Implementatie van een GIS bij een overheidsorganisatie Bestek voor een opdracht van diensten versie 1.2
16 november, 1999
Bestek
2
Inhoudstafel 1. Algemeen 1.1. Voorwerp van de opdracht 2. Administratief gedeelte 2.1. Technische bekwaamheid
5 5 6 6
2.1.1. Algemeen
6
2.1.2. Referenties en personeel
6
2.2. Gunningscriteria
6
2.2.1. Algemeen
6
2.2.2. Technische waarde
7
2.3. Onverenigbaarheden
7
2.4. Stuurgroep
8
2.5. Stopzetting
8
3. Technisch gedeelte 3.1. Beschrijving van de opdracht
10 10
3.1.1. Algemeen
10
3.1.2. Fase 1: Onderzoek vereisten
10
3.1.2.1. Stap 1: Doelstellingen project
13
3.1.2.2. Stap 2: Behoeftenstudie
13
3.1.2.3. Stap 3: Voorontwerp
14
3.1.2.4. Stap 4: Kosten-batenanalyse
15
3.1.2.5. Stap 5: Pilootstudie
16
3.1.3. Fase 2: Specificatie vereisten
17
3.1.3.1. Stap 6: Definitief ontwerp
17
3.1.3.2. Stap 7: Offerte-aanvraag
18
3.1.4. Fase 3: Evaluatie offertes
OC GIS-Vlaanderen
19
16 november, 1999
Bestek
3
3.1.4.1. Stap 8: Voorselectie
19
3.1.4.2. Stap 9: Benchmark-testen
20
3.1.4.3. Stap 10: Analyse kosteneffectiviteit
21
3.1.5. Fase 4: Systeemimplementatie
22
3.1.5.1. Stap 11: Implementatieplan
22
3.1.5.2. Stap 12: Contract
23
3.1.5.3. Stap 13: Acceptatietesten
23
3.1.5.4. Stap 14: Implementatie
24
3.2. Uitvoering van de opdracht
25
3.2.1. Algemeen
25
3.2.2. Mijlpalen
25
3.2.2.1. Algemeen
25
3.2.2.2. Mijlpaal 1: Vastlegging doel
26
3.2.2.3. Mijlpaal 2: Keuze voorontwerp
26
3.2.2.4. Mijlpaal 3: Vastlegging definitief ontwerp
26
3.2.2.5. Mijlpaal 4: Vastlegging bestek
27
3.2.2.6. Mijlpaal 5: Gunning opdracht
27
3.2.2.7. Mijlpaal 6: Vastlegging implementatieplan
27
3.2.2.8. Mijlpaal 7: Vastlegging contract
28
3.2.2.9. Mijlpaal 8: Goedkeuring oplevering
28
3.2.3. Kwalificaties personeel
28
3.2.3.1. Algemeen
28
3.2.3.2. Opleiding
28
3.2.3.3. Kennis
29
3.2.3.4. Ervaring
29
3.2.3.5. Vaardigheden
29
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
3.2.4. Methodiek
4
29
3.2.4.1. Algemeen
29
3.2.4.2. Behoeftenstudie
30
3.2.4.3. Kosten-batenanalyse
31
3.2.4.4. Benchmark-testen
32
3.3. Beschrijving van het GIS-project
OC GIS-Vlaanderen
33
16 november, 1999
Bestek
1. 1.1.
5
Algemeen Voorwerp van de opdracht
De opdracht houdt de implementatie in van een Geografisch Informatiesysteem (GIS) bij de opdrachtgever. De opdrachtnemer begeleidt het ganse proces, van het bepalen van de doelstellingen van het GIS, over de evaluatie van de offertes tot de werkelijke implementatie. Hij verzamelt de noodzakelijke informatie, raadpleegt toekomstige gebruikers, voert de vereiste studies uit, stelt de specificaties op en rapporteert aan een stuurgroep. De opdrachtnemer is echter niet de leverancier van het GIS: hij levert noch de geografische data, noch de hard- en software. Hij wordt bovendien uitgesloten van de offerte-aanvraag die hiervoor in de loop van het implementatietraject wordt uitgeschreven.
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
2.
Administratief gedeelte
2.1.
Technische bekwaamheid
6
2.1.1. Algemeen De opdrachtgever bewijst zijn technische bekwaamheid d.m.v. de volgende referenties: • • •
voor de opdracht relevante referenties, m.i.v. de certificaten van waardering van vroegere opdrachtgevers, de studie- en beroepskwalificaties van het voorgestelde personeel op basis van hun c.v., de vervangbaarheid van het ter beschikking gestelde personeel.
In wat volgt worden de criteria nader toegelicht. 2.1.2. Referenties en personeel Het spreekt vanzelf dat ervaring met GIS-implementatieprojecten bij de selectie positief doorweegt. Ook betrokkenheid bij projecten waarbij de inschrijver slechts een deel van het implementatietraject begeleidde is gunstig. Dat laatste geldt in het bijzonder voor ervaring met de uitvoering van stappen uit fase 1 (bv. behoeftenstudie, kosten-batenanalyse) en fase 4 (bv. implementatieplanning, opleiding en training). Een positief punt voor de selectie is ervaring met meerdere GISsoftwarepaketten. Dit moet vooringenomenheid vermijden bij de uitwerking van de specificaties van het GIS en bij de beoordeling van de offertes voor de bestelling. Deze bepaling vormt een aanvulling op deze m.b.t. tot de onverenigbaarheid vermeld in §2.3. Het personeel dat door opdrachtnemer zal worden ingezet moet voldoen aan de kwalificaties vermeld in §3.2.3. De gevraagde kennis en ervaring mogen complementair aangeboden worden binnen het geheel van het team. Wie bij welke stappen wordt ingezet hoeft pas te worden vermeld in de technische beschrijving. De personeelsleden zullen worden beoordeeld op basis van hun c.v. De opdrachtnemer geeft ook een team van reservepersoneelsleden op. Dit zal op dezelfde manier worden beoordeeld als het normaal ingeschakelde team. 2.2.
Gunningscriteria
2.2.1. Algemeen De opdracht wordt gegund aan de inschrijver met de meest voordelige
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
7
offerte. De beoordeling houdt rekening met de volgende factoren rekening houdend met de opgegeven gewichten: • •
technische waarde (60%), prijs (40%).
De beoordeling baseert zich op de bij de offerte te voegen inventaris en technische beschrijving. In wat volgt worden de twee eerste criteria nader toegelicht. 2.2.2. Technische waarde Bij de beoordeling van de technische waarde van de offerte zal de opdrachtgever trachten zich een beeld te vormen van de grondigheid waarmee de inschrijver de taken zal uitwerken. Zaken als het aantal mandagen, specifieke kennis van het personeel, ingebouwde flexibiliteit en toepassing van alternatieve methodes zullen worden nagekeken. De inschrijver geeft hiertoe voor elke taak aan hoe hij deze zal uitvoeren, door wie hij zal worden uitgevoerd en welke inspanning in mandagen dit zal kosten. Het aantal mandagen dat de inschrijver voorziet voor de uitvoering van de opdracht is een eerste indicator voor de kwaliteit van de offerte. Dit aantal wordt echter gerelativeerd door de specifieke kennis en ervaring van het personeel dat voor elke stap wordt ingezet. Ook de wijze waarop de mandagen over de uitvoering van de verschillende stappen wordt verdeeld speelt een rol. Vooral de stappen van fase 1 en fase 4 zullen een groot aantal mandagen opeisen. Van belang is ook de flexibiliteit van het werkprogramma. In verschillende situaties bestaat immers de mogelijkheid dat dezelfde taak meermaals moet worden uitgevoerd. Dit kan een verzoek zijn van de stuurgroep (zie §3.2.2) of inherent aan de werkmethode. De inschrijver dient deze flexibiliteit in te bouwen in zijn voorstel. Voor sommige taken is in bepaalde situaties een alternatieve aanpak mogelijk (zie §3.1). Meestal vertegenwoordigt die een minder grondige uitwerking van de taak. Inschrijvers die in dat geval toch een standaard afwikkeling van de taak kunnen aanbieden worden beter gequoteerd. Dit mag hen er echter niet van weerhouden om eigen methodes naar voor te schuiven indien de superoriteit ervan kan worden aangetoond. 2.3.
Onverenigbaarheden
Onverminderd de bepalingen m.b.t. onverenigbaarheden in art. 10 van de wet, art. 78 van het KB van 8/1/1996 en art. 73 van het KB van 26/9/1996 geldt voor deze opdracht het volgende. De opdrachtnemer wordt uitgesloten van de offerte-aanvraag die in het kader van de opdracht wordt uitgeschreven. Die houdt de bestelling in van
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
8
het GIS waarvan deze opdracht de implementatie beoogt. De opdrachtnemer helpt de opdrachtgever bij de beoordeling van de offertes voor deze bestelling en zou, indien hij op de offerte-aanvraag kon inschrijven, mogelijk zichzelf moeten beoordelen. Bij de selectie worden inschrijvers begunstigd die ervaring met meerdere GIS-softwares kunnen voorleggen (zie §2.1). In combinatie met deze bepaling van onverenigbaarheid vermijdt dit de voorafgaandelijke voorkeur voor één systeem. Hierdoor kan de implementatie onbevooroordeeld van start gaan en ligt de keuze niet reeds op voorhand vast. 2.4.
Stuurgroep
Onverminderd de bepalingen m.b.t. de leiding van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht in art. 1 en art. 2 van de AAV geldt het volgende. De opdracht wordt opgevolgd door een stuurgroep. Die wordt bemand door ambtenaren van de opdrachtgever. Zij vertegenwoordigen de verschillende partijen die bij het implementatieproject betrokken zijn. De stuurgroep wordt voorgezeten door de leidend ambtenaar De stuurgroep adviseert de beslissingen noodzakelijk voor de voortgang van het implementatieproces (zie §3.2.2, mijlpalen). Zij baseert zich hiervoor op rapportering vanwege de opdrachtnemer. Die gebeurt zowel schriftelijk, d.m.v. vooraf aan de stuurgroep verstrekte rapporten, als mondeling, tijdens de stuurgroepvergadering. In de loop van het project komt de stuurgroep minstens 10 keer samen. Er wordt vergaderd telkens een mijlpaal wordt bereikt (zie §3.2.2) en bij het begin en het einde van het project. Extra vergaderingen worden ingelast indien de volgende mijlpaal niet wordt gehaald binnen 1/9de van de geschatte totale duur van het project of indien het tijdsverloop tussen twee vergaderingen meer dan een maand zou bedragen. De stuurgroep keurt de werkzaamheden van de opdrachtnemer tijdens de voortgang van het project, telkens bij het bereiken van een mijlpaal. Zij adviseert ook beslissingen m.b.t. de organisatorische aspecten (bv. assistentie bij interviews) en oordeelt over eventuele stopzetting (zie §2.5). 2.5.
Stopzetting
Onverminderd de bepalingen m.b.t. de verbreking van de overeenkomst in art.16 van de AAV geldt het volgende. De opdracht kan worden stopgezet na voltooiing van elk van de eerste drie fasen van het implementatieproces. Dit is enkel mogelijk om redenen die de uitvoering van de volgende fasen overbodig maken: • •
fase 1: uit de kosten-batenanalyse en/of de pilootstudie blijkt dat de implementatie van een GIS niet gerechtvaardigd is, fase 2: de opdrachtgever berslist om niet tot de offerte-aanvraag voor levering van een GIS overgaan,
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek •
9
fase 3: de opdrachtgever beslist de opdracht tot levering van een GIS niet te gunnen (art. 18 1° lid van de wet).
De beslissing om tot stopzetting over te gaan wordt door de stuurgroep geadviseerd. De opdrachtgever motiveert de beslissing ten aanzien van de opdrachtnemer. De opdrachtgever heeft geen recht op schadevergoeding.
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
3.
Technisch gedeelte
3.1.
Beschrijving van de opdracht
10
3.1.1. Algemeen De opdrachtnemer staat in voor het implementeren van een GIS bij de opdrachtgever. Daarbij wordt een opgelegd implementatiemodel gevolgd. Dat schrijft een gefaseerde aanpak van de implementatie voor. Hierdoor worden essentiële aspecten niet over het hoofd gezien en vergroot de kans dat het GIS werkelijk aan de boeften voldoet en goed binnen de organisatie functioneert. Het model is het resultaat van een literatuuronderzoek uitgevoerd door het Ondersteunend Centrum GIS-Vlaanderen. Het is gebaseerd op het implementatietraject gangbaar in de IT-wereld, aangevuld met ervaring opgedaan bij eerdere projecten, en houdt rekening met de critische succesfactoren van GIS-projecten. Het model bestaat uit 14 stappen waarbinnen de opdrachtnemer telkens een aantal taken uitvoert. Grofweg kunnen vier fasen worden onderscheiden: behoeftenstudie, opstellen lastenboek, keuze van het systeem, implementatie. De behoeftenstudie peilt naar de doelstellingen van het GIS en onderwerpt een voorontwerp aan een kosten-batenanalyse. Van de weerhouden oplossing worden daarna de definitieve specificaties opgesteld zodat een offerteaanvraag kan worden uitgeschreven. De binnengekomen offertes worden grondig geëvalueerd, o.a. op basis van benchmark-testen. Ten slotte wordt op basis van een gedetailleerd plan, na levering van het systeem, tot de werkelijke implementatie overgegaan. Zie tabel 1 voor een volledig overzicht van de uit te voeren taken, gegroepeerd per stap en per fase. De mijlpalen vertegenwoordigen beslissingsmomenten van de stuurgroep (zie §3.2.2) 3.1.2. Fase 1: Onderzoek vereisten De opdrachtnemer voert eerst een grondig onderzoek uit naar de vereisten waaraan het toekomstig GIS moet voldoen. Een analyse naar de gebruikersbehoeften is hierbij cruciaal. Dit gebeurt niet zonder de potentiële gebruikers en het verantwoordelijk bestuur te raadplegen. De vereisten staan pas vast nadat ook de kosten van verschillende alternatieven tegen de baten zijn afgewogen en nadat de praktische haalbaarheid van de weerhouden oplossing is getest. Een mogelijk gevaar bij deze fase is dat de vereisten worden onderschat en het GIS slechts een bestaand sub-optimaal systeem vervangt. Ook overschatting is mogelijk: een overladen GIS dat aan de werkelijke
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
Fase 1 Stap 1 Taak 1 Taak 2 Taak 3 Mijlpaal 1 Stap 2 Taak 4
Taak 5 Taak 6 Taak 7 Taak 8 Taak 9 Stap 3 Taak 10 Taak 11 Taak 12 Taak 13 Stap 4 Taak 14 Taak 15 Taak 16 Taak 17 Taak 18 Taak 19 Stap 5 Taak 20 Taak 21 Taak 22 Taak 23 Taak 24 Mijlpaal 2 Fase 2 Stap 6 Taak 25 Taak 26 Taak 27 Taak 28 Taak 29
11
Onderzoek vereisten Doelstellingen project Bestuderen van de doelstellingen van de organisatie Afleiden van de doelstellingen van het GIS-project Overleg met bestuur en gebruikers Vastlegging doel Behoeftenstudie Identificatie van bestaande geografische informatiestromen Localiseren van potentiële GIS-gebruikers Definitie van de vereiste informatieproducten Analyse van de vereisten op het vlak van geografische data Inventarisatie van de vereiste processen Schatting van de workloads en het vereiste performantieniveau Voorontwerp Voorbereiding van de databankspecificaties Voorbereiding van de functionele analyse Voorbereiding van de conceptuele analyse Onderzoeken van het marktaanbod Kosten-batenanalyse Schatting van de kosten Identificatie van de baten Economische waarde van de kwantificeerbare baten Impact op organisatie en personeel Bepaling van de risico’s Analyse van de resultaten Pilootstudie Ontwerp van de pilootstudie Selectie van een systeem Verwerven van de data Aanmaak van de informatieproducten Analyse van de resultaten Keuze voorontwerp Specificatie vereisten Definitief ontwerp Vervollediging van de databankspecificaties Vervollediging van de functionele specificaties Vervollediging van de performantiespecificaties Specificatie van de randvoorwaarden Specificatie van de generische systeemvereisten (wordt vervolgd)
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
Mijlpaal 3 Stap 7 Taak 30 Taak 31 Taak 32 Mijlpaal 4 Taak 33 Fase 3 Stap 8 Taak 34 Taak 35 Taak 36 Stap 9 Taak 37 Taak 38 Taak 39 Taak 40 Stap 10 Taak 41 Taak 42 Taak 43 Mijlpaal 5 Fase 4 Stap 11 Taak 44 Taak 45 Taak 46 Mijlpaal 6 Stap 12 Taak 47 Taak 48 Mijlpaal 7 Stap 13 Taak 49 Taak 50 Taak 51 Mijlpaal 8 Stap 14 Taak 52 Taak 53 Taak 54
12
Vastlegging defintief ontwerp Offerte-aanvraag Specificatie van de technische bepalingen Specificatie van de contractuele bepalingen Specificatie van de evaluatiecriteria Vastlegging bestek Uitschrijven van de offerte-aanvraag Evaluatie offertes Voorselectie Voorbereidende evaluatie Quotering en rangschikking Selectie van offertes Benchmark-testen Ontwerp van de benchmark Voorbereiding data en documentatie Uitvoering van de benchmark Analyse van de resultaten Analyse kosteneffectiviteit Analyse van de kosten Berekening van de kosteneffectiviteit Analyse van de resultaten Gunning opdracht Systeemimplementatie Implementatieplan Bepalen van de prioriteiten Identificatie van de implementatietaken Integratie in de organisatiestructuur Vastlegging implementatieplan Contract Overleg over bijkomende condities Opstellen van het contract Vastlegging contract Acceptatietesten Installatie van het systeem Testen van functionaliteit en performantie Testen van betrouwbaarheid Goedkeuring oplevering Implementatie Opleiding en training van gebruikers Aanmaak en invoer data Aanmaak informatieproducten
Tabel 1: Structuur van het implementatiemodel, taken en mijlpalen
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
13
opdrachten van de organisatie voorbijgaat. 3.1.2.1. Stap 1: Doelstellingen project Bedoeling van deze stap is het bepalen van de doelstellingen van het invoeren van GIS in de organisatie. Volgende taken staan op het programma: • • •
bestuderen van de doelstellingen van de organisatie, afleiden van de doelstellingen van het GIS-project, overleg met bestuur en gebruikers.
Uitvoering van de eerste taak verzekert dat wat men met GIS wenst te bereiken overeenstemt met de doelstellingen van de organisatie. De doelstellingen van het GIS moeten een reflectie zijn van de opdrachten waarmee de organisatie is belast. Belangrijk is dat de doelstellingen geformuleerd worden vanuit een bestuursoogpunt. Wordt GIS ingevoerd om bv. op technologisch vlak bij te blijven dan is men op de verkeerde weg. Van belang daarom is dat de doelstellingen mikken op concrete, meetbare resultaten. De doelstellingen vormen de basis voor de volgende drie stappen maar kunnen nog steeds worden bijgesteld. Hiertoe wordt overleg gepleegd met bestuurders en potentiële gebruikers van het toekomstige GIS. Stap één is overbodig indien de doelstellingen van het GIS-project vooraf reeds vastliggen (zie §3.3). Het gaat in dat geval om een nieuwe en specifieke opdracht die enkel met behulp van GIS kan worden uitgevoerd. 3.1.2.2. Stap 2: Behoeftenstudie Aan welke gebruikersbehoeften zal het GIS binnen de organisatie moeten voldoen? Om hierop een antwoord te krijgen moet er het volgende gebeuren: • • • • • •
identificatie van bestaande geografische informatiestromen, localiseren van potentiële GIS-gebruikers, definitie van de vereiste informatieproducten, analyse van de vereisten op het vlak van geografische data, inventarisatie van de vereiste processen, schatting van de workloads en het vereiste performantieniveau.
De opdrachtnemer maakt eerst uit welke geografische informatie reeds door de organisatie wordt gebruikt en gegenereerd. Voor wie is die informatie bedoeld, hoe wordt ze aangemaakt en op basis van welke ruimtelijke gegevens? De kosten die aan de bestaande geografische
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
14
informatiestromen zijn verbonden worden bepaald ten behoeve van de kosten-batenanalyse. Een volgende taak is het localiseren van potentiële GIS-gebruikers. Drie types worden onderscheiden: operatoren, applicatiespecialisten en eindgebruikers. Operatoren staan in voor de inzameling en het beheer van de geografische data, applicatiespecialisten zetten de data om in informatie en eindgebruikers gebruiken deze informatie voor het nemen van beslissingen. Een belangrijk onderdeel van de behoeftenstudie is de definitie van de vereiste informatieproducten. Die zijn niet noodzakelijk nieuw, het kan ook gaan om verbeterde versies van reeds bestaande producten. De opdrachtnemer identificeert ook de mogelijke intermediaire producten, gebruikt door operatoren of applicatiespecialisten. Bovendien wordt rekening gehouden met eventueel toekomstige behoeften. Van elk product worden de inhoud, het formaat en de media opgegeven. De behoeften op het vlak van geografische data en qua functionaliteit kunnen rechtstreeks worden afgeleid uit het resultaat van de vorige taak. De verschillende objectklassen worden bepaald evenals de vereiste nauwkeurigheid en updatefrekwentie. Stap 2 wordt afgerond met een schatting van de workloads verbonden aan het vervaardigen en aanbieden van de informatieproducten en het daarvoor vereiste performantieniveau van het GIS (aantal gebruikers, datavolumes, responstijden, productieritme). Deze gegevens hebben een belangrijke impact op de kosten. 3.1.2.3. Stap 3: Voorontwerp Deze stap heeft tot doel een voorontwerp van het GIS te maken, gebaseerd op de gegevens m.b.t. de vereisten verzameld in de vorige stap. Volgende taken worden door de opdrachtnemer uitgevoerd: • • • •
voorbereiding van de databankspecificaties, voorbereiding van de functionele analyse, voorbereiding van de conceptuele analyse, onderzoeken van het marktaanbod.
Met het oog op de opslag van geografische en attribuutgegevens wordt eerst informatie verzameld over de oorsprong, het volume en de structuur van de data. Er wordt nagedacht over het toe te passen datamodel: raster en/of vector voor de ruimtelijke gegevens, relationeel of anders voor de alfanumerieke data. Uit de data- en databankspecificaties en uit de beschrijving van de vereiste informatieproducten leidt de opdrachtnemer af over welke functies het toekomstig GIS zal moeten beschikken. Resultaat is een lijst met generische GIS-functies voor gebruikersinterface, data-input en -beheer, datamanipulatie en -analyse, dataweergave en productgeneratie. Daarna wordt uitgemaakt op welk conceptueel model het GIS moet worden
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
15
gebaseerd. Logische en fysische kenmerken van het voorgestelde systeem worden bepaald: hardware en software, communicatiestructuur, processen, personeel en organisatie. Mogelijke keuzes m.b.t. de architectuur worden voorgesteld: centraal of gedistribueerd, fat of thin clients etc. Een informeel onderzoek naar het marktaanbod moet toelaten na te gaan of het voorgestelde GIS kan worden gerealiseerd met de gangbare commerciële systemen. Is dit niet het geval dan is maatwerk noodzakelijk of moeten de eisen op het vlak van functionaliteit of performantie worden verlaagd. 3.1.2.4. Stap 4: Kosten-batenanalyse Bij deze stap weegt de opdrachtnemer de kosten, baten, impact en risico’s van het invoeren van GIS af tegen een scenario waarbij met de bestaande data, processen en producten wordt verder gewerkt. Deze stap omvat volgende taken: • • • • • •
schatting van de kosten, identificatie van de baten, economische waarde van de kwantificeerbare baten, impact op organisatie en personeel, bepaling van de risico’s, analyse van de resultaten.
Mogelijke kosten verbonden aan het implementeren en operationeel houden van een GIS zijn: aanschaf en onderhoud van hardware en software, data-aanmaak en -bijhouding, opleiding, aanwerving van gekwalificeerd personeel, computermateriaal etc. Lopende kosten worden bepaald voor een langere periode. Indicatieve prijzen werden mogelijk reeds bij de vorige stap verzameld of kunnen worden berekend (bv. de kosten van manuele digitalisatie). Het gebruik van GIS levert minstens twee types van voordelen op: hogere efficiëntie en hogere effectiviteit. Efficiëntie staat voor het besparen van kosten en tijd door een snellere dataverwerking en het vermijden van dubbel werk. Onder effectiviteit wordt een verbetering verstaan van het beslissingsproces doordat tijdig over (nieuwe) informatie kan worden beschikt. Nog een voordeel vormen de mogelijke inkomsten door de verkoop van informatieproducten. Minder tastbare baten zijn: een verbetering van het imago, betere interne communicatie etc. Overheidsorganisaties kunnen ook externe baten inbrengen. Het gaat om voordelen voorvloeiend uit het bestaan van de nieuwe of vernieuwde informatieproducten voor derden (andere overheid, privé sector, belastingbetaler). De economische waarde van de impact van het GIS op de efficiëntie is het minst moeilijk te bepalen. Het berekenen van de waarde van de effectiviteits- en andere verbeteringen is niet onmogelijk maar mag niet worden geforceerd: een duidelijke beschrijving van de verbeteringen geniet
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
16
de voorkeur indien kwantificeren lastig is. De organisatorische impact van het GIS mag niet worden onderschat. Mogelijke gevolgen zijn: wijzigingen in de organisatiestructuur (bv. nieuwe afdeling), nieuwe rollen en processen, samenwerking tussen departementen. Minder waarschijnlijk, maar niet uit te sluiten, zijn politieke en wettelijke gevolgen. Personeelsimplicaties kunnen afgeleid worden uit de resultaten van stap 2. Rekening wordt gehouden met het risico dat de kosten en de baten verkeerd werden ingeschat of dat de specificaties van het GIS niet correct werden opgesteld. Voor de kwantificeerbare kosten en baten kunnen minimum- en maximumwaarden worden opgegeven zodat de fout op het kostenbatensaldo kan worden bepaald. Andere risicofactoren zijn de complexiteit van het voorgestelde GIS, de ervaring en samenstelling van het GISprojectteam, de organisatorische en personeelsimpact. De kosten-batenanalyse onderzoekt uiteindelijk volgende balans: operationele kost van het huidige systeem - operationele en investeringskost van het voorgestelde GIS + de kwantificeerbare voordelen van het voorgestelde GIS = netto economisch voordeel van het voorgestelde GIS ± foutenmarge. Het netto voordeel wordt daarna afgewogen tegen de niet kwantificeerbare baten en de risicofactoren. De mogelijkheid bestaat dat bij een negatief saldo het hele voorstel opnieuw moet worden bekeken of zelfs moet worden uitgesteld (zie §3.2.2, mijlpalen). Van belang is nog dat indien in het resultaat van stap 3 meerdere alternatieve oplossingen worden voorgesteld per alternatief een kostenbatenanalyse moet worden uitgevoerd. De kosten-batenanalyse kan beperkt blijven tot het kostengedeelte als in de vorige stap slechts één alternatief wordt voorgesteld en het bovendien gaat om een specifieke overheidsopdracht die alleen met GIS kan worden uitgevoerd. 3.1.2.5. Stap 5: Pilootstudie Het voornaamste doel van de pilootstudie is het testen van het voorontwerp alvorens de definitieve specificaties worden opgesteld. Bovendien wordt d.m.v. gerichte demonstraties het vertrouwen van de toekomstige gebruikers versterkt en wordt ervaring opgedaan die nuttig is voor het opstellen van een benchmark. Volgende taken behoren tot stap 5: • • • • •
ontwerp van de pilootstudie, selectie van een systeem, verwerven van de data, aanmaak van informatieproducten, analyse van de resultaten.
In overleg met de toekomstige gebruikers bepaalt de opdrachtnemer eerst
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
17
het doel en het bereik van de pilootstudie. Daarna wordt nagegaan hoe een systeem zal worden geselecteerd, welke data nodig zijn en welke producten vervaardigd gaan worden. Bij de systeemkeuze kan gesteund worden op de kennis over bestaande oplossingen verworven bij het opstellen van het voorontwerp. Als de leverancier van het systeem geen try-out versie ter beschikking kan stellen moet ook de huurprijs in overweging worden genomen. Het gebruik van een bepaald systeem voor de pilootstudie mag in geen geval de definitieve systeemkeuze beïnvloeden. De pilootstudie maakt gebruik van zoveel datatypes als er in het voorontwerp worden vermeld. De vereiste gegevens worden verzameld voor een representatief deel van het werkgebied van de organisatie. De informatieproducten die met het prototype worden gemaakt worden representatief geacht voor het toekomstig GIS en worden door de potentiële gebruikers absoluut noodzakelijk bevonden voor het welslagen van het project. De resultaten van de pilootstudie kunnen leiden tot een verfijning van het voorontwerp of tot een herziening van de kosten-batenanalyse. Voor een klein project kan de budgetaire impact van deze stap te groot zijn of is uit demonstraties of testen bij data- en softwareleveranciers de praktische haalbaarheid van het project reeds aangetoond zodat deze stap kan worden overgeslagen. Indien door de organisatie reeds eerder een pilootstudie werd uitgevoerd kan worden volstaan met de overname van de resultaten ervan. 3.1.3. Fase 2: Specificatie vereisten De opdrachtnemer werkt in deze fase de specificaties bekomen bij de vereistenanalyse verder uit tot een definitief ontwerp. Op basis daarvan wordt dan een bestek opgemaakt zodat een offerte-aanvraag voor de levering van het GIS kan worden uitgeschreven. 3.1.3.1. Stap 6: Definitief ontwerp Deze stap heeft tot doel een definitief ontwerp van het GIS op te stellen vertrekkend van de voorlopige specificaties bekomen bij fase één en rekening houdend met het resultaat van de pilootstudie. Volgende taken moeten door de opdrachtnemer worden uitgevoerd: • • • • •
vervollediging van de databankspecificaties, vervollediging van de functionele specificaties, vervollediging van de performantiespecificaties, specificatie van de randvoorwaarden, specificatie van de generische systeemvereisten.
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
18
Ter vervollediging van de databankspecificaties wordt de vereiste datastructuur meer uitgewerkt. Per thema wordt opgegeven welke relaties tussen welke objecten moeten bestaan (bv. aangrenzendheid) en wat de relationele structuur van de alfanumerieke databank moet zijn. Verder wordt duidelijker gespecifieerd hoe nieuwe geografische en alfanumerieke data moeten worden aangemaakt en aan welke preciese eisen de gegevens in het algemeen moeten voldoen. De functionele specificaties uit stap 3 worden uitgetild boven het generisch niveau en meer in detail uitgewerkt. Aangegeven wordt welke functies essentieel zijn en welke eerder optioneel. Meer gedetailleerde performantiespecificaties worden bepaald op basis van de schatting van de vereiste workloads uitgevoerd in stap 2. Acceptabele performantieniveaus afgestemd op de minimaal vereiste workloads evenals meer optimale performantieniveaus worden opgegeven. Van belang zijn de randvoorwaarden waaraan het voorgestelde systeem moet voldoen. Die zijn een reflectie van de houding van de organisatie m.b.t. compatibiliteit en standaarden en van wat reeds voorhanden is qua data, hardware, software en netwerkinfrastructuur. Tenslotte worden ook de meer algemene systeemvereisten gespecifieerd m.b.t. onderhoud, ondersteuning, opleiding, documentatie, veiligheid en ergonomie. Dikwijls zal het niet mogelijk zijn om specificaties uit te werken voor elk van de hierboven genoemde punten. Dit hoeft niet noodzakelijk een probleem te zijn, het vermijdt zelfs dat door overspecificatie op voorhand interessante alternatieve oplossingen worden uitgesloten. 3.1.3.2. Stap 7: Offerte-aanvraag Deze stap houdt het opstellen van een bestek en het uitschrijven van een offerte-aanvraag in. Het bestek bestaat uit het definitief ontwerp, resultaat van de voorgaande stap, en een aantal contractuele bepalingen. Deze laatste geven o.a. aan hoe de voorstellen zullen worden geëvalueerd. Onderstaande taken staan op het programma: • • • •
specificatie specificatie specificatie uitschrijven
van van van van
de de de de
technische bepalingen, contractuele bepalingen, evaluatiecriteria, offerte-aanvraag.
De technische bepalingen zijn gebaseerd op de specificaties van het definitief ontwerp. Ze hoeven in het bestek niet noodzakelijk als dwingende eisen naar voor te worden geschoven (voor zover dit al mogelijk is, zie opmerking bij stap 6) maar kunnen ook voorgesteld worden als belangrijke punten die door de offerte moeten worden behandeld. Hierdoor krijgt de inschrijver de mogelijkheid om eventueel alternatieve oplossingen naar voor schuiven.
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
19
Naast de standaard administratieve bepalingen moeten een aantal algemene condities worden gespecifieerd. Hieronder worden zaken verstaan als: de maximale uitvoeringstermijn van het project, onderaanneming en de opdeling in loten, condities voor maatwerk of commerciële software, de manier waarop de offerte de gestelde vragen moet beantwoorden, de gunningscriteria etc. De criteria voor het selecteren en beoordelen van de offertes moeten zorgvuldig worden opgesteld en vormen daarom het onderwerp van een afzonderlijke taak. Belangrijk is dat de gunningscriteria vooraf worden vastgelegd en worden meegedeeld in het bestek. Ook zal het bestek moeten vermelden welke procedure zal worden gevolgd en welke technieken zullen worden toegepast (zie fase 3). Tenslotte wordt de offerte-aanvraag uitgeschreven volgens de bepalingen in de wetgeving op overheidsopdrachten. Tijdens de inschrijvingsperiode worden indien noodzakelijk ook informatiesessies georganiseerd. Indien noodzakelijk worden offerte-aanvragen uitgeschreven voor de geografische data en het informatiesysteem afzonderlijk. De expertise van de mogelijke leveranciers situeert zich nl. meestal niet op beide terreinen gelijk. Voor organisaties die reeds over ruimtelijke gegevens beschikken of van plan zijn deze zelf aan te maken volstaat één offerte-aanvraag. 3.1.4. Fase 3: Evaluatie offertes De evaluatie van de offertes heeft tot doel het meest voordelige voorstel te selecteren en dit op basis van zowel technische als kostenoverwegingen. Gezien het belang van deze fase wordt door de opdrachtnemer behalve een simpele rangschikking ook een meer gesofisticeerde techniek toegepast nl. een kosteneffectiviteitsanalyse gebaseerd op een benchmark. Een alternatieve aanpak is mogelijk indien een dergelijke analyse vanwege de omvang van het project budgetair niet kan worden gerechtvaardigd of wanneer het project eerder datagericht is of veel maatwerk inhoudt. 3.1.4.1. Stap 8: Voorselectie Bedoeling van deze stap is het maken van een rangschikking waaruit de beste offertes worden weerhouden. Door de opdrachtnemer uit te voeren taken zijn: • • •
voorbereidende evaluatie, quotering en rangschikking, selectie van offertes.
De voorbereidende evaluatie onderzoekt de conformiteit van de ingediende offertes. Nagekeken wordt of niets ontbreekt qua verplichte functionaliteit, of de vragen op de voorgeschreven manier worden beantwoord etc. Niet
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
20
conforme offertes worden verworpen. De overblijvende kandidaten worden gequoteerd op basis van scores toegekend aan de antwoorden op de verschillende componenten van het bestek. Eventueel worden scores gegroepeerd en gewogen in functie van het belang van de verschillende bestekonderdelen. Dit weegschema wordt vooraf vastgelegd (stap 7). Een score weerspiegelt de mate waarin de offerte aan een bepaalde specificatie voldoet. Resultaat van de quotering is een rangschikking die toelaat de beste offertes te selecteren. Het weerhouden van meer dan vijf offertes wordt met het oog op de uitvoering van de volgende stap niet haalbaar geacht. 3.1.4.2. Stap 9: Benchmark-testen Onder benchmarking wordt het vergelijken van de performantie van informatiesystemen d.m.v. gestandaardiseerde testprocedures verstaan. Performantie wordt hier ruim opgevat: niet enkel de workload-performantie maar ook de functionele vereisten worden getest. De test wordt bij de inschrijvers ter plaatse uitgevoerd op vooraf door de organisatie verstrekte datasets. Volgende taken moeten door de opdrachtnemer worden uitgevoerd: • • • •
ontwerp van de benchmark, voorbereiding data en documentatie, uitvoering van de benchmark, analyse van de resultaten.
De omvang van de benchmark-test moet in verhouding staan tot de waarde van het contract dat mogelijk met de inschrijvers wordt afgesloten. De test wordt eventueel beperkt tot de meest critische functionaliteiten en performanties. Representatieve data van de pilootstudie (stap 5) of van andere GIS-sites worden gebruikt om de testdatabank op te vullen. Vooraf wordt bepaald waarop zal worden gelet tijdens de test (CPU- en operatortijd, interface en documentatie, etc.). De dataset wordt voorbereid en vooraf naar de betrokken inschrijvers gestuurd. Dat geldt ook voor de documentatie die een algemene beschrijving bevat van de taken die zullen worden uitgevoerd, voldoende om iemand met de vereiste kennis en expertise te selecteren voor de test. Bij de uitvoering van een benchmark-test draait alles rond een goede observatie. Ook moeten de resultaten van de waarnemingen zorgvuldig worden genoteerd. Niet alleen bovenvermelde observaties m.b.t. uitvoeringstijd e.d. worden uitgevoerd, er worden ook meer algemene zaken genoteerd zoals het versienummer van de gebruikte software, de hard- en softwareconfiguratie etc. Tevens wordt er op gelet dat de taken in real time en zonder manipulatie worden afgewerkt. De resultaten van de test worden gebruikt om de scores op de functionele vereisten, opgesteld bij de vorige stap, te verfijnen. Scores op workloadperformantie konden bij stap 8 in feite niet worden bepaald, op basis van de
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
21
resultaten van de benchmark-testen kan dit wel. Wordt niet langer aan bepaalde functionele vereisten voldaan of wordt het gevraagde performantieniveau niet gehaald dan kan de betrokken offerte worden verworpen. In §3.2.4 wordt dieper ingegaan op een aantal technische aspecten m.b.t. de uitvoering van een benchmark-test. Alternatief voor de benchmark-test is een bezoek aan een bestaande site waar hetzelfde systeem is geïmplementeerd. In dat geval wordt meestal geen test uitgevoerd maar wordt volstaan met het stellen van vragen over functionaliteit, performantie, ondersteuning etc. Eventueel worden meerdere referenties van de inschrijver op die manier geverifieerd, desnoods zonder bezoek. De aanpak is minder rigoreus dan benchmarking maar vormt een uitweg voor organisaties die gezien de omvang van het project, en de budgetaire beperkingen daaraan gekoppeld, niet in staat zijn om dergelijke testen uit te voeren. Voor offertes of onderdelen van offertes die slaan op het verwerven of aanmaken van geografische data kunnen evenmin benchmark-testen worden uitgevoerd. In dat geval wordt een aanpak gevolgd gebaseerd op het bezoeken van referentiesites zoals beschreven hierboven. 3.1.4.3. Stap 10: Analyse kosteneffectiviteit Bij deze stap wordt de kosteneffectiviteit van de weerhouden systemen nagegaan. In feite wordt berekend welke prijs voor de functionaliteits- en performantiescores moet worden betaald. De oplossing met de meest gunstige prijs/kwaliteit-verhouding geniet in theorie de voorkeur. Volgende taken moeten door de opdrachtnemer worden afgewerkt: • • •
analyse van de kosten, berekening van de kosteneffectiviteit, analyse van de resultaten.
De totale kostprijs van elk systeem (investerings- plus operationele kost) wordt berekend voor een periode van ten minste 5 jaar. Dit cijfer is niet alleen nodig om de kosteneffectiviteit te berekenen maar laat ook toe de voorgestelde oplossing aan de cijfers vermeld in de kosten-batenanalyse te toetsen. De kosteneffectiviteit bekomt men door de totale kostprijs te delen door de score bekomen op functionaliteit en workload-performantie. Resultaat is de kost van het systeem per “eenheid” van performantie. Theoretisch is de configuratie met de hoogste kosteneffectiviteit (het laagste cijfer) de beste keus. Dit is echter niet noodzakelijk de optie met de laagste totaalprijs, bv. om budgetaire redenen kan het aangewezen zijn om voor een minder kosteneffectieve maar veel goedkopere oplossing te kiezen. Kosteneffectiviteit kan moeilijk worden berekend indien geen benchmark-
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
22
testen werden uitgevoerd of wanneer het om een project gericht op dataaanmaak gaat. In die gevallen moet de kostenfactor op een andere manier in het selectieproces worden ingebracht (bv. door uit de vijf weerhouden voorstellen het goedkoopste te selecteren of door de kosten in het quoteringssysteem op te nemen). 3.1.5. Fase 4: Systeemimplementatie De laatste fase van het implementatieproces is cruciaal: het GIS wordt nu immers daadwerkelijk geïmplementeerd. Dit vraagt een organisatorische inspanning die, zo is gebleken uit de praktijk, critisch is voor het welslagen van het GIS-project. Een goede organisatie vraagt een goede voorbereiding, daarom begint deze fase met het opstellen van een implementatieplan. De andere onderdelen van fase 4 geven uitvoering aan dit plan: het afsluiten van een contract met de leverancier(s), het uitvoeren van de acceptatietesten en natuurlijk de implementatie zelf. 3.1.5.1. Stap 11: Implementatieplan Doel van deze stap is het opstellen van een implementatieplan. Dat moet een probleemloze implementatie van het GIS garanderen vnl. op organisatorisch vlak. Door de opdrachtnemer uit te voeren taken zijn: • • •
bepalen van de prioriteiten, identificatie van de implementatietaken, integratie in de organisatiestructuur.
Het is van belang voor het welslagen van het GIS-project om zo snel mogelijk een concreet resultaat voor te leggen. In overleg met de eindgebruikers worden daarom een aantal prioriteiten vastgelegd. Nagegaan wordt welke van de meest gegeerde informatieproducten op korte termijn kunnen worden gerealiseerd. Snelle resultaten vormen de garantie op een blijvende steun van het bestuursniveau van de organisatie. Belangrijk onderdeel is het definiëren en programmeren van de implementatietaken. Mogelijke taken zijn: het installeren van het systeem, het opstellen en uitvoeren van acceptatietesten, het opleiden van gebruikers, het ontwerpen van operationele procedures etc. Bepaald moet worden wanneer en door wie deze taken zullen worden uitgevoerd. Tenslotte wordt uitgemaakt hoe de werking en het beheer van het GIS ingepast kunnen worden in de organisatiestructuur. Nagegaan wordt of een nieuwe afdeling moet worden opgericht of dat de GIS-taken aan een bestaande afdeling kunnen worden toevertrouwd. Verantwoordelijken worden aangeduid voor de algemene coördinatie, het systeemmanagement, het databankmanagement etc.
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
23
Deze stap kan eventueel reeds veel eerder in het implementatiemodel worden geplaatst, nl. voor stap 6 (definitief ontwerp). In dat geval omvat hij vanzelfsprekend ook de planning van de tussenliggende stappen. 3.1.5.2. Stap 12: Contract Met de geselecteerde inschrijver wordt indien noodzakelijk een contract afgesloten. Dat contract legt eventuele verschillen tussen bestek en offerte vast of bevestigt de gekozen variant op het bestek. Indien nodig worden nog bijkomende bepalingen opgelegd, bv. ingegeven door het implementatieplan. Deze stap omvat volgende taken: • •
overleg over bijkomende condities, opstellen van het contract.
Eventueel nog te onderhandelen algemene contractuele condities werden reeds opgesomd bij stap 7 (offerte-aanvraag). Administratieve condities zijn bepalingen omtrent facturatie en betaling, waarborgperiode, oplevering, geschillen etc. Mogelijk worden ook de technische bepalingen nog bijgesteld. Dat kan gaan over zaken als levering en installatie, acceptatietesten, opleiding en ondersteuning, onderhoud en ontwikkeling etc. De volgorde van activiteiten kan nog worden vastgelegd in functie van prioriteiten vastgelegd in het implementatieplan. Alle aanpassingen worden gestipuleerd in het contract dat voor de rest verwijst naar het bestek en/of de offerte. 3.1.5.3. Stap 13: Acceptatietesten Een volgende stap houdt de installatie in van het systeem en de uitvoering van de bijbehorende acceptatietesten. Deze laatste moeten nagaan of het opgeleverde systeem voldoet aan de contractuele vereisten vooraleer tot betaling wordt overgegaan. Deze taken staan op het programma: • • •
installatie van het systeem, testen van functionaliteit en performantie, testen van betrouwbaarheid.
De eerste taak houdt het begeleiden in van de levering en installatie van de systeemcomponenten waarin het contract voorziet: netwerk- en computerinfrastructuur, commerciële en op maat gemaakte software, geografische datasets en attribuutgegevens etc. Daarna wordt de functionaliteit en performantie van het systeem onder normale omstandigheden getest overeenkomstig de specificaties in het
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
24
contract. Tenslotte wordt de betrouwbaarheid van het systeem nagegaan. De bedrijfszekerheid wordt bepaald in termen van down-time- en recoverykarakteristieken bij hard- en software-crashes. De acceptatiestesten worden herhaald totdat de aanpassingen uitgevoerd door de inschrijver een positief resultaat opleveren. Wordt in het kader van het contract ook geografische en/of attribuutdata geleverd dan moet ook die aan acceptatietesten worden onderworpen. Dit komt neer op een kwaliteitscontrole (bv. d.m.v. steekproeven) waarbij inhoud, volledigheid, nauwkeurigheid, consistentie en andere aspecten van kwaliteit worden onderzocht. 3.1.5.4. Stap 14: Implementatie De laatste stap van het implementatiemodel is natuurlijk de implementatie zelf. Het systeem en eventueel de data zijn geïnstalleerd en opgeleverd maar zijn nog niet operationeel. Hiertoe moeten nog mensen worden opgeleid, data worden aangemaakt en ingevoerd en informatieproducten worden ontwikkeld. De taken zijn: • • •
opleiding en training van gebruikers, aanmaak en invoer data, aanmaak informatieproducten.
Met uitzondering van algemene cursussen over bv. GIS-concepten heeft het weinig zin om de gebruikers al eerder opleiding en training te verschaffen. Pas als het systeem is geïnstalleerd kan het aangeleerde ook worden toegepast en is opleiding echt zinvol. Sommige cursussen worden best zelfs nog langer uitgesteld, meer bepaald tot het moment dat de volgende taak is afgerond en het GIS werkelijk operationeel is. De op te leiden personen kunnen zowel operatoren, applicatiespecialisten als eindgebruikers zijn (zie ook stap 2, behoeftenstudie). De creatie van een databank is het meest kostelijke en tijdrovende onderdeel van een GIS-implementatie. In het ideale geval is de volledige databank opgebouwd en ingeladen op het moment dat het systeem wordt opgeleverd. Dikwijls echter is de databank het resultaat van de gecombineerde inspanning van een leverancier en de organisatie. De data wordt dan aangeleverd en, na kwaliteitscontrole (zie stap 13), door de organisatie zelf in het systeem ingeladen. Ook mogelijk is dat de organisatie nu nog geografische en/of alfanumerieke data moet beginnen aanmaken en invoeren. In elk geval worden bij het opbouwen van de databank de aanpak en de prioriteiten gevolgd zoals vastgelegd in het implementatieplan. Laatste taak bij de implementatie is het opstarten van de nieuwe of het omschakelen van de bestaande informatiestromen. De bruikbaarheid van het GIS hangt af van effectieve workflows die zorgvuldig ontworpen en
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
25
ingebed worden in de organisatiestructuur. Redundante activiteiten en incompatibile procedures worden daarbij vermeden. De workflows bepalen hoe data aangemaakt en uitgewisseld wordt, hoe data wordt opgehaald en geanalyseerd, hoe kaarten en rapporten worden gegenereerd, hoe de informatieproducten bij de gebruikers geraken en worden doorgegeven etc. Het gebruik van het GIS mag niet op zichzelf staan maar moet geïntegreerd zijn in de activiteit van de organisatie. Worden bestaande informatiestromen geautomatiseerd dan moet de transitie zorgvuldig worden gepland. Best blijven beide workflows nog een tijd naast elkaar bestaan. De aanpak wordt op voorhand vastgelegd in het implementatieplan. 3.2.
Uitvoering van de opdracht
3.2.1. Algemeen De opdrachtnemer verzamelt zelf de gegevens noodzakelijk voor het uitvoeren van de verschillende taken. Hij neemt daartoe interviews af, organiseert seminaries, verstrekt vragenlijsten en vult checklists in. De opdrachtnemer compileert testdata, bezoekt referentiesites, consulteert toekomstige gebruikers en pleegt overleg met leden van het bestuur. De informatie wordt verwerkt en geanalyseerd en de conclusies en specificaties worden in rapportvorm voorgelegd aan een stuurgroep (zie §3.2.2). Die komt samen telkens een beslissing vereist is voor de voortgang van het project. De stuurgroep kan steeds bijkomend onderzoek of de herziening van bepaalde resultaten vragen (meer details bij de beschrijving van de stappen in §3.1). De taken worden uitgevoerd volgens de specificaties gegeven in §3.1 en rekening houdend met methodologische overwegingen in §3.2.4. De grondigheid waarmee de taken worden afgehandeld hangt af van de omvang van het project en van de kenmerken van de opdracht waarvoor het GIS zal worden ingezet. Ter indicatie wordt in §3.3 een beschrijving van het GIS-project gegeven. Soms is een alternatieve aanpak voor de uitwerking van een taak mogelijk, in welke omstandigheden die kan worden toegepast wordt bij de betrokken stap vermeld. De inschrijver geeft op welke aanpak hij kan aanbieden. Voor de uitvoering van de taken wordt hoog-gekwalificeerd personeel met ruime GIS-ervaring ingezet (zie § 3.5). 3.2.2. Mijlpalen 3.2.2.1. Algemeen Het implementatieproces wordt gekenmerkt door een aantal mijlpalen. Die markeren beslissingsmomenten voor de stuurgroep. De beslissingen worden geadviseerd op basis van rapporten verstrekt door de
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
26
opdrachtnemer en zijn bepalend voor de voortgang van de implementatie. Acht mijlpalen worden voorzien (zie tabel 1), ze worden hieronder kort beschreven. 3.2.2.2. Mijlpaal 1: Vastlegging doel De eerste stap van het implementatieproces houdt het bepalen in van de doelstellingen van het toekomstig GIS. Die reflecteren de opdrachten waarmee de organisatie is belast en streven naar zo concreet mogelijke resultaten. Ze worden opgesteld na meerdere overlegrondes met bestuurders en gebruikers. Op basis van de resultaten van stap één, voorgelegd door de opdrachtnemer, adviseert de stuurgroep een beslissing. De uiteindelijke doelstellingen van het GIS-project kunnen echter later nog worden bijgesteld. Ze worden immers pas definitief als de haalbaarheid ervan is aangetoond d.m.v. een kosten-batenanalyse (stap 4) en eventueel een pilootstudie (stap 5). 3.2.2.3. Mijlpaal 2: Keuze voorontwerp Nadat de doelstellingen voorlopig zijn vastgelegd, maakt de opdrachtnemer op basis van een behoeftenstudie een voorontwerp van het toekomstige GIS. Dit ontwerp wordt aan een kosten-batenanalyse onderworpen en d.m.v. een pilootstudie wordt de praktische uitvoerbaarheid ervan getest. De stuurgroep moet nu uitmaken of fase twee van het implementatieproces kan ingaan. Hiervoor moet uit de resultaten van het onderzoek blijken dat de kosten van de implementatie opwegen tegen de baten en dat het project praktisch haalbaar is. Is dit niet het geval dan worden de doelstellingen van het project herzien en wordt het proces hernomen vanaf stap 2. Worden doelstellingen geschrapt i.p.v. opnieuw geformuleerd, dan kan daarbij een deel van de onderzoeksresultaten worden gerecupereerd. De stuurgroep kan ook adviseren het GIS-project af te blazen (zie §2.5, administratieve bepalingen). Mogelijk worden als resultaat van stap 3 meerdere voorontwerpen aan een kosten-batenanalyse onderworpen. De pilootstudie kan echter slechts gebaseerd worden op één voorontwerp zodat de stuurgroep in dat geval reeds moet samenkomen na stap 4 (en nog een keer na de voltooing van stap 5). 3.2.2.4. Mijlpaal 3: Vastlegging definitief ontwerp Op basis van het weerhouden voorontwerp worden door de opdrachtnemer de definitieve specificaties van het GIS opgesteld (stap 6). Zaken als de vereiste datastructuur, de functionaliteit en de performantie worden definitief vastgelegd.
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
27
Voor de stuurgroep is dit de laatste kans om het definitief uitzicht van het toekomstig GIS te bepalen. Aan de opdrachtnemer kan nog worden gevraagd om bepaalde specificaties aan te passen alvorens deze zullen worden opgenomen in een bestek (stap 7). 3.2.2.5. Mijlpaal 4: Vastlegging bestek Stap 7 houdt het uitschrijven van een offerte-aanvraag in. Hiertoe wordt een bestek opgesteld dat bestaat uit een technische gedeelte, aangevuld met een aantal contractuele bepalingen. Het technisch luik is gebaseerd op het definitief ontwerp, het contractuele deel houdt o.a. de specificatie van de evaluatiecriteria in. De stuurgroep gaat na of het technisch deel van het bestek in voldoende mate het definitief ontwerp reflecteert zonder dat het de potentiële inschrijvers berooft van de mogelijkheid om een alternatieve oplossing voor te stellen. Verder wordt definitief vastgelegd volgens welke procedure en criteria de gunning zal gebeuren. De goedkeuring van het bestek impliceert de defdintieve start van het GISproject. 3.2.2.6. Mijlpaal 5: Gunning opdracht De binnengekomen offertes worden door de opdrachtnemer eerst onderworpen aan een voorselectie (stap 8). Een analyse van de kosteneffectiviteit van de weerhouden oplossingen, gebaseerd op benchmark-testen, moet daarna toelaten een definitieve selectie te maken (stappen 9 en 10). Voor kleinere of datagerichte projecten of voor projecten gebaseerd op maatwerk wordt een alternatief scenario gevolgd. Door de stuurgroep wordt geadviseerd aan welke inschrijver de levering van het GIS wordt gegund. De voorkeur gaat daarbij niet noodzakelijk uit naar de oplossing met de hoogste kosteneffectiviteit, bv. om budegetaire redenen kan ook een goedkoper alternatief worden gekozen. De stuurgroep baseert zich op het onderzoek van de opdrachtnemer, getoetst aan de inhoud van de offertes. 3.2.2.7. Mijlpaal 6: Vastlegging implementatieplan De fase waarin het GIS daadwerkelijk wordt geïmplementeerd begint met een goede voorbereiding. Als eerste stap wordt door de opdrachtnemer daarom een gedetailleerd implementatieplan opgesteld (stap 11). De prioriteiten worden bepaald, de implementatietaken worden gedefinieerd en de integratie in de organisatiestructuur wordt behandeld. Wordt het implementatieplan reeds eerder opgesteld (na stap 6, zie §3.1.5.1) dan omvat het ook een planning van alle tussenliggende taken. De opdrachtnemer legt een ontwerp van het implementatieplan voor aan de
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
28
stuurgroep die er zich definitief over uitspreekt. Daarbij zal vooral aandacht worden besteed worden aan zaken zoals het realiseren van een snelle payback en aan de inpassing van het GIS in de organisatie. Met de goedkeuring van het plan adviseert de stuurgroep een aantal belangrijke organisatorische beslissingen. 3.2.2.8. Mijlpaal 7: Vastlegging contract Met de geselecteerde inschrijver moet nu een contract worden afgesloten (stap 12). Eventueel wordt nog overleg gepleegd over bijkomende condities alvorens het contract definitief wordt opgesteld. De stuurgroep adviseert over het uiteindelijk resultaat. 3.2.2.9. Mijlpaal 8: Goedkeuring oplevering Na het afsluiten van het contract met de inschrijver moet gewacht worden op de levering van het GIS. De leveringstermijn wordt bepaald door factoren als de behoefte aan maatwerk, de productie van data etc. De uiteindelijke oplevering na de installatie hangt af van de uitslag van de acceptatietesten (stap 13). De opdrachtnemer gaat daarbij na of het GIS functioneel en qua performantie voldoet en of het bedrijfszeker is. Op basis van het resultaat adviseert de stuurgroep over de definitieve oplevering van het systeem. De oplevering wordt pas goedgekeurd als het resultaat van alle testen positief is. 3.2.3. Kwalificaties personeel 3.2.3.1. Algemeen De opdrachtnemer zet voor de uitvoering van de opgelegde taken enkel hoog-gekwalificeerd en ervaren personeel in. Hieronder wordt beschreven welke opleiding zij moeten genoten hebben en over welke kennis, ervaring en vaardigheden zij moeten beschikken. De vereisten gelden voor het team als geheel, de opdrachtnemer mag m.a.w. personeel inschakelen met onderling complementaire kennis en/of ervaring. De mate waarin aan de kwalificarties wordt voldaan moet blijken uit de c.v.’s van de personeelsleden. 3.2.3.2. Opleiding De opdrachtnemer schakelt enkel hoog-gekwalificeerd personeel in. Vereist is een universitaire opleiding in de wetenschappen of toegepaste wetenschappen. Het personeel volgde bij voorkeur een GIS-opleiding inherent aan de
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
29
basisopleiding of een bijkomende opleiding in GIS. Het ontbreken van een dergelijke opleiding kan enkel door ervaring worden gecompenseerd. 3.2.3.3. Kennis Conceptuele kennis wordt verwacht m.b.t. referentiesystemen, ruimtelijke datamodellen, geografische objecten, datakwaliteit etc. Het personeel is op de hoogte van de laatste trends m.b.t. gegevensopslag en -bevraging en van de ontwikkelingen op het vlak van computernetwerken. Ook kennis m.b.t. kosten-baten- en kosteneffectiviteitsanalyses, benchmarken acceptatietesten e.d. wordt aanbevolen. Kennis over het applicatiedomein van het GIS strekt tot aanbeveling (zie §3.3, omschrijving van het GIS-project). 3.2.3.4. Ervaring De praktijkervaring situeert zich op domeinen als GIS, remote sensing, fotogrammetrie, cartografie etc. Ervaring werd opgedaan met het gebruik van GIS-software, het opbouwen van geografische databanken, het uitvoeren van GIS-analyses, de input van ruimtelijke gegevens etc. Ervaring op het vlak van GIS-implementatie is een positief punt. Dat geldt ook voor specifieke ervaring m.b.t. kosten-baten- en kosteneffectiviteitsanalyses, benchmark- en acceptatietesten e.d. en voor ervaring binnen het toepassingsveld van het GIS (zie §3.3, omschrijving van het GIS-project). 3.2.3.5. Vaardigheden Het personeel dat de opdrachtnemer inschakelt moet beschikken over de communicatie- en managementvaardigheden noodzakelijk om de opgelegde taken uit te voeren. De personeelsleden moeten in staat zijn om de vereiste informatie te verzamelen, feedback van potentiële gebruikers en personeel te verwerken, resultaten te rapporteren aan de stuurgroep, bestaande workflows te analyseren, de organisatiestructuur te doorgronden, de implementatie te plannen en te organiseren etc. 3.2.4. Methodiek 3.2.4.1. Algemeen In wat volgt wordt dieper ingegaan op de manier waarop bepaalde implementatiestappen kunnen worden gezet. Het gaat vnl. om stappen waarvan de uitvoering in praktijk niet zo eenvoudig is. Aandacht zal worden besteed aan de behoeftenstudie, de kosten-batenanalyse en de benchmark-
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
30
testen. Sommige bevindingen kunnen ook toegepast worden op andere stappen van het implementatiemodel. 3.2.4.2. Behoeftenstudie Wat volgt is de beschrijving van een aantal technieken om de vereiste gegevens voor de behoeftenstudie in te zamelen. Het onderzoek naar de GIS-behoeften steunt op volgende technieken: • • • •
interviews seminaries vragenlijsten checklists
Het belangrijkste instrument om de noodzakelijke informatie te vergaren zijn interviews. Ze worden uitgevoerd door GIS-experten die goed op de hoogte zijn van de doelstellingen en specifieke opdrachten van de organisatie. Individuele interviews genieten de voorkeur boven groepsinterviews die minder gedetailleerde informatie opleveren, sneller van het onderwerp afwijken en waarbij een ongelijke inbreng van de deelnemers kan bestaan. Ter voorbereiding van de interviews is het aangewezen om een inleidend seminarie te organiseren. De kans is namelijk groot dat heel wat potentiële gebruikers weinig weten over GIS en hoe het hen van nut kan zijn. Meteen kan ook uitleg worden verschaft over de manier waarop de interviews zullen verlopen en kan d.m.v. een groepsdiscussie een eerste lijst van mogelijke GIS-toepassingen worden opgesteld. Om informatie te bekomen over de vereiste data en informatieproducten zijn vragenlijsten het meest aangewezen middel. Ook om de kosten verbonden aan de bestaande informatiestromen te bepalen zijn ze een geschikt instrument. Checklists kunnen worden gebruikt om informatie te verzamelen over bv. de vereiste GIS-functionaliteit. Ze kunnen echter ook worden ingezet om de ingezamelde gegevens te verwerken. In dat geval vormt de checklist het model waaraan de reële situatie wordt getoetst. Een behoeftenstudie is makkelijker uit te voeren naarmate de opdrachten van de betrokken organisatie specifieker zijn. Nutsmaatschappijen bv. hebben taken waarvoor welomschreven procedures bestaan waarin GIS relatief eenvoudig kan worden geïntegreerd. Ook de tijdschaal waarop de opdrachten lopen zijn bepalend voor de moeilijkheidsgraad van de analyse. Eenmalige projecten van korte duur stellen minder eisen dan lange termijnprojecten (bv. inventarisatie-opdrachten). Zie §3.3 voor een eventuele beschrijving van de opdracht. De behoeftenstudie vereist overleg met de betrokken partijen om tekortkomingen op te sporen, conclusies bij te stellen en tegenstrijdigheden
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
31
weg te werken. Het eindresultaat is het vetrekpunt voor de volgende stappen van het implementatieproces. 3.2.4.3. Kosten-batenanalyse Toepassing van een kosten-batenanalyse in een GIS-context is mogelijk maar stelt toch een aantal specifieke problemen. Bovendien moet de analyse bij de overheid anders worden uitgevoerd dan in de privé sector. Wat volgt zijn een aantal praktische raadgevingen. De behoeftenstudie levert informatie op over de kosten verbonden aan de bestaande informatiestromen. Die kan worden gebruikt om de baten van een efficiëntieverhoging te bepalen, ze vormt de basis voor het berekenen van de kostenbesparing die met GIS kan worden gerealiseerd. Voor nieuwe producten wordt daarvoor externe informatie gebruikt of wordt d.m.v. interviews gepeild naar mogelijke besparingen. De kostenbesparingen vloeien meestal voort uit tijdswinst. In praktijk wordt de vrijgekomen tijd echter dikwijls door de organisatie gerealloceerd voor andere taken. Dat vormt geen belemmering om de tijdswinst als kostenbesparing in de kosten-batenanalyse op te nemen. Het inbrengen van kostenbesparingen in een kosten-batenanalyse is typisch voor overheidsorganisaties. Voor de informatieproducten die zij vervaardigen gelden geen marktprijzen waardoor de waarde van het product gelijk is aan de productiekost. In de privé sector noteert men de mogelijke winst op de verkoop van het product bij de baten (mogelijk deels het resultaat van kostenbesparingen), bij de overheid de werkelijke of virtuele besparingen. Belangrijk gegeven voor een correcte berekening van de totale kwantificeerbare baten zijn nog de hoeveelheden waarin de verschillende informatieproducten zullen worden geproduceerd. Die werden geschat in de behoeftenstudie. Informatie over effectiviteitsverhogingen en externe baten kan d.m.v. interviews worden verzameld. Voor de externe baten kunnen zowel internen als externen ondervraagd worden over het mogelijk extern gebruik van de nieuwe en vernieuwde informatieproducten. Het is van belang de kosten en de baten voor het invoeren van GIS te bepalen voor een langere periode. Het kan immers enige tijd duren voor het saldo positief is (de zgn. payback-periode) omdat de implementatie van het GIS enige tijd in beslag neemt en omdat niet alle toepassingen onmiddellijk worden ingevoerd. Normaal gezien wordt het saldo berekend voor wat men de “levensduur” van het project noemt. Verder moet ook rekening gehouden worden met het waardeverlies van de kosten en de baten ten gevolge van inflatie. Concreet betekent dit dat de genoteerde waarden moeten worden verminderd met een percentage gelijk aan de gecummuleerde inflatie t.o.v. het basisjaar. Dit cijfer kan nog worden
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
32
verhoogd om een eventuele wens tot snelle terugbetaling van het GIS te simuleren. Bij het vergelijken van saldo’s mag het belang van de niet-kwantificeerbare baten niet worden onderschat. Een systeem met een matig kostenbatensaldo maar met een groot aantal niet-kwantificeerbare baten zou beter kunnen zijn dan één met een hoog saldo en weinig dergelijke baten. 3.2.4.4. Benchmark-testen We geven een korte beschrijving van de gangbare methode voor het onderwerpen van een GIS aan een benchmark-test. Er wordt een onderscheid gemaakt tussen kwalitatieve en kwantitatieve benchmark-testen. Kwalitatieve testen gaan na of de functionaliteit vereist voor het uitvoeren van een bepaalde taak aanwezig is en het gewenste resultaat geeft. Bepaald wordt of de workflow om een bepaald informatieproduct af te leveren niet strandt op één of meer onderpresterende functies. Minder courant zijn kwantitatieve benchmark-testen. Deze trachten op een meer objectieve manier de performantie te toetsen aan de verwachte workload. Een goede schatting van de workload is daarbij essentieel. Een deel van de gegevens die daarvoor noodzakelijk zijn kan reeds in stap 2 van het implementatietraject worden verzameld. Bovengenoemde methodes kunnen als complementair worden beschouwd en samengebracht worden in één workflow. Het productieproces voor het maken van de informatieproducten wordt eerst opgesplitst in een aantal typische subtaken (vb. digitalisatie, overlayoperatie). Terwijl ze met behulp van representatieve data worden getest wordt van deze taken de kwalitatieve performantie maar ook de kwantitatieve indicaties van performantie (verwerkingstijd, CPU-tijd, randapparatuur, opslagcapaciteit) genoteerd. Door nu de performanties van de verschillende subtaken te totaliseren per informatieproduct en dit totaal te vermenigvuldigen met het vereiste aantal producten krijgt men een idee van de totale workload die het systeem moet aankunnen. Die berekening is natuurlijk enkel relevant indien de kwalitatieve performantie bij alle subtaken voldoende is. Is dit het geval dan wordt nagekeken of de workload binnen een vooropgesteld tijdsbestek kan worden gerealiseerd met de configuratie die door de inschrijver wordt voorgesteld. De berekening van de totale workload blijkt in praktijk dikwijls gevoelig te zijn voor de kenmerken van de gebruikte testdata. Beschikt men reeds over alle data (eventueel in analoge vorm) dan kan het nuttig zijn om een model op te stellen waarmee de performantie kan worden berekend voor de gehele dataset. Voor digitalisatie bv. kan dit door de waargenomen digitalisatietijd uit de drukken in functie van het aantal polygonen op de testkaart (d.m.v. regressie). Met behulp van het model kan dan de
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
Bestek
33
digitalisatietijd berekend worden voor alle kaarten en dus voor het gehele project. 3.3.
Beschrijving van het GIS-project
()
OC GIS-Vlaanderen
16 november, 1999
