2
Inhoudsopgave Definitie en inleiding .................................................................................................................... 4 Methodologie en KMO-profiel ...................................................................................................... 5 Aanwezigheid op het internet ....................................................................................................... 8 Maturiteit van de KMO op vlak van ICT ....................................................................................... 13 Cloud computing en Software as a Service .................................................................................. 16 E-facturatie ................................................................................................................................ 18 Het gebruik van opensource software door de Vlaamse KMO ...................................................... 21 Software asset management en software licenties ...................................................................... 23 Informatiekanalen van de KMO op vlak van ICT .......................................................................... 27 Aankoopgedrag van de KMO inzake ICT ...................................................................................... 30 Veiligheid en ICT binnen de KMO ................................................................................................ 36 KMO’s en hun vaste ICT-partner ................................................................................................. 38 KMO’s en hun ICT-budget ........................................................................................................... 40 ICT-beleving door KMO’s ............................................................................................................ 42 Conclusies .................................................................................................................................. 43 Aanbevelingen ........................................................................................................................... 45
3
Definitie en inleiding ICT staat voor Informatie- en Communicatie Technologie: onder informatietechnologie worden hardware-, softwareproducten en -diensten verstaan. Onder communicatietechnologie worden communicatieapparatuur en diensten gerekend. Computers in de ruimste zin van het woord (PC, netwerk, internet, GSM, telefonie) spelen hierbij een cruciale rol. ICT-oplossingen vormen vandaag een onlosmakelijk geheel met de onderneming. Toch haalt lang niet elke onderneming het maximum uit zijn ICT-omgeving. Dit onderzoek wil een zo duidelijk mogelijk beeld schetsen van het gebruik van ICT binnen de Vlaamse KMO. Er wordt in dit onderzoek ondermeer gepolst naar de maturiteitsgraad van KMO’s op vlak van ICT, de adaptatie van nieuwe technologieën en hulpmiddelen voor de KMO zoals SaaS en e-facturatie, de aanwezigheid op het internet van KMO’s, het aankoopgedrag van KMO’s voor wat betreft ICT, de rol van de vaste ICT-partner voor de KMO en ten slotte het software en softwarelicentiebeheer binnen de KMO. Bovendien wil dit onderzoek bijdragen tot het (h)erkennen van de lacunes, het definiëren van de mogelijke knelpunten en het vooropstellen van een aantal aanbevelingen om het efficiënt gebruik van ICT binnen de KMO te verbeteren.
4
Methodologie en KMO-profiel Voor deze studie werden in de eerste twee weken van maart 2011, 683 KMO’s bevraagd via een online enquête. De grootte van de bevraagde KMO’s varieert tussen eenmanszaken en grotere ondernemingen met meer dan 50 werknemers. Grafiek 1: Hoeveel werknemers stelt u tewerk? 32,4%
35%
30% 24,7% 25% 20,2% 17,1%
20%
15%
10% 3,8% 1,8%
5%
0% Geen
Eén
2 tot 5
6 tot 20
21 tot 50
Meer dan 50
De respondenten zijn opgedeeld naar leeftijd, vertrouwdheid met ICT, bedrijfsgrootte en de sector waarbinnen de onderneming actief is. De meerderheid van de respondenten (in 96% van de gevallen ondernemingshoofd) hebben een leeftijd tussen 36 en 60 jaar.
5
Grafiek 2: Wat is uw leeftijd? 20%
19,6%
17,9%
18%
17,1%
17,3%
16% 12,9%
14% 12% 9,2%
10% 8% 4,7%
6% 4%
1,3%
2% 0% 20-25j
26-30j
31-35j
36-40j
41-45j
46-50j
51-55j
56+
De overgrote meerderheid van de respondenten geeft aan te beschikken over een zekere ICT-kennis (92,1%), gaande van een basiskennis tot een zeer uitgebreide kennis. Amper 7,9% geeft te kennen over een zeer beperkte ICT-kennis te beschikken. Grafiek 3: In hoeverre bent u vertrouwd met ICT? 45,1%
50% 45%
37,8% 40% 35% 30% 25% 20% 15%
9,2% 7,9%
10% 5% 0% Weinig kennis
Basiskennis
Bovengemiddelde kennis
Expert
6
De dienstensector (niet-ICT en ICT) is in deze bevraging het beste vertegenwoordigd (25,6%), gevolgd door de retail- en distributiesector (kleinhandels en groothandels) met 22,2%. Daarnaast is ook een aanzienlijk deel van de respondenten actief in de bouwsector (19,9%) of als vrije beroeper (8,8%). Grafiek 4: In welke sector is uw onderneming actief?
13,2%
Andere 1,5%
Gezondheidssector
2,5%
Horeca Transport
1,3%
Landbouw
1,5% 8,8%
Vrij beroep 16,3% Distributie (kleinhandel) 5,9%
Distributie (groothandel)
8,8%
ICT
16,8%
Diensten (niet-ICT)
19,9%
Bouw 3,7%
Industrie 0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
18%
20%
7
Aanwezigheid op het internet Laat er geen twijfel meer over bestaan: de aanwezigheid van KMO’s op het internet is vandaag cruciaal om hen in staat te stellen zich te profileren naar een brede potentiële klantenkring toe. Met een website en eventueel een webshop kunnen KMO’s hun visibiliteit en actieradius aanzienlijk verhogen. Dit leidt in vele gevallen tot meer omzet. Het beschikken over een webshop, al dan niet naast een bestaande fysieke ondernemingsruimte, via dewelke rechtstreeks aan klanten kan worden verkocht, versterkt het potentieel van internet als omzetgenerator alleen maar. De beslissing om een e-strategie al dan niet in elk businessplan te verankeren dient weloverwogen te worden genomen. In de zoektocht van de KMO naar antwoorden op de wijzigende winkelbeleving van de consument en de toenemende mobiliteitsproblemen, kan een e-commerceproject immers een aanzienlijke positieve rol spelen op voorwaarde dat gelijktijdig wordt nagedacht over een performant orderbeheer, een efficiënte emarketingstrategie en online (maar ook offline) klantenbinding. Voor grensoverschrijdende handel biedt e-commerce bovendien een zeer grote toegevoegde waarde als verkoopsmedium. Uit het onderzoek blijkt dat gemiddeld 73,4% van de KMO’s aanwezig is op het wereldwijde web. Grafiek 5: Hebt u een website?
Ja 26,6%
Neen
73,4%
8
Toch zijn er binnen het KMO-landschap grote verschillen. De mate waarin een KMO over een website beschikt, hangt vooral af van de grootte van de KMO, de sector waarin de KMO haar activiteiten ontplooit en de vertrouwdheid van het ondernemingshoofd met ICT. Bij de eenmanszaken bedraagt het aantal ondernemingen met een website 63,9%, bij de ondernemingen met 1 werknemer is dat 71,7%, bij de ondernemingen met 2 tot 5 werknemers 75,1% en bij de ondernemingen tot en met 20 werknemers 84,6%. Hoe groter de KMO hoe vaker deze op het web aanwezig is. Grafiek 6: Aantal ondernemingen met een website in functie van het aantal werknemers 90%
80%
70%
60%
50%
40%
30%
20%
10%
0% eenmanszaak
1 werknemer
2 tot 5 werknemers
6 tot 20 werknemers
Ook de mate waarin de ondernemer over ICT-kennis beschikt, is echter een belangrijke factor voor de webaanwezigheid van de onderneming. Uit ons onderzoek blijkt immers dat ondernemers die hebben aangegeven over zeer weinig of geen ICT-kennis te beschikken slechts in 48,1% beschikken over een website. Bij ondernemingen met een basis ICT-kennis stijgt dit percentage tot 66,2% om te pieken bij ondernemers met een bovengemiddelde en/of expert kennis op vlak van ICT. Bij deze laatste groep beschikt respectievelijk 82,6% en 92,1% over een website.
9
Grafiek 7: Aantal ondernemingen met een website in functie van de ICT-kennis van de zaakvoerder 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Geen/weinig ICT kennis
Basiskennis
Redelijke kennis
Expert
Ook tussen de verschillende sectoren zien we aanzienlijke verschillen in de aanwezigheid op het web. Het is geen verrassing dat de ondernemingen in de ICT-sector het best vertegenwoordigd zijn op het internet (91,7%) onmiddellijk gevolgd door de groothandels (90%) en de dienstensector (niet-ICT) met 81,7% webaanwezigheid. De kleinhandel scoort net onder het gemiddelde: 73% beschikt over een website. De bouwsector staat helemaal onderaan wanneer het aankomt op internetaanwezigheid met amper 54,4%.
10
Grafiek 8: Aantal ondernemingen met een website gerelateerd aan de sector
50,0%
Gezondheidsector
70,6%
Horeca
77,8%
Transport 70,0%
Landbouw 63,3%
Vrij beroep
73,0%
Kleinhandel
90,0%
Groothandel
91,7%
ICT 81,7%
Diensten (niet ICT) 54,4%
Bouw
72,0%
Industrie 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
De kers op de taart is het online verkopen via een eigen georganiseerd systeem. Hier merken we echter dat onze KMO’s nog steeds weigerachtig staan met betrekking tot het opzetten van een webshop. Slechts 13,6% van de bevraagde ondernemingen (zowel B2B als B2C) verkoopt haar diensten of producten via een eigen online verkoopskanaal. Grafiek 9: Hebt u een webshop?
13,6%
Ja Neen
86,4%
11
Ook hier zien we echter belangrijke sectorspecifieke verschillen. De retailsector beschikt in ongeveer 1 op 4 gevallen over een webshop (26,1%) gevolgd door de horeca (23,5%), groothandel (22,5%) en ICT-sector (20%). De dienstensector (13,9%), de landbouwsector (10%), de industrie (8%) en de bouwsector (2,9%) scoren onder het gemiddelde. Grafiek 10: Aantal ondernemingen met een webshop gerelateerd aan de sector
0,0%
Gezondheidsector
23,5%
Horeca 0,0%
Transport
10,0%
Landbouw 0,0%
Vrij beroep
26,1%
Kleinhandel 22,5%
Groothandel 20,0%
ICT 13,9%
Diensten (niet-ICT) 2,9%
Bouw
8,0%
Industrie 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
Ook de graad van ICT-kennis van het ondernemingshoofd bepaalt aanzienlijk de mate van de aanwezigheid van een webshop. Van de ondernemers met weinig tot geen ICT-kennis heeft slechts 7,4% een webshop. Bij ondernemers met een basis tot bovengemiddelde ICT-kennis is dat 10,1% tot 14%. Bij de ICT-experts ten slotte bezit 34,9% van de respondenten een webshop. De grootte van de onderneming heeft geen noemenswaardige invloed op de aanwezigheid van een webshop. Toch hoeft het opzetten van een webshop, ook voor ondernemers met een eerder beperkte ICT-kennis, geen onoverkomelijke drempel te zijn. Mits de juiste begeleiding door een webshopontwikkelaar en een efficiënte e-marketingstrategie kan heel veel worden bereikt. Algemene conclusie is dat zowel in de B2B als in de B2C handel er dus nog een belangrijk groeipotentieel bestaat inzake de online verkoop.
12
Maturiteit van de KMO op vlak van ICT Bij 84% van de KMO’s stellen we vast dat er binnen de onderneming niemand fulltime bezig is met het beheer van de ICT-infrastructuur. Dat cijfer ligt binnen de verwachtingen. Bij veel KMO’s heeft ICT vooral een ondersteunende functie en gebeurt de maximale personeelsinzet op het niveau van de core-business. Toch heeft dit enkele belangrijke gevolgen. De KMO zal vaker afhankelijk zijn van externe ICT-consultants voor wat betreft ondersteuning en probleemoplossing en zal voor wat betreft het in kaart brengen van ICTbedrijfsprocessen, ICT-behoeften en strategische ICT-investeringen minder vaak kunnen terugvallen op eigen kennis. Er is dan ook een belangrijke rol weggelegd voor de ICTpartners van de KMO (zie verder). Grafiek 11: Is er binnen de onderneming minstens 1 persoon fulltime bezig met het beheer van de ICT-infrastructuur?
12,0%
Ja Neen
88,0%
52,4 % van de ondernemingen geeft wel aan over 1 of meer servers te beschikken.
13
Grafiek 12: Beschikt u binnen de onderneming over een server?
60 13,0 50 Ja, meer dan 1 40 Ja Neen
30 47,0
39,0 20
10
0 1 of meer servers
Geen server
De grote meerderheid van de KMO’s (77,6%) beschikt binnen de onderneming bovendien over 1 tot 5 computers. Grafiek 13: Hoeveel computers telt uw onderneming? 57,5% 60%
50%
40%
30% 20,1% 18,3% 20%
10% 2,5%
1,5%
0% 1
2 tot 5
6 tot 20
21 tot 50
51 tot 250
14
Certificaten worden vaak door software- en hardwarefabrikanten toegekend aan resellers en consultants die een bijzondere specialisatie hebben verworven met betrekking tot de producten van de fabrikant en de implementatie daarvan bij de eindgebruiker. Soms zijn deze certificaten overkoepelend, maar er bestaan ook certificaten waarbij de specialisatie van de certificaathouder zich richt tot een bepaalde doelgroep (bv. KMO’s ). We vroegen onze respondenten of zij een aantal courante certificaten kennen. Bijna de helft van de respondenten zegt geen enkel certificaat te kennen. De meest bekende certificaten zijn: “Belgacom business partner”, “Microsoft certified partner” en “Microsoft KMO specialist”. Grafiek 14: Kent u volgende certificaten?
Ik ken geen certificaten
47,1%
Andere
2,5%
Belgacom Business partner
36,2%
HP preferred partner
21,4%
Microsoft certified partner
29,7%
Microsoft Gold partner
20,4%
Microsoft KMO specialist
22,5% 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
15
Cloud computing en Software as a Service Uit het onderzoek blijkt dat Cloud computing en SaaS nog niet echt hun intrede hebben gedaan in het KMO-landschap. Slechts 14,8% van de respondenten geeft aan al gebruik te maken van Cloud computing- of SaaS oplossingen. Cloud computing is de ruime noemer waaronder het via internet op aanvraag beschikbaar stellen van hardware, software en data wordt begrepen. De cloud staat voor het internet en de delen en acties van de toepassingen (bv. software) die niet op de machine van de gebruiker plaatsvinden. De gebruiker is dan geen eigenaar meer van gebruikte hard- en software en is niet verantwoordelijk voor het onderhoud. De gebruiker kan zo over een “eigen”, in omvang en mogelijkheden schaalbare, virtuele infrastructuur beschikken. Software as a Service, vaak afgekort als SaaS, ook wel eens Software on Demand genoemd, is een verschijningsvorm van Cloud computing waarbij software als een online dienst wordt aangeboden. De klant hoeft de software niet aan te schaffen, maar sluit bijvoorbeeld een contract per maand en per gebruiker, eventueel in combinatie met andere parameters. De SaaS-aanbieder zorgt voor installatie, onderhoud en beheer, de gebruiker benadert de software via het internet bij de SaaS-aanbieder. De kenmerken van de diensten via Cloud computing en SaaS zijn: √ De klant hoeft de software en de daarvoor benodigde hardware niet aan te schaffen, maar betaalt slechts voor het gebruik ervan. √ De software en hardware wordt niet bij de klant geïnstalleerd, maar bij de leverancier. De klant heeft toegang tot de software via Internet of een privénetwerk. √ De leverancier verzorgt het applicatiebeheer, zoals het maken van back-ups, het onderhoud en de installatie van nieuwe versies en updates, beveiliging tegen ongeautoriseerde toegang, en dergelijke. Gebruikersbeheer kan zowel bij de leverancier als bij de klant liggen. √ De applicatie/software wordt benaderd via een webbrowser. De leverancier kan vanaf één centrale plek met één handeling updates (verbeteringen) en zelfs upgrades (nieuwe versies) kan doorvoeren. √ De klant/onderneming hoeft, doordat hij geen eigenaar is van de middelen, ook geen kapitaalinvestering te doen en moet tevens geen beheer doen van een complexe ITinfrastructuur.
16
√ Een aandachtspunt bij Cloud computing is dat de gegevens niet langer in eigen huis worden beheerd, zodat in een contract met de aanbieder aandacht voor het aspect informatiebeveiliging op zijn plaats is. √ Een breedbandinternetverbinding is bovendien noodzakelijk aangezien de toegang tot de software via internet moet gebeuren (ongeveer 97,4% van de Belgische ondernemingen beschikt volgens het ISPA Belgium Market Survey over een breedband internetverbinding). √ Ten slotte zijn overeenkomsten inzake SaaS en Cloud computing vaak toetredingscontracten met bijgevolg weinig ruimte voor onderhandeling. De klant doet er dus goed aan zijn overeenkomsten grondig na te lezen (al dan niet met bijstand van een advocaat/expert) alvorens ze te ondertekenen. Grafiek 15: maakt u reeds gebruik van SaaS en/of Cloud computing oplossingen?
14,8%
Ja Neen
85,2%
17
E-facturatie Door het schrappen van de bijzondere vormvereisten waaraan een elektronische factuur moet voldoen, is het eenvoudiger geworden om facturen elektronisch te versturen en te bewaren. Sinds 1 januari 2010 is het niet langer noodzakelijk een e-factuur te voorzien van een elektronische handtekening of deze te verzenden via een EDI-systeem (Electronic Data Interchange). Ook het versturen van facturen via een gewone PDF (23,9% van de respondenten maakt gebruik van deze eenvoudige methode) is voortaan mogelijk op voorwaarde dat men een bewijskrachtige boekhouding voert. e-facturen moeten dus steeds gekoppeld worden aan geldige bestelbonnen, leveringsdocumenten, edm. De reglementering ter zake eist dus een zogenaamde “audit trail”. Deze wijzigingen betekenen een enorme vooruitgang en zullen de ondernemingen toelaten om hun administratiekosten gevoelig te verminderen. Een recente studie van de Belgian Task Force E-invoicing (een initiatief van verschillende werkgeversorganisaties, opgericht in de zomer van 2009, met als doel te ijveren voor de definitieve doorbraak van elektronische facturen in België) heeft de potentiële besparing voor Belgische ondernemingen alleen al op meer dan 3, 5 miljard euro begroot. Deze besparingen kunnen bovendien verder gaan dan enkel de kosten van papier, postzegels of archief. Ook de snelheid van verzenden, het gemak om betalingen op te volgen en de mogelijkheid om de facturen elektronisch aan te leveren aan het boekhoudsysteem van de klant betekenen een enorme tijdswinst en kostenbesparing. De cijfers tonen echter aan dat de overgrote meerderheid van de KMO’s nog geen gebruik maakt van de mogelijkheden van elektronische facturatie (72,5%). Bij degenen die het wel doen, stuurt maar liefst 23,9% haar facturen via gewone PDF. Slecht een zeer klein aantal KMO’s verstuurt de e-factuur via een specifiek platform (2,8%) of met een certificaat (0,9%).
18
Grafiek 16: Verstuurt u uw facturen reeds elektronisch? 72,5% Neen
80%
ja, via een platform Ja, met een pdf en certificaat
70%
Ja, per gewone pdf 60% 50% 2,8%
40%
0,9% 30% 20%
23,9%
10% 0% Ja
Neen
Voor wat betreft de manier waarop elektronisch wordt gefactureerd zien we belangwekkende verschillen in functie van de grootte van de onderneming. Bij de grotere KMO’s (+20 werknemers) wordt het meeste gebruik gemaakt van platforms om facturen elektronisch te versturen, met name 11,5 % voor de KMO’s met 21-50 werknemers en 16,7% bij de KMO’s met 51-250 werknemers. Bij deze laatste groep wordt ook nog regelmatig met een versleutelde PDF gewerkt (certificaat), namelijk bij 8,3% van de ondernemingen. Grafiek 17: Gebruik van een e-facturatieplatform gerelateerd aan de grootte van de onderneming
16,7%
> 50 werknemers
11,5%
21 tot 50 werknemers
1,7%
6 tot 20 werknemers
2,7%
2 tot 5 werknemers
0,7%
1 werknemer
3,0%
Eenmanszaak
0%
2%
4%
6%
8%
10%
12%
14%
16%
18%
19
De gewone PDF is het populairst bij de kleinere KMO’s. Bij de eenmanszaken worden efacturen in 24,3% van de gevallen met een gewone PDF verstuurd. Bij de groep met 1 werknemer is dat 32,6%, bij de KMO’s met 2-5 werknemers 19,7% en bij de KMO’s met 6-20 werknemers ten slotte verstuurt 7,7% de facturen via gewone PDF. Grafiek 18: Gebruik van een gewone PDF als e-factuur gerelateerd aan de grootte van de onderneming
0,0%
> 50 werknemers
7,7%
21 tot 50 werknemers
19,7%
6 tot 20 werknemers
23,5%
2 tot 5 werknemers
32,6%
1 werknemer
24,3%
Eenmanszaak
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
De correlatie tussen de grootte van de onderneming en de manier waarop facturen elektronisch worden verstuurd, kan te maken hebben met de relatief hoge kostprijs van geïntegreerde oplossingen (koppeling e-facturatieplatform met boekhoudsoftware en ERP systeem). Voor vele kleine KMO’s is het opzetten van dergelijk systeem vermoedelijk (nog) geen haalbare kaart. Nochtans kunnen de grootste efficiëntiewinsten pas worden geboekt wanneer alle bedrijfsbrede software op mekaar wordt afgestemd en e-facturatie verloopt binnen een eenvoudig softwarematig georganiseerd systeem, dat bovendien compatibel is met de oplossingen van alle aanbieders van e-facturatie toepassingen. Hoewel er de jure dus geen beperkingen meer bestaan voor wat de vorm van de e-factuur betreft, is er de facto toch nood aan een eenvoudige e-factuur, die technologieneutraal maar ook technologieoverkoepelend kan worden verstuurd, ingelezen en verwerkt door alle e-facturatiesoftwarepakketten. Bij de ontwikkeling van dergelijke oplossingen is vanzelfsprekend ook een goede afstemming nodig met de boekhouders en accountants.
20
Het gebruik van opensource software door de Vlaamse KMO Uit onze bevraging blijkt dat meer dan één derde van de ondernemingen gebruik maakt van opensource software oplossingen. 6% van de respondenten gebruikt zelfs uitsluitend opensource software terwijl toch een aanzienlijke 28,3% van de ondernemingen voor een deel gebruikt maakt van opensource software. 65,7% geeft echter te kennen geen opensource oplossingen te gebruiken (zie grafiek). Grafiek 19: Maakt u gebruik van opensource oplossingen? 65,7% 70%
60%
50%
40% 28,3% 30%
20% 6,0% 10%
0% Ja, alle software is open source
Ja, gedeeltelijk
Neen
Opensource software (soms ook openbronsoftware) is computerprogrammatuur waarvan de broncode in te kijken en te veranderen is. Bij de meeste commerciële software is de broncode een bedrijfsgeheim: de gebruiker 'koopt' of 'huurt' een programma en gebruikt dat (licentie). Indien de software aangepast
21
moet worden zijn de mogelijkheden vaak beperkt. Meestal moet men dan immers naar de leverancier van de originele software stappen. Opensource software voorkomt de verkoperlock-in van een enkele softwareproducent. Opensource software geeft de vrijheid om eenvoudig van software te wisselen als de producent stopt met de verkoop, de prijs voor het product verhoogt, veranderingen aan de software aanbrengt of veranderingen in de licenties van de software doorvoert naar een minder acceptabele vorm. Voor de eindgebruiker zijn opensource oplossingen meestal gratis, voornamelijk omdat de broncode is opengesteld voor het publiek. Het is wel zo dat opensource niet per se gratis moet zijn. Er is namelijk nog steeds ondersteuning en hardware nodig. Opensource wordt vaak onterecht verward met freeware. Opensource is voor de eindgebruiker vaak gratis zoals freeware, maar bij freeware wordt de broncode zelf niet opengesteld voor het publiek. UNIZO is van mening dat het gebruik van opensource software voordelen kan opleveren voor een KMO. Wanneer commerciële software met opensource wordt gecombineerd valt zeker een besparing op de operationele kosten (met name op de aankoopprijs van de software) te realiseren. Zo hebben sommige medewerkers binnen een onderneming vaak voldoende aan de functionaliteit van een opensource kantoorsuite (tekstverwerker, spreadsheet, edm.). Voor andere medewerkers die zeer intensief gebruik maken van dergelijke suite kan een commerciële softwareoplossing dan weer zinvol zijn (vooral wanneer zij vaak met externe ondernemingen documenten uitwisselen). Hoewel de meeste compatibiliteitsproblemen tussen opensource en commerciële software met behulp van converteersoftware van de baan zijn, is het toch aangewezen om eventuele voornemens om op opensource oplossingen over te schakelen eerst uitgebreid in de kantooromgeving te testen. Ook op vlak van CRM en ERP-software, tekensoftware en besturingssystemen zijn voor de meeste gangbare commerciële pakketten, interessante opensource alternatieven beschikbaar. Een goede ondersteuning is echter noodzakelijk. Ondernemingen dienen zich dus goed te laten adviseren en bijstaan.
22
Software asset management en software licenties Een softwarelicentie is een vergunning om een computerprogramma te gebruiken. Computerprogramma's zijn auteursrechtelijk beschermd. Ze mogen dus niet zomaar worden vermenigvuldigd of openbaar gemaakt. Het installeren van een programma, vanaf DVD of vanaf het internet, geldt als een vorm van vermenigvuldigen, maar ook het louter bezit van illegale software is verboden. De vergunning om een computerprogramma te mogen gebruiken wordt vastgelegd in een contract, de licentie, en bevat veelal beperkende voorwaarden t.a.v. het kopiëren van het programma of het aantal gebruikers dat gelijktijdig het programma mag gebruiken. Veelal wordt voor het benutten een vergoeding gevraagd door de softwareproducent. Doordat softwarelicenties juridisch gezien contracten zijn, kunnen computerprogramma's onder meerdere licenties gelijktijdig uitgegeven worden. Er bestaat bovendien een veelheid aan verschillende licenties (OEM, Volume licenties, single user licenses, enz.) Naast commerciële software is er ook opensource software verkrijgbaar (zie hoger). Bij opensourcesoftware krijgt de gebruiker, naast een onbeperkt gebruiksrecht, ook de broncode van het programma en mag deze vrijwel zonder beperkingen wijzigingen aanbrengen en opnieuw uitgeven. In 2009 – 2010 werd UNIZO regelmatig geconfronteerd met controles binnen bedrijven op het legaal gebruik van software (i.e. software met een geldige licentie). Deze controles werden aangestuurd door de BSA (Business Software Alliance) waarin de belangrijkste commerciële software producenten (waaronder Microsoft, Adobe, Autodesk, Symantec, Apple, enz) zijn vertegenwoordigd. Een overleg tussen UNIZO mondde uit in een akkoord over een amnestieperiode van 4 maanden, waarbinnen ondernemingen de kans kregen om hun softwarelicenties op orde te stellen. Waar nodig diende illegale software te worden verwijderd of werden bijkomende softwarelicenties aangekocht. Tijdens die 4 maanden hebben verschillende ICTondernemingen zich geëngageerd om audits bij andere ondernemingen uit te voeren en optimalisatieaanbevelingen te formuleren. De amnestieperiode ging bovendien gepaard met een breed scala aan informatieve communicatie naar de KMO toe (waaronder infosessies, brochures, checklists, enz.).
23
Eén jaar na deze campagne is het daarom ook tijd om een stand van zaken op te maken. Om die reden hebben we in het onderzoek gepeild naar de (il)legaliteit van software binnen de KMO. 84,50% van de bevraagde Vlaamse KMO’s geeft aan voor alle software die in het bedrijf aanwezig is te beschikken over een geldige licentie. Uit cijfers van de BSA zelf, weliswaar van 2010, bleek echter dat “slechts” 75% van de bedrijfssoftware in België legaal was. De resultaten uit dit onderzoek moeten dan ook worden genuanceerd in de mate dat het met zekerheid aanwezig zijn van geldige softwarelicenties vaak wordt overschat of in ieder geval slechts een momentopname is. Een onderneming die vandaag legaal is op vlak van software is dat morgen misschien niet meer. De eerder beperkte aanwezigheid van “good practices” inzake softwarebeheer binnen de KMO (zie verder) en de Microsoft/Data News cijfers, waaruit blijkt dat 40% van de illegale software onbewust wordt gebruikt (men denkt legaal te werk te gaan, terwijl dit niet altijd zo is), wijzen erop dat er verder inspanningen moeten worden gedaan inzake het sensibiliseren van KMO’s voor goed softwarebeheer. Grafiek 20: Hebt u voor alle software in uw bedrijf een geldige softwarelicentie?
11,6% 4,0%
Ja Neen Geen idee
84,5%
In ons onderzoek hebben we ook een aantal “good practices” inzake softwarebeheer bevraagd. Zo heeft het centraal bewaren van licenties en aankoopfacturen van bedrijfssoftware het voordeel dat de bewijzen van alle aangekochte software eenvoudig kunnen worden
24
teruggevonden en dat men dus zeer snel een overzicht heeft van alle software waarvoor men een geldige licentie bezit. De aanwezige softwarelicenties kunnen dan op geregelde tijdstippen worden getoetst aan de werkelijk aanwezige software in het bedrijf. Inconsistenties kunnen zo op een efficiënte manier worden weggewerkt, door bijvoorbeeld software die niet langer wordt gebruikt te verwijderen of door, indien nodig bijkomende licenties aan te kopen, bestaande licenties te optimaliseren in onder andere een volume licentieovereenkomst of door bepaalde software door opensource oplossingen te vervangen. 58,6 % van de respondenten geeft aan al haar softwarelicenties (en eventuele aankoopbewijzen) op een centrale plaats te bewaren. 33,1 % doet dit nog niet. Grafiek 21: Bewaart u uw softwarelicenties en bijhorende aankoopfacturen op een centrale plaats in uw bedrijf?
8,3%
Ja Neen Geen idee 58,6% 33,1%
We hebben bij de KMO’s die werknemers in dienst hebben ook gepeild naar de aanwezigheid van een ICT-policy. In dergelijke policy staan de rechten en plichten van de werknemers inzake ICT geschreven. Aangezien de bedrijfs-ICT eigendom is van de werkgever, kan hij het gebruik van de aan de werknemer ter beschikking gestelde middelen aan banden leggen. Zo kan een ICT-policy bepalen dat de werknemer zelf geen software mag binnenbrengen in het bedrijf en/of zelf geen software op de bedrijfssystemen mag installeren. Ook het internetgebruik van de werknemer kan worden gedefinieerd. De policy kan immers bepalen dat de werknemer geen websites mag bezoeken waar illegale content of niet-werkgerelateerde content op wordt aangeboden. De ICT-policy kan bovendien ook het controlerecht van de werkgever en de daaraan verbonden procedures omschrijven. Zo is de werknemer perfect op de hoogte van toegelaten en verboden gebruik van bedrijfs-ICT.
25
Gekoppeld aan eventuele technische beperkingen inzake de lokale computer beheersrechten is een ICT-policy dan ook een zeer nuttig instrument om de onderneming te helpen vrijwaren van illegale software. Uit ons onderzoek blijkt dat van de ondernemingen met 1 of meer werknemers in dienst de overgrote meerderheid 83% niet over ICT-policy beschikt. Grafiek 22: Hebt u in uw onderneming een ICT-policy?
16,3%
Ja Neen
83,7%
26
Informatiekanalen van de KMO op vlak van ICT Voor het opzoeken van ICT-gerelateerde informatie doet maar liefst 45,1% van de bevraagde ondernemingen een beroep op de vaste ICT-leverancier. Deze vaste ICT-leverancier wordt dus gezien als een werkelijke vertrouwenspersoon wanneer het aankomt op ICT-advies en ondersteuning. Grafiek 23: Wat is voor u het belangrijkste kanaal om informatie op te zoeken over verschillende ICT-producten?
1,5%
Beroeps- en ondernemersverenigingen
4,8%
Vakliteratuur
7,6%
Websites van mogelijke leveranciers
18,4%
Zoekmachines (bv. google) 7,3%
Vrienden/kennissen 3,8%
ICT Consultant
3,2%
Fabrikant
4,1%
Interne IT-specialist
45,1%
Vaste IT-partner 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
Slechts een zeer beperkt aantal (1,5%) van de respondenten gaat te rade bij beroepsorganisaties of ondernemingsverenigingen voor wat betreft ICT-advies. Toch kent 19,6% “ICT-coach”, een UNIZO-initiatief dat werd opgestart begin 2010 en wordt gesubsidieerd door EFRO (het Europees Fonds voor regionale ontwikkeling).
27
Grafiek 24: Kent u ICT-coach?
19,6%
Ja Neen
80,4%
ICT-coach richt zich tot KMO’s die actief zijn in de voedingsketen: landbouw, levensmiddelenindustrie, distributie en verpakkers, maar ook ondersteunende diensten zoals dienstverleners en alle vrije en intellectuele beroepen waar zij terecht kunnen voor advies. Met het project ICT-coach reikt Europa de actoren in de voedingsketen een gratis instrument aan om zelf de ICT-noden in de sector te definiëren en problemen op te lossen. Denk aan: hoeveel moet ik investeren in automatisatie?, welke ‘return on investment’ mag ik verwachten en binnen welke termijn?, hoe kan IT mijn werk vereenvoudigen?, welke systemen bestaan er en wat is mijn bedrijf op het lijf geschreven? Veel moeilijke vragen waar weinig mensen een objectief antwoord kunnen op geven. ICT-coach staat voor neutraal en gratis advies en haar dienstverlening bestaat uit 4 luiken: √ Eerstelijnsadvies: deskundige antwoorden op algemene ICT-vragen. √ Een duidelijk beeld van de ICT-behoeften van een onderneming na een on-site audit. Na de audit krijgt de ondernemer een rapport met een advies op maat van zijn behoeften. √ Trajectbegeleiding, waarbij het advies wordt omgezet in actie. Het advies luidt bijvoorbeeld: schaf een boekhoudpakket aan. In de trajectbegeleiding wordt u dan verder op weg geholpen om een geschikt pakket te vinden. √ Infoavonden en roadshows waarin ICT-coach haar dienstverlening toelicht, maar de ondernemers meteen ook al op weg zet om zelf hun behoeften in kaart te brengen. Bij
28
elke infoavond staan onder andere volgende 4 thema’s centraal: e-business; BI (business intelligence), ERP (informatisering van de processen) en CRM (customer relationship management); SaaS (software as a service) en elektronisch documentenbeheer. Wanneer er problemen opduiken met ICT gaat bijna de helft van de bevraagde ondernemers (47,9%) in eerste instantie naar de vaste ICT partner/leverancier. 14,3% gaat bij problemen naar degene die de software heeft verkocht. 25,1% geeft te kennen zelf via internet fora of blogs naar oplossingen te zoeken (16%) of te rade te gaan bij vrienden of kennissen (9,1%). Grafiek 25: Bij wie gaat u te rade als er een probleem met ICT opduikt?
9,1%
Vrienden/kennissen
2,3%
Website fabrikant
16,0%
Internet
14,3%
Verkoper
8,6%
Interne ICT expert
47,9% Vaste ICT leverancier
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
29
Aankoopgedrag van de KMO inzake ICT Beveiligingsproducten zoals antivirussoftware, firewalls, spamfilters, edm. worden hoofdzakelijk bij de vaste ICT-leverancier aangekocht (53,1%) en soms ook online (20,4%) en in een winkel (8,9%). Grafiek 26: Waar koopt u meestal uw beveiligingsproducten aan?
3,8%
Ik koop deze producten niet
1,8%
Geen idee
8,9%
Winkel
20,4%
Online 3,2%
Rechtstreeks bij de fabrikant
8,8%
Gespecialiseerde leverancier
53,1%
Vaste ICT leverancier 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Filesharing software (mailserver, sharepoint, edm.) worden in hoofdzaak bij de vaste, al dan niet gespecialiseerde, ICT-leverancier aangekocht. In 10,7% van de gevallen wordt dergelijke software online gekocht. Opvallend is ook dat 31,6% van de respondenten te kennen geeft dat zij dergelijke software niet gebruiken.
30
Grafiek 27: Waar koopt u meestal uw filesharing software aan?
31,6%
Ik koop deze producten niet 8,3%
Geen idee
Winkel
2,5%
10,7%
Online
Rechtstreeks bij de fabrikant
2,3% 10,2%
Gespecialiseerde leverancier
34,3% Vaste ICT leverancier 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
Voor wat betreft de aankoop van bedrijfsbrede software zoals boekhoudsoftware, CRM en ERP-oplossingen, blijkt uit ons onderzoek dat 34,4% deze producten aankoopt bij een gespecialiseerde leverancier. Gezien de specificiteit van dergelijke softwareoplossingen ligt dit cijfer binnen de verwachtingen.
31
Grafiek 28: Waar koopt u meestal uw bedrijfsbrede software aan?
22,4%
Ik koop deze producten niet 2,8%
Geen idee
3,8%
Winkel
7,2%
Online
6,6%
Rechtstreeks bij de fabrikant
34,4% Gespecialiseerde leverancier 22,8%
Vaste ICT leverancier 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
CRM “Customer Relationship Management” of CRM (ook 'klantrelatiebeheer') is een werkwijze en een technologie waarbij het optimaliseren van alle contacten met de klant centraal staat. De bedoeling van dergelijke systemen bestaat erin elke klant een individuele waardepositie aan te bieden gebaseerd op zijn of haar wensen. Er zijn enkele honderden CRM-systemen (ook opensource) en er is een opkomende trend om deze online te gebruiken in een SaaS-model.
ERP Het begrip ERP staat voor “Enterprise resource planning”, waarmee in de regel een computerprogramma ofwel software wordt bedoeld. Dit soort computerprogramma's wordt gebruikt ter ondersteuning van alle processen binnen de onderneming. Een ERP-programma bestaat meestal uit kleine deelprogramma’s (modules) die allemaal een specifieke taak ondersteunen. Denk bijvoorbeeld aan computerprogramma’s die worden gebruikt om de financiële administratie te voeren of de voorraden bij te houden. Waar nu veel ondernemingen gebruik maken van verschillende programma’s om hun bedrijfsactiviteiten te ondersteunen, kunnen in een ERP-programma een heel groot aantal processen (afdelingen) worden ondergebracht.
32
Met behulp van de ERP-software worden alle bedrijfsprocessen, waaronder voorraadsystemen, bedrijfsadministratie en logistiek, zodanig met elkaar verbonden, dat alle vergaarde informatie binnen de onderneming door iedereen bruikbaar is. Vroeger had elke afdeling zijn eigen systeem en moest de data in elk systeem opnieuw ingevoerd worden. ERP-systemen zijn vaak goed geïntegreerd waardoor eenmalige opslag van gegevens mogelijk is. Een ingevoerde verkooporder zal door het ERP-systeem onder andere worden verwerkt tot automatisch gegenereerde inkooporders en automatisch geplande personeelsinzet. ERP-systemen kunnen echter behoorlijk duur zijn. Omdat ze soms niet naadloos aansluiten op de bedrijfsprocessen moet de software worden aangepast en aanvullende software worden ontwikkeld. Daardoor kunnen de implementatiekosten hoog zijn en dat dure aanpassingsproces zou telkens terug kunnen keren bij iedere volgende release van het ERPpakket. Mogelijke valkuilen van een ERP-systeem zijn meestal gerelateerd aan de implementatie en de organisatie zelf. Ondernemers zullen zich bewust moeten zijn van de grote veranderingen die implementatie van een ERP-systeem met zich meebrengen, ook voor de betrokken werknemers. Printers en multifunctionals (printer, fax en scanner) worden eveneens het vaakst bij de vaste ICT-leverancier (47,7%) of bij een gespecialiseerde ICT-leverancier (19,9%) aangekocht. 20,9% koopt deze producten in een gewone winkel. Grafiek 29: Waar koopt u uw printer/multifunctionals aan?
1,0%
Ik koop deze producten niet
0,3%
Geen idee
20,9%
Winkel 7,3%
Online 2,8%
Rechtstreeks bij de fabrikant
19,9%
Gespecialiseerde leverancier
47,4% Vaste ICT leverancier 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
50%
33
LAN, PC’s, servers en andere hardware worden in de meeste gevallen ook bij de vaste ICTleverancier (56,2%) of bij een gespecialiseerde leverancier aangekocht (14,1%). 13,4% koopt zijn hardware in een gewone winkel. Grafiek 30: Waar koopt u uw ICT-infrastructuur aan?
5,9%
Ik koop deze producten niet 2,3%
Geen idee
13,4%
Winkel 5,6%
Online 2,5%
Rechtstreeks bij de fabrikant
14,1%
Gespecialiseerde leverancier
56,2% Vaste ICT leverancier 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
Voor wat betreft telecomapparatuur (telefoon, fax, telefooncentrale, gsm, pda’s, edm) doet 43,8% van de ondernemingen zijn aankopen bij een daartoe gespecialiseerde leverancier. De vaste ICT-leverancier schuift hier naar de achtergrond. Amper in 13,9% van de gevallen worden telecomoplossingen bij de vaste partner gekocht. Dit is niet zo verwonderlijk aangezien telecomapparatuur in vele gevallen niet tot het productengamma van een gewone ICT-leverancier behoort. 30,6% van de KMO’s koopt zijn telecomapparatuur in een gewone winkel.
34
Grafiek 31: Waar koopt u meestal uw telecomapparatuur?
2,3%
Ik koop deze producten niet
0,7%
Geen idee
30,6%
Winkel 5,7%
Online 2,9%
Rechtstreeks bij de fabrikant
43,8% Gespecialiseerde leverancier 13,9%
Vaste ICT leverancier 0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
45%
Uit het onderzoek naar het aankoopgedrag van de KMO voor wat betreft ICT-oplossingen, kunnen we concluderen dat de ondernemer in de eerste plaats software en hardware aankoopt bij de vaste ICT-leverancier. Dit kan mede verklaard worden door de tevredenheid van de ondernemer over zijn vaste ICT-leverancier en de vertrouwensrol die deze vaste partner geniet. Voor wat betreft beveiligingssoftware is ook het internet een belangrijk aankoopmedium bij KMO’s.
35
Veiligheid en ICT binnen de KMO De overgrote meerderheid van de KMO’s beschikt vandaag over beveiligingssoftware zoals antivirussoftware, firewalls en spamfilters. Toch heeft maar liefst 78,9% van de KMO’s last van spam. 68,8% onder hen lost dit probleem grotendeels op door gebruik te maken van een adequate spamfilter. Grafiek 32: Hebt u last van spam? Ja Ja, maar een spamfilter lost het probleem grotendeels op Geen last
20,1% Ik heb geen last van spam
10,1%
68,8%
Ik heb last van spam
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
Ook antivirussoftware (met eventuele firewall) oplossingen zijn goed ingeburgerd bij de Vlaamse KMO. Maar liefst 94,40% van de KMO’s heeft deze beveiligingssystemen geïnstalleerd. Dit hoge cijfer kan worden verklaard door het feit dat antivirussoftware en firewalls vaak tot de basissoftware behoren die met de computers zelf wordt meegeleverd, al dan niet met een tijdelijke gebruikslicentie, die nadien eenvoudig kan worden verlengd. Bij dergelijke software is het echte cruciaal om ze ook correct te configureren, zodat ze optimaal kan werken.
36
Grafiek 33: Maakt u gebruik van antivirus software en een firewall binnen uw onderneming? 94,4%
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 5,6% 20% 10% 0% Ja
Neen
37
KMO’s en hun vaste ICTpartner Uit het onderzoek blijkt dat de overgrote meerderheid van de KMO’s (84%) vandaag één (58%) of meerdere (26%) vaste ICT-partners heeft waarop hij een beroep kan doen voor ICTgerelateerde noden. Grafiek 34: Hebt u vandaag een vaste ICT-leverancier?
58%
Ja 16%
Neen
84%
1 vaste Meerdere
26%
De vaste ICT-partner van de KMO scoort bovendien zeer goed op vlak van tevredenheid over de geleverde diensten en adviezen. Maar liefst 95% van de bevraagde KMO’s is tevreden over zijn vaste partner.
38
Grafiek 35: Bent u over het algemeen tevreden van uw vaste ICT-leverancier?
Tevreden Ontevreden 4,7%
95,3%
Dit zijn belangrijke gegevens. Bij KMO’s speelt kosteneffectiviteit en efficiëntie van voorgestelde oplossingen een doorslaggevende rol bij het maken van een juiste ICT-keuze. ICT moet immers ingezet worden in functie van de vooraf bepaalde behoeften van de KMO. Een goede relatie tussen KMO en ICT-partner is dus cruciaal om deze behoeften naar gepaste (eventueel op maat gemaakte) ICT-oplossingen te vertalen. De vaste ICT-partner is bovendien de persoon bij uitstek om KMO’s advies te geven inzake nieuwe technologieën en opportuniteiten op vlak van ICT. Grafiek 36: Denkt uw vaste ICT-leverancier genoeg mee met de noden van uw onderneming?
30,2%
Ja Neen
69,8%
39
KMO’s en hun ICT-budget Opvallend is dat 87,70 % van de KMO’s geen jaarlijks budget voor ICT-uitgaven opstelt. Grafiek 37: Stelt u een jaarlijks budget op voor uw ICT uitgaven?
12,3%
Ja Neen
87,7%
Meer dan 70% van de KMO’s heeft geen zicht op wat zij het voorbije jaar aan ICT hebben uitgegeven. Grafiek 38: Weet u welk percentage van uw omzet u dit jaar aan ICT hebt uitgegeven?
71,6% 80% 70% 60% 50% 28,4%
40% 30% 20% 10% 0% Ja
Neen
40
Uit de cijfers van de respondenten die hun ICT-uitgaven wél in kaart hebben gebracht, blijkt dat 28,4% van de KMO’s minder dan 1% van hun jaaromzet besteden aan ICT. 38,7% besteden tussen de 1% en de 3% van hun jaaromzet aan ICT en 24,2% van de KMO’s besteden zelfs tussen de 3% en de 10% aan ICT. Grafiek 39: Hoeveel hebt u dit jaar aan ICT uitgegeven?
8,8% >10%
24,2% 3%->10%
38,7%
1%->3%
28,4% <1%
0%
5%
10%
15%
20%
25%
30%
35%
40%
41
ICT-beleving door KMO’s Aan de hand van 11 stellingen werd bij de respondenten gepeild naar het belang van ICT voor hun onderneming. Bijna alle ondernemers zijn ervan overtuigd dat het belang van ICT voor hun eigen onderneming in de toekomst alleen nog maar zal toenemen (94,7%). 53,1% geeft ook aan dat wanneer de ICT binnen het bedrijf uitvalt, er niet meer kan worden verder gewerkt. Toch geeft maar liefst 75,3% van de respondenten aan dat ICT veelal slechts een ondersteunende functie heeft binnen de onderneming. Tot slot geeft bijna 60% van de respondenten toe nog te weinig gebruik te maken van alle mogelijkheden op ICT-vlak vanwege een gebrek aan kennis. Opleiding en advies zijn dus noodzakelijk om ondernemers te wijzen op de voordelen van ICT voor hun onderneming. Op dit ogenblik is bovendien slechts 39,2% van de ondernemers ervan overtuigd dat ICT een concurrentievoordeel ten aanzien van andere ondernemingen oplevert. ICT-investeringen gebeuren dan ook bij 62,7% van de KMO’s indien dit een rechtstreekse bijdrage tot de core-business levert of leidt tot kostenbesparingen op korte termijn. Grafiek 40: Hoe belangrijk is ICT voor uw bedrijf?
ICT vast agendapunt tijdens vergaderingen Als de ICT in ons bedrijf uitvalt, ligt het bedrijf stil ICT bedrijfskritisch proces + directe bijdrage aan omzet ICT kost vooral geld en levert weinig op ICT-mogelijkheden onderbenut door kennisgebrek ICT vooral ondersteunende rol Oneens
Onze ICT levert concurrentievoordeel op
Eens Wij zijn trots op onze ICT systemen Alle ICT verloop zeer vlot bij ons ICT-investeringen ifv core business/kostenbesparingen ICT-belang neemt alleen maar toe Alles loopt ooit wel eens fout ICT-fout op meest ongelukkige moment 0%
10%
20%
30%
40%
50%
60
70%
80%
90%
100
42
Conclusies Hieronder volgen een aantal belangrijke conclusies uit het onderzoek die worden opgedeeld naar thema.
WEBAANWEZIGHEID EN ONLINE VERKOOP √ Gemiddeld 73,4% van de KMO’s zijn aanwezig op het wereldwijde web met evenwel aanzienlijke verschillen tussen KMO’s onderling. Het beschikken over een website is sterk gerelateerd met grootte van de KMO, de sector waarin de KMO haar activiteiten ontplooit en de vertrouwdheid van het ondernemingshoofd met ICT. √ KMO’s staan nog steeds weigerachtig tegenover het opzetten van een webshop. Slechts 13,6% van de bevraagde ondernemingen (zowel B2B als B2C) verkoopt haar diensten of producten via een eigen online verkoopskanaal. Ook hier zijn er belangrijke sectorspecifieke verschillen.
KMO’S HEBBEN VAAK GEEN FULLTIME ICT-VERANTWOORDELIJKE √ Bij 84% van de KMO’s is niemand fulltime bezig met het beheer van de ICTinfrastructuur.
CLOUD COMPUTING EN SAAS √ Cloud computing en SaaS hebben nog niet echt hun intredegedaan in het KMOlandschap. √ Slechts 14,8% van de respondenten geeft aan al gebruik te maken van Cloud computing of SaaS -oplossingen.
E-FACTURATIE √ De overgrote meerderheid van de KMO’s maakt nog geen gebruik van de mogelijkheden van elektronische facturatie (72,5%). √ Er zijn ook belangrijke verschillen in de manier waarop elektronisch wordt gefactureerd. Bij de grotere KMO’s (+20 werknemers) wordt het meeste gebruik gemaakt van platforms om facturen elektronisch te versturen, met name 11,5 % voor de KMO’s met 21-50 werknemers en 16,7% bij de KMO’s met 51-250 werknemers. Bij deze laatste groep wordt ook nog regelmatig met een versleutelde PDF gewerkt (certificaat), namelijk bij 8,3% van de ondernemingen.
43
√ De gewone PDF is het populairst bij de kleinere KMO’s. Bij de eenmanszaken worden efacturen in 24,3% van de gevallen met een gewone PDF verstuurd. Bij de groep met 1 werknemer is dat 32,6%, bij de KMO’s met 2-5 werknemers 19,7% en bij de KMO’s met 6-20 werknemers ten slotte verstuurt 7,7% de facturen via gewone PDF.
OPENSOURCE SOFTWARE √ Eén derde van de ondernemingen maakt gebruik van opensource software oplossingen.
SOFTWARELICENTIEBEHEER √ 58,6 % van de KMO’s bewaart softwarelicenties (en eventuele aankoopbewijzen) op een centrale plaats binnen de onderneming.33,1 % doet dit nog niet. √ Van de ondernemingen met 1 of meer werknemers in dienst, beschikt de overgrote meerderheid (83%) niet over ICT-policy.
ICT PROBLEMEN EN OPLOSSINGEN √ Wanneer er problemen opduiken met ICT raadpleegt bijna de helft van de bevraagde ondernemers (47,9%) in eerste instantie de vaste ICT partner/leverancier. √ Uit het onderzoek blijkt dat de overgrote meerderheid van de KMO’s (84%) vandaag één (58%) of meerdere (26%) vaste ICT-partners heeft waarop zij een beroep kunnen doen voor ICT gerelateerde noden.
ICT EN VEILIGHEID √ De overgrote meerderheid van de KMO’s beschikt vandaag over beveiligingssoftware zoals antivirussoftware, firewalls en spamfilters. √ Toch heeft maar liefst 78,9% van de KMO’s last van spam. 68,8% onder hen lost dit probleem grotendeels op door gebruik te maken van een adequate spamfilter.
BUDGET VOOR ICT √ Opvallend is dat 87,70 % van de KMO’s geen jaarlijks budget voor ICT-uitgaven opstelt. √ Van degenen die hun ICT-uitgaven wél in kaart hebben gebracht, blijkt dat 28,4% van de KMO’s minder dan 1% van hun jaaromzet besteden aan ICT. 38,7% besteden tussen de 1% en de 3% van hun jaaromzet aan ICT en 24,2% van de KMO’s besteden zelfs tussen de 3% en de 10% aan ICT.
44
Aanbevelingen Nog meer dan vroeger moeten ICT-oplossingen worden ontwikkeld in functie van de behoeften en op maat van de KMO. Dit zal trouwens een zeer belangrijk aandachtspunt worden bij de ontwikkeling van oplossingen “in the cloud” die voor KMO’s belangrijke voordelen kunnen opleveren omwille van hun schaalbaarheid en low-maintenance cost. Keerzijde van de medaille is dat het bij SaaS vaak gaat om gestandaardiseerde software. De aanbieders van deze oplossingen doen er dan ook goed aan om de behoeften van KMO’s duidelijk in kaart te brengen,oplossingen aan te bieden die bij deze behoeften zeer nauw aansluiten en tevens te waken over een geoptimaliseerde kosten-baten verhouding. De vaste ICT-partners van KMO’s zijn daarvoor het ideale aanspreekpunt, gezien hun grote bereidheid om mee te denken met de KMO en samen te zoeken naar de meest geschikte ICT-oplossingen. Hetzelfde geldt trouwens ook voor de aanbieders van geïntegreerde en geautomatiseerde e-facturatie oplossingen. Aangezien KMO’s voor wat betreft hun ICT-noden het vaakst te rade gaan bij de vaste ICTpartner, die als externe partij vaak een vertrouwensrol speelt, dienen door de overheid de nodige middelen te worden vrijgemaakt. Zo kan ondersteuning worden geboden aan KMO’s om het aanvragen van adviezen en het definiëren van roll-out trajecten voor nieuwe technologieën en procesoptimalisatie mogelijk te maken. Efficiënt gebruik van ICToplossingen is immers noodzakelijk om onze KMO-economie concurrentieel te houden. Hierbij kan worden gedacht aan een permanente en uitgebreide ondersteuning via de KMOportefeuille inzake begeleiding en adviezen op vlak van cloud computing, e-facturatie, procesoptimalisatie, webshop en websiteontwikkeling, beveiliging, software asset management enz. Voor wat betreft adaptatie van e-facturatie is het ook van kapitaal belang dat de KMO duidelijke richtlijnen krijgt over wat kan en wat niet kan teneinde met nieuwe technologie zonder drempelvrees een bewijskrachtige e-boekhouding te kunnen voeren. Een positief signaal vanuit de fiscale administratie kan hiertoe bijdragen. Ten slotte moet ook worden nagedacht over de manier waarop de benodigde informatie om de juiste ICT-keuzes te maken het beste kan doorstromen naar de KMO. Projecten en informatieplatformen inzake KMO-gerichte ICT-oplossingen, die garant staan voor neutrale en correcte (user-centric) informatiedoorstroom en begeleiding, kunnen de KMO helpen om hem te ondersteunen bij het nemen van ICT-beslissingen en te zoeken naar de juiste partner om hem bij de implementatie daarvan te begeleiden.
45
