Del0itte. Gemeente Schiedam. Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december I juni 2010

Del 0 itte.

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterdam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Tel: (088) 2882888 Fax: (088) 2889830 www.deloitte.nl

Gemeente Schiedam Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2009 I juni 2010

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, Juni 200g’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants By, is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche Tohmatsu

Deloitte.

Deloitte Accountants B.V. Wilhelminakade 1 3072 AP Rotterciam Postbus 2031 3000 CA Rotterdam Tel: (088) 2882888 Fax: (088) 2889830 www.deloitte.nl

Aan de leden van de gemeenteraad van de gemeente Schiedam Postbus 1501 3100EA SCHIEDAM

Datum

Behandeld door

Ons kenmerk

ljuni2OlO

drs. M. J. van Gestel RA

10R0488/mv/55013112471900

Onderwerp

Uw kenmerk

Accountantsverslag van gemeente Schiedam voor het boekjaar eindigend op 31 december 2009 Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2009. Dit versiag geeft onze belangrijkste bevindingen weer. Wij hebben de jaarrekening 2009 van de gemeente Schiedam, opgesteld onder verant woordelijkheid van het college van burgemeester en wethouders, gecontroleerd. Bij deze jaar rekening hebben wij op 1 juni 2010 een goedkeurende accountantsverklaring verstrekt. In het bijgevoegde accountantsverslag treft u een analyse aan van uw vermogen en resultaat. Vervolgens zijn onze controlebevindingen samengevat.

B.V

drs.

c.c. het

en wethouders.

Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, Juni 2009’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants By, is ingeschreven in het handeisregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.

Member of Deloitte Touche Tohmatsu

Deloitte. Blad3van36 ijuni 2010 10R0488

Inhoudsopgave 1.

2.

Inleiding

2

1.1. 1.2.

De opdracht die u ons heht verstrekt Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd

2 3

Controlebevindingen jaarrekening 2009

4

2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11.

3.

4.

5.

6.

—

—

4 5 5 5 6 7 8 8 8 9 9 9 9

Uw vermogen en resultaat

12

3.1. 3.2.

12 14

Algerneen Weerstandsvermogen

Administratieve organisatie en interne beheersing 2009

16

4.1. 4.2. 4.3.

16 17 17

Algemeen Bevindingen Automatisering Risicomanagernent

Frauderisico

19

Grondexploitatie en grote projecten

20

6.1. 6.2. 6.3. 6.4. 6.5. 6.5.1 6.5.2 6.5.3 6.6.

7.

Waardering materiële vaste activa Financiële vaste activa uitstaande geldieningen Financiële vaste activa deelnemingen Grondexploitaties Vorderingen Reserves Voorzieningen Kosten 2009 Rondrekening BTW/BCF Participatiebudget Single information Single audit (SiSa) 2.11.1 Ontwikkelingen 2.11 .2 Fouten en onzekerheden SiSa

Algemeen kader Algemene bevindingen 2009 Grondexploitaties waardering!aanpassing schattingswijziging Grondexploitaties in detail Groteprojecten Ontwikkelingen Bedrijvenpark Schieveste Ontwikkelingen Nieuwland Vernieuwend Verder Ontwikkelingen Oost-Overschiesestraat (stationsplein) Sarnenvattend grondexploitaties gemeente Schiedam —

Controle rechtmatigheid

20 20 22 22 24 24 25 26 26 27

Deloitte. Blad4van3ó 1 jum 2010 10R0488 7.1. Rechtrnatigheidsstappenplan 7.2. Bevindingen rechtmatigheidscontrole 7.3. Bevindingen begrotingsrechtinatigheid 7.3.1. Algemeen kader

27 28 29 29

Appendix A: Overzicht controleverschillen getrouwheid

31

Appendix B: Overzicht controleverschillen rechtmatigheid

32

Geen. Geen. Heeft mogelijk gevolgen voor de besluitvorming rondom het vaststellen van de jaarrekening. Heeft mogelijk gevolgen voor de besluitvorming rondom het vaststellen van de jaarrekening. Heeft mogelijk gevolgen voor de kwaliteit rondom het monitoren en vaststellen van de begroting en jaarrekening. Een niet-optimaal functionerende automatiseringsomgeving zal resulteren in suboptimale administratieve organisatle Heeft mogelijke gevolgen voor een verdere toename van de boekwaarde a.g.v. rentebijschrijving zonder dat deze gecompenseerd zal worden door een opbrengst. Een niet-optimale onderkenning van risico’s en allocatie van het weerstandsvermogen zal resulteren in suboptimaal risicomanagement.

Goedkeurend.

€ 990.000 getrouwheid en € 1.670.000 rechtmatigheid.

€ 8.320.000 getrouwheid en € 5.480.000 rechtmatigheid.

Conclusie is dat de opzet van de administratieve organisatie rondom de automatiseringsomgeving toereikend is, echter het bestaan en werking van deze procedures binnen deze applicaties beter geborgd kan worden, met name de informatiebeveiliging (Iogische toegangsbeveiliging) functiescheiding en autonsaties zijn een aandachtspunt.

De grondexploitaties Nieuwland Vernieuwend Verder en Schieveste kennen aanzienlijke boekwaarden waarbij de gronduitgifte achter op schema ligt.

Het risicomanagement in combinatie met weerstandsvermogen dient nader geoperationaliseerd te worden.

Resterende fouten (2.)

Resterende onzekerheden

Automatisering

Ontwikkeling projecten,

Risicomanagement

grondexploitaties

waaronder

(2.)

Accountantsverklaring aetrouwheid (2.) Accountantsverklaring rechtmatigheid (2.)

Goedkeurend.

Wij zijn

Maatregelen nemen om het risicomanagement nader te operationaliseren waaronder het weerstandsvermogen op gewenst niveau krijgen.

Periodieke scenario berekening maken en monitoren werkelijke kostenontwikkeling per complex. Actief sturen.

Maatregelen nemen om het bestaan en werking van deze applicaties te borgen. Actief hierop sturen.

Geen.

Geen.

Geen.

Geen.

op 22 maart ji. gestart met de controle van de jaarrekening 2009. Het proces verliep overeenkomstig vorig jaar. De belangrijkste bevindingen en daaraan gekoppelde adviezen hebben wij in deze paragraaf opgenomen. De onderwerpen met een hoge en middeihoge prioriteit vragen de komende periode uw aandacht. Wij adviseren u bovenstaand schema in uw interne rapportages te gebruiken om de follow-up van de bevindingen te bewaken.

Managementsamenvatting

1

juni 2010 10R0488

1

Middel

Hoog

Middel

Middel

Middel

N.v.t.

N.v.t.

tD

I

Deloitte. 2 ijuni 2010 10R0488

1. Inleiding 1.1.

De opdracht die u ons hebt verstrekt

Binnen het kader van de meerjarige overeenkomst tussen uw gemeente en Deloitte Accountants B .V. tot het controleren van uw j aarrekening worden elk jaar de onderlinge afspraken formeel bevestigd door middel van een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van 29 juli 2009 met het kenmerk 09C0246 heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2009. Onze controleaanpak bestaat in hoofdlijnen uit drie fasen: risicoanalyse, de interim-controle en de jaarrekeningcontrole. Risicoanalyse Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’ s waar u als gemeente mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw gemeente (bestuur en management) en maakt deel uit van ons pre auditgesprek. Het doel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omgeving en branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor verdere controlewerkzaamheden zal dienen. Het gaat hierbij om de externe risico’ s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt de focus op de risico’s in de voor de jaarrekening relevante processen. De uitkomsten van deze processen moeten resulteren in ver antwoorde transacties in de jaarrekening. I nteri in—controle

Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaar rekening zeif, maar ook op het systeem van inteme beheersing. Hoe beter dat systeem functio neert, hoe meer zekerheid er bestaat dat betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussen tijds als bij de jaarverantwoording. Omdat deze inteme beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaanekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel reeds in de tweede heift van het boekjaar plaats. Jaarrekeningcoiitrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, hiema: BBV), of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Bij deze controle hanteren wij bepaalde marges. De maximaal toe te passen marges zijn vastgelegd in het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten (BAPG).

Deloitte. 3 1 juni 2010 10R0488 U heeft deze marges in uw eigen controleverordening overgenomen, tevens hebben wij dit in onze opdrachtbevestiging van 29 juli 2009 met het kenmerk 09C0246 opgenomen. Onze controle houdt in dat wij niet alle posten controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en onrechtmatigheden te ontdekken. In ons plan van aanpak hebben wij rekening gehouden met: •

het controleprotocol voor de accountantscontrole op dejaarrekening 2009 en 2010 van de gemeente Schiedam, raadsbesluit d.d. 4 februari 2010 nummer, VR 24/20 10.

Het product van de jaarrekeningcontrole is de accountantsverklaring bij de jaarrekening en dit voorliggende accountantsverslag. In het versiag van bevindingen worden fouten en onzekerheden gerapporteerd die de door u vastgestelde rapporteringstolerantie van 0,1% van de totale geraamde lasten volgens de programmabegroting’ overschrij den. Ook worden overige bijzonderheden die van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening door uw raad gerapporteerd (zoals financiële positie, ontwikkeling grondbedrijf en grote projecten). Tevens wordt een aantal wettelijke verplichte tabellen opgenomen ten behoeve van de informatievoorziening in het kader van Single Audit Single Information. De doelstelling van de controle is het afgeven van een accountantsverklaring bij de jaarrekening van de gemeente Schiedam. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle.

1.2.

Onze onafhankeiijkheid is gewaarborgd

De voorschriften in het kader van onathankelijkheid zijn binnen de beroepsorganisatie van registeraccountants (het NIVRA) opgenomen in de “Nadere Voorschriften inzake onaffiankelijkheid van de openbaar accountant” (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Onze werkzaamheden voor de gemeente Schiedam zijn onder te verdelen in controlegerelateerde diensten en adviesdiensten. In de volgende tabel zijn de door Deloitte geleverde diensten in het verslagjaar 2009 aangegeven: Controle gerelateerde d ieiisten

• •

Controle jaarrekening 2009 Controle bizondere verantwoordingen 2009 CI £I Ftt’Tcii I • Specifiek overeengekomen werkzaamheden ten aanzien van inhuur derden • Advisering rondom de grondexploitatie • Administratieve ondersteuning

Voor het boekjaar 2009 betreffen cle totale lasten op basis van de begroting €297,2 miljoen. Derhalve is de vastgestelde rapporteringstolerantie €297.200.

Deloitte. 4 1 juni 2010 10R0488 Op grond van de door ons getroffen maatregelen en de communicatie met u hierover, zijn wij van mening dat onze onaffiankelijkheid in voldoende mate is gewaarborgd.

2. Controlebevindingen jaarrekening 2009 Op 1 juni 2010 hebben wij u de goedkeurende accountantsverklaring bij de jaarrekening 2009 separaat toegezonden. Op 22 maart 2010 zijn wij gestart met de controle van de jaarrekening. De kwaliteit van de ter controle aangeboden concept jaarrekening was voldoende om onze controle te starten. De dossiervorming was geschikt om de controle op te starten en tevens hebben wij volledige medewerking gehad van uw medewerkers bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden. Door de decentrale organisatie, vormt de tijdige aanlevering van de juiste c.q. benodigde stukken nog altijd een punt van aandacht. In onze jaarlijkse evaluatie van het jaarrekeningcontrole proces zal dit worden meegenomen. In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening 2009. Een overzicht van alle niet gecorrigeerde controleverschillen hebben wij in appendix A en B opgenomen.

2.1.

Waardering materiële vaste activa

Onderhoudsuitgaven Ten aanzien van de materiële vaste activa zijn op basis van onze controlebevindingen bij de jaarrekening 2008 aanzienlijke verbeteringen doorgevoerd. Gedurende het jaar 2009 heeft de gemeente een analyse uitgevoerd op de tot en met 2008 geactiveerde uitgaven. Naar aanleiding hiervan is in dejaarrekening 2009 een extra afschrijving van € 1,2 miljoen uitgevoerd. Intern heeft uw gemeente in 2009 ook maatregelen genomen om te voorkomen dat uitgaven die meer het karakter van onderhoud hebben onterecht worden geactiveerd. In 2009 kon slechts bij één project niet duidelijk aangegeven worden of de geactiveerde bedragen betrekking hebben onderhoud of vervanging van het riool. In totaal gaat het hier om een bedrag van € 130.000. Rioleringswerken In 2010 wordt gewerkt aan de totstandkoming van actuele financiële beheerspiannen voor rioleringswerken (GRP 2009-20 13). Doordat deze nog niet beschikbaar waren voldoet uw gemeente niet aan de voorwaarde van de Commissie-BBV om de reservering voor de toekomstige onderhoudsiasten als ‘onderhoudsvoorziening’ voor riolering in de balans op te nemen. Derhalve zijn de beschikbare gelden als “reserve riolering” gepresenteerd. Voor een bestemmingsreserve is geen beheersplan noodzakelijk, omdat het directe toezicht van de gemeenteraad op een reserve wettelijk geregeld is. De actualisatie van het GRP 2009 2013 heeft vertraging opgelopen door de overdracht van de rioleringen van de ONS aan de gemeente. Ook zijn er praktische aandachtspunten ten aanzien van de identificeerbaarheid van oude rioleringsstelsels in de staat van activa (en die van de ONS). Dit wordt intern uitgezocht. —

Deloitte. 5 1 juni 2010 10R0488

2.2.

Financiële vaste activa

—

uitstaande geldieningen

Bij de controle op de uitstaande geldieningen aan woningbouwcorporaties en andere langlopende uitstaande leningen konden geen saldobevestigingen worden opgeleverd. Wij adviseren u voor de jaarrekening 2010 deze aanvraag op te pakken.

2.3.

Financiële vaste activa

—

deelnemingen

Vernieuwde Stad Verwerving B.V. Begin 2010 is door het college van Burgemeester en Wethouders besloten om de door de gemeente verstrekte geldiening aan Vemieuwde Stad Verwerving B .V. per ij anuari 2009 om te zetten in een informele kapitaalinbreng bij de vennootschap. Voor de gemeente Schiedam heeft dit tot gevoig dat de verstrekte lening in de jaarrekening 2009 voor een bedrag van € 5,8 miljoen ten laste van de eerder gevormde voorziening “verlies vemieuwde stad” is gebracht. Uw gemeente heeft dit vastgelegd in een collegebesluit d.d. 2 maart 2010. Besloten wordt de genoemde vennootschappen zoveel mogelijk te ontmantelen en als “slapend” te laten voortbestaan. Intern wordt juridisch getoetst in hoeverre deze omzetting van een lening in een kapitaalinbreng risico’ s omvat in het kader van de EU-staatssteunregels. Ook wordt getoetst of het college formeel bevoegd was deze omzetting te doen. Gedurende de jaarrekeningcontrole van uw gemeente kwamen in maart 2010 de cijfers 2008 van de Vernieuwde Stad Verwerving BV beschikbaar. Wij wijzen u erop dat de wettelijke termijn voor deponering van eenjaarrekening 13 maanden na het betreffende boekjaar is (vóór 1 februari 2010 derhalve). Wij adviseren u de jaarrekening over 2008 flu spoedig te laten deponeren in het Handeisregister. Wijkontwikkelingsmaatschappij Groenoord C.V. (WOG) Een belangrijke verbonden partij is de WOG CV. Uit een second opinion over de grondexploitaties in deze vennootschap is een onafwendbaar negatief resultaat becijferd van € 2 miljoen. Het gemeentelijk belang in de WOO CV is 49%. Uw gemeente heeft derhalve een aanvulleride verliesvoorziening getroffen van bijna € 1 miljoen. Volledigheidshalve merken wij op dat in 2009 geen wijzing heeft plaatsgevonden in de door ons over 2008 gerapporteerde onderlinge schuldpositie. Wij adviseren u deze gemeentelijke verbondenpartij nauwlettend te blijven volgen.

2.4.

Grondexploitaties

In november 2009 heeft een actualisatie van de grondexploitaties plaatsgevonden. Naar aanleiding van deze herziening zijn een groot aantal grondexploitaties afgesloteri. De actuele grondexploitaties zijn tijdens onze controle onder andere beoordeeld op de waardering van de grondexploitaties en de rechtmatigheid van de mutaties in relatie tot de vigerende raadsbesluiten. Uit deze controle komen de volgende bevindingen.

Deloitte. 6 1 juni 2010 10R0488 Besluitvorming Westmolenstraat Ultimo 2009 kent de grondexploitatie “Binnenstad: Westmolenstraat” een boekwaarde van ruim € 2,1 miljoen. Ruim € 1,2 miljoen hiervan is betaald als afkoopsom aan een ontwikkelaar. Deze ontwikkelaar heeft in het verleden een prijsvraag gewonnen, maar heeft zich vervolgens teruggetrokken. In de risicoparagraaf bij de herziening per 5 november 2009 is aangegeven dat het risico van € 1,9 miljoen op een schadeclaim een kans van 50% op het zich werkelijk voordoen heeft. Ten tijde van de controle van de jaarrekening was de gemeente Schiedam bezig een nieuw plan te ontwikkelen voor de exploitatie van deze locatie. De betaling van de afkoopsom is in 2009 ter kennisgeving aan de raad gemeld. Wij wegen dit niet mee in onze foutenevaluatie, omdat u in het controleprotocol in bij lage 1, bij artikel 4.2. lid 4 aangeeft: “Afwijkingenbeleid: begrotingsoverschrijdingen als gevoig van realisatie van in dejaarlijks door de gemeenteraad vast te stellen grondexploitaties benoemde risico ‘s weegt de accountant niet mee als onrechtmatigheid. Uiteraard wordt de gemeenteraad wel geInformeerd”.

2.5.

Vorderingen

Bij de controle van de vorderingen hebben wij de volgende bevindingen: Reguliere gemeentelijke debiteuren Er is een vordering op de RET opgenomen van € 470.000 voor bet uitvoeren van beheer en onderhoud. Hiervoor was reeds een voorziening getroffen voor oninbaarheid van 75%. Uit navraag is naar voren gekomen dat deze vordering niet meer opeisbaar is. Wij adviseren u periodiek ouderdomsanalyses uit te voren op vorderingen van dergelijke significante bedragen, zodat tijdig kan worden geconstateerd of voor dergelijke vorderingen een voorziening met worden getroffen, dan wel geheel afgeboekt moet worden. Voorschotten cliënten SZ kinderopvang Tn 2009 heeft uw gemeente een gewijzigde boekingssystematiek gehanteerd rondom bet aanbieden van kinderopvang aan bijstandscliënten en verrekening van voorschotten met cliënten bij uw sociale dienst. Door bet lang openstaan van deze vorderingen en de toename in gebruik van kinderopvang kindplaatsen konden wij de afloop (verrekening of inning) van in 2008 en 2009 verleende voorschotten in 2010 niet vaststellen. De totale onzekerheid bedraagt € 217.000. Marktexploitatie door IRADO N.y. De exploitatie van de markt wordt in de gemeente Schiedam uitgevoerd door IRADO N.y. De te verwachten marktopbrengsten worden op basis van de begroting van IRADO N.V. verantwoord als opbrengst. Per saldo wordt verwacht dat de opbrengsten kostendekkend zijn. De gemeente Schiedam voert geen inteme controle uit op de exploitatie van de markt door IRADO N.y. en er wordt geen eindafrekening opgesteld. Wij adviseren u de mate van sturing en inteme controle van de gemeente Schiedam op de uitvoering van de marktexploitatie door IRADO N.V. te beoordelen en te overwegen een eindrapportage van IRADO N.y. op te vragen.


2.6.

Reserves

Rechtstreekse mutatie Op grond van het BBV is het niet toegestaan toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves plaats te laten vinden zonder resultaatbestemming. Het rechtstreeks boeken van bestedingen op reserves is evenmin toegestaan. Deze behoren als een last op de betreffende kostendrager (programma, product, functie) te worden verantwoord, met daar tegenover een onttrekking aan de reserve via resultaatbestemming. Het resultaat voor bestemming van uw gewone dienst sluit niet met het mutatieoverzicht van het eigen vermogen. Er heeft voor een bedrag van € 3 97.000 een rechtstreekse vermogensmutatie plaatsgevonden. Dit betreft het resultaat uit arbeidsintegratie 2008 van de BGS en is op basis van de zomernota 2009 rechtstreeks geboekt in uw reserves. Dit is vanuit de verslaggevingsregels niet toegestaan en dus niet rechtmatig. Daarom is dit bedrag meegenomen in de foutenevaluatie bij uw jaarrekening. In hoofdstuk 3 gaan wij hier verder op in. Wij adviseren u bij de totstandkoming van de jaarrekening 2010 hiermee rekening te houden. Gewenst niveau Voor het begrotingsjaar 2009 is geen Nota Reserves opgesteld door de gemeente Schiedam. Door het negatieve resultaat van 2008 is het weerstandsvermogen van de gemeente sterk afgenomen. De zomemota 2010 is aangegrepen om maatregelen te treffen om het weerstandsvermogen gefaseerd in een aantal jaren weer op het gewenste niveau te brengen. Om de reserves specifieke aandacht te geven en een effectief beleid te ontwikkelen rondom de positie van de reserves adviseren wij u voor de komende jaren periodiek een Nota Reserves op te stellen en hierin een lange termijn visie op te nemen. Een belangrijk deel van de mutaties uit reserves in 2009 komen voort uit de primaire begroting. Gedurende het jaar vinden hier aanpassingen op plaats naar aanleiding van financiële rapportages, de zomernota en een verzameling aan individuele raadsbesluiten omtrent wijzigingen in de reserves. Gedurende onze interim controle in het naj aar van 2009 hebben wij reeds geconstateerd dat er onvoldoende interne controle plaatsvindt op deze raadsvoorstellen. Het gevoig is dat de motivaties in de raadsbesluiten voor de wijzigingen in de reserves voor een deel niet overeenkomen met de verslaggevingsvoorschriften of dat de gebruikte terminologie voor verwarring zorgt. In een aantal gevallen hebben wij geconstateerd dat raadsvoorstellen ten aanzien van wijzingen van reserves zijn opgesteld nadat besloten was deze reserves te laten vervallen. Uiteindelijk zijn alle mutaties conform de raadsbesluiten verwerkt in de jaarrekening, maar wij zijn van mening dat het besluitvormings- en verwerkingsproces rondom de mutaties in reserves verbeterd kan worden. Wij adviseren derhalve om in de raadsvoorstellen ten aanzien van de mutaties in de reserves vooraf te onderwerpen aan interne controle. Dit zou in de nieuwe nota Reserves verwerkt kunnen worden.


2.7.

Voorzieningen

Onderhoudsvoorzieningen De verslaggevingvoorschriften stellen het verplicht om een actueel onderhoudsplan te hebben als onderbouwing van voorzieningen groot onderhoud. Ultimo 2008 kende de gemeentelijke jaarrekening twee onderhoudsvoorzieningen, te weten Voorziening grootonderhoud woonwagencentra (€ 64.608) en Voorziening rioleringswerken (€ 5.279.180). Bij de controle van de jaarrekening 2009 hebben wij geconstateerd dat de voorzieningen grootonderhoud woonwagencentra geen actueel beheerplan kent en dat het verouderde beheerplan geen directe relatie met de voorziening en de mutaties die hierin geboekt waren. De voorziening rioleringswerken kent wel een actueel beheerplan in de vorm van een GRP (gemeentelijk rioleringsplan), maar de financiële vertaling hiervan was niet verwerkt in de voorziening. Het maken van een aansluiting tussen de voorziening en het GRP als onderbouwing was daarom niet mogelijk. Omdat de verslaggevingvoorschriften er niet in voorzien om een onderhoudsvoorziening op te nemen zonder een geactualiseerd beheerplan ter onderbouwing hiervan, konden de voorzieningen niet gehandhaafd blijven en zijn deze in de jaarrekening 2009 gepresenteerd als reserves. Dit leidt tot een verhoging van het resultaat vóór bestemming van € 3,7 miljoen. 2.8.

Kosten 2009

Afgrenzing van de kosten uit 2009 Wij hebben een steekproef uitgevoerd van 38 deelwaamemingen op facturen van 2010. Dit om te kijken of deze terecht in het boekjaar 2010 bij uw gemeente zijn verantwoord. Twee van deze facturen zijn onterecht in het j aar 2010 verantwoord, deze hadden betrekking op 2009. Deze twee facturen kennen een gezamenlijke waarde van €23 8.200. Wanneer deze fout wordt geextrapoleerd over de gehele massa komt hier een onzekerheid uit naar voren van € 3.545.300. Deze beide bedragen zijn meegenomen in de foutenevaluatie in de bijiage. Opgenomen verplichting Van één in de steekproef geselecteerde verplichting “verrekening salomons” ad € 245.000 kon geen achterliggende informatie worden opgeleverd. Deze post hebben wij derhalve als fout aangemerkt. 2.9.

Rondrekening BTW/BCF

Uw gemeente heeft voor 2009 een zichtbare aansluiting gemaakt tussen BTWIBTW compensatiefonds (BCF) aangiftes en de financiële administratie. Ook is een verbandscontrole uitgevoerd voor de BTW/BCF. Deze aansluiting en de verbandscontrole zijn van belang voor de juiste en volledige verantwoording van de BTWIBCF positie in de jaarrekening 2009. Uit deze interne aansluiting komt een verschil naar voren van € 742.650 mogelijk te weinig teruggevraagde BTW/BCF. Wij adviseren u dit verschil nader te beoordelen en mogelijk zorg te dragen voor een suppletieaangifte. Ook adviseren wij u periodiek deze aansluiting en verbandscontrole te blijven maken om de volledigheid enjuistheid van uw BTW/BCF-positie te beoordelen.

Deloitte. 9 ijuni 2010 10R0488 Vooraisnog hebben wij deze post als onzekerheid ad € 742.650 in de foutenevaluatie opgenomen. 2.10.

Participatiebudget

Het afgelopen j aar is een forse prestatie geleverd op het uitnutten van het werkdeel van de WWB. Afgelopenjaar is de meeneemregeling versoberd op het werkdeel van 75% naar 3 1,25%. Van het niet gebruikte WWB -werkdeel mag nog maar 31,25% meegenomen worden naar het volgend boekjaar. Het restant moet worden terugbetaald aan het Rijk. Over 2009 moet € 2,49 miljoen terugbetaald worden (2008: € 2,1 miljoen). De uitgaven van het werkdeel in 2009 zijn € 17 miljoen (2008: € 9,86 miljoen). Ondanks de versobering van de “meeneemregeling” hoeft uw gemeente ultimo 2009 nauwelijks meer terug te betalen dan ultimo 2008. Uw gemeente is erin geslaagd in 2009 fors meer uit te geven en te besteden aan participatie. 2.11.

Single information Single audit (SiSa)

2.11.1 Ontwikkelingen

De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien een zevental documenten aan het CBS te leveren. 2.11.2 Fouten en onzekerheden SiSa

Op grond van het Besluit accountantscontrole provincies en gemeenten, artikel 5, lid 4, rappor teren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2009 vallen onder SiSa. Wij doen dit middels een tabel, die ook moet worden opgenomen als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door u opgemaakte SiSa-bijiage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2009. Hierbij zijn de volgende financiële fouten of onzekerheden geconstateerd: Specifieke uitkci’i ii

of

Iiiiaiiciëlc

oIIzekerIIci(l

oniaiig in

lout

loclicliti ii fout/onickcrlicicl

CLI FO ‘S

75

Wet werk en bijstand

Fout

€ 2.05 1

Ten bedrage van €2049.16. Betreffende indexering WIA/WAO inkomsten(deelmassa). 2 Financiele tekortkoming WWB geen indexering pensioen € 2051

(inkomensdeel)

76

IOAW

Fout

€ 3.515

Foute vaststelling bruto grondsiag IOAW. Dossier is onzeker. Financiële tekortkoming € 35 15,-

77

IOAZ

Fout

€ 6.067

Financiële tekortkoming IOAWIIOAZ i.v.m. ontbreken (aanvraag) dossier € 6.067

Deloitte 10 1 juni 2010 10R0488 Fout

€ 4.641

Financiële tekortkoming BBZ onzeker rente stopzetting bedrijfskapitaal zonder onderliggende stukken € 4.64 1

Investeringsbudget Stedelijke Vemieuwing

Onzekerheid

0

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke

Investeringsbudget Stedelijke Vernieuwing

Onzekerheid

50

Investeringsbudget Stedelijke Vemieuwing

Onzekerheid

0

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke totstandkoming 36.Aantal A -en railwoningen (absoluut het percentage van het totaal in de gemeente) waar de sanering aan het eind van het ISV2tijdvak is opgelost/ 90 waarvan bij 30 medewerking van de marktpartijen

50


Onzekerheid

0

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke totstandkoming 36 Aantal A -en railwoningen (absoluut het percentage van het totaal in de gemeente) waar de

79

Bijstandverlening Zelfstandigen 2004

50

50

totstandkoming indicator 32. Omgevingskwaliteitloppervlak (in m2 of ha) openbare ruimte waarbij sprake is van een kwaliteitsimpuls/ i.s.m nieuwbouw

0

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke

totstandkoming indicator 32. Omgevingskwaliteit/oppervlak (in m2 of ha) openbare ruimte waarbij sprake is van een kwaliteitsimpuls/in BBG

sanering aan het eind van het ISV2tijdvak is opgelostl3 1% van de werkvoorraad

50


Onzekerheid

0

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke totstandkoming 102. Omgevingskwaltieitldoorgeschoven doelstelling uit het eerste investeringstijdvlak, aisnog realiseren van de geluidssanering van 57 woningen, met de zgn. 0-beschikking

51

BDU Sociaal, Integratie en Veiligheid (GSBISIV)

Onzekerheid

0

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke totstandkoming 5.Geen leerling zonder diploma van School/Aantal (t.o.v. de doelgroep voortij dig schoolverlaters) scholieren dat herplaats is en alsnog een startkwalificatie behaalt.

51

BDU Sociaal, Integratie en Veiligheid (GSB/SIV)

Onzekerheid

0

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke totstandkoming 6. Geen leerling zonder diploma van School/Aantal gestarte deelnemers

51

BDU Sociaal, Integratie

Onzekerheid

0

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke totstandkoming 24b.naar een veiliger

Deloitte. 11 1 juni 2010 10R0488 en Veiligheid (GSBISIV)

samenleving/ aantal jongeren tussen 0 en 18 jr. dat deel neemt in hulpverleningstraject pak-je-kans

51

BDU Sociaal, Integratie en Veiligheid (GSBISIV)

Onzekerheid

0

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke totstandkoming 24c.naar een veiliger samenleving/ voortzetting van het schooladoptieplan doe-effe- normaal door Politie en Halt

51

BDU Sociaal, Integratie en Veiligheid (GSB/SIV)

Onzekerheid

€ 1.886.945

subsidie nog niet vastgesteld derhalve obv T+1 regeling rechtmatigheid besteding vaststellen.

51

BDU Sociaal, Integratie en Veiligheid (GSB/SIV), onderdeel inburgering BDU SW: Regeling inburgering G31

Onzekerheid

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke totstandkoming indicator:aantal in 2006, 2007 en 2008 afgegeven verkiaringen aan nieuwkomers in de zin van de Win die betrekking hebben op beschikkingen die in 2006 zijn afgegeven.

51

BDU Sociaal, Integratie en Veiligheid (GSBISIV), onderdeel inburgenng BDU SW: Regeling inburgering G31

Onzekerheid

Niet kunnen vaststellen de deugdelijke totstandkoming indicator:aantal in 2007 en 2008 afgegeven verkiaringen aan nieuwkomers in de zin van de Win die betrekking hebben op beschikkingen die in 2007 zijn afgegeven.

Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de overige rege lingen geen fouten of onzekerheden bevatten.

Deloitte. 12

1 juni 2010 10R0488

3. Uw vermogen en resultaat 3.1.

Algemeen

In het BBV, de verslaggevingsregels van gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programma rekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het resultaat vóór bestemming bedraagt € 26.084.000 voordelig. Per saldo is tussentijds € 16.628.000 aan de reserves toegevoegd, zodat het uiteindelijke nog te bestemmen jaarresultaat € 9.456.000 voordelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hiema volgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven (x € 1.000): Ontwikkeliiig Eieii Vcrmogeii

2007

Stand van de reserves per 1 januari

€ 94.862

€ 126.416

€ 73.403

Tussentijdse mutaties in de reserves (per saldo gestort)

€ 19.548

-€ 7.230

- € 16.231

Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening

€ 12.006

- € 45.783

€ 9.456

€ 73.403

€ 99.092

Stand per 31 december

€ 126.4 16

2008

2009

De reserves van uw gemeente zijn in 2009 met een bedrag van € 25.689.000 toegenomen. Dit komt niet overeen met het resultaat voor bestemming van € 26.084.000 voordelig. Het verschil € 397.000 betreft een rechtstreekse vermogensmutatie, hetgeen in strijd is met de BBV. Voor een toelichting hiervan verwijzen wij naar paragraaf 2.7. Hiema geven wij een overzicht van de ontwikkeling van het resultaat (na bestemming) van 2007 tot en met 2009.


Resultaatontwikkeling 2006-2009 20.000

—

10.000

0 • Resultaat

-10.000 -20.000 -30.000 -40.000 -50.000 2006

2007

2008

2009

De exploitatie over 2009 laat een voordelig saldo van € 9.456.000 zien, ten opzichte van een nadelig saldo van € 45.783.000 over het boekjaar 2008. Het positieve exploitatieresultaat 2009 is mede ontstaan na een aantal incidentele baten en lasten. Het “genormaliseerde” exploitatieresultaat 2009 kan op hoofdlijnen als volgt worden berekend (bedragen x € lmiljoen): Voordelig resultaat na bestemming 2009

9,5

toevoeging reserves 2009

16,6

Voordelig resultaat voor bestemming 2009

26,1

Voordelig effecten, zijnde Overlopende projecten naar 2010 (budgetoverheveling) Toerekening aan BDU-SIV regeling Algemene uitkering (afrekening voorgaande j aren 2007/08) Lagere kapitaallasten, saldo financieringsfunctie en onvoorzien. Vrijval voorziening en resultaat BGS

-I- 17,0 5,8 2,0 1,8 5,4 2,0

Nadelig effecten, zijnde

Aanvullende dotatie voorziening tekorten grondexploitaties

+ 6,6

5,6


Voor een meer uitgebreide analyse van het rekeningresultaat over het j aar 2009 verwijzen wij naar de toelichting op de programmarekening en het overzicht van incidentele baten en lasten dat is opgenomen in deze toelichting. 3.2.

Weerstandsvermogen

Het totaal van de reserves ultimo 2009 van uw gemeente bedraagt € 99 miljoen tegenover € 73 miljoen per 31 december 2008. Dat is 27% van het balanstotaal (2008: 18,5%). In uw Kademota Weerstandsvermogen van juni 2007 heeft u beleid met betrekking tot het weerstandsvermogen

vastgelegd. Hierin is bepaald dat voor iedere euro risico een weerstandsvermogen van €1 ,40 euro wordt aangehouden. In de Nota Reserves en Voorzieningen 2008 is de norm voor het weerstandsvermogen gesteld op € 79 per inwoner en € 108 per woonruimte. Op basis van deze normen heeft de gemeente berekend dat een weerstandsvermogen van € 23,6 miljoen benodigd is. Uw algemene reserve bedraagt ultimo 2009 € 10,85 miljoen. De samenhang tussen weerstandscapaciteit en risico’ s van uw gemeente hebben wij in de navolgende figuur samengevat (bedragen in € x miljoenen). Veerstaii d scapacitci I Algemeiic reserve Fcchii. Rcstiltaai

C ID. € I .3

lotaul 2009 ‘lotaal 200

C 1 2. 1 € (11)

Risico’s Berekend profiel 2009 2008

€ 23,6 €24

*) het technisch resultaat betreft € 1,3 miljoen, zijnde het resultaat na bestemming van € 9,5 miljoen, verminderd met de budgetoverheveling 2009-2010 van € 5,8 miljoen en een aantal overige mutaties.

Deloitte. 15 ljuni2OlO 10R0488 Ultimo 2009 is sprake van een onderdekking van € 11,5 miljoen. In 2008 was nog sprake van een onderdekking (weerstandscapaciteit -I- risico’s) van € 35,6 miljoen. Hierbij valt nog de kanttekening te maken dat er sprake is van een aantal risico’ s, die als PM post in de berekening van het risicoprofiel zijn aangegeven. Daarnaast geeft u in uw paragraaf Weerstandsvermogen aan dat de inventarisatie van het weerstandsvermogen nog verbeterd kan worden. Daarentegen is de weerstandscapaciteit voorzichtig berekend door uitsluitend rekening te houden met (gerealiseerde) algemene reserves. Het weerstandsvermogen kan, zoals uit bovenstaand overzicht ook blijkt, niet los worden gezien van de risico’s. Het berekende profiel van de risico’s is de optelsom van alle door uw college benoemde risico’ s (zie paragraaf Weerstandsvermogen in uw j aarverslag). In een situatie van vol doende financiële manoeuvreerruimte is deze benadering meestal we! toereilcend; in de huidige tijd met tal van onzekerheden is het gewenst om de risico’ s beter te preciseren. Het komt er flu op aan beter in beeld te brengen wat de kans is dat een risico zich daadwerkelijk zal voordoen, bij voorbeeld door te werken met scenarioanalyses, en beter te sturen op het voorkomen van risico’s. Dit laatste is mogelijk door gerichte beheersingsmaatregelen te nemen. Alleen op deze wijze kunt u de meest waarschijnlijke “pijn” zichtbaar maken. Wij adviseren u de financiële positie en de definitie van het weerstandsvermogen van uw gemeente te herijken. Ergo, naar onze mening dient herzien te worden wat onder de definitie risicoprofiel en tot de weerstandscapaciteit moet worden gerekend. Om u hierbij een leidraad te geven hebben wij voor het inzicht in de financiële positie een vijftiental indicatoren benoemd die hiertoe van belang kunnen zijn. Onderstaande indicatoren zijn illustratief en betreffen niet het beeld van de gemeente Schieclam. Het is puur als voorbeeld hoe het zou kunnnen bedoeld. tndcato.

Uit.tend 1

2

NcutrI 2

Zwab

Onv*ldaende

4

S

fleidbeft(eII be9reng OnvooizIen lncdentI!k beten en I*en Rente egei, flnendetI,cjsuiddeIen

StIe reserve Akemcnc reewve

2 3

VooeriIngen

Oekkendhe,d tarven Gcsp.ard voor

4

ond,hcud

3 S

Iteidheid eivctegAnningen Resulteten onde*p4o*etes

4 21


4. Administratieve organisatie en interne beheersing 2009 4.1.

Algemeen

Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in bet najaar van 2009 een interim-controle uitgevoerd. Deze interim-controle is in belangrijke mate gericht op de opzet, bet bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en de interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, zijn vastgelegd in een afschrift naar uw auditcommissie, d.d. 14 januari 2010 (kenmerk: 10R0029). Uw gemeente is “in control” Voortdurend worden processen verbeterd en herzien door diverse invloeden. Het afgelopen jaar is door deze herziening de interne beheersing binnen uw gemeente verder verbeterd, maar nog niet voor alle processen op het gewenste niveau. Intern is dit ook onderkend en zijn diverse verbeterprocessen in gang gezet. Het jaar 2009 was bet jaar van verdere consolidatie van de verbeteringen die over 2008 zijn gerealiseerd op het terrein van rechtmatigheid en in bet bijzonder de begrotingsrechtmatigheid. Uit de bevindingen komt naar voren dat uw aandachtsgebieden vooral liggen bij de onderdelen “administratieve vastlegging” en “zichtbare vastlegging van de interne controle”. Voor onze specifieke bevindingen en overige aanbevelingen verwijzen wij u naar bet afscbrift inzake de interim-controle naar uw auditcommissie. Voor de getrouwbeid zijn ook enkele processen die intern aandacbt behoeven om te komen tot een optimale totstandkoming van uw gemeentelijke jaarrekening. Hierbij valt te deriken aan het opzetten van verbandscontroles (voor belastingen, overige opbrengsten), zichtbaar aansluiten van subadministraties (met name rondom belastingen en inningen van derden en verbonden partijen) met de gemeentelijke administratie, opscbonen en specificeren van tussenrekeningen aismede de naleving van bet BBV. Sinds 2008 kent uw gemeente een interne controlefunctie, die met name gericht is op de rechtmatigheid. Door de functionarissen, die de processen uitvoeren, vindt echter nog weinig zicbtbare interne controle in bet proces plaats, waardoor onvoldoende vaststaat of de interne bebeersing binnen bet proces zeif is uitgevoerd. De interne controle op recbtmatigheid is dan ook nog zichtbaar onvoldoende onderdeel van de processen zeif. Het moet nog in de “genen” van de organisatie komen. Onze ervaring is, dat bet zichtbaar vastleggen van de interne controle op een praktiscbe wijze kan worden ingericht.

Deloitte. 17 ijuni 2010 1 0R0488

4.2.

Bevindingen Automatisering

Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zeif en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continulteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor is een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk. Ten aanzien van de processen rondom automatisering hebben wij vastgesteld dat de opzet van de administratieve organisatie toereikend is, echter het bestaan en werking van de procedures binnen de applicaties beter geborgd kan worden. Met name de informatiebeveiliging (logische toegangsbeveiliging c. q. databasebeveiliging), functiescheiding en de autorisaties zijn een aandachtspunt. In opzet heeft uw gemeente het goed voor elkaar, maar op het moment dat bestaanlwerking wordt getoetst dan blijkt dat niet altijd conform procedures c.q. afspraken gewerkt wordt.

4.3.

Risicornanagernent

Zoals uw college zeif aangeeft in de paragraaf weerstandsvermogen is goed risicomanagement van belang voor een scherp inzicht in het weerstandsvermogen. Graag werken wij dit hier verder uit. De verantwoordelijkheid om te komen tot een gemeentebrede en integrale analyse en verantwoor ding van de risico’ s ligt primair bij het college. Binnen uw gemeente is geen geIntegreerd systeem van risico-identificatie, -analyse, -beheersing en het afleggen van verantwoording hierover aan wezig. Uw belangrijkste risico’ s worden wel in beeld gebracht bij het opstellen van de begroting en de jaarrekening (voorheen de risicoparagraaf). In de tussentijdse rapportages wordt echter niet gestructureerd gerapporteerd over de follow-up van de risico’ s (welke maatregelen zijn genomen om de risico’s te beheersen c.q. wat zijn de effecten van de risico’s op het beleid van de gemeente). U kunt invulling geven aan risicoanalyse en risicomanagement door op basis van de doelstellingen uit het raads- en collegeprogramma en de programmabegroting na te laten gaan welke gebeurtenissen van invloed zijn op het bereiken van uw doelen in de planperiode en welke risico’ s deze gebeurtenissen met zich meebrengen. Met deze inventarisatie kan een zogenoemde risicokaart worden opgesteld, waarbij wordt aangegeven wat de kans is dat een risico zich voordoet en wat de mogelijke (financiële) impact is van het risico. Deze risicokaart vormt dan de basis voor het bepalen van de noodzakelijke beheersingsmaatregelen en de informatievoorziening (bijvoorbeeld via de voorjaars- en najaarsnota) om de risico’s te bewaken. Het toepassen van een adequaat systeem van risicomanagement biedt de volgende voordelen: • Een scherper beeld van het meest waarschijnlijke scenario voor de afwikkeling van risico’s als component van uw weerstandsvermogen. • Verhoogd risicobewustzijn binnen alle lagen van de organisatie. • Effectievere en efficiëntere bedrijfsvoering (prioriteit leggen bij de belangrijkste onderwerpen).

Deloitte. 18 1 juni 2010 10R0488 • Betere koppeling tussen beleid en bedrijfsvoering. • Versterken van de interne en exteme verantwoording. Samenvattend is er binnen uw gemeente op dit moment aandacht voor risico-inventarisatie, maar het risicomanagement kan meer expliciet worden ingebed en worden gestructureerd in de diverse processen binnen uw organisatie.


5. Frauderisico In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan de directie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van frauderisico’ s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw gemeente waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaarstukken en op preventieve maatregelen daarbij. Tij dens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2009 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.

Deloitte. 20 ljuni 2010 10R0488

6. Grondexploitatie en grote projecten 6.1.

Algemeen kacler

De kredietcrisis en de economische recessie hebben een grote invloed op de resultaten van (gemeentelijke) grondexploitaties. Ook uw gemeente wordt daar fors mee geconfronteerd. De grondexploitaties hebben vanaf begin 2009 terecht uw voile aandacht. Hierbij heeft u Deloitte Real Estate Advisory ingeschakeld om onderzoek te doen naar de haalbaarheid en mogelijkheid van de diverse exploitaties met als doel tot een integrale herziening te komen. Met het vaststellen van de herziening van de grondexploitaties in november 2009 is ingestemd met een bestedingsvoorstel aismede financiële- en beleidsuitgangspunten die kaderstellend zijn. Belangrijk uitgangspunt bij de realisatie van de grote projecten is dat de investeringen en de dekking van aile projecten in principe geen verliezen moeten kennen. De ontwikkeling van de meest relevante posten betreffende de grondexploitatie geven wij hieronder weer: Post in de jaarrekening (x €1 miljoen)

2004

2005

2006

2007

2008

2009

onden in expioitatie Niet in exploitatie genomen bouwgronden Voorziening Westmolenstraat/monopooi Voorziening grex ziekenhuis Reservering dekking Westmolenstraatlmonopool

€ 64,3 €3,8

€ 59,3 €2,8

€ 73,6 € 12,7

€ 77,6 €3,2

€ 56,1 €6,4

€ 49,8 €2,8

€0,0

€0,0

€0,0

€3,6

€0,0

€0,0

€0,0 €0,0

€0,0 €0,0

€0,0 €2,0

€0,9 €0,0

€0,0 €0,0

€0,0 €0,0

Voorziening nadelige saldi

€ 16,9

€20,1

€ 19,3

€20,9

€51,8

€31,2

actieve grondexploitaties 6.2.

Algemene bevindingen 2009

De voorraad bouwgronden is in vergelijking met 2008 afgenomen met circa € 7 miljoen. Dit wordt mede veroorzaakt door bet afsluiten van een aantal grondexploitaties bij de herziening van de grondexploitatie in november 2009. Daarnaast zijn gedurende bet jaar ongeveer € 19 miljoen aan vermeerderingen toegevoegd aan de voorraden en is ongeveer € 11 miljoen aan verminderingen verantwoord. De voornaamste toename van de grondexploitaties hangt samen met de investeringen in het Bedrijvenpark Schieveste, Ziekenhuis Burg. Knapperlaan en 3 Standplaatsen Schiekade. De verminderingen hebben plaatsgevonden in Industrieterrein ‘s Graveland Noord, Bedrijvenpark Schieveste en Vastgoedbeheer Binnenstad.

Deloitte. 21 ijuni 2010 10R0488 Voorts is het Mathenesse Gustoterrein met een boekwaarde van € 3,2 miljoen van een bouwgrond in exploitatie (BIE) geherciassificeerd naar een niet in exploitatie genomen grond (NIEGG) evenals SpieringshoekfMakkersstraat en Spaland West. €80 Reservering dekking

€70

Westmo Ienstraat/mo no pa at

€60 0

€50

Bouwgronden in exploitatie

.E €40 €30 Niet in exptoitatie genomen bouwgronden

€20 €10 €0 2004

2005

2006

2007

2008

2009

—Voorziening nadeige said i actieve grondexploitaties

,Jaartal len

Door het staken van projectontwikkeling zijn er in 2009 o.a. de volgende projecten afgeraamd: • • • • • • • • •

Industrieterrein HavenlNieuwe Waterweg ABN-AMRO ‘s-Gravelandseweg Bachplein 582-583 Binnenstad: Schienoko-Wennekerpand Binnenstad: De Joker Herenstraat Vijfmolens Vastgoedbeheer Binnenstad Recreatie-Ziekenhuis Bijdorp en afwerking

€ € € € € € € € €

4,26 miljoen 1,29 miljoen 0,51 miljoen 0,86 miljoen 1,03 miljoen 0,87 miljoen 0,56 miljoen 2,31 miljoen 6,69 miljoen

Deze aframing heeft in 2009 beperkte financiële gevolgen gehad omdat de in 2008 gevormde voorziening van € 51,8 miljoen voor een belangrijk deel is gebruikt waardoor in 2009 een voorziening resteert van € 31,2 miljoen. Bij onze controle hebben wij bij de vermeerderingen over 2009 in totaal 25 deelwaamemingen verricht en bij de verminderingen 21 deelwaarnemingen. Hiervan zijn de relevante bevindingen opgenomen in paragraaf 2.4.

Deloitte 22 1 juni 2010 10R0488 6.3.

Grondexploitaties

—

waardering/aanpassing schattingswijziging

De waardering van de grondexploitaties zijn gebaseerd op inteme berekeningen van contant gemaakte toekomstige kasstromen per grondexploitatie. Bij deze berekening zijn de volgende parameters gehanteerd. Verdisconteringsvoeten GREX Kostenstijging 2009 Kostenstijging 2010 e.v. Opbrengs te nstijging, zijnde Won ingen 2009 Won ingen 2010 en 2011 Woningen 2012 e.v. Overigefuncties 2009 Overigefuncties 2010 en 2011 Overigefuncties 2012 e. v Rente grondexploitaties RL huurexploitaties -

-

-

-

-

-

1gemeen VTU-Schieveste Onvoorzien initiatieffase Onvoorzien ontwerpfase

2009

2008

1,5%

Z5%

1,5%

2,5%

0,0% 0,0% 1,5% 0,0% 0,0%

2,5% 2,5% 2,5%

1,0%

1,5%

2,5% 2,5%

5,0%

6,0%

5,0% 35,0% 35,0%

5,0%

10,0% 5,0%

22,0% 25,0% 10,0% 5,0%

Uit de aanpassing blijkt dat voorzichtigheid centraal staat. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de aanpassing van de verdisconteringsvoet ten aanzien van de meerjarenkostenstijging (2010 e.v.) niet geheel in lijn ligt met de vigerende indexaties van het BDB (Bureau Documentatie Bouwwezen) GWW (Grond-, Weg- en Waterbouw) Index en het CPI-cijfer. Het BDB publiceert maandelijks over de kostenontwikkeling binnen de bouw en gaat uit van een hogere kostenstijging. Daarnaast zijn de verdisconteringsvoeten voor de opbrengsten in 2009 aangepast, waarbij flu wordt geanticipeerd op een aantrekkende woningmarkt vanaf 2012. Wij adviseren u zichtbaar in uw meerjarenperspectief grondbedrijf de toetsing aan eenduidige vigerende parameters vast te leggen.

6.4.

Grondexploitaties in detail

Bij de ruimtelijke ontwikkeling loopt uw gemeente (ondernemers)risico. De economische crisis heeft de financiele positie van uw grondbedrijf fors verslechterd. In 2009 is een meerjarig dekkingsplan opgesteld. Eén van de maatregelen betreft een taakstellende bezuiniging op de grondexploitaties van € 17 miljoen. De jaarschijf 2010 meerjaren perspectief grondbedrijf (MPG) wordt door uw raad als krediet voor de uitvoering van het programma ter beschikking gesteld. Wij adviseren u het proces van deze bezuiniging via uw meerj aren perspectief grondbedrijf te expliciteren.

Deloitte. 23 ijuni 2010 10R0488 In het onderstaande overzicht wordt het verloop van de boekwaarde (in miljoenen euro’s) van de 8 grote gemeentelijke grondexploitaties weergegeven. Met de “gele lijn” wordt zichtbaar welke risico’s op boekwaarden als gevoig van een voorziening, worden afgedekt. Deze voorzieningen zijn gevormd op basis van de kaders zoals deze gesteld zijn door uw gemeenteraad op basis van de herziening van november 2009. € 25,00 € 20,00 € 15,00 € 10,00 8W 1-1-2009

€ 5,00

BW 3 1-12-2009 €Voorziening 2008

€ (5,00)

v, 4-,

Q)

a)> 4-, 1

>G)

ca) a) 44-’

-

L

,,

0 r.

.

D

U

‘I’

>

0

0

.

w

n

0 0 C C

>

-c

-

.

r _onv.

( .—

ct,c

4-’

C,,

a) >

-

C

1 4U,

a)

-C

U U, I—

ci) >

0 4-, U,

Ll

0

0

I

Voorzening 2009

In het onderstaande overzicht wordt het verloop van de boekwaarde (in miljoenen euro’s) van de 16 kleinere gemeentelijke grondexploitaties weergegeven. Met de “gele lijn” wordt zichtbaar welke risico’s op boekwaarden als gevoig van een voorziening, worden afgedekt. Deze voorzieningen zijn gevormd op basis van de kaders zoals deze gesteld zijn door uw gemeenteraad op basis van de herziening van november 2009.


€ 2,50 € 2,00 € 1,50 € 1,00 € 0,50

BW 1-1-2009 BW 3 1-12-2009 —

€ 0,50-

Voorziening 2009 Voorziening 2008

€ 1,00€ 1,50-

De belangrijkste voorzieningen in 2009 zijn getroffen voor Bedrijvenpark Schieveste ad € 8,52 miljoen (2008: € 19,5 miljoen) en Oost-Overschiestraat ad € 7,74 miljoen (2008: € 6,7 miljoen) en Nieuwland Vernieuwend Verder ad € 11,96 miljoen (2008: € 9 miljoen).

6.5.

Grote projecten

6.5.1 Ontwikkelingen Bedrijvenpark Schieveste De grondexploitatie Bedrijvenpark Schieveste kent een negatief resultaat, tegen netto contante waarde, van € 8,52 miljoen (2008: € 19,5 miljoen). De huidige boekwaarde bedraagt € 1,0 miljoen. U heeft het afgelopenjaar fors ingegrepen in dit plan. Met name de nog te maken kosten in 2009 voor deze locatie ad € 28,8 miljoen (was in 2008: € 48,44 miljoen) en de nog te realiseren opbrengsten ad € 21,5 miljoen (was in 2008: € 36,39 miljoen) zorgen voor dit lagere verlies. Hierbij dient opgemerkt te worden dat de nog te maken kosten zijn verlaagd met € 6 miljoen door de kosten voor ontsluiting via de meerjareninvesteringsbegroting te dekken in plaats van deze grondexploitatie.

Deloitte. 25 1 juni 2010 10R0488 Anderzijds heeft een verlaging van de grondprijzen op dit project een nadelig effect van € 1,6 milj oen. Aandachtspunt is het tij dig realiseren van deze locatie (eén tot 2015 en één tot 2017 ) in verband met de maximale termijn van subsidiegevers. In 2009 is werkelijk voor € 2,97 miljoen aan gronden uitgegeven en verkocht. Hierbij ging de planning uit van een realisatie in 2009 van € 3,3 miljoen. Op basis van deze ontwikkelingen is de fasering van de grondopbrengsten voor de komende jaren vertraagd, met een verwachte jaarlijkse opbrengst van € 3,3 miljoen tJm 2017. Actueel marktonderzoek dat deze planning voor verkoop van deze bedrijfskavels ondersteunt, is niet beschikbaar. Echter, gezien het huidige economische klimaat en het bedrijfskavel marktsegment (stagnatie in de kantorenmarkt in combinatie met de concurrentie van Rotterdam) dat wordt bediend, blijft het risico van de grondexploitatie Schieveste groot. Momenteel worden de risico’s verbonden aan de grondexploitatie verder gemonitored. Naast een inventarisatie van de risico’ s worden beheersmaatregelen voorgesteld om de risico’s te beperken c.q. te verminderen. Deze beheersmaatregelen zullen zowel een generiek als projectspecifiek karakter hebben. Parallel wordt op projectniveau gewerkt aan mogelijke maatregelen. Daamaast wordt intensief overleg gevoerd met projectontwikkelaars om ontwikkeling van de Schieveste te continueren. Dit plan is daarom eveneens opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen. Wij adviseren u deze grondexploitatie nauwlettend te blijven volgen. Waaronder het kritisch (blijven) toetsen of de huidige anticipatie op een aantrekkende bedrijvenmarkt ook realiteit wordt. Punten die voor verbetering vatbaar zijn betreffen enerzijds een geschreven toelichting op de verschillende begrotingsposten en een uitgebreide verschillenanalyse. Anderzijds betreft dit het eenduidig kunnen afleiden van de gronduitgifte en het bedrijvenkavelprogramma uit de grondexploitatie. Het meerjaren perspectief grondbedrijf (MPG) is hiervoor een prima plaats.

6.5.2 Ontwikkelingen Nieuwiand Vernieuwend Verder De grondexploitatie Nieuwland Vemieuwend Verder kent een negatief resultaat, tegen netto contante waarde, van € 11,96 miljoen (in 2008: € 9,0 miljoen). De boekwaarde bedraagt € 18,05 miljoen. De boekwaarde bestaat met name uit de aankoop van het woningbezit van Woonpius. U heeft het afgelopen jaar dit plan verder geactualiseerd en een verdere fasering doorgevoerd. Met name de nog te maken kosten in 2009 voor deze locatie ad €8,2 miljoen (was in 2008: €8,83 miljoen) en de nog te realiseren opbrengsten ad €15,51 miljoen (was in 2008: €18,91 miljoen) zorgen voor dit hogere verlies. Dit laatste is afgenomen door een lagere bijdrage van de ontwikkelende partij van €5 miljoen. Dit plan kent drie fasen, te weten: • • •

deelgebied ‘de nieuwe tuinen’; deelgebied ‘Parkweg Noord le fase’ deelgebied ‘Parkweg Noord 2e fase’

Deloitte 26 ljuni2OlO 10R0488 De grond van deelgebied ‘de nieuwe tuinen’ is overgedragen. Huidige verkoopresultaten van € 1 miljoen in dit deelgebied hebben betrekking op een goedkoper segment woningen of sociale woningbouw. Hierbij is een aandachtspunt de nog te maken kosten. Deze zijn scherp e gecalculeerd. De gronden van de 1 fase zit flu in de verkoopfase. De intentie is om vóór 1 juli 2010 te starten met de bouw in verband met Rijkssubsidie (koopsubsidie ministerie van VROM). Verwachte opbrengsten zijn € 1,1 miljoen in 2010 en € 1,4 miljoen in 2010. e fase” is nog in ontwerp. De opbrengst wordt verwacht vanaf Het deelgebied “Parkweg Noord 2 2012. Er is hier een nieuw plan in ontwikkeling voor name 128 duurdere woningen (>€ 250.000) en 40 appartementen. Hierbij wordt de fasering naar achteren geschoven en zijn onderhandelingen gaande met de woningcorporatie. Marktonderzoek dat deze planning voor verkoop van dure woningen ondersteunt, is (nog) niet beschikbaar. Dit plan is daarom eveneens opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen.

6.5.3 Ontwikkelingen Oost-Overschiesestraat (stationsplein) De grondexploitatie Oost-Overschiesestraat kent een negatief resultaat, tegen netto contante waarde, van € 7,74 miljoen (2008: € 6,70 miljoen). De boekwaarde bedraagt € 8,90 miljoen. Dit plan is grotendeels gerealiseerd, behoudens een blok met 32 appartementen in het duurdere segment (>€ 270.000) die gepland is in 2012. De huidige boekwaarde wordt veroorzaakt door de kosten die samenhangen met het opwaarderen van het openbaar gebied (wegen, straten, parkeervoorziening, pleinen alsmede een busstation). U heeft het afgelopen jaar dit plan meegenomen in uw herziening. Met name de nog te maken kosten in 2009 voor deze locatie ad € 1,11 miljoen (was in 2008: € 1,08 miljoen) en de nog te realiseren opbrengsten ad € 2,45 miljoen (was in 2008: € 3,02 miljoen) zorgen voor dit hogere verlies van € 1 miljoen. Aan kosten dient nog gerealiseerd te worden: een kwalitatieve parkeervoorziening ad € 0,5 miljoen en € 0,6 miljoen aan werken aan het openbaar gebied. Vooralsnog is nog geen partij gevonden om de grond te verkopen. Een marktonderzoek is (nog) niet voorhanden. Derhalve is het (vertragings- en opbrengsten) risico voor dit plan nog niet gemitigeerd. Dit plan is daarom eveneens opgenomen in de paragraaf weerstandsvermogen.

6.6.

Samenvattend grondexploitaties gemeente Schiedam

De kredietcrisis heeft in Schiedam forse effecten gehad op de gemeentelijke grondexploitaties. Met name de projecten Schieveste en Nieuwland Vernieuwend Verder zijn hierdoor getroffen. Uw gemeente is hier in 2009 en 2010 adequaat mee omgegaan door kritisch alle uitgangspunten in ogenschouw te nemen en de verwachtingen bij te stellen. Desalniettemin blijven de risico’s die samenhangen met deze grondexploitaties groot, temeer omdat geanticipeerd wordt op een aantrekkende woningmarkt. Wij adviseren u deze grondexploitaties nauwlettend te blijven volgen. Uw afdeling Vastgoed stuurt en beheerst de ontwikkeling van alle deelfasen nauwlettend. Alle afwijkingen zullen vanaf het MPG 2010 worden aangegeven en aan u voorgelegd.


7. Controle rechtmatigheid Bij rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole bestaat er een duidelijke relatie met het financiële beheer. Er moet worden vastgesteld dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. De accountant hoeft niet vast te stellen of álle handelingen binnen uw gemeente conform de geldende weten regelgeving zijn venicht. De aandacht blijft beperkt tot die handelingen waaruit financiële gevolgen voortkomen die als baten, lasten enlof balansmutaties in de jaarrekening dienen te worden verantwoord. Met andere woorden: het gaat om de financiële beheershandelingen. Om dit te realiseren kennen wij een gestructureerd plan van aanpak die in de hierop volgende paragrafen uiteengezet wordt. 7.1.

Rechtmatigheidsstappenplan

Uw gemeente heeft over 2008 een goedkeurende accountantsverklaring ontvangen met betrekking tot rechtmatigheid. Over 2009 is dit zoals is aangegeven eveneens een goedkeurend oordeel inzake de rechtmatigheid. In deze paragraaf geven wij aan welke stappen wij doorlopen bij de controle op de rechtmatigheid. Wij steunen hierbij in belangrijke mate op de intern verrichte werkzaamheden. Een adequaat systeem van interne beheersing op de aspecten van rechtmatigheid is een vereiste voor een efficiënte accountantscontrole. Voor een dergelijk systeem is het belangrijk dat de volgende interne werkzaamheden zijn verricht: 1. Een duidelijke inventarisatie en vastlegging van de rechtmatigheidsafspraken met het bestuur. Het bereilc van rechtmatigheid, zoals ‘waarop moet toetsing plaatsvinden’ en ‘hoe ver gaat de reikwijdte van rechtmatigheid’, wordt voor een belangrijk deel door het bestuur bepaald. 2. Vervolgens zal per onderkend relevant proces van uw dienst duidelijk vast moeten liggen welke relevante weten regelgeving, verordeningen en dergelijke van belang zijn om de rechtmatigheid vast te stellen. 3. Daarna zal een adequate inschatting per proces van rechtmatigheidsrisico’ s moeten plaatsvinden. 4. Vastleggen van de interne waarborgen en controles per geselecteerd proces is een volgende stap. 5. Uitvoeren en vastleggen van interne controlewerkzaamheden om de blijvende naleving vast te stellen en mogelijke onvolkomenheden (aisnog) op te lossen. 6. Analyse van bevindingen van de uitgevoerde interne controles en het doen van voorstellen voor eventuele verbeterwerkzaamheden. 7. Specifiek aandacht voor begrotingsrechtmatigheid door het toetsen van de betrouwbaarheid van tussentijdse cijfers en eventuele acties naar het bestuur bij dreigende overschrijding van programma’ s. 8. Beoordelen of versiaggeving voldoet aan het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) 9. Evaluatie. Op grond van bovengenoemde werkzaamheden komen wij tot een zelfstandig oordeel over de mate waarin financiële beheerhandelingen in uw gemeente rechtmatig tot stand zijn gekomen. In dit rapport van bevindingen laten wij de stand van zaken zien.

Deloitte. 28 ljuni 2010 10R0488

Stappenpian

Stand van zaken Schiedam 2009

1. Kaderstelling raad

3. Risicobeoordeling

Besluit raad d.d.4 februari 2010 nummer, VR 24/20 10. Overzicht weten regelgeving behorende bij besluit raad d.d. 4 februari 2010 nummer, VR 24/2010. Niet expliciet aanwezig.

4. Inrichting van de controle

Controles zijn uitgevoerd.

5. Uitvoering van de controle


6. Bijsturen en rapportage

Interne rapportages zijn vervaardigd.

7. Begrotingsrechtmatigheid


8. Toetsen aan het BBV

Plaatsgevonden bij het opstellen van de j aarrekening. Is in de j aarrekening in de paragraaf bedrijfsvoering verantwoord.

2. Inventarisatie weten regelgeving

9. Evaluatie

Uw gemeente beheerst de rechtmatigheid door achteraf verbijzonderde interne controles te verrichten op de inkoop- en aanbesteding, personele kosten en overige processen. Bevindingen worden daar waar mogelijk gecorrigeerd waardoor de rechtmatigheid blijft geborgd. Aandachtspunten liggen op het punt van risico beoordeling en het inbedden van inteme rechtmatigheidscontrole in de processen zeif.

7.2. Bevindingen rechtmatigheidscontrole Bij de uitkomsten van uw interne controle is gebleken dat voor € 975.900 aan onzekerheden is geconstateerd en voor € 793 .400 aan fouten (dit is exciusief de fouten en onzekerheid op basis van het BBV). Op hoofdlijnen vatten wij hier de belangrijkste fouten en onzekerheden samen. Verhuur van panden en gronden Ten aanzien van de verhuur van panden en gronden is bij uw verbijzonderde interne controle geconstateerd dat de dossiervorming ontoereikend was en dat een berekening foutief was opgesteld. De werkelijke fout is financieel bezien beperkt, echter hieruit (op basis van extrapolatie) vloeit een totale onzekerheid voort van € 208.600.

Deloitte. 29 ijuni 2010 10R0488 Parkeeropbrengsten Door het ontbreken van een centrale registratie van de instellingen van de parkeermeters en het ontbreken van een toereikende versiaggeving omtrent het functioneren en de integriteit van de parkeermeters kan bij de controle geen uitsluitsel worden gegeven over de juiste verwerking van de Parkeerverordening 2004 en de bijbehorende tarieventabel in de uitvoering van het parkeerbeheer. Daamaast geven de verordening en de tarieventabel geen uitsluitsel over de wijze waarop het tarief per uur herleid moet worden naar tarieven van gedeelten van een uur. Als gevoig van deze beheersingsproblemen en een toetsingskader ontstaat een onzekerheid van circa € 700.000. EU-aanbestedingen Uit uw inteme controle is voorts gebleken dat een verzekeringspolis is afgesloten die onterecht niet Europees is aanbesteed. Het betreft een polis met een jaarpremie van € 113.000 en een contractduur van 3 jaar. De contractwaarde bedraagt € 338.000 en de financiële onrechtmatigheid door het niet Europees aanbesteden bedraagt hierdoor € 338.000. Grondexploitaties De controlewerkzaamheden op het gebied van de grondexploitatie hebben geleid tot een bevinding dat de kosten voor een specifiek onderdeel van de grondexploitatie niet zijn opgenomen in de kaders van de raad. Daarnaast was een indexcijfer uit een overeenkomst niet toegepast, waardoor de geInde opbrengsten € 45.000 te laag zijn. In totaal bedraagt de rechtmatigheidsfout € 224.000. Fouten en onzekerheden op basis van het BBV Uit de getrouwheidscontrole komt een rechtmatigheidsfout van € 880.200 en een rechtmatigheidsonzekerheid van € 3.762.300. Zie hiertoe paragraaf 2.

7.3.

Bevindingen begrotingsrechtmatiglieid

7.3.1. Algemeen kader In het controleprotocol voor de accountantscontrole op de jaarrekening 2009-20 10 staat in paragraaf 4.2.dat de accountant begrotingsafwijkingsregels moet meewegen in zijn oordeel bij zijn beslissing al dan niet een goedkeurende accountantsverklaring af te geven. Voorwaarde is wel, dat deze kostenoverschrijdingen goed herkenbaar in deze jaarrekening zijn opgenomen en dat wij als accountant in ons versiag van bevindingen deze kostenoverschrijdingen aan de orde stellen. In de jaarrekening 2009 zijn de begrotingsoverschrijdingen inzichtelijk gemaakt in de toelichting op de desbetreffende programma’s. Bij onze controle zijn wij nader ingegaan op de deugdelijke totstandkoming van de gerapporteerde overschrijdingen op de bovengenoemde programma’s. Uit onze controle blijkt dat een goede inteme en exteme analyse van budgetafwijkingen conform de afgesproken classificaties van het controleprotocol erg lastig is.

Deloitte. 30 1 juni 2010 10R0488 Wij adviseren u het controleprotocol bij de herziening op dit punt te vereenvoudigen en de analysen van begrotingsafwijkingen verder te versterken. Wij hebben vooraisnog de “enge” benadering gevolgd waarbij zichtbaar vastgelegd moet worden in hoeverre deze additionele kosten zijn gemeld aan de raad en al dan niet in toelichting op de programmarekening, onder het kopje “verschillen tussen begroting na wijziging en realisatie” nader uiteengezet moet worden. Wij vertrouwen crop u hiermee van dienst te zijn en stellen het erg op prijs om dit versiag met u te bespreken op en uw eventuele vragen te beantwoorden.

B.V.

drs.

RA

Deloitte 31 1 juni 2010 10R0488

Appendix A: Overzicht controleverschillen getrouwheid Impact van controleverschillen

de uirrekenir

iibrieken:

Niet gecorrigeerde controleverschillen

Soort

Invloed resultaat

Carry-over fouten uit 20082

Fout

€ 105.500

Voortgezette controle (facturen 2009 in het boekjaar 2010 verantwoord)

Fout

€ 23 8.200

Rechtstreekse mutatie in het eigen vermogen

Fout

€ 397.000

Overlopende passiva (er kon geen evidence van een gemaakte boeking worden aangeleverd).

Fout

€ 245.000

—

—

-

.

—

-

€ 985.700

Totaalfouten getrouwi Carry-over onzekerheden uit 2008

Onzekerheid

€ 3.811.500

Voortgezette controle (facturen 2009 in het boekjaar 3 2010 verantwoord)

Onzekerheid

€ 3.545.300

Ontbreken zekerheid BTWIBCF rondrekening over 2009

Onzekerheid

€ 742.650

Cliënten SZ kinderopvang

Onzekerheid

€ 2 17.000

-

-

—

-—..

Totaal onzekerheden getrouwheid

2

€ 8.316.450

Dit zijn “getrouwheids”fouten die in 2008 niet gecorrigeerd zijn, waardoor deze in het boekjaar 2009 eveneens effecten hebben op het vermogen en resultaat. Dit betreffen met name kosten die in 2008 verantwoord hadden moeten worden en abusievelijk ten laste van 2009 zijn gebracht. De kosten zijn derhalve in 2008 te laag en in 2009 te hoog verantwoord. De werkelijke fout betrof € 238.000 op basis van extrapolatie is deze uitgewerkt tot een bedrag van € 3,5 miljoen.


Appendix B: Overzicht controleverschillen rechtmatigheid Impact van controleverschillen op de j aarr

Totaal fouten getrouwheid (ongesaldeerd, zonder carry-over effecten)

Fout

€ 880.200

Overige rechtmatigheidsfouten (w.o. Sisa)

Fout

€ 230.750

EU-aanbesteding

Fout

€ 337.900

Grondexploitatie

Fout

€ 224.600

—.

Totaal fouten rechtmatigheid --

€ 1.673.450 -

Totaal onzekerheden getrouwheid (ongesaldeerd, zonder carry-over effecten)

€ 4.504.950

Verhuur panden & gronden

Onzekerheid

€ 208.600

Leges & tarieven

Onzekerheid

€ 700.000

Overige onzekerheden t.a.v. rechtmatigheid

Onzekerheid

€ 67.300

._

Totaal onzekerheden rechtmatigheid

Fout Onzekerheden

4i

€ 5.480.850

€0,99

€ 1,67

€ 8,32

€ 5,48

De goedkeuringstolerantie bedraagt € 3,55 miljoen (1% van de totale lasten) voor fouten en € 10,65 miljoen (3% van de totale lasten) voor onzekerheden. De geconstateerde fouten voor zowel rechtmatigheid als het getrouwe beeld liggen binnen de marge om tot goedkeuring over te gaan.

Del0itte. Gemeente Schiedam. Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december I juni 2010

Recommend Documents