District Trainingsdag 11 april Workshop ‘Communicatie met leden’ Presentatie door Christine Barnhard
Clubs zijn de hoeksteen van Rotary. Wekelijkse bijeenkomsten bieden de gelegenheid van het gevoel van fellowship in de club en professionele en persoonlijke kennis te verrijken. Onze clubs zijn het hart van Rotary. Op de wekelijkse bijeenkomsten ontmoeten de leden hun vrienden, horen wat er speelt in onze samenleving/omgeving, en kunnen er plannen worden gedeeld en ideeën worden uitgewisseld om een duurzame verandering of verbetering te creëren. Je contacten in de club geven je de kans om vaardigheden zoals in het openbaar spreken, project management, evenementen organisatie te ontwikkelen. Je ontmoet interessante mensen uit je eigen omgeving en uit de hele wereld. Je kunt leren hoe je lokale en internationale problemen of zaken kunt hanteren of oplossen die belangrijk zijn voor jou en de andere leden. In die wekelijkse Rotary bijeenkomst van maximaal twee uur per week zullen er heel veel zaken worden uitgewisseld en besproken moeten worden. Onderling gecommuniceerd. Gezellig aan de bar en tafel en tijdens de maaltijd en eventueel daarna ‘de plakcommissie.’ In feite een hele uitdaging. Zeker voor de voorzitter die het formele deel in banen leidt. Hij krijgt hier tijdens de PETS een goede training voor maar hoe staat het met de andere leden zoals jullie?
Hebben jullie het gevoel dat jij of anderen op een clubavond goed aan bod komen? Wordt er goed geluisterd, kennis genomen van spelende zaken en hier ook op ingespeeld? Is er voldoende ruimte om te ‘brainstormen’ en oplossen van persoonlijke- of clubproblemen? Vele clubs kennen het drie minutenpraatje of het vijf minutenpraatje waar niet een maar meerdere aanwezigen iets heel kort melden. Bij het geven van een rondje krijg je ook gelegenheid om de reden van hiervan te vertellen.
Uitgebreider komt een Rotarian over het voetlicht tijdens het beroepspraatje of levensverhaal. Het levensverhaal kan ook later nog eens herhaald worden of ter afsluiting van iemands carrière, bij het verlaten van de arbeidsmarkt. Dit laatste is heel zinvol, interessant en goed voor de verteller omdat hij een duidelijk beeld vormt van zijn af te sluiten periode. Leerzaam voor de jongeren, wat waren de valkuilen en hoe is deze Rotarian daarmee omgegaan. Het is heel fijn om zaken in een vriendschappelijke sfeer te delen, met mensen uit een heel andere branche. Zij kunnen met onverwacht goede reacties en zienswijze jouw mogelijke dilemma verlichten. Tijdens de running diners, fire-sites of avondjes van zes, komen leden bij elkaar thuis. Vaak wordt er een bepaald thema besproken, gediscussieerd, maar de gezelligheid voert hopelijk de boventoon.
2
Opgemerkt wordt dat men in tijdens de groepjes van zes zich meer durft uit te spreken. Helaas komen deze ontboezemingen niet terug bij de clubbijeenkomst. Sommige leden slaan hun levensbericht liever over. De programma commissie stemt de avonden af met de clubleden. Bijeenkomen op een andere locatie is vaak heel leuk! Gekoppeld aan een bezoek aan bijvoorbeeld museum, expositie, scheepswerf, archief, sterrenwacht, bedrijf, waterwingebied, kookschool, wijnkelder, brandweerkazerne of zangavond met alleen Nederlandse liedjes. Op zo’n avond zie je elkaar in een andere sfeer en ontdek je nieuwe kwaliteiten van je clubleden. Je leert elkaar anders kennen en op een andere manier met elkaar ‘communiceren.’
Er zijn natuurlijk nog meer momenten waarop Rotarians met elkaar optrekken. Tijdens de uitwisselingen met de zuster clubs, bij internationale jeugduitwisselingen, bezoeken aan districts activiteiten DisCon bijvoorbeeld. Wellicht eens een Internationale Conventie met clubleden bezocht? Een aanrader! Amerikanen bouwen hierom hun eigen jaarlijkse vakantie omheen! Alleen zouden ze niet meteen naar Rio de Janeiro gaan maar met de Conventie wel en nemen dan deel aan diverse excursies en meerdaagse trips. Het betrekken van de familie bij bijvoorbeeld Kerstfeest. Kinderen een rol geven, optredens, wel/geen cadeautjes. Familiedag: zeilles voor ( klein)buurkinderen, barbecue. Bezoeken aan zusterclubs meenemen. Hierna volgen twee voorbeelden van communicatie met leden: 1. Een uitnodiging aan leden. Partners en kinderen om deel te nemen aan het zomerprogramma 2. Een aankondiging van een bijzonder clubprogramma
3
4
Naast de club service projecten zijn kerst zijn de nieuwjaarsreceptie en bestuurswisseling de hoogtepunten in het jaar. Vergeet op bepaalde dagen de Past Rotarians, oud-leden en partners overleden Rotarians niet. De voorafgaande punten zaken hebben veel te maken met de sfeer in een club en de fellowship gedachte. In een service-club leeft echter meer…….
Informeren en motiveren helpen de onderlinge fellowship te versterken en deelname aan clubactiviteiten en serviceprojecten te verhogen. Tijdens de clubavond ‘clubzaken’ komen alle commissievoorzitters aan het woord.
5
Tijdens de clubavond ‘clubzaken’ komen alle commissievoorzitters aan het woord. In iedere club verloopt deze avond anders. In clubzaken komen beslissingen van het kleine- of grote bestuur aan bod. Gebeurt dit overal en zijn de beslissingen altijd wel helder? Het is belangrijk dat alle leden de avond van clubzaken aandacht en levendige invulling geven. Een moment om elkaar te ‘belonen’ en te ‘enthousiasmeren’ voor het werk verricht voor de Rotary Club en zijn activiteiten/projecten. Openheid is belangrijk en alle leden verdienen goed geïnformeerd te worden over wat er in de club gaande is. Dit vergroot de betrokkenheid.
Interne communicatie in de club kan zowel doeltreffend als aangenaam zijn. Pas op voor ‘ruis’ of een ‘overkill.’ In een ‘crisissituatie is de voorzitter of vervanger is de woordvoerder en informeert de leden en anderen. Probeer de uitnodiging, het programma en het weekbericht leuk te brengen. Plaats het uitnodigende programma zichtbaar in de e-mail. Bij het versturen van een weekbericht even in het kort interessante punten noemen, als het kan met een toepasselijke afbeelding. 1) Jaarplan, jaarplanning en jaarverslag. In het jaarplan (uit te reiken voor de bestuurswisseling) kunnen alle commissies hun programma/doelen bekend maken. De jaarplanning met daarin vastgelegd de DB en AB vergaderingen, bezoek gouverneur en districts activiteiten en andere Rotary activiteiten. Het jaarverslag mag ook niet gemist worden aan het eind van het jaar, mondeling/geprint en digitaal. 2) Programma aankondiging/weekbericht/clubnieuws via e-mail en op de website plaatsen, evenals de Rotary activiteiten in de regio. 6
3) Link in de weekbrief naar de nieuwsbrief van de Gouverneur 4) Gebruik Facebook voor het promotien van Rotary activiteiten. Door iedereen te gebruiken zonder webmaster en eenvoudig te delen. 5) Deel het Rotary Magazine uit tijdens een bijeenkomst en blader het samen even door. 6) Rotary App. voor attendance, adressen clubleden, nieuws op websites en de chat. De chat is heel actueel en dynamische. Direct het nieuws met beelden. 7) Maak handig gebruik van Skype of Face-time: Ook handig voor commissies. Ook tijdens verblijf in het buitenland voordelig bellen en chatberichten achter laten. Handig voor groepsvideobellen/kort vergaderen. Sneller knopen doorhakken, geen agenda’s meer trekken voor over 4 weken. Het Rotary jaar is maar kort! Bij evenementen even snel vergaderen ’s morgens om half acht bijvoorbeeld.
Interne communicatie brengt Rotarians samen en zorgt ervoor dat er goed ‘gewerkt’ Sta open voor vernieuwing het Rotary rad draait immers altijd Wissel aan tafel regelmatig van tafelheer-dame. Sommige clubs regelen dit door ‘nummertjes’ te laten trekken. Experimenteer met andere tijden. Clubs die later op de avond bijeenkomen sluiten vaak beter aan bij de behoeften van jongere leden. Deze Rotarians kunnen samen met hun kinderen eten en bespaart hen ook op de uitgaven. De andere Rotarians kunnen natuurlijk wel vooraf samen eten.
7
