INTERN CONTROLEPLAN. Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 11 december 2014

INTERN CONTROLEPLAN 2014

Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 11 december 2014

1.

INLEIDING 1 1.1 Interne controle is verantwoording------------------------------------------------------------------- 1 1.2 De indeling van dit interne controleplan ------------------------------------------------------------ 1

2.

WAT IS DE INTERNE CONTROLE 2 2.1 Interne controle gaat over financiële beheershandelingen ----------------------------------- 2 2.2 Criteria voor het vaststellen van getrouwheid en rechtmatigheid -------------------------- 2 2.3 Wetten en regels: normenkader en toetsingskader --------------------------------------------- 3 2.4 Juridische kwaliteitszorg --------------------------------------------------------------------------------- 3

3

ONDERSCHEID IN PROCESSEN EN INTERNE CONTROLE 4 3.1 De drie belangrijkste processen------------------------------------------------------------------------ 4 3.2 Twee soort subsidieprocessen ------------------------------------------------------------------------- 4 3.3 Van proces naar risico------------------------------------------------------------------------------------- 4

4

RISICOBEHEERSING EN INTERNE CONTROLE 5 4.1 Risicoanalyse: selectie van onderwerpen ----------------------------------------------------------- 5 4.2 Risicoprofiel van de Stadsregio ..................................................................5 4.3 Risicobeheersing bij de Stadsregio .............................................................5 4.4 De risicobeheersing en interne controle ....................................................6 4.5 Risicoanalyse, interne controle en accountantscontrole ...........................8

5

DE GEPLANDE INTERNE CONTROLES 9 5.1 Planning van specifieke en generieke controles -------------------------------------------------- 9 5.2 Generieke controles --------------------------------------------------------------------------------------- 9 5.2.1 Salarisbetalingen juli en oktober 2014 en januari 2015 .............................9 5.2.2 Opdrachtverlening oktober 2014 en januari 2014 ...................................10 5.3 Programma specifieke controles --------------------------------------------------------------------- 10 5.3.1 Openbaar Vervoer oktober 2014 en januari 2015 ...................................10 5.3.2 Infrastructuur oktober 2014 en januari 2015...........................................11 5.3.3 Ruimtelijke projecten en mobiliteit december 2014 ...............................11 5.3.4 Economie december 2014........................................................................12 5.3.5 Bijzondere controles: vaststellen subsidie streekconcessie .....................12 5.3.6 Bijzondere controles: Sisa bijlage jaarrekening ........................................12

6

VERSLAG EN ORGANISATIE VAN INTERNE CONTROLE 13 6.1 Verantwoordelijkheid voor de interne controle ------------------------------------------------- 13 6.2 Het verslag van de uitgevoerde interne controle ------------------------------------------------ 13 6.3 Vaste indeling verslag bij elke controle ------------------------------------------------------------- 13 6.4 Zelfcontrole door de afdelingen ---------------------------------------------------------------------- 14

BIJLAGEN

15

1.

INLEIDING

1.1

Interne controle is verantwoording

In 2012 heeft de Stadsregio voor de eerste keer interne controle uitgevoerd op basis van een Interne Controleplan. Dat eerste plan gaf ook een plaatsbepaling van de interne controle als onderdeel van de interne beheersing van de organisatie. Interne controle heeft eenzelfde doel als de accountantscontrole: geeft de financiële informatie een getrouw beeld en zijn de financiële beheershandelingen rechtmatig tot stand gekomen. Door dit gemeenschappelijke doel kan interne controle een bijdrage leveren aan het beperken van de accountantskosten. Interne controle gaat echter verder dan accountantscontrole. Interne controle gaat ook over de doelmatigheid en doeltreffendheid van de interne beheersing. Dat houdt in dat op basis van de bevindingen bij interne controle ook voorstellen voor verbetering van de interne beheersing aan de orde zijn.

1.2

De indeling van dit interne controleplan

Dit controleplan begint in hoofdstuk 2 met het kader voor de interne controle. Het kader bestaat uit criteria voor het vaststellen van getrouwheid en rechtmatigheid. De criteria voor getrouwheid en rechtmatigheid zijn vastgelegd in wettelijke regels en verordeningen van de regioraad. Hoofdstuk 3 beschrijft de werkprocessen bij de Stadsregio. Een onderscheid naar werkprocessen is voor interne controle van belang omdat beheersmaatregelen per proces verschillen en daarmee de controles. Hoofdstuk 4 gaat in op de risico’s per proces en wat deze risico’s betekenen voro de uit te voeren interne controle. Dan volgt in hoofdstuk 5 de planning van de interne controle. Dit plan sluit af met een beschrijving van de plaats van de interne controle in de organisatie. Hoofdpunt is dat interne controle in onafhankelijkheid uitgevoerd moet worden. Alleen dan kan de interne controle effectief zijn en kan de accountant bij zijn oordeelsvorming op interne controle steunen.

Interne Controle Plan 2014

1

2.

WAT IS DE INTERNE CONTROLE

2.1

Interne controle gaat over financiële beheershandelingen

Het doel van interne controle is opgenomen in artikel 21 van de Financiële verordening die de regioraad op 13 maart 2012 heeft vastgesteld: 1. Het Dagelijks Bestuur zorgt voor interne toetsing ten behoeve van het getrouwe beeld van de jaarrekening en de rechtmatigheid van de baten en lasten en de balansmutaties en de informatieverstrekking hierover. 2. De interne toetsing is er mede op gericht bij te dragen aan een betere beheersing van de risico’s die genoemd worden in de paragraaf weerstandvermogen van de begroting en jaarrekening Interne controle is niet vrijblijvend in de zin dat de regioraad een keuze heeft af te zien van interne controle. Artikel 212 van de Gemeentewet, dat ook van toepassing is voor de Stadsregio, bepaalt dat de raad een verordening vaststelt die “waarborgt dat aan de eisen van rechtmatigheid, verantwoording en controle wordt voldaan”. Om te kunnen verantwoorden is een getrouw beeld van de baten en lasten evenals van de grootte en samenstelling van het vermogen noodzakelijk. De volgende paragraaf licht toe met welke criteria wordt vastgesteld of er een getrouw beeld is en of de financiële beheershandelingen rechtmatig tot stand zijn gekomen: Financiële beheershandelingen zijn alle handelingen die invloed hebben op baten, lasten en vermogen. Voor budgethouders zijn dat vooral het beheer van de begroting, het geven van opdrachten, het voorbereiden van subsidiebesluiten en het opstellen van betaalopdrachten.

2.2

Criteria voor het vaststellen van getrouwheid en rechtmatigheid

Interne controle is niet spannend want vooraf is bekend aan welke criteria voldaan moet worden. Financiële beheershandelingen worden getoetst op basis van negen criteria. Van budgethouders mag niet verwacht worden dat zij bij elke financiële beheershandeling het lijstje met de negen criteria doorlopen. Daarom zijn de negen criteria hier in één zin samengevat: voor alle betalingen is er een document (factuur of subsidiebeschikking) nodig met de juiste NAW gegevens die rekenkundig juist is, past binnen de door de regioraad vastgestelde begroting en voldoet aan de eisen voor opdrachtverlening of subsidieverlening, waarbij de budgetbeheerder heeft vastgesteld dat de prestatie is geleverd, in verhouding staat tot het afgesprokene en geleverd is en voor een prijs die marktconform is. Wie de criteria wil lezen, in de bijlage 3 zijn ze opgenomen.


2

2.3

Wetten en regels: normenkader en toetsingskader

De criteria voor het vaststellen van getrouwheid en rechtmatigheid zijn algemeen. Per type organisatie zijn er wettelijke regels die specifiek aangeven aan welk kader voldaan moet worden wil er sprake zijn van rechtmatigheid en getrouwheid. Het normenkader bestaat uit de wettelijke regels en de regels die de regioraad stelt. De regels vastgesteld door het dagelijks bestuur zijn geen onderdeel van het normenkader maar een onderdeel van de middelen die het dagelijks bestuur inzet om te bewerkstelligen dat het ambtelijk organisatie leidraad heeft bij het uitvoeren van de begroting. In het normenkader zijn ook de grenzen opgenomen die de accountant moet hanteren bij de accountantscontrole. Wettelijk is bepaald dat de accountant alleen een goedkeurende verklaring mag geven indien het totaal van de geconstateerde fouten kleiner is dan 1% van de totale lasten en de onzekerheden kleiner zijn dan 3% van de totale lasten. De regioraad is bevoegd om strengere eisen te stellen maar heeft van deze bevoegdheid geen gebruik gemaakt. Ruimere eisen vaststellen is wettelijk niet toegestaan. Het normenkader is uitgewerkt in het toetsingskader. Het toetsingskader bestaat uit de artikelen van de wettelijke regels en de verordeningen van de regioraad met financiële beheershandelingen. Het normenkader met het daarbij behorende toetsingskader wordt opgesteld door de controller van de Stadsregio en vastgesteld door het dagelijks bestuur. Bij het opstellen van het normenkader worden de afdelingen betrokken door het concept-normenkader voor te leggen aan de betreffende afdelingshoofden.

2.4

Juridische kwaliteitszorg

De juridische kwaliteitszorg bij de Stadsregio is een zelfstandige taak in het kader van de interne beheersing. Juridische kwaliteitszorg zal ertoe leiden dat de kans op onrechtmatige besluiten verkleind wordt en dat de risico’s als gevolg van ontoereikende juridische toetsing verminderen. Doordat de juridische kwaliteitszorg bijdraagt aan de rechtmatigheid van de besluitvorming, zal ook de rechtmatigheid van de te toetsen financiële beheershandelingen bevorderd worden. Uit de interne controle moet blijken dat er geen rechtmatigheidfouten gesignaleerd worden doordat deze fouten met juridische kwaliteitszorg voorkomen zijn.


3

3

ONDERSCHEID IN PROCESSEN EN INTERNE CONTROLE

3.1

De drie belangrijkste processen

Met interne controle en accountantscontrole wordt vastgesteld of financiële beheershandelingen worden uitgevoerd in overeenstemming met de regelgeving. Er zijn verschillende soorten financiële beheershandelingen die elk hun eigen regels, risico’s en resultaten kennen. Daarom is er geen allesomvattende interne controle die voor alle financiële beheershandelingen gelijk is: er is een indeling naar processen. De belangrijkste processen bij de Stadsregio zijn: • De subsidieverlening • De inkoop • Het salarisbeheer Voor de subsidieverlening is een resultaat dat reizigers vervoerd worden door een vervoerbedrijf die een concessie van de Stadsregio heeft gekregen. De Stadsregio doet subsidie uitgaven maar het resultaat is voor derden. Bij inkoop is het resultaat dat de Stadsregio zelf de beschikking krijgt over het resultaat in de vorm van ingehuurd personeel of een onderzoekrapport. Bij het salarisbeheer is het resultaat dat de Stadsregio de beschikking krijgt over eigen personeel waarbij de Stadsregio verantwoordelijk is voor de inzet en personeelsbeleid.

3.2

Twee soort subsidieprocessen

Financiële beheershandelingen in het kader van Inkoop en salarisadministratie zijn voor alle begrotingsprogramma’s gelijk. Dat geldt niet voor het subsidieproces. Bij de concessieverlening in het openbaar vervoer gaat het om de subsidiering van een continue stroom in dienstverlening: bussen, trams en metro’s moeten rijden volgens de dienstregeling. Bij de subsidiering van infrastructuurprojecten gaat het om het vaststellen van eenmalige resultaten die meestal met een schouw ter plekke vastgesteld kunnen worden. De wijze van prestatievaststelling zal dus verschillen voor deze subsidieprocessen.

3.3

Van proces naar risico

Het karakter van het proces bepaalt waar de interne controle zich op zal richten. Bij de subsidieverlening zijn de grondslag voor toekenning met een subsidiebeschikking en de wijze van prestatievaststelling belangrijk. Bij inkoop is belangrijk dat de opdrachtverlening in overeenstemming met de wettelijke regels, zoals Europees aanbesteden en de nationale aanbestedingswet, worden nageleefd. Naleving is belangrijk omdat dit bijdraagt een doelmatige inkoop. De indeling naar processen geeft aan op welke punten gecontroleerd moet worden. Daarmee is echter nog niet bepaald hoe belangrijk een proces is. Om het belang te bepalen is het gebruikelijk een risicoanalyse op te stellen. Dat gebeurt in hoofdstuk 4.


4

4

RISICOBEHEERSING EN INTERNE CONTROLE

4.1

Risicoanalyse: selectie van onderwerpen

Met interne controle wordt vastgesteld of de processen, zoals subsidieproces en inkoopproces, plaatsvinden in overstemming met de regelgeving. Daarmee draagt interne controle bij aan de beheersing van risico’s. Voor een goed beeld van de risicobeheersing is echter een meeromvattend beeld nodig. Dat beeld geven de volgende twee paragrafen over meerjarenraming en weerstandsvermogen.

4.2

Risicoprofiel van de Stadsregio

Het belangrijkste risico van de Stadsregio is de scheefheid in inkomsten in combinatie met de regelgeving voor besteding van verkregen middelen. Dat geldt bij uitstek voor de BDU en het bestedingsbegrip. Wordt een onrechtmatigheid geconstateerd bij de BDU bestedingen dan loopt de Stadsregio het risico dat de betreffende uitgave uit eigen middelen betaald moet worden. Dat is een groot risico. De eigen middelen zijn in verhouding tot de BDU zeer klein, minder dan 1%. Ook vele individuele BDU uitgaven zijn vele malen groter dan het totaal van de eigen middelen, te weten de: • subsidies voor de vervoersbedrijven en • subsidies voor (middel)grote projecten. De Stadsregio moet de bestedingen in het kader van de BDU verantwoorden in de SiSa bijlage in de jaarrekening. Voor de controle op de SISA bijlage gelden aanvullende eisen op de reguliere jaarrekeningcontrole. De minder goede ervaringen met de kwaliteit van de accountantscontroles op de SISA verantwoording van de decentrale overheden is voor de Rijk accountants aanleiding geweest scherper toe te zien op de naleving van de eisen. Ook daarom is zorgvuldige naleving van de eisen bij het besteden van de BDU voor de Stadsregio belangrijk. Subsidieverlening in het kader van de BDU, vooral de subsidieverlening voor het openbaar vervoer, heeft voor burgers directe en zichtbare gevolgen. Ook voor de beeldvorming over de Stadsregio en de toekomstige Vervoerregio is rechtmatige besteding belangrijk.

4.3

Risicobeheersing bij de Stadsregio

Het belangrijkste middel van de Stadsregio voor risicobeheersing is de combinatie van meerjarenraming en de paragraaf weerstandsvermogen in de begroting en jaarrekening. De meerjarenraming geeft inzicht in de financiële positie van de Stadsregio en de houdbaarheid van het financieel beleid op termijn. De toelichting op de meerjarenraming en de paragraaf weerstandsvermogen geven inzicht in de risico’s die de Stadsregio loopt bij de uitvoering van het beleid. In deze documenten worden niet alleen de risico’s benoemd, ook mogelijke maatregelen voor beheersing van de risico’s komen aan de orde. De meerjarenraming en de paragraaf weerstandsvermogen zijn voor het vertrekpunt voor risicobeheersing. De jaarrekening en de daarin opgenomen paragraaf weerstandsvermogen geven inzicht in de kwaliteit van de risicobeheersing. Het optreden van niet voorziene risico’s met aanmerkelijke financiële gevolgen zal zichtbaar worden bij


5

de jaarrekening. Daarom zal de combinatie van een actuele meerjarenraming en de paragraaf weerstandsvermogen in de jaarrekening apart besproken worden in het management team van de Stadsregio. Bij het optreden van niet voorziene risico’s zullen voorstellen aan het dagelijks bestuur voorgelegd worden om de risico’s te beheersen. Bij het optreden van voorziene risico’s zal nagegaan worden in hoeverre bijstelling van de maatregelen voor risicobeheersing noodzakelijk is.

4.4

De risicobeheersing en interne controle

Interne controle is een vorm van risicobeheersing die zich richt op financiële beheershandelingen die gepaard gaan met de uitvoering van het beleid. Interne controle is gebaseerd op de verschillende processen die te onderscheiden zijn bij het beleid. In hoofdstuk 3 is beschreven dat de belangrijkste processen bij de Stadsregio zijn: • Subsidieproces • Inkoopproces • Salarisproces. Het belang van deze processen voor de interne controle wordt bepaald door enerzijds de impact van financiële beheershandelingen en anderzijds het risico bij de uitvoering van deze beheershandelingen Voor het bepalen van de impact van financiële beheershandelingen zijn aantal en omvang van de financiële beheershandelingen maatgevend. De volgende tabel geeft het beeld over de eerste 8 maanden van 2014: Impact: aantal en omvang financiële beheershandelingen

aantal

bedrag

per mutatie

Subsidie

01 Openbaar vervoer 02 Infrastructuur 03 Mobiliteit 04 Economie 05 Regionale woningmarkt 91 Bestuur en Communicatie 99 Bedrijfsvoering subtotalen

99 84 17 17 0 0 0 217

246,8 25,8 0,5 0,1 0,0 0,0 0,0 273,2

€ 2.492.982 € 307.216 € 32.044 € 4.055 €€€€ 1.259.102

Inkoop

vanaf € 5.000

273

4,4

€ 16.065

84

4,2

€ 49.418

Salarisproces

Het risico bij de uitvoering van financiële beheershandelingen is bepaald met de volgende criteria I. De kwaliteit van de interne beheersing Een adequate functiescheiding tussen beschikken, registreren en controleren is essentieel voor een goede interne beersing. Een adequate functiescheiding, bij voorkeur vastgelegd in procedures, zal de kans op niet geoorloofde afwijkingen verkleinen en dus leiden tot een lager risico. II. Wijzigingen in de regelgeving, de organisatie, de processen of de functionarissen Wijziging betekent dat de organisatie in een overgang van oud naar nieuw zit. Dat brengt een verhoogd risico met zich mee totdat de nieuwe situatie voldoende geborgd is.


6

III.

Bevindingen uit voorgaande controles De bevindingen uit voorgaande controles geven aan waarin zwaktes in de interne beheersing zitten en dus sprake is van een verhoogd risico.

De elementen van de impact en het risico zijn gewaardeerd op een schaal van 1 tot tien. Naarmate de waarde hoger is de impact of het risico hoger. Risico inschatting totaal mutaties

Impact per mutatie

kwaliteit IB

Score

Risico Wijzi Bevin gingen dingen

Score

01 Openbaar vervoer

10

10

20

2

1

2

5

02 Infrastructuur

7

7

14

2

5

2

9

03 Mobiliteit

2

4

6

2

1

1

4

04 Economie

1

1

2

2

2

1

5

Inkoop

4

3

7

5

8

4

17

Salarisbetalingen

4

5

9

6

3

7

16

Deze scores geven het volgende beeld van impact en risico bij financiele beheershandelingen.

Impact en risico bij financiele beheershandelingen

hoog

Openbaar vervoer

Infrastructuur

impact

Personeel Inkoop

Mobiliteit Economie

risico

hoog

Het subsidieproces bij Openbaar vervoer en Infrastructuur vragen aandacht door de impact van financiële beheershandelingen. Het risico bij Infrastructuur is hoger geschat doordat bij wijzigingen in het subsidieproces gericht op een hogere realisatie van infrastructuurprojecten. De verwerking van de salarisbetalingen vraagt aandacht door de opmerkingen van de accountant in het rapport van bevindingen bij voorgaande jaarrekeningen. Inkoop vraagt aandacht door de gewijzigde regelgeving met de nieuwe aanbestedingswet. Bij het subsidieproces voor het programma Mobiliteit (voluit Ruimtelijke projecten en mobiliteitsbeleid) en Economie is er sprake van een stabiele situatie met een beperkte impact van de financiële beheershandelingen.


7

4.5

Risicoanalyse, interne controle en accountantscontrole

De risicoanalyse wordt opgesteld om het aantal controles te beperken terwijl toch een redelijke mate van zekerheid wordt verkregen over de getrouwheid en rechtmatigheid van de jaarrekening. Interne controle en accountantscontrole zijn dus niet bedoeld om alle financiële beheershandelingen nog eens een keer over te doen. De interne controles zullen wat betreft planning van de werkzaamheden in overleg met de betreffende proceseigenaren worden uitgevoerd. De financiële beheershandelingen kunnen vanuit twee, elkaar aanvullende, invalshoeken gecontroleerd worden: •

Systeemgerichte controles Met de systeemgerichte controle wordt onderzocht of het aanwezige instrumentarium voor interne beheersing goed functioneert. Deze controle is procesgericht: worden alle stappen van de regels en procedures zichtbaar nageleefd en zijn er voldoende waarborgen in de processen die bijdragen aan betrouwbare uitkomsten. Voor betrouwbare uitkomsten is het noodzakelijk dat er voldoende functiescheiding is de processen opgenomen. Het aantal systeemgerichte controles bepaalt de controller in overleg met de accountant. Immers, wil de accountant bij zijn onderzoek kunnen steunen op de werkzaamheden van de interne controle dan zal de accountant aanwijzingen geven over het aantal systeemgerichte controles en de wijze waarop deze worden uitgevoerd.

•

Gegevensgerichte controles In de gegevensgerichte benadering wordt onderzocht of de uitkomsten van de stappen in het beheersproces juiste cijfers opleveren. Juiste cijfers zijn nodig om een uitspraak te kunnen doen over de getrouwheid van de verantwoording. Voor de accountantscontrole zijn technieken ontwikkeld om het aantal gegevensgerichte controles te bepalen. Daarom bepaalt de controller het aantal gegevensgerichte controles in overleg met de accountant.


8

5

DE GEPLANDE INTERNE CONTROLES

5.1

Planning van specifieke en generieke controles

Om tot een zo groot mogelijke spreiding van de interne controles te komen, en niet te wachten op de beschikbaarheid van de jaarcijfers, wordt gebruikt gemaakt van de cijfers over de eerste 8 maanden van het verslagjaar 2014. Er zijn twee soorten interne controle wat betreft de reikwijdte: programma specifieke controles en generieke controles. Bij programma specifieke controles zijn er naast de generieke, voor alle programma’s geldende regels, specifieke regels die alleen voor het betreffende programma gelden. Dit onderscheid sluit aan bij de indeling van het normenkader dat ook bestaan uit algemeen geldende normen en programma specifieke normen. Voor 2014 worden de volgende interne controles uitgevoerd. Naast een korte schets van wat de interne controle inhoudt wordt ook nagegaan wat er is gedaan met de aanbevelingen uit interne controles in voorgaande jaren. Het onderzoek in het kader van de interne controle wordt wat betreft de planning in overleg met de betreffende medewerkers uitgevoerd. Inbreng van medewerkers voor een doeltreffende controle is vanzelfsprekend welkom maar de controller bepaalt uiteindelijk wat en hoe gecontroleerd wordt.

5.2

Generieke controles

5.2.1 Salarisbetalingen

juli en oktober 2014 en januari 2015

In elk van de genoemde maanden wordt een interne controle uitgevoerd over de salarisbetalingen in het voorgaande kwartaal. Over het eerste kwartaal kan ook een interne controle worden uitgevoerd maar in verband met werkzaamheden voor jaarrekening en begroting wordt deze controle niet standaard opgenomen. Bij de interne controle van de salarisbetalingen komen de volgende onderwerpen aan de orde: Sloepenrol: wordt periodiek een overzicht aan het afdelingshoofd ter goedkeuring aangeboden van de personen die op de salarislijst staan van de betreffende afdeling met hun dienstverband, het aantal uren van het dienstverband, de salarisschaal en de trede van de salarisschaal. Overige betalingen: is er een overzicht beschikbaar per persoon waarop alle overige betalingen anders dan salarisbetalingen zijn opgenomen? Is voor deze overige betalingen een getekend brondocument aanwezig voor deze betalingen? Sluiten de geboekte salarisbetalingen en overige betalingen zichtbaar aan op de geboekte personeelskosten?


9

Vaststellen dat de werkelijke bezetting niet hoger is dan de salarisbegroting en het bijbehorende formatieschema zoals opgenomen in de begroting? Bij de controle in oktober over het 3e kwartaal wordt ook nagegaan of er een door een afdelingshoofd bedrijfsvoering vastgestelde procedure is voor verwerken van wijzigingen in het personeelsbestand: Is in deze procedure voldoende functiescheiding opgenomen de beschikkende functie van het afdelingshoofd (voor aanstelling, bevordering en ontslag) en het afdelingshoofd bedrijfsvoering (voor persoonsgebonden toelagen zoals reiskosten en ouderschapsverlof, fietsvergoeding) enerzijds en anderzijds de medewerker die de salarisadministratie muteert. De werking van deze procedure wordt vastgesteld op basis van een in overleg met de accountant te bepalen aantal salarismutaties

5.2.2 Opdrachtverlening

oktober 2014 en januari 2014

De interne controle in september wordt gebaseerd op de financiële beheershandelingen in de eerste 8 maanden. In januari wordt deze controle aangevuld met de boekingen uit de laatste 4 maanden van 2014. Bij de opdrachtverlening gaat het om: • Vaststellen of opdrachten boven de grens voor Europees aanbesteden daadwerkelijk Europees aanbesteed zijn. • Vaststellen voor een selectie van opdrachten die tenminste een kwart van het drempelbedrag voor Europees aanbesteden bedragen juist zijn verleend. Hierbij in elk geval controleren of er niet sprake is van een geknipte meerjarige opdracht. • Vaststellen of aan de eisen van de nieuwe aanbestedingswet wordt voldaan zoals opgenomen in de nota inkoopbeleid van de Stadsregio • Vaststellen voor de 13 in eerste 8 maanden van 2014 verleende opdrachten van € 100.000 tot € 200.000 welke documentatie beschikbaar is waaruit afgeleid kan worden dat de opdracht op de meest doelmatige wijze is verleend. Indien drie offertes gevraagd en beoordeeld zijn, is dat een reden om aan te nemen dat de opdracht doelmatig is verleend, in andere gevallen wordt gecontroleerd op de beschikbaarheid van andere documentatie waaruit doelmatige opdrachtverlening blijkt. • Per begrotingsprogramma en kostenplaats worden 2 opdrachten aselect geselecteerd. Bij de interne controle 2014 zal aan de volgende twee aspecten bijzondere aandacht worden besteed de wijze waarop: de documentatie over het proces van offertes uitvragen wordt vastgelegd in een systeem. de beoordeling en vastlegging van de uurtarieven bij inhuur van personeel wordt vastgelegd. Met gebruikelijke normeringen over werkbare uren kan vastgesteld worden dat met het uurtarief van de Stadsregio voldaan wordt aan de eisen van de Wet Normering Topinkomens.

5.3

Programma specifieke controles

5.3.1 Openbaar Vervoer


De subsidieverlening bij openbaar vervoer is gebaseerd op de subsidieverordening wet personenvervoer 2000 zoals vastgesteld door de regioraad op 26 juni 2007. Bij de interne controle van de subsidieverlening bij het programma openbaar vervoer wordt vastgesteld of voldaan is aan de volgende voorwaarden:


10

Beschikbaarheid documentatie over gunningbesluit en te leveren prestaties volgens gunningbesluit, • Procedure voor prestatievaststelling, verslagen van wijze van en uitkomst prestatiemeting, • Beoordeling van uitkomsten prestatiemeting en financiële gevolgen in de vorm van bonus, malus of boete. • Per betaling vaststellen of de vereiste documenten beschikbaar zijn Deze voorwaarden zijn uitgewerkt in drie controlelijsten die als bijlage is toegevoegd. Er is een controlelijst voor de concessie Amsterdam, een controlelijst voor beheer en onderhoud van de railinfrastructuur en een controlelijst voor de streekconcessies •

5.3.2 Infrastructuur


De subsidieverlening bij projecten infrastructuur is gebaseerd op de subsidieverordening infrastructuur die de regioraad op 28 juni 2011 heeft vastgesteld. In oktober worden een aantal (middel)grote projecten en kleine projecten onderzocht met uitgaven in de eerste jaarhelft onderzocht, in januari volgen (middel)grote en kleine projecten uit de tweede jaarhelft. De controller bepaalt het aantal controles in overleg met de accountant. Bij de subsidieverlening voor de projecten van infrastructuur wordt vastgesteld of aan de volgende voorwaarden is voldaan: • Beschikbaarheid van subsidiebesluit, • Voor middelgrote projecten: declaratie subsidieaanvrager, beoordeling declaratie, prestatievaststelling mede op basis van een schouw, verslag van de schouw. Voor kleine projecten het gunningbesluit voor het eerste voorschot • Ingeval van vaststelling naast de prestatievaststelling een accountantsverklaring tenzij uit de subsidiebeschikking zichtbaar blijkt dat er sprake is van een lumpsum bijdrage. • Per betaling vaststellen of de vereiste documenten beschikbaar zijn. Deze voorwaarden zijn uitgewerkt in een controlelijst die als bijlage is toegevoegd

5.3.3 Ruimtelijke projecten en mobiliteit

december 2014

De subsidieverlening bij projecten duurzaam veilig wordt vastgesteld op basis van de tijdelijke regeling subsidies gedragsbeïnvloeding verkeersveiligheid 2005 die de regioraad op 29 maart 2005 heeft vastgesteld • Beschikbaarheid van subsidiebesluit, • Per betaling vaststellen of de vereiste documenten beschikbaar zijn • Bij vaststelling van de subsidie onderzoeken of aan de eisen voor de eindverantwoording is voldaan.


11

5.3.4 Economie

december 2014

In de jaarrekening 2013 is nog één niet afgesloten subsidieproject economie opgenomen. Tenminste één van deze projecten wordt onderzocht • Bestuurlijk vastgestelde overeenkomst waaruit blijkt dat de Stadsregio houder van het penvoerderschap is, beschikbaar zijn van het subsidiebesluit van het dagelijks bestuur, bestuurlijk vastgestelde documenten waaruit de bijdrage van een derde blijkt. • Vaststellen of de bijdragen van derden conform de toezeggingen ontvangen zijn • Vaststellen of de uitgaven in overeenstemming zijn gedaan met de afgesloten overeenkomst voor het penvoerderschap • Vaststellen of de regels voor opdrachtverlening van de Stadsregio in aanmerking zijn genomen. • Bij eindverantwoording nagaan of aan de eisen voor de eindverantwoording is voldaan

5.3.5 Bijzondere controles: vaststellen subsidie streekconcessie Ook bij het programma Openbaar vervoer wordt het subsidieproces naar de openbaar vervoerbedrijven afgesloten met een subsidievaststelling. De belangrijkste elementen in het subsidieproces zijn de aanbesteding met het programma van eisen, de periodieke controles waarin getoetst wordt of de concessiehouders voldoen aan het programma van eisen, de jaarlijkse OV-klantenbarometer van het KPVV, de opgave van de reizigersopbrengsten door de vervoerbedrijven en de jaarlijkse subsidievaststelling als sluitstuk

5.3.6 Bijzondere controles: Sisa bijlage jaarrekening De controller van de Stadsregio controleert voorafgaand aan de jaarrekeningcontrole door de accountant, de SiSa bijlage bij de jaarrekening. Bij deze controle zijn er twee specifieke aandachtpunten: • Is er aansluiting tussen de cijfers in de jaarrekening en de SiSa bijlage • Is deze aansluiting goed zichtbaar gedocumenteerd Voor zover regelingen in de SiSa bijlage door of namens een andere organisatie – bijvoorbeeld jeugdzorg door de Dienst maatschappelijke Ontwikkeling - worden aangeleverd: • Is er een opgave voor deze regeling die voorzien is van een accountantsverklaring waaruit blijkt dat er aansluiting is tussen de betreffende jaarrekening en de SiSa regeling


12

6

VERSLAG EN ORGANISATIE VAN INTERNE CONTROLE

6.1

Verantwoordelijkheid voor de interne controle

De controller van de Stadsregio is verantwoordelijk voor de interne controle. Hij stelt het interne controleplan op, hij voert de interne controles uit of laat deze onder zijn verantwoordelijkheid uitvoeren. De controller stelt ook het verslag van de uitgevoerde interne controle op. De controller stemt de uit te voeren interne controles inhoudelijk af met de accountant zodat de accountant optimaal gebruik kan maken van de interne controle. Bij het opstellen van het interne controleplan verwerkt de controller de relevante opmerkingen in het rapport van bevindingen van de accountant. De accountant kan alleen steunen op de interne controle indien hij weet dat de interne controles in onafhankelijkheid en in overeenstemming met de controle eisen worden uitgevoerd. De positie van de controller in de organisatie moet borgen dat de controller vrij is in het rapporteren over zijn bevindingen en aanbevelingen. De planning van de uit te voeren interne controles wordt afgestemd met het managementteam van de Stadsregio. Bij die afstemming wordt het managementteam ook gevraagd of alle activiteiten van de Stadsregio gedekt worden door het interne controleplan dan wel dat aanvullingen nodig zijn.

6.2

Het verslag van de uitgevoerde interne controle

De controller van de Stadsregio stelt het verslag van de uitgevoerde interne controles op. De uitkomst wat betreft bevindingen en aanbevelingen bespreekt hij eerst met de proceseigenaar en vervolgens met het betreffende afdelingshoofd. Hij verwerkt de reactie van de proceseigenaar en het afdelingshoofd in het verslag van de uitgevoerde interne controle. Het verslag van de uitgevoerde interne controles wordt aan het MT voorgelegd. De controller zorgt ervoor dat hij de reactie van het MT verwerkt in het verslag dat door de portefeuillehouder financiën aan het dagelijks bestuur wordt aangeboden. Na behandeling in het dagelijks bestuur stuurt de controller het verslag van de uitgevoerde interne controle naar de accountant van de Stadsregio.

6.3

Vaste indeling verslag bij elke controle

Het verslag van elke controle kent een vaste indeling met de volgende onderwerpen I.

Relevante regelgeving De wet en regelgeving waaraan is getoetst. Voor de interne controle worden ook de door het dagelijks bestuur vastgestelde regels en richtlijnen van het management getoetst omdat het gaat om vast te stellen of de interne beheersorganisatie werkt.


13

II.

Grondslag voor de financiële beheershandelingen De grondslag kan zijn een subsidiebeschikking, een project in werkplan van de Stadsregio of besluit portefeuillehouder.

III.

Verricht onderzoek Welke gegevens zijn onderzocht. In elk geval wordt aandacht besteed aan de wijze waarop de prestatie wordt vastgesteld en of er voldoende functiescheiding in het betreffende proces is opgenomen.

IV.

Bevindingen De geconstateerde afwijkingen van de weten regelgeving en andere bevindingen die betekenis hebben voor de werking van de beheerorganisatie. Een voorbeeld kan zijn de klacht dat de regelgeving erg omslachtig is.

V.

Aanbevelingen Op basis van de bevindingen worden mogelijkheden voor verbetering genoemd. Dat kan zijn betere handhaving van de regelgeving of wijziging van de regelgeving wanneer is gebleken dat de regelgeving niet voldoende doeltreffend is. De aanbevelingen kunnen ook betrekking hebben op een andere organisatie van de werkzaamheden.

6.4

Zelfcontrole door de afdelingen

Voor het management van de organisatie is zelfcontrole belangrijk. Dat is controle door de eigen medewerkers en moet informatie verschaffen voor sturing op de beleidsinhoud en de financiën. De financiële adviseur van een afdeling zal daaraan een bijdrage verlenen. Bij zijn adviezen zal de financieel adviseur gebruik maken van de aanbevelingen uit de rapportages over de interne controle en uit eigen onderzoek. De financiële adviseur kan in opdracht van het afdelingshoofd binnen de afdeling controles uitvoeren maar deze zelfcontroles van een afdeling zijn geen interne controle.


14

BIJLAGEN Bijlage 1 Controlelijst subsidies openbaar vervoer 1. Algemeen 1.1. 1.2.

Is er een beschrijving van de werkzaamheden in het kader van concessiebeheer? Sluit de indeling van het dossier aan bij deze beschrijving?

2. Grondslag voor de betalingen aan de concessiehouder 2.1. 2.2. 2.3.

Heeft er een Europese aanbesteding plaatsgevonden? Is er een door het Dagelijks Bestuur vastgesteld gunningbesluit? Is er voor het verslagjaar een subsidiebeschikking van het Dagelijks Bestuur?

3. Betalingen aan de concessiehouder 3.1. 3.2.

Sluiten de reguliere betalingen aan met het in de subsidiebeschikking genoemde bedrag? Zijn er ondertekende brondocumenten, zoals een besluit van het dagelijks bestuur of een afgesloten contract, in het dossier voor alle afwijkende betalingen?

4. Prestatievaststelling streekconcessies 4.1.

Is er een zichtbare aansluiting tussen de eisen uit het gunningbesluit en de eisen die in de jaarlijkse beschikking worden genoemd? 4.2. Is er een zichtbare aansluiting tussen de eisen die in de jaarlijkse beschikking worden genoemd en de eisen die met het monitoronderzoek worden getoetst? 4.3. Komt de onder 4.2 genoemde zichtbare aansluiting tot uitdrukking in een door de Stadsregio goedgekeurd vervoerplan of dienstregeling? 4.4. Zijn de monitoropdrachten voor onderzoek naar concessiebeheer rechtmatig verleend? 4.5. Is er documentatie waaruit blijkt dat de monitor opdrachten doelmatig zijn besteed? 4.6. Is de berekening van de boete beschikbaar? 4.7. Is er een verslag van het overleg met de concessiehouder over de uitkomst van de onderzoekbevindingen? 4.8. Is de Klantenbarometer van het KPVV beschikbaar? 4.9. Is de berekening van de bonus of malus op basis van de Klantenbarometer beschikbaar?= 4.10. Is er een door of namens het dagelijks bestuur ondertekend besluit met begeleidende brief waarin de vervoerder wordt geïnformeerd over opgelegde boetes of malussen dan wel toegekende bonussen? 4.11. Sluiten de betalingen aan de vervoerder zichtbaar aan bij de bedragen opgenomen in de subsidiebeschikking? 4.12. Zijn de toegekende bonussen uitbetaald dan wel de opgelegde boetes of malussen ontvangen? 4.13. Indien er betalingen zijn anders dan hiervoor genoemd, sluiten deze betalingen zichtbaar aan bij een door of namens het dagelijks bestuur getekende overeenkomst of subsidiebeschikking? 4.14. Is er een goedkeurende accountantsverklaring bij de door de vervoerder opgegeven opbrengsten?


15

5. Prestatievaststelling concessie Amsterdam: exploitatie 5.1.

Is er een zichtbare aansluiting tussen de eisen in het gunningbesluit, de eisen genoemd in de jaarlijkse beschikking en de eisen die in de rapportages van het GVB zijn opgenomen? 5.2. Komt de onder 5.1 genoemde zichtbare aansluiting tot uitdrukking in een door de Stadsregio goedgekeurd vervoerplan of dienstregeling? 5.3. Is zichtbaar vastgesteld dat de wijze van meting van de eisen voldoet? 5.4. Is er een verslag van het overleg met de GVB over de uitkomst van de rapportages? 5.5. Is de berekening van de opgelegde bonus, malus en/of boetes beschikbaar? 5.6. Is de Klantenbarometer van het KPVV beschikbaar? 5.7. Is de berekening van de bonus of malus op basis van de Klantenbarometer beschikbaar?? 5.8. Is er een door of namens het dagelijks bestuur ondertekend besluit met begeleidende brief waarin de vervoerder wordt geïnformeerd over opgelegde boetes of malussen dan wel toegekende bonussen? 5.9. Sluiten de betalingen aan de vervoerder zichtbaar aan bij de bedragen opgenomen in de subsidiebeschikking? 5.10. Zijn de toegekende bonussen uitbetaald dan wel de opgelegde boetes of malussen ontvangen? 5.11. Indien er betalingen zijn anders dan hiervoor genoemd, sluiten deze betalingen zichtbaar aan bij een door of namens het dagelijks bestuur getekende overeenkomst of subsidiebeschikking? 5.12. Is er een goedkeurende accountantsverklaring bij de door de vervoerder opgegeven opbrengsten?

6. Prestatievaststelling concessie Amsterdam: onderhoud en beheer 6.1.

Is het door het dagelijks bestuur ondertekend convenant Beheer en onderhoud met de gemeente Amsterdam over het beheer en onderhoud van de infrastructuur? 6.2. Is het programma van eisen behorend bij het afgesloten convenant Beheer en onderhoud? 6.3. Is er voor beheer en onderhoud een recente marktconformiteitstoets aanwezig in het dossier? 6.4. Indien voor bepaalde onderdelen is vastgesteld dat er geen sprake is van volledige marktconformiteit, is er documentatie beschikbaar waarom de Stadsregio het niet marktconform zijn van Beheer en onderhoud als acceptabel beoordeelt? 6.5. Is er de beoordeling door de Stadsregio van de subsidieaanvraag van de gemeente Amsterdam voor Beheer en onderhoud opgenomen in het dossier? 6.6. Zijn de eisen uit het programma van eisen bij het afgesloten convenant zichtbaar opgenomen in de jaarlijkse subsidiebeschikking? 6.7. Zijn de rapportages over de uitvoering van beheer en onderhoud beschikbaar? 6.8. Is de beoordeling van de Stadsregio van deze rapportages beschikbaar inclusief mogelijke gevolgen voor het uit te keren subsidiebedrag? 6.9. Heeft de Stadsregio langs andere wegen dan de rapportages van Amsterdam zichtbaar vastgesteld dat aan het programma van eisen is voldaan? 6.10. Sluiten de betalingen aan de gemeente Amsterdam voor Beheer en onderhoud zichtbaar aan bij de bedragen opgenomen in de subsidiebeschikking? 6.11. Is er een verklaring beschikbaar voor andere afwijkende betalingen? 6.12. Is er een goedkeurende accountantsverklaring bij de door de gemeente Amsterdam opgegeven kosten voor beheer en onderhoud? Bij de streekconcessies wordt de bonus/malus berekend op basis van uitsluitend de Klantbarometer, bij de concessie Amsterdam wordt de bonus/malus ook medebepaald door de geleverde prestaties


16

Bijlage 2 Controlelijst subsidieproces infrastructuur Controlelijst (middel)grote infrastructuurprojecten. Voor elk subsidieproject vaststellen of de volgende documenten en verbanden beschikbaar zijn dan wel vastgesteld kunnen worden. 1. Aanvraag wegbeheerder 1.1. Een door of namens het bestuur van de aanvrager ingediende aanvraag met een duidelijke omschrijving van het project en toelichting op de gevraagde subsidie 1.2. Projectbegroting, tijdschema van uitvoering en risicoanalyse van het project 2. Beoordeling aanvraag wegbeheerder door Stadsregio 2.1. Afweging of een lumpsum bijdrage wordt verstrekt dan wel een kostenverantwoording met accountantsverklaring wordt gevraagd 2.2. Berekening subsidiabel bedrag door financieel-technisch medewerker en toelichting op verschillen tussen berekende en gevraagde subsidiebedrag 2.3. Toepassing van het juiste subsidiepercentage voor het soort aangevraagde project 3. Subsidievoorstel en besluit DB 3.1. Aansluiting van het subsidiebedrag in DB voorstel met het door de financieel technisch medewerker berekende subsidiabel bedrag 3.2. Aansluiting subsidiebedrag DB voorstel met het in de toekenningsbrief aan wegbeheerder opgenomen subsidiebedrag 3.3. Ondertekening van de toekenningsbrief door of namens het dagelijks bestuur 3.4. Aansluiting subsidiebedrag DB voorstel met het in de administratie begrote subsidiebedrag 3.5. Aansluiting tussen kasritme in DB besluit, kasritme in toekenningsbrief en begrote kasritme 4. Mijlpalen in voortgangsrapportages 4.1. Brief van subsidieaanvrager met declaratie 4.2. Procesverbaal van de schouw van het werk opgesteld door of namens de Stadsregio 4.3. Beoordeling gedeclareerd bedrag door financiële technisch medewerker inclusief aansluiting op voorgaande declaraties 4.4. Door of namens het dagelijks bestuur ondertekende toekenningsbrief van Stadsregio met aansluiting bedrag op door financieel technisch medewerker berekende termijnbetaling 4.5. Aansluiting berekende termijnbetaling en daadwerkelijk betaalde termijnbetaling 5. Subsidievaststelling 5.1. Brief van subsidieaanvrager met eindverantwoording 5.2. Beleidsinhoudelijke beoordeling einddeclaratie door beleidsmedewerker incl. schouw van het werk 5.3. Beoordeling gedeclareerd bedrag door financiële technisch medewerker inclusief aansluiting op voorgaande declaraties en toegekende bedrag in subsidiebeschikking 5.4. Goedkeurende accountantsverklaring indien gevraagd in toekenningsbrief 1

RVVP = Regionaal Verkeers- en Vervoer Plan en het jaarlijkse UVP UitVoerings Programma


17

Bijlagen 3 Criteria getrouwheid en rechtmatigheid De eerste zes criteria zijn bedoeld om vast te stellen of financiële beheershandelingen een getrouw beeld geven, met de laatste drie criteria wordt getoetst of de financiële beheershandelingen rechtmatig tot stand zijn gekomen1 1.

Calculatiecriterium, de geregistreerde bedragen zijn juist berekend. Voorbeeld: factuurbedragen zijn juist berekend.

2.

Valuteringscriterium, het tijdstip van verantwoording en betaling is juist. Voorbeelden: aangaan en verantwoording van contracten en verplichtingen wordt vastgelegd in de periode waarin de prestatie is geleverd.

3.

Leveringscriterium, er is vastgesteld dat geleverd conform de verstrekte opdrachtinkoop van goederen/diensten; Voorbeeld: op basis van het onderzoekrapport blijkt dat de studie conform de opdracht is uitgevoerd.

4.

Adresseringscriterium, de tenaamstelling van de factuur op het bankafschrift is juist (rechthebbende). Voorbeeld: betalingsverkeer.

5.

Volledigheidscriterium, alle opbrengsten die verantwoord zouden moeten zijn, zijn ook verantwoord. Voorbeeld: de afgesproken bijdragen van derden voor een project zijn begroot en gerealiseerd.

6.

Aanvaardbaarheidscriterium, de financiële beheershandeling past bij de activiteiten van de Stadsregio en in relatie tot de kosten is een aanvaardbare tegenprestatie overeengekomen. Voorbeelden: inkoop van goederen en/of diensten en verstrekken van subsidies.

De zes getrouwheidscriteria staan boven deze streep De drie rechtmatigheidscriteria staan onder deze streep

7.

Voorwaardencriterium, nadere eisen die worden gesteld bij de uitvoering van financiële beheershandelingen. Voorbeelden: subsidievoorwaarden en aanbesteding.

8.

Begrotingscriterium, financiële handelingen moeten passen binnen het kader van de geautoriseerde begroting (per programma). Voorbeeld: er is een budgetcode en het budget is toereikend.

9.

M&O-criterium, de interne toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens die door derden zijn verstrekt bij het gebruik van overheidsregelingen (=misbruik) en de interne toetsing of derden bij het gebruik van overheidsregelingen geen (rechts)handelingen hebben verricht die in strijd zijn met het doel of de strekking van de regeling (=oneigenlijk gebruik). Voorbeelden: subsidieregelingen.


18

INTERN CONTROLEPLAN. Vastgesteld door het Dagelijks Bestuur op 11 december 2014

Recommend Documents