Draaiboek Congres Sport in Beweging 2015
21 januari 2015
Opdrachtgever Organisator Minor Datum opgesteld Opgesteld door
: Edwin Eekhof : Studenten projectgroep 2 : Strategisch Sport Beleid : 19-01-2015 : Mayla Limpens
Inhoud 1 Algemene gegevens.............................................................................................................................. 3 2 Programma ........................................................................................................................................... 5 3 Coördinatoren ...................................................................................................................................... 6 4 Opstart congres 10.00 uur.................................................................................................................... 7 Ophangen bebording........................................................................................................................... 7 Opzetten markt ................................................................................................................................... 8 Catering ............................................................................................................................................... 9 Aankleding aankomsthal ................................................................................................................... 10 PR....................................................................................................................................................... 11 Aankomstbalie................................................................................................................................... 12 Lokalen .............................................................................................................................................. 13 5Middagdeel 1 – 12.30 – 15.50 uur ...................................................................................................... 14 Verkeer tot 13.30 uur ........................................................................................................................ 14 Ontvangstbalie .................................................................................................................................. 15 Garderobebalie...................................................................................................................................... 16 Lokalen begeleiding + aanspreekpunt................................................................................................... 17 Catering ................................................................................................................................................. 18 Aanspreekpunt ...................................................................................................................................... 19 6 Middagdeel 2 – 15.50– 20.00 uur ...................................................................................................... 20 Garderobebalie...................................................................................................................................... 20 Lokalen begeleiding + aanspreekpunt................................................................................................... 21 Catering ................................................................................................................................................. 22 Aanspreekpunt ...................................................................................................................................... 23 De Markt................................................................................................................................................ 24 7 Plattegrond......................................................................................................................................... 25
2
1 Algemene gegevens Organisatie Projectgroep 8
Projectgroep 2:
Maurice Ter Velde Rick Visser Dennis van der Snoek Tim van den Boogaard MaylaLimpens Rody Warmerdam Daphne Wassink
Contact personen
Rick Visser
E-mail
[email protected]
Telefoon
+316 57887642 (Rick Visser)
Datum evenement
21 januari 2015
Locatie
Hogeschool Inholland Haarlem Bijdorplaan 15 2015 CE Haarlem Postbus 558 2003 RN Haarlem Tel: 023 – 541 24 12 Web: www.inholland.nl
Tijden
12.30 – 20.00 uur
Aantal personen
ca. 100
Organisatieteam Naam Tim van den Boogaard MaylaLimpens Rody Warmerdam Daphne Wassink Maurice Ter Velde Rick Visser Dennis van der Snoek
Functie Catering Ontvangst+ alg. org. Aankleding + alg. org. Bebording+Ontvangst Markt +alg. org. Algemene org. Lokalen+ PR + alg. org.
Mobiel 06-40 57 18 42 06-25 52 22 05 06-42 37 05 35 06-51 25 22 02 06-29 02 04 48 06-57 88 76 42 06-36 30 93 68
E-mail
[email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected]
3
Contactpersonen Algemeen Projectgroep
Tim van den Boogaard MaylaLimpens Rody Warmerdam Daphne Wassink Rick Visser Maurice Ter Velde Dennis van de Snoek
Voorzitters
Richard Sammo Kimberly de Heer ZevTurkenburg Bjorn Ossen Ruben Woolderik
Catering
Kim
06 - 40 57 18 42 06 - 25 52 22 05 06 - 42 37 05 35 06 - 51 25 22 02 06- 57 88 76 42 06 – 29 02 04 48 06-36 30 93 68
4
2 Programma Woensdag 21 januari 2015 12.30 – 13.00 13.00 – 14.00 14.00 – 14.15 14.15 – 15.00 15.05 – 15.50 15.50 - 16.45 16.45 – 17.30 17.30 – 17.45 17.50 – 18.40 18.45 – 19.00 19.00 – 20.00
Inloop gasten Opening & plenaire sessie Pauze Workshop ronde 1 Workshop ronde 2 Pauze & Markt Workshop ronde 3 Actiefste wijk van Haarlem Workshop ronde 4 Afsluiting Netwerkborrel
5
3 Coördinatoren Dennis van der Snoek Functie: Gastheer Locatie: Gehele pand - Ontvangst sprekers Maurice ter Velde Functie: Coördinatie markt Locatie: Lounge, markt gedeelte - Ontvangst sprekers (ondersteuning Rick) - Ondersteuning opbouw markt - Indeling en verloopt markt Daphne Wassink Functie: Gastdame en Tijdsbeheer Locatie: Lokalen workshop - Ontvangst gasten - Tijdsbewaker tijdens de workshops Rody Wamerdam Functie: Tijdsbeheer Locatie: Lokalen workshop - Tijdsbewaker tijdens de workshops MaylaLimpens Functie: Gastdame Locatie: Aankomst/vertrekhal - Ontvangst gasten - Coördinatie ontvangst- en gaderobebalie Tim van den Boogaard Functie: Coördinatie Catering Locatie: Lounge - Ontvangst gasten catering - Verzorging catering netwerkborrel Rick Visser Functie: Inval waar nodig Locatie: Gehele pand Contact coördinatoren via whatsapp
6
4 Opstart congres 10.00 uur Ophangen bebording Leiding: Locatie:
Daphne Wassink Aankomsthal, lokalen en buiten
Lijst studenten: Sammo Nick Jesse Werkschema 10.00 uur 10.15 – 10.45 uur 10.45- 11.30 uur 11.30-12.00uur 12.00 – 12. 15 uur 12.30 uur
Briefing opstart Bebording ophangen Helpen Lounge Lunchen+ markt opzetten Bijeenkomst lounge laatste briefing Klaar staan congres
Benodigdheden o Plattegrond o Bebording o Plakband o Bebording pijlen
7
Opzetten markt Leiding: Locatie:
Maurice Ter Velde Lounge
Lijst studenten: Kimberly Loran Bart Mike Werkschema 10.00 uur 10.15- 11.30 uur 11.30-12.00uur 12.00 – 12. 15 uur 12.30 uur
Briefing opstart Lounge opbouwen Lunchen+ markt opzetten Bijeenkomst lounge laatste briefing Klaar staan congres
Benodigdheden Wat Ophalen tafels voor in de aula Ophalen kapstokken Inrichten en afzetten garderobe Inrichten van de kraampjes ontvangst (beide) Aula inrichten zoals wij het willen (statafels/standjes) Lokalen in orde maken voor gastsprekers TV’s op wielen ophalen en powerpoint erop aansluiten
Waar Servicedesk Servicedesk Bij binnenkomst links Binnenkomsthal inholland
N206/N214 (andere 2 nog niet bekend) Servicedesk
8
Catering Leiding: Locatie:
Tim van den Boogaard Lounge
Studenten Bjorn Niels Dave (doorsturen om 12.30 naar lokalen opbouw) Werkschema 10.00 uur 10.15- 11.30 uur 11.30-12.00 uur 12.00 – 12. 15 uur 12.30 uur
Briefing opstart Catering opstarten en lounge helpen Lunchen+ markt opzetten Bijeenkomst lounge laatste briefing Klaar staan congres
Benodigdheden Bloemen klaarzetten (achter; worden geleverd door Bas) Koffie, thee e.d. Sta tafels
9
Aankleding aankomsthal Leiding: Locatie:
Rody Warmerdam Aankomsthal
Lijst studenten: Brian Werkschema 10.00 uur 10.15- 11.30 uur 11.30-12.00 uur 12.00 – 12. 15 uur 12.30 uur
Briefing opstart Banners ophangen, leuk aankleden Lunchen+ markt opzetten Bijeenkomst lounge laatste briefing Klaar staan congres
Benodigdheden Banners van SportSupport (geleverd door Bas)
10
PR Leiding: Locatie:
Dennis van der Snoek Gehele pand
Lijst studenten: Dirk Richard Werkschema 10.00 uur 10.15- 11.30 uur 11.30-12.00 uur 12.00 – 12. 15 uur 12.30 uur
Briefing opstart PR en lounge helpen Lunchen+ markt opzetten Bijeenkomst lounge laatste briefing Klaar staan congres
Benodigdheden Telefoon Fototoestel
11
Aankomstbalie Leiding: Locatie:
MaylaLimpens Aankomst balie
Lijst studenten: Ruben Gino Melvin Jorick Rene Werkschema 10.00 uur 10.15- 11.30 uur 11.30-12.00 uur 12.00 – 12. 15 uur 12.30 uur
Briefing opstart Boekjes vouwen en naamplaatjes in orde maken + garderobe Lunchen+ markt opzetten Bijeenkomst lounge laatste briefing Klaar staan congres
Benodigdheden Boekjes Namenlijst Excel Naamplaatjes Kapstokken Nummers kapstokken
12
Lokalen Leiding: Locatie:
Dennis van der Snoek Gehele pand
Lijst studenten: Dave Koen (na ophalen bloemen) Bas (na ophalen bloemen) Werkschema 10.00 uur 10.15- 11.30 uur 11.30-12.00 uur 12.00 – 12. 15 uur 12.30 uur
Briefing opstart Catering opstarten en lounge helpen Lunchen + markt opzetten Bijeenkomst lounge laatste briefing Klaar staan congres
Benodigdheden Overzicht workshops lokalen Lokalen zijn vanaf 12.30 open!!
13
5Middagdeel 1 – 12.30 – 15.50 uur Verkeer tot 13.30 uur Leiding: Locatie:
Rody Warmerdam Gehele pand
Lijst studenten Ferdie Zev Bart/Mark (mark is aanwezig tot ??) Marnix Werkschema 12.30 – 13.30 uur 13.30 uur 13.30 – 15.50 uur
Locatie Station Overveen Bushalte Bushalte Voorkant inholland
Verkeersregelaar Afmelden bij balie (Mayla, Daphne of Dennis) Workshops volgen
Benodigdheden 4x Gele vesten Tijdschema
14
Ontvangstbalie Leiding: Locatie:
MaylaLimpens Balie
Lijst studenten Daphne Mayla Werkschema 12.30 – 13.30 uur 13.30 – 15.50 uur
Gaderobe en ontvangsbalie Workshops volgen en algemene coördinatie
Benodigdheden Namenlijst sprekers Namenlijst gasten Naamplaatjes Draaiboek
15
Garderobebalie Leiding: Locatie:
MaylaLimpens Balie
Lijst studenten Sammo Jesse Werkschema 12.30 – 15.50 uur
Garderobe en ontvangstbalie
16
Lokalen begeleiding + aanspreekpunt Leiding: Locatie:
Rody Warmerdam Overal
Lijst studenten Jorick Richard Nick Dirk Werkschema 12.30 – 14.00 uur 14.00 – 14.15 uur 14.15 – 15.00 uur 15.00 – 15.05 uur 15.05 – 15.50 uur
Plenaire sessie bijwonen Begeleiding lokalen ronde 1 Workshop volgen Begeleiding lokalen ronde 2 Workshop volgen
17
Catering Leiding: Locatie:
Tim van den Boogaard Lounge
Lijst studenten Bas Koen Bjorn Werkschema 12.30 – 15.45 uur
Koffie en thee ontvangst
18
Aanspreekpunt Leiding: Locatie:
Tim van den Boogaard Lift en trap bij N vleugel
Lijst studenten Dave Rene Werkschema 12.30 – 15.50 uur
Aanspreekpunt ‘’loslopende gasten’’
19
6 Middagdeel 2 – 15.50– 20.00 uur Garderobebalie Leiding: Locatie:
MaylaLimpens Balie
Lijst studenten Ferdie Marnix Werkschema 15.50 – 20.00 uur
Garderobe
20
Lokalen begeleiding + aanspreekpunt Leiding: Locatie:
Rody Warmerdam Overal
Lijst studenten Kim Brian Melvin Ruben Werkschema 15.50 – 16.45 uur 16.45 – 16.50 uur 16.50 – 17.30 uur 17.30 – 17.35 uur 17.30 – 17.45 uur 17.45 – 17.55 uur 17.55 – 18.40 uur 18.40 – 20.00 uur
Vrij op de markt Begeleiding workshop ronde 3 Workshop volgen Begeleiden naar de lounge Actiefste wijk in lounge Begeleiding workshop ronde 4 Workshop volgen Vrij
21
Catering Leiding: Locatie:
Tim van den Boogaard Lounge
Lijst studenten Bart Niels Loran (Gino = alleen tijdens de markt even afwezig) Werkschema 15.45 – 16. 55 uur 17.00 uur 17.00 – 20.00 uur
Frisdrank Sluit Cormet, één iemand buiten voor bier/wijn/hapjes Bier, wijn en hapjes
22
Aanspreekpunt Leiding: Locatie:
Tim van den Boogaard Lift en trap bij N vleugel
Lijst studenten Zev Mike Werkschema 15.50 – 16.45 uur 16.45 – 18.45 uur
Markt; actiefste wijk Aanspreekpunt ‘’loslopende gasten’’
23
De Markt Leiding: Locatie:
Maurice ter Velde Lounge
Lijst studenten Nick Mayla Zev Mike Dirk Bas Gino N.t.b. Werkschema 15.50 – 16.45 uur 16.45 –18.45 uur 18.45 – 20.00 uur
Markt; Actiefste wijk Workshops volgen Vrij
24
7 Plattegrond
25
Binnenkomst Wanneer u via de hoofdingang naar binnenloopt, ziet u gelijk aan de rechterkant een kraampje (rood op de plattegrond) waarbij een informatieboekje en dergelijke uitgedeeld zullen worden. Er zijn de gehele dag verschillende kraampjes van bedrijven open in de lounge, deze zijn te zien op de plattegrond. Daarnaast is er een podium aanwezig waar verschillende activiteiten zullen plaatsvinden, in het informatieboekje staat welke activiteit op welk tijdstip zal plaatsvinden. De lounge is voorzien van moderne geluidsapparatuur zodat ook achteraan de lounge alles goed verstaan kan worden.
26
27
Plenaire programma
Lokaal
Workshop
Tijd
L1.01
SPORT NETWORKING SPAIN S.L.
13.00-14.00
G2.14
Een succesvol evenement
14.15-15.00 15.05-15.50
N2.14
Verenigingsmanagement
14.15-15.00 15.05-15.50
N2.06
Aangepast sporten
14.15-15.00 15.05-15.50
Ronde 1/2
Pauze/markt
Lounge
15.50-16.45
Ronde 3/4
Netwerkborrel
N2.06
Profileren in de sport
16.45-17.30 17.50-18.40
G2.14
Sport in de maatschappij
16.45-17.30 17.50-18.40
N2.14
Positief coachen
16.45-17.30 17.50-18.40
Lounge
19.00-20.00
28
