UNIVERSITEIT GENT FACULTEIT ECONOMIE EN BEDRIJFSKUNDE ACADEMIEJAAR 2009 – 2010
De kloof m.b.t. de vaardigheden binnen de interne audit in overheden
Masterproef voorgedragen tot het bekomen van de graad van Master in de bedrijfseconomie
Astrid Lammens onder leiding van Prof. J. Christiaens
UNIVERSITEIT GENT FACULTEIT ECONOMIE EN BEDRIJFSKUNDE ACADEMIEJAAR 2009 – 2010
De kloof m.b.t. de vaardigheden binnen de interne audit in overheden
Masterproef voorgedragen tot het bekomen van de graad van Master in de bedrijfseconomie
Astrid Lammens onder leiding van Prof. J. Christiaens
Permission
Ondergetekende verklaart dat de inhoud van deze masterproef mag geraadpleegd en/of gereproduceerd worden, mits bronvermelding.
Astrid Lammens
Woord vooraf
Bij het voorleggen van deze masterproef wil ik mijn oprechte dank betuigen aan alle personen die hebben bijgedragen tot het tot stand komen ervan.
Ten eerste wil ik alle interne auditoren bedanken die hun medewerking verleenden en mij een dieper inzicht gaven in de interne audit van hun organisaties. Zij hebben hun kennis en expertise belangeloos ter beschikking gesteld. Waarvoor mijn oprechte dank aan: mevrouw An François en mevrouw Hilde Moerenhout van de provincie Oost-Vlaanderen, dhr. Koen Albers van de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening, dhr. Karel Bosman van Participatie Maatschappij Vlaanderen, dhr. Wim De Naeyer van de Interne Audit van de Vlaamse Administratie, dhr. Joost Robbe van stad Gent en dhr. Ronny Wagenaer van stad Antwerpen.
Vervolgens richt ik een woord van dank aan prof. Christiaens voor het aanvaarden en begeleiden van mijn onderwerp. Daarbij wil ik ook graag de assistent van mijn promotor bedanken, dhr. Joannes Engelen, voor de continue raad en hulp die hij mij gegeven heeft bij het maken van deze masterproef.
Tenslotte gaat mijn dank uit naar mijn ouders en vriend Wouter voor de morele steun en motivatie gedurende deze periode. Ik wil hen ook bedanken voor de kans die zij mij gegeven hebben om deze extra masteropleiding te volgen.
Deze masterproef heeft me meer inzicht gegeven in de interne audit binnen de overheidssector en mijn interesse voor dit domein aangewakkerd.
Herzele, mei 2010.
Astrid Lammens
I
Inhoudsopgave Woord vooraf ............................................................................................................................. I Lijst met afkortingen .............................................................................................................. IV Lijst van figuren ....................................................................................................................... V Lijst van tabellen ..................................................................................................................... V
Inleiding ..................................................................................................................................... 1 1. Audit en het New Public Management .......................................................................... 3 1.1. Audit ............................................................................................................................ 4 1.2. New Public Management ......................................................................................... 5 1.3. De opkomst van audit in Belgische overheden .................................................... 7 2. Interne audit ...................................................................................................................... 8 2.1. Definitie ....................................................................................................................... 8 2.2. Organisatie van de dienst interne audit ................................................................. 9 2.3. Activiteiten van de dienst interne audit ................................................................ 11 3. Het beroep van interne auditor..................................................................................... 13 3.1. De noodzakelijke kennis, vaardigheden en competenties ............................... 13 3.2. Het profiel van de Belgische auditor .................................................................... 15 4. De aanwezigheid van een kloof m.b.t. de vaardigheden binnen de interne audit in overheden ............................................................................................................................... 16 5. Het onderzoeksopzet ..................................................................................................... 18 5.1. Onderzoeksvraag .................................................................................................... 18 5.2. Onderzoekspopulatie ............................................................................................. 22 5.3. Onderzoeksmethode .............................................................................................. 23 6. Resultaten ....................................................................................................................... 24 6.1. De Vlaamse overheid ............................................................................................. 24 6.1.1. Organisatie van de dienst interne audit ....................................................... 25 6.1.2. Kennis, competenties en vaardigheden ....................................................... 28 6.1.3. Besluit ................................................................................................................ 31 6.2. Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW) .................................... 31 6.2.1. Organisatie van de dienst interne audit ....................................................... 32 6.2.2. Kennis, competenties en vaardigheden ....................................................... 35 6.2.3. Besluit ................................................................................................................ 37 6.3. Participatie Maatschappij Vlaanderen (PMV) ..................................................... 38 6.3.1. Organisatie van de dienst interne audit ....................................................... 38 6.3.2. Kennis, competenties en vaardigheden ....................................................... 40 6.3.3. Besluit ................................................................................................................ 42 6.4. Provincie Oost-Vlaanderen ................................................................................... 43 6.4.1. Organisatie van de dienst interne audit ....................................................... 43 6.4.2. Kennis, competenties en vaardigheden ....................................................... 45 II
6.4.3. Besluit ................................................................................................................ 46 6.5. Stad Antwerpen ....................................................................................................... 47 6.5.1. Organisatie van de dienst interne audit ....................................................... 47 6.5.2. Kennis, competenties en vaardigheden ....................................................... 50 6.5.3. Besluit ................................................................................................................ 53 6.6. Stad Gent ................................................................................................................. 54 6.6.1. Organisatie van de dienst interne audit ....................................................... 54 6.6.2. Kennis, competenties en vaardigheden ....................................................... 57 6.6.3. Besluit ................................................................................................................ 59 6.7. Vergelijkend overzicht ............................................................................................ 60 6.7.1. Organisatie van de dienst interne audit ....................................................... 63 6.7.2. Kennis, competenties en vaardigheden ....................................................... 65 6.7.3. Besluit ................................................................................................................ 67 7.
Algemeen Besluit ........................................................................................................... 68
Referentielijst .......................................................................................................................... 70
Bijlage 1: Vragenlijst .............................................................................................................. 75 Bijlage 2: Lijst met contactpersonen ................................................................................... 77 Bijlage 3: Interview met dhr. Wim De Naeyer ................................................................... 79 Bijlage 4: Interview met dhr. Koen Albers .......................................................................... 97 Bijlage 5: Interview met dhr. Karel Bosmans .................................................................. 110 Bijlage 6: Interview met mevrouw Hilde Moerenhout..................................................... 119 Bijlage 7: Interview met mevrouw An François ............................................................... 130 Bijlage 8: Interview met dhr. Ronny Wagenaer .............................................................. 140 Bijlage 9: Interview met dhr. Joost Robbe ....................................................................... 155
III
Lijst met afkortingen CFE: Certified Fraud Examinator CIA: Certified Internal Auditor CISA: Certified Information System Auditor CISM: Certified Information Security Manager ESHAL: dit is omgevormd tot de HUB: Hogeschool Universiteit Brussel EVA: Extern Verzelfstandigd Agentschap IAVA: Intere Audit van de Vlaamse Administratie IIA: Institute of Internal Auditors IKZ: Integrale Kwaliteitszorg IVA: Intern Verzelfstandigd Agentschap LRM: Limburgse Reconversie Maatschappij M.B.T.: met betrekking tot MAB: Mechelse Accounting en Belastingsconsulenten N.V.T.: niet van toepassing NPM: New Publiek Management PMV: Participatie Maatschappij Vlaanderen UAMS: Universiteit Antwerpen Management School VMW: Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening VOI: Vlaamse Openbare Instelling VZW: Vereniging Zonder Winstoogmerk
IV
Lijst van figuren Figuur 1: Theoretisch model
19
Figuur 2: Operationeel model
21
Lijst van tabellen Tabel 1:
Organisatie van de dienst IAVA
25
Tabel 2:
Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij IAVA
28
Tabel 3:
Organisatie van de dienst interne audit bij de VMW
32
Tabel 4:
Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de interne audit
35
van
VMW
Tabel 5:
Organisatie van de auditactiviteiten bij PMV
39
Tabel 6:
Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de dienst interne controle van PMV Organisatie van de auditactiviteiten bij de provincie Oost-Vlaanderen
40
Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de dienst interne controle van de provincie Oost-Vlaanderen Organisatie van de dienst interne audit bij stad Antwerpen
45
Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de interne audit binnen de stad Antwerpen Organisatie van de dienst interne audit bij stad Gent
50
58
Tabel 13:
Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de interne audit binnen de stad Gent Overzichtstabel
Tabel 14:
Organisatie van de dienst interne audit: een vergelijking
63
Tabel 15:
Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de interne audit: een vergelijking
65
Tabel 7: Tabel 8: Tabel 9: Tabel 10: Tabel 11: Tabel 12:
V
44
47
54
61
Inleiding Het controleren en sturen van informatie binnen de samenleving is inherent verbonden aan de mens (Power, 1999). In realiteit is het echter onmogelijk om alles in de omgeving te monitoren en te sturen. Als oplossing hiervoor ontwikkelde de mens bepaalde mechanismes die vertrouwen en zekerheid bieden. Audit is een voorbeeld van zo een mechanisme. Audit zorgt voor vertrouwen doordat het een hulpmiddel is om de risico‟s in kaart te brengen. Publieke organisaties zijn een belangrijk aspect van de samenleving en bijgevolg is het noodzakelijk dat de mensen daar vertrouwen in hebben. Audit bestaat reeds lang maar het is het New Public Management (NPM) dat de opkomst van audit binnen de publieke sector heeft versterkt (Hood, 1995; Pollit, 2005; Power, 1999). NPM wil binnen de publieke sector een meer ondernemersgerichte visie tot ontwikkeling brengen. Het is de bedoeling om overheidsorganisaties te motiveren om efficiënter en meer risicogericht te werken. Ook in de Belgische overheden krijgt audit steeds vaker een plaats.
Audit kan men opsplitsen in externe en interne audit (Christiaens & Vanhee, 2007). In dit onderzoek wordt gefocust op de interne audit. De interne audit kan worden gezien als een controle van de interne controlesystemen. Daar de dienst interne audit een belangrijke rol speelt binnen een organisatie is het noodzakelijk dat de dienst interne audit goed functioneert teneinde een optimale controle te verzekeren. Hier spelen de competenties, kennis en vaardigheden van de interne auditoren een belangrijke rol (Flint, 1994; Williams, 1984). Daar de wereld zich in een continue evolutie bevindt, is het een uitdaging om er voor te zorgen dat interne auditoren zich tijdig kunnen bijscholen. Indien men er niet in slaagt om zich tijdig bij te scholen, kan er een kloof ontstaan tussen de kennis en vaardigheden die nodig zijn om een audit uit te voeren en de reële kennis en vaardigheden van de interne auditor. Deze kloof kan ook ontstaan doordat de dienst interne audit niet goed is georganiseerd. De oprichting van een dienst interne audit binnen de Belgische overheidsorganisaties is wettelijk vastgelegd. Bijgevolg bestaat het gevaar dat sommige organisaties een dienst interne audit gaan oprichten omdat het moet, maar anderzijds niet veel aandacht gaan besteden aan de optimale werking ervan. Hierdoor gaat de meerwaarde van interne audit verloren. 1
De onderzoeksvraag van dit onderzoek luidt als volgt: Is er een kloof met betrekking tot de vaardigheden aanwezig binnen de interne audit in overheden. Deze zal opgedeeld worden in twee deelhypotheses waarbij men enerzijds kijkt naar de organisatie van de dienst interne audit en anderzijds naar het kennisniveau van de interne auditors. Aan de hand van de verschillende aspecten betreffende deze twee deelhypothese zullen enkele Belgische overheidsorganisaties geanalyseerd worden. Hierbij wordt gebruik gemaakt van kwalitatieve diepte-interviews en auditgerelateerde documenten.
In het eerste hoofdstuk wordt het begrip audit gedefinieerd en gerelateerd aan het NPM. Er wordt ook gekeken naar de opkomst van interne audit in Belgische overheden. Het volgende hoofdstuk legt de focus op interne audit omdat deze een centrale plaats inneemt binnen de onderzoeksvraag. Aan de hand van de definitie van interne audit wordt de manier bepaald waarop een dienst interne audit en zijn activiteiten moeten worden georganiseerd. In hoofdstuk 3 wordt er gekeken naar het beroep van de interne auditor en de daartoe noodzakelijke kennis en vaardigheden. Meer specifiek wordt dieper ingegaan op het profiel van de Belgische interne auditor. Het vierde hoofdstuk toont door middel van wetenschappelijke literatuur aan dat er wel degelijk aanleiding is tot het ontstaan van een kloof met betrekking tot de vaardigheden binnen de dienst interne audit. Vervolgens wordt het onderzoeksopzet besproken,
waarin
de
onderzoeksvraag
wordt
geoperationaliseerd
en
de
onderzoekspopulatie en onderzoeksmethode worden bepaald. In hoofdstuk zes vindt men de resultaten van de analyses terug. Er wordt geëindigd met een besluit.
2
1. Audit en het New Public Management Verantwoordelijkheid opnemen en verantwoording geven is inherent verbonden aan een rationeel wezen (Power, 1999). Hierdoor proberen mensen continue de informatiestromen binnen hun omgeving te beheersen en te controleren. De methodes die hiervoor gebruikt worden zijn heel divers en daarbij zijn zij tijdrovend en duur. Het is bovendien onmogelijk om alles in de wereld te monitoren en te controleren. Daarom gaan individuen deze methodes enkel toepassen in situaties waar het echt noodzakelijk is. In gewone situaties vormt vertrouwen het belangrijkste fundament. Vertrouwen is naast verantwoordelijkheid en controle onlosmakelijk verbonden met de mens. Door de aanwezigheid van vertrouwen moeten mensen niet steeds alles in hun omgeving controleren en sturen. Volgens Power (1999) moeten individuen in een samenleving de juiste combinatie van vertrouwen en controle vinden. Dit zal echter afhangen van situatie tot situatie. In sommige omstandigheden zal het nu eenmaal meer noodzakelijk zijn dat men vertrouwen heeft, terwijl andere situaties controle en sturing vergen.
Daarenboven zijn beide concepten, controle en vertrouwen, ook cultureel gebonden aspecten. Afhankelijk van de samenleving zullen er zich verschillende patronen van geïnstitutionaliseerde controle en vertrouwen ontwikkelen. Veel hangt echter ook af van de behoeftes van de samenleving, wat op zijn beurt bepaald wordt door het al dan niet aanwezig zijn van vertrouwen. Men wil proberen de risico‟s die de samenleving kwetsbaar kan maken in kaart te brengen om zo controle te krijgen over bepaalde samenlevingsprocessen waardoor vertrouwen opnieuw gevestigd wordt. Volgens Power (1999) kan audit als een voorbeeld van zo een mechanisme gezien worden hetzij echter in een economische en organisatorische context. Shore (2008) bevestigd dat auditsystemen worden gecreëerd om het publiek vertrouwen te herstellen. Of auditsystemen daar in slagen is echter een andere discussie.
3
1.1.
Audit
Eind de jaren ‟80 en begin de jaren ‟90 begint audit aan zijn opmars (Pollitt, 2002; Power, 1999; Hood, 1995). Audit werd met een steeds groter wordende frequentie in verschillende contexten toegepast. Omtrent de definitie van audit bestaat er een uitgebreide lijst van definities binnen de wetenschappelijke literatuur (Gray & Manson, 2008; Puttick & van Esch, 2007).
Deze gaan elk hun eigen accenten
leggen. In dit onderzoek zal audit gezien worden als volgt: Audit is een activiteit of onderzoek met als doel informatie en processen binnen een organisatie te beoordelen op het gebied van betrouwbaarheid en correctheid. Audit wordt uitgevoerd door personen die onafhankelijk en objectief staan tegenover de verstrekkers van de te beoordelen informatie en de uitvoerders van de te beoordelen processen. Uiteindelijk resulteert dit in een rapport met eventuele opmerkingen teneinde de optimalisatie van de organisatie te verhogen (eigen vertaling). Hierbij kan men een onderscheid maken tussen externe en interne audit (Christiaens & Vanhee, 2007). Het verschil ligt hem in de doelgroep. Externe audit is bedoeld voor mensen buiten de organisatie. Deze gaat bijvoorbeeld kijken of de financiële rapportering van de organisatie correct en betrouwbaar gebeurt. Anders gezegd in overeenstemming is met de regels en normen die hiervoor bestaan. Interne audit daarentegen is bedoeld voor mensen van binnen de geauditeerde organisatie zoals bijvoorbeeld het management. Hier gaat men meer kijken naar de processen binnen de organisatie of zij bijvoorbeeld wel efficiënt genoeg gebeuren. De interne audit is met andere woorden een soort controle van de interne controlesystemen.
Naast de eerste vormen van audit die vooral gericht waren op de financiële aspecten van organisaties ontstonden steeds meer diverse vormen van audit (Allegrini & D‟Onza, 2003). Zo werden auditactiviteiten steeds meer uitgevoerd om te kijken naar de efficiëntie van de processen binnen de organisatie teneinde deze te optimaliseren. Verder zijn er nog enkele andere voorbeelden van audit zoals: omgevingsaudit, forensische audit, managementaudit, ICT-audit enzovoort.
Een
groeiend aantal mensen en organisaties werd onderwerp van nieuwe en steeds verder evoluerende vormen van verantwoording geven en eisen op het vlak van audit (Hood, James, Jones, Scott & Travers, 1998). Sommige auteurs spreken zelfs van 4
het evolueren naar een auditcultuur binnen de samenleving (Shore, 2008). Volgens Shore (2008) refereert de auditcultuur naar de context waarin technieken van verantwoording en de waarde ervan centrale organiserende principes zijn geworden in het beleid en het management van de organisatie. Dit brengt nieuwe soorten relaties, gewoontes en praktijken met zich mee. Audit gaat ons leven, onze relaties, professionele identiteit en de manier waarop we ons gedragen beïnvloeden. Andere auteurs spreken dan weer van een soort van „auditexplosie‟ (Power, 1999). De auditexplosie moet volgens Lapsley (2008) gezien worden als een convergentie van financiële en niet-financiële auditpraktijken, vaak gefundeerd door ideeën van kwaliteitsverzekering, eerder dan vanuit ideeën op het gebied van accounting of financiële auditpraktijken. Daarbij gaat audit hierdoor een groter bereik krijgen en meer uiteenlopende domeinen gaan bespelen. Waar de meesten het over eens zijn, is dat we de opkomst van audit in de publieke sector grotendeels te danken hebben aan het New Public Management (NPM) (Hood, 1995; Pollitt, 2002; Power, 1999). Audit is een gegeven dat reeds voor NPM bestond maar toch heeft NPM als een soort van katalysator gewerkt en de verspreiding van audit binnen de publieke sector versterkt.
1.2.
New Public Management
De laatste decennia hebben er wereldwijd verschillende opmerkelijke veranderingen plaatsgevonden in de publieke sector van ontwikkelde landen (Hood, 1995; Leeuw, 1996; Pollitt, 2002; Power, 1999). Deze wijzigingen zijn op diverse manieren in de verschillende landen tot stand gekomen. Er zijn echter genoeg gemeenschappelijke veranderingen
en
overeenkomstige
resultaten
om
te
spreken
van
één
overkoepelende stroming. Deze werden tot New Public Management of NPM gedoopt. Het NPM is dus niet één enkele praktijk maar een variëteit van overlappende wijzigingen binnen de publieke sector. NPM is volgens Hood (1995) een begrip dat alle hervormingen in de publieke en non-profitsector omvat. Deze hervormingen hebben tot doel meer competitie aan te wakkeren zowel binnen als buiten de organisaties. Dit is noodzakelijk omdat grote, logge, bureaucratische organisaties zich niet tijdig kunnen aanpassen aan een snel evoluerende omgeving, 5
wat ervoor zorgt dat de maatschappelijke verwachtingen niet meer ingelost worden en bijgevolg tot ontevredenheid leidt (Pollitt, 2002). Het invoeren van technieken zoals kostenbeheersing, performantie- en kwaliteitsmetingen en controle spelen hierbij de hoofdrol. Centraal staat ook een verschuiving naar meer verantwoording (Hood, 1995). Ruim bekeken bestaat NPM met andere woorden uit een cluster van ideeën geleend aan het conceptueel kader van de private sector (Power, 1999). Het betreft ideeën omtrent kostencontrole, financiële transparantie, de creatie van marktmechanismes,
de
creatie
van
performantie-indicators,
decentralisatie
enzovoort.
Deze hervormingen zullen volgens Pollitt (2002) resulteren in een kleinere publieke administratie waar intensief wordt gefocust op efficiëntie en continue verbetering. De grote bureaucratische structuur zal omgevormd worden tot één waarbij de kernministeries verantwoordelijk zijn voor de strategie van de organisatie en daarnaast
enkele
gespecialiseerde
deels
zelfstandige
departementen
die
verantwoordelijk zijn voor het operationele gedeelte. Deze zullen werken met duidelijke regels van performantie die de budgetten beheersen en de verwachte resultaten vastleggen. De organisatie zal meer en meer marktmechanismen gaan toepassen en eventueel partnerschappen aangaan met organisaties uit de private sector.
Dat NPM de publieke en private organisaties op gelijke voet zet impliceert dat de eigenheid van een bepaalde organisatie geen belemmering vormt bij de implementatie van bepaalde managementinstrumenten (Pollitt, 2002). De vraag is echter of bedrijfsgerichte managementtechnieken zonder weerslag kunnen worden gekopieerd naar publieke organisaties. Kwantificering is het hart van NPM, maar hier moeten we in het achterhoofd houden dat niet alles zomaar kwantificeerbaar is in een maatschappelijke organisatie met diensten als uitkomst. Voor sommige diensten van publieke organisaties, zoals bijvoorbeeld een openbaar park, is hun financiële waarde moeilijk te bepalen. De vraag rijst dan hoe je zoiets inbrengt in de boekhouding. Dit is het probleem met goederen en diensten waar men geen exacte financiële waarde kan aan geven en deze komen nu eenmaal veel voor in de publieke sector. Een andere kritiek is dat de meeste van de ideeën van NPM 6
focussen op resultaten, uitkomsten en verantwoording voor de resultaten, terwijl dit vaak niet het geval was in publieke organisaties voor de opkomst van het NPM (Lapsley, 2008). Deze druk naar meer ondernemerschap binnen de publieke en nonprofitsector kan bijdragen tot spanningen tussen de traditionele missie van de werknemers van de publieke organisatie en de nood om meer ondernemersgericht te zijn. Logischerwijze komen deze spanningen de organisatie niet ten goede.
Het uithollen van de staat door NPM genereert een vraag naar controle, audit en andere vormen van evaluatie en inspectie (Power, 1999). Met andere woorden, het NPM vraagt nieuwe autonome entiteiten met eisen voor de financiële rapportering en audit om deze te controleren. De centrale sturing wordt afgebroken en maakt plaats voor mechanismen op lange termijn zoals verantwoording geven en auditing. Audit heeft dan ook de kwaliteiten van flexibiliteit en diffusie en daarenboven een duidelijke politieke neutraliteit wat noodzakelijk is om een objectieve controle uit te voeren. Ook het Institute of Internal Auditors (IIA) streeft naar de implementatie van audit in overheidsorganisaties (Christiaens & Vanhee, 2007). In de Belgische overheden begint audit dan ook stilaan zijn weg te vinden.
1.3.
De opkomst van audit in Belgische overheden
Door de opkomst van het NPM in de Belgische overheden heeft het management meer autonomie gekregen en komt de focus meer te liggen op een bedrijfsgerichte aanpak. Hierdoor groeide ook het besef dat de nood aan controle en audit noodzakelijk was. Dit besef kwam er op alle beleidsniveaus binnen de samenleving en audit is dan ook een populair onderwerp van discussie geworden. Voor de verschillende bestuursniveaus zijn er aparte regelgevingen opgesteld omtrent audit, maar daar de focus in deze studie ligt op interne audit wordt gekeken naar het wetgevend kader specifiek over interne audit. Binnen de federale overheden wordt interne audit verplicht door de Koninklijke Besluiten van 2 oktober 2002 en 17 augustus 2007 (Het Belgisch Staatsblad, 2002; 2007). De invoering staat echter nog op een laag pitje en in de hoop hierin verbetering te brengen heeft men dhr. Guido De Padt aangesteld als regeringscommissaris voor de interne audit van de federale overheid. Op het Vlaamse beleidsniveau heeft men het kaderdecreet Bestuurlijk 7
Beleid (Vlaamse Codex, 2003). Daarin wordt in hoofdstuk zes, artikel 34, vastgelegd wat de entiteit Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA) moet inhouden. Voor provincies en gemeentes liggen de regels omtrent interne controle en interne audit vast in respectievelijk het Provinciedecreet en het Gemeentedecreet (Vlaamse Codex, 2005a; 2005b). De regelgeving voor de opzet van een dienst interne audit is er wel en dit voor alle bestuurlijke niveaus. In realiteit is er echter nog slechts een gering aantal overheidsorganisaties waar een dienst interne audit werd opgestart. Daarenboven moet er nog rekening gehouden worden met de vaststelling dat sommige organisaties een dienst interne audit opgestart hebben omdat de wetgeving dit oplegt en niet in functie van de meerwaarde voor de werking van de organisatie. In dat geval bestaat het gevaar dat aan de organisatie van de dienst interne audit niet veel tijd en aandacht is besteed waardoor de meerwaarde ervan verloren gaat.
2. Interne audit Zoals reeds hierboven werd vermeld zijn er twee soorten audit: interne en externe audit. Binnen dit onderzoek wordt gefocust op de interne audit binnen publieke organisaties. In volgend hoofdstuk wordt dieper ingegaan op wat men onder interne audit mag verstaan en wat de activiteiten van een interne auditor zoal inhouden. Verder wordt ook bekeken hoe een dienst interne audit het best kan georganiseerd worden.
2.1.
Definitie
In de wetenschappelijke literatuur zijn er ook van interne audit tal van definities terug te vinden. In deze paper wordt gebruik gemaakt van de definitie van interne audit volgens het IIA (2010). Interne audit kan volgens het IIA gezien worden als: een onafhankelijke en objectieve activiteit die een organisatie zekerheid biedt over de graad van beheersing van haar operaties, de organisatie raad geeft over hoe ze deze operaties kan verbeteren en bijdraagt tot het creëren van een meerwaarde. De interne audit helpt de organisatie haar doelstellingen te bereiken door op een systematische en methodische manier de processen van risicomanagement, controle 8
en beheersing van het bedrijf te evalueren en door voorstellen te doen om de efficiëntie te versterken (Eigen vertaling).
Wanneer men deze definitie stuk voor stuk ontleedt komen enkele belangrijke aandachtspunten naar voor. Deze zijn tevens terug te vinden in de lijst met standaarden voor interne audit opgesteld door het IIA (2009b). Deze lijst is een handig hulpmiddel om met deze aandachtspunten rekening te houden bij de opstart en de organisatie van een dienst interne audit. Tenslotte geeft de definitie naast enkele aandachtspunten ook een algemeen beeld van wat de activiteiten van de dienst interne audit zijn. Zowel de organisatie als de activiteiten van de dienst interne audit zullen hieronder nader toegelicht worden.
2.2.
Organisatie van de dienst interne audit
Bij het opstarten van een dienst interne audit moet men er eerst en vooral voor zorgen dat de dienst een onafhankelijk orgaan wordt binnen de organisatie (The Institute of Internal Auditors, 2009b). Dit betekent dat de dienst interne audit een aparte entiteit is binnen het organigram van de organisatie. Zij mag met andere woorden niet gesitueerd zijn binnen de hiërarchische lijnstructuur. Dit om te vermijden dat de interne auditor uit vrees voor sancties zijn beoordeling niet correct rapporteert. Naast de hiërarchische onafhankelijkheid zijn er nog drie andere vormen van onafhankelijkheid die moeten gerespecteerd worden, namelijk financiële onafhankelijkheid, relationele onafhankelijkheid en functionele onafhankelijkheid (Christiaens & Vanhee, 2007). Dat de auditor zijn onafhankelijkheid essentieel is voor de kwaliteit van de uitgevoerde audit wordt ook bevestigd door onderzoek van Carcello & Neal (2003). Volgens Molenkamp (2009) mag de dienst interne audit ook niet te groot zijn qua omvang. Volgens zijn studie blijkt een kleinere dienst interne audit beter te functioneren en slaagt deze er beter in zijn doeleinden te bereiken. Een tweede aandachtspunt is de objectiviteit van de dienst interne audit (The Institute of Internal Auditors, 2010). De interne auditor moet objectief zijn beoordeling weergeven. Onpartijdigheid en neutraliteit staan hierbij centraal. Zo mag de interne auditor zich bijvoorbeeld niet laten leiden door het feit dat in de geauditeerde dienst 9
een goede vriend werkt. Beide aandachtspunten zijn terug te vinden in standaard 1100 in de lijst van standaarden voor interne audit uitgewerkt door het IIA (2009b). Om de doeltreffendheid en de correctheid van de interne auditactiviteiten te verzekeren moeten de interne auditoren, volgens IIA-standaard 1200, over de nodige kennis en vaardigheden beschikken en deze met professionele zorgvuldigheid toepassen (Christiaens & Vanhee, 2007). Daar deze standaard hier centraal staat wordt er verder dieper op ingegaan.
Daar de onafhankelijkheid en de objectiviteit van de interne auditor noodzakelijk zijn, is het van groot belang dat de interne auditoren zich daar aan houden. Om dit concreter te maken is het belangrijk dat er een intern auditcharter wordt opgemaakt (Christiaens & Vanhee, 2007; The Institute of Internal Auditors, 2009b). Dit is een document waarin de organisatie en bepaalde regels van de dienst interne audit formeel worden vastgelegd. Hierbij licht men onder andere toe waar de dienst zich bevindt in het organigram en wat haar takenpakket is. Om de vastgelegde taken goed tot een goed einde te brengen wordt in het auditcharter ook best vastgelegd dat de interne auditor geen enkele bron van informatie kan of mag ontzegd worden. Tenslotte kan men in het auditcharter ook de manier van werken en rapporteren vastleggen met daarbovenop ook richtlijnen omtrent de personen aan wie de dienst interne audit moet rapporteren. De vastlegging van een deontologische code voor de interne auditoren geeft een goed overzicht van wat kan en niet kan bij het auditeren van een organisatorische entiteit (The Institute of Internal Auditors, 2009a). Een laatste belangrijk document dat moet opgesteld worden is de jaarlijkse interne auditplanning (The Institute of Internal Auditors, 2009b) . Deze planning geeft een overzicht van de geplande uit te voeren audits voor het komende jaar. Het is wel best zo dat men enige ruimte openlaat om eventuele dringende ad hoc opdrachten in de planning toe te voegen, bijvoorbeeld als er aanwijzing komt dat er mogelijks ergens fraude is gebeurd.
Zowel het interne auditcharter als de jaarlijkse interne auditplanning moeten ter goedkeuring voorgelegd worden aan het intern auditcomité (Christiaens & Vanhee, 2007; The Institute of Internal Auditors, 2009b). Het intern auditcomité is een belangrijk orgaan die de schakel vormt tussen de dienst interne audit en de Raad 10
van Bestuur van een organisatie. Volgens Carcello & Neal (2003) moeten de leden van het intern auditcomité zo onafhankelijk mogelijk zijn van de organisatie. Zij kwamen tot de vaststelling dat leden van het auditcomité die onafhankelijk zijn van de organisatie, in die zin dat ze geen financiële aandelen bezitten, minder de kant kiezen van het management en minder de interne auditactiviteiten blokkeren. Zij wijzen ons er ook op dat leden met expertise op het vlak van audit meestal ook neutraal blijven en dus geen partij kiezen. Zij steunen de dienst interne audit. Ervaringsdeskundigen bouwen een reputatie op en zetelen soms in meer dan één auditcomité. Een slechte beoordeling zou hun reputatie kunnen schaden. Daarenboven is het zetelen van onafhankelijke experten interne audit in
het
auditcomité een meerwaarde want zij kunnen op een neutrale wijze feedback geven teneinde de werking te verbeteren. De belangrijkste verantwoordelijkheden van het intern auditcomité zijn volgens O‟Higgins (2010) onder andere: het beschermen van de integriteit van de interne controle en de effectiviteit van de gebruikte procedures en het monitoren van het werk en de rapporten van de interne auditoren.
2.3.
Activiteiten van de dienst interne audit
Bovenstaande definitie van interne audit toont aan dat de dienst interne audit een zekerheid biedt over de manier waarop de organisatie zijn processen beheerst en zijn objectieven bereikt met betrekking tot de operationele processen, de financiële rapportering en de overeenstemming met de opgestelde regels. Indien dit niet het geval is zal de dienst interne audit een rapport opstellen waarin advies wordt gegeven ter verbetering van het geauditeerd proces. Hierbij komen we bij een volgende functie van de dienst interne audit, advies verlenen aan het management van de aan een audit onderworpen diensten. De dienst interne audit kan echter geen beslissingen nemen omtrent eventuele wijzigingen om de optimalisatie te verbeteren (The Institute of Internal Auditors, 2009b). Hij kan enkel advies verlenen en heeft geen dirigerende macht. In feite kan dit advies dus genegeerd worden, wat in realiteit echter weinig voorkomt. Interne audit biedt een meerwaarde aan de organisatie door ervoor te zorgen dat de organisatie geoptimaliseerd wordt. Vervolgens doet zij ook een systematische evaluatie van de operationele werking van de organisatie. Interne 11
auditoren kunnen de organisatie versterken door ervoor te zorgen dat de blootstelling aan risico‟s goed wordt ingeschat waardoor ze hun kwetsbare punten kunnen wegwerken door middel van een aangepaste beleidsvorming en de toepassing van bepaalde controleprocessen.
Deze activiteiten zijn niet altijd zo geweest en zijn geëvolueerd doorheen de tijd (Palmer, Ziegenfuss, & Pinsker, 2004; Spira & Page, 2003). Bij de opkomst van interne audit waren de activiteiten vooral gesitueerd binnen overeenstemmingsaudit. Men ging kijken of verplichtingen, wetten en regels nageleefd werden. Controle en risicomanagement binnen organisaties werd echter steeds belangrijker en dit had ook zijn invloed op de interne audit. De activiteiten van interne auditoren beslaan de dag van vandaag een ruim kader van risicoanalyse en controleprocessen. Door deze verschuiving binnen de activiteiten van interne audit vond het IIA het noodzakelijk om zijn definitie hieraan aan te passen. De interne auditactiviteiten bestaan nu vooral uit operationele audits. Deze kan men onderverdelen in drie grote groepen, namelijk de drie E‟s (Economy, Efficiency en Effectiveness) (Christiaens & Vanhee, 2007). Economy betreft de zuinigheid van de organisatie. Hoe springt men om met de middelen die gebruikt worden om de dienstverlening tot stand te brengen. Efficiency gaat over de doelmatigheid van de middelen. Men gaat kijken of de middelen op de juiste manier worden aangewend en dus worden gebruikt waarvoor ze dienen. De laatste van de drie E‟s is de effectiveness of de doeltreffendheid binnen de organisatie. Hier gaat men de vraag stellen of de vooropgestelde doelstellingen bereikt worden. Operationele audits dienen in feite om bepaalde processen binnen een organisatie te verbeteren teneinde in de toekomst een betere werking te garanderen. Uit onderzoek blijkt dat in België meer dan de helft van de interne audits gericht zijn op geïntegreerde en operationele audits (Allegrini, D'Onza, Paape, Melville, & Sarens, 2006; Institute of Internal Auditors Belgium, 2006). Advies geven heeft slechts een gering aandeel binnen het takenpakket van de Belgische interne auditoren. Zij verwachten echter dat de komende jaren de adviserende functie meer aan populariteit zal winnen.
12
3. Het beroep van interne auditor Ten gevolge van de verschuiving van de activiteiten binnen het domein interne audit is ook het beroep van interne auditor en de nodige kennis en vaardigheden hiervoor, het laatste decennium sterk gewijzigd (Palmer et al., 2004). De bevraagde diensten geven aan dat ze een stijgende behoefte verwachten aan competenties omtrent informatietechnologie (IT) en fraude (Hay, 2003; Protiviti; 2007). Het is volgens hen duidelijk dat IT een belangrijk competentiegebied zal worden in de toekomst voor interne auditoren. Tevens worden er nieuwe uitdagingen verwacht door de versterking van interne controle, nieuwe wetten over corporate governance en de implementatie van risicomanagement. Interne auditoren doen met andere woorden meer dan enkel het toezien op de interne controle. Het beroep omvat daarenboven ook nog eens de verschillende aspecten van risicomanagement en corporate governance. Hierdoor stelt men steeds meer eisen aan een interne auditor. Sommige auteurs ijveren er voor om een specifieke universitaire opleiding tot interne auditor op te richten (Institute of Administrative Management, 2005).
3.1.
De noodzakelijke kennis, vaardigheden en competenties
Standaard 1200 van het IIA en zijn onderdelen stellen dat interne auditoren de kennis, vaardigheden en competenties moeten hebben om hun verplichtingen optimaal en zorgvuldig uit te voeren (The Institute of Internal Auditors, 2009b). Daar danig veel verschillende vaardigheden en competenties nodig zijn, is het cruciaal voor het hoofd van de dienst interne audit dat hij ervoor zorgt dat de afdeling collectief al de noodzakelijke vaardigheden en competenties bezit. Het IIA ontwikkelde een competentie kader voor de interne auditor dat hierbij kan helpen (Pickett, 2000). Daarin worden bepaalde cognitieve en gedragsvaardigheden als essentieel gezien voor de performantie van de activiteiten van de interne audit. Onder cognitieve vaardigheden plaatst men onder andere numeriek vermogen, ITkennis, precisie, probleemoplossendheid en dergelijke. Gedragsvaardigheden houden onder andere in: moraliteit, flexibiliteit en creativiteit.
13
Ook Impey en Venables (1991) stellen in hun onderzoek enkele criteria voor, die tevens door het onderzoek van Palmer en zijn collega‟s (2004) bevestigd worden. Volgens hen moeten interne auditoren een aantal persoonlijke kwaliteiten en vaardigheden bezitten. Ten eerste is het belangrijk dat interne auditoren zelfstandig kunnen werken. Zij moeten hierbij integriteit en eerlijkheid vooropstellen. Intelligentie en het snel aanleren van complexe systemen is noodzakelijk teneinde nieuwe technieken onder de knie te krijgen. Tenslotte moeten zij rationeel zijn in hun beoordeling en beslissingen kunnen nemen over de evaluatie en rapportering van de geauditeerde dienst. Vervolgens stellen de auteurs ook een lijst op met enkele algemene vaardigheden en competenties die de interne auditoren best bezitten om de interne audits goed uit te voeren. Ten eerste is het noodzakelijk dat interne auditoren over goed ontwikkelde communicatie- en interpersoonlijke vaardigheden beschikken. Dit houdt in dat ze de capaciteit hebben om medewerking te verkrijgen van anderen en hun ideeën duidelijk voor te stellen en dit zowel op verbale als schriftelijke wijze. Ten tweede moeten ze de nodige kennis en beheersing hebben voor het uitvoeren van controles gebaseerd op een professionele training in tenminste één controlediscipline zoals bijvoorbeeld financiën, informatietechnologie, managementwetenschappen enzovoort. Vervolgens is het heel belangrijk dat ze training hebben gehad of krijgen in de theorie en praktijk van interne audit. Zo een training moet theoretische kennis inhouden en daarbij praktisch toepassingen onder de supervisie van een competent en ervaren lid van het auditteam. Dit alles moet ervoor zorgen dat ze een voldoende graad van kennis hebben van de te auditeren organisatie
en
zijn
managementcultuur,
proceswerking,
structuur
en
controlesystemen. Pickett (2000) wijst er op dat training heel belangrijk is voor het succes van de dienst interne audit. De hedendaagse trainingsstrategieën zijn examens, het volgen van seminaries, leren van anderen via benchmarking enzovoort. Men mag zeker niet vergeten dat als gevolg van de continue evolutie binnen interne audit ook experten zich moeten blijven bijscholen.
Dit uitgebreide gamma van noodzakelijke competenties en vaardigheden wijst op de complexiteit
en
verscheidenheid
van
het
beroep
van
interne
auditor.
Professionalisering, training en ervaring zijn dus onontbeerlijk voor een optimale werking en organisatie van de dienst interne audit (Flint; 1994). Indien men er niet in 14
slaagt om de mensen met de juiste competenties en vaardigheden te vinden kan dit kan opgelost worden door gebruik te maken van advies en hulp van buiten uit zoals gespecialiseerde auditfirma‟s. Hierbij kan men een onderscheid maken tussen cosourcing en outsourcing. Bij co-sourcing maakt men gebruik van een externe firma die hulp en advies gaat geven aan de afdeling interne audit van een organisatie. In het geval van outsourcing gaat men de interne audit volledig uitbesteden aan een extern bedrijf die gespecialiseerd is in het uitvoeren van interne auditactvitieten. De meest voorkomende redenen voor het gebruik van externe dienstverleners zijn onder andere: het gebrek aan kennis en/of ervaring op een bepaald terrein, het gebrek aan personeel, de kostprijs van een eigen dienst interne audit enzovoort.
Om te eindigen moet men in het achterhoofd houden dat een interne auditor geen politieman of waakhond is (Flint, 1994). Vaak is het zo dat de werknemers van een organisatie interne auditoren zien als controleurs en bijgevolg zijn ze niet zo graag geziene personen. In dit geval moet men de toegevoegde waarde beter aantonen en de mensen duidelijk maken dat de interne auditoren niet enkel functioneren als controleur, maar als een dienstverlener in functie van de optimalisatie en goede werking van de organisatie. Om dit te realiseren is een goede communicatie binnen de organisatie noodzakelijk.
3.2.
Het profiel van de Belgische auditor
Het beroep van interne auditor is in België minder uitgewerkt en heeft minder maturiteit dan in enkele andere Europese landen zoals het Verenigd Koninkrijk, Nederland of Frankrijk (Allegrini et al., 2006). De reikwijdte en het belang van interne audit wordt steeds groter. Interne auditoren moeten de juiste technische expertise, kwalificaties en ervaring hebben om een organisatie zekerheid te kunnen bieden. Daarom is het vitaal dat in de komende jaren het beroep van auditor in België sterk wordt afgelijnd en gepromoot, zodat het populairder wordt en meer mensen aanspreekt. Uit onderzoek van de Belgische afdeling van het IIA (2006) blijkt dat de meeste interne auditoren uit de profitsector, gemiddeld iets meer dan 15 jaar, veel werkervaring hebben vooraleer ze een functie binnen interne audit gaan bezetten. Hun werkervaring is gesitueerd in diverse bedrijfsdomeinen zoals onder meer 15
financiën, operationeel management en externe audit. Het opleidingsniveau van interne auditoren is minstens een bacheloropleiding. Iets meer dan de helft heeft een diploma van master op zak en een kwart van de respondenten heeft een postgraduaat behaald. Opmerkelijk is echter dat in termen van behaalde certificaten, specifiek gericht op interne audit, gemiddeld genomen slechts 21% van de interne auditoren een intern audit gerelateerd certificaat hebben behaald. Hierbij kunnen we ons de vraag stellen of dit ook zo is bij de interne auditoren in de overheidssector.
Opmerkelijk is ook dat er een groot verloop is binnen de Belgische diensten interne audit die zich situeren in de profitsector (Institute of Internal Auditors Belgium, 2006). Interne auditoren blijven meestal minder dan vier jaar binnen de interne audit functioneren. Gemiddeld 53% van de interne auditoren vertrekt binnen de vier jaar naar een andere functie al dan niet binnen dezelfde organisatie. Hieruit mag men concluderen dat de dienst interne audit in de profitsector vaak wordt gezien als een doorstroomdienst. Dit is niet bevorderend voor de werking van de dienst want voor nieuw personeel duurt het enige tijd vooraleer zij ingewerkt zijn en eventuele bijscholingen hebben gevolgd om aan de hoge eisen te voldoen.
4. De aanwezigheid van een kloof m.b.t. de vaardigheden binnen de interne audit in overheden Uit wat hierboven reeds werd aangetoond kan men veronderstellen dat er een kloof ontstaat tussen de kennis en vaardigheden die nodig zijn voor het uitvoeren van een audit en de kennis en vaardigheden van de interne auditor. Dit heeft verschillende redenen. De belangrijkste is waarschijnlijk het gebrek aan ervaren en goed opgeleide interne auditoren. Volgens de Belgische afdeling van het IIA (2006) is het noodzakelijk dat er zich de komende jaren meer mensen bijscholen tot interne auditoren. Opleidingen over interne audit zijn sinds jaren een veel besproken onderwerp (Smith, 1978). De vraag is hoe men de competenties om het beroep van interne auditor uit te oefenen onder de knie krijgt. Uit dit onderzoek blijkt dan ook dat men het best een opleiding creëert die zowel de theorie als de praktijk combineert, waardoor bepaalde vaardigheden betreffende interne audit ontwikkeld worden. Een 16
belangrijke voorwaarde is dat de opleiding dan ook steeds aangepast wordt aan bepaalde wijzigingen in de activiteiten van de interne auditor. Het aanbod van nieuwe technieken en de nood aan nieuwe vaardigheden wijzigt voortdurend, wat er voor zorgt dat de opleidingen continu moeten worden aangepast. Dit is echter niet altijd een makkelijke opdracht. Zo blijkt uit de literatuur dat de continue veranderende technologie met betrekking tot informatica ervoor zorgt dat de educatie aan de universiteiten niet op tijd kan volgen met het aanpassen van hun curriculum (Williams, 1984). Volgens Littlejohn & Lorraine (1999) moeten ook de technieken om les te geven aangepast worden. Zij stellen dat men door de steeds meer wijzigende technologieën ook meer praktijkgericht zou moeten lesgeven. Dit zou ervoor zorgen dat de interne auditoren meer vertrouwd worden met bepaalde programma‟s en technieken. Men moet dus meer gerichte opleidingen opstarten zoals bijvoorbeeld een
universitaire
opleiding
tot
interne
auditor
(Institute
of
Administrative
Management, 2005).
Een ander onderzoek van Ruff, Thibodeau en Bedard (2009) stelt dat er een tekort is aan accounting professors die zich specialiseren in audit. Er zal volgens hen binnenkort zelfs een veel grotere uitstroom dan instroom van professoren zijn. Dit heeft tot gevolg dat er steeds minder aandacht kan besteed worden aan opleidingsprogramma‟s omtrent interne audit. Uit een andere studie van Pickett (2000) blijkt dat door de interne auditoren zelf wordt aangegeven dat er op het gebied van IT een sterk uitgesproken behoefte is naar verbetering in kennis en vaardigheden. Dit is ook het geval op het gebied van fraudebestrijding. Een totaal andere invalshoek, uitgewerkt door Kim, Mannino & Nieschwietz (2009), stelt dat ook de perceptie van de auditor met betrekking tot de complexiteit van de technologie een impact zal hebben of hij er al dan niet gebruik van zal maken. Hoe complexer de techniek lijkt, hoe minder de interne auditor er gebruik van zal maken. Dit kan echter opgelost worden door de auditor de techniek aan te leren waardoor zijn perceptie over de moeilijkheid zal wijzigen eens hij de techniek onder de knie heeft.
Een andere belangrijke oorzaak is het verloop van mensen. Interne auditoren moeten sterker gemotiveerd worden zodat ze voor een langere periode hun functie blijven uitoefenen en de job niet zien als een soort van doorstroomfunctie. Daarbij 17
moeten ze ook gemotiveerd worden om zich steeds opnieuw bij te scholen. Scholing en training is nodig om tot een goede werking en organisatie van de dienst interne audit te komen.
Men kan uit de literatuur besluiten dat er wel enige aanleiding is dat er zich een kloof met betrekking tot de vaardigheden vormt binnen de interne audit. Interne auditoren hebben niet altijd de juiste opleiding gekregen en daarbij is er de noodzaak tot bijscholing. Verder kan het tekort en de rotatie van interne auditoren ervoor zorgen dat de kwaliteit van de werking van de dienst achteruit gaat omdat er ervaring uit de dienst interne audit verdwijnt. In dit onderzoek zal nagegaan worden of er ook in België sprake is van een kloof m.b.t. de vaardigheden binnen de interne audit in overheden. Dit wordt dan ook de onderzoeksvraag die centraal zal staan binnen deze studie.
5. Het onderzoeksopzet In dit onderdeel wordt toegelicht hoe bij het onderzoek te werk zal worden gegaan. Eerst wordt de onderzoeksvraag verder opgedeeld in deelhypotheses aan de hand van een conceptueel model. Dit conceptueel model werd opgesteld aan de hand van bovenstaande
literatuurstudie.
Vervolgens
wordt
toegelicht
wat
de
onderzoekspopulatie inhoudt waarvan men de dienst interne audit nader gaat bekijken. Tenslotte wordt een korte uitleg gegeven over de gehanteerde onderzoeksmethode.
5.1.
Onderzoeksvraag
De onderzoeksvraag luidt dus als volgt: Is er een kloof m.b.t. de vaardigheden aanwezig binnen de interne audit in overheden? Is het antwoord op deze vraag positief dan is er wel degelijk een kloof aanwezig m.b.t. de aanwezige vaardigheden in de interne audit binnen overheden. Een negatief resultaat wijst op een goed niveau van kennis en competenties binnen de interne audit in overheden en dus de afwezigheid van een kloof m.b.t. de vaardigheden. De kloof met betrekking tot de 18
vaardigheden binnen de interne audit in overheden zal ruim worden geïnterpreteerd. Onder vaardigheden worden niet enkel de kennis en competenties gezien die nodig zijn om de activiteiten omtrent interne audit goed uit te voeren. Men gaat daarenboven ook kijken of de dienst interne audit volgens de regels werd georganiseerd. Hiervoor wordt er gekeken naar aspecten zoals de plaats van de dienst binnen het organigram, de aanwezigheid van een intern auditcharter, de grootte van de dienst interne audit enzovoort. Want ook deze aspecten kunnen wijzen op de aan- of afwezigheid van een kloof m.b.t. de vaardigheden. Er wordt namelijk verondersteld dat de werking en organisatie van de dienst interne audit gerelateerd is aan het niveau van kennis en vaardigheden bij de interne auditoren. Anders gezegd kan het al dan niet aanwezig zijn van belangrijke elementen om een dienst interne audit optimaal te laten functioneren een medium zijn dat al dan niet wijst op een gebrek aan competente interne auditoren, wat op zijn beurt bepalend is voor de kloof m.b.t. de vaardigheden. Dit alles wordt voorgesteld in een conceptueel model waarop de deelhypothesen zijn gebaseerd (zie figuur 3).
Figuur 1: conceptueel model De aanwezigheid van een kloof m.b.t. de vaardigheden binnen interne audit in overheden
Kennis, vaardigheden en Organisatie van de dienst interne
competenties die aanwezig zijn in de
audit.
dienst interne audit.
De onderzoeksvraag kan volgens figuur 3 opgedeeld worden in twee ruime deelhypotheses. De eerste deelhypothese richt zich tot de organisatie van de dienst interne audit en klinkt als volgt: een goed uitgebouwde dienst wijst op de afwezigheid van een kloof m.b.t. de vaardigheden binnen de dienst interne audit. Tweede deelhypothese: een dienst interne audit met personen die de juiste kennis, vaardigheden en 19
competenties hebben zal geen kloof m.b.t. de vaardigheden ondervinden binnen de dienst interne audit. In figuur 4 (zie onder) wordt ook weergegeven via welke aspecten deze twee deelhypotheses worden getoetst.
De eerste deelhypothese omvat elementen die een analyse maken van de organisatie en werking van de dienst interne audit. Ten eerste is er de omvang van de dienst interne audit. Een dienst interne audit waar meerdere interne auditoren werken kunnen elkaar aanvullen qua competenties, kennis en vaardigheden. Vervolgens wijst de plaats van de dienst binnen de organisatie op de mate van onafhankelijkheid van de interne auditoren. Indien dit niet het geval is zullen de interne auditoren hun audits niet op een optimale manier kunnen uitvoeren waardoor hun kennis en vaardigheden niet volledig tot uiting komen. De aanwezigheid van een intern auditcomité moet deze onafhankelijkheid bevestigen. De interne audit moet aan dit comité rapporteren, wat er voor zorgt dat de interne auditoren gecontroleerd worden in hun werk. Dit stimuleert een correcte werking en de nood aan de juiste competenties. Bij de samenstelling van het intern auditcomité zorgt men er best voor dat er zeker één onafhankelijke expert op het domein van interne audit aanwezig is. Die kan dan verdere raad geven met betrekking tot eventuele zwakke punten van de dienst interne audit. De aanwezigheid van een jaarlijkse interne auditplanning en een auditcharter toont aan dat men beseft dat richtlijnen belangrijk zijn om tot een goede audit te komen. Indien beiden goed uitgewerkt zijn en dus volgens de richtlijnen die het IIA vooropstelt, mag men veronderstellen dat de interne auditoren weten waarmee ze bezig zijn. Tenslotte geven de soorten audits een beeld van hoe divers een dienst interne audit te werk gaat. Dit element kan men op twee manieren bekijken. Men kan veronderstellen dat de diversiteit van de audits zal wijzen op een goede werking en dus competente interne auditoren die weten dat ze op verschillende domeinen audits moeten uitvoeren. Langs de andere kant betekent een diversiteit aan audits ook de nood aan kennis en vaardigheden op verschillende domeinen van interne audit. Specialisatie van kennis kan hier dus een nadeel zijn.
20
Figuur 2: Operationeel model
De aanwezigheid van een kloof m.b.t. de vaardigheden binnen interne audit in overheden
Organisatie van de dienst interne
Kennis, vaardigheden en
audit:
competenties die aanwezig zijn in de dienst interne audit:
Grootte van de dienst interne audit
Opleidingsachtergrond van de
Plaats in het organigram van de
interne auditoren
organisatie
Ervaring interne audit
Aanwezigheid en samenstelling
Anciënniteit zowel in de
auditcomité
organisatie als op de dienst
Aanwezigheid en inhoud van de
interne audit
jaarlijkse interne auditplanning
Middelen die ter beschikking
Aanwezigheid en inhoud van het
staan van de dienst interne audit
auditcharter
Het volgen van bijscholing
van de soort audits Hulp externe specialisten van In de Diversiteit tweede deelhypothese worden de kennis, vaardigheden en competenties de interne auditoren geanalyseerd aan de hand van vijf elementen. Ten eerste wordt er gekeken naar de opleidingsachtergrond van de interne auditoren van wie hun behaalde diploma‟s of certificaten een redelijk goed beeld geven van hun kennis en vaardigheden op het gebied van audit. Ook ervaring is een gegeven dat een belangrijke rol speelt in de ontwikkeling van competenties. Personen die al enige tijd op het terrein van interne audit gewerkt hebben zullen de nodige kennis en vaardigheden opgedaan hebben. Dit vormt dan ook het tweede aspect. Vervolgens wordt er ook gekeken naar de anciënniteit van de interne auditoren hetzij in de organisatie of op de dienst interne audit. Mensen die reeds lang deel uitmaken van een dienst of organisatie gaan meer weet hebben van de operationele processen en hun werking, dan iemand die net in de organisatie gestart is. Ten vierde wordt er gekeken naar de middelen die de dienst interne audit ter beschikking heeft. Middelen wordt hier ruim bekeken. Dit omvat onder andere de mogelijkheid tot bijscholingen, 21
goede laptops, checklists voor interne audit enzovoort. Hoe meer middelen men ter beschikking heeft, hoe beter de werking kan gegarandeerd worden. Hierbij moet men kritisch zijn en beseffen dat de meeste geïnterviewden zullen zeggen dat ze graag nog meer middelen ter beschikking zouden hebben. In een overheidscontext is het echter niet altijd zo simpel om budgetten zonder overleg te besteden. Verder is het belangrijk dat interne auditoren, ook al hebben ze een hoge expertise, zich blijven bijscholen omdat de technieken en werkingsmethodes aan een continue evolutie onderhevig zijn. Tenslotte kan het zijn dat de organisatie niet genoeg personen met kennis en vaardigheden heeft om de interne audits optimaal uit te voeren. Wanneer zij in dat geval beroep doen op externe specialisten of eventueel hun interne audit volledig uit besteden aan gespecialiseerde firma‟s, zal dit de kloof m.b.t. de vaardigheden beperken.
5.2.
Onderzoekspopulatie
De onderzoeksvraag richt zich tot de overheidsorganisaties in België. In dit onderzoek wordt gekeken naar de Vlaamse overheid en enkele van zijn voormalige Vlaamse Openbare Instellingen (VOI‟s) die nu zijn omgevormd tot extern verzelfstandigde agentschappen (EVA‟s) en intern verzelfstandigde agentschappen (IVA‟s). Daarbij worden ook de provincies en gemeentes aan een studie onderworpen. De reden hiervoor is dat in elk van deze beleidsniveau‟s men bezig is met het invoeren van interne audit. Men kan zich dan gaan afvragen waarom de federale overheid niet tot de onderzoeksgroep behoort. De verklaring hiervoor is dat de diensten interne audit binnen de FOD‟s heel verscheiden zijn. Sommige FOD‟s hebben interne audit en andere niet. Er is met andere woorden geen echte harmonische samenhang. De invoering van interne audit is daarenboven nog volop in evolutie. Daar er nog niet echt veel informatie voor handen is laten we dit bestuursniveau buiten beschouwing.
Binnen de Vlaamse overheid is het IAVA die de interne audit voert over haar departementen en ook een groot aantal EVA‟s en IVA‟s. Dit zijn de voormalige VOI‟s die door de invoering van Beter Bestuurlijk Beleid werden omgevormd. Er zijn echter nog ook de EVA‟s met privaatrechterlijk karakter en die vallen buiten het werkdomein 22
van IAVA. Dit is een gering aantal organisaties. Toch kan het interessante inzichten opleveren om enkele van deze te onderzoeken. Naast IAVA werd ook Participatie Maatschappij
Vlaanderen
(PMV)
en
de
(Vlaamse
Maatschappij
voor
Watervoorziening) VMW bevraagt. Enkele andere zoals bijvoorbeeld de Limburgse Reconversie Maatschappij (LRM) doen beroep op een externe auditfirma en vonden het niet nuttig dat zij geïnterviewd werden omdat zij niet echt kennis terzake hadden. Vervolgens is er het beleidsniveau op vlak van de provincies. Daar werd de provincie Oost-Vlaanderen dieper bekeken. Op het gemeentelijk niveau werden de stad Antwerpen en stad Gent opgenomen in de analyse daar dit één van de weinigen zijn met een dienst interne audit. Er werd gekozen voor deze organisaties omdat ze zich situeren op een verschillend beleidsniveau. Het is een meerwaarde als men de verschillende niveaus kan vergelijken.
5.3.
Onderzoeksmethode
Om de onderzoeksvraag binnen enkele Belgische overheden nader te bestuderen wordt er gebruik gemaakt van kwalitatieve diepte-interviews. Deze interviews werden gestuurd door een vooraf opgestelde vragenlijst die u terugvindt in bijlage 1. De interviews werden opgenomen op dictafoon en zo letterlijk mogelijk uitgetypt. De lijst van gecontacteerde personen vindt u terug in bijlage 2. Aanvullend zal er ook gebruik gemaakt worden van een documentenanalyse. Zo zal bijvoorbeeld het intern auditcharter als het beschikbaar was, dieper geanalyseerd kunnen worden aan de hand van de documenten dan in het gesprek. Omwille van eventueel vertrouwelijke informatie werden geen documenten zoals interne auditcharters bijgevoegd. In sommige gevallen zijn deze online beschikbaar maar dan wordt dit vermeld bij in de hierna volgende analyse van de onderzochte organisaties.
23
6. Resultaten In dit gedeelte wordt de onderzoeksvraag getoetst binnen de diensten interne audit in de bevraagde publieke organisaties. Op elke organisatie wordt het volledige conceptueel model apart toegepast. De organisaties worden geordend op dalende reikwijdte van het beleidsniveau, te starten bij de Vlaamse overheid. Na de analyses van de verschillende organisaties volgt een vergelijkend overzicht waarbij alle organisaties met elkaar vergeleken worden om zo een antwoord te formuleren op onze vooropgestelde onderzoeksvraag. Is er een kloof m.b.t. de vaardigheden aanwezig binnen de dienst interne audit in overheden?
6.1.
De Vlaamse overheid
De Vlaamse overheid kan men opsplitsen in twee soorten dienstverlening, enerzijds de administratieve diensten van de Vlaamse overheid en anderzijds de Vlaamse ombudsdienst. Sinds 2006 zijn de administratieve diensten van de Vlaamse overheid gereorganiseerd. Zij werden opgedeeld in 13 administratieve beleidsdomeinen die elk hun departement en enkele verzelfstandigde agentschappen omvatten. Enkele voorbeelden hiervan: „Onderwijs en vorming‟, „Financiën en begroting‟, „Mobiliteit en openbare werken‟. Bij de Vlaamse ombudsdienst kan men terecht wanneer men meent niet correct behandeld te zijn door een ambtenaar van één van de administratieve diensten. Binnen deze hervorming van Beter Bestuurlijk Beleid werd ook het domein van interne audit vastgelegd voor de Vlaamse administratie en het grootste deel van haar verzelfstandigde agentschappen. De interne auditactiviteiten binnen de Vlaamse overheid worden uitgevoerd door de dienst Interne Audit van de Vlaamse Administratie (IAVA). Daar de Vlaamse overheid een belangrijke maatschappelijke waarde vertegenwoordigt voor de inwoners van Vlaanderen en met grote sommen van overheidsgelden werkt, is het noodzakelijk dat de dienst interne audit nagaat of alles correct en betrouwbaar verloopt. De analyse van IAVA gebeurt aan de hand van een interview met dhr. Wim De Naeyer (manager-auditor) en de website waar al hun documenten online ter beschikking staan. Het interview vindt u terug in bijlage 3 en de persoonlijke coördinaten in bijlage 2. 24
6.1.1. Organisatie van de dienst interne audit
Zoals in het theoretisch kader werd aangetoond kunnen bepaalde kenmerken van de manier waarop een dienst interne audit is georganiseerd, onrechtstreeks inzicht bieden in het al dan niet aanwezig zijn van een kloof m.b.t. de vaardigheden in de desbetreffende dienst. Tabel 1 geeft een overzicht van de manier waarop de dienst interne audit georganiseerd is.
Tabel 1: Organisatie van de dienst IAVA 1. Hoeveel personen telt de dienst interne audit?
26
Bij IAVA werken momenteel 26 personen. In principe zijn ze met 28 maar twee van hen zijn weggegaan. Omwille van budgettaire redenen worden deze twee plaatsen in de nabije toekomst niet opnieuw ingevuld. Van die 26 personen zijn er 21 effectief bezig met het uitvoeren van auditopdrachten. De overige vijf staan in voor de administratieve ondersteuning van de dienst. IAVA is een redelijk grote dienst maar dit is ook noodzakelijk omdat zij een ruim werkterrein hebben. Men mag stellen dat de dienst eigenlijk nog te klein is om optimaal de volledige Vlaamse administratie te auditeren. Als oplossing hiervoor hebben ze een model van organisatiebeheersing gecreëerd. Dit model geeft een zicht op de maturiteit van de entiteiten op het gebied van organisatiebeheersing en volgens die score pikken ze er dan de belangrijkste processen uit.
2. Is de dienst interne audit een onafhankelijk orgaan binnen het organigram van de organisatie?
Ja
Uit het organigram van de Vlaamse overheid blijkt dat IAVA een apart en onafhankelijk orgaan is.
3. Is er een intern auditcomité aanwezig? Indien ja, is dit voldoende divers samengesteld? 25
Ja Ja
Het IAVA staat onder het toezicht van een intern auditcomité. Dit comité bestaat uit negen leden, inclusief de voorzitter, waarvan de meerderheid steeds onafhankelijke deskundigen moeten zijn. Zij mogen dus geen banden hebben met de Vlaamse administratie. Van de negen leden moeten er minstens vijf onafhankelijk zijn waarvan één de voorzitter is van het intern auditcomité. Deze samenstelling moet vermijden dat er politieke beïnvloeding of ambtelijke sturing zou zijn van de auditactiviteiten. Daarbij zetelen er in het intern auditcomité ook nog eens twee leden van de Vlaamse regering of hun vertegenwoordiger en twee topambtenaren van de beleidsdomeinen. De laatste vier zijn toegevoegd om het politiek en ambtelijk draagvlag van interne auditactiviteiten te vergroten. Het auditcomité vergaderde in 2008 zes maal en daarbij was, tenzij men dit liever niet had, ook het management van IAVA aanwezig. Dit om een goede communicatie te bevorderen. IAVA heeft dus een deskundig auditcomité met een groot aantal onafhankelijke leden die regelmatig samenkomen wat een goede werking van de dienst interne audit bevordert.
4. Is er planning aanwezig van de interne auditactiviteiten?
Ja
IAVA stelt jaarlijks een planning op omtrent de te auditeren diensten. Het bereidt nu de planning van 2011 voor en die wordt diepgaand uitgewerkt. Naar het einde van dit jaar zal deze dan ter goedkeuring voorgelegd worden voorgelegd aan het intern auditcomité. Van de volledige auditcapaciteit wordt er 75 procent gepland, de overige 25 procent is bestemd voor ad hoc opdrachten. Op die manier bouwt IAVA een soort van buffer in, omdat men er zich van bewust is dat men bepaalde auditopdrachten niet kan plannen. Een voorbeeld hiervan zijn de forensische audits. Er komt bepaalde informatie over fraude binnen en daar moet dan zo snel mogelijk gevolg worden aan gegeven of er kan verdere schade aan de organisatie berokkend worden. Het is echter niet zo dat zij zitten te wachten tot bepaalde ad hoc opdrachten binnenkomen. IAVA gaat zelf op zoek naar afwijkende patronen binnen de werkingsprocessen. Die ad hoc opdrachten zijn dus ergens wel ingepland maar als er een dringende ad hoc opdracht binnenkomt, zijn het deze audits die achteruit 26
geschoven worden. De 75 procent geplande opdrachten worden strikt gevolgd. Enkel in zeer uitzonderlijke omstandigheden wordt hier van afgeweken maar dit moet dan wel gemotiveerd worden naar het auditcomité toe. IAVA werkt met een strikte planning die de mogelijkheid heeft tot het inplannen van ad hoc opdrachten. Bijgevolg gaat de dienst interne audit planmatig te werk en gaat men er niet in het wilde weg enkele te auditeren entiteiten gaan uitpikken. Dit heeft het grote voordeel dat men een goed overzicht behoudt over welke entiteiten reeds werden geanalyseerd en welke niet, wat de efficiëntie bevordert.
5. Is er een intern auditcharter aanwezig? Indien ja, is het opgesteld naar de regels van het IIA?
Ja Ja
Een belangrijk document is het intern auditcharter. Dit is reeds van bij de opstart in 2001 aanwezig en werd ondertussen enkele keren bijgewerkt. De laatste aanpassing gebeurde in juni 2009. Bij de aanpassingen van het charter ligt het initiatief steeds bij IAVA zelf, maar de wijzigingen moeten steeds ter goedkeuring worden voorgelegd aan het intern auditcomté. Bij het aanbrengen van wijzigingen aan het charter doet men bij IAVA geen beroep op externe specialisten. Enkel bij het opmaken van de allereerste versie van het charter werd IAVA bijgestaan door externe consultants. Nu gebeurt dit niet meer omdat de interne auditoren binnen IAVA zelf specialist geworden zijn in deze materie. Na een diepere analyse van de inhoud van het intern auditcharter blijkt dat het charter heel uitgebreid is. Het omvat eigenlijk alles wat in een charter hoort te staan conform de richtlijnen van het IIA. Dit omvat onder meer richtlijnen omtrent de onafhankelijkheid van de dienst, hun werkterrein, hun toepassingsveld enzovoort. Daarnaast heeft IAVA ook, ten behoeve van elke beginnende auditor bij IAVA, een soort van handleiding opgesteld waarin alle procedures en processen tot in de puntjes staan uitgeschreven. Op die manier kunnen nieuwkomers zich snel inwerken.
6. Worden er verschillende soorten audits uitgevoerd?
27
Ja
Het laatste criterium is de aanwezigheid van de soorten audits die gevoerd worden. Indien die gericht zouden zijn op één bepaalde soort audit, kan dit wijzen op een gebrek aan vaardigheden als reden om de andere soorten niet uit te voeren. De activiteiten van IAVA zijn doorheen de tijd gewijzigd met de nadruk op meer diversiteit. In 2006 werd beslist om de eenzijdige aanpak van sterkte-zwakteanalyses binnen de Vlaamse administratie te combineren met thema- en procesaudits die meer de operationele aspecten van de geauditeerde entiteit evalueren. Thema-audits hebben betrekking op belangrijke elementen van het systeem van organisatiebeheersing of interne controle waarvoor een evaluatie gebeurt voor het geheel van de entiteiten. Een thema-audit kan zich ook situeren binnen
een
bepaald
beleidsdomein.
Procesaudits
zijn
analyses
van
de
werkingsprocessen in een entiteit. Daarnaast worden er ook forensische audits uitgevoerd. IAVA blijft de geauditeerde diensten opvolgen en dit onder de vorm van een voortgangscontroleaudit. IAVA voert verschillende soorten audits uit wat er op kan wijzen dat er genoeg kennis en vaardigheden aanwezig zijn. Dat er ook followup is van de geauditeerde entiteiten toont aan dat IAVA weet dat een verdere opvolging noodzakelijk is teneinde de verdere optimalisatie van de desbetreffende entiteit.
6.1.2. Kennis, competenties en vaardigheden
In de tabel hieronder vindt men de criteria terug omtrent de aanwezige kennis, vaardigheden en competenties binnen IAVA.
Tabel 2: Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij IAVA Ja
1. Zijn de interne auditoren hooggeschoold? Moet men een economische achtergrond hebben?
Nee
Alle interne auditoren binnen IAVA beschikken over een universitair diploma maar daarom niet
noodzakelijk
één
met
een
economische 28
achtergrond.
Integendeel
de
opleidingsachtergrond is heel divers, wat een bewuste keuze is. Veel mensen zien audit als een soort van financiële controle en door nadruk te leggen op een diverse opleidingsachtergrond wil men deze verkeerde opvatting temperen. De meeste interne auditoren hebben audit specifieke certificaten behaald. Men mag dus stellen dat de interne auditoren binnen IAVA een hoge scholingsgraad hebben.
Nee 2. Moet men auditervaring hebben bij de indiensttreding? Indien nee, hoe wordt dit opgevangen?
Via een opleidingstraject.
Als junior auditor moet men geen ervaring of affiniteit hebben met interne audit. Bij de aanwerving komt men onmiddellijk terecht in een opleidingstraject en wordt men begeleid door een senior auditor. In principe gaat men er vanuit dat men binnen de zes jaar tot senior auditor kan promoveren. Omwille van budgettaire redenen slaagt men daar niet altijd in. Dat men zonder ervaring als startende auditor mag beginnen heeft zowel voor- als nadelen. Het voordeel is dat een startende auditor nog volledig gevormd kan worden tot goede interne auditor. Nadelig is dat opleidingstrajecten tijd en geld kosten.
3. Zijn er genoeg werkingsmiddelen ter beschikking?
Nee
Een ander criterium omvat de beschikbare werkingsmiddelen. Men moet in het achterhoofd houden dat het onderzoek zich situeert binnen een overheidscontext. Bijgevolg worden financiële middelen budgettair vastgelegd in een begroting. Elke handeling inzake budget moet worden gerapporteerd aan het intern auditcomité. Het overgrote deel wordt besteed aan personeelskosten. Daarnaast zijn er ook kredieten voorzien voor vorming en opleiding en werkingsmiddelen. Bij IAVA slaagt men er in om iedereen te voorzien van een laptop en gsm. De laptop kan met het beschikbare budget om de drie jaar worden vervangen. Het gaat moeilijk om alles budgettair gezond te houden maar dat geldt voor iedere entiteit. Op salarissen kan men bijvoorbeeld niet besparen maar dit lost men op door plaatsen die vrijkomen niet noodzakelijk opnieuw in te vullen. Dit kan echter nefast zijn voor het niveau van kennis en vaardigheden binnen de dienst. Verder kan een gebrek aan middelen de efficiënte werking doen dalen, in die zin dat er bijvoorbeeld geen specifieke 29
auditsoftware voor handen is. Het gebruik van specifieke software zal niet alleen de efficiëntie verbeteren maar ook de effectiviteit van de werking.
4. Zijn er genoeg mogelijkheden tot bijscholing?
Ja
Op het gebied van opleiding en bijscholing wordt van iedereen verwacht zich steeds te volmaken en dus steeds bij te leren. Er wordt binnen IAVA veel belang gehecht aan het behalen van auditgerelateerde certificaten zoals onder andere het certificaat van certified internal auditor van het IIA, bepaalde IT-auditcertificaten, enzovoort. Vijf procent van hun capaciteit wordt voorbehouden voor vorming en bijscholing.
5. Doet men beroep op externe specialisten?
Ja
Tenslotte doen zij ook een beroep op externe specialisten. Hiervoor is er een budget van 100 000 EUR voorzien. Dit lijkt veel maar in werkelijkheid betekent dit niets. Zoals de wet het voorschrijft wordt er een openbare aanbesteding gedaan. Er wordt gewerkt met een raamcontract dat opgedeeld is in vier verschillende luiken, namelijk de reguliere audits, de IT-audits, de financiële audits en de forensische audits. Elk van deze luiken is aan een verschillend bedrijf uitbesteed.
Voor de gewone
reguliere audit opdrachten is dat Ernst & Young, voor de financiële audits is dat TriFinance en voor de forensische audits is dat iForce. Voor de IT-audits is er nog niets uitbesteed. Binnen deze uitbesteding blijft de verantwoordelijkheid altijd bij IAVA. Het budget wordt aangewend om aan bodyshopping te doen. Een contract is eigenlijk meer een middelenverbintenis. De reden hiervoor is enerzijds een probleem van capaciteit omdat men merkt dat door het inhuren van externe specialisten het aantal audits per jaar kan worden verhoogd. Anderzijds wordt het ook gedaan om bij te leren. Dat is dan ook het grote voordeel van bodyshoppen. De externe specialist komt naar de dienst zelf en werkt samen met IAVA. Bij een volledig uitbesteding krijgt men op het einde een rapport waardoor je zelf weinig bijleert. Binnen de lijnen van het beschikbare budget houdt dit in dat er ongeveer één à twee keer per jaar, gedurende een maand of twee, externe specialisten binnen IAVA aanwezig zijn. Op het gebied van specialisten buiten IAVA, maar 30
werkzaam bij de Vlaamse overheid, werden er samenwerkingsprotocols opgesteld. Vooral bij forensische audits is het nodig dat mensen van de dienst zelf, die veel meer weten van de procedures en wetten die men moet respecteren, enige verduidelijking brengen. Als IAVA bepaalde vragen stelt zijn zij verplicht om mee te werken. Omgekeerd is dit niet het geval.
6.1.3. Besluit
IAVA is een goed uitgebouwde en onafhankelijke dienst binnen de Vlaamse overheid. Er wordt gewerkt met hoog gekwalificeerd personeel die de nodige certificaten behaald hebben. Er wordt de nodige aandacht besteed aan het volgen van opleidingen. Verder wordt ook aan externe consulting gedaan met de bedoeling zelf bij te leren en het aantal audits te verhogen wat de kennis en vaardigheden zal bevorderen. Op het vlak van organisatorische werking van de dienst interne audit zijn alle elementen aanwezig die daarenboven goed zijn uitgewerkt. Dit wijst er op dat de auditoren binnen IAVA goed weten waarmee ze bezig zijn. Hieruit mag men stellen dat er bij IAVA tot nu toe geen kloof met betrekking tot de vaardigheden aanwezig is. De enige twee minpunten zijn dat ze qua omvang tekortschieten om hun grote werkterrein
te
auditeren
maar
hiervoor
hebben
ze
met
het
model
van
organisatiebeheersing een oplossing bedacht. Ten tweede is hun budget te klein om te voorzien in de nodige werkmiddelen die eventueel de optimalisatie van de werking nog verder zouden kunnen verbeteren.
6.2.
Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening (VMW)
De VMW is het grootste drinkwaterbedrijf in Vlaanderen. Het werkt ook samen met gemeentelijke besturen voor de uitbouw van rioleringsnetten en is ook bezig met het ontwikkelen van projecten op maat voor bedrijven. De VMW levert aan circa 2.5 miljoen klanten in Vlaanderen drinkwater en telt ongeveer 1400 werknemers. Dit toont aan dat de VMW toch een belangrijke plaats inneemt binnen de samenleving. 31
Als Vlaamse instelling is het belangrijk dat de regels en voorschriften gevolgd worden teneinde haar klanten tevreden te stellen. Daar de VMW niet onder het werkdomein van IAVA valt is het belangrijk om zelf een goed uitgebouwde dienst interne audit hebben. Hieronder wordt gekeken of er in de VMW binnen de dienst interne audit een kloof m.b.t. de vaardigheden aanwezig is. De analyse zal gebeuren met behulp van het interview van dhr. Koen Albers (hoofd van de dienst interne audit) en enkele documenten die mij ter beschikking werden gesteld.
Namelijk: het intern
auditcharter, een organigram, een functiebeschrijving en een verslag van het auditcomité. Deze documenten werden door dhr. Albers als vertrouwelijk bestempeld en mogen om die reden niet als bijlage worden toegevoegd. Zij zijn ook niet terug te vinden op de website van VMW. De persoonlijke coördinaten en het interview en van dhr. Koen Albers vindt u terug in respectievelijk bijlage 2 en bijlage 4.
6.2.1. Organisatie van de dienst interne audit
Organisatorische aspecten vertellen ons iets meer over het ontwikkelingsniveau van een dienst of organisatie. De aspecten uit het operationeel model worden hieronder toegepast op de dienst interne audit van de VMW (zie tabel 3).
Tabel 3: Organisatie van de dienst interne audit bij de VMW 1. Hoeveel personen telt de dienst interne audit?
1
De dienst interne audit bij de VMW bestaat uit slechts één interne werknemer, aangevuld met één of twee personen van een externe auditfirma, in dit geval Ernst & Young. Of de dienst in de toekomst nog verder uitgebreid wordt, hangt af van het verdere verloop van de samenwerking met Ernst & Young. Het is dus een kleine dienst maar door de samenwerking met Ernst en Young mag men veronderstellen dat dit niet echt problemen geeft in relatie tot de omvang van VMW. In de toekomst zou het natuurlijk beter zijn mocht men uitkijken naar een extra interne auditor binnen VMW, al was het maar dat bij een langdurige afwezigheid van een interne auditor de andere zijn functies tijdelijk kan overnemen.
32
2. Is de dienst interne audit een onafhankelijk orgaan binnen het organigram van de organisatie?
Ja
Uit het organigram van de VMV blijkt dat de dienst interne audit een onafhankelijk orgaan is binnen de VMW. De dienst is niet ingedeeld binnen de hiërarchische lijnstructuur van de VMW.
3. Is er een intern auditcomité aanwezig? Indien ja, is dit voldoende divers samengesteld?
Ja Nee
Er is een intern auditcomité aanwezig. Dit comité bestaat uit zeven vaste leden die in relatie staan of gestaan hebben met de VMW. Binnen het comité is een expert aanwezig, namelijk prof. Ludo Gelders en de voorzitster van het intern auditcomité zetelt ook nog in het intern auditcomité van de NMBS, wat wijst op twee leden met kennis en vaardigheden op het domein interne audit. Een minpunt is hier dat geen enkel lid van het intern auditcomité volledig onafhankelijk staat van de VMW. Daarnaast worden op de vergaderingen van het intern auditcomité ook de directeurgeneraal van de VMW en de voorzitter van de Raad van Bestuur uitgenodigd. De laatste twee zijn waarnemend en hebben dus geen stemrecht. Verder zijn op de vergaderingen ook het hoofd van de dienst interne audit en iemand van Ernst en Young aanwezig.
4. Is er planning aanwezig van de interne auditactiviteiten?
Ja
Op het gebied van planning werken ze bij de VMW met een driejarenplan. Dit plan is gebaseerd op risico-analyse. De interne auditor heeft ongeveer om de twee maanden een vergadering met het intern auditcomité waar hij verslag uitbrengt over de gedane audits en waar eventuele wijzigingen aan de planning worden besproken en ter goedkeuring voorgelegd worden. Een plan kan wijzigen, de risico‟s veranderen en dus worden bepaalde zaken soms achteruit geschoven. Een 33
voorbeeld hiervan zijn dringende ad hoc opdrachten zoals fraude die er altijd tussen worden genomen.
Ja
5. Is er een intern auditcharter aanwezig? Indien ja, is het opgesteld naar de regels van het IIA?
Ja
Een volgend element betreft de aanwezigheid van een intern auditcharter en een apart charter voor het intern auditcomité. Beide voldoen vrij goed aan de standaardnormen. Het intern auditcharter volgt de richtlijnen van het IIA en na het bestuderen ervan kan men besluiten dat de belangrijkste elementen werden opgenomen. Voor het opstellen van het charter heeft men zich laten bijstaan door Ernst & Young. Het wordt jaarlijks herzien en goedgekeurd. Het auditcharter kan gebruikt worden bij een discussie tussen de dienst interne audit en de te auditeren entiteit omtrent het vrijgeven van bepaalde informatie.
Ja
6. Worden er verschillende soorten audits uitgevoerd?
De dienst interne audit van de VMW houdt zich bezig met verschillende soorten audits. Men doet financiële audits waarbij men gaat kijken naar financiële processen zoals de
facturatie. Daarbij gaat
het dan
niet over
de
correctheid of
betrouwbaarheid, dat is domein van de externe auditor. Verder gebeuren er ook ITaudits, bij voorbeeld gericht op toegang tot bepaalde systemen, contracten met leveranciers want er wordt veel IT uitbesteed,
enzovoort. Nog andere zijn de
doelmatigheidsaudits waarbij men het Coso-model volgt en tenslotte worden er ook fraudeaudits gedaan. De activiteiten zijn gewijzigd doorheen de tijd mede onder impuls van Ernst & Young die een risicoanalyse hebben opgemaakt en in de planning hebben vastgelegd welke soorten audits er moeten gebeuren.
34
6.2.2. Kennis, competenties en vaardigheden
Dat kennis en vaardigheden voor een interne auditor belangrijk zijn wordt weergegeven door figuur 1. De vijf elementen die door het operationeel model in figuur 2 naar voor werden geschoven worden hieronder getoetst binnen de dienst interne audit van de VMW. In tabel 4 vindt u de resultaten terug van de analyse m.b.t. de kennis, competenties en vaardigheden van de interne auditoren bij VMW.
Tabel 4: Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de interne audit van VMW Ja
1. Zijn de interne auditoren hooggeschoold? Moet men een economische achtergrond hebben?
Bij voorkeur wel.
De (enige) interne auditor binnen de VMW is hooggeschoold en heeft verschillende certificaten behaald, namelijk dat van Certified Fraud Examinator (CFE), dat van Certified Information System Auditor (CISA) en tenslotte het derde, dat van Certified Information Security Manager (CISM). Dit laatste is niet echt audit gerelateerd. Hij is geen CIA of Certified Internal Auditor van het IIA, maar hij is echter wel lid van het IIA. Daarbij kan men ook uit de functiebeschrijving, bij de toenmalige vacature van hoofd interne audit, afleiden dat men binnen de dienst interne audit iemand zocht met een universitair diploma en liefst uit een economische richting.
2. Moet men auditervaring hebben bij de indiensttreding? Indien nee, hoe wordt dit opgevangen?
Ja Niet van toepassing.
Uit de functiebeschrijving kan ook worden afgeleid dat men op zoek was naar een sollicitant met ervaring in het audit gebeuren. De uiteindelijk aangeworden persoon, dhr. Koen Albers, heeft daarvoor gedurende 10 jaar op de dienst interne audit gewerkt bij Electronica Data systems (EDS).
3. Zijn er genoeg werkingsmiddelen ter beschikking? 35
Ja
De dienst interne audit van VMW heeft geen gebrek aan middelen. Op het gebied van IT zijn ze goed uitgerust, er zijn bepaalde audit checklists voorhanden, er is de mogelijkheid beroep te doen op externe consultants enzovoort. Of er een echte evolutie heeft plaatsgevonden kan de interne auditor moeilijk zeggen omdat hij nog maar enkele maanden in de organisatie vertoeft. Hij stelt wel dat, in vergelijking met zijn vorige werkomgeving, er een evolutie naar beneden is. Zijn vorige werkgever was een Amerikaans bedrijf en daar is interne audit een heel belangrijk gegeven. Daar is het veel groter qua omvang en zijn er veel meer tools en middelen ter beschikking zoals bepaalde dure softwarepakketten. In een overheidsomgeving is men ook meer gericht op de budgetten en volgens hem is men op het vlak van middelen in de overheid nog redelijk conservatief. Het is ook een kleine dienst interne audit en dus zijn er logischerwijze minder middelen ter beschikking dan bijvoorbeeld bij een dienst als IAVA.
4. Zijn er genoeg mogelijkheden tot bijscholing?
Ja
Er blijkt voldoende tijd en budget beschikbaar voor het volgen van bijscholingen en opleidingen. De interne auditor moet zelf wel het initiatief nemen maar meestal wordt dit zonder problemen toegestaan. Hij is lid van het IIA, ISACA en het ACFW. Het IIA omvat alles aspecten van interne audit. Het ISACA is een vereniging voor ITauditoren en de ACFW is gericht op fraude-auditoren. Deze drie organisaties geven vaak voordrachten en seminaries of cursussen waar hij regelmatig naar toe gaat.
5. Doet men beroep op externe specialisten?
Ja
De dienst interne audit van de VMW wordt ondersteund door een externe auditfirma, namelijk Ernst & Young. Het contract werd vastgelegd via een openbare aanbesteding waar zij als beste uitkwamen. Daarvoor had de VMW een contract met Andersen consulting. Dit was toen een ad hoc contract, maar de huidige samenwerking met Ernst & Young is een raamcontract. Dit houdt in dat specialisten van Ernst en Young ingezet worden bij alle soorten audits. Bij fraudeonderzoek doet 36
men soms beroep op andere firma‟s. Een belangrijke reden hiervoor is dat het vaak gaat om delicate kwesties. Een fraudeonderzoek wordt meestal opgestart via de Vlaamse ombudsdienst, die jaarlijks een klachtenrapport opstelt. Voor twee jaar werd een dergelijk
fraudeonderzoek uitgevoerd door i-Force. De auditoren van
Ernst en Young zijn op jaarbasis gemiddeld 150 dagen aanwezig binnen VMW. De personen in kwestie variëren. De belangrijkste reden voor deze uitbesteding is dat men professioneler te werk wou gaan op het vlak van audit. Soms wordt ook beroep gedaan op mensen van binnen VMW zelf. Zij beschikken vaak over goede informatie aangaande de te auditeren processen.
6.2.3. Besluit
Na analyse kan men besluiten dat de dienst interne audit binnen de VMW vrij goed is uitgewerkt. Ze zijn bezig met de optimalisatie van de werking van de dienst. Qua organisatorische aspecten wordt de onafhankelijkheid van de dienst interne audit gegarandeerd door zijn aparte positie in de hiërarchische structuur. Er is een intern auditcomité aanwezig maar dit heeft enkele minpunten. Allereerst zou het uit meer volledig
onafhankelijke
leden
moeten
zijn
samengesteld.
Met
de
huidige
samenstelling bestaat het gevaar dat men niet onpartijdig is. Bovendien zou er toch meer expertise in het comité moeten zetelen want enkel kennis op het vlak van financiële audits is niet genoeg. Positief is dan weer dat er voor het intern auditcomité een charter werd opgesteld die de nodige richtlijnen en normen oplegt en waarop niet echt iets op aan te merken is. Er is een meerjarenplan aanwezig en qua organisatorische aspecten scoort de dienst interne audit van de VMW redelijk goed. Dat de dienst uit één persoon bestaat is echter wel een risico. De vaste interne auditor wordt wel bijgestaan door externe specialisten maar die kunnen hem niet vervangen als hij, omwille van bepaalde redenen, langdurig afwezig is. Zij hebben geen kennis van de werking en regels binnen de organisatie zelf. Op het vlak van kennis en vaardigheden is de interne auditor hooggeschoold en heel ervaren. De werkingsmiddelen zijn niet echt uitgebreid maar dit vormt geen probleem voor de werking van de dienst. De belangrijkste middelen zijn aanwezig en hij kan zich 37
zonder budgettaire problemen bijscholen. De kloof die zou kunnen ontstaan in de dienst interne audit bij de VMW wordt opgevangen door beroep te doen op externe hulp. Dit zorgt niet enkel voor een inbreng van kennis en vaardigheden in de dienst interne audit maar ook voor bepaalde tools die Ernst en Young ter beschikking stelt. Hieruit kan men dan ook besluiten dat er nog geen kloof aanwezig is m.b.t. de vaardigheden binnen de dienst interne audit bij VMW. Er is wel het risico dat deze kloof ontstaat bij plotse langdurige afwezigheid van de vaste interne auditor of wanneer omwille van budgettaire redenen de externe uitbesteding niet verlengd zou worden.
6.3.
Participatie Maatschappij Vlaanderen (PMV)
PMV is een investeringsmaatschappij die projecten stimuleert die belangrijk zijn voor de toekomst van Vlaanderen, dit doen ze als ondernemer en facilitator. PMV streeft naar economische groei maar hecht daarbij veel belang aan het maatschappelijk rendement van initiatieven. Op die manier creëert PMV een meerwaarde voor het geld dat Vlaanderen investeert in zijn toekomst. PMV is een EVA met privaatrechterlijk karakter en valt dus niet onder het werkterrein van IAVA. Bijgevolg moeten zij, indien gewenst, zelf voorzien in een dienst interne audit binnen hun organisatie. Hieronder zal de centrale onderzoeksvraag worden toegepast op PMV. Voor de analyse wordt gebruik gemaakt van het interview met dhr. Karel Bosman (financieel controller), bijgevoegd als bijlage 5 en het corporate governance charter dat terug te vinden is op de website van PMV. De coördinaten hiervan vindt u eveneens terug in bijlage 2.
6.3.1. Organisatie van de dienst interne audit
In tabel 5 volgt de analyse van de organisatorische elementen bij PMV. Uit het gesprek met dhr. Karel Bosman blijkt dat er geen dienst interne audit is binnen PMV, maar sommige organisatorische aspecten zoals een intern auditcomité en dergelijke zijn wel aanwezig. Om toch een inzicht te krijgen op de manier waarop eventuele auditactiviteiten zouden worden georganiseerd wordt er gekeken naar de werking en 38
het niveau van competenties, kennis en vaardigheden binnen de interne controledienst.
Tabel 5: Organisatie van de auditactiviteiten bij PMV 1. Hoeveel personen telt de dienst interne audit?
Niet van toepassing.
Men besteedt de volledige interne audit uit aan gespecialiseerde firma‟s. Ook hier gebeurt dit via een openbare aanbesteding.
2. Is de dienst interne audit een onafhankelijk orgaan binnen het organigram van de organisatie?
Niet van toepassing.
Daar er geen dienst interne audit aanwezig is binnen PMV, is deze logischerwijze ook niet terug te vinden in het organigram van de organisatie.
3. Is er een intern auditcomité aanwezig? Indien ja, is dit voldoende divers samengesteld?
Ja Nee
Er is een intern auditcomité aanwezig dat bestaat uit drie niet-uitvoerende bestuurders voor een mandaat van zes jaar. Het comité werd samengesteld op basis van hun specifieke kennis en vaardigheden om hun taken optimaal uit te voeren. Een nadeel is dat er geen externe expertise deelneemt aan de vergaderingen. Er wordt minstens twee maal per jaar vergaderd. Tenzij niet gewenst, wonen de algemeen manager en de financieel controller deze vergaderingen bij. Het comité moet toezicht houden op de integriteit en doeltreffendheid van de interne controles en van het risicobeheer en bepaalt welke zaken er moeten geauditeerd worden.
4. Is er planning aanwezig van de interne auditactiviteiten?
39
Ja
De interne auditplanning wordt opgemaakt door het auditcomité en staat volledig uitgeschreven in het bestek dat wordt uitbesteed. Er wordt gewerkt met een opleveringsdatum en bij laattijdigheid volgt een boeteclausule. Jaarlijks wordt door PMV een externe partij aangeduid om een interne audit uit te voeren op een aantal, door het auditcomité aangeduide, punten. Tweejaarlijks heeft deze interne audit de omvang van een integrale interne audit.
5. Is er een intern auditcharter aanwezig? Indien ja, is het opgesteld naar de regels van het IIA?
Ja Niet te bepalen
Bij de oprichting van het intern auditcomité werd een intern auditcharter opgemaakt. Het intern auditcharter is niet beschikbaar en kan dus niet dieper geanalyseerd worden.
6. Worden er verschillende soorten audits uitgevoerd?
Ja
De auditactiviteiten worden bepaald door het auditcomité. Daar er tweejaarlijks een integrale interne audit plaatsvindt mag men verwachten dat die op dat moment verschillende soorten audits omvat.
6.3.2. Kennis, competenties en vaardigheden In tabel 6 worden de kennis, competenties en vaardigheden besproken die aanwezig zijn binnen PMV, meer bepaald de dienst interne controle.
Tabel 6: Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de dienst interne controle van PMV 1. Zijn de interne auditoren hooggeschoold? Moet men een economische achtergrond hebben?
40
Niet van toepassing Niet van toepassing
Daar er geen dienst interne audit aanwezig is, de graad van scholing niet van toepassing.
2. Moet men auditervaring hebben bij de indiensttreding? Indien nee, hoe wordt dit opgevangen?
Niet van toepassing Niet van toepassing.
Daar er geen dienst interne audit aanwezig is, wordt er bij aanwervingen niet specifiek gepeild naar auditervaring.
3. Zijn er genoeg werkingsmiddelen ter beschikking?
Niet van toepassing
Qua middelen is er geen probleem. De dienst interne controle is voorzien van goede en specifieke software wat de verwachting schept dat die bij een eventuele dienst interne audit ook zou aanwezig zijn. Het budget voor de uitbesteding van interne audit is 25 000 EUR wat niet hoog is. Dat budget is afhankelijk van het aantal punten dat wordt weerhouden om geauditeerd te worden.
4. Zijn er genoeg mogelijkheden tot bijscholing?
Ja
Sowieso worden er per jaar voor iedereen die werkzaam is binnen PMV, twee dagen opleiding in het budget voorzien. Daarnaast bestaan er ook nog afdelingsbudgetten waarbij men via competentiepeilingen probeert te achterhalen op welk vlak er een gebrek is aan kennis en vaardigheden. Op die manier bepaalt men wie er welke opleidingen moet volgen. Tenslotte zijn er ook nog specifieke budgetten op maat voor mensen die bijvoorbeeld een master willen behalen. Dhr. Bosman en zijn collega‟s zijn lid van het Mechelse Accounting & belastingsconsulenten (MAB) dat voor 150 EUR per jaar voorziet in tien opleidingen. Dat is heel goedkoopt naar hedendaagse normen. Ook aan de ESHAL worden vaak opleidingen gevolgd omdat deze ook nog meevallen van prijs en omdat de locatie op wandelafstand van PMV is gelegen. Volgens PMV zijn er heel wat private organisaties die bijscholing aanbieden maar men vindt bijscholing echt duur aan het worden. Zo heeft Kluwer heeft ook heel goede opleidingen maar die zijn heel duur, vandaar dat men bij PMV naar de iets minder bekende gaat uitkijken.
41
5. Doet men beroep op externe specialisten?
Ja
Zoals reeds aangehaald is er geen dienst interne audit aanwezig binnen PMV zelf. Zij besteden hun interne audit volledig uit. Hiervoor worden een zes à zevental bedrijven aangeschreven, waarna men dan vaststelt dat de Big 4 hier niet altijd op inschrijven. De reden hiervoor is dat ze zich dan geremd voelen om in aanmerking te komen voor andere studieopdrachten. Er zijn enkele vaste bedrijven die worden aangeschreven, zoals onder andere Deloitte, Ernst & Young, Mazars, BDO enzovoort. Ernst & Young is de bedrijfsrevisor van PMV en mag dus tijdelijk niet meer meedingen. KPMG schrijft ook minder vaak in voor interne auditopdrachten omdat het zich meer richt naar studieopdrachten voor PMV. Als reden voor de uitbesteding van de interne audit haalt PMV aan dat het niet kan voorzien in een volwaardige voltijdse interne auditfunctie. Maar naast jobinhoud is een andere reden, namelijk het garanderen van de onafhankelijkheid. PMV gaat er van uit dat de beoordelingen van een interne auditor van buiten de organisatie objectiever zullen zijn. Als externe partner is men vlugger geneigd iets te rapporteren aan het auditcomité.
6.3.3. Besluit
Binnen PMV is er geen dienst interne audit aanwezig maar zij besteden hun auditactiviteiten uit naar externe firma‟s. Het is dus moeilijk om na te gaan of er al dan niet een kloof aanwezig is binnen de interne audit van PMV. Men mag wel verwachten dat de interne audit op een correcte manier wordt uitgevoerd, wanneer dit gebeurt door externe partners met de juiste kennis en vaardigheden. Wat het bereik is van de tweejaarlijkse integrale interne audit is moeilijk te bepalen. Twee jaar lijkt mij te kort om een betrouwbare integrale interne audit over de volledige organisatie uit te voeren. In het auditcomité zijn te weinig mensen aanwezig die een onafhankelijke en onpartijdige visie kunnen geven. Zij zitten dan wel in een nietbestuurlijke functie maar dit betekent niet dat zij niet meer beïnvloedbaar zijn. Op het vlak van competenties en kennis zijn er mogelijkheden tot bijscholing en opleiding. Men legt wel sterk de nadruk op de kostprijs waardoor men teruggrijpt naar 42
opleidingen bij minder bekende organisaties. Dit is niet altijd slecht maar meestal gaan de beste experten naar gekende organisaties die dan op hun beurt duurder zijn. Hier bestaat het gevaar dat men teveel naar de kostprijs gaat kijken en dus het aantal opleidingen en de kwaliteit ervan gestaag begint te dalen wat zou kunnen leiden tot een kloof m.b.t. de vaardigheden binnen de organisatie.
6.4.
Provincie Oost-Vlaanderen
Het provinciale bestuursniveau bevindt zich tussen de gemeentes en de Vlaamse overheid. Provincies hebben doorgaans drie grote missies: bovenlokale taakstelling, ondersteunende taken voor andere overheden en gebiedsgerichte samenwerking tussen besturen in een streek. Daar het beleid politiek getint is, het belangrijk dat er bij de opmaak van de budgetten en de uitgaven een controle plaatsvindt. Volgens het Provinciedecreet van 2005 moet elk provinciebestuur een dienst interne audit oprichten. Op provinciaal niveau zal de provincie Oost-Vlaanderen worden geanalyseerd. Deze organisatie telt ongeveer 1.100 werknemers binnen de verschillende beleidsdomeinen. Er wordt gekeken of er binnen de dienst interne audit van de provincie Oost-Vlaanderen een kloof aanwezig is m.b.t. de vaardigheden binnen de dienst interne audit. Deze zullen getoetst worden aan de hand van de elementen voorop gesteld in het operationeel model (zie figuur 2). Hiervoor wordt gebruik gemaakt van het interview met mevrouw Hilde Moerenhout en mevrouw An François, waarvan een kopie in bijlage 6 en bijlage 7.
6.4.1. Organisatie van de dienst interne audit
De provincie Oost-Vlaanderen heeft nog geen dienst interne audit maar men is bezig met de oprichting ervan. Tabel 7 schetst een beeld hoe de dienst interne audit er in de toekomst zal uit zien. Omtrent de oprichting van diensten interne audit bij de provincies is het momenteel stil, mede door de geruchten dat men de provincies eventueel zou afschaffen als bestuursniveau. Ook in andere Vlaamse provincies is er weinig of geen intern auditgebeuren waar te nemen.
43
Tabel 7: Organisatie van de auditactiviteiten bij de provincie Oost-Vlaanderen 1. Hoeveel personen telt de dienst interne audit?
Niet van toepassing.
Daar de oprichting van de dienst interne audit nog in de zijn startblokken staat, is dit aspect niet van toepassing.
2. Is de dienst interne audit een onafhankelijk orgaan binnen het organigram van de organisatie?
Niet van toepassing.
Er is geen dienst interne audit aanwezig binnen de werking van de provincie OostVlaanderen, logischerwijze is die dan ook niet terug te vinden in het organigram van de Provincie. De dienst interne audit zou geplaatst worden binnen de dienst integrale kwaliteitszorg (IKZ). Dit is een ondersteunende dienst, dus in die zin situeert hij zich niet in de hiërarchie maar hij staat wel onder het managementteam.
3. Is er een intern auditcomité aanwezig? Indien ja, is dit voldoende divers samengesteld?
Niet van toepassing Niet van toepassing
Het moet nog worden uitgezocht naar wie men zal rapporteren, maar volgens het Provinciedecreet van 2005 zou dit in eerste instantie naar de griffier zijn.
4. Is er planning aanwezig van de interne auditactiviteiten?
Niet van toepassing
Dit aspect is niet van toepassing daar er geen dienst interne audit aanwezig is en derhalve ook geen audits kunnen worden uitgevoerd.
5. Is er een intern auditcharter aanwezig? Indien ja, is het opgesteld naar de regels van het IIA?
44
Niet van toepassing Niet van toepassing
Dit is nog niet van toepassing daar de oprichting nog in volle gang is.
6. Worden er verschillende soorten audits uitgevoerd?
Niet van toepassing
Ook dit aspect is niet van toepassing omdat er nog geen dienst interne audit is.
6.4.2. Kennis, competenties en vaardigheden
In tabel 8 wordt er gekeken naar enkele aspecten van kennis en vaardigheden omdat er geen dienst interne audit aanwezig is, werden deze toegepast op de dienst interne controle. Dit geeft een beeld over hoe deze aspecten worden georganiseerd binnen de Provincie.
Tabel 8: Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de dienst interne controle van de provincie Oost-Vlaanderen 1. Zijn de interne auditoren hooggeschoold? Moet men een economische achtergrond hebben?
Niet van toepassing Niet van toepassing
Er zijn nog geen interne auditoren tewerkgesteld binnen de provincie Oost-Vlaanderen.
2. Moet men auditervaring hebben bij de indiensttreding? Indien nee, hoe wordt dit opgevangen?
Niet van toepassing Niet van toepassing.
Daar er nog geen dienst interne audit aanwezig is, worden er nog geen mensen met auditervaring gerecruteerd.
3. Zijn er genoeg werkingsmiddelen ter beschikking?
Nee
Nee en dat is een pijnlijk punt. Binnen de dienst interne controle werkt men met een 45
systeem dat op poten gezet werd door een voormalig personeelslid en men voelt aan dat dit niet meer voldoet. Het moet geoptimaliseerd worden, maar de mensen van de ICT kennen de werking van het programma onvoldoende waardoor deze wijzigingen blijven aanslepen.
4. Zijn er genoeg mogelijkheden tot bijscholing?
Ja
Binnen de interne controledienst, die met wat goede wil kan worden beschouwd als een voorloper van de dienst interne audit, worden vaak opleidingen gevolgd. Men moet echter wel opleidingen volgen die relevant zijn voor de dienst en geen opleiding volgen waarvan men weet dat ze niet aansluiten bij het takenpakket van de dienst. Sinds kort gaat men ook met de griffier overleggen en goed opvolgen wie welke opleiding volgt zodat er niet teveel dezelfde opleiding wordt gevolgd binnen één dienst. Dit ook omwille van financiële redenen, dikwijls zijn het heel dure opleidingen en dan mogen slechts één of twee personen ze volgen en moeten ze de informatie doorspelen naar de anderen. Op die manier komt de informatie dan bij alle personeelsleden van de interne controle terecht.
5. Doet men beroep op externe specialisten?
Nee
Nee, alles blijft binnen de interne controledienst van de provincie Oost-Vlaanderen. Soms doen men beroep op het Rekenhof voor bepaalde wetgevingen maar dat gebeurt dan via informele contacten.
6.4.3. Besluit
Binnen de provincie Oost-Vlaanderen kan men niet spreken van een dienst interne audit. Meer nog, men kan zelfs stellen dat er totaal geen auditactiviteiten worden uitgevoerd. De enige controles die plaatsvinden gebeuren binnen de dienst interne controle maar die zijn dan grotendeels gericht op financiële controles. Op het provinciale niveau mag men zeker en vast spreken van een kloof m.b.t. de 46
vaardigheden binnen de interne audit. Meer zelfs, er kan in feite geen kloof aanwezig zijn want er wordt totaal niet aan interne audit gedaan. Beroep doen op een externe auditfirma is een mogelijke oplossing tot wanneer de dienst interne audit opgericht is.
6.5.
Stad Antwerpen
De stad Antwerpen is de hoofdstad van de gelijknamige provincie Antwerpen. Ze telt circa 477 000 inwoners en is met haar 8 randgemeentes qua inwonersaantal de grootste gemeente van België. Ook op gemeentelijk niveau wordt met overheidsgeld gewerkt. Daarom is het belangrijk dat er ook daar een dienst interne audit aanwezig is. Dit wordt verplicht door het Gemeentedecreet van 2005. De dienst interne audit van de stad Antwerpen zal geanalyseerd worden aan de hand van een interview met dhr. Ronny Wagenaer en bepaalde documenten zoals het intern auditcharter, het reglement van de dienst interne audit en verdere informatie van op de website. Alle documenten zijn daar trouwens online beschikbaar. De coördinaten en het interview zijn terug te vinden in bijlage 2 en 8.
6.5.1. Organisatie van de dienst interne audit
In tabel 7 wordt de organisatie van de dienst interne audit van de stad Antwerpen beoordeeld met hulp van de aspecten uit het conceptueel model (zie figuur 2).
Tabel 9: Organisatie van de dienst interne audit bij stad Antwerpen 1. Hoeveel personen telt de dienst interne audit?
7
De dienst is in volle herstructurering en is daarbij aan het afslanken. Tot voor kort bestond hij uit
10 mensen en in de nabije toekomst wil men met zeven
personeelsleden verder gaan. Bijna iedereen werkt voltijds. Er is nog een lopende vacature.
47
2. Is de dienst interne audit een onafhankelijk orgaan binnen het organigram van de organisatie?
Ja.
Binnen de stad Antwerpen is de dienst interne audit een onafhankelijk orgaan. Hij valt buiten de normale hiërarchische structuur en werd niet opgenomen in het organigram van de stad. De interne auditoren staan onder het rechtstreeks gezag van het intern auditcomité.
3. Is er een intern auditcomité aanwezig? Indien ja, is dit voldoende divers samengesteld?
Ja Ja
In het intern auditcomité zetelen in eerste instantie de directeur interne audit en de stadssecretaris, de rest van de leden situeren zich op het politieke niveau. Dit zijn omvat zowel vertegenwoordigers van de gemeenteraad als van het college. Wat betreft het college van burgemeester en schepenen zetelen in het auditcomité: de burgemeester, de schepen van financiën en de schepen van personeel. De gemeenteraad wordt vertegenwoordigd door één lid van elke politieke fractie dus ook van de oppositiepartijen. Het intern auditcomité moet een apart en onafhankelijk orgaan zijn binnen de stadsdiensten. Dit is de voornaamste reden waarom er buiten de directeur interne audit en de stadssecretaris geen mensen van de administratie in zetelen. De rest van de leden zit niet in de dagdagelijkse werking van de stad Antwerpen en dat is een bewuste keuze. Per jaar wordt er vier keer met het auditcomité vergaderd. De taken van het intern auditcomité zijn: het aansturen van de dienst interne audit, het vastleggen van prioriteiten en het goedkeuren van het auditcharter. Een minpunt is echter dat er geen externe experten met auditervaring zetelen binnen het auditcomité, die kunnen nochtans een meerwaarde bieden door advies te verlenen teneinde de werking te verbeteren.
4. Is er planning aanwezig van de interne auditactiviteiten?
48
Ja en nee.
Er is geen strikte interne auditplanning aanwezig binnen de dienst interne audit van de stad Antwerpen. Men stelt in grote lijnen een planning op waarin de gewenste tijdsbesteding van de vier soorten audits vastgelegd wordt. Dat vormt dan de jaarplanning. Deze wijzigt van jaar tot jaar, zo voorziet men bijvoorbeeld het ene jaar veel audits op beheerssystemen en minder op resultaten. Binnen de procesaudits gaat men iets planmatiger te werk. Er werd een risicoanalyse gedaan en jaarlijks gaat men dan audits uitvoeren op processen die het hoogst scoren qua risico‟s. Voor de andere drie soorten audits wordt dit minder gepland en de ad hoc audits kan men helemaal niet inplannen. De planning voor het komende jaar wordt door de dienst interne audit opgesteld en wordt aan het einde van het jaar ter goedkeuring voorgelegd aan het intern auditcomité. Indien het intern auditcomité dit wenst kunnen zij de planning bijsturen wat in realiteit zelden gebeurt.
5. Is er een intern auditcharter aanwezig? Indien ja, is het opgesteld naar de regels van het IIA?
Ja Ja
Er is reeds een intern auditcharter aanwezig van bij de opstart van de dienst interne audit. De laatste wijziging gebeurde vorig jaar omwille van een wijziging in één van de bevoegdheden van het intern auditcomité. Het voorbereidende werk van dergelijke wijzigingen, het opmaken van een ontwerpsvoorstel, wordt gedaan door de dienst interne audit, de goedkeuring door het intern auditcomité. De aspecten die daar in opgenomen worden zijn heel divers en uitgebreid. Het charter is vooral toegespitst op de samenwerking tussen de dienst interne audit en het intern auditcomité. Daarin staat onder andere welke informatie moet gegeven worden, wat het auditcomité kan eisen, het recht om auditrapporten op te vragen enzovoort. Binnen de stad Antwerpen is het auditcharter een belangrijk document die de krachtlijnen van de werking van de dienst interne audit bepaalt.
6. Worden er verschillende soorten audits uitgevoerd?
49
Ja
Er worden vier verschillende soorten audits uitgevoerd door de dienst interne audit. Dit worden de operationele audits genoemd maar dat is een heel ruime noemer van audits die vier verschillende soorten audits omvat. Dit zijn de procesaudits,
de
resultaataudits, de audits van het beheerssysteem en de ad hoc auditopdrachten. De financiële audits ressorteren onder de dienst inspectie van financiën. Die splitsing is er gekomen door de visa-affaire. Voor meer gespecialiseerde audits zoals IT-audits en milieuaudits wordt er beroep gedaan op externe auditfirma‟s. Op dit moment heeft de stad Antwerpen een raamcontract met Ernst & Young. Dit niet altijd zo geweest. Helemaal in het begin, bij de opstart van de dienst interne audit werden er enkel ad hoc auditopdrachten uitgevoerd, wat 100 procent van hun tijdsbesteding in beslag nam. Dit was weinig gestructureerd en bijgevolg was men soms over bevraagd en dan andere keren onder bevraagd. Nu werkt men met een meer gestructureerde aanpak waarin men niet meer dan 20 procent ad hoc opdrachten toelaat in de totale tijdsbesteding.
6.5.2. Kennis, competenties en vaardigheden
De elementen die meer informatie bieden over de aanwezige kennis, competenties en vaardigheden binnen de dienst interne audit van de stad Antwerpen zijn terug te vinden in tabel 10.
Tabel 10: Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de interne audit binnen de stad Antwerpen 1. Zijn de interne auditoren hooggeschoold? Moet men een economische achtergrond hebben?
Ja Nee
Binnen de dienst interne audit zijn alle functies ingedeeld bij niveau A, uitgezonderd de functies voor de administratieve ondersteuning die zijn ingedeeld bij niveau C. De dienst heeft hooggekwalificeerd personeel. Er zijn A1‟s, A5‟s en A10. De A1‟s zijn de 50
interne auditoren, de A5‟s zijn de managers van de interne auditoren en de directeur van de dienst interne audit is A10. In het verleden waren er vijf A5’s en vier A1‟s. Door de herstructurering is dit nu omgevormd naar twee A5‟s en vijf A1‟s . In vergelijking met andere afdelingen heeft de dienst interne audit een hoog competentieprofiel. Een diploma met economische invalshoek is niet vereist.
2. Moet men auditervaring hebben bij de indiensttreding? Indien nee, hoe wordt dit opgevangen?
Nee Stoomcursus
Binnen de dienst interne audit van de stad Antwerpen worden de meeste interne auditors intern gerecruteerd. Bij het openstellen van een vacature wordt er eerst gekeken naar een interne kandidaat en indien men niemand vindt gaat men extern zoeken. Dat heeft als voordeel dat de interne auditors de werking en processen van de stad goed kennen, maar het nadeel is dat ze niet zoveel ervaring hebben met audit. Voor een beginfunctie van niveau A1 is er geen ervaring vereist. Als men het heeft over een functie op niveau A5 wordt er vier jaar relevante ervaring verwacht. Er is echter een verschil tussen externe en interne kandidaten. Voor interne kandidaten betekent relevante ervaring: ervaring binnen de stad Antwerpen en dus geen specifieke auditervaring. Een voorbeeld daarvan is: iemand die reeds 10 jaar binnen de dienst financiën heeft gewerkt. Voor externen is de norm: vier jaar specifieke audit ervaring. Dhr. Wim De Naeyer is één van de weinigen die extern gerekruteerd werd. Hij komt van het IAVA en heeft daar een zestal jaar gewerkt. Bij de indienstneming krijgt men een stoomcursus interne audit bij de Universiteit Antwerpen Management School (UAMS). Deze cursus, gegeven door Flor Keulemans, legt de basisprincipes van de werking van interne audit uit en duurt een drietal dagen.
3. Zijn er genoeg werkingsmiddelen ter beschikking?
Ja
Over de werkingsmiddelen mag men niet klagen. De dienst interne audit is evengoed, maar ook niet beter, uitgerust dan elke andere dienst. Het is een nieuw gebouw, ze hebben een laptop, gsm en bedrijfswagen. Er is een kleine vakbibliotheek aanwezig waarin de meeste belangrijkste werken omtrent interne audit terug te vinden zijn. Verder is er ook een budget om beroep te doen op externe expertise. 51
4. Zijn er genoeg mogelijkheden tot bijscholing?
Ja
Bij het in dienst treden binnen de interne audit krijgt men sowieso een spoedcursus interne audit bij het UAMS. Daarnaast bestaat er ook het reguliere vormingsaanbod van de stad Antwerpen. Dit zijn cursussen over rapportering, leiding geven, presentaties geven enzovoort. Personen die graag een langlopende opleiding willen volgen die specifiek gericht is op interne audit kunnen dit doen. Men heeft nu zo een kandidaat, maar men twijfelt nog of men gaat voor een master na master aan het UAMS via avondschool of men hem via zelfstudie gaat laten deelnemen aan het examen van CIA van het IIA. Beide opties hebben hun voor- en nadelen. De stad Antwerpen streeft natuurlijk zoveel mogelijk naar een win-winsituatie. Er wordt wel enige loyaliteit verwacht naar de organisatie toe. Men mag er niet van uit gaan dat men de opleiding volgt op kosten van de stad en dan snel naar een andere organisatie overstapt. Om dit te vermijden onderzoekt men de mogelijkheid om een soort contract af te sluiten, waarin men die personen verplicht minstens twee jaar bij de stad te blijven, ofwel bij vroegere uittreding een deel van de kostprijs van de opleiding terug te betalen. Er is nog al iemand geweest die een dergelijke opleiding heeft gevolgd. Het is echter niet verplicht maar als men het wil dan is het mogelijk. Verder zijn jaarlijkse bijscholingen niet verplicht maar als men merkt dat er ergens een tekort is aan kennis of vaardigheden, dan is het helemaal geen probleem om opleidingen te volgen.
5. Doet men beroep op externe specialisten?
Ja
Men doet beroep op externe specialisten en hiervoor heeft men een raamcontract van drie jaar afgesloten met Ernst en Young. Dit contract loopt op het einde van dit jaar af en dan volgt een nieuwe aanbesteding. De dienst interne audit besteedt twee soorten audits uit: de procesaudits en de forensische audits. Hiervoor zijn twee redenen: een gebrek aan competenties en een capaciteitsprobleem. De hoofdbrok van de uitbestede audits zijn de gewone reguliere procesaudits, en dit omwille van een tekort aan personeelsleden. Het andere deel dat uitbesteed wordt bestaat uit de 52
forensische audits die worden uitbesteed omwille van een gebrek aan competenties. Er is niemand binnen de dienst interne audit die echt specifieke kennis heeft omtrent fraude-opdrachten. Dus in het laatste geval is de reden van uitbesteding een gebrek aan kennis en competenties.
6.5.3. Besluit
Men kan besluiten dat de interne audit binnen de stad Antwerpen behoorlijk is uitgewerkt. Qua organisatorische aspecten wordt aan de meeste criteria goed voldaan. Enkel bij het intern auditcomité kan er opgemerkt worden dat er geen onafhankelijke experten in zetelen. Nochtans kunnen onafhankelijke experten objectieve en goede raad geven aan een interne auditdienst. Bovendien moet de stad oppassen bij het blijven intern rekruteren van interne auditors. De vraag is of deze uiteindelijk wel objectief genoeg te werk gaan. Zij kunnen bijvoorbeeld goede banden hebben met ex-collega‟s en die banden zijn niet zomaar door een richtlijn omtrent onafhankelijkheid weggewerkt. Verder zou het beter zijn moest men ook iets meer mensen aanwerven met auditspecifieke ervaring in plaats van steeds intern te zoeken. Een voordeel hierbij zou zijn dat aan deze mensen geen stoomcursus moet worden gegeven, wat kosten besparend zou werken. Deze kosten van opleiding en vorming kan men dan besteden aan andere zaken. Men kan zich ook de vraag stellen of een bedrijfswagen de kwaliteit van de uitgevoerde audit verbetert. Zou het geld niet beter besteed zijn aan zaken zoals auditsoftware, audit checklists enzovoort. Capaciteitsproblemen en een gebrek aan competenties worden opgelost door beroep te doen op een externe auditfirma. Op die manier vormt er zich geen kloof m.b.t. de vaardigheden aanwezig binnen de dienst interne audit van de stad Antwerpen.
53
6.6.
Stad Gent
Gent is de hoofdstad van de provincie Oost-Vlaanderen en telt circa 237 000 inwoners. Tijdens het academiejaar komen daar nog eens duizenden studenten bij. De stad heeft 13 deelgemeentes. Stad Gent is een overheidsinstelling op gemeentelijk niveau en valt dus net als de stad Antwerpen onder het Gemeentedecreet. Dit betekent dat ook de stad Gent verplicht is om een dienst interne audit te hebben. Hieronder volgt een studie van de dienst interne audit binnen de stad Gent aan de hand van een interview met dhr. Joost Robbe en daarnaast het organigram en de inhoudstabel van het intern auditcharter. Deze documenten zijn vertrouwelijk en mogen niet worden bijgevoegd als bijlage. Ze zijn ook niet online te raadplegen. Het uitgeschreven interview vindt u terug als bijlage 9.
6.6.1. Organisatie van de dienst interne audit
In tabel 11 worden de aspecten op het vlak van organisatie van de dienst interne audit dieper bestudeerd.
Tabel 11: Organisatie van de dienst interne audit bij stad Gent 1. Hoeveel personen telt de dienst interne audit?
3
De dienst interne audit van de stad Gent telt 3 personen. Er werd een studie uitgevoerd op basis van enkele parameters en daaruit kwam men tot de vaststelling dat
men met een achttal interne auditors zou moeten zijn om optimaal te
functioneren. Dat is natuurlijk niet zonder gevolgen voor het budget. De beslissing naar een uitbreiding van 8 auditoren is nog niet gevallen. Er werd wel beslist dat er dit jaar nog iemand mag bijkomen. Dus normaal gezien gaat de dienst interne audit in de loop van het jaar bestaan uit vier auditoren.
2. Is de dienst interne audit een onafhankelijk orgaan binnen het organigram van de organisatie? 54
Ja.
De dienst is zo onafhankelijk mogelijk georganiseerd. Hij staat wel in een hiërarchische lijn onder de diensten van de stadssecretaris. Om toch de onafhankelijkheid te garanderen heeft men dit opgelost door een richtlijn te maken waarin staat dat men inhoudelijk niet moet rapporteren aan de stadssecretaris maar wel aan een intern auditcomité. Men heeft een aantal normen aanvaardt waardoor de dienst interne audit onafhankelijker is dan de andere diensten. Dat is een verbetering ten opzichte van vroeger wanneer de dienst enkel bestond uit financiële audits.
3. Is er een intern auditcomité aanwezig? Indien ja, is dit voldoende divers samengesteld?
Ja Ja
Het intern auditcomité is een onderdeel van de gemeenteraad. Het is heel recent opgericht en voor de eerste keer samengekomen op 1 maart 2010. Het comité bestaat uit elf leden en drie permanente genodigden. De permanente genodigden zijn de stadssecretaris, de stadsontvanger en het hoofd van de dienst interne audit. Zij zijn geen lid van het auditcomité in die zin dat ze niet stemmingsgerechtigd zijn. De andere leden zijn: de burgemeester, de schepen van personeel, de schepen van financiën en een vertegenwoordiger van elke politieke fractie. Het aantal vertegenwoordigers van politieke fracties is afhankelijk van het aantal politieke partijen die opkomen in Gent. Voor het moment zijn dit er een zevental, zowel grote als kleine partijen. Er zetelen dus zowel leden van de meerderheid als van de oppositie, want niet altijd evident is. Tenslotte zetelt er ook een externe expert in het auditcomité die aangesteld wordt via een overheidsopdracht en dit voor drie jaar. Hij wordt betaald om zijn externe expertise binnen te brengen in het auditcomité. De meerderheid van de leden zijn dus geen onafhankelijke expert, zoals nochtans aanbevolen door de regels van het IIA. Als verklaring geeft men hiervoor dat men in een overheidscontext werkt en dat de regels van de private sector niet altijd zomaar kunnen overgenomen worden. In een privaat bedrijf speelt politiek een veel minder grote rol.
55
4. Is er planning aanwezig van de interne
Ja
auditactiviteiten?
De interne auditplanning wordt opgesteld door de dienst interne audit en wordt ook voorgelegd aan het managementteam, dus het hoogste ambtelijk orgaan. Dit echter niet ter goedkeuring, want de onafhankelijkheid moet bewaard blijven, maar eerder in de zin van aanvaardbaarheid van het plan. Er wordt dus ook rekening gehouden met
eventuele
opmerkingen
van
het
managementteam.
Indien
er
een
herstructurering gaande is in een bepaalde entiteit, waar men binnen de dienst interne audit bij het opstellen van de planning niet van op de hoogte was, dan kan het managementteam vragen of het niet beter is om de audit even uit te stellen. De echte goedkeuring van het plan gebeurt door het auditcomité. In de interne auditplanning gaat het altijd over geïntegreerde audits maar er wordt ook ruimte gelaten voor vragen van binnen de organisatie.
5. Is er een intern auditcharter aanwezig? Indien ja, is het opgesteld naar de regels van het IIA?
Ja Ja
Eind maart 2008 werd er een intern auditcharter opgesteld dat vervolgens werd goedgekeurd in de gemeenteraad van december 2008. Het is pas echt functioneel geworden sedert de oprichting van het auditcomité. Elke wijziging die wordt doorgevoerd moet door het intern auditcomité en de gemeenteraad goedgekeurd worden. Men probeert het aantal wijzigingen te beperken wegens de lange procedure van goedkeuring. De dienst interne audit wil er voor zorgen dat men in de mate van het mogelijke één keer per legislatuur wijzigingen doorvoert. Dit betekent dus dat er om de zes jaar een aanpassing van het intern auditcharter zou worden doorgevoerd. Uit de inhoudstabel van het auditcharter kan men afleiden wat er in het auditcharter opgenomen werd. Dit zijn de doelstellingen van de dienst, hun taken, de richtlijnen in verband met de onafhankelijkheid, hun bevoegdheden, reikwijdte van hun werkterrein enzovoort. Er wordt ook verwezen naar de professionele richtlijnen en standaarden van het IIA. De belangrijkste doelstelling van het intern auditcharter is om ingeval van discussies een oplossing te bieden. 56
6. Worden er verschillende soorten audits uitgevoerd?
Ja
Vroeger was het werkterrein van de dienst interne audit binnen de stad Gent beperkt tot financiële audits. Sedert vorig jaar is de dienst omgevormd naar een meer algemene dienst interne audit en omvat deze dus een veel ruimer werkterrein. Nu doet men ook operationele audits, overeenstemmingsaudits en in de mate van het mogelijke integreert men deze in één audit. Men spreekt van geïntegreerde audits waarbij men zowel het financiële, het operationele als het procedurele wetgevende luik aan een analyse onderwerpt. Of het om een geïntegreerde audit gaat of niet wordt bepaald door de persoon wie het initiatief neemt om de audit uit te voeren. Audits op vraag van bepaalde personen binnen de organisatie zijn meestal specifieke audits omdat deze niet op voorhand gepland zijn. De dienst interne audit doet ook opvolgingsaudits en dit is belangrijk omdat op die manier de geauditeerde entiteiten meer verplicht zijn om hun werking te verbeteren. Er zijn met andere woorden drie soorten opdrachten: de systematische of geplande audits, de ad hoc opdrachten en de opvolgingsaudits. Verder moet men ook advies verlenen omtrent aspecten van interne controle en interne audit en alles wat daarmee te maken heeft.
6.6.2. Kennis, competenties en vaardigheden
In tabel 12 vindt u de analyse terug van de elementen die kijken naar de kennis, vaardigheden en competenties.
57
Tabel 12: Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de interne audit binnen de stad Gent 1. Zijn de interne auditoren hooggeschoold? Moet men een economische achtergrond hebben?
Ja Nee
Alle interne auditoren binnen de stad Gent zijn economisten. Dit is echter geen vereiste. De meeste hebben bij vorige werkgevers reeds relevante andere vormingen gevolgd hierdoor zijn ze meer polyvalent geworden.
2. Moet men auditervaring hebben bij de indiensttreding? Indien nee, hoe wordt dit opgevangen?
Nee /
Ervaring met betrekking tot interne audit is niet vereist maar wel gewenst. Het hoofd van de dienst interne audit werkt sinds 2001 bij stad Gent en is begonnen bij de dienst financiële audit. De dienst werd omgevormd en kreeg een ruimer werkterrein die ook andere soorten audits omvat. Hij heeft ook bij een bedrijfsrevisorenkantoor gewerkt en daar deed hij vooral externe audit. Bij de Vlaamse overheid heeft hij lange tijd in een inspectiefunctie gewerkt. Dit was niet de audit maar er waren wel veel overeenkomsten, qua aanverwante onderwerpen en manieren van werken.
3. Zijn er genoeg werkingsmiddelen ter beschikking?
Ja
Binnen de stad Gent is er geen gebrek van werkingsmiddelen zoals handboeken, laptops enzovoort. Het enige probleem is de kwantiteit van de interne auditoren. Het lukt niet om met drie interne auditoren alle actieterreinen van de stad Gent te auditeren. Er is geen specifieke auditsoftware aanwezig die de efficiëntie van de werking kan verhogen, maar men is ervan overtuigd dat indien het noodzakelijk is men daar zonder enig probleem zal in investeren.
4. Zijn er genoeg mogelijkheden tot bijscholing?
58
Ja
Er is binnen de stad een budget voorzien om vormingen en opleidingen te organiseren. Indien men een bepaalde opleiding wil volgen moet men een aanvraag indienen bij de dienst vorming. Daar wordt de aanvraag onderzocht en er wordt nagegaan in welke mate de opleiding past bij de strategie van de stad Gent. Als de aanvraag goedgekeurd wordt dan mag men die volgen. De dienst interne audit heeft hier nog nooit echt problemen mee gehad. Een keer heeft men een opleiding moeten uitstellen omdat, naar mate het einde van het jaar naderde, het budget op was. Er worden regelmatig opleidingen gevolgd die specifiek gericht zijn op interne audit of omtrent bepaalde wetgevingen.
5. Doet men beroep op externe specialisten?
Ja
Er is een budget aanwezig voor het uitbesteden van audits. Tot nu toe heeft men dat nog niet vaak gedaan behalve voor dringende opdrachten die van andere diensten komen en dus niet gepland zijn. Als deze opdrachten heel dringend zijn en men binnen de dienst interne audit geen ruimte heeft om ze onmiddellijk uit te voeren, dan kan men ze uitbesteden. Afhankelijk van de grootte van de opdracht doet men beroep op de big four, maar voor kleinere opdrachten doet men geregeld ook beroep op andere firma‟s uit Gent zelf.
6.6.3. Besluit
Binnen de stad Gent is de dienst interne audit nog heel jong en hier en daar zijn er dan ook nog enige zwakke punten. Qua organisatorische werking lijkt hij al vrij goed te zijn uitgebouwd. Wat betreft de interne auditplanning moet men wel opletten dat het managementcomité niet teveel invloed krijgt bij het sturen van bepaalde audits. Het is het intern auditcomité dat moet bepalen of de geplande audits al dan niet uitgevoerd moeten worden. Het intern auditcomité is divers samengesteld en bevat allemaal externe leden die niet binnen de dagdagelijkse werking van de stad 59
functioneren. Men beschikt slechts over één externe expert binnen het comité, nog enkele meer zou een grote meerwaarde betekenen, niet alleen voor de werking van het intern auditcomité maar ook voor de werking van de dienst interne audit. Nu bestaat het gevaar dat er een politiek spel wordt gespeeld tussen de leden, wat ook het geval bij de stad Antwerpen. Op het vlak van kennis en competenties lijken de interne auditoren goed opgeleid te zijn. Men kan zonder veel problemen bepaalde opleidingen volgen. Er is ook een budget beschikbaar om beroep te doen op externe hulp. In de stad Gent kan er geen kloof m.b.t. de vaardigheden vastgesteld worden. Er zijn wel enkele zwakheden aanwezig maar die wegen niet op tegen de goed uitgewerkte aspecten binnen de dienst interne audit.
6.7.
Vergelijkend overzicht
In dit afsluitend deel van de analyse van de resultaten worden de zes onderzochte organisaties samengevat in tabel 13 en onderling met elkaar vergeleken. Sommigen onderzoekers zullen stellen dat een vergelijking niet mogelijk is omdat de organisaties zich op een verschillende beleidsniveau bevinden. Bepaalde bestuurlijke niveaus kan men echter niet onderling vergelijken omdat er geen vergelijkbare diensten interne audit bestaan. Dit betekent echter niet dat zij niet kunnen leren van andere diensten interne audit die aanwezig zijn op een hoger of lager bestuurlijk niveau. Benchmarken is een goede techniek om de optimalisatie van de werking van de dienst interne audit te verhogen. De beste dienst interne audit zich niet noodzakelijk binnen de grootste of machtigste organisatie.
60
Tabel 13: Overzichtstabel Organisatie:
IAVA
VMW
PMV*
OostVlaanderen*
Antwerpen
Gent
Deel 1: Organisatie van de dienst interne audit 1. Hoeveel personen telt de
26
1
N.V.T.
N.V.T.
7
3
Ja
Ja
N.V.T.
N.V.T.
Ja
Ja
aanwezig?
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Indien ja, is dit voldoende
Ja
Nee
Nee
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
aanwezig?
Ja
Ja
Ja
Indien ja, is het opgesteld naar
Ja
Ja
Niet te
dienst interne audit? 2. Is de dienst interne audit een onafhankelijk orgaan binnen het organigram van de organisatie? 3. Is er een intern auditcomité
N.V.T.
divers samengesteld? 4. Is er planning aanwezig van de interne auditactiviteiten?
N.V.T.
Min of meer
Ja
5. Is er een intern auditcharter
soorten audits uitgevoerd?
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
bepalen
de regels van het IIA? 6. Worden er verschillende
N.V.T.
Ja
Ja
61
Ja
N.V.T.
Tabel 13: Vervolg overzichtstabel Organisatie:
IAVA
VMW
PMV*
OostVlaanderen*
Antwerpen
Gent
Deel 2: Kennis, vaardigheden en competenties aanwezig in de dienst interne audit 6. Zijn
de
interne
auditoren hooggeschoold? Moet men een
Ja Nee
Ja Liefst wel
N.V.T.
N.V.T.
Ja
Ja
N.V.T.
N.V.T.
Nee
Nee
economische achtergrond hebben? 7. Moet men auditervaring hebben bij de indiensttreding?
Nee
Ja
N.V.T.
N.V.T.
Nee
Nee
***
N.V.T.
N.V.T.
N.V.T.
Stoomcursus
N.V.T.
Nee
Ja
Ja
Nee
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Ja
Nee
Ja
Ja
Nee
Nee
Nee
Ja
Nee
Nee
Indien nee, hoe wordt dit opgevangen? 8. Zijn er genoeg werkingsmiddelen ter beschikking? 9. Zijn er genoeg mogelijkheden tot bijscholing? 10. Doet men beroep op externe specialisten? Conclusie: is er een kloof m.b.t. de vaardigheden aanwezig? *: Bij deel 2 in de tabel gaat het vanaf aspect 3 binnen deze organisatie over de interne controledienst. **: N.V.T staat voor niet van toepassing. ***: Via een opleidingstraject
62
6.7.1. Organisatie van de dienst interne audit
In tabel 14 wordt per organisatorisch aspect een korte vergelijking van de onderzochte organisaties gemaakt.
Tabel 14: Organisatie van de dienst interne audit: een vergelijking 1. Hoeveel personen telt de dienst interne audit?
Qua orde van grootte zijn de diensten interne audit heel uiteenlopend. Dit is sterk afhankelijk van de omvang van de organisatie zelf. Logischerwijze zal een grote organisatie, een grotere dienst interne audit huisvesten dan kleine organisaties. Van de zes organisaties hebben enkel PMV en de provincie Oost-Vlaanderen geen dienst interne audit.
2. Is de dienst interne audit een onafhankelijk orgaan binnen het organigram van de organisatie? Bij de vier organisaties waar een dienst interne audit aanwezig is, dit zijn IAVA, VMW, stad Antwerpen en stad Gent, is de dienst interne audit een apart en onafhankelijk orgaan. 3. Is er een intern auditcomité aanwezig? Indien ja, is dit voldoende divers samengesteld?
Bij vijf van de zes organisaties is er een intern auditcomité aanwezig. Enkel bij de provincie Oost-Vlaanderen niet. Bij IAVA, de stad Antwerpen en de stad Gent bestaat het intern auditcomité uit verschillende onafhankelijke leden met een diverse achtergrond. Bij IAVA zijn er echter meer onafhankelijke experten aanwezig dan in de twee andere organisaties. Stad Antwerpen heeft zelfs geen enkele onafhankelijke expert binnen het intern auditcomité. Binnen VMW en PMV is het auditcomité volledig samengesteld uit personen die niet onafhankelijk zijn. Iedereen heeft een band met de desbetreffende organisatie. Bij een volgende samenstelling van het intern auditcomité zou men toch meer onafhankelijke experten moeten aantrekken. 63
4. Is er planning aanwezig van de interne auditactiviteiten?
Bij alle organisaties waar er een dienst interne audit aanwezig is, heeft men een planning opgesteld. Binnen de stad Antwerpen is dit een heel oppervlakkige planning die enkel de grote krachtlijnen van de activiteiten van het volgend jaar vastlegt. Bij de rest van de organisaties is de planning meer gedetailleerd maar er moet natuurlijk altijd ruimte blijven voor de ad hoc opdrachten. PMV is een speciaal geval. Zij hebben een interne auditplanning maar ze wordt opgemaakt ten behoeve van de auditfirma waar men beroep op doet. De planning is opgenomen in een bestek en er is tevens een boeteclausule voorzien die van kracht wordt bij een laattijdige oplevering.
5. Is er een intern auditcharter aanwezig? Indien ja, is het opgesteld naar de regels van het IIA?
Het intern auditcharter is aanwezig binnen alle organisaties die een dienst interne audit hebben. De provincie Oost-Vlaanderen valt opnieuw uit de boot. In alle gevallen waar een auditcharter aanwezig is blijkt dat dit is opgesteld conform de richtlijnen van het IIA. Het enige auditcharter dat niet ter beschikking werd gesteld, was dat van de PMV en daar kon niet worden bepaald of het volgens de regels werd opgesteld.
6. Worden er verschillende soorten audits uitgevoerd?
In alle organisaties waar een dienst interne audit aanwezig is voert men verschillende soorten audits uit. Ook bij PMV, waar de interne auditactiviteiten volledig worden uitbesteed, worden verschillende soorten audits uitgevoerd. Dit is een grote meerwaarde voor de organisaties omdat men dan op verschillende gebieden bepaalde zwakke punten kan optimaliseren.
64
6.7.2. Kennis, competenties en vaardigheden
In tabel 15 worden de kennis en vaardigheden, aanwezig in de verschillende onderzochte organisaties, met elkaar vergeleken.
Tabel 15: Aanwezige kennis, vaardigheden en competenties bij de interne audit: een vergelijking 1. Zijn de interne auditoren hooggeschoold? Moet men een economische achtergrond hebben?
In de vier organisaties waar een dienst interne audit opgericht werd, IAVA, VMW, stad Antwerpen en stad Gent, wordt deze dienst bemand door hooggeschoold personeel. De functie van interne auditor wordt in alle vier waargenomen, door een persoon met een universitair diploma. Dit aspect is niet van toepassing op de PMV en de provincie Oost-Vlaanderen daar zij geen dienst interne audit opgestart hebben. Bij PMV kan men veronderstellen dat de interne audit door hooggeschoold personeel gebeurt daar hij wordt uitbesteed aan een gespecialiseerde firma.
2. Moet men auditervaring hebben bij de indiensttreding? Indien nee, hoe wordt dit opgevangen?
Omtrent dit aspect zijn er nog al wat verschillen terug te vinden binnen de organisaties. In het geval van PMV en de provincie Oost-Vlaanderen is dit criterium opnieuw niet van toepassing. Bij IAVA en de stad Antwerpen is er geen ervaring vereist. Beiden lossen dit op door respectievelijk een opleidingstraject en een stoomcursus interne audit bij het UAMS. Ook bij de stad Gent is geen ervaring vereist, maar hoe dit opgevangen zal worden bij eventuele nieuwkomers is nog niet bepaald. De interne auditoren die nu aanwezig zijn komen uit de dienst financiële audit. Volgens de functiebeschrijving van de VMW wordt in deze organisatie, voor nieuwe indiensttredingen, ervaring met betrekking tot interne audit vereist.
3. Zijn er genoeg werkingsmiddelen ter beschikking?
65
Bij de vergelijking van de organisaties moet men bij dit aspect in het achterhoofd houden dat het gaat om een suggestieve vraag. Men moet dus kritisch zijn bij de interpretatie van de antwoorden, want iedereen heeft graag meer middelen ter beschikking. Enkel bij IAVA en de provincie Oost-Vlaanderen zouden de middelen uitgebreider mogen zijn. Bij IAVA gaat het vooral over het budget van uitbesteding. In Oost-Vlaanderen heeft het gebrek aan middelen meer betrekking op software om de controle uit te voeren. Bij de overige vier organisaties blijkt dat men zelf vindt dat er genoeg middelen voor de goede werking van de dienst aanwezig zijn. Men moet er ook rekening met houden dat het in een overheidscontext niet altijd makkelijk is om bijkomende middelen te krijgen, want men moet zich vaak houden aan op voorhand vastgestelde budgetten.
4. Zijn er genoeg mogelijkheden tot bijscholing?
Dit criterium vormt bij geen enkele organisatie een probleem. Bij alle zes is het volgen van relevante bijscholingen voor de werking van de dienst in principe geen probleem. Het enige minpunt is dat de opleidingen soms niet meer in het budget passen waardoor ze een tijdje moeten uitgesteld worden zoals het geval was bij stad Gent. In dit geval is uitstel geen afstel. Dit toont aan dat de organisaties beseffen dat continue scholing van hun medewerkers noodzakelijk is om tot een optimale werking te komen.
5. Doet men beroep op externe specialisten?
Enkel de provincie Oost-Vlaanderen doet geen beroep op externe specialisten. Zij hebben totaal geen interne auditactiviteiten binnen hun organisatie. De overige vijf maken gebruik van verschillende vormen van uitbesteding. IAVA en VMW besteden een
deel
van
hun
interne
audit
uit
aan
Ernst
&
Young,
maar
de
eindverantwoordelijkheid blijft binnen de desbetreffende organisaties zelf. Interne auditoren van Ernst en Young komen naar de organisatie en functioneren daar een aantal dagen per jaar binnen de dienst interne audit. Op die manier leert men ook nieuwe dingen bij. Ook de stad Antwerpen en stad Gent doen gedeeltelijk een 66
beroep op auditfirma‟s waaronder Ernst & Young. De stad Gent doet voor kleinere opdrachten soms ook beroep op kleinere firma‟s uit de stad zelf. In beide gevallen laat men de uitbestede audits volledig over aan Ernst & Young, op het einde van de rit volgt dan een rapport van de geauditeerde entiteit. PMV besteedt haar volledige interne audit uit aan een hiervoor gespecialiseerde firma. Men doet dit per opdracht en niet binnen een raamcontract waardoor de firma‟s variëren. De redenen voor de uitbesteding van interne audit zijn: enerzijds een capaciteitsprobleem en anderzijds een gebrek aan competenties.
6.7.3. Besluit
Na dit vergelijkend overzicht kan men besluiten dat binnen alle organisaties, uitgezonderd de provincie Oost-Vlaanderen, aan interne audit wordt gedaan hetzij door internen, hetzij door externen. De diensten interne audit zijn bovendien goed georganiseerd en worden bemand door hooggeschoold personeel. Hier en daar zijn enige minpunten te vinden maar die kunnen vaak toegeschreven worden aan de specifieke context van een overheidsinstelling. Zoals bijvoorbeeld de samenstelling van het intern auditcomité op het gemeentelijk beleidsniveau. De aanwezigheid van politiek oefent hier een grote invloed uit waardoor de focus op externe en onafhankelijke expertise soms verloren gaat.
Wanneer er zich met betrekking tot de uitvoering van een bepaalde audit, toch een gebrek aan kennis en vaardigheden voordoet, vangt men dit op door deze audits over te laten aan een externe gespecialiseerde firma. Op die manier wordt de kloof met betrekking tot de vaardigheden bij interne audit gedicht. Indien deze gespecialiseerde hulp van buitenaf niet zou aanwezig zijn, zou er een grotere risico zijn omtrent het ontstaan van een kloof tussen de nodige vaardigheden voor het uitvoeren van een audit en de vaardigheden van de interne auditoren. Bij de volgende organisaties is er geen kloof m.b.t. de vaardigheden in interne audit terug te vinden: IAVA, VMW, PMV, stad Antwerpen en stad Gent. Enkel de provincie OostVlaanderen heeft een grote achterstand op de rest van de organisaties. 67
7. Algemeen Besluit Interne audit is een belangrijk gegeven binnen organisaties. Ze staan namelijk bloot aan verschillende risico‟s uit hun omgeving. Interne audit zorgt voor een analyse van deze risico‟s en geeft aanleiding tot het wegwerken van de zwakke punten van een organisatie. Hierdoor krijgt een organisatie meer zekerheid over haar functioneren binnen haar omgeving. Door de opkomt van het NPM werd interne audit nog belangrijker.
Onder
invloed
van
het
NPM
werden
publieke
organisaties
gereorganiseerd en meer bewust gemaakt van de meerwaarde van een efficiënte werking. Interne audit kan hierbij een belangrijke bijdrage leveren.
Binnen de Belgische overheden werd de oprichting van een dienst interne audit of de uitbesteding ervan wettelijk vastgelegd. In realiteit zijn er echter nog maar weinig publieke organisaties die een dienst interne audit hebben opgericht. Daarenboven bevinden zich in de groep van publieke organisatie die wel een dienst interne audit hebben opgericht, ook organisaties die dit enkel hebben gedaan omdat de wet het voorschrijft en niet in functie van de organisatie. Vervolgens bestaat ook het gevaar dat door de continue evolutie binnen de omgeving, een kloof ontstaat tussen de vaardigheden die nodig zijn voor een audit uit te voeren en de kennis en vaardigheden van de interne auditoren. De oprichting en uitvoering van interne audit vergt kennis en vaardigheden en op dit punt knelt vaak het schoentje. In de wetenschappelijke literatuur zijn er onderzoeken die bevestigen dat er effectief een kloof met betrekking tot de vaardigheden aanwezig is. Dit onderzoek situeert zich echter vaak binnen een private context. Het is dan ook een meerwaarde dat het hier gevoerde onderzoek nagaat of er ook een kloof bestaat m.b.t. de vaardigheden binnen
de
publieke
sector,
meer
specifiek
binnen
enkele
Belgische
overheidsorganisaties.
Men komt tot de vaststelling dat er in de onderzochte organisaties een behoorlijke niveau van interne audit aanwezig is. Enkel de provincie Oost-Vlaanderen scoort slecht, zij heeft geen dienst interne audit en er is ook geen uitbesteding van de audits. Op het vlak van organisatorische aspecten scoort men in de meeste gevallen iets minder goed bij de samenstelling van het intern auditcomité. De oorzaak hiervan 68
is dat er meestal niet genoeg onafhankelijke experten zetelen in het comité. Dit is deels te wijten aan de overheidscontext waar politiek een grote rol speelt. Op het vlak van kennis en vaardigheden lost men een gebrek aan competenties in alle gevallen op door bepaalde audits uit te besteden aan hiervoor gespecialiseerde firma‟s.
Zoals elk onderzoek bevat ook dit onderzoek enkele discussiepunten. Ten eerste werd er gebruik gemaakt van kwalitatieve diepte-interviews en een analyse van documenten. De nadelen hiervan zijn dat men niet kan overgaan tot een veralgemening naar de volledige overheidssector. De verzameling van documenten kon niet op een systematische wijze gebeuren doordat sommige organisaties hun vertrouwelijke documenten niet ter beschikking willen stellen. Bijgevolg werden niet alle organisatorische aspecten even diep geanalyseerd. Een ander minpunt is dat sommige vragen niet altijd peilden naar objectieve feiten. Hierbij moet men kritisch zijn en in het achterhoofd houden dat bij vragen zoals bijvoorbeeld deze over de werkingsmiddelen, men niet altijd objectief gaat zijn. Iedereen heeft graag nog meer middelen ook al is men reeds goed uitgerust. Tenslotte bestaat altijd het risico dat de antwoorden van de geïnterviewden niet altijd volledig betrouwbaar zijn. Zij kunnen bijvoorbeeld de neiging hebben om sociaal wenselijk te antwoorden. Niemand heeft graag dat zijn negatieve aspecten in beeld komen en zijn organisatie een slechte beoordeling krijgt.
Om af te sluiten volgen nog enkele aanbevelingen waar men bij verder onderzoek toe rekening met kan houden. Een goede aanvulling van dit onderzoek zou zijn moest men een kwantitatieve studie uitvoeren binnen de interne auditoren in de publieke sector. Hier heeft men dan het voordeel dat men een algemeen beeld krijgt omtrent de kloof m.b.t. de vaardigheden bij interne audit. Een andere invalshoek zou zijn, gaan kijken naar de VZW‟s binnen de Vlaamse overheid. Ook die vallen buiten het werkterrein van IAVA. De verwevenheid binnen de VZW‟s is heel groot waardoor IAVA zelf geen goed zicht heeft hoe al deze VZW‟s georganiseerd zijn. Tenslotte is het belangrijk om in het achterhoofd te houden dat onderzoek binnen de private sector niet zomaar kan overgedaan worden in een publieke context.
69
Referentielijst Wetenschappelijke artikelen:
Allegrini, M. & D'Onza, G. (2003). Internal auditing and risk assessment in large italian companies: an empirical survey. International Journal of Auditing, 7, 191-208.
Allegrini, M., D'Onza, G., Paape, L., Melville, R., & Sarens, G. (2006). The European literature review on internal auditing. Managerial Auditing Journal, 21, 845-853.
Carcello, J. V. & Neal, T. L. (2003). Audit Committee Characteristics and Auditor Dismissals following "New" Going-concern Reports. The Accounting review, 78, 95117.
Hay, D. B. (2003). Skills gaps and training needs for information and communications technology in small and medium sized firms in the South East of England. Educational Technology & Society, 6, 32-39.
Hood, C. (1995). The New Public Management in the 1980S - Variations on A Theme. Accounting Organizations and Society, 20, 93-109.
Hood, C., James, O., Jones, G., Scott, C. & Travers, J. (1998). Regulation inside government: where new public management meets the audit explosion. Public money and management, 61-68.
Institute of Administrative Management (2005). New diploma in audit skills. Manager: British Journal of Administrative Management, 7.
Kim, H., Mannino, M., & Nieschwietz, R. J. (2009). Information technology acceptance in the internal audit profession: Impact of technology features and complexity. International Journal of Accounting Information Systems, 10, 214-228.
70
Lapsley, I. (2008). The NPM Agenda: Back to the Future. Financial Accountability & Management, 24, 77-96.
Leeuw, F. L. (1996). Performance auditing, new public management and performance improvement: questions and answers. Accounting, Auditing & Accountability Journal, 9, 92-102. Littlejohn, A. H. & Lorraine, A. J. S. (1999). Effective use of communication and information technology: bridging the skills gap. ALT-J, 7, 66-76.
Molenkamp, A. (2009). De kleine auditafdeling: internal audit zoals bedoeld? Tijdschrift Controlling, 9, 37.
O'Higgins, T. (2010). Audit Committees in the Public Sector. Accountancy Ireland, 42, 18-22.
Palmer, K. N., Ziegenfuss, D. E., & Pinsker, R. E. (2004). International knowledge, skills, and abilities of auditors/accountants: evidence from recent competency studies. Managerial Auditing Journal, 19, 889-896.
Pickett, S. (2000). Developing internal audit competencies. Managerial Auditing Journal, 15, 265-278.
Pollitt, C. (2002). Clarifying Convergence: Striking similarities and durable differences in public management reform. Public Management Review, 4, 471-492.
Protiviti (2007). Risk management and IT audit skills most in need of improvement within internal audit departments, according to protiviti survey. Business Credit. 20.
Ruff, M., Thibodeau, J. C., & Bedard, J. C. (2009). A Profession's Response to a Looming Shortage: Closing the Gap in the Supply of Accounting Faculty. Journal of Accountancy, 207, 36-41.
71
Shore, C. (2008). Audit culture and illiberal governance. Anthropological Theory, 8, 278-298.
Spira, L. F. & Page, M. (2003). Risk management: The reinvention of internal control and the changing role of internal audit. Accounting, Auditing & Accountability Journal, 16, 640-661.
Williams, D. Z. (1984). Academicians view current needs in teaching auditors of tomorrow. Journal of Accountancy, 157, 24.
Boeken:
Christiaens, J. & Vanhee, C. (2007). Interne en externe audit. In J.Christiaens & C. Vanhee (Eds.), Handboek accountancy in de publieke en non-profitsector: Accounting, financieel management en auditing (1 ed., pp. 427-478).
Flint, D. (1994). Philosophy and principles of auditing: an introduction. Houndmills: Macmillan.
Gray, I. & Manson, S. (2008). Why are auditors needed? In I.Gray & S. Manson (Eds.), The audit process: Principles, practice and cases (4th ed., pp. 1-27). London: Thomson.
Institute of Internal Auditors Belgium (2006). Internal audit in Belgium: current internal audit practices and future expectations - survey results April 2006. Brussels: Institute of Internal Auditors Belgium.
Power, M. (1999). The audit society: rituals of verification. (1 ed.) Oxford: Oxford university press.
72
Puttick, G. & van Esch, S. (2007). Regulation and Professional Responsibilities of the Registered Auditor. In S.Kana (Ed.), The Principles and Practice of Auditing (9th ed., pp. 85-177). Kaapstad: Juta.
Venables, J. S. R. & Impey, K. W. (1991). Internal audit. (3th ed.) London: Butterwoths.
Wetsartikelen:
Het Belgisch Staatsblad. (2002). Koninklijk besluit betreffende de interne audit binnen
de federale overheidsdiensten.
Geraadpleegd op
17-11-2009
op
www.just.fgov.be/index_nl.htm
Het
Belgisch
Staatsblad.
(2007).
Koninklijk
besluit
betreffende
interne
auditactiviteiten binnen sommige diensten van de federale uitvoerende macht. Geraadpleegd op 17-11-2009 op www.just.fgov.be/index_nl.htm
Vlaamse codex (2003). Kaderdecreet Bestuurlijk Beleid. Geraadpleegd op 24-112009
op
http://212.123.19.141/ALLESNL/wet/detailframe.vwp?SID=0&WetID=1011530
Vlaamse codex. (2005a). Gemeentedecreet van 15 juli 2005. Geraadpleegd op 2411-2009
op
http://212.123.19.141/ALLESNL/wet/detailframe.vwp?SID=0&WetID=1013949
Vlaamse codex. (2005b). Provinciedecreet van 9 december 2005. Geraadpleegd op 24-11-2009
op
http://212.123.19.141/ALLESNL/wet/detailframe.vwp?SID=0&WetID=1014158
73
Internetbronnen:
The Institute of Internal Auditors. (2009a). Code of Ethics. Geraadpleegd op 05-022010 op www.theiia.org
The Institute of Internal Auditors. (2009b). International Standards for the Professional Practice of Internal Auditing. Geraadpleegd op
05-02-2010 op
www.theiia.org
The
Institute
of
Internal
Auditors.
(2010).
Geraadpleegd op 05-02-2010 op www.theiia.org
74
Definition
of
Internal
Auditing.
Bijlage 1: Vragenlijst Vragenlijst: de kloof met betrekking tot de vaardigheden binnen de interne audit in lokale overheden.
Gegevens van de geïnterviewde: Naam: Functie: Hoelang reeds deze functie binnen de interne audit: Hoelang reeds in de organisatie zelf:
Is er een interne auditdienst aanwezig binnen de organisatie? Indien ja: Kunt u de interne auditdienst situeren binnen het organigram van de organisatie? Uit hoeveel personen bestaat de interne auditafdeling? Kunt u mij de opleidingsachtergrond geven van u mede interne auditors? Hebt u een organigram van de interne auditdienst? Is het de bedoeling dat de dienst nog verder uitgebreid/opgevuld wordt? Welke soorten audits zoals bijvoorbeeld financiële audit, IT-audit, doelmatigheidsaudit… worden er in deze organisatie uitgevoerd (door de dienst interne audit)? Zijn deze gewijzigd doorheen de tijd?
Hoe wordt de omvang en de samenstelling van het auditteam bepaald voor de verschillende audits? Is er een jaarlijkse interne auditplanning aanwezig en door wie wordt deze opgesteld? Hoeveel audits worden er per jaar uitgevoerd? Wat is het budget van de interne auditdienst?
Is er naast een interne auditdienst ook een intern auditcomité aanwezig? Indien ja. Hoe is het auditcomité samengesteld? Wat is het profiel van de leden van het auditcomité? Is het auditcomité een apart en onafhankelijk orgaan binnen de organisatie?
Is er een auditcharter aanwezig binnen de organisatie? Indien ja. Sinds wanneer? 75
Wanneer is het auditcharter voor de laatste keer bijgewerkt? Hoe gaan deze aanpassingen dan in zijn werk? Welke aspecten werden zoal opgenomen in dit charter? Is het een uitgebreid charter? Neemt het auditcharter een belangrijke positie in binnen de dienst en wordt dit dan ook strikt gevolgd?
Zijn er verschillende middelen ter beschikking voor de uitvoering van de verschillende auditopdrachten? Zoals bijvoorbeeld laptops, bepaalde software (Word, Excell, specifiek gericht op audit), internet, handboeken… Waarvoor worden deze dan juist gebruikt? In er een evolutie in het gebruik van deze instrumenten? Hebt u en uw collega‟s de mogelijkheid tot het volgen van bijscholingen? Worden er regelmatig bijscholingen gevolgd?
Worden de interne auditactiviteiten volledig zelf gedaan of ook uitbesteed aan externe firma‟s? Indien ja. Welke firma‟s? Welke audits worden uitbesteed en wat zijn de redenen voor deze uitbesteding? Wordt de interne auditdienst regelmatig bijgestaan door externe specialisten of door personeelsleden van een andere afdeling?
76
Bijlage 2: Lijst met contactpersonen Geïnterviewde personen: Vlaamse overheid (IAVA): Naam: De heer Wim De Naeyer Adres: Boudewijngebouw Verdieping 5, Toren C Boudewijnlaan 30 – Bus 24 1000 Brussel Tel: 02 553 45 48 E-mail:
[email protected] Website: http://www2.vlaanderen.be/doelbewustmanagement/ EVA’s met privaatrechterlijk karakter: VMW: Naam: De heer Koen Albers Adres: Belliardstraat 73 1040 Brussel Tel: 02 238 95 35 Gsm: 0477 22 82 61 E-mail:
[email protected] Website: www.vmw.be
PMV: Naam: De heer Karel Bosman Adres: Oude Graanmarkt 63 1000 Brussel Tel: / E-mail:
[email protected] Website: www.pmv.eu
Provincie Oost-Vlaanderen: Naam: Mevrouw Hilde Moerenhout Adres: Gouvernementstraat 22-24 9000 Gent Tel: 09 267 81 20 E-mail:
[email protected] Website: www.oost-vlaanderen.be
Naam: Mevrouw An François Adres: Woodrow Wilsonplein 2 9000 Gent Tel: 09 267 73 76 E-mail: an.franç
[email protected] Website: www.oost-vlaanderen.be
Stad Antwerpen: Naam: De heer Ronny Wagenaer Adres: Francis Wellesplein 1 2018 Antwerpen Tel: 03 338 83 46 Gsm: 0474 56 67 59 E-mail:
[email protected] Website: www.antwerpen.be 77
Stad Gent: Naam: De heer Joost Robbe Adres: Sint-Niklaasstraat 72/102 9000 Gent Tel: 09 266 74 39 E-mailadres:
[email protected] Website: www.gent.be
Gecontacteerde organisaties die tot op vandaag niet geantwoord hebben:
EVA’s met privaatrechterlijk karakter: GO: Gemeenschapsonderwijs LRM: Limburgse Reconversie Maatschappij IWT: Instituut voor Wetenschappelijk Onderzoek
Provinciaal niveau: V.V.P.: Vereniging Voor Provincies Provincie Vlaams-Brabant
Gemeentelijk niveau V.V.S.G.: Vereniging Voor Steden en Gemeentes
78
Bijlage 3: Interview met dhr. Wim De Naeyer Naam van de geïnterviewde: Wim De Naeyer Organisatie: Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap Functie: Manager-auditor
Eerst volgt een korte inleiding met wat informatie over het verloop van het interview en enkele praktische zaken.
Ik ga eerst vragen wat is de juiste benaming van uw functie binnen de interne auditteams? Ik ben manager-auditor, en dus wij zijn een klein agentschap, wij zijn een volwaardig agentschap, een intern verzelfstandig agentschap daar komen we straks misschien nog op terug en wij hebben een directieraad aan het hoofd van ons agentschap staat een administrateur-generaal en we zijn met drie manager-auditoren en ik ben daar één van,
Oké. Hoelang beoefent u deze functie reeds uit? Euhm, de functie van manager-auditor euhm, dat is al zeven jaar ondertussen, ja.
Zat u daarvoor ook al in de interne audit of deze organisatie? Dus eigenlijk, wij zijn opgericht bij drie besluiten van de Vlaamse Regering en dat was in 2000 maar we zijn operationeel geworden in 2001? sedert september 2001 en ik was er dan van bij de aanvang bij in die zin ik ben begonnen in september als senior-auditor in september 2001 en ander half jaar later ben ik gepromoveerd tot manager-auditor.
Ahja, oké. Voor de opstart van de interne audit was u dan ook werkzaam in de Vlaamse Overheid? Ik heb eigenlijk nog maar twee werkgevers gehad, ik heb een eerste keer euhm dus na dat ik afgestudeerd was aan de universiteit, ben ik bij een bedrijfsrevisoren kantoor gaan werken, ja ik heb twee jaren half in dat bedrijfsrevisoren kantoor gewerkt en dan ben ik bij de Vlaamse Overheid gegaan en dus van, dat was van 87 79
tot 2001 heb ik bij eigenlijk een administratie financiën en begroting gewerkt. Ja dus eigenlijk ook in de financiële sector.
In dat bedrijfsrevisorenkantoor of u ander functie heeft u daar audit ervaring opgedaan? Ja, maar ik had, ik heb toegepaste, economische wetenschappen eigenlijk gedaan en mijn optie richting was accountancy en één van die professoren had, heeft mij een contract aangeboden en ik heb eigenlijk twee en een half jaar bij mijn eerste werkervaring in audit, auditor geweest eigenlijk externe auditor.
Ahja. Nu, ik had ook de website bekeken en daar heb ik eigenlijk al een hele veel informatie gevonden zoals bijvoorbeeld ja de auditteam, de interne auditdienst dus eigenlijk binnen het organigram van de organisatie, een onafhankelijk orgaan heb ik gezien dus dat is eigenlijk al goed maar uit hoeveel personen bestaat die juist? Het auditcomité? Ja… Het auditcomité bestaat uit negen leden, euhm, dus negen leden waarvan de meerderheid steeds onafhankelijk moet zijn dat betekent dus van die negen zijn er vijf onafhankelijke deskundigen en de voorzitter moet altijd één van die vijf onafhankelijke deskundigen in zijn dus euhm en dan heb je ook nog twee ministers, die zich laten vertegenwoordigen door respectievelijk hun kabinetchef en een adjunct kabinetchef en twee euhm topambtenaren, een administrateur-generaal en een secretaris-generaal dus euhm vijf plus twee plus twee geeft negen euhm dus die twee ministers en die twee topambtenaren. Ja,… Dat is om het zowel het politieke als het ambtelijke draagvlak te vergroten voor onze euhm, auditwerkzaamheden en die vijf onafhankelijken is om euhm dus eigenlijk te vermijden, ja, dus dat er politieke beïnvloeding of wel ambtelijke sturing zou zijn van onze werkzaamheden dus die vijf hebben niks te maken met de administratie,hé eigenlijk.
Dus, ja het profiel van die leden dus die vijf onafhankelijken, die hebben waarschijnlijk ervaring op gebied van audit? En dan de topambtenaren en die twee ministers of hun afgevaardigden minder, die zijn waarschijnlijk minder thuis in de audits? 80
Die hebben er geen affiniteit mee,hé dus vanuit hun achtergrond hebben zij dat niet natuurlijk, het zijn mensen met een, ja, laat ons zeggen toch wel waarschijnlijk economische achtergrond en die duidelijk wel euhm ja mee het verhaal aansturen, hoor, dus euhm, ja wij hebben denk ik op die, ja bijna tien jaar toch wel een en ander verwezenlijkt en ja die mensen weten waar, wat de bedoeling is en op zich naar inhoudelijk stoffering is dat een vrij sterk auditcomité.
De interne audit zelf uit hoeveel personen bestaat die? Ah, we zijn met euhm in eigenlijk theoretisch bestaat ons kader uit 28 personen euhm dus euhm momenteel zijn we met 26 omdat er één van die 28 is gedetacheerd naar een kabinet en euhm één auditor, die is onlangs vertrokken naar,dus, onze organisatie eigenlijk verlaten en wij gaan die niet vervangen omwille van de budgettaire problematiek. Ah ja. Dus we zij op dit moment met 26 dus dat, waarvan dat er, je hebt de administateurgeneraal en dan heb je het staflid en het staflid euhm heeft drie mensen als ondersteunende cel dus van die euhm 26 zijn er dan 21 die effectief, uitsluitend met de audit bezig zijn en van die 21 zijn er drie manager-auditoren de rest, ja, die andere 18 dan zijn dan ofwel junior-auditoren ofwel senior-auditoren, ja, euhm dus ja in theorie zou het zo zijn dus dat er 20 auditoren zijn naast, buiten ja, de managers, ja oké.
Is er eigenlijk veel circulatie van de personen binnen de dienst interne audit? Mensen die denken we gaan eerst even in de interne audit werken om dan door te sturen naar een andere functie of is dat eerder beperkt? Ik denk euhm dus op ons vrije prille bestaan, ja, negen jaar hebben wij eigenlijk een beetje een cyclische beweging gehad, in het begin de eerste twee, drie jaar was dat stabiel en dan hebben we een periode gehad van euhm een twee tot drie jaar waar dat er inderdaad, ja, redelijk wel wat personeelsverloop was en dat zijn mensen, die ofwel een promotie gemaakt hebben binnen euhm de Vlaamse administratie ofwel mensen die euhm naar privé getrokken zijn en daar ook, ja, ja, eigenlijk in het kader van de promotie bijvoorbeeld Ronny Waegenaar, was bij ons euhm junior-auditor en hij heeft eigenlijk, ja, stond wel op het punt om een bevordering te krijgen tot seniorauditor maar toen heeft hij opportuniteit zich bij de stad Antwerpen voorgedaan en 81
dat is eigenlijk, een collega van mij, manager-auditor nu geworden bij, ja, de stad Antwerpen dus dat zijn mensen die eigenlijk de organisatie verlaten hebben maar er zijn er ook die hie, ja, intern promotie gemaakt hebben en dat is dan een beetje een kweekvijversfunctie van interne audit euhm maar dan is dat stil gevallen, is dat ongeveer euhm twee tot drie jaar dus dat er niets van personeelsverloop geweest is, wel één ontslag een stagiair die binnen gekomen was en die eigenlijk niet voldeed aan de normenstandaarden die wij voorop stellen, ja, dus die zijn stage met een onvoldoende beëindigd geworden is maar dat was een initiatief van ons en dan dit jaar zijn er eigenlijk twee vertrekkers terug geweest, euhm één persoon die naar het kabinet gegaan is ja en een ander persoon, die ja ook de Vlaamse administratie verlaten heeft, hé dus eigenlijk de laatste jaren is er bijna geen personeelsverloop meer geweest op die twee, ja, recente na, ja, oké. De opleidingsachtergrond van uw collega’s is, die dan ook meestal economisch of is dat eigenlijk heel divers? Heel divers omdat wij ook bewust gekozen hebben, ja audit wordt nogal gemakkelijk euhm gepercipieerd als zijn de financiële audit, ja, dat hoeft geen financiële audit te zijn en wij hebben er hier bij onze oprichting eigenlijk onmiddellijk voor geopteerd om euhm de klemtoon niet op de financiële audits te leggen niet dat we die niet doen euhm dus maar heel uitzonderlijk eigenlijk. Waarom doen wij dat niet? Euhm omdat wij, je hebt de wetgeving op de rijkscomptabiliteit, je hebt daar een rol van het Rekenhof, ja je hebt daar een rol van inspectie van financiën, je hebt daar de rol van een agentschap centrale accounting, je hebt daar de rol van een controleur van de vastleggingen en dan vonden wij het een beetje absurd om een nieuwe speler in dat controlelandschap ook terug weer op die financiële aangelegenheden te zetten en wij hebben eigenlijk euhm vooral gefocust op euhm de organisatiebeheersing. Dus we hebben een eigen model uitgewerkt, een leidraad organisatiebeheersing di,e we eigenlijk uitgerold hebben naar de ganse administratie die wel wat impact heeft gehad euhm en wij focussen daar vooral op maar dat betekent dus ook dat wij hier een heel heterogeen natuurlijk, euhm gezelschap aan auditoren zitten hebben. En ik vind dat ook wel een toegevoegde waarde euhm ja, je hebt hier, het zijn allemaal universitairen, ja, euhm maar het is dus eigenlijk een divers pluimage, en ja, natuurlijk is het wel zo dat dus als je onze website bekeken hebt, hebt je ook 82
waarschijnlijk gezien dus dat er een aparte tak forensische audits is, ja, daar ben ik volledig voor verantwoordelijk maar daar gaat het natuurlijk wel,ja, over fraude gerelateerde ja, onderzoeken en dan zit ge per definitie, ja meestal in het financiële aspect ja, en euhm de auditoren die uitsluitend eigenlijk forensische activiteiten doen, die hebben, ja, drie van de vier hebben een financieel, economische achtergrond qua studies euhm dat is ook noodzakelijk omdat je ja vandaag noemen ze dat dikwijls full of the money en dan zit je nogal gemakkelijk rap in een boekhouding, ja , dat klopt inderdaad.
Bij het binnenkomen als nieuwkomer moet je dan reeds voorgaande auditervaring hebben of kan binnenkomen gewoon voorbeeld dan als pas afgestudeerde en geven jullie dan opleidingen? Euhm ,ja, dan kunnen ze, we hebben hier euhm, wij beslissen daar al een paar jaar mee bezig ma dus dat competentiemanagement zit in zijn eindfase op dit moment dus wat doen we , we hebben eigenlijk alle competenties die nodig en vereist zijn euhm voor de uitoefening van onze auditfunctie hebben we eigenlijk euhm, ja, in kaart gebracht en wij hebben daar ook ja alle onderliggende euhm
materialen,
opleidingsmaterialen ja en educatief materiaal ondergestopt in die applicatie dus dan hebben wij ook een inschatting gemaakt van elke auditor afzonderlijk voor te zien wat zijn hun sterke punten, wat zijn hun eerder zwakke punten en dat heeft te maken met hun achtergrond en dus dan gaan wij vooral op hun opleidingstraject ehm toespitsen op euhm de aandachtspunten, ja maar dat betekent ook dus dat we een gradatieschaal daarin gezet hebben niet elke autitor wij hebben maturiteitsniveaus daarin gezet ja dus euhm we zeggen van kijk dit is het minimumniveau dat elke auditor om bijvoorbeeld wetgeving overheidsopdrachten ja moet behalen. En dan zeggen wij voorbeeld vijf of zes van onze auditoren moet een maturiteitsniveau specialiteit halen op die materie, dus, ja, dus dat betekent wanneer er zich een specifieke audit zou aandienen, die focust op euhm die vooral te maken heeft met toepassing van de wetgeving op overheidsopdrachten, dat men zeker minstens één van onze specialisten daarop kunnen inzetten, ja, je bent een vrij klein agentschap en je moet dan ook euhm voldoende devercifiëren maar dus onze mensen worden dus als ze binnen komen ‟t is niet nodig, niet vereist dus dat ze auditervaring ja hebben tenzij een junior-auditor wij voorzien in dat opleidingstracject, 83
euhm normaal gezien ogen wij eigenlijk zien wij dat in dat traject dat ze dus ook zes jaar zouden moeten kunnen promoveren tot senoir-auditor maar dat heeft ook nog ja te maken met budgettaire districtie, waar we de laatste twee jaar eigenlijk mee geconfronteerd worden, ja, oké.
De senior-autitors hebben die dan ook nog de mogelijkheden tot bijscholingen indien ze dat wensen of wordt het eigenlijk minder gedaan? Euhm dus elkeen dus van gelijk welk niveau wordt geacht zich steeds eigenlijk te vervolmaken, ja, dus in onze euhm wij doen aan tijdsbesteding dus euhm wij hebben een tijdsregistratiesysteem euhm om te kijken euhm hoeveel mandagen , mensdagen worden erin gezet op bepaalde opdrachten maar dus dat betekent ook in onze planning is daar rekening mee gehouden, dus als wij onze planning voor het volgende jaar berekenen houden we rekening bevoorbeeld met 75% auditcapaciteit en wij berekenen daar welke opdrachten er kunnen uitgevoerd worden maar bijvoorbeeld van onze 100 procent capaciteit is 5 procent voorbehouden aan vorming dus en op basis van dat competentiemanagement ja moet er dan in samenspraak met de manager-auditor gekeken worden op welke competenties
euhm, euhm,
euhm naar efficentië en effectiviteit , ja tuurlijk, toe ook elk indiviudele auditor het best, welke vorming er voor wordt gevolgd. Ja, oké.
Buiten die forensische audits, welke andere audits worder er zoal uitgevoerd? Vooral operationele? Jawel, he we zitten eigenlijk altijd op die operationele audits, maar in die operationele audits
zie
ik
meer
de
procesaudits
eigenlijk
ja
nu
we
hebben
een
leidraadorganisatiebeheersing uitgewerkt waarbij we euhm waar we op eigenlijk het allerhoogste niveau van organisatiebeheersingen gaan kijken of dat een entiteit beschikt over de instrumenten, bestuuringsinstrumenten, beheersingsinstrumenten om
hun
doelstellingen
te
gaan
behalen
dus
dat
betekent
die
leidraadorganisatiebeheersing we hebben die uitgewerkt over tien verschillende thema‟s ja, euhm die moet ook raadpleegbaar zij op onze website euhm. Euhm dat betekent dus dat wij in de eerste fase laat ons zeggen van 2004 tot 2008 vooral starte, zwarte analyses hebben uitgevoerd vooral ja eigenlijk voor een groot deel van onze capaciteit dat hebben we gedaan om te kijken van welk maturiteitsniveau qua 84
organisatiebeheersing ja heeft die entiteit op de tien verschillende thema‟s en dan zelfs nog vier doelstellingen wat efficiëntie, effectiviteit, kwaliteit en integriteit betreft euhm op basis van die inschattingen gaan wij dan verder gaan kijken euhm van ja welke individuele processen kunnen wij daar nu gaan uit distilleren om die te kunnen gaan
doen
dus
eigenlijk
als
je
zegt
van
eerst
op
dat
hoog
niveau
organisatiebeheersing en dan dalen we af naar operationele audits, compliance doet je altijd bij manier van spreken en dus financiële audits veel minder euhm dus alleen komen financiële audits aan bod bij forensische audits wat dat is dan eigenlijk maar een, het kleinste gedeelte van onze inzet ja tuurlijk, dat is ongeveer 20 tot 25 pricebt van onze auditcapaciteit, oké.
Zijn die soorten audits eigenljk gewijzigd voorbeeld dat er in het begin van de organisatie toch meer gericht werd op die financiële audits maar naar mate de tijd dat we vorderen nu toch meer proces audits of it audits? ‟t Is gewijzigd,ja dus in het begin zaten wij op basis van een risico-analyse, zaten we euhm vooral bezig met proces audits Na een paar jaar hadden wij heel snel door euhm dus je moet rekening houden je zit hier met een audit universum en met een 66-67 tal en entiteiten maar je moet, k weet niet of je de omvang van van die entiteiten beseft, je zit voorbeeld een agentschap Wegen en Verkeer, dus ja euhm de autostades en noem maar op, das dat zijn in De Lijn, VDAB de VRT dat zijn enorme, grote organisaties. Wij zijn een agentschap waarin we dat eigenlijk ja met een 20-tal auditoren zitten, als je weet dus dat je een auditteam is, bestaat uit twee mensen meestal euhm dat betekent dat dus dat je in theorie een negen tot tiental audits tegelijkertijd kunt lopen hebben euhm als je met een grote proces audit bezig zit ja dat betekent dat je heel snel een viertal tot vijftal maand aan zo een heel grote procesaudit bezig zijt als je dan op het eind van uw jaar eigenlijk ziet van welke processen hebben we hier eigenlijk doorgelicht dan kom je op een bepaald moment, kwamen we tot de vaststelling dat we eigenlijk onze risico‟s eigenlijk onvoldoende afdekten en dat we met die procesaudits zelfs op basis van die risico-analyse onvoldoende afdekkingsgraad hadden voor de risico‟s. Toen hebben wij gezegd van kijk, laat ons eerst eens kijken in welke mate dat die entiteiten over die sturings- en beheersingsinstrumenten beschikken ja om hun risico‟s te gaan beheersen euhm en dat is in 2004 de aanzet geweest om naar dat model van organisatiebeheersing over 85
te stappen omdat we zeggen van kijk dan hebben we op het hoger niveau ja, een goed zicht van hoe matuur zijn die entiteiten op organisatiebeheersingniveau en euhm als je dat weet dan kan je voor bepaalde entiteiten kan je die ja der op bepaalde processen, de belangrijkste processen er gaan uitlichten en dat is wat we gedaan hebben. Eigenlijk euhm de Vlaamse Regering heeft daar ook ingevolgd en heeft een beslissing genomen om tegen het einde van dit jaar moeten eigenlijk alle entiteiten voor al die thema‟s uit te leidraad moeten ze een matuuriteitsniveau drie behalen, dat is vrij hoog, en wij staan vanaf eigenlijk euhm dus die activiteit zal echt heel zwaar gaan beginnen doorwegen vanaf begin juli gaat er eigenlijk het gros van ons auditcapaciteit op de eindvalidaties gaan zitten ja. Dus das allemaal heel erg voorbereid, we hebben daar al heel veel stappen voor gezet maar nu gaan we eigenlijk zeggen die laatste helft van dit jaar van kijk entiteit x, jij hebt voor dat thema voor ons een matuuriteitsnivea één, twee, drie, vier euhm en ja dan is het ook wel zo dat die entiteit zich in principe moet verantwoorden ten opzichte van zijn of haar minister. euhm Waarom dat een matuuriteitsniveau drie niet werd gehaald? Indien niet, ja welke initiatieven zij gaan nemen omdat dat dan wel te halen, ene keer dat die inspanning euhm achter de rug is, zullen wij ook weer meer klemtoon gaan leggen op processen, ja oké.
Ik veronderstel dat wat u gezegd heeft dat de omvang of de samenstellling van het auditteam ook wel bepaald wordt door de soort audit dus bepaalde voorbeeld forensische audit gaat dan gevolgd worden dus iedereen heeft zijn eigen toch een beetje ja specialisatie … Sommige, dus een aantal mensen hebben echt een specialiteit euhm wij euhm wij hechten ook heel erg veel belang aan het behalen van certificaten en dus ja, ja je hebt dus, ja, bij het institute of internal auditors heb je, ja, de certifiedet internal auditors, ja je hebt op het vlak van it-audits heb je ook certificaten, die je kan behalen, ja je hebt controlsoulaccesmenscertificaten, in de forensen sector heb je er twee, nationaal, dat uitgegeven wordt door het instituut van forensische auditoren, registed forensic auditors en dan wereldwijd ,tegenhanger van het IIA dat is het ACFE, Associated Certified Controled Examinators euhm dus daar heb je dan de Certified Front Examinors ja. En dus heel wat mensen van ons hebben hier één of 86
meerdere van die certificaten dus dat betekent bijvoorbeeld wie dat er een certificaat CFE Certifed
Front Examinor behaald, ja, dat dat die mensen zijn die, die
forensische audit gaan doen natuurlijk, ja maar laat ons zeggen, een ja 40 procent denk ik van ons auditoren zijn echt gespecialiseerd, de ander 60 procent zijn eerder generiek, ja die meestal kunnen ingezet op, alé de anderen ook maar de echte specialisten gaan we op hun specialistische materie gaan inzetten dat is ook logisch denk ik
Natuurlijk. Bent u lid van het IIA? Ja
Is er een jaarlijks intern auditplanning aanwezig? Ja,ja.
Wordt die strikt gevolgd of kan dat afwijken doordat er bijvoorbeeld belangrijke opdrachten binnenkomen, die jullie er moeten tussen nemen? Ja, ja dus dat zit redelijk goed uitgekiend, we zijn bijvoorbeeld op dit moment bezig met de voorbereiding van onze planning 2011. Ja, dus wat betekent dat, dat 75 procent van onze auditcapaciteit wordt gepland, 25 procent is dat niet dus dat heten wij de ad hocs maar dat betekent, ja, bijvoorbeeld een forensisch audit kan je niet op voorhand gaan plannen en we krijgen hier bepaalde informatie binnen ofwel moet je daar onmiddellijk gevolg aan geven ofwel zeg je van oké dat kan nog twee, drie maand wachten dus dit is niet echt een probleem op dit moment. Ik wil maar zeggen ja, naar het verder blijven laten doorlopen van schade dus bepaalde dingen dat is gewoon gesignaleerd en die drie van waarvan men ziet dat is éénmalig of dit is op dit moment ja, niet meer lopend dus dat betekent al bijvoorbeeld die ministers kunnen vragen hebben om behoorlijk een audit uit te voeren, een leidend ambtenaar kan dat ook vragen en dan hebben wij zo die buffer van 20 à 25 procent ja maar dan betekent die 20 of 25 procent dat is niet zo dus dat we zitten wachten tot wanneer iets binnenkomt, we doen bepaalde detectie audit, dat wij spontaan op zoek gaan naar afwijkende patronen ja euhm laten ons zeggen die zijn ook gepland maar ik wil maar zeggen als dus daar iets dringend binnen komt ja wordt dat gewoon naar achter geschoven maar die 75 procent gepland, dus die we nu bezig zijn om, dan de 87
goedkeuring te krijgen tegen eind van dit jaar door het auditcomité daar wordt niet van afgeweken. Tenzij uitzonderlijke omstandigheden ja maar dat is echt heel uitzonderlijk en moet ook gemotiveerd worden naar het auditcomité. We zitten met een heel strikte planning maar er is ruimte voor ad hoc vragen. Ja, oké.
Hoeveel audits houdt dat zo in per jaar? Euhm ik zou in ons jaarverslag moeten kijken, ja ik kan er ook een cijfer op plakken met het gevaar dus dat ik er wel wat naast zit, hoor dus,he...
Staat het jaarverslag on-line? Dat staat on-line.
Dan kan ik het zoeken, ik heb het doorgenomen want ik heb het afgedrukt maar niet volledig.. Ik denk eerlijk gezegd zo een grote raming 30 à 40. Ja, dat hangt natuurlijk ook af hoe groot de audits zijn ….. dus laat ons zeggen laten we het op een stuk of 40 houden of ik zal zelf straks nog eens navragen, oké.
Hebben jullie eignelijk een apart budget dat jullie mogen uitbesteden voorbeeld aan opleidingen of moet dat ook allemaal via het audicomité enzo betaald worden? Neen, we hebben een begroting,hé, ja, net zoals elk agentschap hebben we een begroting maar dat is eigenlijk een vrij beperkt budget want eigenlijk laat ons zeggen het overgrote deel van onze kredieten, zijn personeelskredieten ja dus dat zijn onze salarissen, die daarvan betaald worden. Wij hebben daarnaast ook een kredieten voor onze werkingsmiddelen, euhm waaronder vorming, he maar dus ja, dat is iets wat, dat met decreet moet worden bepaald die begroting en wij beheren dat krediet zelf natuurlijk ja moeten wij wel verantwoording afleggen over de handeling van die kredieten, he, dus elk audicomité rapporteren wij ook over de budgettaire toestand, oké.
88
Die werkingmiddelen vindt u die genoeg in die zin van we hebben goeie laptops, we hebben bepaalde handboeken of hebben bepaalde software om de audits uit te voeren of zegt u eerder dat mag eigenlijk nog verder uitgebreid worden om toch de dienst te optimaliseren. Dat is wel een gemakkelijke vraag, eigenlijk, he, moest iedereen ja aan wie je die vraag gaat stellen die gaat zeggen wij hebben te weinig geld, he, ja. Wij moeten heel euhm zorgvuldig omspringen met de kredieten, die ons ter beschikking worden gesteld, ja. Uiteindelijk, ja, de salarissen zijn wat ze zijn en daar kan je niet op gaan besparen, wij doen dit nu wel bijvoorbeeld met die ene persoon, ja die de organisatie van ons verlaten heeft, dat we zeggen van kijk omwille van de budgettaire herstructies die ons door de Vlaamse Regering worden opgelegd gaan we die niet vervangen omdat wij eigenlijk budgettair anders met een probleem zouden zitten door de besparingsmaatregel. Maar die vraag die je nu stelt is geen specifieke vraag voor interne audit, omdat alle ja andere entiteiten met dezelfde problematiek worden geconfronteerd,he in deze budgettaire constellatie is dat jammer genoeg op dit moment hetzelfde geval. Het is zo dus, dat wij heel zorgvuldig omspringen met de aanwending van onze middelen, ja wat werkingsmiddelen heten maar we slagen er dus in om voorbeeld iedereen beschikt over een laptop euhm iedereen beschikt over een gsm, we slagen er dus wel in om die zorgvuldige aanwending van onze middelen om de drie jaar te voorzien in vervanging van onze laptops als je zegt ja kijk om de drie jaar als je daar intensief gebruik van maakt, ja, is dat wel aan vervanging toe en dat, daar slagen wij in maar het is echt op dit moment heel moeilijk om budgettair de zaak gezond te houden ja en dat geldt niet alleen voor ons, ja natuurlijk maar dat geldt voor iedereen op dit moment, oké.
Er is dus een auditcharter aanwezig en is dat van bij de opstart opgesteld? Ja, ja, dus wij hadden dat van bij de opstart en dat is aangepast en bijgwerkt geworden. Ja.
Wordt dat regelmatig bijgewerkt? Wanneer is dat voor de laatste keer bijgewerkt? De laatste keer is dat, want de tijd gaat snel, was dat nu eind 2008 of begin 2009 geweest dus heel recent eigenlijk. Ja oké, ’t is waar. 89
Die aanpassingen hoe gaan die dan in zijn werk, voeren jullie die uit en worden die dan goedgekeurd door het auditcomité? Of gaat het auditcomité daar zelf initiatief toe nemen om veranderingen aan te sturen of ….? Euhm, veranderingen aan het auditcharter euhm vinden hun oorsprong enerzijds in euhm gewijzigde, decretale omstandigheden en dus bijvoorbeeld het kaderdecreet in het bestuurlijk beleid wordt aangepast dan heeft dat ook implicaties op ons auditcharter dat is één, twee euhm charter kan ook aangepast worden op basis van bepaalde beslissingen bijsturingen die er gebeuren, ik zeg maar iets als wij met die leidraad organisatiebeheersing zijn begonnen heeft dat ook ja bepaalde inzichten tot, met zich meegebracht dus dat wordt ook besprokén met het auditcomité maar dat auditcharter wordt dan door ons bijgestuurd maar dat auditcharter wordt steeds goedgekeurd door het auditcomité ja en komt dus ook op de agenda van de Vlaamse Regering dus ik wil maar zeggen, ja wij nemen uiteraard dat initiatief omdat aan te passen maar dat wordt ook altijd goedgekeurd door het auditcomité ja dat wordt dus op de agenda geplaatst van het auditcomité. Oké.
Bij de start van het opstellen van dat auditcharter heb ben jullie dan ook beroep gedaan bijvoorbeeld bepaalde, externe specialisten die daar in thuis waren bijvoorbeeld ja, de normen van het IIA of zo …? Euhm ja en neen, euhm bij onze opstart hebben wij, euhm de opstart van interne audits en dat is een proces dat al van in 1999 aan de gang was, dat is begeleid geworden door een externe consulting en toen zijn de teksten in samenspraak met dat, die externe firma opgesteld geworden maar ik durf in al bescheidenheid op dit moment beweren dat we zelf specialist in die materie zijn geworden euhm dus onze mensen we hebben hier een aantal CIA de normen en de standaarden van het IIA is voor iedereen verplichte materie ja dus bijvoorbeeld de aanpassing en de volledige herwerking van dat auditcharter is door ons wel gebeurd conform naar de regels van de kunst.
Is dat eigenlijk een uitgebreid charter? Beslaat dat veel domeinen van de dienst of is dat eerder algemeen? Neen? dat is een heel uitgebreid charter euhm dat staat trouwens ook op de website, ja ik heb… het is een heel uitgebreid charter die eigenlijk denk ik alles beslaat van 90
onze auditwerkzaamheden, ja toepassingsveld, takenpakket, aansturing voor het auditcomité, alle aspecten ja wat in een auditcharter erin moet staan, staar er ook in denk ik.
En dit dan waarschijnlijk ook heel belangrijk dat dat auditcharter daar toch niet van echt afgeweken wordt binnen de dienst veronderstel ik. Euhm dus we hebben ook een compendium uitgewerkt en een compendium dat is eigenlijk een handleiding voor elke beginnende auditor dus eigenlijk alles wat dat hier gebeurt is uitgeschreven in procedures in eigen processen ja. Dus dat betekent dat eigenlijk een beginnende auditor, ja die wordt niet aan zijn lot overgelaten hé die wordt in een team gezet met een vrij ervaren auditor en de beginneling gebeurt door dan één van de managers, ja, dus maar de eerste stappen die gezet worden van een auditor door een auditor moeten gebeuren op basis van dat compendium dus alles wat er ook gebeurt van voorbereiding tot rapporteringsfase ja, staat allemaal gedocumenteerd in dat compendium euhm dus en dat compendium is eigenlijk ja hoe moet ik zeggen, neen, een vertaling van dat auditcharter, he. Euhm ja alles wat dat in dat auditcharter staat, gaat je ook ja, punctueel terugvinden in dat compendium dus eigenlijk is dat de perfecte toepassing hiervan, ja, oké.
Bepaalde interne auditactiviteiten worden die ook uitbesteed of wordt alles binnen de dienst gedaan? Euhm, we hebben het daarnet over het budget gehad ja euhm we hebben in ons budget ook een kredietpost van 100.000,00 EUR voor uitbesteding euhm ja euhm voor particulier lijkt dat veel, voor uitbesteding is dat gewoon peannuts. Wij hebben een aantal jaar terug een overheidsopdracht uitgeschreven waarbij dat we eigenlijk naar een raamcontract gingen werken, ja we hebben daar verschillende luiken in dat raamcontract gezet. Raamcontract voor gewone audits, it audits , financiële audits en ook forensische audits ‟t er zit maar vier luiken, elk van die vier luiken is gegund geworden eigenlijk aan een verschillende inschrijvers dus niet iemand, die voor alle vier de winnende partij was ja en wanneer dat, wij proberen elk jaar die 100.000,00 EUR zo optimaal mogelijk te benutten maar dat is geen uitbesteding in de juiste, in een bepaalde zin van of betekenis van het woord, omdat wij de verantwoordelijkheid altijd bij ons houden, wat doen wij? Ja. Dus om zoveel mogelijk audits te kunnen 91
uitvoeren, gaan we dat, dat uitbestedingsbudget gaan aanwenden door aan bodyshopping te doen, wij doen geen, wij geven, wij verlangen van die mensen geen resultaatsverbintenis, wij hebben daar eigenlijk een middelenverbintenis mee dus bijvoorbeeld firma x die een bepaald luik heeft en wij starten een opdracht op, dus het auditteam is iemand van onze auditoren plus iemand ja van dat kantoor en supervisie gebeurt door een van de manager-auditoren van ons, dus dat betekent eigenlijk daardoor kunnen wij een opdracht meer, als wij zo twee opdrachten kunnen lopen , ja dat zijn twee mensen van ons maar in plaats van dat, dat één opdracht is, is dat dan twee opdrachten die kunnen lopen hebben wij eigenlijk één audit meer kunnen uitvoeren namens dat uitbestedingsbudget ja maar he die 100.000,00 EUR is vrij snel opgesoupeerd maar wij besteden dat op die manier dan ook wel uit. Ja. Kan u zeggen op welke firma’s u zoal beroep gedaan hebt? Ahwel, dat is een openbaarheid van bestuur,ja dat is geen probleem, we worden voor de gewoon reguliere auditopdrachten is dat Ernst & Young, euhm voor financiële audits is dat Tri Finance, euhm en voor forensische audits is dat I Pass ja en we hebben eigenlijk dus het ICT-luik hebben wij nog niets uitbesteed ja euhm via dat raamcontract dus dat zijn drie firma‟s die bij ons eigenlijk hier aanbod al zijn gekomen, ja.
De eigenlijke reden voor die uitbesteding is dan eigenlijk een gebrek aan capaciteit? Capaciteit maar we proberen ook euhm die uitbesteding te doen om zelf er ook van te leren bijvoorbeeld ja euhm als wij bepaalde competenties, als wij vinden dat wij bepaalde competenties onvoldoende in huis hebben euhm dan proberen wij euhm ,ja ons uitbestedingsbudget daarop te focussen. Nu bijvoorbeeld is het ook zo dat wij een nieuwe opdrachts binnenkort gaan opstarten en dat heeft te maken met een heel groot project en daar gaat dat projectmanagement euhm dus moeten doorgelicht worden en we hebben hier een paar mensen die wel wat vertrouwd zijn met projectmanagement maar een echte specialist zit er niet bij ja dus wij hebben gezegd van kijk wij gaan euhm ons uitbestedingbudget voor een deel daar voor aanwenden maar dat betekent dus ook dat we daardoor aan die expertise zelf gaan verwerven dat is het voordeel van die bodyshopping, ja je zegt je besteedt het uit een rapport 92
dan krijg je een rapport en je hebt zelf weinig bijgeleerd, door het op die manier te doen, leer je wel ja heel veel bij zelf ook.
Die externen dan eigenlijk komen, die dan effectief hier naar de dienst en hebben die hier bijvoorbeeld een bureau waar ze of … is dat meer in de zin van virtueel of via e-mail ? Neen, ze euhmn een bureau misschien eerst dat, we werken hier in een open landschap ja euhm zowel management als de administrateur-generaal zit tussen de rest van het personeel, ja, er zijn hier geen aparte bureaus er zijn wel aparte kantoren maar dat zijn kantoorruimtes, die worden ingenomen door auditteams die voorbeeld in een rapporteringsfase zijn aanbeland ja en die zich dan afzonderen om samen aan het rapport te werken, dat is de bedoeling van dat open landschap maar die mensen die wij inhuren in het kader van die uitbesteding die moeten hier, die zitten hier ja , die zitten bij ons
En gebeurt dat regelmatig dat er zo personen zijn of is dat continue dat er altijd wel? Neen, laat ons zeggen, ja voor de beperkte 100.000,00 EUR, één à twee keer per jaar gedurende een maand of twee ja zijn er mensen extern hierbij ons aan de slag, ja.
Buiten externen komen er voorbeeld personeelsleden van andere afdelingen binnen de Vlaamse Overheid u bijstaan bijvoorbeeld als jullie in een bepaalde sector niet echt thuis zijn dat zij ook komen bijstaan wat informatie betreft voor de interne audit. Niet betreffende interne audits maar wij hebben wel euhm samenwerkingsprotocols afgesloten met bepaalde, gespecialiseerde entiteiten maar dat vereist ook een geheimhoudingsplicht ja en ik, wij hebben vooral die expertise nodig wanneer bij forensische audits ja bijvoorbeeld een aantal van mijn mensen zijn gespecialiseerd, in de wet, in de materie wetgeving overheidsopdrachten maar euhm die zijn niet in die mate gespecialiseerd als een afdeling. Wij hebben hier een afdeling overheidsopdrachten, daar zitten echte specialisten dus bijvoorbeeld laat ons zeggen 90 procent van de, wanneer dat we in een forensische audit in overheidsopdrachten 93
zijn aanbeland, bijvoorbeeld 90 procent van de vaststellingen die wij doen zijn in die mate beheerst door ons dat wij geen, dat wij daarzelf euhm mee weg kunnen maar 10 procent van onze vaststellingen zeggen wij van eigenlijk zijn we onvoldoende beslagen in die materie om daar een uitspraak over te doen en dan gaan wij vragen stellen maar wij maken de identiteit van de geauditeerde niet kenbaar, ja, dus wij gaan algemeen een vraag stellen schriftelijk altijd aan die afdeling. Omdat we een samenwerkingsprotocol dat zij verplicht zijn om binnen de 14 dagen ons antwoord daarop te geven, wij hebben dat protocol met overheidsopdrachten we hebben dat ook met afdeling personeelsregelgeving, we hebben dat protocol ook met bijvoorbeeld financiën en begroting, wanneer dat we gespecialiseerde informatie nodig hebben euhm maar die werken op zich niet samen met interne audit. Wij zijn de vraagde partij en zij zijn verplicht om in het kader van dat protocol ons daar in informatie over te geven, zij kunnen euhm er is geen wisselwerking zij kunnen aan ons geen vraag stellen over een bepaalde entiteit wanneer dat zij ons vragen stellen algemeen dan kunnen wij daarop wel op ingaan maar dus euhm audit gerelateerd is het éénrichtingsverkeer ja oké
Hoever reikt eigenlijk IAVA zijn er veel Vlaamse organisaties die buiten dat beter alé in principe onder het Beter Bestuur Beleid vallen zoals bijvoorbeeld PMV zijn er zo? Hoeveel zij er dat zo ongeveer? Euhm je hebt, he euhm je hebt het overheidslandschap euhm excuseer ik zit met een verkoudheid, hoor we hebben een in ons overheidslandschap binnen de Vlaamse administratie heb je enerzijds de departementen anderzijds hebt ge interne verzelfstandige agentschappen met of zonder rechtspersoonlijkheid dan het je de externe zelfstandige agentschappen en daar heb je het onderscheid tussen publiek rechterlijke vormgeving en privaat rechterlijke vormgeving dus wij zijn bevoegd voor alle departementen, alle IVAs en de publieke rechterlijk vormgevende EVAs, ja, privaat rechterlijk vormgeving EVAs, behoren niet tot ons euhm werkterrein euhm en daar, ja, hebt je PMV, Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening enzo die vallen er allemaal niet onder dat is één. Een ander aspect is ook natuurlijk dus dat je binnen een overheid ook ziet dat er een perifere structuren zich gaan ontwikkelen dus bijvoorbeeld oprichting van VZWs, ja, bijvoorbeeld een voorbeeld daarvan vroeger de culturele centra‟s in de Brusselse Ring, die behoorden vroeger tot de Vlaamse 94
administratie euhm en dat is al veel jaren terug, heeft men daar een vzw De Rand opgericht en dus die vzw behoort niet tot ons werkterrein, ja terwijl dat je dan zegt ons auditcomité bijvoorbeeld maakt daar wel steeds zijn bezorgdheid euhm over uit en dat zou je, in onze jaarverslagen kan je dat ook lezen en ik begrijp die bekommernis omwille van het feit, ja dus dat je zegt van kijk we zijn bevoegd voor heel wat dingen maar andere zaken zijn we dan ja niet bevoegd. Euhm een mooi voorbeeld daarvan is, als je zou kijken maar euhm dat gaat uitweiding tot gevolg hebben maar het ombudsdecreet voorziet in hun klokkenluiders een bescherming er is
in
dat
decreet
naar
aanleiding
van
het
decreet
is
er
ook
een
samenwerkingsprotocol op vraag van de Vlaamse Regering ontstaan tussen de Vlaamse Ombudsdienst en de IAVA euhm en dus eigenlijk is de ombudsdienst verplicht voor elke keer wanneer dat er zich een integriteit en een klokkenluider zich aanmeldt de grondigheid en toegankelijkheid te gaan onderzoeken dat is in overleg met ons, maar ene keer dus dat zij de melding ontvankelijk en gegrond hebben verklaard, plaatsen die de klokkenluider onder hun bescherming maar ze zijn dan eigenlijk verplicht om aan ons te vragen van ja dat wij die forensische audit dan ja zouden uitvoeren en euhm maar dus de laatse die zich heeft voorgedaan was in 2008 en dat de Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening en dat staat uitgebreid in hun jaarverslag 2008 uit recente van 2009 en euhm dus euhm daar hebben zij een aanbeveling geformuleerd dat ze zeggen van eigenlijk euhm ja het werkterrein van IAVA is onvoldoende uitgebreid om bijvoorbeeld tegemoet te komen aan dergelijke ja problemen en gevallen euhm daar omtrent maar ja wij zijn, wij nemen daar akte van en als die entiteiten ook tot ons werkterrein zouden euhm toegevoegd worden ja dat impliceert dat er ook bijkomend personeel zal moeten komen ja, Dus euhm heel moeilijk om uit het huidige auditorium bestand eigenlijk ons audituniversum af te dekken ja, dus als dat uitgebreid wordt ja dat heeft daar meestal ook andere repercuties tot gevolg maar je kan inderdaad de vraag stellen ja of dat het gezond is? Wat dat ik daarnet nog vergeten te zeggen ben dat ook de VRT behoort ja tot ons werkterrein, ja dat had ik al opgezocht en inderdaad ja.
95
Bent u ook soms eigenlijk betrokken bij interne audit bij steden en provincies voorbeeld dat ze jullie raad komen vragen of hulp veronderstel ik van niet dat, dat ? Wij kunnen daar ook niet op ingaan, wat we wel al gedaan hebben dat is sommige steden hebben wel ja ons al eens gecontacteerd om eens uitleg te geven maar er is wel een belangrijke ontwikkeling in deze, je hebt het aangepaste gemeentedecreet euhm en het aangepaste provinciedecreet, ja, en daar spreekt men over anders een belangrijke hoofdstuk handelt over externe audits, dus in de beleidsnota van minister Bourgeois, die ja bevoegd is euhm voor Binnenlandse Aangelegenheden euhm wordt dus eigenlijk een ja euhm moet dus eigenlijk invulling gegeven worden aan wat dat nu in het gemeentedecreet staat maar nog altijd geen uitvoeringsbesluit heeft gekregen en euhm dus op dit moment is een commissie bezig met te bestuderen, op welke wijze, op heel afzienbare tijd er invulling kan gegeven worden aan die verplichting tot auditfuncties binnen de gemeenten en provincie besturen. Een belangrijke piste, die wordt bewandeld is dus om euhm die audits ook onder te brengen binnen IAVA maar euhm wij euhm nogmaals dus alles wat te maken heeft, gerelateerd is aan onze werkzaamheden, wij hebben daar geen probleem mee dat, ja dat bij ons zou binnen komen maar je spreekt hierover een 700 tal entiteiten ja dus meer dan 300 gemeenten, meer dan 300 O.C.M.W.s en al die andere intercommunales die overal rond hangen euhm wij hebben de rekening eens gemaakt meer dan 700 nieuwe entiteiten die hier zouden binnen komen, ja, dus euhm verkopen kost geld ja, dus we hebben geen probleem dat dat bij ons zou terecht komen maar ja oké dan moeten ook de middelen daar ja dan tegenover staan, oké maar dat is lopende en ik denk naar je dit jaar waarschijnlijk er zelfs meer zal over horen.
Hierna werd nog wat gepraat over interne audit en wat ik in de toekomst wil doen.
96
Bijlage 4: Interview met dhr. Koen Albers Naam van de geïnterviewde: Koen Albers Organisatie: Vlaamse Maatschappij voor Watervoorziening Functie: Hoofd dienst interne audit
Eerst volgt een korte inleiding met wat informatie over het verloop van het interview en enkele praktische zaken. Dus ja, euhm… hoelang bent u eigenlijk binnen de interne audit al werkzaam? Euhm, in deze organisatie ben ik begonnen oktober 2009 en ik ben meteen in de interne audit begonnen dus… Dus nu 6 maand zit ik hier bij de interne audit van VMW en daarvoor heb ik ook wel in interne audit gewerkt maar bij privébedrijven, Amerikaanse privé bedrijven. EDS (Electronica Data Systems) daar heb ik bwa gedurende 10 jaar of zo denk ik, in interne audit gewerkt. Dus ik ben nieuw bij de VMW en ik ben nieuw bij de overheidsector ook e. Ja. Oké?
Oké. Kunt u de interne audit eigenlijk situeren binnen het organogram van de organisatie? Ja, ik heb een aantal documenten wel die ik eventueel zal kunnen meegeven of u toch alleszins laten zien. Nu, euhm organogram… Oeps… Het scherm is uitgevallen wacht, ahja die ja oké. Organogram hé? Ik denk dat dat hier zit, dus interne audit rapporteert rechtstreeks aan de euhm, aan het auditcomité eigenlijk maar natuurlijk ook binnen de organisatie voor administratieve redenen aan de directeur-generaal. Ja, oké. Het auditcomité staat hier nu niet op maar het is altijd zo dat interne audit ook intern natuurlijk, voor ja goedkeuring van verlofaanvragen en zo, dat gaat niet de voorzitter van het auditcomite doen en dat doet euhm de directeur-generaal van de VMW. Ja. Ja.
97
En euhm uit hoeveel personen bestaat de interne audit? Euhm. Wel intern, één. Eén? Ikke, maar we worden wel gesupporteerd door euhm een extern bedrijf. Ja? Ernst & Young dus het is gedeeltelijk uitbesteed eigenlijk, dus euhm er is een contract van 3 jaar nu euhm al afgesloten voor ik, voor dat ik begon. In 2009 is dat afgesloten dat die dus gedurende 3 jaar ons supporteren, hé.
Oké. Ik ging ook vragen wat de opleidingsachtergrond is van de mede-auditors dat doet hier natuurlijk niet ter zake. Ja, eventueel wel ja. U kunt zeggen natuurlijk dat die zijn allemaal ervaren interne auditors, die hebben euhm certificaten enzovoort en euhm ja ze zijn van de big 4 he, dusja Ernst & Young, je kent die wel. Ja, tuurlijk. Nu ja het organigram van de interne dienst dat is ook niet relevant natuurlijk.
Nee inderdaad. Is het de bedoeling dat de dienst nog verder uitgebreid wordt of eventuele lege vacatures die ingevuld worden? Dat moeten we nog bekijken, eigenlijk, dat hangt er vanaf ook hoe dat de samenwerking met Ernst & Young in de toekomst verloopt ofwel dat verlengen of intern opvullen ofzo. Dat moeten we nog allemaal bekijken euhm maar misschien kan ik wel zeggen, een beetje over de geschiedenis van interne audit, dus ik ben begonnen in oktober vorig jaar hier maar voor mij bestond interne audit ook al bij de VMW. In 2006 is dat opgericht euhm en toen is daar iemand opgezet die geen interne audit ervaring had maar die wel vanuit de VMW dus ervaring met, met het bedrijf had enz. en die heeft dan gedurende twee, drie jaar tot zijn pensioen, heeft hij interne audit dan aangestuurd euhm en dan is hij op pensioen gegaan denk ik in augustus en ik ben dan in oktober begonnen hé. Ja. Dus interne audit bestaat wel al drie jaar ongeveer denk ik als organisatie maar misschien zijn we nu iets professioneler bezig omwille van mijn achtergrond ook en ook omwille van het feit dat Ernst & Young natuurlijk ons euhm supporteert hé. 98
Ja, oké. Welke soorten audits worden er uitgevoerd bijvoorbeeld…? Eigenlijk alle soorten audits die hierop staan dus euhm en ook die er niet opstaan. Euhm dus financiële audits uiteraard, we gaan dus financiële processen gaan bekijken want je moet onderscheid maken tussen puur (Ja…) boekhoudkundige of financiële audits dat gebeurt door de externe auditor eigenlijk. Terwijl de interne auditor vooral de financiële processen gaat bekijken zoals facturatie bijvoorbeeld euhm zoals uitgaande betalingen, euhm, bijvoorbeeld enzovoort. IT-audits dat gebeurt ook dat euhm zijn dan zaken zoals euhm ja, toegangscontrole tot bepaalde systemen, acces tot bepaalde systemen, euhm dat kunnen ook zijn contracten met leveranciers want er wordt veel IT uitbesteed dus die contracten hoe worden
die
aangestuurd
en
hoe
worden
die
gecontroleerd
enzovoort.
Doelmatigheidsaudits, dus ja efficiëntie we volgen een beetje de kweet niet of dat je al van Coso hebt hoort? Ja. Je hebt daar die verschillende elementen in de Coso we volgen dus wel een stuk die compliance. Ja. Een stuk efficiëntie en effectiviteit uiteraard en een stuk. Wat is het derde stuk? Even denken… Compliance, efficiëntie, effectiviteit en ja het ontsnapt mij nu maar. Ja, we proberen wel vrij breed te gaan. Wat er niet instaat bijvoorbeeld is euhm fraude. Fraude onderzoek. Dus dat is ook één van de zaken die wij bekijken. Eventueel doe ik dat zelf voor een groot stuk of als het echt een groot een groot probleem is of een moeilijk probleem dan gaan we wel extern. Ofwel Ernst en Young ofwel nog een andere partij. Dat hangt er een beetje vanaf. Euhm dus ja de euhm, de sterkte van het team… Uiteindelijk ja dat ben ik, dan honderd procent van mijn tijd. En dan Ernst en Young denk ik is ongeveer een 150 dagen per jaar, 150 werkdagen per jaar, das ongeveer ook één persoon kun je zeggen hé. Als je dus verlofdagen wat aftrekt dus ongeveer 2 personen één intern en één extern zo kunt je het bekijken eigenlijk. Ja.
En zijn de soorten audits die jullie deden gewijzigd? Ja, die zijn wel gewijzigd omdat we dat, euhm of Ernst en Young eigenlijk heeft dat gedaan. Begin 2009 is een risicoanalyse gedaan en waar ze dus input hebben 99
gekregen van verschillende verantwoordelijken binnen het bedrijf. Die dan zeggen van ja, dat zijn risico‟s, dat zijn risico‟s en op basis van die risicoanalyse is een plan opgemaakt, een driejaren plan. Euhm ik denk een achttal audits per jaar of zo dus laat ons zeggen 24, 25 audits in totaal en dat plan zijn we nu aan het afwerken. Dus 1ste jaar was 2009, 2de jaar 2010. Uiteraard een plan is een plan. Ja… Een plan wijzigt, de risico‟s veranderen en dus soms worden dingen achteruit geschoven en soms komen nieuwe zaken er tussen. Bijvoorbeeld een fraude onderzoek is altijd superdringend natuurlijk, dit komt er altijd tussen. Euhm… Ja, oké.
Ja. Dan de omvang en de samenstelling van het auditteam, wordt dat bepaald door het of de soort audit? Ja, we doen altijd wel een planning vooraf euhm maar we proberen ook euhm een audit niet te lang te laten duren in doorlooptijd. Euhm gemiddeld nemen we een maand, zes weken denk ik. Euhm in doorlooptijd misschien tot 2 maand als je de rapportering erbij bekijkt dus maximum is toch ja een 2 maand denk ik. Van start tot einde omdat anders de bevindingen… Ja, die zijn niet meer relevant hé als je te lang wacht met te rapporteren zijn ze niet meer relevant natuurlijk hé.
Ja, dat is waar. Nu, er is waarschijnlijk een jaarlijks audit planning aanwezig. Ja… En door wie wordt dat, door wie wordt dat juist opgesteld? Is dat via het auditcomité? Ja, dat is het auditcomité dus we hebben dat driejarenplan. Ten eerste. Euhm dat proberen we af te werken en zoals ik zei dat verandert wel af en toe maar ik heb dan met het auditcomité gemiddeld per jaar… Ik denk een vijftal euhm vergaderingen of een zestal om de twee maand zo. Gisteren was er een vergadering met het auditcomité waar ik verslag uitbreng uiteraard van de gedane audits maar waar ik ook wijzigingen aan het oude plan bespreek en laat goedkeuren. Ahja. Ja. Oké.
En hoeveel audits worden er zo uit euhm uitgevoerd? Wel, dus ja als je alles neemt dus kleine zaken en grote zaken door elkaar dan denk ik euhm een achttal, ja, achttal per jaar of zo denk ik. Misschien tien als je een aantal kleine zaken erbij bijneemt want audit doet ook een soort euhm ja interne 100
adviesverlening. Dus waar je eigenlijk geen rapport gaat opleveren maar waar je dan samenwerkt met een bepaalde dienst om iets nieuws uit te werken dat audit dan adviseert op vlak van euhm van interne controles. Hoe kan je dat goed uitbouwen enzovoort. Dan wordt er geen rapport opgemaakt en als je dat meerekent dan kom je misschien wel op tien, tien per jaar in totaal denk ik dus euhm ja.
En wat is het budget zo van de euhm? Ja, het budget. Dus euhm dus ja we hebben intern ene persoon maar ik ga mijn salaris hier niet vertellen.
Neen natuurlijk, maar euhm ook kwestie van bijvoorbeeld van het aanschaffen van bepaalde middelen om de audit uit te voeren, beroep doen op externe interne auditors enzovoort. Ja, dus eigenlijk we hebben geen aparte budget als afdeling hé. Ja. We vallen onder het budget van de centrale euhm directie en met name het budget van de directeurgeneraal. Dus die heeft eigenlijk een aantal diensten die rechtstreeks onder hem vallen en audit zit daarbij. Dus eigenlijk is daar één budget voor en geen apart budget voor euhm interne audit maar het is nu wel zo natuurlijk dat er wel afspraken zijn gemaakt dus we hebben dus die 150 dagen per jaar met Ernst & Young. Dat is euhm een bepaald bedrag ja, dan mijn kosten uiteraard en dan afhankelijk als er dan bepaalde opdrachten zijn ja die moeten gebeuren. Die opdrachten moeten dan wel goedgekeurd worden door het auditcomité en de raad van bestuur ook soms. Afhankelijk van de soort opdracht. Ja… Ja budget is niet echt een euhm ja niet echt een probleem denk ik dat er daar geen apart budget is voor voorzien.
Oké. En dat auditcomité hoe is dat juist samengesteld? Euhm, dat zijn voor een deel… Ik heb daar een beschrijving van denk ik. Dus voor een deel zijn dat bestuurders, dus je hebt de raad van bestuur van de VMW. Ja. Euhm dus een aantal van de leden van het auditcomité en nu probeer ik hier dat te vinden. Wacht euhm ik moet dat ergens ooit… Gedocumenteerd hebben denk ik. (Hij zoekt op zijn pc.)
101
Oké. (Hij toont het document op zijn pc.) Ja, hier staat er nu niet bij of ze bestuurder zijn of niet. Ja. Dat zijn ze, zijn enkele leden van het auditcomité euhm laat ons zeggen dat zijn de leden van het auditcomité mensen die zes mensen die, die zeven mensen die hier staan. Ja. Ik zal het even kleuren. Dat zijn de vaste leden van het auditcomité en euhm dan heb je de interne auditor uiteraard. Dus ja vroeger was dat Hendrik nu ben ik dat, dan Ernst en Young neemt ook deel aan het auditcomité en dan heb je eigenlijk de euhm… Altijd de voorzitter van de raad van bestuur en de directeur-generaal, die zijn waarnemend. Ja. Goed, die hebben dus geen stemrecht dus eigenlijk uiteindelijk heb je 7 echt vaste leden, die dan aangevuld worden met euhm een aantal andere mensen. En die 7 vaste leden ja ik denk dat de meeste zijn daarvan euhm bestuurder bij de VMW maar niet allemaal. Bijvoorbeeld deze persoon is euhm de vorige voorzitter van de raad van bestuur. Momenteel is hij op pensioen en niet meer werkzaam voor de VMW maar als expert is hij nog altijd betrokken bij de euhm, bij het auditcomité.
Oké. En wat is dan juist het profiel van de leden? Is er, zijn er eigenlijk geen onafhankelijke leden of…? Er zijn onafhankelijke leden…
In die zin dat die kunnen raad geven echt op het gebied van interne audit enzovoort. Ja, euhm er zijn de financiële experten bij bijvoorbeeld Francis Bosman. Dat is een euhm Bosmans sorry, dat is een financieel expert dus die kan daar zeker raad over geven. Euhm interne audit expertise dat weet ik nou niet. Het is nu wel zo dat onze voorzitter van het auditcomité ook in het auditcomité zit van de NMBS. Ah ja. Trouwens NMBS is ook iets voor je lijstje misschien. Ja. Is ook wel federaal maar ja misschien is dat ook wel iets. Ik weet niet of dat zij daar een aan Infrabel. Dat is apart hé, Infrabel? Ja, ik denk het wel. Ik weet niet of zij daar voorzitter van is maar zij zit ook alleszins in dat auditcomité. Met andere woorden aleja ze is bezig met de interne audit wel en ze kent natuurlijk wel iets van euhm. Zoals Mieke Officiers die naam zegt u misschien iets. Die is ooit minister geweest onder Dehaene, onder Jean-Luc Dehaene heel lang geleden. Ja niet zolang 102
geleden maar een tijdje geleden eigenlijk. Euhm was dat een antwoord op uw vraag of euhm?
Ja zeker en het auditcomité is een apart en onafhankelijk orgaan eigenlijk binnen de organisatie? Dat klopt ja, dat klopt. Dat is één van de comités binnen de raad van bestuur. Ja… Je hebt dan de raad van bestuur en je hebt dan daaronder eigenlijk een aantal comités euhm zoals het interne audit of nee sorry zoals het auditcomité en die zijn onafhankelijk. Inderdaad.
Is er een auditcharter aanwezig? Euhm ja, dat bestaat. Er bestaat zowel een interne auditcharter als een auditcomitécharter Ah ja? Beide bestaan en beide euhm. U kunt daar eigenlijk wel een kopie van krijgen denk ik van allebei, dat zou… Financiële informatie euhm wacht hé dan staat dat hier weer denk ik, nee hier staat dat. (Hij zoekt op zijn pc.) Dus die zijn vrij standaard opgesteld. Euhm die worden jaarlijks herzien en zijn nu onlangs herzien geweest maar er is niets gewijzigd hé. Formeel moeten die opnieuw goedgekeurd worden elk jaar door het auditcomité dus dat is gebeurt. Een maand geleden of zo euhm dus dat is ja… Vrij standaard volgens de normen
van het IIA denk ik opgesteld.
Ernst & Young heeft trouwens ook advies gegeven over de charters dus euhm die garanderen
ons
toegang
tot
alle
informatie
enzovoort.
Ja.
Beschrijving
onafhankelijkheid van interne audit euhm enzovoort dus ja we kunnen al die zaken overlopen ma als je een kopie krijgt… Ja inderdaad. Dan ga je wel zien wat erin staat hé.
Ja oké. Is dat reeds aanwezig van bij de opstart van de interne audit of is dat…? Mhmm, dat is euhm ja ik denk het wel. In 2006 is er wel ooit wel een andere versie van dit document geweest maar het is dan grondig herzien in 2009 dus eind 2008, begin 2009 is het grondig herzien en nu hebben we het een maand geleden opnieuw goedgekeurd maar er is niets veranderd.
103
En euhm als er aanpassingen gebeuren hoe gaat dat dan in zijn werk wordt dat dan via externen gedaan of dan eerder via het auditcomité? Dat is via het auditcomité dat zou gebeuren denk ik. Maar waarschijnlijk ook omdat Ernst & Young ook hier sowieso aanwezig is zullen die wel adviseren. Ja. Euhm over eventuele wijzigingen dus ja.
Ja, de aspecten die zal ik dan wel kunnen bekijken als ik een kopie krijg. Ja, dus euhm wat dat ik u ook zou kunnen geven is eventueel een kleine samenvatting van denk ik. Als ik dat vind tenminste. Even zoeken hé. (Hij zoekt op pc.) Ik denk dat dit de informatie voor het jaarverslag is. Waar we eigenlijk een beetje kort hebben euhm, hebben samengevat. Dus hier staat nogmaals de samenstelling van het auditcomité. Hier staat eigenlijk een beetje samengevat denk ik, wat de taak is van het auditcomité euhm ook een verwijzing naar het auditcharter en het auditcomitécharter en het interne auditcharter. In 2009 zoveel keer bijeen gekomen, wat er allemaal besproken is geweest. Interne audit… Ja dat kan ik u ook doorsturen. Dit document dat geeft u een goede samenvatting denk ik. Ja. Oké. Maar je moet dat wel niet verspreiden natuurlijk hé.
Nee natuurlijk niet. Neemt het auditcharter dan een belangrijke positie in de dienst? Wordt dat strikt gevolgd of? Ja dat, dat wordt wel gevolgd denk ik ja. Ja dat wordt gevolgd. Euhm maar ja het is natuurlijk belangrijk als stok achter de deur. Dus als je ergens een probleem hebt tijdens het uitvoeren van je werk, krijg je bepaalde informatie niet dan kun je altijd verwijzen naar dat euhm charter maar eigenlijk heb ik het nog niet echt nodig gehad dus. Maar euhm het is wel een stok achter de deur dus op die manier is het wel belangrijk hé.
Ahja, oké. En dan eigenlijk op gebied van middelen. Hebt u eigenlijk genoeg middelen ter beschikking voor de uitvoering van de audit zoals euhm goede laptops, software, handboeken die advies kunnen geven enzovoort. Ja, ja dat is allemaal geen probleem. Ja dus qua op vlak van IT geen probleem. Euhm dan natuurlijk ook de ervaring van Ernst & Young. Die allerlei ervaring heeft 104
met bepaalde processen om die te auditen. Euhm bepaalde auditchecklists bijvoorbeeld maar dat staat hier nu wel niet in. Bijvoorbeeld het is nu wel belangrijk dat je weet van ja zo moet je de test uitvoeren bijvoorbeeld. Ja. Dus ik denk dat dat allemaal geen probleem is. Er zijn voldoende middelen ter beschikking ja.
Ja en is er een evolutie in dat gebruik ? Voor mij is dat moeilijk om te zeggen want ik ben pas 6 maanden hier natuurlijk. Ja, dat klopt. Euhm, natuurlijk als ik vergelijk met mijn vorige werkomgeving. Ik kom uit de privésector en de evolutie is waarschijnlijk zo geweest naar beneden omdat euhm ik kwam uit een Amerikaans bedrijf en in Amerikaanse bedrijven is interne audit wel heel belangrijk ook. En ook veel groter qua omvang dus daar zijn er wel meer tools en middelen ter beschikking van de interne auditor denk ik dan in een overheidsomgeving hé. Ja. Plus een overheidsomgeving is vrij conservatief qua middelen, qua soort pc, qua qua producten, qua tools enzovoort dus om maar één voorbeeld te geven ACL. Dat is zo een softwarepakket die je wel kunt gebruiken om bepaalde testen uit te voeren dat hebben we hier niet. Dus das een dure licentie dus zo een zaken dat is dan niet aanwezig ook omdat het een klein interne auditteam is natuurlijk. Natuurlijk ja. Euhm dus op die manier zijn we natuurlijk iets, ja hebben we iets minder ter beschikking dan bijvoorbeeld op het IAVA. Op het IAVA ga je zien dat zijn 20 mensen of zo denk ik. Ja dat is een groot team. Dus ja die hebben natuurlijk een vrij groot departement plus andere tools en middelen ter beschikking dat wij dus niet hebben natuurlijk hé.
Oké. En hebt u eigenlijk de mogelijkheid tot het volgen van bijscholingen of wordt dat regelmatig georganiseerd? Wel ja, ik ben lid van het IIA euhm en ook lid van het ACFW en van het ISACA. Ik weet niet of je het ISACA kent. Dat is van IT-auditors. Ah ja.
105
Je hebt het IIA. Dat is eigenlijk van interne audit tout court dus alles eigenlijk. ISACA is dan IT- auditors en ACFW is dan de fraude onderzoekers, fraude investigators. Dus van die drie ben ik lid. Ja. Euhm en ja die organiseren regelmatig cursussen of seminaries of of of voordrachten of zo dus ik moet zelf dan natuurlijk uit eigen initiatief daar naar toe gaan het is dus niet dat mijn baas zegt je zou moet eens bijscholing volgen of zo. Dat niet hé.
Nee maar als je graag bijscholing volgt is dat hier dus geen probleem. Dat is geen probleem ja. Ik heb daar voldoende tijd ter beschikking voor en ook budget is, is euhm geen probleem ja. Dus euhm ja de audit wordt ook uitbesteed aan externe firma’s. Ja…
Dat hebt u reeds aangehaald. Nu welke soorten audits zijn dat juist en is er naast Ernst & Young nog een firma aanwezig die helpt bij de euhm interne audit? Euhm dus uiteraard. We zijn een overheidsbedrijf dus er is een een aanbesteding gebeurd. Ja. Dus de wet op de overheidsopdrachten is gevolgd geweest en Ernst & Young, die gaat nu heel discreet naar buiten (lacht), het is geen probleem ze. En uiteraard dat was eind 2008 of zo. Er zijn, er waren meerdere kandidaten uiteraard en dat is dan via een selectieprocedure euhm is dan Ernst & Young daaruit gekomen als beste op de criteria. Dus vanaf eind 2008 begin 2009 is dat driejaren contract dan ingegaan hé. Euhm daarvoor, dat was voor mijn tijd dan is ooit wel euhm Andersen Consulting die hier of Arthur Andersen zeker Arthur Andersen, is hier ook wel binnen geweest maar dat was 2006 of zo of zelfs ervoor denk ik. Euhm maar daar was het eerder ad hoc dus voor bepaalde opdrachten euhm terwijl hier nu het een raamcontract is. Dus euhm Ernst & Young wordt eigenlijk ingezet bij alle interne audit werk die gebeurt dus ik moet niet per project een soort aanbesteding doen. Het is gewoon een aanbesteding voor drie jaar. Dus alle interne auditwerk valt daaronder eigenlijk.
106
Dus eigenlijk kunnen ze op gelijk welk vlak euhm alle audit voert Ernst & Young uit. Ja, ja. Het is niet dat u zegt we gaan gericht op bijvoorbeeld fraudeaudit werken? Nee nee dus audit is echt alles. Alles. Zowel specifieke euhm financiële zaken, als IT, SAS 70 bijvoorbeeld gaan ze ook ons helpen nu. Taks of BTW enzovoort, gespecialiseerde onderwerpen want het voordeel van Ernst & Young natuurlijk is dat ze, het is niet altijd dezelfde persoon die hier komt. Lien is hier wel meestal. Maar ook soms andere experten die dan voor één specifiek project euhm een paar dagen of iets langer komen dus euhm dat is wel een voordeel dat je dus vrije ruimten kunt gaan opvullen op vlak van expertise.
Zijn die dan eigenlijk dagelijks aanwezig of is dat maar enkele dagen? Dat is enkele dagen zoals ik zei dat is zo ongeveer een 150 dagen per jaar. Dat kan iets meer, iets minder zijn, dat is zo ongeveer het gemiddelde. Dus als en het is niet altijd haar. Soms zijn ze ook met twee uiteindelijk dus euhm dus ja.
Wat zijn de reden voor die uitbesteding? Euhm ja, dat is beslist voor mij natuurlijk. Dus euhm de redenen toen denk ik waren omdat die persoon mijn voorganger die ja die kende wel het bedrijf door en door en de organisatie door en door maar die had geen interne auditervaring. Dus euhm de bedoeling was om die interne audit afdeling iets professioneler te laten werken volgens de regels ja de regels van het IIA ook en dat lukte niet echt met mijn voorganger. Dus ik heb geen kritiek op mijn voorganger let op hé. Want die kende het bedrijf door en door en ik dus niet. Maar dus omdat daarom hebben ze dan Ernst en Young er bijgenomen en euhm ja die zijn er nog altijd. Dat is een contract van drie jaar en dat blijft verder lopen nu hé. Ja. Oké? Oké.
Nu buiten Ernst & Young zijn er nog andere specialisten die soms advies wordt gevraagd of die komen helpen voor interne audit? Voor interne audit bedoel je specifiek hé? Ja. Nee voor interne audit niet met uitzondering van als er een fraude onderzoek is euhm soms gebeurt dat door Ernst & Young. Maar soms kan het ook zijn dat dit door andere firma‟s gebeurt want niet alle fraudeonderzoeken worden eigenlijk aangestuurd door de VMW zelf. Wij vallen ook 107
onder de Vlaamse ombudsdienst en ik ben aan het denken misschien moet je ook eens de Vlaamse ombudsdienst eens contacteren Ah ja. De Vlaamse ombudsdienst die stuurt, euhm ja die, die dat is eigenlijk een soort. Die hebben een jaarlijks rapport dat kun je op internet vinden hé. Die hebben een rapport met klachten dat ze van over Vlaamse of federale nee Vlaamse dus Vlaamse overheidsbedrijven krijgen. Dus dat kan zijn van de telecomproviders, dat kan zijn van de nutsbedrijven, dat kan zijn van de NMBS… Dat staat allemaal in het rapport uitgelegd ze en soms die klacht ja dat kan zijn een klacht fraude of misbruik bij de VMW ik zeg maar iets en dan komt er een onderzoek. Vorig jaar is er zo een onderzoek geweest of een twee jaar, ‟t jaar voor vorig jaar, 2008 dus is er zo een onderzoek geweest en euhm dat is dan niet door Ernst & Young gebeurd maar dat was dan door een ander firma, i-Force, gebeurd. Ja. I-Force is euhm die zijn ook heel actief in de overheidssector maar dat is natuurlijk geen interne audit dat is dan extern en vooral fraude gerelateerd denk ik.
Oké en kunnen er verder ook bijvoorbeeld personeelsleden van andere afdelingen u komen bijstaan bij de interne audit ik zeg maar bijvoorbeeld om raad te geven over hoe het bedrijf… Ja als wij natuurlijk als wij een interne audit uitvoeren of voorbereiden dan gaan wij altijd wel eerst met een paar mensen gaan spreken om een overzicht te krijgen van het proces enzovoort. Dat wel maar ze draaien niet mee als nieuw lid van het team dat niet want soms in sommige bedrijven is dat wel zo.
Ja inderdaad dat ze tijdelijk voor een bepaalde audit in het team komen Dat is niet. Ja dat kan je doen in een groot team denk ik maar in een klein team dat gaat gewoon niet. Dat gaat gewoon niet, bij ons is dat niet nee.
Oké. Ik denk dat de meeste van mijn vragen wel allemaal beantwoord zijn. U hebt dan ook bepaalde certificaten behaald om interne audit te beoefenen? Ja inderdaad dus ik heb euhm ik heb ja ik heb er drie eigenlijk. Allé twee zijn audit gerelateerd en het een is niet echt audit gerelateerd. Dus één is CFE, Certified Fraud 108
Examiner Het één is CISA, cisa, Certified Information System Auditor denk ik en dan het derde is CISM dat is niet echt fraude euhm niet echt audit gerelateerd dat is euhm Certified Information Security Manager, CISM dus. Maar ik ben geen CIA. CIA is het certificaat van het IIA, ik ben wel lid maar ik heb dat nooit nodig gehad dusja. Oké. Euhm, oké voilà.
Hierna werd nog wat verder gepraat over hoe ik dit interview ga verwerken en eventuele andere mogelijke organisaties en hun interne auditoren die ik zou kunnen bevragen.
109
Bijlage 5: Interview met dhr. Karel Bosmans Naam van de geïnterviewde: Karel Bosmans Organisatie: PMV Functie: financieel controller
Eerst een korte inleiding met wat informatie over het verloop van het interview en enkele praktische zaken.
Wat is eigenlijk om even in te leiden euhm de juiste benaming van uw functie binnen het PMV? Dat is financieel controller ja Ja,oké En hoelang zit u eigenlijk reeds in deze functie? Euhm sinds de start van PMV,sinds 2002, ja, ja Ja
En, heu dus bent u eigenlijk sinds 2002 dan, das eigenlijk in het begin van PMV dus het ontstaan daarvoor was er geen andere organisatie, die de voorganger was van PMV of waarin je werkte … Ja, ja dat is een beetje historiek,natuurlijk hé. Euhm, we zijn in feite een beetje kopstuk van de Himp. De Himp was vroeger een, een overheidsinstelling, is opgericht in 1980 euhm als gevolg van de, van de regionalisering van, van toen Vlaanderen, Wallonië, Brussel en euhm men had vroeger een nationale investeringsmaatschappij en dan in 1980 heeft men euhm in feite ook de regio‟s ook een investeringsmaatschappij gegeven euhm waarvan dan de Himp euhm is uitvoort gesproten ja. Dat was dan 100 procent in handen van het Vlaams Gewest, Vlaams Gewest die was de aandeelhouder en dan euhm in „t begin 1999 naar de beurs gegaan. Dus op dat moment heeft het Vlaams Gewest een deel van haar aandelen verkocht en had niet meer die meter en mocht ook volgens de beurs begon die meer zo politiek die tussen beide komen dus binnen de Himp ja en daarmee is de himp zijn eigen leven onstaan. Heeft men vroeger ook al voor De Himp deed ook het beheer van de, van de participaties waar het Vlaams Gewest echt reeds een deelname in had euhm en dat was vroeger binnen onder de bevoegdheid van de Himp deden, ,ja want van die beursnoteringen dat was toch 110
niet zo ideaal, we gaan dat
in een aparte vennootschap steken daar is nu de
participatiemaatschappij Vlaanderen voor opgericht . Nu in 1999 en daarna euhm dat is zo een periode van, van euhm dat die participaties nog euhm, nog in beheer bleven van de Himp maar het Vlaams Gewest had een beetje nood aan een nieuwe maatschappij die, die het beheer deed van een aantal zaken voor, voor de Minister en voor het Vlaams Gewest en heeft men beslist om in 2002 in feite PMV onder de vleugels uit te halen van de Himp en een onafhankelijk leven te laten leiden euhm terug te kapitaliseren ja. En dan is in feite het PMV euhm tot stand gekomen euhm dus start in feite 2001 met de eerste personeelsleden, aanstelling van de voorzitter, de algemeen directeur en dan zijn we beginnen personeelsleden aan te werven euhm vandaar dat nu de dag van vandaag euhm PMV , één aandeelhouder heeft het Vlaams Gewest ja. Want ze zijn toch 100 procent aandeelhouder van PMW rechtstreeks. Wij zijn nu een groep van maatschappijen, wij hebben een tien tal dochterondernemingen en euhm we zijn met een ploeg van ongeveer 70 mensen dus maar daarnaast vergelijkbaar met PMV heeft men nog de Vlaamse Participatie Maatschappij, ja waar het Vlaams Gewest ook honderd procent in heeft. En de Vlaamse Particpatie Maatschappij heeft intern nog een blokkeringsminderheid in de Himp. Naast de PMV hebben we nog de Limburgse reconvertiemaatschappij, ja die hebben ook een honderd procent en dan hebben we in feite ook nog de Vlaamse Milieumobiel iedereen vergeet dat zo een beetje maar dat bestaat ook nog altijd ja en daar ook honderd procent maar dat is hier ook gevestigd en dat heeft maar één participatie niet meer in de portefeuille en dat is Aquafin , ah ja. Voor de rest hebben die geen activiteiten niet meer dat is zo een beetje de historiek van PMV, oké
En had u eventueel voorgaande auditervaring in andere organisaties of bedrijven? Euhm, ik kom van de Himp Ah En ben overgestapt van de Himp naar hier dus daar heb ik ongeveer altijd dezelfde functie ook van, van ja ik ben daar begonnen als boekhouder en dan doorgegroeid tot financiële controller en dan heb ik die overstap gedaan mits een omweg terug naar PMV, euhm ja Oké
En de interne auditdienst kunt u die eens situeren binnen het organigram van eigenlijk PMV dus … een onafhankelijke identiteit? Wacht he, opgelet want wij hebben geen interne auditdienst, ah ja. 111
Nee, nee wij onze organogram is euhm wij hebben een raad van bestuur daar onder directiecomité, ja. Enfin managementcomité, ja de directiecomité en het is dan euhm men heeft dan twee in feite we hebben ook een aantal comités, die ressorteren en die rapporteren rechtstreeks naar de voorzitter van de raad van bestuur en dat is onder meer het auditcomité Ja Dus we hebben een auditcomité bestaande uit drie bestuurders, de revisor, ja; En in feite ook euhm ja de twee, drie personen afhankelijk van de zaak die der opkomen van het managementcomité, ja euhm maar een intern auditcomité hebben wij niet, maar we besteden dat uit, ah ja, oké. Het is laat ons zeggen het auditcomité dat de punten weerhoudtdie in aanmerking komen voor te auditteren ja en dan gaan we naar de markt met een beperkte offerte aanvraag ja en dan besteden we de interne audit uit. En welke firma besteden jullie dat dan uit? Euhm, ja daar worden er altijd een zes, zevental ja revisorenkantoren voor aangeschreven, he ja. Waar dat ge natuurlijk vaststelt dat ge voor de interne audit zelf dat de big four, niet altijd daarop inschrijven, ja omdat zij zich dan een beetje geremd voelen dat zij niet voor andere studieopdrachten ja in aanmerking kunnen komen. Euhm maar dat valt nog mee, nog mee hoor som tijds alle de meeste zo dat zijn een aantal vaste, die wij aanschrijven “Deloitte”, euhm “Ernst & Young” is hier de revisor, ja. En die mogen dan niet mee doen euhm “KPMG” die doen ook minder mee, die richten zich eerder naar studieopdrachten ja voor PMV en dan afhankelijk van de dingen , wij schrijven al ne keer uit Mazars euhm ja enfin meer niet te grote kantoren dat hangt er vanaf. En dat is dan eigenlijk per audit dus ’t Is niet dat er continue een externe audit gebeurt van PMV? Ja, ja dat is wettelijk verplicht, he, ja, ja dat is wettelijk verplicht dat is euhm laat ons zeggen dat ja de vennootsschapswet, ja, en dat gaat hem over mandaten van drie jaar, externe audit ja dat is nu Ernst & Young, ja oké.
En wat is eigenlijk de reden voor dat jullie dat uitbesteden? Omdat er geen, te weinig personeel is of niet de juiste capaciteit? Wel euhm neen ik denk dat we dat euhm nog niet alé laat ons zeggen dat we geen volwaardige full time functie kunnen voorzien ja. 112
Als je dan intern iemand daarvoor gaan aanwerven euhm er zijn maar euhm we zijn wel met een ploeg van, van een 70 mensen maar euhm wij doen een aantal opdrachten die zich eerder situeren naar het verleden van de studieoprachten ja dus in feite veel boekhoudkundige bewegingen zijn hier niet, wij produceren niets, ja wij verkopen niets,he euhm ja ‟t is meer specifiek een opdracht, ja die we krijgen en uitvoeren dat wij doen euhm en vandaar dat wij denken dat het nog te vroeg is dat allé dat niet past euhm wij denken niet dat wij dat nodig hebben, zeker en vast, dat kan altijd nuttig zijn maar dan toch die personen een interessante full time job ja kunnen aanbieden per slot van rekening als je een interne auditor gaat aanwerven en dat zijn mensen toch van een bepaald niveau euhm we hebben hier geen voldoening ja dan zijn die op de korste keren weg, he Ja oké dat klopt
En dan als financial controller wat houden dan juist uw taken in? Is dat dan eigenlijk de financiële controle van boekhouding of … Ja, ik doe de controle van al de boekhoudingen, ja, wij doen ook nog de boekhouding van een aantal, euhm van de Vlaamse Milieuhholding dus de controle van de boekhoudingen . Wij doen volledig de fiscaliteit van “A tot Z”. Wij doen in huis nog alles van loon, doen wij ook zelf, wel uitbesteed aan het sociaal secretariaat ja maar daar hebben we toch heel wat werk nog mee omdat allemaal op te volgen enzovoort euhm dat valt onder mijn bevoegdheid en dan natuurlijk heel belangrijk voor een investeringsmaatschappij
zoals een kleine
investeringspaatschappij van onze participaties die dat is thesauriebeheer, ja , ‟t is zeer omvangrijk zeer tijds- ,tijdrovend, ja, nu dat valt ook onder mijn zaken .
En dan volgt u daarvoor eigenlijk bijscholingen of om u ja bepaalde technieken onder de knie te krijgen of meer kennis op doen of ? Wel de meeste van onze afdelingen, iedereen praktisch euhm we zijn nu met vier dus totaliteit enfin onze afdeling in feite met vijf, dus ik houd mij bezig met financieel controller, accounting en financiën ja. Op gelijke hoogte van mij staat iemand, die euhm instaat voor euhm rapportering euhm naar de raden van bestuur toe ja, interne rapportering, ja. Die man is ook bestuurder in een aantal maatschappijen enzovoort maar hij doet meer rapportering en dan wij in de boekhouding financiën zijn in feite met vier euhm dus mijzelf en dan twee senioraccountants ja en één junioraccountant, alle vier zijn we lid van het MAW ,ja. Euhm ikzelf euhm ben erkend accountant belastingsconsultent van het IAB euhm dat betekent dat wij, maar ook mijn collega‟s alé diegene dat nu doorgroeien voor een stuk van boekhouders moeten dus 40 uren euhm per jaar euhm kunnen bewijzen van opleiding ja dus vandaar dat euhm er inderdaad opleiding is voor ons zeer belangrijk en euhm ikzelf ik ben 113
ook euhm alé alle vier zijn we aangesloten bij het MAB “Mechels Accounting
&
Belastingscontracten euhm bedrijven bedoel ik, de vereniging daar euhm dat in nog heel interessant want het lidgeld is 150,00 EUR per jaar, voor tien opleidingen euhm per jaar dus dat is spotgoedkoop,ja dat is waar. En dan euhm volgen wij meestal die cursussen dus nu dit weekend vanaf vrijdag is het een euhm cursus vennootschapbelasting en dan op het einde van de maand mei zeker, 27, 28, 29 mei geloof ik is het een cursus personenbelasting euhm dat volgen en dan voor de rest ik zelf volg toch af en toe vroeger meer nu minder euhm hier euhm de EHSAL, de cursussen Brusselse ESHAL ja omdat dat hier op stapafstand is dat is niet zover af euhm en ja, neen dat is waaren deze zijn ook nog schappelijk van van prijs. Euhm daar tegenover behoeden wij ons een beetje om die cursussen toch minder en minder zelf ook voor ons personeel aan te bevelen Kluwer bijvoorbeeld is zeer duur euhm enorm duur van kostprijs euhm je hebt hebt nog Infotopics, je hebt het Instituut van de Overheid. Je hebt heel wat euhm heel wat scholen euhm private organisaties, die euhm, euhm bijscholing aanbieden ja maar wij vinden dat echt echt duur aan het worden, ja natuurlijk, vandaar dat we een beetje ons beperken naar mindere dus EHSAL ja voor de rest ons instituut ja van MAB.
En euhm de dienst waarop u werkt die is dan eigenlijk binnen de organisatie in een hiërarchisch, hiërarchische indeling binnen het organogram? Ja wij hebben twee operationele diensten en we hebben twee ondersteunende diensten. Dus wij hebben die operationele diensten dat is de dienst KMO voor dus die staat hier in voor euhm participatie ja en leningen aan kleine middelgrote bedrijven ja ostartende bedrijven, hightechbedrijven enzovoort en dan hebben wij een tweede operationele dienst dat is dan euhm PPS, Publieke Private Samenwerking, vastgoed enz zit daaronder ja vastgoed zit daar allemaal in euhm en dan dus die vallen onder de euhm onder de euhm onder het managementcomité in feite en dan hebben wij twee ondersteunende diensten de juridische dienst en euhm de administratie en financiën, Oké
Dan ga ik nog enkele vragen stellen over eigenlijk de audit dus dat auditcomité hebben die eigenlijk een auditcharter, dat moet gevolgd worden door die externe firma? Euhm om, wij hebben een een auditcharter inderdaad bij het euhm bij de oprichting van het auditcomité opgemaakt dat laten goedkeuren euhm wij hebben ook een deontologische code e ja nu bij het volgen van de auditcharter nee niet noodzakelijk nee. Dus laat ons zeggen wij 114
ale we hebben een beetje geopteerd om om om dat uit te besteden ook qua onafhankelijkheid ja dat euhm als dat iemand intern is ja normaal gezien zo iemand zou rechtstreeks aan de voorzitter van de ja raad van bestuur moeten rapporteren In veel ondernemingen staat dat wel op papier maar is dat niet zo. Ja. En wij hebben daar onze twijfels over euhm over de onafhankelijkheid dan ook van iemand euhm en daarvoor opteren wij eerder ja alé om het uit te besteden uiteraard naar roeping uit en ook naast jobinhoud euhm moet iemand dat ale een kantoor dat dat op afstand bekijkt durft al meer ne keer iets zeggen en schrijven. Euhm in, in, in het rapport. Maar dat volgen nee van dat auditcharter neen dat denk ik niet hoor. Oké Zij zijn alé voldoende deontologisch verbonden denk ik door bepaalde spelregels binnen in het instituut van zijnde revisoren ja euhm dat dat niet direct perse noodzakelijk is.
En wordt er dan eigenlijk een soort van auditplanning opgesteld die moet gevolgd worden door iemand van die externe firma of bepaalde audits dat jullie eruit kiezen die moeten gebeuren ? Ja, ja, ja dat is laat ons zeggen dat staat in het bestek volledig uitgeschreven en de planning en dan ook de oplevering ja we werken dus ook met oplevering zij moeten dat binnen een bepaalde periode opleveren ja zo niet loopt een boeteprocedure in feite, ja. Het is niet bijvoorbeeld als een mandaat drie jaar is dat ze mogen … maar nee wacht he dat is dan die externe audit ah ja of bedoelt u dan interne Interne audit ah ja oké oké ja Dus interne audit euhm ja is is euhm laat ons zeggen met een oplevering dus zij moeten ook rapporteren. Ze worden uitgenodigd ze moeten rapporteren ja aan het auditcomité als je zegt de externe ja euhm audit dat is dan de controle van de wettelijke controle ja euhm daar hebben wij in het begin van het jaar leggen wij een volledige planning vast euhm bijvoorbeeld de eindejaarsafsluiting en dat wordt met de revisor in kwestie besprokén ja, dat wordt euhm praktisch tot op de week wel gevolgd, ah ja dat wordt zeer strikt gevolgd, oké.
Wat is ongeveer het budget van uw dienst dat mag uitgerokken worden voor de bijvoorbeeld opleidingen. Ik heb al gehoord dat het eerder beperkt is maar bijvoorbeeld voor andere middelen, bijvoorbeeld hebben jullie zijn jullie voorzien van bijvoorbeeld goede laptops of bepaalde programma’s om jullie controles uit te voeren? Euhm pas op wij voeren geen controles uit euhm ale ja wij doen dat alleen voor de boekhouding enzovoort ja ik denk naar software toe dat dat geen problemen geeft euhm tot 115
op heden hebben wij altijd gewerkt met een zeer eenvoudig boekhoudpakket. Euhm wij zijn nu op zoek naar euhm meer uitgebreider pakket met euhm misschien bijkomende mogelijkheden euhm omdat wij meer en meer de nadruk gaan leggen op euhm kostprijsboekhouding euhm voor de rest euhm software euhm laat ons zeggen belastingsberekening euhm dat is allemaal geen probleem euhm daarvoor hebben we budgetten euhm het budget zelf voor de euhm voor de commissaris revisor voor de PMV bedraagt euhm momenteel 9.000,00 EUR en dan euhm voor de interne audit euhm die wij uitbesteden hebben wij een budget van een totaal dat vastgesteld wordt op 25.000,00 EUR. Dat is afhankelijk van het aantal punten dat wordt weerhouden ja dat intern geauditeerd wordt. Ja. Kunt u mij eens de opleidingsachtergrond geven van uw collega’s en uzelf? Ah jaja je hebt dan nog de vraag gesteld van opleiding ja enz. en het budget daarvoor. Wij, wacht nu moet ik even goed nadenken wat wij schrijven in ons budget dat we laten goedkeuren door de raad van bestuur euhm is voorzien dat iedereen twee dagen opleiding kan volgen euhm dat schrijven we zo wie zo in, voor iedereen ja dus van gaande van de laagste graad tot de hoogste graad, hé en daarnaast zijn der afdelingsbudgetten euhm die wij opvragen en waarbij dus ja en op voorhand ook euhm en in het functie van de beoordelings-, evaluatiegesprekken ja met de mensen oké hij gaat dan een cursus vennootschapsbelasting volgen, hij gaat een cursus B.T.W. nog volgen, hij gaat een beetje vennootschapsrecht nog volgen wij schatten dat dat ongeveer in, daar wordt budget voor ingeschreven voor sommige, voor mijn afdeling was dat 5.000,00 EUR geloof ik er zij andere afdelingen dat, dat meer is 20.000,00 EUR ja en daarnaast zijn er nog heel specifieke op maat budgetten van mensen die een master willen halen, ja, die bijvoorbeeld voor onze mensen hier, we hebben hier vier of vijf mensen die op vastgoed werken, die dan die dingen doen er is daar nog een tamelijke goede school voor euhm in Kortrijk euhm dat is niet goeie koop ik geloof dat dat wel vijf of zes, zeven, acht duizend EUR kost, ja, dan vast, specifiek vastgoed wel als dat wordt gevraagd, wordt dat ook ingeschreven in het budget. Want het hoofd is nu een jurist een cursus in Barcelona aan het volgen over meer internationale fiscale euhm juridsche aangelegenheden enz. ja, zijn dat specifieke budgetten en die worden ook voorgelegd aan de raad van bestuur en ingeschreven, ja. Ik denk ons totaal opleidingsbudget , ik wil het kwijt zijn maar dat zal voor de PMV-groep in zijn totaal alle voor de PMW tel ik iets toch in de buurt van 120.000,00 EUR bedragen ja en dan achtergrond van mensen dat is euhm daar zijn één, twee licentiaten euhm maar wat die gedaan hebben dat is dan eerder denk ik ergens financiën , accountancy financiën en dan
116
onze junior die is euhm heeft gewoon een graduaat en die is nu bezig met een bijscholing aan de fiscale school , ja twee jaar, ja , dus gaat hij volgen
En doen jullie soms ook beroep op externe specialisten voor bepaalde wetgevingen of blijven jullie eigenlijk altijd zelf bijscholen en als er zich een probleem is als ,dat jullie iemand inschakelen extern,
die
eigenlijk
gespecialiseerd
is
in
bijvoorbeeld
vennootschapsbelasting of zo? Ja, dat is het geval, ja, dus wij euhm voor onze afdeling zelf, vullen wij in principe zelf onze aangiftes in die wij aan zelfde fiscaliteit behalve als wij ja een bepaalde materie ons een beetje overstijgt, ja, dan is het aan mij om te oordelen, kunnen we dat zelf aan, kunnen we dat niet aan euhm zoniet dan doe ik inderdaad beroep op externe personen euhm daar gaan we dan geen offerteaanvraag voor lanceren euhm omdat dat meestal toch beperkte erelonen zijn, beperkte erelonen om ja en dat is dan eerder op gebied van, van gelijk nu bijvoorbeeld een discussie binnen over de interestaftrek hoelang dat je dat precies moet toepassen dat is dan een pvc euhm op sociaal vlak zijn wij bij Day Works, en meestal vragen wij ook dan advies bij day Works, ja, ja natuurlijk voor PMV algemeen de andere afdelingen dan meer onze operationele afdelingen, ja daar die werken constant mee euhm ja extern voor dossiers bijvoorbeeld wij hebben hier de dienst grasvelden,
sport, stadia‟s enz. euhm schoolbal ja
dus daarvan worden er regelmatig externe mensen gecontacteerd,oké.
Ik denk dat het meeste eigenlijk al besprokén is, dus in principe doen jullie echt geen controle , jullie voeren gewoon de boekhouding maar jullie gaan bijvoorbeeld niet gaan controleren of de budgetten gevolgd worden of dat die budgetten effectief gebruikt worden voorbeeld voor de juiste doelen budget voor opleidingen niet gebruikt wordt
om aan bijscholingen te besteden,
dat er
onderling geen
verschuivingen zijn. Ja dat is de taak van mijn collega, de man die instaat voor rapportering ja en hij doet dus budget, begroting, begrotingscontrole en rapportering aan de organen, aan de raad van bestuur ja dus wij hebben twee keer per jaar een volledige budgetcontrole, semestrieel en op het einde van het jaar. Op het einde van het jaar euhm stelt hij ook de budgetten op van volgend jaar, ja, dat gaat naar het auditcomité , dat gaat dan naar de raad van bestuur en dan wordt ,daar in, ja na zes maand wordt daar een budgetcontrole voor gedaan en we hebben ook een eidejaarscontrole ja nee, nee en dat is zijn taak om zich maar die is gescheiden van de afdeling accountentie en financiën, ja dat is eigenlijk een aparte … Ja , dat is in feite intern ene persoon dat je zou kunnen zeggen ja die man, doet een stuk van interne audit, ja maar hij hoort intern bij onze afdeling bij ja, oké 117
Dar wordt wel opgevolgd hoor, dat wordt wel opgevolgd ik dacht het wel, ja, ja , heel zeker
En bij dat intern auditcomité zitten daar ook externen in bijvoorbeeld een of andere professor in boek, de accountentie die heel goed op de hoogte is van audit enzo of zijn dat eigenlijk allemaal personen van binnen het comité? Ja dat zijn personen dus binnen elk comité zijn er drie bestuurders ja waar dat in feite de voorzitster van het auditcomité rapporteert naar de raad van bestuur ja en waar dan binnen de raad van bestuur,binnen de raad van bestuur in principe dan ook alle documenten niet meer zo grondig worden besprokén, wij hebben PMV , wij hebben een tiental dochters als wij alles die wij rapporteren naar de raad van bestuur moeten brengen dat komt er op zij krijgen de documentatie, ja. Zij hebben een gelegenheid om vragen te stellen onze bestuurders , natuurlijk ja zij vertrouwen een beetje hun collega‟s ja waarvan dan toch de raad van bestuur bestaande uit negen personen, drie ervan en sta mij toe te stellen dat het toch drie vrouwen zijn, die van de raad van bestuur gedelegeerd zijn in dat auditcomité euhm en de voorzitster van het auditcomité rapporteert aan de raad van bestuur vandaar dat de documenten in principe veel vlotter ook doorgaan ze, ja oké. Ik denk dat, maar nee extern hebben wij niet wij hebben totaal geen extern, we hebben de drie comites, regeneratiecomite dat zijn ook internen, dat zijn ook bestuurders en we hebben ook een derde comite dat zijn, dat is een thesauriecomité, ja omdat onze thesaurie is zeer belangrijk voor PMV en dochtermaatschappij en dat zijn allemaal externen, ah ja. Omdat dit de enige comité met uizondering omdat dat personen zijn uit de bancaire wereld , ja, en dat zijn allemaal externe het externe comite, ja.
En wordt er binnen dat auditcomité vaak gewisseld of blijven dat eigenlijk dezelfde personen gedurende jaren … Ja dat zijn bestuurders, de bestuurders zijn in principe aangeduid voor zes jaar , ja , dus in principe mag men uitgaan dat dat ook de personen van het auditcomité ook zes jaren hun mandaat gaan opnemen , ja en daarna worden die dan eventueel en daarna ja zien dat is dan afwachten, he dat, nee, dat is waar. Oké ik denk dat ik heel wat meer weet nu Ik hoop het dat jij iets bijgeleerd hebt euhm ’t is veel duidelijker.
118
Bijlage 6: Interview met mevrouw Hilde Moerenhout Naam van de geïnterviewde: Hilde Moerenhout Organisatie: Provincie Oost-Vlaanderen Functie: adviseur
Eerst een korte inleiding met wat informatie over het verloop van het interview en enkele praktische zaken.
Binnen de provincie Oost-Vlaanderen is er nog geen interne auditdienst opgericht? Neen, maar natuurlijk dat u daarmee bezig was. Ahwel ja, ‟t is te zeggen wij hebben momenteel wel een dienst euhm interne controle maar dat slaat enkel op de financiële controle, ja die uitgevoerd wordt door mensen van het departement financiën. Dus dat betekent euhm dat daar aanvragen of financiële dossiers passeren en zij moeten dan een visum geven, dus ja dat is de definitie van hier intern bij ons, interne controle momenteel in het organigram. Maar interne controle in termen van het provinciedecreet ja ligt het totaal anders en onder interne controle zit die audit, ja, maar gezien dat wij nog geen interne controlesysteem hebben als dusdanig doen we ook nog geen audit wat dat vanzelfsprekend wel de bedoeling om dat ooit systematisch te doen. Maar wij hebben wij dat opgevat dus „k weet niet in hoever dat jij het artikel van buiten kent, ik vermoed van niet, ja ik weet eigenlijk wel dat het verplicht is van in te voeren, in te voeren maar echt tot in de details, neen, dus het stuk van het provinciedecreet en dat is naar de gemeentes ook vertaald geworden wat dat interne controle betreft is een systeem, ja een set van maatregelen en procedures opstellen om een redelijke zekerheid te verschaffen over ja en dan komt er een opsomming: het eerste puntje is, het realiseren van de doelstellingen ja en dat ondervangen wij met onze planningcycluswerking beleidscyclus maar daarna volgen er een andere reeks van dingen zoals de effectief, efficiënt omgaan met middelen, voorkomen van fraude, bescherming van activa, het respecteren van de wetgeving, al maar ja die andere puntjes van dat artikel 95 dat hebben wij samen gepakt in een administratief handboek. Dus voor ons zal het administratief handboek de basis zijn in het kader voor de interne controle, ja, dus wij hebben daar software voor aangeschaft omdat dat ja een bestuur van 1.100 personen, wij doen ook veel verschillende, uiteenlopende dingen. We hebben een beleidsdomein cultuur maar even goed beleidsdomein leefmilieu dat zijn twee totaal verschillende werelden en dus is het de bedoeling om euhm per departement, dat, dat wat ondersteunende diensten betreft en per beleidsdomein minstens één persoon , een procestekenaar bij manier van spreken ja op te leiden, zodanig dat die 119
mensen kunnen dan de processen kunnen gaan inventariseren en vorm geven en alles tezamen zoals zal dat het administratief handboek zijn. Dat wordt centraal bestuurd vanuit dat softwareprogramma “QPR”, dat wil eerlijk zeggen dat wij als ingangswoord, het organigram zullen hebben ja dus als iemand intern iets meer wil weten bijvoorbeeld iemand van departement Financiën en ze hebben er, iets ondervonden in de boekhouding of wat dan ook dan zouden zij moeten in staat zijn via dat organigram als ze iets ondernomen hebben van directie leefmilieu, dienst natuurvergunningen ik zeg zomaar iets he dan zijn via die procesmap kunnen klikken op die dienst en dan verder klikken voor x aantal processen te zien. We kunnen natuurlijk werken met bepaalde views we kunnen bepaalde zaken afschermen zodanig dat medewerkers, die dagdagelijks het werk doen toegang hebben tot al ja onderliggende informatie, documenten, checklists wat dan ook en dan kun je dat opbouwen met verschillende views voor managers, voor externe eventueel dus via dat systeem van processen op een welbepaalde manier verzamelt, is de bedoeling om aan interne controle te kunnen doen, ja, nu geef ik zo iet, het ad hoc controle aan ja maar ne keer dat dat handboek goed gevuld is, is het wel degelijk de bedoeling dat er vanuit die dienst IKZ systematisch een soort van audit wordt uitgevoerd en euhm die software die wij aangekocht hebben, dat is enerzijds een proces gate dus echt om processen te tekenen en anderzijds een scorecardmodule en euhm anders als dat u interesseert die software, ze hebben een heel goeie website, Lieven is daar ook al gaan naar zien euhm Accinas is de verdeler in België en dan met die scorecard kunt ge dus ook uw auditsysteem opzetten euh dus waardoor dat ge dan zelf wordt aan herinnerd alé eerst moet je een planning maken natuurlijk hé ja. Stel, ik plan om maandelijks minstens enen dienst aan een audit te ontwerpen, onderwerpen dan kan ik dat instellen en dan gaat die scorecard mij daaraan herinneren ga ik ook een bepaald sjabloon gebruiken om dienen dienst gaan te screnen enz. maar dat laatste dat zijn allemaal ideeën ja hoe precies dat we ons ooit interne audit gaan doen, ja , dat gaat zich nog moeten alé ja bijvoorbeeld dat gaat zich nog meer vorm moeten geven of euhm ja door met mensen te praten bij overheidsinstanties die het nu al doen, ja met vakliteratuur in dat verband op te zoeken dus dat staat nog niet vast maar dat is in elk geval het kader waarvan wij dat gaan insteken, oké.
Het intern auditcomité zou dat een apart, eigenlijk een soor apart onafhankelijk orgaan worden die eigenlijk niet binnen het organogram in de hiërarchie zit? Euhm, wel IKZ, ikzelf ga binnenkort +1 voortdoen aan medewerker ,wij zitten in
het
departement interne organisatie en dat is een ondersteunende dienst ja dus in die zin zitten we niet echt in de hiërarchie ja langs de andere kant maakt die IKZ wel deel uit van het managementteam omdat er dus in het strategisch plan is gesteld geworden dat integrale 120
kwaliteitszorg een zaak is voor iedereen, he, ja. Integraal, iedereen, overal en vandaar dat ik bij veel verschillende dingen wordt betrokken om advies te geven en ook dan om bepaalde projecten te doen maar ja men heeft ervoor gekozen om de audit in kwaliteitszorg te steken, volgens mij is dat correct. In de privésector is dat ook zo en dan is natuurlijk, ja euhm belangrijk om een bepaalde manier van werken procedure euhm af te stemmen met het managementteam zodanig dat er naderhand inderdaad de zaken kan opnemen,hé, ja, natuurlijk, en naar wie toe dat er zal moeten gerapporteerd worden en zo dat zoek ik nog wel uit, maar volgens het provinciedecreet zou het in eerste instantie naar ne griffier moeten zijn, ja, oké dan euhm alé ja dus zo kunnen, kan optreden om remedies of extra beheersmaatregelen enzovoort te treffen , oké.
Of eventueel een auditcomité? Dat zou kunnen, dat ook moet …, zou kunnen beroepen op elke rapportering maar daar is ook nog geen echt, neen, neen ja ‟t is dan niet de Vlaamse of wat hebben wij daar gevonden van, was het Federale auditcomité ,de Vlaamse denk ik waar dat professor De Samblanx nu de voorzitter van is, euhm is dat de vereniging voor steden neen, neen, de VVP,de vereniging voor provincies neen want daar zijn wij bij nu, euhm professor De Samblanx, dat was nu … interne audits, Vlaamse hé, IAVA dan Interne Audit de Vlaamse Administratie dat zou kunnen, dat zou kunnen, ja, ja. Wat dat hij nu onlangs als voorzitter van verkozen is, „t zou , ja, ja, inderdaad IAVA is, ‘k kan mij het organigram voorstellen, maar daar moet ik ook nog eens langs gaan,ja , jaa tijdens de … ahwel daar hebben ze inderdaad een auditcomité en we hebben daar een paar artikels van gezien, gelijk dat we zelf ook ja aan het zoeken waren, Lieven heeft zich geconcentreerd om risicomanagement, want ja risicomanagement dat is een onderdeel van of volgens sommige mensen gelijkaardig aan interne controle maar ik bedoel dat is er ja een onderdeel van he vandaar dat we ook op zoek waren naar vakliteratuur en referenties om ne keer van gedachte te kunnen uitwisselen oké. En eventueel, ja, ’t is natuurlijk nog ver, pril,pril ja zouden dan jullie ook eventueel een auditcharter opstellen? Die eigenlijk richtlijnen geeft over wat de dienst interne audit zelf hun nut n doelstellingen en bepaalde deontologische code enzo … Dat is nodig, vind ik persoonlijk. Ik denk ook dat het verplicht is. Ja, ahwel kijk euhm alé naar mijn gevoel ook in verband met andere zaken, die gevoelig liggen, zijt ge best dat ge kunt terug vallen op iets ja dat goed doordacht is niet ingeschreven 121
en ondertekend en erkend door de volledige organisatie want ne keer dat ge aan de slag gaat en er valt iets serieus voor moet je toch kunnen op terug vallen, ja, dat klopt, dus, hé, neen, neen, das euhm dat is nodig dat want dat zal één van de voorwaarden zijn voor dat we aan de slag kunnen denk ik oké.
En jullie dienen zoals voor risico vakliteratuur maar hebben jullie dan ook al de externe specialisten soms te rade geweest voor de oprichting van de interne audit? Euhm wel dit is wel geconcentreerd rond interne controle voorlopig ja hé en die interne audit komt dan af en toe eens te pas och neen kijk Lieven zich hier op toe gelegd de laatste twee maand, ja, dat was voor risicomanagement maar ja referenties die we terugvonden was altijd toch in de context van de interne controle, hé, soms wel en soms niet bij Amelior en hier Vlerick ja is toch ook wel maar echt iemand aangesproken of ingehuurd om hier ja intern de zaak te komen doorlichten en dan advies uit te brengen niet maar dat is wel niet uitgesloten, ja voor of eventueel de interne audit volledig aan externe firma, ja, eventueel, dat zou kunnen, dat zou zelf kunnen maar euhm ja dat in nog afhankelijk van hoe dat we het kunnen, het systeem zelf, ja natuurlijk, opzetten en wanneer dat het rijk genoeg is vóór interne audit, want ja als je dat niet gaat geen administratief handboek hebt maar je hebt nog veel gaten dan is er weinig audit aan te doen alhoewel er is altijd een mogelijke audit ja want de processen bestaan waarom zijn ze niet uitgeschreven in administratief handboek, neen dat klopt, want om het even welke bureau hier binnenstapt en je gaat een interview aan in termen van wat doet je precies, waarmee ben je bezit, waarom doe je dat ja op welke basis, dat gaat automatisch een interne audit doen,he, ja ik heb daar ervaring mee in de privé, ik heb ook vorming gevolgd voor interne auditor in iso-systemen dus, ja , ik bedoel die filosofie, die manier van denken werd ook meegebracht maar ik moet nu heel goed zien euh,ja, dat wat wij hier opzetten in dienst IKZ, dat, dat aansluit bij overheidsinstanties, he, ja dus dat moet ik nog goed uitzoeken. Bent u allang bij de provincie Oost-Vlaanderen? Sedert vorig jaar, 1 januari 2009 dus, ja En mag ik juist nog de juiste benaming ook van uw functie? Adviseur, adviseur oke, maar ik ben ook directeur van maar ‟t is zo een klein eenheid, dus ja oke.
Had je al auditervaring uit het verleden uit de privé?
122
Uit de privé, ja, ja dat wel, wij hadden het dan over totaal andere dingen, he, ja in de isocontext dat kunnen even goed ja, beleidmatige dingen zijn maar dat kan gaan
tot de
productie van kritische producten in babyvoeding of zo bijvoorbeeld ja dus dat is een totaal andere wereld ja dat klopt maar alé de filosofie bepaalde concepten en aanpak ‟t kan toch overgedragen worden, oké.
Indien er een dienst interne audit opgestart wordt, zouden er dan bijscholingen moeten gevolgd worden? Ja. En eventueel de dienst nog verder aangevuld met interne auditors? Ja, ja want, dienst IKZ is opgestart dus vorig jaar, 1 januari precies met de bedoeling dat dus vanuit zo een dienst in een intern organisatie departement, alle andere te ondersteunen, ja, dus ook wat dat interne controle betreft, doen wij ja projecten en opleidingen en ja ze noemen dat een kaderforum waar dat er gewoon uitleg wordt gegeven maar voor dat effectief
handboek gaan wij beroep doen op procestekenaars, één per directie of
departement maar die mensen die gaan ook opgeleid worden dus voor interne controle gaat dat zeker en vast ook zo zijn, al was het alleen maar de moment dat een interne auditor langs komt, ja, dat ze weten van in welk kader dat dat is en wat voor waarde dat dat heeft ja dat er niet geschrokken wordt dat moeten we natuurlijk voorkomen, he. Ja, interne controle in, in, alé ja, hoe moeten ze dat zeggen, hoe zeg je dat nu, dat heeft een speciale uitdrukking, in de zin van het woord, hé niet in de letter van het woord maar in de zin van het woord, is eigenlijk eerder, interne beheersing want Engelse to control is beheersen, ja en dat is een beetje een ongelukkige vertaling geweest bij de opmaak van die decreten, dat het interne controle gebleven is want eigenlijk is niet eer,ja ik heb organisatie of interne beheersing ja en in die context is het zeker belangrijk dat ,dat mensen die dan gaan aan onderworpen worden tussen haakjes weet hebben van de verschillen en nuances dus de echte bedoeling daarvan, ja, inderdaad. Vaak komen auditors ook als inspecteurs over, niet de bedoeling, dat is inderdaad niet de bedoeling en in die zin, ja afhankelijk van de mogelijkheden van de uitbouw van het organigram natuurlijk denk ik dat het zelfs beter is dat je iemand apart hebt in uw dienst IKZ dan, die enkel zaken doet, zodanig dat je als adviseur of als directeur daar nog altijd u kunt van distantiëren zogezegd, ja , natuurlijk, euhm want je hebt dan den audit waar dat je heel feitelijk kunt mee omgaan, je hebt dan ook de interpretatie en de gevolgen, ja dat zijn zo van die delicate aangelegenheden, ja inderdaad niet gemakkelijk om als auditor onafhankelijk te blijven, he
De interne controle wat houdt dat juist in, die financiële interne controle?
123
Och, zoveel weet ik daar niet van,ja, ik zal mij daar zeker nog op documenteren om dan voldoende verschil te maken ja met de interne audit, want anders alé ja, er mogen linken zijn naar mijn gevoel maar zeker geen overlapping en dus de verantwoordelijkheid van de een en andere cel en noemt dan de één de cel interne audit bij dienst IKZ en het andere cel interne controle bij dienst ja boekhouding waarschijnlijk, ik weet het niet precies, maar euhm ja “wie dat wat doet” moet dan ook expliciet ja uitgeschreven zijn en dat zouden naar mijn idee dan twee processen zijn die eerst en vooral moeten te boek gesteld worden zodanig dat elk hun ding of hun takenpakket ja kunnen uitvoeren in de praktijk, he
In principe kan interne audit ook de interne controle aan, ja natuurlijk en omgekeerd, de scheiding natuurlijk, ja, ja strikt zijn, linken bedoel ik in termen van euhm rapporteringsmogelijkheden ja of informatie van die aard, maar zeker niet wat werking betreft, want dat moet inderdaad gescheiden blijven, oké.
Ik denk eigenlijk inderdaad dat bij provincies, bij veel alé bij de andere provincies dat ik
gecontacteerd heb, dat er eigenlijk nog nergens een interne audit dienst is
opgericht. Dat provinciedecreet is van 2007, ja en euhm dat was eigenlijk vlak na de start van de huidige legislatuur ja dus in het meerjaren plan van de huidige legislatuur was daar helemaal geen rekening mee gehouden euhm die mensen zijn daar ook mee geconfronteerd geworden dus wat hebben zij gedaan, de vijf Vlaamse provincies hebben gezamenlijk een project uitgewerkt en zich laten begeleiden door twee consultancy bureaus enerzijds Deloitte voor de doelstellingen ja en anderzijds Price Water House Coopers voor risicomanagement, die dan in het grote geheel van het COSO zijn plaats heeft en wat dat voor hen dan het model is om hun eigen intern controlesysteem op te bouwen. Maar na de begeleiding van Price Water House Coopers, wat dat risico‟s betreft in 2008 zijn alle provincies apart verder gegaan dus bijvoorbeeld de provincie Antwerpen bij de griffier zijn er, waren er al een aantal medewerkers, die verschillende deelpakketten voor hun rekening namen ja bijvoorbeeld daar is daar iemand die niets anders doet dan processen, procesmatige aangelegenheden, ze hebben een tijdje terug een risicomanager aangeworven, ook bij andere provincies ziet je dat daar al een grotere organisaties rond bestaat. Hier zijn ze nog maar mee begonnen maar wij zien mekaar ook regelmatig ja
euhm de laatste tijd is dat iets minder maar het is de
bedoeling omdat opnieuw op te starten en wij noemen dat de commissie interne controle en dan komen de vijf Vlaamse provincies samen met de mensen, die er het meest mee te maken hebben, he, want die diensten noemen dan ook anders, in Limburg bestaat er expliciet een dienst interne controle bij ons nu niet maar die mensen komen dan samen en 124
dan kiezen wij op voorhand een bepaald thema en dan de ene provincie of de andere heeft daar al iets meer mee gedaan of iets uitgeprobeerd en dat delen we dat met elkaar, ja, zodanig dat je van mekaar kunnen leren, he, dus zo is dat wel aangenaam. Vorig jaar zijn wij een keer drie of vier samen gekomen maar in het najaar vorig jaar zijn we geconfronteerd geworden allemaal met dus, hé ja de staatshervorming, he, dus de Vlaamse overheid, die euhm, ja de vraag stelt bij de rolverdeling gemeenten, provincies en de Vlaamse ja dus ja daardoor ligt die samenkomst een beetje stil, ja, maar dat is allemaal weer opgestart, hoor.
Ja want bepaalde mensen zouden de provincies eventueel afschaffen, je moogt dat woord gebruiken dus dat is natuurlijk …. Och, voor zo verre als dat ik de resultaten zie van die onderzoeken lijkt niet dat dat ja voor binnenkort zou zijn want dat wordt gemakkelijk gesteld ja en inderdaad als ge een niveau daar kunt van tussen halen en x-aantal mensen niet meer tewerk stellen heb je direct winst bij manier van spreken maar als je dat gaat onderzoeken wat de gemeenten ondertussen gedelegeerd hebben naar provincies en ze zouden dat opnieuw zelf moeten doen, ja dan zou het kostenplaatje daar we een keer helemaal anders kunnen uitzien, ja dat klopt, euhm want dat wordt dan weer versnipperd terwijl bepaalde mensen nu een op provinciaal niveau iets doen die voor x-aantal gemeentes ja van den eerste keer kan dienen en dus ja euhm ik denk niet dat het zo een vaart zal lopen, ja ik veronderstel ook. Rationalisatie is altijd heel interessant natuurlijk, ja he maar we zullen zien, oké.
Ik vroeg me inderdaad ook af hoelang dat het zal duren dat effectief die interne audit tot stand komt of is dat eerder ….? „k Ga, pas op, het zal niet vlug gebeuren dat de provisoren afgeschaft maar langs de andere kant zijn de mensen natuurlijk veel voorzichtiger geworden in plannen maken euhm ik ben gisteren nog bij de bevoegde gedeputeerde geweest in verband met euhm interne kwaliteitszorg voor de planning van volgend jaar dus ik had ook euhm al het idee opgevat om mijn dienst uit te bouwen en rond drie pijlers, beleidsplan euhm
beleidscyclus,
risicomanagement of interne controle en processen euhm met de vraag van ja kijk, extra aanwerving volgend jaar ik steek dat erin en het antwoord is neen, in de huidige context kunnen we dat niet, dan gaan we kijken naar projectmatige functies dat zit er eventueel in maar euhm in afwachting van meer stabiliteit ik ga het zo stellen ga ik wel meer beroep doen op adviseurs en jaop externe firma‟s. Die advies kunnen geven betreffende de verdere opzet van of dan ook euhm iets volledig uitbesteden indien nodig, ja, ik stel inderdaad dat wij binnen drie jaar euhm ons administratief handboek redelijk goed gevuld hebben, dat we naar ons gevoel klaar zijn voor een eerste audit datsluit ik niet uit, ja dat wij dat gaan uitbesteden , 125
dat we zeggen van kijk we willen ne keer weten waar dat we staan en dan we dan iemand of een firma laten komen, die ons ne keer doorlicht bij manier van spreken maar het is wel de bedoeling alé zou ik dat toch ook voorgesteld geworden bij mijn aanwerving, dat de interne audit vanuit dienst IKZ zal verlopen, ja op termijn en op voorwaarde dat daar natuurlijk de nodige middelen dat is inclusief personeel ja voorgesteld wordt,he want anders , ja alleen niet mogelijk, onmogelijk.
Bent u lid van IIA? Wat betekent IIA? Instituut voor Interne Auditors Ja maar is dat ook niet meer op gebied van het financiële gericht euh och niet echt, neen. Wel ik kom uit de privé, dus dat was voorzeker een overheids- neen dat is eigenlijk voor alle auditors in België en daarvan toch ik denk van de 1.600 zijn er 400 werkzaam in de publieke of sector, ah ja, natuurlijk financiële audit zal waarschijnlijk overal wel de belangrijkste audit blijven maar ook audit, daar ga ik wel ne keer naar kijken, ja, dus IIA, ja het IIA en de Belgische website is IIA BEL, bel, normaal als je dat in Google ingeeft ja, ja, kom je daar wel op, maar je hebt ook dan de wereldwijde organisatie, dat is wel goed om weten ja want het COSO-model is eigenlijk ook voortgekomen ja uit een groep van mensen die alé fraude hadden ondervonden ja en die de zaken misschien beter onder controle wilden krijgen. Ah ja dat is goed om weten, neen vanuit mijn vroegere functie van interne auditor had ik eigenlijk nog niet …. onverstaanbaar, telefoon rinkelt, ik ga ne keer kijken en ga toch eens luisteren. Outlook dus ik ga niet springen, hoor neen. Ja, Ik denk nu niet dat het zolang nog zal duren. Ja,ik weet het maar ik laar mij niet opjagen door iemand, die denkt dat ik daar kan staan op ne vingerknip Zo ik had nog een vraag maar We waren bezig over dat instituut Van opleiding en bijscholingen en ook ervaringen van andere overheidsinstellingen, die nogal verder staan van wat dat ze ondervonden hebben alé wat dat tegenwerkt en wat dat goed werkt Als niet-lid kan je, is de website ja, ja niet zo toegankelijk maar inderdaad wel dat prijzig niet zo hoog oke we zullen dat wel zien op termijn dan als het blijft duren IIA, neen, jullie oprichting gebeurt echt om organisatorische redenen, in nood van …? De interne controle ja dat is een initiatief van de financiële dienst van het departement “financiën” euh het decreet, het artikel van het provinciedecreet 95 interne controle ja dat is organisatie breed ja oké en daar past dan ook het andere type van interne audit in waardat
126
de mensen de dag van vandaag nog niet wakker van liggen ja omdat we dus ons huis, het systeem zelf nog niet gebouwd hebben, inderdaad, Daar komt het op neer, ik denk, t is wel het meeste uiteindelijk is er nog geen echte audit, jullie zijn er mee bezig het was eigenlijk de bedoeling van daar naar te kijken in hoeverre lokale overheden al in interne audit, die die dienst hebben uitgevoerd. Ik weet niet hoeveel dat je er ondertussen hebt bezocht, van provincies heb ik alleen Oost-Vlaanderen genomen naar de andere had ik gebeld maar daar zei men ook steeds, ja we hebben geen interne audit, ’t is interne controle, ja en dan zei de assistent toch, ja, ja, ik ken de situatie van de andere collega‟s van de Vlaamse, van de andere Vlaamse provincies en ik moet zeggen euhm West-Vlaanderen die pakken dat aan zoals wij, die hebben zelfs geen aparte dienst interne, integrale kwaliteitszorg en daar is dat iemand van de stafmedewerkers van de griffier, ja die dat zo een beetje aanpakt. Kan dat dat het een Stijn is, ja Stijn Lombaerts ja de mevrouw in kwestie aan de telefoon had mij zijn mailadres gegeven maar ja de prof zei dan ook je kan nog zien omdat eigenlijk ook nog geen interne audit aanwezig was. Neen, maar dat is wel iemand met heel interessante ideëen, hoor, kwestie van, ja, de opbouw van de zaken om er dan uiteindelijk ja toch toe te komen euh want het is één van onze partners in onze gesprekken wat dat dus beleidscyclus betreft ja te samen zijn we zo een beetje onze weg aan het zoeken ook wat dat software programma‟s betreft maar dat is wel een aan te raden contact ja als je daar nog tijd en nood aan hebt, zeker weten. Wat dat Vlaams-Brabant betreft dat bestaat daar helemaal niet, neen dat is in Leuven gevestigd want daar heb ik ook naar gebeld en daar was het ook, neen die hebben nu totaal andere zorgen. Juist in Antwerpen daar is, zijn ze toch al langer mee bezig, ja maar het is ook vaag, ze zetten een algemeen nummer en soms de mensen aan de balie ze weten niet altijd waarover het juist gaat en dat is dan moeilijk om u door te verwijzen. Hoe zijt ge bij mij terecht gekomen via Ann Francois ook, ja, ja want mijn assistent heeft gevraagd om daar ook eens bij langs te gaan om dan nog om de financiële, ik zou dat ook doen, dat ge weet interne controle bestaat hier ook ja maar wat bedoelen ze daar nu precies mee? En haar baas denk ik Stefaan De Smedt, die komt vaak als lesgever ah ja dan moet je iets terugkrijgen ,he inderdaad, het een plezier is het ander waard. Voor de rest eigenlijk ben ik langs geweest bij de stad Gent en Antwerpen, de stad Antwerpen is wel al goed, ja, ja de stad Gent ook maar de stad Antwerpen is toch de grotere dienst toch al, ja, weet je wat dat dat is met dat havenbedrijf erbij,ja dat is een mastodont van een organisatie en die zijn er eigenlijk in gegroeid zij konden niet anders omdat ze dat ondervonden,ja, van dag tot dag, week tot week dat een noodzaak was. Bij de stad Antwerpen was blijkbaar hun visa-affaire ook een enorme, ja,ja --- nog meer te doen, ja, dat is toen niet gestart,he neen 127
zei het maar dat dat toch
een beetje, ‘k weet het en voor de rest toch enkele, ja overheids-, maatschappijen die binnen de Vlaamse overheid vallen, maar dat is eigenlijk buiten dat Beter Bestuurlijk Beleid en dan vallen die niet onder onder IAVA maar moeten die een aparte interne audit oprichten en daar had ik de watermaatschappij, participatiemaatschappij. Heb je dan de Vlaamse, heb je daar al contacten kunnen …. bij de IAVA maar de IAVA maar dat is eigenlijk de Interne Audit van de Vlaamse Administratie, de Vlaamse, dat is eigenlijk de Vlaamse Overheid maar daar valt veel verchillende … de VRT valt daaronder, De Lijn valt daar nu ook onder daar vallen heel veel van die vroegere … ‟t is omdat ik iemand ken die IKZ doet , bij de Vlaamse bij de wegen en anders zou ik daar ook ne keer geluisterd hebben maar dan heb daar de contacten, ja dat was iemand dat uit het boek en Wim De Naeyer, dat is blijkbaar een adviseur onder de interne audit, ja, ja op die manier maar er zijn toch nog veel Vlaamse ook buiten die Beter Bestuurlijk Beleid, die nog geen interne audit hebben. Ja,ik zeg meestal heb je ook een bij onderwijs en ik dacht dat was ook interessant omdat dat een grote organisatie is, maar die hadden ook geen interne audit dus, ja, dat is klopt wij hebben een mooi excuus vind ik het decreet is uitgekomen in 2007 en wij hebben, het meerjaren plan lag al vast euhm maar ze hebben niet mag ik niet zeggen want ik ben er nog niet zolang bij maar ze hebben zeker niet stil gezeten, ze hebben wel gezegd van kijk als we dat ooit willen respecteren dan moeten wij de basis beginnen leggen en daar zijn ze meteen aan begonnen. Dat is wel een goeie zaak maar het praktische probleem is en dat is ook bij die andere provincies dat als ge niet iemand hebt bij uw personeel die daar de focus oplegt en systematisch ja kan mee bezig zijn dan blijft dat liggen ja dat is waar vandaar dat we gezegd hebben van kijk dienst IKZ wij doen graag aan kwalitatieve dienstverlening dat is algemeen de slogan maar die decretale verplichtingen van daar uit ja alé meer vorm gegeven worden en getrokken en geduwd worden dus ja daar zijn we dan aan begonnen, he oke, ’t is toch al goed, de ideëen en de basis is gelegd, ja tenslotte er zij altijd beperkingen die, dat is met de stad Gent dat wij ook eens samen gezeten hebben en dat was ook in verband met interne controle, dat was de heer Strobbe daar heb ik meegesproken dat is nu het hoofd van de interne audit, interne audit zelf, ja, ja maar bij ons was het eerder interne controle want als dat interne controle betreft het artikel 95 staan zij ook nog niet zover, zij staan wel een stuk verder dan ons wat processen betreft, he dat was wel het geval maar we hebben mekaars interne controle rapporten zo ne keer doorgestuurd om ne keer te kijken wat ten slotte ja dat klopt op een paar documenten, om ne keer de manier van aanpakken, de elementen die daar komen bij kijken maar ja kijk, ik hoop dat je die informatie niet meer onthouden neen maar hoe meer ik kan vertellen, ja, uiteindelijk nu de provincie Antwerpen pardon Oost-Vlaanderen ze is ermee bezig als je gewoon ga kijken op internet kijkt naar de informatie kan je ervan uitgaan van ja ze 128
doen dat niet, ze hebben daar geen tijd voor, dat klopt eigenlijk niet, neen, want die zijn er echt mee bezig ook ja, ja al is het in het begin dat is waar, das eigenlijk al heel veel informatie. En wie is uw promotor, professor Johan Christaensen Christiaensen heeft hij meegedaan aan het kwaliteitscongres in de Bijloke een tijdje terug in februari was dat , ik weet het niet, ik denk het eigenlijk niet want meestal mailt hij daar naar ons ook iets, ja, ja dat denk ik niet maar de assistent waar ik nu bijzit is Joannes Engelen , ja kijk als uw werk wordt gepubliceerd.
129
Bijlage 7: Interview met mevrouw An François Naam van de geïnterviewde: An François Organisatie: Provincie Oost-Vlaanderen Functie: bestuurssecretaris jurist
Eerst een korte inleiding met wat informatie over het verloop van het interview en enkele praktische zaken.
Ik ga eerst vragen wat is juist uw functie? Ik ben bestuurssecretaris jurist en eigenlijk doen wij hier de wettigheids- en de regelmatigheidscontrole ja zowel dus van de uitgaven als van de financiële verbintenissen, ja oké.
Hoelang werkt u reeds binnen deze functie? Dat zal toch bijna acht jaar zijn denk ja ik, oké, en daarvoor zat u dan ook in de provincie Oost-Vlaanderen? Ja, ik heb hier eerst euhm op de dienst belastingen gezeten,
de
bezwaarschriften
behandelt
dan
„heb
ik
ook
een
tijdje
op
informaticadienst gezeten, ja das eigenlijk ook meer bestekken opmaken voor aankopen van informaticamateriaal enz. ja en dan ben ik hier terecht gekomen dus eigenlijk is het wel interessant omdat ik nu de ja overheidsopdrachten ook langs de controlerende kant nu doe, ja inderdaad, eerst zelf uitgevoerd en nu de controlefunctie, hé.
De interne controle wat houdt dat juist in? Welke soorten interne controles doen jullie? Ah wel dat is zoals ik eigenlijk zeg ja we doen momenteel enkel de wettigheids- en regelmatigheidscontroles, ja , wat dat voor ons betekent dat de dossiers die, financiële implicaties hebben dat die bij ons moeten komen ja
en er is in het
preventiedecreet een voorafgaand visum opgenomen dat de financieel beheerder moet toekennen en daar zorgen wij eigenlijk voor, euhm dus wij gaan kijken of eigenlijk de wetgeving gecontroleerd is, ja dat kan zijn aan de hand van subsidie dossiers dus we gaan maar opnieuw een toelage gaan toekennen ja als het vorige 130
volledig verantwoord is dus we gaan kijken dat ze toch niet teveel reserves hebben. Er zijn hier ook reglementen opgesteld dat wil zeggen kijk in een bepaalde vereniging mag tot een bepaalde limiet, ja financiële middelen in haar actief hebben, zitten ze daarboven dan hebben ze eigenlijk die subsidies niet nodig, ‟t is ook op die manier een stukje controle ja van de jaarrekening en zo verder en anderzijds moeten wij dan ook de dossiers doen overheidsopdrachten, telkens als er iets aangekocht wordt dat gaat zowel over onroerende, roerende goederen ja alles wat erbij komt moeten we dus ook kijken of daar concurrentie geraadpleegd is of de procedures ja correct nageleefd zijn dus dat is eigenlijk onze controle, ja die wij uitvoeren.
Zitten jullie in het organigram als apart orgaan? Of zitten jullie daar eigenlijk hiërarchisch? We zitten eigenlijk onder dienst boekhouding ja ik weet dat het bij andere besturen misschien niet altijd zo is, ik vind eigenlijk persoonlijk ma ja of ik weet niet of dat hier relevant is dat wij onafhankelijk zouden moeten zijn ja en dat wij eigenlijk rechtstreeks moeten aan de raad zouden moeten kunnen rapporteren, ja. Dus wij rapporteren nu eigenlijk enerzijds aan de griffier voor wat betreft ja de betalingen zelf omdat hij eigenlijk de eerste controle doet op de betaling en wij rapporteren aan de deputatie voor het financieel visum dus eigenlijk zitten wij wel met twee petjes op, maar om daarom de functiescheiding te garanderen zoals die ook opgenomen ja is in het provinciedecreet hebben wij dus interne afspraken gemaakt dus als ik een dossier gecontroleerd heb in de fase van het voorafgaand visum ga ik nooit diezelfde betaling doen, ja, dan schuif ik door naar collega‟s ja of omgekeerd ook ja ,hé dus eigenlijk zitten wij wel met twee petjes op maar alé die functiescheiding proberen ja wij zelf wel heel correct na te leven. Ah ja oké.
Doen jullie eigenlijk taken die je kan vergelijken met interne audit? Of is er audit onder de controle, de controle van de interne controle maar daar het hier nog niet uitgebouwd is doen jullie dan ook andere processen? Euhm, eigenlijk hebben we daar niet echt de opdracht voor, maar soms gaan we natuurlijk wel ook eens verder kijken en al dat dan toch is ja opgemerkt wordt en wij zien van hier kloppen een aantal zaken niet gaan we dat toch ook wel mee opnemen
131
in onze rapporten ja die wij schrijven, ja, hé ook al is het nog niet echt ja als onze taak van schrijven.
Voorbeeld in die rapporten kun je daar alles inschrijven? Of zijn jullie daarin beperkt in die zin van jullie zijn onafhankelijk en eigenlijk die, rapportering wordt bijvoorbeeld niet beperkt door bepaalde, als jullie een controle doen van een bepaalde dienst door het hoofd van die dienst die zegt, van ja je moet daar toch een beetje aan sleutelen of dingen verdoezelen nu een groot woord maar toch … Ik moet zeggen wat dat wel vrij correct verloopt, ja, ja toch wel omdat wij ook nog eens zelf ja gecontroleerd worden door de externe controle dus door het Rekenhof ja en dan, alé dat kunnen we ook niet maken naar ons zelf toe, als zij het opmerken dan alé je komt daar ook niet graag, neen dat klopt, op die manier naar buiten, hé, we proberen dat eigenlijk toch wel, we wikken en wegen onze woorden wel dikwijls ne keer als we voelen da, dat dossiers zijn die wel wat gevoelig ja of geladen zijn maar eigenlijk wordt er niet echt verdoezeld, ah ja, dus we houden eigenlijk ook systematisch een databank bij en als we al voelen van kijk dit moet zeker ook niet in het rapport, knopen we daar direct ja een alarm tekentje ja of zo bij dat we weten van ja daar moet zeker over gerapporteerd worden, oké.
En dan eigenlijk qua opleiding en zo zijn jullie vrij omdat te volgen? Of is er daar een bepaald budget of limiet op voor eventueel bij te scholen of bepaalde taken i.v.m. wetten of … Euhm, naar interne controle toe wordt er zo wel ja uitgekeken van, wie volgt wat, wat toch wel echt rechtstreeks ja relevant is, dat we niet ja zomaar opleidingen gaan volgen, die we dan toch niet kunnen gebruiken alé ja ik denk ook niet, bepaalde zaken gaan volgen neen als je weet dat toch niet vroeg of laat tot mijn takenpakket behoort,hé en dan anderzijds naar wetgeving toe wordt er ook nu, „t is toch nog maar heel recent eigenlijk afgesproken met de griffier dat we dus ook goed gaan kijken, wie wat volgt, ja ook omwille van financiële consequenties, dat zijn dikwijls zeer dure opleidingen en dat we dan wel de informatie ja in een doorstroming geven aan mekaar, dus dat bepaalde informatie zo wel bij iedereen terecht komt, ah ja oké.
132
Qua middelen, middelen qua bepaalde goeie computers, bepaalde software, bepaalde handboeken is dat eigenlijk goed voor handen om jullie interne controle adequaat en goed uit te voeren? Das een goeie, ja misschien een pijnlijk punt wij werken met een systeem dat eigenlijk iemand die nu in pensioen gegaan is, voor ons op poten gezet heeft en we voelen daar moet nu aan gesleuteld worden en dan onze mensen van ja ICT kennen die software dan ook niet voldoende en dat inderdaad dat zo wel iets beter kunnen, ja, das een feit ja .
Wordt er eigenlijk ook voor de interne controle eventueel beroep gedaan op externe specialisten of een externe firma, die jullie eens inschakelen om bepaalde controle door te voeren of blijft alles hier? Eigenlijk blijft alles hier, ja we hebben nu zelf dus ook een aantal boekhouders ja in onze dienst zitten dus die toch ook wat van B.T.W. hebben wij ook ja specialisten hier in huis als we het niet echt weten, we hebben juridische diensten dus we hebben het Rekenhof ja waar dan we toch ook eigenlijk bij terecht kunnen, dus wij proberen ons als externe diensten zoals het Rekenhof ja proberen we wel een informeel te contacteren ja maar in principe zoeken wij zelf tot als we het vinden, ja, oké.
Over de interne audit vindt u dat eigenlijk noodzakelijk, dat, dat er zou komen voor de efficiëntie van de organisatie? Ja daar ben ik zeker van, ja, ja want uiteindelijk staat er in het provinciedecreet, ja, ma ’t is nog echt niet tot uitvoering gekomen, maar dat mag er van mij ook wel heel snel komen, dat kan alleen maar alles in goede banen leiden, ja, ja. Ja mevrouw Moerenhout zei ook dat het nu wat moeilijk ligt met … de geruchten dat ze de provincies zouden afschaffen, afschaffen en zo dat, dat eigenlijk een beetje, ja ze dat nu niet direct, vollenbak, vollenbak, gaan op in invliegen en een standpunt brengen,‟t is effectief een moeilijk moment, hé maar hoe dan ook ons werk wij gaan hier ja zolang als er dossiers zijn moet die controle alleszins blijven gebeuren, hé want vroeger waren de ontvangers daar dan rechtstreeks of persoonlijk aansprakelijk voor ja dat is nu wel afgeschaft, maar evengoed moet op correcte manier ja dan nageleefd worden, hé.
133
Is er ook een bepaalde richtlijn of een soort van deontologische code voor interne controle uit te voeren, die jullie moeten volgen? Wij hebben algemene richtlijnen met deontologische codes, ja die worden zeker nageleefd, ja hé dus wij moeten ons alleszins ver van alle politieke bewegingen ja eigenlijk proberen wantrouwen, hé dat is niet altijd evident, ja natuurlijk, der is al ne keer iets waar ze liever een andere uitspraak zouden in horen maar we laten ons eigenlijk niet intimideren en dat is ook de boodschap die ge moet hebben vind ik ja als je hier terecht komt van ge zijt niet overal uitgenodigd op de recepties want euhm ge zijt meestal diegene die ze liever, ja, niet zien komen dan wel maar, ja dat hoort erbij dat maakt het ook langs ne kant ook wel boeiend, ja.
Ja, ik veronderstel dan ook dat de mensen van interne controle mogen die dan eigenlijk ook politiek actief zijn? Neen, neen, totaal niet, dat staat eigenlijk in de veronderstelde .., dat had ik wel gedacht. Dus eigenlijk ‘k had maar ik veronderstel dat jullie hier allemaal afhankelijk tewerk gaan in die zin dat jullie niet ja verbonden zijn met bepaalde …..en zo zeggen gelijk hebben van bepaalde hogere …. , neen dat is juist, oké. Is het eigenlijk de bedoeling dat de interne controledienst verder uitgebreid wordt of bijvoorbeeld nog opgevuld door bepaalde, openstaande vacatures? Euhm, het is nog niet direct voorzien, ja, maar er zal natuurlijk nu ook veel afhangen van het departement van onze interne kwaliteitszorg ja daar dus een aantal banen gaan invullen want ook daar komt versterking ja en daar zullen dan nog afspraken gemaakt worden, wie wat juist voor zijn rekening zal nemen euhm dus ‟t is voor ons ook nog een beetje afwachten hoe we het verder gaan oplossen, hé.
En de mensen eigenlijk binnen de controledienst kunt u mij daar eens de opleidingsachtergronden van geven. Dus ikzelf ben jurist, ja, en dan hebben we twee boekhouders, die dan ook meer specifiek ja gaan kijken naar de controles van de VZWs, van alle begunstigden enzovoort en dan is er nog één medewerker, die dan eigenlijk ook vooral de technische zaken controleert ja rekeningnummers enz. , alle derden gegevens, B.T.W.problematiek, ondernemingsnummers dus die is secretaresse maar die voert
134
dus eigenlijk al ja dergelijke controle dus uit dat wij ons daar ook niet moeten mee bezighouden dan, oke.
Is er eigenlijk binnen de interne controledienst veel verloop van personen, die dus ze voorbeeld de interne controledienst als een doorschuifluik zien naar andere diensten? Neen, dat is bijna niet mogelijk, nee, als je hier terecht komt het duurt zeer lang tegen dat je ja hier volledig uwen draai gevonden hebt, ik denk dat het één van de moeilijkste diensten is omdat je van alles moet weten, ja ge wordt dus eigenlijk met alle diensten hier geconfronteerd , dat gaat zowel van milieu als onderwijs, ja patrimonium, de logistiek eigenlijk komt alles met cultuur euhm dus als je hier terecht komt, moet je echt gemotiveerd zijn zo ik bijna durven zeggen omdat je echt veel moet investeren in de know how ge moet het de boekhouding je moet de wetgeving kennen, ge moet de decreten kennen, alé je moet het bovendien nog allemaal kunnen combineren dan met mekaar, wat dat zeker niet gemakkelijk is dus het verloop hier, ja, is euhm beperkt.
Worden jullie ook bijgestaan doen jullie beroep op personeelsleden van andere afdelingen, ja in die zin dat zij eens bijspringen of bij bepaalde problemen, advies geven? Ja we kunnen wel inderdaad advies vragen en daarom mij moeten wij daar dikwijls beroep op doen ,ja hoor ja als je zegt alé een onteigeningsprocedure dat je zegt oh God, onteigening je komt dat ook niet alle dagen tegen dat je dan ook zelf een moet gaan vragen hoe zit dat nu juist in mekaar vooraleer je kunt beslissen hebben ze de procedures wel correct toegepast, ja zeker, ja opdrachten dikwijls met verschillende partners enzo we zijn dan ook eens gaan vragen want bij de juridische dienst ja kan dat wel of, ja oké. Ik denk dat ik tot nu toe weeral iets meer weet over interne controle, ja ik hoop het en anders ge moogt nog altijd bellen of zo of een mailtje sturen. Dus eigenlijk de asssistent zei,
gaat toch eens langs om te weten wat die interne controle
inhoudt want dat kan eigenlijk ook heel verschillen ja naar functies of organisaties ’t is al veel duidelijker. Dus eigenlijk passeren hier een 30.000 aanrekeningen dus aanrekeningen zijn betalingen, ja hé per jaar en van adviezen 135
doen wij ongeveer een 2.000 dossiers per jaar, ja dat zijn er dus ook een aantal dus de adviezen komen naar hier individueel boven de 5.500,00 EUR ja, of dat, dat gewone of buiten gewone dienst is dat maakt dat niet uit en alles beneden de 5.500,00 EUR dat wordt via lijsten gezamenlijk voorgelegd aan deputatie dus dat wordt dat allemaal collectief goedgekeurd ja maar daar gebeurt de controle dan alé veel minder streng dan pikken we er af en toe eentje uit en als we dan voelen van das hier iets raar dat zullen we eens verder bekijken normaal diegene die op die lijsten staan dat zijn allemaal dikwijls 800 te gelijk ja dat kan doorgegeven worden dat gaat over kleine aankopen of uitstappen, relatiegeschenken of ne keer ja een vormingsnamiddag die gegeven wordt, ne keer een gastspreker of zo die komen allemaal op die lijst, die komen niet individueel naar hier, die ja worden dan allemaal in een bundel voorgelegd. Dus eigenlijk ‟t is hier euhm, soms wel, ik ga niet zeggen ja bandwerk maar het is druk, druk maar wel heel gevarieerd ja dat wel, dat wel dat is dan eigenlijk het voordeel, ja dat wel echt waar want ik moet u zeggen euhm ze zouden me nog iets anders mogen aanbieden, ik denk dat ik toch nog zou blijven, ja. Het lijkt mij inderdaad, ja, heel gevarieerd werk, ja das interessant ook om … en we hebben de macht in handen want de stempels, we werken met een stempelsysteem. De groene als het goed is en een visum financieel beheerder toegestaan, ja zijn er opmerkingen dan zetten we een oranje stempel in beraad, dat wil dan zeggen ze moeten ja die opmerkingen aanpassen of ze moeten herbeginnen en als we dan werkelijk zeggen van neen dit kan niet zetten wij onze rode stempel: geweigerd. Das dan ook een dossier dat ja en dan moeten ze volledig herbeginnen, tenzij de deputatie zegt we gaan dat overhoren ja dus we gaan er toch tegen in of anders de procedure opgestart gaat alles naar de voogdij moet, de Vlaamse Overheid moet, naar de gouverneur moet en naar het Rekenhof moet, dat is eigenlijk nog nooit gebeurd neen, neen dat ze tegen ons, tegen onze weigering eigenlijk ingegaan zijn. En bij zo een weigering kan u dat eigenlijk alleen beslissen of als ze weigeren moet dat dan eerst ook naar iemand anders? Dat gaan wij dan met de financieel beheerder bespreken omdat we ook, alé ja er moet dan ook een gemotiveerd advies komen van de financieel beheerder dus dat doen we dan wel in overleg ja. De meeste dossiers bepalen wij zelf en regelen wij dus zelf intern, hoe dat we het oplossen ja wat met die weigering en dat is zowel zodanig aangrijpend en dat ligt 136
dan ook dikwijls politiek wel al moeilijk of gevoelig dat we daar toch zeker overleg plegen, ja dat kan ik wel geloven, oké. Nu met het nieuw notuleringspakket gaat dat ook allemaal gekoppeld worden, zodanig dat we dus een dossier komt op de agenda, ja, moet verplicht bij ons komen dus ze gaan niet meer op een agenda kunnen geplaatst worden vooraleer dat bij ons een groene stempel maar dan elektronisch gekregen heeft, dus als er nu ook wel een aantal garanties in, want we zitten nog in de proeffase, ze zijn nog aan het opstarten, dus dat er ook geen dossiers op de agenda gaan kunnen geplaatst worden ja waar er gene groene stempel bij manier , ah ja, van spreken opstaat. Dus voorlopig hebben wij dit zelf hier uitgevonden en er zijn al veel provincies die het van bij ons overgenomen hebben, ons systeem met de kleuren van „t verkeerslicht dat was zowat de boodschap, ja wel het viel me eigenlijk direct op, ja ah wel, niet omdat ik dat nog uitgevonden heb in den tijd maar dat werkt goed, jade mensen komen nu al vragen, ze komen geen visum vragen ze komen een groene stempel vragen, ja, ‟t klinkt banaal maar , ja, ‟t lukt wel, neen maar het leek mij eigenlijk ook heel logisch, ja, rood niets, groen alles ja, ja en dan oranje, en dan de dossiers zelf, kijken ze dus de alles passeert via ja de griffier vooraleer dat aan de deputatie voorgelegd wordt en hij kijkt dus direct van welke stempel of staat er wel een stempel op, ja als er gene opstaat vliegen ze sowieso terug, ja, en dit is voorlopig de werkwijze in afwachting dat het allemaal ja elektronisch zal gebeuren, hé. Dat zal waarschijnlijk toch ook nog enkele, een tijdje duren ahwel ze gaan nu toch starten met de proeffase maar volgens mij alé papieren blijven in handen krijgen, ja ik kan mij niet inbeelden dat wij alles op scherm gaan moeten lezen, ja dat is ook niet altijd handig zo op het scherm, er zitten daar bijlagen in , bestekken en offertes en prijzen en weet ik veel wat allemaal en verantwoordingsstukken van toelage, dat kunt ge gewoon niet beginnen inscannen ja of doen denk ik, he, ja dat klopt, goed oke ja kijk maar of als het u interesseert kan zo ne keer dossiers tonen of maar als je zegt ik weet voldoende, ja dat mag als dat geen probleem is neen. Kijk ik ga ne keer, kijk 2 gewone dossierkes dat ge daar ne keer, ik heb ze zelf nog niet bekeken, euhm, hier dat is een aanvaag voor een uitbetaling van een subsidie aan het provinciaal domein De Gavers, ja dat is in Geraardsbergen, he, kijk dat is 1.092.000,00 EUR en dat is al de moeite ja en dan is het de bedoeling dat wij dus gaan kijken dat is hier het besluit of de beheersovereenkomst is nageleefd enz. en 137
hier moeten wij dan normaal gezien de verantwoordingsstukken, het jaarverslag met de jaarrekening zit daar dus ook bij, ja gaan kijken of alles correct is, om te zien of zij dan op die manier een toelage kunnen krijgen van 1.000.000,00 EUR voor 2010, ja , amai dus das nog extra bij ikzelf dat half provinciaal is of volledig. In het andere dossier kijk dus hier staat zoal de stempel in van binnen komen, ja dat is mij binnengekomen en dan geven wij het een nummer ja uit onze databank en dan zetten wij daar al naar gelang één van de drie gevallen onze stempel bij en dat is dan op het origineel dat dus aan de deputatie wordt voorgelegd, zien ze dan direct van ja dat is in orde of dat in niet in orde, ja. Dus je ziet wel dat het om grote bedragen gaat, ja één miljoen euro dat is al… En dit heb ik wel willekeurig genomen, hier gaan ze een terras aanleggen dat is in het provinciaal domein De boerekreek en hier gaan ze dus gaan zien van kijk het is hier een bedrag van 29.000,00 EUR ja hier heb je al de samenvatting eigenlijk van de eerste keer, hier zullen ze normaal gezien offertes uitgenodigd hebben, ja ze hebben er acht uitgenodigd er hebben er drie een offerte ingediend ja en dan ga je het verslag van nazicht gaan opstellen en zien van welk criteria hebben ze allemaal gevraagd ja de kwaliteit, prijs, waarborg weet ik veel wat allemaal en dat moeten wij dus ook gaan zien of ze effectief daar correct de procedure nageleefd hebben en dan nog de gunning op de correcte manier kan gebeuren dus het één is een subsidiedossier en dit is dan een gunnigsdossier,he, ja de opdracht wordt gegund aan de firma uit Sint-Niklaas tegen het bedrag van, ja en dan moeten wij gaan kijken of ook al die voorwaarden van bestekken enz. nageleefd zijn of het op het correcte begrotingsartikel geboekt is , op het correcte jaar of alles in orde is met B.T.W. enz. ja dus ‟t is eigenlijk heel eenvoudig uitgelegd maar er zit soms in één dossier en dikwijls zijn de dunnekes nog de moeilijkste, ja er zit toch wel wat , heu en of dat vragen mag ik vragen of jullie fout of jullie, ja, ja toch wel de orange stempel nog vaak gebruikt? Ja zeker, dat is het probleem van onze rapporten dan van in de deputatie dat we dan uitleggen kijk zoveel dossiers zij er geweest die oorspronkelijk opmerkingen hadden ja en zoveel dossiers zijn er herwerkt, zoveel dossiers daarvan zijn dan uiteindelijk niet voorgelegd dus dan kan dat ook dat ze zeggen van ja, dan stoppen we er maar mee dan doen we het niet ja of als ze voelen dat ze het niet recht kunnen trekken, ja dus euhm dus na dat eigenlijk de oranje stempel is gezet, doen ze aanpassingen en komt het terug, dan komt het terug en dan is 138
het eventueel weer oranje of groen of rood of rood, we kunnen eerst soms oranje zetten dat we denken van ze kunnen het misschien nog herwerken ja en we zetten ook eigenlijk nooit van de eerste keer rood tenzij dat het echt echt flafrant is maar we beginnen dikwijls met oranje, ja om hen nog een kans te geven en als het dan echt al moeilijk is zullen ze misschien zelf al en dan sommige trekken het zelf in ja dan in dat ze zeggen ja „ zal toch niet helpen, ja, ‘ lijkt me wel boeiend of ja, ja eigenlijk wel ‟t is soms moeilijk omdat je soms ook dingen over u krijgt van wat gaan ze hier nu weer doen of wat zijn ze hier nu van plan of echt van die ingewikkelde constructies op poten aan het zetten enzo maar het is wel tof ja dan zijn er ook dossiers van de provincieraad, dat zij er nu van deputatie ja en dan hebben we ook de dossiers voor de raad dan.
Elke deputatie heeft zijn eigen departement dan of is dat eigenlijk deputatie het grote geheel en elke gedeputeerde heeft een domein eigenlijk een domein met een bevoegdheid aan zich gekoppeld, ja, de enen is ja voor onderwijs en de anderen sport en personeel, je het een deputé dan voor cultuur en leefmilieu zo he voor externe betrekkingen, ja, zo hebben ze elk hun eigen beleidsdomeinen, oke zo inderdaad, ja, ik hoop dat je nu toch wel zicht op hebt, ja, ja nu is het al beter duidelijk omdat uiteindelijk interne controle, ons controle is eigenlijk op zich maar een klein luik binnen de interne controle maar het omvat toch wel veel ja en eigenlijk zijn hier toch wel de dossiers met financiële consequenties, die toch ja direct van belang zijn he want ge moogt gij gaan administratieve handboeken enz. gaan opstellen ja maar dan als het ondertussen dan allemaal passeert dan heeft het ook geen zin, ja dat klopt dan moogt gij veel handboeken hebben, ja dat klopt, ’t is waar, maar het moet toch altijd serieus gecontroleerd worden ja het gaat ook altijd om grote bedragen waarschijnlijk, inderdaad, oké
139
Bijlage 8: Interview met dhr. Ronny Wagenaer Naam van de geïnterviewde: Ronny Waegenaer Organisatie: Stad Antwerpen Functie: Bestuurscoördinator audit
Vooraf een korte inleiding met wat informatie over het verloop van het interview en enkele praktische zaken. Ik vroeg mij dus eerst af, er is dus inderdaad een interne audit dienst aanwezig maar kunt u dat situeren binnen de organisatie van de stad Antwerpen? Ja, wij hebben euhm binnen de stad Antwerpen 11 bedrijfseenheden hé. Dat zijn eigenlijk 11 departementen, bij ons noemt dat een bedrijfseenheid met telkens een bedrijfsdirecteur aan het hoofd. En dan heb je een aantal onafhankelijke diensten dat zijn de diensten die eigenlijk buiten de normaal hiërarchische structuur vallen. Die 11 bedrijfseenheden, die hebben een bedrijfsdirecteur, die hebben daaronder nog andere leidinggevenden. Onafhankelijke diensten, euhm de naam zegt het zelf, die staan onafhankelijk dus die staan niet mee euhm in het organogram van de stad. Die worden ook niet rechtstreeks aangestuurd door een euhm leidinggevende, door het management, niet door een bedrijfsdirecteur en ook niet door de stadssecretaris. De stadssecretaris, die de hoogste ambtenaar is. Ja… Euhm wij staan eigenlijk onder rechtstreeks gezag van een auditcomité. Dat is een soort van raadgevend bestuur die ervoor moet zorgen dat wij onafhankelijk en objectief ons werk kunnen uitvoeren. En hoe groot is de interne audit, uit hoeveel personen bestaat deze zoal? Onze dienst? Ja. Euhm, op dit ogenblik zijn, zijn we in volle herstructurering en zijn eigenlijk aan het afslanken. Tot voor kort waren we met 9 à 10 mensen en in de toekomst zullen we nog met een 7-tal mensen euhm, verder functioneren en praktisch iedereen werkt voltijds dus je mag zeggen “47 E‟s” (eenheden).
Ja. En zou je zo een beetje de opleidingsachtergrond kunnen situeren van de medeauditors of uw collega’s?
140
Ja euhm, de meeste mensen die bij interne audit werken die zijn hier intern geselecteerd binnen euhm de stad Antwerpen. Dus als er een vacature komt gaan we altijd eerst intern bevragen of dat er mensen geïnteresseerd zijn en dat maakt dan dat we mensen binnen krijgen bij interne audit die heel goed de stad kennen en die heel goed bepaalde processen andere dan audit kennen van de stad maar die weinig of geen ervaring hebben op het vlak van interne audit en bij de indienstneming krijgen die dan een euhm stoomcursus interne audit. Zo een kort lopende opleiding bij UAMS, van euhm zo een drietal euhm dagen of 2 à 3 dagen. Ja. Waar dan eigenlijk de basisprincipes van de werking van interne audit worden uitgelegd. Nu we hebben euhm ik heb daarnet gezegd we zijn in volle herstructurering. Er zijn een aantal mensen weggegaan, er gaan er nog een aantal weg in de nabije toekomst. We zitten met een aantal vacatures waarvan er recent twee zijn ingevuld. Het zijn mensen die dus weinig of geen auditervaring hebben. Er is nu nog één lopende en we plannen nu van nog voor de grote vakantie van voor die nieuwkomers dus ook zo een stoomcursus te laten plaats vinden bij UAMS. Die wordt dan gegeven door euhm ja Flor Keulemans, een autoriteit op het vlak van euhm interne audit. Vroegere of misschien ook nog de huidige, ik weet het niet echt, voorzitter van het IIA. Ja. Euhm en welke soorten audits euhm gaat u bijvoorbeeld of worden er bijvoorbeeld gedaan bij de stad Antwerpen zoals financiële audit, IT-audit of … Het zijn meer operationele audits euhm dat wij doen. De financiële audits die zitten bij onze collega‟s van inspectie van financiën. Die doen alles wat dat financieel gericht is. Hun hoofdtaak is eigenlijk ervoor zorgen dat alle uitgaven van euhm de stad, dat die voldoen aan de regels van, van wettelijkheid, regelmatigheid. Zij screenen de begroting. Zij screenen ook euhm euhm jaarrekeningen van intercommunales en dergelijke meer maar zij doen ook de meer financieel gerichte audits. Ja. Alle andere audits komen eigenlijk bij ons terecht. We noemen dat operationele audits maar dat is eigenlijk een hele ruime noemer wat dat daaronder valt. Euhm maar dat zijn proces audits, dat zijn ad hoc auditopdrachten euhm resultaataudits en audits van het beheerssysteem. Dat zij eigenlijk de 4 soorten van audits dat wij hebben. Euhm wat wij niet doen zijn de gespecialiseerde audits zoals ICT-audits of milieu-audits of dergelijke meer als we dat nodig hebben dan gaan we beroep doen op privémarkt en daarvoor hebben we een raamcontract met euhm Ernst & Young.
141
Ja. Oké. En die audits zijn die gewijzigd euhm in die zin dat u vroeger wel financiële audits deed en om bepaalde reden toch dat nu uitbesteedt of is het altijd al doelmatigheidsaudit enzovoort geweest? Het is meer doelmatigheidsaudit geweest, maar het is niet louter doelmatigheid hé. Als je doelmatigheidsaudits dan heb je het meer over die resultaataudits dat ik daarstraks zei. Vroeger was er maar één dienst en vroeger dan spreek in van voor 2003. Ja. Ergens voor de visa-affaire als u zich dat herinnert. Ja, ja. En dan was er maar 1 dienst en dat was eigenlijk de dienst voor rationalisatie. Het was geen interne audit, het was geen inspectie van financiën en die deed alles in één dus zowel financiële als de operationele audits. Naar aanleiding van de visa-affaire is er dan die splitsing gekomen met een inspectie van financiën die financieel gerichte audits doet en controle op de uitgaven in het kader van de visa en een interne auditdienst die dan de operationele audits doet zijnde de ad hoc opdrachten en die 3 andere soorten van auditopdrachten. En helemaal in het begin dus 2004, 2005 waren het bijna enkel ad hoc opdrachten dat wij deden. Dus ad hoc opdrachten dat wil zeggen euhm auditopdrachten die wij opstarten op vraag van iemand naar aanleiding van een voorval of iets dergelijks. Meestal op vraag van het college of op vraag van de stadssecretaris werd er een audit opgestart. Nadeel daarvan, dat was weinig gestructureerd hé dus op een bepaald moment werden wij open euhm over bevraagd en op een bepaald moment waren we misschien onder bevraagd. Euhm dus je hebt daar geen gestructureerde aanpak en honderd procent van onze tijdsbesteding zat toen in ad hoc auditopdrachten. Nu hebben wij die 4 pijlers van audit die wij doen en streven wij er naar van onze ad hoc opdrachten niet meer dan 20 procent van ons tijdsbesteding te laten plaatsvinden. Ja, oké. En de euhm de omvang en de samenstelling wordt dat euhm van dat auditteam wordt dat bepaald door die verschillende soorten audits dus bijvoorbeeld dat team doet altijd de IT-audits euhm… Nee, helemaal anders we moeten allemaal wat polyvalent zijn binnen interne audit maar het is wel zo dat iedereen zo zijn eigen specialisme heeft van uit zijn voorgaande werkervaring. Ja… Maar we zorgen er wel voor natuurlijk hé, omdat de meesten mensen intern worden gerekruteerd, dat men niet onmiddellijk audits gaat doen binnen de bedrijfseenheid waar men vandaan komt. Een aantal van mijn collega‟s die kwamen van de bedrijfseenheid financiën dus die mogen het eerste jaar daar geen audits gaan doen. Ja, tuurlijk. De normen van het IIA die bepalen ook zo iets. 142
Ja. Maar het maakt natuurlijk wel dat ze op dat vlak meer competenties hebben dan de andere collega‟s. Hé als je jaren op de bedrijfeenheid financiën hebt gewerkt, dan ken jij de boekhouding en begroting beter dus dat maakt na die periode van één jaar en als er dan specifiek gerichte financiële audits zijn dan wel eerder die mensen gaan ingeschakeld worden dan iemand anders. In principe iedereen moet polyvalent zijn. Ikzelf vanuit mijn achtergrond van bij de Vlaamse gemeenschap euhm hou mij meer bezig met de fraude onderzoeken en alles wat daarmee te maken heeft. Wim De Naeyer trouwens is ook euhm van de cel administratieve onderzoeken, fraude onderzoeken.
Ah ja oké. En is er ook een jaarlijks interne auditplanning aanwezig? Ja en neen, euhm wij hebben in grote lijnen een planning en we hebben die vier pijlers hé, resultaataudits, euhm de beheerssystemen, euhm de ad hoc opdrachten en de proces audits en voor elk van die vier pijlers gaan we elk jaar euhm vastleggen wat onze gewenste tijdbesteding is en dat is eigenlijk onze jaarplanning. Ahja zo. Dat verandert van jaar tot jaar. Dit jaar bijvoorbeeld voorzien wij heel veel audits op euhm beheerssystemen. Ja. Omdat we met een aantal euhm specifieke zaken zijn belast, euhm, die wij dit jaar gaan uitvoeren. Eén daarvan is al gebeurd. Een ander is nog lopende. Dat is een audit van de personeelslijn maar het is nog lopende. Dus op euhm politiek niveau heeft men beslist hé dat we een 700 à 800 VTE‟s moeten besparen binnen de stad. Ja. We zitten met 8.000 mensen, er moeten er 700 à 800 geoptimaliseerd worden. Dat is een audit, dat valt binnen beheerssysteem. Daar zijn we nu eigenlijk volle bak mee bezig en dat vergt heel veel van ons capaciteit en anderzijds hebben we euhm recent ook een euhm competentiebevraging gedaan. Euhm waarbij dat we de competenties van alle 8000 ambtenaren in kaart hebben gebracht. En die twee euhm vallen allemaal onder beheerssysteem daarom dat we voor dit jaar voorzien dat we voor die pijler daar minstens 35% van onze tijd gaan insteken en dat gaat dan ten koste van de andere drie pijlers waar we dit jaar minder euhm percentage voor voorzien. Dus elk jaar wordt dat zo bepaald. Op het einde van het jaar dus van kijk waar gaan we nu volgend jaar het meest van onze tijd en van onze werkkracht in besteden.
143
Das nog vrij algemeen hé want dan ga je gewoon zeggen op deze 4 pijlers hé dat zijn de 4 percentages. Binnen de procesaudits zitten we wel met een gestructureerde aanpak omdat we daar een risicoanalyse hebben opgemaakt en elk jaar gaat we daar de procesaudit euhm laten plaats vinden op die processen die het hoogst scoren qua risico. Ahja. Voor de andere 3, zeker voor de ad hoc opdrachten is dat minder gestructureerd en dus ook minder planbaar hé. Zeker ad hoc opdrachten die komen gewoon op u af. Ja. Ja dat kan je niet inplannen. En die planning wordt die opgesteld door jullie zelf of bijvoorbeeld door de auditcomité? Dat wordt door ons opgesteld maar dat wordt voorgelegd op het auditcomité. Ah ja. En dat gebeurt euhm die moeten dat goedkeuren. Dat gebeurt op het einde van het jaar voorafgaand aan het betrokkene jaar. Dit is eind 2009 is dat gebeurd voor de planning van 2010. Eventueel als zij dat wensen kunnen zij dat bijsturen als zij zeggen van sorry je moet op beheersystemen geen 35% van uw capaciteit inzetten, we zouden liever hebben dat jullie meer procesaudits doen dan is dat zo hé. Zij zijn ons hoogste orgaan, zij zijn onze raad van bestuur. Ja. Maar in principe in de praktijk stelt dat nooit een probleem.
En kunt u zeggen op hoeveel audits zo per jaar uitgevoerd worden? Of is het moeilijk om daar een aantal op te kleven? Kan er moeilijk…, had ik het geweten, had ik het een beetje voorbereid want we hebben daar wel wat cijfers van he. Elk jaar maken wij ook een jaarverslag naar ons auditcomité toe. Zoals je dat wil, wenst dan kan ik u wel de correcte cijfers bezorgen achteraf maar globaal gezien denk ik. In de orde van grootte maar je mag mij daar dan niet op nemen. Ik kan er een stukje naast zitten, denk ik dat we toch 50 à 60 audits per jaar doen, verspreid over die vier pijlers. Per procesaudit weet ik het vanbuiten daar doen we er 6 per jaar, proces-audits.
Oké en wat is ongeveer het budget dat jullie hebben om die audits uit te voeren of staat dat niet vast? Ja, het staat niet vast het budget want euhm want ik ben alleen op de hoogte van de budgetten die wij hebben voor de externe consultings, natuurlijk. Das eigenlijk vrij beperkt. Die procesaudits, die 6 per jaar, die worden door Ernst & Young uitgevoerd hé voor ons en daarvoor voorzien wij een budget van 150.000,00 EUR per jaar. Wij hebben daarvoor een raamcontract met hen afgesloten voor drie jaar. Dus het derde jaar is nu lopende, op het einde van dit jaar is dat afgelopen. Dan gaat daar een nieuwe aanbesteding gebeuren en 144
dan gaan we zien of dat we daar meer of minder budgetten voor mogen vrijmaken. Maar ja het hangt een beetje af van het beleidsniveau. We hebben nu onlangs een te goedkeuring gehad van ons jaarlijks rapport interne controle. Dat is gisterenavond nog op de gemeenteraad geweest en een aantal van die politici hebben daar vragen over gesteld. Want we doen zes audits per jaar, procesaudits maar we hebben wel een ruim 100, 120 euhm kernprocessen binnen de stad. Gisteren was daar de opmerking van een gemeenteraadslid van ja als je er maar zes doet van de 120, dan heb je 20 jaar nodig om ze alle 120 te kunnen gaan doen. Nu dat klopt en dat klopt niet. Want wij, euhm het is nooit onze bedoeling geweest van alle 120 processen te gaan auditten. Neen we gaan alleen diegene auditten euhm die hoog scoren op de risicoanalyse. Maar het blijft natuurlijk zo met dat budget kunnen we er maar 6 per jaar auditten dus als men wenst dat we er meer gaan auditten, gaan er ook veel meer middelen moeten vrijgemaakt worden per jaar. Ja. Op drie jaar gaan we er nu 18 à 20 kunnen geaudit hebben, dus rond de 20 en dan is het contract af. Nu, terug naar dat auditcomité, hoe wordt dat samengesteld? Het auditcomité daar zitten in, euhm, in eerste instantie onze directeur interne audit en de stadssecretaris in van het ambtelijke niveau en de rest van de samenstelling is allemaal op politieke niveau. Daar zitten zowel vertegenwoordigers van het college als van de gemeenteraad in. Wat betreft het college, de voorzitter van ons auditcomité is de burgemeester Patrick Janssens en dan zitten er ook nog twee schepenen in. Euhm Marc Van Peel, schepen voor personeel en dan de schepen voor financiën euhm, de heer Bungeneers. Die twee schepenen samen met de burgemeester die zitten er namens het college in. Wat de gemeenteraad betreft, van elke politieke fractie in de gemeenteraad zit er één vertegenwoordiger in het auditcomité. Dus ook van de oppositiepartij. Dus van alle partijen. En het auditcomité dat is dus een apart en onafhankelijk orgaan binnen de organisatie? Ja. Dat is dus eigenlijk dan geen onderdeel van de hiërarchie? Neen, daarom ook. Er zitten weinig of geen euhm mensen van de administratie in. Enkel de directeur interne audit en de euhm stadssecretaris. De rest zijn allemaal mensen van op het beleidsniveau die daar inzitten. Dat is bewust zo gedaan dat maakt ook dat wij in onze dagdagelijkse werking euhm wij rapporteren daar aan. Zij komen 4 keer per jaar samen maar ze zijn niet continue bezig met interne audit of met de werking van de stad. Want de meeste van de mensen die daarin zitten, die hebben nog andere jobs die zijn Vlaams parlementslid of senator of weet ik veel dus dat garandeert ergens onze onafhankelijkheid. Zij sturen ons aan. Wij moeten daaraan rapporteren maar zij zitten niet in onze dagdagelijkse werking. 145
Ja. En is er een auditcharter aanwezig? Ja. En sinds wanneer? Och, dat zal sinds de oprichting zijn. Sinds de oprichting? Ja, ik kan daar niet onmiddellijk de datum op euhm, ik zou dan eens moeten beginnen grasduinen maar dat zal zo 2003, 2004 zijn. Bij de opstart van interne audit na de visaaffaire. En wanneer is dat eigenlijk voor de laatste keer bijgewerkt? Vorig jaar Vorig jaar? Ah neen, dat wordt regelmatig bijgewerkt. Vorig jaar is volledig de goedkeuringsprocedure voor het rapport interne controle euhm is gewijzigd. Dat staat mee in het charter. Vroeger was dat een bevoegdheid die bij de gemeenteraad lag. De goedkeuring van dat rapport interne controle, dat rapport dat wordt geëist door het gemeentedecreet. We moeten elk jaar zo een rapport opmaken. Euhm eigenlijk moet de stadssecretaris dat opmaken. Maar euhm sinds vorig jaar is die goedkeuring van dat rapport overgeheveld van de gemeenteraad naar het auditcomité en naar aanleiding daarvan is er een herziening geweest van het auditcharter.
En hoe gaat dat dan in zijn werk? Hebben jullie daar ook euhm beslissing in, in die aanpassingen of voeren jullie die door? Wij voeren die door. Het is zoals bij collegebesluiten. Het voorbereidende werk moet altijd door de betrokkene administratieve dienst gebeuren hé. Zoals het werk maken wij op en zij beslissen als ze niet akkoord gaan ja dan euhm dan keuren zij af. Maar eigenlijk het ontwerp voor de beslissing, het ontwerpbesluit maken wij zelf. En welke aspecten werden daar zo in opgenomen? Is dat uitgebreid of…? Het charter euhm. We hebben het reglement en we hebben de charter en het charter dat is meer is specifiek toegespitst op de samenwerking tussen ons, de interne audit dienst, en het euhm auditcomité. Dus in het charter staat bepaald van hoe dikwijls het auditcomité samenkomt, euhm wat wij moeten bezorgen aan informatie aan hen, wat zij van ons kunnen eisen, dat staat allemaal daarin bepaald. Dus er staat ook bepaald hé welke bevoegdheden dat zij hebben om ons te gaan controleren hé. Al die mensen die mogen euhm auditrapporten van ons opvragen. Zij krijgen driemaandelijks, krijgen zij een rapporteringslijst euhm met de stand van zaken van onze audits. Zodat zij weten met welke audits dat wij 146
bezig zijn en al die rapporten mogen zij komen inzien en sporadisch maken zij daar wel eens gebruik van. Ja... Nu niet om te zeggen dat ze elk rapport willen zien maar af en toe is er zo wel eens een rapport dat zij willen inzien. Dat inzagerecht geldt niet alleen voor de leden van het auditcomité, voor hen is het zeker interessant omdat zij onze raad van bestuur zijn, maar dat geldt ook voor andere gemeenteraadsleden. Ah ja? Andere politici, ja, de gemeenteraad heeft inzagerecht in onze rapporten. Van daar uit komen er zeer weinig aanvragen maar strikt genomen volgens de gemeentewet, mogen zij een dossier van het interne audit komen inkijken.
Dan neemt eigenlijk dat auditcharter wel een belangrijke positie in binnen de dienst en wordt er eigenlijk veel belang aangehecht mag ik veronderstellen? Ja voilà. Het is een beetje onze bijbel hé. Het is nu niet dat ene keer dat als het is opgesteld dat we daar dagdagelijks dat document boven halen of zo maar het bepaald de grote krachtlijnen waarbinnen dat wij moeten werken. En dan dus euhm de middelen die jullie ter beschikking hebben voor die uitvoer. Ja? Euhm zoals laptops, handboeken… is dat allemaal optimaal en of… Ah ja. Of zeggen jullie eerder van we kunnen eigenlijk meer gebruiken van zoals software of? Ah neen, neen. Ik kan niet zeggen wat dat onze werkingsmiddelen zijn euhm dat zal enkel onze directeur interne audit euhm samen met de financieel verantwoordelijke zullen dat weten. Maar daar heb ik totaal geen zicht op. Het enige wat dat ik weet, omdat het enigste budget is dat ik beheer is, dat zijn die 150.000,00 EUR voor de externe consultants voor procesaudits. Als het gaat over de, de werkingsmiddelen mogen wij niet klagen. Wij zijn even goed maar ook weer niet beter uitgerust dan elke andere ambtenaar binnen de stad. We zitten hier in een nieuw gebouw. Wij hebben daar alle faciliteiten die andere ambtenaren ook hebben, dus euhm. Ja. Ook qua laptop, gsm en dergelijke meer, bedrijfswagen euhm. Het belemmert ons zeker niet in onze werking hé. Ja. En uw vraagstelling is niet suggestief maar het zou in die richting kunnen gaan en… Ja, natuurlijk. We zouden een audit kunnen oprichten en zorgen dat ze niet voldoende ondersteunt worden natuurlijk hé. Dan kan men toch niet heel actief bezig zijn dus. Kan ook niet zeggen dat wij beter bevoorraad zijn dan andere diensten hé. We hebben alles wat dat we nodig hebben. Maar het is ook niet zo dat onze vetpotten onbeperkt zijn, dat als wij iets nodig hebben dat wij maar moeten knippen en dat we dat krijgen, hé.
147
Nee, natuurlijk niet. Maar dan bijvoorbeeld ook op vlak van bepaalde handboeken die jullie kunnen raadplegen gelijk in een bepaalde bibliotheek of zo, of software gericht op audit is dat aanwezig, of…? Euhm, dat is aanwezig we hebben een kleine vakbibliotheek waarbij er een aantal zeer specifieke naslagwerken over interne audit staan die enkel voor ons van belang zijn en waarschijnlijk niet voor andere mensen binnen de organisatie. Dus de boeken van Klein zitten daarin hé, als voorbereiding op het examen van CIA, Certified Internal Auditor. Een aantal andere specifieke werken over interne audit, interne controle… Ja. Euhm die hebben wij, euhm we hebben daar, ja, dat zit in onze werkingsmiddelen. Hm, zijn dat grote bedragen? Neen, ik kan daar nu niet onmiddellijk zeggen hoeveel dat die ons per jaar kosten maar we hebben een soort kleine vakbibliotheek op onze eigen dienst. Ah ja oké en is dat geëvolueerd bv. dat jullie vroeger toch minder middelen hadden bij de oprichting van de dienst of is dat eigenlijk langzaamaan opgebouwd? Een bibliotheek groeit altijd aan hé. Er verdwijnen niet snel werken hé. Er komen erbij maar het is ook niet zo dat wij elk jaar heel veel bijkopen. Euhm het voorbije jaar denk ik dat wij maar één werk hebben bijgekocht en dat was een heruitgave van „Interne audit en interne controle bij lokale overheden‟. Dat is zo een basiswerk euhm dat wordt euhm geschreven in samenwerking denk ik met de V.V.S.G. door professor de Samblanx en Leroy en euhm. Een aantal autoriteiten op het vlak van interne audit en dat is een boekje dat wij wel eens gebruiken in pocketformaat. Euhm dat ook handig is om dat mee te geven aan euhm nieuwe mensen die beginnen omdat dat niet onmiddellijk een dikke encyclopedie is. Het is klein pocketformaatje en wat daarin staat is de basis. Voor zover ik weet is dat het enige wat wij eigenlijk in 2009 bijkomend hebben aangekocht. Ja we gaan niet de grote aantallen aankopen. En zijn er ook mogelijkheden om bijscholingen te volgen indien u dat wenst? Die mogelijkheden die zijn er. Dus iedereen, je krijgt sowieso bij het binnenkomen bij interne audit, die spoedcursus van 2 à 3 dagen bij UAMS waar Flor Keulemans je de basisbeginselen bijbrengt van interne audit. Euhm, je hebt hier ook het reguliere vormingsaanbod van de stad Antwerpen waarbij je daar een aantal cursussen kunt volgen op het vlak van schrijven van rapporten of het geven van presentaties of leidinggeven en dergelijke meer. Ja. Euhm, daarnaast zijn we nu ook bezig met iemand die geïnteresseerd is om een langlopende opleiding te gaan volgen. Euhm specifiek voor interne audit en daar zijn we nog een beetje aan twijfelen of dat we die gewoon een master na master gaan laten volgen bij UAMS hé, een langdurende opleiding. Ik weet niet of het één of twee jaar is of dat 148
we die gewoon euhm zouden laten meedoen aan het examen voor CIA bij het IIA. Natuurlijk de eerste euhm optie is avondschool bij UAMS, de tweede optie is zelfstudie. Euhm, dus we zijn nu een beetje de voor- en de nadelen van de beide ten opzichte van mekaar aan het afwegen maar als die persoon geïnteresseerd is gaat hij dat zeker mogen volgen. Ah, oké. En is dat regelmatig dat er zo bijscholingen gevolgd wordt door u of uw collega’s? Dat gebeurt niet jaarlijks. Ja. Als het gaat over die langlopende opleiding dat is niet de allereerste keer. Daar is nog een collega van ons die dat eens gevolgd heeft, euhm 4 à 5-tal jaar geleden. Een langlopende opleiding wordt ook niet opgelegd dat wordt niet gepusht. Het is een beetje als er interesse is en mensen geven zelf aan dat ze zich daar verder in willen bekwamen, dan krijgen ze die mogelijkheid. Maar we proberen er zo een win-winsituatie van te maken hé. Zo een opleiding wordt door ons betaald maar we verwachten er dan wel een zekere loyaliteit naar de stad. Het is niet zo de opleiding volgen en dan onmiddellijk weggaan om aan de slag te gaan in de privésector of ergens anders dus er staat een engagement tegenover. Ja, dat kan ik begrijpen. We moeten dat nog precies uitwerken euhm met de juridische dienst ook van wat kan en wat kan niet. Dat bijvoorbeeld de mensen in ruil dan 1 of 2 jaar zeker in dienst zouden blijven. En als ze dan vroeger weggaan dat ze dan bijvoorbeeld de helft van euhm de opleidingskost zouden terug betalen of zo iets. Maar dat moeten we nog precies uitwerken wat de modaliteiten euhm ter zake zijn. Qua andere opleidingen is niet iets generiek voorzien dat we elk jaar euhm ja nieuwe opleidingen zien maar dat wordt euhm besproken in onze waarderingscyclus dus met de chef-waardeerder. Als er ergens wordt vastgesteld in de loop van het jaar dat iemand een bepaalde opleidingsnood heeft als chef-waardeerder of een opleidingsbehoefte hé. Je kunt dat zelf ook vaststellen. Ja, inderdaad. Als je denkt ik heb een behoefte aan een opleiding in dat of dat, dan wordt dat daar bij de staf euhm waardering wordt dat besproken dan. In principe is dat geen enkel probleem.
Oké en zoals u zei het is ook beroep doen op Ernst en Young en euhm dus waarom gaat u eigenlijk die uitbesteding doen van die forensische audits naar Ernst en Young toe. Wel het waren eigenlijk ja euhm twee bekommernissen die daar spelen. Eerst en vooral een beetje euhm competenties als het gaat over forensische audits. Dan hebben we binnen onze eigen interne audit dienst niet zo heel veel competenties. Ik een beetje van uit mijn achtergrond bij de Vlaamse administratie. Ja. Maar bij de Vlaamse administratie zat ik niet echt niet in de cel van „administratieve onderzoeken‟. Ik ben er wel van op de hoogte. Ik heb 149
daar verder zes jaar gewerkt dus ken daar Wim De Naeyer, de directeur van de administratieve onderzoeken maar ik heb daar nooit echt in die cel gezeten. Ja. En buiten mijzelf was niemand hier die daar competenties ter zake had. Dus dan hebben we beslist van daarvoor beroep te doen op een euhm externe consultant en voor die opdracht is het aan Johan Engelen die dan meestal in de praktijk het terreinwerk doet. Maar de hoofdbrok van onze euhm uitbesteding aan Ernst & Young zijn eigenlijk gewoon reguliere processen op basis van die risicoanalyse. Dat is niet fraudegericht. Dat is geen administratief onderzoek. Dat is een gewone procesaudit. Ja. En dan was hier wel een capaciteitprobleem en dus als men wou dat er elk jaar een 6, 7, 8 audits zouden worden uitgevoerd hadden we op dat ogenblik niet onmiddellijk de capaciteit om dat nog ergens bij te schuiven bij de mensen die we al hadden. Maar we hadden wel die kredieten ter beschikking dus dan was de keuze snel gemaakt van kijk we gaan uitbesteden aan een consultant dan kunnen wij ons verder euhm concentreren op de audits die lopende waren. Ja. En dat waren toen vooral een aantal heel dringende ad hoc opdrachten die lopende waren en euhm konden we eigenlijk die procesaudits uitbesteden aan de externe consultants. Dus als het gaat over forensische audits was het eerder omwille van competentie als het gaat over procesaudits was het eerder omwille van capaciteit. Ja, oké. En wordt je interne auditteam dan ook bijgestaan door bijvoorbeeld externe specialisten die binnen de dienst komen werken en dan niet bij die externe firma blijven? Maar echt dat jullie zeggen we gaan die specialist eens naar hier halen om dan bijvoorbeeld een maand of een week hier te komen helpen. Je hebt het over externe specialisten? Ja. De mensen van Ernst & Young bijvoorbeeld. Ja die dan niet in de firma blijven maar effectief naar hier komen of eventueel mensen van andere diensten. Als het over Ernst & Young gaat is het altijd maar tijdelijk hé. Ja. Maar als het gaat over een procesaudit is dat binnen Ernst & Young, min of meer een vast team dat voor ons werkt maar de samenstelling van dat team durft wel eens wijzigen. In euhm dus als er een nieuwe audit wordt opgestart moeten wij zien welke mensen door Ernst & Young worden ingezet in dat team. De trekker van het team, de manager is meestal dezelfde persoon. Ja. Maar de mensen die op het terrein werk gaan uitvoeren en dat zijn dan junior-auditoren of seniorauditoren euhm ja dat kan variëren. Daarvoor hebben we al verschillende mensen binnen gekregen dit is ook geen enkel probleem hoor euhm. Let wel natuurlijk dat je altijd opnieuw 150
mensen weer binnen krijgt die de werking van de stad niet gewoon zijn hé. Dat altijd een beetje moet worden ingewerkt maar dan hebben we daar de manager die nu toch al meer dan 2 jaar, 2,5 jaar voor de stad aan het werken is en die ondertussen wel onze werkwijze en dergelijke meer, de hiërarchische structuur van een stad, van een overheidsdienst kent. Ja. Als het gaat over inzet van andere specialisten van binnen de stad bijvoorbeeld dat kan ook gebeuren hé. Als wij een audit doen en wij hebben zo een laten doen naar verwijlinteresten. We hebben hier binnen de stad een opdrachthouder verwijlinteresten en dat is iemand die binnen het beleidseenheid financiën zit en die met niets anders bezig is dan het terugdringen van die verwijlinteresten. Ja. Dus dan wordt die daar mee in betrokken in die audit. We hebben momenteel ook een andere opdrachthouder die zit fysiek bij ons. Die opdrachthouder van verwijlinteresten dat is iemand van financiën. Bij ons zitten we ook met een opdrachthouder en dat is iemand die specifiek bezig is met het onderzoeken van kasverschillen euhm binnen de districten van de stad. Dat is een grote auditopdracht en de stad Antwerpen is euhm eigenlijk onderverdeeld in negen districten das eigenlijk ik zal maar zeggen euhm gehuchten of deelgemeenten van de stad. Die hebben allemaal bepaalde autonomie en elk van die districten hebben een districtshuis dat is zoals een gemeentehuis euhm waar een aantal euhm dienstverleningen plaatsvinden naar de burger toe. Zodanig dat de burger die in Deurne woont niet naar Antwerpen moet komen maar in Deurne zelf terecht kan en wij hebben daar euhm een aantal onregelmatigheden vastgesteld, kastekorten die ontstonden en daarvoor hebben we dan ook iemand in dienst genomen als opdrachthouder om dat specifiek te gaan onderzoeken. Ja. Dat is iemand die werkte binnen district- en loketwerking dat is een andere bedrijfseenheid van de stad Antwerpen die heel goed die werking van die districten kent. En heel goed ook weet hoe euhm de kassen worden beheerd in een district. Dat is een specialist en die wordt dan euhm een opdracht houderschap is een tijdelijk mandaat eigenlijk. Dus die persoon wordt dan tijdelijk voor de duur van die auditopdracht ingehuurd. Dat is eigenlijk insourcing van binnen de stad zelf wat dat zijn mensen van de stad zelf. Ja. Dat zijn geen externe consultants.
Neen, oké. Dan vroeg ik me nog of die euhm zoals dat auditcharter kun je dat bijvoorbeeld openbaar raadplegen of euhm ik weet dat IAVA een aparte website heeft waar het auditcharter en interne planning, het jaarverslag online en openbaar is of is daar geen mogelijkheid toe om dat in te kijken? Wij hebben een eigen intranet maar ja dat is enkel voor de mensen van de stad. Ja, dat klopt. Ik weet op de euhm het internet is er aan ons gevraagd geweest om een euhm aantal zaken ter beschikking te stellen naar informatie toe. Daar is daar zeker een pagina gewijd aan ons maar ik moet u eerlijk bekennen en ik heb al een beetje spijt dat ik mijn pc niet heb 151
meegenomen want anders kon ik het hier onmiddellijk gaan controleren of dat er daar ook het charter bij staat. Ik kan het niet onmiddellijk zeggen. Oké, geen probleem. En moest ik dat nu… Maar ik kan eigenlijk straks op het einde van het interview, kan ik u dat gerust laten zien. Dat is maar twee minuutjes dan ga ik even mijn pc gaan halen. Dan kan ik je het onmiddellijk laten zien. We zullen dat straks terug opnemen. Ja dat is goed.
Dan wou ik ook nog juist weten zo euhm zijn de functies binnen de interne auditdienst zijn dat allemaal bijvoorbeeld niveau A functies? Of kan je daar eigenlijk ook als niveau B terecht? Nee, buiten de administratieve ondersteuning, we hebben één persoon van niveau C die ons administratief ondersteunt, zijn het allemaal A niveaus. En euhm binnen de stad maar ik weet niet of dat je de functies en de graden goed kent euhm zitten we met euhm eigenlijk hooggekwalificeerd personeel, we zitten met A1‟s en A5. Ah ja oké. Voor het terreinwerk. Onze directeur interne audit is A10. Euhm ja dat is zowat het hoogste wat je kan hebben op het ambtelijke niveau buiten de euhm de stadssecretaris en de financieel beheerder is dat het hoogste. En dat is dezelfde graad als een bedrijfsdirecteur van een bedrijfseenheid. Euhm ikzelf samen met mijn collega Marc Heirwegh, wij zijn euhm de A5‟s. Nu nog met drie, binnenkort met twee. Euhm maar in een vrij recent verleden, vorig jaar, waren we nog met vijf A5‟s dus dat is die ganse herstructurering waar dat ik het ook eventjes over heb euhm gesproken. En we zitten nu met euhm ja vier A5 dus er is nu nog één vacature lopende dus dan hebben we er vijf euhm A1‟s. Ja. Die structuur, die is dus een beetje bijgewerkt omdat we met een soort van Mexicaans leger zaten waar je evenveel officieren hebt dan soldaten hé. Met vijf A5‟s en in het verleden hadden we maar vier A1‟s en dat was een beetje een omgekeerde structuur. We hadden meer leidinggevenden dan eigenlijk A1‟s om het terreinwerk te doen hé. Ja. Euhm dat is nu om getuned naar vijf euhm twee A5‟s en vijf A1‟s. Ja. Maar nog altijd in vergelijking met andere diensten, waarvan je veel mensen van lagere niveaus hebt euhm één A10, twee A5‟s, euhm vijf A1‟s en dan één niveau C voor administratieve ondersteuning. Wat nog altijd een hoog competitief profiel is als je dat vergelijkt met andere bedrijfseenheden. En bijvoorbeeld als jullie iemand aanwerven bij een vacature is er dan altijd iemand aanwezig van de interne auditdienst bij het sollicitatiegesprek? Ja, zeker de jury is altijd een gemengde jury. Dus een aantal mensen van de personeelsdienst van PM euhm aangevuld met mensen van interne audit. Ah ja oké. Dus euhm ja. Meestal in de jury‟s proberen wij daar zeker de leiding te nemen dus de voorzitter zal meestal iemand van interne audit zijn dus personeel van PM die waken eerder over het 152
correct toepassen van de ganse procedure en die neemt meestal de rol van secretaris in de jury op zich. De voorzitter van de jury en eventueel dan nog bijkomende leden zullen mensen van de interne audit zijn. Ja en kijken jullie dan ook meestal naar mensen die reeds ervaring hebben in andere interne auditfunctie of bijvoorbeeld bij de niveau A als beginner speelt dat daar eigenlijk geen rol dat die… Niveau A1 daar speelt dat minder rol. Niveau A1 is de begin functie voor iemand met een universitair diploma. Dus daar speelt dat geen rol. Als het gaat over niveau A5 moet je vier jaar euhm relevante ervaring hebben. Voor externen houdt dat in dat je eigenlijk vier jaar specifieke auditervaring moet hebben. Toen ik naar hier kwam, ik ben een van de weinigen die extern is aangeworven op de dienst. Ik kwam van de Vlaamse administratie. Ik had het voordeel dat ik daar al 5 of 6 jaren
gewerkt had voor ik naar hier kwam. Dus ik had die
auditervaring al. Mijn andere collega‟s die op niveau A5 euhm zijn aangeworven. Die moesten ook vier jaar ervaring hebben maar voor interne mensen volstond het om, ja gewoon interne, relevante ervaring te hebben. Dus die hadden geen auditervaring maar ervaring op andere bedrijfseenheden zoals financiën die dan door de jury als zijnde relevant genoeg werd beschouwd. Maar die hadden eigenlijk geen specifieke auditervaring.
En wat vindt u eigenlijk zelf van die afslankingen? Denkt u dat, dat een goede zaak is of vond u toch dat, dat uitgebreid team nodig was om de interne audit te handhaven? Ik vind het een goeie zaak op twee vlakken. Eerst en vooral naar buiten uit, wij met zo een kleine dienst van nog geen 10 mensen hadden vijf A5‟s terwijl dat in sommige bedrijveneenheden zoals stads- en buurtonderhoud, of patrimoniumonderhoud dat daar een bedrijfsdirecteur zit als A10 met één of twee A5‟s of zelfs dat nog niet en daaronder dan nog 4 à 500 mensen die moeten worden aangestuurd. Ja. Dus voor ons was het een beetje raar dat wij met zo een kleine dienst met vijf A5‟s zitten en dat een dienst of een bedrijfseenheid waar dat men met 500 mensen werkt. Dat die met moeite twee A5‟s zouden hebben. Maar dat maakt natuurlijk, ja, naar kennisniveau zijn wij niet vergelijkbaar met andere diensten en die andere diensten houden zich bezig met operationele zaken bij ons waren die A5‟s dat waren eerder expertfuncties hé. Wij zijn minder leidinggevende want wij hebben niet zoveel mensen om leiding over te geven hé. Eén persoon van niveau C en een paar mensen van niveau A1. Dat is anders dan je met een operationele diensten. Bij ons zijn het expertfuncties en als je die wilt gaan rekruteren. Zeker mensen die ervaring hebben die ga je niet euhm binnen krijgen op A1 niveau dat is een beetje het probleem dus. Maar ik vind het wel goed dat het nu zo is want het was niet echt dat was de eerste reden hé naar andere diensten toe 153
en tweede reden is dat we nu echt ook gericht gaan kunnen aansturen. Dus we zijn nu nog met drie binnenkort met twee maar de twee, ik en Marc wij moeten nu al meer onze zaken op elkaar gaan afstemmen en wij kunnen nu gerichter gaan zeggen en afspreken van kijk jij controleert die auditopdrachten en kunnen nu meer onze sturende functies naar de A1‟s vervullen. Terwijl dat dat vroeger niet het geval was hé. Ja. Je hebt die vier A1‟s, die vijf A5‟s maar er zat geen structuur in. Nu kunnen we echt een structuur twee A5‟s en daaronder dan de A1‟s dus een echte hiërarchische structuur uitbouwen. En kan u eventueel van de interne auditdienst ook in het auditcomité geraken als euhm nee. Ik ben verkeerd. Behalve als directeur interne audit anders gaat dat niet gaan. Waarschijnlijk mag u dan ook geen gemeenteraadslid zijn of als raadslid verkozen worden of is dat wel een mogelijkheid? Goh. Daar heb ik eigenlijk nog niet bij euhm bij stilgestaan. Dat is niet gemakkelijk hé. Ja, inderdaad. Op die manier binnen het auditcomité geraken dan moet je eerst politiek actief worden. Ik weet niet of er daar ergens een euhm conflict zou bestaan Of dat dat toegestaan is. Het zal een beetje moeilijk euhm liggen hé. Naar de normen van het IIA toe zou ik veronderstellen dat het niet kan en niet mag. Ik weet niet of het bij ons zo uitdrukkelijk verboden is in het charter maar het zo wel een zeer bizarre situatie zijn hé. We zitten nu met het praktische probleem euhm dat we aan het onderzoeken zijn of het kan en mag. Het is niet altijd zo duidelijk omdat één lid van ons auditcomité die is nu onlangs ergens anders in een ander stad of gemeente secretaris geworden, stadssecretaris of gemeentesecretaris. En daar zitten we nu aan te denken kan dat mag dat. We zijn daar nog niet helemaal uit. Als zou blijken dat dat euhm niet kan of niet mag zal dat lid ontslag moeten nemen uit het auditcomité en zal iemand anders moeten zijn plaats innemen. Naar functiescheiding en zo toe en belangenvermenging lijkt het mij iets wat dat niet kan of niet mag hé.
Ja, volgens mij ook. Ik vroeg het mij gewoon af. Oké. Maar het lijkt mij zo‟n hypothese die zo onwaarschijnlijk is. Ja. Inderdaad.
154
Bijlage 9: Interview met dhr. Joost Robbe Naam van de geïnterviewde: Joost Robbe Organistatie: Stad Gent Functie: leidinggevende dienst interne audit
Eerst een korte inleiding met wat informatie over het verloop van het interview en enkele praktische zaken.
Ik ga eerst vragen wat is de juiste functie van u? Euhm, ik ben de leidinggevende van de dienst, interne audit van de stad Gent. Dienst interne audit, die onderdeel uitmaakt van de diensten van de stadssecretaris. Ja. Euhm, heb je een organigram nodig? Ja dat kwam verder aan bod, als dat mogelijk is? Laat mij denken , euhm, ik ga eventjes moeten zoeken, ja doe maar, de naam van de diensten van de stadssecretaris das via professor Christiaens zeker , ja Alles zit hierin, hé, dat je uw opname best eventjes stopt. Ja Ja, alé das dan weer een van de zes onderdelen daarvan. En hoelang euhm werkt u bij de stad Gent? Ik zelf werk hier van eind 2001 En was dat dan direct binnen de functie interne audit of hebt u eerst..? Euh, ‟t was direct in de dienst financiële audit ah ja. Dus vroeger was het werkterrein euhM van onze dienst beperkter, dat het alleen om financiële aangelegenheden, financiële processen ging maar sedert juni vorig jaar is de dienst omgevormd naar dienst interne audit met een ruimer toepassingsgebied, een ruimer werkterrein. Oke en had u voorgaande ervaring in audit eventueel bij andere bedrijven of organisaties? Ik heb bij een bedrijfsrevisor gewerkt te voren dus, ja externe audit euhm kan je maar zeggen, ja, en ik heb ook lang een inspectiefunctie gehad bij de vlaamse overheid euhm niet direct audit maar ja dat had veel aanverwante euhm, euhm, 155
ja, onderwerpen en manier van werken, met wat interne audit eigenlijk inhoudt
Oke en bent u lid van het IIA? Gans onze dienst is lid van het IIA. Oke dan ga ik meer algemeen, dus de interne auditdienst zie ik op het organogram is een onafhankelijke dienst dus staat niet binnen de hiërarchische … ?? Euhm, het is zo onafhankelijk mogelijk laat ons zeggen ,het staat in die zin euhm hiërarchisch onder de diensten van de stadssecretaris, ja, maar dat is in die zin opgelost dat we functioneel, inhoudelijk niet rapporteren aan de dienst van stadssecretaris maar aan een intern auditcomité. A ja, oké. Daar heb ik wel een dia van? om het duidelijker te stellen euhm, dus in die zin, alé, op die manier zo onafhankelijk mogelijk, ja. Men heeft een aantal zaken aanvaard waardoor dan we inderdaad onafhankelijker gepostioneerd zijn dan, ja, andere diensten en dat is in die zin verbetert ten opzichte van vroeger de dienst financiële audit zat wel meer in de hiërarchie dan, ja, Nu,ja, ik ga het nog niet uitdrukken want ik zie dat er nog voor mij zijn, ‟t zal nog eventjes duren.
Uit hoeveel personen bestaat de interne audit afdeling? Drie personen, Drie personen en wat is zo de opleigingsachtergrond van die? Het zijn allemaal economisten, allemaal economisten euhm maar we hebben laat ons zeggen zowel hier als bij vorige werkgevers al euhm relevante andere vormingen gevolgd, ja, dus in die zin alé is het polyvalenter geworden dan pure economie.
Natuurlijk. Is het de bedoeling dat die dienst nog verder wordt uitgebreid wordt eventueel ….? Er is een studie gebeurd van, op basis van een aantal parameters euhm, parameters van de stad Gent met hoeveel mensen dat we zouden moeten zijn om de opdracht, die we eigenlijk hebben te kunnen vervullen. En die studie is uitgekomen op een achttal auditors, ah ja, samen met een ondersteuning van administratieven, euhm per ene administratieve per vier auditors dus dat zou op ongeveer, ja, er wordt aan de deur geklopt, ja Dat zijn slides van de Vlaamse Infolijn ……… dat staar er op 156
Kijk dat is hier het auditcomité is een subcomité van de gemeenteraad, ja, die nu opgericht geweest is dus allemaal vers van de pers bij manier van spreken, ja, hoor. ‟t Is voor de eerste keer op 1 maart samengekomen dat comité euhm dus wij als interne audit rapporteren, vandaar dat er twee lijnen zijn functioneel aan het auditcomité maar staat hiërarchish onder de hoogste ambtenaar van de stad, de stadssecretaris, ja. Das het organogram van de stad, ik zal het u niet allemaal uitleggen want er zit wat ingewikkelde zaken bij, de diensten van de stadssecretaris dus hier, ja hier hoort mijn dienst bij. Dus al de eigenlijke verschillende departementen, ja, die de horizontale en verticale functies die zitten allemaal hier, dus in die zin, die hangen hier dan voor een stuk tussen, euhm de gemeenteraad rapporteren aan het auditcomité maar aan hiërarchisch stadssecretaris. Oké, t is duidelijk. En welke vragen waren er weer …. ’t Ging over de uitbreiding eventueel van interne audit. Ah wel ja dus die studie is gebeurd , euhm nu dat is de norm we zouden op termijn moeten we met een achttal auditors kunnen komen natuurlijk, ja dat heeft zijn nodige consequenties qua budget, ja. En die beslissingen zijn niet gevallen of we zover mogen uitbreiden, wat de beslissing is wel gevallen dat we dit jaar iemand mag bijkomen, ah ja, dus we zouden normaal gezien dit jaar met vier …. Oké, dan had in nog een vraag of dat er veel verloop is binnen of circulatie binnen de personen van de interne auditdienst maar de auditdienst hier nog redelijk jong is veronderstel ik … De auditdienst zelf maar ik zeg het we waren wel al een financiële audit dienst alé sedert afgerond 1992, ah ja, en de enige, het enige verloop dat er is geweest, is dus iemand die, toen ik binnengekomen was, op, kort daarna op pensioen gegaan is, ja. Ge kunt dat niet echt verloop noemen, neen natuurlijk en sedertdien de mensen die aangeworven zijn hé gebleven, gebleven oké en zijn hier nog altijd. En dan welke soorten audits voeren jullie zoal uit financiële, doelmatigheids audits, of IT? Ons werkterrein is nu zoals ik zei uitgebreid van vroeger alleen financiële audits naar nu ook operationele audits, ja, overeenstemmingsaudits en in de mate van het mogelijke euhm integreren we dat in éné audit. Dus ge spreekt dan van geintegreerde audits waarbij we dan zowel het financiële, het operationele als het procedurele wetgevende luik, ja, 157
in
overeenstemming van de werking daarmee proberen euhm te integreren in één audit. Dat hangt er een beetje vanaf of we dat we een audit vanuit onze eigen planning opstarten dat gaan we altijd, ja, geïntegreerd bekijken. Maar we hebben ook ruimte overgelaten in onze planning voor vragen die, van in de organisatie komen en afhankelijk van de vragen die gesteld worden, ja. Stel dat kan een specifieke audit zijn die alleen over financiën gaat , die alleen over, ja, bepaalde wetgevingen gaat euhm. En daarnaast staan wij beschikbaar om, ja, alles wat eveneens in de lijn zit van interne controle en interne audit om daar adviesopleiding euhm rond te geven, intern euhm, ja, goeie praktijken te proberen in de organisatie, ja, euhm geïmplimenteerd te krijgen.
Oke, dus in feite kunnen we stellen dat die audits, de soorten audits gewijzigd zijn van een financiële audit naar een meer diverse aanbod. Ja. Oké en de omvang en de samenstelling van dat auditteam wordt dat eigenlijk bepaald voor verschillende audits bijvoorbeeld die persoon doet specifiek operationele audittype, gewoon financiële … Dat zou zeker de bedoeling zijn op het moment dat we een ruimere ploeg zouden hebben, ja, maar zolang dat we met zo een kleine ploeg zijn moet iedereen alles kennen, ja oké Dus we kunnen ons niet permitteren van iemand, zolang als dat we maar met drie zijn, zich te laten specialiseren in op alleen financieel of alleen operationeel. We proberen trouwens geïntegreerde audits te doen, ja, op dit moment kan dat niet, wegens ja, te weing, de ploeg is te klein, ja, op dit moment maar op termijn als onze ploeg groter wordt zal dat zeker de bedoeling zijn. Oké en is er een jaarlijkse, interne auditplanning aanwezig? En indien ja door wie wordt die dan opgesteld? Die is aanwezig, die wordt door mij opgesteld euhm door mij, ja, door onze ploeg maar die wordt wel voorgelegd aan de managementteam dus aan euhm dus de hoogst ambtelijke orgaan. Laat ons zeggen niet zo zeer ter goedkeuring, want in die zin proberen we ons onafhankelijkheid te bewaren maar vooral, ja, om, om de nodige aanvaardbaarheid van dat auditplan te krijgen. En dus ook wel enigszins rekening te houden met euhm …. opmerkingen, die vanuit het managementteam komen ze zouden bijvoorbeeld kunnen zeggen van ja maar ge zijt van plan om dit te doen maar we zijn om dit moment , ja, bezig met een groot project om iets te reorganiseren. Wacht nog eventjes omdat te auditteren, alé, 158
ja, natuurlijk, om rekening te houden met gegevens waaraan dat we, waarvan da we geen weet hadden om het moment dat we de planning opmaakten, ja maar die
plan wordt
opgemaakt door ons en wordt wel goedgekeurd door het auditcomité, ja, euhm dus die goedkeuring euhm, vragen we wel omdat we op die manier sterker mandaat, ja natuurlijk, hebben om binnen de organisatie onze audits te doen. Oké en hoeveel audits worden er per jaar ongeveer uitgevoerd of ….? Euhm dats, eigenlijk is ho, vind ik dat geen relevant criterium, hoor. Ja, er is bijvoorbeeld in onze planning staat er een onderwerp van audit. Das ene audit maar binnen die audit, ja, zijn er eigenlijk vier of vijf verschillende enfin alé ofwel is van een steekproef van dienst dat we nemen vier of vijf verschillende audits die binnen, ja, dat vind ik niet echt een criterium, hoor dat kunnen we niet, ja. Wat dat wel een criterium is we hebben vier, neen drie soorten audits dat zijn, euhm wat wij heten systematisch of geplande audits, ja, die dus uit de planning voortkomen, de ad hoc audits of niet geplande audits, die op vraag van …. voortkomen en de opvolgingsaudits dus wat dat we eerder en vroeger geauditeerd hebben, gaan we blijven opvolgen, ja. Zodat de aanbevelingen die we hebben gedaan in vorige audits en die aanvaard geweest zijn door de geauditeerden totdat die gerealiseerd zijn, oké. Ik denk dat, dat een relevanter vraag is, ja, dan van welk soort dan …, hoeveel dat cijfer …., ik kan bij manier van spreken van de extreemste zeggen, stellen van we hebben maar drie of we doen maar drie audits,
ja,
in de loop van 2010 maar dat zegt echt niets , neen
natuurlijk , je moet bekijken wat, ja, dat er daar onder staat, wat dat daaronder zit, hoe groot dat het bereik van die audit is. En wat is het budget ongeveer van de interne auditdienst? Ook, dat … is niet echt … een criterium in die zin, in onze organisatie is het zo, dat er veel budgetten, niet door onze dienst ja, zelf, beheerd worden door andere diensten waar dat wij, op vraag van … kunnen gebruik maken, ja, euhm. Ons eigen budget is enerzijds onze pure werkingskredieten zijnde voor economaatsartikelen euhm, ja, het personeelsbudget van onze drie personeelsleden en anderzijds een budget dat we hebben om, waar dat we zelf zouden vinden van we hebben onvoldoende zelfexpertise in huis. We gaan, ja, beroep doen op externe consultancy, ja, om ons enigszins bij te staan bij bepaalde zaken daar heb je wel ook een beetje het voordeel, ja, om die opdrachten te geven maar opnieuw om daar nu bedragen op te plakken, gaat echt een verkeerd beeld geven, ja natuurlijk.
159
Euhm, das afhankelijk van organisatie tot organisatie misschien bijvoorbeeld al het meubilair we zijn onlangs verhuisd, we zitten hiet nog niet zo lang alle meubilair is aangekocht geweest om hier euhm, ja, dat staat niet op ons budget, neen natuurlijk, dat staat op het budget van het departement facility management zoals ze bij ons heet, ja, oké. ’t was eigenlijk, ja, de assistent had gezegd kijk eens naar dat budget of dat ze dan genoeg de kans krijgen om bijvoorbeeld bijscholingen te volgen … Ook, dat, inderdaad, dat budget zit niet bij ons we hebben een dienst, ja, vorming waarop dat we beroep kunnen doen op het moment dat we zeggen van zowel interne vorming als externe vorming en euhm dat is een groot vormingsbudget, ja, Maar voor gans de stad, waar dan iedereen, als hij vindt dat hij alé vorming … of , ja, een deel of waarvan hij aanspraak kan opmaken de aanvraag kan doen, dat wordt dan bekeken in welke mate het past, ja, bij de strategie binnen de stad over vorming en als het goedgekeurd wordt kan hij, die volgen, kan je die volgen. We hebben daar toen weinig of geen probleem mee gehad behalve dat er een keer een jaar geweest was dat op het einde van het jaarbudget, van het departement, van de dienst vorming zo ongeveer op was en dat we een vorming die we gepland hadden, hebben moeten uitstellen. Ja, oké.
En het intern auditcomité? Hoe is dat juist samengesteld? Uit hoeveel leden bestaat het ongeveer? Euh, dat bestaat denk ik uit elf leden en drie permanente genodigden, wij zijn geen leden die permanent, die permanente genodigden dat zijn, ikzelf, de stadssecretaris en de stadsontvanger, ja. Ken je de … ,het …, alé de functie van stadsontvanger, stadssecretaris binnen een stad? Ja, ik denk, dat ken je, dat denk ik wel. De stadsontvanger en de stadssecretaris zijn de twee hoogste ambtenaren, ja. Maar de stadssecretaris is de algemeen leidinggevende van alle personeel, heeft veel bevoegdheden, ja en de stadsontvanger is de algemeen leidinggevende van alles dat met financiën te maken heeft, ja, eigenlijk de financieel manager van de stad en ikzelf zijn permanent genodigd maar we zijn geen leden in die zin, dat wij drie geen stemmingsrecht hebben in dat auditcomité, oké. Dan zijn er nog als ik ze allemaal optel denk ik, elf leden maar dat is van natuur afhankelijk van de samenstelling euhm van de politieke partijen, wie zit daar vast in, dat is de schepen 160
van personeel, de schepen van financiën en de burgemeester, ja, ja, als leden van de meerderheid laat ons zeggen en dan heb je nog van elke politieke fractie en daar zit de volaliteit in zou ik maar zeggen, als er maar drie partijen zouden in, ja, de stad Gent opkomen zouden er maar drie leden zijn. In de stad Gent zijn er dat nu een pak meer zijn er euhm zes of zeven partijen euhm kleine en grote en iedere partij, zowel van de meerderheid als van de oppositie heeft een vertegenwoordiger, ah ja, in dat auditcomité,.
Dus dat profiel van die leden is dan niet echt mensen met auditervaring? Je vergeet is, ja er zit ook nog een externe expert in, ja dat ging ik juist vragen. Eén extern expert euhm die aangesteld is geworven aan de hand van een overheidsopdracht, dat is dus, ja, voor drie jaar iemand aangesteld en die wordt er uiteraard voor betaald om extern expertise binnen te brengen binnen het auditcomité, oké, Maar dat is niet de meerderheid, nee, wat dat heel vaak wordt volgens de normen van het instituut voor interne auditoren wordt aanbevolen, ja, maar je moet dat zien in zijn perspectief, die aanbevelingen zijn van uit het instituut van interne auditors en vanuit privéwereld dat is niet zo maar transponeerbaar naar de overheid. Klopt. Je moet eenmaal rekening houden met de politieke samenstelling dat je niet hebt binnen een privébedrijf, euhm maar hier is dat de …, niet de meerderheid maar dat, der is externe expertise, euhm, ja inderdaad, oké.
En dat auditcomité dat is dan ook weer een apart en onafhankelijk orgaan veronderstel ik want het bestaat uit … Ahwel, het is dus een subcomité zoals dat men heet van de gemeenteraad vandaar dat elke politieke fractie daar inzit, ‟t is goedgekeurd, ‟t is samengesteld door de gemeenteraad euhm dus opnieuw die onafhankelijkheid in de mate van het mogelijke wordt zo goed mogelijk denk ik, ja, ja, pas op dit is nog maar de start dat zal waarschijnlijk ooit wel een keer vuurwerk geven, hoor, want mensen van de oppositie, ja , dat zal niet altijd even evident zijn. Oké. Geen koffie voor u? Nee, dank u.
En is er een auditcharter aanwezig? Er is een auditcharter, ja. En sinds wanneer?
161
Eind 2008 maar het is laat ons het zeggen euhm echt functioneel geïmplementeerd sedert dat het auditcomité daar is, maar ‟t is al goedgekeurd sedert, in de gemeenteraad van december 2008. Euhm, ‟t is dan onder tussen is dat nog bijgewerkt of …? Neen. Neen, dat had ik verondersteld en moesten er eventueel aanpassingen aan het auditcharter gedaan worden, moet dat dan ook goedgekeurd worden door het auditcomité? Ja, door het auditcomité en moet ieder keer terug naar de gemeenteraad samen, ja ook aan …, om vandaar dat we dat wel proberen euhm te beperken want, ja tuurlijk, dat is een hele procedure om ieder keer voor de gemeenteraad te komen euhm in de mate van het mogelijk ben ik van plan van dat te proberen van ene keer per legislatuur. Ja, een legislatuur in een stad is zes jaar, ja, tenzij er vervroegde verkiezingen zouden zijn maar euh, oké, dat is de bedoeling.
En welke aspecten werden daar al zo in opgenomen? Is dat uitgebreid of eerder beperkt? Ik ga het er eens bijnemen om na te lezen Is dat eventueel openbaar? Inkijkbaar op de website of zo …? Neen. Ik had daarna gezocht maar ik vond het niet. Euhm, tenzij dat je dat echt nodig hebt voor uw sessie kan ik u dat bezorgen maar da moeten we, daar is wetgeving rond in het kader, ja, van openbaarheid van bestuur, dat mogen we dat alé via die weg vragen of dat ik het u kan, als dat geen probleem is … om bezorgen want … mag dat wel? Liever niet, ik verspreid het liever niet ah oké ja, als je het niet nodig hebt voor uw alé, als het niet essentieel is voor uw studie zou ik liever niet … zolang ik weet wat.., als u mij kan vertellen wat er ongeveer instaat en zo, is dat eigenlijk ook al voldoende. Ik ga u de inhoudstafel daarvan geven, ja, wat staat daarin in grote lijnen? Das euhm … en iedere dienst en departement heeft ook nog cellen, hoor, dus … dat zit wel binnen grote strategische lijnen van ganse stad, de missie van onze stad, van onze dienst, sorry, zoals dat dat heet, de doelstellingen dat we nastreven, de taken euhm. Hoe dat onze onafhankelijkheidspositie georganiseerd is? Ja. 162
Welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden dat we hebben, euhm het werkterrein en de reikwijdte daarvan? Hoe dat we rapporteren? Euhm, hoe dat we proberen onze kwaliteit van onze werkzaamheden euhm, te garanderen? En een verwijzing naar de professionele standaard van het Instituut voor Interne Auditoren, euhm, ja, ‟t er is al zelfs opgenomen iets dat nog niet, niet operationeel is, euhm de coördinatie met andere controle instanties. Der is dus in de gemeentedecreet ook voorzien, het gemeentedecreet dat is, ja, de wetgeving die alles bepaald rond de Vlaamse steden en gemeenten, daarin is opgenomen dat de Vlaamse overheid een extern audit gaat organiseren over alle steden en gemeenten. Maar dat is nog niet operationeel, ja, maar in ons charter is er al opgenomen om het moment dat, dat er komt, dat wij als dienst interne audit de coördinatie daarvan euhm moeten opnemen, zodanig dat we geen dubbel werk doen, ja, wat dat wij doen ,natuurlijk de informatie dat we daaruit hebben kunnen bezorgen aan de, die externe audit, ja euhm en omgekeerd. Ja. En dan euhm na de informatie rond het auditcomité zelf, dat is daarin ook opgenomen, de doelstellingen dan van dat auditcomité, de samenstelling welke verantwoordelijkheid dat, dat heeft, hoe dan die werken, hoe dat die gaan rapporteren waarvoor er dan een auditcomité zal rapporteren naar de gemeenteraad toe en euhm een bepaalde discretie verplichting van de leden, ja. De inhoudstafel wordt overhandigd.
En dat auditcharter neemt dat eigenlijk een belangrijke positie in, in die zin wordt dat strikt gevolgd die doelstellingen, die missie of … Strikt , je moet toch altijd een zekere flexibiliteit behouden, ja, euhm wij zien dat eerder als de leidraad, zowel voor ons als voor het auditcomité, als voor de geauditeerden, ja, euhm, dus op het moment dat, dat kan al ne keer gebeuren dat er euhm discussies ontstaan tussen ons en de geauditeerden euh als het nodig is kunnen we daar op terug vallen, ja, van kijk dit is die manier van werken is goedgekeurd door euhm de gemeenteraad dus wij gaan ons daaraan houden om te wachten dat het comité, ja, zich daar ook aanhoudt, oké.
En hebt u eigenlijk genoeg middelen ter beschikking voor die uitvoering van de verschillende auditopdrachten, denk maar aan voorbeeld goeie laptops of computer of goeie software, bepaalde handboeken om eventueel te raadplegen. Daar is zeker geen gebrek aan, daarvoor is de stad euhm, euhm de stad Gent goed, die geven voldoende middelen, het enige dat ons ontbreekt maar dat heb ik al allusie opgemaakt is kwantiteit, ja, van aantal auditors om …, hoe zou ik zeggen het audituniversum zoals dat dan heet van gans de stad volledig te kunnen beslaan met ons drie lukt dat niet, we kunnen euhm en men weet dat en als ‟t nodig is he, ja, ja dan …. ja natuurlijk. 163
Maar qua middelen euhm ontbreekt het ons niet, neen en inderdaad euhm je hebt bepaalde audits software, die mogelijks de efficiëntie van onze werking zou kunnen verbeteren, dat hebben we op dit moment niet euhm maar ik ben ervan overtuigd op het moment dat we er nood zullen aan hebben, ja, dat tot nu toe niet echt het geval is want die software de nodige imput moet daar ook inkomen en die moet van andere software die binnen de stad circuleert, circuleert komen das allemaal alé niet zo evident omdat te, te integreren. Maar op het moment dat,
dat nodig zou zijn dan kunnen we die vraag stellen euhm ik ben ervan
overtuigd als ik daar de noodzaak van kan aantonen, dat de stad daar ook gaat in investeren, dat is neen dat is geen probleem alleszins, oké.
Worden er regelmatig bijscholingen gevolgd door jullie? Absoluut, ja; En dat is dan specifiek gericht op audit euhm of op bepaalde wetgevingen? Ja dat gaat euhm, dat is wel iets specifieke opleidingen als bijvoorbeeld wetgevingen zoals overheidsopdrachten, ja, er zijn geregeld ja dat is belangrijk wetgeving voor alles wat met overheid te maken heeft, daar zijn geregeld updates rond die wij volgen, ja, ja oké.
De interne auditactiviteit wordt die volledig zelf gedaan of besteedt u ook een deel uit aan externe firma’s? We hebben daar zoals dat ik eerder zei een budget voor, ja, euhm tot nu tot hebben we dat nog niet vaak gedaan behalve voor opdrachten, die van andere diensten komen, ja, die we wegens uitvoering van ons eigen planning eigenlijk niet onmiddellijk kunnen doen en waar dat het zodanig dringend is dat we alé intern alles zouden moeten laten vallen, ja, om dat te doen om dat moment gaan we wel uitbesteden en hebben wel ook een, dat is niet, „k weet niet welk groot budget, maar daar is budget voor, ja, ja. Mag ik ook vragen welke firma’s dat dan zoal zijn? Euhm, afhankelijk van de grootte van de opdracht, ja, consulteren wij euhm op zijn minste altijd, de, de, de big four is dat nu hé, ja, euhm maar geregeld ook zelfs nog bijkomend firma‟s van het Gentse zelf, ja, euhm.
164
En dan nog een laatste vraag, doet u ook vaak beroep door enerzijds die externe specialisten, ja, maar ook door bijvoorbeeld personeelsleden van andere afdelingen betrokken in de audit die eventueel kunnen bij capaciteitsgebrek even inspringen of blijft dat totaal gescheiden? Neen, dat blijft gescheiden euhm, ja dat zo niet werken. Dat in niet aan de orde, nee voilà,oké Ik denk dat ik alles wel weet dus oké. Bedankt.
165
166
