De gemeente Diepenbeek werft aan: Administratief medewerker C1-C3, dienst vrije tijd en communicatie/ cultuur Dit betreft een half-tijdse arbeidsovereenkomst (m/v) in contractueel verband. De selectie gebeurt via een gestructureerd interview, cfr art. 29 van het rechtspositiebesluit Taken: • correct en vlot verhuur zalen en vergaderlokalen binnen de culturele infrastructuur • correct toepassen wettelijke bepalingen • bevorderen van interne en externe communicatie • ondersteunen en adviseren van het beleid inzake Verwacht: • Sociaal vaardig zijn • Flexibel zijn • Onmiddellijk beschikbaar • Accuraatheid • Klantgerichtheid • Diploma hoger middelbaar onderwijs of een diploma of getuigschrift bezitten dat volgens het KB van 02 oktober 1937, aangevuld en gewijzigd, in aanmerking komt voor de aanwerving van niveau bij het Rijk Biedt: • • • • • • • •
Een afwisselende en boeiende job Half-tijds regime (19 uur/week) Een contract van bepaalde duur (vervanging ) Een aangepast loon (schaal C1-C3) Hospitalisatieverzekering na 6 maanden Maaltijdcheques Fietsvergoeding Vergoeding woon- werkverkeer (openbaar vervoer)
Solliciteren: Via een sollicitatiebrief te richten aan: Het college van burgemeester en schepenen Dorpsstraat 14 3590 Diepenbeek Solliciteren kan • door een post verzonden sollicitatiebrief (poststempel is bepalend) samen met een kopie van het vereiste diploma • door afgifte van je sollicitatiebrief (tegen ontvangstbewijs) samen met een kopie van het vereiste diploma, • een mail en een c.v. (met een kopie van het vereiste diploma) wordt ook toegelaten gezien de korte inschrijftijd. Er wordt een voorselectie gemaakt op basis van het ingediende c.v. De kandidaten waarvan het c.v. het meest aansluit bij het gevraagde profiel zullen uitgenodigd worden voor het gestructureerd interview. Je kan je kandidatuur indienen tot donderdag 18 oktober 2012 uiterlijk 16 uur.
Meer informatie: Voor meer informatie kan je een e-mail richten aan
[email protected].
Functiefamilie : administratieve functies Functie : administratief medewerker dienst vrije tijd en communicatie/cultuur
Operationele doelstellingen van de dienst - correct en vlot verhuur zalen en vergaderlokalen binnen de culturele infrastructuur - correct toepassen wettelijke bepalingen - bevorderen van interne en externe communicatie - ondersteunen en adviseren van het beleid inzake Taken Uitvoerende taken - onderhouden van correspondentie: mondeling (balie en telefoon) en schriftelijk (brief, mail) en dit zowel met klanten als met andere actoren (diensten, zaalmedewerkers, klusjesman, poetsvrouw, leveranciers, poetsfirma’s,…) - beheren van dossiers - verzorgen van de loketfunctie (indien nodig eveneens het vrijetijdsloket) - bijwonen van vergaderingen - verrichten van uitvoerende of administratieve taken in opdracht van de cultuurbeleidscoördinator - informeren van de burgers en doorverwijzing van de burgers naar de correcte instanties - doornemen en zich eigen maken van gehanteerde procedures, werkmethoden, reglementen en relevante beleidsbeslissingen - specifieke en relevante reglementering opzoeken en toepassen - zich eigen maken van vernieuwingen in computerprogramma’s en toepassingen - volgen van functierelevante opleidingen Inhoudelijk verruimende taken - nauw samenwerken met collega binnen de dienst zalenbeheer/reservaties - zelfstandig werken - inhoudelijk uitdiepen van dossiers, vragen en/of problemen - overleg plegen met het leidinggevende of collega inzake complexe dossiers - bewaken van de kwaliteit van eigen functioneren - planning in de eigen taakuitvoering bewaken - bepalen van prioriteiten in het takenpakket - signaleren van bemerkingen, vragen en problemen binnen de dienst aan de leidinggevende - suggesties ter verbetering van de werking van de dienst of oplossingen voor concrete problemen, aanbrengen - dagelijks overleg met leidinggevende - dagelijks overleg met de collega’s
- voorbereiden en samenstellen van dossiers voor het college van burgemeester en schepenen; opmaken van motiveringen, modelbesluiten en definitieve besluiten; verwerken van op- en aanmerkingen geformuleerd door het college - ter zake informeren van en overleg plegen met collega en leidinggevende - uitvoeren van de beslissingen getroffen door het college van burgemeester en schepenen - toepassen van de beleidsbepalingen geformuleerd door de cultuurbeleidscoördinator - onderhouden van contacten met de andere gemeentelijke diensten in functie van de eigen werkzaamheden - ten rade gaan bij de hogere overheidsdiensten - onderhouden van contacten met externe instanties in functie van de eigen werkzaamheden Competenties Organisatiegerichte competenties - klantgerichtheid - verantwoordelijkheidszin - flexibiliteit - integriteit - loyaliteit Competenties functiefamilie administratieve functies -
accuraatheid samenwerken zelfinzicht zelfstandigheid (zelfzekerheid) conformiteit
Functiespecifieke competenties - communicatieve vaardigheden - diplomatieke vaardigheden - assertiviteit - probleemoplossend vermogen
Kennis en ervaring - kennis van de bestaande wetgeving - functie en werking van de gemeentelijke diensten - informaticakennis
Bijlage : toelichting competenties :
Organisatiegerichte competenties klantgerichtheid -
onderkent, onderzoekt en anticipeert op de behoeften en gevoelens van de interne & externe klant en handelt ernaar geeft een hoge prioriteit aan dienstverlening en klanttevredenheid
verantwoordelijkheidszin -
engageert zich op een plichtsbewuste manier om het takenpakket te realiseren en de gemaakte afspraken na te komen streeft ernaar zich te ontwikkelen binnen de organisatie
flexibiliteit -
blijft doelmatig handelen door zich aan te passen aan problemen of veranderingen in omgeving, taken, verantwoordelijkheden of mensen
integriteit -
handhaaft algemeen aanvaarde sociale en ethische normen, laat zich niet beïnvloeden door sympathieën en/of antipathieën
loyaliteit -
is in staat zich te identificeren met de belangen, prioriteiten en doelstellingen van de organisatie en er naar te handelen in de praktijk
Competenties functiefamilie administratieve functies accuraatheid -
geeft gevraagde informatie punctueel en juist door werkt met de nodige zorg en aandacht het werk af controleert het werk zorgvuldig en grondig heeft oog voor details en schoonheidsfoutjes
samenwerken -
heeft aandacht voor mekaars deeltaak en helpt mee wanneer dit nodig is zet zich in voor het bereiken van win-win oplossingen in het team, i.f.v. de werksfeer treedt op een constructieve wijze in overleg met collega’s om de beste oplossingen voor de dienst te bekomen wisselt informatie en kennis met rechtstreekse collega’s en andere diensten uit om de werking van de organisatie te optimaliseren vraagt indien nodig hulp en biedt die aan en bewaart hierin een zeker evenwicht
zelfinzicht -
staat open voor feedback schat eigen sterktes en zwaktes in en formuleert realistische doelstellingen voor zichzelf
-
kan eigen handelen en functioneren kritisch bekijken en tracht te leren uit fouten heeft een realistisch zelfbeeld: overschat noch onderschat zichzelf
zelfstandigheid - zelfzekerheid -
kan binnen een gegeven kader, taken zonder sturing uitvoeren kan routine dossiers met het nodige vertrouwen alleen afwerken kan binnen de grenzen van eigen bevoegdheid zelf beslissingen nemen aangaande eigen taken kan taakgerelateerde problemen en vragen die regelmatig voorkomen afhandelen kan vooropgestelde realistische doelen bereiken, zonder veel hulp van anderen
conformiteit -
kent de eigen plaats in de hiërarchie en handelt daar ook naar handelt nauwgezet t.a.v. procedures voert (beleids)beslissingen uit en ondersteunt deze, ondanks een andere mening leeft collectief genomen beslissingen en afspraken na schikt zich naar de organisatiestructuur
Functiespecifieke competenties communicatieve vaardigheden - is in staat zich zowel mondeling als schriftelijk en via verschillende media duidelijk, gepast en met de nodige nuancering uit te drukken. diplomatieke vaardigheden - kan bemiddelen en zoeken naar een gepaste oplossing rekening houdend met de verschillende partijen en de geldende reglementering of beleidsbeslissingen assertiviteit - kan beslissingen of reglementen op een gepaste en duidelijke wijze overbrengen probleemoplossend vermogen - kan oorzaken van een probleem herkennen - kan hoofd- en bijzaken van een probleem onderscheiden - zoekt naar realistische oplossingen en stelt deze voor - helpt gebruikers met moeilijkheden en vragen verder
