Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties
Algemene informatie voorafgaande aan een intakegesprek
De drie decentralisaties: ook een zaak van de gemeentesecretaris Een actie-onderzoek bij zes leerkringen rond gemeentesecretarissen.
Uitvoering: Sioo, interuniversitair centrum voor organisatie- en veranderkunde . Dr. Sandra Kensen
[email protected]; 06 53766051
en .
ir. Guus van Bork,
[email protected]; 06 52809228
Opdrachtgevers: Het Ministerie van Binnenlandse Zaken Programma Gemeenten van de Toekomst en De Vereniging van Gemeentesecretarissen maart 2014
2
De drie decentralisaties: ook een zaak van de gemeentesecretaris
Inleiding De jaren 2014-2015 staan in het teken van grote veranderingen in ons binnenlands bestuur. Van alle mensen die hieraan een bijdrage leveren, hebben gemeentesecretarissen een bijzondere positie. Zij staan namelijk tussen de politiek en de ambtenaren in en hebben de zorg voor een adequate organisatieontwikkeling in de context van de decentralisaties, bezuinigingen, regionale samenwerkingsrelaties en verandering van democratische verhoudingen. Teneinde deze veranderingen te laten slagen, is het van belang om gemeentesecretarissen te ondersteunen. Zo kunnen zij daadwerkelijke veranderingen teweegbrengen. Het Ministerie van Binnenlandse Zaken wil gemeentesecretarissen ondersteunen en hen zo activeren en inspireren dat zij in hun gemeente aan de slag gaan met de vraag hoe zij leiding kunnen geven aan de organisatieveranderingen, met als vertrekpunt het ‘waarom’ van de transformatie-opgave en de visie die zij daarop hanteren. Teneinde deze vraag te beantwoorden, wordt een mix van coaching, intervisie en onderzoek aangeboden aan zes gemeentesecretarissen en hun werkkringen. De dilemma’s, oplossingen, lessen en tussenresultaten van dit actie-onderzoek worden bovendien actief gedeeld met de gemeentesecretarissen die zich daarvoor aanmelden. Ten slotte wordt er gezorgd voor passieve kennisdeling door middel van publicaties en presentaties op de verschillende podia in 2014 en 2015 in Nederland. Dit actie-onderzoek wordt uitgevoerd door Sioo, in de persoon van dr. Sandra Kensen, in nauwe samenwerking met ir. Guus van Bork van het BZK-programma Decentralisaties. Guus van Bork zal optreden als opdrachtgever van dit onderzoek en als co-onderzoeker. Bovendien verbindt de Vereniging van Gemeentesecretarissen (VGS) dit actie-onderzoek aan de Ambitie Excellent Overheidsmanagement . De VGS is mede opdrachtgever van dit actie-onderzoek. Dit wordt zeer op prijs gesteld. Gedurende de looptijd van actie-onderzoek - vanaf nu tot het einde van de lente van 2015 – bestaat er een begeleidingsgroep die de voortgang van het onderzoek beziet en richting geeft aan de verspreiding van resultaten. Bovendien houdt deze groep de samenhang met andere trajecten in het oog. De groep bestaat uit de opdrachtgevers en de onderzoekers.
3
De drie decentralisaties: ook een zaak van de gemeentesecretaris
De drie decentralisaties als zaak van de secretaris De drie decentralisaties van Rijk naar gemeenten van zorg, werk, jeugd en inkomen kunnen beleidsmatig en/of sectoraal worden benaderd. Bovendien kunnen met name de bezuinigingen behorend bij de decentralisaties de aandacht trekken of de wijze waarop enkele werkprocessen beter iets worden aangepast. Wanneer één van deze benaderingswijzen aan de orde is, kan een gemeentesecretaris en zijn of haar directie/managementteam de drie decentralisaties overlaten aan de manager(s) en afdelingen die er over gaan. Echter, de drie decentralisaties zullen iedereen in onze samenleving raken. Wanneer mensen worden gevraagd hun verantwoordelijkheden te herzien en daaruit volgend, hun nieuwe rollen te benoemen, dan spreken we over het organiseren van andere democratische verhoudingen. De drie decentralisaties komen daarmee op de agenda te staan van de gehele top van de gemeentelijke organisatie. De opgave wordt dan om er omvattend en innovatief over te spreken als directieteams, managementteams, colleges van B&W, griffies en raden. Maar behalve over de veranderingen spreken, is er actie nodig. De zoektochten naar hoe we met elkaar voor een goede samenleving kunnen zorgen, kunnen vanwege het karakter van de drie decentralisaties, niet anders dan samen met hen die het aangaan, worden verricht. Daarmee komt de vraag naar voren, wat heeft een gemeentesecretaris nodig om aan dit transformatieproces nog beter leiding te geven en de ontwikkeling van de organisatie nog meer in het teken van de veranderingen te plaatsen? Deze vraag zal worden voorgelegd aan gemeentesecretarissen van kleine(re) gemeenten. Stellen zij het op prijs dat wij als actie-onderzoekers hun gesprekspartners zijn die met behulp van waarderende vragen de secretarissen en hun collega’s verder helpen bij het maken van hun verhaal over de organisatieveranderingen die op stapel staan en de betekenis daarvan voor wat er te doen staat? Bij een volmondig ‘Ja’, werken we graag mee om gemeenten hun voordeel te laten doen met dit onderzoek. Ter ondersteuning hiervan zullen wij als actie-onderzoekers de verschillende verhalen optekenen en kennisdeling organiseren. Wij stellen ons voor dat de verhalen vertellen over de dilemma’s, de stappen die toch zijn gezet in de geest van de bedoeling en met het oog op het einddoel, de interventies die slaagden en die faalden, de mogelijkheden die zijn verkend, de hindernissen die zijn genomen, de conflicten die zijn opgelost en alle resultaten, groot en klein die mensen hebben ervaren. Deze verhalen worden via een blog-serie en een verhalen-bundel, webinars en via maatwerkworkshops beschikbaar gesteld voor andere gemeentesecretarissen.
4
De drie decentralisaties: ook een zaak van de gemeentesecretaris
Uitwerking van het actie-onderzoek De ‘werkkringen’ rond gemeentesecretarissen vormen het uitgangspunt van dit actie-onderzoek. Een werkkring is bijvoorbeeld een managementteam, een regionaal secretarissenoverleg, een VGS-kring of een bestaande intervisiegroep van gemeentesecretarissen. Per werkkring doen tussen de drie en zeven (loco)secretarissen mee. Het kan tevens gebeuren dat een gemeentesecretaris wil dat twee gerelateerde werkkringen meedoen, zoals zijn/haar managementteam en zijn/haar collega’s uit de regio met wie nauw wordt samengewerkt. Deze gerelateerde werkkringen zijn als één onderzoekswerkkring. Er kunnen zes (gerelateerde) werkkringen aan het onderzoek deelnemen. Hierbij hebben we wisselende samenstellingen voor ogen om zo veel mogelijk aan te sluiten bij de vragen en opgaven van de secretaris: - Lokaal: een secretaris en zijn MT, met als insteek hoe lokaal leiding wordt gegeven aan de decentralisaties; - Regionaal: secretarissen uit een regio, met als insteek hoe zij lokaal en regionaal leiding geven aan de decentralisaties, met oog voor de specifieke situatie van die regio; - Interregionaal: secretarissen uit verschillende regio’s, met als insteek de uitwisseling van kennis en ervaringen tussen regio’s. De Vereniging van Gemeentesecretarissen nodigt de deelnemers aan het Etmaal over Doe-democratie (december 2013; Ambitie Excellent Overheidsmanagement) met voorrang uit zich aan te melden. Wanneer na afloop van de aanmeldtermijn nog ruimte over is, worden de andere leden van de VGS uitgenodigd mee te doen. Na aanmelding vindt een intakegesprek plaats en bepalen we in dit gesprek welke werkkring(en) van de gemeentesecretaris we uitnodigen mee te doen. De looptijd van het actie-onderzoek is een jaar vanaf de start van een kring. Bij voorspoedige inschrijving eindigt het onderzoek aan het einde van de lente van 2015. In de bijeenkomsten van de werkkringen waar wij bij aansluiten, wordt actie-onderzoek verricht. Dit betekent onder begeleiding, maar met elkaar, een viertal onderzoeksactiviteiten verrichten. Hierbij is het van belang iedere bijeenkomst te concluderen met acties. Dit zijn interventies die de deelnemers zullen nemen ten behoeve van de veranderingen waaraan wordt gewerkt en waarop in de volgende bijeenkomst wordt teruggekomen. Want hoe werkte de interventie uit? De vier onderzoeksactiviteiten zijn: (1) verkennen wat er gaande is; (2) nader onderzoeken waartoe de veranderingen moeten leiden; (3) benoemen welke mogelijkheden er zijn om tot deze veranderingen te komen; (4) bepalen wat er beter gedaan wordt, in welke volgorde en door/met wie. De deelnemers krijgen door het actie-onderzoek handvatten voor sturing en een goed, afgewogen, authentiek verhaal over wat ze willen bereiken en hoe zij dit doen in de dynamische complexiteit waarin zij moeten acteren.
5
De drie decentralisaties: ook een zaak van de gemeentesecretaris
Overzicht van activiteiten Maart/april 2014: met eerste vier gemeentesecretarissen en hun belangrijkste werkkring(en) afspraken maken over hun deelname aan het actie-onderzoek. De eerste overleggen van deze werkkringen in het teken van het actieonderzoek begeleiden. In deze eerste overleggen zijn de verkenningsvragen onder andere: hoe staat het met de veranderingen, welke successen zijn er al om op voort te bouwen, welke hardnekkige dilemma’s worden ervaren? Mei/juni 2014: overige eerste overleggen van de deelnemende werkkringen begeleiden. Bovendien een begin maken met het begeleiden van de tweede overleggen. Deze tweede overleggen zijn gericht op actie en het komen tot interventies. De eerste verhalen worden geschreven. In overleg met de deelnemers aan het onderzoek wordt een korte vragenlijst geformuleerd waarmee de deelnemers gericht de uitkomsten van de coalitieonderhandelingen kunnen analyseren en hun bevindingen kunnen vastleggen. Juli: eerste bevindingen, vragen, dilemma’s, puzzels, zorgen, successen breed en gevarieerd te delen. Bovendien wordt verder gegaan met het begeleiden van tweede overleggen. De deelnemers werken zelf aan het onderzoek door de korte vragenlijst (zie mei) te beantwoorden. Indien er overleggen zijn in deze maand, doorgaan met het actieonderzoek. Augustus: eerste gesprek tussen een aantal deelnemers en mensen van BZK. Doorgaan met het optekenen van bevindingen en deze communiceren. Het augustus-Etmaal van het VGS-programma Ambitie Excellent Overheidsmanagement heeft als thema ‘participatiesamenleving’. In overleg met de eerstverantwoordelijke voor dit Etmaal, tevens voorzitter van de VGS (Gabriëlle Haanen) zal worden nagegaan hoe dit Etmaal een podium kan zijn voor dit onderzoek. Doorgaan met overleggen begeleiden in het kader van het actie-onderzoek. Oktober: het is halverwege het onderzoek: de balans opmaken, evalueren, eventueel het onderzoek bijsturen. Verder gaan met het onderzoek en de communicatie van bevindingen. Bovendien nog één of twee gesprekken tussen deelnemers en BZK.
6
De drie decentralisaties: ook een zaak van de gemeentesecretaris
Kort over Sioo Sioo is een interuniversitair centrum voor organisatie- en veranderkunde. We gaan naast organisatieprofessionals staan om wetenschappelijke kennis over organiseren, veranderen, leiderschap te vertalen naar hun praktijk. We verbinden hun organisatiepraktijk altijd aan de maatschappelijke vraagstukken waar ze voor staan. We kunnen organisatieprofessionals begeleiden om hun kennis - het weten - toe te passen zodat het kunnen wordt. Belangrijk hierbij is leren reflecteren op hun bijdrage en rol in het geheel.
Dr. Sandra Kensen (1968) heeft zich sinds haar studie politieke wetenschap aan de Universiteit van Amsterdam gespecialiseerd in lokale democratie. Zo onderzocht ze bij de Erasmus Universiteit, bij de onderzoeksgroep ‘Beleid en sturing in netwerken van organisaties’, hoe gemeentebesturen andere relaties met burgers probeerden te ontwikkelen door middel van de term sociale vernieuwing. Dit onderzoek resulteerde in haar proefschrift “Sturen op Variatie” (VNG, 1999). Als universitair docent aan de Universiteit van Tilburg (1999-2006) doceerde ze bestuurskunde en verrichtte ze in opdracht van gemeenten onderzoek naar wijkgericht werken en integraal werken. In haar onderzoek werkte ze nauw samen met colleges van B&W, ambtenaren, professionals van maatschappelijke instellingen en burgers om de kennis uit het onderzoek direct te vertalen naar de praktijk, zodat burgers en hun beleving een prominente plaats konden krijgen in het besturen van de gemeente. Haar onderzoek naar verhalen in beleidsevaluaties hielp daarbij (Marie Curie Research Fellow (EU) aan de Universiteit van Roskilde, Denemarken (1997-1999). Bij Sioo, waar Sandra Kensen sinds 2006 als programmamanager werkt, begeleidt ze gemeentesecretarissen en loco-secretarissen in hun leergang naar lokaal leiderschap en vrouwen en mannen met een bi-culturele achtergrond naar het toekomstig gemeentesecretarisschap. Behalve anderen leren over veranderingsprocessen en het nemen van leiderschap daarin, doet Sandra Kensen graag zelf mee aan het waarderend vernieuwen van de communicatie tussen bestuur en burger. Hiervoor ondersteunt ze gemeentebesturen, zoals eerder die van Breda en Rotterdam-Noord, door strategische leerprocessen vorm te geven en uit te voeren. En zo weet ze wat er gaande is in Nederlandse gemeenten van dichtbij en uit verhalen van mensen die er midden in zitten.
Guus van Bork (1980) heeft zich al tijdens zijn studie Technologie en Innovatiebeleid aan de Technische Universiteit Eindhoven gericht op het vraagstuk van maatschappelijke verandering in de Nederlandse gezondheidszorg (care en cure). Eerst met onderzoek naar elektronisch patiënten dossiers, dan een tussenperiode bij een van de grote IT leveranciers werkzaam in de publieke sector en sinds 2009 door vanuit het Rijk bij te dragen aan de veranderende rol van gemeenten in het sociaal domein via de decentralisaties. Geprikkeld door een vervolgopleiding aan de Open Universiteit naar leiderschap en (verander)management in de publieke sector, houdt hij zich sinds 2012 bezig met het vraagstuk van de implementatie van de decentralisaties. Als accountmanager namens het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties ondersteunt hij gemeenten en regio’s bij het vormgeven van transitie en vooral transformatie in het sociaal domein. Guus’ stijl kenmerkt zich als verbindend (burger, professional, bestuur, systeem), creatief, actief luisterend én resultaatgericht. Guus zoekt naar manieren om buiten met binnen te verbinden, en tussen partners – ieder vanuit zijn strategisch gekozen rol - dialoog te laten ontstaan.
7
