Sociaal Jaarverslag OZHZ Vastgesteld door het dagelijks bestuur op 26 juni

Sociaal Jaarverslag OZHZ 2013 Vastgesteld door het dagelijks bestuur op 26 juni 2014

www.ozhz.nl

Inhoud 1.

Voorwoord ............................................................................................................................................... 2

2.

Organisatiestructuur................................................................................................................................. 2

3.

Medewerkers in beeld .............................................................................................................................. 4 a.

Omvang formatie en verdeling man-vrouw............................................................................................ 4

b.

Deeltijd werk / full time (M/V)................................................................................................................ 5

c.

Leeftijdsopbouw (M/V) ......................................................................................................................... 5

d.

Schaalverdeling (M/V).......................................................................................................................... 6

e.

Instroom en uitstroom .......................................................................................................................... 7

f.

Ambtsjubilea en gratificaties................................................................................................................. 8

g.

Ontwikkeling: invoering competentiemanagement en strategische personeelsplanning .......................... 8

h.

Bezwaar, beroep, disciplinaire zaken.................................................................................................. 10

i.

Ziekteverzuim .................................................................................................................................... 12

j.

Onderzoek medewerkertevredenheid (MTO) ...................................................................................... 13

k.

Ondernemingsraad............................................................................................................................ 14

l.

Personeelsvereniging ........................................................................................................................ 14

4.

Samenvatting en speerpunten ................................................................................................................ 15 a.

Samenvatting .................................................................................................................................... 15

b.

Speerpunten...................................................................................................................................... 15

S oc i a al J aar vers l ag O ZH Z 2 01 3

1

1. Voorwoord Voor u ligt het sociaal jaarverslag van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ) over het jaar 2013. Het sociaal jaarverslag biedt een overzicht van het personeelsbeleid en de personele ontwikkelingen binnen OZHZ van het afgelopen jaar. De rapportage geeft aandacht aan cijfers rondom formatie, personeelsbezetting, inen uitstroom, gezondheid en medezeggenschap. Tevens is kort aandacht geschonken aan de resultaten van het in november 2013 gehouden onderzoek naar medewerkertevredenheid (MTO). De resultaten hiervan zijn medebepalend voor de speerpunten van het P&O-beleid in het nieuwe jaar.

2. Organisatiestructuur In het voorjaar van 2013 is gewerkt aan een nieuw organisatie- en formatierapport: Organisatie OZHZ 2.0. In dit rapport is de bestaande organisatie en formatie geëvalueerd en bijgesteld, maar is ook in breder verband gekeken naar de algehele strategie(aansturing). De heer mr. R. (Ronald) Visser is twee jaar adjunct-directeur van OZHZ geweest. De heer Visser is op 17 april 2013 door het Algemeen Bestuur van OZHZ benoemd tot nieuwe directeur van de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid (OZHZ). De visie van OZHZ is ongewijzigd gebleven: OZHZ werkt voor en samen met gemeenten en provincie aan een vitale leefomgeving in Zuid-Holland Zuid, door vergunningen in het Wabo-domein af te geven, door toezicht te houden op de naleving ervan, door klachten van burgers af te handelen en door hen te adviseren. OZHZ doet dit transparant, oplossingsgericht, efficiënt langs geborgde kwaliteitsstandaarden, met kennis van het gebied en gericht op het op een duurzame wijze borgen van de omgeving- en milieukwaliteit in Zuid-Holland Zuid. Het motto van OZHZ is dat OZHZ bijdraagt aan een veilige, gezonde, duurzame, leefbare en vitale regio. De organisatieprincipes van de dienst zijn in 2013 wel aangescherpt: 1. Van output naar ‘outcome’gericht en themasturing 2. Naar een oriëntatie op doelen 3. Naar een oriëntatie op doelgroepen 4. Structurele externe oriëntatie Enkele in het oog springende wijzigingen in de organisatie en formatie van OZHZ: -

Er is geen functie van adjunct-directeur meer; Alle bedrijfsvoeringstaken zijn ondergebracht bij de nieuw gevormde afdeling Bedrijfsvoering, die tegelijkertijd hiermee is omgevormd tot een volwaardige afdeling op het gebied van interne dienstverlening, inclusief P-domein en Kwaliteitszorg;


2

-

Binnen de afdeling Toezicht en Handhaving (T&H) is er voor gekozen om geen geografische maar een functionele scheiding aan te brengen tussen de uitvoerende bureaus. Er zijn nu de volgende bureaus:

-

-

o

Bureau Bouwen, Brandveiligheid en Integraal toezicht;

o

Bureau Milieu en Groen;

o

Bureau Programmering en Sanctionering.

De afdeling Vergunningen en Meldingen (V&M) is als volgt ingericht: o

Bureau Milieu en Procesondersteuning;

o

Bureau Bouw, APV en juridische ondersteuning.

De afdeling Milieu en Ruimte heeft geen wijziging ondergaan, anders dan een naamswijziging: Expertise en Advies.

Het organogram van de organisatie ziet er als volgt uit:


3

3. Medewerkers in beeld a. Omvang formatie en verdeling man-vrouw Binnen gemeenten is het aantal vrouwen in 2012 gegroeid en bedroeg 47,5%: een stijging van 0,4 procentpunt ten opzichte van 2011 (personeelsmonitor gemeenten, 2013). Cijfers van gemeenten over het jaar 2013 zijn op dit moment nog niet bekend. Op 31 december 2013 werkten bij OZHZ 133 mannen (64,3%) en 74 vrouwen (35,7%). Ten opzichte van voorgaande jaren is dit een groei van het aantal vrouwen binnen de dienst. In 2011 was dit aandeel nog 32,1% en steeg in 2012 naar 33,3%. De groei van het aantal vrouwelijke medewerkers komt overeen met de algemene trend binnen gemeenten. Er is sprake van een verschillende leeftijdsopbouw van de bezetting naar geslacht. Zo zijn de mannen boven de 60 jaar sterk oververtegenwoordigd. Dit neemt langzaam af naarmate de leeftijd lager wordt.

140

120

aantal dvb

100

80 Man Vrouw 60

40

20

0


4

b. Deeltijd werk / full time (M/V) Van het totaal aantal dienstverbanden (dvb) binnen de Omgevingsdienst (207) gaat het in ruim 32% om een dienstverband in deeltijd. Ruim 67% van de medewerkers werkt fulltime. Vrouwen werken binnen gemeentelijke organisaties vaker in deeltijd dan mannen; 70,3% tegenover 15,7% (Personeelsmonitor 2012). Bij de mannen is het aantal fulltimers hoger dan bij de vrouwen. Bij de mannelijke medewerkers werkt 85% fulltime en bij de vrouwelijke medewerkers is dit 36%. De 207 medewerkers bij OZHZ vertegenwoordigen gezamenlijk 192,4 fte.

120

100

aantal dvb

80

Deeltijd

60

Fulltime 40

20

0 Man

Geslacht

Vrouw

c. Leeftijdsopbouw (M/V) In 2013 is de gemiddelde leeftijd met 46,3 jaar licht onder het gemiddelde in vergelijking met gemeentelijke organisaties in 2012 maar hoog te noemen in vergelijking met de totale werkzame beroepsbevolking. De gemiddelde leeftijd bij OZHZ was in het eerste jaar van haar bestaan bijna 45 jaar en is in 2012 gestegen naar 45,6 jaar. Bij de mannen is de gemiddelde leeftijd 47,6 en bij de vrouwen 43,8. De leeftijdsopbouw binnen de dienst ziet er als volgt uit, verdeeld over de bestaande leeftijdscategorieën:


5

Leeftijd

Aantal

%

Fte

dvb

Fte' Man

Vrouw

< 25

3

1,40%

3

1

2

25 - 35

34

16,40%

31,8

19,6

12,2

35 - 45

56

27,10%

51,8

31,3

20,5

45 - 55

66

31,90%

61,1

43,7

17,5

55 - 60

32

15,50%

29,5

21,7

7,7

60+

16

7,70%

15,2

12,7

2,5

Totaal

207

100%

192,4

130

62,4

Bij de mannen is de leeftijdsgroep 45 tot 55 jaar het grootst, bij de vrouwen de leeftijdscategorie van 35 tot 45 jaar. Slechts 1,4% van de medewerkers is jonger dan 25. Wanneer dit wordt vergeleken met de totale werkzame beroepsbevolking in Nederland is het aandeel jongeren tot 25 jaar 10,2%. Slechts 1,0% van de gemeentelijke bezetting is in het jaar 2011 en 2012 jonger dan 25 jaar. Ook de groep 25 tot 35-jarigen is bij OZHZ en bij gemeenten sterk ondervertegenwoordigd in vergelijking met die groep in de beroepsbevolking. Factoren die hierbij een rol spelen, zijn de afnemende instroom van jongeren in de gemeentelijke bezetting in de afgelopen jaren en het als gevolg van bezuinigingen niet verlengen van tijdelijke contracten, wat jongeren vaak het hardst raakt (A+O Fonds gemeenten). Binnen de werkzame beroepsbevolking kent de man-vrouw verhouding naar leeftijd overal, behalve bij de leeftijdscategorie 55-65 jaar, een bijna gelijke verdeling. Bij OZHZ is een scheve man-vrouw verhouding te zien. Zoals hierboven genoemd is de gemiddelde leeftijd binnen OZHZ 46,3 jaar. Wanneer de gemiddelde leeftijd per afdeling in kaart wordt gebracht geeft dat het volgende beeld: Opvallend is dat de gemiddelde leeftijd binnen de directie Afdeling

Leeftijd

Directie en staf

43,4

Toezicht en Handhaving

48,8

Expertise en Advies

46,5

Vergunningen en Meldingen

44,5

Bedrijfsvoering

46,0

en staf onder het gemiddelde is en bij de afdeling Toezicht en Handhaving boven de gemiddelde leeftijd.

d. Schaalverdeling (M/V) OZHZ kent diverse functies van salarisschaal vier tot en met schaal 17. Bij de mannen heeft het overgrote deel een functie op schaal 10 en hoger: 101 van de 133 mannen.


6

De meerderheid van de vrouwen heeft een functie in de categorie schaal 6 t/m 9: het gaat hierbij veelal om ondersteunende functies. Grafisch ziet dit er als volgt uit: 120

100

aantal dvb

80

Schaal 1 t/m 5

60

Schaal 6 t/m 9 Schaal 10 en hoger

40

20

0 Man

Vrouw Geslacht

Binnen gemeenten zijn ook duidelijke verschillen waarneembaar in de bezetting naar salarisschaal. Zo is 35,5% van de mannen ingeschaald in schaal 10 tot en met 12. Bij de vrouwen is 49,8% ingeschaald in schaal 7 tot en met 9 (Personeelsmonitor 2012).

e. Instroom en uitstroom Bij de oprichting van OZHZ stroomden 47 medewerkers vanuit de Provincie Zuid-Holland en 142 medewerkers vanuit de Milieudienst Zuid-Holland Zuid in. OZHZ telde daarmee bij haar oprichting op 1 januari 2011 in totaal 189 medewerkers. In 2008 bedroeg het instroompercentage van gemeenten 10,9%. In de jaren daarna daalde het instroompercentage aldoor, tot 3,9% in 2012. Een belangrijke oorzaak van de dalende instroom zijn de bezuinigingen waarmee overheden te maken hebben. Als gevolg hiervan nemen veel gemeenten weinig tot geen nieuwe mensen meer aan. (A+O Fonds gemeenten). In tegenstelling tot de daling van instroom bij gemeenten, is het instroompercentage bij OZHZ juist toegenomen. In 2011 was het percentage 5,3%, in 2012 6,5% en in 2013 8,0%. Deze stijging is onder meer te verklaren doordat taken zijn overgekomen vanuit het Servicecentrum Drechtsteden (SCD, receptie- en financiële taken) en vanuit de gemeente Alblasserdam (bouwen woningtoezichttaken). In 2013 heeft OZHZ twee stagiaires een goede leerplek kunnen bieden. Wanneer een koppeling gemaakt wordt naar de leeftijdsopbouw van de voorgaande paragraaf is het interessant te zien welke leeftijden zijn ingestroomd. De gemiddelde leeftijd van de totale instroom is 42,9 jaar. Dit is 3,6 jaar onder het leeftijdsgemiddelde (46,3 jaar) van de totale organisatie. De instroom vanuit het SCD is een gemiddelde leeftijd van 52,6 jaar (6,1 jaar hoger) en vanuit de gemeente Alblasserdam is dit 42,4 jaar (4,1 jaar lager). De eigen geworven medewerkers vanaf 2011 tot en met 2013 hebben een gemiddelde leeftijd van 38,6 jaar.


7

Vanaf 2011 heeft OZHZ de wens gehad om meer vrouwen op managementfuncties aan te stellen. Dit streven is het afgelopen jaar niet gelukt. Binnen OZHZ werkt één vrouwelijke manager. In 2013 zijn twee managementvacatures opengesteld waarbij in de vacature de voorkeur voor een vrouw genoemd was. De vacatures zijn ingevuld, maar de sollicitatieprocedures hebben niet geleid tot het aanstellen van vrouwelijke managers.

f. Ambtsjubilea en gratificaties In 2013 hebben elf medewerkers hun ambtsjubileum gevierd. Negen medewerkers zijn in het zonnetje gezet vanwege hun 12,5-jarig ambtsjubileum, een medewerker vanwege zijn 25-jarig ambtsjubileum en een medewerker was in 2013 zelfs 40 jaar ambtenaar. De jubilarissen hebben verschillende waarderingen ontvangen zoals bloemen, een receptie en een geldelijke uitkering, al naar gelang het aantal jaren dat zij ambtenaar waren en volgens de hiervoor geldende regeling. In het jaar 2013 zijn gratificaties toegekend aan medewerkers vanwege buitengewone bekwaamheid of geleverde prestaties. In totaal is een bedrag van € 5.750,00 uitgekeerd en hebben 27 medewerkers een gratificatie mogen ontvangen.

g. Ontwikkeling: invoering competentiemanagement en strategische personeelsplanning Op 1 januari 2013 is OZHZ gestart met werken met competentiemanagement. Het jaar 2013 was een oefenjaar. In juli 2013 heeft een tussenevaluatie plaatsgevonden naar de bevindingen van het personeelsinstrument. Na een jaar is het gebruik van competentiemanagement in zijn totaliteit geëvalueerd. De conclusie van deze evaluatie(s) is dat competentiemanagement door medewerkers en leidinggevenden gezien wordt als een positief en nuttig personeelsinstrument. Laagdrempelig en een goede kapstok voor een gezamenlijk gesprek over de ontwikkeling van medewerkers. Gebleken is dat het instrument in de praktijk nog meer vormgegeven kan worden. Afspraken kunnen beter geformuleerd worden en er kan meer voortgangscontrole plaatsvinden. Zowel medewerkers als managers zijn van mening dat dit zal groeien. Competentiemanagement is een onderdeel geworden van het personeelsbeleid binnen de dienst en wordt in het kader van de jaargesprekken-cyclus besproken tussen medewerkers en hun leidinggevenden. Hiermee is reeds in het proefjaar de doelstelling bereikt om competentiemanagement een standaard onderdeel van het personeelsbeleid te laten zijn. Besloten is dat OZHZ zal blijven werken met competentiemanagement. Voor iedere medewerkers van OZHZ is een kerncompetentie vastgesteld: vertrouwen en verantwoordelijkheid nemen en geven. In 2013 is ook een start gemaakt met de invoering van strategische personeelsplanning (SPP). De directe aanleiding hiertoe is het, op 18 september 2013 tussen de werkgever en de werknemersorganisaties AbvaKabo FNV en CNV Publieke Zaak gesloten Sociaal Beleidskader (SBK) dat geldt van 1 september 2013 tot 31 augustus 2017. Het Sociaal beleidskader, bestaande uit het Convenant Drechtsteden/Zuid Holland Zuid 2013 – 2017, en het Regionaal Sociaal Plan Drechtsteden/Zuid Holland Zuid 2013 – 2017, geldt in zijn geheel voor de Omgevingsdienst Zuid-Holland Zuid.


8

Binnen OZHZ gaat de komende jaren in een goed samenspel tussen management en medewerkers invulling gegeven worden aan het gestelde in het SBK en met name aan de strategische personeelsplanning, met alle daarin genoemde stappen en voorzieningen. Er heeft een voorlichting voor medewerkers plaatsgevonden en er is informatiemateriaal ter beschikking gesteld via intranet en managers. Vanaf begin 2014 zal aan de medewerkers worden medegedeeld en besproken in welke mobiliteitscategorie volgens onderstaand schema zij zijn ingedeeld en op welk ondersteuningspakket zij een beroep kunnen doen. Per persoon is een persoonlijk ontwikkelbudget gereserveerd van € 500 per persoon, per jaar. Op niveau van de totale organisatie ziet het beeld er als volgt uit: Categorie

Toelichting

A1

Vaste waarde eigen functie

Aantallen binnen OZHZ 144

a. medewerker presteert in de huidige functie bevredigend/goed.

A2

b. streeft naar bijhouden/verdieping van eigen vakgebied

69,6%

Stabiel 2

12

Ontwikkelaar eigen functie a. medewerker presteert in de huidige functie onvoldoende.

5,8%

b. is in staat zich te ontwikkelen binnen zijn/haar functie

B1

Ontwikkelaar 1

24

Ontwikkelaar andere functie a. medewerker presteert in de huidige functie bevredigend/goed.

11,6%

b. heeft de potentie zicht te ontwikkelen naar een bepaalde functie vertikaal of horizontaal binnen een termijn van 2 – 5 jaar B2

Ontwikkelaar 2

3

Ontwikkelaar andere functie a. medewerker presteert in de huidige functie bevredigend/goed.

1,4%

b. wenst de kwaliteiten op andere plek in te zetten maar weet nog niet in welke richting en op welke termijn, wel tussen 2 – 5 jaar C1

Mobiel 1

2

Mobiel intern a. medewerker presteert in de huidige functie bevredigend/goed.

1%

b. wenst de kwaliteiten op andere plek in de organisatie/netwerk in te


9

zetten binnen een termijn van 2 jaar C2

Mobiel 2

11

Mobiel intern/extern a. de huidige functie past niet bij de kwaliteiten van de medewerker.

5,3%

b. wenst of moet de kwaliteiten op andere plek inzetten C3

Mobiel 3

5

Mobiel intern/extern a. de huidige functie zal op termijn verdwijnen/wezenlijk veranderen

2,4%

b. wenst de kwaliteiten op andere plek in te zetten K6

Medewerker is op datum eerste inventarisatie korter dan 6 maanden in

6

dienst (peildatum 1 februari 2014). Indeling mogelijk op een later tijdstip (tweede fase na februari 2014). 2,9%

Bijna 75% van de medewerkers valt in de categorie ‘stabiel’. Deze medewerkers zitten goed op hun plek in de organisatie waarvan een klein percentage zich nog verder in de functie kan ontwikkelen. Dat wil zeggen dat bij 75% van de medewerkers de komende tijd geen externe uitstroom te verwachten is. Een gezond fundament voor de organisatie. Een percentage van 13% is ingedeeld in de categorie ‘Ontwikkelaar’. Deze medewerkers hebben de potentie om door te groeien of willen graag zelf groeien naar een andere functie horizontaal of verticaal. Belangrijk is om goed in gesprek te zijn met deze medewerkers over ontwikkeling en kansen om hen, wanneer doorgroei niet direct kan, te blijven boeien en binden. Voor vijf medewerkers (2,4%) is aangegeven dat reeds voorzien wordt dat functies op termijn verdwijnen c.q. drastisch wijzigen. Door het nú reeds uitspreken van deze verwachting kunnen betrokken medewerkers starten met het vergroten van hun kansen op een nieuwe functie intern of extern. Op deze wijze worden zij straks niet overvallen door een situatie van boventalligheid. De indeling in de C3 categorie is dan ook ter voorkoming van boventalligheid en dit wordt binnen OZHZ nadrukkelijk gezien als verantwoordelijkheid van het management en van de medewerker samen. Deze verantwoordelijkheden zijn uitgewerkt in het SBK.

h. Bezwaar, beroep, disciplinaire zaken Op grond van de verordening behandeling rechtspositionele bezwaren Omgevingsdienst ZHZ is er een commissie voor advies voor de behandeling van rechtspositionele bezwaren tegen besluiten van het dagelijks bestuur van OZHZ. De commissie bestaat uit de leden van de bezwarencommissie gemeentepersoneel en hun plaatsvervangers. In onderstaande tabellen wordt een overzicht gegeven van het aantal bezwaren die zijn


10

ingediend in 2012 en 2013, alsmede het advies van de bezwarencommissie. Ten opzichte van 2012 is het aantal ingediende bezwaren sterk verminderd.

Categorieën

2012

Bezoldiging

2013 1

Schorsing

3

Beoordeling

2

1

Sollicitatie

1

1

Ontslag

2

Totaal

8

3

2012

2013

Resultaat Ongegrond

4

Gegrond

1

Ingetrokken

3

Lopend Totaal

1 2

8

3

In 2013 is het besluit genomen om per januari 2014 één regionale bezwarencommissie in te stellen om te adviseren over bezwaren gericht tegen rechtspositionele besluiten van de Drechtstedelijke gemeenten en de gemeenschappelijke regelingen. Dat betekent dat de bovengenoemde commissie met ingang van 1 januari 2014 is opgeheven. Wanneer een medewerker het niet eens is met de beslissing op het bezwaarschrift kan beroep worden ingesteld bij de Rechtbank, sector Bestuursrecht. Tegen de uitspraak van de Rechtbank kan de medewerker hoger beroep instellen bij de Centrale Raad van Beroep. Dit is in 2013 vier keer gebeurd. Twee beroepen zijn gegrond verklaard ten aanzien van een tweetal medewerkers die bezwaar hadden gemaakt tegen de afwijzing van het verzoek om aanspraak te maken op een specifieke personeelsregeling. De Rechtbank was van oordeel dat de werkgever onvoldoende heeft gemotiveerd waarom de hardheidsclausule uit het Sociaal Plan niet op de twee medewerkers van toepassing was. OZHZ heeft hierop hoger beroep ingesteld. Een andere beroepzaak is in 2013 ongegrond verklaard. Dit was een beroepzaak tegen een ontslag waarbij OZHZ in het gelijk is gesteld. De vierde beroepszaak betreft een afwijzing bij een interne sollicitatie; deze zaak loopt nog.


11

i. Ziekteverzuim Het ziekteverzuim binnen OZHZ was in 2013 hoog te noemen. Het ziekteverzuimpercentage in Nederland is rond 4%. Het verzuimcijfer van gemeenten is de laatste jaren rond 5,4% en daarmee hoger dan het algemene landelijke verzuimcijfer (A&O fonds). OZHZ scoort met 7,13% (was in 2012 nog 5,46%) nog een stuk hoger. De landelijk gemiddelde meldingsfrequentie is eenmaal (Arbo Unie). Men meldt zich gemiddeld eenmaal per jaar ziek. Binnen OZHZ is dit 1,84 (was in 2012 nog 1,66). Een paar opvallende punten rondom de verzuimcijfers zijn: -

De meldingsfrequentie is bij een aantal afdelingen tweemaal het landelijk gemiddelde van eenmaal per jaar.

-

De overgang van kort naar lang ziekteverzuim is groot.

-

Bij de langdurig zieken is het aantal mensen dat last heeft van psychische klachten bijzonder hoog.

Aan het einde van het jaar 2013 is daarom gestart met een aantal maatregelen om het ziekteverzuim binnen OZHZ te verminderen. Het aantal Sociaal Medisch Overleggen (SMO) is geïntensiveerd van vijf naar tienmaal per jaar. In dit overleg worden alle lopende verzuimzaken goed doorgesproken voor wat betreft proces, procedure, voorwaarden, wordt de eenheid in aanpak bewaakt én leren de managers ook van elkaar. Het contact met de bedrijfsarts is hierdoor ook intensiever. Verwacht wordt dat hiermee de doorstroom van kort en middellang naar lang verzuim zal verminderen. Vanuit de Arbo Unie is ook aanbevolen om kort frequent verzuim te monitoren en te starten met het voeren van preventieve gesprekken tussen medewerkers die frequent verzuimen en managers. Daarnaast is voorgesteld om kort frequent verzuim als vast agendapunt in het SMO aan de orde te laten komen en hiermee is in 2013 een start gemaakt. Daarnaast zullen alle managers (directeur, afdelingshoofden en bureauhoofden) een training ziekteverzuimgesprekken volgen in februari 2014. De bedrijfsarts heeft over het ziekteverzuim binnen de Omgevingsdienst onder meer het volgende gerapporteerd: “Het totale verzuimvolume wordt bepaald door het totaal aantal ziektedagen per jaar binnen een bedrijf. Binnen de afspraken tussen de Omgevingsdienst ZHZ en Arbo Unie worden medewerkers in principe na vier weken verzuim opgeroepen op het spreekuur bij Arbo Unie. Zodra een medewerker op het spreekuur is geweest, wordt de diagnose vastgesteld en vastgelegd in het systeem van Arbo Unie. Op die manier is op jaarbasis na te gaan welke ziekten het verzuim van >4 weken veroorzaakt. In Nederland is de verdeling tussen de ziekteoorzaken gemiddeld als volgt: -

25% wordt veroorzaakt door klachten van het houding- en bewegingsapparaat (HBA)

-

25% wordt veroorzaakt door psychische klachten

-

10% door overige klachten (bv longaandoeningen of hartklachten)

-

40% is kort verzuim waarvan geen diagnose bekend is.

Bij de Omgevingsdienst ZHZ is de verdeling als volgt: -

6 % wordt veroorzaakt door klachten van het houding- en bewegingsapparaat (HBA)

-

52% wordt veroorzaakt door psychische klachten

-

5% door overige klachten (bv longaandoeningen of hartklachten)

-

37% is kort verzuim waarvan geen diagnose bekend is.


12

Bij het overgrote deel van de mensen met psychische klachten is er geen relatie met het werk. Wel is er sprake van een aantal kwetsbare medewerkers met chronische klachten, die in meerdere jaren langdurig uitvallen. Dit drukt enorm op het verzuimpercentage. Tijdens de verzuimbegeleiding wordt vastgelegd of er sprake is van een relatie tussen het verzuim en de werksituatie. Vaak is er sprake van een combinatie van factoren, maar zodra de factor ‘werk’ voor meer dan 50% bepalend is voor het verzuim, wordt het verzuim als arbeidsgerelateerd verzuim vastgelegd. In 2013 was er bij drie verzuimgevallen sprake van een relatie met het werk. In een geval ging het om een probleem in de arbeidsverhoudingen, in twee gevallen betrof het problemen in de arbeidsvoorwaarden. Arbeidsgebonden verzuim bepaalde 6% het totale verzuimvolume. Bedrijfsongevallen hebben in het jaar 2013 niet plaatsgevonden. Wel was er een privéongeval met verzuim. Dit ongeval bepaalde 0,6% het verzuimvolume. 93,4 % van het totale verzuimvolume is dus niet arbeidsgebonden (en niet ongevalsgerelateerd) verzuim.” Vergeleken met andere organisaties kan gesteld worden dat de Omgevingsdienst op het gebied van ziekteverzuim grotendeels te maken heeft met 'ongrijpbaar' ziekteverzuim.

j. Onderzoek medewerkertevredenheid (MTO)

Van oktober tot en met november 2013 heeft een online onderzoek plaatsgevonden naar de medewerkertevredenheid binnen OZHZ. Dit is uitgevoerd door TNS NIPO met gebruikmaking van de InternetSpiegel. Er was een zeer hoge respons van 88%, wisselend tussen de 75% en 100% per bureau (gemiddelde bij InternetSpiegel: 75%). Dit geeft een hoge betrokkenheid van de medewerkers aan. Enkele opvallende resultaten op organisatieniveau zijn: -

OZHZ-medewerkers zijn gemiddeld tevreden over de inhoud van hun werk;

-

Zij zijn vooral positief over samenwerking en zelfstandigheid;

-

Er bestaan kritische geluiden rondom informatie en communicatie binnen de organisatie;

-

De rol van de leidinggevende wordt relatief positief beoordeeld;

-

Binnen de gehele organisatie zijn signalen van hoge werkdruk zichtbaar;

-

Een mogelijke verklaring voor hoge werkdruk: een verstoorde verhouding tussen directe- en ondersteunende werkzaamheden (men geeft aan te veel tijd bezig te zijn met ondersteunende werkzaamheden);

-

Medewerkers bij OZHZ zijn zeer kritisch over de werkplek (ondanks interne verhuizingen);

-

Medewerkers zijn kritisch richting het management t.a.v. de acties die zij nemen bij ziekteverzuim.

-

Vooral het management vindt dat de kwaliteit van de ondersteuning op terrein van arbo en verzuim verbeterd moet worden (bedrijfsarts, preventiemedewerker en arbodienst).

In het eerste kwartaal van 2014 worden op afdelings- en bureauniveau de resultaten uit het onderzoek besproken met de medewerkers en gaat bezien worden wat de prioriteiten zijn die opgepakt gaan worden.


13

k. Ondernemingsraad Binnen OZHZ wordt veel waarde gehecht aan goede samenwerking met de Ondernemingsraad. Om de zes tot acht weken vindt een overleg plaats tussen de OR OZHZ en de bestuurder, zijnde directeur OZHZ. Een samenvattend verslag van deze overleggen wordt geplaatst op Intranet. Verder heeft er in 2013 twee keer een zgn. artikel 24 WOR overleg plaatsgevonden. Tijdens dit overleg is met de bestuurder de algemene gang van zaken van de organisatie besproken alsmede de verwachtingen voor de komende periode. De overlegvergaderingen met de OR worden als prettig en zinvol beschouwd. In 2013 zijn adviezen/instemmingen door de OR uitgebracht ten aanzien van verschillende onderwerpen. Daarbij moet gedacht worden aan de benoeming van een nieuwe directeur, werkafspraken inzake de leaseregeling, evaluatie competentiemanagement, evaluatie Organisatie OZHZ 2.0 e.d. Naast bovengenoemde adviezen c.q. instemmingen zijn binnen de OR OZHZ in 2013 de volgende onderwerpen aan de orde geweest: 1.

Huisvesting;

2.

Nieuwe Werken;

3.

Vervoersmanagement;

4.

ICT-aanbesteding;

5.

Competentiemanagement;

6.

Overdracht van taken Leerdam;

7.

Integriteit.

l. Personeelsvereniging OZHZ kent een actieve personeelsvereniging, SMOG (Samen Meer Ontspannen Genieten) met 160 leden. In 2013 zijn meerdere activiteiten ondernomen zoals: -

Algemene ledenvergadering (maart);

-

Workshop bonbons maken (april);

-

Paintballen (april);

-

Wereldhavendagen Dinnerparty (september);

-

Motortocht (juli);

-

Workshop fotografie (september en oktober);

-

Sinterklaas voor kinderen en medewerkers (november en december);

-

Kerstconcert (december).


14

4.Samenvatting en speerpunten a. Samenvatting

OZHZ bestaat inmiddels drie jaar en is in 2013 gegroeid in het aantal taken en het aantal medewerkers. Het aandeel mannelijke medewerkers is groot, maar ook dit jaar is het percentage vrouwen gegroeid. De verwachting is dat deze trend zich voortzet zodat binnen enkele jaren een evenwicht is bereikt. Een andere trend is dat de (reeds hoge) gemiddelde leeftijd blijft stijgen. Deze stijging is een logisch gevolg van het aanbod op de arbeidsmarkt. Gebleken is dat 75% van de huidige medewerkers in een voor hen goed passende functie zijn aangesteld. Dit is een gezond fundament voor de organisatie. Voor 2,4% van de medewerkers is mobiliteit noodzakelijk omdat de functie op termijn sterk wijzigt of verdwijnt. Het ziekteverzuimpercentage is erg hoog binnen de organisatie, met name door het langdurig verzuim. 52% wordt veroorzaakt door psychische klachten waarvan bij het overgrote deel de oorzaak niet werk gerelateerd is. Dit is hoog te noemen in vergelijking met andere organisaties. Dankzij de resultaten van het uitgevoerde medewerkers tevredenheidonderzoek heeft de organisatie een aantal zaken om nader op in te zoomen. Zo zijn de medewerkers kritisch over een hoge werkdruk en zijn zij niet tevreden over hun fysieke werplek. Positief blijkt de samenwerking te zijn en de zelfstandigheid binnen de functie en zijn de medewerkers tevreden over de inhoud van hun werk. Belangrijk is dan ook om deze resultaten verder uit te werken en goed in contact te zijn met de vertegenwoordiging van de medewerkers; de OR. Ook in 2013 heeft de bestuurder de OR betrokken bij diverse onderwerpen zoals huisvesting en de evaluatie van de organisatie.

b. Speerpunten

OZHZ is een organisatie die volop in ontwikkeling is. Daarom is een aantal speerpunten voor 2014 benoemd. Een van de belangrijkste speerpunten op het gebied van personeel en organisatie, alsmede een opgave vanuit het Dagelijks Bestuur is het terugdringen van het ziekteverzuim. Hiervoor is in dit verslag aangegeven op welke wijze dit, samen met de Arbo Unie opgepakt wordt. Andere speerpunten voor 2014 zijn: -

Meer aandacht voor het ontwikkelen van medewerkers zodat zij aantrekkelijk blijven voor de interne en externe arbeidsmarkt. Hierbij zal nadere invulling worden gegeven aan strategische personeelsplanning. Het medewerkersbestand van de dienst zal nader in kaart gebracht worden in relatie tot inen externe ontwikkelingen en waar nodig zullen extra inspanningen worden geleverd om een zo goed mogelijke match tussen beide te kunnen realiseren.

-

Voorkomen van bovenformativiteit onder medewerkers die mobiel moeten worden. In 2014 zal een functiestratificatie plaatsvinden zoals omschreven in het plan ‘organisatie OZHZ 2.0’. Bekeken zal worden of de functieopbouw kwantitatief en kwalitatief nog goed passend is of dat verschuivingen plaatsvinden.


15

-

Daarnaast is het voornemen om samen met andere omgevingsdiensten een P&O-netwerk op te bouwen waarin kennis- en informatie-uitwisseling zal plaatsvinden maar ook afspraken kunnen worden gemaakt op het gebied van medewerkermobiliteit.

-

Blijvende aandacht voor het realiseren van een beter evenwicht tussen het aantal mannen en vrouwen binnen OZHZ, in het bijzonder in management functies.

Om een gezonde organisatie te blijven moeten bovenstaande speerpunten integraal worden bezien. In het strategisch personeelsplan zal dit medio 2014 worden samengebracht. Op basis van dit beleid kan de komende jaren gewerkt worden aan een blijvend vitale organisatie.


16

Sociaal Jaarverslag OZHZ Vastgesteld door het dagelijks bestuur op 26 juni

Recommend Documents