Deelnemersvergadering STAP

20 januari 2011 Ons kenmerk: 2011-003

Deelnemersvergadering STAP Uitnodiging Deelnemersvergadering STAP, dd. maandag 31 januari, 15.30-17.00 Locatie: Noord-Hollands archief, Janskerk aan het Schapenplein in Haarlem. Voor een routebeschrijving zie www.noordhollandsarchief.org 1. Opening 2. Vaststellen agenda en berichten van verhindering 3. Notulen overleg STAP deelnemers/abs archeion 4. Bestuursmededelingen, terugblik op 2009 en 2010 4.1.

Jaarrekening STAP 2009, projectverantwoording Wiewaswie jaar 1 en jaar 2 (ter informatie bijgevoegd als pdf)

4.2.

Bestuurssamenstelling (korte verantwoording bijgevoegd)

4.3.

Beleid 2010 (mondeling)

5. Ontwikkeling per product/project 5.1.

ABS Archeion (ter informatie bijgevoegd)

5.2.

Wiewaswie (mondeling)

5.3.

Watwaswaar/Erfgoed en Locatie (mondeling)

6. Toekomst STAP 6.1.

Bestuursoverdracht: (bijlage brief BRAIN)

6.2.

Beleidsvisie STAP (ter informatie bijgevoegd)

6.3.

Organisatieontwikkeling (discussienotitie bijgevoegd)

7. Datum volgende vergadering 8. Rondvraag 9. Sluiting

Pagina 1


3.1 Deelnemersvergadering STAP/ ABS Archeion Onderwerp:

Deelnemersvergadering STAP/ABS Archeion

Aanwezig:

dhr. B. de Vries, (vz, Historisch Centrum Overijssel), dhr. P. Smits (Nationaal Archief), dhr. S. Ujzanovitch (Stadsarchief Amsterdam), mw. J. Steenhuis (Gemeentelijke Archiefdienst Rotterdam), mw. L. Verachten (Algemeen Rijksarchief Brussel), dhr. P. Post (Regionaal Archief Alkmaar), dhr. R. Schuddeboom (STAP), mw. A. Bruggert (STAP), mw. K. van Mil (KplusV)

Datum, locatie:

14 oktober 2010, Ministerie van OCW Den Haag

Opening door de voorzitter De voorzitter van de vergadering, dhr. De Vries, opent om 15:30 de vergadering. Ontwikkelperspectief STAP: conceptbeleidsvisie STAP De STAP bevindt zich momenteel in een transitiefase: beleidsmatig, organisatorisch en op financieel gebied. In februari van dit jaar is er een beleidsvisie opgesteld, waarbij de vraag is gesteld: "wat zou de STAP moeten zijn voor het archiefveld?" De beleidsvisie is voorgelegd aan de directeuren van RHC's in het Convent, de stuurgroep Wie Was Wie en met deze bijeenkomst; aan de deelnemers van ABS Archeion. Ten aanzien van de beleidsvisie brachten de deelnemers de volgende punten naar voren: •

In het beleidsplan (pagina 2: 2010 en verder) staat beschreven dat "de STAP kiest voor een model van eigendom van de STAP en een eigenaar – leveranciers relatie". De heer Ujzanovitch geeft aan dat dit een grote verandering is ten opzichte van de bestaande situatie. De heer De Vries reageert dat de STAP een facilitaire organisatie is. Doordat het bestuur van de STAP een vertegenwoordiging is van belangrijke spelers in het archiefveld, is het gesprek met de deelnemers geborgd.

•

In algemene zin steunen de deelnemers de visie. Aandacht voor de positie van de individuele deelnemer wordt gevraagd.

Ontwikkelperspectief ABS Archeion: Nationaal Archief ABS Archeion neemt in de strategische visie van het Nationaal Archief voor het E-depot een belangrijke positie in. Zij heeft dan ook het voornemen te investeren in de doorontwikeling van het systeem, onder andere door: •

Inbouw van een toegankelijkheidsmodule

•

Ontwikkelen van webservices, waardoor het systeem past in een servicegerichte Enterprise Architectuur

•

Ontwikkeling van beheermogelijkheden van digitale objecten

•

Ontwikkeling van een containerfunctie

•

Implementatie van barcodes

Het Nationaal Archief koppelt hieraan het verzoek tot heroverweging van de eigendomsverhoudingen. Zij wil het eigenaarschap van ABS Archeion overnemen. STAP blijft

Pagina 2


verantwoordelijk voor het functioneel beheer en het mobiliseren en coördineren van de (potentiële) deelnemers. Borging deelnemersbelangen: Open Source? •

Wensen tot inhoudelijke ontwikkelingen van ABS Archeion worden door overige deelnemers onderschreven. Dit sluit ook aan op hun behoeften.

•

Het realiseren van nieuwe functionaliteiten is van belang om bij te blijven met innovaties in de markt.

•

Ten aanzien van de overdracht van eigendom merken deelnemers op dat belangen van de overige gebruikers blijvend moeten worden geborgd.

•

Suggestie wordt gedaan dit op in te vullen door het systeem open source te maken. Zodoende wordt de software publiek eigendom, meerdere partijen kunnen hun rol nemen in de ontwikkeling van producten. Iedere deelnemer kan zorgen voor zijn eigen functionaliteit. Over het beheer ervan kunnen afspraken worden gemaakt tussen de deelnemer en de STAP. Indien de functionaliteit breed toepasbaar is, kan de STAP de functionaliteit breed toegankelijk maken. Op deze wijze zou de STAP optreden als beheerder en coördinator voor de verschillende deelnemende organisaties. Dit is in lijn met de beleidslijn van het Rijk.

Eigenaarschap Nationaal Archief •

Als het gaat om de investeringen die moeten worden gedaan in ABS Archeion wil het Nationaal Archief meer zeggenschap: het Nationaal Archief wil het eigenaarschap van ABS Archeion overnemen. De STAP is dan alleen verantwoordelijk voor het functioneel beheer, alsmede het mobiliseren en het coördineren van de (potentiële) deelnemers: de STAP als Shared Service Organisatie.

•

Om aansluiting met de andere deelnemers van ABS Archeion te behouden, moeten de STAP en het Nationaal Archief met hen in gesprek. Zaken die hierbij aan bod komen zijn: −

Komen de wensen van het Nationaal Archief voor vernieuwing van ABS Archeion overeen met de wensen en behoeften van de andere deelnemers?

−

Wat is de impact van het eigenaarschap van het Nationaal Archief op de basis van ABS Archeion?

•

−

Hoe ga je om met prioriteitstelling?

−

Etc.

ABS Archeion zou een modulair model moeten zijn, aldus de deelnemers, met een eenduidige basis waarvoor de STAP garant staat.

Ontwikkelingen •

Mevrouw Steenhuis van de Gemeentelijke Archiefdienst Rotterdam kondigt aan uit de deelnemersgroep van ABS Archeion te stappen, omdat de Archiefdienst Rotterdam inmiddels zaken doet met een andere partner. De STAP is hierover al per brief geïnformeerd. De reden van dit besluit zijn de trage ontwikkelingen binnen ABS Archeion en de onduidelijkheid over toekomstige verbeteringen en innovaties. Het ontbreken van een geïntegreerd bibliotheek systeem, werd als grootste knelpunt ervaren.

•

Aan de andere kant is vanuit het buitenland: de Europese Commissie, Letland en Suriname, interesse getoond voor de applicatie.

Overwegingen •

De heer Schuddeboom van de STAP reageert op de opmerkingen die zijn gemaakt rondom het ontwikkelperspectief van ABS Archeion. De heer Schuddeboom benadrukt allereerst dat ABS Archeion van oudsher een backoffice functie is voor logistiek beheer. Deze functie

Pagina 3


heeft het nog steeds. Door beslissingen in het verleden om deze oorspronkelijke functie van ABS Archeion te behouden, is de ontwikkeling richting een koppeling met andere bestaande systemen en een interactieve front office tot op heden nog niet gerealiseerd. Wel zijn er sinds 2006 een driehonderdtal verbeteringen aangebracht. Momenteel betalen deelnemers alleen voor het beheren en operationeel houden van ABS Archeion. Het doorvoeren van extra functionaliteiten, betekent eveneens een andere financiële structuur van de applicatie (zie besluit licentiekosten ABS Archeion). •

De deelnemersgroep concludeert dat er inhoudelijk en procesmatig verbeteringen moeten worden aangebracht. Voor een eenduidig procesmanagement dient een productmanager ABS Archeion te worden aangesteld. Daarnaast moet er met de deelnemers worden gesproken over verbeterslagen van de applicatie. Dit moet resulteren in een concreet verbetervoorstel. De STAP en het Nationaal Archief initiëren de verbeterslag en betrekken de overige deelnemers hierbij.

Besluit Licentiekosten ABS Archeion De opbrengsten van de deelnemersbijdragen van ABS Archeion zijn structureel onvoldoende om de jaarlijkse beheerkosten te dekken. In 2007, 2008 en 2009 heeft dit geleid tot een negatief financieel resultaat en afbouw van de reservepositie van ABS Archeion. Om de baten en lasten met elkaar in evenwicht te brengen is een hogere deelnemersbijdrage nodig. Het voorstel is om de deelnemersbijdrage in 2010 vast te stellen op € 750. Voor het jaar 2011 wordt bekeken of het mogelijk is om met staffels te werken, zodat iedere deelnemer betaalt voor hetgeen hij ontvangt. In reactie op het voorstel voor verhoging van de licentie van ABS/Archeion brengen de deelnemers de volgende punten naar voren: •

Een betere balans tussen kosten en baten, betekent meer inkomsten genereren en/óf de inkomsten laten dalen. De kostenpost van Transfer Solutions wordt door de deelnemers hoog ervaren en gevraagd wordt of er mogelijkheden voor kostenreductie zijn.

•

Mevrouw Bruggert geeft aan dat het contract met Transfer Solutions loopt tot februari 2011. Daarna volgt een herbezinning op het contract. Op andere zaken is het moeilijk een efficiencyslag te maken: de begroting is al heel kaal.

•

Mevrouw Bruggert nodigt de deelnemers uit om mee te denken over overige efficiencyslagen die kunnen leiden tot kostenreductie. Hierop wordt door de aanwezige deelnemers positief gereageerd.

In een stemronde geven de aanwezige deelnemers aan in te stemmen met een verhoging van de licentie ABS Archeion naar € 750. Hiermee is het voorstel aangenomen. Besluiten en afspraken •

De STAP en het Nationaal Archief plannen op zeer korte termijn een afspraak om over het vervolg en toekomstperspectief van ABS Archeion te spreken en rapporteren een concreet verbetervoorstel richting de deelnemers.

•

De STAP initieert een bijeenkomst met deelnemers om efficiencyslagen ten behoeve van kostenreductie in kaart te brengen.

•

De licentiekosten voor ABS Archeion worden verhoogd tot € 750.

•

Deelnemers ontvangen van de STAP een uitnodiging voor het volgende deelnemersoverleg.

Sluiting, de voorzitter sluit de vergadering om 16:30.

Pagina 4


4.1 Jaarrekening 2009 & projectverantwoording Separaat vindt u bijgevoegd: •

De jaarrekening 2009

•

De projectverantwoording Wiewaswie, eerste jaar, 2008-209

•

De projectverantwoording Wiewaswie, tweede jaar, 2009-2010

Korte verantwoording financieel beleid 2010 Vooruitlopend op de jaarrekening 2010 willen wij u informeren over een aantal maatregelen dat is getroffen om het financiële resultaat van STAP op korte en langere termijn te verbeteren: •

uitgaven en inkomsten ABS Archeion zijn op korte termijn met elkaar in evenwicht gebracht door verhoging van de licentiebijdrage. De uitgaven liggen grotendeels vast in het contract voor hosting en beheer en de kosten van functioneel beheer. Negatieve resultaat 2009 is omgebogen tot positief resultaat in 2010.

•

Watwaswaar: de lopende uitgaven aan personeel en organisatie van Watwaswaar en Wiewaswie worden over beide projecten verdeeld. Het opmaken van de projectverantwoordingen Wiewaswie heeft geleid tot een verschuiving van lasten die in eerste instantie bij Watwaswaar zijn genomen naar Wiewaswie. Dit heeft geleid tot een verbetering van het resultaat van Watwaswaar in 2008 en 2009 van in totaal 60.000. Gevolg hiervan is dat Watwaswaar in 2009 een positief resultaat heeft vertoond.

•

De rekening courantpositie met het NA is in 2009 gehalveerd en zal in een aantal fasen in 2011 worden afgebouwd tot nihil.

•

De financiële sturing is versterkt, door managementaandacht en capaciteitsuitbreiding. Per 1 januari 2011 heeft STAP een eigen financieel administrateur ingehuurd en wordt nog beperkt gebruik gemaakt van de ondersteuning door het NA.

•

Het resterende tekort wordt betrokken bij de inrichting van de nieuwe verhouding tussen NA en STAP rondom serviceverlening en eigendomsoverdracht van ABS Archeion.

Pagina 5


4.2 Bestuurssamenstelling Sinds 3 juni 2010 is het STAP bestuur gekrompen tot een rompbestuur, dat zich primair heeft gericht op de voorbereiding van een toekomstvisie en het herstel van de zorgelijke financiële situatie bij STAP. Rompbestuur Het rompbestuur bestaat uit: Bert de Vries, Historisch Centrum Overijssel, Zwolle - voorzitter Willemijn Loeber, Nationaal Archief, Den Haag - penningmeester Paul Post, Regionaal Archief Alkmaar - secretaris Lucie Verachten, Algemeen Rijksarchief, Brussel- lid Benoeming interim directeur Roelof Hol heeft per 1 juni zijn taken als directeur STAP overgedragen aan ad interim directeur Anne-Marie Bruggert. Anne-Marie Bruggert is bestuurskundige en werkzaam bij KplusV organisatieadvies in Arnhem.

Pagina 6


5.1 ABS Archeion Aan de hand van een gespreksnotitie wordt met het Nationaal Archief gesproken over de versterking van het functioneel beheer van ABS Archeion en de overdracht van eigendom. Daarbij worden vanuit STAP de volgende uitgangspunten gehanteerd: •

geen verdere stjiging van licentiekosten;

•

borging van (aangepaste) functionaliteit voor kleinere instellingen;

•

binnen huidige financiële kaders versterking van functioneel beheer (op alle niveaus van functioneel beheer), waarbij de extra inzet van de interim directeur structureel moet worden ingevuld (zie discussie over toekomst organisatieontwikkeling).

Ter informatie: de gespreksnotitie

Pagina 7


Gespreksnotitie ABS Archeion ABS Archeion is in 1998 tot stand gekomen door samenvoeging van twee applicaties, ontstaan begin jaren 90, namelijk het Archief beheersysteem (ABS), dat voornamelijk bij gemeentearchieven in gebruik was en Archeion, dat door de Rijksarchiefdienst werd gebruikt. ABS Archeion is het logistieke beheersysteem voor archieven en collecties waarmee inventarisnummers, vindplaatsen, aanwinsten, verliezen, bezoekers en uitleningen worden geregistreerd. STAP beheert de broncode en is tevens verantwoordelijk voor de aansturing van het technische onderhoud, de doorontwikkeling van deze applicatie en het functioneel beheer van deze applicatie. De afgelopen jaren is de doorontwikkeling van het systeem beperkt geweest, waardoor het systeem verouderd is geraakt. Het aantal gebruikers zal in 2011 afnemen, een drietal gebruikers heeft aangegeven de deelname te verminderen dan wel te beëindigen. Binnen de huidige gebruikersgroep zijn er twee groot gebruikers, het Nationaal Archief en het Rijksarchief België. Hun aandeel is 60%. Tijdens de deelnemersvergadering van 14 oktober 2010 hebben de deelnemers geconstateerd dat: •

Het systeem in zijn huidige vorm is verouderd. Bij gelijkblijvende mogelijkheden voor doorontwikkeling zal het systeem door het merendeel van de deelnemers, op termijn, worden vervangen door een ander systeem;

•

De verbeteringen in het systeem, qua tijdsplanning, onbetrouwbaar zijn. Dit is één van de verschijningsvormen van de beperkingen aan het huidige kwaliteit van het functioneel beheer;

•

Met de stijging van de licentiebijdrage het prijsvoordeel van ABS Archeion ten opzichte van andere oplossingen is afgenomen;

•

De deelnemers de indruk hebben dat er een betere prijs/kwaliteitverhouding mogelijk is ten opzichte van het huidige contract voor hosting en (technisch) beheer voor ABS Archeion.

•

Het voornemen van het Nationaal Archief om stevig te investeren in ABS Archeion de mogelijkheid biedt om de kwaliteit en gebruikswaarde van het systeem op korte en langere termijn weer op een adequaat niveau te krijgen.

Doorontwikkeling door het Nationaal Archief ABS Archeion neemt in de strategische visie van het Nationaal Archief voor het E-depot een belangrijke positie in. Zij heeft dan ook het voornemen te investeren in de doorontwikkeling van het systeem en is bereid de verantwoordelijkheid te nemen voor de continuïteit, kwaliteit en prestaties van het systeem. Het NA hecht daarbij sterk aan een goede samenwerking met de andere gebruikers en een continuering van het gedeelde gebruik van het systeem. Kenmerk van het E-depot is onderlinge afstemming van de digitale infrastructuur. In haar rol als voortrekker van het E-depot wil het NA hierin een verantwoordelijkheid nemen voor de sector. De open toegang van het systeem voor andere gebruikers is daarbij een belangrijk onderdeel. ABS Archeion wordt daarmee een bedrijfskritisch onderdeel voor het Nationaal Archief in de borging van het E-depot. Zij heeft geconcludeerd dat dit investering vergt in de performance van het systeem en in de professionaliteit van de organisatie rondom het systeem. Tevens heeft zij

Pagina 8


aangegeven zekerheid te willen over de beschikbaarheid van ABS Archeion, door het eigenaarschap van de applicatie te verwerven. Samengevat leidt dit tot de volgende drie onderdelen in de analyse en besluitvorming: •

Investeringen in de performance van de applicatie

•

Organisatie, taken en bevoegdheden rondom de applicatie

•

Eigendom van de applicatie

Investeringen in de performance van de applicatie De beoogde investeringen in de applicatie zijn door het NA toegelicht in het gebruikersoverleg ABS Archeion. Vermindering van de storingsgevoeligheid van het systeem (zgn. lock in problemen), de inbouw van een toegankelijkheidsmodule, de ontwikkeling van web services, beheermogelijkheden van digitale objecten, van een containerfunctie en de implementatie van barcodes staan hierbij centraal. De prioriteiten bij deze investeringen werden herkend en ondersteund door de gebruikers. Nadere inhoudelijke afwegingen rondom deze investeringen , waaronder de overgang naar open source, vallen buiten het bestek van deze notitie, dit is onderwerp in het gebruikersoverleg. De gebruikers uit kleinere organisaties hebben, onder erkenning van de impact en wenselijkheid van deze investeringen voor het systeem, aandacht gevraagd voor het verschil in complexiteit van de wensen en gebruikersbehoeften tussen grote organisaties en kleine organisaties. Met andere woorden: er moet ruimte blijven voor een eenvoudige toepassing van het systeem, in aansluiting op de behoeften van de organisaties. Evaluerend terugkijkend naar de afgelopen jaren vallen twee, elkaar versterkende aspecten in de huidige organisatie op rondom betrouwbaarheid van planning en inhoud van releases. •

Release planning door STAP: Investeringen vanuit STAP in de performance (via inhoud en planning van releases) worden binnen het beheercontract uitgevoerd. STAP heeft een vaste hoeveelheid maandelijkse uren (24 uur) beschikbaar, waarbij prioriteit wordt gegeven aan incidenten. Resterende capaciteit is beschikbaar voor uitwerking en uitvoering van releases. Dit leidt tot beperking en onbetrouwbaarheid in de invulling van het functioneel beheer.

•

Release planning door één of meerdere gebruikers: Bij specifieke wensen kunnen gebruikers zelf een release aansturen (inhoud en planning). Dit wordt afgestemd met de verenigde gebruikers in STAP. Met als enige beperkende factor dat de verenigde gebruikers een gelijkblijvende functionaliteit behouden en gebruik mogen maken van de verbetering. De verenigde gebruikers stemmen hun verbeteragenda hierop af. Bij achterwege blijven van de realisatie van de specifieke opdracht ontstaat onbetrouwbaarheid voor de gebruikers van het systeem (recent voorbeeld is de vertraging van drie jaar van de specifieke opdracht van het NA rondom EAD export, waardoor Leiden en Alkmaar een noodoplossing door Pictura hebben moeten laten maken).

Samengevat leidt dit tot de volgende eisen voor de nieuwe situatie: 1.

Functionaliteit systeem moet afstembaar blijven op gedifferentieerde omvang archieforganisaties;

2.

Betrouwbaarheid van planning en inhoud releases moet fors verbeteren, zowel bij releases vanuit gebruikersgroep STAP als vanuit individuele opdrachtgevers.

3.

De investeringen in het systeem moeten leiden tot een adequaat functionerend systeem, dat haar waarde bewijst ten opzichte van overige systemen en waarvan de toekomstbestendigheid wordt geborgd door een meerjarige investeringslijn.

Pagina 9


Organisatie, taken & bevoegdheden In de huidige situatie faciliteert STAP, als 50% eigenaar, mede namens de overige eigenaren van de applicatie, haar gebruikers. STAP is verantwoordelijk voor het functioneel beheer en is opdrachtgever van het technisch beheer (op dit moment uitgevoerd door Transfer Solutions). In onderstaande figuur worden deze rollen nader uitgewerkt naar verantwoordelijkheid en frequentie. Rapportage en escalatie Strategisch

Tactisch

Operationeel

Rol

Verantwoordelijkheid

Overleg en rapportage

Contract Management

• Contractafspraken • Invulling partnerschap • Evalueren en bijsturen samenwerking

Halfjaarlijks

Service Management

• Service levels • Lopende releases • Evalueren en bijsturen samenwerking

Maandelijks

Opdracht Management

• Operationele zaken: • Incidenten • Onderhoud • Releases

Dagelijks/ wekelijks

Niveau

STAP, als opdrachtgever (voortvloeiend uit de opdracht van de deelnemers en eigenaren van het systeem) is verantwoordelijk voor de sturing op strategisch niveau. STAP onderhoudt het contact met alle deelnemers aan ABS, richt de deelnemersvergadering in en stemt strategische keuzes af met de deelnemers. Het onderdeel strategische aansturing van de meerjarenontwikkeling van het systeem heeft de afgelopen jaren weinig prioriteit gekregen. Het Service management wordt ingevuld met een combinatie van vrijwillige inzet en betaalde inzet door het kernteam (betaalde functioneel beheerder en drie gebruikers van archiefinstellingen). De geborgde (betaalde) capaciteit voor functioneel beheer bedraagt 8 uur per week. Deze capaciteit is mede bestemd voor de operationele zaken van het opdrachtmanagement. Om functionaliteit te kanaliseren is een gemandateerd gebruikersoverleg ingericht. Hier worden releases samengesteld – functioneel en financieel – en als advies voorgelegd aan het bestuur. Na goedkeuring wordt een opdracht verstrekt tot uitvoering. Er zijn processen ingericht zoals incident– en problemmanagement, change– en releasemanagement en functioneel beheer (conform BiSL). De functioneel beheerder vult dit in met ondersteuning van het kernteam (drie personen). Bij incidenten is er achtervang bij de technisch beheerder Transfer Solutions. Incidenten worden via één loket aangemeld. Registratie, beoordeling, prioriteitstelling en opdrachtverstrekking tot herstel is de verantwoordelijkheid van de functioneel beheerder als proceseigenaar incidentmanagement. Tevens worden op het operationele niveau de nieuw te implementeren releases in een aparte omgeving getest voordat zij in productie gaan en klaar zijn om in beheer worden genomen. Voor het service en opdrachtmanagement geldt dat communicatie vindt primair plaats in het circuit van het kernteam en in bilaterale (telefonische en mailcontacten) tussen functioneel

Pagina 10


beheerder en gebruikers. Er is een site ABS Archeion (alleen toegankelijkheid voor gebruikers), met onder andere overzichten van calls en de releaseplanning. Recent is vanuit STAP de communicatie nieuw leven gegeven via website, nieuwsbrief en deelnemersoverleg. Terugblik feitelijke invulling afgelopen jaren: De strategische sturing rondom ABS Archeion heeft de afgelopen jaren weinig prioriteit gehad. Een aantal zaken heeft hieraan bijgedragen. Deelnemersvergaderingen werden niet gehouden, om reden van het (te) beperkte aantal agendapunten. Onderwerpen werden mondeling besproken door de directeur met het STAP bestuur en met de vertegenwoordiging van deelnemers in het convent (waar het NA en de directeuren van de RHC's zijn vertegenwoordigd). Daarnaast hebben de deelnemers zichzelf beperkingen opgelegd door het beschikbare financiële kader. Het functioneel beheer heeft STAP ingericht via een combinatie van betaalde inzet (0,2 fte) en vrijwillige inzet van deelnemers via de kerngroep ABS Archeion. De functioneel beheerder onderhoudt het contact met de partij voor hosting, beheer en onderhoud. De kerngroep heeft een gebruikersoverleg ingericht, dat periodiek bijeenkomt. Ter ondersteuning van het functioneel en technisch beheer is er een website, met informatie over inhoud en planning van releases, de gemelde incidenten etc. De afgelopen periode heeft het NA, als grootgebruiker van de applicatie, haar capaciteit teruggetrokken uit de kerngroep en het gebruikersoverleg. Door alle betrokkenen wordt geoordeeld dat dit heeft geleid tot een vermindering van de kwaliteit van het functioneel beheer, de bijdrage van het NA was een sterk sturende en duwende kracht en had grote toegevoegde waarde. Samengevat: 4. Sturing op strategisch niveau moet systematisch worden ingevuld. Agenda voor toekomstige functionaliteit en bijbehorende organisatie is prioriteit voor STAP, net als de optimalisering van de budgetinzet. 5. Functioneel beheer moet worden verbeterd, waarbij communicatie en transparantie van de activiteiten een van de elementen is. 6. De inbreng van de grote gebruiker NA is noodzakelijk voor het goed functioneren van het beheer door STAP.

Eigendom 1

Het NA heeft HEC in 2009 om advies gevraagd over het belang van ABS Archeion voor haar digitale agenda en de randvoorwaarden rondom de borging van de kwaliteit van het systeem. De conclusie van het onderzoek was dat het Nationaal Archief veel invloed heeft op het functioneren van ABS Archeion, maar niet 'in control' is. Dit komt vooral omdat de regiefunctie niet is ingevuld, het functioneel (applicatie)beheer niet zwaar genoeg is ingevuld en functies en taken door elkaar heenlopen. Onder 'in control' wordt verstaan de regie op het betrouwbaar functioneren van het systeem en de verdere ontwikkeling van het systeem. Het Nationaal Archief wenst te komen tot een situatie waarin: 7. ABS Archeion beschikbaar blijft voor het hele archiefveld 8. Op korte termijn door middel van investeringen geschikt wordt voor haar rol binnen het Edepot,

1

Audit op regie en beheer ABS/Archeion, HEC, 30 juli 2009

Pagina 11


9. Op langere termijn systematisch wordt doorontwikkeld, in aansluiting op de technische ontwikkelingen en gebruikerswensen 10. De Stichting Archiefprogrammatuur haar rol als gemeenschappelijke facilitaire organisatie voor archiefinstellingen behoudt 11. Waarbij versterking noodzakelijk is om te komen tot het gewenste professionele niveau. Het Nationaal Archief heeft als voorwaarde gesteld dat zij, teneinde haar 'in control' positie te versterken, het eigendom van ABS Archeion van STAP wil overnemen. Huidige eigendomsverhoudingen ABS Archeion In 1999 hebben 6 archieven (Amsterdam, Den Haag, Dordrecht, Leiden, Rotterdam en Utrecht) met de Rijksarchiefdienst het initatief genomen tot ontwikkeling van ABS Archeion. Zij zijn de oorspronkelijke eigenaren. Daarbij is bepaald dat de Rijksarchiefdienst 50% van de ontwikkelkosten draagt. Het auteursrecht, de sourcecode, de systeemdocumentatie, de handleiding en de daaraan verbonden intellectuele eigendomsrechten lagen voor 100% bij het Rijksarchief. Per 1 juli 2001 heeft de Rijksarchiefdienst deze rechten overgedragen aan STAP. In de oorspronkelijke overeenkomst is vastgelegd dat alle kosten die direct of indirect voortvloeien uit ABS Archeion zullen worden gedragen door alle partijen. Dit is dan ook de basis voor de jaarlijks te bepalen licentiebijdrage. In de loop der jaren is een grotere groep archieven gebruik gaan maken van het systeem. Vanuit het perspectief van financiële verantwoordelijkheid hebben deelnemers aan ABS Archeion hebben zich verplicht: •

Het aantal licenties niet te verlagen gedurende de looptijd van het contract dat STAP heeft gesloten met een derde (onderhouds-)partij.

•

De voorgenomen verlaging tenminste een jaar voor afloop van het onderhoudscontract schriftelijk aan het bestuur zal meedelen;

•

De jaarlijkse licentiebijdrage in de deelnemersvergadering wordt vastgesteld (en dient ter dekking van alle kosten die STAP maakt)

De afgelopen jaren heeft STAP verlies geleden op ABS Archeion. Met de verhoging van de licentiebijdrage in 2010 is geborgd dat het bestemmingsfonds ABS op korte termijn positief blijft. Afgesproken is een traject gericht op herziening van de licentiebijdrage in 2011 wordt ingericht, met als voorwaarde differentiatie naar gebruiksvorm. Dit in aansluiting op een nieuw contract voor technisch beheer.

Voorstel Met de deelnemers concludeert het bestuur van STAP dat de combinatie van belang en financieringsmogelijkheden bij het NA een goede basis biedt voor de toekomstige continuïteit van het systeem, op voorwaarde dat de hierboven genoemde vereisten van borging van het belang van de overige instellingen wordt vormgegeven. STAP en het Nationaal Archief komen tot het volgende voorstel: •

Het Nationaal Archief verkrijgt het eigendom van ABS Archeion, tegen betaling van een nader te bepalen som;

•

Als eigenaar belegt het Nationaal Archief een aantal functies bij STAP, die zich concentreren rondom de inrichting van het functioneel beheer in aansluiting op alle deelnemers:

Pagina 12


−

Het inrichten van een deelnemersoverleg voor alle archieven (inclusief het Nationaal Archief), gericht op de strategische ontwikkelingen in het systeem

−

Het inrichten van een gebruikersoverleg voor alle deelnemende organisaties het functioneel beheer bij STAP;

− •

Het inrichten van het functioneel beheer, mede voor het Nationaal Archief.

Er komt een nieuw systeem voor bepaling van de licentiebijdrage, waarbij onderscheid wordt gemaakt verschillende kostenonderdelen en gebruikersgroepen. Randvoorwaarde daarbij is dat de investeringen door NA en de bijgehorende consequenties voor het functioneel beheer door het NA zelf worden bijgedragen (en dus niet ten laste komen van de overige gebruikers);

•

Ter borging van de functionaliteit voor kleine gebruikers wordt 10% van het incidentele investeringsbudget vanuit het Nationaal Archief gereserveerd voor ontwikkelingen gericht op de gebruikerswensen vanuit de overige instellingen.

Vervolgtraject Hieronder worden de volgende lijnen in het vervolgtraject uitgezet. Naast de formele besluitvorming, stelt STAP voor een aantal verbeteringen op korte termijn door te voeren en met actieve bijdrage van het NA een aantal trajecten met impact op de langere termijn (strategische visie ontwikkeling, uitwerking service level agreement, aanbesteding technisch beheer) voor te bereiden. Formele besluitvorming: •

December: afstemming voorstel STAP bestuur – NA

•

Begin januari: afstemming met beoogd bestuur STAP + sondering bij een aantal gebruikers & kernteam ABS

•

Half januari: verzending voorstel naar deelnemers

•

Eind januari: deelnemersvergadering STAP

Korte termijn: •

inrichting STAP structuur blijft intact, met toevoeging van actieve deelname vanuit Nationaal Archief.

•

voorbereiding aanbesteding technisch beheer: −

14/12: tussentijdse evaluatie met Transfer Solutions, input via gebruikersoverleg en kernteam, naast signalen van NA.

−

Verzoek aan NA tot uitvoering voorbereiding aanbesteding technisch beheer, in aansluiting op nieuwe verhouding (gekoppeld aan december besluitvorming rondom intenties NA-STAP)

•

Versterking functioneel beheer (binnen de huidige organisatie) −

December: verbetering transparantie door opnemen ABS content op website STAP

−

December/januari: inrichting maandelijkse rapportage rondom operationeel beheer, inclusief communicatie aan gebruikersoverleg

− •

Januari: uitgangspunten service level nu en wenselijk uitwerken

Strategische besluitvorming door deelnemers −

Eind januari: deelnemersbijeenkomst

In 2011 zal STAP een werkwijze gericht op systematische besluitvorming inrichten, onder andere over:

Pagina 13


Strategisch (op niveau deelnemersoverleg): 1. Vaststelling budgetten met betrekking tot onderhoud van ABS; 2. Vaststelling budgetten met betrekking tot uit te voeren releases; 3. Opdrachtgeverschap voor technisch beheer (uitvoering van onderhoud, beheer en releases van de applicatie); 4. Ontwikkeling visie over de doorontwikkeling en gebruik van ABS (lifecycle management). Tactisch (niveau gebruikersoverleg): 1. Vaststelling serviceniveaus en controle op uitvoering; 2. Inrichting mandaat gebruikersoverleg met betrekking tot het samenstellen van nieuwe functionaliteiten; 3. bewaking kwaliteit van uitgevoerde releases; 4. onderhouden contact met de gebruikers over toe te passen functionaliteit. Operationeel (functioneel beheer/kernteam): 1. Inrichting van het beheer van de processen en aanstelling eigenaren van deze processen; 2. Inrichting van een loket waar gebruikers terecht kunnen voor het melden van incidenten en het stellen van functionele vragen; 3. zorg dat releases gecontroleerd in productie worden genomen; 4. rapportage over incidenten, oplostijden en status; 5. organisatie van de beschikbaarheid van ABS. Uitgangspunten STAP organisatie: Vooralsnog gaat STAP uit van een lean and mean organisatie, waarbij een beperkte professionaliseringsslag (met bijbehorende kosten) wordt gecombineerd met de huidige betrokkenheid van de verschillende gebruikers. Ook gaat zij ervan uit dat een projectbureau waarin een combinatie van beheer- en ontwikkelprocessen plaatsvindt, de context blijft voor het functioneren van STAP. Voor ABS Archeion betekent een begroting die is opgebouwd uit de volgende onderdelen: Management en bedrijfsvoering: •

directiefunctie, met 0,1 (halve dag per week) beschikbaarheid voor aansturing en organisatie van de verschillende processen rondom ABS Archeion;

•

administratieve/communicatieve ondersteuning via website etc – onderdeel van stap organisatie kosten;

•

idem financiële ondersteuning: onderdeel van STAP organisatiekosten

Functioneel beheer: •

formatie uitbreiding versterking tot 1 fte, 0,8 uitbreiding te financieren door NA

•

Technisch beheer & hosting, met onderscheid van budgetten voor correctief –en adaptief onderhoud en exploitatie

Pagina 14


6. Toekomst STAP 6.1 Brief Brain

Pagina 15


6.2. Beleidsvisie STAP Notitie Bestuur, eerste versie april 2010, aangepast naar aanleiding van overleggen tot versie januari 2011.

Inleiding De STAP werkt momenteel hard aan de doorontwikkeling van Genlias en WatWasWaar en onderhoudt en ontwikkelt ABS/Archeion. De landelijke publieksapplicaties zijn voor de archiefdiensten en historische centra in Nederland van strategisch belang, zeker waar het om hun publieksbereik in de landelijke markt betreft. Nu WieWasWie in productiefase gaat is het van belang dat de STAP kiest voor een heldere positie in het veld en ervoor zorgt dat er een interne organisatiestructuur wordt opgebouwd die de bedrijfszekerheid van de beheerde applicaties garandeert. Op dit moment draait de STAP, naast de tijdelijke projectmedewerkers, op de inzet van medewerkers van een beperkt aantal diensten. De beheerde applicaties zijn of in eigendom van de STAP of de deelnemers van de STAP of van diensten. Hierbij hebben het hier over ABS/Archeion, Watwaswaar, Wiewaswie (Genlias en Digitale Stamboom) Missie en visie De STAP wil de shared serviceorganisatie zijn van het erfgoedveld in het digitale domein. De STAP is er voor het erfgoedveld. Ze werkt vraaggestuurd en in dienst van derden. De STAP beheert en ontwikkelt landelijke applicaties in het algemeen en in het publieke belang. Ze kan ook elders ontwikkelde applicaties in beheer nemen. De STAP stelt het veld in staat landelijke samenwerking tot stand te brengen op het gebied van digitale producten en diensten in de frontoffice (publieksapplicaties) en in de backoffice (beheersapplicaties). De STAP stelt kleinere archiefdiensten, die niet over de middelen beschikken om zelf te ontwikkelen, in staat in landelijke samenwerking te participeren door aan te sluiten bij applicaties die de STAP beheert. Daarmee bevordert de STAP ook landelijke efficiency en dus een algemeen belang. De STAP vertegenwoordigt een publiek belang omdat het applicaties beheert en ontwikkelt. De exploitatie van de publieksdiensten wordt, net als het applicatiebeheer, uitbesteed aan professionele partijen in de markt. STAP beperkt zich tot de regiefunctie over de uitbating van de content en de levering hiervan. De STAP is een shared service organisatie die in opdracht van derden uit het erfgoedveld digitale applicaties en content beheert en ontwikkelt, om zo in het algemeen belang efficiency te bewerkstelligen en in het publiek belang historische overheidsinformatie effectief te beheren en publiceren. Veranderingsproces: bestuur 1989-2009 De STAP is in 1989 opgezet als een stichting met een deelnemersmodel met een bestuur voor de aansturing van de dagelijkse activiteiten. De stichting beschikte niet over eigen personeel, maar ‘leende”(naderhand: huurde in) bij aangesloten archiefinstellingen. Tot 2005 beheerde de STAP twee landelijke applicaties: ABS/Archeion en de Archiefkaart. De laatste is in 2006 geliquideerd. In 2006 kwam daar door overdracht van de eigendom van De Woonomgeving door DIVA aan de STAP een applicatie bij, die in een nieuwe versie vanaf 2007 als Watwaswaar door het leven gaat. In dat jaar begon ook de voorbereiding van het ontwikkelen van de applicatie Wiewaswie (‘fusie’ tussen Genlias en Digitale Stamboom).

Pagina 16


De inbreng van de gebruikers/eigenaren werd georganiseerd in het deelnemersoverleg (max. 2x per jaar) en voor de dagelijkse zaken in een gebruikersoverleg, waaruit dan een kernteam werd geformeerd voor het onderhoudsproces van een applicatie. De jure allemaal goed geregeld, de facto kwam de voortgang steeds vaker bij een steeds kleiner groepje mensen terecht, wat het draagvlak in zijn algemeenheid niet vergrootte. Voor de ontwikkeling en het beheer van de beide publieksapplicaties waren medewerkers van het langzaam groeiende projectteam verantwoordelijk. Vanaf 2008 heeft de secretaris van het bestuur ook als directeur van de STAP. Medio 2010 is een interim directeur aangesteld en is het bestuur gekrompen tot een rompbestuur. Met de afronding van de ontwikkeling van de webversie van ABS/Archeion en de start met de beide brede publieksapplicaties Watwaswaar en Wiewaswie ondervindt de STAP in toenemende mate hinder van de wat losse organisatie, zeker nu een structurele financiering in plaats van de productfinanciering nu, nog niet in zicht is. 2010 en verder De STAP werkt voor momenteel vooral voor archiefdiensten. De diensten zijn ‘eigenaar’ en beslissen over de ontwikkeling van applicaties in een zogenaamde deelnemersvergadering. Dit leidt tot een trage of geen ontwikkeling, onderbezette deelnemersvergadering en te kort aan draagkracht. Het STAP bestuur kiest voor een organisatievorm die recht doet aan het model van een shared service organisatie. Dat wil zeggen dat de STAP werkt voor derden, voor organisaties in het erfgoedveld die als tevreden klanten gebruik maken van de STAP. De opdracht van de STAP is ook om tevreden afnemers te garanderen omdat anders de producten door steeds minder organisaties worden afgenomen, waardoor ze te kostbaar worden. De verantwoordelijkheid voor het beleid van de STAP wordt belegd bij een bestuur. Het bestuur benoemt een directeur. Het bestuur bestaat uit vertegenwoordigers van de stakeholders in het veld, te weten het Nationaal Archief en BRAIN. Het bestuur roept tweemaal per jaar een vergadering van ‘aandeelhouders’ bijeen. De aandeelhouders zijn de organisaties die producten en diensten van de STAP afnemen. In de aandeelhoudersvergadering presenteert de directeur de stand van zaken en de plannen voor de komende jaren. De aandeelhouders worden in staat gesteld daarop in de vergadering te reflecteren. De STAP wordt een shared service organisatie die voor zijn ‘aandeelhouders’ de best mogelijke producten binnen zijn specifieke domein van landelijke applicaties tegen de minst mogelijke kosten uitzet voor de deelnemende instellingen enerzijds en voor het brede publiek anderzijds. Veranderingsproces: relaties Als netwerkorganisatie is de STAP afhankelijk van zowel de financiële als inhoudelijke inbreng over zijn producten en het gebruik ervan door de deelnemende instellingen of andere netwerkorganisaties als BRAIN, DEN en EN of het verband der directeuren van regionale historische centra (de RAD). De STAP onderhoudt hiermee structurele contacten.

Pagina 17


Leden van het bestuur kunnen vanuit hun bestuurlijke betrokkenheid bij de STAP een dubbelfunctie bekleden in de hier genoemde gremia. De huidige contractenstructuur met de deelnemers moet gesynchroniseerd worden, waarbij een contract op maat niet geschuwd hoeft te worden. De leden kunnen invloed uitoefenen op het beleid op de wijze zoals nu het geval is (1 deelnemer, 1 stem, ongeacht omvang/financiële bijdrage) of men zou een systeem kunnen ontwikkelen waarbij de hoogte van de financiële bijdrage het aantal stemmen bepaalt. De STAP treedt op het specifieke terrein waarvoor zij competent is op als verantwoordelijk aanspreekpunt en actor in de relatie tot marktpartijen: dat levert efficiencywinst op bij op de verschillende taakvelden als ontwikkeling, beheer en exploitatie. Het brede palet van partijen, nog los van de eerder genoemde semi-overheidsinstellingen, waarmee de STAP een relatie onderhoudt en dat ook wil blijven doen is schier onuitputtelijk; erfgoedinstellingen die diensten afnemen, erfgoedinstellingen die alleen content leveren, partners in samenwerkingsverbanden zoals RCE (KICH), KB (Geheugen van NL), uitvoerders van subsidieregelingen, private personen en professionals en zakelijke en private afnemers van data, diensten en producten en natuurlijk instellingen als EN en DEN. Los van de gebruikelijke dienstverleningscontracten met de erfgoedinstellingen is het zaak dat de STAP vanwege zijn landelijk opererende activiteiten een speciale vorm van samenwerking zoekt met het Nationaal Archief. Een bijkomend aspect hierbij is de relatie met het Algemeen Rijksarchief in Brussel (en wellicht op termijn Suriname) waar het gaat om het product ABS/Archeion. Evenzeer moet de positie van de grote (archief) erfgoedspelers als Amsterdam en Rotterdam, al dan niet via BRAIN, een meer dan gewone aandacht krijgen. De STAP wordt een netwerkorganisatie in het domein van erfgoed en digitalisering.

Veranderingsproces: organisatie De directeur is verantwoordelijk voor de realisatie en uitvoering van het beleid. Hij stuurt de uitvoeringsorganisatie STAP aan. Die bestaat uit een projecten ‘poot’ voor ontwikkeling van bestaande en nieuwe producten en diensten (projectleiders en –medewerkers) en een beheerpoot waarbinnen de bestaande producten en diensten worden onderhouden (productmanager(s) en –medewerkers). De directeur is verantwoordelijk voor het onderhouden van relaties met de directeuren van de diensten die producten en diensten afnemen. Hij is ook verantwoordelijk voor hun klanttevredenheid en de producten en dienstencatalogus. De organisatie houdt zich bezig met de navolgende taken; •

aansturing en ontwikkeling van diensten,

•

het verwerven van meer deelnemers/afnemers van diensten,

•

een sterk relatiebeheer,

•

een doortimmerd digitaal collectiemanagement,

•

een kwalitatief hoogstaand functioneel applicatiebeheer en

•

een duidelijke productgebonden communicatie naar deelnemers en het ‘veld’ en publiek.

Het bestaande model van het organiseren van de input van gebruikers op operationeel niveau blijft ongewijzigd. De coördinatie hiervan ligt bij de STAP. Per applicatie wordt een afzonderlijke klantenraad ingesteld, die wordt voorgezeten door een medewerker van de STAP. Deze klantenraad richt zich op zowel het ontwikkelingstraject als het beheerstraject. Het technisch

Pagina 18


beheer is momenteel uitbesteed en zal dat –in welke hoedanigheid ook de STAP zich manifesteert, blijven. Bij de ontwikkeling van producten maakt de STAP gebruik van afzonderlijk ingestelde projectteams, die onder de directeur/programmamanager fungeren. Het STAP-team is een flexibele, op zijn klanten en relaties gerichte dienstenorganisatie Veranderingsproces; middelen & financiering Op dit moment beschikt de STAP over het navolgende personeel; een door het NA betaalde directeur (tot 1 april 2010), een projectteam, geleid door een projectmanager (5 personen inclusief het officemanagement) en een bij een deelnemende instelling ingehuurde functioneel applicatiebeheerder (ABS/Archeion). De betrokken projectteammedewerkers werken zowel voor Watwaswaar als voor Wiewaswie. De financiële middelen voor ontwikkeling en beheer bestaan uit de navolgende elementen: •

deelnemersbijdragen, variabel per product

•

licentiekosten (ABS/Archeion)

•

Subsidiemiddelen culturele fondsen, OCW en derden

•

Inkomsten uit exploitatie

De inkomsten zijn gebonden aan het specifieke product, er zijn geen algemene inkomsten, waardoor er altijd een verrekening moet plaatsvinden tussen de verschillende producten, zodat een en ander overzichtelijk blijft. De potentie van betaalde digitale dienstverlening wordt conform het Businessmodel Wiewaswie/watwaswaar verder ontwikkeld. Het licentiesysteem voor ABS-Archeion moet op de helling. De samenstelling van het team STAP is gericht op de volgende hoofdfunctionaliteiten: •

Sturing en relatiebeheer partners (directie)

•

Ontwikkeling diensten en producten (projectmanagement)

•

Digitaal collectiemanagement, verwerving deelnemers en content

•

Applicatiebeheer

•

Facilitaire ondersteuning, planning, communicatie-support, officemanagement.

De feitelijke ontwikkeling en het technisch beheer geschiedt door marktpartijen. De organisatie en het functioneren van de STAP worden gefinancierd volgens een model van basisfinanciering en een financiering van producten en diensten. De basisfinanciering zou moeten bestaan uit een basisbedrag afkomstig van het ministerie van OCW/Nationaal Archief en een bijdrage van de diensten voor de producten en diensten die ze afnemen. Indien de STAP niet voorzien kan worden van een basisfinanciering, zal zij moeten draaien op grond van de inkomsten uit producten en diensten. Tot slot De STAP staat voor een cruciale fase. Omdat de STAP een shared service organisatie wil zijn, betekent dat ook dat de 'aandeelhouders' van de bestaande producten en diensten voor een cruciale fase. De STAP werkt immers voor hen. Daarom moeten we met alle partners de beschreven visie ondersteunen en realiseren, eenvoudig weg omdat anders enorme investeringen overboord worden gegooid. De landelijke samenwerking in WieWasWie en WatWasWaar kan alleen worden gecontinueerd met een STAP organisatie die is uitgerust voor haar taak.

Pagina 19


6.3 Organisatie ontwikkeling STAP: discussie De visie op de toekomst van STAP gaat uit van een shared service organisatie voor de archieven, die wordt gefinancierd uit een basissubsidie en inkomsten uit projecten en producten. Centrale vraag bij de organisatie ontwikkeling is de wijze waarop het veld zich committeert aan deze doorontwikkeling en de consequenties die hieraan worden verbonden op korte termijn. Doel van dit discussiestuk is, zeer beknopt, overwegingen en mogelijkheden rondom de organisatieontwikkeling weer te geven. De bezuinigingen maken dat ieder archief afwegingen maakt rondom de digitale beheerstructuur en de digitale dienstverlening. De beoogde doorontwikkeling van STAP vraagt commitment aan samenwerking. Om dit commitment concreter te maken, volgen hieronder een aantal routes met consequenties voor doorontwikkeling van de organisatie. De uitkomst van de discussie vormt leidraad voor het interim bestuur en het nieuwe bestuur voor de inrichting van de nieuwe STAP organisatie. 1. STAP als inhoudelijke ontwikkel & beheerorganisatie voor de archieven Zoals BRAIN ook aangeeft, samenwerking maakt het mogelijk dienstverlening in stand te houden en te optimaliseren in een tijd van bezuiniging. Deze ontwikkeling vergt inrichting van een professionele beheerorganisatie, de software in eigendom van de archieven of open source software in beheer neemt. Uitbreiding opdracht in de vorm van inkoopkracht richting private ontwikkelaars. 2. Professionele shared service organisatie vergt een vaste kern van medewerkers. Professionele ontwikkeling en beheer van software vergt een professionele organisatie en een beperkte, vaste kern van medewerkers. Huidige situatie: STAP heeft alleen tijdelijke medewerkers gefinancierd met projectsubsidies in dienst. Daarnaast wordt dienstverlening ingekocht op het terrein van bouw, functioneel beheer en technisch beheer & hosting. In de capaciteit voor de directiefunctie en de financiële administratie werd vrijwillig en gratis door NA voorzien. Ontwikkelperspectief: Borging van management en bedrijfsvoering door directiefunctie (0,5-0,8 fte) en financiële administratie toe te voegen. Huidige tijdelijke functie van inhoudelijk programmaleider omzetten in vaste functie. Inzet vaste capaciteit primair bestemmen voor ontwikkeling en borging beheeropdrachten, daarnaast blijft er inzet op innovaties en realisatie bijbehorende (subsidie)financiering. Indicatie kosten: 100.000 € jaarlijks. Nadere uitwerking; beheerorganisatie vergt nieuwe organisatiestructuur, waarbij de afweging wordt gemaakt tussen activiteiten in de stichting en een daaraan verbonden bv. 3. Routes voor financiering ontwikkelperspectief: commitment van de archieven Beleidsvisie gaat uit van vaste basisfinanciering in combinatie met project/productfinanciering.. Dit is een haalbare route, die aansluit op de huidige structuur. Dit vergt commitment van de archieven, voor basisfinanciering en voor het beleggen van opdrachten bij STAP rondom beheer en ontwikkeling. Ter indicatie een aantal routes: Optie 1: subsidie OCW, structureel kleine kans, incidenteel mogelijk kansrijk voor ombouw en ontwikkeling STAP als beheer/open source community archievenveld.

Pagina 20


Optie 2: vaste bijdrage voortrekkers sector NA, RHC's en archief Rotterdam, Amsterdam en Den Haag, omvang 7.000,- jaarlijks (b.v. door aanwending voorziene daling Genlias bijdragen) Optie 3: inkomsten STAP door inkoop kosten & kwaliteitseffectieve dienstverlening rondom wiewaswie (b.v. hosting hoge resolutie afbeeldingen inkopen bij STAP). 4. STAP inperken tot kernorganisatie op terrein van opdrachten tot ontwikkeling en beheer Huidige stichting blijft intact, de uitvoering van de ontwikkelen beheeropdrachten wordt maximaal bij partijen in het veld belegd (en dus niet in eigen beheer). Beperkte opslag voor stichtingskosten in projecten/producten. Bestuur & aansturing blijft bij vrijwillige inzet archiefdirecteuren (behoud oude situatie). Professionalisering niet bij STAP zelf, maar door uitvoering volledig onder te brengen bij partners/opdrachtnemers in de sector. Mogelijke consequenties: •

ABS/Archeion: hoofdgebruiker Nationaal Archief stuurt met kernteam functioneel, technisch beheer en doorontwikkeling aan. Rol stichting STAP blijft, net als nu beperkt tot opdrachtverlening functioneel en technisch beheer.

•

Wiewaswie: stichting STAP belegd opdracht tot beheer en doorontwikkeling bij CBG, waarmee optimale afstemming en samenwerking wordt gerealiseerd.

•

Watwaswaar/Erfgoed en Locatie: afhankelijk van keuze: onderbrengen bij Wiewaswie of een andere landelijk opererende organisatie als RCE.

Pagina 21

Deelnemersvergadering STAP

Recommend Documents