Inkoop- en Aanbestedingsbeleid 2014 Stadsregio Amsterdam
Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur d.d. 24 april 2014 Gewijzigd door het Dagelijks Bestuur d.d. 18 september 2014
Inhoud Voorwoord ................................................................................................................................................................................... 3 Definities ...................................................................................................................................................................................... 4 1 Inleiding .................................................................................................................................................................................... 5 2 Doelstellingen van de Stadsregio ........................................................................................................................................ 6 3 Juridische Uitgangspunten.................................................................................................................................................... 7 3.1 Algemeen juridisch kader............................................................................................................................................... 7 3.2 Uniforme documenten .................................................................................................................................................... 7 3.3 Algemene beginselen bij Inkoop ................................................................................................................................... 8 3.4 Grensoverschrijdend belang.......................................................................................................................................... 8 3.5 Mandaat en volmacht ..................................................................................................................................................... 8 3.6 Afwijkingsbevoegdheid ................................................................................................................................................... 8 4 Ethische en Ideële uitgangspunten...................................................................................................................................... 9 4.1 Integriteit ........................................................................................................................................................................... 9 4.2 Duurzaam Inkopen .......................................................................................................................................................... 9 4.3 Innovatie ........................................................................................................................................................................... 9 5 Economische uitgangspunten ............................................................................................................................................10 5.1 Product- en marktanalyse ............................................................................................................................................10 5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie ......................................................................................10 5.3 Lokale economie en MKB ............................................................................................................................................10 5.4 Samenwerkingsverbanden ..........................................................................................................................................10 5.5 Inkoopprocedure............................................................................................................................................................10 5.6 Raming en financiële budget.................................................................................................................................... 111 5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen................................................................................................... 111 6 Organisatorische uitgangspunten ................................................................................................................................... 122 6.1 Tactische en Operationele inkoop ........................................................................................................................... 122 7 Inkoop human resources .................................................................................................................................................. 144 7.1 Inleiding........................................................................................................................................................................ 144 7.2 Vormen van inkoop personeel ....................................................................................................................................14 7.3 Maximaal te hanteren tarieven voor inkoop personeel…………...………………………………………………16
2
Voorwoord Een professioneel en uniform inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt ons om iedere Euro gemeenschapsgeld zo rechtmatig en doelmatig mogelijk in te zetten. Het draagt bij aan mogelijke besparingen en zorgt ook voor zichtbare verbeteringen in de kwaliteit van opdrachten. Bijvoorbeeld door het realiseren van innovatieve oplossingen vanuit de leveranciers, of door het beter verwoorden van de inkoopbehoefte. Professionalisering van ons inkoop- en aanbestedingsbeleid is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullende afspraken door de VNG en het Rijk om richting te geven aan aanbestedingen en uniformiteit tussen (samenwerkingsverbanden van) gemeenten te bevorderen. Dit aanbestedingsbeleid is dan ook in lijn met het model Inkoop- en aanbestedingsbeleid van de VNG en is gebaseerd op de nieuwe Aanbestedingswet, die met ingang van 1 april 2013 in werking is getreden. Voor de Stadsregio is het belangrijk om de samenwerkingen tussen gemeenten centraal te stellen. Dit geldt ook in de manier waarop opdrachten uitgegeven worden richting het bedrijfsleven. Laat dit dan ook een extra stimulans zijn bij het toepassen van dit inkoop- en aanbestedingsbeleid. Purmerend, april 2014 mr. D. Bijl Vice-voorzitter Stadsregio Amsterdam
3
Definities In dit Model Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt verstaan onder: Contractant Diensten Stadsregio Inkoop
Leveringen Offerte Offerteaanvraag
Ondernemer Werken
De in de overeenkomst genoemde wederpartij van de Stadsregio. Diensten als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. De Stadsregio Amsterdam, KvK 34374879, Jodenbreestraat 25, 1011 NH Amsterdam, Postbus 626, 1000 AP Amsterdam (Rechts)handelingen van de Stadsregio gericht op de verwerving van Werken, Leveringen of Diensten en die een of meerdere facturen van een Ondernemer met betrekking tot bedoelde Werken, Leveringen of Diensten tot gevolg hebben. Leveringen als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet. Een aanbod in de zin van het Burgerlijk Wetboek. Een enkelvoudige of meervoudige aanvraag van de Stadsregio voor te verrichten prestaties of een (Europese) aanbesteding conform de Aanbestedingswet en de Europese Aanbestedingsrichtlijnen 2004/17/EG en 2004/18/EG. Een ‘aannemer’, een ‘leverancier’ of een ‘dienstverlener’. Werken als bedoeld in artikel 1.1 Aanbestedingswet.
4
1 Inleiding De Stadsregio spant zich continu in voor een (verdere) professionalisering van de Inkoop - en aanbestedingspraktijk. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop in de Stadsregio plaatsvindt. De Stadsregio leeft daarbij een aantal centrale doelstellingen na (zie verder hoofdstuk 2). Aangezien Inkoop plaatsvindt in een dynamische omgeving, dient de Stadsregio continu bezig te zijn met het doorvoeren van verbeteringen in de inkoopprocessen. De doelstellingen van de Stadsregio zijn hierbij leidend. Dit beleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Stadsregio. Daarnaast gaat de Stadsregio bij het Inkopen van Werken, Leveringen of Diensten uit van: - Juridische uitgangspunten: hoe gaat de Stadsregio om met de relevante regelgeving? (zie hoofdstuk 3) - Ethische en ideële uitgangspunten: hoe gaat de Stadsregio om met de maatschappij en het milieu in haar inkoopproces? (zie hoofdstuk 4) - Economische uitgangspunten: hoe gaat de Stadsregio om met de markt en Ondernemers? (zie hoofdstuk 5) - Organisatorische uitgangspunten: hoe koopt de Stadsregio in? (zie hoofdstuk 6) - Inkoop human resources: welke afwegingen maakt de Stadsregio en op welke wijze kan de inkoop van human resources plaatsvinden? (zie hoofdstuk 7)
5
2 Doelstellingen van de Stadsregio De Stadsregio wil met dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid de volgende doelstellingen realiseren: a. Rechtmatig en doelmatig Inkopen zodat gemeenschapsgelden op controleerbare en verantwoorde wijze worden aangewend en besteed. De Stadsregio leeft daartoe bestaande wet- en regelgeving en de bepalingen van het Inkoop- en aanbestedingsbeleid na. Daarnaast koopt de Stadsregio efficiënt en effectief in. De inspanningen en uitgaven moeten daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van het beoogde doel. De kosten staan in redelijke verhouding tot de opbrengsten en het beheersen en verlagen van de uitgaven van de Stadsregio staan centraal. De Stadsregio houdt daarbij in het oog dat er voldoende toegang is voor Ondernemers tot opdrachten van de Stadsregio. Verantwoorde inkoop betekent dat er aandacht is voor MVO (Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen) en dat de bij de afweging tussen meerdere alternatieven MVO criteria worden meegenomen. b. Een integere, betrouwbare, zakelijke en professionele inkoper en opdrachtgever zijn. Professionaliteit houdt in dat op bewuste en zakelijke wijze wordt omgegaan met Inkoop. Continu wordt geïnvesteerd in inhoudelijke kennis over de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten, de marktomstandigheden en de relevante wet- en regelgeving. Het streven naar professioneel opdrachtgeverschap komt tot uitdrukking in een betrokkenheid bij de inkoopambitie, slagvaardige besluitvorming, adequaat risicomanagement, vertrouwen in de Contractant en in wederzijds respect tussen de Stadsregio en de Contractant. De Stadsregio spant zich in om alle inlichtingen en ge gevens te verstrekken aan de Ondernemer voor zover die nodig zijn in het kader van het inkoopproces. De Stadsregio wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integritei t van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of een screening op grond van de Wet bevordering integriteitsbeoordelingen door het openbaar bestuur (wet Bibob). c. Inkopen tegen de meest optimale (integrale) prijs-kwaliteit verhouding. Bij het Inkopen van Werken, Leveringen en Diensten kan de Stadsregio ook interne en andere (externe) kosten betrekken in de afweging. Hierbij speelt de kwaliteit van de in te kopen Werken, Leveringen en Diensten een belangrijke rol. d. Een continue positieve bijdrage leveren aan het gehele prestatieniveau van de Stadsregio. Inkoop moet tenslotte ondersteunend zijn aan het gehele prestatieniveau van de Stadsregio en daar direct en voortdurend aan bijdragen. De concrete doelstellingen van Inkoop zijn daarbij steeds rechtstreeks afgeleid van de doelstellingen van de Stadsregio. e. De Stadsregio stelt een administratieve lastenverlichting voor zowel zichzelf als voor Ondernemers voorop. Zowel de Stadsregio als Ondernemers verrichten vele administratieve handelingen tijdens het inkoopproces. De Stadsregio verlicht deze lasten door bijvoorbeeld proportionele eisen en criteria te stellen en door een efficiënt inkoopproces uit te voeren. Concreet kan de Stadsregio hiertoe digitaal Inkopen (en aanbesteden). De Stadsregio maakt, waar mogelijk, gebruik van de uniforme ‘eigen verklaring’. f. Dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid sluit zoveel mogelijk aan op het algemene beleid van de Stadsregio. In het bijzonder sluit het beleid aan op de volgende beleidsstukken: 1. Het Regionaal Verkeer- en Vervoersplan (algemene doelstellingen) 2. Het UVP (jaarlijkse uitwerking doelstellingen) 3. Het Werkplan (uitwerking van plannen per jaar voor de Stadsregio) 4. Het “Spoorboekje” (aansluiting op de P&C cyclus) 5. De “Handleiding voor de budgetbeheerder” (detaillering beleidsafspraken inkoop) Veel van de doelstellingen van de Stadsregio worden uiteindelijk gerealiseerd in samenwerking met andere partijen (b.v. wegbeheerders) die de daadwerkelijke inkoop en aanbestedingen uitvoeren. Op het moment dat de doelstellingen uit RVVP en UVP door de Stadsregio zelf projectmatig worden uitgevoerd en aanbesteed is er sprake van inkoop door de Stadsregio. Het beleid uit RVVP en UVP zal d an betrokken worden op de manier
6
waarop de inkoop en aanbestedingen in die projecten plaats vinden. Daarnaast vinden bij de projecten die binnen de Stadsregio zelf uitgevoerd worden en beschreven staan in het werkplan inkoop plaats. In het Spoorboekje en in de “Handleiding voor de budgetbeheerder” staat beschreven hoe de P&C cyclus plaatsvindt, welke informatie op welke momenten nodig is en hoe de procedures gevolgd horen te worden met betrekking tot de drempelbedragen en typen inkoop. Dit wordt verder to egelicht in paragraaf 5.5.
3 Juridische Uitgangspunten 3.1 Algemeen juridisch kader De Stadsregio leeft de relevante wet- en regelgeving na. Uitzonderingen op (Europese) wet- en regelgeving zullen door de Stadsregio restrictief worden uitgelegd en toegepast om te voorkomen dat het toepassingsbereik van deze wet- en regelgeving wordt uitgehold. De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante weten regelgeving volgen uit: • De aanbestedingswet1: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtsbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. • Europese wet- en regelgeving: wet- en regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. • Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten.
3.2 Uniforme documenten De Stadsregio streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Stadsregio past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe: • Aanbestedingsreglement werken 2012 (‘ARW 2012’) 2; • Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; 3 • Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; 4 • Algemene Inkoopvoorwaarden / standaardovereenkomst Stadsregio voor adviesdiensten, arbeidsbemiddeling en ZZP5 • Gids Proportionaliteit6 • Criteria voor duurzaam inkopen van Agentschap NL
1
Datum inwerkingtreding: 1 april 2013 Het Aanbestedingsreglement Werken 2012 zal verplicht worden gesteld in het Aanbestedingsbesluit; dit is een bij de Aanbestedingswet horende AMvB, die gelijktijdig met de Aanbestedingswet in werking zal treden. 3 De Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie EL&I vormen flankerend beleid en gelden sinds mei 2013. 4 Idem voetnoot 4. 5 De Stadsregio heeft geen algemene inkoopvoorwaarden die zijn gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel. Wel wordt gewerkt met standaardovereenkomsten voor de 3 meest voorkomende opdrachtverleningen: adviesdiensten, arbeidsbemiddeling en ZZP. In deze standaardovereenkomsten zijn algemene voorwaarden verwerkt. Onderzocht moet nog worden in hoeverre de Stadsregio ook gebruik zal gaan maken van algemene inkoopvoorwaarden (bijvoorbeeld met gebruikmaking van de model inkoopvoorwaarden van de VNG), in aanvulling op de nu gebruikte standaardovereenkomsten. 6 Bij aanbesteden moet het beginsel van proportionaliteit in acht worden genomen; dit houdt in dat eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers / inschrijvingen in redelijke verhouding moeten staan tot de opdracht. In het Aanbestedingsbesluit wordt de Gids Proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. 2
7
3.3 Algemene beginselen bij Inkoop a. Algemene beginselen van het aanbestedingsrecht De Stadsregio neemt bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten boven de (Europese) drempelwaarden en bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten onder de (Europese) drempelwaarden met een duidelijk grensoverschrijdend belang de volgende algemene beginselen van het aanbestedingsrecht in acht: • Gelijke behandeling: Gelijke omstandigheden mogen niet verschillend worden behandeld, tenzij dat vers chil objectief gerechtvaardigd is. Ook verkapte of indirecte discriminatie is verboden. • Non-discriminatie: Discriminatie op grond van nationaliteit mag niet. • Transparantie: De gevolgde procedure dient navolgbaar (en dus controleerbaar) te zijn. Dit is een logisch uitvloeisel van het beginsel van gelijke behandeling. Normaal zorgvuldige en oplettende inschrijvers moeten weten waar ze aan toe zijn. • Proportionaliteit (evenredigheid): De gestelde eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers mogen n iet onevenredig zijn in verhouding tot het voorwerp van de opdracht. De Stadsregio past het beginsel van proportionaliteit toe bij de te stellen eisen, voorwaarden en criteria aan inschrijvers en inschrijvingen en met betrekking tot de contractvoorwaarden. • Wederzijdse erkenning: Diensten en goederen van ondernemingen uit andere lidstaten van de Europese Unie moeten worden toegelaten voor zover die Diensten en goederen op gelijkwaardige wijze kunnen voorzien in de legitieme behoeften van de Stadsregio. b. Algemene beginselen van behoorlijk bestuur De Stadsregio neemt bij haar Inkopen de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht, zoals het gelijkheidsbeginsel, motiveringsbeginsel en vertrouwensbeginsel.
3.4 Grensoverschrijdend belang Voorafgaand aan Inkoop vindt een objectieve toets plaats of sprake is van een duidelijk grensoverschrijdend belang. Bij overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang past de Stadsregio de algemene beginselen van het aanbestedingsrecht toe. Overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang zijn overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten waarbij buiten Nederland gevestigde Ondernemers interesse hebben of kunnen hebben. Dit kan blijken uit de uitgevoerde marktanalyse. Of een overheidsopdracht of een Concessieovereenkomst een duidelijk grensoverschrijdend belang heeft, zal afhangen van verschillende omstandigheden, zoals de waarde van de opdracht, de aard van de opdracht en de plaa ts waar de opdracht moet worden uitgevoerd. Voor overheidsopdrachten of concessieovereenkomsten met een duidelijk grensoverschrijdend belang, zal de Stadsregio een passende mate van openbaarheid in acht nemen. Dit vloeit voort uit het transparantiebeginsel. Een aankondiging van de te verstrekken opdracht zal de Stadsregio op haar website plaatsen en/of in andere gebruikelijke platforms, zoals dagbladen.
3.5 Mandaat en volmacht Inkoop vindt plaats met inachtneming van de vigerende mandaat- en volmachtregeling van de Stadsregio. De Stadsregio wil slechts gebonden zijn aan verbintenissen en verplichtingen op basis van rechtsgeldige besluitvorming en civielrechtelijke vertegenwoordiging.
3.6 Afwijkingsbevoegdheid Afwijkingen van dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid zijn slechts mogelijk en toegestaan op basis van een deugdelijk gemotiveerd besluit van het Dagelijks Bestuur van de Stadsregio en voor zover een en ander op basis van de geldende wet- en regelgeving toegestaan is.
8
4 Ethische en Ideële uitgangspunten 4.1 Integriteit a. De Stadsregio stelt bestuurlijke en ambtelijke integriteit voorop. De Stadsregio heeft hoog in het vaandel dat haar bestuurders en ambtenaren integer handelen. De bestuurders en ambtenaren houden zich aan de vastgestelde gedragscodes en algemene normen en wetgeving. Zij handelen zakelijk en objectief, waardoor bijvoorbeeld belangenverstrengeling wordt voorkomen. b. De Stadsregio contracteert enkel met integere Ondernemers. De Stadsregio wil enkel zaken doen met integere Ondernemers die zich niet bezighouden met criminele of illegale praktijken. Een toetsing van de integriteit van Ondernemers is bij Inkoop (en aanbesteding) in beginsel mogelijk, bijvoorbeeld door de toepassing van uitsluitingsgronden of het hanteren van de ‘Gedragsverklaring Aanbesteden’.
4.2 Duurzaam Inkopen a. Bij Inkopen neemt de Stadsregio duurzaamheids- en milieu/omgevingsaspecten in acht. De Stadsregio heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De Stadsregio streeft er naar om waar mogelijk duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Dit komt o.a. tot uitdrukking door het volgende: • Bij de product- en marktanalyse inventariseert de Stadsregio welke Werken, Leveringen of Diensten op het gebied van duurzaamheid op de markt worden aangeboden. • In de aanbestedingsstukken (bijvoorbeeld in de selectie- en gunningscriteria) en in de te sluiten overeenkomst worden duurzaamheidscriteria opgenomen. • De Stadsregio kan kiezen om digitaal in te kopen (E-procurement, gebruik van e-mail etc.). • De Stadsregio zal de aangeboden duurzame oplossingen monitoren. Op deze wijze kan zij een duurzame oplossing inbedden in de eigen organisatie van de Stadsregio en haar werkwijze. Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn door Agentschap.nl zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Het CROW (nationaal kennisplatform voor infrastructuur, verkeer, vervoer en openbare ruimte) heeft bijvoorbeeld de duurzaamheidscriteria die betrekking hebben op de GWW-sector geschikt gemaakt voor toepassing in RAW-bestekken door middel van het opstellen van de ‘RAW-Catalogus Bepalingen – Duurzaam Inkopen’. b. Social Return; Inkoop vindt op maatschappelijk verantwoorde wijze plaats. Hierbij spelen onderwerpen als arbeidsreïntegratie, arbeidsomstandigheden en – indien passend – Social Return. Social Return houdt in dat er sociale voorwaarden, eisen en wensen in een inkoop - of aanbestedingstraject worden opgenomen, en heeft als doel een bijdrage te leveren aan het vergroten van de arbeidsparticipatie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Leveranciers kunnen op deze manier een bijdrage leveren aan de werkgelegenheid binnen de Stadsregio, waardoor dit, naast het “gewone” rendement, ook een concreet sociaal rendement oplevert. Per inkoop en aanbesteding wordt gekeken of Social Return mogelijk is en kan worden toegepast, rekening houdend met proportionaliteit en rechtmatigheid; dit geldt voor zowel onder als boven de drempel voor Europese aanbestedingen. Wanneer dit niet mogelijk is wordt dit gemotiveerd. De kwaliteitseisen bij de uitvoering van in - of aanbestede werkzaamheden blijven gehandhaafd. Daarnaast worden Werken, Leveringen en/of Diensten geweerd die o.a. onder niet aanvaardbare arbeidsomstandigheden (zoals kinderarbeid, dwangarbeid, discriminatie van werknemers, niet-betaling van leefbaar loon) tot stand komen of zijn gekomen.
4.3 Innovatie De Stadsregio moedigt – daar waar mogelijk – innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Stadsregio ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden. Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkelin g van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.
9
5 Economische uitgangspunten 5.1 Product- en marktanalyse a. Inkoop vindt plaats op basis van een voorafgaande product- en marktanalyse, tenzij dit gelet op de waarde of de aard van de opdracht niet wordt gerechtvaardigd. De Stadsregio acht het van belang om de markt te kennen door – indien mogelijk – een product en/of marktanalyse uit te voeren. Een productanalyse leidt tot inzicht in de aard van het ‘product’ en de relevante markt(vorm). Een marktanalys e leidt tot het inzicht in de relevante markt(vorm), de Ondernemers die daarop opereren en hoe de markt- en mogelijke machtsverhoudingen zijn (bijvoorbeeld: kopers - of verkopersmarkt). Een marktconsulatie met Ondernemers kan hier onderdeel van uitmaken.
5.2 Onafhankelijkheid en keuze voor de ondernemersrelatie a. De Stadsregio acht een te grote afhankelijkheid van Ondernemers niet wenselijk. De Stadsregio streeft naar onafhankelijkheid ten opzichte van Ondernemers (Contractanten) zowel tijdens als na de contractperiode. De Stadsregio moet in beginsel vrij zijn in het maken van keuzes bij haar Inkoop (waaronder de keuze van Ondernemer(s) en Contractant(en), maar ook vanwege de naleving van de (Europese) wet- en regelgeving. b. De Stadsregio kiest voor de meest aangewezen ondernemersrelatie. Gedurende de contractperiode kan bij de Contractant afhankelijkheid ontstaan van de Stadsregio door bijvoorbeeld de te behalen doelstellingen, resultaten, productontwikkelingen (innovatie) of het creëren van prikkels. De mate van (on)afhankelijkheid in een ondernemersrelatie wordt onder andere bepaald door de financiële waarde van de opdracht, switchkosten, mate van concurrentie in de sector (concentratiegraad) en beschikbaarheid van alternatieve Ondernemers. c. Met inachtneming van bovenstaande uitgangspunten en regelgeving respecteert d e Stadsregio het opgebouwde vertrouwen met bestaande leveranciers, in die zin dat zij worden uitgenodigd om mee te dingen naar voor hen relevante opdrachten.
5.3 Lokale economie en MKB a. De Stadsregio heeft oog voor de lokale economie, zonder dat dit tot enigerlei vorm van discriminatie van Ondernemers leidt. In gevallen waar een enkelvoudig onderhandse Offerteaanvraag en/of een meervoudig onderhandse Offerteaanvraag volgens de geldende wet- en regelgeving is toegestaan, kan rekening worden gehouden met de lokale economie en lokale Ondernemers. Discriminatie moet daarbij worden voorkomen en de Stadsregio moet niet onnodig regionale, nationale, Europese of mondiale kansen laten liggen. b. De Stadsregio heeft oog voor het midden- en kleinbedrijf (MKB). Uitgangspunt is dat alle Ondernemers gelijke kansen moeten krijgen. De Stadsregio houdt echter bij haar Inkoop de mogelijkheden voor het midden- en kleinbedrijf in het oog. Dit kan de Stadsregio doen door gebruik te maken van percelen in aanbestedingen, het toestaan van het aangaan van combinaties en onderaanneming, het verminderen van de lasten en het voorkomen van het hanteren van onnodig zware selectie- en gunningscriteria.
5.4 Samenwerkingsverbanden De Stadsregio hanteert als uitgangspunt dat zij oog heeft voor samenwerking bij Inkoop. Dit geldt zowel voor samenwerkingen binnen de eigen organisatie als voor samenwerkingen met andere plusregio’s of aanbestedende diensten. Deze samenwerkingsverbanden kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op inkoopsamenwerking of Inkoop van human resources (zie verder hoofdstuk 7). Daar waar er kansen en mogelijkheden zijn voor de Stadsregio, zal er met de partijen in de regio worden aanbesteed. Per aanbesteding wordt dan door middel van een marktanalyse onderzocht of gezamenlijk aanbesteden tot de mogelijkheden behoort.
5.5 Bepalen van de inkoopprocedure Onder de Europese drempelwaarde bestaan in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures, maar zal steeds van geval tot geval bekeken moeten worden welke procedure het beste aansluit bij het onderwerp van de aanbesteding, in relatie tot het karakter van de markt van de potentiele inschrijvers. Uit de Gids proportionaliteit volgen een aantal voorschriften, die door aanbestedende diensten in ieder geval dienen te worden nageleefd, of – bij afwijking van (onderdelen van) deze voorschriften - worden toegelicht in de aanbestedingsstukken van het concrete geval. Eén van die voorschriften (voorschrift 3.4 A) luidt: De aanbestedende dienst beziet per opdracht welke aanbestedingsprocedure geschikt en proportioneel is .
10
Dit betekent dat de Stadsregio bij het bepalen van de Inkoopprocedure de volgende 2 methoden hanteert: 1.
Aan de hand van de waarde van de opdracht De Stadsregio zal – met inachtneming van de Gids Proportionaliteit, waarbij tevens de bedragen genoemd in de “Handleiding voor de Budgetbeheerder” van de Stadsregio van toepassing zijn – de volgende procedures hanteren, tenzij blijkt dat dit niet aansluit bij het type Inkoop en karakter van de markt waarin de Ondernemers opereren (zie onder punt 2): Enkelvoudig onderhandse offerte uitvraag De Stadsregio vraagt aan één Ondernemer een offerte. Meervoudig onderhandse offerte uitvraag De Stadsregio vraagt ten minste aan 3 Ondernemers een offerte. Nationaal aanbesteden Onder de Europese drempelbedragen zal de Stadsregio nationaal openbaar aanbesteden. De Stadsregio zal voorafgaand aan de opdrachtverlening een aankondiging plaatsen. Europees aanbesteden Boven de Europese drempelbedragen zal de Stadsregio in beginsel Europees aanbesteden, tenzij dit in een bepaald geval niet nodig is op grond van de geldende wet- en regelgeving.
2.
Aan de hand van een schriftelijke motivering op basis van een Inkoopstrategie Wanneer een bepaalde Inkoop niet te kwantificeren is in een vast bedrag, zal de Stadsregio per Inkoop bepalen welke strategie zij hanteert. Hierbij wordt met name acht geslagen op de volgende aspecten: Aantal potentiële inschrijvers; Gewenst eindresultaat; Complexiteit van de opdracht; Type van de opdracht en het karakter van de markt. Deze Inkoopstrategie wordt via de verantwoordelijke portefeuillehouder aan het Dagelijks Bestuur van de Stadsregio ter goedkeuring voorgelegd.
In de “Handleiding voor de Budgetbeheerder” van de Stadsregio Amsterdam is met name de procedure voor enkelvoudig en meervoudig onderhandse offerte uitvraag opgenomen. Voor de opdrachten voor Leveringen of Diensten tussen de € 100.000,- en € 207.000,- (Werken tussen € 100.000,- en € 5.186.000,-)7 mag in uitzonderingsgevallen enkelvoudig onderhands ingekocht worden. In dat geval zal in het Inkoopdossier een onderbouwing moeten worden opgenomen met motivatie waarom afgeweken wordt. In deze motivatie zal aannemelijk gemaakt moeten worden dat de keuze voor enkelvoudig onderhandse Inkoop verdedigbaar is vanuit het oogpunt van transparantie, objectiviteit, non-discriminatie en proportionaliteit. Tevens is schriftelijke goedkeuring van de afwijkende procedure door de verantwoordelijke portefeuillehouder vereist. Tijdens het interne controleproces zal deze onderbouwing getoetst worden.
5.6 Raming en financiële budget Inkoop vindt plaats op basis van een deugdelijke en objectieve voorafgaande schriftelijke raming van de opdracht. De raming is ook van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Stadsregio wil immers niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
5.7 Eerlijke mededinging en commerciële belangen De Stadsregio bevordert eerlijke mededinging. De betrokken Ondernemers moeten een eerlijke kans krijgen om de opdracht gegund te krijgen. Door in principe objectief, transparant en non-discriminerend te handelen, bevordert de Stadsregio een eerlijke mededinging. Dit zal bijdragen aan het in stand houden van een gezonde marktwerking (ook op de lange termijn). De Stadsregio wenst geen Ondernemers te betrekken in haar inkoopproces die de mededinging vervalsen.
7
De Europese drempelbedragen gelden voor de periode van 1 januari 2014 tot en met 31 december 2015. 11
6 Organisatorische uitgangspunten 6.1 Tactische en Operationele inkoop Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. In het algemeen is het inkoopproces op te delen in zes onderdelen:
Bij alle producten, diensten of werken die ingekocht worden, zullen deze stappen expliciet of impliciet doorlopen worden. Bij de projecten waar de Stadsregio mee te maken heeft, b estaat meestal de inhuur uit diensten en in mindere mate uit goederen en werken. Wanneer de Stadsregio meer projecten zelf zou gaan trekken, kan de consequentie hiervan zijn dat zowel de grootte van de inkoop door de Stadsregio toe gaat nemen als ook de typen inkoop. Er zouden dan bijvoorbeeld meer werken (infras tructuur) ingekocht kunnen gaan worden. Afhankelijk van de grootte van het project zal er meer of minder energie gestoken worden in het uitwerken van de afzonderlijke fasen. 1. (Functioneel) Specificeren In deze stap wordt in kaart gebracht wat de inkoopbehoefte is. Het heeft de voorkeur om niet te snel in oplossingen te gaan denken. In deze fase kan het zinvol zijn om brainstormsessies te organiseren om creativiteit de ruimte te geven. Aan het begin van het inkoopproces is de meeste ruimte om van koers te wijzigen. Soms kunnen simpele oplossingen veel effectiever zijn dan complexe oplossingen die in eerste instantie voor de hand lijken te liggen. 2. Selecteren De selectiefase heeft betrekking op de criteria die gesteld worden aan de nieuwe leverancier. In sommige gevallen zal het noodzakelijk zijn om zekerheden te hebben over de financiële positie van een leverancier. In andere gevallen zal dit minder belangrijk zijn. Door objectief deze criteria vast te stellen kan de markt groter gemaakt worden en minder beperkt worden tot een aantal vertrouwde leveranciers. Dit vergroot de marktmacht van de Stadsregio en de kans dat er een passende leverancier wordt gevonden. 3. Contracteren In een Europese aanbesteding is onderhandelen (in de meeste procedures) niet m ogelijk. De aanbesteding doorloopt dan een vooraf beschreven proces en valt in principe niet te beïnvloeden. Bij aanbestedingen onder de aanbestedingsdrempel verdient het aanbeveling om ook een gestructureerd proces te doorlopen. Bij Inkoop van kleinere opdrachten of bij opdrachten die in specifieke marktsituaties plaatsvinden (bijvoorbeeld een monopolist) zal er op een gestructureerde manier onderhandeld kunnen worden om een voor beide partijen goed resultaat te bereiken, op basis van Total Cost of Ownership. 4. Bestellen Wanneer de opdracht vergeven is, zal het contract uitgenut worden gedurende het project. Hierbij zal opgelet moeten worden of de eisen zoals die eerder geformuleerd waren ook echt nagekomen worden. Wanneer dit niet zo is, zal hiervoor actie ondernomen moeten worden. Eén van de redenen is het voorkomen van precedentwerking. Wanneer bekend wordt dat bij de Stadsregio het eenvoudig is om wel ja te zeggen maar niet ja te doen, kan dit consequenties hebben voor de lange termijn onderhandelingspositie van de Stadsregio.
12
5. Bewaken Door het inplannen van regelmatige overleggen met de leverancier kan, afhankelijk van het type product of dienst, vroegtijdig geanticipeerd kunnen worden op signalen en mogelijke problemen. Wann eer er sprake is van kleinere opdrachten kan het verstandig zijn om regelmatig te controleren of de condities worden nagekomen. 6. De nazorg en evaluatie Wanneer afscheid genomen wordt van een leverancier, bijvoorbeeld wanneer een opdracht ten einde is gekomen, is het verstandig met beide partijen de periode te evalueren. Voor zowel leverancier als klant levert dit leereffecten op. Vaak komt de kans om te leren niet snel terug. Afhankelijk van de grootte van de opdracht kan de evaluatie grootschalig of kleinschalig aangepakt worden. In het kader van nazorg en evaluatie zal de Stadsregio jaarlijks haar leveranciers auditen. Voor de leveranciers die vanaf dan € 207.000,- omzetten bij de Stadsregio zal dit standaard gebeuren. Voor de leveranciers die minder dan € 207.000,- omzetten zal dit steekproefsgewijs plaatsvinden. Tijdens de audit zullen in ieder geval aspecten als tevredenheid over de leverancier en de prijs -kwaliteitverhouding aan bod komen. De uitkomst van deze audit dient als input voor stap 1 in het Inkoopproces, het (her)definiëren van de Inkoopbehoefte. Aan de hand van deze zes onderdelen is het Inkoopproces ook naar niveau in te delen. Omdat het al om de daadwerkelijke Inkoop gaat is er geen sprake meer van strategische beslissingen. Uiteraard veranderen ook tijdens het proces enkele zaken. Zo kan er in het begin worden gekozen uit vele specificaties terwijl er naarmate er meer keuzes worden gemaakt minder mogelijkheden overblijven. In de praktijk is de grootste meerwaarde in het Inkoopproces te behalen in de beginfasen, waarin besloten wordt wat er precies nodig is (specificeren) en welke criteria gesteld worden aan de leverancier(s). Liggen deze eisen onnodig hoog, dan kan dit leiden tot minder doelmatige Inkoop.
13
7 Inkoop human resources 7.1 Inleiding De Stadsregio maakt gebruik van verschillende soorten dienstverlening om haar doelen te realiseren. De human resources die hiervoor ingezet worden, zijn deels intern (de eigen mensen) en deels extern. Bij het gebruik van externe menskracht zijn er verschillende opties die situatieafhankelijk kunnen worden toegepast. In dit hoofdstuk worden de verschillende vormen beschreven en wordt ingegaan op de situaties waarin deze verschillende vormen passend en effectief kunnen zijn. Een achterliggende doelstelling hierbij is dat de samenwerking tussen de gemeenten hiermee versterkt wordt. Uitgangspunt is dat – naast het plaatsen van de vraag naar human resources op de markt – ook binnen de eigen organisatie en bij de aangesloten gemeenten , als ook binnen bestaande raamovereenkomsten gekeken wordt of de vraag naar human resources kan worden ingevuld . Een en ander uiteraard met inachtneming van de aanbestedingsregelgeving. Onderstaande inkoopvormen van human resources zijn gecategoriseerd op d e eigenschappen type relatie, inhoudelijke betrokkenheid en niveau van de dienstverlening, alsook meer individuele dan wel meer collectieve vormen van dienstverlening. De inkoopvormen lopen op van relatief laag opleidingsniveau naar hoger opleidingsniveau. Lager niveau personeel wordt eerder ingekocht door middel van uitzendconstructies, hoger niveau personeel zal eerder ingekocht worden door middel van contracteringstypen die meer recht doen aan de intensievere betrokkenheid bij de strategische doelstellingen van de Stadsregio.
7.2 Vormen van inkoop personeel De volgende contractvormen voor externe inhuur worden binnen de Stadsregio Amsterdam gebruikt: 1. Uitzendovereenkomst / payrollovereenkomst Dit is een arbeidsovereenkomst waarbij de werknemer door het uitzendbureau/de payrollonderneming aan de inlener ter beschikking wordt gesteld om krachtens een met de uitzendorganisatie gesloten inleenovereenkomst arbeid te verrichten onder toezicht en leiding van de inlener. Het betreft een overeenkomst voor een bepaalde tijd. Door middel van gesloten raamcontracten (die volgens de geldende regels moeten worden aanbesteed ), kunnen van één bepaald uitzendbureau / payrollonderneming meerdere malen mensen w orden ingehuurd, zoals via SGA Personeelsdiensten. Deze vorm is met name geschikt voor de inhuur van facilitair personeel, zoals voor secretariaatswerkzaamheden. 2. Standaard overeenkomsten arbeidsbemiddelaar (2B-diensten) Voor inhuur van mensen met specifieke, inhoudelijke kennis, maakt de Stadsregio Amsterdam gebruik van een drietal standaardovereenkomsten: voor arbeidsbemiddeling en ZZP (beiden 2B-diensten) en adviesdiensten (2Adiensten). Het onderscheid is van belang, omdat voor 2B-diensten meestal geen duidelijk grensoverschrijdend belang bestaat, en voor 2A-diensten wel. 2A-diensten zijn aanbestedingsplichtig, 2B-diensten zonder duidelijk grensoverschrijdend belang niet. Opdrachten voor 2B-diensten boven de Europese drempel waarvoor duidelijk grensoverschrijdend belang bestaat, zijn wel aanbestedingsplichtig, zie ook onder 3.4. Het betreft hier overeenkomsten met bureaus voor het leveren van mensen met specifieke kennis op basis van een offerte waarin de werkzaamheden staan beschreven. In de standaardovereenkomst arbeidsbemiddelaar zijn de algemene voorwaarden van de Stadsregio Amsterdam opgenomen. Opdrachten arbeidsbemiddelaar worden meestal uitgezet voor extra menskracht, ter ondersteuning bij (reguliere) werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld aan het inhuren van een projectsecretaris of een projectleider. Alhoewel de ingehuurde personen niet in dienst zijn van de Stadsregio Amsterdam, is er wel sprake van een hiërarchische verhouding en aansturing door de Stadsregio Amsterdam van het ingehuurde personeel. 3. Standaard overeenkomsten ZZP (2B-diensten) Met een Zelfstandige Zonder Personeel (ZZP) kan een ZZP-overeenkomst gesloten worden. Een ZZPovereenkomst is net als een arbeidsbemiddelingsovereenkomst een 2B-dienst, waarbij geldt dat als er een duidelijk grensoverschrijdend belang is, deze opdracht boven de Europese drempel Europees moet worden aanbesteed. Voor inschakeling van een ZZP-er moeten extra gegevens worden verstrekt, zoals een VARverklaring, recent uittreksel van KvK en een kopie van identiteitsbewijs door de ZZP’er. Met deze Verklaring Arbeids Relatie gericht op de uit te voeren werkzaamheden, toont een ZZP’er aan meerdere opdrachtgevers te hebben; dit is onder andere relevant in relatie tot de vraag of de opdrachtgevers loonheffingen moeten in houden. 14
4. Standaard overeenkomsten adviesdiensten (2A-diensten) Bij het inhuren van personeel voor een concrete vraag, zoals het geven van advies en het laten uitvoeren van een haalbaarheidsonderzoek waarvan de aanbevelingen in een eindrapport worden opgenomen, wordt gebruik gemaakt van de standaardovereenkomsten adviesdiensten. Adviesdiensten zijn 2A-diensten en derhalve Europees aanbestedingsplichtig boven de Europese drempel. Anders dan bij 2B-diensten zoals arbeidsbemiddeling & ZZP, is er bij een adviesdienst weliswaar sprake van inhoudelijke aanwijzingen door de Stadsregio Amsterdam bij de opdrachtverstrekking, maar geen hiërarchische verhouding in het aansturen van het ingehuurde personeel. 5. Detacheringscontract Detacheren is de situatie waarin een medewerker tijdelijk bij de ene organisatie werkt (de inlener) terwijl hij formeel bij een andere organisatie (de uitlener) tewerkgesteld blijft. Door detachering ontstaat er een verhouding tussen drie partijen: de uitlener, de inlener en de medewerker. Hierin verschilt de detacheringsconstructie van de standaardovereenkomsten arbeidsbemiddelaar en adviesdiensten, dat betreft een verhouding tussen twee partijen. De uitlener bij detachering kan een andere overheidsorganisatie zijn, maar ook een particulie re onderneming. Door het maken en vastleggen van afspraken middels een detacheringsovereenkomst kunnen de gewenste financiële en positionele afspraken worden gemaakt. Een detacheringsovereenkomst onderscheidt zich van andere inhuur (via arbeidsbemiddeling of adviesdiensten) doordat er bij de uitoefening van de werkzaamheden door de medewerker sprake is van een gezagsverhouding ten opzichte van de inlener. De positie van het op deze wijze ingehuurde / ingeleende personeel verschilt niet of nauwelijks van de positie van de eigen werknemers. Detachering van personeel is een 2B-dienst, hetgeen betekent dat als deze opdracht boven het Europese drempelbedrag uitkomt, de opdracht in beginsel niet openbaar hoeft te worden aanbesteed. Als er echter sprake is van een opdracht waarbij een duidelijk grensoverschrijdend belang aanwezig is, dan dient een detacheringsopdracht boven de Europese drempel wel openbaar te worden aanbesteed (zie ook onder 3.4) . In het kader van versterking van de samenwerking, bevordert de Stadsregio Amsterdam detachering van het personeel dat in dienst is bij de aangesloten gemeenten. 6. Raamovereenkomsten Voor de inkoop van human resources kan ook gebruik worden gemaakt van raamovereenkomsten, zoals bijvoorbeeld voor juridische advisering en -dienstverlening. Een raamovereenkomst wordt afgesloten voor het plaatsen van meerdere, toekomstige opdrachten, waarbij een aantal voorwaarden, zoals prijs, kwaliteit, periode etc. worden vastgesteld, en waaronder de toekomstige opdrachten zullen worden gegund. Als de gezamenlijke waarde van de onder de raamovereenkomst te plaatsen opdrachten de Europese drempel overstijgen, dan moet de raamovereenkomst Europees worden aanbesteed. Wanneer een raamovereenkomst eenmaal Europees is aanbesteed, dan kunnen onder de daarin gestelde voorwaarden 4 jaar lang nadere opdrachten worden verstrekt, zonder dat deze nadere opdrachten (onder of boven de Europese drempel) afzonderlijk hoeven te worden aanbesteed. Voor het plaatsen van daadwerkelijke opdrachten binnen de raamovereenkomst worden vervolgens aparte overeenkomsten (nadere overeenkomsten) gesloten. 7. Inhuur ambtelijke bijstand Bij samenwerking in projecten kan de Stadsregio Amsterdam voor ambtelijke bijstand personeel inhuren van deelnemende (diensten / bedrijven van) partners in het samenwerkingsverband. Het betreft hier de inhuur van grotere aantallen personeel dan bij detachering het geval is. Hierbij hoeft, als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan, geen aanbestedingsprocedure gestart te worden. Het moet gaan om een samenwerking: -
ter vervulling van een gemeenschappelijke taak van algemeen belang, dan wel taken die samenhangen met de verwezenlijking van doelen van algemeen belang, zoals het aanleggen van infrastructuur;
15
-
die uitsluitend door publieke instanties plaatsvindt; er mogen geen externe, particuliere partijen bij betrokken zijn; die wordt vastgelegd in een (bestuurs -)overeenkomst; waardoor geen particuliere ondernemingen worden bevoordeeld tegenover haar concurrenten; de samenwerking mag niet tot doel hebben om het aanbestedingsrecht te ontduiken.
Alleen personeel dat in dienst is van de samenwerkende gemeente mag worden ingehuurd; er mag geen gebruik worden gemaakt van eventueel door deze gemeente ingehuurd extern personeel. Wanneer de wens bestaat om toch extern ingehuurd personeel in te schakelen, zal de Stadsregio Amsterdam de aanbestedingsregels moeten toepassen. Verder geldt dat de vergoeding voor de ambtelijke bijstand niet hoger mag zijn dan de werkelijke kosten. De Stadsregio Amsterdam wordt hiermee feitelijk werkgever (de gemeente waar de ambtenaar in dienst is, blijft formeel werkgever), en is bevoegd tot het geven van instructies aan de ingehuurde ambtenaren. Ook hier geldt dat de Stadsregio Amsterdam de inhuur van ambtelijke bijstand bevordert om hiermee de samenwerking tussen de aangesloten gemeenten te versterken. 8. (Quasi-) inhouse Onderzocht is of voor verstrekking van opdrachten van de Stadsregio Amsterdam aan bij de Stadsregio aangesloten gemeenten tot het verlenen van (advies)diensten, bijvoorbeeld op het vlak van infrastructuur of projectmanagement, gebruik kan worden gemaakt van de zogenaamde “quasi -inhouse” uitzondering. In beginsel zijn de aanbestedingsrichtlijnen ook van toepassing op overeenkomsten die worden gesloten tus sen twee aanbestedende diensten. Opdrachten die de Stadsregio verstrekt aan gemeenten die deel uitmaken van de Stadsregio Amsterdam zijn in beginsel aanbestedingsplichtig. Om te kunnen beoordelen of van de “quasi inhouse” uitzondering op de aanbestedingsplicht gebruik kan worden gemaakt, zijn twee criteria van belang: a) het “toezichtcriterium”: de Stadsregio Amsterdam moet doorslaggevende zeggenschap hebben op strategische doelstellingen en belangrijke beslissingen van de deelnemende gemeente; b) het “merendeelcriterium”: de deelnemende gemeente dient het merendeel van haar werkzaamheden te verrichten voor de Stadsregio Amsterdam. Evident is dat aan deze criteria niet wordt voldaan. Er kan dus geen gebruik worden gemaakt van een “quasiinhouse” constructie. Ook “inhouse opdrachtverlening” is niet aan de orde. Hieronder wordt verstaan het verstrekken van opdrachten door een aanbestedende dienst aan een onderdeel van de eigen organisatie, dat geen eigen rechtspersoonlijkheid heeft . Het gaat hier om interne opdrachten. Hierop zijn de aanbestedingsrichtlijnen niet van toepassing. Tot slot dient onderscheid te worden gemaakt tussen de hiervoor omschreven vormen van inhouse opdrachtverlening en de zogenaamde “inhouse constructie” zoals aangegaan ten behoeve van d e inbesteding van het openbaar vervoer in Amsterdam. Deze berust immers op een andere wettelijke grondslag. Hier is gebruik gemaakt van de uitzondering op de aanbestedingsverplichting , zoals opgenomen in de Europese PSOVerordening. Deze is specifiek van toepassing op het verrichten van openbaar vervoer.
7.3 Maximaal te hanteren tarieven voor Inkoop personeel Met ingang van 1 januari 2013 is de Wet Normering bezoldiging Topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) in werking getreden. Deze wet regelt de maximale bezoldiging voor (interim -) topfunctionarissen; voor 2014 bedraagt deze norm maximaal € 230.474,- , zijnde 130% van een ministerssalaris (voorheen de Balkenendenorm)8. (Semi) publieke instellingen moeten jaarlijks de bezoldigingsgegevens en eventuele ontslagvergoedingen van hun (interim-) topfunctionarissen publiceren in de financiële jaarverslagen. De WNT is echter niet alleen van toepassing op (interim -) topfunctionarissen, maar ook relevant voor de overige functionarissen, niet zijnde topfunctionarissen, binnen de Stadsregio. Dit geldt met name voor de inhuur van extern, tijdelijk personeel (zoals voor adviesdiensten, arbeidsbemiddeling / ZZP, detachering etc.).
8
Het kabinet streeft ernaar om de maximale bezoldigingsnorm WNT vanaf 1 januari 2015 te verlagen naar 100% van een ministerssalaris, te weten € 169.245,-; een wetsvoorstel daarover is medio juli 2014 ingediend. 16
De WNT regelt niet de maximale bezoldiging van dergelijke externe niet-topfunctionarissen, maar schrijft wel voor dat overschrijding van de WNT-norm moet worden gepubliceerd in de jaarrekening. De tarieven (excl. BTW) die bij de inhuur van externe, niet-topfunctionarissen worden gehanteerd, moeten worden herberekend naar een voltijds dienstverband over het hele jaar. Voor de omrekening van de WNT-norm bij externe niettopfunctionarissen zijn (nog) geen universeel toepasbare rekenregels opgesteld om een maxim um uur-/dagtarief te kunnen bepalen. Momenteel is de toepassing van de Wet normering topinkomens in volle ontwikkeling en is te verwachten dat op termijn dergelijke rekenregels voor het bepalen van een maximum uur-/dagtarief wel worden opgesteld. Stadsregio Amsterdam zal in afwachting daarvan vooralsnog een maximum uurtarief van € 125,- en een maximum dagtarief van € 1.000,- hanteren bij de Inhuur van externe niet-topfunctionarissen. Het betreft bedragen exclusief BTW. Het maximum uurtarief van € 125,- is gebaseerd op de verwachte verlaging van het bezoldigingsnorm van de WNT naar 100% van een ministerssalaris en gedeeld door het aantal van 1375 productieve uren per jaar (op basis van een 36-urige werkweek). Inhuur van externe niet-topfunctionarissen met tarieven boven het maximum uurtarief van € 1 25,- en dagtarief van € 1.000,-, wordt vóór de aanvang van de werkzaamheden via de verantwoordelijke portefeuillehouder aan het Dagelijks Bestuur van de Stadsregio Amsterdam ter goedkeuring voorgelegd, ongeacht de duur of de waarde van de opdracht en/of de gekozen Inkoopprocedure. Dat betekent dat ook Inhuur van een externe niet-topfunctionaris met een uurtarief van € 135,- voor een korte periode van bijvoorbeeld enkele weken met een totale opdrachtwaarde beneden de binnen de Stadsregio Amsterdam geldende drempelbedragen 9, vóór aanvang van de werkzaamheden aan het Dagelijks Bestuur ter goedkeuring moet worden voorgelegd.
9
Zie paragraaf 5.5 en de opgenomen drempelbedragen in de “Handleiding voor de Budgetbeheerder” van de Stadsregio Amsterdam. 17
