Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Aan de Voorzitter van de Vaste commissie voor Sociale Zaken en Werkgelegenheid van de Tweede Kamer der Staten-Generaal Postbus 20018 2500 EA Den Haag Uw brief
Postbus 90801 2509 LV Den Haag Anna van Hannoverstraat 4 Telefoon (070) 333 44 44 Telefax (070) 333 40 33
Ons kenmerk
AM/ CAB/ 01/ 31875 Onderwerp
Datum
Ministeriële subsidieregeling ESF-EQUAL en Programma-document
10 mei 2001
Hierbij heb ik de eer u het Programma-document en de Ministeriële subsidieregeling ESFEQUAL aan te bieden. Het Programma-document ESF-EQUAL is op 30 maart 2001 goedgekeurd door de Europese Commissie. In Europees verband is afgesproken dat uiterlijk 15 november 2001 alle Europese landen tegelijk starten met de EQUAL-projecten. Om het EQUAL-programma in Nederland te starten is publicatie van de Ministeriële subsidieregeling ESF-EQUAL nodig. Op 15 mei vindt publicatie in de Staatscourant plaats. De Ministeriële subsidieregeling ESF-EQUAL en het Programma-doument ESF-EQUAL 2000-2006 treft u hierbij ter kennisname aan.
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
(W.A. Vermeend)
Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid
Directie Arbeidsmarkt Nr. AM/CAB/01/30876 Onderwerp: Subsidieregeling ESF-EQUAL
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Handelende in overeenstemming met de Staatssecretaris van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, mr. A.E.Verstand-Bogaert
Gezien de Beschikking van de Europese Commissie van 30 maart 2001, kenmerk C(2001)579, waarbij aan Nederland gelden uit het Europees Sociaal Fonds zijn toegewezen ter uitvoering van het communautaire initiatief EQUAL binnen de kaders, als vastgelegd in het terzake door de Commissie goedgekeurde programmadocument, Overwegende dat over de besteding van deze middelen nadere regels dienen te worden vastgesteld, waarbij tevens wordt voorzien in de mogelijkheid dat in bepaalde gevallen cofinanciering ten laste van de begroting van het departement van Sociale Zaken en Werkgelegenheid plaatsvindt, Gelet op artikel 3 van de Kaderwet SZW-subsidies,
BESLUIT:
Artikel 1. Definities In deze regeling wordt verstaan onder: a. de minister: de Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid; b. begunstigde: degene aan wie krachtens deze regeling een voorbereidings- of projectsubsidie is verleend; c. project: een samenhangend geheel van activiteiten met betrekking tot de in artikel 3, eerste lid, genoemde onderwerpen;
3
d. transnationaal project: een project ten aanzien waarvan de begunstigde een samenwerkingsverband is aangegaan met een instantie in een ander land die vergelijkbare activiteiten ontplooit welke worden gefinancierd in het kader van het communautair initiatief EQUAL; e. transnationale partner: de instantie, bedoeld in onderdeel d; f. aanmeldingstijdvak: een door de minister vastgesteld tijdvak, als bedoeld in artikel 4, waarbinnen een aanvraag tot reservering van subsidiemiddelen en tot verlening van een voorbereidingssubsidie kan worden ingediend; g. voorbereidingssubsidie: de subsidie, als bedoeld in artikel 7; h. ESF-EQUAL-projectsubsidie: de subsidie, als bedoeld in artikel 10, tweede lid; i. aanvullende projectsubsidie: de subsidie, als bedoeld in artikel 10, derde lid; j. ESF-EQUAL-beleidskader: een door de minister vastgesteld beleidskader voor nieuwe subsidieaanvragen, als bedoeld in artikel 4, tweede lid; k. ontwikkelingspartnerschap: een samenwerkingsverband dat de begunstigde ten behoeve van de voorbereiding en uitvoering van een voor subsidiëring in aanmerking te brengen project is aangegaan met andere belanghebbenden bij het project. l. asielzoeker: een vreemdeling die rechtmatig in Nederland verblijft, in de zin van artikel 8, onder f, van de Vreemdelingenwet 2000, en die in afwachting is van de verlening van een verblijfsvergunning voor bepaalde tijd asiel; m. toegelaten asielzoeker: een vreemdeling die rechtmatig in Nederland verblijft, in de zin van artikel 8, onder c of d, van de Vreemdelingenwet 2000. Artikel 2. Inleidende bepaling 1. De minister kan, overeenkomstig de regels van dit besluit, subsidie verstrekken aan rechtspersonen die een bijdrage leveren aan de uitvoering van het communautair initiatief EQUAL ter bestrijding van discriminatie en achterstandsposities op de arbeidsmarkt, ter integratie van toegelaten asielzoekers in maatschappij en beroepsleven, en ter scholing en activering van asielzoekers. 2. De Algemene Regeling SZW-subsidies is niet van toepassing op de subsidieverlening krachtens dit besluit. Artikel 3. Aard van de projecten 1. Voor subsidie komen uitsluitend in aanmerking transnationale projecten, passend binnen de in artikel 2 genoemde doelstellingen, met betrekking tot de volgende onderwerpen: a. de verbetering van de (her)intredingsmogelijkheden tot de arbeidsmarkt; b. de bestrijding van racisme en vreemdelingenhaat op de arbeidsmarkt; c. het scheppen van mogelijkheden om een bedrijf te starten; d. vergroting van de arbeidsmogelijkheden in de tertiaire sector, in het bijzonder de sector maatschappelijke dienstverlening; e. scholing, en verbetering van de aansluiting tussen scholing en werk; f. de inzet van de informatietechnologie bij scholing, bij arbeidsplaatsaanpassing en bij de verbetering van de aansluiting tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt; g. vergemakkelijking van de combinatie van arbeid en zorg; h. de doorbreking van de horizontale en verticale segregatie tussen mannen en vrouwen op de arbeidsmarkt; i. scholing en activering van asielzoekers.
4
2. De projecten moeten een vernieuwend karakter hebben, en de resultaten daarvan moeten ook na afronding van het project bruikbaar en toepasbaar kunnen zijn. Artikel 4. Aanmeldingstijdvakken, ESF-EQUAL-beleidskader 1. Om voor subsidie in aanmerking te komen dient een belanghebbende de beoogde projecten met het oog op reservering van subsidiemiddelen en verlening van een voorbereidingssubsidie aan te melden. Slechts na die reservering en verlening kunnen projectsubsidie-aanvragen worden gedaan. 2. De mogelijkheid tot aanmelding bestaat slechts gedurende door de minister vastgestelde aanmeldingstijdvakken, gelegen in de jaren 2001 t/m 2006. Indien deze mogelijkheid wordt geopend, wordt hiervan vooraf door de minister in de Nederlandse Staatscourant mededeling gedaan. In een gelijktijdig door de minister vastgesteld en in de Nederlandse Staatscourant bekend gemaakt ESF-EQUAL-beleidskader worden de bedragen bekendgemaakt die ten hoogste voor de verschillende categorieën projecten ter beschikking zullen worden gesteld, en kunnen nadere eisen worden gesteld waaraan nieuwe aanvragers en projecten zullen moeten voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen. Artikel 5. De aanmelding van projecten 1. Aanmelding van projecten met het oog op reservering van subsidiemiddelen en verlening van voorbereidingssubsidie kan slechts plaatsvinden gedurende een krachtens artikel 4 door de minister vastgesteld aanmeldingstijdvak. 2. De aanmelding geschiedt per project; voor de aanmelding dient gebruik te worden gemaakt van een formulier dat door de minister ter beschikking wordt gesteld. 3. Bij de aanmelding dienen in ieder geval de volgende gegevens te worden verstrekt: a. een beschrijving van de aard van het project dat men voor subsidie in aanmerking zou willen brengen en de daarmee beoogde resultaten, waarbij wordt aangegeven op welk van de in artikel 3, eerste lid, genoemde onderwerpen het project betrekking heeft; b. een indicatief financieringsplan, waarin de voorbereidingskosten duidelijk worden onderscheiden; c. de beoogde administratieve organisatie voor de uitvoering van het project; d. de aard van de samenwerkingsrelatie die de aanvrager voornemens is aan te gaan met transnationale partners, en met belanghebbenden bij het project; e. een indicatief plan met betrekking tot het toekomstig gebruik van de resultaten van het project, en de verspreiding daarvan. 4. De minister kan van de aanvrager aanvullende gegevens verlangen, of inzage verlangen in de administratie van de aanvrager. 5. De aanvrager ontvangt uiterlijk 4 maanden na het sluiten van het aanmeldingstijdvak een beschikking, of ten behoeve van het door hem aangemelde project subsidiemiddelen zullen worden gereserveerd, en tot aan welk bedrag voorbereidingssubsidie met betrekking tot het project wordt verleend.
5
Artikel 6. Afwijzing van projecten en van voorbereidingssubsidie De reservering van subsidiemiddelen en de voorbereidingssubsidie worden afgewezen voor zover op grond van de beschikbare gegevens naar het oordeel van de minister: a. de in artikel 5, derde lid onder a, bedoelde beschrijving onvoldoende is uitgewerkt, b. het aangemelde project niet voldoet aan de bij en krachtens deze regeling gestelde eisen, c. onvoldoende aannemelijk is dat de co-financiering afdoende zal kunnen plaatsvinden, d. medebelanghebbenden onvoldoende bij het opzetten en uitvoeren van het project zullen worden betrokken, e. onvoldoende zekerheid bestaat dat de administratie van de aanvrager aan de in artikel 14 gestelde eisen zal voldoen, f. het beoogde project onvoldoende vernieuwend is, onvoldoende bruikbare resultaten zal opleveren, of zich onvoldoende leent voor ruimere toepasbaarheid, g. het voor de desbetreffende projecten in het toepasselijke ESF-EQUAL-beleidskader aangegeven subsidieplafond zal worden bereikt. Artikel 7. Reservering van middelen en verlening van voorbereidingssubsidie 1. Indien naar aanleiding van de aanmelding van een project subsidiemiddelen worden gereserveerd en een voorbereidingssubsidie wordt toegekend, vermeldt de beschikking voor welk project deze geldt, en tot welk bedrag ten hoogste ESF-EQUAL-projectsubsidie zal kunnen worden aangevraagd. 2. Voor zover zulks in het toepasselijke ESF-EQUAL-beleidskader is bepaald en in de Rijksbegroting daartoe middelen zijn gereserveerd, kan de minister, per project, aanvullende subsidiemiddelen reserveren ter medefinanciering van de voorbereiding en uitvoering van de in de beschikking vermelde projecten. 3. In de beschikking wordt voorts het maximumbedrag bepaald dat als voorbereidingssubsidie aan de aanvrager wordt verleend voor de verdere ontwikkeling van het toegewezen project, en voor het opzetten van het bijbehorende ontwikkelingspartnerschap en de transnationale samenwerking. Dit bedrag bedraagt 5% van het krachtens de voorgaande leden voor het desbetreffende project gereserveerde bedrag aan ESF-EQUAL-projectsubsidie. Artikel 8. De aanvraag van ESF-EQUAL-projectsubsidie 1. Degene aan wie voorbereidingssubsidie is verleend kan voor de uitvoering van het toegewezen project een projectsubsidie-aanvraag bij de minister indienen. 2. Een aanvraag dient te worden ingediend binnen 6 maanden na de datum van verlening van de voorbereidingssubsidie. 3. Een aanvraag heeft steeds betrekking op één project, waarvan de looptijd niet langer dan 2,5 jaren mag zijn, en dat in hoofdzaak gericht moet zijn op één van de in artikel 3, eerste lid, genoemde onderwerpen. 4. De aanvraag wordt ingediend onder gebruikmaking van een formulier dat daartoe door de minister ter beschikking wordt gesteld, en bevat in ieder geval een projectbeschrijving, een financieringsplan en een beschrijving van de administratieve organisatie van het project. 5. Indien de aanvrager voor de financiering van het te subsidiëren project middelen van derden inzet, dient dit te geschieden op basis van een schriftelijke overeenkomst met, dan wel schriftelijke toezegging van, die derden. In de overeenkomst wordt de bijdrage die door die derde wordt verschaft vastgelegd, alsmede de voorwaarden waaronder deze ter
6
beschikking wordt gesteld. Een afschrift van de overeenkomst wordt bij de subsidieaanvraag gevoegd. De reservering van aanvullende subsidiemiddelen krachtens artikel 7, tweede lid, wordt voor de toepassing van dit artikellid gelijkgesteld met een schriftelijke toezegging. 6. Bij de aanvraag dient een afschrift te zijn gevoegd van de samenwerkingsovereenkomst die de aanvrager is aangegaan met andere belanghebbenden bij het project, waarin ieders bijdrage aan, en betrokkenheid bij, het project, alsmede ieders bevoegdheden bij de besluitvorming duidelijk zijn omschreven. 7. Bij de aanvraag dient een afschrift te zijn gevoegd van een door aanvrager aangegane overeenkomst voor transnationale samenwerking overeenkomstig een door de minister vastgesteld model. 8. Op de aanvraag wordt uiterlijk 8 weken na ontvangst beschikt. Artikel 9. Weigering van ESF-EQUAL-projectsubsidie Een projectsubsidie-aanvraag wordt afgewezen: a. indien de aanvraag of het voor subsidie in aanmerking gebrachte project niet voldoet aan de bij en krachtens deze regeling gestelde eisen; b. indien onvoldoende zekerheid bestaat over de financiering van de totale noodzakelijkerwijs ten behoeve van de uitvoering van het project te maken kosten; c. indien de voorgenomen administratieve organisatie van het project niet voldoet aan de in artikel 14 terzake gestelde eisen; d. indien de kosten van het project niet in een redelijke verhouding staan tot de daarvan te verwachten resultaten; e. indien, blijkens de in artikel 8, zesde lid, bedoelde overeenkomst, medebelanghebbenden onvoldoende bij de uitvoering van het project zullen worden betrokken; f. indien het beoogde project onvoldoende vernieuwend is, onvoldoende bruikbare resultaten zal opleveren, of zich onvoldoende leent voor ruimere toepasbaarheid; g. indien het project reeds uit anderen hoofde wordt gefinancierd ten laste van Europese subsidieprogramma's. Artikel 10. Verlening van ESF-EQUAL-projectsubsidie en van aanvullende projectsubsidie 1. De beschikking tot verlening van projectsubsidie betreft de projectactiviteiten, zoals vastgelegd in de bij de subsidieaanvraag gevoegde projectbeschrijving. 2. In de beschikking wordt het maximumbedrag bepaald dat aan ESF-EQUALprojectsubsidie tegemoet kan worden gezien. Bij de bepaling van dit bedrag wordt uitgegaan van het totaal van de uitvoerings- en beheerskosten van het project, zoals door de aanvrager geraamd in zijn subsidieaanvraag, met dien verstande dat bepaalde, in de beschikking te vermelden, kostenposten buiten beschouwing kunnen worden gelaten dan wel op een lager bedrag kunnen worden vastgesteld, voor zover de desbetreffende uitgaven redelijkerwijs niet noodzakelijk geacht kunnen worden voor de uitvoering of het beheer van het project. Het maximumbedrag bedraagt ten hoogste het krachtens artikel 7, eerste lid, voor het desbetreffende project gereserveerde bedrag. 3. In geval krachtens artikel 7, tweede lid, aanvullende subsidiemiddelen ten behoeve van het project zijn gereserveerd, wordt in de beschikking tevens het percentage van de aanvullende projectsubsidie vastgesteld.
7
4. Aan de beschikking tot verlening van projectsubsidie kunnen nadere voorschriften worden verbonden, voor zover deze noodzakelijk zijn ter waarborging van een juiste uitvoering van het project dan wel het behoud van een goed inzicht in de voortgang van het project. 5. Aan de beschikking kunnen voorschriften worden verbonden, ertoe strekkende dat de begunstigde, en de medebelanghebbenden met wie hij het samenwerkingsverband is aangegaan, de resultaten van het project ook na afronding daarvan zullen benutten en uitdragen, dan wel mee zullen werken aan door de minister georganiseerde acties die daarop zijn gericht. Artikel 11. Subsidiehoogte De subsidie bedraagt 50% van de subsidiabele kosten, doch ten hoogste het in de beschikking tot verlening van ESF-EQUAL-projectsubsidie vermelde maximumbedrag. In geval ten behoeve van het project tevens krachtens artikel 10, derde lid, een aanvullende projectsubsidie is verleend, wordt dit percentage vermeerderd met het krachtens genoemd artikellid vastgestelde percentage, en wordt het maximumbedrag in evenredigheid verhoogd. Artikel 12. Subsidiabele kosten 1. Uitsluitend kosten die door de begunstigde of de belanghebbenden in het ontwikkelingspartnerschap daadwerkelijk zijn gemaakt, die te hunnen laste zijn gebleven en die voor de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van het project noodzakelijk moeten worden geacht, komen voor subsidiëring in aanmerking. Hierbij wordt verordening(EG)1685/2000 in acht genomen. 2. Als projectkosten blijven buiten beschouwing: a. kosten die ten behoeve van het project zijn gemaakt voor de datum waarop de subsidie werd verleend; b. de kosten van inkomensvervangende betalingen of uitkeringen aan deelnemers, niet zijnde loonbetalingen; c. de loonkosten van werkervaringsplaatsen en dienstbetrekkingen welke zijn aangegaan of bekostigd in het kader van de Wet inschakeling werkzoekenden of het Besluit in- of doorstroombanen; d. kosten van adviseurs, uitvoerders en onderuitvoerders die zijn bepaald als percentage van de totale kosten van het project, of als percentage van de te ontvangen subsidie. 3. Indien een project wordt uitgevoerd ten behoeve van wel en niet tot de doelgroepen behorende deelnemers, dan worden de kosten naar verhouding, en op grond van een controleerbare berekening, toegerekend aan de onderscheiden deelnemers. Artikel 13. Bevoorschotting 1. De voorbereidingssubsidie wordt onmiddellijk bij de verlening als voorschot aan de aanvrager uitgekeerd. 2. Met betrekking tot de ESF-EQUAL-projectsubsidie en de aanvullende projectsubsidie zullen de voorschotbetalingen als volgt worden gedaan: a. Een eerste voorschot, ten bedrage van 30% van het maximaal toegekende subsidiebedrag, wordt op aanvraag direct verstrekt nadat de uitvoering van het project waarvoor de subsidie werd verleend is aangevangen; b. verdere voorschotten, waarbij het eerste voorschot wordt aangevuld tot ten hoogste 80% van het maximaal toegekende subsidiebedrag, kunnen op aanvraag worden verstrekt, voor zover door middel van tussentijdse rapportages is aangetoond dat verdere bevoorschotting noodzakelijk is.
8
3. Alvorens een voorschot, als bedoeld in het tweede lid onder b, te verlenen kan de minister van de aanvrager verlangen dat de tussentijdse rapportage wordt voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek. Een dergelijk voorschot wordt niet verleend indien de realisatie van het project achterblijft bij de ramingen, als vervat in de bij de subsidieaanvraag gevoegde projectbeschrijving, of wanneer er twijfel is aan een correcte uitvoering van het project. Artikel 14. Administratievoorschriften 1. De begunstigde dient een inzichtelijke en controleerbare aparte administratie bij te houden of te doen bijhouden met betrekking tot de voorbereiding en uitvoering van het project en de in verband daarmee gedane uitgaven en verworven inkomsten. Deze administratie zal bestaan uit een deelnemersadministratie en een financiële administratie, waarin alle noodzakelijke gegevens tijdig, juist en volledig zijn vastgelegd en zijn te verifiëren met bewijsstukken. 2. De deelnemersadministratie geeft inzicht in de geplande en gerealiseerde prestaties in termen van deelnemers en uren, en in termen van geleverde producten of diensten. 3. De financiële administratie geeft inzicht in de subsidiabele kosten, de inkomsten en de wijze waarop de inkomsten en uitgaven aan het project worden toegerekend. 4. De administratie dient aldus te zijn opgezet dat deze voldoende waarborgen biedt voor correcte en adequate tussentijdse rapportages. 5. De administratie dient voldoende mogelijkheden te bieden voor een goede accountantscontrole op de juiste naleving van de subsidievoorwaarden. 6. Bij de vastlegging van gegevens ter voldoening aan de voorgaande leden worden de in het toepasselijke ESF-EQUAL-beleidskader terzake gestelde eisen in acht genomen. 7. De begunstigde draagt zorg dat alle administratieve bescheiden welke betrekking hebben op het gesubsidieerde project bewaard blijven tot het jaar 2014. 8. De begunstigde zal aan door de minister dan wel door de Europese Commissie daartoe aangewezen personen desgevraagd inzage in of informatie uit deze administratie geven of doen geven. Tevens zal hij de voornoemde personen desgevraagd informatie verschaffen over de voortgang van het voor subsidie in aanmerking gebrachte project. Artikel 15. Rapportage 1. De begunstigde dient ieder jaar een uitvoeringsrapportage in, waarin per project wordt aangegeven in welke mate de beschikbare middelen, inclusief de ontvangen voorschotten, zijn besteed, en welke resultaten zijn gerealiseerd. 2. De rapportage dient uiterlijk twee maanden na afloop van het desbetreffende jaar te worden ingediend, onder gebruikmaking van een daartoe door de minister ter beschikking gesteld formulier. 3. Indien er tussentijds bijzondere omstandigheden optreden, die de voortgang van het project substantieel wijzigen of die anderszins belangrijke gevolgen kunnen hebben voor het recht op subsidie, doet de begunstigde hiervan onverwijld mededeling aan de minister.
9
Artikel 16. Publiciteit, evaluatie 1. De begunstigde informeert de door hem ingeschakelde uitvoerders en de deelnemers aan projecten dat zij deelnemen aan een door het Europees Sociaal Fonds gesubsidieerd project, en verleent medewerking aan door de minister georganiseerde publicitaire en voorlichtingsactiviteiten gericht op de media, potentiële deelnemers en het grote publiek. 2. De begunstigde zal alle medewerking verlenen aan de opstelling van evaluatierapporten m.b.t. deze subsidieregeling, en zal, indien het gesubsidieerde project niet in eigen beheer wordt uitgevoerd, zorgdragen dat de feitelijke uitvoerder van het project deze medewerking verleent. Artikel 17. Einddeclaratie en subsidievaststelling 1. De begunstigde dient binnen 10 maanden na de datum waarop hem een voorbereidingssubsidie werd verleend een verzoek in om definitieve vaststelling van het bedrag aan voorbereidingssubsidie waarop aanspraak bestaat; 2. De begunstigde dient binnen 3 maanden na beëindiging van het project waarvoor een projectsubsidie werd verleend een verzoek in om definitieve vaststelling van het bedrag aan ESF-EQUAL-projectsubsidie en, indien van toepassing, aanvullende projectsubsidie waarop aanspraak bestaat. 3. Het verzoek wordt ingediend onder gebruikmaking van een formulier dat door de minister ter beschikking wordt gesteld, en bevat een eindrapportage en een declaratie van de gemaakte subsidiabele kosten, als bedoeld in artikel 12. 4. De einddeclaratie is voorzien van een verklaring van een accountant als bedoeld in artikel 393, eerste lid, Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, overeenkomstig het in bijlage 1 bij dit besluit opgenomen model. 5. De hoogte van het definitieve vastgestelde subsidiebedrag wordt uiterlijk drie maanden na de datum van indiening van het krachtens het eerste of tweede lid gedane verzoek door de minister schriftelijk medegedeeld aan de begunstigde. Artikel 18. Intrekking van de beschikking tot verlening van projectsubsidie 1. Een beschikking tot verlening van projectsubsidie kan geheel of gedeeltelijk worden ingetrokken, en de op basis daarvan uitbetaalde bedragen kunnen worden teruggevorderd: a. indien de begunstigde bij zijn aanvraag onjuiste of onvolledige informatie heeft verstrekt, en de subsidie bij juiste of volledige informatie niet, dan wel tot een lager bedrag zou zijn toegekend, b. in geval het project wordt uitgevoerd in afwijking van de bij de aanvraag gevoegde projectbeschrijving, c. indien de doelstellingen van het project ten gevolge van nalatigheid van de begunstigde niet of slechts ten dele worden gerealiseerd, of d. indien de begunstigde een der voorschriften, vervat in artikel 14, 15, 16 of 17 niet naleeft. 2. Intrekking en terugvordering krachtens het eerste lid, onder b, vindt niet plaats, indien de afwijking vooraf aan de minister is voorgelegd, en deze daarmee schriftelijk heeft ingestemd. Artikel 19. Departementale projecten Aanvragen tot bekostiging van projecten met ESF-middelen, ingediend vanuit enig departement of onderdeel daarvan, zullen door de minister worden beoordeeld in het kader van dezelfde procedure, en op basis van dezelfde beoordelingscriteria, als betrof het subsidieaanvragen. De voorgaande artikelen zijn op die aanvragen van overeenkomstige toepassing.
10
Artikel 20 1. Deze regeling wordt in de Nederlandse Staatscourant bekendgemaakt 2. Deze regeling treedt in werking met ingang van de dag na die van haar bekendmaking. 3. Deze regeling kan worden aangehaald als: Subsidieregeling ESF-EQUAL
‘s-Gravenhage, 14 mei 2001 De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
(W.Vermeend)
ESF-EQUAL-Beleidskader 2001 De genoemde bedragen van de ter beschikking staande subsidiemiddelen gelden voor de periode 2001 tot en met 2003. Thema A: Verbetering van de (her-)intredingsmogelijkheden tot de arbeidsmarkt 1. Maatregelen voor gecombineerde trajecten: Het toeleiden naar de arbeidsmarkt van groepen langdurig werklozen, (her)intredende vrouwen, arbeidsgehandicapten, (ex-)gedetineerden of andere groepen met een complexe problematiek in gecombineerde trajecten van scholing, sociale activering, arbeidstoeleiding, eventueel gecombineerd met begeleiding op andere terreinen, alsmede nazorg op de werkvloer, onder intensieve begeleiding van casemanagers en of personal coaches. Als deze groepen geïndiceerd worden door het CWI kunnen zij dus voor deze begeleiding en gecombineerde trajecten in aanmerking komen. In het geval van geïndiceerde bijstandsgerechtigden gaat het vooral om intensieve begeleiding van personal coaches die het aanspreekpunt zijn voor fase 3 en 4 cliënten. De hier bedoelde maatregel voor bijstandsgerechtigden kent uitdrukkelijk een ander karakter dan de begeleiding die in het kader van de intentieverklaring 'Agenda van de Toekomst' met rijkssubsidie tot stand komt. De personal coach is slechts in ondersteunende zin verantwoordelijk voor de activerende en controlerende taak die de gemeente als regisseur van integratietrajecten uitoefent. 2. Maatregelen voor verbetering in de uitvoering: Activiteiten die verbetering in de uitvoering van de reïntegratiepraktijk van groepen met een achterstand op de arbeidsmarkt, waaronder samenwerking en informatie-uitwisseling tussen instanties, als uitdrukkelijk doel hebben. 3. Maatregelen ter vergroting van arbeidsparticipatie van ouderen • Bevorderen van een mentaliteitsomslag binnen bedrijven. • Ontmoedigen van ontslag van oudere werknemers. • Bevorderen van reïntegratie van oudere werknemers. • Doorstromen van oudere werknemers in of tussen sectoren. • Specifieke activiteiten gericht op behoud en reïntegratie van oudere vrouwelijke- of allochtone werknemers en - werklozen. 4. Maatregelen ter verbetering van de positie van toegelaten asielzoekers Maatregelen die tot doel hebben het activeren en toeleiden naar de arbeidsmarkt van toegelaten asielzoekers te bevorderen. 5. Maatregelen voor gelijke behandeling en bestrijding van discriminatie • Experimenten voor de bestrijding van discriminatie ter verbetering van (her-) intredemogelijkheden op de arbeidsmarkt op grond van geslacht, ras of etnische afkomst, seksuele oriëntatie, handicap en leeftijd. • Verbeteren van het diversiteitsbeleid, intercultureel personeelsbeleid en disability management in zowel opleidingen als in personeelswerk.
2
Beschikbaar budget: ESF-subsidie: 30,872 miljoen EURO Aanvullende projectsubsidie: Een voor 15 juli 2001 nader te bepalen bedrag voor de projecten “Gecombineerde trajecten”, "Arbeidsparticipatie ouderen", en "Gelijke behandeling/bestrijden discriminatie".
Thema B: Bestrijding van racisme en vreemdelingenhaat op de arbeidsmarkt
Maatregelen ter bestrijding van racisme en vreemdelingenhaat op de arbeidsmarkt • Experimenten voor de bestrijding van discriminatie op grond van ras of etnische afkomst ter verbetering van (her-) intredingsmogelijkheden op de arbeidsmarkt. • Verbeteren van het intercultureel personeelsbeleid in zowel opleidingen als in personeelswerk. • Landelijke campagne voor bestrijden van racisme en discriminatie op de arbeidsmarkt. Beschikbaar budget: ESF-subsidie: 2,044 miljoen EURO
Thema C: Scheppen van mogelijkheden om een bedrijf te starten Maatregelen ter stimulering van het ondernemerschap • Stimulering van ondernemerschap met name voor groepen met een achterstand op de arbeidsmarkt, bv. langdurig werklozen. Maatregelen ter stimulering van maatschappelijk verantwoord ondernemen • Stimuleren van maatschappelijk verantwoord ondernemen door ondersteuning van lokale samenwerkingsverbanden en bedrijven in hun maatschappijgerichte activiteiten. Beschikbaar budget: ESF-subsidie: 11,242 miljoen EURO Aanvullende projectsubsidie: Een voor 15 juli 2001 nader te bepalen bedrag voor het project "Maatschappelijk verantwoord ondernemen".
Thema D: Vergroting van de arbeidsmogelijkheden in de tertiaire sector, in het bijzonder de sector maatschappelijke dienstverlening Maatregelen ter versterking van de sociale economie: • Experimenten in de sociale economie (tertiaire sector) door meer werkgelegenheid voor groepen die nu nog ongelijk behandeld worden bv. op terrein van gezondheidszorg, maatschappelijke dienstverlening en milieusector.
3
• Arbeidstoeleidingsprojecten voor mensen die op eigen kracht en met bestaande regelingen geen toegang hebben tot de arbeidsmarkt. • Experimenten ter verbetering van de kwaliteit van de werkgelegenheid door samenwerking van de sociale sector met de private sector. Beschikbaar budget: ESF-subsidie: 4,396 miljoen EURO
Thema E: Scholing en verbetering van de aansluiting tussen scholing en werk Maatregelen gericht op scholing, combinatie werken en leren en van integrerende manieren van werken: • Ontwikkeling van vernieuwende (onderwijs)methoden voor het behalen van een startkwalificatie voor werkenden en werkzoekenden voor wie regulier onderwijs geen aantrekkelijke vorm van scholing biedt. • Ontwikkeling van experimenten rondom een leven lang leren, dat wil zeggen het op peil brengen en houden van kennis en vaardigheden van werkenden. • Nieuwe vormen van scholing op maat voor groepen die anders onvoldoende bereikt worden. • Projecten waardoor de deelname van meisjes en vrouwen aan technisch onderwijs op verschillende niveaus wordt bevorderd. • Het vormgeven van een transnationaal EVC-kenniscentrum dat tot taak krijgt internationale expertise te verzamelen, deze expertise te ontsluiten voor derden en een Europees netwerk te vormen voor het stimuleren van de toepassing van de EVC-systematiek . Beschikbaar budget: ESF-subsidie: 13,597 miljoen EURO
Thema F: De inzet van informatietechnologie bij scholing, bij arbeidsplaatsinpassing en bij de verbetering van de aansluiting tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt • Experimenten met inzet van ICT bij scholing van groepen met een relatieve achterstand in het gebruik van ICT. • Het gebruik van ICT ter verbetering van de mogelijkheden van arbeidsgehandicapten, vrouwen en andere groepen met een achterstand op de arbeidsmarkt. • Gebruik van ICT ter verbetering van de aansluiting tussen vraag en aanbod op de arbeidsmarkt speciaal ten behoeve van groepen met een achterstand. Beschikbaar budget: ESF-subsidie: 7,870 miljoen EURO
4
Thema G: Vergemakkelijking van de combinatie van arbeid en zorg • Experimenten met toegespitste vormen van kinderopvang, voor kinderen van allochtone vrouwen, inburgeraars en arbeidsgehandicapten en andere groepen met een achterstand op de arbeidsmarkt en met specifieke kinderopvangbehoeften. • Vernieuwingen met als doel de keuzemogelijkheden voor mannen en vrouwen verruimen om arbeid en zorg te combineren, de rolverdeling tussen mannen en vrouwen te doorbreken en de zorgverantwoordelijkheid van mannen te vergroten. Beschikbaar budget: ESF-subsidie: 16,252 miljoen EURO Aanvullende projectsubsidie: Een voor 15 juli 2001 nader te bepalen bedrag voor project ter vergroting van de zorgverantwoordelijkheid van mannen
Thema H: doorbreking van de horizontale en verticale segregatie tussen mannen en vrouwen op de arbeidsmarkt • Activiteiten die horizontale segregatie tussen mannen en vrouwen in beroepen, functies en sectoren doen verminderen. • Activiteiten die de carrièremogelijkheden van vrouwen en hun toegang tot leidinggevende functies en invloedrijke posities bevorderen (doorbreking verticale segregatie). Beschikbaar budget: ESF-subsidie: 4,907 miljoen EURO Aanvullende projectsubsidie: Een voor 15 juli 2001 nader te bepalen bedrag voor project ter doorbreking van de verticale segregatie
Thema I: Scholing en activering van asielzoekers • Maatregelen die tot doel hebben het scholen, activeren en het onder beperkte voorwaarden toeleiden naar de arbeidsmarkt van asielzoekers voor zover dit in overeenstemming is met de Wet arbeid vreemdelingen. Beschikbaar budget: ESF-subsidie: 5,826 miljoen EURO.
Bijlage 1: Controleprotocol (art.17, vierde lid, Subsidieregeling ESF-EQUAL) 1
ALGEMEEN
1.1
Doel en reikwijdte van het controleprotocol
Dit controleprotocol geeft nadere aanwijzingen en een toelichting op de door de accountants uit te voeren controlewerkzaamheden in het kader van de activiteiten, die mede gefinancierd zijn uit het Europees Sociaal Fonds, Communautair Initiatief EQUAL (2001-2006). Dit controleprotocol is geen werkprogramma. De accountant belast met de controle van de einddeclaratie (artikel 17 lid 4) of een tussentijdse rapportage (artikel 13 lid 3) dient zorg te dragen voor een op de situatie toegesneden werkprogramma, waarbij aan de specifieke AOkenmerken van een project, alsmede aan de controletolerantie, voldoende aandacht wordt geschonken. De wijze waarop het Ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) toezicht uitoefent op de uitvoering van ESF-projecten is beschreven in een controle- en toezichtsplan (Auditfilosofie ESF-NL). In dit plan worden de verantwoordelijkheden van de diverse partijen die bij de uitvoering van ESF-projecten zijn betrokken (waaronder de externe accountant) nader uitgewerkt. 1.2
Doel en reikwijdte van de accountantscontrole
In het kader van de controle op de uitvoering van de Subsidieregeling ESF-EQUAL dient de einddeclaratie voorzien te zijn van een verklaring van een accountant (artikel 16, lid 3). De einddeclaratie en de daarbij afgegeven accountantsverklaring zijn voor SZW de basis voor het vaststellen van de definitieve subsidie. Op grond van artikel 13 lid 3 kan SZW ook verlangen dat een tussentijdse rapportage van een accountantsverklaring wordt voorzien. De tussentijdse rapportage en de daarbij afgegeven accountantsverklaring zijn voor SZW dan de basis voor het vaststellen van een voorschot. Daar waar in de vorige alinea wordt gesproken over einddeclaratie/tussentijdse rapportage wordt bedoeld de einddeclaratie/tussentijdse rapportage op projectniveau. De einddeclaratie/tussentijdse rapportage is een financiële verantwoording bij een subsidieafrekening/voorschotverzoek bij zowel de vaststelling van een voorbereidingssubsidie als bij de vaststelling van een projectsubsidie. De uitkomst van de werkzaamheden van de accountant is derhalve een accountantsverklaring. Deze accountantsverklaring geeft zowel een oordeel over de juistheid van de einddeclaratie/tussentijdse rapportage, alsmede over de rechtmatigheid hiervan. Het is van essentieel belang dat de aard van de accountantsverklaring duidelijk is en dat de eventueel geconstateerde problemen goed worden weergegeven. De geconstateerde bevindingen worden door de accountant opgenomen in een rapport van bevindingen. Voor de accountantsverklaring heeft SZW modellen ontwikkeld. Deze modellen zijn als bijlage bij dit protocol opgenomen.
2
1.3
Materialiteit
Europese regelgeving schrijft voor dat alle afwijkingen van de regelgeving groter dan 4.000 gulden EURO gemeld moeten worden aan de Europese Commissie. Deze verplichte melding vindt plaats aan de zogenaamde fraude commissie van de Europese Commissie (OLAF). In verhouding tot de te verlenen subsidiebedragen is bovengenoemd maximum van 4.000 gulden EURO van te verwaarlozen betekenis. Op grond daarvan is besloten dat de materialiteitsgrens voor de controle van de einddeclaratie/tussentijdse rapportage nihil is. Dit houdt in dat de controle zodanig dient te worden opgezet dat alle fouten van meer dan 4.000 gulden EURO worden geconstateerd. Uiteraard geldt voor de accountant het zogenaamde axiomatische voorbehoud. Teneinde een goedkeurende accountantsverklaring af te kunnen geven is het noodzakelijk dat alle geconstateerde fouten in de einddeclaratie/ tussentijdse rapportage worden gecorrigeerd. Indien een correctie niet of niet afdoende wordt aangebracht, dient dit tot uitdrukking te worden gebracht door middel van het verstrekken van een afkeurende accountantsverklaring. In het rapport van bevindingen dienen de geconstateerde, niet gecorrigeerde, fouten of voor de accountant niet controleerbare posten, nader te worden geanalyseerd en dienen de gevolgen voor de einddeclaratie/tussentijdse rapportage nader te worden gekwantificeerd. 2
Opdrachtbevestiging
SZW wenst zekerheid te verkrijgen dat de controlerend accountant tijdig op de hoogte is gesteld van de inhoud van dit controleprotocol. Bij de aanmelding en de indiening van de aanvraag van voorbereidingssubsidie dient een kopie van de opdrachtbevestiging of een andere schriftelijke mededeling, waarin de toepassing en naleving van dit controleprotocol door de controlerend accountant wordt bevestigd, aan SZW te worden gezonden. De tekst van deze opdrachtbevestiging is opgenomen in bijlage A van dit controleprotocol. SZW kan aan de beschikking tot verlening van projectsubsidie nadere voorschriften verbinden (artikel 10, lid 5), die in de accountantscontrole dienen te worden betrokken. Deze nadere voorschriften worden schriftelijk aan de aanvrager bekend gemaakt. De accountant dient schriftelijk te bevestigen van deze nadere voorschriften op de hoogte te zijn gesteld en deze bij de controle van de einddeclaratie/ tussentijdse rapportage in aanmerking te zullen nemen. De tekst van deze bevestiging is opgenomen in bijlage B van dit controleprotocol. Zolang bovengenoemde stukken niet in het bezit zijn van SZW wordt de behandeling van verzoeken tot voorschotverlening van de aanvrager opgeschort. 3
Werkzaamheden van de accountant
3.1
Algemeen
De accountant maakt onderscheid tussen de volgende werkzaamheden:
3
• • • 3.2
werkzaamheden voorafgaand aan de uitvoering van het project (preventieve werkzaamheden); interim controle; eindcontrole. Preventieve werkzaamheden
De preventieve werkzaamheden hebben betrekking op de situatie waarin de externe accountant reeds in een vroeg stadium, bijvoorbeeld in de voorbereidende fase, bij de totstandkoming van het verzoek om registratie respectievelijk de projectaanvraag, is betrokken. In deze voorbereidende fase beoordeelt de accountant de voorgenomen administratieve organisatie en daarin vervatte maatregelen van interne controle (AO/IC) teneinde vast te stellen of deze voorgenomen AO/IC voldoet aan de in de regelgeving gestelde eisen om te kunnen komen tot een goedkeurende accountantsverklaring. De uitkomsten van deze beoordeling worden schriftelijk aan de opdrachtgever gerapporteerd evenals de eventuele aanbevelingen die daarbij zijn gedaan. SZW ontvangt een afschrift van deze rapportage. 3.3
Interim controle
De interim controle heeft mede tot doel vast te stellen of de voorgestelde AO/IC daadwerkelijk bestaat en dat de werking daarvan gedurende de te controleren periode gewaarborgd is. Voorzover tijdens de preventieve werkzaamheden door de accountant aanbevelingen zijn gedaan met betrekking tot de AO/IC onderzoekt de accountant of deze aanbevelingen zijn opgevolgd. Uiterlijk zes maanden nadat met de uitvoering van een project is gestart, rapporteert de accountant zijn bevindingen met betrekking tot het onderzoek naar de AO/IC in de vorm van een zogenaamde management letter. SZW ontvangt een afschrift van deze rapportage. Indien de AO/IC bij latere controles van tussentijdse declaraties onderwerp van onderzoek door de accountant is, worden de bevindingen naar aanleiding van deze controles eveneens door middel van een afschrift van de schriftelijke rapportage ter kennis van SZW gebracht. 3.4
Eindcontrole
3.4.1 Algemeen Hetgeen in deze paragraaf wordt opgenomen met betrekking tot de eindcontrole, is eveneens van toepassing op de controle die door de accountant wordt verricht met betrekking tot een tussentijdse rapportage, indien daarbij door SZW op grond van artikel 13 lid 3 een accountantsverklaring wordt verlangd. Ter zake van de eindcontrole dient de accountant bij de uitvoering van de accountantscontrole op de einddeclaratie inzake ESF-EQUAL vast te stellen dat minimaal aan de onderstaande
4
punten is voldaan. Hierbij wordt opgemerkt dat de naleving van de gehele subsidieregeling object van controle is.
3.4.2 Algemene voorwaarden Er is een beschikking van SZW op grond waarvan de einddeclaratie kan worden ingediend. b. De einddeclaratie is volledig en juist ingevuld. c. De einddeclaratie is rekenkundig juist. d. De einddeclaratie stemt overeen met de onderliggende administratie en overige bescheiden van de subsidieaanvrager en/of uitvoerders. e. Alle in de einddeclaratie verantwoorde uitgaven voldoen aan de in de Subsidieregeling ESF-EQUAL vermelde criteria. a.
3.4.3 Administratieve voorschriften De accountant gaat na dat alle administratieve voorschriften zoals aangegeven in artikel 14, lid 1 tot en met 8, van de subsidieregeling ESF-EQUAL zijn nageleefd. De belangrijkste voorwaarde is het voeren van een administratie, die waarborgt dat de volgens de subsidieregeling te verstrekken gegevens op een ordelijke, transparante en controleerbare wijze geregistreerd worden.
5
3.4.4 Subsidiabele kosten De accountant gaat na dat de in de einddeclaratie verantwoorde kosten juist en rechtmatig zijn. Hieraan is voldaan indien de accountant constateert dat: a. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten naar hun aard passen binnen de aanvraag met bijbehorende begroting waarop de beschikking is ontvangen; b. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten daadwerkelijk zijn gemaakt, voor de uitvoering van het project noodzakelijk zijn en ten laste van de aanvrager zijn gebleven (artikel 12, lid 1); c. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten subsidiabel zijn overeenkomstig EG verordening 1685/2000 (artikel 12 lid 1); d. de in de einddeclaratie verantwoorde kosten geen kosten betreffen die niet subsidiabel zijn, zoals aangegeven in artikel 12, lid 2; e. de gemengde kosten (kosten voor zowel subsidiabele als niet-subsidiabele deelnemers) op een controleerbare en aanvaardbare wijze zijn toegerekend (artikel 12, lid 3). 3.4.5 Deelnemers De kenmerken van de deelnemers dienen te voldoen aan de eisen die daaraan, ingevolge de maatregelen en prioriteiten, worden gesteld. 3.4.6 Financiering en overige ontvangsten De financiering van de activiteiten dient aan de financiële administratie ontleend te kunnen worden. Deze financiering bestaat uit: a. ESF-subsidie, en voor zover van toepassing b. privaatrechtelijke bijdragen, en/of c. overige ontvangsten, voor zover verband houdend met de uitvoering van het project. Ook de onde c genoemde overige ontvangsten dienen afzonderlijk uit de administratie te blijken. Deze ontvangsten dienen op het totaal van de in de subsidiegrondslag opgenomen kosten in mindering te worden gebracht, waarna over het saldo de subsidie kan worden berekend. De accountant dient de financiering en overige ontvangsten op volledigheid te controleren. 3.4.7 Subsidieberekening De accountant gaat na dat de berekening van de ESF-EQUAL subsidie: a. rekenkundig juist is; b. conform de subsidiegrondslag als opgenomen in artikel 11 is vastgesteld; c. niet meer bedraagt dan de subsidie zoals aangegeven in de beschikking.
6
3.4.8 Afronding en rapportage Indien tijdens de accountantscontrole blijkt dat er fouten in de einddeclaratie voorkomen, dan dienen deze gecorrigeerd te worden. Bij het nalaten van de correctie van deze fouten kan de accountant geen goedkeurende accountantsverklaring afgeven. De accountant hanteert voor de weergave van de bevindingen van zijn controlewerkzaamheden het van toepassing zijnde model Accountantsverklaring zoals dit in bijlage C en D bij dit controleprotocol is opgenomen. Naast de accountantsverklaring dient door de accountant in de volgende gevallen een rapport van bevindingen ten behoeve van SZW te worden opgesteld: - Indien het oordeel van de accountant leidt tot een afkeurende accountantsverklaring; - Indien sprake is van een goedkeurende verklaring met bevindingen die geen afbreuk doen aan de strekking van de verklaring. Dit rapport van bevindingen dient gelijktijdig met de accountantsverklaring afgegeven en ingediend te worden bij SZW. SZW gebruikt dit rapport van bevindingen in het kader van de beoordeling van de uitgevoerde werkzaamheden alsmede de hierbij geconstateerde bevindingen. SZW heeft geen standaard model ontwikkeld voor dit rapport van bevindingen, aangezien de opzet hiervoor over wordt gelaten aan de controlerende accountants. Wel dienen ten minste de volgende onderwerpen in het rapport van bevindingen behandeld te worden: • Beoordeling van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC) • Controlebevindingen - Aard en omvang van de geconstateerde fouten - Wel /niet gecorrigeerd in de einddeclaratie • Belangrijke bevindingen en aanbevelingen ter verbetering van de AO/IC, indien sprake is van een accountantsverklaring bij een tussentijdse rapportage • Motivering van de afgegeven accountantsverklaring. 3.4.9 Ongedeelde verantwoordelijkheid Voorzover voor de controle van de einddeclaratie gebruik wordt gemaakt van de werkzaamheden van andere accountants, draagt de accountant die verantwoordelijk is voor de accountantsverklaring bij de einddeclaratie, er zorg voor dat de aanvrager hiervan op de hoogte wordt gesteld en wijst de aanvrager op het feit dat alle relevante verplichtingen uit dit controleprotocol ook aan de accountant(s), belast met de controle van de einddeclaratie van (een) deel project(en), bekend worden gemaakt en dat deze laatste accountant(s) hun werkzaamheden verrichten met inachtneming van dit protocol. Deze laatstgenoemde categorie accountants dient schriftelijk te bevestigen dat zij van alle verplichtingen uit dit protocol op de hoogte zijn en dat zij deze zullen naleven. Voor deze bevestiging dient gebruik te worden gemaakt van de opdrachtbevestiging volgens bijlage A.
7
4 Reviews SZW kan steekproefsgewijs reviews dan wel monitoring onderzoeken uit (laten) voeren teneinde na te gaan of de accountantscontrole met een deugdelijke grondslag en met inachtneming van dit controleprotocol is uitgevoerd. Deze reviews komen niet in de plaats van andere controles dan wel reviews uitgevoerd door de Algemene Rekenkamer, de Europese Commissie en/of de Europese Rekenkamer. De accountant belast met de controle van de einddeclaratie stemt er mee in dat de controledossiers in het kader van bovengenoemde reviews integraal aan de reviewers ter beschikking worden gesteld. Voorts zal deze accountant, schriftelijk dan wel mondeling, alle gevraagde gegevens verstrekken waarom in het kader van voornoemde review wordt verzocht. Vorenstaande geldt onverkort voor de in de eerste alinea genoemde monitoring onderzoeken.
Bijlage A
OPDRACHTBEVESTIGING Elke accountant c.q. accountantsorganisatie kan zijn opdrachtbevestiging (gebaseerd op de Richtlijnen voor de Accountantscontrole) inrichten naar zijn eigen inzicht. Ten behoeve van de controle op de uitvoering van de Subsidieregeling ESF-EQUAL dient de accountant ten minste de navolgende paragrafen in zijn opdrachtbevestiging op te nemen;
Hierbij bevestigen wij de door (naam aanvrager c.q. uitvoerder) aan ons verstrekte opdracht tot controle van * de einddeclaratie/tussentijdse declaratie inzake de uitvoering van het project ingevolge de subsidieregeling ESF-EQUAL waarvoor middels een projectaanvraag gedateerd ____.___. een verzoek om verlening van subsidie is gedaan/waarvoor door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) onder beschikking nummer _________........... tot een maximum bedrag van _. ____..subsidie is toegezegd*. Ten behoeve van de uitvoering van onze controlewerkzaamheden zult u ervoor zorgdragen dat er een administratie wordt gevoerd, die op een zodanig wijze is ingericht, dat op basis daarvan kan worden gecontroleerd of aan de bepalingen van de Subsidieregeling ESF-EQUAL is voldaan. U zult ons alle gegevens en bescheiden die nodig zijn voor het uitvoeren van onze controle-werkzaamheden ter beschikking stellen. U heeft ons toestemming verleend medewerking te verlenen aan het bepaalde in artikel 14 lid 8 van de Subsidieregeling ESF-EQUAL. Wij zijn bekend met het bestaan van het controleprotocol Subsidieregeling ESF-EQUAL. Voorts zijn wij ermee bekend dat een kopie van de opdrachtbevestiging naar SZW gezonden zal worden ter bevestiging van de toepassing van het controleprotocol Subsidieregeling ESFEQUAL.
* doorhalen wat niet van toepassing is. (ondertekening) (plaatsnaam, datering)
Bijlage B BEVESTIGING ONTVANGST AANWIJZINGEN Ter bevestiging dat de accountant op de hoogte is gesteld van eventuele nadere voorschriften van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) en dat deze voorschriften in de controle van de einddeclaratie/tussentijdse rapportage zullen worden betrokken dient de accountant een schriftelijke bevestiging op te stellen. Deze bevestiging dient te worden gezonden naar SZW. De tekst van deze bevestiging is als volgt:
Hierbij bevestigen wij de ontvangst van de nadere voorschriften van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, zoals aangegeven in een schrijven gedateerd ....................................... onder nummer ........................... Deze nadere voorschriften hebben betrekking op het ESF-EQUAL project waarvoor op .................................... onder beschikking nummer .................................................. tot een maximum van _ ........................................... subsidie is verleend. Wij bevestigen de hiervoor bedoelde nadere voorschriften in onze controle van de einddeclaratie/tussentijdse rapportage te zullen betrekken. (ondertekening) (plaatsnaam, datering)
Bijlage C (Model goedkeurende accountantsverklaring) Aan: (Naam opdrachtgever) ACCOUNTANTSVERKLARING SUBSIDIEREGELING ESF-EQUAL afgegeven ten behoeve van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Opdracht Ingevolge uw opdracht hebben wij de bijgevoegde, door ons per pagina gewaarmerkte, einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen inzake de uitvoering van het project met registratienummer ______.waarvoor subsidie is verleend op grond van de Subsidieregeling ESF-EQUAL, gecontroleerd. Deze einddeclaratie/tussentijdse rapportage* is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de aanvrager. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake deze einddeclaratie/tussentijdse rapportage te verstrekken. De declarant is met beschikkingsnummer _______........., d.d............................... door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) voor toekenning van ESF-subsidie in aanmerking gebracht ten behoeve van Thema........__.....maatregel ............... Werkzaamheden Onze controle is verricht overeenkomstig de bepalingen van het controleprotocol Subsidieregeling ESF-EQUAL en overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat zekerheid wordt verkregen dat de einddeclaratie/tussentijdse rapportage geen onjuistheden van materieel belang, zoals bedoeld in paragraaf 1.3 van het controleprotocol, bevat. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Bevindingen Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat: (De accountant dient de bevindingen op te nemen in een afzonderlijk op te stellen rapport van bevindingen, waarnaar kan worden verwezen). Oordeel Wij zijn van oordeel dat de ingediende einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen, voldoet aan alle in de Subsidieregeling ESF-EQUAL gestelde voorwaarden. De einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen sluit met een totaal bedrag van _. .............................
(ondertekening) (plaatsnaam, datering)
Bijlage D Indien bij de controle van de einddeclaratie onjuistheden zijn geconstateerd die niet op afdoende wijze zijn gecorrigeerd kan de accountant geen goedkeurende verklaring verstrekken. In dergelijke gevallen dient de accountant een afkeurend oordeel te geven. (Model afkeurende accountantsverklaring) Aan: (Naam opdrachtgever) ACCOUNTANTSVERKLARING SUBSIDIEREGELING ESF-EQUAL afgegeven ten behoeve van de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid Opdracht Ingevolge uw opdracht hebben wij de bijgevoegde, door ons per pagina gewaarmerkte, einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen inzake de uitvoering van het project met registratienummer ______.waarvoor subsidie is verleend op grond van de Subsidieregeling ESF-EQUAL, gecontroleerd. Deze einddeclaratie/tussentijdse rapportage* is opgesteld onder verantwoordelijkheid van de aanvrager. Het is onze verantwoordelijkheid een accountantsverklaring inzake deze einddeclaratie/tussentijdse rapportage te verstrekken. De declarant is met beschikkingsnummer______, d.d.....................door de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid (SZW) voor toekenning van ESF-subsidie in aanmerking gebracht ten behoeve van Thema........__.....maatregel ............... Werkzaamheden Onze controle is verricht overeenkomstig de bepalingen van het controleprotocol Subsidieregeling ESF-EQUAL en overeenkomstig in Nederland algemeen aanvaarde richtlijnen met betrekking tot controleopdrachten. Volgens deze richtlijnen dient onze controle zodanig te worden gepland en uitgevoerd, dat zekerheid wordt verkregen dat de einddeclaratie/tussentijdse rapportage geen onjuistheden van materieel belang, zoals bedoeld in paragraaf 1.3 van het controleprotocol, bevat. Wij zijn van mening dat onze controle een deugdelijke grondslag vormt voor ons oordeel. Bevindingen Bij onze controle hebben wij vastgesteld dat: (Bevindingen aangeven die hebben geleid tot een afkeurend oordeel. Tevens de omvang van het bedrag aangeven dat niet juist is dan wel waarvan de juistheid niet kan worden vastgesteld. De accountant dient de bevindingen op te nemen in een afzonderlijk op te stellen rapport van bevindingen, waarnaar kan worden verwezen).
2
Oordeel Wij zijn van oordeel dat de ingediende einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen, niet voldoet aan alle in de Subsidieregeling ESF-EQUAL gestelde voorwaarden. De einddeclaratie/tussentijdse rapportage* met bijlagen sluit met een totaal bedrag van _. ............................. (ondertekening) (plaatsnaam, datering)
Toelichting Bij beschikking C(2001)579 d.d. 30 maart 2001 heeft de EG-Commissie het voor Nederland opgestelde Programmadocument Europees Sociaal Fonds EQUAL voor de periode 20002006 goedgekeurd (hierna: het Programma). Hieruit vloeit voort dat aan Nederland gelden uit het Europees Sociaal Fonds zijn toegewezen, in een omvang als in het Programma bepaald, ter financiering van maatregelen op het gebied van de arbeidsmarkt en het (beroeps)onderwijs welke voldoen aan de terzake in het Programma gestelde eisen. Het betreft experimentele projecten om de discriminatie en ongelijkheid op de arbeidsmarkt te bestrijden, waarbij een samenwerkingsverband dient te worden aangegaan met een instantie in een andere EU-lid-staat die vergelijkbare activiteiten ontplooit. Ten aanzien van de toewijzing van de gelden fungeert de minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid als betalings- en beheersautoriteit, als bedoeld in Verordening(EG) Nr.1260/1999 van de Raad van 21 juni 1999 houdende algemene bepalingen inzake de Structuurfondsen (Pb. L161). Bij het departement van Sociale Zaken en Werkgelegenheid is een afzonderlijk organisatieonderdeel in het leven geroepen met het oog op een verantwoord beheer van deze ter beschikking komende ESF-gelden. Voor een belangrijk deel worden deze gelden door het departement van Sociale Zaken en Werkgelegenheid in de vorm van subsidie aan publiekrechtelijke en privaatrechtelijke rechtspersonen ter beschikking gesteld, ten behoeve van de uitvoering van projecten die passen binnen het Programma. Bijgaande regeling bevat de regels die met het oog hierop noodzakelijk zijn. De in deze regeling neergelegde systematiek voor de subsidiëring houdt het volgende in: Periodiek wordt via een mededeling in de Nederlandse Staatscourant voor belanghebbenden de mogelijkheid geopend om projecten die potentieel subsidiabel zijn aan te melden binnen een bij die mededeling aangegeven aanmeldingstijdvak. In een gelijktijdig in de Staatscourant gepubliceerd "ESF-EQUAL-Beleidskader" worden de bedragen bekendgemaakt die voor de verschillende categorieën projecten ter beschikking zijn, en kunnen zo nodig nadere eisen worden gesteld waaraan aanvragers en projecten zullen moeten voldoen om voor subsidie in aanmerking te komen (art.4). Bij de aanmelding dienen o.m. gegevens te worden overgelegd met betrekking tot de aard van de projecten die men met subsidie zou willen uitvoeren, de financiële onderbouwing en de beoogde administratieve organisatie. Na sluiting van het aanmeldingstijdvak wordt door de minister van SZW uit de aangemelde projecten die projecten geselecteerd die het meest perspectiefvol lijken te zijn. Ten behoeve van die projecten worden gelden gereserveerd; aan degene die deze heeft aangemeld wordt een voorbereidingssubsidie toegekend ter verdere voorbereiding van het aangemelde project (art.7). Die voorbereiding houdt o.m. in het zoeken van partners buiten Nederland die vergelijkbare, met Europese gelden bekostigde, projecten uitvoeren, en het opzetten van zgn. "ontwikkelingspartnerschappen" binnen Nederland ten behoeve van de verdere voorbereiding en uitvoering van het project. Die samenwerking dient er tevens op gericht te zijn de met het project bereikte resultaten ook nadien bruikbaar en door anderen toepasbaar te doen. Binnen 6 maanden na de datum waarop de voorbereidingssubsidie werd verleend dienen concrete aanvragen om ESF-EQUAL-projectsubsidie te worden ingediend, vergezeld van een uitgewerkte projectbeschrijving en financieringsplan. Naar aanleiding daarvan kunnen ESFEQUAL-projectsubsidies worden verleend, waarbij per project het maximale subsidiebedrag wordt bepaald (art.10). Op basis hiervan worden voorschotten verleend. Na voltooiing van het gesubsidieerde project volgt een eindafrekening, waarbij de hoogte van de subsidie wordt bepaald op basis van de daadwerkelijk gemaakte, voor het project noodzakelijk te achten kosten (art.17). De ESF-EQUAL-projectsubsidie bedraagt 50% van deze kosten. In beperkte mate bestaat de mogelijkheid dat ten laste van de begroting van het departement van Sociale
4
Zaken en Werkgelegenheid een bijdrage wordt verschaft in de resterende kosten (artikelen 7, tweede lid en 10, derde lid). De regeling van deze "aanvullende projectsubsidie" is gebaseerd op art.3 van de Kaderwet SZW-subsidies; de bekostiging van deze aanvullende subsidie vindt niet plaats uit het Europees Sociaal Fonds, maar uit de Rijksbegroting. Zoals hiervoor opgemerkt richt het programma zich op transnationale projecten met een vernieuwend karakter; belanghebbenden zullen in voldoende mate bij het opzetten en uitvoeren van de projecten moeten worden betrokken door het vormen van zgn. "ontwikkelingspartnerschappen". De resultaten van de projecten zullen ook na afronding daarvan bruikbaar en toepasbaar moeten kunnen zijn. Met betrekking tot deze aspecten kan het volgende worden opgemerkt. Transnationale samenwerking: Transnationaliteit is een belangrijk element voor de EQUAL-projecten. Verwacht wordt dat transnationale samenwerking in EQUAL vernieuwende impulsen in het Europese werkgelegenheidsbeleid kan bewerkstelligen. De landen kunnen leren van elkaars ervaringen op het terrein van de arbeidsmarkt. Dit samenwerkingsverband zal moeten worden aangegaan met tenminste 1 partner in een andere EU-lidstaat die een vergelijkbaar, in die staat eveneens op grond van het EQUALprogramma gesubsidieerd, project uitvoert, maar bij voorkeur met 2 of meer lidstaten zodat continuiteit van de transnationale samenwerking is gewaarborgd indien onverhoopt tijdens de looptijd van het project een transnationale partner moet afhaken. De samenwerkingsafspraken moeten worden ingevuld met concrete doelen, taken, verantwoordelijkheden en middelen. Deze zullen moeten worden vastgelegd in een overeenkomst voor transnationale samenwerking. Er zijn diverse vormen van transnationale samenwerking mogelijk, oplopend in intensiteit: 1. uitwisseling van informatie en ervaringen; 2. parallelle ontwikkeling van innovatieve benaderingen; 3. import en export of overneming van nieuwe benaderingen uit een ander land en aanpassing aan de eigen situatie; 4. gelijktijdige ontwikkeling in landen met een taakverdeling tussen landen over verschillende onderwerpen; 5. submodel in aanvulling op de 4 voorgaande modellen is uitwisseling van trainers/trainees en staf tussen de transnationale partners. Er wordt van uitgegaan dat, de met de transnationale partner aangegane samenwerking, zoals blijkend uit de overeenkomst tot transnationale samenwerking, tenminste twee van de vijf hierboven genoemde modellen voor transnationale samenwerking zal inhouden. Overigens is het denkbaar dat bij de samenwerking tevens partners worden betrokken uit een niet tot de Gemeenschap behorend land, dat in aanmerking komt voor steun uit hoofde van • het Phare-programma (10 kandidaat-lidstaten, te weten: Bulgarije, Estland, Hongarije, Letland, Litouwen, Polen, Roemenië, Slowakije, Slowenië, Tsjechie en 3 niet-kandidaatlidstaten Albanië, Bosnie-Herzegovina, Macedonië), • het Tacis-programma (Armenië, Azerbaijan, Belarus, Georgië, Kazachstan, Kyrgyz Republic, Moldovië, Mongolië, Russische Federatie, Tazjikistan, Turkmenistan, Ukraine) • het MEDA-programma (Algerije, Cyprus, Egypte, Jordanië, Libanon, Marocco, Syrië, Tunesië, Turkije en de Palestijnse autoriteit). Als voorwaarde geldt hierbij wel dat de partners aan kunnen tonen dat ze zelf instaan voor de kosten die aan deze samenwerking verbonden zijn; deze kosten komen niet op basis van de Subsidieregeling ESF-EQUAL voor vergoeding in aanmerking.
5
Vernieuwing: Om voor subsidiering in aanmerking te komen zal een project een vernieuwend karakter moeten hebben. Hierbij kan onderscheid worden gemaakt tussen drie verschillende vormen van innovaties, namelijk: ∗ procesgerichte innovaties die te maken hebben met de ontwikkeling van nieuwe methoden, instrumenten, benaderingen of met de verbetering van bestaande methoden. ∗ doelgerichte innovaties die gericht zijn op de formulering van nieuwe doelstellingen; bij deze innovaties zou het om benaderingen kunnen gaan voor het in kaart brengen van nieuwe en veelbelovende kwalificaties voor de arbeidsmarkt en om het openen van nieuwe terreinen van werkgelegenheid. ∗ op de context gerichte innovaties die verband houden met de politieke en institutionele structuren. Op de context gerichte innovaties hebben te maken met de ontwikkeling van de systemen in verband met de arbeidsmarkt. De doelstelling is om met behulp van EQUAL vernieuwingen in het arbeidsmarktbeleid tot stand te brengen die zowel procesgericht, doelgericht als contextgericht kunnen zijn. Naar verwachting zullen in de uitvoeringspraktijk binnen EQUAL genoemde innovatieve benaderingen tegelijk plaatsvinden. Door de integrale benadering die met het ontwikkelingspartnerschap wordt beoogd zullen vernieuwingen tot stand kunnen komen die elementen van procesgericht, doelgericht en contextgericht in zich hebben. Vernieuwingen kunnen per regio verschillen; wat in de ene regio vernieuwend is hoeft dat niet in een andere regio te zijn. Voor de beoordeling of een project vernieuwend is wordt het beoordelingskader van de voordien geldende subsidieregelingen ADAPT en EMPLOYMENT als uitgangspunt genomen. Het gaat er bij projecten met een vernieuwend karakter om dat de te subsidiëren activiteiten ten behoeve van EQUAL niet in enigerlei vorm reeds bestaan of reeds onderdeel zijn geweest van experimenten. Alleen indien een bestaande activiteit of project dermate wordt gewijzigd dat er sprake is van een aanmerkelijke verandering, aanvulling dan wel uitbreiding of nieuwe ontwikkeling, kan de activiteit worden aangemerkt als vernieuwend. Projecten die het vervolg zijn op een eerder uitgevoerd project zijn derhalve niet innovatief. Ook activiteiten die reeds uit andere bronnen worden gefinancierd kunnen niet voor subsidie in aanmerking komen, ook niet indien de oude financieringsbron wordt beëindigd. In alle gevallen is het project alleen vernieuwend indien de kernactiviteit tenminste qua vorm, dan wel methode, werkwijze, doelen of ten behoeve van de betreffende doelgroep in de regio nog niet eerder is ontwikkeld dan wel getoetst. Empowerment door middel van ontwikkelingspartnerschappen: In de praktijk houdt "empowerment" in dat degenen die belang hebben bij de implementatie van de activiteiten ook deel moeten hebben aan de besluitvorming over de opzet en uitvoering daarvan. Met het oog hierop dienen zgn. "ontwikkelingspartnerschappen" te worden gevormd. Een dergelijk ontwikkelingspartnerschap dient van meet af aan over een vaste kern van partners te beschikken. Deze partners moeten representatief zijn voor het gekozen thema of voor de gekozen doelgroep; zij moeten samen in staat zijn om de uitgangspunten van EQUAL vernieuwing, disseminatie, mainstreaming te realiseren. Deelname en invloed van de belangenorganisaties en de Niet-gouvernementele organisaties als vertegenwoordigers van hun belangengroepen is een voorwaarde voor subsidieverlening onder EQUAL. Daarnaast is betrokkenheid van lokale en regionale overheid van groot belang voor de interne samenhang van projecten en een goede mainstreaming van de resultaten van het project. In het bijzonder bij projectvoorstellen die betrekking hebben op
6
thema a (de verbetering van de (her)intredingsmogelijkheden tot de arbeidsmark) is participatie van de gemeentelijke overheid bij de projecten wenselijk. Bij de beoordeling van de desbetreffende projectsubsidie-aanvragen zal daar nadrukkelijk naar gekeken worden, zodat gegarandeerd wordt dat de gemeenten hun regierol op dit terrein goed kunnen vervullen. Afhankelijk van het op te lossen probleem kunnen er "geografische" en "sectorale" partnerschappen worden gevormd. Bij de aanmelding van een project met het oog op voorbereidingssubsidie zal moeten worden aangegeven of het project een geografisch of een sectoraal partnerschap betreft. De onderlinge relaties tussen de bij een project betrokken partners zal in een samenwerkingsovereenkomst moeten worden vastgelegd, welke uiterlijk bij de indiening van de aanvraag tot projectsubsidie zal moeten worden overgelegd. Deze overeenkomst zal duidelijkheid moeten verschaffen m.b.t.: • De samenstelling van het samenwerkingsverband • De doelstellingen van de samenwerking en de verwachte toegevoegde waarde van iedere partner. • De aard van de activiteiten (het project) waarvoor het samenwerkingsverband wordt gevormd. • De taken van de partners en geassocieerde transnationale partners (financiële of andere bijdrage van iedere partner aan de samenwerking; verantwoordelijkheden van iedere partner in verband met de uitvoering. • De collectieve besluitvormingsmodaliteiten. • De beheersmodaliteiten (coördinatie, secretariaat, enz.). • De mechanismen voor de beoordeling van de samenwerkingsactiviteiten. Mainstreaming en disseminatie: Om innovaties in de werkgelegenheid succesvol te laten verlopen is het nodig dat vernieuwingen niet alleen worden ontwikkeld, maar ook verder worden verspreid (disseminatie). Bij mainstreaming wordt een proces beschreven waarin de verschillende actoren zoals projectuitvoerders, bedrijven, gemeenten, wetenschappers samenwerken om structureel doelgerichte informatie-overdracht tot stand te brengen en nieuwe methoden te implementeren in bestaand beleid. Het mainstreamen van succesvolle methoden en modellen zal een centraal onderdeel van de EQUAL-activiteiten zijn om de ontwikkelde verbeteringen ter bestrijding van discriminatie op de arbeidsmarkt een brede invloed op het reguliere beleid te geven. Hierbij zal gebruikt worden gemaakt van de resultaten van de monitoring en evaluatie van de EQUAL projecten. Mainstreaming kan worden onderscheiden op projectniveau en op landelijk niveau. Projectniveau: In de projectsubsidie-aanvraag zal moeten worden aangegeven op welke wijze de in het project ontwikkelde nieuwe methoden of doelstellingen in de mainstream van het Nederlands beleid en/of ESF zullen kunnen worden opgenomen op basis van een in het ontwikkelingspartnerschap ontwikkeld plan voor de mainstreaming van de ontwikkelde vernieuwing. Landelijk niveau: Ter begeleiding van het EQUAL-programma in Nederland is een Monitorcomité ingesteld dat een belangrijke rol heeft in de mainstreaming doordat het vernieuwende elementen kan signaleren en daartoe onderzoeken kan (laten) uitzetten. Om mainstreaming van resultaten uit de EQUAL-projecten te bereiken zullen de volgende stappen worden ondernomen:
7
• Onderzoek en analyse van positieve resultaten van de projecten; Om innovatieve modellen verder te kunnen verspreiden is het nodig om eerst de succesvolle aspecten van nieuwe modellen helder te krijgen en deze succesfactoren te vertalen naar breder inzetbare modellen die ook elders kunnen worden toegepast. • Overdracht van ideeën en ervaringen; Aanvullend op de bovengenoemde analyse is mainstreaming grotendeels afhankelijk van overdracht van informatie aan de verschillende actoren zoals projectuitvoerders, bedrijven, en gemeenten. Ook zal Nederland participeren in de thematische focusgroepen die door de Europese Commissie worden georganiseerd. Het Europese richtsnoer EQUAL schrijft voor dat er in alle onderdelen van EQUAL specifiek aandacht besteed wordt aan gendermainstreaming. Daarvoor zijn de volgende activiteiten gepland: • In het licht van gendermainstreaming zullen stappen worden ondernomen op het gebied van onderzoek en analyse van positieve resultaten van projecten, overdracht van ideeën en ervaringen, en inspanningen op het vlak van horizontale- en verticale mainstreaming. • Het EQUAL-Monitorcomité zal een stuurgroep Mainstreaming instellen met als doel goede resultaten te implementeren in het reguliere beleid. Dit zal ook van toepassing zijn voor gendermainstreaming. • De projectvoorstellen zullen o.m. worden beoordeeld op vernieuwing en gendermainstreaming. In het proces van toetsing van de ingediende projectvoorstellen zullen, naast de inbreng van reeds aanwezige deskundigheid en ervaring in het Agentschap, ook (twee) externe deskundigen worden betrokken. Specifiek zal de inzet van deze onafhankelijke experts liggen op het terrein van gendermainstreaming en werkgelegenheid. Dit heeft tevens als meerwaarde dat onafhankelijke derden de projectvoorstellen mee selecteren. Met betrekking tot de afzonderlijke artikelen wordt nog het volgende opgemerkt: Artikel 2: Teneinde te voorkomen dat de bepalingen welke van toepassing zijn op de ESFsubsidiëring over meer regelingen zouden moeten worden verspreid, is de Algemene Regeling SZW-subsidies buiten toepassing verklaard; de daarin geregelde onderwerpen zijn, voor zover thans van belang, mede geregeld in het nu voorliggende besluit. Daarnaast zijn de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht, waaronder de algemene bepalingen inzake subsidiëring, als neergelegd in titel 4.2 van die wet, van toepassing.
8
Artikel 3:Dit artikel geeft slechts een globale beschrijving van de aard van de projecten die voor subsidiëring in aanmerking kunnen worden gebracht. In het krachtens artikel 4 per registratietijdvak vast te stellen ESF-EQUAL-beleidskader zullen waar nodig meer gedetailleerde eisen worden gesteld aan de voor subsidie in aanmerking komende projecten. Artikel 4: Krachtens dit artikel zal voor belanghebbenden periodiek de gelegenheid worden geopend projecten die zich potentieel lenen voor subsidiëring aan te melden. Uit de tijdens het aanmeldingstijdvak aangemelde projecten zullen de meest perspectiefvolle worden geselecteerd; ten behoeve van de uitvoering zal hiervoor een toetsingskader worden ontwikkeld. Tevens biedt deze aanmeldingsprocedure de gelegenheid om vroegtijdig een check toe te passen op de deugdelijkheid van de beoogde administratie en financiering van het project, alsmede om tot een eerste globale beoordeling te komen m.b.t. de kwaliteit van de voorgenomen projecten. Ten behoeve van de in deze aanmeldingsfase geselecteerde projecten worden in principe ESF-gelden gereserveerd; de subsidieverlening staat evenwel pas vast nadat een daarop gerichte beschikking krachtens artikel 10 van deze regeling is afgegeven. Indien, na beoordeling van alle aangemelde projecten en de daaruit voortvloeiende reserveringen, onbenutte ESF-middelen resteren, zullen deze worden toegevoegd aan het budget voor het daarop volgende aanmeldingstijdvak. Artikel 5: De aanmelding wordt per project gedaan door invulling van een door de minister vastgesteld formulier. In dit formulier zullen o.m. vragen zijn opgenomen m.b.t. de aard van het beoogde project, het beoogde transnationale samenwerkingsverband en ontwikkelingspartnerschap, de met de projecten beoogde resultaten, een beschrijving van de beoogde beheer- en toezichtstructuur, de beoogde administratie en de beoogde financiering. Indien de bij de aanvraag verstrekte gegevens onduidelijk zijn, of indien aanvullende informatie nodig is om tot een verantwoorde beoordeling van het aangemelde project te kunnen komen, kan een nader onderzoek worden ingesteld bij verzoeker. Artikel 6: In dit artikel worden de gronden tot afwijzing van projecten en voorbereidingssubsidie geregeld. Door de woorden "naar het oordeel van de minister" wordt tot uitdrukking gebracht dat de minister terzake een ruime beoordelingsmarge heeft. Indien projecten worden afgewezen wordt dit uiteraard, overeenkomstig de bepalingen van de Algemene wet bestuursrecht, vastgelegd in een gemotiveerde beschikking waartegen bezwaar- en beroepsmogelijkheden bestaan. De afwijzingsgrond in lid g ziet toe op de situatie dat, ten gevolge van eerdere toewijzingen en daaruit voortvloeiende reserveringen, het voor de desbetreffende categorie aanvragers en projecten in het ESF-EQUAL-beleidskader vastgelegde budget reeds volledig is bestemd. Alsdan kunnen geen verdere toewijzingen meer volgen; wel blijft het dan uiteraard mogelijk om het project opnieuw aan te melden zodra krachtens artikel 4 een nieuw aanmeldingstijdvak wordt geopend, mits het project past binnen het voor dat aanmeldingstijdvak vastgesteld nieuwe ESF-EQUAL-beleidskader. Artikel 7: Bij selectie van een project wordt een bedrag gereserveerd voor de uitvoering van het geselecteerde project. Hierdoor wordt aan de belanghebbenden vroegtijdig zekerheid gegeven dat uitwerking van het project, om tot een projectsubsidie-aanvraag te komen, zin
9
heeft; die aanvraag zal niet meer kunnen worden afgewezen op de grond, dat onvoldoende subsidiemiddelen ter beschikking zijn. Er bestaat een beperkte mogelijkheid dat het departement van SZW - naast de subsidiëring uit het ESF- ten laste van de Rijksbegroting financieel mede participeert in de uitvoering van projecten. Het moet dan gaan om projecten die beleidsmatig van groot belang zijn, en waarvan niet aannemelijk is dat de belanghebbenden zelf voor afdoende co-financiering zorg zullen kunnen dragen. Voor deze co-financiering zal in het algemeen als voorwaarde worden gesteld dat het departement van SZW deelneemt aan het ontwikkelingspartnerschap. In het ESF-EQUAL-beleidskader zal nader worden aangegeven ten aanzien van welke projecten deze mogelijkheid van departementale co-financiering bestaat. Artikel 8: De aanvraag zal een projectbeschrijving moeten bevatten, waarin o.m. de aard van de projectactiviteiten, de doelgroepen, de looptijd en de uitvoeringsstructuur nader worden bepaald. Tevens zal de aanvraag een uitgewerkte begroting en financieringsplan dienen te bevatten. Uit het ESF worden 50% van de kosten van een project gefinancierd. Dit betekent dat de begunstigde voor de resterende kosten co-financiering zal moeten vinden. Deze aanvullende middelen kunnen zowel door de subsidie-ontvanger zelf worden verschaft, of door deze van derden worden verkregen, die dan veelal ook deel uit zullen maken van het ontwikkelingspartnerschap. In geval van co-financiering door derden dient deze cofinanciering te worden zekergesteld door middel van een schriftelijke overeenkomst met, of schriftelijke toezegging aan, de subsidie-aanvrager, welk geschrift in afschrift bij de projectsubsidie-aanvraag dient te worden gevoegd. Zoals hiervoor opgemerkt kan deze cofinanciering onder omstandigheden ook bestaan uit co-financiering ten laste van de begroting van het departement van SZW. Artikel 9: Door de uitdrukking "krachtens deze regeling gestelde eisen" in onderdeel a wordt gedoeld op het toepasselijke krachtens artikel 4 vastgestelde ESF-EQUAL-beleidskader. Artikelen 10 en 11: In de beschikking tot verlening van voorbereidings- of projectsubsidie wordt een maximumbedrag vastgesteld dat aan ESF-EQUAL-projectsubsidie tegemoet kan worden gezien. Tot aan dit maximum bedraagt de ESF-EQUAL-projectsubsidie 50% van de kosten die de begunstigde noodzakelijkerwijs heeft gemaakt ten behoeve van de uitvoering en evaluatie van het gesubsidieerde project, onder aftrek van eventuele inkomsten die uit het project voortvloeien. In geval tevens een aanvullende projectsubsidie werd toegekend wordt het subsidiepercentage verhoogd, en het maximum-subsidiebedrag in dezelfde verhouding verhoogd. Bij de beschikking tot verlening van de projectsubsidie kunnen o.m. nadere voorwaarden worden opgenomen met betrekking tot de door de begunstigde vast te leggen gegevens, opdat een goed inzicht kan worden gehouden in de voortgang van het gesubsidieerde project. Artikel 12: Hoofdnorm is, dat uitsluitend daadwerkelijk gemaakte kosten die voor de uitvoering van het project noodzakelijk zijn voor subsidie in aanmerking komen. In verordening 1685/2000 zijn meer uitgewerkte normen vervat die voor de beoordeling van e.e.a. bepalend zijn. De in het tweede lid bedoelde uitgaven blijven bij de bepaling van de subsidiabele kosten in ieder geval buiten beschouwing. Uitgaven ter dekking van nietsubsidiabele kosten worden eveneens buiten beschouwing gelaten bij de vaststelling van de omvang van de co-financiering.
10
Artikel 13: De voorbeidingssubsidie wordt na verlening onmiddellijk in zijn geheel als voorschot verstrekt. Na toekenning van projectsubsidie wordt een voorschot verstrekt van 30% van het maximale subsidiebedrag zodra van de begunstigde bericht is ontvangen dat deze is aangevangen met de uitvoering van het project. Verdere voorschotten zullen worden verstrekt op basis van de door de begunstigde verschafte realisatiegegevens m.b.t. het project. Alvorens verdere voorschotten te verschaffen kan de minister verlangen dat deze realisatiegegevens worden ondersteund met een goedkeurende accountantsverklaring; van deze mogelijkheid zal onder omstandigheden gebruik worden gemaakt ten aanzien van gesubsidieerde projecten met een looptijd van meer dan een jaar. Artikel 14: De subsidie-ontvanger zal overeenkomstig dit artikel gegevens moeten vastleggen in zijn administratie. In geval de subsidie-ontvanger voor de uitvoering van het project derden inschakelt, zal de subsidie-ontvanger met die derden derhalve afspraken moeten maken over gegevensvastlegging, opdat aan deze administratievoorschriften kan worden voldaan. De administratie zal moeten aansluiten bij de methodiek die in de subsidieaanvraag is gepresenteerd, en zal o.m. de gegevens en bewijsstukken dienen te bevatten m.b.t. de subsidiabele kosten, de met het oog op evaluatie benodigde gegevens, als vastgelegd in het toepasselijke ESF-EQUAL-beleidskader, alsmede de eventueel in de beschikking tot verlening van de projectsubsidie nadere aangeduide gegevens. Artikel 16: Een subsidie-ontvanger zal bereid moeten zijn medewerking te verlenen aan publicitaire en voorlichtingsacties rondom het ESF. De kosten van die acties komen ten laste van het departement van SZW. Artikel 17: De eindverantwoording bestaat uit een financieel deel, de einddeclaratie, en uit een inhoudelijk deel, de eindrapportage, die de verantwoording over de activiteiten en behaalde resultaten behelst. Als eerste waarborg dat de begunstigde heeft voldaan aan de toepasselijk regels dient de eindverantwoording te zijn voorzien van een goedkeurende accountantsverklaring. Na vaststelling van het definitieve subsidiebedrag zal dit worden verrekend met de reeds uitbetaalde voorschotten. In geval van een verschil zal nabetaling plaatsvinden, c.q. zal terugbetaling van te veel betaalde voorschotten door de subsidie-ontvanger moeten plaatsvinden. Terzake zal geen aparte terugvorderingsbeschikking worden opgemaakt. Artikel 19: Voor zover projecten door departementsonderdelen worden uitgevoerd, is er geen sprake van subsidieverlening in de eigenlijk zin. Voor deze projecten gelden evenwel dezelfde procedurevoorschriften en beoordelingsmaatstaven, teneinde zeker te stellen dat voldaan wordt aan de eisen die voortvloeien uit de Europese regelgeving. Het in de aanhef genoemde organisatie-onderdeel van het departement van SZW vervult hierbij de normale toetsende rol.
De Minister van Sociale Zaken en Werkgelegenheid,
11
(W.A. Vermeend)
