Directieverslag
Stichting Trimenzo 2012
Inhoudsopgave
Inleiding 1 1. Algemene informatie 3 2. Financiële organisatie 7 3. Voornaamste risico’s en onzekerheden 8 4. Financiële instrumenten 13 5. Toepassing van gedragscodes 13 6. Maatschappelijke aspecten van ondernemen 14 7. Onderzoek en ontwikkelingen 16 8. Toekomst 16
Inleiding
Voor u ligt het directieverslag 2012 van Trimenzo waarin wordt teruggeblikt naar 2012 maar waarin ook enkele doorkijkjes worden gegeven naar 2013. Het directieverslag is dit jaar minder uitgebreid dan het jaardocument maatschappelijke verantwoording zoals u dat in het verleden gewend was. Trimenzo wil de beschikbare middelen en mankracht zoveel mogelijk ten goede laten komen aan de zorg voor haar cliënten. Hiertoe willen we zo min mogelijk bureaucratie aanwezig laten zijn en daarnaast onze organisatieprocessen zo inrichten dat er sprake is van maximale vraagsturing vanuit teams waarin de medewerkers een grote mate van zelfsturing hebben. Het organisatiebreed bespreken van deze wenselijke richting is een kernactiviteit geweest in 2012. Om dit proces te faciliteren is een subsidie aangevraagd voor het landelijke programma ‘ In voor Zorg!’ van het ministerie van VWS. Deze is in natura toegekend in de vorm van een coach die twee dagen per week een jaar lang samen met de medewerkers de organisatie hernieuwd gaat opbouwen vanaf de basis. Qua overhead is als kader aan dit bottum up proces meegegeven dat deze niet hoger mag zijn dan het landelijk gemiddelde van 14 % volgens de Berenschot-methode. Dit percentage is inclusief het inhuren van externe expertise. Daarnaast is er voor gekozen om de aansturing van de organisatie verticaal uit niet meer dan drie lagen te laten bestaan, zodat het zelfsturingsproces maximaal tot z’n recht kan komen en er sprake is van korte en snelle communicatielijnen. Voorbereidingen hiertoe werden getroffen in 2012 en het proces is begin 2013 gestart. Trimenzo is als zorgleverancier werkzaam in de gemeente Voorst in drie intramurale locaties: de Benring in Voorst en het Grotenhuis en de Martinushof in Twello. De nieuwbouw van het Grotenhuis is eind 2012 geheel opgeleverd en in de Martinushof werden voorbereidingen getroffen voor de eerste twee kleinschalig wonen-units voor dementerenden, geheel volgens het transitieplan van de overheid. Het nieuwe kabinet zette in op vergroting van de eigen kracht van burgers en het opheffen van verzorgingshuiszorg door middel van extramuralisering. Intramurale zorg is hierdoor alleen toekomstbestendig voor een deel van ZZP 4, maar vooral voor ZZP 5 en hoger. Daarnaast zal te zijner tijd de extramurale verzorging en begeleiding overgeheveld worden van de AWBZ naar de gemeentelijke WMO. Vanwege deze transitieplannen ging bij de Benring een nieuwbouwplan niet door en wordt er volop overleg gevoerd om te bezien of er mogelijkheid is om dit gebouw, samen met andere zorgpartners en eigenaar Habion, te renoveren. Trimenzo Thuiszorg & Hulp biedt extramurale zorg en huishoudelijke hulp bij cliënten thuis. Daarnaast werd in 2012 een project gestart dat tot doel heeft Trimenzo Particuliere Zorg & Diensten in de steigers te zetten om ook niet gefinancierde zorg, hulp en diensten te kunnen bieden aan zorgvragers in ons werkgebied. Dit directieverslag heeft als doel de lezer en alle belanghebbende instanties te informeren over de bereikte doelen, de uitgevoerde activiteiten in het verslagjaar en de financiële resultaten. Er kwam in 2012 een strategische contourennota tot stand die dient als het kompas om eind 2013 een nieuw strategisch beleidsplan 2014- 2016 tot stand te laten komen. Daar waar ontwikkelingen geen uitstel konden dulden zijn ze al wel alvast ingezet, zoals 1
de aanvraag van de behandelfunctie voor ZZP 5 en hoger, die ook verkregen werd. Het directieverslag is opgesteld conform het model van onze accountant Deloitte. In 2012 ben ik als nieuwe bestuurder begonnen bij Trimenzo. Een woord van dank aan Sibbele Haarsma, die 20 jaar bestuurder is geweest van Trimenzo en de organisatie goed heeft achtergelaten, is hierbij op z’n plaats. De resultaten die behaald zijn, zijn daarnaast vooral te danken aan de inzet van de medewerkers, de betrokkenheid van vrijwilligers en mantelzorger en niet op de laatste plaats de inbreng van de cliënten zelf, die ons aanzetten tot voortdurende organisatieverbetering. Tot slot is er ook in 2012 weer uitstekend samengewerkt met onze stakeholders en financiers zoals de huisartsen, de ziekenhuizen, het zorgkantoor en de gemeente. Met de laatstgenoemde partner werd eind 2012 een begin gemaakt met een bestuurlijk aanbestedingsproces WMO dat in 2013 resulteerde in een nieuw contract, met wederzijds vertrouwen. Ook worden er meer en meer gesprekken gevoerd over de kansen en mogelijkheden die besloten zitten in de overheveling van persoonlijke verzorging en begeleiding vanuit de AWBZ naar de WMO. Trimenzo zet zich als lokale partner van de gemeente in om in gezamenlijkheid dit veranderproces vorm te geven, met als inzet de eigen kracht van de burgers te ondersteunen en te bevorderen. Twello, juni 2013 Henk Jan van Essen MMO directeur bestuurder
Mijn kamer is mijn huis Lievelijk huis zo klein van stuk, wat breng jij mij toch veel geluk. Als ik thuis kom van weg geweest, dan voel ik mij het allermeest. Je kent mijn vreugde en mijn zorgen, daarom voel ik mij zo geborgen. O mooie kamer in dit gebouw, wat hou ik veel van jou. mevrouw Van Beek, bewoonster de Benring
2
1. Algemene informatie
1.1 Juridische structuur
De rechtsvorm van Trimenzo is een stichting. Onder deze stichting ressorteren drie besloten vennootschappen, te weten Trimenzo AWBZ BV, Trimenzo WMO BV en Trimenzo Diensten BV.
1.2 Interne organisatie en personele bezetting
Stichting Trimenzo kent een Raad van Toezicht, een Raad van Bestuur (directeurbestuurder) en een managementteam. De Raad van Toezicht legt de aansturing van de organisatie binnen het vastgelegde beleid neer bij de Raad van Bestuur. De directeur-bestuurder geeft leiding aan de divisiemanagers, die verantwoordelijk zijn voor de aansturing van hun divisie. Trimenzo heeft een ondernemingsraad, een cliëntenraad namens de divisie Woonzorgcentra en een cliëntenraad namens de divisie Thuiszorg & Hulp.
3
1.2.1 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten 2012
2011
Aantal/bedrag
Aantal/bedrag
Aantal intramurale cliënten
173
189
Aantal extramurale cliënten
606
601
178
189
Aantal intramurale verzorgingsdagen
67.294
70.657
Aantal uren extramurale productie
33.546
33.797
458
461
188,58
174,29
Totaal bedrijfsopbrengsten in verslagjaar
12.999.664
12.532.965
Waarvan wettelijk budget voor aanvaardbare kosten
10.682.531
10.141.488
2.317.133
2.391.477
Kerngegevens Cliënten
Capaciteit Aantal beschikbare plaatsen met AWBZ-verblijf Productie
Personeel Aantal personeelsleden in loondienst per einde verslagjaar Aantal FTE personeelsleden in loondienst Bedrijfsopbrengsten
Waarvan overige bedrijfsopbrengsten
1.3 Kernactiviteiten: producten, diensten en geografische gebieden Trimenzo levert de volgende producten en diensten: 1.3.1 AWBZ • Persoonlijke verzorging • Verpleging • Begeleiding • Verblijf 1.3.2 WMO • Huishoudelijke verzorging (HV-1) • Huishoudelijke verzorging (HV-2) 1.3.3 Diensten Trimenzo Particuliere Zorg & Diensten is opgestart in 2012. Er zijn verschillende particuliere diensten ontwikkeld, zoals particuliere verzorging, particuliere huishoudelijke hulp, personenalarmering, zorgopvolging na alarmering, begeleiding en bemiddeling.
4
1.3.4 Werkgebied Het werkgebied van Trimenzo is de gemeente Voorst en haar directe omgeving. De gemeente Voorst bestaat uit twaalf kernen, te weten: Bussloo, De Vecht, Klarenbeek, Steenenkamer, Posterenk, Nijbroek, Terwolde, Teuge, Twello, Voorst, Wilp en Wilp-Achterhoek. Trimenzo is werkzaam in zorgkantoorregio Midden-IJssel.
1.4 Doelstelling en missie
In de statuten van stichting Trimenzo staat de doelstelling als volgt omschreven: De stichting heeft als instelling van weldadigheid of algemeen nut uitsluitend of nagenoeg uitsluitend ten doel om zonder winstoogmerk aan ouderen en andere zorg- en hulpbehoevenden huisvesting, zorg(diensten), verzorging en/of verpleging te verschaffen en/of te doen verschaffen, alles in de ruimste zin. De stichting staat open voor iedere oudere of andere verzorgings- en hulpbehoevende, ongeacht zijn of haar levensovertuiging of maatschappelijke beschouwing.
1.5 Belangrijke elementen van het gevoerde beleid 1.5.1 Governance Code Trimenzo werkt volgens haar statuten met de Zorgbrede Governance Code. De Raad van Bestuur is samen met de Raad van Toezicht verantwoordelijk voor de corporate governance-structuur van de organisatie en voor de naleving van de principes van deze code. De Raad van Toezicht werkt volgens de statuten van stichting Trimenzo zoals die zijn vastgesteld op 30 september 2010. Daarnaast werkt de Raad van Toezicht volgens het ‘Reglement Raad van Toezicht stichting Trimenzo’ dat is vastgesteld in de vergadering van de Raad van Toezicht van 17 januari 2011; deze is samen met de profielschetsen geëvalueerd op 22 april 2013 . De werkzaamheden van de leden van de Raad van Toezicht voor stichting Trimenzo zijn onbezoldigd. In het verslagjaar hebben twee leden van de Raad van Toezicht te kennen gegeven dat zij met ingang van het nieuwe jaar hun lidmaatschap van de Raad wensten te beëindigen. Via een zorgvuldige procedure voor werving en selectie zijn twee geschikte kandidaten gevonden die deze vrijkomende functies met ingang van 2013 vervullen. Ten aanzien van de bezoldiging van de directeur-bestuurder hanteert de Raad van Toezicht de richtlijnen en het model van de Vereniging van Directies Zorginstellingen en de Vereniging Toezichthouders in de Zorg. De functie is gescoord conform de beloningscode van deze vereniging. Hierbij wordt jaarlijks de bezoldiging aangepast aan de generieke loonontwikkeling van de CAO Verpleeg- en Verzorgingshuizen. De directeur-bestuurder heeft als nevenfuncties het coachen van startende ondernemers via het Regionaal Orgaan Zelfstandigen Twente (vanuit een eigen label: Trackconsult). Daarnaast was hij lid van de ledenraad van de Rabobank en van de NVZD, vereniging
5
bestuurders in de zorg en is hij voorzitter van de stuurgroep Wegwijs Dementie Voorst. Er vindt jaarlijks een functioneringsgesprek plaats tussen de directeur-bestuurder en de voorzitter en een lid van de Raad van Toezicht. Daarnaast evalueert de Raad van Toezicht haar eigen functioneren in een besloten vergadering. 1.5.2 Wet op de Ondernemingsraden De directeur-bestuurder vertegenwoordigt de stichting als bestuurder in de zin van de Wet op de Ondernemingsraden en in het overleg met de cliëntenraden. Trimenzo heeft een ondernemingsraad waarin de medewerkers uit alle geledingen van de organisatie worden vertegenwoordigd. In 2012 is besloten om de onderdeelcommissies (OC’s) op te heffen. De OR wordt door Trimenzo ondersteund in haar functioneren door het aanstellen van een ambtelijk secretaris. In het verslagjaar zijn verschillende instemmings- en adviesaanvragen aan de OR voorgelegd en door hen besproken met de directeur-bestuurder en de P&O functionaris. De OR heeft een tweedaagse training gevolgd die een dagdeel bijgewoond is door de directeur-bestuurder. 1.5.3 Cliëntenraden Medezeggenschap van cliënten is een belangrijk onderwerp geweest in 2012. Binnen de cliëntenraden van de drie woonzorgcentra is overlegd om tot één gezamenlijke cliëntenraad te komen met een onafhankelijk voorzitter en een ambtelijk secretaris. Hierdoor worden mogelijkheden gecreëerd om de medezeggenschap voor cliënten beter te structureren en wordt de cliëntenraad een volwaardiger samenwerkingspartner voor het management van Trimenzo. Op elke locatie komt een locatiepanel om ook de individuele cliënt te kunnen blijven horen. Deze nieuwe werkwijze gaat in op 1 januari 2013. De voorbereidingen hebben in 2012 plaatsgevonden. De belangen van de cliënten van Trimenzo Thuiszorg & Hulp worden sinds 2012 behartigd door een eigen cliëntenraad. Deze is in januari 2012 benoemd. Door de oprichting van deze cliëntenraad krijgen de cliënten van Trimenzo die niet verblijven in één van de woonzorgcentra zelf de mogelijkheid om mee te denken en mee te praten over zaken die voor hun zorgverlening en/of huishoudelijke hulp van wezenlijk belang zijn. Ook de cliëntenraad Thuiszorg & Hulp wordt vanuit Trimenzo ondersteund door een ambtelijk secretaris. 1.5.4 Planning & Control - Strategisch beleid In 2012 is door de directeur-bestuurder een strategische contourennota 2012-2013 opgesteld die in 2013 gevolgd zal worden door een nieuw strategisch beleidsplan 20142016. Dit heeft als reden dat er in 2012 een nieuwe directeur-bestuurder is aangesteld die na een zorgvuldige analysefase wil komen tot een gedragen meerjarenbeleid. Daarnaast vraagt de ingezette transitie ook tijd voor het creëren van draagvlak aan de basis van de organisatie. De contourennota geeft aan welke aandachtspunten hierbij aan de orde zijn, welke methode gevolgd zal worden en op welke risicofactoren en kansen het nieuwe strategisch beleidsplan een organisatiekoers dient te beschrijven. Daarnaast is er in 2012 een planning & control beleid vastgesteld en conform planning uitgevoerd. 6
1.5.5 ISO 9001/HKZ certificatie Het kwaliteitsbeleid van Trimenzo is erop gericht er voor te zorgen dat de zorg- en dienstverlening voldoet aan van tevoren gemaakte afspraken, die zijn afgestemd op de vraag, wensen en verwachtingen van cliënten, opdrachtgevers, financiers en ketenpartners. Het kwaliteitsmanagementsysteem is opgebouwd conform wettelijke regelgeving en voorschriften van de Kwaliteitswet Zorginstellingen. Het systeem geeft inzicht in de kwaliteit van dienstverlening en het continue verbeteren hiervan. Trimenzo is ISO 9001/ HKZ gecertificeerd. 1.5.6 Controleverklaring Trimenzo voldoet voor 2012 aan de Regeling AO/IC AWBZ-zorgaanbieders en heeft een goedkeurende controleverklaring van accountant Deloitte ontvangen. 1.5.7 Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg en cliënttevredenheid Trimenzo werkt volgens de systematiek van het Kwaliteitskader Verantwoorde Zorg. De resultaten uit de klantervaringen volgens de CQ-index tonen met het cijfer 7.7 voor de divisie Woonzorgcentra en het cijfer 8.9 voor de divisie Thuiszorg & Hulp een positief beeld van Trimenzo.
2. Financiële informatie
2.1 Resultaat en vermogen
Het resultaat over het boekjaar 2012 bedraagt € 17.000 negatief (2011: € 72.000 negatief) Vanuit de resultaatbestemming wordt een bedrag van € 3.000 aan de overige reserves en € 250.000 aan de bestemmingsreserves onttrokken. Zodoende wordt in het boekjaar € 236.000 ten gunste van de reserve aanvaardbare kosten geboekt. De vermogenspositie van de stichting is in 2012 nagenoeg gelijk gebleven ten opzichte van voorgaande jaren. Het eigen vermogen is ten opzichte van 2011 met 1% gedaald. Het gemiddelde weerstandsvermogen bedraagt in 2012 ca. 20% (2011: 21%). Dit is hoger dan de norm die het WƒfZƒ stelt voor financieel gezonde instellingen. Ten opzichte van de WƒfZ-deelnemers in de sector Verzorging & Verpleging kan de financiële positie worden aangemerkt als beter dan het gemiddelde van de sector. Naast het weerstandsvermogen als norm voor de solvabiliteit wegen de banken en het Waarborgfonds voor de Zorgsector (WƒƒfZ) vaak het eigen vermogen ten opzichte van het totale vermogen mee bij krediet- en financieringsaanvragen. Deze norm bedraagt gemiddeld circa 30%. Het veranderde risicoprofiel van de stichting rechtvaardigt een dergelijke solvabiliteitseis, die in 2012 met 54% ruimschoots hoger is dan de genoemde norm.
2.2 Ontwikkelingen van het resultaat
Het negatieve resultaat over 2012 is (per saldo) vooral veroorzaakt door: • De bijdrage in de bouwkosten van het Grotenhuis met als doel de verlaging van de 7
• • • • • •
toekomstige huur. Onverschuldigde huurbetaling in de overgangsperiode van de oudbouw naar de nieuwbouw van woonzorgcentrum het Grotenhuis. De uitbetaling van ontslagvergoedingen. De definitieve afwikkeling van de liquidatie van stichting Disgenoten, waardoor een extra bate is verantwoord. De keuzemogelijkheid om geen voorziening Persoonlijk Levensfase Budget op te nemen in de jaarrekening 2012, waardoor in de begroting 2013 de reservering voor deze voorziening is komen te vervallen. Lagere productie en productiviteit dan begroot bij de divisie Thuiszorg & Hulp. Hogere kosten centraal bureau door hogere ondersteuningsvraag vanuit de divisies.
2.3 Investeringen
In het boekjaar 2012 is voor een bedrag van € 735.000 geïnvesteerd in materiële vaste activa, dat als volgt is opgebouwd: • Installaties: € 333.000 • Instandhoudinginvesteringen: € 72.000 • inventarissen: € 259.000 • automatisering: € 70.000
2.4 Financiering en liquiditeit
Door een positieve cashflow worden geen structurele financieringstekorten voorzien. Tijdelijke financieringstekorten worden opgelost door middelen die binnen de groep ter beschikking worden gesteld. De moedermaatschappij stichting Trimenzo fungeert hierbij als financier van de divisies binnen de groep. De kasstroom van de stichting over 2012 is positief € 0,2 miljoen (2011: negatief € 1,0 miljoen). De kasstroom in 2012 is voornamelijk positief beïnvloed door de afname van het financieringsverschil ad € 1,4 miljoen. In 2011 was er sprake van voorfinanciering door Trimenzo als gevolg van een achterlopende bevoorschotting. Het negatieve operationele resultaat heeft een negatief effect op de kasstroom in 2012. De investeringen in 2012 van circa € 0,7 miljoen beïnvloeden de kasstroom in 2012 negatief.
3. Voornaamste risico’s en onzekerheden
3.1 Strategie en risicomanagement
Door het nieuwe regeringsbeleid kwam de organisatie in een forse transitiefase terecht waarbij veel AWBZ onderdelen zullen verschuiven naar de WMO en de intramurale zorg zal opschalen naar zware zorg met behandeling. Er zal een groter beroep gedaan worden op de eigen kracht en middelen van de cliënten en hun familie en netwerken alvorens er een recht op zorg bestaat. Dit geeft de volgende risico’s en onzekerheden: 3.1.1 Particuliere diensten Omdat de verwachting is dat hierdoor meer huishoudelijke hulp thuis en thuiszorg 8
particulier ingekocht zal worden heeft de organisatie besloten ook een commerciële diensten BV op te richten onder de naam: Trimenzo Particuliere Zorg & Diensten. Onzeker is of dit nieuwe organisatieonderdeel winstgevend kan worden. Een eigen projectmanager is belast met de opdracht om deze BV vorm te geven en zal in de startfase samen opwerken met een student bedrijfskunde. Uiteraard worden deze diensten geboden in nauwe samenhang met het reguliere zorgaanbod. 3.1.2 Behandelfunctie Bij het zorgkantoor werden 16 plaatsen ZZP 5 met behandeling aangevraagd en goedgekeurd. Hierdoor kan de organisatie in 2013 twee woongroepen voor dementerenden realiseren, passend bij de gewenste rol en functie van intramurale zorglocaties. Deze toekenning was wel budgettair neutraal. De behandelfunctie is duurder dan het huidige zorgaanbod dus moet hiervoor capaciteit ingeleverd worden. Ook de nieuwbouw van het Grotenhuis ging gepaard met capaciteitsreductie. De twee ontwikkelingen samen en de extramuralisering van ZZP 1 en 2 geven een reductie van 11 plaatsen (naast de reductie in 2011 van 14 plaatsen). Er zal sprake zijn van een landelijke capaciteitsplanning waardoor onzeker is in welke mate Trimenzo deze gewenste transitie in de komende jaren kan voortzetten. Trimenzo heeft de medische en paramedische ondersteuning ingekocht bij Novicare, een succesvolle organisatie op dit gebied. 3.1.3 Gebouwen Het nieuwe Grotenhuis (eigendom van woningcorporatie Woonzorg Nederland) werd eind 2012 opgeleverd en heeft ruime appartementen van ca. 70m2. Er is sprake van een huurcontract van 25 jaar. In de directe omgeving van het Grotenhuis worden nieuwe koop- en huurappartementen gebouwd. Het werd in 2012 duidelijk dat woningcorporatie Habion, de eigenaar van de Benring, gelet op haar eigen strategisch vastgoedbeleid en de ingezette kabinetsplannen het nieuwbouwproject voor deze locatie niet meer wilde doorzetten. Er werden gesprekken gestart over de wenselijkheid van renovatie. De Martinushof is eind 2012 gestart met het ontwikkelen van een verbouwingsplan voor twee woongroepen voor dementerenden. De eigenaar van dit gebouw (woningcorporatie IJsseldal Wonen), wil in 2013 samen met Trimenzo en de gemeente Voorst een strategisch vastgoedbeleid opstellen voor het woonzorgcentrum en de aanleunwoningen.
3.2 WMO
In 2012 was onduidelijk of de gemeente Voorst Trimenzo weer zou aanbesteden na het aflopen van het contract. Ten tijde van het schrijven van dit directieverslag is het aanbestedingstraject afgerond met hetzelfde aantal uren (80.000 van de c.a. 100.000 uur) en is Trimenzo de grootste aanbieder van huishoudelijke hulp in de gemeente Voorst gebleven. Wel werd door een kostprijsberekening duidelijk dat er onderscheid gemaakt moest worden in medewerkers HH1 zonder signalering en medewerkers HH2 met signalering, hetgeen om een sociaal plan vroeg.
3.3 Thuiszorg & Hulp
In 2012 werd duidelijk dat Trimenzo Thuiszorg & Hulp meer en meer een groeiende markt 9
bedient en goede kwaliteitszorg biedt in de gemeente Voorst. De divisie functioneert echter nog niet kostendekkend, hetgeen een reorganisatie noodzakelijk maakte.
3.4 Operationeel: processen en geïntegreerd risicobeheersingsysteem
Het HKZ-certificaat van Trimenzo is in 2012 met drie jaar verlengd. Door de externe auditor is één tekortkoming geconstateerd. Deze betrof de afwezigheid van prospectieve risicoanalyse op de primaire zorgprocessen. Hierop is een plan van aanpak gerealiseerd waarmee de tekortkoming is opgeheven en de voortzetting van het certificaat gegarandeerd is. De P&C-cyclus is in 2012 aangepast op de nieuw geïmplementeerde organisatiestructuur en besturingsfilosofie. In het kader van ‘Het Nieuwe Melden’ is er voor gekozen een integraal veiligheidsmanagementsysteem op te zetten, waarbij alle risico’s, incidenten, klachten, corrigerende en preventieve maatregelen, etc. door middel van een elektronisch meld- en verbetersysteem zijn samengevoegd. Dit systeem is toegankelijk voor alle lagen in de organisatie. Het doel is een geïntegreerd risicobeheersings- en controlesysteem, waarmee de continuïteit van de meest kritische processen is gegarandeerd. De implementatie van het systeem heeft in 2012 plaatsgevonden.
3.5 ICT
De automatiseringsomgeving neemt een steeds belangrijkere plaats in binnen de zorgsector. Hierbij valt te denken aan digitale urenregistratie, online faciliteiten, interne controles binnen de applicatie en het elektronisch cliëntendossier. Daarmee wordt het inregelen van de General IT Controls (informatiebeveiliging, changemanagement en back-up en recovery) in toenemende mate van belang. Door de veelheid aan ontwikkelingen in 2011 en 2012 heeft Trimenzo beperkt aandacht kunnen besteden aan de NEN7510. Trimenzo heeft het voornemen NEN7510 in 2013 concreet ter hand te nemen. Wel heeft er in 2012 een update plaatsgevonden van het elektronisch cliëntendossier, waarbij onder andere het wachtwoordbeleid is aangescherpt. In 2012 is contact geweest met enkele leveranciers van digitale factuurverwerkingssystemen. Hierbij is gebleken dat het aantal inkoopfacturen dat Trimenzo jaarlijks ontvangt te laag is om een digitaal factuurverwerkingssysteem efficiënt en effectief in te zetten. In 2012 is de salarisapplicatie van UNIT4 geïmplementeerd. Per 1 januari 2012 zijn de administratieve werkzaamheden die door de SDB-groep werden verricht, overgenomen door de salarisadinistatie van Trimenzo. Trimenzo heeft de afspraken met UNIT4 over de verantwoordelijkheden betreffende de continuïteit en betrouwbaarheid van de geautomatiseerde gegevensverwerking schriftelijk vastgelegd in een service level agreement.
3.6 Facilitaire zaken
Omdat in 2012 bekend werd dat de nieuwbouw bij de Benring niet wordt gerealiseerd hebben we op deze locatie te maken met een verouderd gebouw waarin in de komende jaren de zorgverlening moet worden voortgezet. Ten aanzien van brandveiligheid zal in 2013 een inventarisatie plaatsvinden op het gebied van bouwkundig en installatietechnische brandveiligheid (aspecten). Het plan van aanpak dat hieruit voortkomt wordt in 2013 uitgevoerd. De uitkomsten van dit onderzoek hebben hoogstwaarschijnlijk ook invloed op de BHV-organisatie. De Benring heeft te maken 10
met risico’s op gebied van legionella. In 2012 zijn hiertoe verschillende onderzoeken/ inventarisaties uitgevoerd op basis waarvan acties worden uitgezet. Ten aanzien van facilitaire zaken is geconstateerd dat er behoefte is aan nader beleid in relatie tot ontwikkelingen rond o.a. de behandelunits, de frontoffice en de vraagstelling omtrent centrale of decentrale aansturing van de facilitair medewerkers. Eind 2012 is opdracht gegeven aan ABC Facility Service voor het uitvoeren van een quickscan met daaruit volgend een advies voor de toekomst.
3.7 Medewerkers
De krapte op de arbeidsmarkt voor gekwalificeerd personeel, met name voor de functie verzorgende 3IG, is nu ook in de gemeente Voorst merkbaar. Vacatures worden steeds moeilijker ingevuld en de wervingsperiode is aanzienlijk langer. De verwachting is dat de krapte in de nabije toekomst alleen maar toeneemt en toekomstige medewerkers meer eisen kunnen en zullen stellen aan het dienstverband. Om te voorkomen dat Trimenzo op enig moment niet meer de kwaliteit van personeel kan leveren voor de zorgvraag die er ligt, wordt ingezet op een slimmere manier van werken, optimale inzet van personeel op diverse niveaus, het stimuleren van interne doorgroei en het aantrekken en behouden van voldoende leerlingen en zij-instromers. Ten tijde van het verschijnen van dit directieverslag kan reeds gemeld worden dat door interne doorgroei 13 medewerkers een opleiding tot verzorgende niveau 3 gaan volgen in 2013. Naast de medewerkers is in de woonzorgcentra een grote groep vrijwilligers werkzaam. In 2012 is een gezamenlijke dankjewel-middag georganiseerd voor alle vrijwilligers van de woonzorgcentra, waar meer dan 100 vrijwilligers aanwezig waren. Trimenzo is van mening dat vrijwilligers niet alleen gewaardeerd moeten worden door ze te bedanken, maar ook door hen een stuk gerichte scholing aan te bieden. Hiervoor zijn in 2012 bijeenkomsten georganiseerd waarbij vrijwilligers op de hoogte zijn gebracht van alle ontwikkelingen in de ouderenzorg en welke consequenties dit heeft voor Trimenzo.
3.8 Financieel
De periodieke financiële rapportage voorziet momenteel nog niet in een liquiditeitsprognose. Deze is van belang om goed inzicht te krijgen in de kasstromen voor de komende periode. Liquiditeit heeft wel interne aandacht. Voor 2013 is een liquiditeitsbegroting opgesteld op basis van de financiële begroting. Trimenzo beschikt over een treasurystatuut.
3.9 Financiële verslaglegging
Impairment vastgoed(-contracten) Zorginstellingen kunnen voor de waardering van het vastgoed uitgaan van het kostprijsmodel (historische kosten) of het actuele waardemodel (bedrijfswaarde of contante waarde). Indien sprake is van waardering op historische kostprijs dient altijd de ‘ minimumwaarderingsregel of impairmenttoets’ plaats te vinden. Dit houdt in dat gewaardeerd wordt op historische kostprijs of lagere bedrijfswaarde. Op het moment dat de bedrijfswaarde lager is dan de boekwaarde is sprake van een afwaardering (impairment, bijzondere waardevermindering). Trimenzo heeft voor de gehele vastgoedportefeuille (gehuurd vastgoed) bedrijfswaarde11
berekeningen opgesteld. De contante waarde van de toekomstige NHC-vergoedingen van het vastgoed is daarbij afgezet tegen de boekwaarde van het vastgoed per 31 december 2012. Hieruit blijkt dat de totale bedrijfswaarde van het vastgoed hoger is dan de boekwaarde per 31 december 2012. Aangezien dit saldo positief is, is er geen sprake van een verplichte bijzondere waardevermindering. De waardering van het vastgoed is daarom niet aangepast.
3.10 Wet- en regelgeving
3.10.1 Voorziening Persoonlijk Levensfase Budget (PLB) In juni 2012 is de CAO 2012-2013 voor de Verpleeg-, Verzorgingshuizen en Thuiszorg, Kraam- en Jeugdgezondheidszorg vastgesteld. Hieruit blijkt dat de term PLB per 1 januari 2013 wordt vervangen door de term ‘extra bovenwettelijke vakantie-uren’ (EBV). Het aantal extra uren per jaar per leeftijdscategorie en de voorwaarden voor toepassing van de overgangs- en garantieregeling vanaf 1 januari 2013 zijn ongewijzigd. De door Trimenzo voorgenomen voorziening PLB voor de overgangsregeling in de jaarrekening hoefde niet plaats te vinden. 3.10.2 Nieuw zorgakkoord Het nieuwe kabinet heeft grote wijzigingen aangekondigd binnen de zorg. Het schrappen van ZZP 1 t/m 4 uit de AWBZ en de decentralisatie van deze zorg naar gemeenten en zorgverzekeraars, is een hoog risico en een grote mate van onzekerheid, met name voor verzorgingshuizen. Trimenzo speelt hier adequaat op in door geen ZZP 1 t/m 4 meer in zorg te nemen en door het opzetten van verpleeghuisunits (project kleinschalig wonen). Er worden diverse taken uit de AWBZ overgeheveld naar gemeenten. Trimenzo Thuiszorg & Hulp is bezig de functie begeleiding uit te breiden, heeft de opzet van de teams gewijzigd en zal in 2013 wijkverpleegkundigen in dienst nemen. Trimenzo zal een nieuw strategisch beleidsplan opstellen waarin de koers nader uitgewerkt wordt. Ter voorbereiding hierop wordt gebruik gemaakt van de impactanalyse van ActiZ waarin de verschillende scenario’s en hun effecten zichtbaar worden gemaakt. Er kan met een aantal ontwikkelingen niet worden gewacht tot de totstandkoming van dit beleid, deze worden dan ook voortvarend ingezet. Het betreft: • kleinschalig wonen; • het aanstellen van wijkverpleegkundigen; • het In voor Zorg! traject. Kwaliteitswet zorginstellingen. Het tijdig signaleren van risico’s is bij Trimenzo geborgd op zowel cliënt- als organisatieniveau. Procedures rondom kwaliteit en bereikbaarheid zijn aangescherpt. Tevens zijn diverse ketenafspraken tussen Trimenzo en lokale huisartsen, collegainstellingen, etc. in gang gezet. Wijzigingen WMO In 2012 werd de reductie van 75% genoemd door de Staatssecretaris die bijgesteld werd in 2013 tot 40%. Ook dit percentage zal een forse impact hebben. Trimenzo zet zich er voor in de hulpverlening aan de cliënt en de werkgelegenheid voor de gemeente Voorst te continueren middels een particulier aanbod. Daarnaast werden er in 2012 12
voorbereidingen getroffen om na de bestuurlijke aanbesteding in 2013 middels een sociaal plan de salarisinschaling van medewerkers overeenkomstig te laten zijn met de tarieven, zodat de WMO BV weer kostendekkend kan functioneren. 3.10.3 Medewerkers Het voornemen van de overheid om de arbeidsmarkt te hervormen, geen oproepcontracten in de zorg meer toe te staan en minder tijdelijke contracten te geven, zorgt ervoor dat de flexibiliteit van personeel in de flexibele schil afneemt. Hierdoor loopt Trimenzo bij periodes van verminderde zorgvraag een financieel risico in verband met een overschot aan contracturen of kosten voor wachtgelden. Trimenzo zal onderzoeken hoe de flexibele schil deels ondergebracht kan worden bij vast personeel die flexibel inzetbaar willen en kunnen zijn. Zo kunnen fluctuaties in de zorgvraag in de toekomst ook opgevangen worden. De modernisering van de ziektewet brengt financiële risico’s met zich mee. Werkgevers zijn bijvoorbeeld langer verantwoordelijk voor medewerkers die ziek uit dienst gaan. Trimenzo zal onderzoeken hoe groot het risico is en hiervoor zo nodig stappen ondernemen. Tevens wordt het verzuimprotocol bijgesteld om de instroom van zieke medewerkers in een uitkeringssituatie nog meer te voorkomen. Trimenzo is in 2012 een vitaliteitsproject ‘Trimenzo energiek vooruit!’ gestart om meer bewustzijn te creëren bij medewerkers voor gezond leven. Dit project is mede geïnitieerd omdat het werken in de zorg een zwaar beroep is en de pensioenleeftijd door de regering is opgeschoven naar 67 jaar. In dit kader was hiervoor aandacht in speeches van de directie, was er een gezond kerstpakket en werd een Trimenzoloop van 5 km georganiseerd in 2013 waarvoor medewerkers vanaf december 2012 konden trainen.
4. Financiële instrumenten
Stichting Trimenzo maakt in de normale bedrijfsuitoefening gebruik van uiteenlopende financiële instrumenten die de instelling blootstellen aan markt- en/of kredietrisico’s. Deze betreffen financiële instrumenten die in de balans zijn opgenomen. Financiële instrumenten omvatten handels- en overige vorderingen, geldmiddelen, leningen en overige financieringsverplichtingen, handelsschulden en overige te betalen posten. Stichting Trimenzo handelt niet in financiele instrumenten.
5. Toepassing van gedragscodes
Trimenzo kent een algemene gedragscode en een gedragscode voor het gebruik van digitale communicatiemiddelen en sociale media. Naast de gedragscodes op organisatieniveau hanteert Trimenzo de nationale beroepscode voor verpleegkundigen en verzorgenden. De gedragscodes zijn van toepassing op alle medewerkers, vrijwilligers, leerlingen en uitzendkrachten die werkzaamheden verrichten bij of voor Trimenzo. De organisatie verwacht dat de gedrags- en beroepscodes worden nageleefd. Aan het 13
niet naleven van de gedrags- en beroepscodes kan Trimenzo sancties verbinden. Dit is vastgelegd in de algemene gedragscode van Trimenzo. De gedrags- en beroepscodes zijn opgenomen in de medewerkerinformatiemap die iedere nieuwe medewerker ontvangt en zijn via het intranet van Trimenzo door alle medewerkers te raadplegen.
6. Maatschappelijke aspecten van ondernemen
Trimenzo profileert zich als een organisatie die sterk verbonden is met haar omgeving. Dat heeft als consequentie dat er veel relaties gelegd en onderhouden worden met de stakeholders zoals: • de lokale bevolking; • de gemeente; • huisartsen; • dorpsraden en dorpscontactpersonen; • collega-instellingen waarmee samengewerkt wordt zoals stichting Mens en Welzijn.
6.1 Milieuaspecten
In het jaar 2012 is kritisch gekeken naar milieugerelateerde aspecten en zijn passende maatregelen genomen: • De aansluitingen van gas en elektra zijn bijgesteld en aangepast. • Er zijn verdere energiebesparende maatregelen op het gebied van verlichting genomen o.a. door het aanbrengen van bewegingssensoren. • Middels het toepassen van de microvezel-methode worden minder schoonmaakmiddelen verbruikt. • Door middel van automatische zeepdosering op wasmachines worden minder milieubelastende wasmiddelen verbruikt. • De zorgcentra hanteren een systeem van gescheiden afvalinzameling, zoals restafval, incontinentiemateriaal, glas, papier en afvoer van gevaarlijke stoffen. • Bij aanschaf van nieuwe apparatuur worden de milieuaspecten mede beoordeeld. Naast alle wet- en regelgeving voor nieuwbouw houdt Trimenzo bij dergelijke projecten zelf ook rekening met milieuaspecten. Zo wordt o.a. energiezuinige verlichting ingezet bij verbouw en nieuwbouw van locaties
6.2 Sociale aspecten
In 2012 hebben 53 medewerkers (9,05 fte) Trimenzo verlaten en zijn 50 medewerkers (15,72 fte) in dienst getreden. Daarnaast hebben enkele medewerkers uitbreiding van arbeidsuren gekregen. Op 31 december 2012 waren er 458 medewerkers (188,57 fte) in dienst van Trimenzo. Dat maakt Trimenzo een van de grootste werkgevers in de gemeente Voorst. 6.2.1 Reorganisatie woonzorgcentrum het Grotenhuis In het verslagjaar is de sociale paragraaf ten behoeve van de reorganisatie het Grotenhuis afgerond. Trimenzo heeft met drie medewerkers afspraken gemaakt over (gedeeltelijke) beëindiging van het dienstverband. De overige boventallig verklaarde medewerkers zijn 14
herplaatst binnen Trimenzo. Alle veranderingen betreffende de kleiner wordende locatie en andere werkwijzen hebben een groot beroep gedaan op de flexibiliteit van medewerkers. Teams zijn samengevoegd, veel medewerkers zijn vertrokken, de werkwijze is veel meer vraaggestuurd geworden en de grotere appartementen geven voor cliënten veel meer een thuisgevoel waar de benaderingswijze van medewerkers bij is aangepast. 6.2.2 Opbouw personeelsbestand De gemiddelde leeftijd van de medewerkers van Trimenzo op 31 december 2012 was 44,5 jaar. Het grootste deel van de medewerkers is 50 jaar of ouder. Binnen nu en tien jaar neemt een aanzienlijk deel van de huidige medewerkers afscheid vanwege (pre)pensionering. Maatregelen om de problematiek rond de vergrijzing van het personeelsbestand aan te pakken, worden opgenomen in het Strategisch Beleidsplan 2014-2016. 6.2.3 Scholing Trimenzo is een erkend leerbedrijf voor verzorgende, agogische en administratieve opleidingen. Door het bieden van leer- en stageplaatsen wil Trimenzo gekwalificeerde medewerkers opleiden die passen in de toekomstige organisatie. In het verslagjaar waren 14 BBL-ers in dienst van Trimenzo. Tevens hebben 6 medewerkers van een MBO-opleiding gevolgd via de regeling studiefaciliteiten. In totaal hebben 68 BOL- en HBO-leerlingen in 2012 stage gelopen bij Trimenzo. Ten behoeve van de deskundigheidsbevordering en arbeidsomstandigheden hebben er in het verslagjaar diverse cursussen plaatsgevonden. Deze zijn opgenomen in de scholingsplannen per bedrijfsonderdeel. 6.2.4 Ziekteverzuim Het verzuimpercentage van 2012 bedraagt 5,74%. Dit ligt lager dan het verzuimpercentage van 2011. De aanpassing van het proces ziekteverzuim en re-integratie en een intensievere verzuimbegeleiding door de direct leidinggevenden hebben hieraan bijgedragen. Trimenzo streeft naar een lager verzuimpercentage en zal daarom de ondersteuning van leidinggevenden bij de verzuimbegeleiding in 2013 verder optimaliseren. 6.2.5 Melding incidenten medewerkers (MIM) In 2012 zijn in totaal achttien incidenten gemeld. De aard van de incidenten is onder te verdelen in ondeugdelijk materiaal (3x), prikaccidenten (2x), een verkeerde werkhouding (6x), onoplettendheid (4x) en cliëntsituatie (3x). Naar de mening van de werkgroep veiligheidsmanagement is de follow-up voldoende geweest. Het protocol bedrijfsongevallen is verouderd en zal in 2013 met de implementatie van het nieuwe veiligheidsmanagementsysteem geactualiseerd worden.
6.3 Economische aspecten
Er worden steeds meer contacten gelegd met maatschappelijk betrokken organisaties in de gemeente, dorpsraden, belangengroepen en welzijnsorganisaties. Met welzijnsorganisaties is gesproken over de eigen kracht van de burger en zijn afspraken gemaakt omtrent samenwerking op dit gebied.
15
7. Onderzoek en ontwikkeling
In 2012 hebben de volgende onderzoeken plaatsgevonden: • externe audit ISO 9001/HKZ; • controlebezoek door de Inspectie voor de Gezondheidszorg en Arbeidsinspectie; • jaarlijkse controle administratieve processen door externe accountant; • medewerkertevredenheidsonderzoek; • cliënttevredenheidsonderzoek; • intern onderzoek naar wensen van potentiële cliënten Trimenzo Particuliere Zorg & Diensten; • Er werd een kostprijsberekening WMO uitgevoerd; • Hooge overhead percentage. Vanuit de jaarplannen werden diverse zaken ontwikkeld. Een extern adviseur werd ingeschakeld om het percentage overhead vanuit de Berenschot-methode vast te stellen. De organisatie heeft het streven vastgesteld om op of onder het landelijk gemiddelde van 14% te blijven. De dienstverleningsovereenkomsten tussen de divisies en de staffunctionarissen werden meer SMART geformuleerd en beter doorbelast. Hierdoor ontstond een meer uitgezuiverde begroting 2013 die in december 2012 door de Raad van Toezicht vastgesteld kon worden.
8. Toekomst
In afwachting van de vaststelling van de door de overheid ingezette koers zal Trimenzo ervoor gaan om als zelfstandige lokale organisatie te kunnen voortbestaan op een opvallend onderscheidende vraaggestuurde wijze. Inspelend op het kunnen binden en boeien van de nieuwe generatie medewerkers in een tijd van ontgroening en vergrijzing, zal de organisatie met een grote mate van zelfsturing vormgegeven worden. Hierbij kunnen nieuwe ICT-ontwikkelingen behulpzaam zijn om de bureaucratie, die de afgelopen jaren ingeslepen is vanuit de wet- en regelgeving, tot een minimum te beperken. Dit kan er, in combinatie met vermindering van overhead, toe bijdragen dat een zo maximaal mogelijk deel van het zorgbudget ten goede komt aan de feitelijke zorgverlening. Om dit proces in goede banen te leiden, zoals in de inleiding van dit directieverslag reeds gemeld, is in 2012 ingetekend voor een landelijk In voor Zorg!-project van het Ministerie van VWS en werd ten tijde van het schrijven van dit directieverslag begin 2013 duidelijk dat wij voldoen aan de criteria. Een volledig gesubsidieerde coach gaat gedurende twee dagen in de week een jaar lang samen met medewerkers en het management werken aan een herinrichting van de organisatie, onder projectleiding van de divisiemanagers. Trimenzo heeft goede uitkomsten bij cliënt- en medewerkertevredenheidsonderzoeken, maar wil de organisatie omvormen naar de nieuwe vereisten vanuit het regeringsbeleid en zich onderscheidend profileren richting de cliënten en de medewerkers. 16
Middels nieuwe media, een frisse en nieuwe website, een CRM systeem en een tweezijdig intranet zal dit ook met de buitenwereld gecommuniceerd worden. Uiteraard worden de ogen niet gesloten voor de risico’s die op ons afkomen door de overheveling van delen van de AWBZ naar de gemeente, de verdergaande extramuralisering, verminderde groei van het zorgbudget en een groter appel van de overheid op de eigen kracht van de burgers. Echter zien wij deze risico’s tegelijk als kansen, daar Trimenzo door de overzichtelijke omvang hier snel en wendbaar mee om zal kunnen gaan.
17
