Draag Zorg voor Uw Zorg Zorg voor Uw Talent Het juiste gesprek Bert Laurier, Peter Beeusaert & Hilde Billen Consultants SD Worx Leadership & Strategy
Noodzakelijke elementen mbt de aanpak
Verzuimbeleid
X
Leiderschap
=
Resultaat
Communicatie
2
1
Coachend leiderschap Aanspreken en aansturen Ziektemelding Contact tijdens ziekteperiode
Leiderschap
Terugkomgesprek Reïntegratiegesprek Verzuimgesprek
Opvolging cijfers en bijsturing
3
Belangrijke rol voor de leidinggevende !
Hij is het best geplaatst om de belangen van de organisatie en de medewerker te verdedigen.
Hij is voor de zieke het belangrijkste aanspreekpunt.
Hij kent de problemen van de werksituatie en van de medewerker.
Indien de oorzaak arbeidsgebonden is dan is hij de meest belanghebbende.
Hij dient bij te sturen bij afwezigheid.
Hij kan eventuele reïntegratie bevorderen.
Hij dient verzuimcijfers pro-actief op te volgen en tijdig in te grijpen
4
2
Ziektemelding Doel = informatie + afspraken
Wat is de oorzaak van de afwezigheid (ongeval, ziekte, …)?
Is er een verband tussen de ziekte en het werk?
Werd er reeds een arts geraadpleegd?
Hoe lang zal of zou het kunnen duren?
Wil je iets laten weten als je meer weet omtrent jouw ziekte (duur, aard, …)?
Is het nodig of wenselijk dat er iets doorgegeven wordt aan collega’s
Waar ben je tijdens je afwezigheid en hoe kan ik je eventueel bereiken?
Wanneer kan ik je eventueel nog eens contacteren (zeker indien een afwezigheid van langer als een week mogelijk is)?
“Sterkte en beterschap!”
5
Ziektemelding Doel = informatie + afspraken
Wat is de oorzaak van de afwezigheid (ongeval, ziekte, …)?
Is er een verband tussen de ziekte en het werk?
Werd er reeds een arts geraadpleegd?
Hoe lang zal of zou het kunnen duren?
Wil je iets laten weten als je meer weet omtrent jouw ziekte (duur, aard, …)?
Is het nodig of wenselijk dat er iets doorgegeven wordt aan collega’s
Waar ben je tijdens je afwezigheid en hoe kan ik je eventueel bereiken?
Wanneer kan ik je eventueel nog eens contacteren (zeker indien een afwezigheid van langer als een week mogelijk is)?
“Sterkte en beterschap!”
6
3
Ziektemelding Doel = informatie + afspraken
id e Is er een verband tussen de ziekte en het werk? h Werd er reeds een arts geraadpleegd? d g r Hoe lang zal of zou het kunnen duren? zoweet omtrent jouw ziekte (duur, Wil je iets laten weten als je meer e aard, …)? b Is het nodig of wenselijke dat er iets doorgegeven wordt aan collega’s t Waar ben je tijdens jehafwezigheid en hoe kan ik je eventueel c bereiken? e Wanneer kan ikrje eventueel nog eens contacteren (zeker indien een p afwezigheid van langer als een week mogelijk is)? O “Sterkte en beterschap!” Wat is de oorzaak van de afwezigheid (ongeval, ziekte, …)?
7
Ziektemeldingsgesprek is NIET
Aanvallend
Banaliseren
• “Waarom ben je niet op het werk?”
• “Is dat echt een reden om thuis te blijven?”
Inspelen op schuldgevoel, onder druk zetten • “Je vormt nu wel een bottleneck voor het team” • “Word maar gauw beter, want anders loopt het hier in de soep” • “Als dit veel gebeurt, moeten we misschien iemand anders in jouw functie zetten”
Gedetailleerd ingaan op het ziektebeeld of andere problemen
8
4
Ziektemeldingsgesprek is WEL
Proberen te begrijpen
Reeds genomen stappen
• “Wat is het probleem?”
• “Ben je al langs geweest bij de dokter?” • “Wanneer ga je naar de dokter?”
Vragen ivm de duur van de ziekte
Oprechte bezorgdheid en sympathie
• “Wanneer denk je volledig genezen te zijn?”
• “Ik kan me voorstellen dat het niet aangenaam is.”
Positief afsluiten: • “Sterkte en beterschap!”
9
Contact tijdens de ziekte Doel = informatie + afspraken
In contact blijven
“Waar kan ik u bereiken?”
id e “Wanneer kan ik je bereiken (zeker bij hlangdurige d afwezigheden)?” rg “Vergeet je ziektebriefje niet o op te sturen (zeker bij verlenging).” z Positief afsluiten: e b • “Sterkte en beterschap!” e t h c e pr O
10
5
Contact tijdens de ziekte
Bij afwezigheden langer dan 1 week.
Oprechte bezorgdheid
Op de hoogte houden van de zieke medewerker van het reilen en zeilen in de organisatie
Bevorderen van de re-integratie
Niet vergeten van de medewerker • Kaartje met kerst • Uitnodiging personeelsfeest • ….
11
Terugkomgesprek / Reïntegratiegesprek Doel = informatie + bijsturing
Vraag naar de gezondheidstoestand van je medewerker;
Moet er (tijdelijk) iets geregeld worden in het werk (taakverlichting, aanpassing, uurregeling …)?
Wat moet je nog doen om je herstel te bestendigen (bv. regelmatige controlebezoeken, revalidatie, psycho-sociale ondersteuning, …)?
Overloop en bespreek de zaken die tijdens de afwezigheid zijn gebeurd: • Nieuwe afspraken; • Recente ontwikkelingen; • Wie nam een deel van het werk over; • Wat er is blijven liggen; • …
“Fijn dat je er weer bent.”
12
6
Verzuimgesprek Doel = verzuimfrequentie doen dalen Focus van een verzuimgesprek :
e l ge
n
Frequentie van ziekte is een probleem
Verantwoordelijkheid geven aan de medewerker (spiegel)
Gezamenlijk zoeken naar oplossingen
Afspraken maken (opvolgen)
S
e i p
13
Verzuimgesprek Doel = verzuimfrequentie doen dalen Structuur van een verzuimgesprek :
Voorbereiding
Het gesprek + afspraken
Opvolging
14
7
Verzuimgesprek
Voorbereiding van een verzuimgesprek :
Feiten over het verzuim verzamelen: • Cijfers (patronen, werkzaamheden) • Houding, uitspraken, … • Informatie uit het personeelsdossier
Het algemene functioneren van de medewerker ?
Diverse informatie.
Welke informatie wenst je te verkrijgen ?
Uitnodigen (tijd en ruimte) + ideale gespreksomstandigheden
15
Verzuimgesprek
Creeër een vertrouwenssfeer, stel medewerker op zijn gemak • Begroeting; “fijn je te zien, bedankt om langs te komen, …”
Kom onmiddellijk ter zake door de reden en het belang van dit gesprek weer te geven: • “Zo veel ziek zijn is niet leuk voor jou en baart me wat zorgen, maar ook voor de organisatie vormt dit een probleem. Ik vind het belangrijk om dit samen met jou eens te bekijken en samen hopelijk tot een oplossing te kunnen komen om daar verandering in te brengen.”
16
8
Verzuimgesprek
• Geef eventueel aan als je denkt dat je een patroon in het verzuim herkent, bv.: elke maandag of vrijdag; telkens voorafgaand aan een vakantieperiode; als je dergelijke taken moet aanpakken; als je van permanentie moet zijn; telkens wanneer ik in verlof ben; … . • Staaf je beweringen eventueel met individuele verzuimcijfers
17
Verzuimgesprek
Bevraag empatisch hoe de medewerker hiertegenover staat adhv open vragen • “hoe gaat het nu met je?” “maak me zorgen over je” • “we zien dat je er wat overspannen bijloopt”
Vang eerst en vooral de reactie van de medewerker op. Kijk wat er met hem gebeurt, heb oog voor eventuele emoties, speel daarop in, laat medewerker aan het woord… Ga vervolgens op zoek naar de dieperliggende oorzaak • “enig idee waarom je zo vaak afwezig bent?” • “is er een bepaalde reden voor?”
18
9
Verzuimgesprek
Eens de echte oorzaak is gevonden ga je samen zoeken naar mogelijke oplossingen en maak je in overleg concrete afspraken (cf volgende slide) • “wat kunnen we hier aan doen?”
Positief afronden • “ben blij dat we tot een oplossing zijn gekomen” • “bedankt voor je openhartigheid en medewerking” • “je bent een goede medewerker en dat willen we zo houden” • “respecteer dat je niets kwijt wil maar we gaan dit wel opvolgen want we blijven bezorgd en vormt een probleem voor de organisatie” 19
Noteer dit alles in een verslag, inclusief opvolgmomenten, waarvan copie voor de medewerker
Verzuimgesprek: mogelijke vragen
20
Wat kan jij eventueel doen om het verzuim tegen te gaan?
Welke acties kun jij ondernemen om je leefstijl aan te passen?
Wat dacht je van een grondig medisch onderzoek?
Wat kan ik, collega’s, de organisatie of derden (speciale hulpverlening, preventiedienst, vertrouwenspersoon) voor je doen?
In welke mate dienen werkzaamheden (takenpakket, …), werkomstandigheden (uurregeling, organisatie van de werkplek, …) of werksfeer (collega’s, …) aangepast te worden? Welke taken kan je nog opnemen en welke niet?
Is een herplaatsing/mutatie misschien aangewezen?
Kan een training of opleiding je misschien helpen (bv. tijd- of stressbeheer, weerbaarheid en assertiviteit, heroriëntatie, …)?
…
10
Verzuimgesprek Tips “Zo veel ziek zijn is niet leuk voor jou, maar ook voor de organisatie is dit een ongewenste situatie. Ik vind het belangrijk om dit samen met jou eens te bekijken om zo tot een aantal oplossingen te kunnen komen om daar verandering in te kunnen brengen.” “We stellen het volgende verzuim vast (feitenmateriaal) om de volgende redenen.” Het overlopen van cijfers doet de medewerker sneller realiseren dat er een probleem is. Daarenboven loop je anders het risico dat er een welles-nietes discussie ontstaat (“Collega X is nog veel meer ziek als mij”)
21
Verzuimgesprek Mogelijke reacties -> houding van de leidinggevende De medewerker stelt zich “open” op (reikt de hand) • Samen mogelijke acties bespreken • Hulp bieden (indien mogelijk en opportuun) -> doorverwijzen
Medewerker durft of wil geen openheid van zaken geven (apathie) • Herhaal de problematiek • Geef de mogelijkheid om hierover na te denken
Medewerker gaat in de aanval (maakt een vuist) • Tracht rustig te herhalen • Concludeer dat gezamenlijk overleg over het verzuimprobleem niet blijkt
22
11
Verzuimgesprek
Het verzuimgesprek :
Afsluiten
• Het gesprek samenvatten • Afspraken herhalen • Datum vastleggen voor een vervolggesprek
23
Verzuimgesprek
Opvolging van het verzuimgesprek
Melding aan HR
Uitvoeren van acties en afspraken
Contacten leggen (leidinggevende, HRM, bedrijfsarts)
“contact”houden met de medewerker
24
12
Acties
1
Meldingsgesprek
4
Herstelgesprek
2
Contactgesprek
5
(Veel)verzuimgesprek
3
Terugkeerpraatje
3 1
2
5
4
25
Dank u voor de aandacht en veel succes !! Peter Beeusaert Consultant SD Worx Leadership & Strategy
[email protected] 0486/05.41.66
26
13
