17
Directieverslag
Stichting Trimenzo 2013
Inhoudsopgave
1. Inleiding 1 2. Algemene informatie 3 2.1 Juridische structuur 3 2.2 Interne organisatie en bezetting 3 2.3 Kernactiviteiten: producten, diensten en geografische gebieden 4 2.3.1 AWBZ 4 2.3.2 WMO 4 2.3.3 Diensten 4 2.3.4 Werkgebied 4 2.4 Doelstelling en missie 4 2.5 Belangrijke elementen van het gevoerde beleid 4 2.5.1 Governance Code 4 2.5.2 Wet op de Ondernemingsraden 5 2.5.3 Cliëntenraden 5 2.5.4 Planning & Control - Strategisch beleid 5 2.5.5 ISO 9001/HKZ Certificatie 6 2.5.6 Controleverklaring 6 2.5.7 Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg en cliënttevredenheid 6 3. Financiële informatie 7 3.1 Resultaat en vermogen 7 3.2 Ontwikkelingen in het resultaat 7 3.3 Investeringen 8 3.4 Financiering en liquiditeit 8 4. Voornaamste risico’s en onzekerheden 9 4.1 Strategie en risicomanagement 9 4.2 Operationeel: processen en geïntegreerd risicobeheersingsysteem 10 4.3 Medewerkers 10 4.4 ICT 11 4.5 Financieel 11 4.6 Financiële verslaglegging 11 4.6.1 Waardering vastgoed 11 4.6.2 Huur of leasing van onroerend goed 11 4.7 Wet- en regelgeving 12 4.7.1 Naleving van Zorgbrede Governancecode 2010 12 4.7.2 Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WNT) 12 5. Financiële instrumenten 13 6. Toepassing van gedragscodes 14 7. Maatschappelijke aspecten van het ondernemen 15 7.1 Milieuaspecten 15 7.2 Sociale aspecten 15 7.2.1 Reorganisatie WMO B.V. 15 7.2.2 Scholing 15 7.2.3 Ziekteverzuim 16 7.2.4 Melding incidenten medewerkers (MIM) 16 7.3 Economische aspecten 16 8. Onderzoek en ontwikkeling 17 9. Toekomst 18
1. Inleiding
In 2013 werden intramurale instellingen in Nederland geconfronteerd met de gevolgen van de door de overheid ingezette transitie, zo ook Trimenzo. Zorgzwaartepakketten 1 en 2 werden niet meer geïndiceerd en hetzelfde zou in 2014 gelden voor de zorgzwaartepakketten 3 en 4. Later in het jaar werd dit bijgesteld en bleef het bij het niet meer indiceren van zorgzwaartepakket 3. Daarnaast werden flinke bezuinigingen aangekondigd bij de WMO en waren er zeer wisselende berichtgevingen over de verdere transities. Er zijn nog veel onzekerheden, zoals bijvoorbeeld de aansturing van de wijkverpleegkundige en op welke wijze deze in de toekomst wordt gefinancierd. Wordt deze bij de gemeente ondergebracht of mogelijk verankerd in de zorgverzekeringswet? Hoewel het moeilijk is om onder deze omstandigheden tot een nieuwe strategische koers te komen voor de organisatie, is dit toch gelukt. In december 2013 werd het strategisch beleidsplan 2014 - 2016 vastgesteld door de Raad van Toezicht. Dit plan kwam tot stand na diverse voorbereidende gespreksrondes met cliëntenraden, medewerkers, vrijwilligers, de ondernemingsraad en stakeholders. Het heeft ons erg geholpen dat de brancheorganisatie ActiZ met een impactanalyse kwam. Dit is een spreadsheet waarin het regeringsbeleid in formules is uitgewerkt en zo te confronteren is met de ontwikkelingen bij Trimenzo. Dit was weer de basis voor een drietal scenario’s waarbij wij uiteindelijk voor één scenario gekozen hebben. Bij dit scenario blijven wij het pas geopende nieuwe woonzorgcentrum het Grotenhuis vooralsnog open stellen voor verzorgingshuiszorgcliënten, zij het dan voor zorgzwaartepakket 4 en hoger. De Martinushof wordt langzamerhand omgebouwd naar verpleegcentrum met kleinschalig wonen voor dementerenden. De eerste twee groepen werden in 2013 geopend en Trimenzo verkreeg hiervoor de capaciteit en de BOPZ-erkenning. De volgende twee groepen worden in 2014 gerealiseerd. Tot slot werd op de Benring samen met zorgorganisatie ’s Heeren Loo en woningcorporatie Habion (eigenaar van het pand) een experiment gestart met als resultaat dat begin 2014 een beleidsplan getekend kon worden onder de titel: ‘de Benring een 2e jeugd’. Hierbij is gekozen voor een flexibel model. In de Benring kunnen ouderen wonen met en zonder verblijfsindicatie, samen met de cliënten met een verstandelijke beperking van ’s Heeren Loo. In de aanleunwoningen gaan jongeren wonen die ook mee gaan helpen in het woonzorgcentrum. Daarnaast werd een begin gemaakt met de oprichting van de Woonzorgcoöperatie Voorst e.o. die mogelijk een rol gaat spelen in de exploitatie van de ontmoetingsruimte, de woningtoewijzing en het verenigingsleven in de Benring. Een en ander is geïnitieerd omdat het de verwachting is dat langzamerhand het aantal situaties waarbij sprake is van scheiden van wonen en zorg zal toenemen en dus het intramurale activiteitenprogramma minder zal worden. In het gekozen scenario van ons nieuwe beleidsplan zullen de thuiszorgmogelijkheden sterk worden uitgebreid. Er werden meer (wijk)verpleegkundigen aangesteld en er werd veel deskundigheidsbevordering georganiseerd. De relatie met ziekenhuizen, huisartsen en de lokale welzijnsorganisatie Mens en Welzijn werd verstevigd. Daarnaast koos de organisatie voor een grote mate van zelfsturing, geboden via kleine wijkgerichte teams, en werden de functies zorgmanager en teamleider opgeheven. Hiervoor in de plaats komen wel teamcoaches die de zelfsturende teams gaan ondersteunen. In plaats van een intramurale- en extramurale divisiemanager werd besloten dat 1
er twee regionale managers Wonen & Zorg gaan komen. Dit geheel passend bij de extramuraliseringstendens in Nederland en het feit dat woonzorgcentra nu ook nadrukkelijker een wijkgerichte functie gaan krijgen ter ondersteuning van de ‘eigen kracht beweging’, ook wel participatiemaatschappij genoemd. In 2013 werd Trimenzo weer aanbesteed voor de huishoudelijke verzorging (HV). Ondanks de aangekondigde bezuiniging in 2015 van 40 % gaf dit toch weer twee jaar perspectief. Echter was er nu wel nadrukkelijk een onderscheid in het tarief voor HV 1 zonder regieondersteuning en HV 2 met regieondersteuning. Dit resulteerde ook in twee verschillende schalen voor de medewerkers waarvoor een sociaal plan noodzakelijk was. Na overleg met de vakbond werd hierover overeenstemming verkregen met de ondernemingsraad in het volle besef dat ingrijpende maatregelen zou inhouden voor de medewerkers HV1. De ondernemingsraad toonde hierbij echter moed in de wetenschap dat het alternatief zou zijn om niet mee te doen met de aanbesteding hetgeen zou resulteren in collectief ontslag, zoals elders in het land wel besloten werd. Veel medewerkers konden met extra uren wel de hoogte van het inkomen repareren. Tot slot werden samen met Humanitas Deventer, Zorggroep Raalte en het Deventer Ziekenhuis voorbereidingen getroffen om per 1 januari 2014 in deze organisaties via een gezamenlijk franchisemodel een zorghotel te openen onder de naam ‘zorghotel IJsselvallei’. Het hoge tempo waarin dergelijke ingrijpende veranderingen doorgevoerd moesten worden veroorzaakte veel onzekerheid bij cliënten en hun familieleden, medewerkers en vrijwilligers. Veel is er over deze veranderingen gecommuniceerd in groepen, individueel, met stakeholders en via de media. Trimenzo is een lokale organisatie, dus was er veel interactie met de omgeving hierover. Wij kregen gelukkig na een zware intakeprocedure een goedkeuring voor een ‘In voor Zorg!’ traject vanuit het Ministerie van VWS. Een jaar lang ontvingen wij gedurende twee dagen in de week ondersteuning van de heer Geertjan Bosscha, geheel gefinancierd door de overheid. Samen met de divisiemanagers als projectleiders, MT- en stafleden, teamleiders en medewerkers werd binnen de contouren van het concept strategisch beleidsplan, de organisatie van onderaf weer opgebouwd. Dit resulteert in 2014 in twee reorganisatienota’s voor zorg en gastvrijheid die de basis vormen voor de implementatie van de veranderingen. Tot slot koos Trimenzo voor een nieuwe positioneringsondersteunende slogan voor presentatie naar de buitenwereld. Deze slogan is: Trimenzo, samen met U. Een mooie symboliek hoe wij als lokale organisatie de burgers van Voorst willen ondersteunen bij het nieuwe model, waarbij de overheid een grotere mate van zelfstandig wonen in combinatie met meer mantelzorg stimuleert. Een goede ontwikkeling geheel passend bij de wensen van ‘de nieuwe oudere’. Maar men zich ervan verzekeren dat als er hulp en ondersteuning nodig is, Trimenzo klaar staat om deze te bieden.
2
2. Algemene informatie
2.1 Juridische structuur
De rechtsvorm van Trimenzo is een stichting. Onder deze stichting ressorteren drie besloten vennootschappen, te weten Trimenzo AWBZ BV, Trimenzo WMO BV en Trimenzo Diensten B.V.
2.2 Interne organisatie en bezetting
Stichting Trimenzo kent een Raad van Toezicht, een Raad van Bestuur (directeurbestuurder) en een managementteam. De Raad van Toezicht legt de aansturing van de organisatie binnen het vastgelegde beleid neer bij de Raad van Bestuur. De directeur-bestuurder geeft leiding aan de divisiemanagers, die verantwoordelijk zijn voor de aansturing van hun divisie. Trimenzo heeft een ondernemingsraad, een cliëntenraad namens de divisie Woonzorgcentra en een cliëntenraad namens de divisie Thuiszorg & Hulp. In 2013 is een aanzet gemaakt tot de samenvoeging van beide cliëntenraden tot één gezamenlijke cliëntenraad voor de gehele organisatie.
2.2.1 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten 2013
2012
Aantal/bedrag
Aantal/bedrag
Aantal intramurale cliënten
163
173
Aantal extramurale cliënten
651
606
176
178
Aantal intramurale verzorgingsdagen
60.757
67.294
Aantal uren extramurale productie
43.547
33.546
444
458
196,88
188,58
Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar
13.474.277
12.999.664
Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten
11.172.160
10.682.531
2.302.117
2.317.133
Kerngegevens Cliënten
Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf Productie
Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst Bedrijfsopbrengsten
Waarvan overige bedrijfsopbrengsten
3
2.3 Kernactiviteiten: producten, diensten en geografische gebieden Trimenzo levert de volgende producten en diensten: 2.3.1 AWBZ • Persoonlijke verzorging • Verpleging • Begeleiding • Verblijf 2.3.2 WMO • Huishoudelijke verzorging (HV-1) • Huishoudelijke verzorging (HV-2) 2.3.3 Diensten Trimenzo Particuliere Zorg & Diensten is opgestart in 2012. Er zijn verschillende particuliere diensten ontwikkeld, zoals verzorging, huishoudelijke hulp, personenalarmering, zorgopvolging na alarmering, begeleiding en bemiddeling. 2.3.4 Werkgebied Het werkgebied van Trimenzo is de gemeente Voorst en haar directe omgeving. De gemeente Voorst bestaat uit twaalf kernen, te weten: Bussloo, De Vecht, Klarenbeek, Steenenkamer, Posterenk, Nijbroek, Terwolde, Teuge, Twello, Voorst, Wilp en WilpAchterhoek. Trimenzo is werkzaam in Zorgkantoorregio Midden-IJssel.
2.4 Doelstelling en missie
In de statuten van stichting Trimenzo staat de doelstelling als volgt omschreven: De stichting heeft als instelling van weldadigheid of algemeen nut uitsluitend of nagenoeg uitsluitend ten doel om zonder winstoogmerk aan ouderen en andere zorg- en hulpbehoevenden huisvesting, zorg(diensten), verzorging en/of verpleging te verschaffen en/of te doen verschaffen, alles in de ruimste zin. De stichting staat open voor iedere oudere of andere verzorgings- en hulpbehoevende, ongeacht zijn of haar levensovertuiging of maatschappelijke beschouwing.
2.5 Belangrijke elementen van het gevoerde beleid 2.5.1 Governance Code Trimenzo werkt volgens haar statuten met de Zorgbrede Governance Code. De Raad van Bestuur is samen met de Raad van Toezicht verantwoordelijk voor de corporate governance-structuur van de organisatie en voor de naleving van de principes van deze code. De Raad van Toezicht werkt volgens de statuten van stichting Trimenzo zoals die zijn vastgesteld op 30 september 2010 en waarop op 22 juli 2013 een statutenwijziging heeft plaatsgevonden. Daarnaast werkt de Raad van Toezicht volgens het ‘Reglement Raad van Toezicht stichting Trimenzo’ dat is vastgesteld in de vergadering van de Raad van Toezicht 4
van 17 januari 2011; deze is samen met de profielschetsen geëvalueerd op 22 april 2013. De werkzaamheden van de leden van de Raad van Toezicht voor stichting Trimenzo zijn onbezoldigd. Ten aanzien van de bezoldiging van de directeur-bestuurder hanteert de Raad van Toezicht de richtlijnen en het model van de Vereniging van Directies Zorginstellingen en de Vereniging Toezichthouders in de Zorg. De functie is gescoord conform de beloningscode van deze vereniging. Hierbij wordt jaarlijks de bezoldiging aangepast aan de generieke loonontwikkeling van de CAO VVT. De directeur-bestuurder heeft als nevenfuncties het coachen van startende ondernemers via het Regionaal Orgaan Zelfstandigen Twente (vanuit een eigen label: Trackconsult). Daarnaast was hij lid van de ledenraad van de Rabobank en van de NVZD, vereniging bestuurders in de zorg en is hij voorzitter van de stuurgroep Wegwijs Dementie Voorst. Er vindt jaarlijks een functioneringsgesprek plaats tussen de directeur-bestuurder en de voorzitter en een lid van de Raad van Toezicht. Daarnaast evalueert de Raad van Toezicht haar eigen functioneren in een besloten vergadering. 2.5.2 Wet op de Ondernemingsraden De directeur-bestuurder vertegenwoordigt de stichting als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en in het overleg met de cliëntenraden. Trimenzo heeft een ondernemingsraad waarin de medewerkers uit alle geledingen van de organisatie worden vertegenwoordigd. De ondernemingsraad wordt door Trimenzo ondersteund in haar functioneren door het aanstellen van een ambtelijk secretaris. In het verslagjaar zijn verschillende instemmings- en adviesaanvragen aan de ondernemingsraad voorgelegd en door hen besproken met de directeur-bestuurder en de P&O-functionaris. 2.5.3 Cliëntenraden Medezeggenschap van cliënten is een belangrijk onderwerp geweest in 2013. In 2013 is gestart met de omvorming van de twee cliëntenraden van de woonzorgcentra en Thuiszorg & Hulp tot één gezamenlijke cliëntenraad met een onafhankelijk voorzitter en een ambtelijk secretaris. Hierdoor is medezeggenschap voor cliënten beter gestructureerd en is de cliëntenraad een volwaardige samenwerkingspartner voor het management van Trimenzo. Op elke locatie is een locatiepanel aanwezig om ook de individuele cliënt te kunnen blijven horen. 2.5.4 Planning & Control - Strategisch beleid In 2013 is door de directeur-bestuurder een nieuw strategisch beleidsplan 2014-2016 opgesteld. In dit strategische beleidsplan is uitgegaan van drie scenario’s: een voorkeurs-, second best- en worst case scenario. Met hulp van een tool van de brancheorganisatie ActiZ, de impactanalyse, zijn de scenario’s doorgerekend en middels een meerjaren strategische personeelsplanner vertaald naar de gevolgen voor het human resource management beleid. Aan de hand van de uitkomsten uit de impactanalyse is gekozen voor scenario 1: realisatie van de maximale ZZP-capaciteit bij het Grotenhuis en de Martinushof en het afstoten of scheiden van wonen en zorg bij de Benring. 5
2.5.5 ISO 9001/HKZ Certificatie Het kwaliteitsbeleid van Trimenzo is erop gericht er voor te zorgen dat de zorg- en dienstverlening voldoet aan van tevoren gemaakte afspraken, die zijn afgestemd op de vraag, wensen en verwachtingen van cliënten, opdrachtgevers, financiers en ketenpartners. Het kwaliteitsmanagementsysteem is opgebouwd conform wettelijke regelgeving en voorschriften van de Kwaliteitswet Zorginstellingen. Het systeem geeft inzicht in de kwaliteit van dienstverlening en het continue verbeteren hiervan. Trimenzo is ISO 9001/ HKZ gecertificeerd. 2.5.6 Controleverklaring Trimenzo voldoet voor 2013 aan de Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders en heeft een goedkeurende controleverklaring van accountant KPMG ontvangen. 2.5.7 Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg en cliënttevredenheid Trimenzo werkt volgens de systematiek van het Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg. De resultaten uit de klantervaringen volgens de CQ-index tonen met het cijfer 7.7 voor de divisie Woonzorgcentra en het cijfer 8.9 voor de divisie Thuiszorg & Hulp een positief beeld van Trimenzo. Trimenzo scoort op haar zorginhoudelijke indicatoren bovengemiddeld of gelijk aan het landelijk gemiddelde.
6
3. Financiële informatie
3.1 Resultaat en vermogen
Het resultaat over 2013 bedraagt € 0,2 miljoen negatief (2012: € 0,02 miljoen negatief). Het resultaat van het boekjaar is in mindering gebracht op het eigen vermogen. Door onttrekking van het behaalde resultaat aan het eigen vermogen is het eigen vermogen gedaald van € 2,6 miljoen ultimo 2012 naar € 2,4 miljoen ultimo 2013. Een in de sector gebruikelijke ratio is de solvabiliteit. De manier om de solvabiliteit te beoordelen is het meten van de verhouding tussen het eigen vermogen en de omzet. Deze ratio is gedaald van 20,0% ultimo 2012 naar 17,5% ultimo 2013. Gezien de toenemende algemene risico’s door bezuinigingen, marktwerking en de toename van de verantwoordelijkheden van instellingen met betrekking tot de kapitaallasten, is handhaving van het eigen vermogen wenselijk. Een normering die hier veel voor wordt gebruikt is die van het Waarborgfonds voor de Zorgsector (WƒZ), zijnde 10 à 15%. Naast de bovenvermelde gebruikelijke solvabiliteit hanteren banken de solvabiliteitsratio waarbij het eigen vermogen met het balanstotaal wordt vergeleken. Deze ratio is gedaald van 52,5% ultimo 2012 naar 39,3% ultimo 2013. Uitgaande van een toenemend risicoprofiel na wijziging van de bekostigingssystematiek van de bouw zullen de solvabiliteitseisen van externe financiers naar verwachting op termijn komen te liggen op een minimumgrens van 20%.
3.2 Ontwikkelingen in het resultaat
De opvallendste zaken in de ontwikkeling van het resultaat betreffen: • Het wettelijk budget is ten opzichte van 2012 toegenomen met € 0,5 miljoen door met name een toename van de productieafspraak van € 0,4 miljoen. Het intramurale budget exclusief kapitaallasten is afgenomen met € 0,1 miljoen, doordat ZZP1 en ZZP2 indicaties als gevolg van scheiden van wonen en zorg niet langer worden vergoed. Daarnaast heeft Trimenzo in 2013 een deel van het aantal verzorgingshuisplaatsen omgezet naar verpleeghuisplaatsen. Dit heeft er toe geleid dat minder plaatsen bezet konden worden, maar daarentegen wel zwaardere zorg geleverd is. Het budget voor extramurale zorg is toegenomen met € 0,5 miljoen als gevolg van toename van het aantal cliënten. • De niet gebudgetteerde zorgprestaties zijn ten opzichte van 2012 afgenomen met € 0,1 miljoen. Deze afname is te verklaren door de daling van het aantal uren in de huishoudelijke verzorging en de aanpassing van de tarieven in 2013. • De overige bedrijfsopbrengsten zijn ten opzichte van 2012 toegenomen met € 0,1 miljoen. De toename wordt grotendeels veroorzaakt door stijging van de vergoeding voor de aanleunwoningen. • Toename van de personele lasten van € 0,4 miljoen ten opzichte van 2012. De kosten voor personeel niet in loondienst bedragen in 2013 € 0,4 miljoen en stijgen met € 0,33 miljoen ten opzichte van 2013. De toename is het gevolg van het inzetten van meer ZZP-ers in de directe zorgverlening. Het percentage personeel niet in loondienst ten opzichte van de totale personeelskosten bedraagt 3,8% in 2013 ten opzichte van 0,5% in 2012. • De afschrijvingen zijn in 2013 toegenomen met circa € 0,07 miljoen tot € 0,34 miljoen 7
(2012: € 0,27 miljoen). De toename van de afschrijvingen wordt voornamelijk verklaard door de afschrijvingen van de nieuwe investeringen in 2013. • Toename van de overige bedrijfslasten met € 0,2 miljoen ten opzichte van 2012. De stijging wordt voornamelijk veroorzaakt door de huur en leasing kosten met € 0,3 miljoen. In de kosten over 2012 is een eenmalige correctie huur het Grotenhuis verwerkt in verband met de verbouwing. Tevens dalen de voedingsmiddelen en hotelmatige kosten met € 0,025 miljoen door afbouw van capaciteit bij locatie het Grotenhuis. • De financiële baten en lasten in 2013 bedragen € 0,03 miljoen en liggen daarmee in lijn met voorgaand jaar (2012: € 0,04 miljoen).
3.3 Investeringen
De investeringen in het verslagjaar bedragen circa € 1,25 miljoen, waarvan € 0,5 miljoen betrekking heeft op de verbouwing in de aanleunwoningen van het Grotenhuis. Daarnaast zijn er investeringen geweest in gebouwen en terreinen voor € 0,4 miljoen betreffende de units Kleinschalig Wonen in de Martinushof en is € 0,4 miljoen geïnvesteerd in instandhouding, inventarissen en computerapparatuur. Gedurende het jaar hebben er geen desinvesteringen plaatsgevonden.
3.4 Financiering en liquiditeit
Tijdelijke financieringstekorten worden opgelost door middelen die binnen de groep ter beschikking worden gesteld. De moedermaatschappij stichting Trimenzo fungeert hierbij als financier van de werkmaatschappijen binnen de groep. Evenals in 2012 was in 2013 sprake van gedeeltelijke voorfinanciering van de zorgproductie als gevolg van een achterlopende bevoorschotting. De kasstroom van de stichting over 2013 is € 0,1 miljoen positief (2012: € 0,2 miljoen positief). Het negatieve bedrijfsresultaat heeft een negatief effect op de kasstroom in 2013. De toename van de kortlopende schulden heeft een positief effect op de kasstroom. Hiertegenover staat echter dat in 2013 een bedrag van € 1,25 miljoen is geïnvesteerd (2012: € 0,7 miljoen). De toename van de kortlopende schulden wordt voornamelijk verklaard door een verplichting aan woningcorporatie Woonzorg Nederland van € 1,4 miljoen. Trimenzo heeft in 2013 op grond van de compensatieregeling vaste activa als oud eigenaar van het pand het Grotenhuis voor diverse oude boekwaarden een compensatie ontvangen van € 1,4 miljoen. Dit bedrag is in 2014 betaald aan de huidige eigenaar van het pand Grotenhuis, Woonzorg Nederland.
8
4. Voornaamste risico’s en onzekerheden
4.1 Strategie en risicomanagement
Door het nieuwe regeringsbeleid kwam de organisatie in een forse transitiefase terecht, waarbij veel AWBZ onderdelen zullen verschuiven naar de WMO en de intramurale zorg zal opschalen naar zware zorg met behandeling. Er zal een groter beroep gedaan worden op de eigen kracht en middelen van de cliënten en hun familie en netwerken alvorens er een recht op zorg bestaat. Dit geeft de volgende risico’s en onzekerheden: 1. Ten tijde van het schrijven van dit directieverslag zijn we in afwachting van de landelijke capaciteitsplanning voor de zware intramurale zorg; de Wet langdurige Zorg (WlZ). Voor de verdere groei van verpleeghuisplaatsen in de Martinushof is deze planning van groot belang, evenals voor de definitieve vaststelling van de huidige capaciteit. 2. De organisatie heeft een gezonde financiële balans. Echte de realisatie van nieuwbouw van het Grotenhuis met kapitaalintensieve domotica, de verbouwing van de Martinushof en de komende renovatie van de Benring, vraagt om veel investeringen. Middels liquiditeitsoverzichten worden desbetreffende projecten nauwlettend gemonitord. 3. De thuiszorg is, sterker dan de intramurale zorg, een concurrentiemarkt. Trimenzo doet het goed in deze markt getuige de volumegroei bij de organisatie. Echter blijft het van belang zeer kritisch te zijn op de door ons geleverde kwaliteit opdat de cliënt voor ons blijft kiezen. 4. Het nieuwe Grotenhuis, de verbouwde Martinushof en de Benring kennen een hogere huur dan in de oude situatie. Deze huur wordt betaald vanuit de zorgprijs via de normatieve huisvestingscomponent (NHC), waardoor de organisatie in een grotere mate leegstandsrisico draagt. 5. Bij de Benring is bovenstaande afgedicht middels een flex model. Er wordt niet meer een heel gebouw gehuurd maar alleen de wooneenheden als daar cliënten voor zijn. Bij de Martinushof en het Grotenhuis blijft dit risico wel aanwezig. 6. De bezuinigingen bij de thuiszorg, de WMO en de transitie van begeleiding van de AWBZ naar de gemeente, gaan gepaard met risico’s. In 2013 werd Trimenzo opnieuw aanbesteed voor het leveren van huishoudelijke zorg vanuit de WMO. Echter hier speelt de aangekondigde bezuinigingen. Omdat er geen zorgzwaartepakketten 1 t/m 3 meer geïndiceerd worden en deze mensen dus thuis blijven wonen, wordt de noodzaak tot groei van wijkdagverzorging groot. Daarnaast is het van belang om woonzorgcentra meer wijkgericht te laten zijn. De financiering hiervan verloopt echter via een bestuurlijke aanbesteding via de gemeente in 2014 ten behoeve van 2015.
9
4.2 Operationeel: processen en geïntegreerd risicobeheersingsysteem
Het HKZ-certificaat van Trimenzo is in 2012 met drie jaar verlengd. In 2013 is de opvolgingsaudit met succes afgerond. De P&C-cyclus is aangepast aan de nieuw geïmplementeerde organisatiestructuur en besturingsfilosofie. Tevens is ervoor gekozen om in het kader van ‘het Nieuwe Melden’ een integraal veiligheidsmanagementsysteem op te zetten, waarbij alle risico’s, incidenten, klachten, corrigerende en preventieve maatregelen, etc. door middel van een elektronisch meld- en verbetersysteem zijn samengevoegd. Dit systeem is toegankelijk voor alle lagen in de organisatie. Het doel is een geïntegreerd risicobeheersings- en controlesysteem, waarmee de continuïteit van de meest kritische processen is gegarandeerd. De implementatie van het systeem heeft in 2013 plaatsgevonden.
4.3 Medewerkers
Om de zorg te kunnen bieden waar cliënten nu en in de nabije toekomst behoefte aan hebben, is een hoger kwalificatieniveau nodig. In het verslagjaar is een groep medewerkers van Trimenzo gestart met de opleiding niveau 3IG. Tevens zijn er meer verpleegkundigen en wijkverpleegkundigen in dienst getreden. Volgens de impactanalyse zal er in de toekomst geen of minder plaats zijn voor zorghulpen en helpenden. Deze medewerkers worden gestimuleerd om zich te scholen tot een hoger opleidingsniveau. Als er onvoldoende doorgroei is en het kwalificatieniveau van medewerkers achter blijft, dan loopt Trimenzo het risico om marktaandeel te verliezen. De door de overheid ingezette transitie in de zorgsector, het In voor Zorg!-traject ‘Samen Vooruit’ en het verhogen van het kwaliteitsniveau van medewerkers leiden tot een reorganisatie waarbij sprake is van boventalligheid. Dit zorgt voor onzekerheid en onrust bij medewerkers hetgeen van invloed kan zijn op de inzetbaarheid. Trimenzo zal ernaar streven om gedwongen ontslag te voorkomen en medewerkers zo mogelijk te herplaatsen, zodat werkloosheid zoveel mogelijk wordt voorkomen en het financiële risico voor Trimenzo wordt beperkt. De gemiddelde leeftijd van de medewerkers van Trimenzo op 31 december 2013 was 44,8 jaar. Ruim 45% van de medewerkers is 50 jaar of ouder. Binnen nu en 10 jaar neemt een aanzienlijk deel van de huidige medewerkers afscheid vanwege (pre)pensionering. De organisatie is zich hiervan bewust. Zij probeert een meer evenwichtig personeelsbestand te realiseren door onder andere extra leerplaatsen te creëren en te onderzoeken of (de omvang van) contracten meer aantrekkelijk gemaakt kunnen worden voor jongere medewerkers. De gewijzigde wet- en regelgeving omtrent de inzet van flexibele arbeidskrachten draagt er aan bij dat de organisatie minder flexibel kan meebewegen met de zorgvraag en ontwikkelingen in de zorgsector. Bij periodes van verminderde zorgvraag is er een mogelijk financieel risico in verband met een overschot aan contracturen of kosten voor wachtgelden. De nieuwe ketenbepaling en het aangekondigde verbod op oproepcontracten in de zorg vragen om een zorgvuldige afweging van Trimenzo bij het aangaan en verlengen van contracten en de omvang van de arbeidsduur. Trimenzo onderzoekt hoe de flexibele schil anders ingevuld kan worden om fluctuaties in de zorgvraag in de toekomst op te vangen zonder dat er extra kosten gemaakt worden.
10
4.4 ICT
In het kader van de organisatieontwikkelingen neemt Trimenzo deel aan een pilotproject aangaande de gehele ICT-ondersteuning van de nieuwe werkprocessen.
4.5 Financieel
Teneinde goed inzicht te krijgen in de kasstromen voor de komende periode wordt vanaf boekjaar 2013 jaarlijks een liquiditeitsbegroting opgesteld op basis van de financiële begroting. Tevens voorziet de periodieke financiële rapportage in een liquiditeitsprognose.
4.6 Financiële verslaglegging 4.6.1 Waardering vastgoed Vanaf 2012 is de normatieve huisvestingscomponent (NHC) ingevoerd waardoor vastgoedrisico’s volledig bij de instellingen liggen. In het regeerakkoord is besloten tot invoering in de komende jaren van scheiden van wonen en zorg voor mensen met een indicatie ZZP 1 t/m 3 en 50% voor ZZP 4. De NHC zal in de komende jaren stijgen van 30 naar 100%. Daarnaast gaan taken van dagbesteding over naar de gemeenten (WMO). De plannen in het regeerakkoord hebben gevolgen voor de waardering van het vastgoed in de jaarrekening 2013. Trimenzo heeft de vastgoedportefeuille beoordeeld en vastgesteld dat er geen sprake is van een bijzondere waardevermindering. 4.6.2 Huur of leasing van onroerend goed Vanaf het moment dat overgegaan wordt op integrale bekostiging (en derhalve de huidige nacalculeerbare huurvergoeding in de rekenstaat vervalt) geldt dat voor de WTZi-gerelateerde huurcontracten het economische risico van deze huurcontracten bij de instelling komt te liggen. Dit kan inhouden dat een aantal huurcontracten zich classificeert voor financiële lease, wat inhoudt dat zowel het pand als de bijbehorende lening van de verhuurder (verplicht) op de balans van de instelling komen te staan. Dit geldt specifiek als er geen sprake is van een vergoeding van de huur. Als daar wel sprake van is, dan is de wijze van verwerking een keuze. Ten aanzien van de huurcontracten is een analyse opgesteld waaruit op basis van de economische realiteit blijkt dat wordt voldaan aan de definitie van operational lease. Dit heeft geen gevolgen gehad voor de verwerkingswijze in de jaarrekening.
4.7 Wet- en regelgeving
De teneur van de kabinetsplannen in 2013 zouden we in samengevatte zin als ‘zorg dichtbij’ kunnen betitelen. Het volume van de eerstelijnszorg neemt aanmerkelijk toe terwijl nu ook zelfzorg een vaste plek in het zorgassortiment heeft verworven. Het kabinet geeft de burger meer verantwoordelijkheid voor de eigen gezondheid. Het in de Troonrede geïntroduceerde begrip ‘participatiesamenleving’ drukt dat kernachtig uit. • Zorgzwaartepakketten 1 t/m 3 worden geëxtramuraliseerd (scheiden van bekostiging van wonen en zorg). • De bezuinigingen op de huishoudelijke hulp zijn verlaagd naar 40% van de huidige aanspraken en zijn uitgesteld naar het jaar 2015. • Extramurale verpleging wordt in 2015 van de AWBZ overgeheveld naar de Zorgverzekeringswet. Schotten moeten verdwijnen en wijkverpleging wordt bevorderd. Overbehandeling wordt ontmoedigd en er wordt gewerkt aan een sterke eerste lijn. Vanaf 2015 investeert het kabinet in extra wijkverpleegkundigen. 11
• Voor nieuwe cliënten met een PGB geldt een 10-uurs urencriterium. Dit criterium is niet van toepassing op bestaande cliënten, • De eigen bijdrage AWBZ voor cliënten wordt vanaf 2014 verhoogd voor cliënten in een intramurale instelling. 4.7.1 Naleving van Zorgbrede Governancecode 2010 Door de toenemende privatisering van de zorgsector en de hiermee gepaard gaande deregulering vanuit de overheid, nemen de risico’s waar zorgaanbieders mee worden geconfronteerd toe. Hierdoor neemt ook de importantie van het conceptrisicomanagement in belangrijke mate toe. Dit vindt ook zijn weerslag in de Zorgbrede Governancecode 2010 en de verplicht af te leggen verantwoording over de wijze waarop de organisatie ‘in control’ is ofwel in staat is de risico’s te beheersen. Trimenzo heeft de Zorgbrede Governancecode 2010 volledig geïmplementeerd. 4.7.2 Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WNT) Per 1 januari 2013 is de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector van kracht. De WNT geldt voor topfunctionarissen bij alle instellingen die onder de WNT vallen. De WNT is van toepassing op Trimenzo, waarbij is vastgesteld dat er geen topfunctionarissen of medewerkers zijn die de gestelde normen overschrijden.
12
5. Financiële instrumenten
Trimenzo maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten die de instelling blootstellen aan markt- en/of kredietrisico’s. Deze betreffen financiële instrumenten die in de balans zijn opgenomen. Financiële instrumenten omvatten handels- en overige vorderingen, geldmiddelen, leningen en overige financieringsverplichtingen, handelsschulden en overige te betalen posten. Trimenzo handelt niet in financiële instrumenten. Voor het aantrekken van externe financiering handelt Trimenzo volgens het vastgestelde treasurystatuut. Om mogelijke tekorten in het werkkapitaal op te vangen heeft Trimenzo in 2014 een rekening-courantkrediet afgesloten met haar huisbankier. De financiering met eigen middelen van de in 2013 gerealiseerde units Kleinschalig Wonen in de Martinushof, had gevolgen voor de liquiditeit van Trimenzo. In 2014 zijn over deze voorfinanciering afspraken gemaakt met de pandeigenaar en wordt een overbruggingskrediet aangevraagd bij de huisbankier.
13
6. Toepassing van gedragscodes
Trimenzo kent een algemene gedragscode en een gedragscode voor het gebruik van digitale communicatiemiddelen en sociale media. Naast de gedragscodes op organisatieniveau hanteert Trimenzo de nationale beroepscode voor verpleegkundigen en verzorgenden. De gedragscodes zijn van toepassing op alle medewerkers, vrijwilligers, leerlingen en uitzendkrachten en anderen die werkzaamheden verrichten bij of voor Trimenzo. De organisatie verwacht dat de gedrags- en beroepscodes worden nageleefd. Aan het niet naleven van de gedrags- en beroepscodes kan Trimenzo sancties verbinden. Dit is vastgelegd in de algemene gedragscode van Trimenzo. De gedrags- en beroepscodes zijn opgenomen in de medewerkerinformatie die op een USB-stick wordt aangeboden aan iedere nieuwe medewerker. Tevens zijn ze via het intranet van Trimenzo door alle medewerkers te raadplegen.
14
7. Maatschappelijke aspecten van het ondernemen
Trimenzo profileert zich als een organisatie die sterk verbonden is met haar omgeving. Dat heeft als consequentie dat er veel relaties gelegd en onderhouden worden met de stakeholders zoals: • de lokale bevolking • de gemeente • huisartsen • dorpsraden en dorpscontactpersonen • collega instellingen waarmee samengewerkt wordt zoals Mens en Welzijn
7.1 Milieuaspecten
De organisatie tracht haar processen zo duurzaam mogelijk in te richten. Ieder moment dat er geïnvesteerd moet worden in zaken waarin dit een rol speelt wordt dit aspect meegenomen. Voorbeelden hiervan zijn het gebruik van milieuvriendelijke schoonmaakmiddelen en een minimaal gebruik van auto’s.
7.2 Sociale aspecten
In 2013 hebben 79 medewerkers (23,13 fte) Trimenzo verlaten en zijn er 65 medewerkers (19,47 fte) in dienst getreden. Daarnaast hebben enkele medewerkers uitbreiding van arbeidsuren gekregen. Op 31 december 2013 waren er 444 medewerkers (196,88 fte) in dienst van Trimenzo. 7.2.1 Reorganisatie WMO B.V. In het verslagjaar heeft er een reorganisatie bij de WMO B.V. plaatsgevonden in verband met de nieuwe aanbesteding huishoudelijke hulp en een reorganisatie bij de WMO B.V. Hiervoor is in april 2013 een sociaal plan met de ondernemingsraad overeengekomen. Alle boventallig verklaarde medewerkers zijn in het verslagjaar herplaatst in de functie van huishoudelijke hulp HH1 of zijn gestart met een zorgopleiding. 7.2.2 Scholing Trimenzo is een erkend leerbedrijf voor verzorgende, agogische en administratieve opleidingen. Door het bieden van leer- en stageplaatsen wil Trimenzo gekwalificeerde medewerkers opleiden die passen in de toekomstige organisatie. In het verslagjaar waren 17 BBL-ers in dienst van Trimenzo. Daarnaast zijn 13 huishoudelijk medewerkers, facilitair medewerkers en helpenden in september 2013 gestart met de opleiding verzorgende 3IG. Tevens hebben zeven medewerkers een MBO- of HBO-opleiding gevolgd via de regeling studiefaciliteiten. In totaal hebben 37 BOL- en HBO-leerlingen stage gelopen in 2013. Bij de afdelingen Kleinschalig Wonen heeft een schemerlichtjesproject plaatsgevonden met stagiaires van de opleiding helpende zorg en welzijn. Dit project wordt in 2014 voortgezet. Ten behoeve van de deskundigheidsbevordering en arbeidsomstandigheden hebben er in het verslagjaar diverse cursussen plaatsgevonden. Deze zijn opgenomen in de scholingsplannen per bedrijfsonderdeel. De bevoegd- en bekwaamheden van zorgmedewerkers zijn beoordeeld door middel van een praktijktoets in het praktijklokaal van Trimenzo.
15
7.2.3 Ziekteverzuim Het verzuimpercentage van 2013 bedraagt 6,19% (Vernet). Dit ligt hoger dan het verzuimpercentage van 2012. In 2012 is het proces ziekteverzuim en re-integratie aangepast en is gestart met een intensievere verzuimbegeleiding door de direct leidinggevenden. Dat heeft in 2012 geleid tot een daling van het verzuim. Helaas heeft deze trend niet doorgezet in 2013. Trimenzo blijft streven naar een lager verzuimpercentage en zal daarom de ondersteuning van leidinggevenden bij de verzuimbegeleiding in 2014 verder optimaliseren en blijven monitoren. Tevens is er aandacht voor preventie door bijvoorbeeld de inzet van ergocoaches en het project Trimenzo Energiek Vooruit! waarmee Trimenzo medewerkers vitaal en inzetbaar wil houden. In het verslagjaar is een start gemaakt met de RI&E welke in 2014 afgerond zal worden. 7.2.4 Melding incidenten medewerkers (MIM) In 2013 zijn in totaal tien incidenten gemeld. De aard van de incidenten is onder te verdelen in ondeugdelijk materiaal (3x), prikaccidenten (1x), een verkeerde werkhouding (1x), onoplettendheid (3x) en agressie (2x). In het verslagjaar is gestart met een nieuwe wijze van het melden van incidenten. Het juist registreren in het nieuwe systeem en de opvolging van meldingen behoeven nog enige aandacht.
7.3 Economische aspecten
Er zijn in 2013 veel contacten gelegd met maatschappelijk betrokken organisaties in de gemeente, dorpsraden, belangengroepen en welzijnsorganisaties. Met welzijnsorganisaties is gesproken over de eigen kracht van de burger en zijn afspraken gemaakt omtrent samenwerking op dit gebied.
16
8. Onderzoek en ontwikkeling
In 2013 hebben de volgende onderzoeken plaatsgevonden: • opvolgingsaudit ISO 9001/HKZ; • jaarlijkse controle administratieve processen door externe accountant; • materiële controle zorgkantoor • Unit4: uCare/uWrite • MD-traject
17
9. Toekomst
U heeft kunnen lezen dat de tijd niet heeft stilgestaan bij Trimenzo. Er is veel innovatie geweest en de strategische koers, het jaarplan 2014 en de reorganisatienota’s Zorg en Gastvrijheid laten zien dat het komende jaar ook weer van alles op stapel staat. We hopen dat de regering snel met de landelijke capaciteitsplanning komt voor intramurale zorg en dat helderheid verschaft wordt over wat nu wel en wat niet doorgaat van de verdere transities. Trimenzo heeft een goede relatie met de gemeente en lokale organisaties zoals bijvoorbeeld Mens en Welzijn en woningcorporatie IJsseldal Wonen. Hierdoor zien we met vertrouwen de komende decentralisatie van onderdelen van de AWBZ zoals de begeleiding tegemoet. Eind 2013 werden reeds de eerste contouren zichtbaar hoe de gemeente Voorst hier tegenaan kijkt en werd een pilot sociaal wijkteam voorbereid. Dit geeft goede hoop voor de toekomst. Wel in het volle besef dat veranderingen ook gepaard gaan met onzekerheden voor cliënten, hun naasten, medewerkers en vrijwilligers. In 2014 zal er naar verwachting ook een sociaal plan komen om het proces van herinrichting van de organisatie binnen de financiële mogelijkheden en uitgangspunten van de genoemde reorganisatienota’s vorm te geven. Dit is voor medewerkers een erg spannende tijd. Het proces wordt met de grootst mogelijke zorgvuldigheid doorlopen. Verbouwingen gaan gepaard met overlast en verhuizingen. Hier staat tegenover dat na deze overlast wel weer een moderne, eigentijdse en toekomstbestendige woonomgeving gerealiseerd is. Dat dit offers en geduld vraagt van de cliënten zijn wij ons ten volle bewust. Wij proberen enige overlast zoveel mogelijk te beperken zullen hier dan ook veel begeleiding bij bieden. Maar innovatie geeft ook energie en hoop. Wat wil Trimenzo nu zijn de komende jaren. Onze strategische koers kort samengevat luidt als volgt: Trimenzo is een organisatie voor welzijn, wonen en zorg in de gemeente Voorst met betrokken en gastvrije medewerkers en vrijwilligers. Zij biedt ondersteuning bij het dagelijks leven vanuit uw zelfstandigheid en levensritme. Er wordt gewerkt vanuit kleine wijkteams met verzorgenden, dagbestedingscoaches, huishoudelijke hulpen en (wijk) verpleegkundigen die 24 uur per dag diensten leveren. Ook is extra ondersteuning bij het zelfstandig wonen thuis mogelijk via dagbestedingsgroepen en een zorghotel. Indien een combinatiepakket wonen, welzijn en zorg gewenst is dan kan dat in units Kleinschalig Wonen in de Martinushof, de twee woonzorgcentra: het Grotenhuis en de Benring en in diverse serviceappartementen in verschillende huurklassen. Trimenzo, samen met U
18
