De bijdrage van Provincie Gelderland aan maatschappelijk verantwoord opereren; een samenvatting Inleiding Duurzaam ondernemen, duurzaam bouwen, duurzame mobiliteit: ook Provincie Gelderland draagt hieraan een steentje bij door het maken van beleid, door het verlenen van vergunningen, door het verstrekken van subsidies, alle gericht op duurzaamheid. Het landelijk programma ‘Met preventie naar duurzaam ondernemen (Predo)’- een initiatief van het ministerie van VROM en IPO, en gezamenlijk met VNG, Unie van Waterschappen en het ministerie van EZ ontwikkeld – steunt overheden bij het stimuleren van duurzaam, maatschappelijk verantwoord ondernemen. De discussie in de maatschappij concentreert zich tot nu toe voornamelijk op maatschappelijk verantwoord of duurzaam ondernemen bij bedrijven. Duurzaam of maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) is een manier van ondernemen die bijdraagt aan een duurzame ontwikkeling. Ontwikkelingen zullen om duurzaam genoemd te mogen worden op zowel milieu (planet), economie (profit) als sociaal-maatschappelijke aspecten (people) een positief effect moeten hebben, maar ook door aandacht te besteden aan de wensen en verwachtingen van belanghebbenden, de stakeholders. Hierbij gaat duurzaam ondernemen verder dan voldoen aan wettelijke verplichtingen. Bedrijven, echter, opereren niet alleen in de maatschappij en kunnen daarom niet alleen zorgdragen voor duurzame ontwikkeling. Overheden en consumenten hebben hierin ook een duidelijke verantwoordelijkheid en rol. De geloofwaardigheid van overheden in hun beleid gericht op duurzaam ondernemen neemt toe naarmate de overheid ook zelf goed inzicht heeft in haar eigen rol en ambities op het gebied van duurzaam, maatschappelijk verantwoord ondernemen. Vragen als ‘Geven we zelf het goede voorbeeld? Hoe duurzaam is ons eigen ondernemen? In hoeverre houden we zelf als provincie voortdurend, zelfstandig en goed overwogen rekening met de effecten voor het milieu, met sociaalmaatschappelijke gevolgen en met financieel-economische cons equenties als gevolg van ons handelen?’ spelen daarbij op. Rolverdeling Om een antwoord te vinden op deze vragen en om de positie van overheden te bepalen in het veld van maatschappelijk verantwoord ondernemen, is het zinvol rekenschap te geven van de belangrijkste rollen die een provinciale organisatie vervult: • de provincie als opsteller en uitvoerder van beleid gericht op derden; de provincie is
•
verplicht of heeft de bevoegdheid tot het opstellen van beleidsplannen voor alle beleidsvelden en daaronder vallende taakvelden. Door MVO te integreren in deze kernactiviteiten kan MVO in het handelen van de provincie doordringen (met een extern effect). de provincie als bedrijf; concreet kan hierbij gedacht worden aan de provincie als aanbesteder, inkoper, aanbieder van diensten en diverse publieke voorzieningen, werkgever, voorlichter etc. De provinciale organisatie vervult hierbij ten eerste een voorbeeldfunctie door haar centrale bestuurlijke en ambtelijke positie. Ten tweede kan de provincie in haar rol als aanbesteder of inkoper ook directe invloed uitoefenen op samenwerkingspartners en bedrijven door eisen te stellen aan de geleverde diensten op het gebied van duurzaam ondernemen; 1
•
•
de provincie als aanspreekpunt en intermediair voor tal van organisaties (gemeenten, regionale belangenorganisaties, instellingen, inwoners, bedrijven). In deze rol heeft zij de mogelijkheid om hen te stimuleren en te faciliteren op het gebied van MVO. Bij deze rol kan zij informatie en voorlichting (laten) geven over MVO, maar ook kan de provincie MVOcriteria verbinden aan, bijvoorbeeld, het verstrekken van subsidie. de provincie als bevoegd gezag; in de rol van vergunningverlener en toezichthouder voert de provincie wettelijke taken uit, waarbij zij zowel regulerend als stimulerend aandacht kan besteden aan MVO.
Met deze rollen in gedachten en het spanningsveld waarin de provincie zich bevindt is zij niet zozeer met maatschappelijk verantwoord ondernemen bezig, maar met maatschappelijk verantwoord opereren. Een provincie is niet in al zijn rollen met een bedrijf te vergelijken, maar heeft meer verantwoordelijkheden en derhalve meer aangrijpingspunten haar bijdrage aan duurzame ontwikkeling te leveren en zo mogelijk te verbeteren. Verantwoording In het derde Gelderse Milieuplan is een scan opgenomen als nulmeting voor de provinciale bijdrage aan duurzame ontwikkeling. Daarnaast past het uitvoeren van de scan binnen de eisen 1 die het UITP stelt voorafgaand aan de ondertekening van het Full Charter. Provincie Gelderland is de eerste provincie waarbij de zogenaamde Provinciale People Planet en Profit scan (P4 scan) is toegepast. Deze P4 scan is als generiek instrument voor de andere provincies beschikbaar. Het instrument is ontwikkeld en toegepast door BECO Groep en medegefinancierd vanuit het Predo. Provinciale People Planet en Profit scan Met de P4 scan heeft Provincie Gelderland zichzelf een spiegel voorgehouden om meer inzicht te krijgen in de wijze waarop zij duurzaam onderneemt om vervolgens met de resultaten ervan een integrale visie te formuleren hoe zij haar bijdrage in de toekomst kan optimaliseren. De P4 scan wordt dan ook gezien als een foto, een momentopname, die met regelmaat vernieuwd moet worden. De P4 scan is een instrument, waarmee provincies inzicht krijgen in hun prestatie op alle duurzaamheidsaspecten die van belang zijn voor het provinciaal handelen, zowel intern als extern gericht. Ten eerste verschaft de scan inzicht in de inspanningen die de organisatie levert op het gebied van de drie dimensies van duurzaam ondernemen: zakelijke, sociale en milieuinspanningen. Ten tweede verschaft de scan inzicht in hoe de meest relevante belanghebbenden of stakeholders over deze inspanningen oordelen. Op deze manier wordt inzicht verkregen in de stand van zaken voor alle aspecten die samenhangen met MVO. Modules De P4 scan verdeelt de provincie in 12 herkenbare organisatieonderdelen, te weten Strategie en Juridische Zaken, Facilitair Beheer, Inkoop, Communicatie en Dialoog, ICT, HRM en P&O, Financiën, Ruimtelijke Ordening, Infrastructuur-Verkeer-Vervoer, Economische Zaken, Welzijn1
2
Op 22 november 2004 is de ondertekening gepland van de Full Charter over de bijdrage van Provincie Gelderland aan duurzame mobiliteit. De ondertekening houdt een inspanningsverplichting in voor de komende jaren, waarbij een herhaling van de toepassing van de scan voor de hand ligt.
Zorg-Cultuur, Milieu-Water-Bodem. Aan deze organisatieonderdelen, modules, zijn vragenlijsten gekoppeld, die voorgelegd worden aan de meest betrokken managers. Elke module kent een aantal onderwerpen en subonderwerpen. Per (sub)onderwerp is onderzocht wat de best practices zijn die daarbij horen, geconcretiseerd en gespecificeerd door middel van een aantal vragen. Deze vragen leggen impliciet en expliciet verbanden tussen de best practices en de bijdrage aan MVO. De onderverdeling in organisatiemodules is gebaseerd op de indeling van organisaties door bestuurskundige Porter. De reden voor het uitgaan van deze modules is dat ze goed aansluiten bij de dagelijkse gang van zaken en dat de verant woordelijkheid voor eventuele aandachtspunten of verbeterpunten direct duidelijk is. Ook voelen de desbetreffende managers zich verantwoordelijk en betrokken bij het onderwerp, doordat de vragen uit de scan direct aan hen gesteld worden. Tijdens de vraaggesprekken wordt niet alleen gekeken of activiteiten zijn uitgevoerd en of maatregelen zijn genomen, maar ook of er sprake is van structurele aandacht dan wel of er beleid is ontwikkeld, doelen zijn gesteld en of de resultaten worden gemeten. Dit is vergelijkbaar met de plan do check act cyclus van een managementsysteem. Het essentiële verschil tussen MVO en managementsystemen is dat een managementsysteem erop gericht is om de dingen die je doet goed te doen (“doing things right”), terwijl MVO zich juist richt op het bepalen van welke dingen een organisatie zou moeten doen (“doing the right things”). De P4 scan meet beide aspecten en de resultaten van de scan kunnen middels een managementsysteem efficiënt en effectief opgepakt worden. Resultaten toepassen P4 scan interne organisatie De resultaten van de scan zijn weergegeven in spiegels, waarbij in onderstaande totaalscore de assen de zojuist beschreven 12 modules zijn.
Ruimtelijke ordening & Gebiedsontwikkeling 100%
Milieu, Water, Bodem
Welzijn, zorg & cultuur 80% 60%
Facilitaire zaken
Economische Zaken 40% 20%
Personeel & Organisatie
Infrastructuur, Verkeer & Vervoer
0%
Communicatie en voorlichting
Strategie en Juridische zaken
MVO Score: 74% ICT
Inkoop
Financieel-economische zaken
3
Een score van 74% laat zien dat P rovincie Gelderland al goed op weg is. Met behulp van de scan komen de resterende 26% in beeld: hierin zitten de aandachtspunten of witte vlekken in het handelen van de provincie om haar MVO prestatie te optimaliseren. Uit de scan blijkt dat in zijn algemeenheid kan worden opgemerkt dat een overkoepelende strategie en visie op MVO gewenst is. Andere aandachtspunten zijn: • het omgaan met het instrument subsidies, wat nu nog erg sectoraal bepaald wordt; • het opstellen van een provinciebreed subsidieplan om bijvoorbeeld meer grip hebben op -
•
• •
het voorkomen van ongewenste - (in)directe neveneffecten op de maatschappij, het milieu en/of financiële consequenties. het verder ontwikkelen van een integrale aanpak of horizontale afstemming, onder andere door het beter benutten van (reguliere) afstemmingsmomenten. Het is daarbij van belang dat de boodschap over de integrale aanpak zowel intern als extern uitgedragen moet worden. het inventariseren van effecten en het monitoren van resultaten; het vertalen van afspraken en intenties naar de dagelijkse praktijk, wat ook meer structureel geregeld kan worden.
Naast een aantal algemene aandachtspunten is ook per module een verschillend aantal witte vlekken te herleiden. Daarbij is het interessant om in ieder geval te kijken naar drie modules die ten opzichte van de andere modules lager scoren. Dit houdt in dat binnen die modules meer mogelijkheden (best practices) aanwezig zijn om de MVO prestatie te optimaliseren. Uit de module Communicatie en Voorlichting volgt dat meer centraal aandacht besteed zou kunnen worden aan MVO, variërend van het communiceren over de provinciale bijdrage aan MVO tot het informeren en stimuleren van de omgeving tot MVO. Economische Zaken zou haar bijdrage aan MVO kunnen uitbreiden door naast het stimuleren van duurzame bedrijventerreinen bijvoorbeeld meer in te zetten op product- en procesinnovatie. Voor de module Strategie en Juridische Zaken geldt dat de MVO prestatie geoptimaliseerd zou kunnen worden, indien de provincie meer structureel vaststelt en inhoudelijk bepaalt hoe zij omgaat met onderwerpen als voorbeeldfunctie, ethiek en integriteit, gedragscodes en kennismanagement. Resultaten raadplegen belanghebbenden Een vast onderdeel van de P4 scan is het raadplegen van een aantal belanghebbenden of stakeholders. Vanwege het feit dat de toepassing van de P4 scan in Provincie Gelderland op basis van een pilot plaatsvond, was er beperkt budget beschikbaar voor een uitgebreide consultatie. In overleg met de organisatie zijn 5 groepen stakeholders benoemd: de medewerkers, de gemeente Zutphen, Kamer van Koophandel Rivierenland, de Gelderse Milieufederatie en Burgerplatform BLOM uit Renkum. De medewerkers van de provincie hebben digitaal een vragenlijst ontvangen; van de 50 medewerkers hebben 8 medewerkers de vragenlijst ingevuld teruggestuurd. De overige stakeholders zijn telefonisch bevraagd. De resultaten van de stakeholderconsultatie is eveneens in spiegels weergegeven. In zijn algemeenheid kunnen de reacties van de belanghebbende als volgt worden omschreven: • Houd vast aan je taken en verantwoordelijkheden als provincie en geef daarin goed en consequent invulling aan MVO; 4
•
Formuleer helder MVO beleid en geef daarin duidelijk aan wat je zelf doet en wat je van bedrijven/omgeving verwacht;
• • • •
Schep voorwaarden om MVO mogelijk te maken en te stimuleren; Integreer; verkokering in de provinciale organisatie is nog een probleem; Vervul een zichtbare voorbeeldfunctie; Zoek samenwerking met gemeenten bij de uitvoering van wettelijke taken en bij eigen opdrachten.
Vervolgactiviteiten Op 8 september 2004 heeft een presentatie plaatsgevonden over de toepassing van de P4 scan en is onder leiding van mevrouw Isabelle Diks, statenlid en voorzitter van de Commissie Water en Milieu, gediscussieerd over de resultaten. BECO heeft het proces begeleid door een toelichting te verzorgen bij de resultaten en door aan te geven wat naar haar mening de belangrijkste aandachtspunten zijn. Provincie Gelderland heeft vervolgens zelf enkele aandachtspunten geselecteerd die opgepakt moeten of kunnen worden. De aanwezige managers gaven tijdens deze bijeenkomst aan de P4 scan als leerzaam te hebben ervaren, een 360° feedback van de eigen organisatie. Men stelde dat het zinvol zou zijn om deze meting periodiek te herhalen. Ook werd geconstateerd dat de diverse afdelingen elkaar nodig hebben voor ontwikkeling van nieuw beleid, waarbij integratie geen doel is, maar een middel om afstemming en samenwerking te realiseren om zodoende duurzame ontwikkeling in gang te zetten. Ruimtelijke planvorming lijkt een zeer belangrijke basis te zijn voor MVO, maar heeft input nodig vanuit de andere beleidsvelden. De sociale checklist is bijvoorbeeld een instrument dat vanuit Welzijn, Zorg en Cultuur een directe bijdrage levert aan de RO. Men constateerde tevens dat het raadplegen van 5 groepen van stakeholders een te beperkt beeld levert van wat de omgeving van de provincie verwacht en vindt. Een uitbreiding van de stakeholderconsultatie is gewenst. Er is afgesproken dat in de contactmomenten met gemeenten MVO op de agenda wordt gezet. Contactmomenten die zich hier in ieder geval voor lenen zijn: de 6 verschillende WGR-overleggen, de (twee)jaarlijkse ambtelijke contactmomenten met de gemeenten en de bezoeken van de gemeentesecretarissen. Daarnaast is voorgesteld om multidisciplinaire bezoeken intern verder te ontwikkelen. Verder is afgesproken dat de heer Volp primair verantwoordelijk is om de resultaten en aandachtspunten uit de P4 scan op te pakken. Besloten is om in een klein team, met als mede-trekker de heer Van Doorn, vast te stellen wat gedaan kan worden om (1) MVO in de interne organisatie verder vorm te geven (“laaghangend fruit plukken”, zoals interne milieuzorg, voorbeeldfunctie) en (2) wat de provinciale gemeenschappelijke noemers zijn om o.a. planvorming en subsidieprogramma’s duurzaam in te vullen (en uit te voeren). Hiervoor wordt door het kleine team een plan van aanpak opgesteld dat in het Managementregie-overleg besproken wordt. Tijdens het uitwerken hiervan wordt ook een strategie opgesteld hoe en waarmee de provincie naar buiten wil treden. 5
Drie stappen staan volgens de aanwezigen centraal in het te ontwikkelen plan van aanpak: beginnen met een gemeenschappelijke strategie (wat is je rol, wat wil je bereiken op het gebied van MVO), daarna uitvoering (hoe ga je dat concretiseren) en ten slotte welke instrumenten zet je als provincie in. Zo gaat bijvoorbeeld de heer Volp met de trekker van het platform duurzame stedelijke ontwikkeling contact opnemen over de mogelijkheden van verbreding van het platform of het opzetten van een vergelijkbaar gremium.
Colofon: In opdracht van Provincie Gelderland heeft BECO Groep de P4 scan toegepast binnen de Provincie. Hiervan is een uitgebreid rapport opgesteld. Bovenstaand betreft een samenvatting van het rapport. BECO Groep, november 2004
6
