Bijgaand accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2014 is uitsluitend bestemd voor gemeenteraad en college. Het is opgesteld naar aanleiding van de Jaarstukken 2014 van de gemeente Tilburg en mag niet los hiervan worden gezien.
Deloitte.
Accountantsverslag 2014 Gemeente Tilburg t iiriEJ_
t I
Eindhoven, 14 april 2015
Deloitte. 2 14apr11 2015 201 5.22084-3100008330/JR
Inhoudsopgave 1.
Inleiding 1.1. De opdracht van uw gemeenteraad 1.2. Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd
3 3 5
2.
Uw vermogen en resultaat 2.1. Toename reservepositie: € 9,4 miljoen 2.2. Jaarresultaat: voor bestemming + € 10,3 miljoen, na bestemming -I- € 5,9 miljoen
6 6 7
3.
Grondexploitatie nader bekeken 3.1. Uitkomsten van onze controle 3.2. Resultaat 2014: € 2,6 miljoen positief 3.3. Financiële positie grondbedrijf stabiel 3.4. Voorziening verlieslatende complexen stabiel 3.5. Majeureprojecten
9 9 10 11 12 13
4.
Controlebevindingen jaarrekening 2014 4.1. Goedkeurende verklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid 4.2. Jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening 4.3. Grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar 4.4. BBV wordt nageleefd 4.5. Kwaliteit financiële informatievoorziening 4.6. Proces accountantscontrole 4.7. Materiele vaste activa 4.8. Financiëte vaste activa 4.9. Waardering debiteuren 4.10. Wet maatschappelijke ondersteuning 4.11. Memoriaalboekingen 4.12. Wet normering topinkomens is nageleefd 4.13. Geen fouten in S1Sa-bijlage
15 15 15 15 16 17 18 19 19 20 21 21 22 22
5.
Digitale inkoopfactuurverwerking
24
6.
Frauderisico
25
7.
Controle rechtmatigheid
27
8.
Actualiteiten
29
9.
Tot slot
31
Deloitte. 3 14apr11 2015 201 5.22084-3100008330/JR
1.
Inleiding
7.7.
De opdracht van uw gemeenteraad
Binnen het kader van de meerjarige overeenkomst tussen uw gemeente en Deloitte Accountants B.V. tot het controleren van uw jaarrekening bevestigen wij formeel elk jaar de onderlinge afspraken met een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van 18 september 2014, kenmerk 2.014.003.269-3100008330/mj, heeft u ons op meet gedetailleerde wijze opdracht gegeven voor het controleren van de jaarrekening 2014. Bij de start van do accountantscontrole hebben wij in juli 2014 met de auditcommissie en het management het ‘Controleplan 2014’ afgestemd. Samen met de auditcommissie hebben we de risicogebieden en speerpunten geformuleerd die wij hebben betrokken in de interim- en jaarrekeningcontrole. De doelstelling van de controle is het afgeven van een controleverklaring bij de jaarrekening van do gemeente Tilburg. In dit accountantsverslag geven wij een toelichting op de bevindingen naar aanleiding van de controle. Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met hot maken van eon analyse van do risico’s waar u als gemeente mee te maken heeft. Doze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en vertegenwoordigers van uw gomeente en maakt deel uit van ons pre-auditgesprek. Hot doel hiervan is om op basis van gezamenhijke kennis van uw organisatie en uw omgeving tot eon zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor do verdere controlewerkzaamheden kan dienen. Het gaat hierbij primair om do externe risico’s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bi] deze inventarisatie Iigt primair de focus op de risico’s op afwijkingen van matorieel belang in do jaarrekening als gevolg van fraude of fouten. Interimcontrole Onze risicoanalyse en tie daarop gebaseorde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op do jaarrekening zelf, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functioneert, hoe meet zekerheid er bestaat dat de opgelevorde informatie betrouwbaar is, zowel tussentijds als bij de jaarrekening. Omdat doze interne beheetsing het gehele jaar good dient te functioneren, hoeven wij met tie aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor eon belangrijk deel aI in do tweede heift van hot boekjaat plaats. Wij onderzoeken tijdens de interim-controle de procesrisico’s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (administratieve organisatie / interne beheersing) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin opgenomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van do interne beheersing.
Deloitte. 4 14 april2015 2015.22084-3100008330/JR
Jaarrekeningcontrole Bij de jaarrekeningcontrole stellen wij vast of de jaarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften, of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten, lasten en balansmutaties voldoen aan de elsen van rechtmatigheid zoals opgenomen in het controleprotocol 2014. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten integraal controleren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden of onrechtmatigheden te ontdekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het controleprotocol 2014 Het product van de jaarrekeningcontrole is de controleverkiaring bij de jaarrekening en een verslag van bevindingen. In het verslag van bevindingen rapporteren wij fouten en onzekerheden die de vastgestelde rapportagetolerantie overschrijden en overige bijzonderheden die naar onze mening van belang zijn voor de behandeling van de jaarrekening (zoals governance, financiële positie, ontwikkeling resultaat en de kwaliteit van de interne beheersing). Goedkeurings- en rapporteringstoleranties In het door u vastgestelde controleprotocol heeft u aangegeven dat de goedkeuringstolerantie wordt bepaald op 1% van de werkelijke brutolasten conform de jaarrekening. Wij hebben dit weergegeven in onderstaande tabel. Wij merken op dat de rapporteringstolerantie op basis van het op 22 september 2014 door de auditcommissie vastgestelde controleprotocol wordt bepaald op 1% (één promille) van de begrote brutolasten van uw gemeente.
Goedkeuringstoleranties Fouten
I 1% van het totaal van de lasten 3%
Fouten Onzekerheden
i
€ 7.795.000
het totaal v
Controleprotocol 2014 gemeente Tilburg
€ 748.000
Deloitte. 5 14 april 2075 2015.22084-3100008330/JR
t2.
Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd
De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA) opgenomen in de VerorUening inzake Onafhankelijkheid (ViO)’ en vormen een belangrijk onderdeel van het normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de ViO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed. Een overzicht van de aanvullende dienstverlening hebben wij hieronder opqenomen.
Aanvullende dienstverlening Deloitte Accountants Onderzoek interne beheersing verbonden partijen Deloitte Risk Services I Kwaliteitsonderzoek Informatiebeveiliging Deloitte Real Estate Advies indexcijfers grondexploitaties Programmabegroting 2015 Deloitte Consulting I Onderzoek payrolling 18K Deloitte Consulting I Ondersteuning publieksdienstverlening Op basis van onze toetsing concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de gemeente Tilburg in 2014 voldoende is gewaarborgd.
Deloitte. 6 14apr11 2015 201522084-31 00008330/JR
2.
Uw vermogen en resultaat
In de volgende paragrafen geven wij een analyse van het resultaat en het vermogen van uw gemeente.
2.1.
Toename reservepositie: € 9,4 miljoen
Het BBV kent een duidelijk onderscheid tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening te lopen. De gemeente mag geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen muteren. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het gerealiseerde resultaat over 2014 voor resultaatbestemming bedraagt € 10,3 miljoen voordelig. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld als onderdeel van het elgen vermogen in de balans. Uw raad heeft bij de vaststelling van de resultaatbestemming 2013, de programmabegroting 2014, de voor en najaarsrapportage 2014 besloten per saldo € 0,9 miljoen te onttrekken aan het elgen vermogen, zodat de uiteindelijke vermogensmutatie over 2014 € 9,4 miljoen voordelig bedraagt. Bij de jaarrekening doet het college voor € 16,2 miljoen aan voorstellen tot resultaatbestemming. Dit betreft met name voorstellen om budgetten overte hevelen naar 2015 om afronding van gestarte activiteiten en aangegane verplichtingen in 2015 te borgen. Het jaarresultaat na deze voorsteHeri tot resultaatbestemming bedraagt € 5,9 miljoen negatief (€ 10,3 -/- € 16,2 miljoen). In het hierna volgende overzicht hebben wij de vermogensmutatie schematisch weergegeven (x€ 1.000): Ontwikkeling elgen vermogen Stand van de reserves per 1 januari
2074
2013
2012
807.800
779.400
896.500
-/- 79.000
-I- 7.200
760.400
889.300
+1+ 1 8.000
4 137.900
Stelselwijzigingen Subtotaal na stelselwijzigingen / 900
Tussentijdse resultaatbestemming tijdens boekjaar Gerealiseerd resultaat voor bestemming jaarrekening Totaal
(= vermogensmutatie)
Stand per 31 december
+1+ 10.300
+/+
29.400
+1+ 28.000
9.400
+
47.400
-I- 109.900
807.800
779.400
+
87 7.200
De omvang van uw reserves bedraagt ultimo 2014 evenals in 2013 circa 74% van het balanstotaal.
Deloitte. 7
14apr11 2015 2015.22084-31 00008330/JR
Bij het beoordelen van de vermogenspositie van uw gemeente is het niet alleen belangrijk wat de totale omvang van het vermogen is, maar ook in hoeverre het vetmogen nog vrij beschikbaar is. U heeft voor vrijwel het volledige eigen vermogen reeds besloten tot bestemming. Als het elgen vermogen wordt gecorrigeerd met de reeds bestemde delen van het vermogen, resteert in de algemene reserve, voor bestemming van het rekeningresultaat 2014, een bedrag van € 31,9 miljoen dat vrij besteedbaar is. Na instemming van de raad met de in de jaarrekening 2074 aangegeven voorstellen tot resultaat bestemming en rekening houdend met de raadsbesluiten bij voor- en najaarsrapportage 2014 en programmabegroting 2015, bedraagt de stand van de algemene reserve € 19,1 miljoen. De onderbandbreedte voor 2015 bedraagt€ 78,5 miljoen. Daarnaast beschikt de gemeente Tilburg voor een bedrag van € 77,8 miljoen aan vrij inzetbare reserves, zijnde de reserve grootschalige investeringen (RGI) en de reserve duurzame investeringen. Hierbij merken wij op dat de raad wel een bestedingsplan voor de RGI en de reserve duurzame investeringen heeft vastgesteld, voor het laatst bij de Programmabegroting 2015. Voor een nadere specificatie van de samenstelling van het eigen vermogen per 31 december 2074 verwijzen wij u naar de toelichting op het eigen vermogen die is opgenomen op pagina 195 en verder in de Jaarstukken 2014. Een uitgebreide interne analyse van uw weerstandsvermogen en risicobeheersing is opgenomen in paragraaf 3.4 ‘Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ in de Jaarstukken 2074.
22.
Jaarresultaat: voor bestemming ÷ € 10,3 miljoen, na bestemming -I- € 5,9 mHjoen
Hierna geven wij een overzicht van de ontwikkeling van het resultaat (resultaat bij jaarrekening en gerealiseerd saldo van baten en lasten) vanuit de jaarrekening 2014, de najaarsrapportage fgewijzigde begroting) 2074 en de oorspronkelijke begroting 2014 weer (x € 1,0 miljoen). 60,0
-
40,0 20,0 0,0 -20,0 -40,0 -60,0
Saldo van baten en lasten onttrekkingen aan reserves [Gerealiseerd resultaat
Rekening
Begroting na wijziging
Oorspronkelijke begroting
94 0,9
-59,1 57,1
-16,8 22,3
10,3
-2,0
5,5
Deloitte. 8 14 april2015 2015.22084-3100008330/JR
Bovenstaand overzicht laat schematisch de ontwikkeling van het resultaat en saldo van baten en lasten in het begrotingsjaar 2014 zien. Hieruit blijkt dat het gerealiseerde jaarrekeningresultaat met € 12,3 miljoen respectievelijk € 4,8 miljoen afwijkt ten opzichte van de najaarsrapportage en oorspronkelijke begroting. Deze afwijkingen warden veroorzaakt door verschillende afwijkingen in zowel de baten als de lasten in 2014 ten opzichte van de laatste door u als raad vastgestelde najaarsrapportage. Nadere analyse van de najaarsrapportage gewenst
In de najaarsrapportage wordt uitgegaan van een totaal aan lasten (inclusief mutaties in reserves) van € 837,2 miljoen, waar in de jaarrekening € 779,6 miljoen wordt gerealiseerd. Het totaal aan baten in de najaarsrapportage (inclusief mutaties in reserves) bedraagt € 835,2 miljoen, waar in de jaarrekening € 789,9 miljoen wordt gerealiseerd. De afwijkingen per programma inclusief mutaties in reserves ten opzichte van de najaarsrapportage bedragen: • • • •
Sociale stijging: Vestigingsklimaat: Leefbaarheid: Bestuur:
€ € € €
9,9 miljoen voordelig; 3,9 miljoen voordelig; 1,3 miljoen voordelig; 2,8 miljoen nadelig.
Uit bovenstaande analyse blijkt dat de afwijkingen ten opzichte van de najaarsrapportage voort komen uit incidentele/structurele lasten. Op basis van de in de jaarrekening verantwoorde forse onderschrijdingen op drie programma’s ten opzichte van de najaarsrapportage is de constatering dat de begroting na wijziging als sturingsinstrument voor uw raad een beperkte waarde heeft. Wij adviseren uw college een nadere analyse te maken van de achtergrond van de verschillen tussen de oorspronkelijke programmabegroting, de najaarsrapportage en de uiteindelijke realisatie, zoals verantwoord in de programmarekening. Doel van deze analyse is een nader inzicht te verschaffen in de waarde van de najaarsrapportage als sturingsinstrument voor de gemeenteraad. Afwijkingen van de oorspronkelijke begroting goed toegelicht
De voornaamste afwijkingen tussen hetjaarrekeningresultaat en de oorspronkelijke begroting 2014, een voordeel van € 4,8 miljoen, worden veroorzaakt door: • • • • • •
Lagere rijksuitkering (BUIG) en minder verstrekte uitkeringen tegen een lagere norm (nadeel € 5,1 miljoen); Vrijval spaarsaldo participatiebudget door wetswijziging (voordeel € 2,7 miljoen); Hogere organisatiekosten (nadeel € 2,8 miljoen); Hogere uitvoeringskosten sportstimulering, binnen- en buitensport (nadeel € 1,8 miljoen); Bijstelling van de algemene uitkering uit het gemeentefonds (voordeel € 3,0 milioen); Vrijval van de technische budgetoverhevelingen vanuit 2013 (voordeel € 6,8 miljoen).
Voor een nadere analyse op de verschillen tussen het gerealiseerde en begrote resultaat van uw gemeente verwijzen wij naar het ‘Financieel beeld’ en paragraaf 4.5 ‘Toelichting op het overzicht van baten en lasten’ uit de Jaarstukken 2014.
Deloitte. 9 14 april 2015 2015.22084-3100008330/JR
3.
Grondexploitatie nader bekeken
Ontwikkelingen in de vastgoedmarkt hebben invloed op gebiedsontwikkelingen en op grondexploitaties. Daarmee heeft het direct effect op de financiën van het grondbedrijf van uw gemeente. Uit de ‘Monitor gemeentefinancien’ welke medio oktober 2014 door ons is uitgebracht blijkt dat de markt voor nieuwbouwwoningen zich in 2013 heeft gestabiliseerd en in 2014 tekenen zichtbaar zijn die duiden op voorzichtig herstel. Deze (diverse en voorzichtige) tekenen van herstel bieden houvast voor optimisme, maar betekenen niet dat gemeenten in de jaarrekeningen over 2014 geen verliezen hoefden te nemen op grondexploitaties. Daarbij dient opgemerkt te worden dat vastgoedmarkten zich kenmerken door een regionale dynamiek. De monitor geeft inzicht in de ontwikkelingen op macroniveau, waarbij het belangrijk is te begrijpen dat de uitwerking van deze ontwikkelingen kan verschillen tussen regio’s. Gronduitgifte is sterk afhankelijk van demografische ontwikkelingen, waaronder bevolkingsgroei. Deze bevolkingsgroei concentreert zich vooralsnog primair in de grote Nederlandse steden.
3.1.
Uitkomsten van onze controle
De veruit grootste balanspost met betrekking tot onderhanden projecten betreft de voorraden (grondexploitatie). Door de invloed van de parameters (zoals kostenstijgingen, fasering, druk op verkoopprijzen, rente-effecten) die bepalend zijn voor de in de toekomst te realiseren opbrengsten, hebben wij bij onze controle de grondexploitaties diepgaand gecontroleerd. De economische crisis heeft immers (nog steeds) grote invloed op de resultaten van (gemeentelijke) grondexploitaties. De risicos voor de grondexploitaties zijn in essentie terug te brengen tot drie P’s: • •
•
Planning: is de tijdsplanning van de projecten afgestemd op de (on)mogelijkheden in de markt? Immers, de marktbehoefte bepaalt welke projecten op welk moment te realiseren zijn. Programmering: in de afgelopen jaren hebben economische ontwikkelingen geleid tot belangrijke wijzigingen in vooral de woningbehoefte. Is er een kritische analyse van de ‘mix’ van woningen (huur, koop, vrije kavel appartementen, etc.) in de projecten in relatie tot de huidige marktvraag in de gemeente? Prijs: inherent gevoig van de economische crisis is dat de verkoopprijzen van woningen en dus van grond onder druk staan. Is afgewogen welke prijzen kunnen worden gehandhaatd, rekening houdend met het risico dat gronden later of in het geheel niet worden afgenomen?
De 3 P’s zijn aan uw raad toegelicht in de Nota Grondbeleid en in de Programmabegroting 2014 en 2015 (paragraaf grondbeleid). De grondexploitaties zijn met deze uitgangspunten voor de Januari rapportage(GREX 2014) opnieuw doorgerekend (geactualiseerd) en waar nodig zijn de verwachtingen bijgesteld, waarmee tevens is beoordeeld of de niet in exploitatie genomen gronden en het onderhanden werk in de jaarrekening op een juiste wijze zijn gewaardeerd en of er mogelijk een (aanvullende) verliesvoorziening moet worden getroffen. Bij deze actualisatie van de grondexploitaties wordt niet alleen rekening gehouden met de lokale ontwikkelingen, maar ook de afspraken die hierover in regioverband zijn gemaakt over bijvoorbeeld de uit te geven bedrijventerreinen en de ontwikkeling van woningbouw.
Deloitte. 10 14apr11 2015 2015.22084-3100008330/JR
Bij onze beoordeling van de door de gemeente gehanteerde veronderstellingen voor actualisatie van de grondexploitaties, zijnde vooral de uitgangspunten voor de planning (fasering), programmering, het prijsbeleid, maar ook de parameters voor kosten- en opbrengstenstijging en de gehanteerde rekenrente (renteomsiagmethode), hebben wij het volgende in overweging genomen: • • • •
• •
of de afzonderlijke veronderstellingen redelijk lijken; of de veronderstellingen onderling afhankelijk en intern consistent zijn; of de veronderstellingen redelijk lijken wanneer ze collectief of in samenhang met andere veronderstellingen worden beschouwd; of de veronderstellingen in de markt de waarneembare veronderstellingen op passende wijze weerspiegelen, met andere woorden is er consistentie met de algemene economische omgeving en de economische omstandigheden in/bij de gemeente; of de veronderstellingen aansluiten op de (vastgestelde) plannen (besluiten) van uw raad; of de veronderstellingen consistent zijn met de ervaringscijfers van de gemeente (met andere woorden is historische informatie representatief voor toekomstige situaties).
Wij hebben vastgesteld dat de uitgangspunten en veronderstetlingen redelijk zijn tegen de achtergrond van de werkelijke uitkomsten in voorafgaande verslagperiodes, de huidige economische ontwikkeling en niet strijdig zijn met voornemens van uw raad of het college en de directie. In onderstaande paragrafen gaan wij in op de waardering van de balansposities van het grondbedrijf en op onze controlebevindingen hierbij.
3.2.
Resultaat 2014: € 2,6 miljoen positief
Find 2014 zijn de verschillende in exploitatie genomen plannen opnieuw geactualiseerd op basis van de stand van zaken aan het einde van het boekjaar. Uit deze actualisatie blijkt dat ook voor de gemeente Tilburg voor diverse plannen als gevolg van de huidige marktontwikkelingen en de activiteiten in het boekjaar 2014 de uitgangspunten opnieuw zijn bijgesteld. Dit betekent dat de in 2014 niet gerealiseerde kosten en opbrengsten, waarvan nog wel de verwachting is dat deze optreden, zijn doorgeschoven naar volgende jaren. Gerelateerd aan deze actualisatie is de uitvoering van sommige complexen opnieuw gefaseerd. Op basis van deze herziening van de betreffende kostprijscalculaties is de waardering van het onderhanden werk in de jaarrekening aangepast en zijn de voorzieningen voor de individuele plannen bijgesteld. Naar aanleiding van deze actualisaties en het verwerken van de consequenties hiervan op de waardering van de verschillende complexen bedraagt het positieve resultaat van het grondbedrijf over 2014 € 2,6 miljoen. Dit positieve resultaat is gedoteerd aan de Algemene Reserve Grondexploitatie. Voor een nadere toelichting verwijzen wij naar de paragraaf Grondbeleid in uw Jaarstukken.
Deloitte. 11 14 april2015 201 5.22084-31 00008330/JR
3.3.
Financiële positie grondbedrijf stabiet
Wij hebben in navolgend schema de ontwikkelingen van de voornaamste balansposities ten aanzien van het grondbedrijf over de afgelopen vier jaar samengevat (x € 1.000): Post in de jaarrekening (x € 1.000)
2014
2013
2012
22.364
23.441
20.737
5.289
5.393
18.847
122.337
136.481
151.719
2011
2010
141.696
128.347
87.922
90.082
Materiële vaste activa Gronden en terreinen Gebouwen Voorraad gronden (exci. voorziening) Gronden in exploitatie Gronden niet in exploitatie Voorraad panden voorverkoop
5.674
9.118
Voorziening verlieslatende complexen
73.151
74.384
129.374
34.348
45.262
Algemene reserve grondbedrijf
21.149
18.613
11.785
63.093
45.219
Reserve risico’s grondexploitatie
34.457
35.557
Voorziening herstructurering erfpachtgronden
21.681
10.430
16.868
5.141
2.033
Ult de ontwikkeling van de voorraadpositie gronden in exploitatie blijkt dat de totale omvang in 2014, ten opzichte van voorafgaande jaren een dalende trend laat zien. De bruto-boekwaarde is ten opzichte van de jaarrekening 2013 afgenomen met circa € 14,1 miljoen. De grondverkopen op de bedrijventerreinen (Vossenberg West II) en de ontwikkelingen in de herstructeringsplannen verkiaren deze mutatie in het boekjaar 2014. Wij hebben in navolgende grafiek de ontwikkelingen van de verschillende balansposities ten aanzien van het grondbedrijf over de afgelopen vijf jaren samengevat: 150.000 140.000 120.000
-‘=Gronden in epIoitatie
100.000
j
—Gronden niet in exploitatie
80.000
.—Voorziening verlieslatende complexen Aemene reserve Grondexploitatie
60.000
Voorziening Herstructurerlng
40.000
Reserve risicos grondexploitatie 20.000
—Voorraad panden voor verkoop
0
2010
2011
2012 Jaartallen
2013
2014
Deloitte. 12 14 april 2015 2015.22084-3100008330/JR
3.4.
Voorzien ing verlieslatende complexen stabiel
Op basis van de verslaggevingsvoorschriften is het vereist dat voor in exploitatie genomen complexen met een berekend negatief exploitatiesaldo een verliesvoorziening wordt gevormd. Voor deze verlieslatende grondexploitaties is in de jaarrekening 2014 een voorziening gevormd van € 73,2 miljoen. Hetsaldo van deze voorziening is ten opzichte van de jaarrekening 2013 afgenomen met € 1,2 miljoen, vanwege het afsluiten van complexen in 2014. De drie grootste grondexploitatieprojecten die deze voorziening claimen zijn: •
Spoorzone
€ 15,9 miljoen
•
Veemarktkwartier
€ 11,2 miljoen
•
Dalem Stadsrand
€ 10,6 miljoen
•
Totaal
€ 37,7 miljoen
+
Wij merken op dat de stand van de voorziening in de jaarrekening 2014 van uw gemeente gebaseerd is op een beste inschatting naar de situatie op balansdatum van de lopende in exploitatie genomen grondexploitaties waarbij rekening is gehouden met de ontwikkelingen in het boekjaar. Oak in de paragraaf Grondbeleid in de Jaarstukken 2014 is een nadere toelichting op de voorziening voor verlieslatende complexen opgenomen. Daarbij wordt op basis van de RISMAN methode een risicoanalyse per project uitgevoerd. In feite vindt er per project sturing plaats op een aantal elementen; type samenwerking, programma, kwaliteit, tijd en plankosten. Deze risicoanalyse komt tot stand in een overleg tussen de projectleider, de planeconoom en de projectcontroller en wordt met ingang van 2015 tweemaal per jaar geactualiseerd in het kader van de perspectiefnotalbegroting en jaarrekening van uw gemeente. Bij deze methode van risicomanagement worden de gesignaleerde risico’s gescoord op kans en impact, waarbij de project specifieke risico’s met een kans van optreden > 70% worden ingerekend
in de grondexploitatieberekening per project. De projectrisico’s met een kans van optreden < 70% zijn doorgerekend voor de plannen en opgenomen in de in 2013 reeds gevormde reserve risico’s grondexploitatie, voor een totaalbedrag van € 34,5 miljoen (2013: € 35,6 miljoen).Bij de bepaling van de omvang van deze reserve is een correctie van 25% (voordelig) op het aldus bepaalde bedrag toegepast omdat niet alle risico’s in alle projecten zich gelijktijdig zullen voordoen. De drie grootste grondexploitatieprojecten die deze reserve risico’s claimen tegen het risico vóOr de hiervoor genoemde 25% correctie zijn: • • •
Spoorzone Piushaven Vossenbera West Totaal
€ 23,4 miljoen € 3,8 miljoen € 2.1 milioen + € 29,3 miljoen
Deloitte. 13 14 april2015 201 5.22084-3100008330/JR
3.5.
Majeure projecten
De gemeente Tilburg voert verschillende grote projecten uit als bet gaat om de grondexploitatie of bet begeleiden van projecten die door derden worden uitgevoerd. Deze projecten vragen om duidelijke projectbeheersing en projectsturing. Binnen uw gemeente zijn voor enkele van deze projecten ook afzonderlijke projectlelders/programmadirecteur aangesteld om deze projecten te monitoren. Uit het oogpunt van de gezamenlijke risicoanalyse besteden wij aandacht aan de volgende projecten: Spoorzone en Veemarktkwartier. Spoorzone Intern is een notitie Gevoeligheid grex Spoorzone’ opgesteld waarin de grootste risico’s voor de totale Spoorzone-ontwikkeling worden omschreven. De totale risicoreservering als gevolg van deze gevoeligheidsanalyse bedraagt € 18 miljoen. Dit is bet totate gewogen bedrag dat volgt uit de risicoanalyse na het toepassen van beheersmaatregelen. In alle deelgebieden (met uitzondering van ‘Kerngebied’) zijn de gewogen risico’s na beheersmaatregelen in 2014 afgenomen, als gevolg van: • • • •
lnfrastructuur: Grootste deel van de projecten is afgerond en ook de dekking is grotendeels gerealiseerd. OV-knoop: Uitvoering van twee passages is gestart en beschikking subsidie OV-netwerk is ontvangen. Middengebied: Voor de Vormenfabriek is een overeenkomst gesloten. Van Gend en Loosterrein: De subsidie is afgerekend en het oude plan is nagenoeg afgerond.
Alleen in bet Kerngebied’ (€ 13,2 miljoen) zijn de risico’s toegenomen, met name gerelateerd aan het afzetrisico voor het programma woningbouw en kantoren. De risico’s in het Kerngebied zijn de belangrijkste risico’s binnen de Spoorzone en hangen samen met de planning, de prijs en het programma dat uiteindelijk wordt afgenomen door PPS de Werkplaats: • • •
Gewenste programmadichtheid van bet kerngebied wordt niet gerealiseerd: Impact € 13,2 mm. (risico na kans van optreden 75% en beheersmaatregel € 8,6 mln.) Vertraging in tempo van afzet: Impact € 6,8 mln. (risico na kans van optreden 75% en beheersmaatregel € 3,1 mln.) Lagere grondopbrengsten werkplaats dan contractueel vastgelegd: Impact € 2,5 mln. (risico na kans van optreden 75% en beheersmaatregel € 1,5 mln.)
De gemeente heeft (rente-)afspraken gemaakt over de te leveren grond waardoor het renterisico beperkt blijft. Indien de afzet echter permanent tegenvalt, bestaat er een risico op liquidatie van de PPS. Dit risico op liquidatie van de PPS Iijkt vooralsnog niet aannemelijk. De samenwerking is in 2013 bekrachtigd en er zijn diverse ontwikkelingen gestart en onderhandelingen en initiatieven gaande. Er is in het kader van de jaarrekeningcontrole 2014 echter geen verdere analyse uitgevoerd op de liquiditeit en stabiliteit van PPS de Werkplaats. Wij adviseren uw college de financiële positie van de PPS vanaf 2015 jaarlijks te monitoren.
Deloitte. 14 14apr11 2015 2015.22084-3100008330/JR
Veemarktkwartier Het project Veemarktkwartier brengt als gevolg van de stringente subsidievoorwaarden in het kader van het OP-Zuid-programma voor uw gemeente risico’s met zich mee. Het niet realiseren van de door de subsidiegever gestelde termijnen in het project hebben direct consequenties voor hot vaststellen van de hoogte van de bijdragen uit OP-Zuid. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole is uw college in gesprek met Stimulus Programmamanagement over de wijze van het declareren van de kosten in het kader van dit project. Dit als gevolg van de afspraken bij het uitbrengen van de beschikking en de uitvoering van het project door de concessiehouder. Ten tijde van de jaarrekeningcontrole zijn de resultaten van deze gesprekken, en daarmee do impact voor do waardering van bet project, nog niet bekend. In de paragraaf Weerstandsvermogen en risicobeheersing’ wordt dit risico benoemd. De door OP Zuid toegezegde, en beschikte, subsidieopbrengsten zijn in het project ‘Veemarktkwartier’ volledig verantwoord en leiden tot het verwachte eindresultaat van € 11,2 miljoen nadelig per 1 januari 2015. Het maximale risico, en daarmee de onzekerheid in de waardering van het project, ult hoofde van de subsidie OP-ZulU bedraagt € 3,6 miljoen.
Deloitte. 15 14apr11 2015 2015.22084-3100008330/JR
4.
Controlebevindingen jaarrekening 2014
In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangnjkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening 2014.
4.1.
Goedkeurende verkiaring voor getrouwheid en rechtmatigheid
Bij de jaarrekening 2014 van uw gemeente zijn wij voornemens een goedkeurende controleverklaring voor de getrouwheid en de rechtmatigheid te verstrekken.
4.2.
Jaarverslag is verenigbaar met de jaarrekening
De jaarstukken 2014 van uw gemeente bestaan uit: • • •
Hetjaarverslag 2014, bestaande ult de programmaverantwoording (hoofdstuk 2) en specitieke onderwerpen, de voorgeschreven paragrafen (hoofdstuk 3); De jaarrekening 2014, bestaande uit de balans met toelichting, overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting (hoofdstuk 4); De SiSa-bijiage (bijlage VII).
In het onderdeel programmaverantwoording’ van het jaarverslag is informatie opgenomen over: wat hebben we gedaan, wat hebben we bereikt en wat heeft het gekost? De programmaverantwoording vormt samen met de verplicht voorgeschreven paragrafen (zoals weerstandsvermogen, bedrijfsvoering, etc.) het jaarverslag. Beide onderdelen vallen niet (expliciet) onder de controle van de jaarrekening. Het primaire object van de accountantscontrole (op grond van artikel 213 van de Gemeentewet) is de jaarrekening (de balans met toelichting en het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening met toelichting). De inhoud van het jaarverslag (programmaverantwoording en paragrafen) hebben wij “marginaal getoetst”. Deze toetsing blijft beperkt tot het signaleren van mogelijke tegenstnjdigheden tussen het jaarverslag en de jaarrekening. De accountantscontrole omvat daarom geen oordeel over de inhoudelijke juistheid en volledigheid van de informatieverstrekking opgenomen in de programmaverantwoording en de verplichte paragrafen. Bij onze controle hebben wij geen tegenstrijdigheden tussen het jaarverslag en de jaarrekening geconstateerd. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn goed met elkaar verenigbaar.
4.3.
Grondslagen van de jaarrekening zijn aanvaardbaar
De belangrijkste verslaggevingsgrondslagen van uw gemeente zijn ulteengezet in de grondslagen van de jaarrekening 2014. In 2014 zijn er geen wijzigingen geweest in toegepaste verslaggevingsgrondslagen die een aanzienlijke invloed hebben op de baten en lasten of de financiële positie van uw gemeente.
Deloitte. 16 14apr11 2015 2015.22084-3100008330/JR
Significante verslaggevingsgrondslagen en toepassing hiervan zijn belangrijk voor de presentatie van de financiële positie van uw gemeente en de baten en lasten in de jaarrekening. Daarnaast vereisen zij van het college en de directie dat zij een oordeel vormen ten aanzien van soms moeilijke, subjectieve en complexe posities vaak vanwege de noodzaak om inschattingen te moeten maken over het effect van zaken die inherent onzeker zijn. Wij hebben het door het college en de directie toegepaste proces met betrekking tot significante verslaggevingsaspecten geevalueerd en hebben gegevensgerichte controlewerkzaamheden uitgevoerd. Waar nodig hebben wij specialisten betrokken bij het beoordelen van de toepassing van de juiste methodiek, aannames, berekeningen en consistente toepassing van de betrokken modellen en/of de van toepassing zijnde financléle verslaggevingsvoorschriften.
4.4
BBV wordt nageleefd
De belangrijkste wijzigingen in de verslaggevingsregels (Bbv) die van toepassing zijn op de jaarrekening 2014 betreffen de wijzigingen van 25 juni 2013 en 13 december 2013. Hierin is het volgende geregeld: •
•
•
•
Het voorgeschreven overzicht van incidentele baten en lasten is voortaan opgenomen per programma, waarbij per programma de belangrijkste posten afzonderlijk worden gespecificeerd; Er is ‘een overzicht van de beoogde structurele toevoegingen en onffrekkingen aan de reserves’ verplicht gesteld. De raad kan zo bij de bepaling en beoordeling van het structurele evenwicht (structurele lasten worden gedekt door structurele baten) rekening houden met de structurele mutaties in de reserves; De benaming van de paragraaf ‘weerstandsvermogen’ is aangepast in weerstandsvermogen en risicobeheersing’. Het gaat hierbij immers niet alleen om een inventarisatie en beschrijving van risico’s en de middelen en mogelijkheden om deze op te vangen, maar zeker ook om de wijze waarop en de processen en systemen waarmee u de risico’s beheerst; Enkele tekstuele aanpassingen, waaronder de wijziging van de benaming van de ‘programmarekening’ naar ‘het overzicht van baten en lasten in de jaarrekening’ en de wijziging van de terminologie van het resultaat (resultaat voor bestemming’ wordt ‘gerealiseerde totaal saldo van baten en lasten’ en resultaat na bestemming’ wordt ‘gerealiseerde resultaat’). Over laatstgenoemde vindt nog politieke besluitvorming plaats bij vaststelling van de jaarrekening.
Deloitte. 17 14apr11 2015 2015.22084-3100008330/JR
Met de notitie Riolering’ (november 2014) geeft de Commissie BBV een toelichting op de volgende balansposities met betrekking tot riolering (met ingang van 2014): • • •
•
Bestemmingsreserve (BBV artikel 43 lid 1 b), deze bevat gelden die het resultaat zijn van gerealiseerde efficiencyvoordelen of aanbestedingsresultaten. Voorziening groat onderhoud (BBV artikel 44 lid 1c), daze bevat gelden die geraamd zijn am in de toekomst te besteden aan groat onderhoud. Voorziening toekomstige vervangingsinvesteringen (BBV artikel 44 lid 1 U), deze bevat gelden die geraamd zijn am in de toekomst te besteden aan het vervangen van het rioolstelsel (‘vervangingsinvesteringen’). Van derden verkregen middelen die specifiek besteed moeten warden (BBV artikel 44 lid 2), deze bevat gelden die in de toekomst moeten warden besteed aan het rioolstelsel (‘restcategorie’ als samenvoeging van gelden voor vervangingsinvesteringen en overschotten op de ontvangen rioolheffing).
Normaal gesproken moet een onvoldoende onderbouwde voorziening vrijvallen en wordt deze doorgaans amgezet in een reserve. Via de rioolheffing geInd geld moat echter altijd voor het rioleringsdoel warden aangewend en blijft in een voorziening (artikel 44 lid lc BBV wordt dan omgezet in een artikel 44 lid 2 BBV voorziening) en deze voorziening kan warden samengevoegd met die van artikel 44 lid 1 d BBV. Deze situatie is bij u van toepassing. Wij hebben vastgesteld dat uw gemeente de wettelijke verslagleggingsregels (Bbv) heeft nageleefd.
4.5.
Kwaliteit financiële informatievoorziening
Tijdens de interim-controle hebben we vastgesteld dat de organisatie van de gemeente Tilburg valop in beweging is. Er wordt gewerkt aan de invoering van de drie decentralisaties, de impact van de aanstaande vennootschapsbelastingplicht wordt in beeld gebracht en er is gestart met het in kaart brengen van de risico’s ten aanzien van de verbonden partijen am de governance op dat onderdeel te verbeteren. Tegelijkertijd stellen we vast dat binnen de afdeling Planning & Control diverse plannen zijn opgesteld en acties ondernomen om de kwaliteit van de informatievoorziening, de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden en hat balansdossier te verbeteren. In onze boardletter hebben we u gerapporteerd dat de resultaten van deze plannen op dat moment beperkt zichtbaar waren en vragen am blijvende aandacht en aanvullende inspanning van de ambtelijke organisatie am te komen tot een efficiënte jaarrekeningcontrole in het voorjaar van 2015. Op basis van de recent uitgevoerde controlewerkzaamheden op de jaarstukken 2014 constateren wij dat op diverse aspecten binnen P&C wordt gewerkt aan een kwaliteitsverbetering. • • • • •
(verder) In control raken. Verbetering sturing en onderbouwing op balans. Werkprocessen uitlijnen en duidelijk maken wie, waarvan is. Opleiden/trainen en coachen van medewerkers. Vereenvoudiging financiële administratie/productindeling.
Deloitte. 18 14 april 2015 2015.22084-3100008330/JR
In relatie tot het samenstellen van het balansdossier en van de jaarstukken 2014 zien we een positieve ontwikkeling ten opzichte van vorig jaar. Wij constateren dat uw medewerkers hard hebben gewerkt am een goed balansdossier te kunnen opleveren. Ook merken we op dat de correcties voortkomende uit onze controle zeer beperkt waren en in de voorliggende jaarrekening zijn meegenomen. Bij de start van de controle ontbraken de gevraagde onderbouwingen voor een aantal jaarrekeningposten. De onderbouwingen voldeden kwalitatief nog niet altijd aan de werkafspraken die vooraf met de ambtelijke organisatie zijn afgestemd. Wij onderschrijven de reeds ingezette verbetermaatregelen bij P&C van het college op deze punten. Het bereikte resultaat komt mede tot stand doordat een klein aantal medewerkers van P&C op ad hoc basis aanvullende interne controlewerkzaamheden en analyses hebben uitgevoerd om de kwaliteit van de jaarstukken te kunnen waarborgen. Wij adviseren uw college dergelljke interne beheersingsmaatregelen structureel in te bedden en niet enkel op het einde van het jaar ult te voeren. Daarmee kan de informatiewaarde van de tussentijdse rapportages worden vergroot, mogelijke afwijkingen eerder worden gesignaleerd en de sturingsinformatie voor directie en afdelingshoofden verder worden verbeterd.
4.6.
Proces accountantscontrole
Naar aanleiding van de evaluatie van de jaarrekeningcontrole 2013 hebben wij in het verlengde van het Controleplan 2014, zoals in juli 2014 atgestemd met de auditcommissie, samen met de ambtelijke organisatie een gewijzigde aanpak voor de controle 2014 voorgesteld. De belangrijkste actiepunten uit het plan van aanpak betroffen: •
• • • •
Aanvullend overleg over de impact van de gewijzigde elsen voor de accountantscontrole waardoor minder procesgericht en meer gegevensgericht gecontroleerd moet worden met een grotere diepgang. Inpiannen gesprekken om aanvullende toelichting te geven op de op te leveren stukkenlijst, zodat bij de medewerkers van de gemeente duidelijk is wat er moet worden aangeleverd. Verbeteren beschikbaarheid van de medewerkers van de gemeente tijdens de accountantscontrolemomenten. Actievere informatievoorziening vanuit Deloitte richting de gemeente over de voortgang van de controle en de belangrijkste bevindingen. Wijziging van aanspreekpunten bij zowel gemeente als Deloitte.
Deze afspraken hebben geleid tot een betere samenwerking en tot de gewenste spreiding van de controlewerkzaamheden. Hierdoor zijn we gezamenlijk, ondanks de steeds hogere eisen die aan de controle gesteld worden, in staat geweest om de controle eerder en soepeler at te ronden dan in voorgaande jaren. WI] zien dit als een positieve ontwikkeling.
Deloitte. 19 14 april 2015 201 5.22084-3100008330/JR
4.7.
Materiële vaste activa
In de boardletter 2014 hebben we opnieuw aandacht gevraagd voor de administratieve verwerking van de gronden en panden die binnen de organisatie warden gekwalificeerd als de voormalige NIEGG. In de jaarrekening 2012 is de boekwaarde van deze gronden en panden op basis van de aangescherpte notitie Grondexploitatie van de Commissie BBV overgeheveld van de voorraden naar de materiële vaste activa. Bij de jaarrekeningcontrole 2014 hebben wij vastgesteld dat deze activa, evenals in 2012 en 2013, nag niet zijn verwerkt in de activa-module van de gemeente Tilburg. De boekwaardes van deze gronden en panden warden in de administratie afzonderlijk verwerkt en extracomptabel in een Excel-registratie bijgehouden. Wel is intern een analyse uitgevoerd op de juiste waardering aismede de administratieve verwerking van de baten en lasten ult hoofde van het beheer van deze activa. Wij adviseren uw college wederom de ‘oude-NIEGG’ integraal op te nemen in de activaregistratie van uw gemeente. Daarbij bevelen wij aan de conversie van deze registratie in 2015 aanvullend te controleren op de juistheid en volledigheid.
4.8.
Financiële vaste activa
Stichting Midpoint Gate 2 Revolverende subsidie -
In dejaarrekening 2013 is een vordering op Stichting Midpoint verantwoord als gevolg van de verstrekte revolverende subsidie voor de realisatie van het project Aerospace&Maintenance. Samen met de Provincie Noord-Brabant heeft de gemeente Tilburg een bedrag van € 5,5 miljoen beschikbaar gesteld voor de vastgoedontwikkeling ‘Aerospace Maintenance Park’. Stichting Midpoint heeft de ontvangen revolverende subsidies doorbetaald aan Gate2 B.V. in de vorm van enerzijds een agiostorting, en anderzijds een bijdrage in de start-up van de businesscase (financiering). De activiteiten vinden plaats binnen het ‘Rotary Wing Trainings Center (RWTC)’; een 100% dochter van Gate2 B.V. De effectieve mate van revolverendheid is afhankelijk van de bezettingsgraad van het vastgoed en de verhuurmogelijkheden, oftewel van de mate van realisatie van de opbrengsten waarmee in de onderliggende businesscase rekening is gehouden. Bij het eventueel achterblijven van de verhuuropbrengsten kan dit betekenen dat áf de terugbetalingstermijn zal moeten worden verlengd of de bijdrage niet geheel terugbetaald kan warden aan Provincie en uw gemeente. In 2014 is de businesscase opnieuw bekeken en geactualiseerd. De terugbetalingstermijn is hierdoor verlengd ten opzichte van de oorspronkelijke subsidieaanvraag.
Deloitte. 20 14apr11 2015 2015.22084-3100008330/JR
In de jaarrekening 2014 is de revolverende bijdrage op basis van de definitief vastgestelde subsidies van het Aerospace Maintenance project formeel vastgelegd als renteloze lening van de gemeente Tilburg aan Gate 2 By, en onder de langlopende leningen opgenomen. Wij constateren dat uw college de ontwikkelingen bij Gate 2 By, en bet RWTC nauwlettend volgt. Daarnaast is de renteloze lening in de jaarrekening 2014 juist en volledig verantwoord. TWM I Afwikkeling verkoop NV TWM Ten tijde van de jaarrekeningcontrole heeft er nog geen afwikkeling plaatsgevonden van de verkooptransactie tussen TWM Holding By, en Brabant Water N.y. van de activa en exploitatie van NV ENM. In maart 2014 heeft de Commissie van deskundigen uitsluitsel gegeven over een aantal zaken waarover de partijen van mening verschillen Hierbij is voor 95% de NV TWM in het gelijk gesteld. Dit betreft feitelijk de onderbouwing van de waardering van de vordering per balansdatum. Op een aantal onderliggende vragen is in september 2014 antwoord gegeven aan de Commissie van deskundigen. Nu is de volgende stap het verkrijgen van een uitspraak van de rechtbank over de definitieve schadeloosstelling.
4.9.
Waardering debiteuren
Interne beheersing debiteuren verdient aandacht Bij het opstellen van de jaarrekening is geconstateerd dat de interne beheersing op de debiteurenpositie van de gemeente voor verbetering vatbaar is. Als gevolg hiervan is achteraf bij het opmaken van de jaarrekening een aanvullende analyse uitgevoerd op de juiste waardering van de debiteurenpositie overige debiteuren per 31 december 2014. De voorziening voor dubieuze debiteuren is mede als gevolg hiervan met € 3,4 miljoen toegenomen naar € 21,2 miljoen per 31 december 2014. Wij concluderen dat de debiteuren in de jaarrekening 2014 juist zijn verantwoord en gewaardeerd. Naar aanleiding van de interne herstelactie op de waardering van de debiteuren wordt begin 2015 bet proces debiteurenbeheer opnieuw tegen het licht gehouden en worden herstelmaatregelen getroffen. Wij onderschrijven deze aanpak en zullen bij de interim-controle 2015 hier aandacht aan besteden. IJzeren voorraad debiteuren sociale zaken Naast de reguliere debiteuren heeft de gemeente Tilburg ook debiteuren in bet kader van de uitkeringen door sociale zaken. In bet verleden heeft uw gemeente een systematiek gekozen voor de waardering van deze debiteurenpositie op basis van de ervaringscijfers ten aanzien van de inbaarheid.
Deloitte. 21 14 april 2015 201 5.22084-3100008330/JR
In 2014 zijn de mogelijkheden voor het incasseren van deze debiteuren verruimd en heeft de gemeente Tilburg de mogelijkheid om boetes en rente in rekening te brengen bij deze debiteuren. Als gevoig van deze extra vorderingen is de bruto-omvang van de debiteuren aanzienlijk toegenomen en daarmee ook de voorziening. Aangezien voor deze specifieke posten geen ervaringscijfers beschikbaar zijn en naar verwachting van de gemeente in veel gevallen ook kunnen worden bestreden, heeft de gemeente deze posten voorzichtigheidshalve voorzien. Wij bevelen het college aan de ontwikkelingen ten aanzien van de inbaarheid van de debiteuren sociale zaken in het boekjaat 2015 nauwgezette volgen, mede om de inschatting van de waardering op balansdatum verder te verfijnen.
410. Wet maatschappelijke ondersteuning Vooruitlopend op de invoering van de decentralisaties per 1 januari 2015 heeft de gemeente Tilburg de verstrekkingen in het kader van de ‘HuIp aan huis’ (voormalige ‘HuIp bij de huishouding’) gewijzigd. Daar waar voorheen de gemeente een beschikking verstrekte aan een client en gelijktijdig deze client aanmeldde bij de zorgverlener worden nu de zogenaamde ‘alpha’-cheques uitgegeven op basis van indicaties die clienten kunnen inwisselen voor de geleverde zorg. Deze ‘alpha’-cheques zijn daarmee zogenaamde waardecheques, die recht geven op hulp aan huis. De uitvoering hiervan is belegd bij 18K, een dochteronderneming van de Diamant Gtoep. Deze nieuwe wijze van verstrekken van ‘Hulp aan huis’ vraagt om de aanscherping van de interne beheersing om de getrouwheid en rechtmatigheid van de lasten uit hoofde van de uitvoering van de Wet Maatschappelijke Ondersteuning vast te stellen. Ook vraagt dit om aanpassing van de wijze van de uitvoering van de (verbijzonderde) interne controlemaatregelen hierop. In het kader van de jaarrekeningcontrole 2014 zijn hierop door de gemeente aanvullende analyses uitgevoerd. Wij hebben deze analyses beoordeeld en hierbij geen bevindingen geconstateerd. Wij bevelen uw college aan de (verbijzonderde) interne controlemaatregelen aan te passen naar de nieuwe situatie. Daarbij vragen wij uw aandacht voor het uitvoeren van aanvullende (verbijzonderde) interne controle op deze wijzigingen gedurende het eerste halfjaar van 2015, mede gezien de groei van de populatie als gevolg van de doordecentralisatie van de AWBZ naar gemeenten.
4.11. Memoriaalboekingen Bij de jaarrekeningcontrole 2014 hebben we vastgesteld dat bij het opstellen van de jaarrekening nog een behoorlijk aantal correcties en boekingen via memoriaalboekingen plaatsvinden. Daaruit kan worden opgemaakt dat de registratie aan de bron niet juist verloopt of er gedurende het jaar te weinig aandacht is voor de afloop en mutaties op balansposten die daardoor achteraf dienen te worden hersteld door middel van de memoriaalboekingen.
Deloitte. 22 14apr11 2015 201 5.22084-3100008330/JR
Door het structureel verbeteren van de primaire administratieve processen en het periodiek monitoren hiervan, kunnen dergelijke correcties bij het opstellen van de jaarrekening grotendeels worden voorkomen. Wij adviseren uw college dit te integreren in het interne plan van aanpak voor de verbetering van de financiele functie, zie ook paragraaf 4.5 van dit accountantsverslag.
&12. Wet normering topinkomens is nageleefd De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is met ingang van 2013 van toepassing en vervangt tegelijkertijd de Wopt (Wet openbaarmaking uit publieke middelen gefinancierde topinkomens). Doelstelling van de wet is te verhinderen dat instellingen in de publieke en semipublieke sectoren rechtens in staat zijn bovenmatige bezoldigingen toe te kennen. Voor gemeenten geldt dat de gemeentesecretaris en de griffier ats topfunctionaris worden aangemerkt. De algemene bezoldiging voor een topfunctionaris mag voor 2014 niet meer bedragen dan € 230.474 per jaar. De externe accountant is belast met de controle op de naleving van de WNT door de instelling. Overschrijding van de bezoldigingsnorm wordt aangemerkt als een onverschuldigde betaling, die door de topfunctionaris terugbetaald moet worden aan de instelling. Gebeurt dit niet, dan is Deloitte als accountant wettelijk verplicht om bij het ministerie melding te doen van deze onverschuldigde betaling. Wij hebben tevens een meldingsplicht indien u geen of onjuiste gegevens heeft gepubliceerd in de jaarrekening. Wij hebben vastgesteld dat de bezoldigingen over 2014 van gemeente Tilburg niet strijdig zijn met de WNT en dat de jaarrekening 2014 van gemeente Tilburg voldoet aan de publicatieverplichtingen van de WNT. Tot slot merken wij op dat de norm voor de WNT per 1 januari 2015 op € 178.000 is gesteld. De huidige beloning van uw gemeentesecretaris en grittier blijft onder deze bijgestelde norm voor 2015.
4.13. Geen fouten in SISa-bijiage De procedure die uw gemeente moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is ten opzichte van vorig jaar niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeente dient in een vast, voorgeschreven stramien zeven documenten aan het CBS te leveren. Wij hebben de SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2014. Hierbij stellen wij de getrouwheid en rechtmatigheid van de in de SiSa-bijlage verantwoorde gegevens (indicatoren) vast.
Deloitte. 23 14apr11 2015 2015.22084-3100008330/JR
WIj willen benadrukken dat u als gemeente zeif verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de to verantwoorden indicatoren zoals opgenomen in de S1Sa-bijiage. Indien een ‘0’ is ingevuld zijn wij bij uw organisatie nagegaan of deze ‘0’ terecht is ingevuld. U heeft dit aan ons bevestigd. De (verplichte) tabel met fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen is hieronder opgenomen. Bij de controle hebben wij geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd.
Regionale meld- en coördinatiecentra voortijdig schoolverlaten D9
Onderwijsachterstandenbeleid (CAB) 2011-2014
E3
Subsidieregeling sanering verkeerslawaai find. bestrijding spoorweglawaai)
E7A
Innovatieprogramma Klimaatneutrale Steden (proefprojecten)
Eli B
Subsidie 3 tranche
E26
Spoorse doorsnijdingen
E27B
Brede doeluitkering Verkeer en ye rvoe r
E27
Brede doeluitkering Verkeer en vervoer (provincie)
01
Wet sociale werkvoorziening (Wsw)
G1A
Wet sociale werkvoorziening fWsw)
G2
Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 WWB
G3
Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004
05
Wet participatiebudget (WPB)
G7
Verzameluitkering SZW
Hi
HeroInebehandeling Totaal
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
-
Deloitte. 24 14apr11 2015 201 5.22084-3100008330/JR
5.
Digitale inkoopfactuurverwerking
In het kader van de opdracht tot controle van de jaarrekening zijn de bevindingen naar aanleiding van het geautomatiseerde proces met betrekking tot de digitale inkoopfactuurverwerking relevant. In het kader van de jaarrekeningcontrole heeft Deloiffe Enterprise Risk Services daarom een ITaudit uitgevoerd naar de opzet, het bestaan en de werking van de algemene CT beheersmaatregelen binnen de automatiseringsomgeving van de gemeente Tilburg. Wij hebben daarbij uitsluitend die maatregelen getest die relevant zijn in het kader van de jaarrekeningcontrole. Deze beheersmaatregelen zijn onder te verdelen in drie deelgebieden: rekencentrum & netwerkbeheer, informatiebeveiliging en wijzigingsbeheer. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continulteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben in het kader van de jaarrekening, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Ult de door ons uitgevoerde werkzaamheden zijn geen bijzonderheden gebleken waarop wij u via deze rapportage willen attenderen.
Deloitte. 25 14 april2015 2015.22084-3100008330/JR
6.
Frauderisico
In Nederland is de accountant wettelijk verplicht om alle ontdekte fraudegevallen te rapporteren aan het management van de organisatie. Wij merken op dat onze controle niet specifiek is ingericht op het ontdekken van fraude. De accountant is wel verantwoordelijk voor het betrekken van fraudensico’s in de planning en uitvoering van zijn controleopdracht. Wij hebben een fraudediscussie gevoerd met het controleteam en met het management van de gemeente Tilburg, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de vermoedens van materiële onjuistheden als gevoig van fraude in de jaarstukken. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd waarbij het management of werknemers die een belangrijke rol spelen bij de maatregelen van interne beheersing of anderen in het geval dat de fraude van materieel belang kan zijn op de jaarrekening, zijn betrokken. Tevens hebben wij zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die gericht waren op het risico van het omzeilen’ van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Wi] hebben specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen en schattingen en hebben significante en ongebruikelijke transacties met behuip van gegevensanalyses onderzocht. Hoewel wij een sceptische houding hebben ten opzichte van risico’s van fraude in de jaarrekening, willen Wi] opmerken dat onze controle niet specifiek is gericht op het ontdekken hiervan. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2014 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Frauderisicoanalyse onderdeel van beheersingsomgeving Als onderdeel van onze controle en de gevoerde fraudediscussie hebben Wi] het college verzocht inzicht te geven in de elgen inschatting van het risico dat de jaarrekening een materiële afwijking zou kunnen bevatten als gevolg van fraude, in de aard, omvang en frequentie van deze inschattingen, het proces dat het college daarbij hanteert, alsook de communicatie daarover met het management, het personeel en de gemeenteraad. Tijdens deze gesprekken hebben het college en uw managementteam aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s en voorbeelden gegeven van de manier waarop zij deze beheersen. Wij vinden het positief dat met ingang van het boekjaar 2013 het maken en periodiek actualiseren van gerichte frauderisicoanalyses een zichtbaar onderdeel is geworden van de beheersingsomgeving. De huidige economische ontwikkelingen kunnen voor gemeenten en hun ambtenaren leiden tot verhoogde prikkels of gelegenheden tot het doen van of meewerken aan fraude. Gelet op het belang van een risicoanalyse, toegespitst op deze economische ontwikkelingen, adviseren wij het proces van periodieke frauderisicoanalyses een vast onderdeel te laten uitmaken van het interne controlesysteem. Dit systeem is erop gericht bedrijfsrisico’s te onderkennen, het belang en de waarschijnlijkheid daarvan in te schatten en het daarop toespitsen van de interne beheersing.
Deloitte. 26 14 april2015 201 5.22084-3100008330/JR
Versterking mogelijk in de communicatie met de auditcommissie/raad
Als onderdeel van onze controle en opvolging van communicaties over voorgaand boekjaar hebben wij de auditcommissie verzocht inzicht te geven in de manier waarop zij toezicht uitoefent op de door het college gevolgde frauderisicoanalyse en de manier waarop het college frauderisico’s beheerst, inclusief eventuele risico’s die samenhangen met corporate compliance, waaronder corruptievraagstukken. Tijdens deze gesprekken heeft de auditcommissie aangegeven zich bewust te zijn van frauderisico’s, alsook het belang van corporate compliance, en voorbeelden gegeven van de manier waarop zij het toezicht op het college en de directie rond deze onderwerpen invult. Tegelijkertijd stellen wij vast dat het identificeren en beheersen van frauderisico’s, inclusief eventuele corporate compliance vraagstukken, geen separaat onderwerp vormt in de rapportering tussen het college en de auditcommissie/raad en dat uit de administratie (notulen van raadsvergaderingen etc.) bijvoorbeeld geen expliciete vastleggingen blijken die het belang illustreren dat de auditcommissie/raad hecht aan het vermijden en ontdekken van fraude en/of het belang van corporate compliance. Uw organisatie loopt hiermee het risico dat de governance structuur kwetsbare plekken bevat die onopgemerkt blijven. Daarbij kunnen de gevolgen voor organisaties die anti-corruptie-bepalingen overtreden ernstig zijn, zoals boetes, reputatieschade etc. Wij hechten eraan het belang te benoemen om het proces dat het management volgt om frauderisico’s en corporate compliance te beheersen een vast onderdeel te laten uitmaken van de communicatie tussen het college en de raad.
Deloitte. 27 14apr11 2015 2015.22084-3100008330/JR
7.
Controle rechtmatigheid
Begrotingsoverschrijdingen zijn goed toegelicht Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2014, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. De toe te passen normen voor het begrotingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moet de gemeenteraad zelf nader invullen en concretiseren. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat het college belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig meldt aan de gemeenteraad, zodat de gemeenteraad hierover tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan de gemeenteraad van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat het college inbreuk maakt op het budgetrecht van de gemeenteraad. Het begrotingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota Rechtmatigheid 2013 van de Commissie BBV. Een overschrijding van de begroting is altijd onrechtmatig, maar hoeft de accountant niet in alle gevallen mee te wegen in zijn oordeel. Essentieel is dat de raad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die zijn gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat do gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat de accountant doze kostenoverschrijdingen niet betrekt bij de beslissing of hij al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan afgeven. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. Daarnaast moet de accountant deze kostenoverschrijdingen waarvan het college in de jaarrekening moet aangeven dat de raad deze nog dient te autoriseren in het versiag van bevindingen aan de orde stellen. Extra lasten die zijn gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten en waarbij de raad nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. —
—
In totaal heeft uw gemeente exclusief mutaties in reserves € 757,7 miljoen aan lasten begroot (na wijziging), tegenover € 677,3 miljoen werkelijke lasten. Dit is in totaal eon onderrealisatie van € 80,4 miljoen (11%). Aan baten had uw gemeente exclusief mutaties in reserves een bedrag van € 698,7 miljoen begroot, tegenover € 686,7 miljoen werkelijke baten. In totaal gaat het om een onderrealisatie aan baten van € 12 miljoen (2 %). Er is in de jaarrekening 2014 geen sprake van een Iastenoverschrijding op programmaniveau.
Deloitte. 28 14 april2015 201 5.22084-3100008330/JR
Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meet specifieke analyse van de ondertealisaties naar de toelichting op het overzicht van baten en lasten in de jaattekening, waarin een analyse is opgenomen (vanaf pagina 214). Hietmee legt uw gemeente op een adequate wijze vetantwoording at ovet do techtmatigheid van de lasten ovet 2014.
Geen niet-financiële onrechtmatigheden Eon belangrijk onderdeel van do rechtmatigheidswetgeving is de niet-financiële rechtmatigheid. Dit is niet primair het onderzoeksgebied van de accountant. Do accountant heeft als taak u te wijzen op eon niet-financléle onrechtmatigheid als eventuele ‘bijvangst’ van de reguliere controle en op eventuele tekorikomingen in hot interne signaleringssysteem. Wij hebben gedurende onze accountantscontrole goon niet-financiële on rechtmatigheden geconstateerd.
Deloitte. 29 14 april2015 2015.22084-3100008330/JR
8.
Actualiteiten
Gevolgen vennootschapsbelasting in begroting 2016 Afgelopen Prinsjesdag zijn de kaders rondom de vennootschapsbelastingplicht voor gemeenten bekendgemaakt. Dit betekent dat vrijstellingen voor diverse activiteiten vervallen. Daarnaast leidt de invoering van de vennootschapsbelastingplicht voor uw gemeente tot een extra administratieve last als gevolg van het voeren van een fiscale administratie, inclusief een nog op te stellen fiscale openingsbalans. Hoewel dit geen impact heeft op de jaarrekening 2014 vinden wij het van belang de getroffen maatregelen en planning voor het invoeren van de vennootschapsbelastingplicht te beoordelen, aismede kennis te nemen van de interne risicoanalyse. Intern is gestart met het treffen van voorbereidingen op de aanstaande belastingplicht. Uw gemeente neemt kennis van de frequente afstemming over de ontwikkelingen in het kader van de aanstaande vennootschapsbelastingplicht en impact hiervan op gemeenten. Uw gemeente is actief bezig met het inventariseren van de activiteiten, deelnemingen en samenwerkingsverbanden van uw gemeente om de impact hiervan op de aanstaande belastingplicht te kunnen bepalen. Er is tevens een inhouse opleidingstraject voor een aantal medewerkers gestart. Ondanks de onduidelijkheden ten aanzien van de exacte invulling en uitvoering van deze wet is bet relevant om tenminste voorafgaand aan het opmaken van de meerjarenbegroting 2016 aandacht te besteden aan de mogelijke kansen en bedreigingen die gepaard gaan met de invoering van de belastingplicht. Het is daarbij noodzakelijk om op basis van de geIdentificeerde belastingplichtige activiteiten zicht te krijgen op onder meet de volgende aandachtsgebieden: • • •
• • • •
(voorlopige) Classificatie van de gemeentelijke activiteiten belaste en vrijgestelde activiteiten. Fiscale aanvaardbaarheid van de gehanteerde kostenverdeelstaat (kapitaallasten, renteomslag, overhead) als ondetbouwing van de fiscale kostprijs van de activiteiten. —
Fiscale waardering en fiscale resultaatbepaling voor de diverse grondexploitatiecomplexen van uw gemeente, deze is afwijkend van de bedrijfseconomische waardering volgens de uitgangspunten in het BBV. Fiscaal wenselijke kostenverdeelstaat is de toetekening van kosten aan activiteiten volledig in bet kader van de belastingplicht of biedt deze nog ruimte? Wat is de basis voor de gehanteerde opbrengsten/tariefstructuur voor de belaste activiteiten, is deze fiscaal toelaatbaar (denk aan de gesubsidieetde zwembadkaartjes). Hoe gaat de organisatie om met samenwerkingsverbanden & -overeenkomsten (salarisadministratie bif de gemeente Waalwijk, regionale samenwerking). Verbonden partijen hebben deze mogelijke een fiscale last waar u als gemeente voor aan de lat staat. —
—
Wij constateren dat uw gemeente actief bezig is met de ontwikkelingen ten aanzien van de vennootschapsbelastingplicht met ingang van 1 januari 2016.
Deloitte. 30 14 april2015 2015.22084-3100008330/JR
Gevolgen introductie lndividueel Keuzebudget (1KB)
In het principeakkoord CAO gemeenten 2013-2015 wordt het lndividueel Keuzebudget (1KB) geIntroduceerd. Uiterlijk 1 januari 2016 zou dit ingevoerd moeten worden. Het vakantiegeld is onderdeel van het 1KB en moet gereserveerd en ingezet worden in het jaar dat het wordt opgebouwd. Bij een definitieve invoering van het Individueel Keuzebudget (1KB) betekent dat gemeenten (en ook gemeenschappelijke regelingen) per 2016 overgaan op een systeem waarbij werknemers zeif bepalen op welke momenten ze hun gerealiseerde vakantiegeld en vergelijkbare vergoedingen krijgen uitgekeerd in een kalenderjaar. De uitkering moet altijd tijdens het kalenderjaar plaatsvinden. Dit heeft gevolgen voor de zeven maanden vakantiegeld die dan nog staan over 2015, die normaal gesproken in mei 2016 zouden worden uitbetaald. De afspraken over het moment van de uitkering van deze 7 maanden zijn nog niet bekend. Wij adviseren uw college de ontwikkelingen betreffende het IKE te volgen en de financiële impact in beeld te brengen. Gevolgen decentralisaties opgenomen in risicoparagraaf
Met ingang van 1 januari 2015 is uw gemeente verantwoordelijk voor de uitvoering van de jeugdzorg, een deel van de AWBZ alsook de Participatiewet. De decentralisatie van deze regelingen legt een fors beslag op de begroting, uitbreiding van het activiteitenniveau en vraagt om duidelijke keuzes en afspraken in het kader van de bedrijfsvoering. Bovendien gaan deze decentralisaties gepaard met aanzienhijke bezuinigingen. Voor gemeenten betekent dit grote veranderingen en zijn er majeure risico’s aan verbonden op zowel organisatorisch, financieel als maatschappelijk gebied. Uw raad heeft bij het vaststellen van dejaarrekening 2013 besloten hiervoor een bestemmingsreserve te vormen. Per jaareinde 2014 is het saldo van deze reserve € 12,9 miljoen. Voor een nadere toelichting verwijzen wij u naar de risicoparagraaf in de jaarstukken.
Deloitte. 31 14 april 2015 207 5.22084-3100008330/JR
9.
Tot slot
Dit verslag is alleen bestemd voor de leden van de gemeenteraad en hot college van burgemeester en wethouders van de gemeente Tilburg en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk aan derden worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit versiag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit versiag getoond of in zijn handen komt op ons. De in dit versiag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in hot bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico’s of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit versiag is verstrekt in de context van onze controleverkiaring over de jaarrekening als geheel, welke zal worden verstrekt in onze controleverkiaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking. Er zijn goon meningsverschillen met het college geweest en or waren goon beperkingen bij de uitvoering van onze controle. Naar onze mening is ons bij de uitvoering van onze controle-opdracht door het college en do medewerkers van do gemeente Tilburg do volledige medewerking verleend en hebben wij volledige toegang tot do benodigde informatie gohad. Wij hopen met dit accountantsvorslag eon zinvolle bidrage te leveren aan de bestuurlijke behandeling van de jaarrekening en aan een verdere optimalisering van do verslaggeving van uw gemeente. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst to zijn en stellen hot erg op prijs om dit verslag met uw auditcommissio te bespreken op 24 april 2014 en uw eventuelo vragen te beantwoorden.
