DEEL 1 - VERANTWOORDING VAN DE BEWARINGS- EN VERNIETIGINGSRICHTLIJNEN

DEEL 1 VERANTWOORDING VAN DE BEWARINGS- EN VERNIETIGINGSRICHTLIJNEN

Uit : MARECHAL G., Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel II, Miscellanea Archivistiva Studia 7, Brussel, 1990.

TOEZICHT > GEMEENTE ARCHIEVEN > SELECTIE

8. OPENBARE WERKEN EN RUIMTELIJKE ORDENING1 Delen 8.1. Algemene beschouwingen en richtlijnen en 8.2. Openbare Werken en Leveringen werden voorbereid door G. Gadeyne, met uitzondering van 8.2.5. Gebouwen dat van de hand van G. Degueldre is. Delen 8.3.-8.5. Ruimtelijke Ordening, Stadsvernieuwing en Monumentenzorg werden voorbereid door H. De Nijn. 8.1. ALGEMENE BESCHOUWINGEN EN RICHTLIJNEN 8.1.1. Organisatie der diensten De gemeente bezit domeingoederen (goederen onontbeerlijk om haar publiekrechtelijke functie uit te oefenen, b.v. wegen, riolen, gebouwen voor diensten) en privaatgoederen (goederen die zij bezit als rechtspersoon, maar niet gebruikt voor openbare dienst : b.v. verhuurde eigendommen). De belangrijkste van deze goederen zijn onroerend, maar de gemeente kan zeer belangrijke roerende goederen bezitten (b.v. havenuitrusting). Een van haar functies bestaat erin deze goederen materieel te bouwen, te verbouwen, te onderhouden, eventueel te vernietigen. Het departement, de afdeling of de dienst die belast is met de onmiddellijke technische en administratieve uitvoering of opvolging (vaak ook met de studie) van deze werken aan de onroerende en belangrijke roerende goederen alsook van leveringen van materialen en goederen heet gewoonlijk "(openbare) werken" of "technische dienst". Om practische redenen bevatten de dossiers van deze dienst(en) vaak ook juridische en financiële bewijsstukken. De ruimtelijke ordening, die zich oorspronkelijk beperkte tot de regeling van de wegenis, wordt vaak door dezelfde dienst van Openbare Werken opgevolgd. Sedert de wet van 29 maart 1962 is deze materie sterk toegenomen. Dit geldt eveneens voor stedebouw, stadsvernieuwing en monumentenzorg tijdens de laatste decennia. Om die redenen wordt deze materie thans vaak door afzonderlijke diensten behandeld en wordt de bewaring en vernietiging van de desbetreffende documenten in een afzonderlijke onderverdeling 5.3 besproken. 8.1.2. Algemene richtlijnen inzake bewaring en vernietiging

1

Gepubliceerd in: MARÉCHAL, Griet. Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven Richtlijn en advies.

Deel 2. Brussel, 1990, p. 60-79.

Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën G. GADEYNE, G. DEGUELDRE EN H. DE NIJN

1990


-

Gezien bij werken de verantwoordelijkheid van de aannemer in de regel 10 jaar na de definitieve oplevering duurt, is dit ook de minimale administratieve bewaartermijn voor de dossiers van die werken. Een algemeen toepasselijke administratieve bewaartermijn is niet a priori vast te stellen, omdat bepaalde werken en gebouwen zeer lange tijd blijven bestaan of gevolgen hebben en de dossiers ervan (eventueel uitgedund volgens de hiernavolgende richtlijnen) ter beschikking moeten blijven van de administratie. De vermelding "vernietigen" betekent dan ook "na verval van het administratief nut". Het ware zeer nuttig dat reeds na verloop van de minimale termijn van 10 jaar een bevoegd persoon van de dienst zelf, in overleg met de verantwoordelijke archivaris, zou aanduiden welke dossiers en welke stukken in de dossiers definitief moeten bewaard worden (b.v. merken met B) en de andere (voorzover ze geen administratief belang meer hebben) laten vernietigen. Daarvoor kan men enerzijds steunen op de hiernavolgende richtlijnen voor het statisch archief, maar in veel gevallen (door ons aangeduid met relativerende termen : essentiële stukken, belangrijke of ingrijpende werken, buitengewone werken, bescheiden nodig, speciale gevallen) kan alleen of best een deskundige inzake werken oordelen. Deskundigen stellen b.v. voor om restauratiedossiers

-

integraal te bewaren, advies dat door ons gevolgd wordt. Akten en bescheiden nodig voor de kennis van rechten en plichten zoals vonnissen en K.B. van onteigeningen, akten m.b.t. stichting, wijziging, overname en opheffing van (water)wegen; vaststelling van het regime der (water)wegen, vaststelling van rooilijn, afpalingsakten, eigendomsakten, contracten en overeenkomsten (ook m.b.t. private wegen), akten m.b.t. dienstbaarheden, gebruiksrechten, besluiten tot rangschikking als beschermd monument of landschap, contracten van wegconcessies, uitspraken of overeenkomsten m.b.t. betwistingen en klachten, enz. : bewaren. Uitzondering : uittreksels uit kadastrale leggers en stukken m.b.t. wegvergunningen van korte duur : vernietigen.

-

Eventuele boekhoudkundige stukken en dossiers bewaard in de dienst Openbare Werken hebben geen juridische waarde : vernietigen, behalve de eindafrekening.

N.B. Voor verordeningen, beleidsvormende bescheiden o.m. van commissies, onderrichtingen, briefwisseling, algemene overzichten, statistieken, enz. zie hoofdstuk 7.2. Algemene categorieën.


1990


8.2. OPENBARE WERKEN (WEGEN, WATERLOPEN, GEBOUWEN, ENZ.) EN LEVERINGEN 8.2.1. Organisatie en beheer van de technische dienst(en) en werkplaatsen -

Stukken m.b.t. de organisatie, reglementen : bewaren. Stukken m.b.t. het dagelijks beheer van de werkplaatsen en materialen (magazijnboek, fiches van doorlopende inventaris, inventaris bij verandering van verantwoordelijke...) : vernietigen2.

8.2.2. Werken Planning en openbaar onderzoek - Plannen (ook uitvoeringsplannen) : bewaren (samen met de overige te bewaren bescheiden betreffende de zaak). Als er meerdere exemplaren zijn, slechts 1 bewaren (bij voorkeur het officieel goedgekeurde exemplaar). N.B. Uittreksels uit kadastrale plannen ook bewaren. Kadastrale plannen met de toestand op een bepaald ogenblik zijn immers moeilijk te vinden. -

Maquettes, foto's : bewaren. Openbaar onderzoek (de commodo et incommodo) : proces-verbaal, verslagen en adviezen van bevoegde diensten en beslissing van schepencollege bewaren. Voorbereidende studies m.b.t. het opmaken van het bijzonder bestek : vernietigen. Verzoekschriften : vernietigen. Dossier van de voorontwerpen en definitieve ontwerpen (ook als ze niet uitgevoerd werden) : bewaren, behalve de financiële stukken.

Aanneming en aanbesteding - Aanneming van de werken met gunning, contracten of verbintenissen van

-

aanneming : bewaren. Algemene aannemingsvoorwaarden (meestal wordt er slechts naar verwezen) : bewaren. (Bijzonder) bestek (ook lastenboek genoemd), bevattende de administratieve

-

en technische voorwaarden, de opmetingsstaten en de definitieve plannen : bewaren. Aanbesteding of offerteaanvraag met

-

2

Zie G. MARÉCHAL, Bewaring en vernietiging, deel I, p. 91.


1990


•

aankondiging en oproep tot de inschrijvers, bewijzen van publiciteit en aanbesteding : vernietigen,

•

inschrijving op aanbesteding of offerte waarop ingegaan werd : bewaren,

•

inschrijvingen of offertes waarop niet ingegaan werd : vernietigen,

•

proces-verbaal van opening der inschrijving en aanwijzing van de aannemer (hetzelfde bij eventuele heraanbesteding) : bewaren,

•

overzichten van de minimumdaglonen bij de uitvoering van openbare werken (meestal drukwerk) : bewaren vóór 1945.

Uitvoering van het werk met - uitvoeringsplannen (zie plannen) : bewaren, -

-

vergunningen : zie hoger m.b.t. akten nodig voor de kennis van rechten en plichten, belangrijke verslagen van architecten : bewaren, bevel tot aanvang : bewaren, levering van materialen voor de werken : vernietigen, ontleding van het gebruikte materiaal : vernietigen (tenzij m.b.t. restauraties), toezicht en verslagen van de toezichter, dagboek en notulen van de werfvergaderingen : vernietigen, behalve m.b.t. werken met historische waarde (b.v. restauratiedossiers volledig te bewaren !), herstelling van aangerichte schade : vernietigen (zelfde voorbehoud als hierboven).

Voorlopige oplevering en gedeeltelijke afrekeningen met - vorderingsstaten, loonstaten, verrekeningen voor lonen, materialen en vervoer, boeten (voor laattijdige afwerking b.v.), overdracht van schuldvorderingen, gedeeltelijke betalingen : vernietigen, - essentiële stukken (b.v. toelatingen, plannen, verslagen) over belangrijke -

bijwerken en wijzigingen (blijkt ook uit de eindafrekening) : bewaren, proces-verbaal van voorlopige oplevering (bij het einde van het werk) : bewaren.

Definitieve oplevering en afrekening met - proces-verbaal van definitieve oplevering : bewaren, - eindafrekening : bewaren. N.B. Wanneer over bepaalde werken en leveringen (van goederen van duurzame aard) slechts weinig documenten bewaard zijn : alles bewaren. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën G. GADEYNE, G. DEGUELDRE EN H. DE NIJN

1990


8.2.3. Wegen (inclusief bruggen, kaaien, enz.) 8.2.3.1. Regime van de wegen Openbare wegen zijn wegen die in feite een openbare bestemming hebben en waarvan het publiek gebruik kan maken (zelfs als de bedding ervan private eigendom is). Volgens de wet van 10 april 1841 en aanvullende regelingen worden de openbare wegen ingedeeld als volgt. De grote wegen of hoofdwegen in : a. Rijkswegen (o.a. autosnelwegen met speciaal statuut). b. Provinciale wegen. c. Waterwegen (zie sub 8.2.4.). d. Spoorwegen. De gemeenten hebben een zekere inspraak over rijks- en provinciale wegen (o.a. m.b.t. de rooilijn), staan ook in voor een deel van de uitrusting ervan (voetpaden, soms verlichting, enz.) en hebben politiegezag erover. De kleine wegen in : a. Gemeentewegen. Alle kleine openbare wegen, behalve de

buurtwegen, zijn

gemeentewegen, ten laste van de gemeente. Vóór de wet van 29 maart 1962 (ruimtelijke ordening) bestonden er bovendien ook stadswegen (in steden en in erkende geagglomereerde delen van gemeenten) met een apart statuut, vooral m.b.t. de subsidiëring). b. Buurtwegen. Dit zijn de wegen als dusdanig erkend in uitvoering van de wet van 10 april 1841 en opgenomen in de "Atlas der buurt- en voetwegen". Ze zijn ten laste van de gemeente, maar de bestendige deputatie heeft daar belangrijke beslissings- en politiebevoegheid over. Men onderscheidt hierin nog : - wegen van groot verkeer, die verschillende gemeenten verbinden en als -

dusdanig door de Koning erkend werden. gewone buurtwegen (of buurtwegen van klein verkeer).

Private wegen werden door private eigenaars op hun eigendom aangelegd voor particulier gebruik (dreven, exploitatiewegen, enz.). In bepaalde gevallen geldt de politiebevoegdheid van de gemeente ook over private wegen (b.v. de toegangen naar en de onmiddellijke Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën G. GADEYNE, G. DEGUELDRE EN H. DE NIJN

1990


omgeving van de openbare wegen). Anderzijds hebben private aangelanden aan openbare wegen meestal zakelijke rechten erop (recht van toegang, uitweg, zicht en waterloop). In een gemeentearchief kan men bijgevolg stukken vinden over alle voornoemde wegen.

8.2.3.2. Richtlijnen voor bewaring en vernietiging -

-

Atlas der Buurtwegen : bewaren. Algemene tabel van de buurtwegen (tableau général ou résumé de toute la voirie vicinale) (gewoonlijk ingebonden bij de Atlas der Buurtwegen) : bewaren. Staat van de restituties en de innemingen (gewoonlijk ingebonden bij de Atlas der Buurtwegen) : bewaren. Tabel van de eigenaars der percelen grenzend aan de buurtwegen (gewoonlijk ingebonden bij de Atlas der Buurtwegen) : bewaren. Gelijkaardige tabellen behorend bij plannen : bewaren. Aanvullingen bij de Atlas der Buurtwegen : bewaren.

-

Periodieke wegenschouwingen : bewaren. Dossiers m.b.t. wegeniswerken in ruime zin met

-

•

aanleg en ingrijpende wijzigingen van wegen, bruggen, kaaien, voeten fietspaden, tunnels, viaducten, steunmuren, naamborden, riolering, bestendige uitrustig (b.v. signalisatie, verkeersheuvels, parkingmeters, uurwerken, weegbruggen, papierkorven, aanplakzuilen), beplanting : bewaren, mits schifting (voor de samenstelling van het dossier en voor de te vernietigen bescheiden zie 8.1.2. en 8.2.2. Specifiek voor de rooilijnplannen en bijhorende stukken zie 8.3.11.; voor de verkavelingsvergunningen zie 8.3.7.; voor de onteigeningen zie 8.3.10.),

•

onderhoud van dito : vernietigen,

•

uitrusting van korte duur : vernietigen,

•

werken van openbaar nut door de gemeente of concessiehouders uitgevoerd op haar wegen (openbare verlichting, water-, gas-, electriciteitsvoorziening, enz.) : bewaren, mits schifting (voor de samenstelling van het dossier en voor de te vernietigen bescheiden zie hierboven sub 8.1.2. en 8.2.2.),

•

gemeentelijke beschermingsmaatregelen als sneeuwopruiming, maatregelen tegen ijzel, opruiming van bladeren en afval, besproeiing


1990


tegen het stof, dooibarelen... : vernietigen, behalve de coördinatieplannen, •

nummering van de huizen : bewaren3.

8.2.4. Waterlopen 8.2.4.1. Regime van de waterlopen Bevaarbare waterlopen Onderhoud, beheer en politie behoren tot de bevoegheid van de staat. Onbevaarbare waterlopen In uitvoering van de wet van 7 mei 1877 hebben de provinciebesturen voor iedere gemeente een "Atlas van de Onbevaarbare Waterlopen" met bijhorende beschrijvende tabel en processen-verbaal (zie hierna) laten opmaken. Een dubbel daarvan berust normaal in het gemeentearchief. Het jaarlijks onderhoud van deze waterlopen waarvoor de gemeente verantwoordelijk was, viel ten laste van de aangelanden, de verbeteringswerken ten laste van de initiatiefnemer. Door de wetten van 15 maart 1950, 16 februari 1954 en 28 december 1967 werden de onbevaarbare waterlopen in 3 categorieën ingedeeld. Gewone ruimings-, onderhouds- en herstellingswerken aan de waterlopen van eerste categorie werden (wisselend volgens de geciteerde wetten) door de staat of de provincie uitgevoerd; aan die van tweede categorie (eveneens wisselend) door de provincie of gemeente; aan die van derde categorie door de gemeente. Buitengewone werken van verbetering of wijziging zijn ten laste van de initiatiefnemer (openbare besturen en instellingen, private personen), maar kunnen voor een deel ten laste van de gemeente gelegd worden. In veel gevallen moet voor buitengewone werken een onderzoek de commodo et incommodo voorafgaan. Buitengewone werken van verbetering zijn alle werken zoals uitgraving, verbreding, rechttrekking en over het algemeen alle wijzigingen aan de bedding, het tracé of de kunstwerken die zich op de waterloop bevinden en die er toe strekken de waterafloop gevoelig te verbeteren. Buitengewone werken van wijziging zijn alle andere werken die de 3

G. MARÉCHAL, Bewaring en vernietiging, deel I, p. 34.


1990


bedding, het tracé of de kunstwerken die zich op de waterloop bevinden, wijzigen en die zonder de waterafloop te schaden, er niet toe strekken deze te verbeteren. De administratieve politie (reglementering) van de onbevaarbare waterlopen valt vooral onder de bevoegdheid van de bestendige deputatie en sinds 1967, ook van de Koning. Tot 1967 werd de bedding van een onbevaarbare waterloop geacht eigendom te zijn van de gemeente; nadien, volgens de categorie, van het rijk, de provincie of de gemeente. 8.2.4.2. Richtlijnen voor bewaring en vernietiging -

-

Atlas van de Onbevaarbare Waterlopen : bewaren. Beschrijvende tabel (tableau descriptif) der waterlopen (gewoonlijk ingebonden bij de Atlas) : bewaren. Processen-verbaal van voorlopig gedoogde en niet-gedoogde werken, aanplantingen en veranderingen, gewoonlijk ingebonden bij de Atlas : bewaren. Aanvullingen bij de Atlas : bewaren.

-

Periodieke beekschouwingen : bewaren. Dossiers m.b.t. buitengewone werken van verbetering of wijziging: bewaren mits schifting (zie hierboven sub 8.1.2. en 8.2.2.). Dossiers en stukken m.b.t. de gewone ruimings-, herstellings- of

-

onderhoudswerken : vernietigen. Voor de onteigeningen zie 8.3.10.; voor de rooilijnplannen zie 8.3.11.

8.2.5. Gebouwen 8.2.5.1. Bepaling Hier onder worden verstaan alle gebouwen behorend tot het patrimonium van de gemeente of door de gemeente in huur genomen en dat kunnen zowel dienstgebouwen, publieke gebouwen, als verhuurde gebouwen zijn. De documenten kunnen betrekking hebben op aankoop, nieuwbouw, restauratie, herstelling en onderhoud. 8.2.5.2. Richtlijnen voor bewaring en vernietiging Voor bewaring of vernietiging kan men steunen op wat reeds gezegd is onder 8.1.2. en 8.2.2. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën G. GADEYNE, G. DEGUELDRE EN H. DE NIJN

1990


Het aankoopdossier met - besluiten, plannen (van het gebouw, kadastrale plannen, grondplannen enz.), aankoopakte (is mogelijk slechts een afschrift indien het origineel bewaard -

wordt in juridische dienst of elders), foto's of maquettes : bewaren, uittreksels uit de kadastrale legger, alle briefwisseling die geen elementen bevat die nodig zijn om de te bewaren documenten te begrijpen : vernietigen.

Het nieuwbouwdossier met - voorlopige en definitieve ontwerpen, lastenboek, plannen, belangrijke verslagen van architecten en toezichters, proces-verbaal van voorlopige en definitieve oplevering, eindafrekening : bewaren, - financiële documenten zoals berekeningen kostprijs, begroting, subsidies, enz. : vernietigen. Restauratiedossiers kunnen volgende bescheiden bevatten : historische nota, plannen van de bestaande toestand, verbeteringswerken, gewijzigde toestand, verslagen, bestekken, enz. Ze moeten integraal bewaard worden, ook wanneer later bij een nieuwe restauratie een nieuw dossier wordt samengesteld. Dossiers inzake herstelling en onderhoud. Voor grote herstellingswerken wordt een procedure gevolgd die overeenstemt met die van aankoop en nieuwbouw. Bijgevolg zijn de besluiten, aanbestedingen, bestekken, plannen enz. te bewaren. Zo er al een dossier m.b.t. onderhoudswerken bestaat, kan het, wanneer het geen nut meer heeft voor de verdere opvolging, vernietigd worden. 8.2.6. Leveringen van roerende goederen Voor levering van materialen voor werken zie onder 8.2.2. -

Stukken m.b.t. levering van roerende goederen van duurzame aard (b.v. vrachtwagen) : bewaren, mits schifting (zie onder 8.1.2. en 8.2.2.) Stukken m.b.t. levering van goederen van niet duurzame aard (b.v. papier) :

-

vernietigen. Stukken m.b.t. niet geleverde goederen : vernietigen.

8.3. RUIMTELIJKE ORDENING


1990


8.3.1. Inleiding De administratieve dossiervorming i.v.m. ruimtelijke ordening is de laatste jaren sterk toegenomen en heeft aanleiding gegeven tot het ontstaan van nieuwe diensten. Tot vóór het besluit van 2 december 1946 was in de gemeentewet alleen vastgelegd dat het C.B.S. belast was met het vaststellen van rooilijnen voor de grote en kleine wegen (art. 90 7°) en met de afgifte van bouwen verkavelingsvergunningen (art. 90 8°). In 1946 werd de urbanisatie bij besluit geregeld. Er werd een Bestuur van Stedebouw en een Hoge Raad voor Stedebouw opgericht. De gemeenten werden verplicht plannen van aanleg op te maken. De wet van 29 maart 1962 bracht de nodige uitbreiding en verduidelijking en stelde een georganiseerde ruimtelijke ordening en stedebouw op punt. Deze documenten -dus alles tot en met 1962 dienen integraal bewaard te worden. De vormgeving van de formulieren is niet altijd wettelijk bepaald zodat deze per gemeente kan verschillen. Op gebied van ruimtelijke ordening kent elke gemeente trouwens haar eigen initiatieven. 8.3.2. Streekplannen De ruimtelijke ordening van het land, streken, gewesten en gemeenten wordt vastgelegd in plannen, die door een koninklijk besluit een bindende en verordenende kracht krijgen (art. 1 en 2 van de wet van 29.03.1962). Voor het ontwerp van de streekplannen dienen zowel de bestendige deputatie als de gemeenteraad van advies. Bewaring en vernietiging Hoewel de gewesten gemeentelijke plannen meer uitgebreid zijn is het toch aangewezen de streekplannen op de gemeente te bewaren. 8.3.3. Gewestplannen Door K.B. worden de gewesten aangeduid waarvan plannen van aanleg moeten worden opgemaakt. Wanneer een streekplan bestaat, richt het gewestplan zich naar de aanwijzigingen en bepalingen ervan en vult ze aan. Een gewestplan bevat : - de aanduiding van de bestaande toestand, - de maatregelen van aanleg, vereist om te voldoen aan de economische en sociale behoeften van het gewest, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën G. GADEYNE, G. DEGUELDRE EN H. DE NIJN

1990


-

de maatregelen ter verbetering van het verkeersnet, algemene voorschriften van esthetische aard, geheel of ten dele de zaken die in een gemeenschappelijk algemeen plan zijn opgenomen.

Bewaring en vernietiging Het openbaar onderzoek dat het opstellen van een gewestplan voorafgaat, gebeurt door de bestendige deputatie zodat opmerkingen en bezwaren die bij het ontwerpplan geformuleerd worden, bij het provinciebestuur terecht komen en de vorming van het dossier dus op provinciaal niveau plaats heeft. Het plan zelf, zoals hierboven beschreven, moet bewaard blijven. 8.3.4. Gemeentelijke plannen Een gemeente is verplicht een algemeen plan en bijzondere plannen van aanleg aan te nemen. De gemeenteraad kan beslissen dat hij betreffende het algemeen plan van aanleg genoegen neemt met de voorschriften van een reeds bestaand gewestplan. Het algemeen plan van aanleg geeft voor het HELE grondgebied naast de bestaande toestand, de algemene bestemming van de verschillende delen aan, het tracé van het voornaamste wegennet, algemene voorschriften van esthetische aard en de algemene bouwregels. Het bijzonder plan van aanleg (B.P.A.) geeft voor een DEEL van het gemeentelijk grondgebied, naast de bestaande toestand, een gedetailleerde bestemming der gebiedsdelen aan, een tracé van alle te wijzigen verkeerswegen, voorschriften betreffende gebouwen en afsluitingen, binnenplaatsen en tuinen, wegen, bouwvrije stroken en beplantingen en de grenzen van de nieuwe kavels bij ruil- of herverkaveling. Het plan wordt voor iedereen ter inzage gelegd in het gemeentehuis. Artikel 19 van de wet op de ruimtelijke ordening bepaalt dat een commissie van advies moet opgericht worden om alle problemen van esthetische aard aan te onderwerpen. Bewaring en vernietiging Algemeen plan van aanleg : bewaren. Bijzonder plan van aanleg : bewaren. Proces-verbaal van het openbaar onderzoek : na de administratieve bewaartijd (30 jaar) bewaren. Verslagen van de adviescommissie : bewaren. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën G. GADEYNE, G. DEGUELDRE EN H. DE NIJN

1990


8.3.5. Attesten Volgens K.B. van 22.10.1971 zijn de gemeentebesturen gehouden om aan de personen die erom verzoeken, afdrukken en uittreksels van de volgende bescheiden af te geven : -

bij K.B. goedgekeurde streek- of gewestplannen en bijbehorende verordenende voorschriften, door de minister van Openbare Werken vastgestelde ontwerpen van streek- en gewestplannen, en bijhorende verordenende voorschriften, gemeenschappelijke algemene plannen, algemene en bijzondere plannen van aanleg, goedgekeurd bij K.B. en bijhorende verordenende voorschriften, algemene en gemeentelijke bouwen verkavelingsverordeningen, perceelplannen met vaststelling van het statuut der autosnelwegen, rooiplannen.

De gemeenten zijn eveneens verplicht om aan de belanghebbenden een stedebouwkundig attest af te geven. Men onderscheidt stedebouwkundig attest nr 1 en 2. Het eerste verstrekt inlichtingen i.v.m. de toelating tot bouwen op een welbepaald perceel. Het attest moet worden aangevraagd door middel van formulier I A. Het wordt binnen de veertig dagen afgegeven uitsluitend met het gebruik van formulier I B. Het tweede attest bevat een door de aanvrager opgesteld voorstel tot een wijze van bouwen, het benadert reeds de bouwaanvraag. De formulieren die hiervoor gebruikt worden dragen respectievelijk de nrs. II A en II B. Bewaring en vernietiging Afdrukken en uittreksels : vernietigen. Stedebouwkundige attesten, formulieren I A, I B, II A, II B : vernietigen na 1 jaar. Registers der aanvragen en afgiften : vernietigen. 8.3.6. Bouwvergunningen Volgens de gemeentewet was het C.B.S. belast met de afgifte van bouwvergunningen. Het besluit van 2 december 1946 droeg deze bevoegdheid op aan het Bestuur voor Stedebouw. Sinds de wet van 29 maart 1962 is het opnieuw het C.B.S. die de bouwtoelatingen verleent. Meer bepaald is een schriftelijke en uitdrukkelijke vergunning vereist voor : - bouwen, verbouwen, herbouwen of afbreken van gebouwen, - ontbossen, reliëf van de bodem wijzigen, - alleenstaande hoogstammige bomen vellen, - ontginnen of vegetatie wijzigen van heiden of venen, - opslagruimte voor gebruikte voertuigen of schroot inrichten, Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën G. GADEYNE, G. DEGUELDRE EN H. DE NIJN

1990


-

het gebruiken van de grond voor het plaatsen van verplaatsbare inrichtingen die voor bewoning kunnen worden gebruikt, alle andere handelingen die door een bouwvergunning bij K.B. zijn vastgelegd (o.a. het aanbrengen van zaken als lichtreclame, uithangborden, terrassen en zonnetenten ...).

Om volledig te zijn moet een dossier van een aanvraag verschillende stukken bevatten (M.B. 06.02.1971) : 1° een vergunningsaanvraag in meervoud, 2° het inschrijvingsattest van de architect, 3° verschillende tekeningen van het uit te voeren werk, ondertekend door aanvrager en architect, 4° ten minste drie genummerde foto's. Meer specifieke gegevens moeten gegeven worden wanneer het een vergunning tot ontbossing betreft, een wijziging van het reliëf, ontginningswerken of werken tot wijziging van de vegetatie van heiden of venen. Wanneer voor het bedoelde gebied geen plan van aanleg of verkavelingsplan bestaat, moeten de aanvragen aan een openbaar onderzoek onderworpen worden (dit geldt trouwens ook voor de gebouwen met een aanzienlijke omvang, gebouwen binnen het gezichtsveld van een beschermd monument, winkelruimtes e.d.). Het C.B.S. maakt gebruik van formulier A ingeval van verlening van een vergunning en C ingeval van een weigering, als er geen goedgekeurd plan van aanleg bestaat. Indien deze plannen wel bestaan, wordt formulier B gebruikt voor de toekenning en D ingeval van weigering. Bewaring en vernietiging Registers der aanvragen en toekenningen : bewaren. Bouwvergunningsdossiers : bewaren. Eventueel kunnen uit de dossiers verwijderd worden - de vergunningsaanvraag : na 30 jaar, - inschrijvingsattest architect : idem, - proces-verbaal van het openbaar onderzoek : idem. De overige documenten (tekeningen, foto's, weigeringsformulier C en D) moeten bewaard blijven.


vergunningsformulier

A

en

B,

1990


8.3.7. Verkavelingsvergunningen Evenals voor bouwvergunningen is het C.B.S. volgens de gemeentewet belast met de afgifte van verkavelingsvergunningen. Er is een schriftelijke en uitdrukkelijke vergunning vereist voor het te koop zetten of vrijwillig verhuren van een kavel die bestemd is voor woningbouw (titel III van de wet 29.03. 1962). Een volledig verkavelingsdossier bevat volgende stukken (M.B. 27.10. 1967) : - een vergunningsaanvraag, -

een document waaruit blijkt dat de aanvrager eigenaar is of door de eigenaar gemachtigd is, een situatieplan, een kaart met de voorstelling van de bestaande toestand, plannen en documenten met gegevens over de omliggende gebieden en infrastructuur, een ontwerp van de verkaveling, plannen en documenten die betrekking hebben op de bebouwing zelf (dichtheid, bouwhoogte, bouwdiepte ...).

Bepaalde aanvragen (meestal voor grotere gebiedsdelen) vereisen een openbaar onderzoek. Het C.B.S. maakt gebruik van formulier J ingeval van verlening van de vergunning, formulier L ingeval van wijziging van de vergunning en formulier N ingeval van weigering van de vergunning, formulier P ingeval van weigering van wijziging. Dit alles wanneer een goedgekeurd plan van aanleg bestaat. In het ander geval worden respectievelijk formulieren K en M gebruikt voor de verlening van een vergunning en de toestemming tot wijziging, en de formulieren O en Q voor weigeringen. De gemeenten worden ook bij wet verplicht een inventaris bij te houden van alle percelen op hun grondgebied waarvoor een niet-vervallen verkavelingsvergunning bestaat en waarop nog niet gebouwd is, evenals van alle onbebouwde percelen gelegen in een woongebied zoals bepaald door het vigerend gewestplan of gemeentelijk plan van aanleg (art. 63 par. 2 wet 29.03.62). Bewaring en vernietiging Registers der aanvragen en toekenningen : bewaren. Dossiers der verkavelingsvergunningen (zoals boven beschreven) : volledig bewaren. Formulieren J en K, L en M, O en P : bewaren. Inventarissen die eventueel opgemaakt zijn : bewaren. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën G. GADEYNE, G. DEGUELDRE EN H. DE NIJN

1990


8.3.8. Overtredingen In de wet op de ruimtelijke ordening is een straf voorzien voor diegenen die werken uitvoeren of handelingen verrichten die in strijd zijn met de voorschriften van de plannen van aanleg, van de vastgestelde verordeningen of van een verkavelingsvergunning. Technische ambtenaren van de gemeente zijn bevoegd tot het opsporen en het vaststellen van die overtredingen (M.B. 31.01.1975). Bewaring en vernietiging Registers der overtredingen : bewaren. Proces-verbaal van de overtreding : indien geen register bestaat bewaren; indien wel, na 10 jaar vernietigen. 8.3.9. Bouwtaks4 Er bestaat een onderscheid tussen de bouwbelasting en de bouwtaks. De bouwbelasting is een jaarlijkse heffing op onbebouwde percelen verkavelde grond. De bouwtaks is een éénmalige heffing die geheven wordt bij het uitvoeren van een bouwaanvraag. Bewaring en vernietiging Registers der bouwtaks : bewaren. Formulier (wordt meestal bij het bouwvergunningsdossier gevoegd) : indien registratie gebeurde, vernietigen na 30 jaar. 8.3.10. Onteigeningen De regering kan, op verzoek van de gemeenteraad, machtiging verlenen tot onteigening van al de gronden bestemd voor openbare nutsdoeleinden, wanneer het gaat om een geheel van werken, ter sanering of verbetering van een oude woonwijk of bouw van een nieuwe wijk (K.B. 15.11.1867). Een onteigening kan alleen geschieden bij K.B. dat moet worden aangevraagd en dat alleen kan genomen worden na onderzoek (wet 27.05.1870). Met de wet van 29.03.1962 ontstonden

4

Voor de registers der bouwbelasting zie G. MARÉCHAL, Bewaring en vernietiging, deel I, p. 81-84 en 107.


1990


de onteigeningen als gevolg van het opmaken van een streek-, gewest- of gemeentelijk plan (art. 25). Als onteigenende instantie moet de gemeente in het bezit zijn van een onteigeningsplan (met de omtrek van de te onteigenen percelen, kadastrale vermelding van de sectie, de nummers, grootte en de aard van de percelen, naam van de eigenaar) (art. 27). Voor het uitvoeren van verwervingen, instellen van vervolgingen en het leiden van procedures tot onteigening moet beroep worden gedaan op de aankoopcomités van onroerende goederen, ingesteld bij het ministerie van Financiën. De dossiers van onteigeningen, zoals deze zich op de gemeenteljke diensten bevinden, bevatten : 1° gemeenteraadsbeslissing tot onteigening, 2° de aangetekende brieven met een bod in der minne, 3° brief met het laatste bod van het aankoopcomité, 4° het plan. Bewaring en vernietiging Registers der onteigeningen : bewaren. Vonnissen (geregistreerd bij Registratie en Domeinen) : bewaren. Onteigeningsdossiers : bewaren. 8.3.11. Rooilijnplannen De gemeentewet belast het C.B.S. met de vaststelling van rooilijnen van de grote en de kleine wegen, met inachtname van de plans, aangenomen door de hogere overheid. De wet op de ruimtelijke ordening ontheft de gemeenten van alle wettelijke formaliteiten inzake rooilijnplannen indien een B.P.A. is goedgekeurd (art. 16). Bewaring en vernietiging Rooilijnplannen : bewaren. Uitvoeringsplannen : bewaren. Lijst of inventaris der verwervingen : bewaren. Verwervingsakten en overeenkomsten : bewaren. Dossiers i.v.m. verwervingsoperaties (meestal per straat) : bewaren mits schoning.


1990


8.4. STADSVERNIEUWING 8.4.1. Herwaarderingsgebieden Een herwaarderingsgebied is een gebied dat prioritair in aanmerking komt voor een stads- of dorpsherwaarderingsoperatie en dat afgebakend wordt op basis van ruimtelijke en maatschappelijke kenmerken, uitgedrukt in een rapport dat een beleidsvisie voor het te herwaarderen gebied formuleert; de werken, voorzieningen en handelingen hebben als doel de woon-en leeffunctie te behouden, te bevorderen en/of te herstellen, rekening houdend met de eigen ruimtelijke, maatschappelijke, esthetische en socio-economische kenmerken (Besluit Vlaamse Executieve 02.06.1982). Om de herwaarderingsoperaties binnen een bepaald planningsproces te begeleiden, wordt een stuurgroep opgericht. De gemeente bakent een herwaarderingsgebied af, stelt een stuurgroep samen en omschrijft de beoogde operatie. Het verzoek om erkenning van het herwaarderingsgebied bevat het advies van de stuurgroep en de verschillende gemeenteraadsbeslissingen i.v.m. eventuele herziening van de plannen van aanleg en de inspraak van de bevolking. Om een herwaarderingsgebied in te richten kunnen handelingen als verwerving, renovatie, sloping, oprichting invulsbouw en vervangingsbouw, voorzieningen ter verbetering van de kwaliteit van de woonomgeving en het stimuleren van de woonfunctie noodzakelijk zijn. Aan de gemeenten kan de Vlaamse Executieve een toelage verlenen van 60 % voor de verwerving van onroerende goederen, de uitvoering van werken, voorzieningen, handelingen en studiekosten. Eerst wordt een aanvraag tot principiële belofte van toelage opgesteld, als deze is goedgekeurd volgt een aanvraag tot vaste belofte. Bewaring en vernietiging Dossiers der aanvragen ter erkenning met hun motiveringsnota's en de beslissing wel/niet erkenning : bewaren. Aanvragen tot principiële belofte van toelage : bewaren. Ze bevatten : -

kopie van de beslissing van de Vlaamse Executieve, situering en verantwoording van de beoogde werken, voorzieningen en handelingen, raming der kosten, dossier van uit te voeren werken, verslag van de stuurgroep,


1990


- afschrift van de notulen van de beslissing van de gemeenteraad. Aanvragen tot principiële belofte : bewaren. Aanvraag tot vaste belofte van toelage : bewaren. Ze bevatten : - kopie van de principiële belofte, - verslag van de voortgezette inspraak met de stuurgroep, - stand der verwervingen, - aanbestedingsdossier. Aanvragen tot vaste belofte : bewaren. Register der huurwoningen in het gebied : bewaren. Huurcontracten : vernietigen na verval en registratie. 8.4.2. Diversen Van de gemeentelijke initiatieven vindt men over het algemeen wel een recapitulatie in de jaarverslagen. Meestal zijn de hierin opgenomen gegevens te summier en is het wel verantwoord, gezien het eenmalig karakter van de materie, het dossier integraal te bewaren. De hierna beschreven initiatieven dienen slechts als voorbeeld waarnaar men zich kan richten. Saneringspremie Indien de registratie volledig gebeurt in een register, kunnen de dossiers na verloop van 10 jaar administratieve bewaartijd, vernietigd worden. De registers blijven bewaard. Verkeersplanologische en soortgelijke studies Dossier met onderzoeken en enquêtes, verslagen van de begeleidende werkgroepen, verwerking van de gegevens en het uiteindelijk resultaat : bewaren. Stedebouwkundige wedstrijden Plannen, verslagen en beoordelingen : integraal bewaren. Tentoonstellingen i.v.m. stadsvernieuwing Dossiers i.v.m. vorming en de praktische uitvoering ervan kunnen geschoond worden na 10 jaar. 8.5. MONUMENTENZORG Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën G. GADEYNE, G. DEGUELDRE EN H. DE NIJN

1990


8.5.1. Beschermingsprocedure Volgens de wet van 7 augustus 1931 kunnen op voorschrift van de Koninklijke Commissie voor Monumentenzorg of het C.B.S., monumenten en gebouwen, waarvan het behoud in historisch, artistiek of wetenschappelijk opzicht van nationaal belang is, in hun geheel of gedeeltelijk gerangschikt worden bij K.B. en zodanig onder bescherming van de staat gesteld worden. Bij decreet van 3 maart 1976 wordt bepaald dat per gemeente één of meer voorontwerpen van lijsten van de voor bescherming vatbare monumenten en stads- en dorpsgezichten aangelegd worden. Zij worden 1° ter advies voorgelegd bij de provinciale commissie en aan de Administratie Ruimtelijke Ordening en Leefmilieu (A.R.O.L.), 2° voor openbaar onderzoek gepubliceerd, 3° bij ter post aangetekende brief betekend aan eigenaars en vruchtgebruikers, 4° bij het betrokken gemeentebestuur neergelegd ter advies en ter aanplakking. Bij het verstrijken van de vastgestelde termijn wordt het proces-verbaal afgesloten en samen met het advies van het C.B.S. overgemaakt aan de A.R.O.L., Bestuur Monumenten en Landschapszorg. Wanneer ook de Koninklijke Commissie voor Monumentenzorg een gunstig advies heeft gegeven, komt het definitief beschermingsbesluit tot stand. Bewaring en vernietiging Lijst (register) der beschermde gebouwen en landschappen, zowel in openbaar als privébezit : bewaren. Proces-verbaal van het openbaar onderzoek : bewaren. Motiveringsnota's : bewaren. 8.5.2. Restauratie De gemeente draagt ook bij in de kosten van de uit te voeren werken die nodig zijn om een gerangschikt monument of gebouw te onderhouden, te verstevigen of te herstellen. Bij een aanvraag tot subsidiëring wordt een voorontwerp gevoegd dat bestaat uit : - een historische nota, - fotografische en iconografische documentatie, - opmetingsplannen van de bestaande toestand, - diagnosenota, - bouwprogramma, -

verantwoordingsnota's betreffende restauratieopties,


1990


-

voorlopige beschrijving van de werken, voorlopige raming en meetstaat.

Het voorontwerp wordt aan A.R.O.L. overgemaakt die een principile belofte van toelage verleent. In een tweede fase wordt het ontwerp doorgestuurd naar de Algemeen Technische dienst (A.T.D.) en bevat dan een afschrift van de principiële belofte van toelage, de administratieve en technische bepalingen, de bestekken en uitvoeringsplans en de definitieve raming en meetstaat. Bij een goedkeuring zet de vaste belofte van toelage het licht op groen voor de aanbesteding. Sinds 27 maart 1985 (M.B.) bestaat er een spoedprocedure bij een aanvraag tot bescherming en restauratie. Een afschrift van het proces-verbaal (opgemaakt door de A.T.D. in verband met de offertes), het bestek en de plannen worden naar de gemeente gestuurd. Bewaring en vernietiging Verslagen van een plaatselijke commissie voor monumentenzorg of een ander adviserend orgaan : bewaren. Het hele restauratiedossier wordt integraal bewaard. Bescheiden i.v.m. de financiële afhandeling : vernietigen na 10 jaar voorzover het geen verantwoordingsstukken bij de rekeningen zijn5.

5

Zie hoofdstuk Algemene categorieën.


1990

DEEL 2 SELECTIELIJST

TOEZICHT > GEMEENTE ARCHIEVEN > SELECTIE> LIJST

TOELICHTING BIJ HET GEBRUIK1 TOEPASSING In de hoofdstukken 8-12 worden alle bescheiden die tot nu besproken werden, opgesomd met de vermelding van hun uiteindelijke bestemming : bewaren of vernietigen. Wie meer wil weten over de inhoud van de bescheiden, hun onderlinge samenhang, wetgeving en verantwoording van de genomen beslissing, raadplege de hoofdstukken 2 tot en met 6. Onderhavige bewarings- en vernietigingslijsten zijn - zoals deze in deel I2 - opgesteld in uitvoering van de archiefwet. Artikel 5 van deze wet van 24 juni 1955 (B.S. 12.08.1955) maakt immers het vernietigen van o.m. gemeentebescheiden slechts mogelijk mits toestemming van de algemene rijksarchivaris of diens gemachtigden. De lijsten hebben uitsluitend betrekking op gemeentebescheiden en mogen niet toegepast worden op bescheiden van een hoger niveau zoals arrondissement, provincie of ministerie. Voor reeksen die op meerdere niveaus voorkomen, is immers geopteerd ze op het ene en niet op het andere niveau te bewaren en vice versa. Wel kunnen de voorschriften voor bescheiden inzake financiën, (openbare) werken en personeel ook toegepast worden op de gelijkaardige bescheiden van het O.C.M.W. Wat betekenen de termen bewaren, vernietigen, schonen in de volgende lijsten ? De term bewaren betekent bestendig, permanent bewaren; ook na het verval van hun administratief belang blijven deze bescheiden dus behouden. De bewaringsvoorschriften gelden ongeacht de drager waarop de informatie voorkomt. Het is immers de informatie die beoordeeld wordt. Of die informatie nu op de klassieke drager, papier, of op niet-conventionele drager zoals magnetische band, schijf, microfilm, microfiche, etc. voorkomt, speelt geen rol. Bij informatie op niet-conventionele drager zal men er zorg voor dragen dat die leesbaar blijft. De bewaring van aangepaste leesapparatuur is dus noodzakelijk. Bescheiden van na 1945 die als voor vernietiging in aanmerking komend zijn aangeduid, kunnen onder de verantwoordelijkheid van de gemeentearchivaris - bij ontstentenis onder de verantwoordelijkheid van het C.B.S. - vernietigd worden. DE TOELATING TE 1

Gepubliceerd in: MARÉCHAL, Griet. Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven Richtlijn en advies.

Deel 2. Brussel, 1990, p. 92-94. 2 G. MARÉCHAL, Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven. Richtlijn en advies. Deel I, Miscellanea Archivistica, XLI, Brussel ARA, 1986.

Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Griet MARÉCHAL

1990


VERNIETIGEN GELDT ENKEL VOOR BESCHEIDEN VAN NA 1945. De toelating van de algemene rijksarchivaris of zijn gemachtigden blijft noodzakelijk voor het vernietigen van bescheiden ouder dan 1946. Het advies te vernietigen houdt geen verplichting tot vernietigen in. Het spreekt evenwel vanzelf dat bij de huidige aangroei, de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende bescheiden een noodzakelijke voorwaarde is om niet alleen de bewaring van het waardevolle mogelijk te maken, maar ook het overzicht ervan te behouden en de toegankelijkheid te verzekeren. Door regelmatig te vernietigen voorkomt men o.m. plaatsgebrek en onnodige investeringen3. Het is even vanzelfsprekend dat vernietigen slechts na verval van het administratief belang gebeurt. Voor de (administratieve) bewaartermijnen van de voor vernietiging in aanmerking komende bescheiden, die in dit deel behandeld worden, bestaan zo goed als geen wettelijke voorschriften noch reglementeringen. De administratieve bewaartermijnen die opgegeven worden, zijn deze die ofwel in de praktijk van meerdere gemeenten hebben uitgewezen voldoende te zijn, ofwel logisch zijn, d.w.z. na verval van het administratief belang. Stukken ingekomen of opgemaakt ter voorbereiding van verslagen verliezen b.v. hun administratief belang na de goedkeuring van deze verslagen. Dossiers inzake gebouwen behouden hun administratief belang zolang de gebouwen bestaan (voor dit laatste zie de hoofdstukken 5 en 11 betreffende Openbare Werken). Indien enkel vernietigen staat aangegeven, betekent dit dat de algemene rijksarchivaris van oordeel is dat de bescheiden op termijn voor vernietiging in aanmerking komen. Het is aan de gemeente om die termijn te bepalen. Voor de vernietiging van bescheiden die niet in de lijsten voorkomen is ook de toelating van de algemene rijksarchivaris noodzakelijk. Schonen is een activiteit die op elk dossier moet uitgevoerd worden, en ten laatste op het ogenblik dat het dossier overgebracht wordt naar het statisch archief. Schonen is al het overbodige materiaal, alle bescheiden met slechts tijdelijk of zonder belang, verwijderen. Zo kunnen alle overbodige kopies, dubbels of meervoudige exemplaren van circulaires, bestekken, kladontwerpen, blanco formulieren verwijderd worden. Daar schonen een vanzelfsprekende activiteit is, wordt dit in de lijsten niet telkens herhaald. Wanneer dit toch expliciet gebeurt, is dit omdat stukken van beperkte waarde moeten verwijderd worden.

3

G. MARÉCHAL, Gemeentearchief : om beter te bewaren verantwoord vernietigen een noodzaak, in :

Gemeentekrediet van België, nr. 166, okt. 1988, p. 37-49.


1990


8. OPENBARE WERKEN EN RUIMTELIJKE ORDENING 1 8.1. SPECIFIEKE RICHTLIJNEN Een algemeen toepasselijke administratieve bewaartermijn is hier niet a priori vast te stellen. Bepaalde werken en gebouwen blijven lange tijd bestaan of hebben langdurige gevolgen. De vermelding "vernietigen" betekent in elk geval "na verval administratief belang" vernietigen. Daar de verantwoordelijkheid van de aannemer bij werken in de regel 10 jaar na de definitieve oplevering bedraagt, is dit de minimale administratieve bewaartermijn. In het algemeen kan gesteld worden dat de dossiers van nieuwe constructies permanent moeten bewaard worden, aanpassingswerken en onderhoudswerken daarentegen kunnen vernietigd worden (zie ook hoofdstuk 8.1.2. en 8.2.2.). Wanneer over bepaalde werken en levering (van goederen van duurzame aard) slechts weinig stukken bewaard zijn, is het aangewezen alles te bewaren. Behalve naar hoofdstuk Algemene categorieën, is het aangewezen hier expliciet te verwijzen naar de regel dat akten en bescheiden nodig voor de kennis van rechten en plichten moeten bewaard blijven. In deze context geldt dit b.v. voor vonnissen en K.B. van onteigeningen, akten m.b.t. stichting, wijziging, overname en opheffing van (water)wegen; vaststelling van het regime der (water)wegen, vaststelling van rooilijn, afpalingsakten, eigendomsakten, contracten en overeenkomsten (ook m.b.t. private wegen), akten m.b.t. dienstbaarheden, gebruiksrechten, besluiten tot rangschikking als beschermd monument of landschap, contracten van wegconcessies, uitspraken of overeenkomsten m.b.t. betwistingen en klachten, enz. Een uitzondering hierop zijn de uittreksels uit kadastrale leggers en stukken m.b.t. wegvergunningen van korte duur. Ze mogen vernietigd worden. Organisatie en beheer van de technische dienst(en) en werkplaatsen - Stukken m.b.t. de organisatie, reglementen : bewaren. - Stukken m.b.t. het dagelijks beheer van de werkplaatsen en materialen (magazijnboek, fiches van doorlopende inventaris, inventaris bij verandering van verantwoordelijke...) : vernietigen 2 .

1

Gepubliceerd in: MARÉCHAL, Griet. Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven Richtlijn en advies, Brussel, 1990, p. 114-121. 2 Zie G. MARÉCHAL, Bewaring en vernietiging, deel I, p. 91.


1990


8.2. WEGEN, WATERLOPEN, GEBOUWEN, ENZ. EN LEVERINGEN 8.2.1. Dossiers van de werken Planning en openbaar onderzoek - Plannen (ook uitvoeringsplannen) : 1 exemplaar, bij voorkeur het officieel goedgekeurde, bewaren (samen met de overige te bewaren bescheiden betreffende de zaak). N.B. Uittreksels uit kadastrale plannen ook bewaren. Kadastrale plannen die de toestand op een bepaald ogenblik weergeven, zijn immers moeilijk te vinden. - Maquettes, foto's : bewaren. - Proces-verbaal, verslagen en adviezen van bevoegde diensten en beslissing van het C.B.S. inzake het openbaar onderzoek (de commodo et incommodo) : bewaren. - Voorbereidende studies m.b.t. het opmaken van het bijzonder bestek : vernietigen. - Verzoekschriften : vernietigen. - Dossier van de voorontwerpen en definitieve ontwerpen (ook als ze niet uitgevoerd werden) : bewaren, behalve de boekhoudkundige stukken. Aanneming -

Aanneming van de werken met gunning, contracten of verbintenissen van aanneming : bewaren. Algemene aannemingsvoorwaarden (meestal wordt er slechts naar verwezen) : bewaren. (Bijzonder) bestek (ook lastenboek genoemd), met de administratieve en technische voorwaarden, de opmetingsstaten en de definitieve plannen : bewaren.

Aanbesteding of offerteaanvraag - Aankondiging en oproep tot de inschrijvers, bewijzen van publiciteit en aanbesteding : vernietigen. - Inschrijving op aanbesteding of offerte waarop ingegaan werd : bewaren. - Inschrijvingen of offertes waarop niet ingegaan werd : vernietigen. - Proces-verbaal van opening der inschrijving en aanwijzing van de aannemer (hetzelfde bij eventuele heraanbesteding) : bewaren. Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Griet MARÉCHAL

1990


-

Overzichten van de minimumdaglonen bij de uitvoering van openbare werken (meestal drukwerk) •

van vóór 1945 : bewaren,

•

van na 1945 : vernietigen.

Uitvoering van het werk - Uitvoeringsplannen (zie planning) : bewaren. - Vergunningen : zie hoger m.b.t. akten nodig voor de kennis van rechten en plichten. - Belangrijke verslagen van architecten : bewaren. - Bevel tot aanvang : bewaren. - Levering van materialen voor de werken : vernietigen. - Ontleding van het gebruikte materiaal : vernietigen, behalve m.b.t. restauraties. - Toezicht en verslagen van de toezichter, dagboek en notulen van de werfvergaderingen : vernietigen, behalve m.b.t. werken met historische waarde (restauratiedossiers volledig bewaren !). - Herstelling van aangerichte schade : vernietigen (zelfde voorbehoud als hierboven). - Dossier "voorlopige oplevering en gedeeltelijke afrekeningen" •

-

p.v. van voorlopige oplevering en de essentiële stukken zoals toelatingen, plannen, verslagen enz. over belangrijke bijwerken en wijzigingen : bewaren,

• overige, o.m. gedeeltelijke afrekeningen : vernietigen. Definitieve afrekening •

p.v. van definitieve oplevering : bewaren,

•

eindafrekening : bewaren.

8.2.2. Wegen (inclusief bruggen, kaaien, enz.) -

Atlas der buurtwegen : bewaren. Algemene tabel van de buurtwegen (gewoonlijk ingebonden bij de Atlas der Buurtwegen) : bewaren. Staat van de restituties en de innemingen (gewoonlijk ingebonden bij de Atlas der Buurtwegen) : bewaren. Tabel van de eigenaars der percelen grenzend aan de buurtwegen (gewoonlijk ingebonden bij de Atlas der Buurtwegen) : bewaren. Gelijkaardige tabellen behorend bij plannen : bewaren.


1990


-

-

-

Aanvullingen bij de Atlas der Buurtwegen : bewaren. Periodieke wegenschouwingen : bewaren. Dossiers aanleg en ingrijpende wijzigingen wegeniswerken : bewaren, mits schifting (voor de samenstelling van het dossier en voor de te vernietigen bescheiden zie 8.1. en 8.2.1.; voor de rooilijnplannen, de verkavelingsvergunningen en de onteigeningen, zie hierna). Dossiers onderhoud : vernietigen. Dossiers uitrusting van korte duur : vernietigen. Dossiers van werken van openbaar nut door de gemeente of concessiehouders uitgevoerd op haar wegen (openbare verlichting, water-, gas, electriciteitsvoorziening, enz.) : bewaren, mits schifting (voor de samenstelling van het dossier en voor de te vernietigen bescheiden zie 8.1. en 8.2.1.). Gemeentelijke beschermingsmaatregelen als sneeuwopruiming, maatregelen tegen ijzel, opruiming van bladeren en afval, besproeiing tegen het stof, dooibarelen... : vernietigen, behalve de coördinatieplannen.

8.2.3. Onbevaarbare waterlopen -

-

Atlas van de onbevaarbare waterlopen : bewaren. Beschrijvende tabel der waterlopen (gewoonlijk ingebonden bij de Atlas) : bewaren. Processen-verbaal van voorlopig gedoogde en niet-gedoogde werken, aanplantingen en veranderingen (gewoonlijk ingebonden bij de Atlas) : bewaren. Aanvullingen bij de Atlas : bewaren. Periodieke beekschouwingen : bewaren. Dossiers m.b.t. buitengewone werken van verbetering of wijziging : naar analogie met 8.2.1. behandelen. Dossiers en stukken m.b.t. de gewone ruimings-, herstellings- of onderhoudswerken : vernietigen. Voor de onteigeningen en de rooilijnplannen zie hierna.

8.2.4. Gebouwen De bewarings- en vernietigingsregels zijn dezelfde als geformuleerd onder 8.1. en 8.2.1.; zie ook hoofdstuk Algemene categorieën. - Aankoopdossiers : bewaren.


1990


-

N.B. Uittreksels uit de kadastrale legger en briefwisseling die geen elementen bevat nodig om de te bewaren bescheiden te begrijpen, mogen vernietigd worden. Nieuwbouwdossiers : naar analogie met 8.2.1. behandelen. Restauratiedossiers : integraal bewaren, ook wanneer later bij een nieuwe restauratie een nieuw dossier wordt samengesteld. Dossiers inzake grote herstellingswerken : naar analogie met de aankoop- en nieuwbouwdossiers behandelen. Dossiers onderhoudswerken : vernietigen.

8.2.5. Leveringen van roerende goederen -

Stukken m.b.t. levering van roerende goederen van duurzame aard : bewaren, mits schifting (zie 8.1., 8.2.1. en hoofdstuk Algemene categorieën). Stukken m.b.t. levering van goederen van niet duurzame aard : vernietigen. Stukken m.b.t. niet geleverde goederen : vernietigen.

N. B. Voor levering van materialen voor werken zie 8.2.1. 8.3. RUIMTELIJKE ORDENING Alle stukken van vóór 1963 (rooilijnen voor de grote en kleine wegen en bouwen verkavelingsvergunningen) dienen integraal bewaard te worden. - Streekplannen : bewaren. - Gewestplannen : bewaren. Gemeentelijke plannen - Algemeen plan van aanleg : bewaren. - Bijzonder plan van aanleg : bewaren. - Proces-verbaal van het openbaar onderzoek : na de administratieve bewaartijd (30 jaar) bewaren. - Verslagen van de adviescommissie : bewaren. Attesten -

Afdrukken en uittreksels : vernietigen. Stedebouwkundige attesten, formulieren I A, I B, II A, II B : vernietigen na 1 jaar. - Registers der aanvragen en afgiften : vernietigen. Bouwvergunningen Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Griet MARÉCHAL

1990


-

Registers der aanvragen en toekenningen : bewaren. Bouwvergunningsdossiers : bewaren. Eventueel kunnen na 30 jaar uit de dossiers verwijderd worden : •

de vergunningsaanvraag,

•

het inschrijvingsattest van architect en

•

het proces-verbaal van het openbaar onderzoek.

De overige stukken (tekeningen, foto's, vergunningsformulier A en B, weigeringsformulier C en D) moeten bewaard blijven. Verkavelingsvergunningen - Registers der aanvragen en toekenningen : bewaren. - Dossiers der verkavelingsvergunningen (zoals in 8.3.7. beschreven) : volledig bewaren. - Formulieren J en K, L en M, O en P : bewaren. - Inventarissen van percelen (cfr. hoger) : bewaren. Overtredingen - Registers der overtredingen : bewaren. - Processen-verbaal van de overtreding •

er bestaat een register : vernietigen

•

er bestaat geen register : 10 jaar bewaren.

Bouwtaks 3 -

Registers der bouwtaks : bewaren. Formulier (wordt meestal bij het bouwvergunningsdossier gevoegd) : indien geregistreerd, 30 jaar bewaren.

Onteigeningen - Registers der onteigeningen : bewaren. - Vonnissen (geregistreerd bij Registratie en Domeinen) : bewaren. - Dossiers der onteigeningen : bewaren, met dien verstande dat de briefwisseling i.v.m. het bod na 10 jaar mag behandeld worden zoals aangegeven in hoofdstuk Algemene categorieën Rooilijnplannen 3

Voor de registers der bouwbelasting zie G. MARÉCHAL, Bewaring en vernietiging, deel I, p. 81-84 en 107.


1990


-

Rooilijnplannen : bewaren. Uitvoeringsplannen : bewaren. Lijst of inventaris der verwervingen : bewaren. Verwervingsakten en overeenkomsten : bewaren. Dossiers i.v.m. verwervingsoperaties (meestal per straat) : bewaren, met dien verstande dat de briefwisseling na 10 jaar mag behandeld worden zoals aangegeven in hoofdstuk Algemene categorieën

8.4. STADSVERNIEUWING Herwaarderingsgebieden - Dossiers der aanvragen tot erkenning met de motiveringsnota's en de beslissing wel/niet erkenning : bewaren. - Dossiers der aanvragen tot principiële belofte van toelage : bewaren. (Voor de samenstelling van deze dossiers zie 8.4.1.). - Dossiers der aanvragen tot vaste belofte van toelage : bewaren. (Voor de samenstelling van deze dossiers zie 8.4.1.). - Register der huurwoningen in het gebied : bewaren. - Huurcontracten : vernietigen na verval en registratie. Saneringspremie - Dossiers : indien geregistreerd in een register, na 10 jaar vernietigen; indien niet bewaren. - Registers : bewaren. Verkeersplanologische en soortgelijke studies - Dossier met onderzoeken en enquêtes, verslagen van de begeleidende werkgroepen, verwerking van de gegevens en het uiteindelijk resultaat : bewaren. Stedebouwkundige wedstrijden - Plannen, verslagen en beoordelingen : integraal bewaren. Tentoonstellingen i.v.m. stadvernieuwing - Dossiers i.v.m. vorming en de praktische uitvoering : na grondig schonen bewaren. 8.5. MONUMENTENZORG Algemeen Rijksarchief en Rijksarchief in de Provinciën Griet MARÉCHAL

1990


Beschermingsprocedure - Lijst (register) der beschermde gebouwen en landschappen, zowel in openbaar als privebezit : bewaren. - Proces-verbaal van het openbaar onderzoek : bewaren. - Motiveringsnota's : bewaren. Restauratie -

4

Verslagen van een plaatselijke commissie voor monumentenzorg of een ander adviserend orgaan : bewaren. Restauratiedossiers : integraal bewaren. Bescheiden i.v.m. de financiële afhandeling : vernietigen na 10 jaar voorzover het geen verantwoordingsstukken bij de rekeningen zijn4 .

Zie hoofdstuk Algemene categorieën.


1990


AFKORTINGEN1 A.R.A.B.

:

Algemeen Reglement voor de Arbeidsbescherming

A.R.O.L. A.T.D. B.D. B.P.A.

: : : :

Administratie Ruimtelijke Ordening en Leefmilieu algemeen technische diensten Bestendige Deputatie bijzonder plan van aanleg

B.S. B.V.L.O.V. C.B.S. G.W. i.v.m. K.B. M.B. m.b.t. min. rond. M.S.T.

: : : : : : : : : :

Belgisch Staatsblad Bestuur van Volksontwikkeling en Openbare Lektuurvoorziening College van burgemeester en schepenen Gemeentewet in verband met Koninklijk besluit Ministerieel besluit met betrekking tot ministerieel rondschrijven Medisch Schooltoezicht

N.G.W. N.I.S. O.C.M.W. O.G.W.

: : : :

Nieuwe Gemeentewet Nationaal Instituut voor de Statistiek Openbaar Centrum voor maatschappelijk Welzijn Oude Gemeentewet

O.V.A.M. P.G.C. P.L.B. P.V. R.B. T.B.W. V.G.V.

: : : : : : :

Openbare Vlaamse Afvalmaatschappij Plaatselijke Geneeskundige Commissie Passieve Luchtbescherming proces-verbaal Regentsbesluit Territoriale Burgerlijke Wacht Veiligheid, Gezondheid en Verfraaiing der Werkplaatsen

1

Gepubliceerd in: MARÉCHAL, Griet. Bewaring en vernietiging van gemeentearchieven Richtlijn en advies,

Brussel, 1990, p. 127.


1990

DEEL 1 - VERANTWOORDING VAN DE BEWARINGS- EN VERNIETIGINGSRICHTLIJNEN

Recommend Documents