1. Pendahuluan Teknologi informasi adalah teknologi yang tiada henti–hentinya memperbaharui teknologinya agar semua aspek yang bersentuhan langsung dengan dunia teknologi informasi dapat dengan mudah mengimplementasikan teknologi informasi dibidangnya, baik langsung maupun tidak. Perencanaan dalam sebuah kegiatan produksi memerlukan sebuah perhitungan yang matang, dan teliti dibuktikan dengan penggunaan banyaknya aplikasi-aplikasi untuk melakukan perhitungan perecanaan produksi, agar dalam membuat perencanaan produksi, khususnya jadwal produksi untuk menghitung kebutuhan pesanan dapat dilakukan dengan tepat dan teliti menggunakan metode make to order. Dalam sebuah perusahaan manufaktur banyak terdapat divisi-divisi yang berkerja untuk mengatur, mengelola, mengawasi jalannya produksi dalam perusahaan, sebuah perusahaan yang mempunyai tingkat produksi yang besar, dalam kesehariannya pasti akan mempunyai divisi yang bertugas merencanakan produksi, dimana divisi perencanaan ini bertugas untuk merencanakan produksi untuk tingkat selanjutnya ataupun menambah produksi yang sedang berjalan, biasanya para perencana produksi ini bertugas sebagai pengambil keputusan tentang efektifitas yang nantinya akan dikerjakan oleh perusahaan tersebut. Adalah PPIC atau Production Planning and Inventory Control yang betindak dalam sebuah perusahaan untuk merencanakan produksi dan mengkontrol bahan baku yang dibutuhkan dalam setiap produksi dalam perusahaan tersebut. Dalam dunia industri, sistem perencanaan hanya sebagian kecil dari sebuah sistem yang mungkin sudah diterapkan dalam sebuah perusahaan, terdapat banyak sistemsistem lain yang mendukung kinerja pekerjanya dalam mengambil keputusan untuk efesiensi dan efektifitas kerja. 2. Kajian Pustaka Penelitian Sebelumnya Kebutuhan akan sebuah aplikasi perencanaan produksi telah dibuktikan dengan sebuah penelitian yang dilakukan oleh Felicia Soedjanto dkk, dalam penelitian yang berjudul perancangan dan pembuatan sistem perencanaan produksi studi kasus PT. VONITA GARMENT, dalam penelitian yang dilakukan dalam membuat aplikasi perencanaan produksi digunakan metode forcasting MAD atau meramalkan pesanan menggunakan actual value tiap periodenya. Nilai error dijadikan nilai mutlak atau sebuah konstanta. Nilai konstanta yang didapat dari nilai error kemudian di jadikan nilai efisiensi untuk jadwal produksi dalam perusahaan, karena nilai efisiensi adalah nilai yang diperlukan untuk mengurangi jatah produksi pada jadwal produksi utama [6]. Penelitian yang dilakukan oleh Pratama dan Nur dalam penelitian yang berjudul kostumisasi perancangan sistem informasi manufaktur pada implementasi POWERMAX studi kasus PT. ALSTOM ENERGY POWER SYSTEM INDONESIA, dimana aplikasi yang dikostumisasi merupakan aplikasi web yang berisikan tentang informasi mengenai MRP (Management Resource Planning) dari produk perusahaan tersebut. Aplikasi MRP pada sebuah perusahaan sangat dibutuhkan untuk mengatur data produksi baik data produk 1
maupun data perencanaan jadwal produksinya [5]. Dalam hal ini dengan membandingkan penelitian yang telah dilakukan. Maka dapat disimpulkan tidak ada sebuah aplikasi khusus untuk menangani tentang perencanaan produksi untuk mengatur penjadwalan waktu produksi yang menggunakan metode make to order. Sistem Produksi Sistem merupakan kumpulan dari berbagai macam komponen yang berinteraksi satu sama lain untuk mencapai tujuan bersama. Sedangkan produksi adalah suatu proses pengolahan input menjadi output. Sehingga dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem produksi adalah kumpulan dari manusia, mesin, uang, material dan metode pada suatu proses produksi untuk menghasilkan barang dan jasa. Menurut Baroto fungsi-fungsi dari Sistem Produksi antara lain: a. Bussiness Planning b. Product Design and Engineering c. Manufacturing Engineering d. Supervision e. Production Planning f. Purchasing g. Production h. Production Control i. Quality Control j. Receiving, Shipping dan Inventory Control [1]. Sedangkan faktor penentu keberhasilan Sistem Produksi diantaranya: a. Kedekatan hubungan antara pekerja dan sistemnya. b. Adanya sistem perencanaan dan pengendalian yang baik [1]. Perkembangan industri dewasa ini ditandai dengan terjadinya perubahanperubahan yang sangat cepat. Implikasi dari perubahan-perubahan ini adalah di satu pihak masyarakt sebagai konsumen mempunyai pilihan yang semakin banyak dan di lain pihak perusahaan industri sebagai produsen didorong secara terus menerus untuk mengikuti arah perubahan kebutuhan masyarakat tersebut. Secara umum misi perusahaan industri adalah memenuhi kebutuhan masyarakat (konsumen) dengan memproduksi barang-barang yang sesuai dengan kebutuhan konsumen. Untuk dapat memerankan misi tersebut, perusahaan industri perlu mengintegrasikan setiap aktivitas baik kegiatan produksi maupun pendukung. Secara umum misi perusahaan industri adalah memenuhi kebutuhan masyarakat konsumen dengan memproduksi barang yang sesuai dengan kebutuhan konsumen. Untuk dapat memerankan misi tersebut, perusahan industri perlu mengintegrasikan setiap akitivitas baik kegiatan produksi maupun pendukung.
2
Gambar 1 Alur Kerja PPIC pada Perusahaan Manufaktur [4]
Gambar 1 merupakan data utama pada penelitian ini, dalam kesehariannya PPIC bertanggung jawab atas berjalannya semua rencana yang telah di rancang sebelumnya, untuk itu peran PPIC dalam semua kegiatan manajemen perusahaan sangat dibutuhkan sebagai media yang bertugas merancang perencaan untuk waktu yang ditentukan. Alur kerja PPIC bermula pada forecast marketing yang dibuat marketing Department kemudia PPIC membuat production planning dan production schedule [4]. Production schedule dibuat bersama pihak produksi dimana dalam produksi kita tahu banyak terdapat teknisi-teknisi produksi yang biasa mengatur jalannya produksi dan mengetahui bahan-bahan apa saja yang dibutuhkan untuk memproduksi suatu barang.
3
Penjadwalan Produksi Proses produksi adalah aktivitas bagaimana membuat produk jadi dari bahan baku yang melibatkan mesin, energi, pengetahuan teknis dan lain-lain. Perencanaan dan pengendalian produksi adalah aktivitas bagaimana mengelola dan mengatur proses produksi tersebut [1]. Perencanaan dan pengendalian produksi memiliki fungsi dan aktivitas-aktivitas, yaitu mengelola pesanan dari pelanggan, meramalkan permintaan,mengelola persediaan, menyusun rencana agregat, membuat jadwal induk produksi, merencanakan kebutuhan, melakukan penjadwalan pada mesin dan fasilitas produksi, monitoring dan pelaporan serta evaluasi [1]. Penjadwalan produksi adalah pengaturan waktu, pengetahuan, teknologi, sumber daya yang dimiliki dari suatu kegiatan operasi. Penjadwalan mencakup kegiatan mengalokasikan fasilitas, peralatan ataupun tenaga kerja bagi suatu kegiatan operasi dan menentukan urutan pelaksanaan kegiatan operasi produksi. Tujuan penjadwalan untuk meminimalkan waktu proses, waktu tunggu langganan dan tingkat persediaan serta penggunaan yang efisien dari fasilitas, tenaga kerja dan peralatan. Penjadwalan yang baik akan memberikan dampak positif, yaitu rendahnya biaya operasi dan waktu pengiriman yang akhirnya dapat meningkatkan kepuasan pelanggan [2] Penjadwalan operasi produksi merupakan penetapan waktu (timing) serta penggunaan sumber daya dalam kegiatan operasi produksi. Penetapan waktu berkenaan dengan masalah pengurutan atau sequencing dan penggunaan sumber daya untuk kegiatan operasi produksi berkenaan dengan masalah penugasan kerja (job assignment) atau pembebanan kerja pada fasilitas produksi [2]. Make To Order Make To Order adalah tipe industri yang membuat produk hanya untuk memenuhi pesanan. Rencana produksi disusun berdasarkan jumlah peramalan untuk horison waktu yang direncanakan dikurangi selisih antara target akhir backlog dan backlog awal [3]. Pernyataan ini dinyatakan dengan persamaan dibawah ini:
PP = Peramalan + (target backlog akhir – backlog awal) Dimana Target backblog akhir = waktu akhir pemesanan Target backblog awal = waktu awal pemesanan Untuk menghitung lamanya proses produksi dengan menggunakan metode ini adalah sebagai berikut:
4
tP =
n Order
t Kebutuhan waktu = kapasitas mesin untuk memproduksi = produk/waktu kapasitas
Dimana tP = waktu produksi n Order = banyaknya produk pesanan t = kebutuhan waktu/lama waktu pesanan Karakteristik Make To Order adalah: 1. Inputnya bahan baku 2. Biasanya untuk supply item dengan banyak jenis 3. Harga cukup mahal 4. Perlu keahlian khusus 5. Komponen biasanya dibeli untuk persediaan Biasanya perusahaan yang berdasarkan order adalah perusahaan garment atau pabrik tekstil. Teknik penjadwalan yang benar tergantung pada volume pesanan, ciri operasi dan keseluruhan komplesitas pekerjaan, sekaligus pentingnya tempat pada masing-masing tempat pekerjaan. Empat kriteria untuk efisiensi penggunaan penjadwalan produksi adalah : 1. Meminimalkan waktu penyelesaian atau dengan menentukan rata-rata waktu penyelesaian pekerjaan. 2. Memaksimalkan utilisasi atau dengan menggunakan fasilitas dengan efisien. 3. Meminimalkan persediaan barang dalam proses termasuk jumlah pekerjaan, persediaan. 4. Meminimalkan waktu tunggu pelanggan atau pemesan [3]. Diagram Gantt Diagram Gantt merupakan alat bantu visual yang sangat berguna dalam pembebanan dan penjadwalan. Diagram ini menvisualisasikan penggunaan sumber daya seperti dalam penelitian ini produk yang dihasilkan dari waktu yang sudah ditentukan. Pada saat digunakan untuk pembebanan, diagram gantt menunjukan waktu, pembebanan waktu dan waktu menganggur dari setelah sebuah produk yang dipesan selesai atau terpenuhi pesanannya [3]. 3. Metode Penelitian Metode penelitian dalam membangun aplikasi perencanaan penjadwalan produksi adalah metode iteratif. Metode ini akan membantu dalam penguasaan proses bisnis dan alur sistem. Karena suatu sistem besar dibagi-bagi menjadi beberapa bagian kecil maka akan lebih muda menguasainya. Saat satu bagian sudah dengan baik dipahami, maka dapat berpindah ke bagian berikutnya sebagai proses iteratif selanjutanya. Dalam memulai membangun aplikasi menggunakan 5
metode iteratif ini langkah pertama untuk membangun aplikasi adalah proses requirement atau membuat daftar kebutuhan sistem, seperti model data produksi, rumus perhitungan waktu produksi. Langkah kedua adalah membuat desain dan analisa proses apa saja yang dibutuhkan oleh aplikasi seperti proses untuk membuat rumusan produk pada BOM (Bill of Materials), langkah ketiga adalah implementasi dari hasil analisa dan desain aplikasi, dengan kata lain adalah membangun aplikasi dari mulai desain interface hingga implemenasi coding atau kode program. Langkah berikutnya adalah melakukan testing atau pengujian program, agar ditemukan fungsi atau proses yang kurang dari sistem yang sudah dibangun. Langkah terakhir adalah evaluasi guna menemukan kekurangan ataupun kelebihan pada aplikasi, metode iteratif ini berlangsung secara iteratif atau berulang, hingga dihasilkan aplikasi yang tepat guna menurut penggunaannya. 4. Hasil Pembahasan dan Implementasi Aplikasi yang baik tentunya harus dapat melakukan manajemen data dengan baik, rapi dan cepat. Perubahan data secara realtime dan berlangsung secara terus menerus harus dapat ditangani dengan meminimalkan kesalahan pemrosesan (error processing). Berdasarkan permasalahan tersebut, aplikasi ini dibuat dengan pemrosesan data secara cepat, tepat dan menekan kesalahan proses. Dengan sistem input berupa form, pengguna dapat memasukan sendiri data produk yang akan diolah menjadi data jadwal produksi, yang nantinya akan dijadikan perencanaan jadwal secara dinamis berdasarkan alur bisnis (bussiness flow) yang ada. Pada halaman aplikasi utama pengguna bisa mendapatkan informasi, mencari, menambahkan, mengubah dan menghapus data, dimana akses tersebut diinformasikan dalam satu halaman. Hal ini diharapkan dapat memudahkan bagi pengguna aplikasi ketika harus dituntut untuk mengawasi perubahan data secara realtime. Alur proses perencanaan jadwal produksi aplikasi akan dijelaskan dengan gambar dibawah ini :
6
Gambar 2 Alur Proses Perencanaan Jadwal Produksi [4]
Pada Gambar 2 dijelaskan alur aliran data dari proses perencanaan produksi, alur perencanaan penjadwalan produksi dimulai dari bagian purchasing dan marketing yang menerima surat invoice atau biasa disebut surat pesanan produk dalam penelitian ini disebut product orders. Untuk menganalisa akan kebutuhankebutuhan yang diperlukan dalam memproduksi pesanan tersebut divisi penjualan produk memberikan surat invoice tersebut kepada bagian divisi manufacturing untuk nantinya dianalisa dan dapat diketahui apa-apa saja yang dibutuhkan untuk memproduksi pesanan, dalam penelitian ini data yang dibutuhkan adalah data produk dari divisi inventory management data sebagai data inventaris, divisi part master bill of materials data sebagai penyusun produk sehingga produk dapat dirumuskan kebutuhannya, purchasing dan vendor sebagai divisi yang menangani bagian pembelian bahan-bahan yang nantinya dibutuhkan. Bagian material planning dan master planning schedule data adalah yang bertugas mengambil semua data dan mengolahnya dengan menganalisa surat invoice yang diterbitkan tadi, parameter-parameter diatas adalah parameter kebutuhan untuk merencanakan jadwal induk produksi dalam suatu perusahaan manufacturing, dengan menggunakan data diatas para perencana produksi akan meramalkan dengan analisa produksi yang ada, kemudian analisa tersebut dijadikan bahan pertimbangan bagi perusahaan untuk menerima atau tidaknya pesanan produk yang dipesan oleh pelanggan.
7
Aplikasi Perencanaan Jadwal Produksi
Production
Calcutation Method, DB Connection, Etc
Response
DB
Request
Browser (FireFox, Chrome, Etc)
Gambar 3 Arsitektur Sistem Aplikasi Perencanaan Jadwal Produksi
Gambar 3 adalah gambaran arsitektur sistem perencanaan jadwal produksi dalam penelitian ini, dapat dijelaskan penggunaan basis data sebagai penyimpan data utama aplikasi untuk dimanipulasi, yang diteruskan kedalam aplikasi yang berbentuk sebuah web application, terdapat request dan respone sebagai cara untuk mengakses semua fungsi dan data pada aplikasi dari browser yang digunakan untuk mengakses aplikasi. Didalam arsitektur aplikasi yang berisi fungsi perencanaan, metode make to order, terdapat sebuah framework sebagai middleware untuk menengahi dan menjembatani jalannya aplikasi
Gambar 4 Pengkodean untuk menghitung jumlah penggunaan bahan dari tabel BOM
Seperti yang dijelaskan pada gambar sebelumnya, pada halaman BOM (Bom of Materials) terdapat fungsi aritmatika untuk menghitung jumlah penggunaan bahan-bahan yang dipakai oleh sebuah produk, gambar diatas menjelaskan 8
tentang pengkodean atau coding untuk menghitung jumlah penggunaan bahanbahan produk yang diambil dari tabel BOM.
Gambar 5 Pengkodean untuk menghitung jumlah penggunaan waktu dari tabel BOM
Gambar 5 adalah gambar pengkodean atau coding yang menjelaskan implementasi untuk menghitung jumlah penggunaan waktu dalam memproduksi produk, yang parameternya diambil dari field reqtime pada tabel BOM yang dipunyai oleh setiap record atau rekaman dalam tabel, kemudian diambil dengan cara membuat perulangan, dan dimasukan kedalam variabel LIST
yaitu variabel yang bisa menyimpan banyak data dalam sebuah blok memori, kemudian hasil penyimpanan tersebut dihitung dan dijumlahkan.
Gambar 6 Tampilan Halaman Product Requirement
Gambar 6 adalah gambar yang menjelaskan tentang tampilan halaman Product Requirement, dimana halaman diatas berguna untuk mengetahui tentang informasi 9
kebutuhan bahan-bahan, pekerja dan waktu/kapasistas mesin untuk membuat sejumlah produk.
Gambar 6 Tampilan Halaman Product Inventory
Gambar 7 menjelaskan tentang halaman Product Inventory, halaman Product Inventory digunakan untuk mengetahui informasi tentang inventaris sebuah produk dalam sistem produksi, dan sebagai paramenter dalam merencanakan penjadwalan produksi.
Gambar 8 Tampilan Halaman View Schedule Plan
Gambar 8 adalah gambar dari halaman View Schedule Plan, dimana fungsi halaman diatas adalah hasil dari analisis pesanan produk yang dijadikan sebuah 10
tabel yang mempunyai chart berupa gant chart. Gant chart adalah sebuah Chart untuk menampilkan blok penggunaan waktu dalam sebuah tabel. Halaman diatas mempunyai dua analisis yaitu analisis untuk perencanaan penjadwalan produksi berdasarkan pesanan yang tidak memakai inventaris produk sebagai bahan utama, dan perencanaan penjadwalan produksi yang memakai inventaris produk sebagai bahan utama produksi. Terdapat beberapa fungsi untuk menganalisa data pesanan produk dari tabel product_order.
Gambar 9 Pengkodean untuk menghitung total waktu produksi dalam 24 jam
Gambar 10 Pengkodean untuk menghitung kapasistas mesin memproduksi dalam 24 jam
Untuk menghitung penggunaan total waktu produksi dalam 24 jam maka gambar diatas menjelaskan implementasi penggunaan waktu produksi pada kapasistas mesin / 24 jam dan menghitung berapa kali kapasitas mesin digunakan.
11
Gambar 11 Pengkodean untuk menghitung kebutuhan pekerja dalam 24 jam
Pada gambar 11 menjelaskan tentang pengkodean menghitung jumlah kebutuhan pekerja dalam 24 jam.
Gambar 12 Pengkodean untuk menghitung kebutuhan waktu produksi pesanan.
Gambar 12 menjelaskan pengkodean untuk menghitung kebutuhan waktu produksi menurut pesanan dengan tidak memakai inventaris produk sebagai bahan utama, perhitunan kebutuhan diambil dari (jumlah pesanan / kapasitas waktu produksi dalam 24 jam )* 24 jam.
12
Gambar 13 Pengkodean untuk menghitung kebutuhan waktu produksi pesanan berdasarkan inventaris produk.
Untuk menghitung kebutuhan waktu produksi dengan inventaris produk sebagai bahan utama, maka pertama yang harus dilakukan adalah dengan mengurangi pesanan dengan inventaris produk yang ada, kemudian sisa yang didapat dihitung sama dengan perhitungan untuk kebutuhan waktu produksi, yaitu jumlah sisa pesanan / kapasitas waktu produksi dalam 24 jam )* 24 jam Pengujian Untuk lebih memperjelas penggunaan aplikasi maka dalam penelitian ini dilakukan pengujian guna mengetahui sejauh mana aplikasi dapat merencanakan sebuah jadwal produksi, mengatur jadwal. Pengujian dilakukan oleh koresponden yang mengetahui tentang metode perhitungan jadwal produksi menggunakan metode make to order pada sistem produksi di perusahaan, dibutuhkan 10 koresponden untuk menguji aplikasi guna mendapatkan hasil yang diharapkan. Pengujian dilakukan secara langsung menggunakan aplikasi, dan data diambil dari sampel data produksi pada perusahaan XYZ, yang mempunyai hasil produksi berupa mainan anak-anak, dan yang paling penting adalah perusahaan XYZ menggunakan metode produksi make to order dalam sistem produksinya dikarenakan karakteristik perusahaan yang notabene adalah perusahaan garment Pengujian dilakukan berdasarkan : 1. Kemudahan penggunaan. 2. Error testing atau error catching. 3. Penggunaan metode make to order (implementasi dalam perhitungan). 4. Hasil perencanaan. 13
Adapun hasil dari pengujian yang dilakukan adalah sebagai berikut : Tabel 1 Hasil pengujian dari koresponden
Koresponden
Kemudahan Pemakaian ( User Interface)
Error Testing (Validation , Error Catching)
Koresponden 1 Koresponden 2 Koresponden 3 Koresponden 4 Koresponden 5 Koresponden 6 Koresponden 7 Koresponden 8 Koresponden 9 Koresponden 10
B C B C B C C B C B
C B B C B C B B C C
Perhitungan waktu produksi (metode make to order) B B B B B B B B B B
Analisa kebutuhan hasil Perencanaan (Perhitungan) B B B B B B B B B B
Tabel 1 menjelaskan tentang sumber data primer dari hasil pengujian yang dilakukan oleh koresponden. Data tersebut diolah menjadi tabel hasil pengujian berisikan informasi kepuasan akan aplikasi perencanaan penjadwalan produksi yang menggunakan metode make to order, terdapat kekurangan dan kelebihan program dalam implementasinya. Tabel 2 Keterangan penilaian pengujian
Keterangan SB B C K
Sangat Baik Baik Cukup Kurang
Data Sampel yang digunakan dalam pengujian adalah sebagai berikut : Tabel 3 Data produk sampel untuk pengujian
Product ID T190A T190A T190A T190A
Product Part T190A-3421A T190A-6752A T190A-8756A T190A-BZ190
Standart Hour 0.112 0.698 0.428 0.421
Quantity Requirement 14 pcs 32 pcs 27 pcs 18 pcs
Tabel 3 adalah data primer yang digunakan untuk membangun aplikasi penjadwalan produksi, data produk pada tabel digunakan untuk menjadi model tabel pada aplikasi, yang dimanipulasi menurut fungsinya. 14
9. Simpulan Terealisasinya suatu aplikasi untuk mengelola rencana penjadwalan produksi yang dapat membantu proses produksi pada perusahaan manufaktur dengan metode make to order. Penggunaan metode make to order menjadi karakteristik aplikasi yang secara penggunaannya harus digunakan pada perusahaan tekstil atau garment. Secara teori dalam metode make to order tidak memakai bahan dasar berupa inventaris produk sebagai produk pengganti pesanan, namun untuk mempersingkat waktu produksi dalam memenuhi pesanan, diasumsikan penggunaan inventaris produk serupa dalam inventaris produk. Maka hal ini menjadi dasar pemikiran untuk mengurangi beban waktu untuk jadwal perencanaan produksi pada aplikasi. Dari hasil pengujian diketahui bahwa implementasi dari perhitungan metode make to order sangat baik digunakan untuk sebuah perusahaan industri manufaktur yang berkarakteristik perusahaan garment dikarnakan perhitungan yang menghitung kebutuhan waktu pesanan dan beban penggunaan jadwal produksi yang sangat rinci karna ditampikan dalam diagram Gantt dan keutamaan aplikasi adalah implementasi rumus awal dari metode make to order. 9. Daftar Pustaka [1] Baroto, Teguh., 2002., Perencanaan dan Pengendalian Produksi, (1sted). Jakarta. Ghalia Indonesia. [2] Herjanto, E,. ,1999., Manajemen Produksi dan Operasi, Edisi Kedua, Jakarta: Grasindo. [3] Render, Berry & Heizer , Jay,. 2001., Prinsip-Prinsip Manajemen Operasi, Jakarta: Salemba Empat. [4] Wahyudi, Eddy,. 2010., Usulan Perancangan Sitem Informasi Jadwal Induk Produksi Kayu di UD Putra Dinamis Tasikmalaya, Bandung :Unikom. [5] Wicaksana Pratama , Irawan Nur,. 2008., Kostumisasi Rancangan Sistem Informasi Manufaktur pada Implementasi POWERMAX (Studi Kasus PT. ALSTOM POWER ENERGY SYSTEM INDONESIA), Surabaya :ITS. [6] Soedjanto, Felicia., 2006., Perancangan dan Pembuatan Sistem Perencanaan Produksi (Studi Kasus pada PT. Vonita Garment), Surabaya : Universitas Kristen Petra.
15
