PROJECTPLAN FASEN 3 EN 4 RUD GRONINGEN

PROJECTPLAN FASEN 3 EN 4 RUD GRONINGEN

Bestuurlijk overleg RUD VGG - provincie 16 januari 2012

Projectnaam : RUD Groningen Opdrachtgever : bestuurlijk: gedeputeerde Mark Boumans; ambtelijk: Henk Jan Bolding, provinciesecretaris Projectleider : Dick Bresser Afdeling : Omgevingsbeleid / Projectbureau (OMB/PB) Datum : 9 maart 2012 Versie :7 Status : definitief

2

Inhoudsopgave 1. Inleiding 1.1 Aanleiding 1.2 Landelijke ontwikkelingen

5 5

2. Doel van het project 2.1 Probleemstelling 2.2 Doelstelling 2.3 Afbakening 2.4 Randvoorwaarden

7 7 7 7

3. Projectresultaat en –fasering 3.1 Eindresultaat 3.2 Projectfasering 3.3 Tussenresultaten per fase 3.4 Kwaliteit

9 9 10 12

4. Personele gevolgen

14

5. Inrichting van het project 5.1 Projectstructuur 5.2 Projectorganisatie 5.3 Projectcommunicatie 5.4 Hulpmiddelen 5.5 Projectprocedures 5.6 Conflicthantering

15 15 21 21 21 21

6. Projectplanning 6.1 Activiteiten 6.2 Middelen 6.3 Kostenraming

22 22 23

7. Belangen en risico’s

24

9. Nazorg

26

Bijlagen 1. Checklist RUD-vorming 2. Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden

3

4

1

Inleiding

De afgelopen periode hebben gemeenten en provincie gezamenlijk gewerkt aan het project RUD Groningen. Een project dat is opgezet naar aanleiding van de landelijke afspraken tussen het ministerie van VROM (thans ministerie Infrastructuur en Milieu), IPO, VNG en de Unie van Waterschappen over de verbetering van de kwaliteit van vergunningverlening, toezicht en handhaving. Het project RUD Groningen is vanuit de inhoud gestart, waarbij het credo is: "Vorm volgt inhoud." Wij kijken eerst naar de inhoud, bepalen wat nodig is en kijken welke vorm daarbij past. Dit heeft in de fasen 1 en 2 van het project RUD Groningen geresulteerd in de conclusie dat er in onze provincie één RUD komt met als juridische vorm een openbaar lichaam, die minimaal de basistaken voor de gemeenten en de provincie uitvoert. Dit is vastgelegd in de 'Intentieverklaring takenpakket en organisatievorm RUD Groningen' (16 december 2011). Dit projectplan is het vervolg op de eerste twee fasen van het project RUD Groningen. In totaal kent het project vijf fasen. De eerste twee fasen (missie en modellen) zijn zoals gezegd afgerond. De fasen 3 en 4 (regeling en ontwerp organisatie) worden in dit projectplan verder uitgewerkt en fase 5 (inrichting RUD) wordt op hoofdlijnen beschreven. Voor fase 5 wordt later een apart projectplan geschreven. 1.2 Landelijke ontwikkelingen In zijn reactie op het eindbericht heeft de staatssecretaris van Infrastructuur en Milieu, de heer Atsma, geschreven, dat hij de voortgang van de vorming van de RUD's nauwgezet wil volgen. In 2011 heeft hij twee mijlpalen benoemd, namelijk: 1. Voor 1 oktober 2011: concreet stappenplan gericht op de realisatie van de RUD per uiterlijk 1 januari 2013. Daarbij vraagt hij expliciet aandacht voor de (inrichting en organisatie van de) handhaving als zodanig en voor de afstemming tussen de RUD en het Openbaar Ministerie, de waterschappen en de besturen. Handhaving en afstemming met de partners en besturen moeten vanaf heden duidelijk zichtbaar op de agenda staan. 2. Voor 1 januari 2012: de missie, de visie, het besturingsconcept, de structuur op hoofdlijnen, de inrichting en de organisatie van de handhaving en de borging van de afstemming met het Openbaar Ministerie en de waterschappen zijn voor iedere RUD (door de college's van B&W en GS) bestuurlijk vastgesteld. Op 27 september 2011 hebben het bestuur van de VGG en GS de staatssecretaris geschreven dat het hun nog niet is gelukt een concreet stappenplan te maken, omdat de discussie over de organisatievorm nog loopt. Het voorliggende projectplan voorziet hierin. In januari 2012 is de staatssecretaris geïnformeerd over de planning van de vorming van de RUD. In het landelijk bestuurlijk overleg over de RUD's is de checklist RUD-vorming vastgesteld (bijlage 1). Deze checklist is een toetssteen voor de fasen 3 t/m 5. De landelijke kwaliteitscriteria worden geëvalueerd en in de loop van 2012 vastgesteld. De implementatie van de KPMG-kwaliteitscriteria in onze provincie is bij de evaluatie ingebracht. Landelijk is er discussie over de vergunningverlening, toezicht en handhaving op de BRZO-bedrijven. De staatssecretaris heeft voorgesteld om die taken te concentreren in vijf RUD's. De provincie Drenthe, Fryslân en Groningen hebben afgesproken dat de RUD Groningen de vergunningverlening, het toezicht en de handhaving op de BRZO-bedrijven in Noord-Nederland gaat coördineren. In de Beleidsbrief Eenvoudig Beter, d.d. 28 juni 2011, schetst de minister van Infrastructuur en Milieu, mede namens vijf andere bewindslieden, de hoofdlijnen van een fundamentele herziening van het omgevingsrecht. De minister is voornemens alle wet- en regelgeving op het brede terrein van het omgevingsrecht vergaand te vereenvoudigen en bundelen. Het omgevingsrecht omvat de terreinen ruimte, milieu, water, bouwen, infrastructuur, natuur en landbouw, veiligheid, monumenten en archeologie, bodem, mijnbouw en ontgrondingen. De wet- en regelgeving op het gebied van het omgevingsrecht omvat onder meer de Wro, de Wabo, de Wet milieubeheer, de Waterwet, de Natuurbeschermingswet, de Flora- en faunawet, de Wet bodembescherming, de Ontgrondingenwet, de Tracéwet en bijbehorende amvb's en regelingen. Deze

5

wet- en regelgeving wordt vervangen door de Omgevingswet, die de belangrijkste delen van het omgevingsrecht omvat zowel materieel als procedureel. De inwerkingtreding van de Omgevingswet gaat op 1 januari 2014 in. Het landelijke Sociaal Beleidkader is in concept gereed. Het overleg erover is opgeschort, omdat er nog geen overeenstemming is over de CAO gemeenten. Begin 2012 is er een gesprek tussen de projectleider RUD en de vakbondsbestuurders over de vorming van een Bijzonder Georganiseerd Overleg (BGO). In dat BGO worden afspraken gemaakt over de sociale kaders.

6

2

Doel van het project 2.1 Probleemstelling

De algemene kwaliteit van de uitvoering van VTH-taken is onvoldoende en te gefragmenteerd, de afstemming met bestuurs- en strafrecht is onvoldoende en het toezicht en de handhaving is te vrijblijvend. Dit probleem is landelijk gesignaleerd (Commissies Mans en Oosting) en heeft geresulteerd in een package deal (basistakenpakket, kwaliteitscriteria, overdracht van taken door de provincies en interbestuurlijk toezicht naar de provincies) tussen rijk, IPO, VNG en Unie van Waterschappen. In de package deal is de oplossing voor de problematiek al benoemd: · de inbedding van het basistakenpakket in een Regionale Uitvoeringsdienst (RUD); · de overheveling van bevoegdheden van provincie naar gemeenten; · de invulling van de rol van tweede lijns-toezichthouder door de provincie; · (op termijn) de overheveling van rijksbevoegdheden naar provincie dan wel gemeenten. Met het eindrapport 'Samenwerken aan kwaliteit. Eindrapport fasen 1 en 2' is in beeld gebracht dat clustering en centralisering van taken in onze provincie noodzakelijk is om het gewenste kwaliteitsniveau te kunnen garanderen. In de 'Intentieverklaring takenpakket en organisatievorm RUD Groningen' (16 december 2011) is afgesproken dat er in onze provincie één RUD komt met als juridische vorm een openbaar lichaam, die minimaal de basistaken voor de gemeenten en de provincie uitvoert. 2.2 Doelstelling

Het verbeteren van de kwaliteit van de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving door de vorming van een regionale uitvoeringsdienst, waarin de bevoegde overheden samenwerken. 2.3 Afbakening Waar gaat dit project over: · Het opzetten van een RUD die minimaal het basistakenpakket voor de gemeenten en provincie uitvoert. De RUD kan ook de overige milieutaken en Wabo-taken uitvoeren; · Het uitwerken van de relatie tussen de RUD en de gemeenten en de provincie (Klantencontactcentrum, opdrachtgever-/opdrachtnemerschap en informatievoorziening). Waar gaat dit project niet over: · De overheveling van bevoegdheden van provincie naar gemeenten en van gemeenten naar provincie1; · De invulling van het interbestuurlijk toezicht door de provincie; · De verantwoordelijkheid van de gemeenten en de provincie voor de kwaliteit van de taken, die zij niet aan de RUD overdragen; · De verantwoordelijkheid voor de individuele latende organisaties van provincie en gemeenten. 2.4. Randvoorwaarden · · · · · 1

De package deal, zoals die op 16 juni 2009 is overeengekomen tussen rijk, IPO, VNG en Unie van Waterschappen; De checklist voor de vorming van de RUD's, zoals die op 16 februari 2011 is afgesproken tussen rijk, IPO, VNG en Unie van Waterschappen; De 'Intentieverklaring takenpakket en organisatievorm RUD Groningen' van 16 december 2011; Door de totstandkoming van de RUD wordt de dienstverlening aan bedrijven en burgers op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving verbeterd; De RUD wordt een uitvoeringsorganisatie. Provincie en gemeenten blijven verantwoordelijk voor het beleid en als bevoegd gezag; Geldt ook voor waterschappen in verband met de inwerkingtreding van de Waterwet.

7

· · · · · · ·

Het Wabo-loket voor burgers en bedrijven bij de gemeenten en provincie blijft: provincie en elke gemeente houden hun eigen loket. De RUD is onderdeel van de back offices van provincie en gemeenten; De RUD voldoet voor de taken aan de kwaliteitscriteria; Voor het uitvoeren van de milieu- en Wabo-taken is een minimum aan kritieke massa nodig. De op te zetten RUD is voldoende robuust om de vereiste kwaliteit nu en in de toekomst te kunnen leveren; Het landelijke Sociaal Beleidskader, als dat tijdig door de werkgeversverenigingen van VNG en IPO en de vakbonden wordt overeengekomen, is uitgangspunt voor de personele aspecten. Het principe ‘mens volgt werk’; De bestaande sociale convenanten / statuten van gemeenten en provincie zijn uitgangspunt voor het personele (plaatsings)traject.

8

3

Projectresultaat en -fasering 3.1 Eindresultaat

Het eindresultaat van het project RUD is: een regionale uitvoeringsdienst Groningen. 3.2 Projectfasering In deze paragraaf worden de fasering, de tussenresultaten en de planning op hoofdlijnen beschreven. De fasering van het project is als volgt:

De eerste twee fasen (missie en modellen) zijn reeds uitgevoerd. De fasen 3 en 4 (regeling en ontwerp organisatie) worden in dit projectplan verder uitgewerkt en fase 5 (inrichting RUD) wordt op hoofdlijnen beschreven. Voor fase 5 wordt een apart projectplan geschreven. De fasen 3 en 4 worden mede vanwege de krappe tijdsplanning parallel uitgevoerd. Voor de uitvoering wordt zoveel mogelijk gebruikgemaakt van de in onze regio aanwezige kennis en capaciteit bij gemeenten en de provincie. Daarnaast wordt specifieke externe deskundigheid ingeschakeld, die voor een complex verandertraject als de totstandkoming van de RUD noodzakelijk is. Ook kan het nodig zijn om capaciteit in te huren om de tijdsplanning te halen. De fasen 3 t/m 5 worden in de volgende paragrafen beschreven.

9

3.3 Tussenresultaten fase 3 t/m 5 Fase 3: Regeling (januari - mei 2012)

In deze fase wordt de juridische regeling gemaakt en de kaders voor de mandaatregeling. In de juridische regeling worden afspraken gemaakt over doelstellingen, uitgangspunten van de organisatie en de financiering. Hierbij zijn in de voorgaande projectfasen een aantal randvoorwaarden gesteld: · De juridische vorm wordt een openbaar lichaam volgens de Wet gemeenschappelijke regelingen. · De gemeenten en de provincie zijn en blijven verantwoordelijk voor de uitvoering van de VTHtaken. Deze verantwoordelijkheid wordt in de regeling geborgd. · Een RUD als uitvoeringsorganisatie vergt een lichte aansturing, waarbij sprake is van zo weinig mogelijk bestuurlijke drukte. De uitgangspunten zijn als volgt: o Het algemeen bestuur bestaat uit een afvaardiging van elk college van B&W en het college van GS. Het stelt jaarlijks de begroting en de rekening vast, alsmede de kaders waarbinnen de RUD functioneert. De focus ligt op ’het eigenaarschap' van de RUD en de strategische relatie met de deelnemers. De vergaderfrequentie is in beginsel tweemaal per jaar. o Een compact dagelijks bestuur met maximaal vijf leden houdt toezicht op de algemene gang van zaken binnen de RUD, de koers die wordt gevaren en de relaties met de deelnemers. De leden kunnen, naast de gedeputeerde en wethouders, ook externe deskundigen zijn. Het dagelijks bestuur volgt op basis van rapportages uit de planning en controlcyclus van de RUD de inspanningen en prestaties en stuurt zo nodig bij. Inhoudelijke zaken en/of dossiers komen hier niet op tafel. Het dagelijks bestuur heeft 4-6 bijeenkomsten per jaar. o Aan het hoofd van de organisatie staat een resultaatverantwoordelijke directeur met een groot mandaat. De directeur vormt het directe aanspreekpunt voor het dagelijks bestuur en voor de externe partners: Openbaar Ministerie, politie en andere ketenpartners. De directeur legt verantwoording af aan het eigen bestuur via de 'normale' planning en controlcyclus. · De dienstverlening tussen de RUD (opdrachtnemer) en de afzonderlijke gemeenten / provincie (opdrachtgever) wordt vastgelegd in afzonderlijke dienstverleningsovereenkomsten. · Voor afspraken over de financiën zijn meerdere modellen denkbaar, bijvoorbeeld alle deelnemers leveren een bijdrage volgens een over een te komen verdeelsleutel of de RUD declareert op basis van uit te voeren taken bij de deelnemers. De verschillende alternatieven worden uitgewerkt, waarna een keuze wordt gemaakt. · Gemeenten en provincies kunnen in de toekomst meer taken in de RUD beleggen. Incidentele kosten worden dan navenant eenmalig in rekening gebracht bij de betrokken partij.

10

· ·

De gemeenschappelijke regeling maakt het mogelijk te anticiperen op toekomstige ontwikkelingen zoals uitvoering van nieuwe taken van andere overheden en toetreding van nieuwe deelnemers. Uitgangspunt is een groeimodel. Bij het opstellen van de regeling wordt gebruik gemaakt van ervaringen bij andere uitvoeringsorganisaties, zoals bijvoorbeeld milieudiensten.

In de kaders voor de mandaatregeling wordt aangegeven welke taken naar de directeur van de RUD worden gemandateerd. In fase 5 wordt de mandaatregeling uitgewerkt. De juridische regeling wordt in september 2012 vastgesteld. Resultaat · Regeling, die is vastgesteld door PS en gemeenteraden. Fase 4: Ontwerp organisatie (januari - juni 2012)

Om de uitvoeringsorganisatie per 1 april 2013 te laten draaien, worden afspraken gemaakt over de werkprocessen (inclusief de afstemming met de werkprocessen van de deelnemers), de organisatiestructuur, medezeggenschap, het plaatsingsproces, de informatiearchitectuur, de huisvesting en de uitgangspunten voor het opleidingsplan. Deze afspraken worden vastgelegd in een bedrijfsplan. Voor de inhoud van het bedrijfsplan wordt gedacht aan: 1. Profiel RUD a. Missie / visie b. Identiteit c. Knip beleid - uitvoering 2. Gemeenschappelijke regeling en besturingsmodel 3. Omgeving a. Gemeenten en provincie b. Samenwerking met andere RUD's (BRZO-taken) c. Waterschappen d. Ketenpartners e. Bedrijven, instellingen, burgers 4. Taken en organisatie a. Takenpakket b. Organisatie van het primaire proces c. Organisatiestructuur d. Toedelen van taken aan functies e. Raming benodigde formatieplaatsen (fte's) per functie / functieboek f. Kwaliteit 5. Personeel

11

a. Cultuur b. Sociaal beleidskader en sociaal plan c. Medezeggenschap 6. Bedrijfsvoering a. Eigenaarschap b. Opdrachtgeverschap, opdrachtnemerschap c. Planning en control 7. Middelen a. Financiële aspecten (formatie) b. Financiële aspecten (structurele kosten, incidentele kosten, verrekening BTW) c. Financiering d. Huisvesting e. Automatisering en informatisering (onder andere abonnementen) f. PIOFACH2-taken De RUD voert minimaal de basistaken uit voor de gemeenten en de provincie. Een aantal gemeenten wil de milieutaken dan wel de Wabo-taken door de RUD laten uitvoeren. De incidentele en exploitatiekosten worden berekend op basis van de basistaken. De financiële taakstelling gebaseerd op de milieutaken is € 16 - € 17 miljoen voor de eenmalige kosten en van € 18 - € 19 miljoen per jaar voor de exploitatiekosten van de RUD. Om de taakstelling te realiseren kan gebruik worden gemaakt van ondersteunende diensten van deelnemende partijen. De milieutaken en Wabo-taken die de RUD voor een aantal gemeenten gaat uitvoeren, worden afzonderlijk inzichtelijk gemaakt. Het toevoegen van de milieutaken / Wabo-taken mag niet leiden tot kostenverhoging voor de partijen die alleen de basistaken inbrengen. De mogelijkheden van één of meer nevenvestigingen worden onderzocht. Een eventuele nevenvestiging mag niet leiden tot meerkosten voor de overige partijen. Bij het opstellen van het bedrijfsplan wordt rekening gehouden met de onderwerpen die de voorzitters van de ondernemingsraden hebben genoemd voor de volledigheid van de adviesaanvraag, namelijk: · organisatievorm RUD; · afweging alternatieven organisatievorm; · takenpakket; · organisatorische, personele en financiële gevolgen voor de latende organisatie; · sociale gevolgen voor het over te dragen personeel; · opgebouwde dienstjaren over te dragen personeel; · kwaliteit van de dienstverlening en toets aan kwaliteitscriteria; · samenwerking met de ketenpartners; · sturing organisatie en de gewenste sturing van de medewerkers; · communicatieplan richting overgaande medewerkers. De doorlooptijd van het bedrijfsplan is januari - oktober 2012. Het bedrijfsplan wordt in september 2012 vastgesteld. Resultaat · Bedrijfsplan RUD.

2

Personeel Informatisering Organisatie Financiën Automatisering Communicatie Huisvesting

12

Fase 5: Inrichting RUD (oktober 2012 - april 2013)

Na vaststelling van het bedrijfsplan wordt door de kwartiermaker / directeur van de RUD begonnen met de feitelijke inrichting van de uitvoeringsorganisatie, waaronder de personele invulling. Om fase 5 tijdig te starten, is het belangrijk dat er op 1 september 2012 een kwartiermaker/directeur is benoemd. Voor de wervingsprocedure wordt een tijdbeslag van 4 maanden geschat. Die procedure moet dan begin mei starten. Dit betekent dat één van de eerste activiteiten van de werkgroep Taken en organisatie het opstellen van een profiel van de kwartiermaker/directeur is. Op 1 april 2013 gaat de RUD Groningen daadwerkelijk van start. Resultaat · De uitvoerende taken, die de bevoegde gezagen bij de RUD neerleggen, worden geregeld met managementcontracten / dienstverleningsovereenkomsten; · Samenwerking tussen bevoegde gezagen. 3.4 Kwaliteit Kwaliteitseisen Eisen aan de inhoud · De RUD voldoet voor de (basis)taken aan de kwaliteitscriteria; · De RUD is toekomstbestendig, d.w.z. robuust en flexibel. Flexibel betekent dat de RUD zo is ingericht dat meer taken en taken van andere overheidsorganisaties door de RUD kunnen worden uitgevoerd. Eisen aan het proces · Het werkproces wordt zo ingericht dat, met inachtneming van de afbakening van het project, de belangrijkste betrokken partijen (gemeenten en provincie) in staat zijn hun belangen in te brengen en zij inbreng hebben bij het formuleren van de oplossing die het beste beantwoordt aan de belangen van alle betrokken partijen; · Voor andere belanghebbenden (VROM-inspectie, Openbaar Ministerie, politie, brandweer, waterschappen, enz.) wordt aangegeven in hoeverre het product of het resultaat beantwoordt aan hun belangen en of zij op basis van dat product of resultaat bereid zijn samen te werken.

13

4.

Personele gevolgen

De totstandkoming van de RUD heeft gevolgen voor medewerkers van de provincie en gemeenten. Provincie en gemeenten zijn zich er van bewust dat in dit veranderingsproces betrokkenheid van medewerkers van groot belang is. De plaatsing van medewerkers in de regionale uitvoeringsdienst is een verantwoordelijkheid van iedere deelnemende organisatie. Dat betekent dat die organisaties dat ook zullen organiseren. Dat vraagt een goed samenspel tussen de deelnemende organisaties en de projectorganisatie. De projectleider en de leden van de projectgroep zullen de deelnemende organisaties daarin faciliteren met een tijdige en adequate informatievoorziening. Goede communicatie naar de medewerkers is een eerste vereiste. Dit projectplan wordt, na vaststelling, ter informatie toegezonden aan GS en alle colleges van B&W met het verzoek dit projectplan ter informatie naar hun GO’s en ondernemingsraden (OR's) te sturen. In de eerste fasen van het project RUD Groningen is een Bijzondere Voorbereidingscommissie van de ondernemingsraden ingesteld. De projectleider voert regelmatig overleg met deze commissie waarbij hij afspraken maakt over de betrokkenheid van de OR's. Ook informeert de projectleider op belangrijke momenten alle voorzitters van de ondernemingsraden over het project. Het personeel van de RUD zal in ieder geval bestaan uit medewerkers van de deelnemers: provincie en gemeenten. Die medewerkers worden vanuit hun organisaties geplaatst bij de RUD. Dit betekent dat qua procedure het traject van een reorganisatie wordt gevolgd. Dit traject zal in overleg met de huidige werkgevers en bonden worden georganiseerd. Dit speelt bij de totstandkoming van alle circa 30 uitvoeringsdiensten in ons land. Er worden op landelijk niveau tussen de werkgeversverenigingen en de bonden afspraken gemaakt (Sociaal Beleidskader), die daarna regionaal worden ingevuld. Het overleg over het Sociaal Beleidskader is opgeschort. Het (al dan niet goedgekeurde) Sociaal Beleidskader wordt door werkgroep Personeel voor de Groningse situatie uitgewerkt. Hierbij wordt o.a. een pakketvergelijking gemaakt van de sociale kaders van alle betrokken partijen. Voor de plaatsing worden de procedures gevolgd, zoals die in de deelnemende organisaties zijn vastgelegd in sociale statuten / convenanten. Geleid door de inhoud, wordt hierbij het principe ‘mens volgt werk’ toegepast. De plaatsing komt aan de orde in fase 5. Deze fase zal door een - nog te benoemen - kwartiermaker worden aangestuurd. De personele aspecten lopen als een rode draad door dit project en de consequenties per organisatie en de individuele medewerkers worden gaandeweg het proces duidelijker. In fase 3 Regeling wordt de juridische regeling voor de RUD gemaakt. In fase 4 wordt het bedrijfsplan voor de RUD-organisatie gemaakt (1e en 2e kwartaal 2012) Daarin komt o.a. een functieboek, waarin alle functies die in de RUD worden belegd, worden beschreven. Ook wordt in die fase de plaatsingsprocedure voor medewerkers van de deelnemende organisaties, die in de RUD worden geplaatst, vastgesteld. e In fase 5 Inrichting (4e kwartaal 2012 en 1 kwartaal 2013) gaat de kwartiermaker / directeur de RUD inrichten. Onderdeel daarvan is de plaatsing van de medewerkers. De RUD gaat op 1 april 2013 van start. In alle fasen worden GS en alle colleges van B&W gevraagd de GO’s en de ondernemingsraden te betrekken en het personeel te informeren over de stand van zaken. De colleges wordt gevraagd de regeling ter informatie naar de ondernemingsraden te sturen en het bedrijfsplan ter advies aan de ondernemingsraden voor te leggen.

14

5

Inrichting van het project 5.1 Projectstructuur

Er is gezien de inhoudelijke, bestuurlijke, organisatorische en financiële complexiteit van het project gekozen voor een projectstructuur. Ook omdat het een traject van tijdelijke aard is, verschillende partijen belangen en inbreng hebben en er middelen (menskracht en financiën) geregeld moeten worden. 5.2 Projectorganisatie Provincie en gemeenten nemen samen het proces om de vorming van de RUD ter hand. De colleges van B&W en GS voeren gezamenlijk het opdrachtgeverschap tot de vorming van de RUD, waarbij de provincie het eerste aanspreekpunt is. Daarbij is in de package deal tussen rijk, IPO, VNG en Unie van Waterschappen van juni 2009 afgesproken dat de provincies de regie voeren bij de vorming van de regionale diensten en de toepassing van de kwaliteitscriteria. Uitgangspunt inrichting projectorganisatie Provincie en gemeenten trekken gezamenlijk op bij de totstandkoming van een regionale uitvoeringsdienst, zowel vanuit de inhoud als vanuit het eigen belang. Dat is de reden waarom provincie en gemeenten op alle niveaus in de projectorganisatie zijn betrokken. De projectorganisatie is als volgt vormgegeven: Organigram projectorganisatie

Stuurgroep

MT-groep besluitvorming voorbereiding

Klankbord groep

Projectgroep Deelprojectgroep

Deelprojectgroep Deelprojectgroep

Deelprojectgroep Deelprojectgroep

Deelprojectgroep

Deelprojectgroep

15

Omgeving van de projectorganisatie Project in de omgeving

colleges College College GS B&W

College College B&W B&W

…………

College B&W

College College College B&W B&W B&W

College B&W

Lijnorganisatie Project m a a t s c h a p p i j

gemeente

Stuurgroep provincie

MT-groep

gemeente

besluitvorming

Klankbord groep

gemeente

Projectgroep

voorbereiding Deelprojectgroep

Deelprojectgroep Deelprojectgroep

gemeente gemeente gemeente

Deelprojectgroep Deelprojectgroep

Deelprojectgroep

Deelprojectgroep

gemeente gemeente

Hieronder worden taken, vergaderfrequentie en samenstelling van de verschillende onderdelen van de projectorganisatie uitgewerkt. Stuurgroep De stuurgroep is opdrachtgever van dit project. Gedeputeerde Mark Boumans treedt namens de stuurgroep als bestuurlijke opdrachtgever op. Taken · De stuurgroep stelt het projectplan en andere beslisdocumenten vast, waarna indien nodig besluitvorming kan plaatsvinden in GS / PS en B&W / gemeenteraden; · In de stuurgroep wordt gewaarborgd dat de projectresultaten kunnen rekenen op steun van het college van GS en de colleges van B&W; · De stuurgroep hakt zo nodig knopen door die de MT-groep aan haar voorlegt; · De stuurgroep toetst de producten van de projectgroep aan de geformuleerde kwaliteitseisen op inhoud en proces; · De stuurgroep wordt ingezet in de richting van (één van de) deelnemende organisaties als er verschil van inzicht bestaat over concept-beslisdocumenten. Vergaderfrequentie De vergaderingen vinden plaats op basis van de te produceren tussenresultaten en het eindproduct en zijn afgestemd op de planning van het project. Eventueel extra overleg zal in overleg tussen de gedelegeerde / ambtelijke opdrachtgevers en projectleider worden bepaald. Samenstelling Mark Boumans gedeputeerde provincie Groningen; bestuurlijk opdrachtgever en voorzitter Jan Bessembinders en Frans Luijckx gemeenten Bellingwedde, Stadskanaal, Vlagtwedde, Menterwolde, Oldambt, Pekela, Veendam, Hoogezand-Sappemeer en Slochteren Remco Kouwenhoven gemeenten Groningen, Haren en Ten Boer

16

Jan Oomkes Mahmut Kaptan Henk Jan Bolding Lenie Kootstra Dick Bresser Marianne Fokkinga

gemeenten Leek, Marum, Grootegast, Zuidhorn, Bedum, De Marne en Winsum gemeenten Appingedam, Delfzijl, Eemsmond en Loppersum provincie Groningen; ambtelijk opdrachtgever coördinerend gemeentesecretaris projectleider, secretaris kerngroep RUD, notulist

De voorzitter van de MT-groep en de projectleider faciliteren de stuurgroep. MT-groep De MT-groep vormt het voorportaal voor de stuurgroep. De leden van de MT-groep zijn inzetbaar op communicatie naar buiten. Taken · De MT-groep bespreekt concept-beslisdocumenten en beoordeelt of de documenten rijp zijn voor besluitvorming door de stuurgroep; · De MT-groep toetst de producten van de projectgroep aan de geformuleerde kwaliteitseisen op inhoud en proces; · In de MT-groep wordt gewaarborgd dat de projectresultaten kunnen rekenen op steun van de deelnemende overheden en andersom, worden (potentiële) interrupties vanuit de omgeving bewaakt; · De MT-groep draagt zorg dat de input van de leden van de projectgroep en de werkgroepen is verzekerd, maar treedt niet in de inhoudelijke verwerking van die inbreng tijdens de productie; · De MT-groep hakt zo nodig knopen door die de projectgroep aan haar voorlegt; · De MT-groep wordt ingezet in de richting van (één van de) deelnemende organisaties als er verschil van inzicht bestaat over concept-beslisdocumenten. De projectleider faciliteert de MT-groep. Vergaderfrequentie Geen vaste vergaderfrequentie. De MT-groep komt bijeen als concept-beslisdocumenten gereed zijn voor bespreking. Samenstelling Lenie Kootstra Annet van Schreven Herman Groothuis en Johannes van Nieukerken Marijke Gelling Jelmer Mulder Richard Wiltjer Dick Bresser Marianne Fokkinga

Broederschap gemeentesecretarissen en gemeenten Leek, Marum, Grootegast, Zuidhorn, voorzitter provincie Groningen gemeenten Bellingwedde, Stadskanaal, Vlagtwedde, Menterwolde, Oldambt, Pekela, Veendam, Hoogezand-Sappemeer en Slochteren gemeenten Groningen, Haren en Ten Boer gemeenten Appingedam, Delfzijl, Eemsmond en Loppersum gemeenten Bedum, De Marne en Winsum projectleider, secretaris kerngroep RUD, notulist

17

Klankbordgroep De klankbordgroep wordt op mijlpaalmomenten bijgepraat over de stand van zaken met betrekking tot de totstandkoming van de regionale uitvoeringsdienst. Taken De klankbordgroep toetst of de projectresultaten kunnen rekenen op voldoende draagvlak in de projectomgeving. Vergaderfrequentie Geen vaste vergaderfrequentie. Samenstelling In de klankbordgroep zitten organisaties met wie de RUD direct gaat samenwerken. · Dick Bresser, projectleider en voorzitter · VROM-Inspectie · Waterschap Hunze en Aa’s · Waterschap Noorderzijlvest · Openbaar Ministerie · Politie · Brandweer · LNV · Regionaal College Waddenzee · Provincie Groningen · VGG · Marianne Fokkinga, notulist In fase 5 (inrichting RUD) wordt de wenselijkheid van een klantenpanel bekeken, bijvoorbeeld om de kwaliteit van de werkprocessen te toetsen. Projectgroep Uitgangspunten · Het productieproces wordt zo georganiseerd dat het beoogde product of resultaat en het beoogde draagvlak op één plek wordt gemaakt, namelijk binnen de projectgroep; · In de projectgroep wordt als team gewerkt aan een gezamenlijk resultaat dat de aspecten kwaliteit, draagvlak en snelheid optimaliseert; · De leden van de projectgroep brengen de belangen van hun achterban in, maar het gezamenlijke resultaat is leidend; · Betrokken personen organiseren zelf hun interne meningsvorming, opdat de deelnemers aan de projectgroep weten wat in hun achterban leeft. Taken · Opdracht: o Communicatieplan voor het project; o Adviseren over regeling RUD; o Adviseren over bedrijfsplan RUD o Organiseren van de informatievoorziening naar en de inbreng van de achterban. · Activiteiten: o Communicatieplan uitvoeren; o Regeling opstellen; o Advies over regeling geven; o Bedrijfsplan opstellen; o Advies over bedrijfsplan geven; o Draagvlak creëren, relaties opbouwen en onderhouden; o Contacten met andere partners dan provincie en gemeenten opbouwen en onderhouden; o Beantwoorden vragen over project RUD (helpdeskfunctie).

18

Vergaderfrequentie Tweewekelijks. Samenstelling In de projectgroep zitten twee projectdeskundigen. Provincie en gemeenten leveren allebei een projectdeskundige. De projectgroep beoordeelt producten van de projectdeskundigen en/of de van de externe deskundigen. De vertegenwoordigers hebben ruime managementervaring en kunnen spreken namens de gemeenten, die zij vertegenwoordigen. Een brede kennis van de VTH-taken strekt tot aanbeveling. Dick Bresser projectleider en voorzitter Marianne Fokkinga projectondersteuner, provincie Groningen Gea Koeling projectdeskundige VGG Jan Smittenberg projectdeskundige provincie Herman Bloupot provincie Groningen Josée Woertman provincie Groningen Jannes Schoemaker gemeenten Groningen, Haren en Ten Boer Dick Bronsema gemeenten Leek, Marum, Grootegast en Zuidhorn Hetty Vlessert gemeenten Bedum, De Marne en Winsum Willem Joldersma gemeenten Appingedam, Delfzijl, Eemsmond en Loppersum Gerda Kor gemeenten Menterwolde, Oldambt, Pekela en Veendam Tjeerd Piek gemeenten Bellingwedde, Stadskanaal en Vlagtwedde Nanno Evenhuis gemeenten Hoogezand-Sappemeer en Slochteren De projectgroep schakelt voor het tot stand komen en voor het beoordelen van (deel)rapportages van externe deskundigen specialisten uit de deelnemende organisaties in (bijvoorbeeld op het gebied van personeel en organisatie, financiën, informatievoorziening en juridische zaken). De projectgroepleden hebben een belangrijke rol in het aandragen van projectgroepleden voor de verschillende deelprojecten. (Tussen)resultaten worden in de projectgroep besproken om er voor te zorgen dat alle deelnemers goed blijven aangesloten bij de totstandkoming van de RUD en om signalen uit de achterban in te brengen. Kerngroep Taken · De kerngroep verzorgt de dagelijkse leiding van het project; · De kerngroep is verantwoordelijkheid voor de planning; · De kerngroep beheert het projectbudget; · De kerngroep is verantwoordelijk voor de uitvoering van het communicatieplan (o.a. beheer dossier RUD op website provincie, nieuwsbrieven, blog); · De kerngroep bereidt de vergaderingen van de projectgroep voor. Samenstelling · Dick Bresser · Marianne Fokkinga · Gea Koeling · Jan Smittenberg

projectleider en voorzitter projectondersteuner, provincie Groningen projectdeskundige VGG projectdeskundige provincie Groningen

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden De projectleider is inhoudelijk en procesmatig eindverantwoordelijk voor de hoofdlijnen van het project. De inhoudelijke verantwoordelijkheid bestaat uit de toets of beslisdocumenten kunnen worden doorgeleid naar project-, MT- en stuurgroep. De projectleider is verantwoordelijk voor het goede verloop van het proces voor de totstandkoming van de RUD.

19

De projectdeskundigen beschikken over kennis van de package deal in brede zin (basistakenpakket, kwaliteitscriteria) en hebben een ambtelijk en bestuurlijk netwerk. Zij bereiden de producten inhoudelijk voor. De projectdeskundigen begeleiden de externe adviseurs tijdens de uitvoering van hun opdrachten, bereiden adviezen voor de project-, MT- en stuurgroep voor en bereiden bijeenkomsten voor achterban (deelnemende organisaties) en klankbordgroep inhoudelijk voor. De projectdeskundigen vormen met de projectleider een twee-eenheid. In de uitoefening van zijn taak wordt de projectleider ondersteund door een projectondersteuner die zorg draagt voor het projectsecretariaat. Een meer uitgebreide beschrijving van de taken en bevoegdheden van gedelegeerd opdrachtgever, projectleider, projectdeskundigen, projectondersteuner staan in bijlage 2. Deelprojecten De projectgroepen worden bemenst door medewerkers van de deelnemende organisaties. Voor elk deelproject wordt een meer gedetailleerde opdracht geformuleerd door de projectleider RUD in overleg met de projectleider van het deelproject. De volgende deelprojecten worden uitgevoerd: Deelproject Fase 3 Juridische regeling Juridische Regeling en Mandaatregeling Fase 4 Bedrijfsplan Taken en organisatie

Personeel Financiën Huisvesting Informatisering en automatisering Relatie RUD - latende organisaties

Opdracht Juridische regeling en kaders mandaatregeling. Takenpakket, knip beleid - uitvoering, productencatalogus, organisatie primair proces, personele overhead, organisatiestructuur, toedelen taken aan functies, functieboek, functieprofiel kwartiermaker / directeur, kwaliteit. Pakketvergelijking, Sociaal statuut / plan, harmonisatie arbeidsvoorwaarden, functiewaarderingssyteem, medezeggenschap. Exploitatiebegroting, verrekeningsstructuur Verkenning huisvestingsmogelijkheden (huur / koop, bestaand / nieuw) en daaraan verbonden kosten. Inventarisatie huidige applicaties, voorstel voor informatiearchitectuur per 1 april 2013 en op langere termijn (inclusief kosten). Procesafspraken tussen RUD en gemeenten/provincie over klantencontactcentrum (KCC), opdrachtgever-/opdrachtnemerschap en informatievoorziening

De projectgroep Juridische regeling, de projectgroep Personeel en de projectgroep Relatie RUD latende organisaties kunnen direct starten. De andere werkgroepen hebben input nodig van de projectgroep Taken en organisatie. De planning van de werkgroepen is opgenomen in hoofdstuk 7. De ondersteuning bij het opstellen van het bedrijfsplan, de projectgroep Taken en Organisatie, de projectgroep Financiën en de projectgroep Informatisering en automatisering wordt uitbesteed aan een extern organisatieadviesbureau; de toets van de juridische regeling, indien nodig, kan worden uitbesteed aan een specialistisch bureau. Overleg ambtelijk opdrachtgever - projectleider Taak Projectleider informeert de opdrachtgever over de voortgang van het project. Vergaderfrequentie Wordt door de opdrachtgevers in overleg met de projectleider vastgesteld.

20

Samenstelling · Henk Jan Bolding provinciesecretaris / ambtelijk opdrachtgever · Dick Bresser projectleider

5.3 Projectcommunicatie De communicatie naar alle belanghebbenden is essentieel voor het welslagen van dit project. Om het draagvlak voor de RUD zo groot mogelijk te maken, worden partners actief betrokken bij de projectgroepen. Partijen, die wel betrokken zijn bij het proces, maar niet in de projectgroep zijn opgenomen, worden door of in opdracht van de projectleider bij voortduring op de hoogte gehouden en naar hun mening gevraagd. Dit gebeurt o.a. in de klankbordgroep. Er zijn vijf doelgroepen, waarmee wordt gecommuniceerd: · Bestuurders en ambtenaren, die direct betrokken zijn bij de totstandkoming van de RUD; · Staten- en raadsleden; · Betrokken medewerkers van provincie en gemeenten; · Georganiseerd Overleg, Bijzondere Voorbereidingscommissie ondernemingsraden en ondernemingsraden van provincie en gemeenten; · Andere belanghebbenden dan gemeenten en provincie. De communicatiemiddelen zullen per doelgroep verschillen. Er verschijnt zeswekelijks een digitale nieuwsbrief. Daarnaast is er een dossier RUD op de website van de provincie. Bijna alle gemeentelijke websites hebben een link naar dat dossier. De communicatie naar de medewerkers is in fase 4 een speerpunt. Er is een communicatieplan. De projectgroep bekijkt samen met de communicatieadviseur of het huidige communicatieplan moet worden aangepast. De kerngroep is verantwoordelijk voor de uitvoering van het (aangepaste) communicatieplan. 5.4 Hulpmiddelen Voor het project is in het provinciehuis een projectkamer (kamer E330) beschikbaar. Daarnaast heeft de kerngroep een gezamenlijk digitaal werkgebied. 5.5 Projectprocedures In de stuurgroep worden afspraken gemaakt over de procedures die beslisdocumenten moeten doorlopen. De projectleider doet hiervoor bij elk beslisdocument een voorstel. Wijzigingen worden besproken met de gedelegeerde opdrachtgever. De MT-groep kan besluiten wijzigingen voor te leggen aan de stuurgroep. 5.6 Conflicthantering (escalatieladder) Mochten zich knelpunten voordoen in de loop van het proces, die naar het inzicht van één van de deelnemers een succesvolle totstandkoming van de RUD in de weg staan, dan zal die deelnemer deze punten agenderen en via de daarvoor in het leven geroepen structuur van de projectgroep en de MT-groep adresseren. Mocht blijken dat het ook op dit niveau niet lukt om tot een oplossing te komen, dan zal het betreffende punt in de stuurgroep geagendeerd worden. Afhankelijk van de aard van het knelpunt en het mandaat van de stuurgroep wordt het betreffende punt in de stuurgroep opgelost, of wordt er via bilateraal overleg, dan wel via besluitvorming door de colleges naar een oplossing gezocht.

21

6

Projectplanning 6.1 Activiteiten

Raming benodigde tijd projectgroepleden tot 1 september 2012: Projectleider 36 uur/week Projectondersteuner 24 uur/week Projectdeskundigen 24 uur/week Projectgroepleden 12 uur/ week Werkgroepleden tijdsinzet wordt geraamd in opdrachten werkgroepen 6.2 Middelen De doorlooptijd van het totale project RUD is: 1 januari 2010 - 1 april 2013. Mijlpalen Regeling RUD Bedrijfsplan Tussenevaluatie (fasen 3 en 4) Start RUD Eindevaluatie project RUD

1 oktober 2012 1 oktober 2012 september 2012 1 april 2013 1 maart 2013

De planning voor fasen 3 Regeling en 4 Bedrijfsplan (doorlooptijd november 2011 - september 2012) is:

PLANNING FASEN 3 EN 4 2012 2013 jan febr mrt apr mei juni juli aug sep okt nov dec jan febr mrt Opdrachtverlening werkgroepen Offerteprocedure(s) adviesbureau Juridische regeling en mandaat Implementatieplan Taken en organisatie Personeel Financiën Huisvesting ICT en informatievoorziening Werving kwartiermaker Projectplan fase 5 Inrichting RUD Fase 5 Inrichting RUD (Deel)projectgroepen Proceduretijd Voor de juridische regeling en de kaders voor de mandaatregeling wordt één projectgroep opgericht. De juridische regeling en de mandaatregeling zijn op 1 mei in concept gereed. Voor het bedrijfsplan worden meerdere projectgroepen opgericht. Deze projectgroepen leveren in mei eindproducten op waarmee het bedrijfsplan kan worden afgerond. Het bedrijfsplan is 1 juni in concept gereed. Daarna volgt de vaststellingsprocedure voor de regeling en het bedrijfsplan (4 maanden). De planning is zeer krap. Hierdoor wordt de vaart gehouden in de vorming van de RUD en kan het bedrijfsplan worden betrokken bij de voorbereidingen van de gemeentelijke en provinciale begrotingen 2013. In de zomer wordt onderzocht of versnelling van fase 5 mogelijk is zonder daarbij concessies te doen aan de zorgvuldigheid van de procedures. 22

6.3 Kostenraming In de 'Intentieverklaring takenpakket en organisatievorm RUD' is afgesproken dat de gemeenten en de provincie samenwerken en al het redelijke zullen doen om de RUD Groningen voor 1 januari 2013 te realiseren, onder andere door navenant het beschikbaar stellen van voldoende capaciteit van medewerkers die betrokken zijn bij de vorming van de RUD Groningen en het navenant leveren van financiële middelen. De RUD heeft een financiële taakstelling (zie paragraaf 4.3. Fase 4. Ontwerp organisatie). Externe projectkosten De kosten voor de uitvoering van de fasen 3 t/m 5 zijn geraamd in het Projectplan RUD Groningen van 2 november 2010 geraamd op € 396.000. De kosten voor de fasen 3 en 4 zijn geraamd op € 198.000 en voor fase 5 op € 198.000. De kosten voor de fasen 3 en 4 zijn hieronder gespecificeerd. BEGROTING EXTERNE VOORBEREIDINGSKOSTEN FASEN 3 EN 4 Toets juridische regeling Bedrijfsplan, ondersteuning werkgroep Taken en Organisatie en werkgroep Financiën Ondersteuning werkgroep ICT en Informatievoorziening Communicatie (incl. fase 5) Bijzondere Voorbereidingscommissie ondernemingsraden Overige externe kosten (o.a. bestuursconferenties, catering, representatie) Onvoorzien 10% TOTAAL

€ 5.000,00 € 90.000,00 € 25.000,00 € 20.000,00 € 10.000,00 € 30.000,00 € 18.000,00 € 198.000,00

Van de projectkosten nemen de provincie en gemeenten elk 50% voor hun rekening. Voor het bouwen van de RUD is vanuit het landelijke Programma Uitvoering met Ambitie (PUmA) € 140.000 beschikbaar gesteld. Voor de fasen 1 en 2 is voor de ondersteuning van de gesprekken die gedeputeerde Boumans in november en december 2011 met de wethouders heeft gevoerd, maximaal € 12.000 besteed. Dit is gefinancierd uit de PUmA-bijdrage. Voor de financiering van de fasen 3 en 4 resteert een bedrag van maximaal € 198.00 - € 128.000 = € 70.000. Hiervan neemt de provincie € 35.000 voor zijn rekening. De gemeenten nemen ook € 35.000 voor hun rekening. Voorgesteld wordt gezien de relatief geringe omvang dit bedrag gelijkelijk te verdelen over de 23 gemeenten. Dit betekent een bijdrage van € 1.522 per gemeente. De kosten van fase 5 (€ 198.000) worden t.z.t. volgens een verdeelsleutel verrekend. Interne projectkosten De interne inzet van projectgroepleden en werkgroepleden gaat om niet, er van uitgaande dat alle partijen navenant bijdragen aan de uitvoering van de fasen 3 en 4. De projectleider, projectdeskundige van de provincie en de projectondersteuner worden door de provincie gefinancierd. De projectdeskundige van de VGG wordt gezamenlijk door de gemeenten gefinancierd. Over de verdeling van de kosten ad € 77.004 worden in het VGGportefeuillehoudersoverleg Ruimte & Wonen en Milieu & Mobiliteit afspraken gemaakt. De deelnemende organisaties beschikken grotendeels over de benodigde kennis. De projectgroepen voor de deelprojecten worden daarom zo veel mogelijk bemenst door medewerkers uit die organisaties. In aanvulling daarop worden de projectgroepen deels ondersteund door adviesbureaus. Als de deelnemers niet voldoende menskracht kunnen leveren, moeten meer opdrachten worden uitbesteed met gevolgen voor de begroting.

23

7

Belangen en risico's

Belangen Gezamenlijke belangen · Verbeteren van de dienstverlening aan burgers en bedrijven; · Verbeteren van de samenwerking tussen overheden in de provincie; · Vormen van een kwalitatief hoogwaardige, toekomstbestendige uitvoeringsorganisatie; · Vormen van een financieel gezonde uitvoeringsorganisatie; · Verminderen van de kosten voor de uitvoering van de VTH-taken; · VTH-taken, die voldoen aan kwaliteitscriteria van VROM; · Betrokken medewerkers worden geplaatst volgens het principe 'mens volgt werk'. Belangen deelnemers · Gemeenten: lokaal wat kan, centraal wat moet; · Gevolgen 'latende' organisaties (provincie en gemeenten) kunnen worden ingepast. Risico's De risico's en beheersmaatregelen zijn aangegeven in onderstaande risicotabel. Monitoring van alle risico’s gebeurt gedurende het gehele project. Risico

Beheersmaatregel

Onvoldoende draagvlak bij bestuurders en / of medewerkers.

Bij het ontbreken van draagvlak kan vertraging in de besluitvorming ontstaan en loopt het project uit de planning. Communicatie over het project RUD heeft daarom hoge prioriteit. Bij onvoldoende draagvlak worden leden van de MT-groep en/of de stuurgroep ingezet om draagvlak te verwerven. Hierdoor kan dit risico worden verkleind. GO’s en ondernemingsraden zijn vanaf het begin van het project geïnformeerd over het verloop van het project. In de proceduretijd wordt rekening gehouden met advisering door de ondernemingsraden. Uitgangspunt is dat de incidentele kosten van de RUD budgettair neutraal zijn. Besparingen voor de gemeenten en de provincie doen zich volgens berekeningen van de projectgroep in de fasen 1 en 2 (met behulp van het financieel rekenmodel RUD’s van Berenschot) pas na 3 - 5 jaar voor. In de loop van het project worden de incidentele en exploitatiekosten van de RUD Groningen steeds concreter. In fase 4 Ontwerp organisatie bestaat er volledig inzicht in de kosten. Verwachtingen over de kosten van de RUD worden gemanaged. De planning voor de fasen 3 en 4 is gekoppeld aan de voorbereiding van de gemeentelijke en provinciale begrotingen 2013. Vertraging is die niet gewenst, omdat formele financiële besluitvorming voor de startdatum van de RUD niet mogelijk is. Dreigt de aansluiting op de P&Ccycli gemist te worden, dan worden in een vroegtijdig stadium alternatieven voor de financiering van de RUD ontwikkeld. Met de provincies Drenthe en Fryslân is afgesproken dat de RUD Groningen de uitvoering van de VTH-taken voor de BRZO-

Raadpleging Georganiseerd Overleg (GO) / ondernemingsraden leidt tot vertraging.

De incidentele en exploitatiekosten van de RUD vallen hoger uit dan geraamd.

Missen aansluiting op gemeentelijke en provinciale P&C-cycli 2013.

Vergunningverlening, toezicht en handhaving BRZO-bedrijven.

24

Risico

Goed functionerende uniforme informatiehuishouding (opslag, beheer en verstrekking van gegevens binnen een organisatie en met anderen) op landelijk niveau is niet gereed.

Beheersmaatregel taken in Noord-Nederland coördineert. Er dient in het 2e kwartaal van 2012 duidelijkheid te zijn over de inhoud van die coördinerende rol. De projectgroep neemt dit risico in fase 4 mee en geeft advies over een passende (tijdelijke) oplossing.

25

8

Nazorg

De RUD wordt uiterlijk per 1 april 2013 overgedragen aan de directeur van de RUD. Na elke fase vindt een tussenevaluatie plaats. Het project wordt opgeleverd aan de opdrachtgever na een eindevaluatie. Een evaluatie door het gebruikerspanel over de werkwijze van de RUD, als in fase 5 wordt besloten een gebruikerspanel op te richten. Een jaar na de inwerkingtreding van de RUD wordt de RUD geëvalueerd op haar doelstellingen.

26

BIJLAGEN

27

BIJLAGE 1

CHECKLIST CRITERIA RUD-VORMING Versie 1.0

1.0

Betreft De Checklist Criteria RUD-vorming is een hulpmiddel bij de gesprekken over de invulling van de randvoorwaarden bij de RUDvorming De Checklist Criteria RUD-vorming is een richtinggevend kader voor het verdere proces. Afwijken is alleen mogelijk met instemming van de betrokken partijen. De checklist speelt als toetsingskader een belangrijke rol bij het door het Rijk opmaken van de balans in juni 2011 en de besluitvorming over eventueel noodzakelijke interventies (zie het Stappenplan RUD-vorming).

Betreft Vastgesteld door de Stuurgroep Programma Uitvoering met Ambitie

Datum 14-01-11

Vastgesteld door de het Bestuurlijk Overleg Programma Uitvoering met Ambitie

16-02-11

Deelname door gemeenten, provincies, waterschappen aan de RUD(‘s) - Het werkgebied van elke RUD is congruent met dat van de Veiligheidsregio(’s). - De grenzen van de Veiligheidsregio worden niet overschreden. - Gemeenten worden bij voorkeur deelnemer in (eigenaar van) de RUD. - Contracterende gemeenten dragen bij aan de afdekking van de financiële risico’s van de RUD. - Contracterende gemeenten committeren zich aan de afspraken die door de RUD worden gemaakt met OM en politie. - De provincie neemt deel in (wordt de provincie eigenaar van) de RUD(‘s). - Elke RUD werkt samen met de waterschappen in de provincie. - Elke RUD is uiterlijk 1 januari 2013 operationeel. Basistakenpakket RUD(‘s), - De provinciale taken uit het basistakenpakket worden overgedragen aan elke RUD in de provincie. - Elke gemeente draagt alle taken uit het basistakenpakket over aan de RUD in de regio. - Gemeenten en provincies dragen bij voorkeur meer taken dan de basistaken over aan de RUD(‘s). Robuustheid van vorm en structuur van de RUD(‘s) - De RUD’s zijn bij voorkeur een openbaar lichaam in de zin van de Wgr. - Indien een RUD geen openbaar lichaam zou zijn wordt de kans uitgesloten dat een of enkele gemeentebesturen het functioneren/voortbestaan van de RUD kunnen bepalen. - Elke RUD is in staat continuïteit in de dienstverlening (en termijnen) te bieden – ook in piektijden tegen overeengekomen kosten en conform de eisen van de deelnemers/opdrachtgevers. - Elke RUD is financieel gezond. - Elke RUD beschikt over een bestuursstructuur en financieringsstructuur die de continuïteit en toekomstbestendigheid van de RUD als zodanig waarborgen. - Elke RUD presenteert een begroting en jaarrekening aan deelnemers/opdrachtgevers. - Elke RUD beschikt over voldoende kritieke massa (volgens de KPMG-criteria) voor de aan de RUD opgedragen taken en de bsb-bevoegdheid milieu3. - Elke RUD beschikt over voldoende capaciteit en kwaliteit om te voldoen aan: - de wettelijke eisen en termijnen, 3

D.w.z. de bevoegdheid om een bestuurlijke strafbeschikking voor een aantal eenvoudig te constateren milieudelicten op te leggen.

28

-

- de eisen van programmatisch handhaven, zoals neergelegd in BOR/MOR, - de eventuele aanvullende eisen van de deelnemers/opdrachtgevers, en - continue kwaliteitsverbetering en innovatie. Elke RUD beschikt over voldoende bezoldigde milieuboa’s afgezet tegen werkterrein, takenpakket4 en de bsb-bevoegdheid milieu. Elke RUD is zo georganiseerd dat de RUD kan functioneren als opdrachtnemer voor de uitvoering van rijkstaken en waterschapstaken en beschikt de RUD ter zake over voldoende organiserend vermogen. Elke RUD is bereid om met het Rijk te overleggen over een uniforme invulling van de relatie opdrachtgever-opdrachtnemer ten aanzien van de uitvoering van rijkstaken.

Robuustheid van werken en werkwijze van de RUD(‘s) - Elke RUD beschikt over een helder vastgelegde administratieve organisatie en de daarin opgenomen processen en procedures zijn voor alle deelnemers/opdrachtgevers eenduidig en hanteerbaar. - Er bestaan geen verschillen tussen de administratieve organisaties van de RUD’s in de provincie. - De RUD-directeur is gemandateerd tot: - Het maken van afspraken met OM, politie en landelijke inspectie- en opsporingsdiensten, waaronder het periodiek afsluiten van handhavingsarrangementen met het OM en de politie; - het afsluiten van samenwerkingsarrangementen met andere RUD-directeuren, en - het toepassen van de bsb bevoegdheid milieu - het toepassen van bestuurlijke sancties (behoudens in politiek gevoelige zaken). - De RUD-directeur is in staat tot: - het vaststellen van de prioriteiten en het werkprogramma van de RUD, op basis van onder meer het handhavingsarrangement met het OM en de politie, de opdrachten van de betrokken besturen en de vastgestelde landelijke prioriteiten. - de aansturing van de uitvoering van het werkprogramma door de medewerkers die belast zijn met de uitvoering van de taken van de RUD. - Elke RUD is in staat tot goed werkgeverschap en professioneel HRM-beleid. - Elke RUD is in staat te functioneren als het milieutoezichtsloket voor in ieder geval de bedrijven die onder het basistakenpakket vallen. - Elke RUD is in staat te functioneren als schakel in de interregionale en landelijke samenwerking met andere ketenpartners bij de aanpak van regio-overschrijdende (keten)overtredingen. - Elke RUD is in staat continuïteit te bieden in de uitvoering (en termijnen) –ook in piektijden- van de afspraken die zijn gemaakt met OM en politie en andere RUD’s of andere ketenpartners. Afstemming tussen de RUD’s en het OM en de politie - De afstemming tussen de RUD’s en het OM en de politie is geborgd, dat wil zeggen dat Elke RUD (en alle RUD’s tezamen) zo moet(en) zijn vormgegeven en georganiseerd, dat samenwerking en afstemming - met betrekking tot informatie-uitwisseling, toezicht en opsporing met het OM, de politie en de landelijke inspectie- en opsporingsdiensten mogelijk is op: - strategisch niveau: beleidsmatig (prioriteiten, handhavingsarrangementen, etc.), - tactisch niveau (bijvoorbeeld werkvoorbereiding), - operationeel niveau (concrete signalen en concrete zaken). - Elke RUD beschikt over de voorzieningen en de kritische massa om deel te kunnen nemen in de gemeenschappelijke informatiehuishouding Inspectieview Milieu en te voldoen aan de daaruit voortvloeiende eisen, waaronder een informatie-organisatie met de functionaliteiten: informatieknooppunt-infodesk, informatie-analyse en informatiemakelaardij. - De RUD-directeur heeft mandaat van de deelnemers/opdrachtgevers: - voor het vervullen van een coördinerende rol tussen de bestuurlijke en de strafrechtelijke kolom, en - voor het maken van afspraken met OM, politie en landelijke inspectie- en opsporingsdiensten, waaronder het periodiek afsluiten van handhavingsarrangementen met het OM en de politie. - Er is in elke regio voorzien in een ‘politiek-bestuurlijk gevoelige zaken overleg’ van de RUDdirecteur met het OM, betrokken bestuurders. - De RUD participeert in een bestuurlijk handhavingsoverleg van OM, politie en andere ketenpartners. 4

Zie ook KPMG-kwaliteitscriteria

29

-

De RUD-directeur is in staat tot het maken van afspraken met de politie c.q. de korpschef en het FP5 over het gebruik van opsporingsbevoegdheid door en de kwaliteit van de bij de RUD werkzame BOA’s. Elke RUD is in staat samen te werken met de landelijk opererende handhavingsorganisaties, zoals de rijksinspecties, en de hiervoor als het aanspreekpuntvoor die organisaties aan te wijzen RUD. Elke RUD heeft de intentie interregionaal en landelijk samen te werken met andere ketenpartners t.b.v. aanpak regio-overschrijdende problemen. Elke RUD is eventueel in staat om de in het werkgebied van de RUD werkzame milieuboa’s van niet-landelijke werkgevers6, in samenwerking met en met ondersteuning van de politie (RMT’s), aan te sturen. Elke RUD is bereid bij te dragen aan een zo veel mogelijklandelijk uniform functioneren op basis van een één-concerngedachte, door bijvoorbeeld deelname aan overleg van voorzitters en directeuren van RUD’s of het poolen van expertise en opleidingen. Elke RUD heeft de intentie te werken op basis van een landelijk vast te stellen kader voor toezicht en opsporing (inzake prioriteitstelling, rolverdeling RUD/OM en politie, interventiestrategieën).

5

In hun rol van operationeel regievoerder/direct toezichthouder/toezichthouder op de BOA’s

6

Hierbij gaat het om zogenaamde ‘groene’ boa’s van wildbeheerseenheden en terreinbeherende organisaties

30

BIJLAGE 2

TAKEN, BEVOEGDHEDEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN (Gedelegeerd) opdrachtgever · Beoordeelt de projectmanager op het realiseren van het projectresultaat binnen de in het projectplan vastgestelde normen voor de projectbeheersing (kwaliteit, tijd, geld, organisatie en informatie/communicatie); · Stelt prioriteiten en maakt keuzes; · Vormt het eindpunt van het escalatiekanaal; · Voert met de projectmanager risicoanalyses en -bewaking uit. Projectleider · Is verantwoordelijk voor het realiseren van het projectresultaat volgens de in het projectplan vastgestelde normen voor de projectbeheersing (kwaliteit, tijd, geld, organisatie en informatie/communicatie); · Richt de projectorganisatie in; · Geeft leiding aan het project; · Initieert projectgroepvergaderingen en zit deze voor; · Ondersteunt de voorzitter van de stuurgroep en MT-groep bij het opstellen van de agenda voor stuurgroep en MT-groepvergaderingen; · Stelt deelprojecten in; · Treedt op als opdrachtgever voor deelprojecten; · Zorgt voor SMART gestelde opdrachten van de deelprojecten, zowel qua inhoud als inrichting van het deelproject; · Coördineert deelprojecten; · Installeert en dechargeert deelprojectleiders; · Formuleert voorstellen voor het verkrijgen van benodigde kwaliteit, capaciteit (mensen), huisvesting en middelen; · Signaleert capaciteitsknelpunten voor gedelegeerd opdrachtgever; · Is aanspreekpunt voor projectrealisatie richting opdrachtgever; · Voert (mede) onderhandelingen over meerwerk met opdrachtgever; · Bewaakt dat beslissingen, te nemen door de opdrachtgever, binnen de geplande doorlooptijd genomen worden; · Bewaakt de verplichtingen van de gedelegeerd opdrachtgever; · Koppelt over de voortgang op besluitvorming, projectbeheersing, risico’s en verstoringen terug aan stuurgroep, MT-groep en opdrachtgever. Projectdeskundige · Is rechterhand projectleider: levert (mee)denkkracht en vertaalt ideeën naar papier; · Stelt offerteaanvragen op; · Bereidt opdrachten voor externe deskundigen voor en is verantwoordelijk voor administratieve afhandeling; · Begeleidt externe deskundigen bij de uitvoering van hun opdrachten volgens de in de opdracht vastgestelde normen voor de projectbeheersing (kwaliteit, tijd, geld, organisatie en informatie/communicatie); · Formuleert voorstellen voor het verkrijgen van benodigde kwaliteit, capaciteit (mensen) en middelen; · Richt de organisatie rond de opdracht in. Organiseert de inhoudelijke / specialistische inbreng vanuit de deelnemende organisaties voor de toetsing van rapportages van externe deskundigen; · Initieert vergaderingen met specialisten en zit deze voor; · Geeft leiding aan de specialisten; · Schept de randvoorwaarden die nodig zijn om de externe deskundigen en specialisten goed te kunnen laten functioneren; · Signaleert capaciteitsknelpunten aan de projectleider; · Rapporteert de projectleider over de voortgang van de opdrachten; · Bereidt adviezen voor de project-, MT- en stuurgroep voor; · Bereidt bijeenkomsten van de klankbordgroep en achterban inhoudelijk voor; · Maakt financiële projectadministratie.

31

Projectondersteuner · Organiseert en notuleert vergaderingen (stuurgroep, MT-groep, projectgroep en klankbordgroep). · Houdt de projectfinanciën bij en stelt facturen betaalbaar; · Bewaakt met één van de projectdeskundigen de projectplanning; · Maakt in overleg met de projectleider voortgangsrapportages; · Voert correspondentie (inclusief minutes).

32