectures uit het jaar daarvoor. Daarom is een goede evaluatie en resultaatmeting op het einde van het eerste jaar erg belangrijk. Neem in een beleidsnota dan ook deze resultaten op. Als de resultaten van een pilot of een testfase positief zijn, kan de vraag naar weblectures heel snel gaan groeien. Hoe ga je daarmee om? Kies je voor eenopschalingsproject of ga je meteen over naar het inrichten van standaard dienstverlening? Wat betekent dat voor je organisatie? Wat worden knelpunten? Fase 2: Invoeren en opschalen In veel gevallen is het de ICT-afdeling of de audiovisuele dienst van de instelling, die het initiatief neemt voor de opschaling van weblectures. De reden daarvoor is behalve de betrokkenheid bij de technische kant van weblectures, de zorg voor standaardisatie en beheeraspecten. Ik kom hier straks op terug. Van niet te onderschatten belang is echter de inbreng van onderwijsdeskundigen of medewerkers vanuit een dienst Onderwijs of Onderwijs en Onderzoek. Vaak zijn dit personen die dicht op de onderwijspraktijk staan en goede contacten onderhouden met onderwijsgevenden. Zij zijn gewend om het onderwijs te evalueren en kunnen het best beoordelen of weblectures effect hebben gehad. Zij zijn ook degenen die samen met docenten de plaats van weblectures in het curriculum kunnen bepalen of de combinatie van face to face situaties en weblectures. Neem daarom de voorlichting over weblectures op in het activiteitenplan van deze dienst. Het laten zien van goede voorbeelden tijdens docentenbijeenkomsten blijkt een doeltreffend middel. Voor een goede verspreiding van kennis over weblectures is de deskundigheidsbevordering, bijvoorbeeld in het kader van de BKO, aan te bevelen. Het gebruik van weblectures als middel voor feedback voor de docenten helpt overigens vaak nog beter om de kracht van dit middel te begrijpen. Vooral de vele didactische mogelijkheden van nieuwe weblecturevarianten behoren tot het domein van onderwijskundigen. Zij zijn ook degenen die nieuwe mogelijkheden kunnen ontwikkelen. Weblectures zullen dus een vaste plaats moeten krijgen in de activiteiten van deze afdeling
3
•
IT en AVC Zeker als het aantal weblectures sterk toeneemt, is het noodzakelijk dat de centrale ITafdeling of het audiovisueel centrum in actie komt. Allereerst om te voorkomen dat er een wildgroei ontstaat aan hardware en software. Bepaal de architectuur. Stel vast waar vaste opstellingen komen, al of niet ingericht met volgcamera’s. Soms zullen vooraf collegezalen of een studio ingericht moeten worden. Gebruik van mobiele apparatuur is logistiek lastiger in verband met inroostering en beschikbaarheid van personeel. Bij een vaste opstelling is soms besturing op afstand mogelijk of is de opname door middel van volgcamera’s geautomatiseerd. In het kader van een beleidsnota verschaft deze afdeling dan ook technische advies over investeringen in hard en software. o
Standaardisatie en kostenbeheersing vormen de basis voor eventuele automatisering van opnameprocessen. Calculaties over de bemensing van het opnameproces zijn een belangrijk onderdeel van de begroting. Kosten kunnen aanmerkelijk worden gedrukt door voor eenvoudige opnames studenten in te zetten.
o
Daarnaast zijn antwoorden nodig zijn met betrekking tot vindbaarheid, doorzoekbaarheid en metadatering van weblecture-verzamelingen. Bijvoorbeeld op welke manier weblectures beschikbaar worden gesteld: hoe ze te vinden zijn. Welke servers er worden gebruikt. In welke locale of externe databestanden de informatie staat over de weblectures. Denk ook aan zaken als metadatering, koppelingen met de ELO of het nabewerken van opnames voor specifieke didactische doelen met knippen, plakken of ondertitelen.
o
Naarmate de schaalgrootte toeneemt, neemt ook het belang van opslag en beheer toe. Belangrijk is om op tijd een goede meerjarenplanning gereed te hebben waarin een groeipad staat beschreven. Geef aan hoe het applicatiebeheer, het functioneel en technisch beheer is geregeld?
o
Ook kan eventueel gezamenlijk met de afdeling Onderwijs, rekening worden gehouden met docententraining en het geven van voorlichting over de technische aspecten van weblectures.
o
•
Beschrijf hoe de rechten worden geregeld
Gebruikersorganisatie Belangrijk zijn een duidelijk informatiepunt en een gebruikersorganisatie voor de communicatie en om klantwensen te inventariseren. Maak ook afspraken over wie de training van docenten en de didactische ondersteuning gaat doen. En creëer duidelijkheid over de kosten en eventuele doorberekening. Zowel het informatiepunt als de gebruikersorganisatie spelen een grote rol bij verdere disseminatie.
4
•
Metadata en archivering Het makkelijk kunnen zoeken en vinden van weblectures hangt sterk af van de juiste metadatering. Binnen OASE zijn 2 handleidingen voor metadatering ontwikkeld voor Mediasite en P2G.
•
Auteursrechten en afscherming Voor de docent, spreker of publiek dat actief deelneemt is het belangrijk te weten hoe de auteursrechten geregeld zijn. Bij universiteiten kun je terecht bij het Auteursrechten Informatie Punt (AIP) van je instelling, maar ook op de themasite Beeld en Geluid van SURFdirect vind je op veel vragen antwoord. Je kunt auteursrechten regelen via een open content licentie, waarvan Creative Commons de bekendste zijn. Er is een korte samenvatting van de meeste gebruikte licentie beschikbaar en er is een speciale CC-website voor docenten en onderzoekers (zie selected links). Ook op de website van het eerste weblecture project Triple-L vind je nog voorbeeldmateriaal. Zie verder de factsheet Auteursrechten (link). Er zijn een aantal voorbeeld formulieren beschikbaar voor toestemming voor sprekers en publiek, voor zowel opname als hergebruik (zie documenten). Ook afscherming is een belangrijk punt: wie mag het materiaal bekijken? Geef dat al aan bij de aanvraag!
•
Handleidingen, procedures, SLA’s Zorg voor duidelijke handleidingen en procedures voor gebruikers. Spreek bij voorkeur met je leverancier een SLA af; dit is ook wenselijk voor interne afdelingen waarvan je ondersteuning krijgt.
Nog 2 tips 1) Voer voor activiteiten anders dan standaard onderwijs een intakegesprek met de klant. Daardoor wordt de vraag duidelijk en kan ook meteen worden aangegeven wat de mogelijkheden/beperkingen zijn. 2) Voor een verdere uitrol van weblectures (bv. naar standaard dienstverlening) vragen beleidsmakers vaak naar resultaten: bevorderen weblectures het studierendement? Daarom is effectiviteitmeting tijdens de opschalingperiode sterk aan te raden (link); ook statistieken kunnen een goed inzicht geven.
•
Knelpunten Opschaling levert vaak meteen organisatorische en technische knelpunten op. Veel instellingen hebben een auteursrechten informatiepunt. Plaats die op je instellingspagina!!!!!
5
Als je instelling heeft besloten om voor weblectures een standaard dienstverlening in te richten, komen er een aantal belangrijke vragen om de hoek kijken. Wie wordt verantwoordelijk voor welk deel? Wat wordt het beleid voor de komende jaren? Hoe gaat disseminatie plaatsvinden?
Fase 3: Standaard dienstverlening
•
Betrokken partijen Een van de belangrijkste punten als je standaard dienstverlening wilt gaan inrichten, is te inventariseren welke partijen daarbij betrokken moeten worden. Natuurlijk docenten, maar ook technische en didactische ondersteuning, beleidsmakers en de communicatie-afdeling. Een goede samenwerking tussen deze partijen is de grootste succesfactor! Bepaal vervolgens wie verantwoordelijk wordt voor welk deel van het proces. Scheid daarbij operationele en strategische zaken. Denk ook goed na over functioneel beheer en eigenaarschap van het systeem. En wat centraal kan worden gedaan en wat een opleiding/faculteit zelf kan doen.
•
Beleid Belangrijk hiervoor is het reguliere gebruikersoverleg met opleidingen/faculteiten om zo tijdig klantwensen te inventariseren en af te stemmen met technische en beleids/financiele afdelingen. Bekijk de mogelijkheden van automatisering (link) van het proces van opname tot beschikbaarstelling. Op (link) vind je een aantal documenten van instellingen voor alle scenario's, van pilotfase tot standaard dienstverlening.
•
Disseminatie Binnen het OASE project is een model ontwikkeld voor disseminatie binnen de instelling (link).
•
Knelpunten Opschaling levert vaak meteen organisatorische en technische knelpunten op. Misschien kun je al een aantal problemen oplossen door het proces van opname tot beschikbaarstelling te automatiseren
•
Bestuur Een College van Bestuur ontvangt een voorstel tot financiering van de weblectures. Naarmate deze nota in gezamenlijkheid van onderwijs en IT tot stand is gekomen is er een grotere slaagkans. Soms bereiden directies van O&O en IT of AVC een gezamenlijk stuk voor, soms zijn het de gezamenlijke faculteiten die zowel via de bedrijfsvoerders als de onderwijsdirecties samen aandacht vragen voor de implementatie van weblectures.
•
PR & Voorlichting We zien dat bij instituten waar weblectures grootschalig zijn uitgerold, de afdeling
6
Communicatie, of PR en voorlichting mede een bijdrage heeft geleverd aan de opschaling. De universiteit of hogeschool wil zich naar buiten toe profileren of vindt het belangrijk om op de een of andere manier zichtbaar te zijn, ook internationaal. Dit gebeurt bijvoorbeeld door het uitzenden van belangrijke bijeenkomsten, van promoties of opening van het academisch jaar. Ook een Studium Generale kan online worden aangeboden. Bij sommige instellingen hebben weblectures een rol bij het voorlichten over studiemogelijkheden voor potentiele eerstejaarsstudenten. Betrek dus ook deze afdelingen bij de beleidsvoorbereiding. •
Studenten Studenten zijn over het algemeen meer dan tevreden met weblectures en willen deze dan ook als voorziening behouden. Voor hen is de basisopname meestal al ruim voldoende, zeker als er met de belemmeringen van sommige studenten bij de opname rekening gehouden wordt. Houd bij voorbeeld rekening met slechthorenden, voor wie het liplezen een belangrijke hulp betekent. Studentenraden en studentgeledingen in universiteits- of faculteitsraden stellen het gebruik of de uitbouw van weblectures regelmatig aan de orde en hebben op die manier invloed op de besluitvorming van het College van Bestuur.
•
College Van Bestuur Uit onderzoek bij de OASE-instellingen is gebleken dat de volgende argumenten van belang waren om tot besluitvorming te komen: o
Laat zien dat studierendement, instroom en studiekeuze baat hebben bij weblectures. Weblectures kunnen hieraan bijdragen. Zoals opgemerkt kunnen bij de pilots in de eerste projectperiode verschillen worden aangetoond tussen al- of niet gebruik van weblectures. In veel gevallen is het mogelijk om een indicatie of de mate van waarschijnlijkheid te vermelden.
o
Laat zien dat studenten met beperking de gelegenheid krijgen om colleges in eigen tijd en in eigen tempo, of met gebruik van ondertiteling te volgen.
o
Daardoor vermindert de uitvalkans.
o
Noem ook studenten in het buitenland die via e-learning nuttig gebruik kunnen maken van weblectures.
o
Geef aan dat weblectures geschikt zijn ter voorbereiding op een mastertraject.
o
De Afdelingen Communicatie en Voorlichting kunnen het bestuur duidelijk maken dat weblectures van belang zijn voor de zichtbaarheid en bekendheid van de universiteit of hogeschool door het tonen van toonaangevende of populaire docenten.
o
Door alumni of begunstigers op de hoogte te houden van ontwikkelingen.
o
Door het aanbieden van Studium Generale of andere publieke lezingen.
o
Door promoties en officiële gebeurtenissen uit te zenden
7
o
Door ook de studiekeuze te ondersteunen met audiovisuele middelen
o
En tenslotte staan sommige instellingen positief ten opzichte van ‘open courseware’ en het openbaar verspreiden van kennis en onderwijs.
