Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014

Inkoop- en aanbestedingsbeleid Menameradiel 2014

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014 Versie 1.4 01-april 2014

Pagina | 1


Voorwoord Voor de gemeente Menameradiel is een goede wijze van inkopen en aanbesteden van groot belang. Het is belangrijk dat aandacht wordt besteed aan de verdere professionalisering van de inkoop- en aanbestedingspraktijk in het licht van de doelmatigheid, rechtmatigheid en integriteit. Een professioneel inkoop- en aanbestedingsbeleid helpt de gemeente om een doelmatig inkoper te zijn. Het draagt niet alleen bij aan mogelijke besparingen, maar geeft tevens zichtbare verbeteringen van de kwaliteit van opdrachten. Denk daarbij ook aan efficiënte en innovatieve oplossingen. Professionalisering van de aanbestedingspraktijk is niet alleen een kwestie van (Europese) wetten en regels, maar ook van aanvullend beleid. De gemeente heeft vier doelstellingen geformuleerd ten aanzien van het beleid voor inkoop en aanbesteding: a) bevorderen van professioneel en economisch aanbesteden; b) bevorderen van de naleving van weten regelgeving; c) waarborgen van integriteit en d) verantwoorden van gevolgde procedures. In dit Inkoop- en aanbestedingsbeleid wordt het inkoopproces inzichtelijk en transparant gemaakt door de doelstellingen, uitgangspunten en kaders te schetsen waarbinnen Inkoop door de Gemeente plaatsvindt. Het beleid is bedoeld voor burgemeesters, wethouders, raadsleden en medewerkers die op welke manier dan ook (beleidsmatig, beheersmatig, controlematig) te maken hebben met inkoop en aanbesteding. Bovendien zorgt het er in belangrijke mate voor dat ook derden op de hoogte zijn van de eenduidige en transparante doelstellingen, uitgangspunten en procedures die de gemeente bij zijn inkopen hanteert.

Pagina | 2


Inhoudsopgave Inleiding .......................................................................................................................... 1. Doelstelling .............................................................................................................. 2. Juridische uitgangspunten ...................................................................................... 2.1 Algemeen juridisch kader ......................................................................................... 2.2 Uniforme documenten ............................................................................................. 3. Ethische en ideële uitgangspunten ......................................................................... 3.1 Integriteit ................................................................................................................ 3.2 Duurzaamheid ........................................................................................................ 3.3 Social return ............................................................................................................ 3.4 Sociale werkvoorziening ......................................................................................... 3.5 Innovatie................................................................................................................... 4. Economische uitgangspunten ................................................................................ 4.1 Inkoopprocedure .................................................................................................... 4.2 Waardebepaling van opdrachten ............................................................................ 4.3 Te hanteren aanbestedingsprocedures .................................................................. 4.4 Percelenregeling ....................................................................................................... 4.5 Uitsluitingsgronden, selectiecriteria ....................................................................... 4.6 Gunningcriteria ...................................................................................................... 4.7 Regionaal ondernemerschap .................................................................................. 4.8 Vergoeding inschrijvers ......................................................................................... 5. Organisatorische uitgangspunten .......................................................................... 5.1 Inkooporganisatie en verantwoordelijkheid .......................................................... 5.2 Bevoegdheid ............................................................................................................. 5.3 Interne controle ...................................................................................................... 5.4 Aanbestedingsdossier .............................................................................................. 5.5 Projectevaluatierapport ........................................................................................... 5.6 Evaluatierapport aannemer ..................................................................................... 5.7 Aangaan van verplichtingen ................................................................................... 5.8 Inkoopjaarplan Inkoopdossier ................................................................................ 6 Algemene bepalingen ............................................................................................. 6.1 Afwijkingen op het aanbestedingsbeleid ............................................................... 6.2 Evaluatie ............................................................................................................... 6.3 Inwerkingtreding ....................................................................................................

4 5 6 6 6 6 6 7 8 8 8 9 9 9 9 10 11 12 12 12 13 13 13 13 13 14 14 14 14 15 15 15 15

Bijlage 1 Begrippenlijst ...................................................................................................

16

Pagina | 3


Inleiding De gemeente werkt aan het professionaliseren van de inkoopfunctie. Het behoort tot haar publieke taak om de (regionale) concurrentie op te roepen voor inschrijving op overheidsopdrachten en dat zonder onderscheid en transparant te doen. Om de professionalisering succesvol te laten zijn, dient de markt het beleid te kennen, dienen inkoop- en aanbestedingstrajecten goed voorbereid te worden en laat de gemeente zich zowel intern als door de markt goed informeren. Professioneel inkopen is nodig. Omwille van het publieke karakter van de gemeente en het zorgvuldig omgaan met publieke middelen, maar ook om kostenvoordelen te behalen waardoor de bezuinigingsdruk op gemeenten kan worden ontlast. Door een meer bedrijfsmatige bedrijfsvoering zijn we in staat de publieke uitgaven en investeringsmiddelen efficiënter en effectiever te managen. Eventuele kostenvoordelen kunnen ten bate komen van de beleidsambities van de gemeente op andere terreinen, en dat is winst. De gemeente wil tevens een signaal afgeven aan het bedrijfsleven dat het belangrijk is om in de regio eenduidig en transparant te zijn en te handelen. Daarnaast biedt het beleid ook betere kansen aan regionaal gevestigde bedrijven om in te schrijven op overheidsopdrachten. Zowel de regionale economische ontwikkeling als werkgelegenheid kan daarmee worden gediend. De gemeente laat met de doelen en uitgangspunten zien dat het oog heeft voor een gezonde verhouding tussen professionaliteit van het overheidshandelen en de belangen van het regionale bedrijfsleven. Dit beleid kan tevens een basis vormen voor verdere samenwerking met de toekomstige fusiepartners. De ethische en ideële belangen blijven in dit beleid niet onderbelicht. Zowel gemeenten, als ondernemers in de regio krijgen te maken met maatschappelijke, duurzame en sociale eisen bij inkopen. De gemeente geeft hier uitvoering aan in de vorm door integer te handelen, belang te hechten aan duurzame oplossingen en het toepassen van Social return. Ook hierin is het streven van de gemeenten om ondernemers niet te benadelen maar juist te komen tot maatwerk en het meer integraal bereiken van brede beleidsdoelstellingen. De keuze voor de hoogte van de drempelbedragen die de gemeente hanteert is gebaseerd op een aantal afwegingen waarbij de grondslag de Aanbestedingswet vormt. Een aantal zaken uit de Aanbestedingswet (verplicht gebruik ARW, model Eigen verklaring en verplicht gebruik Gids Proportionaliteit) wordt in het Aanbestedingsbesluit (AMvB) geregeld. Bij aanbesteden moet de gemeente het beginsel van proportionaliteit in acht nemen. De Gids Proportionaliteit geeft daar uitvoering aan en geeft aanbestedende diensten een handvat om de hoogte van drempelbedragen en de te volgen proportionele inkoopprocedure te bepalen. De drempelbedragen uit dit beleid sluiten volledig bij genoemde bedragen uit de gids aan, die daarmee in belangrijke mate richtinggevend is geweest voor dit aanbestedingsbeleid. Voor het bedrijfsleven is de aansluiting bij de Gids Proportionaliteit ook van groot belang omdat deze tot stand is gekomen in een schrijfgroep waarbij MKB Nederland en het mkb bedrijfsleven uit verschillende sectoren vertegenwoordigd zijn. De drempelbedragen worden hiermee beoogd MKB vriendelijk te zijn. Dit is een goede stap in de bevordering van het ondernemersklimaat in de regio. Het kan voorkomen dat het college afwijkt van de in dit beleid opgenomen drempelbedragen. Daarvoor kunnen specifieke eigenschappen van de opdracht of marktomstandigheden aanleiding zijn. Dit vergt wel iedere keer een afzonderlijke motivering en collegebesluit, zodat hierover te allen tijde verantwoording kan worden afgelegd aan de raad en ook aan het bedrijfsleven.

Pagina | 4


1. Doelstelling Met het ontwikkelen en implementeren van het inkoop- en aanbestedingsbeleid streeft de gemeente ernaar om publieke gelden niet alleen doelmatig maar ook op een transparante, proportionele, eenduidige en nondiscriminatoire wijze te besteden. De gemeente kan dit doen door een groeiende professionalisering van haar inkoopfunctie. Om dit te bereiken heeft de gemeente de volgende uitgangspunten geformuleerd: • Juridische uitgangspunten; hoe gaan we om met weten regelgeving? • Ethische en ideële uitgangspunten; hoe gaan we om met integriteit en de maatschappij? • Economische uitgangspunten; hoe gaan we om met de markt, onze leveranciers? • Organisatorische uitgangspunten; hoe koopt de gemeente in? Met inachtneming van de bovengenoemde uitgangspunten worden de volgende doelen gerealiseerd; • Het vergroten en professionaliseren van (inkoop)kennis en het implementeren daarvan in de organisatie; • Een optimale prijs- kwaliteitsverhouding van inkopen; • Dat de opdrachtgever integer en betrouwbaar handelt; • Het hanteren van een eenduidige, transparante en heldere werkwijze; • Het betrekken van maatschappelijke, duurzame en sociale criteria bij inkopen; • Het beperken van financiële en juridische risico’s; • Het voldoen aan de eisen van rechtmatigheid; • Het reduceren van administratieve lasten voor de gemeente en leverancier; • Het eventueel bevorderen van inkoopsamenwerking zowel binnen de gemeente als met collega Gemeenten; • Dat een dusdanige aanbestedingsstrategie wordt gekozen zodat lokale en Regionale ondernemers deel kunnen nemen aan een inkoopprocedure; • Dat de gemeente zorgt voor maximale openbaarheid en toegankelijkheid van inkoopopdrachten.

Pagina | 5


2. Juridische uitgangspunten Met dit inkoopbeleid heeft de gemeente een actueel beleid dat voldoet aan alle huidige weten regelgeving. De gemeente neemt de Europese en nationale Aanbestedingswetgeving en flankerend beleid met de daarbij behorende richtlijnen, richtsnoeren en jurisprudentie in acht. Daarbij wordt specifiek aandacht geschonken aan de begrippen proportioneel, niet-discriminerend, transparant en objectief. Om bij het inkooptraject het rechtmatig proces te kunnen waarborgen werkt de gemeente met checklisten. 2.1 Algemeen Juridisch kader De voor het Inkoop- en aanbestedingsbeleid meest relevante weten regelgeving volgen uit: • Aanbestedingswet 2012: dit nieuwe wettelijke kader implementeert de Europese Richtlijnen 2004/18/EG en 2004/17/EG (‘Aanbestedingsrichtlijnen’) en Richtlijn 2007/66/EG (‘Rechtbeschermingsrichtlijn’). Deze wet biedt één kader voor overheidsopdrachten boven en – beperkt – onder de (Europese) drempelwaarden en de rechtsbescherming bij (Europese) aanbestedingen. • Europese weten regelgeving: weten regelgeving op het gebied van aanbesteden is afkomstig van de Europese Unie. De ‘Aanbestedingsrichtlijnen’ vormen momenteel de belangrijkste basis. De interpretatie van deze Aanbestedingsrichtlijnen kan volgen uit Groenboeken, Interpretatieve Mededelingen etc. van de Europese Commissie. • Burgerlijk Wetboek: het wettelijke kader voor overeenkomsten. • Gemeentewet: het wettelijke kader voor gemeenten. 2.2 Uniforme documenten De Gemeente streeft er naar om uniforme documenten te hanteren, tenzij een concreet geval dit niet toelaat. Uniformiteit in de uitvoering draagt eraan bij dat Ondernemers weten waar ze aan toe zijn en landelijk gezien niet steeds met verschillende procedureregelingen worden geconfronteerd. De Gemeente past bij de betreffende Inkoop in ieder geval toe: • Aanbestedingsreglement werken 2012 (‘ARW 2012’); • Richtsnoeren Leveringen en Diensten van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; • Uniforme klachtenregeling van het Ministerie van Economische Zaken, Landbouw en Innovatie; • Gids Proportionaliteit.

3. Ethische en ideële uitgangspunten De gemeente kan tijdens een inkooptraject naast een doelmatige verhouding tussen prijs en kwaliteit andere belangen hebben. Deze belangen worden verwoord in ethische en ideële uitgangspunten en voorzien in maatschappelijke, duurzame en sociale aspecten waarmee bij inkopen rekening gehouden moet worden. 3.1 Integriteit De groeiende aandacht voor inkopen en aanbesteden binnen de (gemeentelijke) overheid is het gevolg van het streven naar bestuurlijke en ambtelijke integriteit. Belangrijk hierin is dat medewerkers een zakelijke relatie onderhouden met leveranciers. Met integer wordt bedoeld, handelend volgens de wet en de algemene beginselen van behoorlijk bestuur (onder meer openbaarheid, objectiviteit en zorgvuldigheid). Pagina | 6


De afdelingshoofden en de medewerkers moeten verantwoording kunnen afleggen aan het college en het college aan de eigen gemeenteraad over de wijze waarop publieke middelen besteed zijn. Daarbij volstaat het niet om alleen belangenverstrengeling tegen te gaan maar dient elke schijn daarvan vermeden te worden. Ook van opdrachtnemers (leveranciers en aannemers) wordt integriteit geëist. Daaronder wordt begrepen, dat een opdrachtnemer van onbesproken gedrag moet zijn en dat ondernemers zich niet bezig houden met criminele of illegale praktijken. Integriteit kan worden getoetst door het invullen van de Eigen Verklaring en/of het toepassen van uitsluiting gronden. Integer handelen houdt voor de gemeente ook in dat bij het vervaardigen van producten en leveren van producten en diensten geen gebruik gemaakt wordt van kinderarbeid. Alle deelnemers aan een gemeentelijke aanbestedingsprocedure dienen hiertoe, als onderdeel van de selectiecriteria, een verklaring te ondertekenen. Er bestaan verschillende keurmerken die in meer of mindere mate garanties bieden tegen inzet van kinderarbeid bij het vervaardigen van producten en leveren van producten en diensten. Een van deze keurmerken is de SA8000. Dit is een universele standaard voor alle bedrijven in alle landen inzake maatschappelijk verantwoord ondernemen. De standaard is gebaseerd op conventies van de Internationale Arbeidsorganisatie ILO; de universele verklaring van de rechten van de mens; de VN conventie voor de rechten van kinderen. De SA8000 standaard bevat onder meer voorschriften met betrekking tot kinderarbeid 3.2 Duurzaamheid De VNG heeft met het Rijk afgesproken dat gemeenten voor 75 % duurzaam inkopen. Het streven is erop gericht dat dit in 2015 100% is. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Om die reden worden bij iedere inkoop de duurzaamheidcriteria meegenomen. Medewerkers die betrokken zijn bij inkoop, moeten op de hoogte zijn van de mogelijkheden om duurzaam in te kopen. Zij moeten de beschikbare mogelijkheden gebruiken en de balans tussen mens, milieu en munten ( People, Planet, Profit) als volgt afwegen: • bij aanvang van elk inkooptraject moeten zij de mogelijkheden tot duurzaam inkopen verkennen en zo nodig achteraf verantwoorden; • in de programma’s van eisen de duurzaamheidscriteria van agentschap.nl opnemen, indien het werk zich daar voor leent; • duurzaamheid expliciet meenemen bij de beoordeling van leveranciers en aanbiedingen; • duurzaamheidafspraken daar waar mogelijk expliciet opnemen in het contract. Co2 ladder Bij aanbestedingen van werken in de GWW-sector (grond-, weg- en waterbouw) wordt in toenemende mate de CO2-prestatieladder als prestatie eis meegewogen. Dit instrument is door Pro Rail ontwikkeld om bouwbedrijven te prikkelen tot duurzamere werkwijze via klimaatbewuste productie en vermindering van CO2-uitstoot door bouwmaterieel. Het instrument wordt door opdrachtgevers en opdrachtnemers gebruikt bij aanbestedingen. Het basisprincipe van de ladder is dat inspanningen van bedrijven worden gehonoreerd. Een hogere score op de Pagina | 7


ladder wordt beloond met een concreet voordeel in het aanbestedingsproces, in de vorm van een fictievekorting op de inschrijfprijs. De trede die een bedrijf heeft bereikt op de CO2-Prestatieladder vertaalt zich in een ‘gunningvoordeel’. Hoe hoger de trede of het niveau op het certificaat, hoe meer voordeel het bedrijf krijgt bij de gunningafweging. De aanbestedende organisatie bepaalt het gunningvoordeel per niveau van de ladder. Het algemene beeld is dat het Co2 criteria steeds meer van toepassing wordt verklaard bij aanbestedingen. In de komende periode worden de mogelijkheden onderzocht om deze prestatieladder toe te gaan passen in onze aanbestedingen. 3.3 Social return Social return is onderdeel van maatschappelijk verantwoord ondernemen. De gemeente hecht grote waarde aan het verbeteren van de positie van mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Hiervoor verplicht de gemeente zich om vanaf € 100.000 voor leveringen en diensten en vanaf € 250.000 voor werken Social Return toe te passen. Hoe het best inhoud gegeven kan worden aan de invulling van Social return wordt bij elke inkoopopdracht bepaald. De gemeente neemt hiervoor contact op met Pastiel. Pastiel is een samenwerkingsverband tussen de Dienst Sociale Zaken en Werkgelegenheid van 13 gemeenten in het westen van Friesland. Het doel is om uitkeringsgerechtigden zo snel en duurzaam mogelijk aan werk helpen. De Dienst zal vervolgens beoordelen of er mogelijkheden zijn voor de inzet van cliënten van de Dienst. Indien dit het geval is, adviseert de Dienst om in het bestek voor de aanbesteding de preferentie op te nemen dat de inschrijver bereid moet zijn om in overleg vast te stellen om een deel van de aanneemsom te besteden aan het (tijdelijk) vestigen van een werkervaringsplaats, dan wel een beroepsbegeleidende leerweg (BBL) of te besteden aan lonen ten behoeve van de inzet van werklozen. 3.4 Sociale werkvoorziening De gemeente neemt diensten af van sociaal werkvoorzieningsschap Empatec. De mensen worden ingezet voor groenonderhoud en onderhoud van voetpaden. Het werkvoorzieningsschap is een zelfstandige organisatie. Het betreft een openbaar lichaam op grond van de Wet gemeenschappelijke regelingen. De gemeente kan in voorkomende gevallen binnen de grenzen van weten regelgeving een opdracht aan een Sociale Werkvoorziening verlenen. Bij voorkeur worden opdrachten van diensten die op het terrein van de sociale werkvoorziening liggen , daaraan verleend. Voorwaarden hierbij zijn dat het past in de bedrijfsvoering van de gemeente en dat de verhouding tussen prijs en kwaliteit marktconform is. 3.5 Innovatie De Gemeente moedigt daar waar mogelijk innovatiegericht Inkopen (en aanbesteden) aan. Bij innovatiegericht Inkopen wordt gezocht naar een innovatieve oplossing of laat de Gemeente ruimte aan de Ondernemer om een innovatieve oplossing aan te bieden, bijvoorbeeld via een Design and Construct contract . Het kan bijvoorbeeld gaan om een volledig nieuwe innovatieve oplossing, maar ook om de verdere ontwikkeling van de eigenschappen van een bestaand ‘product’.

Pagina | 8


4. Economische uitgangspunten De gemeente besteedt publieke middelen voor haar uitgaven. Het is van belang dat hier op efficiënte en effectieve wijze mee wordt omgegaan. De gemeente hanteert als uitgangspunt dat bij aanbestedingen en inkoopopdrachten de juiste goederen, op de juiste plaats, tegen de juiste condities, volgens de juiste prijs/kwaliteitsverhouding verkregen worden. Dit hoeft dus niet altijd de laagste inschrijving op een aanbesteding te zijn indien er aan andere facetten (kwaliteit, Social return, duurzaamheid, etc.) belang wordt gehecht en ook in wegingcriteria tot uitdrukking is gebracht. Om dit te realiseren moet de inkoopbehoefte grondig worden geïnventariseerd. Hierbij acht de gemeente een vroegtijdige marktverkenning en aandacht voor innovatie van belang. Dit kan de gemeente doen door voor aanvang van een inkooptraject marktanalyses te organiseren. 4.1 Inkoopprocedure Een inkoopprocedure zorgt ervoor dat de inkoper de juiste stappen binnen het inkoopproces doorloopt om te komen tot een rechtmatige en doelmatige inkoop. De wijze waarop ingekocht wordt heeft te maken met de waarde van de opdracht en de geldende drempelbedragen. 4.2 Waardebepaling van opdrachten Voor de bepaling van de waarde van de overheidsopdracht (of van de raamovereenkomst) stelt de gemeente een raming op. De berekening van de waarde van een overheidsopdracht moet gebaseerd zijn op het totale bedrag, exclusief BTW. Bij de berekening van een overeenkomst wordt rekening gehouden met het geraamde totaalbedrag van de gehele looptijd, met inbegrip van de eventuele opties en eventuele verlengingen van het contract. Als de duur van de opdracht niet te bepalen is wordt met de opdrachtwaarde over 4 jaren gerekend zoals verwoord in de Aanbestedingswet 2012. Bij het bepalen van de opdrachtwaarde houdt de gemeente rekening met de mogelijkheden en voorwaarden op het gebied van splitsen, knippen, samenvoegen en de percelenregeling. 4.3 Te hanteren aanbestedingsprocedures In onderstaande tabel worden de drempelbedragen (exclusief btw) weergegeven. De in de tabellen genoemde drempelbedragen bepalen daarbij de minimaal te volgen procedure.

Pagina | 9


aanbestedingsvorm A. Enkelvoudig onderhands B. (1)meervoudig onderhands C. (2) meervoudig onderhands D. openbare aanbesteding E. Europees * (met selectie)

werken

diensten/leveringen

inschrijvingen

< € 25.000

< € 25.000

1

€ 25.000 – € 500.000

€ 25.000 – € 207.000

3(minimaal)

€ 1.500.000 – € 5.186.000

n.v.t.

> € 5.186.000

> € 207.000

5 (minimaal) 5 (selectie) 5 (selectie)

€ 500.000 - € 1.500.000

*De Europese Commissie herziet één keer in de twee jaar de Europese drempelwaarden. Deze herziening heeft per 1 januari 2014 plaatsgevonden. Deze bedragen zijn exclusief btw. Dit beleid volgt altijd de actuele Europese drempelwaarden.

Het college van Burgemeester en Wethouders kan alleen om moverende redenen afwijken van de procedure die gekoppeld is aan de genoemde drempelbedragen. Hiervoor geldt dat afwijken van beleid, genoemd in 6.1, mogelijk is. De genoemde drempelbedragen sluiten ook niet uit dat er bij aanbestedingen gekozen kan worden voor een uitgebreidere procedure dan minimaal verplicht. Uitgangspunt is dat er zoveel mogelijk naar concurrentie gezocht moet worden door meerdere offertes op te vragen. Zowel bij de nationale als de Europese procedure, is in bepaalde situaties nog een aantal uitzonderingsprocedures toepasbaar: concurrentiegerichte dialoog, onderhandse procedure met of zonder voorafgaande bekendmaking, veilen, prijsvraag en dynamische inkoopsystemen. 4.4 Percelenregeling (Splitsen van een opdracht) Artikel 1.5 van de Aanbestedingswet zegt dat opdrachten niet onnodig mogen worden samengevoegd. Wanneer dat wel gebeurt moet een aanbestedende dienst dat in de aanbestedingsstukken motiveren. Verder wordt in hetzelfde artikel gesteld dat te allen tijde wordt beoordeeld of een opdracht opgedeeld kan worden. Als dit niet passend is, moet de aanbestedende dienst ook dat in de aanbestedingsstukken motiveren. Om deze bepaling voor de gemeente praktisch te houden gaan wordt uitgegaan van het principe dat splitsing alleen plaats kan vinden als voldaan wordt aan de volgende voorwaarden:  De voorgestelde splitsing mag op geen enkele manier leiden tot nadeel voor de gemeente in termen van tijd en geld;  De gesplitste werken kunnen volledig los van elkaar uitgevoerd worden, de aannemers hebben geen hinder van elkaar in de uitvoering van de werken.  Er zijn geen sprake van omgevingsrisico’s.

Pagina | 10


4.5 Uitsluitingsgronden en selectiecriteria Informeren college Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen boven de € 500.000 wordt het college vooraf geïnformeerd over zowel de procedure als de selectie- en gunningscriteria. Uitsluitingsgronden en selectiecriteria Bij het bepalen van de criteria geldt dat de gehanteerde selectiecriteria en administratieve verplichtingen bij een aanbesteding in verhouding moeten staan tot de aard en de omvang van de opdracht. Voor het toetsen van uitsluitingsgronden en selectiecriteria gebruikt de gemeente een model eigen verklaring. Voor de verschillende uitsluitingsgronden die onder andere toezien op de integriteit van de ondernemer kan de gemeente verschillende bewijzen of verklaringen opvragen.

   

Referentie; Voor dit selectiecriterium wordt de regel gehanteerd dat, als deze gesteld worden, deze betrekking hebben op ten hoogste 1 relevant referentiewerk per benoemde kerncompetentie van maximaal 60% van de inschrijfsom. Financiële draagkracht: Voor wat betreft het meten van de financiële en economische draagkracht kan de geschiktheid aangetoond worden door het overleggen van een passende bankverklaring of balansuittreksels. Omzeteis: In voorkomende gevallen kan een omzeteis gevraagd worden in de aanbestedingstukken. Deze omzeteis mag ten hoogste 3 keer de geraamde opdrachtwaarde bedragen. Geschiktheid: De gemeente is erbij gebaat om bij een aanbesteding te zorgen dat alleen technisch en/of vakinhoudelijk bekwame aanbieders de betreffende opdracht kunnen ontvangen en dat oneerlijke concurrentie wordt vermeden. Als waarborg voor die bekwaamheid kunnen bij inkooptrajecten eisen in dit opzicht als selectiecriteria worden opgenomen zoals relevante werkervaring, adequate uitrusting, beschikbaarheid van eigen materieel en personeel, lidmaatschap van beroepsvereniging of certificering. In de basis dienen alleen partijen te worden uitgenodigd waarvan de kerncompetentie aansluit bij de vraagspecificatie. Onder kerncompetentie of kernkwaliteit wordt verstaan dat werk wat een onderneming goed kan en waar hij in investeert door middel van opleidingen en innovatie. Er wordt naar gestreefd om onderaanneming zoveel mogelijk te voorkomen. 4.6 Gunningcriteria

De gunningcriteria hebben betrekking op de beoordeling van de opdracht. Afstemming op de opdracht is dan ook logisch. De te stellen criteria moeten vooraf bepaald en bekend gemaakt zijn. Uiteraard zijn de gunningcriteria objectief en eenduidig. Qua gunningcriteria worden inschrijvingen beoordeeld op basis van de economisch meest voordelige aanbieding of alleen laagste prijs. Emvi (economisch meest voordelige aanbieding) Bij gunning op basis van Emvi spelen naast prijs ook overige aspecten zoals kwaliteit, garantie, levertijd, service, milieuzorg en sociale aspecten een rol. Het integrale beleid van de gemeente komt daarbij tot uitdrukking. Als een opdracht wordt gegund op basis van de economisch meest voordelige aanbieding, dan moet een eenduidige beoordelingsmethodiek gehanteerd worden. Deze beschrijft hoe het belang van de Pagina | 11


verschillende criteria tegen elkaar wordt afgewogen. In de aankondiging of de aanbestedingsstukken moet het relatieve gewicht van de gekozen (sub-)criteria duidelijk worden aangegeven. Laagste prijs Gunning op basis van laagste prijs is mogelijk bij opdrachten met een hoge mate van standaardisatie c.q. goed vast te stellen minimale eisen. Als wordt gekozen voor het criterium laagste prijs dan dient dit in de aanbestedingsdocumenten voldoende te worden gemotiveerd 4.7 Regionaal ondernemerschap De gemeente is zich ervan bewust dat het goed functioneren van het lokale en regionale midden- en kleinbedrijf (MKB) niet alleen zorgt voor een stimulering van de economie maar ook voor lokale werkgelegenheid. De gemeente is zich ook bewust van het feit dat voor alle aanbestedingen de uitgangspunten gelden van non-discriminatie die ten grondslag liggen aan de Europese richtlijnen voor aanbesteden. De gemeente kiest ervoor om binnen de kaders van weten regelgeving (non-discriminatie) een zodanige aanbestedingsstrategie te kiezen dat lokale en regionale leveranciers een volwaardige kans krijgen om deel te nemen aan een aanbestedingsprocedure zonder dat hierbij sprake is van voorkeursbeleid. Om die reden wordt bij meervoudig onderhandse aanbestedingen minimaal 1 lokale/regionale ondernemer uitgenodigd mits deze partij aan de voorwaarden van geschiktheid voldoet. 4.8 Vergoeding inschrijvers De gemeente hanteert het beleid dat er in beginsel geen vergoeding van inschrijfkosten plaatsvindt. Alleen voor aanbestedingen waarbij van de inschrijvers onevenredig veel werkzaamheid wordt gevraagd om tot een inschrijving te komen, kan een tegemoetkoming in de kosten plaatsvinden. Dit kan zich voordoen bij het vragen om een voorontwerp, bij een prijsvraag of bij een Design & Construct contract.

Pagina | 12


5. Organisatorische uitgangspunten 5.1 Inkooporganisatie en verantwoordelijkheid Binnen onze gemeente is er sprake van een decentrale inkooporganisatie. In enkele gevallen is de organisatie gefaciliteerd met de functie centrale inkoopcoördinatie. Dit wil zeggen dat elke afdeling haar eigen inkopers met bijbehorende taken en verantwoordelijkheden heeft. In onze organisatie werken dus meerdere specialistische inkopers, materiedeskundige collega’s die aanbesteden. In die gevallen dat de inkoop coördinatie bij één persoon is ondergebracht is hij/zij verantwoordelijk voor de inkoop en dat de hiervoor geldende procedure wordt gevolgd. De centrale inkoopcoördinatie zorgt er ook voor dat relevante ontwikkelingen op het gebied van weten regelgeving bijgehouden worden en dat in voorkomende gevallen (Europese) aanbestedingen begeleid worden. 5.2 Bevoegdheid Het college van burgemeester en wethouders is op grond van artikel 160 van de Gemeentewet bevoegd te besluiten tot privaatrechtelijke rechtshandelingen van de gemeente. Inkopen is een privaatrechtelijke rechtshandeling. In het vigerende Mandaatregister is geregeld wie in welke gevallen mandaat heeft voor het aangaan van verplichtingen en het verstrekken van opdrachten. Daarnaast is de burgemeester bevoegd tot vertegenwoordiging van de gemeente (artikel 171 van de Gemeentewet). Dit geldt bijvoorbeeld voor de ondertekening van overeenkomsten namens de gemeente. Volmachten van de burgemeester zijn ook in het vigerende Mandaatregister opgenomen. 5.3 Interne controle De interne controle functie is ondergebracht bij een medewerker van de afdeling Middelen. Deze functionaris bewaakt het proces. Er wordt gewerkt met een digitale checklist. Op deze wijze worden procesmatige vragen vooraf bewaakt. Deze vragen hebben onder andere betrekking op de economische waarde van het aanbestedingstraject, op welke wijze wordt aanbesteed, hoe de Algemene inkoopvoorwaarden toegepast worden en welke selectie- en gunningcriteria worden gekozen. Het startformulier moet vanaf een meervoudig onderhandse aanbesteding aan het inkoopdossier toegevoegd zijn en zijn ondertekend door de leidinggevende. Het digitale inkoopsysteem ondersteunt de organisatie op een geautomatiseerde wijze bij het inkoopproces. 5.4 Aanbestedingsdossier In het kader van rechtmatigheid en ter voorkoming van juridische risico’s moet van elke aanbesteding een aanbestedingsdossier worden aangelegd. Dit dossier bevat, voor zover aanwezig in de procedure:  het informatieformulier aanbesteden met de kerngegevens over de aanbesteding;  de aanbestedingsdocumenten: aankondigingen, selectiedocument, uitnodiging tot inschrijving c.q. offerteaanvraag inclusief bestek/programma van eisen en andere bijbehorende stukken), nota’s van inlichtingen;  alle aanmeldingen en alle inschrijvingen, plus andere informatie met betrekking tot de deelnemende partijen;  alle proces-verbalen;  alle inkomende en uitgaande correspondentie; Pagina | 13


  

de overeenkomst met de opdrachtnemer; projectevaluatierapport; overige relevante informatie waaronder verslagen, notulen en evaluaties. 5.5 Projectevaluatierapport

Na de realisatie (de totstandkoming) van werken wordt een projectevaluatierapport opgesteld, overeenkomstig het model dat is opgenomen in bijlage 2. Onderdeel van dat rapport is een nacalculatie van de inschrijving ten opzichte van de budget- cq besteksraming. Het projectevaluatierapport maakt deel uit van het aanbestedingsdossier. 5.6 Evaluatie aannemer Na de realisatie van het project vindt een beoordeling plaats van de kwaliteit van het werk en de manier van werken van de aannemer, overeenkomstig het model dat is opgenomen in bijlage 3. De beoordeling vindt plaats door de directe projectleider, de directievoerder en de aannemer. Het rapport moet mede worden ondertekend door de aannemer. Het aannemersevaluatierapport wordt toegevoegd aan het aanbestedingsdossier. 5.7 Aangaan van verplichtingen Bij gunning van een opdracht wordt verwezen naar de referentie van het bestek of van de offerteaanvraag. Ook wordt het aanbestedingsbedrag vermeld, om misverstanden over de omvang van de verplichting te voorkomen. Bij de gunning wordt de opdrachtnemer gevraagd de opdracht expliciet te aanvaarden en ons daarover te berichten. 5.8 Inkoopjaarplan De gemeente streeft er naar om jaarlijks in de periode januari/februari een concept inkoopjaarplan vast te stellen. Dit plan bevat een vertaling van de doelstellingen uit dit beleid naar concrete acties en uitwerkingen voor de inkoopfunctie in de organisatie. Het inkoopjaarplan bestaat onder andere uit een actieplan en een planning. Dit plan dient ervoor om de plannen van de verschillende afdelingen zoveel mogelijk op elkaar afstemmen om de inkoopsynergie te bevorderen.

Pagina | 14


6. Algemene bepalingen 6.1 Afwijkingen op het aanbestedingsbeleid Het college van burgemeester en wethouders is bevoegd gemotiveerd af te wijken van het aanbestedingsbeleid, met uitzondering van de regelgeving met betrekking tot Europees aanbesteden. Van het inkoopbeleid kan alleen in uitzonderlijke gevallen worden afgeweken, als daar gegronde redenen voor zijn. Hiervoor moet de afwijking met motivatie plus advies van de inkoopcoördinator als afzonderlijk beslispunt voor instemming aan het college worden voorgelegd. 6.2 Evaluatie Dit inkoopbeleid zal 3 jaar na vaststelling geëvalueerd en eventueel geactualiseerd worden of zoveel eerder dan noodzakelijk door gewijzigde wetgeving. 6.3 Inwerkingtreding Dit inkoopbeleid treedt in werking op 1 januari 2014

Pagina | 15


Bijlage 1 Begrippenlijst • Gemeente: de gemeente Menameradiel. • Het college: het college van B&W van de gemeente Menameradiel . • Inkopen: alle activiteiten waar een factuur tegenover staat. Met daarbij inbegrepen de activiteiten die de gemeente moet verrichten om producten (goederen en diensten) van derden te betrekken. • Aanbesteden: een wijze van inkopen van werken, leveringen en diensten die plaatsvindt in het tactische deel van het inkoopproces. • Enkelvoudig aanbesteden: aanbesteden zonder openbare aankondiging, waarbij de gemeente één offerte vraagt. • Meervoudig onderhands aanbesteden: een vorm van aanbesteden waarvoor minimaal 3 natuurlijke dan wel rechtspersonen (door de gemeente aan te wijzen) tot inschrijving wordt uitgenodigd. • Nationaal aanbesteden: een vorm van aanbesteden waarbij de nationale markt wordt benaderd door de opdracht vooraf aan te kondigen. De opdracht is te gunnen via een nationale openbare of niet-openbare procedure. • Europees aanbesteden: aanbesteden volgens de procedures zoals beschreven in de Europese aanbestedingsrichtlijn. • Openbare procedure: aanbestedingsprocedure waarbij alle ondernemers mogen inschrijven. • Niet openbare procedure: aanbestedingsprocedure waarbij alle ondernemers een verzoek mogen doen tot deelneming, maar alleen de door de aanbestedende dienst geselecteerde ondernemers mogen inschrijven. • Werken: het product van bouw- dan wel wegenbouwkundige werken in hun geheel dat ertoe bestemd is als zodanig een economische of technische functie te vervullen. • Leveringen: overeenkomst voor de aankoop, het leasen, het huren of in huurkoop nemen (met of zonder koopoptie) van producten, inclusief de installatie ervan. • Diensten: opdrachten op het gebied van dienstverlening, die niet kunnen worden beschouwd als opdrachten voor levering of werken. • EMVI: Economisch Meest Voordelige Inschrijving. inschrijvingen selecteren en beoordelen op basis van een combinatie van prijs en kwaliteit. • Raamovereenkomst: een overeenkomst tussen een of meer aanbestedende diensten en een of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden betreffende de te gunnen overheidsopdracht vast te leggen. • Duurzaam inkopen: het toepassen van milieu- en sociale aspecten in alle fasen van het inkoopproces zodat dit leidt tot de daadwerkelijke levering van duurzame producten, diensten of werken. • Inkoopfunctie: het van externe bronnen betrekken van alle goederen of diensten, die noodzakelijk zijn voor de bedrijfsuitoefening, de bedrijfsvoering en de instandhouding van de organisatie tegen de voor de organisatie gunstigste voorwaarden. • Inkoopproces: het proces in de periode tussen de vraag van de gemeenten en het aanbod van de leverancier met als gevolg een levering of overeenkomst. • Inkoopscan: overzicht van uitgaven van voorgaand jaar, investeringsoverzicht en de geraamde werkbudgetten vanuit de beheersbegroting. Pagina | 16


• Inkoopjaarplan: een gespecificeerd overzicht van inkoopactiviteiten en concreet plan van aanpak voor het komende jaar. Het plan bevat een realistisch overzicht van kansen en actiepunten, een planning en de mogelijkheid om de realisatie van doelstellingen (bij) te sturen. • Handboek: een op de gemeente afgestemd naslagwerk met informatie en hulpmiddelen behorende bij het tactische inkoop- en aanbestedingsproces. • TCO: Total Cost of Ownership; de integrale kosten van een dienst, levering of werk. • MVO: Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen is een vorm van ondernemen gericht op economische prestaties (profit), met respect voor de sociale kant (people), binnen de ecologische randvoorwaarden (planet). • Objectief: inkoop- en aanbestedingsprocessen worden gebaseerd op feiten en zo veel mogelijk op heldere criteria. • Niet-discriminerend: een aanbestedende dienst behandelt alle potentiële opdrachtnemers op gelijke wijze. • Transparant: alle gemaakte keuzen in inkoop- en aanbestedingsprocessen moeten verantwoord kunnen worden. • Proportioneel: in redelijke verhouding staan tot het voorwerp van de opdracht in termen van de aard en omvang van die opdracht.

Pagina | 17

Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2014

Recommend Documents