1 2
Implementatie van Principal Toolbox bij UWV
¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢
Even voorstellen Wat doet UWV UWV in vogelvlucht Projectmatig werken bij UWV Keuze voor Principal Toolbox Aanpak implementatie Hoe gebruiken we de Principal Toolbox nu Tips
2
Maurice de Zwart
¢ projectmanager
vanaf 1999 ¢ daarvoor 12 jaar lijnmanager ¢ 2006: eerste project met Principal Toolbox
3
Maurice de Zwart ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢
Balans zoeken tussen ‘ontwikkelen’ en ‘beheersen’ Resultaat gericht werken Iets opbouwen Beheersmatig veranderen Plan, check, act Sturen en beheersen Principal Toolbox
4
Wat doet UWV
5
Werken aan perspectief
¢
¢ ¢
¢ ¢
We plaatsen onze klanten centraal, we zijn in ze geïnteresseerd en we behandelen ze met respect. We geloven in mensen en denken met ze mee over kansen en oplossingen. Vanuit de gedachte ‘Werk boven uitkering’ zijn we helder over onze beloften én verwachtingen. We leveren soms zelfs onzichtbaar onze bijdrage in het domein van werk en inkomen. We zijn trots op de resultaten die we samen met onze publieke en private partners behalen.
UWV in vogelvlucht
Onze kerntaken UWV heeft kerntaken op vier gebieden: ¢ ¢ ¢ ¢
werk: het aan het werk houden of helpen van de klant, in nauwe samenwerking met gemeenten sociaal-medische zaken: het beoordelen van ziekte en arbeidsongeschiktheid volgens eenduidige criteria uitkeren: het snel en correct verzorgen van uitkeringen wanneer werk niet of niet direct mogelijk is gegevensbeheer: ervoor zorgen dat de klant nog maar één keer gegevens over werk en uitkering aan de overheid hoeft te geven.
UWV in vogelvlucht
De klanten van UWV In 2011 ¢
1,2 miljoen uitkeringsgerechtigden
¢
693.000 ingeschreven werkzoekenden
¢
271.400 klanten aan werk geholpen
¢
ca. 350.000 werkgevers
¢
ca. 5.000 arbeidsmarktprofessionals
¢
Gegevensafnemers
¢
Gemeenten
UWV in vogelvlucht
Huisvesting UWV heeft in heel Nederland kantoren ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢
11 districten 17 gecombineerde front- en backoffices 10 aparte frontoffices Nu circa 100 lokale, straks nog 30 regionale Werkpleinen 3 Klantcontactcentra, in Groningen, Almere en Goes Hoofdkantoor in Amsterdam In 2012 HR Shared Service Center in Amsterdam, Groningen en Eindhoven
UWV in vogelvlucht
Aantal FTE’n sinds 2003 met ruim 7.000 afgenomen (-29%). In 2010 tijdelijk toename met 1.000 fte’n als gevolg van de crisis.
UWV in vogelvlucht
Krimpend personeelsbestand Per 1 mei 2012: ¢ 16.238 fte’s ¢ 18.987 medewerkers ¢ Tot 2015 verdwijnen circa 5.000 arbeidsplaatsen
UWV in vogelvlucht
UWV koploper personele reductie in publieke sector
Benchmark personele ontwikkeling UWV 2003-2009 (bron: rapport “Kerngegevens Personeel Overheid” 110%
2003 = 100%
83%
55%
28%
0% 2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
Jaar
UWV incl. CWI
UWV in vogelvlucht
Departementen
Defensie + politie
Financiën 2011
Grote geldstroom (uitkeringen) in 2011 ¢ lasten: € 22,4 miljard ¢ baten: € 21,1 miljard Kleine geldstroom (uitvoeringskosten incl. projectkosten) in 2011: ¢ € 1,8 miljard (7,6 procent van de totale lasten) ¢ € 125 miljoen projectenbudget Daling uitvoeringskosten ¢ 500 miljoen (van 2012 tot 2015) ¢ 1,3 miljard (van 2002 tot 2015) UWV in vogelvlucht
Projectmatig werken bij UWV Portfolio met ongeveer 100 programma’s en projecten
¢ ¢ ¢ ¢
invoering wet- en regelgeving programma’s voor digitale dienstverlening projecten om efficiency te verbeteren
¢
Portfoliobureau houdt overzicht en rapporteert aan R.v.B
¢
Organisatie met interne projectprofessionals (150 medewerkers)
¢
Voortdurend verder professionaliseren
Projectmatig werken bij UWV Verbeterpunten
¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢
Projectsturing en beheersing Productbeschrijvingen en acceptatiecriteria Planning- en controlcyclus (governance) Rapportages (te veel en te complex) Opdrachtgeverschap Sturen op businesscase Uniforme werkwijze
Oplossingen
¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢
Verder professionaliseren projectmatig werken Masterclass voor opdrachtgevers Rapportagecyclus verbeteren met tooling Gebruik maken van projectmanagementtool Sturen op issues en risico’s Estimate to complete invoeren
Voordelen van een projectmanagementtool
¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢
Standaardisatie en stroomlijning van project- en programmamanagement Overzicht lopende projecten en status ervan Alle aspecten van projecten zijn te vinden in één systeem Direct alle actuele informatie beschikbaar Automatische rapportage Kostenbesparing
17
Keuze voor Principal Toolbox ¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢
¢
2008: Evaluatie projectmanagementtools Principal Toolbox Microsoft EPM Primavera Ca Clarity SAP
2012: meer dan 100 tools beschikbaar
18
Waarom Principal Toolbox Gebruikersvriendelijk Eenvoudig en volledig Dashboard
Goede rapportages
Conform Prince 2
UWV-Sjablonen Snel in te zetten Flexibel
19
Portfolio Programma’s
Rapportages Projecten
Beheer en support Opleidingen 20 6
ICT: relatie met andere software
Excel Word
Ms Project
Principal Toolbox
Sharepoint
Webproject
Projectkostenbeheer 21
Gebruik bij UWV ¢ ¢ ¢ ¢ ¢
¢
2006: eerste project met Principal Toolbox 2007: Walvis AG 2008: Twee grote programma’s gebruiken Principal Toolbox Daarna gebruik bij specifieke projecten in alle divisies Nu 171 users Vervolgstappen: ¢ Gebruik bij programma’s en projecten verder stimuleren ¢ Portfoliobureau meer betrekken bij gebruik Principal Toolbox ¢ Centraal beheer inregelen bij Organisatie Projectprofessionals
22
Voordelen van centraal beheer
Uniform gebruik van templates, modellen etc ¢ inwerken, vervanging etc wordt gemakkelijker ¢ gebruik van single sheet ¢ Voorkomen van vervuiling ¢ Inzicht en overzicht over de inrichting (helicopterview) ¢ Een aanspreekpunt voor beheer ¢ voor vragen, inrichting, opleiding, ¢ users regelen ¢ Rol voor portfolio ¢ totaal overzicht houden ¢ programma of project starten ¢
23
Aanpak implementatie
24
Tips
¢ ¢ ¢ ¢ ¢ ¢
Borg het beheer bij een projectbureau Regel financiering buiten de projecten en programma’s Betrek het portfoliobureau Schakel adviseurs van Promista in Investeer in opleidingen Blijf oefenen met de Principal Toolbox
25
