3 wordt een onderverdeling gemaakt in de volgende fasen:

Gebruikershandleiding SAP-TEM

Versie: 2

1 Algemeen In proces m.b.t. de cursusadministratie binnen SAP R/3 wordt een onderverdeling gemaakt in de volgende fasen: Aanleggen evenement

Boeking Deelnemer op evenement

Evenement Laten doorgaan

Evaluatie / financiële afhandeling Evenement

3

4

2

1

Voorbereiding

Uitvoering

Afronding

1) Voorbereiding -

-

Het vastleggen van stamgegevens m.b.t. evenementtypen (= algemene gegevens cursus), plaatsen, lokalen en overige resources (m.u.v. docenten) Het definiëren van de roosters Het plannen in tijd en plaats van opleidingen en cursussen met de bijbehorende resources Het vervaardigen van folders / brochures Docenten / zalen en studiemateriaal

2) Uitvoering -

Boeken van deelnemers op opleidingen en cursussen Verwerken van wijzigingen hierin Voeren van correspondentie Capaciteitsbewaking Verzenden van studiemateriaal Voortgangsbewaking

3) Afronding -

Evaluatie van evenementen Diplomering / certificering Financiële afhandeling

Handleiding SAP Training & event management

Pagina: 1/9


Versie: 2

Voor wat betreft de financiële afhandeling, wordt binnen SAP R/3 gebruik gemaakt van de SD module. Hierbij moet worden opgemerkt dat dit in feite een minimale inrichting betreft. De SAP/SD wordt alleen gebruikt voor het (automatisch) vervaardigen van de factuur en de doorboeking in de financiële (debiteuren) administratie. De overige gegevens worden vanuit SAP Training & Event management aangestuurd. In de debiteurenadministratie kan vervolgens de betalingen / incasso opdrachten worden verwerkt. De cursusadministratie binnen SAP R/3 omvat tevens een zalenreserverings-systeem (= aparte submodule). Voor wat betreft de juiste gegevens op de correspondentie, is het noodzakelijk dat de gegevens van de lokalen binnen SAP R/3 beschikbaar zijn.

1.1 Terminologie Categorie Soort Stamgegevens Persoon

Code

Toelichting

P

Medewerker LEI (kan zowel een cursist als een docent zijn) Externe cursist Externe docent Cursussen kunnen worden verzorgd door externe organisaties. Deze worden in het systeem vastgelegd als ‘bedrijf’ (indien van toepassing). Eenheid / afdeling LEI Omschrijving van de locatie waar de cursus wordt gehouden. De faculteiten zijn in het systeem als ‘plaats’ gedefinieerd. Een resourcetype vormt een ‘bron’ die nodig is om een evenement te realiseren. In het systeem zijn een viertal resourcetype(s) gedefinieerd: docent, lokaal, lesmateriaal en overige hulpmiddelen. Deze worden per eenheid verbijzonderd. Een specificatie van een resourcetype wordt aangeduid als resource (m.u.v. docenten). In het systeem zijn bijvoorbeeld in het resourcetype: ‘lokaal talencentrum’ alle lokalen van het talencentrum opgenomen.

Externe persoon Externe docent Bedrijf

H H U

Organisatie eenheid Plaats

O F

Resourcetype

R

Resource

G


Pagina: 2/9

Versie: 2

Categorie Stamgegevens

Gebruikershandleiding SAP-TEM Soort Lokaal Materiaal

Code G G

Toelichting Zaal Lesmateriaal (SAP MM artikelnummers)

Evenementengroep

L

Binnen de universiteit is sprake van verschillende soorten opleidingen & trainingen (o.a. cursussen, workshops, seminars, congressen). Deze worden in het systeem aangeduid als ‘evenementen’. Met behulp van een evenementengroep kunnen de verschillende evenementen worden gegroepeerd.

Voorbeeld evenementengroep Evenementtype

‘Taalcursussen engels’ D

In een evenementtype worden de algemene instellingen van een evenement opgenomen, zoals o.a. een rooster, prijs en algemene omschrijving. -

Voorbeeld evenemententype(s) Evenement

Voorbeeld evenementen


E

Beginnerscursus Engels Cursus Engels voor gevorderden Workshop …

Evenement, cursus op een bepaald tijdstip. -

Beginnerscursus engels op 1 juni 2004

Pagina: 3/9

Versie: 2

Categorie Infotype


Soort

Code

Toelichting In SAP HR worden de (benodigde) stamgegevens, zoals: o.a. adresgegevens, salarisgegevens, bank in gegevensgroepen gegroepeerd. Deze groepen worden aangeduid als infotype.

Voorbeeld: Infotype 0001 Infotype 0002 Infotype 0006 Infotype 0009 Infotype 1000

Organisatorische indeling Persoonsgegevens Adres medewerker LEI Bank medewerker LEI Alg. gegevens evenementen

Relaties De verschillende entiteiten in het systeem worden aan elkaar gekoppeld met behulp van relaties (zie verder bijlage 1: datamodel training & event). Een tweetal type relaties zijn van toepassing: A = bovenliggende niveau B = onderliggende niveau Voorbeeld B003 Omvat

Evenementengroep Engels omvat de groepen Engels 1 t/m 4

A003 Behoort tot

De groepen Engels 1 t/m 4 behoren tot de evenementengroep Engels

Deelnemer

Cursisten (interne medewerkers of externe personen) Inschrijving

Overige

Boeking


Pagina: 4/9

Versie: 2


1.2 Invoer schermen In de SAP Training & event managemement module zijn een tweetal soorten invoerschermen van toepassing. 1) Invoerscherm met tabbladen (scherm wordt getoond bij creëren / weergeven)

2) Invoerscherm met gegevensgroepen / infotypes (scherm wordt getoond bij wijzigen)

Opmerking: Voor wat betreft het aanmaken van stamgegevens zijn een aantal fases te onderscheiden (fase aangevraagd t/m actief). Voor wat betreft Training & event zijn alleen de fase: ‘gepland’ en ‘actief’ van belang. De stamgegevens worden op basis van een tijdvak (van - t/m) in het systeem verwerkt. De invoerschermen worden in het vervolg van deze handleiding verder besproken.


Pagina: 5/9

Versie: 2


1.3 Zoekhulp De stamgegevens kunnen in het systeem worden weergegeven c.q. worden geselecteerd met behulp van een ‘zoekhulp’. Deze kunnen per soort stamgegeven verschillend zijn (d.w.z. andere zoekhulpen worden gebruikt).

1.4 Dynamische menu’s De meeste transacties in SAP training & event kunnen worden opgestart vanuit de dynamische menu’s. In deze menu’s zijn de meest voorkomende handelingen opgenomen. Deze kunnen veelal via de rechtermuisknop ofwel het (hoofd)menu worden opgestart. In de SAP Training & event module zijn een zestal menu’s van toepassing: 1) Catalogus met stamgegevens. Dit menu wordt o.a. gebruikt om de cursussen in een structuur op te nemen. 2) Evenementenmenu. Dit menu wordt gebruikt voor het inplannen van de cursussen op basis van een structuur die in het eerste menu is gedefinieerd en voor verder afhandeling van de cursussen, zoals financiële afhandeling en evaluatie. 3) Deelnamemenu Dit menu wordt gebruikt voor de inschrijving / boeking van de cursisten en Correspondentie. 4) Informatiemenu (t.b.v. management rapportages) 5) Resourcemenu (t.b.v. aanmaken en planning van de lokalen en hulpmiddelen) 6) Planningmenu (t.b.v. automatische planningfunctionaliteit)” Opmerking: In het evenementenmenu kunnen andere menu’s worden opgestart via het menu → Ga naar


Pagina: 6/9

Versie: 2


1.5 Gebruikersinstellingen Voor wat betreft het aanmaken / weergeven van stamgegevens zijn een aantal algemene instellingen van toepassing (o.a. tijdvak en gewenste info op het scherm). Deze kunnen per gebruiker worden ingesteld en via de volgende stappen worden opgegeven. Menupad (evenementenmenu): Human resources → Evenementen beheer → Evenementen → Evenementenmenu Transactiecode: /nPSV2

1) Selecteren button:

1

Waarna het volgende scherm wordt weergegeven:


Pagina: 7/9

Versie: 2


Toelichting tabbladen (bij gebruikersspecifieke instellingen): Tabblad Planvariant

Onderdelen

Toelichting (advies instellingen) Binnen training & event kan middels een planvariant meerdere scenario’s worden onderscheiden. Binnen LEI is alleen planvariant: 01 actuele planning van toepassing.

Valutacode Selectiescherm

EUR Selectiescherm weergeven: optie aanzetten. Hiermee wordt bij het opstarten van rapportage via informatiemenu eerst het selectiescherm weergegeven.

1 Rapport

Standaard selectiescherm: optie uitzetten. Hiermee wordt bij het opstarten van rapportage via informatiemenu geen aanvullende selectiescherm weergegeven (aanvullende selecties zijn veelal niet nodig). 2 Dynamische menu’s Filter Sorteren

Evenementenmenu

Alle evenementen weergeven Indien gewenst kan de structuur (met cursussen) op verschillende wijze worden gesorteerd (o.a. op code, naam, enz.) Tijdvak: 01.01.2004 – 31.12.2004 (cursus jaar / periode) Optie Vaste datum aanzetten Met behulp van de optie: “vaste datum”, wordt het desbetreffende tijdvak vastgehouden (anders wordt het tijdvak dagelijks met 1 dag verlengd; dit zowel voor de begin- als einddatum ).

Planningsmenu Resourcemenu Toolmenu


Tijdvak: nieuwe of lopende cursusjaar Tijdvak: 01.01.2004 – 31.12.9999 Optie Vaste datum aanzetten Tijdvak: 01.01.2004 – 31.12.9999 Optie Vaste datum aanzetten

Pagina: 8/9

Versie: 2

Tabblad 3 Stamgegevens


Onderdelen

Toelichting (advies instellingen)

Weergave opties

Optie PC editor aanzetten (ivm betere weergave algemene omschrijvingen e.d.)

Tijdvak

Optie register aanzetten (kruis dit vakje aan als u de informatie in het gegevensscherm op tabbladen wilt laten weergeven). Optie keuzelijst weergeven aanzetten. Met deze optie worden de invoervelden met invoerhulp weergegeven. Tijdvak: 01.01.2004 – 31.12.9999

Beginscherm

Optie Vaste datum uitzetten N.v.t.

4 View Met code

Met extra informatie Met afkorting


De weergave optie: “ met code” kan het beste worden uitgezet. Hierdoor wordt in het menu de omschrijving van de verschillende stamgegevens / soort boeking weergegeven (i.p.v. de code). Optie aanvinken Optie aanvinken

Pagina: 9/9

3 wordt een onderverdeling gemaakt in de volgende fasen:

Recommend Documents