DB 11-05-2009
6
Agendapunt: o Sittard, 28 april 2009 AAN HET DAGELIJKS BESTUUR Onderwerp: Auditplan 2009 WRO inkoop en aanbesteden
Voorstel 1. het Auditplan 2009 WRO inkoop en aanbesteden vaststellen; 2. de Checklist intern controleplan inkoop en aanbesteden voor kennisgeving aannemen. In de vergadering van 27 april 2009 heeft u ingestemd met de notitie over rechtmatigheid, het concept-normenkader 2009 en het toetsingskader 2009. Ook heeft u in dat verband kennis genomen van het concept-controleprotocol 2009. Zoals aangegeven in het toetsingskader 2009, dient met het in werking treden van de Waterschapswet met ingang van 2009 onder meer het proces inkoop en aanbesteden te worden getoetst op financiële rechtmatigheid. Op uw verzoek zal dit in 2009 door de concerncontroller gebeuren. Over de uitkomsten zal aan u worden gerapporteerd. ./.
U treft als bijlagen hierbij aan: − het Auditplan 2009 WRO inkoop en aanbesteden; − de Checklist intern controleplan inkoop en aanbesteden voor het aspect rechtmatigheid. In het Auditplan 2009 WRO worden de auditactiviteiten van concerncontrol in 2009 toegelicht en geplaatst in het kader van de integrale audit aanpak door concerncontrol. De Checklist intern controleplan inkoop en aanbesteden geeft inzicht in de reikwijdte en diepgang van de rechtmatigheidsaudit. Voorstel Ik stel u voor: 1. het Auditplan 2009 WRO inkoop en aanbesteden vast te stellen; 2. de Checklist intern controleplan inkoop en aanbesteden voor kennisgeving aan te nemen. De secretaris/directeur wnd.,
ing. J.M.G. In den Kleef
090502/LUT
Auditplan 2009 WRO Inkoop en aanbesteden
Vastgesteld door het dagelijks bestuur in de vergadering van ...
090480/LUT
1/5
Inleiding Onlangs heeft het DB ingestemd met een notitie over rechtmatigheid, het conceptnormenkader 2009 en het toetsingskader 2009. Met het in werking treden van de Waterschapswet met ingang van 2009 zullen in de hele organisatie controles en audits worden uitgevoerd met het oog op de toetsing van de financiële rechtmatigheid. Het proces inkoop en aanbesteden behoort qua financiële omvang tot de belangrijkste processen, zoals blijkt uit onderstaand overzicht van de verschillende financiële processen in 2009: − − − − −
Kosten WBL Kosten kapitaallasten (rente en afschrijving) Kosten personeel Kosten inkoop en aanbesteding Investeringen Kosten overige
€51,6 mln (65%) €10,2 mln (13%) € 9,8 mln (12%) € 6,4 mln (8%) €15,0 mln € 1,9 mln (2%)
Vanwege het belang van het proces inkoop en aanbesteding, groot € 6,4 mln, aangevuld met de omvang van de begrote investeringen in 2009, groot € 15 mln, wordt voorgesteld in 2009 een verbijzonderde audit uit te voeren naar de rechtmatigheid van inkopen en aanbestedingen in 2009. Hoewel het proces 'Kosten WBL' met een omvang van € 51,6 mln het belang van inkopen en aanbesteden (€ 6,4 mln plus € 15 mln) ruimschoots overschrijdt, wordt vanwege governance aspecten (gemeenschappelijke regeling) en na overleg met de extern accountant voorgesteld in 2009 het proces Kosten WBL niet te auditen. Het DB heeft in 2008 te kennen gegeven een verbijzonderde audit (door de concerncontroller) naar inkopen en aanbesteden in 2009 te wensen. Hierna wordt aangegeven met welke overige auditactiviteiten van concerncontrol bedoelde financiële rechtmatigheidsaudit zal worden geïntegreerd.
Integrale audit Om doelmatigheidsredenen wordt de voorgestelde financiële rechtmatigheidstoets gecombineerd met: − de toetsing van het proces inkoop en aanbesteding vanwege de ISO 9001:2000 norm; − de audit gericht op het naleven van het vastgestelde integriteitbepalingen zoals vastgelegd in het Integriteitbeleid WRO met betrekking tot het inkopen en aanbesteden; − de audit gericht op het bevorderen van de doelmatigheid van het inkopen en aanbesteden als gevolg van vastgestelde inkoop en aanbestedingsbeleid. Concreet bestaat de voorgestelde integrale audit uit: 1. het toetsen van inkoop en aanbesteding 2009 met als doel oordeelsvorming over financiële rechtmatigheid en doelmatigheid. 2. het toetsen op naleving van bepalingen op het gebied van integriteit zoals door uw bestuur is vastgesteld voor het onderdeel inkopen en aanbesteden 3. het toetsen op conformiteit van proces inkopen en aanbesteden conform de ISO 9001:2000 norm.
090480/LUT
2/5
Rapporteren over de uitkomsten van integrale audit Over de uitkomsten van de integrale audit zal aan het DB (en desgewenst aan het AB) worden gerapporteerd. Voorafgaand hieraan zullen (concept)rapportages met afdelingshoofd en directie worden besproken. Omdat de extern accountant zijn controlewerkzaamheden zal afstemmen op de opzet en werking van de interne organisatie, de administratieve organisatie en de interne controle, zal uit kostenoogpunt en met instemming van het bestuur, ook aan de extern accountant worden gerapporteerd. Jaarlijks bepalen DB en AB welk(e) financiële proces(sen) zullen worden onderworpen aan de verbijzonderde interne controle door de concerncontroller. Teneinde dit besluitvormingsproces te faciliteren zal door de concerncontroller, in overleg met afdelingshoofden en directie, jaarlijks een voorstel worden gedaan.
Planning, uitvoering en rapportage integrale audit 2009 De tijd die het plannen en uitvoeren van en rapporteren over de integrale audit vergt, wordt als volgt ingeschat. Direct tijdsbeslag Concerncontrol Fasen geïntegreerde audit 2009 Planning Uitvoering Rapportage (*)
Mensuren 100 400 (50 x8) 50
Periode Gehele jaar 2009 Gehele jaar 2009 Begin 2010
(*) Indien tussentijdse controle uitkomsten daar aanleiding toe geven zal ook tussentijds gerapporteerd worden. Dit is mede van belang als informatie voor het vaststellen van het definitieve controleprotocol in september 2009.
Direct tijdsbeslag Afdelingen ( BOA, NWO, BEHEER, MIDDELEN) per afdeling Fasen geïntegreerde audit 2009 Planning Assistentie bij uitvoering Rapportage (*)
Totaal tijdsbeslag Concern control Alle afdelingen Totaal
090480/LUT
Mensuren 4 40 8
Periode Mei 2009 Gehele jaar 2009 Begin 2010
Mensuren 550 208 758
3/5
Toelichting op uren Concerncontrol Plannen van de integrale audit 2009 Het plannen van de integrale audit 2009 bestaat uit volgende activiteiten: a. het opstellen van concept-controleprogramma en bijbehorende checklisten (pva) op basis van overeengekomen kwaliteiteisen. Inhoudelijke analyse van benodigde toetscapaciteit; b. het maken van afspraken met en accorderen van pva door organisatie (DB vanwege verordening ex artikel 109a en MT); c. het opleiden, selecteren, aanwijzen en toewijzen van kwalitatief geschikte auditors (eventueel externe inhuur); d. het opstellen van een tijdplan voor de uitvoering van de audit op basis van beschikbaarheid van interne auditors en eventuele inhuur; e. het opstellen van een audit uitvoeringsplan per auditor. Uitvoeren van de integrale audit 2009 Tot het uitvoeren van de integrale audit wordt gerekend: a. het instrueren van interne auditors, werkmethodiek vaststellen en bespreken, werkdocumenten invullen en rapporteren, formats communiceren met auditors; b. het maken van afspraken met afdelingshoofden voor het uitvoeren van audits: uitvoeringsplan per auditor; c. het uitvoeren audit; d. het rapporteren over de uitvoering en resultaten van de audit zo mogelijk a.d.h.v. rapportage formats eventueel verbetervoorstellen; e. het documenteren, dossiervorming en afsluiting; f. debriefing. De rapportage van de integrale audit 2009 Het rapporteren omvat: a. het opstellen concept rapporten van bevindingen aan de hand van audituitkomsten (auditbevindingen); b. het bespreken concept rapporten met verantwoordelijken en zonodig aanpassen en verbeteracties initiëren; c. het presenteren van audit resultaten aan de hand van eindrapport aan afdelingshoofden, MT, DB en AB; d. het terugkoppelen van het definitieve rapport naar auditors en zo nodig naar externe auditors en/of accountant.
090480/LUT
4/5
Toelichting op uren Afdelingen Plannen Het plannen van de audit betreft het maken van afspraken met de afdelingen over het verstrekken van benodigde documenten, dossiers en informatie Assisteren bij uitvoering Dit betreft het geven van feitelijke toelichting op benodigde informatie en antwoorden op gestelde vragen. Ook is hierbij inbegrepen het overleggen met direct betrokkenen en het afdelingshoofd. Rapporteren Het bespreken van concept en definitieve rapportages naar aanleiding van verrichte controlewerkzaamheden en ontvangen informatie.
090480/LUT
5/5
Checklist intern controleplan inkoop en aanbesteden
Checklist Intern controleplan inkoop en aanbesteden WRO Werken, diensten en leveringen
IC- functionaris + afdeling: Datum IC- controle: Proceseigenaar:
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 1. AO / IC, plaats inkoop in organisatie
1.1
van WRO
Wet- en regelgeving
Verkrijg AO / IC-beschrijving + evt. (werk)instructies. Stel vast of deze (nog) actueel zijn. Hoe is de inkoopfunctie inde organisatie geregeld? Centraal, decentraal of een combinatie? Toets op beleid.
Werkwijzer op intranet
1.3
Stel de plaats en de taak van de cluster Inkoop vast. Toets op beleid en functieomschrijving.
Beleid inkoop /aanbesteding + fijnstructuur WRO
1.4
Stel vast of (actueel) beleid voor inkoop en aanbesteden is vastgesteld.
Beleid inkoop /aanbesteding
1.5
Stel vast of een (actuele) procedureregeling (handboek) voor inkoop / aanbesteden aanwezig is.
Intranet / Infocentrum: zie inkoop en aanbesteding
1.6
Stel vast hoe bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn geregeld. (zie o.a. delegatie- en mandaatregeling. Statuut budgetbeheer en Instructie budgetbevoegdheden en verantwoordelijkheden.
Intranet / Infocentrum: zie wet- en regelgeving
1.2
CC/m.routs/08-05-2009/checklist I en A/versie 01
Beleid inkoop /aanbesteding + fijnstructuur WRO
Conclusie, evt. aanbeveling
Verwijzing
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 2. Stel vast of volgens wet- en regelgeving, AO / IC beschrijving + werkinstructies wordt gewerkt 2.1 Inkoop en aanbesteden Stel vast dat inkoop en aanbesteden volgens de weten regelgeving plaatsvindt. Steekproef houden op: 2.1.1
2.1.2
Juistheid procedure (soort procedure, bekendmaking, naleven termijnen, etc.) Aanvraag offertes
2.1.3
Knippen van opdrachten
2.1.4
Correcte opstelling en toepassing van gunningcriteria Volgen voorgeschreven administratieve procedure / checklisten Handboek (opdrachtbrief, mededeling aan andere aanbieders, etc.) Heeft een bevoegd persoon de inkoopbeslissing genomen? Gebruik algemene inkoopvoorwaarden WRO. Correct toegepast? Bankgaranties. Zijn er richtlijnen opgesteld voor het aanvragen van bankgaranties? Zo ja, zijn de richtlijnen nageleefd?
2.1.5
2.1.6
2.1.7
2.1.8
2.2
Wet- en regelgeving
Conclusie, evt. aanbeveling
Verwijzing
Conclusie, evt. aanbeveling
Verwijzing
Aanbestedingswet, Europese richtlijnen. WRO: Beleid inkoop en aanbesteden, Handboek inkoop en aanbesteden.
Verwijzing
1
Verwijzing
Europees aanbesteden
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
Conclusie, evt. aanbeveling
Verwijzing
Stel vast dat Europees aanbesteden volgens de wet- en regelgeving plaatsvindt. Steekproef houden op:
Wet- en regelgeving
Aanbestedingswet, Europese richtlijnen. WRO: Beleid inkoop en aanbesteden, Handboek inkoop en aanbesteden.
Verwijzing
2.2.1
Check op aanwezigheid aanbestedingskalender uitvoeren.
Intranet / Infocentrum: zie inkoop en aanbesteding
Conclusie, evt. aanbeveling
Verwijzing
2.2.2
Gegevens opdracht
2.2.3
Naam leverancier
2.2.4
Bedrag volgens contract, datum contract Contractuele leverdatum / leverperiode Actuele leverdatum / leverperiode
2.2.5 2.2.6
2.2.7
Datum publicatie in Publicatieblad EU
2.2.8
Budget of hoeveelheden zoals vermeld in het Publicatieblad EU
CC/m.routs/08-05-2009/checklist I en A/versie 01
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 2.2.9 Is er een bewijs van publicatie van de aankondiging? 2.2.10 Volgens welke procedure is de opdracht aanbesteed? Openbaar, niet openbaar, gunning van een raamovereenkomst, onderhandeling zonder / met aankondiging, anders n.l. ………... 2.2.11 Is een verklaring van de aanmelders / inschrijvers vereist? 2.2.12 Heeft de opdrachtgever de minimumeisen bekend gemaakt aan de leveranciers op het gebied van financieeleconomische draagkracht en technische bekwaamheid? 2.2.13 Bij een openbare procedure: Heeft de leverancier de Eigen Verklaring met gegevens tegelijkertijd met de offerte ingeleverd? 2.2.14 Bij een niet-openbare procedure: Zijn objectieve criteria door de aanbestedende dienst opgesteld en vooraf bekend gemaakt? 2.2.15 Bij onderhandeling zonder aankondiging in het Publicatieblad EU: heeft de opdrachtgever een rapport opgesteld waarin de redenen van de procedure uiteen zijn gezet? Zo ja, is voldaan aan de volgende cumulatieve voorwaarden: extreme urgentie, veroorzaakt door niet-voorzienbare externe factoren, die niet zijn toe te wijzen aan de opdrachtgever? 2.2.16 Is een proces-verbaal van de inschrijving / aanmelding opgesteld? 2.2.17 Heeft de opdrachtgever de selectieprocedure correct toegepast? 2.2.18 Volgens welk criterium is de opdracht gegund en is dit correct gebeurd? Bijv. laagste prijs, economisch meest voordelige aanbieding. 2.2.19 Is een proces-verbaal van de opening opgesteld? Bevat het proces-verbaal van de opening minimaal de volgende informatie: aantal offertes, afgewezen offertes evt. met motivering, bedragen per offerte indien gunning op basis van laagste prijs. 2.2.20 Is een proces-verbaal van gunning opgesteld?
CC/m.routs/08-05-2009/checklist I en A/versie 01
2.2.21
Is er een selectiecommissie gevormd?
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 2.2.22 Zijn alle gepubliceerde criteria en alleen de criteria die zijn opgenomen in de publicatie, gebruikt tijdens de gunningprocedure? 2.2.23 Zijn er aanwijzingen dat de beoordeling van de offertes niet transparant is geweest (bijv. ontbreken onderbouwing van beslissingen, offertes afgewezen zonder deugdelijke motivering, gebruik van niet-deugdelijke criteria?) 2.2.24 Is er een bewijs van publicatie van de gunning? 2.2.25
2.3
Ingeval van een vervolgopdracht: is de vervolgopdracht noodzakelijk door onvoorziene omstandigheden? Is de verklaring van de onvoorziene omstandigheden acceptabel? Zo ja, zijn de onvoorziene omstandigheden te wijten aan de opdrachtgever? Heeft de opdrachtgever een rapport opgesteld met een deugdelijke verklaring voor de onvoorziene omstandigheden? Niet-Europese aanbesteding Stel vast dat Europees aanbesteden volgens de weten regelgeving plaatsvindt. Steekproef houden op:
2.3.1
Gegevens opdracht
2.3.2
Naam leverancier
2.3.3
Bedrag volgens contract, datum contract
2.3.4
Contractuele leverdatum / leverperiode
2.3.5
Actuele leverdatum / leverperiode
2.3.6
Op welke wijze heeft de opdrachtgever een passende mate van openbaarheid aan deze opdracht gegeven? Voldoet de mate van openbaarheid aan de Interpretatieve mededeling van de Europese Commissie, gepubliceerd op 1-8-2006?
2.3.7
Verwijzing Conclusie, evt. aanbeveling Wet- en regelgeving
CC/m.routs/08-05-2009/checklist I en A/versie 01
Aanbestedingswet, Europese richtlijnen. WRO: Beleid inkoop en aanbesteden, Handbok inkoop en aanbesteden.
1
2
3
4
5
6
7
8
9
Verwijzing
1 0
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 2.3.8 Indien het bedrag de Europese drempel overschrijdt, op welke uitzondering doet de eindbegunstigde een beroep? In house opdracht, IIA- dienst, IIB- dienst, percelenregeling (max. 20% bij werken en diensten), vervolgopdracht, anders, n.l. ………… NB: De uitzonderingen worden genoemd in art.10-19 en 21 van Richtlijn 2004 /18 / EG. 2.3.9 Doet de opdrachtgever terecht een beroep op de uitzondering om nietEuropees aan te besteden? 2.3.10 Indien IIA- dienst: Is binnen 48 dagen na gunning de melding gestuurd voor publicatie in EG-blad? 2.3.11 Indien vervolgopdracht voor een dienst zonder aanbesteding aan dezelfde aanbieder: op welke gronden is de dienst niet opnieuw aanbesteed? Cumulatieve ste voorwaarden: 1 opdracht moet volgens een openbare of niet-openbare procedure hebben plaatsgevonden, mogelijkheid vervolgopdracht ste moet in de 1 procedure zijn vermeld, de waarde van de vervolgopdracht is correct berekend, binnen 3 jaar na ste sluiten 1 overeenkomst. 4.
4.1
4.2
4.3
4.4
1
Bestelling
Heeft de bestelling conform het beleid Inkoop en aanbesteden plaatsgevonden, dan wel zijn er langlopende (mantel)contracten? Is de bestelling geautoriseerd door de daartoe bevoegde functionaris?
Zijn verplichtingen pas aangegaan nadat de budgethouder geconstateerd heeft dat een toereikend budget beschikbaar is? Indien geen toereikend budget aanwezig was, is bij directie, DB of AB aanvullende budgetruimte aangevraagd? Vaststellen dat alleen inkoopfacturen van geleverde werken, diensten, leveringen, betaalbaar worden gesteld.
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
Conclusie, evt. aanbeveling
Beleid Inkoop en aanbesteden, Handboek inkoop en aanbesteden Mandaat regeling, Statuut budgetbeheer, Instructie budgetbevoegdheden Mandaat regeling, Statuut budgetbeheer. Instructie budget bevoegdheden Handboek financiële processen
CC/m.routs/08-05-2009/checklist I en A/versie 01
Verwijzing
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
Verwijzing
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 4.5 Is een orderbon opgesteld of een verplichtingenformulier aangemaakt? Is het verplichtingenformulier juist en tijdig opgenomen in de verplichtingenadministratie? 4.6
5.
Vaststellen dat functiescheiding tussen inkoopbestelling en ontvangst aanwezig is, geregistreerd en gehanteerd wordt.
Instructie budgetBevoegdheden. Handboek financiële processen Procesbeschrijving. Handboek financiële processen
Facturen
Verwijzing Conclusie, evt. aanbeveling
Stel vast dat de facturering volgens de regelgeving plaatsvindt.
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
Wet- en regelgeving
Bevat de factuur een datum, de naam van de leverancier en de omschrijving van de order met correcte betalingskenmerk? Is het bedrag en de tenaamstelling van de factuur (+ BTW) correct? Is de factuur juist gecodeerd?
Heeft de administratief medewerker de factuur zichtbaar gecontroleerd (op o.a. cijfermatige juistheid, juiste codering, autorisatie door bevoegde)? Is de vastgestelde accordeerringroute gevolgd en correct geaccordeerd? (factuur geaccordeerd door de budgethouder?) Is vastgesteld dat het geleverde (kwalitatief en kwantitatief) in overeenstemming is met de verstrekte opdracht? Datum verwerking in financiële administratie. Vaststellen of dit tijdig is. Verwerking in financiële administratie op de juiste grootboekrekening?
CC/m.routs/08-05-2009/checklist I en A/versie 01
Mandaatregeling, Handboek inkoop en aanbesteden, Instructie budgetbevoegdheden, Handboek financiële processen
Verwijzing
1
Verwijzing
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
Verwijzing
V = akkoord X = afwijking - = n.v.t. 6. Betaling
Verwijzing Conclusie, evt. aanbeveling
Stel vast dat de betaling volgens de regelgeving plaats vindt.
6.1
Zijn de betalingen met inachtneming van betalingstermijnen en – kortingen gedaan?
6.2
Is het betalingsvoorstel zichtbaar gecontroleerd door een tweede onafhankelijke functionaris van financiële administratie (functiescheiding en 4-ogen principe)?
6.3
Is het definitieve betalingsvoorstel door twee medewerkers – waarvan één onafhankelijk van de invoer in de financiële administratie – goedgekeurd, blijkend uit hun parafering?
6.4
Zijn de bankrekeningnummers op het betalingsvoorstel conform de onderliggende facturen?
6.5
Is er overeenstemming tussen de bedragen volgens het definitieve betalingsvoorstel en het rekeningafschrift?
7.
Dossiervorming
Wet- en regelgeving
1
2
Wet- en regelgeving
7.1
Vaststellen (of bepaald is) wanneer een inkoopdossier (verplicht) moet worden aangemaakt
Procesbeschrijving. Beleid of Handboek inkoop en aanbesteden
7.2
Is een standaard dossierindeling bepaald? Zo ja, vaststellen dat dossier volgens deze indeling wordt samengesteld.
Procesbeschrijving. Beleid of Handboek inkoop en aanbesteden
7.3
Zo nee, is de inkoopprocedure volledig gedocumenteerd? Formeel in orde, technische, financiële beoordeling, motivering van de keus voor de opdracht (proces-verbaal etc.)
Procesbeschrijving. Beleid of Handboek inkoop en aanbesteden
CC/m.routs/08-05-2009/checklist I en A/versie 01
Verwijzing
Mandaatregeling, Handboek inkoop en aanbesteden, Instructie budgetbevoegdheden, Handboek financiële processen
3
4
5
6
7
8
9
1 0
Verwijzing
Verwijzing Conclusie, evt. aanbeveling Verwijzing
1
2
3
4
5
6
7
8
9
1 0
Verwijzing
8.
8.1
Tot slot
Zijn alle relevante opmerkingen opgenomen in een rapportage aan de betreffende proceseigenaar en is een kopie verstrekt aan de afdeling Concernstaf?
CC/m.routs/08-05-2009/checklist I en A/versie 01
Conclusie, evt. aanbeveling
Verwijzing
