Deloitte.
Deloitte Accountants B.V. Orlyplein 10 1043 OP Amsterdam Postbus 58110 1040 HC Amsterdam
Nederland
Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9733
www.deloitte.nl
Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2011 Holland Rijnland te Leiden 23 mei 2012
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de 'Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 201 0' gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte.
Inhoudsopgave 1. Inleiding
1
2. Accountantscontrole
1
2.1. Onze opdracht 2.2. Onafhankelijkheid
1 2
3. Controleverklaring 2011 3 .1. Rechtmatigheid 3.2. Getrouwheid 3.3. Kwaliteit verslaggeving (informatiewaarde jaarrekening)
2 3 3 3
4. Financiële positie en resultaat
3
5. Administratieve organisatie en interne beheersing 2011
4
5.1. Bevindingen tussentijdse (interim-)controle 5.2. Bevindingen rechtmatigheidscontrole
4 5
6. Geautomatiseerd systeem
8
7. Single information, Single audit (SISA)
8
8.Fraude
9
9. Actuele ontwikkelingen 9.1. Wetsvoorstel Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector (WNT) 9.2. Nieuwe EU drempelbedragen verhoogd
Bijlage 1: Tabel met samenvatting adviezen uit de interim-controle 2011 Bijlage 2: SiSa-foutentabel2011 Bijlage 3: Disclaimeren beperking in gebruik
10 10 11
Deloitte. 1 23 mei 2012 PS 12-125/dt
1. Inleiding Wij hebben de controle van de jaarrekening 2011 van uw gemeenschappelijke regeling afgerond. Op 26 april2012 hebben wij de controleverklaring bij de jaarrekening verstrekt. Naar aanleiding van onze controle informeren wij u in dit verslag over onze bevindingen. Wij richten ons daarbij specifiek op de j aarverslaggeving, maar gaan ook in op de kwaliteit van het financieel beheer in uw organisatie. De inhoud van deze rapportage is besproken met het hoofd van de afdeling Middelen, Beheer en ControL Naar aanleiding van onze vorige controle hebben wij een aantal aanbevelingen gedaan die tot doel hebben de interne beheersing van Holland Rijnland verder te versterken. Holland Rijnland heeft in 2011 veel van deze aanbevelingen overgenomen en heeft goede vooruitgang geboekt bij de opvolging daarvan. In 2011 is het zelfcontrolerend vermogen van Holland Rijnland verder vergroot door met name de uitgevoerde interne controles op het gebied van rechtmatigheid. Op 27 febrnarijL zijn wij gestart met de controle van de jaarrekening 2011. Bij aanvang van onze controle waren de jaarrekening en het balansdossier grotendeels gereed, met uitzondering van de SiS a-bijlage. Deze is geleidelijk tijdens de controle alsnog gecompleteerd en gespecificeerd. De dossiervorming was adequaat en tevens hebben wij volledige medewerking van uw medewerkers gehad bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden. Wij vinden dat het controleproces in goede samenwerking is verlopen.
2. Accountantscontrole 2.1. Onze opdracht Wij hebben van u de opdracht gekregen om de jaarrekening 2011 van uw gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland te controleren. In de opdrachtbevestiging d.d. 3 oktober 2011 met kenmerk PS 11-256/dt is deze opdracht in detail verder uitgewerkt. Voorafgaand aan het uitbrengen van de opdrachtbevestiging heeft u geen nadere aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole aangegeven. In de opdrachtbevestiging zijn daarom geen specifieke aandachtspunten van uw gemeenschappelijke regeling opgenomen waaraan wij bij de controle 2011 bijzondere aandacht zouden besteden. De jaarstukken van gemeenschappelijke regelingen bestaan uit twee delen. Het meer financieel getinte deel is de jaarrekening. De verantwoording over de beleidsuitvoering is opgenomen in het jaarverslag. Het jaarverslag bevat de programmaverantwoording en de paragrafen.
Deloitte. 2 23 mei 2012 PS 12-125/dt Wij wijzen u erop dat het jaarverslag geen onderwerp is van de accountantscontrole. Het jaarverslag hebben wij uitsluitend beoordeeld op consistentie van de informatie in het jaarverslag met de cijfers in de jaarrekening.
2.2. Onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (het NBA) opgenomen in de 'Nadere Voorschriften inzake onafhankelijkheid van de openbaar accountant' (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het 'normenkader' waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed door middel van strakke procedures. Onze werkzaamheden voor Holland Rijnland zijn onder te verdelen in controlegerelateerde diensten en adviesdiensten. In de volgende tabel zijn de door Deloitte geleverde diensten in het verslagjaar 2011 aangegeven:
Controlegerelateerde diensten •
Controle·
•
Controle bijzondere verantwoordingen 2011:
2011
1. Subsidieproject Regionale Agenda Samenleving (RAS) 2010, t.b.v. provincie Zuid· Holland
Op basis van onze toetsing aan het 'normenkader' concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certifieerend accountant bij Holland Rijnland in 2011 voldoende is gewaarborgd.
3. Controleverklaring 2011 Bij de onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening 2011 hebben wij op 26 april2012 een goedkeurende controleverklaring voor het aspect getrouwheid en voor het aspect rechtmatigheid afgegeven. De goedkeuringstolerantie bedraagt voor uw jaarrekening 2011 afgerond € 139.000 ( 1% van de totale lasten inclusief stortingen in de reserves) voor fouten en € 417.000 (3% van de totale lasten inclusief stortingen in de reserves) voor onzekerheden. De rapporteringstolerantie bedraagt in overeenstemming met uw controleprotocol € 25.000.
Deloitte. 3 23 mei 2012 PS 12-125/dt
3.1. Rechtmatigheid De door ons gecertificeerde jaarrekening 2011 bevat geen bij onze controle geconstateerde, niet gecorrigeerde rechtmatigheidsfouten, groter dan de rapporteringstolerantie. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring voor het aspect rechtmatigheid afgegeven.
3.2. Getrouwheid De door ons gecertificeerde jaarrekening 2011 bevat geen bij onze controle geconstateerde, niet gecorrigeerde getrouwheidsfouten, groter dan de rapporteringstolerantie. Wij hebben een goedkeurende controleverklaring voor het getrouwe beeld afgegeven.
3.3. Kwaliteit verslaggeving (informatiewaarde jaarrekening) De jaarverslaggeving 2011 van Holland Rijnland maakt een verzorgde indruk. Het jaarverslag en de jaarrekening zijn goed met elkaar verenigbaar en de wettelijke verslagleggingsregels (het BBV) zijn goed nageleefd. De jaarrekening 2011 is verder in overeenstemming gebracht met het BBV. In de jaarrekening 2011 is de analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de programmarekening (gerealiseerde baten en lasten, werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves), conform de vereisten van het BBV, onderdeel van de programmarekening (de jaarrekening). In de jaarrekening 2010 was deze analyse nog onderdeel van de programmaverantwoording (het jaarverslag).
4. Financiële positie en resultaat In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenschappelijke regelingen, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen volgens het BBV geen baten of lasten rechtstreeks ten gunste of ten laste van het eigen vermogen worden verantwoord. Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als resultaat vóór bestemming. Daarnaast is er ook het resultaat ná bestemming. Dit is het resultaat vóór bestemming plus of min de tussentijdse resultaatbestemrningen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. Deze stortingen in onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het resultaat ná bestemming is dus mede het gevolg van de bestuurlijke besluitvorming.
----------------------
-----
-
-
Deloitte. 4 23 mei 2012 PS 12-125/dt Het resultaat 2011 vóór tussentijdse bestemming bedraagt € 111.443 voordelig. Er is tussentijds € 150.002 aan de reserves onttrokken en ten gunste van de programmarekening gebracht, waardoor het uiteindelijke nog te bestemmen jaarresultaat over 2011 € 261.445 voordelig bedraagt. In de balans is dit bedrag als "resultaat na bestemming" afzonderlijk opgenomen. Dit is het resultaat waarover het algemeen bestuur bij de behandeling van de jaarrekening een besluit neemt. De onttrekking aan de reserves van € 150.002 betreft de omzetting (overboeking) van de reserves Uitvoering Zuidvleugel Zichtbaar Groener en Verbetertraject Regionaal Bureau Leerplicht in posten onder de overlopende passiva op de balans. Het algemeen bestuur heeft met deze technische aanpassing (op basis van de geldende verslaggevingsvoorschriften) ingestemd bij besluit van de Marap per 1 april 2011. Voor een analyse van het rekeningresultaat over het jaar 2011 verwijzen wij u naar de in de jaarstukken opgenomen toelichtingen.
5. Administratieve organisatie en interne beheersing 2011 5.1. Bevindingen tussentijdse (interim-)controle Als onderdeel van de jaarrekeningcontrole hebben wij in oktober en november 2011 een tussentijdse (interim-)controle uitgevoerd. Deze tussentijdse controle is primair gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing (AO/ffi), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Voor een samenvatting van onze belangrijkste bevindingen en bijbehorende adviezen en aanbevelingen verwijzen wij u naar bijlage 1 bij dit rapport. Wij hebben deze bevindingen in de loop van het jaar besproken met het hoofd van de afdeling Middelen, Beheer en Control, zodat uw organisatie voldoende gelegenheid heeft gehad om de uitkomsten van de interimcontrole tijdig te 'vertalen' naar het opstelproces van de jaarrekening.
Deloitte. 5 23 mei 2012 PS12-125/dt
5.2. Bevindingen rechtmatigheidscontrole 5.2.1.De verbijzonderde rechtmatigheidscontrole in uw gemeenschappelijke regeling vraagt aandacht Om het normenkader (controleprotocol) te kunnen gebruiken voor de interne beheersing en de accountantscontrole op rechtmatigheid dient deze te worden geoperationaliseerd. Met andere woorden de wet- en regelgeving dient nader te worden uitgewerkt in kaders, richtlijnen en interne beheersmaatregelen. Ten behoeve van de uitwerking is het van belang dat bekend is welke bepalingen van de regelgeving relevant zijn voor het financiële rechtmatigheidsbeheer. In het kader van de accountantscontrole gaat het daarbij om de bepalingen waar voor Holland Rijnland financiële consequenties uit kunnen voortkomen. Op basis van de relevante bepalingen kan aan de hand van een risicoanalyse worden bepaald, welke (interne) beheersmaatregelen moeten worden genomen. De vertaalslag van het normenkader (controleprotocol) naar beheersmaatregelen kan direct plaatsvinden, door vanuit het normenkader de beheersorganisatie in te richten. Hierbij gaat het om maatregelen van interne controle, procesbeschrijvingen, dossiervorming etc. Ook verbijzonderde interne controle door interne controlemedewerkers op basis van een intern controleplan en werkprogramma's is een beheersmaatregeL Het kan ook praktisch zijn om een tussenstap te maken via het vaststellen van een toetsingskader. Kern van een toetsingskader is dan dat wordt aangegeven aan welke bepalingen uit de regelgeving in het normenkader al dan niet financiële consequenties worden verbonden. Of nu wel of niet gebruik wordt gemaakt van de tussenstap van het toetsingskader, het gaat uiteindelijk om een adequate inrichting van de beheersorganisatie. De beheersorganisatie moet zodanig zijn ingericht dat de naleving van wet- en regelgeving(= het normenkader) met voor Holland Rijnlandfinanciële consequenties zichtbaar en toetsbaar wordt vastgelegd. Uw organisatie heeft een toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole opgesteld. Dit toetsingskader is gebruikt bij de verbijzonderde interne rechtmatigheidscontroles 2011 om te kunnen vaststellen dat de baten, lasten en balansmutaties over 2011 rechtmatig tot stand zijn gekomen. Volgens de Kadernota rechtmatigheid 2010 van de Commissie BBV (voorheen het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten) moet het normenkader actueel worden gehouden en worden aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving (m.b.t. financiële beheershandelingen). Hierbij is bepaald dat de gemeenschappelijke regeling de ontbrekende informatie alsnog dient op te nemen of dient aan te geven waarom bepaalde regelgeving niet in het normenkader is opgenomen.
Deloitte. 6 23 mei 2012 PS12-125/dt Op 14 december 2011 heeft uw algemeen bestuur de geactualiseerde controleverordening Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland 2011 vastgesteld. Wij hebben deze beoordeeld en merken op dat bijlage 1 "Inventarisatie wet- en regelgeving i.h.k.v. de rechtmatigheidscontrole" van de controleverordening naar onze mening nog niet volledig is. Zo ontbreken bijvoorbeeld de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (RUDDO), de subsidieverordening Holland Rijnland, de beheersverordening Regionaal Investeringsfonds (RIF) en de Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT). Deze ontbrekende wet- en regelgeving is wel verwerkt in het opgestelde toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole 2011, zodat deze zijn betrokken in de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden over 2011. Wij adviseren u de controleverordening voor 2012 e.v. te laten actualiseren op basis van een nieuwe interne inventarisatie van de op Holland Rijnland van toepassing zijnde (nieuwe) interne en externe wet- en regelgeving. Verder adviseren wij u de controleverordening 2012 tijdig vast te stellen. Hoewel de opzet en de implementatie van de rechtmatigheidsprocedures op orde zijn, is het toch goed te beseffen dat dit systeemjaarlijks onderhoud vraagt, zowel ten aanzien van de effecten van nieuwe (en vervallen) wetten en regels als ten aanzien van het up-to-date houden van de kennis van de interne controlefunctionarissen. In het bijzonder vragen wij aandacht voor de verbijzonderde rechtmatigheidscontroles. Door het verbeteren van de procedures wordt zoveel mogelijk voorkomen dat "bedrijfsongevallen" plaatsvinden, die achteraf niet meer kunnen worden gerepareerd (vooral ten aanzien van de externe wetten en regels). De verbijzonderde rechtmatigheidscontroles over 2011 zijn pas ná afloop van hetjaar uitgevoerd. Om rechtrnatigheidsissues tijdig te signaleren en op te lossen adviseren wij u de interne controle verspreid over hetjaar uit te laten voeren. Dit draagt ook bij aan de efficiëntie van de interne controle.
5.2.2. Begrotingsrechtmatigheid
De toe te passen normen voor het begratingscriterium zijn gebaseerd op artikel 189, 190 en 191 van de Gemeentewet en moeten door het algemeen bestuur zelf nader worden ingevuld en geconcretiseerd. Dit gebeurt door middel van de begroting en via de verordening op het financieel beheer ex artikel 212 van de Gemeentewet. Het systeem van budgetbeheer en -bewaking moet waarborgen dat de baten en lasten binnen de begroting blijven en dat belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan het algemeen bestuur, zodat deze tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kan nemen. Een systeem met onvoldoende waarborgen voor tijdige melding aan het algemeen bestuur van budgetoverschrijdingen heeft het risico in zich dat inbreuk wordt gemaakt op het budgetrecht van het algemeen bestuur.
Deloitte. 7 23 mei 2012 PS12-125/dt Het begratingscriterium is verder verfijnd en uitgewerkt in de Kadernota rechtmatigheid 2010 van de Commissie BBV. De belangrijkste inhoudelijke aanpassing betreft de vaststelling dat het overschrijden van de begroting altijd onrechtmatig is, maar niet in alle gevallen hoeft te worden meegewogen in het accountantsoordeeL Essentieel is dat het algemeen bestuur nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij openeinderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat het algemeen bestuur geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurende controleverklaring kan worden afgegeven. Deze kostenoverschrijdingen moeten dan wel goed herkenbaar in de jaarrekening zijn opgenomen. In de toelichting op de programmarekening 2011 is een analyse van de begrotingsafwijkingen en van de begrotingsrechtmatigheid 2011 opgenomen (vanaf pagina 106). Hiermee legt uw gemeenschappelijke regeling op een adequate wijze verantwoording af over de rechtmatigheid van de lasten over 2011. Daarnaast moet de accountant in het accountantsverslag deze kostenoverschrijdingen, waarvan het dagelijks bestuur in de jaarrekening moet aangeven dat ze nog dienen te worden geautoriseerd, aan de orde stellen. Extra lasten die worden gemaakt omdat extra opbrengsten daarvoor de ruimte bieden, terwijl deze extra lasten niet direct zijn gerelateerd aan de extra opbrengsten, en waarbij het algemeen bestuur nog geen besluit heeft genomen over de aanwending van deze extra opbrengsten, zijn onrechtmatig. In het kader van de begratingsrechtmatigheid moet gekeken worden naar de lastenoverschrijdingen per progranuna. Alleen op het programma Ruimtelijke Agenda is een begratingsoverschrijding op de lasten te constateren van in totaal € 306.833. Dit wordt veroorzaakt door kostenoverschrijdingen die grotendeels worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten op het programma Ruimtelijke Agenda. Hierdoor hoeft deze begrotingsoverschrijding volgens de Kadernota rechtmatigheid 2010 van de Commissie BBV niet te worden meegewogen in het accountantsoordeeL Wij verwijzen voor een inhoudelijke en meer specifieke analyse van deze overschrijding naar de toelichting op de programmarekening, waarin een analyse begrotingsafwijkingen en begratingsrechtmatigheid 2011 is opgenomen (vanaf pagina 106).
Deloitte. 8 23 mei 2012 PS 12-125/dt
6. Geautomatiseerd systeem Wij merken op dat er naar aanleiding van de controle van de jaarrekening geen zaken betreffende de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking zijn. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor is een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk.
7. Single information, Single audit (SISA) Met de brief van 27 februari jl. heeft de minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties u op de hoogte gesteld van de uitkomsten van de single review 2011. Het onderzoek is uitgevoerd in IODAD-verband en is gericht op het Single information Single audit (SiS a) systeem als geheel. De conclusie van het onderzoek, dat onder de regie van de IODAD-stuurgroep single review is uitgevoerd, is dat bij het vaststellen van specifieke uitkeringen door de ministeries niet zonder meer gesteund kan worden op de accountantscontrole bij de provincies, gemeenten en gemeenschappelijke regelingen over 2010. Het is mogelijk dat de diverse ministeries aanvullende informatie bij u opvragen zodat zij alsnog de rechtmatigheid van verstrekte specifieke uitkeringen kunnen vaststellen. Dit is ons op dit moment nog niet duidelijk. De minister gaat in haar brief niet in op de individuele resultaten van de in de review betrokken kantoren. Wij kennen de resultaten van de andere kantoren niet, maar wel de resultaten van de reviews die bij Deloitte zijn uitgevoerd in het kader van single review. En die zijn positief. De uitkomsten van de single reviews op onze dossiers hebben net als in de afgelopen jaren, in geen enkel geval geleid tot het oordeel 'ontoereikend'. Wel zijn in een enkel geval aanbevelingen gedaan, die wij vanzelfsprekend direct met de praktijk hebben gedeeld. Wij stellen deze reviews op prijs om onze kwaliteitssystemen continue te versterken. Door de uitspraak van het IODAD over SiSa-systeem als geheel kunt u ondanks de uitkomst van de reviews op onze dossiers toch aanvullende vragen ontvangen van ministeries in het kader van de vaststelling van specifieke regelingen. Wij helpen u graag met een spoedige afhandeling van die vragen.
Deloitte. 9 23 mei 2012 PS12-125/dt Overigens zijn ook wij van mening dat verbetering in het systeem van SiSa mogelijk is. Vanuit onze rol als marktleider leveren wij daarom ook input aan de betrokken partijen, zoals het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, over eventuele verbeteringen in de opzet van de SiS a. Daarbij kan worden gedacht aan de vraag of de SiSa-bijlage blijvend als bijlage in de jaarrekening moet worden opgenomen, de inbedding van SiS a in de planning- & controlcyclus van uw gemeenschappelijke regeling, het waar mogelijk in één keer verantwoorden van SiSa-gegevens van medeoverheden en de mogelijkheden van het gebruik van XBRUSBR. Dit zijn slechts een paar voorbeelden van de mogelijkheden om het SiSa-systeem verder te optimaliseren. En natuurlijk vergeten wij het belangrijkste niet: wij blijven samen met u zorgen voor een adequaat opgestelde en gecontroleerde SiS a-bijlage. De procedure die uw gemeenschappelijke regeling moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is niet wezenlijk gewijzigd. Uw gemeenschappelijke regeling dient in een vast, voorgeschreven stramien een zevental documenten aan het CBS te leveren.
8. Fraude Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevolg van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderis ico's, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen, en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw organisatie, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevolg van fraude in de jaars tukken, en op preventieve maatregelen daarbij. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het "omzeilen" van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen, controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties.
Deloitte. 10 23 mei 2012 PS 12-125/dt Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte vanrisico's van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2011 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
9. Actuele ontwikkelingen 9.1. Wetsvoorstel Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semi-publieke sector (WNT) Op 6 december 2011 heeft de Tweede Kamer ingestemd met het wetsvoorstel Normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT). Het voorstel zal, nadat het is aangenomen, de Wopt met ingang van 1 januari 2013 vervangen. De WNT regelt niet alleen de openbaarmaking van topinkomens in de publieke en semi-publieke sector, zoals nu de Wopt, maar stelt ook maxima aan de hoogte van die inkomens en tevens aan de ontslagvergoedingen. Lokaal bestuur valt onder het eerste regime. In het eerste regime mag de bezoldiging van bestuurders en hoogste leidinggevenden niet uitstijgen boven een beloningsmaximum, gebaseerd op 130 procent van het brutosalaris van een minister. In de oorspronkelijke tekst van het wetsvoorstel staan de volgende bedragen genoemd die jaarlijks bij ministeriële regeling aangepast zullen worden, te weten een bedrag van € 187.340, vermeerderd met componenten voor onkostenvergoeding en het werkgeversdeel van het pensioen. Voor deze componenten wordt in het wetsontwerp uitgegaan van respectievelijk € 7.559 (onkostenvergoeding minister-president) en € 28.767 (ABP-pensioenpremie bij € 187.340). Opgeteld bedraagt dit € 223.666 (niveau 2010). De ontslagvergoeding wordt overeenkomstig het regeerakkoord, gemaximeerd op € 75.000. De genoemde maxima van de norm gelden ook als de functie van bestuurder en!of hoogste leidinggevende wordt vervuld door een functionaris die geen arbeidsovereenkomst heeft (bijvoorbeeld interim), mits dit in een periode van 18 maanden voor meer dan 12 maanden het geval is. Bij overschrijding van de norm (beloning en!of ontslagvergoeding) zal het bedrag dat boven de norm is uitgekeerd als een onverschuldigde betaling worden gezien. Dit betekent dat dit bedrag teruggevorderd kan gaan worden van de betreffende functionaris. Dit dient als een vordering in de jaarrekening opgenomen te worden verantwoord. Volgens de WNT zal in de jaarrekening de beloning van (ex)topfunctionarissen moeten worden verantwoord. Indien sprake is van een betaling boven de norm zal dit moeten worden toegelicht. De verplichting tot openbaarmaking geldt ook voor de beloning van andere werknemers voor zover deze uitstijgt boven het beloningsmaximum. Voorts wordt de melding bij BZK gehandhaafd.
Deloitte. 11 23 mei 2012 PS12-125/dt
9.2. Nieuwe EU drempelbedragen verhoogd De nieuwe drempelwaarden voor Europees aanbesteden voor de periode van 1 januari 2012 tot en met 31 december 2013 zijn bekendgemaakt. De drempelbedragen worden om de 2 jaar aangepast. Voor de komende periode is sprake van een verhoging van het drempelbedrag. Voor decentrale overheden geldt met ingang van 1 januari voor opdrachten voor werken een drempel van € 5.000.000 en voor opdrachten voor diensten en leveringen € 200.000.
Wij vertrouwen erop u met dit rapport voldoende te hebben geïnformeerd over de uitkomsten van onze controle en met onze rapportage bij te dragen aan een goede bestuurlijke behandeling van uw jaarrekening. Wij zijn graag bereid ons rapport nader toe te lichten.
Deloitte. Bijlage 1 · 1 bij accountantsverslag d.d. 23 mei 2012 met kenmerk PS 12-125/dt
Tabel met samenvatting adviezen uit de interim-controle 2011
Proces/Post Personeel
Bc\inding
Risico
A
Û[nolging In 201 1 zijn intern 3 bruto-netto-controles
Er vindt geen interne controle plaats uit op de juiste toepassing van de gehanteerde
Het risico is dat onjuist
Wij adviseren om vast te
gehanteerde percentages
percentages voor pensioenen
werkgeverslasten door het
stellen dat Driessen de juiste percentages hanteert voor de
voor pensioenen en
en werkgeverslasten door het
externe salarisverwerkings-
inhouding van pensioen-
externe
bureau Driessen niet (tijdig) worden ontdekt, met als gevolg onjuiste inhoudingen wat kan leiden tot naheffingen en boetes.
en sociale
salarisverwerkingsbureau Driessen.
verzekeringspremies.
verricht. Tevens verstrekt Driessen een ISAE 3402 type II rapportage over 2011.
Wij adviseren u deze
interne controle periodiek uit te voeren en zichtbaar vast te leggen.
Dit advies is afgewikkeld in 2011.
Deloitte. Bijlage 1-2 bij accountantsverslag d.d. 23 mei 2012 met kenmerk PS12-125/dt
Kostenlinkopen
Volgens het 'Besluit aanwijzing budgethouders Holland Rijnland' worden contracten (aankoop
van producten eri diensten, huurcontracten etc.) > € 10.000 aangegaan/ bestellingen eerst geplaatst nadat minimaal 2 schriftelijke offertes bij verschillende
leveranciers zijn gevraagd. Alleen met een voldoende motivatie en met instemming van de secretaris bij contracten tot € 50.000 en bij hogere bedragen met instemming van het dagelijks bestuur kan hiervan worden afgeweken. De budgethouder dient vast te leggen bij welke leveranciers hij/zij offerte heeft gevraagd. De ontvangen offertes worden door de budgethouder systematisch gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de
leverancier wordt door de budgethouder aangetekend.
' '
In de praktijk wordt bovenstaande procedure rtiet nageleefd en/of is het rtiet vast te stellen dat deze procedure daadwerkelijk is gevolgd, doordat offertes niet systematisch worden gearchiveerd c.q. bewaard en/of de genoemde
instemming van de secretaris of DB niet is verkregen c.q. vast~ele~d. ·
Bestellingen/contracten tegen niet marktconforme condities (laagste prijs I beste kwaliteit).
Wij adviseren om de opgevraagde offertes te archiveren, de naleving van de offerteprocedure intern te toetsen en bij afwijking van de procedure de toestemming van de secretaris en/of het dagelijks bestuur te documenteren voor de interne en de externe controle.
Dit advies is onderhanden in 2011.
Deloitte. Bijlage 1-3 bij accountantsverslag d.d. 23 mei 2012 met kenmerk PS12-125/dt
Kosten/inkopen
Volgens het 'Besluit aanwijzing budgethouders Holland Rijnland' dienen contracten/bestellingen welke het bedrag van € 50.000 te boven gaan te worden geaccordeerd door het DB en met volmacht door de voorzitter te worden ondertekend. In een aantal gevallen hebben wij bij contracten> € 50.000 geconstateerd dat het contract niet expliciet door het DB is geautoriseerd maar door de secretaris of door het hoofd Middelen, Beheer en ControL
De ondertekening van het contract/ de opdrachtbevestiging heeft niet op het vereiste niveau plaatsgevonden.
Wij adviseren om de afgesproken autorisatieprocedure na te leven of om te overwegen om de budgethoudersregeling (v.w.b. ondertekening contracten boven de € 50.000) hierop aan te passen (bijv. secretaris ondertekent namens het DB het contract).
Dit advies is afgewikkeld in 2011.
De aangegane verplichtingen zijn onvolledig verantwoord in de financiële administratie, Marap(s) en de jaarrekening.
Wij adviseren te
De opvolging van dit
NB: De contracten zijn wel in het DB behandeld, echter ondertekend door de -secretaris of diens plaatsvervanger in plaats van door de voorzitter met volmacht. Kosten/inkopen
Volgens artikel 8 van het 'Besluit Regeling budgethouders Holland Rijnland' dient de budgethouder de op zijn budget betrekking hebbende verolichtingen zodanig vast te leggen dat de actuele stand van -de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget alsmede de voortgang van het project zichtbaar is. Er is geen verplichtingenadministratie binnen Holland Rijnland.
overwegen om een
advies is
verplichtingenadministratie te implementeren binnen Holland Rijnland.
onderhanden. De implementatie start op korte termijn.
Deloitte. Bijlage 1-4 bij accountantsverslag d.d. 23 mei 2012 met kenmerk PS12-125/dt
Kosten/inkopen
De offertes, opdrachtvers trekkingen, bestel- en ontvangstdocumenten worden onvoldoende vastgelegd/bewaard.
Factuurbetalingen waarvoor onvoldoende prestaties door de leverancier zijn geleverd en/of waarbij een onjuiste prijs in rekening is gebracht.
Wij adviseren u het
De 'checks & balances' binnen de processen zijn onvoldoende duidelijk.
Wij adviseren de processen van Holland Rijnland te beschrijven
Door het ontbreken van deze documenten kan de afdeling Financiën -onvoldoende interne controle op de juiste factuurbehandeling uitvoeren. Dit betreft met name of de budgethouder terecht heeft vastgesteld dat de factuur aansluit op de bestelling of opdracht en dat de gefactureerde levering of dienst daadwerkelijk door de
leverancier is verricht.
Proces-
beschrijvingen/ HandboekAO
Er zijn binnen Holland Rijnland geen actuele en/of toereikende procesbeschrijvingen
zichtbaar autoriseren van inkoop-/ investeringsfacturen voor prestatielevering (kwantiteit & kwaliteit) en het daarbij documenteren van offertes, opdrachtverstrekkingen, bestel- en ontvangstbewijzen, zodat de afdeling Financiën interne controle op de juiste factuurbehandeling kan uitvoeren, met name of de budgethouder terecht heeft vastgesteld dat de factuur aansluit op de bestelling of opdracht en dat de gefactureerde levering of dienst daadwerkelijk door de leverancier îs verricht.
Uw organisatie heeft met betrekking tot dit punt vooruitgang geboekt. Wij zien graag dat u deze vooruitgang in 2012 doorzet. Dit advies is nog niet afgewikkeld.
Dit advies is afgewikkeld in 2011.
c.q. te actualiseren.
aanwezig. De primaire processen zijn niet beschreven c.q. zijn niet actueel. Het handboek AO is niet op orde. Subsidieopbrengsten
Het extracomptabele subsidieregister is gedurende het boekjaar nog niet volledig bijgewerkt.
Risico op onvolledige verantwoording van de subsidie-opbrengsten 2011 in de financiële adntinistratie enMaraps.
Geen zichtbare interne
tussentijdse aansluiting tussen
Er is geen centraal en volledig
overzicht aanwezig van de verstrekte subsidies.
Dit advies is nog niet opgevolgd in 2011.
subsidiebeschikkingen en vervolgens de aansluiting vast te stellen met de financiële adntinistratie.
de financiële adntinistratie (subsidiebaten) en het subsidieregister 2011.
Subsidieverstrek kingen aan derden
Wij adviseren het extracomptabele subsidieregister tussentijds (gedurende boekjaar) bij te werken aan de hand van de ontvangen
Risico dat niet alle verplichtingen (schulden)
zijn verantwoord.
Wij adviseren een centraal overzicht op te stellen van de verstrekte subsidies.
Dit advies is afgewikkeld bij de jaarrekening-controle 2011.
Deloitte. Bijlage 2 bij accountantsverslag d.d. 23 mei 2012 met kenmerk PS12-125/dt
Sisa-foutentabel 2011 Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2011 vallen onder SiSa. Wij doen dit in de onderstaande tabel, die ook moet worden opgenomen als er geen fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door het dagelijks bestuur opgemaakte SiSa-bijlage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2011. Per regeling wordt aangegeven of, en zo ja welke, financiële fouten of onzekerheden zijn geconstateerd:
Specifieke uitkering
Fout or onzekerheid
Financiële onnang in euro's
Toelichting fout I onzekerheid
Wet Educatie Beroepsonderwijs (WEB) niet G-31 (Regeling D6)
Geen.
0
N.v.t.
Brede doeluitkering verkeer
Geen.
0
N.v.t.
Geen.
0
en vervoer
SiS a tussen medeoverheden (Regeling E27B)
Wet Participatiebudget (WPB) SiSa tussen medeoverheden (Regeling G5B)
Wij hebben de ingevulde aantallen in de kolom "door volwassen inwoners van de gemeente in 2011 behaalde NT2certificaten, dat niet meetelt bij de outputverdeelmaatstaven uit de verdeelsleutel van Onze Minister voor Immigratie, Integratie en Asiel. (Aard controle Dl)" aangesloten met de van DUO ontvangen overzichten met
de aantallen per gemeente.
Deloitte. Bijlage 3 bij accountantsverslag d.d. 23 mei 2012 met kenmerk PS12-125/dt
Disclaimer en beperking in gebruik Dit verslag is alleen bestemd voor het dagelijks bestuur en de leden van het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland en mag niet in zijn geheel of gedeeltelijk worden verstrekt of aangehaald zonder onze schriftelijke toestemming vooraf. Er wordt geen verantwoordelijkheid aan een derde partij geaccepteerd, omdat dit verslag daar niet voor opgesteld en bedoeld is. Dientengevolge nemen wij geen enkele verplichting of plicht van zorg aan ieder ander persoon aan wie dit verslag getoond of in zijn handen komt op ons. De in dit verslag aan de orde gestelde onderwerpen zijn door ons geconstateerd gedurende onze controleopdracht waarvan wij van mening zijn dat zij uw aandacht behoeven. Het is geen allesomvattend verslag van alle geconstateerde zaken en in het bijzonder kunnen wij niet verantwoordelijk worden gesteld voor het rapporteren van alle bedrijfsrisico's of tekortkomingen in het systeem van interne beheersing. Elke conclusie, opinie of opmerking in dit verslag is verstrekt in de context van onze controleverklaring over de jaarrekening als geheel, welke is verstrekt in onze controleverklaring. Evenzo geldt dat de opmerkingen, bevindingen en aanbevelingen met betrekking tot het systeem van interne beheersing niet gelezen dienen te worden als een afzonderlijke opinie van het systeem van interne beheersing en haar werking.
