Digitalisering VWS
Project ‘Marjolein’
Congres 2015 bestemming iOverheid
14 januari 2015
2
Even voorstellen … Ing. A.A. (Arnold) van Rijn
Drs. P.E. (Patrick) Dochez Kok
Ministerie van VWS Projectleider Digitalisering
CGI Nederland Principal Management Consultant Digitalisering
Vanaf 2002 betrokken als adviseur en later projectleider van de digitalisering van VWS (kerndepartement).
Vanaf 2007 betrokken als lead adviseur bij de digitalisering van VWS.
3
Even voorstellen VWS … • •
4
Organisatie: totaal 4500 medewerkers; Kerndepartement 19 directies, 3 directoraten, 1400 medew.
Agenda
5
1
• 2007: wat was de uitdaging?
2
• 2007: waar stonden we?
3
• 2014: wat is het resultaat geworden?
4
• Wat dachten we tegen te komen?
5
• Wat zijn we tegengekomen?
6
• Hoe hebben wij het aangepakt?
7
• Do’s & Don’ts
1 2 3 4 5 6 7
6
• 2007: wat was de uitdaging?
2007: wat was de uitdaging? •Oorspronkelijk: “digitaliseren archief incl. evt. aanpassen betrokken organisatieonderdeel” •Opdracht kwam vanuit de pSG (plaatsvervangend Secretaris-Generaal)
•Uitdaging werd al snel breder en kwam neer op: “grip op alle documenten + grip op werkprocessen” • in 2012 kwam daar nog bij: tijdelijke verhuizing gehele departement zal op 18 maart 2013 plaatsvinden en moet papierarm (=max 1 m’ persoonlijk papieren archief p.p. & 1 m’ formeel papieren archief p.p. per directie) op de tijdelijke lokatie moet postverwerking, interne stukkenstroom en opslag direct (=per maandag 18 maart) geheel papierloos plaatsvinden en blijven (‘papierloos bewaren’) Bij terugverhuizing medio 2015 moet ook het grootste gedeelte van de werkprocessen geheel digitaal verlopen/ondersteund worden (‘papierloos werken’) 7
Context 2007 - Waarom digitaliseren? Ontwikkelingen wet- en regelgeving
Maatschappelijke ontwikkelingen
VWS Rijksbrede overheidsprogramma’s 8
Eigen bedrijfsvoering
Aangescherpte context digitalisering rijksoverheid I – In 2015 moet het digitaal werken in de beleidskernen zijn geïmplementeerd, waarbij digitaal documentbeheer het uitgangspunt is. (“digitaal documentbeheer ingericht in de beleidskernen”, kabinetsbesluit juli 2009; uitgewerkt in de nota ‘Informatie op Orde’, mrt 2010, minBVK, Pechtold)
II – In 2017 dienen burgers, bedrijven hun zaken met de overheid volledig digitaal te kunnen afhandelen. (regeerakkoord kabinet Rutte II, okt 2012; uitgewerkt in ‘Visiebrief digitale overheid 2017’, minBZK Plasterk)
9
1 2 3 4 5 6 7
10
• 2007: waar stonden we?
2007: waar stonden we? 1.
Een negatief inspectierapport dat VWS-archief niet op orde was (de echte aanleiding)
2.
Een topbestuurder die uitvaardigde dit op orde te krijgen en voortaan beter in de hand te houden
3.
Een behoorlijk negatieve organisatie vanwege een eerder mislukt project
4.
Een punt aan de horizon dat feitelijk niet bekend was (hoogstens een richting)
5.
Na een pauze van 3 jaar moeten herstarten met alleen maar ‘Lessons Learned’
11
Lessons Learned (VWS Digidoc-project 2001-2003) • Beschouw een dergelijk project als een ingrijpend veranderingstraject en niet als een technisch project • Begin niet zonder de nadrukkelijk commitment van de ambtelijke leiding • Zorg voor een transparant en zichtbaar project • Beleg project niet uitsluitend bij externe adviseurs • Benoem op sleutelposities in het project eigen medewerkers met voldoende kennis, tijd en mandaat • Voorkom als (te) star ervaren digitale werkprocesondersteuning • Start nooit een pilotimplementatie zonder dat door-en-door getest is • Zorg voor voldoende financiële reserves
12
Context eigen bedrijfsvoering Noodzakelijke kwaliteitsverbetering informatiehuishouding Pijnpunten nu (2007): • Dingen kwijt • Niet correct • Niet compleet • Vinden is weleens problematisch • Veel gegevens elders in deelarchieven • Als in gebruik door anderen, dan niet beschikbaar • Nog steeds veel kopiëren op papier • Meervoudige opslag van hetzelfde
13
•Waar staat wat? Wie heeft wat? •Wat is de laatste versie? •Waar staat de laatste versie? •Is dit wel alles? •Wie heeft hier aan gewerkt? •Wanneer is wat verstuurd? •Ik zoek … •Wie heeft dat dossier meegenomen? •Wat is hiervan de status? •Hier was toch een email over gestuurd? •Wat wanneer overbrengen naar het archief?
VWS: documenten & informatie (2007)
ARCHIEF
C: D: P: W: R: schijven
(semistatisch)
POST
ARCHIEF PAPIER
@ @ E-MAIL
(dynamisch)
@ MAILOPSLAG
ARCHIEF (eigen) @
14
@
1 2 3 4 5 6 7
15
• 2014: wat is het resultaat geworden?
VWS: documenten & informatie STRAKS (=NU)
16
2014: Wat is het resultaat geworden? VWS functioneert vrijwel papierloos! Postkamer, postverwerking en interne postdistributie volledig digitaal Alle interne documentbewegingen digitaal (op klein aantal na) Alle externe en interne documenten worden digitaal opgeslagen in een … VWS-brede en vastgestelde centrale opslagstructuur voor: alle documenten alle processen en alle organisatieonderdelen Accordering van interne en externe stukken gebeurt digitaal (parafering) Accordering & postbeoordeling ook realtime mogelijk met iPad
17
1/2
2014: Wat is het resultaat geworden?
2/2
VWS functioneert vrijwel papierloos! Specifieke processen worden volledig digitaal bediend en ondersteund (Case Management): Kamervragen (schriftelijke, mondelinge, n.a.v. Jaarverslag, n.a.v. Begroting) Commissiebrieven Politieke Beschouwingen Burgerbrieven (in Pilot) Ministerraadstukken (in testfase) Totstandkoming wetgeving (in ontwerp) • Alle gebruikers aangesloten (uitgezonderd nog minister en staatssecretaris met hun directe staf) • Managementrapportages • Logging van handelingen
18
2014: Wat heeft het opgebracht? Effect is: • efficiëntere benutting (wettelijk) beschikbare doorlooptijd door wegvallen postrondes en wachttijden; • meer en betere samenwerking door centrale dossiers, complete dossiers, eenduidig versiebeheer en plaatsen tijdonafhankelijke toegang tot stukken; • significante versnelling interne accordering/afkeuring door digitaal paraferen/terugzetten; • betere grip en sturing op processen (bv. Kamervragen) door direct inzicht in status; • automatische proceslogging; • semi-automatische archivering; • significante afname papierverbruik m.n. door wegvallen kopiecultuur 19
1 2 3 4 5 6 7
20
• Wat dachten we tegen te komen?
Wat dachten we tegen te komen? •Veel weerstand algemeen •Weerstand met name vanuit de medewerkers archivering •Leeftijd gebonden weerstand •Ongeloof en wantrouwen vanwege eerder mislukt project •Onmogelijkheden vanwege voor ICT ‘ongrijpbare’ werkprocessen (o.a. beleidsproces)
21
1 2 3 4 5 6 7
22
• Wat zijn we tegengekomen?
Wat zijn we tegengekomen? •Draagvlak op alle niveaus! •Veel medewerking! Vooral in meedenken (lastig, maar begrijpelijk, is wel dat dit wel vanuit oud-denken is)
•Hoge mate van betrokkenheid! •Enthousiasme met gezond wantrouwen •Geen leeftijd gebonden weerstand! •Verrassend: onderweg onbegrip en weerstand bij/vanuit de Stuurgroep! •Soms lange besluitvorming •Middle Management zit er letterlijk tussenin •Stap voor stap, maar wel gestage voortgang •Actief meewerken lastig en heel beperkt 23
1 2 3 4 5 6 7
24
• Hoe hebben wij het aangepakt?
25
In vroeg stadium al wel uitgangspunten vastgesteld gehele kernministerie standaardisering en uniformering van werkwijzen geleidelijke invoering inrichting in nauwe samenwering met organisatie/gebruikers uitvoerig proberen en toetsen wordt hét systeem voor elke medewerker VWS-kerndepartement (incl. management) • wordt hét systeem voor alle documenten, mail e.d. (content) van het VWS-kerndepartement • rekening houden met wet- en regelgeving en standaarden en rijksbrede ontwikkelingen • samenwerken met de andere (FileNet) ministeries • • • • • •
26
Onze aanpak •Insteek project: alles samen met ‘de‘ organisatie •Doelgericht + mijlpalen •Geleidelijk omhoog •Kleine stappen zetten, ervaringen gebruiken in de volgende stappen •Betrekken van de VWS-medewerker in alle fasen van het project
27
digitale documenthuishouding VWS-breed
gebruiken
uitdragen beslissen
proefsysteem
geloven
demo systeem
begrijpen
ideeën gedachten plannen
bedenken
P-Direkt Subsidieplein Digidoc
2002
28
2003
2006
2007
2008
tijd
2009
2010
2011
2013
2014
2015
veranderstrategie
mate van (digitale) functionaliteit
Projectaanpak – Groeimodel
Ontwikkelpad digitalisering VWS (‘Marjolein’) 2010-2015 2013 - 2014
Verbeteringen Verbeteringen 2013
Verbeteringen 2012
Proces Postverwerking
Proces Kamervragen
Proces Commissiebrieven
2013
VWS-dienst A,B,C,…
Processen 4,5,6,…
Inrichtingsaanpassing aansluiting meerdere organisaties
2013
Genericiteitsinrichting
2011
2012
Basisinrichting ‘MARJOLEIN’ REGISTREREN (metadateren)
BEWAREN (dossiervorming)
DELEN EN SAMENWERKEN
UITVOERING EN BEWAKING (PROCES)
BEWERKEN EN BEHEREN (DOCUMENT)
DIGITAAL ACCORDEREN
ZOEKEN
DIGITAAL ARCHIVEREN
2010 2011
29
Doorontwikkeling digitalisering VWS (‘Marjolein’) 2015-2017 burgers, bedrijven, instanties 2015 - 2016
diensten
Verbeteringen
kerndepartement
departementen 2013 - 2014
Verbeteringen Verbeteringen 2013
Verbeteringen 2012
Proces Postverwerking
Proces Kamervragen
Proces Commissiebrieven
2013
VWS-dienst A,B,C,…
Processen 4,5,6,…
Inrichtingsaanpassing aansluiting meerdere organisaties
2013
Genericiteitsinrichting
2011
2012
Basisinrichting ‘MARJOLEIN’ REGISTREREN (metadateren)
30
BEWAREN (dossiervorming)
DELEN EN SAMENWERKEN
UITVOERING EN BEWAKING (PROCES)
BEWERKEN EN BEHEREN (DOCUMENT)
DIGITAAL ACCORDEREN
ZOEKEN
DIGITAAL ARCHIVEREN 2010 2011
Even voorstellen: Marjolein Marjolein Schaapstra … … een fictieve medewerker van VWS … is beleidsmedewerker … moet de slag van papier naar digitaal maken … en ziet dat niet helemaal zitten !
31
Primair proces centraal Boekje met belevingen van Marjolein Postercampagne Uiteindelijk naamgeefster project
l Hoe
g? o n ang
Hoe hebben wij het aangepakt? •‘Betrekken, betrekken, betrekken’ •Veel workshops •Een Pilot met verplichte deelname die het midden hield tussen presentatie, training en simulatie •Rollenspel voor alle secretariaten (bewust nog zonder systeem) •Rollenspel met topmanagement (met systeem) •Governance: ook een projectorganisatie aan de organisatiekant (Stuurgroep, Kwartiermakers, ProductOwners) •Een continue attitude van het project: faciliterend richting de organisatie (“wij doen dit voor jullie”) ‘we verzetten geen stap zonder inbreng van de werkvloer’ ‘dit project gaat wel door’ 32
1 2 3 4 5 6 7
33
• Do’s & Don’ts
Lessons learned (VWS ‘Marjolein’ 2007-heden) Do’s •Zorg dat je ergens in het traject MOET verhuizen •Reken onderweg op meningsverschillen en ruzies •Verwacht bij ingebruikname een dip (aanloopperiode) •Agile/Scrum als aanpak; ook meebewegen met omgevingsfactoren •Onderweg (top)management blijven betrekken •Zorg dat management ook meedoet (niet alleen meedenken, ook testen en gebruiken!) •Communiceer op meerdere manieren via meerdere kanalen dezelfde boodschap •Afdalen naar de werkvloer •Pilot •Projectorganisatie met actieve afvaardiging al tijdens ontwikkelfase
34
Don’ts •Zorg dat je ergens in het traject MOET verhuizen •Vanuit de techniek •Vanuit de bedrijfsvoering/staf •Óf alleen maar externen, óf alleen maar internen •Met één of beperkt aantal directies in zee gaan •Stoppen •Zonder uitgebreide proef of Pilot •Zonder inbreng
Kortom … (tips) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 35
Start met het eind in zicht (=bepaal vroegtijdig punt aan de horizon) Plan je route niet / niet te strak Neem voldoende tijd voor ‘onderzoek’ Begin niet te groot / wil niet té veel (=klein) Focus op ‘de werkvloer’ (=medewerkers) Respect voor de mening van de gebruiker en zijn dagelijkse problemen Blijf midden en hoger management betrekken (soms tegen de stroom in) Doe wat je belooft en beloof wat je doet Haal het bewust weg uit de technische hoek Haal het bewust weg uit de bedrijfsvoeringssfeer Communiceer / Open-deur-beleid Eerst laten proberen, daarna pas echt
Bedankt voor uw aandacht!
36
