DB Agendapunt: 4. Sittard, 6 maart 2007 AAN HET DAGELIJKS BESTUUR. Onderwerp: Integriteitsbeleid Waterschap Roer en Overmaas

DB 12-03-2007 Agendapunt:

4

Sittard, 6 maart 2007 AAN HET DAGELIJKS BESTUUR Onderwerp: Integriteitsbeleid Waterschap Roer en Overmaas

./.

Hierbij doe ik u toekomen een concept-notitie aan de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden inzake integriteitsbeleid Waterschap Roer en Overmaas. De bijgevoegde concept-notitie spreekt naar mijn oordeel voor zich. Kortheidshalve volsta ik verder dan ook met een verwijzing daarnaar. Voorstel Ik stel u voor in te stemmen met de bijgevoegde concept-notitie aan de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden. De secretaris/directeur,

drs. F.M.C.M. Wesdijk

DB070043DRU.DOC 070096

DB 12-03-2007 Agendapunt:

#

Sittard, 12 maart 2007 AAN DE COMMISSIE ALGEMEEN BESTUURLIJKE AANGELEGENHEDEN Onderwerp: Integriteitsbeleid Waterschap Roer en Overmaas

In de vergadering van de commissie Algemeen Bestuurlijke Aangelegenheden van 8 juni 2006 is de concept-nota 'Integriteitsbeleid Waterschap Roer en Overmaas' onderwerp van bespreking geweest. Bij die gelegenheid heeft u geconcludeerd dat met name het gedeelte van de toen voorliggende nota dat betrekking heeft op bestuurders, onvolledig was en aanvulling behoeft. Verder was uw commissie van mening dat de nevenfuncties van de bestuurders ook op de internetsite van het waterschap zouden moeten worden vermeld. Tenslotte is gevraagd om meer duidelijkheid over de invulling van het meldpunt als bedoeld in de Klokkenluidersregeling. U heeft destijds geadviseerd besluitvorming aan te houden en de nota na aanvulling daarvan opnieuw in uw commissie aan de orde te stellen.

./.

Conform uw advies is de concept-nota 'Integriteitsbeleid Waterschap Roer en Overmaas' inmiddels aangepast, hetgeen mede is gebeurd op basis van de 'Modelgedragscode Integriteit van politieke ambtdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen', die recentelijk is vastgesteld door de Unie van Waterschappen, de Vereniging Nederlandse Gemeenten, het Interprovinciaal Overleg en het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. De aangepaste concept-nota treft u ter beoordeling hierbij aan. Voor wat betreft uw opmerking met betrekking tot de nevenfuncties van de bestuurders zij opgemerkt, dat de nevenfuncties momenteel conform het bepaalde in artikel 32 van de Waterschapswet na voorafgaande openbare bekendmaking ter inzage worden gelegd in het waterschapshuis. Hiermee is derhalve voldaan aan de wettelijke verplichting ter zake, doch het staat het waterschap vrij om de nevenfuncties ook op de internetsite van het waterschap te publiceren. Voor wat betreft de invulling van het meldpunt als bedoeld in de Klokkenluidersregeling zal u te zijner tijd een voorstel worden voorgelegd. De Ondernemingsraad heeft met de aangepaste concept-nota ingestemd. Wij zijn voornemens: 1. de bijgevoegde nota 'Integriteitsbeleid Waterschap Roer en Overmaas' vast te stellen voor zover het betreft de ambtenaren van het waterschap; 2. het algemeen bestuur voor te stellen de bijgevoegde nota 'Integriteitsbeleid Waterschap Roer en Overmaas' vast te stellen voor zover het betreft de bestuurders van het waterschap.

ABA07008DRU.DOC 070097

1/2

Graag vernemen wij uw advies ter zake. Het dagelijks bestuur, de secretaris/directeur,

de voorzitter,

drs. F.M.C.M. Wesdijk

dr. J.J. Schrijen

ABA07008DRU.DOC 070097

2/2

Integriteitsbeleid Waterschap Roer en Overmaas

Versie 16 februari 2007

NO07005DRU.DOC

Inhoudsopgave 1 2 3 4 5 6 7 8

Inleiding ................................................................................................................... 3 Tussen de oren krijgen ............................................................................................ 3 Ambtenarenwet........................................................................................................ 3 Handreiking en Modelaanpak .................................................................................. 4 Ambtelijke projectgroep integriteit............................................................................ 4 Vaststelling .............................................................................................................. 4 Ontwikkelen, bijstellen en aanscherpen.................................................................. 6 Tussen de oren blijven............................................................................................ 6

NO07005DRU.DOC

2

1

Inleiding Integriteit wordt in de 'Dikke van Dale' omschreven als rechtschapenheid en onomkoopbaarheid en is van belang in alle intermenselijke relaties. Bij de overheid is integriteit de basis voor het vertrouwen van de burger in de overheid. De overheid handelt namens en met geld van de samenleving en moet daarover uitleg kunnen geven en verantwoording kunnen afleggen. Omdat de samenleving erop moet kunnen vertrouwen dat een overheid integer handelt staat integriteit hoog op de bestuurlijke agenda en wordt al jarenlang hard gewerkt aan de versterking van het integriteitsbeleid. Er zijn inmiddels door de overheid diverse integriteitsmaatregelen voor zowel ambtenaren als voor bestuurders genomen. Voor ambtenaren zijn deze maatregelen op de eerste plaats verankerd in de Ambtenarenwet. Daarnaast zijn afspraken gemaakt in een breed samenwerkingsverband van gemeenten, provincies, waterschappen, rijksdiensten en politie die geleid hebben tot een 'Modelaanpak basisnormen integriteit openbaar bestuur en politie'. Deze basisnormen vormen een minimumpakket, waarover bestuurlijk is afgesproken dat alle overheidsorganisaties daaraan zullen voldoen in 2007. In 2007 zal worden geëvalueerd of de beoogde resultaten zijn bereikt. Voor de politieke ambtsdragers bij gemeenten, provincies en waterschappen is een modelgedragscode opgesteld. Deze is gezamenlijk tot stand gekomen door de Unie van Waterschappen, het Interprovinciaal Overleg (IPO), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). Daarmee beschikken de waterschappen over eenzelfde modelgedragscode voor bestuurders als de andere overheden en lopen dus met hen in gelijke pas.

2

Tussen de oren krijgen Alle maatregelen tezamen bieden als het ware de randvoorwaarden voor een integere overheid. Uiteindelijk is integriteit, zoals Minister Remkes schrijft in zijn voorwoord bij de Modelaanpak, 'een zaak van bedrijfscultuur en bovenal van persoonlijke ethiek van ambtenaren en overheidsfunctionarissen'. De echte uitdaging zit dus in het 'tussen de oren krijgen' van integriteit bij de medewerkers en bij de bestuurders.

3

Ambtenarenwet Teneinde de transparantie en betrouwbaarheid van de overheden te waarborgen zijn in de Ambtenarenwet integriteitsverplichtingen opgenomen. Zo geldt voor ambtenaren de verplichting tot geheimhouding en voor de werkgevers geldt de verplichting om voorschriften vast te stellen inzake melding, registratie en verbieden van nevenwerkzaamheden en voor de openbaarmaking daarvan. Tevens moeten door de werkgever voorschriften worden vastgesteld voor de melding van financiële belangen en voor het omgaan met bij een ambtenaar levende vermoedens van misstanden binnen de organisatie (klokkenluidersregeling). In 2006 is hieraan expliciet toegevoegd de verplichting voor de verschillende overheden om een eigen integriteitsbeleid te voeren en hierover verantwoording af te leggen. Daarbij zal beschikt moeten worden over een gedragscode betreffende normen en waarden voor goed ambtelijk handelen.

NO07005DRU.DOC

3

Van ambtenaren die in dienst treden zal de eed of belofte moeten worden afgenomen. Ook de verplichting dat het bevoegd gezag en de ambtenaar zich als een goed werkgever en goed ambtenaar te gedragen is in 2006 expliciet opgenomen. 4

Handreiking en Modelaanpak De in 2006 in de Ambtenarenwet opgenomen integriteitsverplichtingen zijn door de Unie van Waterschappen verwerkt in een 'Handreiking voor een gedragscode voor goed ambtelijk handelen', met als doel deze wettelijke verplichtingen te implementeren bij de waterschappen. In de Handreiking wordt in de eerste plaats benadrukt dat er bij de waterschappen naast het bepaalde in de Ambtenarenwet op het gebied van integriteit al het nodige geregeld is in de Sectorale Arbeidsvoorwaardenregelingen Waterschapspersoneel (SAW). Zo is in de SAW is in algemene zin geregeld dat een ambtenaar zich moet gedragen zoals een goed ambtenaar betaamt. Naast dit algemene uitgangspunt is een aantal specifieke gedragsregels opgenomen die betrekking hebben op persoonlijk gebruik van goederen en diensten, het aannemen van geschenken en gelden, het melden, registreren en openbaar maken van nevenwerkzaamheden, de melding van financiële belangen en het verbod om deel te nemen aan aannemingen of leveringen ten behoeve van de openbare dienst. Daarnaast is in 2006 is de 'Modelaanpak basisnormen integriteit openbaar bestuur en politie' verschenen. Deze modelaanpak bevat zoals gezegd een minimumpakket aan integriteitsmaatregelen waar alle overheidsorganisaties aan zouden moeten voldoen en geeft een handvat om de aandacht voor integriteit binnen de organisatie te verankeren.

5

Ambtelijke projectgroep integriteit Met als opdracht het management te adviseren over de ontwikkelingen omtrent integriteit en het te voeren integriteitsbeleid binnen het Waterschap Roer en Overmaas is een ambtelijke projectgroep integriteit ingesteld. De projectgroep is samengesteld uit ambtenaren van de verschillende afdelingen van het waterschap teneinde deze zoveel mogelijk een afspiegeling te laten zijn van de organisatie en van de verschillende functies en werkvelden van de ambtenaren. Ook de Ondernemingsraad is in de projectgroep vertegenwoordigd. Omdat de wettelijke kaders van de Ambtenarenwet en de SAW voor de waterschappen op het gebied van integriteit al het nodige regelen was het naar het oordeel van de projectgroep niet nodig om 'het wiel opnieuw uit te vinden'. De projectgroep heeft er daarom voor gekozen om de Handreiking van de Unie als uitgangspunt te nemen voor haar advies over een gedragscode voor de ambtenaren van het Waterschap Roer en Overmaas. Na afronding van haar werkzaamheden heeft projectgroep haar aanbevelingen gedaan aan het management.

6

Vaststelling Op basis van de Handreiking, de ambtelijke aanbevelingen en met toepassing van de Modelaanpak heeft het dagelijks bestuur wat betreft het ambtelijk deel en het algemeen bestuur wat betreft het bestuurlijk deel het integriteitsbeleid voor het Waterschap Roer en Overmaas besloten om met ingang van 1 mei 2007 in werking te laten treden:

NO07005DRU.DOC

4

'Basisnormen Integriteit Ambtenaren' (bijlage 1) 'Basisnormen Integriteit Bestuurders' (bijlage 2) 'Gedragscode Integriteit Ambtenaren' (bijlage 3) 'Gedragscode Integriteit Bestuurders' (bijlage 4) Daarnaast is op basis van de wettelijke verplichtingen uit de Ambtenarenwet en de SAW een aantal voorschriften vastgesteld welke mede verankerd zijn in de basisnormen en in de gedragscode. Deze voorschriften betreffen: 'Melding Nevenwerkzaamheden' (bijlage 5) 'Klokkenluidersregeling' (bijlage 6) 'Gedragscode internet en e-mail gebruik' (bijlage 7) 'Eed of belofte medewerkers' (bijlage 8) Om het integriteitsbeleid te borgen binnen de organisatie en om dit beleid voortdurend door te ontwikkelen is een aantal maatregelen genomen van zowel preventieve als ook van repressieve aard. Preventief worden in de aftrapfase van het integriteitsbeleid waterschapsbrede bijeenkomsten belegd, waarbij het integriteitsbeleid wordt geïntroduceerd bij de medewerkers en bij de bestuurders. Eén van de onderwerpen daarbij zal zijn het afleggen van de eed of belofte. Hoewel wettelijk alleen verplicht voor nieuwe medewerkers zal in de aftrapfase aan alle medewerkers de gelegenheid worden geboden om de eed of belofte af te leggen. De vorm waarin dit zal gebeuren wordt nog nader bepaald en moet worden gezien als een startmoment c.q. als een statement van de gehele organisatie. Vervolgens wordt de integriteitsdiscussie actueel gehouden door een aparte interactieve Integriteitssite waarop niet alleen de formele regelingen maar ook lopende discussies, peilingen, meningen en dilemma’ s op een interessante manier worden gepubliceerd. Daarbij wordt nadrukkelijk de mogelijkheid tot reageren geboden. In het personeelsblad worden regelmatig artikelen gewijd worden aan integriteitsvraagstukken. Voor zover nodig worden waterschapsbrede bijeenkomsten georganiseerd. Als permanente preventieve maatregel is integriteit verankerd in het personeelsbeleid. Dit door integriteit vast item te maken bij selectieprocedure en introductie van nieuw personeel, bij beoordelings- en functioneringsgesprekken, bij POP-gesprekken en bij exit interviews. Tevens worden scholing, vorming en trainingen op het gebied van integriteit aangeboden. In repressieve zin wordt bij een vermeende integriteitsaantasting afgewogen of er aanleiding is om een onderzoek te verrichten naar de handelwijze van betrokkene(n). Dit onderzoek wordt uitgevoerd door de concerncontroller die over zijn bevindingen rapporteert aan secretaris/directeur, DB en AB. Afhankelijk van de uitkomsten van het onderzoek kan besloten worden tot het treffen van disciplinaire maatregelen. Dit staat los van eventuele strafrechtelijke vervolging. De onderzoeken worden duurzaam verankerd in een auditplan. Ambtelijk wordt het integriteitsbeleid aangestuurd door de secretaris/directeur. Leidraad daarbij zijn risico-inventarisaties, audits, integriteitsonderzoeken en rapportages die zonodig jaarlijks door de concerncontroller worden opgesteld.

NO07005DRU.DOC

5

Op bestuurlijk niveau legt het dagelijks bestuur jaarlijks verantwoording af aan het algemeen bestuur over het gevoerde integriteitsbeleid en de naleving van de gedragscode. Hierbij kan het dagelijks bestuur gebruik maken van de risico-inventarisaties, audits, integriteitsonderzoeken en rapportages. 7

Ontwikkelen, bijstellen en aanscherpen Het voeren van een integriteitsbeleid is geen statisch gebeuren. Er zijn voortdurend nieuwe ontwikkelingen, al dan niet uitmondend in wettelijke voorschriften, die ertoe noodzaken om alert te blijven. Dit leidt ertoe dat het gevoerde integriteitsbeleid periodiek zal worden bijgesteld en aangescherpt. De inwerkingtreding op 1 mei 2007 van het Integriteitsbeleid voor het Waterschap Roer en Overmaas is dan ook uitdrukkelijk bedoeld als een formele start. Noodzakelijke en wenselijke aanpassingen zullen regelmatig in de vorm van nieuwe maatregelen en voorschriften worden ingevoegd. Als concreet voorbeeld kan op dit moment de aanstaande wijziging van de Waterschapswet worden genoemd, waarin een aantal zaken zal worden meegenomen die betrekking hebben op integriteit. Zoals blijkt uit de bijgevoegde gedragscodes voor bestuurders en voor ambtenaren is er inmiddels een verschil ontstaan in de mate van uitwerking tussen ambtenaren enerzijds en bestuurders anderzijds. Deze ongelijkheid zal grotendeels worden opgeheven in de nieuwe Waterschapswet. Zo zal het aantal onverenigbare functies voor bestuurders worden uitgebreid en wordt de gedragscode voor bestuurders verplicht gesteld. Er wordt een regeling getroffen voor het niet deelnemen aan stemmingen en de regels met betrekking tot nevenfuncties worden aangescherpt.

8

Tussen de oren blijven De voorschriften en de maatregelen tezamen dienen ervoor te zorgen dat integriteit tussen de oren van de ambtenaren en de bestuurders komt. In combinatie met de dynamiek van het onderwerp is welhaast automatisch gewaarborgd dat integriteit steeds een actueel thema is, en daardoor 'tussen de oren' van de ambtenaren en van de bestuurders blijft.

NO07005DRU.DOC

6

BIJLAGE 1 BASISNORMEN INTEGRITEIT AMBTENAREN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 1

Aandacht voor integriteit a Binnen WRO zijn de verschillende aspecten van integriteit in een schriftelijk document vastgelegd. b De organisatie verricht vanuit integriteitsoogpunt binnen de organisatie of binnen onderdelen daarvan periodiek onderzoek naar kwetsbare handelingen, functies en processen. c In een centraal register of anderszins op centraal niveau is relevante aan integriteit gerelateerde informatie beschikbaar. d Het politiek verantwoordelijk of vertegenwoordigend orgaan wordt betrokken bij de ontwikkeling en de evaluatie/verantwoording van het integriteitsbeleid.

2

Gedragscodes a WRO beschikt over een gedragscode. b De gedragscode is goed kenbaar voor medewerkers.

3

Onderzoeken bij werving en selectie De organisatie beschikt over procedures in het kader van werving en selectie waarin aandacht wordt besteed aan integriteit. Deze procedures kunnen zien op het controleren van diploma’s en getuigschriften, procedures tijdens het sollicitatiegesprek, het controleren van referenties en het hanteren van een verklaring omtrent gedrag.

4

Kwetsbare functies a Beoordeeld wordt welke functies binnen de organisatie als kwetsbaar dienen te worden aangemerkt. Kwetsbare functies zijn functies, die extra risico’s op integriteitsinbreuken met zich brengen in verband met onder meer het werken met gevoelige informatie, het kunnen beschikken over geld en de omgang met zakelijke relaties. b De organisatie houdt een overzicht bij van kwetsbare functies en treft maatregelen ter voorkoming van integriteitsinbreuken bij kwetsbare functies.

5

Het afleggen van de eed of belofte Bij de indiensttreding van nieuwe medewerkers leggen deze de eed of de belofte af.

6

Nevenwerkzaamheden a Er is een nadere regeling voor de verplichte melding van nevenwerkzaamheden. b De organisatie houdt een geactualiseerd overzicht bij van de gemelde nevenwerkzaamheden. c Er is een nadere regeling voor de verplichte openbaarmaking van gemelde nevenwerkzaamheden.

7

Financiële belangen Er is een nadere regeling voor de verplichte melding van financiële belangen en transacties in effecten. Er worden functies aangewezen waarvoor deze meldplicht geldt.

NO07005DRU.DOC / BIJLAGE 1

1

8

Maatregelen gericht op informatiebescherming a De organisatie stelt voorschriften vast over het kennisnemen van of omgaan met vertrouwelijke informatie. b Er worden maatregelen getroffen die beogen te voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen.

9

Relatiegeschenken a Voor het aannemen van geschenken of uitnodigingen is in de gedragscode een regeling getroffen. b De regeling bevat een meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen.

10

Inkoop- en aanbestedingsprocedure a De organisatie stelt een inkoop- een aanbestedingsbeleid vast. b Het beleid bevat richtlijnen voor het aantal aan te vragen offertes en de vastlegging van keuzen voor bepaalde procedures van aanbesteding.

11

Vertrouwenspersoon voor integriteit Er wordt een vertrouwenspersoon of instantie voor integriteitskwesties aangesteld. De vertrouwenspersoon kan tevens belast zijn met vertrouwenstaken voor discriminatie of seksuele intimidatie.

12

Meldingsprocedure bij het vermoeden van een misstand a Er is voorzien in een procedure voor de wijze waarop binnen de organisatie vermoedens van aantastingen van de integriteit door de medewerkers aangekaart kunnen worden (klokkenluidersregeling). b De regeling bevat de toegang tot een onafhankelijke instantie.

13

Handelwijze bij aantasting integriteit of vermoedens daarvan De organisatie heeft een schriftelijk vastgelegde procedure voor het verrichten van een onderzoek, nadat een vermoeden van misstand (melding/signaal van een vermoeden van een integriteitsinbreuk) gemeld is.


2

BIJLAGE 2 BASISNORMEN INTEGRITEIT BESTUURDERS WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS 1

Gedragscodes a De organisatie beschikt over een gedragscode. b De gedragscode is goed kenbaar voor betrokkenen.

2

Nevenwerkzaamheden a Er wordt een overzicht van de gemelde nevenwerkzaamheden van de bestuurders bijgehouden en geactualiseerd. b Vermeld wordt of nevenwerkzaamheden bezoldigd zijn. c De gegevens over de nevenwerkzaamheden worden op een toegankelijke wijze openbaar gemaakt.

3

Financiële belangen Er is een regeling voor de melding van financiële belangen.

4

Maatregelen gericht op informatiebescherming Er worden maatregelen getroffen die beogen te voorkomen dat onbevoegde derden vertrouwelijke gegevens kunnen bezitten, raadplegen of beschadigen.

5

Relatiegeschenken a Voor het aannemen van geschenken of uitnodigingen is een regeling getroffen. b De regeling bevat een meldplicht voor het aannemen van geschenken en uitnodigingen.


1

BIJLAGE 3 GEDRAGSCODE INTEGRITEIT AMBTENAREN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS Kernbegrippen van ambtelijke integriteit Een goed ambtenaar is: Dienstbaar Een ambtenaar dient het algemeen belang en in het bijzonder het belang van het waterschap Professioneel Ambtenaren zijn vakmensen op hun terrein. Zij beschikken over de juiste kennis en vaardigheden en geven de ambtelijke leiding en het bestuur juiste, relevante en volledige informatie. De ambtenaar stelt situaties waarin hij niet volgens de professionele normen kan werken intern aan de orde. Onafhankelijk Het handelen van een ambtenaar wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. Verantwoordelijk De ambtenaar krijgt en neemt de verantwoordelijkheid die bij zijn functie past en is bereid daarover verantwoording af te leggen aan collega’s, leidinggevenden, het bestuur en de burger. De ambtenaar gaat verantwoord om met de middelen van het waterschap en vermijdt het maken van onnodige kosten. Betrouwbaar Op een ambtenaar moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven. Zorgvuldig De ambtenaar gaat op een zorgvuldige wijze om met bedrijven, burgers en collega’s. Belangen van partijen worden op een correcte wijze afgewogen en de ambtenaar verleent geen voorkeursbehandelingen. Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken. Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen kunnen worden getoetst.


1

1

Algemene bepalingen Deze gedragscode geldt voor alle ambtenaren, arbeidscontractanten en voor het ingehuurd personeel. De gedragscode is openbaar en door derden te raadplegen. Elke ambtenaar ontvangt bij indiensttreding een exemplaar van de code. In die gevallen waarin de code niet voorziet, waarbij de toepassing niet eenduidig is of tot kennelijke onbillijkheden leidt, beslist het dagelijks bestuur.

2

Omgaan met informatie U gaat binnen en buiten uw werk zorgvuldig en correct om met privacygevoelige gegevens van burgers, bedrijven en instellingen, politiek gevoelige informatie en andere informatie die in handen van buitenstaanders de belangen van het waterschap kan schaden. U maakt niet ten eigen bate of voor uw persoonlijke betrekkingen gebruik van de in de uitoefening van de functie verkregen informatie. U bent verplicht tot geheimhouding van alle in de functie verkregen vertrouwelijke informatie. U gaat verstandig om met het elektronisch verzenden van gevoelige informatie en conform het vastgestelde protocol 'Privacy bij e-mail- en internetgebruik'.

3

Nevenfuncties U vervult geen nevenfuncties waarbij strijdigheid is of kan zijn met het belang van het waterschap. U meldt een (voorgenomen) nevenactiviteit bij uw leidinggevende indien u van mening bent dat deze activiteit de belangen van het waterschap kunnen raken. Het maakt hierbij niet uit of het een betaalde of onbetaalde nevenactiviteit betreft. In het algemeen dient u zich af te vragen of er door uw (voorgenomen) nevenactiviteit sprake is (of kan zijn) van: – ontoelaatbare belangenverstrengeling; – botsing van belangen; – schade aan het aanzien van het ambt; – onvoldoende beschikbaarheid voor de hoofdfunctie. Voorts dient u bij de afweging rekening te houden met het karakter van de nevenwerkzaamheden, uw functie in de organisatie en het gebied waarin de nevenwerkzaamheden worden verricht. Indien u twijfelt of uw nevenactiviteit te combineren is met het werk bij het waterschap neemt u contact op met uw direct leidinggevende of vraagt u advies bij de vertrouwenspersoon integriteit.


2

4

Financiële belangen U bent zich ervan bewust dat financiële belangen in de privé-sfeer een onafhankelijke besluitvorming in de weg zouden kunnen staan of de schijn daarvan zouden kunnen hebben. Indien u vanuit uw functie een relatie heeft (of zou kunnen krijgen) met een bedrijf waarin u een persoonlijk financieel belang heeft, vermijd dan risico´s en bespreek dit met uw direct leidinggevende.

5

Geschenken en giften U neemt nooit geschenken en giften aan in ruil voor een tegenprestatie. U meldt geschenken en giften die u uit hoofde van uw functie ontvangt bij uw leidinggevende. U accepteert geen geschenken die naar uw mening meer dan € 50 waard zijn. Wanneer de waarde van een geschenk of een gift onder de € 50 blijft, mag u dit houden maar meldt u dit wel bij uw leidinggevende. Aanbiedingen voor privé-werkzaamheden, kortingen op privé-goederen en andere gunsten accepteert u niet.

6

Excursies, werkbezoeken, studiereizen, congressen, evenementen en diners U beoordeelt of een excursie, werkbezoek, studiereis of een congres functioneel is en in het belang van het waterschap. U bespreekt alle uitnodigingen met uw leidinggevende. U aanvaardt uitnodigingen voor excursies, werkbezoeken, studiereizen, congressen, evenementen en diners nooit in ruil voor een tegenprestatie. De uitnodiging moet binnen de grenzen van de redelijkheid liggen. U gaat niet in op uitnodigingen zolang er nog overleg- en onderhandelingssituaties gaande zijn.

7

Schijn van belangenverstrengeling U bent alert op situaties in uw werk waarin u met privé-relaties te maken krijgt. U licht uw leidinggevende in over aanvragen en offertes van vrienden, familieleden of bedrijven waarin familie of vrienden werkzaam zijn. Om (de schijn van) belangenverstrengeling te voorkomen laat u deze aanvragen altijd door iemand anders behandelen. U bent terughoudend in het inhuren van ex-collega´s van het waterschap en volgt altijd de procedures die hieromtrent zijn opgesteld. U realiseert zich dat het inhuren van een excollega voor de buitenwereld de schijn van vriendjespolitiek en oneerlijke concurrentie met zich mee kan brengen. U bespreekt de risico’s met uw leidinggevende.


3

8

Zorgvuldig omgaan met middelen en voorzieningen van het waterschap U houdt het privé-gebruik van de voorzieningen van het waterschap, zoals e-mail, internet, fax, (mobiele) telefoon, printer en kopieerapparaat, beperkt en zorgt ervoor dat hierdoor uw dagelijkse werkzaamheden niet in het gedrang komen. U neemt geen eigendommen van het waterschap mee naar huis. Het lenen van eigendommen van het waterschap voor privé-gebruik is alleen toegestaan indien hier vooraf toestemming voor is verleend door uw leidinggevende. U gaat correct om met de financiële regelingen van het waterschap. Te denken valt aan de vergoedingsregeling kinderopvang, de vergoedingsregeling dienstreizen en de verhuiskostenregeling. U declareert alleen de werkelijk gemaakte kosten. U bestelt geen materialen voor privé-doeleinden via het waterschap tenzij deze worden gefactureerd. Het meenemen van verbruiksgoederen, zoals kantoorartikelen, koffiebekertjes, melk en suiker, behoort tot de categorie ‘wat absoluut niet kan’. Dat is diefstal. U verzendt geen privé-post op kosten van het waterschap.

9

Ongewenste omgangsvormen U gaat respectvol om met uw collega´s en zakelijke relaties en houdt rekening met de gevoelens van anderen. U maakt zich niet bewust schuldig aan discriminatie, seksuele intimidatie, pesterijen, belediging, agressie of geweld. U bent aanspreekbaar op uw handelen en uw uitlatingen. U bent bereid zich aan te passen indien uw gedrag of uw uitlatingen als kwetsend worden ervaren door een van uw collega’s. Indien u geconfronteerd wordt met ongewenst gedrag van een van uw collega´s maakt u dit bespreekbaar met hem of haar. U geeft uw collega een kans zijn of haar gedrag aan te passen. Helpt dit niet, dan meldt u het ongewenste gedrag aan uw direct leidinggevende of de vertrouwenspersoon.

10

Handelwijze bij (een vermoeden van) een misstand U meldt zaken als er sprake is van (een vermoeden van): – een strafbaar feit; – een schending van regelgeving of beleidsregels; – het misleiden van justitie; – een gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of het milieu; – het bewust achterhouden van informatie over deze feiten. U bespreekt (vermoedens) van misstanden zo veel mogelijk met de mensen die het betreft. Is dit niet mogelijk of heeft dit geen effect dan licht u uw direct leidinggevende in.


4

Indien u melding aan uw direct leidinggevende niet wenselijk acht, meldt u het vermoeden van een misstand aan diens leidinggevende of aan de vertrouwenspersoon. U kunt de vertrouwenspersoon verzoeken uw identiteit niet bekend te maken. U ‘lekt’ geen vermoedens van misstanden aan de pers. U kunt gebruik maken van de klokkenluidersregeling van het waterschap. Het waterschap is verplicht een reactie te geven op uw melding.


5

BIJLAGE 4 GEDRAGSCODE INTEGRITEIT BESTUURDERS WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS Kernbegrippen integriteit van politieke ambtsdragers Leden van het dagelijks en algemeen bestuur van een waterschap stellen bij hun handelen de kwaliteit van het openbaar bestuur centraal. Integriteit van het openbaar bestuur is daarvoor een belangrijke voorwaarde. De belangen van het waterschap, en in het verlengde daarvan die van de burgers, zijn het primaire richtsnoer. Integriteit van politieke ambtsdragers houdt in dat de verantwoordelijkheid die met de functie samenhangt wordt aanvaard en dat er de bereidheid is om daarover verantwoording af te leggen. Verantwoording wordt intern afgelegd aan collega-bestuurders dan wel aan het algemeen bestuur van een waterschap, maar ook extern aan organisaties en burgers voor wie bestuurders en gekozen volksvertegenwoordigers hun functie vervullen. Een aantal kernbegrippen is daarbij leidend en plaatst integriteit van politieke ambtsdragers in een breder perspectief: Dienstbaarheid Het handelen van een politieke ambtsdrager is altijd en volledig gericht op het belang van het waterschap. Functionaliteit Het handelen van een politieke ambtsdrager heeft een herkenbaar verband met de functie die hij vervult in het bestuur. Onafhankelijkheid Het handelen van een politieke ambtsdrager wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn van een dergelijke vermenging wordt vermeden. Openheid Het handelen van een politieke ambtsdrager is transparant, opdat optimale verantwoording mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen van de politieke ambtsdrager en zijn beweegredenen daarbij. Betrouwbaarheid Op een politieke ambtsdrager moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn afspraken. Kennis en informatie waarover hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan voor het doel waarvoor die zijn gegeven. Zorgvuldigheid Het handelen van een politieke ambtsdrager is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen. Deze kernbegrippen zijn de toetssteen voor de nu volgende gedragsafspraken.


1

1

Algemene bepalingen

1.1

Deze gedragscode geldt voor politieke ambtsdragers van het Waterschap Roer en Overmaas tenzij uit de tekst van een gedragsregel anders blijkt.

1.2

In gevallen waarin de code niet voorziet of waarbij de toepassing niet eenduidig is vindt bespreking plaats in het dagelijks bestuur of algemeen bestuur.

1.3

De code is openbaar en op toegankelijke wijze te raadplegen.

1.4

Politieke ambtsdragers ontvangen bij hun aantreden een exemplaar van de code.

1.5

Een politieke ambtsdrager is aanspreekbaar op de naleving van deze code.

2

Belangenverstrengeling

2.1

Een politieke ambtsdrager doet opgave van zijn financiële belangen.

2.2

Bij privaat-publieke samenwerkingsrelaties voorkomt de politieke ambtsdrager (de schijn van) bevoordeling in strijd met eerlijke concurrentieverhoudingen.

2.3

Een oud-politieke ambtsdrager wordt het eerste jaar na de beëindiging van zijn ambtstermijn uitgesloten van het tegen beloning verrichten van werkzaamheden voor het waterschap.

2.4

Indien de onafhankelijke oordeelsvorming van een politieke ambtsdrager over een onderwerp in het geding kan zijn, geeft hij bij de besluitvorming daarover aan in hoeverre het onderwerp hem persoonlijk aangaat.

2.5

Een politieke ambtsdrager die familie- of vriendschapsbetrekkingen of anderszins persoonlijke betrekkingen heeft met een aanbieder van diensten of zaken aan het waterschap, onthoudt zich van deelname aan de besluitvorming over de betreffende opdracht

2.6

Een politieke ambtsdrager neemt van een aanbieder van diensten aan het waterschap geen geschenken, faciliteiten of diensten aan die zijn onafhankelijke positie ten opzichte van de aanbieder kunnen beïnvloeden.

2.7

Een politieke ambtsdrager vervult geen nevenfuncties die een structureel risico vormen voor een integere invulling van de politieke functie.

2.8

Een politieke ambtsdrager geeft ten behoeve van de openbaarmaking van zijn nevenfuncties en q.q-nevenfuncties aan voor welke organisatie de functies worden verricht, wat het tijdsbeslag is en of de functies bezoldigd zijn.

2.9

Een politieke ambtsdrager behoudt geen inkomsten uit een q.q.-nevenfunctie (tenzij dat op grond van de wet geheel of gedeeltelijk is toegestaan). De inkomsten komen ten goede aan de kas van het waterschap.


2

3

Informatie

3.1

Een politieke ambtsdrager gaat zorgvuldig en correct om met informatie waarover hij uit hoofde van zijn ambt beschikt. Hij zorgt ervoor dat stukken met vertrouwelijke gegevens veilig worden opgeborgen en dat computerbestanden beveiligd zijn.

3.2

Een politieke ambtsdrager houdt geen informatie achter.

3.3. Een politieke ambtsdrager verstrekt geen informatie die vertrouwelijk of geheim is. 3.4

Een politieke ambtsdrager maakt niet ten eigen bate of ten bate van zijn persoonlijke betrekkingen gebruik van in de uitoefening van het ambt verkregen informatie.

3.5

Een politieke ambtsdrager gaat verantwoord om met de e-mail- en internetfaciliteiten van het waterschap.

4

Geschenken, diensten en uitnodigingen

4.1

Een politieke ambtsdrager accepteert geen geschenken, faciliteiten of diensten indien zijn onafhankelijke positie hierdoor kan worden beïnvloed. In onderhandelingssituaties weigert hij door betrokken relaties aangeboden geschenken of andere voordelen.

4.2

Geschenken en giften die een politieke ambtsdrager uit hoofde van zijn functie ontvangt, worden gemeld en geregistreerd.

4.3

Geschenken en giften die een politieke ambtsdrager uit hoofde van zijn functie ontvangt en die een geschatte waarde van meer dan € 50 vertegenwoordigen zijn eigendom van het waterschap. Er wordt een waterschapsbestemming voor gezocht. Geschenken en giften die een waarde van € 50 of minder vertegenwoordigen kunnen worden behouden.

4.4

Geschenken en giften worden niet op het huisadres ontvangen. Indien dit toch is gebeurd, meldt een politieke ambtsdrager dit in het bestuursorgaan waarvan hij deel uit maakt, waarna een besluit over de bestemming van het geschenk wordt genomen.

4.5

Aanbiedingen voor privé-werkzaamheden of kortingen op privé-goederen worden niet geaccepteerd.

4.6

Een politieke ambtsdrager maakt in het bestuursorgaan waar hij deel van uitmaakt melding van uitnodigingen voor excursies en evenementen op kosten van derden.

5

Bestuurlijke uitgaven, onkostenvergoedingen, buitenlandse reizen en voorzieningen

5.1

Uitgaven worden uitsluitend vergoed als de hoogte en de functionaliteit ervan kunnen worden aangetoond. Een politieke ambtsdrager is terughoudend bij het in rekening brengen van uitgaven die zich op het grensvlak van privé en publiek bevinden.

5.2

Een politieke ambtsdrager declareert geen kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.


3

5.3

In geval van twijfel omtrent een declaratie of over het correct gebruik van een creditcard door een bestuurder, wordt dit voorgelegd aan de voorzitter en zonodig ter besluitvorming aan het dagelijks bestuur voorgelegd.

5.4

Een politieke ambtsdrager die het voornemen heeft uit hoofde van zijn functie een buitenlandse reis te maken of is uitgenodigd voor een buitenlandse reis of werkbezoek op kosten van derden, heeft vooraf toestemming nodig van het bestuursorgaan waar hij deel van uit maakt. Het waterschapsbelang van de reis is doorslaggevend voor de besluitvorming. Indien het toestemming aan een bestuurder betreft wordt het algemeen bestuur van de besluitvorming in het dagelijks bestuur op de hoogte gesteld. (Onder een buitenlandse reis wordt verstaan een reis naar het buitenland (inclusief de Nederlandse Antillen en Aruba), niet zijnde een reis naar een instelling van de Europese Unie.)

5.5

Een politieke ambtsdrager meldt het voornemen tot een buitenlandse reis of een uitnodiging daartoe in het bestuursorgaan waar hij deel van uit maakt en verschaft daarbij informatie over het doel van de reis, de bijbehorende beleidsoverwegingen, de samenstelling van het gezelschap, de geraamde kosten en de wijze waarop van de reis verslag wordt gedaan.

5.6

Het ten laste van het waterschap meereizen van de partner van een politieke ambtsdrager naar en in het buitenland is uitsluitend toegestaan wanneer dit gebeurt op uitnodiging van de ontvangende partij en het belang van het waterschap daarmee gediend is. Het meereizen van de partner wordt bij de besluitvorming betrokken.

5.7

Het anderszins meereizen naar en in het buitenland van derden op kosten van het waterschap is niet toegestaan. Het meereizen van derden op eigen kosten is toegestaan en wordt in dat geval bij de besluitvorming betrokken.

5.8

Het verlengen van een buitenlandse dienstreis voor privé-doeleinden is toegestaan, mits dit is betrokken bij de besluitvorming. De extra reis- en verblijfkosten komen volledig voor rekening van de politieke ambtsdrager.

5.9

Gebruik van waterschapseigendommen of -voorzieningen voor privé-doeleinden is niet toegestaan tenzij het betreft de bruikleen van een fax, mobiele telefoon en computer die mede voor privédoeleinden kunnen worden gebruikt.

5.10 Het dagelijks bestuur kan bepalen dat bestuurders voor hun dienstreizen gebruik maken van een dienstauto (met of zonder chauffeur) en dat van de dienstauto gebruik kan worden gemaakt voor woon-werkverkeer of voor de uitoefening van q.q.-nevenfuncties.


4

BIJLAGE 5 MELDING NEVENWERKZAAMHEDEN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS Begripsomschrijving Nevenwerkzaamheden zijn alle betaalde en onbetaalde werkzaamheden die een medewerker in zijn vrije tijd voor zichzelf of voor derden verricht. Melding De medewerker van het waterschap vervult geen nevenwerkzaamheden die strijdig zijn of kunnen zijn met het belang van het waterschap. In het algemeen dient men zich af te vragen of er door de nevenwerkzaamheden sprake is of kan zijn van: 1 2 3 4

ontoelaatbare belangenverstrengeling botsing van belangen schade aan het aanzien van het ambt onvoldoende beschikbaarheid voor de hoofdfunctie.

Bij deze afweging dient voorts rekening te worden gehouden met het karakter van de nevenwerkzaamheden, de functie in de organisatie en het gebied waarin de nevenwerkzaamheden worden verricht. Als er twijfel is of de nevenwerkzaamheden te combineren zijn met het werk bij het waterschap, dient contact te worden opgenomen met de leidinggevende of advies te worden gevraagd bij de vertrouwenspersoon integriteit. Nevenwerkzaamheden of voorgenomen nevenwerkzaamheden die de belangen van het waterschap kunnen raken, worden gemeld: 1 2 3

voorafgaand aan de indiensttreding bij de intentie om na indiensttreding nevenwerkzaamheden te aanvaarden bij tussentijdse wijzigingen in de aard/omvang van nevenwerkzaamheden.


1

FORMULIER MELDING NEVENWERKZAAMHEDEN WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS Persoonlijke gegevens Naam Functie Afdeling Datum in dienst Omvang dienstverband (in uren per week) Wil nevenwerkzaamheden (blijven) verrichten Omschrijving aard van de nevenwerkzaamheden: A B C D Naam organisatie/instantie waarvoor de nevenwerkzaamheden worden verricht: A B C Relatie van de onderneming met het waterschap: A B C Periode waarin de nevenwerkzaamheden worden verricht: A tot B tot C tot Tijdsbeslag van de nevenwerkzaamheden: A gemiddeld uren per B gemiddeld uren per C gemiddeld uren per Datum Handtekening


2

BIJLAGE 6 KLOKKENLUIDERSREGELING WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS Meldingsprocedure bij vermoeden en meldpunt Artikel 1 Begripsbepalingen In deze regeling wordt verstaan onder: a het Meldpunt: een onafhankelijke persoon die als zodanig door het algemeen bestuur is aangewezen; b een vermoeden van een misstand: een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot de waterschapsdienst omtrent: 1 een strafbaar feit; 2 een schending van regelgeving of beleidsregels; 3 het misleiden van justitie; 4 een gevaar voor de volksgezondheid, de veiligheid of het milieu, of 5 het bewust achterhouden van informatie over deze feiten. Interne procedure Artikel 2 Interne melding 1

2

3 4

De ambtenaar die een vermoeden van een misstand wil melden, doet dit bij zijn direct leidinggevende of, indien hij melding aan zijn direct leidinggevende niet wenselijk acht, bij diens leidinggevende of bij de door het algemeen bestuur aangewezen vertrouwenspersoon. De leidinggevende of de vertrouwenspersoon draagt er zorg voor dat het dagelijks bestuur onverwijld op de hoogte wordt gesteld van een gemeld vermoeden van een misstand en van de datum waarop de melding ontvangen is. Indien de ambtenaar het vermoeden bij de vertrouwenspersoon heeft gemeld, brengt de vertrouwenspersoon tevens de leidinggevende van betrokkene op de hoogte. De ambtenaar kan de vertrouwenspersoon verzoeken zijn identiteit bij het dagelijks bestuur of de leidinggevende niet bekend te maken. De ambtenaar kan dit verzoek te allen tijde herroepen. Naar aanleiding van de melding van een vermoeden van een misstand stelt het dagelijks bestuur onverwijld een onderzoek in. Het dagelijks bestuur zendt aan de ambtenaar die een vermoeden van een misstand heeft gemeld, een ontvangstbevestiging. De ontvangstbevestiging bevat het gemelde vermoeden van een misstand en het moment waarop de ambtenaar het vermoeden aan de leidinggevende of de vertrouwenspersoon heeft gemeld. Indien de ambtenaar verzocht heeft zijn identiteit niet bekend te maken aan het dagelijks bestuur, zendt het dagelijks bestuur een ontvangstbevestiging aan de vertrouwenspersoon.


1

Artikel 3 Standpunt 1

2

Het dagelijks bestuur stelt de ambtenaar dan wel, indien de ambtenaar heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan het dagelijks bestuur, de vertrouwenspersoon binnen 8 weken schriftelijk op de hoogte van zijn standpunt omtrent het gemelde vermoeden van een misstand. Indien het standpunt niet binnen 8 weken kan worden gegeven, kan het dagelijks bestuur de afhandeling voor ten hoogste vier weken verdagen. Het dagelijks bestuur stelt de ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon hiervan schriftelijk in kennis.

Externe procedure Artikel 4 Het Meldpunt 1 2

Het algemeen bestuur wijst een persoon aan die het Meldpunt vormt. Hij wordt benoemd voor de werkingsduur van de regeling. Het Meldpunt heeft tot taak een door de ambtenaar gemeld vermoeden van een misstand te onderzoeken en het dagelijks bestuur daaromtrent te adviseren.

Artikel 5 Melding bij het Meldpunt 1

2

De ambtenaar kan het vermoeden van een misstand melden bij het Meldpunt, indien: a hij het niet eens is met het standpunt bedoeld in artikel 3; b hij geen standpunt ontvangen heeft binnen de termijnen bedoeld in artikel 3. De ambtenaar kan het Meldpunt verzoeken zijn identiteit niet bekend te maken. Hij kan dit verzoek te allen tijde herroepen.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging en onderzoek 1

2 3

4

Het Meldpunt bevestigt de ontvangst van een melding van een vermoeden van een misstand aan de ambtenaar die het vermoeden heeft gemeld en stelt het dagelijks bestuur op de hoogte van de melding. Indien het Meldpunt dit voor de uitoefening van zijn taak noodzakelijk acht, stelt het een onderzoek in. Ten behoeve van het onderzoek omtrent een melding van een vermoeden van een misstand is het Meldpunt bevoegd bij het dagelijks bestuur alle inlichtingen in te winnen die het voor de vorming van zijn advies nodig acht. Wanneer de inhoud van bepaalde door het dagelijks bestuur verstrekte informatie vanwege het vertrouwelijke karakter uitsluitend ter kennisneming van het Meldpunt dient te blijven, wordt dit aan het Meldpunt meegedeeld.

Artikel 7 Niet ontvankelijkheid Het Meldpunt adviseert het dagelijks bestuur gemotiveerd de melding niet ontvankelijk te verklaren indien:


2

a b c

de misstand niet van voldoende gewicht is; de ambtenaar de procedure bedoeld in artikel 2 niet heeft gevolgd; of de ambtenaar de procedure bedoeld in artikel 2 wel heeft gevolgd, maar de termijnen bedoeld in artikel 3 nog niet zijn verstreken.

Artikel 8 Inhoudelijk advies van het Meldpunt 1

2

3

Indien het gemelde vermoeden van een misstand ontvankelijk is, legt het Meldpunt binnen 8 weken zijn bevindingen omtrent de melding van een vermoeden van een misstand neer in een advies aan het dagelijks bestuur. Het Meldpunt bericht de ambtenaar dat een advies is uitgebracht. Indien het advies niet binnen 8 weken kan worden gegeven, wordt dit door het Meldpunt aan het dagelijks bestuur meegedeeld, en kan deze termijn met ten hoogste vier weken worden verlengd. Het dagelijks bestuur stelt de ambtenaar hiervan schriftelijk in kennis. Het advies wordt in geanonimiseerde vorm en met inachtneming van het eventueel vertrouwelijke karakter van aan het Meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen openbaar gemaakt op een wijze die het Meldpunt geëigend acht, tenzij zwaarwegende belangen zich daartegen verzetten. Kosten van de openbaarmaking komen ten laste van het waterschap. Het advies wordt niet eerder openbaar gemaakt dan nadat het dagelijks bestuur zijn nadere standpunt aan de ambtenaar die het vermoeden van een misstand heeft gemeld, heeft meegedeeld.

Artikel 9 Nader standpunt 1

2

Het dagelijks bestuur stelt op basis van het advies van het Meldpunt bedoeld in artikel 7 en 8, binnen twee weken een nader standpunt vast, en stelt de ambtenaar dan wel, indien de ambtenaar heeft verzocht zijn identiteit niet bekend te maken aan het dagelijks bestuur, de vertrouwenspersoon daarvan schriftelijk op de hoogte. De ambtenaar dan wel de vertrouwenspersoon ontvangt tevens een afschrift van het advies, als bedoeld in artikel 7 en 8, met inachtneming van het eventueel vertrouwelijk karakter van aan het Meldpunt verstrekte informatie en de ter zake geldende wettelijke bepalingen.

Artikel 10 Jaarverslag 1 2

3

Jaarlijks wordt door het Meldpunt een verslag opgemaakt. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen gemeld: a het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden van een misstand; b het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek heeft geleid; c het aantal onderzoeken dat het Meldpunt heeft verricht; d het aantal adviezen en de aard van de adviezen die het Meldpunt heeft uitgebracht. Dit jaarverslag wordt aan de het algemeen bestuur en de Ondernemingsraad gestuurd en openbaar gemaakt.


3

Slotbepaling Artikel 11 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op …


4

TOELICHTING KLOKKENLUIDERSREGELING Artikel 1 Begripsbepalingen In dit artikel wordt gesproken van een Meldpunt. Het Meldpunt kan op verschillende manieren worden vormgegeven. Van belang hierbij is dat het een onafhankelijk Meldpunt moet zijn. Er kan gekozen worden voor een onafhankelijke commissie die speciaal voor de integriteitskwesties in het leven wordt geroepen; er kan ook worden aangesloten bij een al bestaande commissie, mits deze onafhankelijk is. Waterschappen zouden ook gezamenlijk in een regio een onafhankelijke commissie kunnen instellen. Het waterschap heeft eveneens de mogelijkheid om in plaats van een commissie een onafhankelijk persoon aan te wijzen die fungeert als het Meldpunt.


5

BIJLAGE 7 GEDRAGSCODE INTERNET- EN E-MAILGEBRUIK WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS Doel van de afspraken De gedragscode bevat afspraken over de wijze waarop het Waterschap Roer en Overmaas omgaat met het registreren, verzamelen en monitoren van tot een persoon herleidbare data over internet- en e-mailgebruik. Met als doel een goede balans te vinden tussen enerzijds een verantwoord gebruik van internet en e-mail, met als doeleinden bewijs en archivering, systeem- en netwerkbeveiliging, het voorkomen van negatieve publiciteit, tegengaan van seksuele intimidatie, naleving van afspraken over verboden gebruik en kosten- en capaciteitsbeheersing en anderzijds bescherming van privacy van werknemers op de werkplek. Algemene uitgangspunten Artikel 1. 1. Gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn, worden niet geregistreerd, verzameld, gecontroleerd, gecombineerd dan wel bewerkt anders dan in deze gedragscode is afgesproken. 2. Alleen verkeersgegevens worden geregistreerd, tenzij aanleiding bestaat om meer gegevens te registreren. De verkeersgegevens worden gespecificeerd in een bij deze gedragscode gevoegde bijlage. 3. Persoonlijke gegevens worden alleen gebruikt voor het doel waarvoor ze verzameld zijn. 4. Het registreren van gegevens die tot een persoon herleidbaar zijn, wordt tot het minimum beperkt. Hierbij wordt gestreefd naar een maximale bescherming van de privacy van werknemers op de werkplek. 5. De geregistreerde gegevens worden niet langer dan één maand gebruikt. Relatie tot bestaande wetgeving en/of regelingen Artikel 2. Deze gedragscode wordt beschouwd als een regeling op het gebied van de verwerking van persoonsgegevens zoals omschreven in de ‘Wet op de ondernemingsraden’. Tevens is de ‘Wet bescherming persoonsgegevens’ van toepassing. De daarin omschreven rechten van werknemers, zoals inzage-, kopie, correctie- en verwijderingsrecht, zijn op de gegevens die worden verzameld op basis van de gedragscode onverkort van toepassing. Verzoeken hiertoe dienen te worden ingediend bij de directie. Beschikbaarheid van internet- en e-mailfaciliteiten Artikel 3. 1. Internet- en e-mailfaciliteiten zijn in principe beschikbaar voor alle eindgebruikers. De secretaris/directeur is bevoegd te oordelen over de beschikbaarstelling en over de beëindiging daarvan.


1

2. De beschikbaarheid kan worden beëindigd wanneer een eindgebruiker de faciliteiten gebruikt op een wijze die in strijd is met deze gedragscode of daarop gebaseerde regelingen, dan wel in strijd is met de wet. 3. Ter bescherming van het systeem en netwerk kan de beschikbaarheid worden beëindigd door het tegenhouden van e-mails van een specifiek e-mailadres en door het afschermen van internetsites. De gebruiker van het desbetreffende adres en/of de desbetreffende site wordt hiervan op de hoogte gesteld. Gebruik van internet- en e-mailfaciliteiten Artikel 4. 1. In principe wordt er vanuit gegaan dat direct aan personen geadresseerde e-mail uitsluitend uit informele e-mail zal bestaan. Indien een individuele medewerker toch direct geadresseerde e-mail ontvangt welke een formele afhandeling vereisen, is betrokkene hiervoor verantwoordelijk. 2. Door het verzenden van e-mail naar ontvangers buiten het Waterschap Roer en Overmaas mag de goede naam van het waterschap niet in gevaar gebracht worden. 3. De e-mail bevat een disclaimer. 4. Een eindgebruiker mag bij de uitoefening van zijn/haar functie alleen gebruik maken van de internet- en e-mailfaciliteiten die beschikbaar worden gesteld door het waterschap. Uitzonderingen op deze bepaling zijn slechts mogelijk nadat toestemming is verkregen van de secretaris/directeur. Aan deze toestemming kunnen voorwaarden worden verbonden. Verboden Artikel 5. 1. a. Het gebruik van e-mail en internetfaciliteiten op een zodanige wijze dat daardoor het functioneren van de technische infrastructuur in gevaar komt of dat daardoor het waterschap schade kan lijden, is verboden. b. Het bezigen van dreigende, seksueel intimiderende en/of racistische taal in e-mailberichten is verboden c. Het verspreiden van e-mailberichten met een racistische, seksueel intimiderende of pornografisch karakter is verboden. d. Ook het bewust zoeken van internetsites die pornografisch materiaal bevatten, waarop online gokken mogelijk is of die een discriminerende inhoud hebben, is verboden. e. Het is niet toegestaan berichten zowel intern als extern door te sturen die weer nieuwe berichten veroorzaken (bijv. brieven met waarschuwingen over virussen en/of kettingbrieven). f. Het is niet toegestaan programma’s (.exe, .com, .dll, enz.) die men via het internet of e-mail heeft gekregen of kan verkrijgen, te installeren of uit te voeren. Voor het downloaden van programmatuur dient men zich te wenden tot automatisering. 2. Het gebruik van middelen om te verhinderen dat de organisatie van het waterschap kennis kan nemen van de inhoud van e-mailberichten en bijlagen door anderen dan de opsteller is niet geoorloofd. De secretaris/directeur kan van deze bepaling op verzoek ontheffing verlenen.


2

Privégebruik Artikel 6. 1. Een terughoudend gebruik van internet- en e-mailfaciliteiten voor privédoeleinden is toegestaan, mits dit niet storend is voor c.q. ten koste gaat van hun dagelijkse werkzaamheden. 2. De werkgever is niet verantwoordelijk voor de inhoud van persoonlijke mailberichten. Controle van het gebruik van internet- en e-mailfaciliteiten Artikel 7. De werkgever leest niet de inhoud van zowel persoonlijke als zakelijke mailberichten. De werkgever controleert geen persoonsgegevens over internetgebruik, zoals tijdsbesteding en bezochte sites. Persoonlijke en zakelijke e-mailberichten worden wel geautomatiseerd op virussen gecontroleerd. Evenmin zullen persoonsgegevens omtrent het aantal e-mails, de e-mailadressen en andere data hieromtrent worden gecontroleerd. Desondanks kunnen controles op incidentele basis vanwege een zwaarwichtige reden plaatsvinden. Daarvan is in ieder geval sprake indien er een reëel vermoeden bestaat dat in strijd gehandeld wordt met artikel 5, lid 1 en 2. Hiervan wordt melding gemaakt bij de ondernemingsraad. Vertrouwelijkheid gegevens OR Artikel 8. Het internet- en e-mailgebruik door leden van de ondernemingsraad is vertrouwelijk. Verkeersgegevens die tot de OR herleidbaar zijn, mogen indien nodig alleen om technische redenen voor het systeembeheer worden ingezien en gebruikt. Hiervan wordt melding gemaakt bij de ondernemingsraad. Klachtenprocedure Artikel 9. 1. Indien een medewerker meent benadeeld te zijn in zijn rechten op grond van deze gedragscode, kan hij schriftelijk een klacht indienen bij het Waterschap Roer en Overmaas. 2. De klacht dient ondertekend te zijn en bevat tenminste: naam en adres; dagtekening; omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht. Slotbepaling Artikel 10. 1. Deze gedragscode is een overeenkomst als bedoeld in artikel 32 lid 2 van de Wet op de ondernemingsraden en wordt door het waterschap aan alle medewerkers toegezonden. 2. Deze gedragscode laat elke uit wet, CAO of andere geldende regeling voortvloeiende bevoegdheid of voorziening voor de ondernemingsraad onaangetast. 3. De WOR-bestuurder en de ondernemingsraad kunnen deze gedragscode in onderling overleg wijzigen of aanpassen. Aanpassingen of wijzigingen worden schriftelijk vastgelegd, ondertekend en aan alle medewerkers toegezonden.


3

4. Indien er gegronde redenen zijn aan te nemen dat het aantal niet-zakelijke emailberichten storend is voor c.q. ten koste gaat van de dagelijkse werkzaamheden als bedoeld in artikel 2, eerste lid, is de WOR-bestuurder gerechtigd, na overleg met de ondernemingsraad, het aantal niet-zakelijke mailberichten te beperken tot een bepaald maximum per week. 5. Het gebruik van deze gedragscode wordt drie jaar na vaststelling geëvalueerd.


4

Gebruik internet- en e-mailfaciliteiten volgens de gedragscode Voor het gebruik van de internet- en e-mailfaciliteiten is een gedragscode opgesteld, welke is vastgesteld door de secretaris/directeur en de instemming heeft van de ondernemingsraad. De gedragscode heeft tot doel een goede balans te vinden tussen enerzijds een verantwoord gebruik van internet en e-mail, met als doeleinden bewijs en archivering, systeem- en netwerkbeveiliging, het voorkomen van negatieve publiciteit, tegengaan van seksuele intimidatie, naleving van afspraken over verboden gebruik, en kosten- en capaciteitsbeheersing en anderzijds bescherming van privacy van werknemers op de werkplek. Gebruik van de internet- en e-mailfaciliteiten volgens de gedragscode komt neer op het volgen van de hieronder staande praktische richtlijnen. 1. Gebruik internet op geen enkele manier voor activiteiten van commerciële aard, dan wel voor activiteiten die in strijd met de wet zijn. 2. Raadpleeg geen zogenaamde onfatsoenlijke sites (bijv. pornografische, criminele, racistische, enz.) en maak geen oneigenlijk gebruik van internet. Op voorhand worden deze ongewenste omgevingen via een filtermechanisme zoveel mogelijk afgeschermd. 3. Op schriftelijk verzoek kunnen geblokkeerde websites en e-mails voor zakelijk gebruik worden vrijgegeven. Hiervoor moet het op de site van I&A staande formulier, ‘verzoek openzetten geblokkeerde webpagina's’, worden gebruikt. 4. Installeer of voer geen programma’s (.exe, .com, .dll, enz.) uit, die men via internet of email heeft gekregen of kan verkrijgen. Dergelijke programma’s kunnen tot verstoringen leiden van het netwerk en de daarop geïnstalleerde programmatuur. Dergelijke programmatuur kan via het daarvoor ontworpen formulier worden aangevraagd. 5. Controleer, indien mogelijk, elke dag of u e-mail heeft ontvangen. Blijf overigens altijd kritisch met betrekking tot de afzender en de inhoud van het bericht. 6. Iedere medewerker is verantwoordelijk voor de PC of een ander medium waarop van het internet gebruik wordt gemaakt. Laat een door jezelf gestarte internetverbinding niet door anderen gebruiken en gebruik geen door een ander gestarte internetverbinding. 7. Laat de verbinding naar het internet niet ‘open’ staan indien hier geen directe noodzaak toe bestaat. 8. Laat, indien van toepassing, berichten (zowel inkomende als uitgaande) bij documentaire informatievoorziening (DIV) registreren. Verzonden en ontvangen e-mailberichten maken in principe deel uit van het archief van het waterschap. Hieruit volgt dan weer, dat geval voor geval door de ontvanger/afzender van een e-mail bekeken moet worden of het stuk qua inhoud door DIV moet worden geregistreerd. Registratie betekent namelijk dat de loop van een stuk door de organisatie gevolgd kan worden, buiten het feit dat een stuk dat niet geregistreerd is, voor de organisatie feitelijk niet bestaat. DIV heeft geen inzicht, welke e-mails door de werknemers via hun eigen mailbox worden ontvangen c.q. verstuurd, dus ligt de verantwoordelijkheid voor de registratie volledig bij de werknemers. Op verzoek om registratie wordt door DIV bekeken of dat inderdaad het geval is, overeenkomstig de gangbare werkwijze. Dus bij twijfel DIV vragen.


5

9. De volgende categorieën zijn nu uitgezonderd: circulaires/mailings/reclame van algemeen karakter (huis-aan-huis); alles wat niet uitdrukkelijk aan het waterschap is gericht, dit kan bijv. informatie zijn die iemand heeft aangevraagd, maar die opgemaakt/ontvangen zijn door een andere organisatie; conceptstukken (hiervoor kunnen wel uitzonderingen gelden); stukken waarvan afgesproken is dat ze niet hoeven te worden ingeschreven omdat ze periodiek worden toegezonden (bijv. aanmeldingen touwoversteken Geul: als zodanig opgenomen in een overkoepelende vergunning); alle privé-e-mails. 10. Informeer, indien noodzakelijk, externe relaties dat officiële post aan [email protected] dient te worden gericht zodat deze, net zoals de gewone post, kunnen worden ingeschreven. 11. Ook wanneer u weet dat u niet regelmatig uw mailbox kunt raadplegen, doet u er verstandig aan de verzender van aan u gerichte berichten te verzoeken het bericht aan [email protected] te versturen. 12. Maak gebruik van de afwezigheidsassistent bij geplande afwezigheid van één dag of meer. 13. Schoon uw postbus regelmatig. Indien uw postbus vol is, kunt u immers geen berichten meer ontvangen. 14. Via e-mail is het mogelijk ook grote berichten te versturen. Bent u ervan bewust dat niet in alle gevallen gebruikers dergelijke berichten kunnen ontvangen. Het binnenhalen van dergelijke berichten neemt erg veel tijd in beslag. 15. Het versturen van e-mails met een grootte van 15 MB en meer gebeurt pas na 17.00 uur. Berichten gelijk of groter dan 15 MB kunnen door het waterschap niet worden ontvangen. 16. De verstuurder van een e-mail is verantwoordelijk voor de ontvangst ervan. Bij twijfel moet de verzender van het bericht controleren of de e-mail is ontvangen. 17. Stuur binnen het Waterschap Roer en Overmaas een bericht alleen aan die medewerkers, voor wie het bericht een toegevoegde waarde heeft. Door de grote hoeveelheid berichten wordt het onnodig ontvangen van een bericht vaak als storend ervaren. 18. Het gebruik van de optie om berichten te versturen aan grote groepen (alle) medewerkers is alleen toegestaan voor berichten die bestemd zijn voor alle medewerkers, zoals berichten van informatieve aard, namens het bestuur, de directie, facilitaire zaken, OR, de vakbond, personeelsvereniging en/of systeembeheer. 19. Stuur geen berichten door die weer nieuwe berichten veroorzaken (bijv. berichten over waarschuwingen met betrekking tot virussen en/of kettingbrieven). Probeer het gebruik van de optie leesbewijs zoveel mogelijk te beperken.


6

20. Stuur in een e-mail geen documenten mee die op intranet of op een gezamenlijk schijf (afdeling of projectgroep) zijn te raadplegen. Om zoekwerk te verminderen, kunt u een link in de e-mail aanmaken. 21. Realiseer u dat indien u externe berichten verstuurt via e-mail of deelneemt aan discussiegroepen, u dit doet als werknemer van het Waterschap Roer en Overmaas. Indien dit niet het geval is, dient u dit uitdrukkelijk in het bericht te vermelden. 22. Let erop dat u een correcte adressering gebruikt voor de door u te verzenden berichten en vermeldt in uw bericht nogmaals de geadresseerde en de verzender voor het geval dat in de adressering toch een fout zit. Verzeker u er tevens van dat de afzender van een bericht ook uw correcte e-mailadres heeft. 23. Verstuur geen berichten met vertrouwelijke informatie via het internet. Gezien de aard van het internet, kan niet worden uitgesloten dat (dergelijke) berichten ook door derden kunnen worden gelezen. 24. Omdat in Nederland momenteel de juridische status van internet en e-mail nog niet geheel duidelijk is, is het de werknemers niet toegestaan uitgaande formele post op elektronische wijze te verzenden. Uitgaande formele post dient dus vooralsnog schriftelijk te worden verzonden. 25. Alle overige via e-mail te verzenden berichten dienen altijd -ter voorkoming van aansprakelijkheid van het waterschap- van een zogeheten disclaimer te zijn voorzien. Deze disclaimer zal als waterschapsstandaard in e-mail worden opgenomen. Disclaimer: Het is mogelijk dat tijdens transport van dit bericht fouten zijn ontstaan zodat het bericht onjuist is overgekomen. Hiervoor kunnen wij geen aansprakelijkheid erkennen. Uitsluitend het door de bevoegde persoon dan wel het bevoegde bestuursorgaan ondertekende document is bindend. Wij adviseren u om bij twijfel over de juistheid of volledigheid met ons contact op te nemen. Deze e-mail gaat uit van het Waterschap Roer en Overmaas en is uitsluitend bestemd voor geadresseerde(n). Deze e-mail kan informatie bevatten die vertrouwelijk is. Indien u niet als geadresseerde bent aangeduid, dient u zich te onthouden van kennisneming, openbaarmaking en verveelvoudiging van de inhoud van deze e-mail. Indien de e-mail kennelijk bij vergissing aan u is verzonden, verzoeken wij u ons hiervan onverwijld te berichten. 26. Indien voor de toegang tot bepaalde omgevingen op internet uw e-mail adres noodzakelijk is, bent u zich er dan van bewust, dat uw e-mailadres kan worden gebruikt voor commerciële of marketing doeleinden. 27. Medewerkers dienen zich op het internet steeds professioneel te gedragen. Zij zijn voorzichtig in wat zij mededelen tot en over derden. 28. Ten aanzien van het gebruik van internet en e-mail gelden dezelfde regels en beleefdheidsvormen als die van toepassing zijn op telefonische en schriftelijke communicatie.


7

29. Handelen door werknemer en/of werkgever in strijd met deze gedragscode, zal worden opgevat als een inbreuk op het vertrouwen dat in de betreffende werknemer is gesteld en kan op grond daarvan tot een passende sanctie leiden. 30. De werkgever registreert met inachtneming van de Wet Bescherming Persoonsgegevens, in technische zin gegevens over internetgebruik, zoals tijdsbesteding, bezochte sites en het aantal e-mails. 31. In geval van zwaarwegende redenen, zoals vermeend misbruik, de constatering van virussen en/of storingen op het netwerk, heeft de directie het recht over te gaan tot het uitvoeren van gerichte controles van individuele medewerkers. Hiervan wordt de betreffende medewerker in kennis gesteld onder opgave van de zwaarwegende redenen.


8

BIJLAGE 8 EED OF BELOFTE MEDEWERKERS WATERSCHAP ROER EN OVERMAAS Ik zweer/beloof als ambtenaar plechtig het volgende: 1. 2. 3. 4.

Ik zal de gerechtigheid dienen. Ik zal trouw zijn aan de grondwet en de overige wetten van het Rijk. Ik zal onpartijdig handelen en de democratische beginselen en procedures respecteren. Ik ben loyaal ten opzichte van de bestuursorganen van WRO en het door hen vastgestelde beleid. 5. Ik zal van de overheidsmacht die mij is toevertrouwd geen misbruik maken. 6. Ik zal zorgvuldig omgaan met informatie. 7. Ik zal de geloofwaardigheid van het ambt niet schaden. 8. Ik zal het vertrouwen, dat de burger in mij mag stellen, niet beschamen. 9. Ik zal me een zelfstandig oordeel vormen over de morele juistheid van mijn handelen. 10. Dat verklaar en beloof ik of zo waarlijk helpe mij God Almachtig (of verwijzing naar een andere godsdienst); zweer en beloof mij hieraan te houden.


1

DB Agendapunt: 4. Sittard, 6 maart 2007 AAN HET DAGELIJKS BESTUUR. Onderwerp: Integriteitsbeleid Waterschap Roer en Overmaas

Recommend Documents