Declaratieformat GEMEENTE HARLINGEN
Gemeentelijke Groene Vink
Gegevens gemeente Contactgegevens Naam gemeente Adres E-mailadres Telefoonnummer
Harlingen Voorstraat 35
[email protected] 140517
Voor de Jeugdwet worden alle declaraties door Sociaal Domein Fryslân geregeld.
Declaratieformat Jeugdwet In de provincie Friesland is een samenwerkingsverband ontstaan tussen 24 gemeenten met betrekking tot de Jeugdwet. Dit samenwerkingsverband heeft de naam Sociaal Domein Fryslân en bestaat uit de volgende gemeenten: Achtkarspelen, Ameland, Dantumadiel, De Friese Meren, Dongeradeel, Ferwerderadiel, Franekeradeel, Harlingen, Heerenveen, Het Bildt, Kollumerland en Nieuwkruisland, Leeuwarden, Leeuwarderadeel, Littenseradiel, Menameradiel, Ooststellingwerf, Opsterland, Schiermonnikoog, Smallingerland, Súdwest Fryslân, Terschelling, Tytsjerksteradiel, Vlieland, Weststellingwerf. Als ondersteuning voor het i-Jw berichtenverkeer is Jeugd-Ned ontwikkeld. Jeugd-Ned wordt door Sociaal Domein Fryslân gebruikt voor het verspreiden van de jeugdbeschikkingen aan de zorgaanbieders. Deze kunnen met een JW301 (het landelijke toekenningsbericht) gedownload worden. Daarnaast wordt Jeugd-Ned gebruikt voor het controleren van de maandelijkse facturen van de zorgaanbieders. Deze kunnen geüpload worden in een gedefinieerd Excel-format of middels het landelijke JW303-format. Dit gaat als volgt in zijn werk: Een medewerker van de gemeente maakt in het gemeentelijk systeem de beschikking. Hierin staat de voorziening waarop de cliënt recht heeft en vanaf welke datum (de ingangsdatum). Zo mogelijk wordt hier ook de geldigheid of de omvang van de voorziening vastgelegd. Deze beschikking wordt in een bericht gestopt (JW301). Dit bericht wordt ingelezen in Jeugd-Ned. Vervolgens worden de beschikkingen verwerkt en worden toewijzingen gemaakt voor de zorgaanbieder. De zorgaanbieder controleert dagelijks (kleine zorgaanbieders wekelijks) in Jeugd-Ned of er nieuwe cliënten zijn. Van deze cliënten downloadt hij het JW301-bericht en leest dit in in het eigen systeem. De zorgaanbieder maakt periodiek een factuur op volgens het format (JW303 of Excel). De zorgaanbieder uploadt de factuur in Jeugd-Ned en voert een eerste controle uit. Vervolgens draagt de zorgaanbieder de factuur over. Binnen de software vindt nog een controle plaats en wordt (een deel van) de factuurregels goedgekeurd. Eventueel kan de factuur weer teruggezet worden naar de zorgaanbieder. Vervolgens kan de factuur definitief gemaakt worden, zodat er een verplichting aangemaakt wordt voor de desbetreffende gemeente en er betaald wordt (als de zorgaanbieder niet bevoorschot is). Uitgangspunt voor de factuurcontrole is één factuurregel per cliënt per factuur. Belangrijk aandachtspunt bij de factuurcontrole is dat de gemeente globaal beschikt in het JW301bericht. De zorgaanbieder factureert op detailniveau, op productcodes. Type bericht JW301 JW302 JW303 JW304 JW305 JW306 JW307 JW308
Beschrijving
Wordt gebruikt?
Toewijzing Toewijzing retour Declaratie Declaratie retour Aanvang jeugdhulp Aanvang jeugdhulp retour Beëindiging mutatie/jeugdhulp Beëindiging mutatie/jeugdhulp retour
Ja Nee Ja Nee -
Vanaf welke datum? 1 januari 2015 1 januari 2015
Pagina 2 | 5
Alternatief Omdat niet zeker is dat alle zorgaanbieders een JW303-bericht kunnen aanmaken is het mogelijk om deze gegevens met een Excel-bestand aan te leveren. Dit Excel-bestand heeft dan een opbouw en inhoud die gelijk is aan het JW303-bericht. Het factuurbestand is een Excel-bestand. Er zit geen controle op de naam van het bestand. Het bestand mag zijn gemaakt in een Excel 97-formaat (xlsbestand) of in een Excel 2007-formaat (xlsx-bestand). Het Excelbestand heeft een vast aantal kolommen (zie tabel hieronder). De volgorde van de kolommen maakt niet uit. In de eerste rij staan de kolomkoppen die precies aangeven wat er in de kolom wordt verwacht. Niet iedere kolom hoeft gevuld te worden, maar een lege kolom mag niet verwijderd worden. Van iedere kolom staat vast van welk type de kolom is. Nr
Naam kolom
Excel cel
Verplicht
Omschrijving
Tekst
Max lengte 20
A
Factuurnummer
Ja
Gemeentecode
Tekst
4
Ja
C
Periode
Getal, 0 decimalen
6
Ja
D
Kenmerk prestatieregel
Tekst
20
Ja
E
Aanvang jeugdhulp
Tekst
20
Nee
F
BSN
9
Ja
G H
Geboortedatum Naam
Getal, 0 decimalen Datum Tekst
Alle regels moeten dezelfde waarde bevatten, namelijk de waarde die bij factuurnummer op het scherm is ingevoerd. De gemeente waarop de factuur betrekking heeft. De periode (jaar+maand) waarop deze factuur betrekking heeft YYYYMM. Alle regels moeten zes cijfers bevatten. Periode mag niet beginnen of eindigen op een dag in de toekomst. De referentie van de prestatieregel moet uniek zijn over de facturen heen per zorgaanbieder. Dit gebeurt pas bij de controle onder de controleren knop. De referentie voorgaande prestatieregel moet bekend zijn in Jeugd-Ned. Dit gebeurt pas bij de controle onder de controleren knop. Het moet voldoen aan de BSNelfproef.
B
50
Nee Ja
I
Huisnummer
10
Nee
J
10
Nee
K
Huisnummer toevoeging Postcode
Getal, 0 decimalen Tekst Tekst
7
Nee
L
Productcategorie
Tekst
2
Ja
M
Productcode
Tekst
5
Ja
De samengestelde naam van de cliënt. Dus bijvoorbeeld: G Pieterse-van der Heide. Deze wordt zonder controle nar de database geschreven.
Formaat mag zonder (1234AB) of met spatie (1234 AB). Productcategorieën zijn te vinden op de verwijsindex van www.istandaarden.nl onder de betreffende gemeente. Productcodes zijn te vinden op de verwijsindex van www.istandaarden.nl onder de betreffende gemeente.
Pagina 3 | 5
N
Wet
Tekst
O
Startdatum declaratie
Datum
Ja
P
Einddatum declaratie
Datum
Ja
Q
Aantal
6
Ja
R
Eenheid
Getal, 0 decimalen Tekst
2
Ja
S
Bedrag
Getal, 2 decimalen
10
Ja
T
Omschrijving
Tekst
100
Nee
U
Toelichting zorgaanbieder Toelichting gemeente
Tekst
500
Nee
Tekst
500
Nee
V
1
Ja
Één van de twee volgende waarden: W (Jeugd) J (Jeugd) De startdatum moet na 31 december 2014 liggen en niet in de toekomst. De einddatum moet na 31 december 2014 liggen (volgt impliciet uit andere controles), na of op de startdatum declaratie en niet in de toekomst. Het aantal uitgevoerde producten. De waarde moet voorkomen in onderstaande codelijst * Het declaratiebedrag. Indien dit een minteken heeft is er sprake van een creditregel. Aanvullende omschrijving behorende bij het geleverde product. Een aanvullende toelichting van de zorgaanbieder. Een aanvullende toelichting van de zorgaanbieder.
* Eenheid: Code Omschrijving 01 Minuut 04 Uur 14 Etmaal (24 uur) 16 Dagdeel (4 uur) 81 Stuks / Benodigde tijdsduur of tijdsonafhankelijk 00 Niet van toepassing
Correcties aanleveren Voor mutaties en correcties op mutaties geldt dat hiervoor contact met de gemeente dient te worden opgenomen. De gemeente kan vervolgens een nieuw iJw301-bericht opstellen.
Producten Onder de knop ‘tarieven’ in het programma Jeugd-Ned kunnen zorgaanbieders voor de Jeugdwet precies vinden voor welke producten, eenheden en prijzen een contract is afgesloten met de gemeente. Alleen voor deze productcodes, eenheden en prijzen mogen facturen worden ingediend.
Beschikkingen De gemeenten van Sociaal Domein Fryslân gaan geen beschikkingen (toewijzingen) versturen voor cliënten die op 31 december 2014 al in zorg waren binnen de Jeugdwet. Overgangscliënten worden op basis van CAK/Vektis-gegevens ingelezen. Voor de jeugd loopt dit via het project “Initiële Vulling Jeugd” voor de beveiligde uitwisseling van cliëntgegevens jeugd. Niet altijd zijn de volledige NAW-gegevens voor deze cliënten aangeleverd door de gemeenten en daarom zijn deze met de volgende waarden ingevuld: - Indien de naam onbekend was, is deze gevuld met het BSN. - Indien de straat onbekend was, is deze gevuld met 99999. - Indien de postcode onbekend was, is deze 99999ZZ geworden. - Indien de geboortedatum onbekend was, is deze 1-1-1900 geworden.
Pagina 4 | 5
Declaratieperiode De gemeenten van Sociaal Domein Fryslân hanteren voor de Jeugdwet zowel een maandelijkse als een vierwekelijkse declaratieperiode. Hiervoor dienen de zorgaanbieders zich aan de afspraken te houden die in de overeenkomst zijn opgenomen.
CAK-aanlevering De zorgaanbieder is voor verantwoordelijk voor de aanlevering van gegevens aan het CAK.
AGB-code Er moet voor gedeclareerd worden op de AGB-code waarop is ingekocht.
Gemeentelijk Gegevensknooppunt Gemeente Harlingen is aangesloten bij het Gemeentelijk Gegevensknooppunt (GGK).
Pagina 5 | 5
