Deloitte.
Detoitte Accountants B.V. Orlyplein 10 1043 OP Amsterdam Postbus 58110 1040 HC Amsterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9733 www.deloitte.nl
Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2010 Holland Rijnland 29 juni 2011
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte.
Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. Accountantscontrole 2.1. Onze opdracht 2.2. Onathankelijkheid 2.3. Van Accountantsverklaring naar Controleverkiaring
3. Controleverkiaring 2010 3.1. Rechtmatigheid 3.2. Getrouwheid 3.3. Kwaliteit versiaggeving (informatiewaarde j aanekening)
3 3 3 5
6 6 6 6
4. Financiële positie en resultaat
7
5. Administratieve organisatie en interne beheersing 2010 5.1. Bevindingen tussentijdse (interim) controle 5.2. Betaalbevoegdheid en mutatiebevoegdheid stambestand crediteuren 5.3. Bevindingen rechtmatigheidscontrole
8
6. Aansluiting Rijnstreekberaadgemeenten bij Holland Rijnland
11
7. Geautomatiseerd systeem
12
8. Fraude
13
Bijiage 1: Tabel met samenvatting adviezen uit de interim-controle 2010 Bijiage 2: SiSa-foutentabel 2010.
8 8 8
D eloitte
Deloitte Accountants B.V. Orlyplein 10 1043 DP Amsterdam Postbus 58110 1040 HC Amsterdam Nederland Tel: 088 288 2888 Fax: 088 288 9733 www.deloitte.nl
Aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland t.a.v. de heer M.J. Lamboo Postbus 558 2300 AN LEIDEN
Datum
Behandeld door
Ons kenmerk
29juni 2011
1. van der Lek
PSi l-189/dt
Onderwerp
Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2010
1. Inleiding Wij hebben de controle van dejaarrekening 2010 van uw gemeenschappelijke regeling afgerond. Op 17 mei 2011 hebben wij de controleverkiaring bij de j aarrekening verstrekt. Naar aanleiding van onze controle informeren wij u in dit versiag over onze bevindingen. Wij richten ons daarbij specifiek op de jaarverslaggeving, maar gaan ook in op de kwaliteit van het financieel beheer in uw organisatie. De inhoud van deze rapportage is besproken met het hoofd van de afdeling Middelen, Beheer en Control. Naar aanleiding van onze vorige controle hebben wij een aantal aanbevelingen gedaan die tot doel hebben de interne beheersing van Holland Rijnland verder te versterken. Holland Rijnland heeft in 2010 veel van deze aanbevelingen overgenomen en heeft goede vooruitgang geboekt bij de opvolging daarvan. Ook de integratie van de activiteiten van het Rijnstreekberaad in de administratie, de versiaggeving en de procesgang van Holland Rijnland is goed verlopen. Dit is een goed resultaat. Vanzelfsprekend is de integratie van het Rijnstreekberaad een bijzonder aandachtspunt geweest bij onze controle over het boekj aar 2010.
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants B.V. is ingeschreven in hat handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte. 2 29juni 2011 PS11-189/dt
Met het oog op de verdere versterking van het zelfcontrolerend vermogen van Holland Rijnland hebben wij met uw hoofd van de afdeling Middelen, Beheer en Control van gedachten gewisseld over de verdere ontwikkeling van de inteme controle bij Holland Rijnland. Op hoofdlijnen houdt dit in dat Holland Rijnland vanuit de belangrijkste financiële stromen de risico’s voor getrouwheid en rechtmatigheid definieert en gedurende het j aar interne controle uitvoert op de goede werking van de organisatorische maatregelen die de risico ‘S moeten beheersen. Hier ligt voor Holland Rijnland een belangrijke uitdaging die kan bijdragen aan de versteviging van de inteme beheersing. Op 7 maartjl. zijn wij gestart met de controle van dejaarrekening 2010. Bij aanvang van onze controle was de jaarrekening grotendeels gereed, met uitzondering van de SiSa-bijlage. Deze is geleidelijk tijdens de controle aisnog gecompleteerd en gespecificeerd. Daarnaast was bij aanvang van onze controle de verbijzonderde interne controle op rechtmatigheid nog niet afgerond. Onze controle had daardoor een langere doorlooptijd en er zijn door ons extra controlewerkzaamheden uitgevoerd. Wij hebben de volledige medewerking van uw medewerkers gehad bij het uitvoeren van onze controlewerkzaamheden en wij vinden dat het controleproces in goede samenwerking is verlopen.
Deloitte. 3 29juni 2011 PS11-189/dt
2. Accountantscontrole 2.1. Onze opdracht Wij hebben van u de opdracht gekregen om de jaarrekening 2010 van uw gemeenschappelijke regeling Holland Rijnland te controleren. In de opdrachtbevestiging d.d. 29 oktober 2010 met kenmerk PS1O-278/dt is deze opdracht in detail verder uitgewerkt. Voorafgaand aan het uitbrengen van de opdrachtbevestiging heeft u geen nadere aandachtspunten voor de jaarrekeningcontrole aangegeven. In de opdrachtbevestiging zijn daarom geen specifieke aandachtspunten van uw gemeenschappelijke regeling opgenomen waaraan wij bij de controle 2010 bijzondere aandacht zouden besteden. De jaarstukken van gemeenschappelijke regelingen bestaan uit twee delen. Het meer financieel getinte deel is de jaarrekening. De verantwoording over de beleidsuitvoering is opgenomen in het jaarverslag. Het jaarverslag bevat de programmaverantwoording en de paragrafen. Wij wijzen u erop dat het jaarverslag geen onderwerp is van de accountantscontrole. Het jaarverslag hebben wij uitsluitend beoordeeld op consistentie van de informatie in het jaarverslag met de cijfers in de jaarrekening. Vanaf 15 december 2010 is de naamgeving van de ‘Accountantsverklaring’ gewijzigd in ‘Controleverkiaring van de onathankelijke accountant’. In paragraaf 2.3 staan wij stil bij de achtergronden van deze wijziging. De zekerheid van de verkiaring blijft ongeacht de benaming gelijk. 2.2. Onafhankelijkheid De voorschriften in het kader van onaffiankelijkheid zijn binnen de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (het NBA) opgenomen in de ‘Nadere Voorschriften inzake onathankelijkheid van de openbaar accountant’ (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘normenkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organisatie van Deloitte ingebed door middel van strakke procedures.
Deloitte. 4 29juni 2011
PSi i-189/dt
Onze werkzaamheden voor Holland Rijnland zijn onder te verdelen in controlegerelateerde diensten en adviesdiensten. In de volgende tabel zijn de door Deloitte geleverde diensten in het verslagj aar 2010 aangegeven:
Controlegerelateerde dieiislen
•
Controlejaarrekening 2010
•
Controle bijzondere verantwoordingen 2010:
1. Subsidieproject Regionale Agenda Samenleving (RAS) 2009, t.b.v. provincie Zuid-Holland (afgerond 8juli 2010). 2. Rapport van feitelijke bevindingen overeengekomen specifieke werkzaamheden “Herziene Sisa-bijlage 2009 Holland Rijnland met betrekking tot de regeling 59B Brede doeluitkering verkeer en vervoer (BDU)”, t.b.v. provincie Zuid-Holland (afgerond 17 februari 2011). 3. Rapport van feitelijke bevindingen overeengekomen specifieke werkzaamheden “Herziene Sisa-bijlage 2009 Rijnstreekberaad met betrekking tot de regeling 59B Brede doeluitkering verkeer en vervoer (BDU)”, t.b.v. provincie Zuid-Holland (afgerond 17 februari 2011). 4. Subsidieproject Leerplicht 2007, t.b.v. gemeente Leiden (onderhanden). 5. Subsidieproject Leerplicht 2009, t.b.v. gemeente Leiden (afgerond 18 april 2011).
6. Subsidieproject Leerplicht 2010, t.b.v. gemeente Leiden (afgerond 18 april 2011). 7. Subsidieproject Jongerenloket 2008 tot en met 2010, t.b.v. gemeente Leiden (afgerond 27 april 2011). 8. Subsidieproject Regionale Agenda Samenleving (RAS) 2010, t.b.v. provincie Zuid-Holland
(onderhanden).
Adviesdieiisten . Geen.
Deloitte. 5 29juni 2011 PS11-189/dt Op basis van onze toetsing aan het ‘normenkader’ concluderen wij dat onze onathankelijkheid als certificerend accountant bij Holland Rijnland in 2010 voldoende is gewaarborgd.
2.3. Van Accountantsverklaring naar Controleverkiaring van de onafhankelijke accountant Vanaf 15 december 2010 is de naamgeving van de ‘Accountantsverklaring’ gewijzigd in ‘Controleverkiaring van de onathankelijke accountant’. Dit sluit aan bij de aard van de opdracht van de accountant: het geven van een onafhankelijk oordeel over de jaarrekeningen als resultaat van de controle. Hierdoor is een meer herkenbaar onderscheid ontstaan met de beoordelingsopdracht en samenstelopdracht die ook door accountants worden uitgevoerd.
De controleverkiaring van de accountant is ingebed in de in Nederland voor accountants geldende controlestandaarden (NV COS). Under invloed van internationale aanpassingen in regelgeving is ook de inhoud van de controleverkiaring op onderdelen verduidelijkt. In de standaardtekst van de controleverkiaring meldt de accountant meer expliciet dan voorheen de aangelegenheden die naar de mening van de accountant relevant kunnen zijn voor de gebruiker. Denk daarbij aan: het benoemen van afwijkingen van materieel belang met betrekking tot de toelichting in de controleverkiaring; verkiaring betreffende overige bij of krachtens de wet gestelde eisen: expliciete opmerking of jaarverslag overeenkomstig de wet is opgesteld en of door wet vereiste gegevens zijn toegevoegd. Een voorbeeld is het opnemen van bestuurdersbezoldiging en het opnemen van zogenoemde WOPT-meldingen.
Deloitte. 6 29juni 2011 PS11-189/dt
3. Controleverklaring 2010 Bij de onder verantwoordelijkheid van het dagelijks bestuur opgestelde jaarrekening 2010 hebben wij op 17 mei 2011 een goedkeurende controleverkiaring voor het aspect getrouwheid en voor het aspect rechtmatigheid afgegeven. De goedkeuringstolerantie bedraagt voor uw jaarrekening 2010 afgerond € 152.000 (1% van de totale lasten inclusief stortingen in de reserves) voor fouten en € 456.000 (3% van de totale lasten inclusief stortingen in de reserves) voor onzekerheden. De rapporteringstolerantie bedraagt in overeenstemming met uw controleprotocol € 25.000.
3.1. Rechtmatigheid De door ons gecertificeerde jaarrekening 2010 bevat geen bij onze controle geconstateerde, niet gecorrigeerde rechtmatigheidsfouten, groter dan de rapporteringstolerantie. Op grond hiervan hebben wij een goedkeurende controleverkiaring voor het aspect rechtmatigheid afgegeven.
3.2. Getrouwheid De door ons gecertificeerde j aarrekening 2010 bevat geen bij onze controle geconstateerde, niet gecorrigeerde getrouwheidsfouten, groter dan de rapporteringstolerantie. Op grond hiervan hebben wij een goedkeurende controleverkiaring voor het getrouwe beeld afgegeven.
3.3. Kwaliteit versiaggeving (informatiewaarde jaarrekening) Dejaarverslaggeving 2010 van Holland Rijnland maakt een verzorgde indruk. Hetjaarverslag en de jaarrekening zijn goed met elkaar verenigbaar en de wettelijke verslagleggingsregels (het BBV) zijn goed nageleefd. Dejaarrekening 2010 voldoet op het volgende punt niet geheel aanhetBBV: De analyse van de afwijkingen tussen de begroting na wijziging en de programmarekening (gerealiseerde baten en lasten, werkelijke toevoegingen en onttrekkingen aan de reserves) is onderdeel van de programmaverantwoording (het jaarverslag). Volgens het BBV is deze analyse onderdeel van de programmarekening (de jaarrekening).
Deloitte. 7 29juni 2011 PSi i-189/dt
4. Financiële positie en resultaat In het BBV, de verslaggevingsregels voor gemeenschappelijke regelingen, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen volgens het BBV geen baten of lasten rechtstreeks ten gunste of ten laste van het eigen vermogen worden verantwoord. Het feitelijke saldo van baten en lasten in een jaar wordt weergegeven als resultaat vóór bestemming. Daarnaast is er ook het resultaat ná bestemming. Dit is het resultaat vóór bestemming plus of mm de tussentijdse resultaatbestemmingen. Deze bestemmingen bestaan uit in de loop van het jaar gedane onttrekkingen uit reserves minus de tussentijdse stortingen in reserves. Deze stortingen in onttrekkingen aan reserves vinden plaats op basis van door u genomen besluiten. Het resultaat ná bestemming is dus mede het gevoig van de bestuurlijke besluitvorming. Het resultaat 2010 vóór tussentijdse bestemming bedraagt € 569.960 voordelig. Er is tussentijds € 4.696 aan de reserves onttrokken en ten gunste van de programmarekening gebracht, waardoor het uiteindelijke nog te bestemmen jaarresultaat over 2010 € 574.656 voordelig bedraagt. In de balans is dit bedrag als “resultaat na bestemming” afzonderlijk opgenomen. Dit is het resultaat waarover bet algemeen bestuur bij de behandeling van de jaarrekening een besluit neemt. Voor een analyse van bet rekeningresultaat over het j aar 2010 verwij zen wij u naar de in de jaarstukken opgenomen toelichtingen.
Deloitte. 8 29juni 2011 PS11-189/dt
5. Administratieve organisatie en interne beheersing 2010 5.1. Bevindingen tussentijdse (interim) controle In oktober en november 2010 hebben wij onze tussentijdse (interim-)controle uitgevoerd. Tijdens deze tussentijdse controle beoordelen wij vooral de opzet, bestaan en effectieve werking van de Administratieve Organisatie en Interne Beheersing (AO/IB). Voor een samenvatting van onze belangrijkste bevindingen en bijbehorende adviezen en aanbevelingen verwijzen wij u naar bijiage 1 bij dit rapport.
5.2. Betaalbevoegdheid en mutatiebevoegdheid stambestand crediteuren Alle medewerkers van de afdeling Financiën hadden in het boekjaar 2009 de bevoegdheid om te muteren in het crediteurenstambestand (w.o. het bankrekeningnummer) en daarnaast hadden zij betaalbevoegdheid. Hierdoor bestond een verhoogd risico dat betalingen aan niet-rechthebbenden plaatsvonden. Met ingang van het j aar 2010 is in de financiële applicaties functiescheiding aangebracht tussen de mutatiebevoegdheid in het crediteurenstambestand en de betaalbevoegdheid. Dit is een goede maatregel.
5.3. Bevindingen rechtmatigheidscontrole 5.3.1. De verbijzonderde rechtmatigheidscontrole in uw gemeenschappelijke regeling vraagt aandacht Om het normenkader (controleprotocol) te kunnen gebruiken voor de inteme beheersing en de accountantscontrole op rechtmatigheid dient deze te worden geoperationaliseerd. Met andere woorden de wet en regelgeving dient nader te worden uitgewerkt in kaders, richtlijnen en interne beheersmaatregelen. Ten behoeve van de uitwerking is het van belang dat bekend is welke bepalingen van de regelgeving relevant zijn voor het financiële rechtmatigheidsbeheer. In het kader van de accountantscontrole gaat het daarbij om de bepalingen waar voor Holland Rijnland financiële consequenties uit kunnen voortkomen. Op basis van de relevante bepalingen kan aan de hand van een risicoanalyse worden bepaald, welke (interne) beheersmaatregelen moeten worden genomen.
Deloitte. 9 29juni 2011 PS11-189/dt De vertaalslag van het normenkader (controleprotocol) naar beheersmaatregelen kan direct plaatsvinden, door vanuit het normenkader de beheersorganisatie in te richten. Hierbij gaat het om maatregelen van interne controle, procesbeschrijvingen, dossiervorming etc. Ook verbijzonderde interne controle door interne controlemedewerkers op basis van een intern controleplan en werkprogramma’ s is een beheersmaatregel. Het kan ook praktisch zijn om een tussenstap te maken via het vaststellen van een toetsingskader. Kern van een toetsingskader is dan dat wordt aangegeven aan welke bepalingen uit de regelgeving in het normenkader a! dan niet financiële consequenties worden verbonden. Of nu we! of niet gebruik wordt gemaakt van de tussenstap van het toetsingskader, het gaat uiteindelijk om een adequate inrichting van de beheersorganisatie. De beheersorganisatie moet zodanig zijn ingericht dat de naleving van weten regelgeving (= het normenkader) met voor Holland Rijnlandfinanciele consequenties zichtbaar en toetsbaar wordt vastgelegd. In 2009 heeft uw organisatie een toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole opgesteld. Deze is gebruikt voor de verbijzonderde interne rechtmatigheidscontroles 2010 om te kunnen vaststellen dat de baten, lasten en balansmutaties over 2010 rechtmatig tot stand zijn gekomen. Volgens de kadernota rechtmatigheid juli 2010 van het Platform Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten (PRPG) moet het normenkader actueel worden gehouden en worden aangepast op basis van nieuwe wet- en regelgeving (m.b.t. financiële beheershandelingen). Hierbij is bepaald dat de Gemeenschappelijke Regeling de ontbrekende informatie aisnog dient op te nemen of dient aan te geven waarom bepaalde regelgeving niet in het normenkader is opgenomen. Op 23 maart 2011 heeft uw Algemeen Bestuur het geactualiseerde controleprotocol 2010 vastgesteld. Wij hebben deze beoordeeld en merken op dat bijiage 2 “Inventarisatie wet- en regelgeving i.h.k.v. de rechtmatigheidscontrole” van het controleprotocol 2010 naar onze mening nog niet volledig is. Zo ontbreken bijvoorbeeld de Regeling uitzettingen en derivaten decentrale overheden (RUDDO), de subsidieverordening Holland Rijnland, de beheersverordening Regionaal Investeringsfonds (RIF) en de Wet Openbaarmaking uit Publieke middelen gefinancierde Topinkomens (WOPT). Deze ontbrekende wet- en regelgeving is wel verwerkt in het opgestelde toetsingskader voor de rechtmatigheidscontrole 2010, zodat deze zijn betrokken in de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden over 2010. Wij adviseren u het controleprotocol voor 2011 e.v. te laten actualiseren op basis van een nieuwe interne inventarisatie van de op Holland Rijnland van toepassing zijnde (nieuwe) interne en externe wet- en regelgeving. Verder adviseren wij u het controleprotocol 2011 tijdig vast te ste!len.
Deloitte. 10 29juni 2011 PSi l-189/dt
Hoewel de opzet en de implementatie van de rechtmatigheidsprocedures op orde zijn, is het toch goed te beseffen dat dit systeem jaarlijks onderhoud vraagt, zowel ten aanzien van de effecten van nieuwe (en vervallen) wetten en regels als ten aanzien van bet up-to-date houden van de kennis van de interne controlefunctionarissen. In het bijzonder vragen wij aandacht voor de verbijzonderde rechtmatigheidscontroles. Door bet verbeteren van de procedures wordt zoveel mogelijk voorkomen dat “bedrijfsongevallen” plaatsvinden, die achteraf niet meer kunnen worden gerepareerd (vooral ten aanzien van de exteme wetten en regels). De verbijzonderde rechtmatigheidscontroles over 2010 zijn pas ná afloop van het jaar uitgevoerd waardoor onnodig druk op bet jaarrekeningtraject ontstond. Om rechtmatigheidsissues tijdig te signaleren en op te lossen adviseren wij u de interne controle op de SISA-regelingen te laten integreren met de reguliere interne controles en deze verspreid over het jaar uit te laten voeren. Dit draagt ook bij aan de efficiëntie van de interne controle. 5.3.2. De toetsing van begrotingsrechtmatigheid leidt niet tot signalering van rechtmatigheidsfouten De begrotingsrechtmatigheid is door de wetgever geIntroduceerd als controlemiddel van het algemeen bestuur om eventuele begrotingsoverschrijdingen (op totaal programmaniveau) duidelijk zichtbaar te maken om daar vervolgens met het dagelijks bestuur discussie over te kunnen voeren. Begrotingsoverschrijdingen dienen zo veel mogelijk te worden voorkomen. Dit moet worden geborgd door een systeem van budgetbeheer en -bewaking waardoor de baten en lasten binnen de begroting blijven en waardoor belangrijke wijzigingen of dreigende overschrijdingen tijdig worden gemeld aan uw algemeen bestuur, zodat u tijdig (binnen het begrotingsjaar) een besluit kunt nemen. In 2010 zijn de lasten van alle programma’ s (totaal programmaniveau) niet overschreden. Een nadere analyse van een eventuele begrotingsonrechtmatigheid is daarom niet noodzakelijk.
Deloitte. 11 29juni 2011 PSi 1-189/dt
6. Aansluiting Rijnstreekberaadgemeenten bij Holland Rij niand Vanaf 1 april 2010 zijn de deelnemende gemeenten van het Rijnstreekberaad aangesloten bij Holland Rijnland en naar aanleiding hiervan is het Rijnstreekberaad per 1 januari 2011 geliquideerd. Nagenoeg alle activa en passiva van het Rijnstreekberaad zijn per 1 april 2010 tegen boekwaarde overgedragen aan Holland Rijnland.
Per 1 april 2010 zijn ook de projecten overgedragen aan Holland Rijnland, inclusief de verantwoordelijkheid voor de daarmee gemoeide middelen. De verantwoording van de RAS-gelden en de Educatie-gelden vindt voor heel 2010 plaats in de SiSa-bijiage van Holland Rijnland, omdat het zogenoemde “budgethouderschap” voor deze subsidiegelden bij Holland Rijnland ligt. Per 1 juni 2010 heeft Holland Rijnland de aangegane verplichtingen in het kader van de Uitvoering Besluit Woninggebonden Subsidies (BWS) (looptijd 2008-2018) ad € 1.365.275 overgenomen van het Rijnstreekberaad. Om Holland Rijnland op korte termijn in staat te stellen aan haar verplichtingen te voldoen, heeft het Rijnstreekberaad in de loop van 2010 een voorschot van € 600.000 aan Holland Rijnland betaald. Zoals is verantwoord in de gewaarmerktejaarrekening 2010 van het Rijnstreekberaad bedragen de nog resterend aan Holland Rijnland over te dragen BWS—gelden per 31 mei 2010 € 765.275. Dit bedrag heeft Holland Rijnland nog nodig om de resterende BWS- verplichtingen in de komende jaren te kunnen betalen en zal ná de bestuurlijke vaststelling van dejaarrekening 2010 van het Rijnstreekberaad (juni 2011) aan Holland Rijnland worden uitbetaald. Ter hoogte van dit bedrag heeft Holland Rijnland een kortlopende vordering verantwoord in de balans per 31 december 2010. Nagenoeg het gehele personeel van het Rijnstreekberaad is per 1 april 2010 overgegaan naar Holland Rijnland. Per die datum is de vakantietoeslag afgerekend, evenals de eindejaarsuitkering en individuele tegemoetkomingen waarop personeelsleden recht hadden.
Deloitte. 12 29juni 2011 PSi 1-189/dt
7. Geautomatiseerd systeem Onze j aarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de j aarrekening zeif en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent de betrouwbaarheid en de continuIteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben, wat wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor is een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk. In 2010 is uw organisatie gestart met het schriftelijk vastleggen van het automatiseringsbeleid van Holland Rijnland. Wij hebben kennisgenomen van het ‘concept’ en geadviseerd om het beleidsstuk uit te breiden met een vastlegging van: • het wijzigingsbeheer (change management) van soft- en hardware; • application controls (o.a. wie is applicatiebeheerder van welke applicatie, welke rechten hebben de applicatiebeheerders, logische toegangsbeveiliging van de applicaties, automatische verbandscontroles binnen de applicaties); • logging (van pogingen tot inbraak in de geautomatiseerde systemen en van ongeautoriseerde mutaties). Verder hebben wij geen bevindingen die wij onder uw aandacht willen brengen.
Deloitte. 13 29juni 2011 PSi 1-189/dt
8. Fraude Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een professioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevoig van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’ s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van intenie beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen, en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw organisatie, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevoig van fraude in de jaarstukken, en op preventieve maatregelen daarbij. Van het management hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het “omzeilen” van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaalboekingen, controles van schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico’ s van fraude in de j aarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van de jaarrekening 2010 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude. Wij vertrouwen erop u met dit rapport voldoende te hebben geInformeerd over de uitkomsten van onze controle en met onze rapportage bij te dragen aan een goede bestuurlijke behandeling van uw j aanekening. Wij zijn graag bereid ons rapport nader toe te lichten. Hoogachtend, B.V.
Deloitte. Bijlage 1 1 bij accountantsverslag d.d. 29 juni 2011 PSi 1-189/dt -
Tabel met samenvatting adviezen nit de interim-controle 2010
Proces/Iost
Beiiiding
Personeel
Voordat de salarissen worden uitbetaald vindt er geen interne (preventieve) controle plaats op eenjuiste en volledige verwerking van de salarismutaties in de salarisadministratie door het externe salarisverwerkingsbureau Driessen. Deze interne controle vindt pas plaats na de uitbetaling van de salarissen.
Personeel
Er vindt geen interne controle plaats uit op dejuiste toepassing van de gehanteerde percentages voor pensioenen en werkgeverslasten door het externe salarisverwerkingsbureau Driessen.
Risico
Advies
Opvolging
Het risico is dat eventuele onjuistheden/ onvolledigheden niet tijdig kunnen worden ontdekt met als gevoig onjuiste en/of onvolledige salarisbetalingen aan de personeelsieden.
Wij adviseren deze interne controle te laten plaatsvinden vóórdat de salarissen daadwerkelijk worden uitbetaald.
Dit advies heeft u in 2010 opgevolgd.
Het risico is dat onjuist gehanteerde percentages voor pensioenen en werkgeverslasten door het externe salarisverwerkings bureau Driessen niet (tijdig) worden ontdekt, met als gevoig onjuiste inhoudingen wat kan leiden tot naheffingen en boetes.
Wij adviseren om vast te stellen dat Driessen de juiste percentages hanteert voor de inhouding van pensioen- en sociale verzekeringspremies. Wij adviseren u deze interne controle periodiek uit te voeren en zichtbaar vast te leggen.
Idem in 2010. Dit advies is nog niet afgewikkeld.
Deloitte. Bijiage 1 2 bij accountantsverslag d.d. 29 juni 2011 PS11-189/dt -
Kosten/inkopen
Volgens het ‘Besluit aanwijzing budgethouders Holland Rijnland’ worden contracten (aankoop van producten en diensten, huurcontracten etc.) > € 10.000 aangegaan/bestellingen eerst geplaatst nadat minimaal 2
schriftelijke offertes bij verschillende leveranciers zij n gevraagd. Alleen met een voldoende motivatie en met instemming van de secretaris bij contracten tot € 50.000 en bij hogere bedragen met instemming van het dagelijks bestuur kan hiervan worden afgeweken. De budgethouder dient vast te leggen bij welke leveranciers hij/zij offerte heeft gevraagd. De ontvangen offertes worden door de budgethouder systematisch gearchiveerd en de motivering van de uiteindelijke keuze van de leverancier wordt door de budgethouder aangetekend. In de praktijk wordt bovenstaande procedure niet nageleefd en/of is het niet vast te stellen dat deze procedure daadwerkelijk is gevolgd, doordat offertes niet systematisch worden gearchiveerd c.q. bewaard en/of de genoemde instemming van de secretaris of DB niet is verkregen c.q. vastgelegd.
Bestellingen/contracten tegen niet marktconforme condities (laagste prijs / beste kwaliteit).
Wij adviseren om de opgevraagde offertes te archiveren, de naleving van de offerteprocedure intern te toetsen en bij afwij king van de procedure de toestemming van de secretaris en/of het dagelijks bestuur te documenteren voor de interne en de externe controle.
Uw organisatie heeft met
betrekking tot dit punt vooruitgang geboekt. Wij zien graag dat u deze vooruitgang in 2011 doorzet. Dit advies is nog niet afgewikkeld.
Deloitte. Bijiage 1 3 bij accountantsverslag d.d. 29 juni 2011 PS11-189/dt -
Kosten/inkopen
Volgens het ‘Besluit aanwijzing budgethouders Holland Rijnland’ dienen contracten/bestell ingen welke het bedrag van € 50.000 te boven gaan te worden geaccordeerd door het DB en met volmacht door de voorzitter te worden ondertekend. In een aantal gevallen hebben wij bij contracten > € 50.000 geconstateerd dat het contract niet expliciet door het DB is geautoriseerd maar door de secretaris of door het hoofd Middelen, Beheer en Control. NB: De contracten zijn wel in het DB behandeld, echter ondertekend door de secretaris of diens plaatsvervanger in plaats van door de voorzitter met volmacht.
De ondertekening van het contractl de opdrachtbevestiging heeft niet op het vereiste niveau plaatsgevonden.
Wij adviseren om de afgesproken autorisatieprocedure na te leven of om te overwegen om de budgethoudersregeling (v.w.b. ondertekening contracten boven de € 50.000) hierop aan te passen (bijv. secretaris ondertekent namens het DB het contract).
Dit advies is nog niet afgewikkeld.
Kosten/inkopen
Volgens artikel 8 van het ‘Besluit Regeling budgethouders Holland Rijnland’ dient de budgethouder de op zijn budget betrekking hebbende verplichtingen zodanig vast te leggen dat de actuele stand van de reeds aangegane verplichtingen ten opzichte van het totale toegekende budget aismede de voortgang van het project zichtbaar is.
De aangegane verplichtingen zijn onvolledig verantwoord in de financiële administratie, Marap(s) en de jaarrekening.
Wij adviseren te overwegen om een verplichtingenadministra tie te implementeren binnen Holland Rijnland.
Dit advies is nog niet afgewikkeld.
Er is geen verplichtingenadministratie binnen Holland Rijnland.
Deloitte. Bijiage 1 4 bij accountantsverslag d.d. 29 juni 2011 PS11-189/dt -
Kosten/inkopen
De offertes, opdrachtverstrekkingen, bestel- en ontvangstdocumenten worden onvoldoende vastgelegd/bewaard. Door het ontbreken van deze documenten kan de afdeling financiën onvoldoende interne controle op dejuiste factuurbehandeling uitvoeren. Dit betreft met name of de budgethouder terecht heeft vastgesteld dat de factuur aansluit op de bestelling of opdracht en dat de gefactureerde levering of dienst daadwerkelijk door de leverancier is verricht.
Factuurbetalingen waarvoor onvoldoende prestaties door de leverancier zijn geleverd en/of waarbij een onjuiste prijs in rekening is gebracht.
Wij adviseren U het zichtbaar autoriseren van inkoop-/ investeringsfacturen voor prestatielevering (kwantiteit & kwaliteit) en het daarbij documenteren van offertes, opdrachtverstrekkingen, bestel- en ontvangstbewijzen, zodat de afdeling Financiën interne controle op de juiste factuurbehandeling kan uitvoeren, met name of de budgethouder terecht heeft vastgesteld dat de factuur aansluit op de bestelling of opdracht en dat de gefactureerde levering of dienst daadwerkelijk door de leverancier is verricht.
Uw organisatie heeft met betrekking tot dit punt vooruitgang geboekt. Wij zien graag dat u deze vooruitgang in 2011 doorzet. Dit advies is nog niet afgewikkeld.
Wij adviseren de processen van Holland Rijnland te beschrijven c.q. te actualiseren.
Dit adviespunt is in 2010 opgepakt en in het eerste kwartaal van 201 1 afgerond.
Wij adviseren het extracomptabele subsidieregister tussentijds (gedurende boekjaar) bij te werken aan de hand van de ontvangen subsidiebeschikkingen en vervolgens de aansluiting vast te stellen met de financiële administratie.
Dit advies heeft u in 2010 opgevolgd.
Procesbeschrijvingenl Handboek AO
Er zijn binnen Holland Rijnland geen actuele en/of toereikende procesbeschrijvingen aanwezig. De primaire processen zijn niet beschreven c.q. zijn niet actueel. Het handboek AO is niet op orde.
De ‘checks & balances’ binnen de processen zijn onvoldoende duidelijk.
Subsidieopbrengsten
Ret extracomptabele subsidieregister is gedurende het boekjaar nog niet bijgewerkt.
Risico op onvolledige verantwoording van de subsidie-opbrengsten 2009 in de financiële administratie en
Deloitte. Bijiage 2 bij accountantsverslag d.d. 29 juni 2011 PS11-189/dt
Sisa-foutentabel 2010 Op grond van het BAPG, artikel 5, lid 4, rapporteren wij over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2010 vallen onder SiSa. Wij doen dit in de onderstaande tabel, die ook moet worden opgenomen als er geen fouten of onzekerheden zijn geconstateerd. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door het dagelijks bestuur opgemaakte SiSa-bijlage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2010. Hierbij zijn de volgende financiële fouten of onzekerheden geconstateerd:
Spedlieke uitkering
Lout of onzekerheid
Finaiiciële onivang in euro’s
Ioelichting lout I onzekerheid
Wet Educatie Beroepsonderwijs (WEB) niet G-3 1 (Regeling D6)
Geen.
0
De verantwoording van de indicatoren van de SiSa-regeling Educatie (D6) vindt over het helejaar 2010 bij GR Samenwerkingsorgaan Holland Rijnland plaats. Dit is afgestemd met Het Rijnstreekberaad. De met de ROCs afgesloten productovereenkomsten 2010 en de daarmee samenhangende lasten 2010 zijn immers niet uit te splitsen in het eerste kwartaal 2010 (onder de verantwoordelijkheid van Het Rijnstreekberaad) en in het tweede tot en met vierde kwartaal 2010 (onder verantwoordelijkheid van Holland Ri inland).
Brede doeluitkering verkeer en vervoer SiSa tussen medeoverheden (Regeling_E27B)
Geen.
0
N.v.t.
Wet Participatiebudget (WPB) SiSa tussen medeoverheden (Regeling_G5B)
Geen.
0
N.v.t.
