IMPLEMENTATIE VAN bij
1
AGENDA Voorstellen en Introductie ABNAMRO Presentatie MT Tops Aanpak implementatie PRINCE2 Aanpak Aandachtspunten
2
ABN AMRO Worldwide presence • • • •
Employees Countries & territories Retail clients (#) Business & corp. clients (#)
24,225 28 6.8 mln 0.4 mln
• Retail branches • Private Banking branches • Business Offices
470 67 78
Financials YE 2011 • Operating income • Total assets
7.8 bln 405 mln
• C/I ratio • ROE
64% 7.8%
New York Mumbai
Hong Kong
Singapore São Paolo
3
Integratie The new ABN AMRO Group was created in 2010 Operations and Facilities integrated in 2010 resulting in significant benefits Technical Integration of Retail business completed on time and without issues in 2010 October 2008
Elements of the Bank, such as finance, markets and key
Technical Integration of Commercial Banking & Merchant Banking as well as Private Banking complete and ahead of schedule without issues in 2011
parts of risk management were missing
4
Zo ziet de organisatie eruit
Verkoop organisatie
ProjectIT organisatie management
5
Voorstellen CCP2M (Competence Center Programma- en Project Management) Het doel van Business Management/CC P2M is ervoor zorg te dragen dat diegenen in de bank die verantwoordelijk zijn voor het (doen) veranderen van de bank, over adequate en actuele kennis en kunde kunnen beschikken om de benodigde veranderingen zo effectief en efficiënt mogelijk te doen.
Organigram
6
LATEN WERKEN VOOR
€160 mln p.j. 1.500 Projecten
€380 mln p.j. 500 Projecten
Onderzoek: 46% van de ICT projecten Succesvol ICT Barometer Ernst & Young september 2009 8 8
Middlesex University – EngD – Aart van Dijk – September 2009
7 Big Hitters •
Poor project management (BH01)
• • • •
Deadlines are unrealistic (BH02) Poor communication (BH03) Incomplete/weak definition requirements (BH04) Insufficient involvement of future users (BH05)
•
Lack of senior management involvement and commitment (BH06) Lack of professionalism (BH07)
•
9
PRINCE2 IS GOEDE KEUZE ALS METHODE Sinds 1989 – Frequente update
Gebaseerd op Best Practices – Generieke standaard – Voor alle type projecten – Op maat toepassen
Procesgericht – Business Case centraal
Fortis past PRINCE2 toe Gemakkelijke aansluiting op IT development ABNAMRO Aansluiting bij de markt Aansluiting bij – Programma Management (MSP) – Portfolio, Programme and Project Offices (P3O) – Maturity models (P3M3)
Pas op voor “PINO”: de voordelen verdwijnen 10
4 onderwerpen: 7 Succesfactoren van PRINCE2 De voordelen van toepassing PRINCE2 Onder welke condities maximaal profijt Wat is er nodig voor implementatie 11
7 SUCCESFACTOREN PRINCE2 Zakelijke rechtvaardiging Heldere rollen en verantwoordelijkheden Sturing op basis van fases Sturing op basis van excepties Product benadering Toepassing op maat Leren
12
1. Wie is eigenaar van de Business Case? 2. Wie is verantwoordelijk voor het realiseren van de Benefits?
13
DE PRINCE2 BENADERING VOOR DE BUSINESS CASE
Executive DE ROL: Eigenaar Business Case Realisatie Benefits Staat voor beschikbaarheid middelen Beslist
DE PERSOON: Senioriteit in de organisatie Beslissingen worden geaccepteerd Heeft gezag
14
VOORDELEN STURING OBV BUSINESS CASE Waar voor ons geld Alleen dat (blijven) doen dat voldoende waarde voor de klant levert Verankering dat de baten ook echt gerealiseerd worden
15
DAT GAAT WERKEN ALS … Er bereidheid bestaat commitment te nemen over de Hoe kunnen we Business Case ervoor zorgen dat – Uitdaging voor MT TOPS, Leiding Clientcommitment Centers en ontstaat ten Functions aanzien van
Business Caseecht en kan Diegene die het commitment geeft dat ook Benefits? waarmaken We het ook verankeren in de processen
– Project Management Proces, dat het Benefit Review Plan levert voor toepassing in het – Benefits Management Proces
16
7 SUCCESFACTOREN PRINCE2 Zakelijke rechtvaardiging √ Heldere rollen en verantwoordelijkheden Sturing op basis van fases Sturing op basis van excepties Product benadering Toepassing op maat Leren
17
DE PRINCE2 BENADERING •In principe slechts 3 leden •Heldere rollen/verantwoordelijkheden Corporate or Programma Management •Geen vergadering, maar combinatie van rollen •Geen deelbelangen, maar gezamenlijk succes
Project Board •Staat in voor wensen Sr User gebruikers •Stelt daarvoor mensen beschikbaar •Heeft gezag
Executive •Eigenaar Business Case •Staat voor Project beschikbaarheid Manager middelen •Beslist •Heeft gezag
Project Sr Supplier
•Staat in voor levering conform afgesproken kwaliteit •Stelt daarvoor Stage mensen beschikbaar •Heeft gezag
Bron: Directing Successful Projects with PRINCE2
18 18
INVULLING ROLLEN 1. BUSINESS IS VERANTWOORDELIJKE EIGENAAR VAN DE BUSINESS CASE Project Board Sr User Client Centers/ Functions
Executive Client Centers/ Functions
Sr Supplier COO
2. BUSINESS HEEFT MANDAAT GEGEVEN AAN COO Project Board Sr User Client Centers/ Functions
Executive COO
Sr Supplier ITS&S/BS
19
DAT GAAT WERKEN ALS … EXECUTIVE Beslissingsmacht Eigenaar voor Portfolio Management Relatie met belangrijkste stakeholders USER ORGANISATIE Belangrijkste vertegenwoordiger Vertrouwen van c.q. koppeling met andere gebruikers Reviewers Klankbordgroep
SUPPLIER ORGANISATIE “Hoofdaannemer” Vertrouwen van de andere leveranciers + mandaat, zoals • •
BS ITS&S
Organisatie van de resourcing 20
7 SUCCESFACTOREN PRINCE2 Zakelijke rechtvaardiging √ Heldere rollen en verantwoordelijkheden √ Sturing op basis van fases Sturing op basis van excepties Product benadering Toepassing op maat Leren
21
22
HOE HELPT PRINCE2 HIERBIJ? 1 Project Board met mandaat Fasegewijze besluitvorming Management by Exception
23
INSPANNING PROJECT BOARD VOORAL TIJDENS OPSTARTEN, INITIËREN EN AFSLUITEN •Succescriteria •Scope •Wanneer is het Project klaar •Benefits •De juiste oplossing
Opstarten
Initiëren
•Overdracht •Benefits Management •Lessen
Maken
Implementeren
Afsluiten
24
DAT GAAT WERKEN ALS…. Mandaat bij Project Board leden Toekennen van toleranties – Plus en min – Tijd, Geld, Kwaliteit – Wie mag hiervan gebruik maken
Eenduidige sturing door Project Board leden Vertrouwen geven aan de Project Manager
25
4 onderwerpen:
√
7 Succesfactoren van PRINCE2
√ De voordelen van toepassing PRINCE2 √ Onder welke condities maximaal profijt Wat is er nodig voor implementatie 26
WAT IS NODIG VOOR IMPLEMENTATIE
√ √ √ √ √
Embedded versie PRINCE2 voor ABNAMRO Templates voor ABNAMRO Training voor Project Managers Coaching en Intervisie voor Project Managers Workshop voor Project Board leden Commitment MT TOPS
27
KNELPUNT
OPLOSSING
CONDITIE
MIDDEL
BESTEDEN WE ONS GELD GOED?
ACTIEVE BUSINESS CASE
CULTUUR VAN COMMITMENT
WORKSHOP BUSINESS CASE & BENEFITS
GROTE STUURGROEPEN
•PRINCE2 ROLLEN •COMBINEREN
CULTUUR VAN MANDATERING
AFSPRAKEN IN DE ORGANISATIE
TIJDSBESLAG
STURING OBV FASES EN EXCEPTIES
•VERTROUWEN GEVEN •TOLERANTIES
•TRAINING PM’S •WS PROJECT BOARD
TEMPLATES NIET GOED INGEVULD
PROCES IS LEIDEND, NIET DOCUMENTEN
OP MAAT TOEPASSEN
•TRAINING PM’S •WS PROJECT BOARD 28
AANPAK IMPLEMENTATIE bij
29
UITGANGSPUNTEN Goedkeuring en commitment van MT TOPS voor de implementatie van PRINCE2 werd verkregen De zakelijke rechtvaardiging voor de implementatie van PRINCE2, werd goedgekeurd door MT TOPS op 7 April 2010 Startpunten voor de implementatie: – Functiefamilie (functiebeschrijvingen) Programme- and Project Management – Definitie van een Project volgens PRINCE2 – De implementatie wordt gedaan in de vorm van een programma (volgens MSP) – MT TOPS is Sponsor Group; Hoofd Business Management is Programme Directeur (verantwoordelijk voor de implementatie) – Lijnmanagement acteren als Change Managers 30 30
SCOPE De geïntegreerde Alle veranderingen die project aanpak behoeven Alle afdelingen binnen TOPS Relatie met: – Demand- and Portfolio Management – Benefits Management – Delivery-process ITS&S – Delivery-process Business Services 31 31
ROLES Programma directeur is verantwoordelijk voor het realiseren van de zakelijke rechtvaardiging Change Managers: Verantwoordelijk voor de implementatie van PRINCE2 Is toonbeeld van PRINCE2 binnen de afdeling Verantwoordelijk voor het binnen halen van de benefits Verantwoordelijk voor de requirements voor de deliverables en capabilities – Regelt en staat garant voor resources – – – –
32 32
TRANCHES -1Maximale kwaliteit en Benefits in een keer is een utopia
– In de meeste gevallen bereikt de implementatie van PRINCE2 alleen volwassenheid na een bepaalde periode – Daarom het definieren van Tranches die milestones bevatten op weg naar het optimaliseren van de benefits door gebruik van PRINCE2
Tranche 1
– Van mei 2010 tot eind 2010 – Bereikt: • • • •
Alle projecten die na 1 juli 2010 starten, gebruiken PRINCE2 Elk nieuw project is gebaseerd op een Business Case Elk project gebruikt de Health Check PRINCE2 Elk project gebruikt de Project Board Experience, voor het bereiken van een overeenkomst en commitment, tijdens Starting Up/Initiation
33 33
TRANCHES -2Tranche 2: – 2011 – Bereikt:
• Kwaliteit van de Business Case en Benefit Review Plan op een bepaald niveau • Kwaliteit van de PID’s op een bepaald niveau • Adequate appointments of Project Boards • Health Check PRINCE2 op een bepaald niveau • Toepassen van Product Based Planning • Tolerances gedefinieerd en toegepast
Tranche x:
– 2012 en verder – Professionaliseren PM door de business zelf met ondersteuning van CCP2M
34 34
COMMUNICATIE Ieder kwartaal een voortgangsrapport naar MT TOPS Maandelijks een voortgangsrapport naar de Programme Board Naar alle doelgroepen: – Maandelijks nieuwsbrief – Kwartaal lunch meetings
35 35
AANPAK AANDACHTSPUNTEN bij
36
Aandachtpunten Benefits Management Invulling rollen projectboard Sturen op basis van fasen en excepties Op maat toepassen en Leren
37
Cultuur besluitvormingsproces
Vertrouwen
Controle
38 38
Nieuwe Aanpak: PROMAN Doelstellingen PROMAN - Van controle naar vertrouwen - Verhogen efficiency - Verhogen transparantie en voorspelbaarheid - Vergroten van professionaliteit en pro-activiteit - Verbeteren van samenwerking
Hoe -
PRINCE2 volwassenheidsmeting, maturity level 2 Spellen, bv PSU
39 39
Veranderingen door PROMAN Kennis vergroten en toepassen ervan
- Het hanteren en sturen op business case en benefitsmanagement
- Vergroten professionaliteit door eenduidige vastlegging van issues, risks, changes - Alle wijzigingen in processen en nieuwe templates moeten geïmplementeerd worden zodanig dat deze gebruikt worden in de praktijk
Houding en gedrag
- Effectieve en efficiënte besluitvorming door PB leden
- Sturing geven op basis van BC door PB leden - Pro actief managen van risico’s door PM - Pro actieve samenwerking tussen de verschillende rollen - Duidelijke pro actieve rol voor PMO ter ondersteuning projectproces
40 40
Vragen?
41
