DB-vergadering 25-05-2009
Agendapunt 6
Onderwerp Evaluatie Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteding Portefeuillehouder(s) R.L.M. Sleijpen Afdeling Middelen Bestuursprogramma / Waterbeheersplan Niet van toepassing Routing Dagelijks bestuur Commissie ABA Commissie MFB Commissie WS Dagelijks bestuur Algemeen bestuur
25 mei 2005 – – – – –
Voorstel 1. het bijgevoegd 'Besluit aanpassing van de Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteding van het Waterschap Roer en Overmaas' in ontwerp vaststellen; 2. dit gedurende 6 weken ter inzage leggen in het waterschapshuis; 3. het concept-besluit onder de voorwaarde dat geen zienswijzen worden ingediend, definitief vaststellen door middel van ondertekening door voorzitter en secretaris/directeur wnd. na afloop van de termijn van terinzagelegging.
Toelichting Het Waterschap Roer en Overmaas heeft op 2 oktober 2006 nieuw beleid inzake inkoop en aanbesteding vastgesteld. Hiermee zijn alle bouwstenen voor een professioneel inkoopbeleid gegeven. Dit beleid kan zich in waterschapsland (zo blijkt uit de eerste terugkoppeling uit onderzoeken) goed meten met de top. Onderdeel van het inkoop- en aanbestedingsbeleid is tevens de jaarlijkse evaluatie van dit beleid. In 2008 is de eerste evaluatie uitgevoerd. Naar aanleiding van deze evaluatie heeft aanpassing van de formulieren plaatsgevonden. Het voorstel om de zogenaamde bagatelgrens (de onderste grens voor opdrachten waarvoor het extern werkende beleid van het Waterschap Roer en Overmaas geldt) te verhogen naar € 50.000, is in 2008 aangehouden.
090578/VAN
1/7
De drempelbedragen exclusief btw voor de bepaling van de te volgen aanbestedingsvorm zijn in 2006 bepaald als volgt: werken
diensten
leveringen
Enkelvoudig onderhands
< € 6.302
< € 6.302
< € 6.302
Meervoudig onderhands (ARW 2005)
> € 6.302 < € 115.000
> € 6.302 < € 115.000
> € 6.302 < € 115.000
Openbare aanbesteding (ARW 2005)
> € 115.000 < € 5.150.000
> € 115.000 < € 206.000
> € 115.000 < € 206.000
> € 5.150.000
> € 206.000
> € 206.000
Europese aanbesteding (ARW 2005)
De Europese drempelbedragen worden jaarlijks aangepast.
De gevolgen van de verhoging van de bagatelgrens waren met name voor leveringen en diensten niet inzichtelijk. Deze gevolgen zijn nu inzichtelijk gemaakt, aan de hand van gegevens van 2007. Voor alle duidelijkheid zij in dit verband opgemerkt, dat de weergave in deze notitie niet een weergave is van de werkelijk gevolgde aanbestedingsprocedures, maar van de procedures die in theorie in aanmerking zouden moeten zijn gekomen. Vanwege de in de uitvoeringsregels opgenomen uitzonderingsmogelijkheden, kunnen de gevolgde aanbestedingen in aantallen en bedragen in de praktijk hiervan afwijken. Leveringen en diensten Gekeken is naar aantallen opdrachten voor leveringen en diensten binnen de exploitatie en investeringen en naar de daarbij behorende bedragen. In 2007 zijn 341 opdrachten voor leveringen en diensten uitgegaan voor in totaal een bedrag van € 3.277.000. In theorie kwamen hierbij 2 opdrachten (€ 550.000) in aanmerking voor een openbare aanbesteding , 83 opdrachten (€ 2.255.194) voor een meervoudig onderhandse aanbesteding en 260 (€ 471.806) voor een enkelvoudige. De verdeling voor leveringen en diensten in aantallen wordt weergegeven in grafiek a, en de verdeling in bedragen in grafiek b. Grafiek a aangew ezen procedure op grond van huidig beleid
meervoudig; 83; 24%
openbaar; 2; 1%
enkelvoudig; 260; 75%
090578/VAN
2/7
Grafiek b aangew ezen procedure op grond van huidig beleid enkelvoudig; € 471.806; 14%
openbaar; € 550.000; 17%
meervoudig; € 2.255.194; 69%
Werken In dat zelfde jaar zijn aan werken (uitvoering, directie en toezicht) 27 opdrachten verstrekt tegen een totaalbedrag van € 9.916.160. In theorie kwamen hierbij 10 opdrachten (€ 9.562.474) in aanmerking voor een openbare aanbesteding, 15 opdrachten (€ 345.907) voor een meervoudig onderhandse aanbesteding en 2 (€ 7779) voor een enkelvoudige. De verdeling voor werken in aantallen wordt weergegeven in grafiek c, en de verdeling in bedragen in grafiek d. Grafiek c aangew ezen procedure w erken op grond van huidig beleid
Enkelvoudig; 2; 7%
openbaar; 10; 37%
meervoudig; 15; 56%
Grafiek d aangew ezen procedure w erken op grond van huidig beleid
Enkelvoudig; € 7.779 ; 1%
meervoudig; € 345.907 ; 3%
openbaar; € 9.562.474 ; 96%
090578/VAN
3/7
Met het tussentijds in het bestuur brengen van een aangepast voorstel is gewacht vanwege van een harmonisatieonderzoek van de Unie van Waterschappen, waarin eveneens onderzoek werd gedaan naar de bagatelgrenzen zoals deze door de waterschappen worden gehanteerd. De uitkomsten van dit onderzoek zijn nu beschikbaar en leveren inzicht in de wens om de bagatelgrens te verhogen. In het afgelopen jaar is tevens gekeken naar de impact die de strenge extern werkende regels van het toepassen van de ARW 2005 bij meervoudig onderhandse aanbestedingen tussen € 6.302 en € 50.000 had. Met name de verplichte procedure die enkele weken overbrugt, leverde een grote administratieve last op het waterschap. Daarnaast had de aan leveranciers en dienstverleners gevraagde inzet voor het schrijven van uitgebreide offertes meerdere malen tot gevolg, dat men afzag van het indienen van een offerte. Van belang blijft om de marktwerking bij inkopen optimaal te benutten. Dit betekent dat het doen van prijsverkenningen noodzakelijk blijft. Het is derhalve aan te bevelen in een intern werkende regel (waarover wel verantwoording aan het bestuur kan worden afgelegd) vast te leggen dat voor opdrachten met een geschatte waarde tussen de € 25.000 en de € 50.000, minimaal op drie plekken prijsopgave wordt verzocht. Het voorstel houdt kort in om de drempelbedragen als volgt aanpassen: werken
diensten
leveringen
Enkelvoudig onderhands
< € 25.000
< € 25.000
< € 25.000
Meervoudig onderhands (intern beleid, marktonderzoek)
< € 50.000
< € 50.000
< € 50.000
Meervoudig onderhands (ARW 2005)
> € 50.000 < € 115.000
> € 50.000 < € 115.000
> € 50.000 < € 115.000
Openbare aanbesteding (ARW 2005)
> € 115.000 < € 5.150.000
> € 115.000 < € 206.000
> € 115.000 < € 206.000
> € 5.150.000
> € 206.000
> € 206.000
Europese aanbesteding (ARW 2005)
Leveringen en diensten Schematisch kunnen de voorgestelde externe en interne regels aan de hand van getallen en bedragen voor opdrachten voor leveringen en diensten uit 2007 als volgt worden weergegeven: aangewezen procedure op grond van voorstel 50.000/25.000
totaal opdrachten
%
totaal bedrag
%
325
95%
€ 2.124.985
64%
10
3%
€ 319.798
10%
meervoudig aanbesteden (ARW2005)
4
1%
€ 282.217
9%
openbaar aanbesteden (ARW2005)
2
1%
€ 550.000
17%
341
100%
€ 3.277.000
100%
enkelvoudig aanbesteden meervoudig aanbesteden (intern beleid,marktonderzoek)
090578/VAN
4/7
De verdeling in aantallen wordt weergegeven in grafiek e, en de verdeling in bedragen in grafiek f. Grafiek e aangew ezen procedure op grond van voorstel 50.000/25.000
meervoudig (intern); 10; 3%
meervoudig (ARW2005); 4; 1%
openbaar (ARW2005); 2; 1%
enkelvoudig; 325; 95%
Grafiek f aangew ezen procedure op grond van voorstel 50.000/25.000 openbaar (ARW 2005); € 550.000 ; 17% meervoudig (ARW 2005); € 282.217 ; 9% meervoudig (intern); € 319.798 ; 10%
enkelvoudig; € 2.124.985 ; 64%
Werken Schematisch kunnen de voorgestelde externe en interne regels aan de hand van getallen en bedragen voor opdrachten voor werken uit 2007 als volgt worden weergegeven: aangewezen procedure op grond van voorstel 50.000/25.000
totaal opdrachten
%
totaal bedrag
%
13
48%
€ 167.005
25%
meervoudig aanbesteden (intern beleid,marktonderzoek)
3
11%
€ 121.130
1%
meervoudig aanbesteden (ARW2005)
1
4%
€ 65.551
1%
10
37%
€ 9.532.474
96%
27
100%
€ 9.916.160
100%
enkelvoudig aanbesteden
openbaar aanbesteden (ARW2005)
090578/VAN
5/7
De verdeling in aantallen word weergegeven in grafiek h, en de verdeling in bedragen in grafiek i. Grafiek h aangew ezen procedure w erken op grond van voorstel €50.000/25.000
openbaar; 10; 37% enkelvoudig; 13; 48%
meervoudig (ARW2005); 1; 4%
meervoudig (intern); 3; 11%
Grafiek i aangew ezen procedure w erken op grond van voorstel €50.000/25.000 meervoudig (intern); € enkelvoudig; € 121.130 ; 1% meervoudig 167.005 ; 2% (ARW2005); € 65.551 ; 1%
openbaar; € 9.562.474; 96%
Procedure De Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteding bevatten extern werkende beleidsregels. Met betrekking tot de gehanteerde drempelbedragen verbindt het waterschap zich hiermee naar de burger toe. De voorgestelde wijziging moet daarom op dezelfde procedurele wijze tot stand komen als de oorspronkelijke regeling. Dit betekent dat het besluit tot wijziging van de uitvoeringsregels in ontwerp 6 weken ter visie moet worden gelegd. Tijdens deze termijn kunnen belanghebbenden hun zienswijze kenbaar maken. Daarna wordt het aanpassingsbesluit (met inachtneming van de ingebrachte zienswijzen) definitief vastgesteld en openbaar gemaakt. Indien er geen zienswijzen worden ingediend, kan bekrachtiging van het aanpassingsbesluit plaatsvinden door middel van ondertekening door de voorzitter en secretaris/directeur op de datum van de eerstvolgende DB-vergadering na het einde van de termijn van terinzagelegging. Beoogd effect Vermindering van administratieve lasten voor het waterschap en vermindering van lasten voor het bedrijfsleven dat nu minder vaak zeer uitgebreide offertes hoeft in te dienen. De marktwerking blijft door de interne regels van prijsverkenning beneden de € 50.000 veilig gesteld.
090578/VAN
6/7
Financiële consequenties Bekendmaking van de tervisielegging moet worden verricht in de dagbladen. De kosten hiervan, groot € 1660 komen ten laste van het budget bekendmakingen 31200, 431007. Communicatie Het ontwerpwijzigingsbesluit moet ter inzage worden gelegd, gedurende 6 weken zodat de beleidsregel externe werking kan krijgen. De secretaris/directeur wnd.,
ing. J.M.G. In den Kleef
090578/VAN
7/7
ONTWERP
Het dagelijks bestuur van het Waterschap Roer en Overmaas; Gezien het voorstel van de secretaris/directeur van 19 mei 2009 inzake aanpassing van de Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteding; Overwegende, dat dagelijks bestuur van het Waterschap Roer en Overmaas op 2 oktober 2006 nieuw beleid inzake inkoop en aanbesteding in de vorm van de Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteding Waterschap Roer en Overmaas heeft vastgesteld; dat het inkoop- en aanbestedingsbeleid jaarlijkse geëvalueerd moet worden; dat het naar aanleiding van de evaluatie tot aanbeveling strekt om het drempelbedrag waarbij meervoudig onderhandse aanbesteden verplicht is van € 6.302 (exclusief btw) te verhogen naar € 50.000 (exclusief btw); dat aan het laagste drempelbedrag diverse registratieverplichtingen verbonden waren die met opwaardering van dat drempelbedrag tevens aanpassing behoeven; Overwegende vervolgens, dat het ontwerp-besluit tot aanpassing van de Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteding van het Waterschap Roer en Overmaas conform het bepaalde in de Inspraakverordening Waterschap Roer en Overmaas vanaf 28 mei 2009 gedurende 6 weken voor een ieder ter inzage gelegen heeft in het waterschapshuis; dat van de terinzagelegging openbare kennisgeving is gedaan in De Limburger en het Limburgs Dagblad editie Zuid en Midden d.d. 27 mei 2009; dat schriftelijke zienswijzen over het ontwerp-besluit tot aanpassing van de Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteding zijn ingekomen van: 1. ...; 2. ...; dat een mondelinge zienswijze over het ontwerp-besluit tot aanpassing van de Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteding is ingekomen van ...; dat de ontvangen zienswijzen geleid hebben tot ...; Gelet op het bepaalde in het Reglement voor het Waterschap Roer en Overmaas, alsmede in de Algemene Wet Bestuursrecht; BESLUIT: de Uitvoeringsregels Inkoop en Aanbesteding van het Waterschap Roer en Overmaas zoals vastgesteld op 2 oktober 2006, als volgt te aan te passen: I Op pagina 6, 13 en 18 wordt € 6.302 excl. btw (€ 7.500 inclusief btw) vervangen door € 50.000 exclusief btw.
090591/VAN
1/2
ONTWERP
II Bijlage 1 vervangen door: Bijlage 1 Drempelbedrag Werken excl btw < € 50.000 > € 50.000 doch < € 115.000
Verplichte procedure Werken I.
Enkelvoudig onderhands aanbesteden
Alternatieve procedures II
II. Meervoudig onderhands aanbesteden
III of IV
> € 115.000 doch < € 5.150.000
III. Openbaar aanbesteden
IV
> € 5.150.000
IV. Europees aanbesteden
Drempelbedrag leveringen excl.btw < € 50.000 > € 50.000 doch < €115.000
Verplichte procedure diensten en leveringen I.
Enkelvoudig onderhands aanbesteden
Alternatieve procedures II
II. Meervoudig onderhands aanbesteden
III of IV
> € 115.000 doch < € 206.000
III. Openbaar aanbesteden
IV
> € 206.000
IV. Europees aanbesteden
Drempelbedrag diensten excl. btw < € 50.000 > € 50.000 doch < €115.000
Verplichte procedure diensten en leveringen I.
Enkelvoudig onderhands aanbesteden
Alternatieve procedures II
II. Meervoudig onderhands aanbesteden
III of IV
> € 115.000 doch < € 206.000
III. Openbaar aanbesteden
IV
> € 206.000
IV. Europees aanbesteden
III Op blz. 21 van de uitvoeringsregels aan het overzicht van herzieningen toevoegen: Versie 2.0 Versie 2.1 Versie 2.2
28 april 2008 16 juni 2008 .. juni 2009
Aanpassing in ontwerp vastgelegd door DB Aangepast vastgesteld door DB Aangepast vastgesteld door DB
IV Deze wijziging treedt in werking op ... 2009 (of met ingang van de eerste dag na de dag van de bekendmaking). De secretaris/directeur wnd.,
De voorzitter,
ing. J.M.G. In den Kleef
dr. J.J. Schrijen
090591/VAN
2/2
