D e I 0 tte.
Deloitte Accountants B.V. Kroonpark 10 6831 GVArnhem Postbus 30265 6803 AG Am hem Tel: (088) 2882888 Fax: (088) 2889777 wwwdeloitte.nI
Provincie Gelderland Accountantsverslag voor het boekjaar eindigend op 31 december 2010 15 niaart 2011
Op alle opdrachten verricht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants By, is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te Rotterdam onder nummer 24362853.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu
Deloitte.
Deloitte Accountants B.V. Kroonpark 10 6831 GVArnhem Postbus 30265 6803 AG Am hem Tel: (088) 2882888 Fax: (088) 2889777 www.deloitte.nl
De leden van Provinciale Staten van de provincie Gelderland Posthus 9090 6800 GX ARNHEM
Datum
Behandeld door
15 maart 2011
drs. A. van Doesburg RA 31 12688500/lOO4l4raplOrj
Onderwemp
Ons kenmerk
Uw kenmerk
Accountantsverslag van de provincie Gelderland voor het boekjaar eindigend op 31 december 2010 Geachte Statenleden, Wij hebben de j aarrekening 2010 van de provincie Gelderland, opgesteld onder verant woordelijkheid van Gedeputeerde Staten, gecontroleerd. Hierbij ontvangt u ons accountantsverslag over het boekjaar 2010 met daarin opgenomen onze belangrijkste bevindingen. Dit accountantsverslag hopen wij op korte termijn met u te bespreken. Bij die gelegenheid beantwoorden wij ook graag uw eventuele vragen. Hoogachtend, Deloitte Accountants B.V
—-.---
A. Elsenaar RE RA
Op alle opdrachten verrlcht door Deloitte zijn de ‘Algemene Voorwaarden Dienstverlening Deloitte Nederland, november 2010’ gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel onder nummer 24362837 van toepassing. Deloitte Accountants By. is ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel te D,*c,,.,-4.-,-.
Member of Deloitte Touche Tohmatsu
Deloitte. Blad 3 van 19
Inhoud 1
2
3
Inleiding
4
1.1 1.2 1.3 1.4
4 5 5 5
De opdracht die u ons hebt verstrekt Borging onathankelijkheid Automatische gegevensverwerking Frauderisico
Uw vermogen en resultaat
6
2.1
6
Algemeen
Controlebevindingen jaarrekening 2010 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7
Goedkeurende controleverklaring Opbrengsten aandelen NUON Pensioenen Gedeputeerden Transitoria Claim Vitesse Investering Landelijk Gebied (ILG) Single information Single audit (SiSa) 3.7.1 Ontwikkelingen 3.7.2 Fouten en onzekerheden SiSa
8 8 8 9 9 10 10 10 10 10
4
Vragen Afstemmingsoverleg
11
5
Administratieve organisatie en interne beheersing 2010
15
5.1 5.2
6
Algemeen Managementsamenvatting
Begrotingsrechtmatigheid
15 16
19
Deloitte. Blad4 van 19
1
Inleiding
1.1
De opdracht die u ons hebt verstrekt
Binnen het kader van een meerjarige overeenkomst tussen uw provincie en Deloitte Accountants B .V. tot het controleren van uw j aarrekening worden elk j aar de onderlinge afspraken formeel bevestigd door middel van een opdrachtbevestiging. Met de opdrachtbevestiging van 2010 heeft u ons op meer gedetailleerde wijze opdracht gegeven tot het controleren van de jaarrekening 2010.
Gezamenlijke risicoanalyse als basis Onze controle start met het maken van een analyse van de risico’ s waar u als provincie mee te maken heeft. Deze risicoanalyse zien wij als een gezamenlijke actie van ons controleteam en ver tegenwoordigers van uw provincie (bestuur en management) en maakt deel uit van ons pre-audit gesprek. Het doel hiervan is op basis van gezamenlijke kennis van uw organisatie en uw omge ving en branche tot een zo volledig en bruikbaar mogelijke risicoanalyse te komen, die als basis voor verdere controlewerkzaamheden zal dienen. Het gaat hierbij om de externe risico’ s en de risico’s in de bedrijfsvoering. Bij deze inventarisatie ligt de focus op de risico’s in de voor de jaarrekening relevante processen. De uitkomsten van deze processen dienen te resulteren in ver antwoorde transacties in de jaarrekening. Onze risicoanalyse en daarop gebaseerde controleaanpak richten zich niet uitsluitend op de jaar rekening zeif, maar ook op het systeem van interne beheersing. Hoe beter dat systeem functio neert, hoe meer zekerheid er bestaat dat betrouwbare informatie wordt opgeleverd, zowel tussen tijds als bij de jaarverantwoording. Omdat deze interne beheersing het gehele jaar goed dient te functioneren, hoeven wij met de aanvang van onze controle niet te wachten totdat de jaarrekening gereed is. Onze controle vindt daarom voor een belangrijk deel reeds in de tweede heift van het boekj aar plaats. Wij onderzoeken tij dens de interim-controle de proces- en programmarisico’ s, om te bepalen of hierin voldoende beheersmaatregelen (de AO/IC) zijn getroffen. Het product van deze fase van de controle is een managementletter met daarin, wanneer dit aan de orde is, opge nomen verbeterpunten ter verdere optimalisatie van de inteme beheersing. De managementletter is aan de algemeen directeur aangeboden. Een bestuurlijke samenvatting daarvan hebben wij in dit rapport opgenomen. B ij de j aarrekeningcontrole stellen wij vast of de j aarrekening is opgesteld volgens de geldende verslaggevingsvoorschriften (het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten, hierna: BBV), of de door u opgestelde jaarrekening een getrouw beeld geeft en of de baten en lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Ook stellen wij vast dat de posten in de jaarrekening adequaat zijn toegelicht. Onze controle houdt niet in dat wij alle posten contro leren. Onze aanpak heeft als doel om belangrijke onjuistheden en/of onrechtmatigheden te ont dekken, rekening houdend met de materialiteitsgrenzen zoals vastgelegd in het Besluit accoun tantscontrole decentrale overheden.
Deloitte. Blad5 van 19
Dc producten van de jaarrekeningcontrole zijn de controleverkiaring bij de jaarrekening en dit voorliggende accountantsverslag.
1.2
Borging onathankelijkheid
De voorschriften in het kader van onafhankelijkheid zijn binnen de beroepsorganisatie van regis teraccountants (de NBA) opgenomen in de “Nadere Voorschriften inzake onathankelijkheid van de openbaar accountant” (hierna: NVO) en vormen een belangrijk onderdeel van het ‘nor menkader’ waaraan een accountant moet voldoen. De naleving van de NVO is binnen de organi satie van Deloitte ingebed. Op basis van onze toetsing aan het ‘normenkader’ en waar nodig aanvullend getroffen maatrege len concluderen wij dat onze onafhankelijkheid als certificerend accountant bij de provincie Gelderland in 2010 voldoende is gewaarborgd.
1.3
Automatische gegevensverwerking
Het is gebruikelijk dat wij melding maken van de bij de controle van dejaarrekening gedane bevindingen met betrekking tot de betrouwbaarheid en continuIteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze jaarrekeningcontrole is gericht op het geven van een oordeel omtrent de jaarrekening zelf en is niet primair gericht op het doen van uitspraken omtrent betrouwbaarheid en continulteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking als geheel of van onderdelen daarvan. Onze bevindingen daaromtrent raken dan ook slechts die onderdelen die wij onderzocht hebben, hetgeen wil zeggen dat wij ter zake geen volledigheid pretenderen. Hiervoor zou een specifiek daarop gericht onderzoek noodzakelijk zijn. Bij onze controle in het kader van dejaarrekeningcontrole 2010 hebben wij geen nadere bijzonderheden geconstateerd die voor rapportering in aanmerking komen. Wij kunnen voor onze jaarrekeningcontrole steunen op de maatregelen van interne controle rondom en in de geautomatiseerde systemen.
1.4
Frauderisico
Van de accountant wordt op grond van de regels van de beroepsorganisatie (NBA) een profes sioneel-kritische houding verwacht ten aanzien van afwijkingen van materieel belang als gevoig van fraude in de jaarrekening. Ter invulling van deze professioneel-kritische houding zal de accountant een inschatting moeten maken van de frauderisico’ s, zich een beeld moeten vormen van de maatregelen van interne beheersing die de organisatie heeft getroffen om mogelijke fraudes van materieel belang te voorkomen en te bezien of deze maatregelen effectief zijn. Wanneer sprake is van een aanwijzing voor fraude, dan zal de accountant dit moeten communi ceren met, athankelijk van de aard van de fraude, de direct leidinggevende, Gedeputeerde Staten
Deloitte. Blad6 van 19
en, in sommige gevallen (fraude in de top van de organisatie) en wanneer onvoldoende herstelwerkzaamheden worden ondernomen, Provinciale staten. Om invulling te geven aan de eerdergenoemde verplichting hebben wij een fraudediscussie gevoerd binnen het controleteam en met het management van uw provincie, waarbij wij de nadruk hebben gelegd op de eventuele mogelijkheden van materiële onjuistheden als gevoig van fraude in de jaarstukken. Van het College van Gedeputeerde Staten hebben wij de bevestiging ontvangen dat er geen onregelmatigheden zijn geconstateerd. Daarnaast hebben wij conform onze beroepsregels zelfstandig werkzaamheden uitgevoerd die erop waren gericht om het risico van het “omzeilen” van de interne beheersingsmaatregelen door het management te detecteren. Tevens hebben wij specifieke controles uitgevoerd op memoriaal boekingen en schattingen en zijn wij alert geweest op significante en ongebruikelijke transacties. Geen aanwijzingen dat er sprake is geweest van materiële fraude Hoewel wij, zoals hiervoor beschreven, een kritische houding hebben ten opzichte van risico’ s van fraude in de jaarrekening, merken wij op dat onze controle niet specifiek gericht is op het ontdekken van fraude. Tijdens de uitvoering van onze controle van dejaarrekening 2010 hebben wij geen aanwijzingen verkregen dat er sprake is geweest van fraude.
2
Uw vermogen en resultaat
In de volgende paragrafen geven wij onze analyse van het resultaat en het vermogen van uw provincie. 2.1
Algemeen
In het BBV, de verslaggevingsregels van provincies en gemeenten, wordt een duidelijk onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Alle baten en lasten dienen via de programmarekening te lopen. Er mogen geen baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen worden gemuteerd. De mutaties in het eigen vermogen vinden plaats door middel van de resultaatbestemming. Het resultaat vóór bestemming bedraagt € 81,4 miljoen voordelig. Per saldo is tussentijds reeds € 18,6 miljoen aan de reserves onttrokken, zodat het uiteindelijke nog te bestemmen jaarresultaat € 100,0 miljoen voordelig bedraagt. Dit bedrag is afzonderlijk vermeld onder het eigen vermogen in de balans. In het hierna volgende overzicht hebben wij de mutaties in de reserves schematisch weergegeven (x € 1.000):
Deloitte Blad7 van 19
Oiitwikkeling Iigcii
Verniogen
Stand van de reserves per 1 januari
2008
2009
2010
€ 542.702
€ 650.448
€ 4.886.326
Tussentijdse resultaatbestemming tijdens boekjaar
€ 84.682
€ 4.230.791
€ -18.555
Nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening
€ 23 .065
€ 5.085
€ 100.009
Totaal (=resultaat vóór bestemming)
€ 107.747
4.235.876
€ 8 1.454
Stand per 31 december
€650.448
€4.886.326
€4.967.781
Zoals uit dit overzicht blijkt zijn de reserves van uw provincie in 2010 met een bedrag van ruim € 81 miljoen toegenomen, inclusief het nog te bestemmen resultaat na bestemming. De omvang van uw reserves bedraagt ultimo 2010 90% van het balanstotaal (2008: 50.2% van het balanstotaal). In het nog te bestemmen resultaat bij jaarrekening ad € 100 miljoen is de Escrow (een garantiebedrag voor de koper van de aandelen ter afdekking van resterende risico’ s die voor rekening van de verkopers komen) opgenomen die in 2010 door Vattenfal is betaald. In de begroting 2010 was opgenomen dat dit bedrag in een voorziening zou worden gestort. Begin 2011 heeft de Commissie BBV bepaald dat de Escrow’s als gerealiseerd kunnen worden beschouwd en dat derhalve het vormen van een voorziening niet aan de orde is. Aan Provinciale Staten zal worden voorgesteld dit bedrag toe te voegen aan de Reserve Stamkapitaal. De algemene reserve heeft ultimo 2010 een omvang van circa € 8 miljoen. In de Voorj aarsnota 2010 hebben de Staten de omvang van de algemene reserve vastgesteld op € 16,1 miljoen. Deze omvang is afgestemd op de door uw provincie gekwantificeerde risico’s. Zoals in dejaarrekening is toegelicht zal vanuit hetjaarrekeningresultaat 2010 € 4,4 miljoen aan de algemene reserve worden toegevoegd en is in de begroting 2011 een dotatie opgenomen van € 5 miljoen. In de Voorjaarsnota 2011 zal de stand van de algemene reserve opnieuw geactualiseerd worden. In de paragraaf Weerstandsvermogen van de jaarrekening worden de belangrijkste risico’s die uw provincie loopt nader beschreven. Tevens wordt bij elk risico de geschatte kans op voordoen en het financiële gevoig aangegeven. Om de paragraaf Weerstandsvermogen aan waarde te laten winnen adviseren wij u een financiële recapitulatie te maken van de risico’s en dit bedrag te relateren aan de beschikbare weerstandscapaciteit. Hiermee wordt in édn oogopslag duidelijk hoe de risico’ s zich verhouden tot het weerstandsvermogen.
Deloitte. Blad 8 van 19
Voor een meer uitgebreide analyse van het rekeningresultaat over het j aar 2010 verwij zen wij naar de toelichting op de programmarekening en het overzicht van incidentele baten en lasten dat is opgenomen in deze toelichting.
3
Controlebevindingen jaarrekening 2010
3.1
Goedkeurende controleverkiaring
Bij dejaarrekening 2010 van uw provincie zullen wij een goedkeurende controleverkiaring (accountantsverklaring) met datum 29 maart 2011 verstrekken, als: •
•
Gedeputeerde Staten op 29 maart instemmen met de huidige en door ons gecontroleerde jaarrekening (er zullen waarschijnlijk nog wel enkele tekstuele wijzigingen komen in de programmaverantwoording, die zullen naar verwachting niet relevant zijn voor ons oordeel bij de jaarrekening), en Onze reviewwerkzaamheden van de controleverkiaring van DLG inzake de ILG verantwoording geen materiële bevindingen opleveren
In dit hoofdstuk rapporteren wij u de belangrijkste bevindingen ten aanzien van de jaarrekening 2010. Hierbij dient bedacht te worden dat uit onze controle enkele fouten zijn gekomen. Dit betreft zowel financiële fouten als verslaggevingsfouten. Uw provincie heeft alle door ons geconstateerde fouten gecorrigeerd in de jaarrekening.
3.2
Opbrengsten aandelen NUON
Zoals bekend zijn in 2009 de aandelen die uw provincie in energiebedrijf NUON hield, verkocht aan Vattenfal. De opbrengst van de aandelen is, conform de uitspraken van de Commissie BBV, in zijn geheel als bate in de jaarrekening 2009 verantwoord. In 2009 is € 2.002 miljoen door Vattenfal betaald, in dejaren 2011, 2013 en 2015 zal respectievelijk €660 miljoen, €660 miljoen en €925 miljoen door Vattenfal betaald worden. Deze laatste bedragen zijn als vordering in de jaarrekening opgenomen. In ons rapport van bevindingen bij de j aarrekening 2009 van uw provincie hebben wij enkele aanbevelingen gedaan ten aanzien van de interne beheersing van de NUON-gelden. Aangezien het Afstemmingsoverleg van Provinciale Staten hier ook vragen over heeft gesteld, gaan wij hier in hoofdstuk 4 van dit rapport (Vragen Afstemmingsoverleg) nader op in. Zoals in de treasuryparagraaf van de jaarrekening is toegelicht is medio 2010 de rating van Spanje als land gedaald van AAA naar AA. Daarmee voldoen de Spaanse obligaties niet (meer) aan de provinciale restricties. Verkoop wordt door de Wet Ruddo niet verplicht gesteld. Het college heeft besloten over te gaan tot de verkoop van deze obligaties bij een koerswinst voor de provincie en trekt daarvoor eenjaar uit. Ultimo 2010 is 40% van deze obligaties verkocht. Voor de resterende obligaties (met een nominale waarde van € 151 miljoen) zal dit voorj aar bezien worden op welke wijze tot verkoop kan worden overgegaan.
Deloitte. Blad 9 van 19
Pensioenen Gedeputeerden
3.3
In 2006 heeft de Commissie Dijkstal geadviseerd te streven naar onderbrenging van de Algemene Pensioenwet Politieke Ambtsdragers (APPA) bij het ABP. De vraag of de aansluiting bij ABP voor de toekomst gepaard moest gaan met de overdracht van de in het verleden opgebouwde pensioenaanspraken heeft de commissie niet beantwoord. Hiervan waren de financiële gevolgen destijds nog ongewis. Tot uitvoering van het advies van de Commissie Dijkstal is het nog niet gekomen. Eerder werd nog gezegd dat de overdracht in 2012 zou plaatsvinden, maar dit wordt steeds onzekerder. Het is onduidelijk of het advies van de Commissie Dijkstal nog wel een vervoig krijgt. Omdat de pensioenuitkeringen bij uw provincie over een periode van drie jaar jaarlijks ongeveer gelijk zijn staat het BBV het vormen van een voorziening niet toe. Uw jaarlijkse pensioenlast bedraagt circa € 350.000 en wordt als last in de progranunarekening verantwoord. Wij merken in dit verband op dat als een (incidentele) verhoging van de jaarlijkse pensioenuitkering het jaarlijkse gelijkmatige karakter verstoort, er een voorziening gevormd dient te worden. Hoewel de omvang van de betreffende verplichting niet gekwantificeerd is, zal dit om meerdere miljoenen euro’s gaan. Wij merken nog op dat in de reserve Bestuurlijke Verplichtingen een bedrag van € 7,0 miljoen is geoormerkt voor deze verplichtingen.
3.4
Transitoria
Vorig jaar hebben wij u gerapporteerd dat de beheersing van de tussenrekeningen ten aanzien van nog te besteden subsidies verbeterd kan worden. Wij hebben geconstateerd dat er in 2010 verbeteringen zijn opgetreden. Vanuit onze controle op de j aarrekening 2010 constateren wij het volgende: •
• • •
Door de invoering van het stelsel van baten en lasten voor de SiSa-bijiage is de aansluiting tussen de balansposities nog te besteden subsidiegelden en de SiSa-bijlage helder. Dit draagt bij aan de eenduidigheid en de helderheid van uw jaarrekening. Wij hebben onder de overlopende subsidieverplichtingen geen oude of vervallen verplichtingen aangetroffen. Het overzicht met subsidieverplichtingen in de jaarrekening is rekenkundig juist. De balanspost nog te vorderen Europese subsidies zal door de invoering van de nieuwe verwerkingssystematiek voor meerj arige subsidies in de komende j aren kleiner en overzichtelijker worden. De post sluit goed aan bij de reviews van de betaalautoriteit en is inzichtelijk.
De kwaliteit van de beheersing van de tussenrekeningen is goed en leidt niet tot nadere opmerkingen.
Deloitte. Blad 10 van 19
3.5
Claim Vitesse
Medio 2010 heeft de Hoge Raad arrest gewezen in het geschil tussen Vitesse c.s. en de provincie Gelderland. De Hoge Raad heeft bepaald dat de provincie aansprakelijk is voor eventuele schade van Vitesse c.s. De Hoge Raad laat zich niet uit over de hoogte van de schade. Provinciale Staten zijn middels een Statennotitie geInformeerd over de stand van zaken. Op 27 augustus 2010 heeft Vitesse c.s. een schadeclaim bij de provincie ingediend van € 27,3 miljoen. De betrokken juristen hebben aangegeven dat Vitesse c.s. bij de claim niet duidelijk maken dat de geclaimde schadeposten het gevoig zijn van het verzuim door de provincie. Om deze reden heeft het College van Gedeputeerde Staten de claim afgewezen. Daarom is in dejaarrekening geen voorziening voor risico’s en verliezen opgenomen. Wij merken nog op dat als de omvang van de schade redelijkerwijs bepaald kan worden dit als voorziening in de toekomstige jaarrekening(en) dient te worden opgenomen.
3.6
Investering Landelijk Gebied (ILG)
Op de balans is een post van € 65 miljoen opgenomen inzake nog door te leveren gronden aan DLG-BBL. Deze gronden zijn aangekocht in het kader van het ILG-programina. Recentelijk is duidelijk geworden dat er op landelijk (en provinciaal) niveau sprake is van een tekort op het ILG-programma. Gronden die niet noodzakelijk zijn voor het behalen van de doelstellingen van het programma zullen doorverkocht worden. De provincie inventariseert momenteel welke gronden dit betreft. Ons is meegedeeld dat de meeste gronden zijn aangekocht tegen landbouwwaarde en bij verkoop ook tegen landbouwwaarde te koop zullen worden aangeboden. De mogelijkheid is echter aanwezig dat overtollige gronden niet (meteen) verkocht kunnen worden of dat gronden vanwege de economische recessie niet tegen boekwaarde verkocht kunnen worden. De omvang van dit risico is op dit moment niet in te schatten omdat nog niet bekend is om welke percelen (ligging) of aantal m2 het gaat.
3.7
Single information Single audit (SiSa)
3.7.1 Ontwikkelingen De procedure die uw provincie moet naleven bij de aanlevering van de bestanden aan het CBS is niet wezenlijk gewijzigd. Uw provincie dient in een vast, voorgeschreven stramien een zevental documenten aan het CBS te leveren.
3.7.2 Fouten en onzekerheden S1Sa Op grond van het Besluit accountantscontrole decentrale overheden, artikel 5, lid 4, rapporteren wij in dit rapport over de fouten en onzekerheden van de specifieke uitkeringen die in 2010 vallen
Deloitte. Blad 11 van 19
onder SiSa. Wij doen dit middels een tabel, die ook moet worden opgenomen ook als er geen fouten of onzekerheden geconstateerd zijn. Wij hebben de controle op deze regelingen uitgevoerd op basis van de door u opgemaakte SiSa-bijiage en de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2010. Hierbij zijn geen financiële fouten of onzekerheden geconstateerd:
E5 E9 ElO Eli E25
E27 E28 F15 H8
Investeringsbudget stedelijke vernieuwing (ISV) Verzameluitkering VROM Programma Externe Veiligheid (EV) Tijdelijke Subsidieregeling Innovatieprogramma Mooi Nederland Nationaal Samenwerkingsprogramma Luchtkwaliteit (NSL) Beleidsregeling Subsidies Budget Investeringen Ruimtelijke Kwaliteit (BIRK) Brede Doeluitkering verkeer en vervoer Regionale Mobiliteitsfondsen Leren voor Duurzame Ontwikkeling (LvDO) Doeluitkering Jeugdzorg (Bureau Jeugdzorg + Zorgkosten Jeugdzorg)
Geen Geen Geen
0 0 0
Nvt Nvt Nvt
Geen
0
Nvt
Geen
0
Nvt
Geen Geen Geen
0 0 0
Nvt Nvt Nvt
Geen
0
Nvt
Op basis van de uitgevoerde controlewerkzaamheden hebben wij vastgesteld dat de overige rege lingen geen fouten of onzekerheden bevatten.
4
Vragen Afstemmingsoverleg
In het afstemmingsoverleg heeft u ons een aantal onderwerpen meegegeven waar u nadere aandacht voor vraagt van de accountant. Wij behandelen deze vragen onderstaand. Traverse Dieren Vraag: Kan Deloitte in het kader van de interim-controle voor Traverse Dieren de volgende werkzaamheden uitvoeren: 1. Hoe is het project Hart voor Dieren ingebed in de interne beheersing van de provincie? 2. Zijn er voor dit project, naast de normale maatregelen, specifleke maatregelen van Interne Beheersing getroffen? 3. Op welke wijze is de informatievoorziening georganiseerd?
Deloitte. Blad 12 van 19
Het project Hart van Dieren is gestaakt en heeft een doorstart gemaakt in het project Traverse Dieren. Wij hebben ten aanzien van dit project de volgende documenten beoordeeld: • • • • •
Risicoanalyse d.d. 2 september 2009; Projectplan Traverse Dieren d.d. 21 september 2010; Budgetbewakingsoverzicht per 31 december 2010; Overzicht verworven gronden Dieren per 31 december 2010; Waardering objecten Hart van Dieren 2008/2009.
Dit project loopt in diverse vormen a! meerdere jaren en geniet een bijzondere politieke aandacht. Mede om deze reden is het van belang dat het project goed beheerst wordt en dat er sprake is van voldoende beheersingsmaatregelen om alle risico’s te borgen. Op basis van de aan ons ter beschikking gestelde documenten blijkt dat in opzet maatregelen zijn getroffen om deze projectbeheersing te garanderen. Wij hebben geen nader onderzoek gedaan naar de werking van deze maatregelen. Op basis van onze beoordeling en een interview met de projectleider en de projectcontroller voor het project maken wij de volgende nadere opmerkingen: —
—
•
Het project bevindt zich in de voorbereidingsfase. Voor deze fase is geen intentie overeenkomst met de gemeente Rheden afgesloten. Zolang geen Tracékeuze is gemaakt door Gedeputeerde Staten wordt geen nadere overeenkomst opgesteld.
•
De provincie heeft voor de gemeente Rheden de aanschaf van panden en gronden gefinancierd. De panden zijn het (juridisch) eigendom van de gemeente Rheden. Er is voor circa € 10 miljoen aangeschaft en van deze objecten is een kadastraal overzicht aanwezig. Met de gemeente zijn nog geen afspraken gemaakt over de verdeling tussen gemeente en provincie van eventuele verkoopwinsten van gronden die niet nodig zijn voor het project. Naar ons is meegedeeld kan dit pas nadat er een Tracékeuze is gemaakt.
•
Het budgetoverzicht bevat nog niet de uitbreiding van het budget die maart 2010 is toegekend. Het budgetoverzicht wordt op dit moment gewijzigd vanwege deze uitbreiding en de daadwerkelijke start van de MER-procedure.
•
De kwaliteit van het budgetoverzicht is athankelijk van het inzicht dat de projectcontroller heeft op het aangaan van verplichtingen, zowel waarvoor nog geen factuur is ontvangen als voor het nog af te dragen gedeelte. Immers, alleen zo kan worden bewaakt welk dee! van het budget is vastgelegd (wij verwijzen u in dit kader ook naar de inventarisatie van verplichtingen in het kader van het ILG-programma) en wat er voor de resterende projectduur nodig is. Omdat uw organisatie verplichtingen nog niet geautomatiseerd vastlegt is de aanlevering van informatie over verplichtingen een handmatig proces. Hierdoor is het mogelijk dat informatie niet of niet tijdig wordt aangeleverd aan de projectcontroller.
Deloitte. Blad 13 van 19
•
De risicoanalyse wordt in de zomer van 2011 opnieuw uitgevoerd met het oog op de uitvoeringsfase.
Registratie van externe inhuur Vraag: Deloitte voert de controle van de aanbestedingen op concernniveau uit. Daar zou dus een Europese aanbesteding van inhuur derden bij kunnen zitten. Deloitte zal de selectie van de te controleren aanbestedingen zo sturen dat er 2 Europese aanbestedingen in de selectie zzjn opgenomen die betrekking hebben op externe inhuur (als dat uberhaupt is voorgekomen). Als die er niet is/zijn zal Deloitte nagaan waarom dat niet is gebeurd. Verder zal Deloitte nagaan of de provincie een compleet overzicht heeft van alle uren van derden die worden ingehuurd en of intern een relatie wordt gelegd tussen de vacatures en de inhuur derden. De controle van de aanbestedingen voeren wij op concemniveau uit. Wij hebben met u afgesproken dat wij in onze selectie van de te controleren aanbestedingen twee Europese aanbestedingen zouden opnemen die betrekking hebben op externe inhuur (als die situatie zich heeft voorgedaan). Als er geen sprake is van aanbestedingen bij inhuur zouden we nagaan waarom dat niet is gebeurd. Verder hebben wij met u afgesproken dat wij zouden nagaan of de organisatie een compleet overzicht heeft van alle uren van derden die worden ingehuurd en voorts nagaan of intern een relatie wordt gelegd tussen de vacatures en de inhuur derden. De afdeling inkoop heeft een overzicht van de inhuur van derden dat periodiek aan Gedeputeerde Staten beschikbaar wordt gesteld. Intern wordt tevens een lijst bijgehouden van vacatures. Dit overzicht wordt bijgehouden door P&O. De coordinator persoonlijke mobiliteit beoordeelt of voor externe inhuur autorisatie van de directie is verkregen; tevens bewaakt deze functionaris het overzicht met vacatures. Wij hebben bij onze controle van de aanbestedingen 2 Europese aanbestedingen van inhuur van externen beoordeeld. Wij hebben hierbij geen bijzonderheden geconstateerd. De juiste aanbestedingsvorm is gekozen. Voor drie gevallen van inhuur van externen hebben wij beoordeeld of hierbij het afwegingskader gehanteerd is voordat de vacature werd vrijgegeven. Dit is voor alle vacatures het geval geweest. Provinciale organisatie rondom vermogensbeheer Vraag: Deloitte zal de volgende invaishoeken met betrekking tot vermogensbeheer in de interim controle betrekken: • • • • •
Beheersen van definanciele risico ‘s (jaarlijkse controle accountant van het risicoregister). Zzjn defuncties bij de treasury-organisatie goed gescheiden. Hoe 1open de contacten met onze specialisten. Zijn alle middelen goed belegd conform afspraken met de Staten? Is de Europese aanbesteding van het vermogensbeheer goed verlopen?
Deloitte. Blad 14 van 19
Gedeputeerde Staten hebben vorig jaar kaders gesteld waarbinnen de NUON-gelden dienen te worden beheerd. Deze kaders zijn stringenter dan de Wet Fido respectievelijk Ruddo voorschrijven. Zoals bekend is per 1 december 2010 bet vermogensbeheer, na een Europese aanbesteding, overgaan van BNG Vermogensbeheer naar ING Asset Management BV. Uiteraard wordt ook ING gehouden aan deze kaders. De Europese aanbesteding is conform de vigerende procedures verlopen. Kasbank fungeert als onathankelijke custodianlbewaarder van de effecten. Alle mutaties die ING in de portefeuille wil doorvoeren worden, behalve door de provincie, ook door Kasbank op juistheid getoetst. Hiermee wordt optimale invulling gegeven aan de functiescheiding tussen beheren en bewaren. Vorig jaar hebben wij u gerapporteerd dat de Treasuryfunctie rondom de belegging van NTJON gelden verder geformaliseerd en uitgewerkt dient te worden. Wij hebben u toen geadviseerd in dit verband een controleprotocol op te stellen waarin minimaal is opgenomen a. de norm van de controle (de kaders zoals gesteld door Gedeputeerde Staten), b. de frequentie van de controle, c. de functionaris die de controle uitvoert (denk aan functiescheiding), d. de controlevastleggingen, e. de bevindingen, f. de conclusies en g. de archivering van de stukken. Tevens hebben wij aangegeven dat het raadzaam is om vast te leggen welke procedure gevolgd moet worden, mocht onverhoopt geconstateerd worden dat de vermogensbeheerder buiten de vastgestelde kaders is getreden. Met het opstellen van bet controleprotocol is dan tevens de administratieve organisatie beschreven. In 2010 is door de provincie bard gewerkt aan een handboek vermogensbeheer, waarin ook een controleprotocol is opgenomen. De huidige versie van bet bandboek is een goede basis voor de doorontwikkeling die bet in 2011 zal krijgen. Onder meer bet onderdeel Risicomanagement zal in 2011 verder worden ingevuld. Er zal nog bezien worden op welke wijze bet proces van identificeren, beheersen, monitoring en rapporteren over de risico’ s zal plaatsvinden. Tevens zal bezien worden welke rol de accountant krijgt bij de controle van bet risicoregister. Wij merken nog op dat wel door Gedeputeerde Staten is vastgesteld hoe dient te worden omgegaan in een crisissituatie (bet zogeheten crash-scenario), inclusief het bijbehorende mandaat. Verder merken wij op dat bet in het handboek opgenomen controleprotocol in grote lijnen aan de daaraan te stellen eisen voldoet. Wel zullen nog elementen als wie (welke functionaris) de verbijzonderde interne controles uitvoert (functiescheiding), welke controlevastleggingen daarbij worden gedaan en de archivering nog aan bet controleprotocol worden toegevoegd. PMJP Vraag: Deloitte zal definancien en de aangegane verplichtingen in de controle betrekken Uw organisatie heeft in 2010 in beeld gebracht wat de werkelijke bestedingen en verplichtingen in bet kader van ILG zijn ten opzichte van de beschikbare middelen.
Deloitte. Blad 15 van 19
In deze analyse zijn zowel de ‘harde’ verplichtingen opgenomen als een opgave van de toezeggingen die zijn gedaan door de programmamedewerkers. Wij maken hierbij als kanttekening dat een volledige verplichtingen- c.q. contractenadministratie een belangrijke ondersteuning had kunnen zijn bij deze analyse, waardoor het totaaloverzicht in de budgetoverschrijdingen eerder tot stand had kunnen komen. De bestaande analyse is voor zover dit voor ons te beoordelen is tot stand gekomen op basis van gedegen interviews en onderzoek door het programmamanagement. —
—
Uit dit overzicht blijkt dat er sprake is van aanzienlijke tekorten de komende jaren. Uw provincie heeft de volgende maatregelen genomen om deze tekorten te beheersen: • Grond kan alleen nog worden aangekocht na overleg met het programmamanagement. • Er worden procedures van administratieve organisatie en interne beheersing opgesteld zodat helder is hoe medewerkers moeten handelen bij het uitvoeren van het programma. • Aanscherpen van de afspraken met DLG/DR over de toegestane uitgaven op het programma. • In beeld brengen van de financieringssystematiek van het programma: waar krijgt de provincie geld voor en wat moet daar mee gebeuren? Dit geldt met name voor de complexe grondtransacties binnen het programma. • In beeld brengen te verkopenlovertollige grond. De provincie heeft vanuit het ILG-programma aanzienlijke grondposities ingenomen. Op de balans van de provincie staat ook een omvangrijke positie grond. Het bezit van grond brengt risico’s met zich mee. De meest voorkomende risico’s zijn de kans dat de grond in waarde daalt, te duur is aangekocht of minder opbrengt dan verwacht. Het programmamanagement ILG geeft aan dat hij de waarderingsrisico’ s goed in beeld heeft en daar waar nodig onderzoeken uitvoert om de risico’s te blijven beheersen.
5
Administratieve organisatie en interne beheersing 2010
5.1
Algemeen
Zoals aangegeven hebben wij als onderdeel van de j aarrekeningcontrole eind 2010 een interim controle uitgevoerd. Deze interim-controle is in belangrijke mate gericht op de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen van administratieve organisatie en de interne beheersing (AO/IB), voor zover van belang voor onze controle op de betrouwbaarheid van de in de jaarrekening opgenomen gegevens. Onze bevindingen, voortvloeiend uit de interim-controle, zijn vastgelegd in een gedetailleerde managementletter. Wij hebben in dit rapport een bestuurlijke samenvatting van de belangrijkste bevindingen uit onze interim-controle opgenomen.
Deloitte. Blad 16 van 19
5.2
Managementsamenvatting
In deze paragraaf geven wij een korte samenvatting van onze bevindingen naar aanleiding van de interim-controle 2010. Hierbij maken wij een onderscheid naar de ontwilckelpunten voor de komende periode op het gebied van financieel beheer. In de volgende hoofdstukken van deze managementletter worden deze bevindingen nader uitgewerkt en toegelicht. De interne beheersing hebben wij in deze samenvatting visueel voor u weergegeven. Deze inschatting hebben wij gebaseerd op de principes van het COSO-model. In hoofdstuk 3 hebben wij onze overwegingen voor de onderstaande inschatting (voor zowel 2009 als 2010) voor u uiteengezet.
Elementen interne beheersing 2009 provincie Gelderland
Elementen interne beheersing 2010 provincie Gelderland Toezicht en Bewaking
Risicobeheersing
Informatie en Communicatie
Controle activiteiten
Risicobeheersing
Informatie en Communicatie
Legenda: Onvoldoende In ontwikkeling Voldoende
Op basis van onze interim-controle over het jaar 2010 concluderen wij dat uw provincie ook dit jaar in toereikende mate ‘in control’ is. Wij signaleren wel dat de kwaliteit van de bedrijfsvoering ook dit jaar onder druk staat. Zo zijn de verbij zonderde interne controles over 2010 vrij laat in het j aar gestart en afgewikkeld. Juist de verbij zonderde interne controle is het meetinstrument van uw organisatie ten aanzien van de toereikende werking van procedures. Met name in een periode waarin de organisatie ingrijpend wijzigt is het van belang de vinger strak aan de pols te houden. Daarnaast is doorontwikkeling van de bedrijfsvoering nog niet volledig gerealiseerd.
Deloitte. Blad 17 van 19
Wij zien deze verwachting ook terug in concrete plannen voor de komende j aren. Dit j aar is gestart met een aantal ambitieuze projecten om de kwaliteit van de bedrijfsvoering te verbeteren, E zoals het 3 project, de digitalisering van de factuurstroom van de Regiotaxi, de versterking van de AO/IB rondom het ILG-project en de uitwerking van de bezuinigingsvoorstellen. Uw provincie investeert voor de komende jaren in automatisering om tot meer kwaliteit en meer rendement te komen. Wij onderschrijven deze ontwikkeling, aangezien deze in belangrijke mate kan bijdragen aan de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Uiteraard hebben wij ook een aantal punten gesignaleerd die de aandacht van het management verdienen. Wij maken hierbij onderscheid in punten die op korte termijn aandacht behoeven en aandachtspunten voor de wat langere termijn. De aandachtspunten voor de korte termijn betreffen: a. De audit trail rondom de formele autorisatie van facturen is onvoldoende eenduidig vastgelegd. In 2010 is door de VIC beoordeeld of budgethouders aan de hand van documentatie kunnen aantonen waarom facturen goedgekeurd zijn. Op deze wijze wordt inzichtelijk of de prestatie die aan de factuur ten grondsiag ligt is geleverd en of de geleverde prestatie in relatie staat tot de kosten. Ervaring bij andere organisaties leert dat het ontbreken van een goede audittrail, fouten en soms zelfs misbruik in de hand kan werken. Uit de beoordeling van inhuur van personeel bijvoorbeeld komt naar voren dat de controle op de geleverde prestatie niet eenduidig is. Binnen de organisatie worden verschillende controlemethodieken gehanteerd. In de processen is niet geborgd wat de door de organisatie gewenste handelswijze ten aanzien van controle en archivering is. b. Versterken van de functiescheiding in het betaalproces. Het is nu mogelijk dat één van de procuratiehouders (1 e ondertekenaar) ook de betaallij St opstelt. In het proces is geregeld dat indien deze situatie zich voordoet, er waarborgen worden getroffen dat zich geen functievermenging voordoet. Deze afspraken zijn echter nog informeel en nog niet geborgd in de betalingsprocedure. De betalingsprocedure wordt op dit moment herijkt.
c. Er wordt nog onvoldoende gebruik gemaakt van de verplichtingenadministratie, inkooporders en de contractenadministratie. De interne regels worden op dit punt niet (geheel) nageleefd.
d. Met betrekking tot treasury hebben wij geconstateerd dat parafenlijsten ontbreken, waardoor de backoffice niet in alle gevallen de juistheid van de parafen kan beoordelen, dat uitgevoerde controles niet in alle gevallen zichtbaar worden gemaakt en dat er gebruik wordt gemaakt van een verouderd format van transactiebonnen.
Deloitte Blad 18 van 19
e. In 2010 is een themacontrole uitgevoerd op de processen (zowel inkomende als uitgaande geldstroom) van het bureau Regiotaxi. Wij hebben geen materiële afwijkingen geconstateerd. Wel stellen wij vast dat er arbeidsintensieve berekeningen per vervoersregio noodzakelijk zijn om de naleving van wet- en regelgeving en besteksvoorwaarden door te rekenen. Deze systematiek is zeer complex. De Regiotaxi heeft binnen haar processen diverse controlestappen ingebouwd om zekerheid te krijgen over de juiste toepassing van de berekeningen, maar deze controles kosten de organisatie veel tijd. Wij adviseren u om de facturatiemodule te automatiseren danwel om jaarlijks verbijzonderde inteme controles te laten uitvoeren op facturen voordat ze verzonden worden. Dit betreft zowel de correcties op inkomende facturen van vervoerders als de afrekeningen met gemeentes. Daarnaast adviseren wij u om met de leverancier van de belangrijkste dataregistratiesystemen voor de Regiotaxi afspraken te maken over continuIteit van systemen, borging van procedures etc.. Inmiddels heeft het bureau Regiotaxi een aanvang gemaakt met het invullen van deze adviezen. Voor de langere termiin zijn de volgende aandachtspunten van belang: a. Versterken van de positie van de centrale inkoopfunctie. b. Gestart is met het uitvoeren van het project Beveiliging in Gelderland (BIG). Daamaast staat een aantal zaken ten aanzien van de algemene beheersingsomgeving gepland om in 2011 te realiseren. Deze projecten sluiten aan bij onze eerdere adviezen (voor de langere termijn) om een impuls te geven aan de algemene ICT beheersingsomgeving. Wij betrekken de resultaten van deze projecten graag in onze controleaanpak voor de komende jaren.
c. De verbijzonderde interne controles (VIC) aan te passen aan de mogelijkheden van de automatisering c.q. computersystemen. Uw organisatie gaat de komende jaren investeren in het automatiseren van de bedrijfsvoering. De VIC-controles zijn nu nog vooral handmatig van aard. In de toekomst is ook in de VIC een efficiencyslag te maken door meer gebruik te maken van geautomatiseerde controles en informatie uit geautomatiseerde systemen. —
—
Wij spreken binnenkort met het management over de plannen zoals verwoord in het beleidsvoornemen “Topbedrijf’. Wij zijn van mening dat de missie, visie en strategie duidelijk zijn verwoord en dat de gezamenlijke waarden goed zijn beschreven. Wij missen in de plannen nog de uiteindelijke eindsituatie die wordt nagestreefd aismede een uitgewerkte strategie om daar te komen. Graag bieden wij het management daarvoor handreikingen die zij kan gebruiken bij de verdere uitwerking van de plannen.
Deloitte. Blad 19 van 19
6
Begrotingsrechtmatigheid
In de jaarrekening wordt in paragraaf D.3 .6 ingegaan op begrotingsoverschrijdingen. Terzake wordt een analyse gegeven van de begrotingsoverschrijdingen, aismede de gevolgen daarvan voor de begrotingsrechtmatigheid. In alle gevallen wordt daarbij geconcludeerd dat de begrotingsoverschrijdingen passen binnen de kaders zoals die door de staten zijn gesteld. Bij de conclusie is tevens de Kademota Rechtmatigheid Provincies en Gemeenten 2010 betrokken. Wij kunnen ons vinden in de analyses en conclusies zoals geformuleerd in de voornoemde paragraaf. We! merken wij nog op dat het uiteindelijke oordeel over de begrotingsrechtmatigheid ligt bij Provinciale Staten. Wij vertrouwen erop u hiermee van dienst te zijn geweest en zijn graag bereid tot het geven van een nadere toelichting. Deloitte Accountants B.V.
A. ElsenaarRERA
