Directiereglement Stichting ROC West-Brabant
Directieberaad Raad van Bestuur OR RvT
Accordering Vaststelling Ter info Ter kennisname
Versie 0.3 Versie 1.0 Versie 1.0 Versie 1.0
09.09.13 10.09.13 19.09.13 24.09.13
Versie 1.1 23-10-2013 (vastgesteld door de RvB d.d. 10-9-2013)
INHOUDSOPGAVE Inleiding
3
Algemeen
3
Kwaliteitszorg, onderwijs en deelnemersbeleid
6
Financiën, formatie, planvorming en verantwoording
7
Huisvesting, inkoop en facilitair
8
Personeel & Organisatie
8
Marketing- en communicatiebeleid
9
Informatiserings- en automatiseringsbeleid
10
Medezeggenschap
10
Veiligheid, gezondheid en welzijn
10
Slotbepalingen
11
2
INLEIDING Artikel 9.1.7 WEB bepaalt dat de Raad van Bestuur van een instelling een bestuursreglement vast stelt gebaseerd op de Governancecode ‘Goed Bestuur in de BVE-sector’. Binnen Stichting ROC West-Brabant is het Bestuursreglement Stichting ROC West-Brabant van kracht. Op grond van artikel 9.1.7 lid 1 sub c van de Wet Educatie en Beroepsonderwijs (WEB) en artikel 32b jo. 32b1 Wet op het Voortgezet Onderwijs (WVO) kan de Raad van Bestuur van een instelling de aan haar bij wettelijk voorschrift opgedragen taken en bevoegdheden op- of overdragen aan de dagelijkse leiding van een organisatorische eenheid. In het bestuursreglement ROC West-Brabant is opgenomen welke organisatorische eenheden de instelling kent en dat de verdeling van taken en bevoegdheden door de Raad van Bestuur aan een organisatorische eenheid in een afzonderlijk reglement zal worden vastgelegd. Daartoe dient dit directiereglement. In voorliggend reglement is opgenomen: de gemandateerde taken en bevoegdheden die zijn op- of overgedragen aan de Directeur, het Diensthoofd, de verhouding van de Directeur, het Diensthoofd tot de Raad van Bestuur, de samenstelling, de wijze van benoeming en de werkwijze van de dagelijkse leiding van de desbetreffende eenheid. Voorliggend reglement is niet van toepassing op de OVO-scholen, op de OVO-scholen is het Reglement Bestuursmanager OVO van toepassing. Met de inwerkingtreding van dit Directiereglement komt het Fusiedocument 07 Directiereglement d.d. 6 oktober 2004 te vervallen. ALGEMEEN Artikel 1 Begripsbepalingen In dit reglement wordt verstaan onder: Manager MBO
De functionaris die de dagelijkse leiding heeft over een deel van een college. De Directeur van het college heeft de leiding over de Manager MBO. De formele functienaam van de Manager MBO is Afdelingsmanager of Unitdirecteur.
Beleidsadviesgroep (BAG)
Overlegorgaan binnen de Stichting ROC WestBrabant, bestaande uit afvaardigingen van Directeuren en stafdiensten. De BAG is ingericht per beleidsterrein en vormt het orgaan waar de wederzijdse afstemming plaatsvindt tussen Instituutsdirecteuren en stafdiensten en IT-Workz betreffende (meerjaren)beleidsplanning, jaarplan op het beleidsterrein en beleidsvoorbereiding en ontwikkeling. De BAG heeft een adviesfunctie naar de Raad van Bestuur en het Directieteam.
Bestuursreglement
Het Bestuursreglement van de Stichting ROC WestBrabant, zoals vastgesteld door de Raad van Bestuur.
Centrale diensten
Ondersteuningseenheden binnen de Stichting ROC West-Brabant, belast met advisering, beleidsontwikkeling, dienstverlening en/of controlling.
Concerncontroller
De Concerncontroller adviseert de Raad van Bestuur over financiële mogelijkheden en risico’s en heeft de dagelijkse leiding over de controllers werkzaam binnen de centrale dienst Audit & Control en de functionele leiding over de controllers werkzaam binnen de instituten en rechtspersonen. De voorzitter van de Raad van Bestuur heeft de leiding over de Concerncontroller.
Deelnemer
Daar waar gesproken wordt van deelnemer wordt tevens bedoeld student of leerling.
Diensthoofd
De als zodanig benoemde functionaris die de dagelijkse leiding heeft over de medewerkers werkzaam binnen een dienst van de Stichting ROC 3
West-Brabant en de functionele leiding over collegae werkzaam binnen de gelijksoortige ondersteunende afdeling van instituten. Daar waar gesproken wordt over Diensthoofd, wordt mede bedoeld de Concerncontroller in diens functie als Diensthoofd. De Raad van Bestuur heeft de leiding over de Diensthoofden. Directeur
De als zodanig benoemde functionaris die de dagelijkse leiding heeft van een instituut, dan wel rechtspersoon van de Stichting ROC West-Brabant. Ingeval alleen een Directeur van een instituut (Instituutsdirecteur) dan wel een rechtspersoon (BVDirecteur) wordt bedoeld, staat dit expliciet in het reglement vermeld. De Raad van Bestuur heeft de leiding over de Directeuren.
Directieberaad (DBR)
Overlegorgaan binnen de Stichting ROC WestBrabant belast met beleidsadvisering bestaande uit de Raad van Bestuur, Concerncontroller, Adviseurs Raad van Bestuur, Informatiemanager, Diensthoofden, Bestuursmanagers en Directeuren.
Directieteam (DT)
Overlegorgaan binnen de Stichting ROC WestBrabant, bestaande uit de Raad van Bestuur, Instituutsdirecteuren en de Bestuursmanager OVO, belast met beleidsadvisering (beleidsvoorbereiding en beleidsbepaling) mede op basis van voorstellen vanuit de BAG’s. Het Directieteam heeft als expliciet punt van aandacht binnen zijn adviestaak de optimale samenhang in en de integraliteit van beleidsthema’s op zowel decentraal en centraal niveau.
Instituut
De MBO-colleges en de VMBO-entiteit waaruit de Stichting is opgebouwd.
Raad van Bestuur (RvB)
Het bevoegd gezag van de Stichting ROC WestBrabant, als zodanig beschreven in de Statuten en zoals bedoeld in artikel 9.1.4 WEB, eerste lid.
Raad van Toezicht (RvT)
Het toezichthoudend bestuursorgaan van de Stichting ROC West-Brabant, als zodanig beschreven in de Statuten en zoals bedoeld in artikel 9.1.4 WEB, eerste lid.
Rechtspersoon
De aan de Stichting ROC West-Brabant gelieerde rechtspersonen.
Statuten
De Statuten van de Stichting ROC West-Brabant.
De Stichting
De Stichting ROC West-Brabant.
VMBO-school*
School waar VMBO-onderwijs wordt verzorgd. De VMBO-scholen van de Stichting ROC West-Brabant maken onderdeel uit van de VMBO-entiteit (= instituut). *Naast VMBO scholen maakt ook de praktijkschool Breda onderdeel uit van de VMBOentiteit. Daar waar in dit reglement VMBO-school wordt vermeld, is tevens bedoeld praktijkschool Breda.
VMBO-directeur
De als zodanig benoemde functionaris die de dagelijkse leiding heeft van een VMBO-school. De Directeur van de VMBO-entiteit heeft de leiding over de VMBO-directeuren. De formele functienaam van de Directeur VMBO is Directeur (cao-VO) of Unitdirecteur (cao-BVE).
4
Artikel 2 Statuten, Bestuursreglement en Directiereglement 1. In de statuten zijn de taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur vastgelegd. 2. In het Bestuursreglement zijn opgenomen (i) de verantwoordelijkheidsverdeling tussen de Raad van Bestuur en de Raad van Toezicht en de wijze waarop conflicten tussen beide organen worden geregeld, (ii) de wijze waarop de Raad van Bestuur zijn taken uitoefent en (iii) de organisatorische eenheden. 3. Het Directiereglement regelt de op-, dan wel overdracht van taken en bevoegdheden van de Raad van Bestuur aan zijn Directeuren, Diensthoofden verder te noemen de gemandateerde taken. Daarnaast is de Procuratieregeling van toepassing zoals vastgesteld door de Raad van Bestuur. Artikel 3 1. 2.
3. 4.
5. 6.
7.
Verhouding Raad van Bestuur en Directeur respectievelijk Raad van Bestuur en Diensthoofd Een instituut of rechtspersoon staat onder leiding van een Directeur. Eén centrale dienst staat onder leiding van een Diensthoofd. De Directeur van een MBO-college is voorzitter van het managementteam van het college. Het managementteam bestaat uit de Directeur en de Managers MBO. De Directeur van de VMBO-entiteit geeft leiding aan, en is voorzitter van het directieteam VMBO bestaande uit de Directeur VMBO-entiteit en VMBO-directeuren. Het benoemen, schorsen of ontslaan van de Instituutsdirecteur, Diensthoofd en Concerncontroller geschiedt door de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur stelt te allen tijde de arbeidsvoorwaarden vast. Het benoemen, schorsen of ontslaan van de BV-Directeur geschiedt conform hetgeen is vastgelegd in de statuten van de rechtspersoon. Het benoemen, schorsen of ontslaan van Managers MBO en VMBO-directeuren op voordracht van de Instituutsdirecteur geschiedt door de Raad van Bestuur. Het benoemen, schorsen of ontslaan van medewerkers van centrale diensten op voordracht van het Diensthoofd geschiedt door de Raad van Bestuur. De Raad van Bestuur stelt te allen tijde de arbeidsvoorwaarden vast. De Directeur, het Diensthoofd is verantwoording verschuldigd aan de Raad van Bestuur over de invulling van de gemandateerde taken en bevoegdheden zoals verder uitgewerkt in dit Directiereglement, alsmede over de wijze waarop die worden uitgeoefend. Eerst nadat de Raad van Bestuur daarmee heeft ingestemd, kan de Instituutsdirecteur en het Diensthoofd bij afzonderlijk reglement de verdere uitwerking van de verdeling van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden regelen. De Directeur, het Diensthoofd dient zich te allen tijde te houden aan de Procuratieregeling, ook in geval sprake is van het door mandateren van bevoegdheden. De Stichting ROC West-Brabant heeft een Klachtenregeling voor medewerkers en deelnemers en een Klokkenluidersregeling. De regelingen zijn toegankelijk via de Portal en website.
Artikel 4 Taakstelling Directeur en Diensthoofd 1. Binnen alle organisatorische eenheden van de stichting ROC West-Brabant wordt gehandeld conform wet- en regelgeving. Waar nodig en wenselijk worden door de Raad van Bestuur aanvullende centrale beleidskaders vastgesteld. 2. De Directeur, het Diensthoofd is verantwoordelijk voor de naleving en correcte toepassing van wet- en regelgeving en centrale beleidskaders binnen het eigen instituut, de eigen rechtspersoon of dienst. 3. De rechtspersonen zijn zelf verantwoordelijk voor het opstellen van, en de actualisering van de eigen bedrijfsregeling, mede als gevolg van veranderende wet- en regelgeving of aanvullende centrale beleidskaders. 4. De Instituutsdirecteur, het Diensthoofd is belast met: - De leiding en de coördinatie van de dagelijkse gang van zaken binnen het instituut, de dienst zoals opgenomen in de functiebeschrijving - De door de Raad van Bestuur gemandateerde taken en bevoegdheden, zoals opgenomen in dit Directiereglement. 6. De Directeur van een rechtspersoon is belast met: - De leiding en de coördinatie van de dagelijkse gang van zaken binnen de rechtspersoon zoals opgenomen in de functiebeschrijving - De door de Raad van Bestuur gemandateerde taken en bevoegdheden, zoals opgenomen in de statuten van de rechtspersoon en dit Directiereglement. Artikel 5 Overleg Raad van Bestuur, Directeuren en Diensthoofden 1. De Raad van Bestuur voert regelmatig overleg in het Directieberaad en Directieteam volgens een tevoren vastgesteld vergaderschema. 2. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het vergaderschema, de agendering, agendaverzorging en notulering van het Directieberaad en het Directieteam. 3. Voorzitter van het Directieberaad en Directieteam is de voorzitter van de Raad van Bestuur en bij diens ontstentenis een lid van de Raad van Bestuur. 4. Ieder lid van de Raad van Bestuur afzonderlijk voert over zijn portefeuilles c.q. aandachtsgebieden regelmatig overleg met de Directeur en het Diensthoofd die een met de portefeuille c.q. aandachtsgebied overeenkomende taak heeft.
5
Artikel 6 Vertegenwoordiging, belangenbehartiging 1. De Directeur vertegenwoordigt het instituut dan wel rechtspersoon extern bij aangelegenheden die zijn instituut dan wel rechtspersoon betreffen. 2. Ingeval sprake is van een intern geschil is de Directeur bevoegd. Een intern geschil is een geschil met een medewerker, deelnemer of wettelijke vertegenwoordiger van de deelnemer. Terzake geschillen met een externe partij is de Raad van Bestuur bevoegd ingeval het een Instituut of VMBO-school betreft. 3. Indien sprake is van een extern geschil een rechtspersoon betreffende, dan is de Raad van Bestuur bevoegd indien hij ook bestuurder is van deze rechtspersoon. 4. Ingeval sprake is van een intern geschil met een medewerker van de centrale dienst, is de Raad van Bestuur bevoegd. 5. De Directeur behartigt de belangen van de instelling of rechtspersoon in zijn geheel daarbij rekening houdend met de centrale beleidskaders. 6. De Instituutsdirecteur laat contracten en overeenkomsten met externe partijen voorafgaand aan ondertekening, toetsen door juridische zaken, of een externe juridische partij aan te wijzen door de Raad van Bestuur. 7. De Raad van Bestuur is en blijft te allen tijde bevoegd de Stichting ROC West-Brabant te vertegenwoordigen. Artikel 7 Uitgaven, verplichtingen 1. De Directeur, het Diensthoofd en de VMBO-directeur is bevoegd uitgaven te doen binnen de ruimte van de Procuratieregeling die de Raad van Bestuur heeft vastgesteld. 2. De Directeur is bevoegd zijn eigen declaraties te tekenen volgens het vigerende reglement declaraties. Declaraties van Diensthoofden worden getekend door de Raad van Bestuur. 3. Indien de waarde van investeringen, uitgaven, contracten en samenwerkingsovereenkomsten niet is vast te stellen dan wel niet op geld waardeerbaar is, wordt uitgegaan van het risico. De Directeur, het Diensthoofd en de VMBO-directeur zijn in dat geval bevoegd uitgaven te doen indien het vastgestelde risicobedrag valt binnen de ruimte van de Procuratieregeling. 4. Bij mogelijke overschrijding van financieel budget wordt tijdig doch in ieder geval alvorens het aangaan van onomkeerbare financiële verplichtingen door de Directeur of het Diensthoofd formeel toestemming gevraagd aan de Raad van Bestuur. 5. Bij mogelijke overschrijding van formatieve inzet wordt tijdig doch in ieder geval alvorens het aangaan van onomkeerbare financiële verplichtingen door de Instituutsdirecteur of het Diensthoofd formeel toestemming gevraagd aan de Raad van Bestuur. 6. Voor financiële middelen uit de zogenaamde derde geldstroom (stage, vrijwillige ouderbijdrage, sponsoring, etc.) is de Instituutsdirecteur zelf procuratiehouder. Hij kan deze middelen binnen de door de Raad van Bestuur gestelde kaders zelf aanwenden ten behoeve van het instituut. KWALITEITSZORG, ONDERWIJS EN DEELNEMERSBELEID Artikel 8 Kwaliteitszorg 1. Binnen de instituten van ROC West-Brabant wordt gehandeld conform het uitgangspunt van de Wet op het Onderwijs Toezicht (WOT juni 2002). De Stichting en de instituten bewaken en verbeteren de kwaliteit van hun eigen onderwijs en leggen daarover verantwoording af aan zowel de directe omgeving (waaronder de ouders) als aan de samenleving in het algemeen (waaronder de inspectie). 2. Voor de beoordeling van de kwaliteitsborging op instituutsniveau hanteert de Raad van Bestuur in beginsel dezelfde bronnen als de Onderwijsinspectie. 1. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de centrale beleidskaders betreffende: Instelling brede onderzoeken onder stakeholders Zelfevaluatie. 3. De Instituutsdirecteur is belast met en verantwoordelijk voor de bewaking en uitvoering van de kwaliteitszorg van het onderwijs zoals dat verzorgd wordt door het instituut. 4. De Instituutsdirecteur is gemandateerd eindverantwoordelijke voor de kwaliteit van de examens binnen het instituut. 5. De Instituutsdirecteur verschaft de Raad van Bestuur alle informatie die nodig is, en werkt actief mee aan onderzoeken, om de borging van de kwaliteit te kunnen verantwoorden. 6. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor de implementatie van het zelfevaluatie-instrument van ROC West-Brabant en de voortgang van de uitvoering van het verbeterplan. 7. De Instituutsdirecteur heeft een actieve informatieplicht naar de Raad van Bestuur bij kwaliteitsproblemen of wanneer hij, om kwaliteitsredenen, wil ingrijpen in vastgesteld beleid. Artikel 9 Onderwijs 1. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor het onderwijsbeleid alsmede voor de uitvoering van het onderwijs binnen het instituut. 2. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor het optimaliseren van de aansluiting van het onderwijs bij de behoeften en gestelde eisen van afnemers. 3. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor (de samenhang binnen) het opleidingsportfolio van het eigen instituut. 4. De Raad van Bestuur stelt het opleidingsportfolio vast. Bij wijzigen van het portfolio is vooraf toestemming van de Raad van Bestuur vereist.
6
5. 6. 7.
De Raad van Bestuur is bevoegd op grond van nader te duiden criteria, opleidingen aan een instituut te staken. Ook de Instituutsdirecteur kan hiertoe voorstellen doen aan de Raad van Bestuur. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor tijdige, volledige, correcte en adequate informatievoorziening aan studenten, medewerkers en (externe) belanghebbenden. De Instituutsdirecteur is voor de tot zijn instituut behorende opleidingen Educatie verantwoordelijk voor het sluiten van een overeenkomst met een gemeentebestuur inzake de door dat gemeentebestuur toe te kennen bedragen Educatie.
Artikel 10 Deelnemersbeleid 1. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de centrale beleidskaders betreffende deelnemersbeleid. De beleidskaders zijn vastgelegd in het deelnemersstatuut (MBO), het Leerlingenstatuut (VMBO) en diverse reglementen. 2. De Instituutsdirecteur draagt zorg voor de inschrijving van deelnemers in de onderwijs- en/of examenvoorzieningen van het instituut. Bij de controle hierop maakt hij gebruik van de handleiding "Beoordeling rechtmatige inschrijving". 3. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor de invoering van relevante deelnemersgegevens in het vigerende deelnemersregistratie en -volgsysteem. 4. De Instituutsdirecteur sluit met iedere potentiële deelnemer die zich wil inschrijven een onderwijsovereenkomst en voorafgaand aan de stage een praktijkovereenkomst (MBO). In het VMBO vindt inschrijving plaats op basis van een digitale dan wel schriftelijke aanmelding. 5. De Instituutsdirecteur kan besluiten tot schorsing, verwijdering en definitieve verwijdering van een deelnemer, hierbij is hij verantwoordelijk voor de correcte toepassing van wet- en regelgeving inclusief de contacten met externe instanties. 6. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor de registratie van en controle op de aanwezigheid van deelnemers. 7. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor de tijdige verstrekking van voor bekostiging relevante gegevens aan externe partijen, alsmede voor de volledigheid van de deelnemersdossiers. Met volledig is bedoeld dat alle voor de bekostiging relevante documenten in het dossier zijn opgenomen. FINANCIEN, FORMATIE, PLANVORMING EN VERANTWOORDING Artikel 11 Algemeen 1. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de centrale beleidskaders betreffende: Jaarplan, begroting en formatieplan Jaarverslag en jaarrekening (geïntegreerd jaardocument) De tussentijdse managementrapportage. 2. De diensten Financiën, P&O en Audit en Control adviseren de Raad van Bestuur met betrekking tot de bovenstaande, centrale beleidskaders. 3. De Directeur, het Diensthoofd verschaft de Raad van Bestuur alle informatie die nodig is in verband met planvorming en het afleggen van verantwoording alsmede voor het voeren van het financieel beleid van de Stichting in het algemeen en ten behoeve van het concipiëren van de begroting, het formatieplan en de jaarrekening in het bijzonder. 4. De Raad van Bestuur voert twee keer per jaar halfjaargesprekken met de Directeur. Bij deze gesprekken staat onder andere de realisatie van het jaarplan in relatie tot de uitputting van de begroting en het formatieplan op de agenda. 5. De Directeur, het Diensthoofd is verantwoordelijk voor de financiën van de rechtspersoon, het instituut of de dienst. 6. De Directeur verleent proactief medewerking aan interne controles en controles uitgevoerd door de accountant. Krachtens de statuten wordt het contract met de accountant voor de stichting ROC WestBrabant en rechtspersonen afgesloten door de Raad van Toezicht. 7. De Directeur, het Diensthoofd legt verantwoording af over verkregen (geoormerkte) subsidies en/of projectgelden volgens de voor de betreffende subsidie geldende criteria. Artikel 12 Jaarplan, begroting en formatieplan 1. De Raad van Bestuur stelt de begroting van Stichting ROC West-Brabant vast, zulks per kalenderjaar. De formatieplanning vindt plaats op basis van het cursusjaar. 2. De Directeur, het Diensthoofd dient per kalenderjaar een jaarplan en begroting in bij de Raad van Bestuur. 3. Het jaarplan is geënt op de meerjaren-visie van de betreffende entiteit in relatie tot (nieuwe) externe ontwikkelingen, budgettaire mogelijkheden en de strategische agenda van Stichting ROC WestBrabant. 4. De begroting omvat tenminste de volgende onderdelen: de exploitatiebegroting en investeringsbegroting voor t+1, t+2 en t+3. De BV-directeur dient tevens een Liquiditeitsbegroting in. Een sluitende begroting per kalenderjaar is het uitgangspunt. 5. De Raad van Toezicht keurt de begroting goed na vaststelling door de Raad van Bestuur. 6. De Instituutsdirecteur stelt voorafgaand aan een cursusjaar een conceptformatieplan op. De Directeur van de VMBO-entiteit houdt bij het opstellen van het formatieplan expliciet rekening met de organisatie onderdelen binnen de entiteit waarop de cao VO van toepassing is. 7. Het formatieplan van ROC West-Brabant bestaat uit de formatieplannen van de verschillende instituten, rechtspersonen en diensten.
7
8.
De Raad van Bestuur stelt het formatieplan vast, waarna het formatieplan tezamen met de begroting gelden als centrale kaders voor de inzet van formatie.
Artikel 13 Geïntegreerd jaardocument, jaarverslag en jaarrekening 1. De Stichting ROC West-Brabant stelt per kalenderjaar het geïntegreerd jaardocument van Stichting ROC West-Brabant op voor interne en externe stakeholders. Het geïntegreerd jaardocument bestaat onder andere uit de jaarrekening en het jaarverslag. 2. De Directeur levert per kalenderjaar informatie voor de jaarrekening aan bij de dienst Financiën. 3. De dienst Financiën stelt jaarlijks de jaarrekening op van Stichting ROC West-Brabant op. 4. Eenmaal per kalenderjaar rapporteert de Directeur, het Diensthoofd aan de Raad van Bestuur in de vorm van een jaarverslag over het bereikte resultaat en de realisatie van onderdelen uit het jaarplan. 5. De Raad van Bestuur stelt het jaarverslag van het instituut, de dienst en de rechtspersoon vast. 6. De jaarverslagen van instituten, diensten en rechtspersonen worden als bijlage toegevoegd aan het geïntegreerd jaardocument. 7. De jaarrekening en het jaarverslag van Stichting ROC West-Brabant worden goedgekeurd door de Raad van Toezicht, na vaststelling door de Raad van Bestuur. Artikel 14 Tussentijdse managementrapportage 1. De Instituutsdirecteur legt periodiek verantwoording af met managementrapportages. 2. De managementrapportages kennen een uniforme opbouw en standaard format voor alle instituten, deze is vastgesteld door de Raad van Bestuur. 3. De dienst Financiën consolideert de managementrapportages tot een rapportage op ROC niveau. HUISVESTING, INKOOP EN FACILITAIR Artikel 15 1. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de centrale beleidskaders betreffende huisvesting ((meerjaren)huisvestingsplan en begroting), inkoop (inkoopplan) en facilitair. 2. De dienst H&F adviseert de Raad van Bestuur met betrekking tot de bovenstaande centrale beleidskaders en het facilitair beleid. 3. De Instituutsdirecteur, het Diensthoofd levert per kalenderjaar informatie aan de dienst H&F voor het huisvestingsplan en het inkoopplan. 4. De dienst H&F stelt het huisvestingsplan, de (meerjaren)huisvestingsbegroting en het inkoopplan op, waarna deze worden vastgesteld door de Raad van Bestuur. 5. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor het opnemen van middelen in de instituutsbegroting ten behoeve van de verwerving van diensten en producten, zoals inventaris, energie, klein onderhoud en vuilafvoer. 6. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het facilitaire beleid.
PERSONEEL & ORGANISATIE Artikel 16 Algemeen 1. Binnen de instituten en diensten van ROC West-Brabant is de cao Bve van toepassing met uitzondering van de VMBO-entiteit. Binnen de VMBO-entiteit is voor verschillende organisatieonderdelen de cao Bve van toepassing en enkele onderdelen vallen onder de werkingssfeer van de cao VO. De rechtspersonen maken gebruik van eigen bedrijfsregelingen en vallen niet onder de werkingssfeer van een cao. 2. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de centrale beleidskaders op in ieder geval de volgende beleidsgebieden: - Inzetbaarheid: formatiebeleid, functiebouwwerk (bestaande uit beschrijvingen inclusief salarisschaal), taakbeleid primair proces, vakantieregeling en beleid voor specifieke doelgroepen - Professionaliteit: gesprekscyclus en professionaliseringsbeleid - Vitaliteit en verzuim: arbobeleid (zie artikel veiligheid, gezondheid en welzijn), verzuimbeleid en contract met arbodienst - Mobiliteit: mobiliteitsbeleid. 3. Bovenstaande centrale beleidskaders zijn niet van toepassing voor rechtspersonen. 4. De dienst P&O adviseert de Raad van Bestuur met betrekking tot de centrale beleidskaders Personeel in het algemeen en met betrekking tot bovenstaande beleidsterreinen in het bijzonder. 5. De Directeur, het Diensthoofd is belast met de uitvoering van het personeelsbeleid. 6. De Raad van Bestuur, de Directeur en het Diensthoofd zijn verantwoordelijk voor tijdige, volledige, correcte en adequate communicatie en informatievoorziening betreffende het personeelsbeleid naar medewerkers. Artikel 17 Benoemen en arbeidsvoorwaarden 1. Binnen de instituten en diensten van ROC West-Brabant is het functiebouwwerk van stichting ROC West-Brabant van toepassing met uitzondering van enkele organisatieonderdelen binnen de VMBOentiteit. Binnen de VMBO-entiteit is voor enkele organisatieonderdelen de cao VO van toepassing en wordt een eigen functiebouwwerk gehanteerd.
8
2. 3. 4.
5.
De rechtspersonen maken gebruik van eigen functies en zijn niet gehouden aan het functiebouwwerk van de stichting. De Directeur benoemt en ontslaat personeel met inachtneming van het bepaalde in artikel 3 lid 4, de daarvoor gestelde wettelijke regels, de vigerende cao alsmede de vastgestelde begroting, formatieplan en centrale beleidskaders. Met uitzondering van het personeel werkzaam binnen de rechtspersonen van stichting ROC WestBrabant geschiedt benoeming van personeel alsmede het toekennen van arbeidsvoorwaarden binnen de kaders van het vastgestelde functiebouwwerk van stichting ROC West-Brabant. Afwijkingen in functie en/of salarisschaal kunnen alleen plaats vinden na formele toestemming van de Raad van Bestuur. De Directeur, het Diensthoofd kan ten aanzien van de in het instituut of bij de rechtspersoon werkzame personen besluiten een specifieke incidentele beloning te verstrekken dan wel ordemaatregelen en/of disciplinaire maatregelen te treffen.
Artikel 18 Functioneren en beoordelen 1. De Directeur, het Diensthoofd is verantwoordelijk voor zowel de inhoud (passend binnen de context van de doelstellingen van de stichting en het instituut) alsook de uitvoering van functionerings- en beoordelingsgesprekken. 2. De Directeur, het Diensthoofd bewaakt de kwaliteit van het in het instituut, de dienst of bij de rechtspersoon werkzame personeel en is verantwoordelijk voor de inhoud van de personeelsdossiers van het personeel. Artikel 19 Inzetbaarheid 1. De regels inzake de inzetbaarheid van primair proces personeel zijn vastgelegd in het taakbeleid van Stichting ROC West-Brabant. Voor het ondersteunend personeel bestaat een vakantieregeling. De Instituutsdirecteur, het Diensthoofd is verantwoordelijk voor de correcte registratie van inzet en verlof op de jaartaak respectievelijk de vakantiekaart. Artikel 20 Personeelszorg 1. Zowel ten aanzien van beleidsvoorbereiding als uitvoering valt onder directe verantwoordelijkheid van de Directeur, het Diensthoofd: het werkklimaat en verzuimbegeleiding. 2. De Directeur, het Diensthoofd bewaakt de ontwikkelingen van het verzuim alsmede de tevredenheid, het welzijn van personeel. Zij dragen zorg voor het voeren van verzuimgesprekken en zijn verantwoordelijk voor de correcte toepassing van de Wet Verbetering Poortwachter (WVP). MARKETING- EN COMMUNICATIEBELEID Artikel 21 Algemeen 1. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de centrale beleidskaders op in ieder geval de volgende gebieden: merkenbeleid, contacten met de pers en communicatie bij crisis. 2. De dienst M&C adviseert de Raad van Bestuur en Directeuren met betrekking tot de centrale beleidskaders Marketing & Communicatie en met betrekking tot bovenstaande situaties in het bijzonder. Artikel 22 Merkenportfolio en huisstijlen 1. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor het merkenbeleid en het totale merkenportfolio: de samenstelling en de positionering van scholen en colleges. Wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd na vaststelling door de Raad van Bestuur. 2. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor de profilering van het eigen college(merk) alsmede het consequent toepassen van het merkenbeleid van ROC West-Brabant. Artikel 23 Contacten met de media 1. Binnen de rechtspersonen, instituten en diensten van ROC West-Brabant is het Persprotocol van stichting ROC West-Brabant van toepassing. 2. Mediacontacten verlopen uitsluitend door (of via) de Raad van Bestuur of de Directeur. 3. De Raad van Bestuur of diens woordvoerder treedt op als woordvoerder naar de media betreffende alle aangelegenheden met uitzondering van rechtspersoon, college of VMBO-entiteit specifieke aangelegenheden. 4. De Directeur is belast met en verantwoordelijk voor de woordvoering naar de media namens de betreffende entiteit. Artikel 24 Calamiteiten of crises 1. Binnen de instituten en diensten van ROC West-Brabant is het Crisiscommunicatieplan van stichting ROC West-Brabant van toepassing. 2. De rechtspersonen hebben een eigen beleid in geval van calamiteiten of crises dat is afgestemd op het ROC beleid. 3. In geval van een calamiteit of dreiging van een calamiteit wordt direct de voorzitter van de Raad van Bestuur geïnformeerd en wordt de afhandeling overgedragen aan de Voorzitter van de Raad van Bestuur.
9
INFORMATIE- EN AUTOMATISERINGSBELEID Artikel 25 1. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de centrale beleidskaders in het algemeen en met betrekking tot meerjaren-informatiebeleid, informatie- en applicatie-architectuur (inclusief beveiliging), portfolio IT-projecten en uitbesteden van diensten in het bijzonder. 2. De Informatiemanager adviseert de Raad van Bestuur en Directeuren met betrekking tot de centrale beleidskaders ICT. 3. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor de afstemming van de beleidsontwikkeling op het gebied van onderwijs en ICT, zulks binnen de centrale beleidskaders. 4. De Instituutsdirecteur, het Diensthoofd verleent medewerking aan de implementatie van, uit het ROC brede ICT-beleid voortkomende, ICT-projecten binnen het instituut of de dienst. 5. De Instituutsdirecteur, het Diensthoofd maakt binnen het instituut, de dienst uitsluitend gebruik van hardware en ondersteuning (beheer) volgens centraal vastgestelde SLA’s. MEDEZEGGENSCHAP Artikel 26 1. Binnen de instituten en het bestuurscentrum van ROC West-Brabant is de medezeggenschap ingericht volgens de Wet Medezeggenschap Educatie en Beroepsonderwijs (WMEB). De rechtspersonen vallen onder de werkingssfeer van de Wet op de Ondernemingsraden (WOR). 2. De rechtspersonen zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving, correcte toepassing en uitvoering van de WOR. 3. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de centrale beleidskaders betreffende medezeggenschap en de medezeggenschapsstructuur. De centrale beleidskaders omvatten het medezeggenschapsstatuut alsmede de vastgestelde bevoegdheden (advies en instemming) van deelnemers en ouders / verzorgers. 4. De Raad van Bestuur is, met inachtneming van de voorschriften bij of krachtens wet, bevoegd het statuut vast te stellen en/of te wijzigen. 5. De Raad van Bestuur voert overleg met de Ondernemingsraad, de ROC-brede deelnemerraad en de ROC-brede ouderraad inzake ROC-brede en/of instituut overstijgende aangelegenheden. 6. De Raad van Bestuur voert minimaal twee maal per jaar overleg met de ROC-brede deelnemerraad, ROC-brede ouderraad en Ondernemingsraad gezamenlijk conform de vigerende reglementen medezeggenschap. 7. De dienst P&O adviseert de Raad van Bestuur met betrekking tot naleving van de (WMEB), staat de Raad van Bestuur bij in het overleg met de Ondernemingsraad en fungeert als contactpersoon voor het dagelijks bestuur van de Ondernemingsraad. 8. De Instituutsdirecteur voert de besprekingen met de onderdeelcommissie van de VMBO-entiteit en de onderdeelcommissies van de verschillende MBO-instituten. De gesprekken met de ouderraad en deelnemersraad worden in het VMBO gevoerd door de VMBO-directeur van de betreffende school en in het MBO door de Instituutsdirecteur. De Concerncontroller en de Directeur van de VMBO-entiteit voeren de bespreking met de onderdeelcommissie van het Bestuurscentrum, Centraal Kantoor. VEILIGHEID, GEZONDHEID EN WELZIJN Artikel 27 1. De rechtspersonen zijn zelf verantwoordelijk voor het VGW-beleid binnen de eigen organisatie. 2. De Raad van Bestuur is verantwoordelijk voor de centrale beleidskaders op in ieder geval de volgende gebieden: - veiligheid: oa. schoolveiligheidsbeleid, RI&E, crisis- en calamiteitenplannen - beleid psychosociale (arbeids)belasting zoals pesten, discriminatie, seksuele intimidatie - arbodienstverlening, vertrouwenspersonen, klachtencommissies. 3. Binnen de stichting ROC West-Brabant is een arbostructuur ingericht bestaande uit een arbonetwerk op ROC niveau en arbocommissies binnen de MBO-colleges, de VMBO-entiteit en het bestuurscentrum. Binnen het arbonetwerk zijn alle colleges, de VMBO-entiteit en het bestuurscentrum vertegenwoordigd. 4. De ARBO-coördinator adviseert de Raad van Bestuur met betrekking tot veiligheid, gezondheid en welzijnsbeleid, is voorzitter van het arbonetwerk en contactpersoon voor de arbocommissies betreffende college-overstijgende aangelegenheden. 5. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor het opstellen en actualiseren van, en het uitvoering geven aan, een schoolveiligheidsplan, een crisis- en calamiteitenplan voor het eigen instituut. (Binnen het VMBO wordt voor elke school afzonderlijk een schoolveiligheids-, crisis- en calamiteitenplan opgesteld) 6. De Instituutsdirecteur is verantwoordelijk voor de inrichting, de bemensing en het functioneren van de arbostructuur, de BHV-organisatie en het Zorg-Advies-Team binnen het eigen instituut alsmede de vertegenwoordiging van het eigen instituut in het arbonetwerk 7. De Instuutsdirecteur is verantwoordelijk voor het tijdig uitvoering en opvolging geven aan de RI&E en plan van aanpak
10
SLOTBEPALINGEN Artikel 28 1. De Raad van Bestuur kan ingrijpen in de bevoegdheid van de Directeuren, de Concerncontroller en de Diensthoofden indien en voor zover deze door hun beleid de belangen van de instelling schaden dan wel indien wet- en regelgeving daartoe nopen. De Raad van Bestuur doet dit niet eerder dan met redenen omkleed en niet eerder dan na overleg met betrokkenen. De desbetreffende Directeur, Concerncontroller of Diensthoofd handelt vervolgens in overeenstemming met het besluit van de Raad van Bestuur. 2. De Raad van Bestuur oordeelt over eventuele geschillen binnen de instelling tussen een Directeur, Concerncontroller of Diensthoofd enerzijds en entiteiten, groeperingen of individuele personen anderzijds. 3. Dit Directiereglement heeft een werkingsduur voor onbepaalde tijd. 4. Onverminderd het bepaalde in dit reglement en tenzij anders bepaald, besluit de Raad van Bestuur binnen de kaders van het Bestuursreglement ter zake van onderwerpen die in dit Directiereglement niet zijn voorzien dan wel bij interpretatieverschillen.
11
