Criteria voor virtualisatie, welke zijn relevant? Afstudeerscriptie FEWEB IT Audit Vrije Universiteit Amsterdam

Criteria voor virtualisatie, welke zijn relevant? Afstudeerscriptie FEWEB IT Audit Vrije Universiteit Amsterdam Datum: Door :

1 april 2008 Marcel Woltjes en Salo van Berg (Team 805)

Bedrijfscoach: drs. M.M.J.M. (Marc) Welters RE RA Ernst & Young Accountants VU Coach :

Dr. R.P.H.M. (René) Matthijsse

Voorwoord Deze scriptie is de finale toets van de Postgraduate IT Audit opleiding aan de Vrije Universiteit van Amsterdam. In de scriptie moet een probleem of vraagstuk uit de dagelijkse praktijk op academisch verantwoorde wijze uitgewerkt worden. Wij hebben een scriptie geschreven met als onderwerp ‘Criteria voor virtualisatie, welke zijn relevant?’. De actualiteit van het onderwerp en de toenemende vraag voor IT-audit werkzaamheden bij beslissingstrajecten en virtualisatieprojecten was voor ons de voornaamste reden om onze scriptie hierop toe te spitsen . Vanuit de Vrije Universiteit Amsterdam is de heer Dr. R.P.H.M. (René) Matthijsse aangewezen als onze afstudeerbegeleider. Wij willen hem bedanken voor de goede inhoudelijke ideeën, zijn uitleg en het doorlezen van onze stukken. Zijn enthousiasme en vakkundig inzicht hebben ons geholpen in het opleveren van dit uiteindelijke resultaat. Wij willen onze bedrijfsbegeleider drs. M.M.J.M. (Marc) Welters RE RA bedanken voor het meelezen en adviseren tijdens de uitvoerende fase. Ten slotte willen we de ondernemingen bedanken die hebben meegewerkt aan het praktijk onderzoek en de docenten bedanken voor de colleges van de afgelopen drie jaar. Het heeft ons geholpen bij het schrijven van deze scriptie, maar ook bij het verbreden van onze vakkennis op het gebied van IT- auditing. April 2008 Marcel Woltjes Salo van Berg

Management samenvatting Virtualisatie is tegenwoordig een veel voorkomend fenomeen binnen het IT-landschap. Veel ondernemingen zijn er in meer of mindere mate mee bezig. Vanuit de commercie bekeken blijkt er al snel een eenzijdig beeld te ontstaan dat zich vooral toespitst op kostenbesparingen. Maar wat zijn nu de werkelijke criteria die een investering voor virtualisatie onderbouwen? Zijn deze criteria terug te vinden in een business case? En zijn er basiscriteria die de keuze voor virtualisatie vergemakkelijken? Op al deze vragen wordt in dit onderzoek een antwoord gegeven. Voor een virtualisatietraject is niet alleen kennis en kunde nodig maar ook een andere aanpak en instelling bij zowel IT managers als IT beheerders. Jaren ‘oude’ automatiseringswaarheden worden door virtualisatie in een nieuw daglicht geplaatst. Het loont dan ook om oude en nieuwe ideeën in dit licht goed te bekijken en op hun eigenlijke waarde te beoordelen. Deze stelling is dan ook belangrijk om de investering die met virtualisatie gepaard gaat goed te onderbouwen. Hebben de voordelen die te behalen zijn met virtualisatie alleen betrekking op de IT-afdeling? Zijn de investeringskosten terug te verdienen uit efficiency- of competitieve voordelen op het primaire proces, ten opzichte van de situatie voordat werd gevirtualiseerd? Tijdens het onderzoek zijn een aantal theorieën gevonden die het mogelijk maken om de investeringskosten toe te wijzen aan bedrijfsprocessen. Dit in tegenstelling tot de primaire focus op de bekende IT gerelateerde kostenbesparingen. Beproefde methoden als Total Cost of Ownership, Return on Investment, Activity Based Costing helpen een onderneming de financiële kant te belichten. Mindere bekende methodieken als Information Economics en Business Process Virtualization maken het mogelijk om de voordelen behaald met virtualisatie te vertalen naar bedrijfskundige (efficiency) voordelen. De business case die ten grondslag ligt aan het virtualisatietraject zou de parameters van de beginsituatie moeten beschrijven. Via een zogenaamde nulmeting kan dan achteraf worden bepaald wat de werkelijk behaalde voordelen voor een organisatie zijn geweest. Immers de ‘SOLL’ (gewenste) situatie (na virtualisatie) geeft een onderneming de input van de procesveranderingen en overige voor- en nadelen ten opzichte van de oude ‘IST’ (begin) situatie. De praktijkcasus geeft inzicht in het beslissingstraject tot virtualiseren. Een zestal ondernemingen is geïnterviewd over de criteria die de doorslag hebben gegeven tot de uiteindelijke investering. Wij zijn tot de conclusie gekomen dat geen van de ondernemingen een business case heeft gebruikt waarin ook bedrijfskundige aspecten waren opgenomen. Nulmetingen waren in geen van de gevallen opgenomen in de business case. En achteraf is bij geen enkele van de ondervraagde ondernemingen cijfermatig onderzocht of de verwachte kostenvoordelen zijn behaald. Uitspraken in deze kunnen op basis van de praktijkcasus dan ook niet worden gedaan. Onze conclusie is dat zowel de aanbieders als de afnemers in onvoldoende mate de investeringsbeslissingen op basis van een zuivere business casus onderbouwen, waarbij zowel financiële- , bedrijfskundige- als technische aspecten worden gewogen.

3

Voorwoord

2

Management samenvatting

3

1 1.1 1.2 1.3

Inleiding, onderwerp en probleemstelling Aanleiding en doelstelling Afbakening Scriptie-onderwerp

5 5 5 5

2 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5

Theoretisch kader virtualisatie De definitie Technische aspecten van virtualisatie Economische aspecten van virtualisatie IT-economics Bedrijfskundige aspecten van virtualisatie

8 8 8 14 18 20

3 3.1 3.2 3.3 3.4

Praktijktoetsing Aanpak Resultaten en analyse van de 5 vragen Total cost of ownership Bevindingen praktijkonderzoek

22 22 22 27 27

4 4.1 4.2

De spiegeling van theorie aan praktijk Inleiding Uitwerking synthese

29 29 29

5 5.1 5.2 5.3 5.4

Conclusies en antwoorden op onderzoeksvragen Conclusies Het antwoord op de hoofdvraag De subvragen Aanbevelingen

32 32 32 33 34

Nawoord

35

6

36

Literatuurlijst

Bijlagen

39

1

Inleiding, onderwerp en probleemstelling

1.1

Aanleiding en doelstelling

De aanleiding voor het onderwerp ‘virtualisatie’ is de opkomst van virtuele technieken bij diverse cliënten. In de informatica is virtualisatie een techniek voor het verbergen van fysieke karakteristieken van computerbronnen en de manier waarop andere systemen, applicaties of eindgebruikers met deze bronnen communiceren. Om een organisatie te kunnen adviseren bij de beslissing om een virtualisatietraject te starten, is het van belang inzichtelijk te maken wat de verwachtingen van de organisatie hieromtrent zijn en die te meten na implementatie. Om deze beslissingselementen goed in kaart te brengen, is onderzocht welke voorwaarden en besluitvorming, zowel technisch, financieel als bedrijfskundig, plaatsvinden bij een virtualisatietraject. De uitkomsten van het onderzoek naar de besluitvorming geven inzicht in welke hulpmiddelen worden gebruikt bij de beslissing tot virtualisatie. De beoogde uitkomsten van deze besluitvorming geven naar verwachting weer welke resultaten en doelstellingen de organisatie voor ogen had, in relatie met het uiteindelijk behaalde resultaat na virtualisatie.

1.2

Afbakening

Naast het theoretische kader zijn in een praktijkcasus door middel van interviews een aantal onderzoeksvragen uitgezet. Doordat er slechts in beperkte mate theorie over het scriptieonderwerp beschikbaar was is door het uitvoeren van een praktijkcasus inzicht gekregen in de manier waarop een onderneming concreet en structureel inzichtelijk kan maken hoe een besluitvormingsproces zich dient te ontwikkelen. In de praktijk zijn de criteria tot besluitvorming onderwerp van discussie geweest.

1.3

Scriptie-onderwerp

Deze afstudeeropdracht geeft een antwoord op de volgende onderzoeksvraag: “Indien toepassing van virtualisatie overwogen wordt, welke criteria spelen dan een rol, en op welke manier kan dan gestructureerde besluitvorming plaatsvinden.” Ter ondersteuning van de hoofdvraag zijn een aantal subvragen geformuleerd: 1. Wat wordt verstaan onder virtualisatie? 2. In hoeverre is er sprake van een gestructureerd besluitvormingsproces? 3. Vindt besluitvorming t.a.v. de toepassing van virtualisatie gestructureerd en op basis van de juiste argumenten plaats?

5

1.3.1 De onderzoeksaanpak: Het begin van het onderzoek heeft vooral betrekking gehad op het vinden van relevante theorie. Door middel van een intensieve literatuurstudie is voldoende informatie gevonden om een beeld te krijgen over besluitvorming, criteria, en toetsing van criteria binnen een virtualisatietraject. Deze theorie is gekoppeld aan een praktijkcasus. De uiteindelijke bevindingen en resultaten uit de praktijkcasus en de theorie zijn door middel van de synthese aan elkaar gekoppeld. De interviews als onderdeel van de praktijkcasus zijn uitgevoerd met een vaste set van vragen te weten: 1 Waarom is gevirtualiseerd? 2 Welke criteria (KPI’s of businessdrivers) hebben daarbij een rol gespeeld? 3 Hoe zijn deze criteria (KPI’s of businessdrivers) tot stand gekomen? 4 Wat zijn de ervaringen na implementatie (+/-)? 5 Hoe is getoetst of de criteria achteraf gehaald zijn en is er sprake van een succes? Het koppelen van theorie aan praktijkervaringen heeft geleid tot conclusies over (vaste) drivers voor het virtualiseren van IT-omgevingen. Vanuit deze conclusies zijn de hoofdvraag en de subvragen beantwoord. De conclusies zijn gekoppeld aan de bevindingen uit de praktijk. Tijdens het onderzoek heeft veelvuldig communicatie over en weer plaatsgevonden met begeleiders. Elk hoofdstuk is ter toetsing voorgelegd aan de begeleiders. De hieruit ontstane op- en aanmerkingen zijn als zodanig verwerkt.

1.3.2 Relevantie met IT-Audit De relevantie met IT-audit is als volgt weer te geven. De kennis van een IT-auditor heeft betrekking op de technische infrastructuur van een onderneming. Hiertoe behoren niet alleen de technische zaken, maar ook de functionaliteiten en mogelijkheden rondom de technische infrastructuur. In deze hoedanigheid moet de IT-auditor een organisatie goed kunnen adviseren bij de beslissing of beoordeling om een virtualisatietraject te starten. Het is hierbij van belang dat de IT-auditor niet alleen de technische, maar ook de bedrijfskundige aspecten weegt om tot een evenwichtig oordeel te komen1. Het is belangrijk hiervoor specifieke criteria te onderkennen en deze te plaatsen naast de veelgenoemde criteria vanuit de (commerciële) praktijk.

1.3.3 Leeswijzer De scriptie is als volgt opgebouwd: 1 In hoofdstuk één wordt de context van het afstudeeronderzoek beschreven; 2 In hoofdstuk twee wordt het theoretische kader rondom het begrip virtualisatie en de toepassingsgebieden hiervan beschreven; 3 In hoofdstuk drie wordt de praktijkcasus beschreven en nader uitgewerkt;

1 Renkema, T.J.W., Investeren in de informatie-infrastructuur; richtlijnen voor besluitvorming in organisaties, December 1996.

6

4 5

In hoofdstuk vier wordt de synthese tussen de praktijkbevindingen en het theoretische kader beschreven; In hoofdstuk vijf worden de conclusies van het onderzoek uiteengezet, en wordt antwoord gegeven op de hoofdvraag en de subvragen van het onderzoek. Daarnaast worden aanbevelingen gedaan.

7

2

Theoretisch kader virtualisatie

2.1

De definitie

‘A software technology allowing an operating system to run unmodified on an isolated virtual environment, called virtual machine, where a platform's physical characteristics and behaviours are reproduced.’2 ‘In de informatica is virtualisatie een techniek voor het verbergen van fysieke karakteristieken van computerbronnen voor de manier waarop andere systemen, applicaties of eindgebruikers met deze bronnen communiceren. Hieronder valt niet alleen het beschikbaar maken van een enkele fysieke bron (zoals een server, een besturingssysteem, een applicatie of een gegevensdrager) als meerdere logische bronnen, maar ook het beschikbaar maken van meerdere fysieke bronnen (zoals gegevensdragers of servers) als één enkele logische bron. Deze nieuwe virtuele kijk op bronnen wordt niet beperkt door implementatie, geografische locatie of fysieke configuratie van de onderliggende bronnen. Virtualisatie wordt veel gebruikt bij rekenkracht en gegevensopslag.3

2.2

Technische aspecten van virtualisatie

2.2.1 Operating System (OS) virtualisatie De eerste onderzoeken naar virtualisatie werden eind jaren ‘60 verricht als een doorontwikkeling van timesharing projecten4. Hierbij publiceerden IBM-medewerkers een onderzoek over het virtualiseren van meerdere processoren binnen één fysieke processor. Tegelijkertijd kwam de lancering van de eerste computer waarbinnen dit ‘virtualiseren’5 mogelijk was. De redenering achter virtualisatie was het effectief en flexibel gebruiken van beschikbare resources van één en dezelfde processor. Deze gedachtegang kwam voornamelijk voort uit de ontwikkel- en/of aanschafkosten van een processor, in combinatie met het gebruik van de processor (processortijd). Eén van de resultaten van dit onderzoek was onder andere de

2 Definitie van virtualisatie, 2003-2008 http://www.virtualization.info 3 IDC virtualization studie 2006 4 C. Stratchey, “Time Sharing in Large Fast Computers,” Proceedings of the International Conference on Information Processing, Paper B.2.19, UNESCO, New York, June, 1959. 5 R.J. Adair, R.U. Bayles, L.W. Comeau, and R.J. Creasy, A Virtual Machine System for the 360/40, IBM Cambridge Scientific Center Report 320-2007, Cambridge, Mass., May, 1966. Ook: http://www.multicians.org/thvv/360-67.html – Tom Van Vleck's notes about the S/360-67

8

ontwikkeling van de Virtual Machine Monitor (VMM) ook wel ‘Hypervisor6’ genoemd. De VMM werd gebruikt om de resources van het mainframe te splitsen voor ‘multitasking’-toepassingen. Tegenwoordig is virtualisatie de basis voor IBM’s zSeries mainframes7. Deze techniek heeft geleid tot zogenaamde OSvirtualisatie (figuur 1), waarbij de virtuele omgevingen zijn afgestemd op het onderliggende OS en de daarop aangesloten hardware. Dit levert de nodige snelheidswinst op, maar de zwakke plek blijft vooralsnog de specifieke hardware waarop virtuele servers draaien.

Figuur 1

2.2.2 Paravirtualisatie Paravirtualisatie betekent dat het gehele OS wordt gevirtualiseerd binnen één fysieke omgeving. Dit is het gevolg van hernieuwde intrede van virtualisatie eind jaren ‘90, waarbij het komt tot nieuwe succesvolle pogingen tot virtualisatie. Deze zogenaamde paravirtualisatie8 (figuur 2) wordt gerealiseerd door de virtualisatiesoftware specifiek te koppelen aan de ondersteunende hardware. Voorwaarde hiervoor is dat hardware geschikt is voor virtualisatie-afhandeling, bijvoorbeeld Intel Virtualization Technology9. Rond

6 Berlind, D. In virtual machine parlance, the hypervisor is the layer of software that sits just "above" the hardware and handles the virtualization process (making one machine look like more than one machine and allowing each of those ‘virtual’ machines to run different operating systems). 7 Rosenblum M. and Garfinkel T. Virtual machine monitors: current technology and future trends. Computer, 38(5):39–47, Mei 2005. 8 Lightweight Virtual Machines for Distributed and Networked Applications, by Andrew Whitaker, Marianne Shaw, and Steven D. Gribble University of Washington Technical Report 02-02-01 9 Rich Uhlig, Gil Neige, Dion Rodgers, Amy L., Santoni, Fernando, C.M. Martins, Andrew V., Anderson, Steven M., Bennett, Alain Kägi, Felix H., Leung, Larry Smith, Intel Corporation, May 2005.

9

2003 wordt ook het Xen10 opensource project actief, waarbij LINUX en UNIX systemen hardwarematig paravirtualisatie ondersteunen.

Figuur 2

2.2.3 Volledige virtualisatie Rond 2006 is het mogelijk om niet alleen het OS te virtualiseren maar ook de interfaces naar verschillende randapparatuur. De combinatie met een zogenaamd ‘storage area network’11 (SAN, figuur 3) maakt een vergaande virtualisatie van de IT-architectuur mogelijk, dit wordt voornamelijk toegepast binnen het datacentrum van bedrijven. De meest gebruikte techniek is de ontwikkeling van een zogenaamde ‘Instruction Set Architecture’ (ISA)-virtualisatie laag op een fysiek systeem. Op deze laag kunnen daarna meerdere geïsoleerde machines worden geïnstalleerd, die volledig gescheiden zijn van elkaar en van de onderliggende hardware. De vereisten voor deze zogenaamde volledige virtualisatie zijn al in 1974 ontwikkeld door Popek and Goldberg12. In 2006 scharen een aantal grote softwarebedrijven zoals Microsoft, Virtual Server, VMware, Red Hat en de XEN-initiatiefnemers zich achter ISA, waarna een aantal grote en middelgrote ondernemingen zijn gaan investeren in grootschalige virtualisatieprojecten. Reden van deze toegenomen interesse is het gratis verstrekken van virtuele server software (Opensource), waardoor gevestigde namen (Microsoft en VMware) snel volgden. Vanaf 2007 zijn enkele ondernemingen in staat netwerkapparatuur (switch en routing technologie) te virtualiseren13.

10 Xen 2002, Paul R. Barham, Boris Dragovic, Keir A. Fraser, Steven M. Hand, Timothy L. Harris, Alex C. Ho, Evangelos Kotsovinos, Anil V.S. Madhavapeddy, Rolf Neugebauer, Ian A. Pratt, Andrew K. Warfield, Jan. 2003. 11 IBM Redbook, Introduction to Storage Area Networks, 10 juli 2006. 12 Popek, G.J. Goldberg, R.P, Formal requirements for virtualizable third generation architectures July 1974. 13 Cisco's virtual switch smashes throughput records, exclusive tests show new Catalyst 6500 management blade sets records for recovery times and throughput. Clear Choice Tests By David Newman, Network World Lab Alliance, Network World, 01/03/08

10

Figuur 3

2.2.4 Virtualisatie toepassen Nu een aantal verschillende vormen van virtualisatie zijn beschreven, is het van belang om te weten welke toepassingen voor virtualisatie er zijn. Virtualisatie is de laag waardoor het mogelijk wordt om applicaties en onderliggend OS volledig onafhankelijk van elkaar en gescheiden van fysieke hardware te laten functioneren. De virtualisatiesoftware simuleert virtuele hardware. Met de huidige servers is het mogelijk om gemakkelijk en snel een aantal virtuele machines op één enkele fysieke server (hardware) te plaatsen terwijl ze onafhankelijk van elkaar functioneren. Zoals eerder beschreven werken virtuele servers hardware-onafhankelijk en zijn daardoor eenvoudig te verplaatsen, ongeacht of de servers nu identiek zijn qua technologie of type. Eventueel onderhoud, uitbreiding en verplaatsen van een virtual machine kan plaatsvinden zonder dat de virtual machine afgesloten (‘down’) hoeft te worden.

2.2.5 Serverconsolidatie Traditionele hardware servers zijn ingericht volgens het ‘één applicatie per server’ principe. Door middel van virtualisatie kan men meerdere applicaties en besturingssystemen op één fysieke server plaatsen. Dit geeft een betere bezetting van bestaande en nieuwe hardware. Ofwel in technische bewoordingen, een hogere ‘utilizationrate’ per processor ook wel CPU (central processing unit) genoemd. Een logisch gevolg hiervan is dat men minder hardware nodig heeft om hetzelfde proces te doorlopen, waardoor minder vloeroppervlakte binnen de fysieke ruimte en minder stroomverbruik nodig is. De uitrol van een nieuwe server kan sneller en een fysieke installatie van een besturingssysteem en applicatie is niet meer nodig.

11

2.2.6 Beschikbaarheid en disaster recovery mogelijkheden Een hoge beschikbaarheid is voor veel ondernemingen noodzakelijk maar gezien de kosten die hieraan verbonden zijn, vaak niet haalbaar. Virtualisatie geeft de mogelijkheid de beschikbaarheid te vergroten op een betaalbare manier, die minder complex en gemakkelijker te beheren is. Bijvoorbeeld: drie fysieke servers bieden de mogelijkheid om tot wel 50 virtuele machines te laten functioneren, inclusief applicaties. Mocht één van de fysieke servers “down” gaan, dan kan binnen enkele seconden de virtual machine op een van de twee andere servers worden opgestart. Een andere mogelijkheid is de clustering van fysieke en virtuele servers. De geplande “downtime” van servers kan nu tijdens normale werktijden plaatsvinden. Een ander belangrijk voordeel is het eenvoudig verplaatsen van een fysieke server naar een virtuele server. Hierdoor kunnen applicaties geplaatst op ‘oude’ hardware gemakkelijk verplaatst worden naar nieuwe hardware. De applicatie en het VMM zijn in dit voorbeeld continu beschikbaar, en de gebruiker zal niets merken van de uitgevoerde werkzaamheden.

2.2.7 Virtuele opslag Virtualisatie biedt de mogelijkheid om optimaal gebruik te maken van een SAN (Storage Area Network) oplossing. Applicaties kunnen namelijk via elke server in enkele minuten worden opgestart. Maar ook het verplaatsen van virtuele systemen naar andere fysieke servers is mogelijk via de desktop. Door de hardware-onafhankelijkheid hoeft de beheerder geen rekening meer te houden met hardware specificaties van de huidige omgeving. Dit maakt opslag tot een relatief gemakkelijk te beheren proces. De hoeveelheid handelingen en inspanningen die vereist zijn om het beheer uit te voeren, vormen een belangrijke verlaging van de totale beheerkosten (TCO) van opslagtechnologie.

2.2.8 Het beheer van virtuele servers Kostenbesparingen zijn de afgelopen jaren veelal gezocht in het standaardiseren of het 'verdunnen' (thin clients) van de werkstations. Sinds enige tijd is de serveromgeving ook onderdeel van deze discussie. Zo is het sinds de invoering van virtuele servers geen wetmatigheid meer dat elke applicatie een eigen ‘dedicated’ server krijgt toegewezen. Zoals eerder aangegeven maakt virtualisatie het mogelijk om gescheiden serveromgevingen te configureren op één fysieke server. De software deelt als het ware het geheugen op in stukken (een partitie) en de processor wijst deze toe aan een virtuele server. Het biedt ook een oplossing om legacyapplicaties14 langer te kunnen gebruiken. Er bestaan tegenwoordig technieken om een bestaande applicatie inclusief besturingssysteem te virtualiseren om het daarna te kopiëren naar een reeks gekoppelde virtuele servers, ook wel virtual cluster genoemd. Na deze kopieeractie kan eventueel (verouderde) hardware/software worden verwijderd, mits de leverancier van de software dat op basis van support en garanties ondersteunt. 14

Schneidewind, N.F. Ebert, C. A legacy system is an old computer system or application program that continues to be used because the user does not want to replace or redesign it. Aug. 1998.

12

Het beheer van een virtuele server is relatief gemakkelijk uit te voeren op centrale wijze vanuit één ‘management console’. Beheerders zijn door virtualisatie niet meer aan een locatie verbonden. Aangezien voor het beheren van een virtuele omgeving veel specifieke kennis vereist is, zijn opleidingen noodzakelijk.

2.2.9 Consequenties van virtualisatie Er zijn een aantal belangrijke consequenties verbonden aan virtualisatie. Deze zijn als volgt weer te geven: • het beheren van een flexibele virtuele omgeving waarin servers snel gecreëerd kunnen worden, vereist nieuwe vaardigheden die ontwikkeld en getraind dienen te worden. Het beheren van vele systemen (virtueel) kost nog steeds relatief veel tijd (patchen, upgrades, etc.). Er zijn nog grote verschillen tussen de hardware- en software-oplossingen onderliggend aan virtualisatie. De verschillende softwareleveranciers hebben hun eigen beheertools die vaak niet door andere software- en/of hardwareleveranciers worden ondersteund; • anno 2007 hebben bepaalde computertaken en/of -applicaties nog altijd een eigen fysieke server nodig, te weten ‘oude' programmatuur (legacy), hoge transactionele databasesystemen, e-mail systemen met veel I/O (Input/Output)15 verkeer, webserver cluster, etc.; • succes van de virtualisatie is nog steeds verbonden aan hardware-specifieke eisen, met andere woorden de juiste keuze van hardware heeft wel degelijk invloed op de snelheid van de virtuele omgeving. Hierdoor worden er hogere eisen gesteld aan de hardware en zijn kostbare netwerk aansluitingen noodzakelijk16; • extra kosten voor licentiemodellen die specifiek ontwikkeld zijn voor aantal CPU’s of ‘cores’ (b.v. Oracle licenties zijn vaak per ‘core’ opgebouwd); • geen support door de softwareleverancier bij gebruik in een virtuele omgeving; • opslagcapaciteit is een potentiële bottleneck, omdat de virtuele servers snel kunnen worden ingezet en daarom ook direct moeten kunnen beschikken over ruime opslagcapaciteit. Het beheer van deze opslagcapaciteit vormt ook een nieuwe vaardigheid. Daarnaast wordt vaak ook overgegaan tot de introductie van een Storage Area Network (SAN) om deze groei te kunnen blijven ondersteunen. Een significante financiële investering is hiervoor noodzakelijk; • zogenaamde ‘Vendor Lock-in’ van virtualisatie softwareleveranciers middels managementtool software en langetermijn supportcontracten; • gebruikers ontwikkelen een nieuw verwachtingspatroon bij het aanvragen van nieuwe virtuele servers, en zullen dus een wachttijd van dagen terug naar weken niet meer accepteren; • Gartner17 geeft in 2006 aan dat het afrekenmodel (o.a. de doorberekening van TCO) achterblijft op de technologie, “there is no defined and acceptable set of metrics and pricing mechanisms to support virtualized, on-demand services. Almost everything in the IT infrastructure industry has a 15

Input/Output is de communicatie tussen een ‘Information Processing System’ en de buitenwereld – zoals mensen of een ander ‘Information Processing System’. Input zijn de signalen of de data ontvangen door een systeem, output zijn de signalen of data die worden verzonden van het systeem. 16 Onderzoek naar Virtualisatie onder 100 IT medewerkers van fortune5000 bedrijven, 3 December 2007. 17 Gartner, Inc. Gartner says cost of software licenses could increase by at least 50 percent by 2006. Nov. 2004.

13

cost or price associated with a physical box. It will take years for IT vendors to overhaul their pricing to reflect the flexibility and effiency inherent in virtualization and related technologies. And IT organizations will likewise have to rethink how they charge their own customers for the IT resources they consume.”

2.2.10 De argumenten voor de overweging van virtualisatie Over het algemeen wordt onder serverconsolidatie verstaan dat men een aantal servers vervangt door één of enkele krachtiger servers. Het is belangrijk om de serverconsolidatie in het juiste perspectief te zien. In feite gaat het erom de serverinfrastructuur te optimaliseren. De meest genoemde operationele doelstelling daarbij is kostenreductie. Daarnaast zijn er mogelijk een aantal andere doelstellingen te behalen: • verbeteren van de beschikbaarheid van systemen; • verhogen van de performance of schaalbaarheid van systemen; • verbeteren van service levels (bijvoorbeeld inzake snelheid in opzet en testen van applicaties (deployment)); • hogere flexibiliteit van de server-infrastructuur. Deze doelstellingen zijn realiseerbaar omdat consolidatie van servers vaak gepaard gaat met centralisatie en met het gebruik van high-end systemen met meer geavanceerde mogelijkheden, zoals partitionering, clustering, enzovoort. Zoals aangegeven, is de primaire reden om te virtualiseren door zowel de theorie als de commercie vaak ingegeven door kostenreductiemogelijkheden. De aanbieders van virtualisatietechnologie gaan dan in op de kostenreducerende aspecten van virtualisatie. (Zie ook bijlage) Bijvoorbeeld: • ‘Centraal staat onze klant die wij kostenreductie, veiligheid, continuïteit en inzicht in kwaliteit willen bieden’18; • ‘Door servers te virtualiseren, is het gebruikelijk om gebruik te maken van de centrale opslag (SAN). Indien een koppeling met het SAN gemaakt wordt is het HP BladeSystem tot 50% voordeliger.’19; • ‘In al deze VMwaretoepassingen worden kosten bespaard. De Total Cost of Ownership kan hiermee worden gereduceerd.’20;

2.3

Economische aspecten van virtualisatie

2.3.1 Total Cost of Ownership Het kostenreductieargument van virtualisatie wordt in deze paragrafen nader uitgewerkt. Een tweetal zaken springen in het oog. In de eerste plaats werkt serverconsolidatie, als het goed is uitgevoerd, 18

http://www.sywan.nl/, Katwijk, Nederland, 2005/2006 http://www.hp.nl/promos/q1fy07/bladesstoomcursus/bladeslesson3.html, 2007, HP 20 http://www.abraxax.com/html/vmware.html, 24 June 2007 19

14

efficiëntieverhogend en daardoor kostenbesparend, maar dit is slechts effectief op de middellange termijn (9 tot 18 maanden). Er zijn immers investeringen nodig en die moeten eerst worden terugverdiend voordat er een positief effect op het budget zichtbaar wordt. Nu zijn er organisaties die terugverdientijden van maximaal een jaar voor nieuwe investeringen vragen, dit kan een probleem opleveren. In de tweede plaats is het van belang om inzicht te houden in de manier waarop serverconsolidatie tot een lagere ‘Total Cost of Ownership’ (TCO) kan leiden. De gewenste besparingen worden voornamelijk via een hoger percentage van effectief gebruik van beschikbare utilization rates van de server en de lagere beheerkosten van de serveromgeving bewerkstelligd. Deze factoren worden daarom nader bekeken. Uit onderzoek blijkt dat de gemiddelde processorbelasting in de tijd genomen van een (nietgeconsolideerde) Unix- of Windowsserver slechts 15 procent bedraagt. Dit lijkt zeer laag, het lijkt dus voor de hand liggend dat hier verbeteringen te behalen zijn. Men moet er echter rekening mee houden dat de meeste machines normaal gesproken belast worden tussen 9.00 en 12.00 uur en tussen 14.00 en 17.00 uur. Het is daarom niet verstandig om gemiddelden te berekenen. Om betere ‘processor utilization rates’ te behalen, is het dus cruciaal dat bij virtualisatie hier rekening mee wordt gehouden. De tweede kostenverlagende factor is lagere beheerkosten. Een geconsolideerde en dus gecentraliseerde, serveromgeving valt gemakkelijker te beheren. Dit grotere beheergemak komt echter niet vanzelf. Installatie en correct gebruik van beheertools die een verregaande automatisering van beheertaken mogelijk maken, is een noodzakelijke voorwaarde, die meestal lijdt tot significante investeringen. Vele vormen van consolidatie verminderen immers wel het aantal fysieke machines, maar niet, of veel minder, het aantal besturingssystemen, databases, enzovoort. Standaardisatie en vereenvoudiging van de hardwareomgeving laat dus een grotere mate van automatisering toe, maar dit moet dan wel als zodanig geïmplementeerd worden. Het is duidelijk dat serverconsolidatie kostenverlagend kan werken, maar dat dit niet automatisch het geval is. Daarnaast zijn aan serverconsolidatie ook een aantal belangrijke kosten verbonden. De belangrijkste factoren hierbij zijn: • de dagen die nodig zijn voor het bestuderen van de omgeving, het opstellen van een geconsolideerd ontwerp en voor de migratie naar de geconsolideerde omgeving. Omdat het gaat over nieuwe technologie en architectuur, zijn dit in de praktijk vaak dure consultantdagen; • hoewel bepaalde ondernemingen er voor kiezen om bepaalde IT-processen te outsourcen om hierdoor specifieke, unieke en vaak complexe kennis uit te besteden, blijft het noodzakelijk om bepaalde functies in te richten met de specifieke kennis en betrokkenheid bij het virtualisatieproces. Ook al wordt deze kennis door de derde partij al geleverd; • (goedkope) servers worden vervangen door krachtigere partitioneerbare (en dus relatief duurdere) servers. (zie figuur 4) Deze ‘high-end’ machines vereisen bovendien meer ervaren systeembeheerders met een gespecialiseerde opleiding; • er zijn ook investeringen nodig in tools en in automatisering van het systeembeheer; • vaak zijn er secundaire, kostenverhogende effecten op de ICT-infrastructuur. Doordat decentraal opgestelde file servers worden geconsolideerd en dus gecentraliseerd, moet bijvoorbeeld de LANof WAN-bandbreedte worden verhoogd. Of doordat een aantal minder kritische servers

15

geconsolideerd wordt op één centrale machine, waardoor deze laatste te kritisch wordt en een failover21 machine nodig is;

Figuur 4

Als al deze kosten in aanmerking genomen worden, is het duidelijk dat het helemaal niet vanzelfsprekend is dat server virtualisatie ook tot kostenverlaging leidt. Het is dan ook moeilijk om een consolidatieproject te rechtvaardigen alleen op basis van een verwachte kostenverlaging. De andere bovengenoemde redenen voor consolidatie (zoals het verbeteren van service levels of van de beschikbaarheid van systemen) zouden eigenlijk meegeëvalueerd moeten worden. Haaks op de in kaart gebrachte kosten staan de te behalen efficiencyvoordelen voortkomend uit een virtualisatieproces. Hoewel dit hoofdstuk ingaat op de economische aspecten is vanuit theoretisch oogpunt niet te achterhalen hoeveel efficiency- en kostenvoordelen er behaald kunnen worden met virtualisatie aan de bedrijfsvoeringzijde. Dit heeft naar alle waarschijnlijkheid te maken met het feit dat de technologie relatief nieuw is, en vanuit historisch oogpunt de business case voor IT projecten niet altijd is toegespitst op efficiency van bedrijfsvoeringprocessen. Als samenvatting van de besparingen van TCO voor virtualisatie zijn de volgende ‘voordelen’22 te benoemen: • lagere hardwarekosten door minder fysieke servers, afhankelijk van de gewenste schaalbaarheid en redundantie; • lagere hardwarekosten door verlenging levensduur van servers, mits de hardware daarvoor geschikt wordt bevonden; • verkleinen van verschillende opslagsystemen door virtualisatie en centralisatie (SAN); • lagere operationele ICT kosten door de reductie van stroom en koeling, uitgaande van hetzelfde applicatieserver gebruik vóór virtualisatie; 21

Failover is functionaliteit om automatisch over te schakelen naar een redundante of gereedstaande computer server, systeem of netwerk als de actieve server, computer, of netwerk ongewenst down gaat. 22 Servervirtualisatie als optimalisatiemethode voor managers en beheerders, F. Evenblij & M. Koetsier, AG 9, 2008

16

• •

•

tijdsbesparing door efficiënter beheer voor de opzet, testen en uitrol van applicaties (deployment), mede bepaald door de kennis en kunde van de IT beheerders vindt centraal plaats; lagere downtime kosten en verbetering op ‘disaster recovery’ door reductie van geplande en ongeplande downtime, mits er ook een ‘failover’ situatie lokaal of op een andere vestiging beschikbaar is; lagere bedrijfsadministratieve kosten door lagere bestelfrequentie van ICT hardware, dit is ook nu gemakkelijk te plannen.

2.3.2 Return-on-investment (ROI) bij virtualisatie Kostenvoordelen zijn op het eerste gezicht gemakkelijk aantoonbaar, maar zoals eerder aangegeven pas effectief op de middellange termijn. De kostenbesparing uit efficiencyvoordelen is zelden of niet inzichtelijk gemaakt. Bijvoorbeeld in het geval van virtualisatie maakt het niet meer uit waar de werknemer zich fysiek bevindt omdat informatie centraal wordt beheerd en opgeslagen maar wel via het gehele netwerk te benaderen is. De efficiencyvoordelen hiervan zijn in kaart te brengen, en dus in geld uit te drukken. Al dient vermeld te worden dat virtualisatie in veel gevallen pas echt werkt en dus gemeten kan worden, indien de bestaande bedrijfsprocessen op de nieuwe gevirtualiseerde omgeving en bedrijfsvoering worden aangepast. Met andere woorden, IT zal samen met de bedrijfsvoering ervoor moeten zorgen dat de beide bedrijfsonderdelen op de meest efficiënte en effectieve manier hun taken kunnen uitvoeren. Taken, bevoegdheden, verantwoordelijkheden van medewerkers en processen moeten dus optimaal op elkaar worden afgestemd. Op welke manier dit mogelijk, is wordt beschreven in paragraaf 2.4.1 Business proces virtualization (BPV).

2.3.3 Besluitvormingsproces en het zichtbaar maken van ROI Om de ROI bij een virtualisatieproject zichtbaar te maken dienen de processen, kosten, productiviteit en efficiencycoëfficiënten in kaart gebracht te zijn. Immers, alleen als men de ‘oude’ situatie naast de nieuwe kan leggen worden verbeteringsaspecten inzichtelijk en dus meetbaar gemaakt. Het onderzoek heeft gebruikt gemaakt van ROI om de focus te leggen op kostenverlaging ten opzichte van de investering. In een meer complexere benadering wordt ook gekeken naar de niet aan kosten gerelateerde voordelen. Als deze niet aan kosten gerelateerde voordelen worden toegevoegd dan wordt de ROI-formule een stuk complexer. Managers zijn van nature geïnteresseerd in het vergroten van winst, klantenbinding en meetbare klanttevredenheid. En omdat deze elementen direct hun weerslag hebben op de financiën van de onderneming is het van belang deze zaken te koppelen aan kostenbeheersing en -reductie. Ondanks het feit dat kostenreductie een groot onderdeel is van ROI evaluaties kan het nooit de enige bepalende factor zijn. Dit maakt het besluitvormingsproces gebaseerd op ROI zeer complex.

2.3.4 Het toerekenen van kosten op basis van Activity Based Costing Om zorg te dragen dat de investeringskosten na virtualisatie op de juiste wijze worden doorbelast dient gebruik te worden gemaakt van een model ter ondersteuning van dit proces. Immers, voor virtualisatie

17

worden kosten per fysieke server doorbelast, maar die fysieke link is niet meer aanwezig. Een geschikt model hiervoor is Activity Based Costing. De term Activity Based Costing23 (ABC), is een relatief jong, begrip afkomstig van Robert S. Kaplan en Robin Cooper. ABC is een integraal kostprijsberekeningsysteem. Behalve de materiaalkosten en de standaard directe loonkosten, probeert ABC ook de kostenveroorzakers van de overhead te achterhalen. Uitgangspunt hierbij is de veronderstelling dat er tussen álle bedrijfsactiviteiten en de eindproducten een verband bestaat. Er is in die zin geen verschil tussen directe en indirecte kosten. Activiteiten vinden immers omwille van het primaire proces plaats, zo ook een virtualisatietraject. Welke activiteiten veroorzaken uiteindelijk de kosten binnen een bedrijf? Om hierachter te komen, wordt elke activiteit binnen de onderneming geanalyseerd en getaxeerd. Hierna worden de activiteiten bij elkaar opgeteld, zodat duidelijk is welke kosten het bedrijf als geheel maakt. Dit is althans de gang van zaken in theorie. Het is het meest eenvoudig om uit te gaan van de activiteiten per afdeling, en hun inspanningsniveau te registreren, bijvoorbeeld in productieve uren. Deze inventarisatie kan plaatsvinden via interviews met managers en eventueel met medewerkers die lager in de organisatie zitten. In de praktijk blijkt dat het te duur is alle activiteiten in het kostprijssysteem op te nemen. Daarom wordt vaak gedaan of verschillende activiteiten één en dezelfde oorzaak hebben: de cost driver. Bij de invoering van ABC in een onderneming24 zullen aan de hand van het grootboek de cost drivers per afdeling worden bepaald. Vervolgens is de opstap naar de kostenstructuur van de hele onderneming mogelijk. Aangezien op veel afdelingen dezelfde activiteiten plaatsvinden, met identieke cost drivers, is het mogelijk de cost drivers te aggregeren in zogeheten 'cost pools'. Voor de hele onderneming kunnen op basis van de homogene cost drivers de kosten worden toegerekend aan een kostendrager. Een kostendrager is dan het eindproduct (uiteraard zijn ook andere kostendragers mogelijk, zoals de uitgevoerde order). Op deze manier kan ABC een rol spelen bij het toekennen van kosten aan specifieke handelingen of processen binnen de bedrijfsvoering na virtualisatie.

2.4

IT-economics

De belangrijkste uitdagingen binnen de hedendaagse bedrijfsvoering voor IT-managers zijn o.a. het inpassen van rendabele toepassingen van IT-infrastructuur, terughoudendheid in ondersteuning van nieuwe initiatieven en (in)flexibiliteit in het aanpassen aan organisatorische veranderingen. Gedreven door het voortdurende klimaat van IT-budget beperkingen en toenemende wet- en regelgeving ontstaat de vraag of de technologische aanpassingen voldoen aan deze gestelde eisen. Vanuit het standpunt van een IT-manager die de mogelijkheden tot virtualiseren onderzoekt, is het verleidelijk om te focussen op de op korte termijn te behalen kostenreductie en de functionele voordelen van virtualisatie. Hij wordt hierbij ‘ondersteund’ door virtualisatiesoftwareleveranciers en implementatiepartners. Waarbij de afweging van de voor- en nadelen op deskundige wijze moeten worden 23

Cost & Effect, using integrated systems to drive profitability and performance; Robert S. Kaplan and Robin Cooper; 24 Bletz, J. Nij, H.T. Juni 2007. Activity Based Costing (ABC): kostprijsberekeningssysteem van het gezonde verstand (case Woodward) Activity Based Costing.

18

gemaakt. De bedrijfsspecifieke kenmerken en kritieke prestatie indicatoren (KPI’s) moeten worden geïntegreerd in een gestructureerde besluitvorming. Er is echter weinig theoretisch achtergrond beschikbaar om aan te geven hoe deze integratie dient plaats te vinden. Ondanks dat er weinig theoretische achtergrond beschikbaar is zijn er wel methodieken die het mogelijk maken investeringen in informatiesystemen en infrastructuur, waaronder virtualsiatie, uit te drukken in niet direct financieel gerelateerde winst. Een van deze methodieken is Information/IT Economics. Een belangrijk uitgangspunt van Information Economics is dat een financiële evaluatie wordt gemaakt van de investering door nevenaspecten van de ROI te benadrukken. Bij de ROI berekening wordt in dit geval niet alleen gelet op de geldstromen voortkomende uit de kostenreductie, maar geeft het ook additionele technieken die het mogelijk maken inkomende geldstromen te schatten. Deze technieken25 zijn: • Value linking: hierbij worden bijkomende geldstromen voortkomend uit verschillende afdelingen in kaart gebracht; • Value acceleration: ,waarbij additionele geldstromen voortkomend uit tijdbesparing tijdens het uitvoeren van (primaire) processen in kaart worden gebracht; • Value restructuring: waarbij additionele geldstromen voortkomende uit efficiency en herstructurering van werkzaamheden in kaart worden gebracht; • Innovation valuation; waarbij additionele geldstromen voorkomend uit de innovatie van de investering in kaart worden gebracht (bijvoorbeeld concurrentievoordeel). De Information Economics methode maakt onderscheid tussen het ‘bedrijfsvoerende domein’ en het ‘technologie domein’. In deze twee domeinen zijn verschillende criteria te onderkennen. Samenvattend kan de totale evaluatie van een infrastructurele investering plaatsvinden in drie stappen die financiële, bedrijfsvoerende en technologische criteria dekt. Hierbij spelen zowel de positieve als de negatieve aspecten een rol. Volgens information economics wordt de waarde van een investering opgebouwd uit een samenvoeging van financiële, bedrijfskundige en technologische componenten. Op basis van deze componenten is het volgende referentiekader opgesteld (Figuur 5). Deze aspecten zijn gebruikt tijdens de uitvoering van de praktijktoetsing (Hoofdstuk 3).

25

M.M. Parker, R.J. Benson en H.E. Trainor, Information Economics, Linking Business Performance to Information Technology.

19

• • • • • • • • • • • • • •

Financiële aspecten Kostenreductie Value linking Value acceleration Value restructuring Innovation valuation Bedrijfskundige aspecten Strategic Match Competitive Advantage Competitive responses Management information Organizational risk Technologische aspecten Strategic Information system architecture Definitional uncertainty Technical uncertainty Information systems infrastructure risk

Figuur 5: Information Economics referentiekader

2.5

Bedrijfskundige aspecten van virtualisatie

2.5.1 Business proces virtualization (BPV) Een verdieping in de bedrijfskundige aspecten die virtualisatie met zich mee brengt is niet tot nauwelijks beschreven in de theorie. Business Process Virtualization (BPV) is hierop een uitzondering. Hierbij wordt een vertaling gemaakt van de conventionele voordelen en kostenreductie van virtualisatie naar bedrijfsprocessen. BPV maakt gebruik van het bestaande IT-netwerk om datgene wat de onderneming al heeft – mensen met hun kennis en productiviteit, kapitaal, fysieke infrastructuur/gebouwen, - te vertalen naar financieel interpreteerbare criteria die door verhoging van productiviteit, winstgevendheid en positieve concurrentie worden bereikt. BPV is geïntroduceerd door Martha Young en Michael Jude26 en is gericht op de bestaande ‘bezittingen’ van een onderneming. Het gaat dus niet alleen om de technologische aspecten, maar ook om de benadering en samenwerking van het management en IT-medewerkers, om zodanig competitief in de markt te kunnen opereren. BPV spitst technologie toe op een individu (medewerker), een team, een afdeling, of een onderneming om efficiency te verbeteren. Doel hiervan is om een zogenaamde ’Competitive Advantage’ te realiseren ten opzichte van bedrijven die geen BPV toepassen op basis van de virtualisatietechnologie.

26

Case for Virtual Business Processes, The: Reduce Costs, Improve Efficiencies, and Focus on Your Core Business, Martha Young, Michael Jude, Published Mar 2, 2004 by Cisco Press.

20

Een gebrek aan een goede business case voor de aanschaf van technologie en slechte implementatietrajecten zijn in veel gevallen de oorzaak van een falend IT-project. Immers, echte voordelen zijn pas te behalen wanneer IT-processen en bedrijfsprocessen op elkaar kunnen worden afgestemd en de KPI’s elkaar versterken of in lijn komen te liggen met elkaar. BPV beoogt de kloof tussen technologie en bedrijfsvoering te verkleinen en legt de nadruk op de belangrijke samenwerking tussen IT en bedrijfsvoering. Het succes van BPV is afhankelijk van technologie. De huidige technologische ontwikkelingen geven ondernemingen de mogelijkheid om via een virtuele en beveiligde manier mensen, informatie en intellectuele bezittingen (intellectual property) aan elkaar te koppelen en te laten samenwerken. Dit wordt ook wel ‘cooperative networking’ of ‘Strategic Match’genoemd Deze samenwerking van mens, informatie en middelen geeft mogelijkheden om efficiency- of kostenvoordeel te bewerkstelligen. Een belangrijk resultaat van BPV is dat het intellectuele bezit enorm toeneemt, waardoor kennis als een kapitaalgoed kan worden gezien en waar dan ook gebruikt kan worden om meer productiviteit en bedrijvigheid te genereren. Hierdoor kan bijvoorbeeld de gewenste efficiencyslag op het gebied van kennisdeling worden bereikt. Via Activity Based Costing kan het efficiencyvoordeel dan worden uitgedrukt in financieel interpreteerbare voor- of nadelen.

21

3

Praktijktoetsing

3.1

Aanpak

Ten tijde van het opstellen van het plan van aanpak, speelde het onderwerp virtualisatie bij relatief veel bekende ondernemingen. Om inzicht te krijgen in de redenering en de besluitvorming die leidt tot de beslissing voor virtualisatie is gekozen voor het afnemen van interviews. Door middel van deze aanpak is getracht het theoretisch opgebouwde beslissingsmodel en de criteria die daarin van belang zijn, aan de praktijk te toetsen. Om de hoofdvraag te onderbouwen zijn een vijftal vragen opgesteld. De antwoorden op deze vragen hebben meer inzicht verschaft in het besluitvormingsproces van een virtualisatietraject. Achteraf hebben deze vragen een goede leidraad gevormd, omdat veel relaties in eerste instantie moeite hadden de exacte besluitvormingsprocessen weer voor de geest te halen. Uit een aantal middelgrote tot grote ondernemingen die zich met virtualisatie hebben beziggehouden, zijn uiteindelijk zes ondernemingen geselecteerd. Het zijn ondernemingen uit diverse sectoren zoals banken, verzekeraars, retailers en semi-overheid. Op voorwaarde van anonimiteit hebben alle benaderde relaties enthousiast gereageerd. Enkele relaties hebben een businessplan ter beschikking gesteld, waardoor het besluitvormingsmodel inzichtelijker is geworden. De gesprekken hebben plaatsgevonden in de periode november 2007 tot en met januari 2008. Deze gesprekken zijn voorbereid op basis van de beschikbare kennis over de relatie en vanuit eerdere contacten. Het afnemen van de interviews wisselde steeds van opzet, waarbij de interviewer en notulist wisselden per interview. De vastgelegde gespreksverslagen hebben als basis gediend voor dit praktijkhoofdstuk en de verdere scriptie. Vanwege de gevraagde anonimiteit zijn de gespreksverslagen alleen hardcopy ter review aan de VU-coach ter inzage aangeboden en niet meegenomen in de bijlagen. Na afloop zijn de gespreksverslagen naast elkaar gelegd om overeenkomsten en verschillen per vraag nader te analyseren. Hieruit zijn vijf tabellen samengesteld met de meest opmerkelijke antwoorden. In twee gevallen is geturfd in hoeverre de door de relaties genoemde punten ook op volgorde van prioriteit konden worden geplaatst.

3.2

Resultaten en analyse van de 5 vragen

3.2.1 Vraag 1: Waarom is er gevirtualiseerd? Op de vraag waarom er is gevirtualiseerd geven de meeste geïnterviewden aan dat de situatie voorafgaand aan de beslissing dusdanig kritisch was geworden, dat uitbreiding van en/of investering in het datacentrum

22

noodzakelijk werd. (Tabel 2) Deze beslissing is mede beïnvloed door de fysieke beperkingen (ruimtegebrek) binnen het datacenter. Maar ook de toegenomen risico’s met betrekking tot de werking van de verschillende veiligheidsvoorzieningen zoals uitval van stroom, koelingsproblemen en continuïteitsrisico’s van het datacenter spelen een belangrijke rol. De andere veel genoemde reden is de toegenomen vraag naar kwaliteit (vaak uitgedrukt in snelheid) van de geleverde dienstverlening. Genoemd worden hierbij de uitleveringsnelheid van servers en de toegenomen druk om snel te voldoen aan de eisen van afnemers en toezichthouders. Virtualisatie businessdriver Grenzen fysieke ruimte bereikt Snelheid dienstverlening Verouderde technologie (vervanging) Uitval stroom/airco Eis van leverancier

% 83 83 67 33 17

Tabel 2 – Waarom virtualisatie

Uit de analyse blijkt dat de keuze voor virtualisatie veelal een keuze is om op betrekkelijk snelle en eenvoudige wijze de toegenomen verwachtingen het hoofd te kunnen bieden. Voor de interne gebruiker levert dat een significante verbetering in het sneller beschikbaar hebben van bedrijfsklare servers. Voor de externe toezichthouders kan men op relatief gemakkelijke wijze voldoen aan eisen zoals bijvoorbeeld nieuwe back-up- en recoveryrichtlijnen. Daarnaast speelt mee dat het bestaande datacenter faciliteiten als stroom, koeling en beveiligapparatuur. efficiënter worden gebruikt, waardoor extra investeringen hier omtrent niet hoeven plaats te vinden of langer kunnen worden uitgesteld. Dit is ook een belangrijke overweging geweest voor de meeste geïnterviewden en heeft een directe invloed op de ROI.

3.2.2 Vraag 2: Welke criteria hebben een rol gespeeld? Om deze vraag te beantwoorden zijn de beschikbare beslisdocumenten opgevraagd bij de geïnterviewden met de beslissingscriteria voor virtualisatie. Bijna alle geïnterviewden geven aan in meer of mindere mate een business case te hebben opgesteld maar zonder gedetailleerd meetbare criteria. Een vaak genoemd criterium is dat de continuïteit van de ICT-dienstverlening steeds meer (zichtbaar) in gebreke bleef. Zeker de beursgenoteerde bedrijven die hebben meegewerkt aan het onderzoek zagen dit als een zeer dringend verbeterpunt vanuit de eisen en aanbevelingen van de toezichthouders. Een ander criterium dat wordt genoemd naast onzekerheid over back-up & recovery en/of disaster recovery is het voldoen aan toegenomen eisen/druk van afnemers. Dit criterium en het eerstgenoemde zouden samengevoegd moeten worden als oorzaak en gevolg. Andere criteria hebben betrekking op kostenbesparende maatregelen en de termijn waarin dat kan worden gerealiseerd.

23

Belangrijke criteria Back-up & recovery Kostenbesparing Eisen/druk van afnemers Ruimtebesparing

% 83 67 67 50

Tabel 3 – Welke criteria spelen een rol

Uit de analyse blijkt dat op een relatie na, alle geïnterviewden de KPI’s in de uitgangssituatie niet nader hebben gekwantificeerd. Dit heeft ertoe geleid dat de belangrijkste criteria (Tabel 3) wel zijn benoemd, maar dat geen duidelijkheid wordt verkregen over de cijfermatige ‘IST’ positie daarvan. Hieruit kan worden geconcludeerd dat de genoemde criteria niet als key performance indicator zijn opgesteld, maar als globaal verbeterpunt. Dit in tegenstelling tot ons theoretisch model. Een andere conclusie uit de analyse is het gemis van bedrijfskundige criteria vanuit een concurrentiële of groeigedachte zoals BPV. Ondanks het niet volledig uitwerken en meetbaar maken van deze criteria heeft dat bij alle geïnterviewden geleid tot investeringsbereidheid van het betrokken management tussen de 0.8 en 3.2 miljoen euro! Het beschikbaar hebben van deze kennis blijkt na afloop van het project onontbeerlijk te zijn, als het effect van virtualisatie cijfermatig moet worden aangeduid en onderbouwd. Dus is het een voorwaarde om vooraf deze metingen te verrichten en dat na afloop wederom te herhalen. Bij de relatie waar dat wel duidelijk is geworden, kwam dat door het feit dat de outsourcepartner deze gegevens als voorwaarde had opgenomen voor het virtualisatieproject. Hierdoor was men gedwongen deze criteria van te voren te meten.

3.2.3 Vraag 3: Hoe zijn deze criteria tot stand gekomen? De beslissingscriteria (KPI’s of businessdrivers) zijn in de meeste gevallen tot stand gekomen op basis van voorafgaande ervaringen en informatie. Bronnen voor deze ervaringen zijn de gebruikers, leveranciers en ICT-businesspartners. De vastlegging en beschrijving van de business case voor virtualisatie worden zonder uitzondering verricht door een manager van de ICT-afdeling. Dit zou kunnen verklaren waarom de focus voornamelijk op techniek ligt en minder op financiële en bedrijfskundige onderbouwing. Bij nadere analyse wordt opgemerkt dat de genoemde argumentatie zoals aangegeven in Tabel 3, grotendeels overeenkomt met de argumenten die gebruikt worden door leveranciers en/of implementatiepartners voor virtualisatie. (zie bijlage VMware folder). Deze opvallende eensgezindheid doet denken (zonder nadere concrete aanwijzingen gevonden te hebben) aan een gelopen race voor de beslissing om te gaan virtualiseren. Commercieel laten organisaties zich op deze manier in de kaarten kijken en zijn de alternatieven voor virtualisatie mogelijk niet meer in beeld. Een ander fenomeen is dat de aanbieders een sterk argument biedt om de zwakke plekken te koppelen aan de voordelen zoals de leverancier deze ziet. Zo worden deze probleemgebieden gelinkt aan de voordelen van de voorgestelde virtualisatie-oplossing. De keerzijde van de voorgestelde oplossing zoals outsourcing, herinrichting, gebruik van andere virtualisatietechnologie etc., kan hierdoor mogelijk onterecht op de achtergrond geraken.

24

3.2.4 Vraag 4: Wat zijn de ervaringen na virtualisatie? Desgevraagd zijn zonder uitzondering alle geïnterviewden enthousiast over de behaalde resultaten. Het blijkt dat het virtualisatieproject relatief snel de kortetermijndoelstellingen van de geïnterviewden realiseert, te weten: • Aanzienlijke reductie van het aantal servers in de serverruimte; • Snelle realisatietijd bij aanvraag van nieuwe servers (indicatie die genoemd wordt is van weken naar uren); • ‘Relatieve’27 kostenbesparing in softwarelicenties en schijfruimte; • Vergemakkelijking van serveronderhoud vanuit één locatie middels de beheer tools; • Aanzienlijke versimpeling van de back-up en recoveryprocedure. Voordelen Aanvraag van weken teruggebracht tot minuten Versimpeling back-up procedure (+/-) Significante ruimtebesparing Aanvraag leidt niet direct tot aanschaf hardware Onderhoud sterk vereenvoudigd en gecentraliseerd Kostenbesparing in licenties, ruimtebesparing in schijfruimte FTE reductie, beheercentralisatie

Prio 1 2 3 4 4 5

genoemd % 100 83 67 67 67 50

5

33

Tabel 4 – Voordelen

Bij analyse blijkt dat dit enthousiasme vaak wordt gedeeld door de gebruikers en directie, maar wordt omschreven in niet nader te kwantificeren terminologie. Opvallend is dat door virtualisatie het aanvragen van serveromgevingen dusdanig kan groeien, dat IT beheer gedwongen is om deze sterke groei door middel van nieuw op te stellen procedures te gaan beheersen. Voorbeeld hiervan is om: 1 een aanvraag voor een virtuele server te laten begeleiden door een business case met daarin de verwachting van de toename van te benodigde resources, zoals gebruikers en opslagruimte; 2 de aanvraag te laten voorzien van een verplichte begin- en einddatum, eventueel met verlengingmogelijkheid. Bijvoorbeeld bij één van de geïnterviewden werd vastgesteld dat naar verloop van tijd ook steeds meer ‘spookservers’ bijkwamen die niet meer actief werden gebruikt. Dit heeft uiteraard consequenties voor de licentiekosten en het beheer van alle virtuele servers. Bij doorvragen blijkt het dus voor te komen dat de genoemde voordelen (Tabel 4) ook nadelen (Tabel 6) met zich mee kunnen brengen.

3.2.5 Vraag 5: Hoe zijn de behaalde criteria getoetst en is er sprake van succes? Op deze vraag geven de meeste geïnterviewden aan dat ze het betreuren dat ze niet uitgebreid hebben gemeten wat de situatie voor en na virtualisatie is geweest (IST-SOLL vergelijking). Daarnaast is eerder 27

Zie ook hoofdstuk 3.4 bevindingen praktijkonderzoek.

25

geconcludeerd dat de KPI’s die zijn opgesteld niet altijd eenduidig zijn, waardoor ze niet in detail kunnen worden geanalyseerd. In geen geval is bekend dat er vanuit de directie nadere vragen zijn gesteld over het behalen van eerder gestelde criteria. Onderstaande Tabel (5) geeft aan welke criteria behaald zijn (niet kwantitatief onderbouwd) en welke prioriteit dat voor de geïnterviewde had. prio 1 2 3 4

Criteria Kostenbesparing Back-up & recovery Ruimtebesparing Eisen/druk van afnemers

% 100 83 67 67

Tabel 5 – Criteria behaald

In de analyse geven de meeste geïnterviewden aan dat ze tevreden zijn over het behaalde resultaat. Zoals gesteld in paragraaf 3.2.3 kan dit verklaard worden door het feit dat de technologische criteria zijn opgesteld en goedgekeurd door de IT-manager. Eén respondent gaf daarnaast als succesverhaal aan dat: “een bedrijfskritisch applicatie die onverwacht hardwarematig problemen vertoonde. Door een ‘crash actie’ is met behulp van de virtualisatietechniek de applicatie naar een virtuele omgeving geplaatst, los van de ‘falende’ hardware.” Successen worden dus behaald op het technische vlak of zijn hieraan sterk gerelateerd zoals vastgelegd tijdens de praktijkinterviews. Financiële of bedrijfskundige successen worden nauwelijks door onze geïnterviewden benoemd. Naast het interessegebied van de geïnterviewden kan dit ook voortkomen uit de relatieve korte tijdslijn van het zichtbaar worden van het technische succes vs. het financiële of bedrijfskundige succes. Naast de successen levert deze analyse ook nader inzicht in aandachtspunten (Tabel 6) die zijn geplaatst door de geïnterviewden, in volgorde van prioriteit. Bijzondere vaststelling is dat de onderstaande nadelen niet genoemd worden in de verkoopinformatie van aanbieders en soms zelfs strijdig zijn met genoemde voordelen. Nadelen Legacy applicaties & hoog transactionele applicaties kunnen niet goed gevirtualiseerd worden Grote aanwas van servers na introductie Sterke aanwas schijfruimte Extra kosten voor specifieke hardware & netwerken Investering in training, leercurve vanwege andere manier van werken Personeels bedreiging Tabel 6 – Nadelen

26

prio 1

% 100

3 3 2 4

83 83 67 67

5

17

3.3

Total cost of ownership

Van enkele geïnterviewden zijn de business casus ingezien. Hierin valt op dat voor de meeste geïnterviewden wel wensen zijn opgesteld waaraan de business case moest voldoen (SOLL positie), maar die zijn niet op een gedetailleerd niveau (lees: meetbaar) uitgewerkt. Bij alle geïnterviewden is het management betrokken geweest, en is op basis van de business case het benodigde budget vrijgegeven. Opvallend is dat na afloop van het project bij enkele(hoeveel) van de geïnterviewden geen formeel directiecontact meer is geweest. De gedane investering is hiermee niet aantoonbaar aan de van te voren gestelde verbeteringen gekoppeld. De zichtbare verlagingen van de TCO, waren de significant afgenomen hardware (in aantal en volume), en de besparing op de investeringen die gemoeid waren met het eventueel verhuizen of vergroten van het datacenter. Een ander indirect effect op TCO is de efficiëntere invulling van de centrale beheerstaak die decentraal niet meer hoeft te worden uitgevoerd, alhoewel deze besparing moeilijker is vast te stellen. Bij een respondent heeft dit inderdaad geleid tot reductie van FTE’s op externe locaties.

3.4

Bevindingen praktijkonderzoek

Het is duidelijk geworden dat de significante investering in nieuwe server- en netwerkhardware, opslagsystemen en de versnelde afschrijving van de bestaande omgeving nadelige invloeden hebben op de ROI. Geconstateerd is dat vanuit de praktijkvragen het berekenen van de economische waarde van de virtualisatiebeslissing niet mogelijk is gebleken. Daarnaast is geconstateerd dat een reactie vanuit het management (in de rol van budgethouder) hierbij uitblijft en deze verantwoording niet wordt afgedwongen.

1

2

3

Wat ontbreekt is een (uitgebreide) kwantificering van de situatie voor en na virtualisatie, om zodoende ook een onderbouwing op ROI aan te tonen. Of om ruimte- en tijdbesparing en verhoogde kwaliteit van dienstverlening in kaart te brengen. Opmerkelijk is dat enkele geïnterviewden bewust niet hebben gekeken naar ROI, daar dit een lagere prioriteit heeft binnen de onderneming. Andere aspecten zoals continuïteit wegen hierbij zwaarder voor de opdrachtgever/budgethouder. Bij de ROI berekening wordt hardware specifiek niet genoemd omdat, anders dan de folders van virtualisatiesoftwareleveranciers doen geloven, deze hardware ook vernieuwd wordt op aanraden van de dezelfde leveranciers. Dit wordt dikwijls als ‘suggestie’ en onder druk van garantie en andere ‘doomscenario’s’ tijdens de investeringsbudgettering naar voren gebracht. De mogelijkheid om deze druk uit te oefenen ligt vaak in het grote kennisverschil dat de virutalisatiesoftwareleveranciers en verbonden businesspartners hebben over de situatie bij de geïnterviewde ondernemingen. Enkele uitzonderingen daargelaten, hebben alle geïnterviewden wel enige vorm van training gehad om inzicht te krijgen in de technologie. Deze hardwareinvesteringen zijn los van de aangekochte software vaak significant, veelal omdat niet alle te vervangen apparatuur volledig is afgeschreven. Opvallend is dat de meeste geïnterviewden het een ‘logisch verhaal’ vonden dat er ook geïnvesteerd werd/wordt in een SAN. Dit wordt wederom aanbevolen vanuit de ICT-businesspartner of softwareleverancier. Specifiek dit laatste argument komt in een ander daglicht te staan, omdat bijvoorbeeld EMC eind 2003 VMware

27

4

5

6

heeft overgenomen. EMC is een van de grootste spelers op het gebied van informatieopslag en management, zoals SAN technologie. De verkregen antwoorden geven weinig tot geen concrete aanwijzingen dat op basis van het virtualisatieproject een verbetering op ROI wordt gerealiseerd. Een verklaring hiervoor kan liggen in het feit dat de beslissingnemers geen financiële motieven hebben en voornamelijk oog hebben voor de eerder genoemde technologische voordelen. Uit de casus blijkt dat de terugverdientijd (ROI) van de investering weinig of geen prioriteit heeft. Dit kan verklaard worden door het ontbreken van een goed onderbouwde ROI verwachting. Tevens dient vooraf getoetst te worden welke bedrijfskundige- en financiële aspecten een rol spelen bij het virtualisatietraject. Dit ondersteund het Information Economics referentiekader (figuur 5). Continuïteit van ICT is een belangrijk gegeven voor al de geïnterviewde ondernemingen. Door regelgeving, opgelegd door externe toezichthouders (Algemene Maatregel van Bestuur 5: Besluit prudentiële regels Wft, BCM). Met Business continuity management (BCM) wordt de uitvoering en beheer van continuïteitsmaatregelen aangeven. De hier aan gekoppelde continuïteitsrisico’s zijn vaak doorslaggevend voor de investeringsbeslissing. De bedrijfscontinuïteit is van dusdanig groot belang dat hieraan gerelateerde investeringen een breed draagvlak genieten op directieniveau.

28

4

De spiegeling van theorie aan praktijk

4.1

Inleiding

In hoofdstuk 2 en 3 is een afzonderlijk onderzoek naar de argumenten die in de overweging voor virtualisatie een rol zouden moeten/kunnen spelen, en op welke manier gestructureerde besluitvorming plaatsvindt. In voorgaande hoofdstukken is in kaart gebracht aan welke voorwaarden het besluitvormingsproces volgens het theoretische kader moet voldoen. Via de praktijkcasus is onderzocht welke aspecten in de praktijk een rol spelen in het besluitvormingsproces voor virtualisatie. Onderzocht is of het besluitvormingsproces gestructureerd heeft plaats gevonden en op basis van de juiste argumentatie. In deze ‘Synthese’ worden de resultaten die het onderzoek naar een gestructureerde besluitvorming hebben opgeleverd, beschreven. Tevens wordt het kader geschetst waaraan een business case voor de keuze van virtualisatie zou moeten voldoen.

4.2

Uitwerking synthese

Zoals aangegeven is de primaire reden om te virtualiseren zowel in de theorie als in de praktijk ingegeven door kostenreductiemogelijkheden. De aanbieders van virtualisatietechnologie gaan stuk voor stuk in op de kostenreducerende aspecten van virtualisatie. Daarnaast zijn echter een aantal andere significante doelstellingen te benoemen: • verbeteren van de beschikbaarheid van systemen; • verhogen van de performance en/of schaalbaarheid van systemen; • verbeteren van de kwaliteit van dienstverlening, bijvoorbeeld inzake snelheid in opzet en testen van applicaties (deployment); • toename van flexibiliteit van de server-infrastructuur; • relatief makkelijker beveiliging van een virtueel systeem (single point administration). Echter, de kostenreducerende aspecten zijn slechts effectief op de middellange termijn (9 tot 18 maanden). Aanvankelijk zijn immers bepaalde investeringen nodig en die moeten eerst terugverdiend worden, voordat een positief effect op het budget zichtbaar wordt. Waar wordt nu de keuze voor virtualisatie op gebaseerd? Kan via een kosten-batenanalyse of een effectiviteitberekening worden bepaald wat nu de werkelijke winst is? Uit de praktijkcasus is gebleken dat men zelden oog heeft voor andere zaken dan de beoogde kostenbesparing. Effectiviteit van zowel IT-processen als bedrijfsprocessen worden in de theorie in geen enkele business case benoemd of beschreven. Tijdens de interviews zijn specifieke business gerelateerde aspecten aan bod gekomen. Alle geïnterviewden hebben aangegeven dat het voordeel van snelle beschikbaarheid (deployment) van virtuele servers voor interne projectorganisaties een belangrijk aspect (efficiency) is naast kostenbesparing. Dit geeft aan dat de bedrijfskundige belangen wel degelijk een belangrijke rol spelen na implementatie van virtual servers. Echter, de efficiencyvoordelen van een snelle ‘deployment’ van virtuele servers is in geen

29

van alle ondervraagde ondernemingen te meten. Vooraf is géén nulmeting gedaan van het proces vóór virtualisatie. Hierdoor is het vertalen van de behaalde efficiency naar een kostenverlaging niet mogelijk. Immers, tijdbesparing werkt direct door in bijvoorbeeld projectbudgetten en medewerkers kunnen zich in de ‘gewonnen’ tijd ‘theoretisch’ bezighouden met andere projectwerkzaamheden. Op welke manier kunnen ondernemingen nu inzicht krijgen in de kostenbesparing op langere termijn, bijvoorbeeld op basis van efficiencyverbeteringen in bepaalde bedrijfsprocessen? Dit is een van de belangrijkste kwesties in de huidige IT-organisaties. Uit een rapport van Gartner blijkt dat er tot op heden geen gebruik wordt gemaakt van een “defined and acceptable set of metrics and pricing mechanisms to support virtualized, on-demand services. Almost everything in the IT infrastructure industry has a cost or price associated with a physical box.” Volgens Gartner zal het jaren duren voordat IT-leveranciers inzichtelijk kunnen maken hoe de kosten van virtualisatie zich verhouden tot de te behalen flexibiliteit en efficiency. IT-organisaties moeten eveneens heroverwegen hoe zij hun eigen ‘klanten’ kunnen gaan belasten voor de informatietechnologie die zij afnemen. Zoals beschreven in hoofdstuk twee bestaat hiervoor de methode Activity Based Costing (ABC). Het gebruik van supercomputers28 gaat voornamelijk gepaard met het werken met afzonderlijke procesketens en de kosten toe te kennen aan de gebruikers van een specifieke keten. Hieruit kan worden geconcludeerd dat ABC in staat is kosten toe te kennen in de informatietechnologie door de specifieke kosten toe te kennen aan de bijbehorende keten. Het vergt aanzienlijke inspanning om directe en indirecte kosten toe te wijzen én de juiste karakteristieken te bepalen van een product of dienst. Dat is al zo sinds de introductie van ABC. Zoals eerder beschreven, is ABC een manier om te bepalen hoe men kosten aan producten en/of diensten kan koppelen. Op deze manier is het mogelijk om per activiteit en/of product de kosten af te leiden. In feite is dit het startpunt voor de kosten nulmeting in de business case ter ondersteuning van de keuze voor virtualisatie. Immers, de kostenbesparing kan alléén gemeten worden als er een nulmeting is verricht ten opzichte van de ‘IST’ situatie. Deze kostennulmeting dient dan ter toetsing aan de behaalde kostenbesparing of meting van de effectiviteit na de (geprognosticeerde) invoering van virtualisatie, de toekomstige ‘SOLL’ situatie, te worden gemeten. Om de activity based methodologie vervolgens uit te voeren moeten er drie zaken geregeld zijn: • de gebruikers van een applicatie of hulpmiddel moeten worden geïdentificeerd; • de kosten, direct en indirect, moeten worden geïdentificeerd; • een passende (en meetbare) business driver moet worden overeengekomen tussen alle betrokken partijen. De moeilijkste taak is het identificeren van een passende driver, en kan worden vergemakkelijkt aan de hand van BPV. BPV is de toepassing van een intelligente IT-infrastructuur om personeel, processen, en bezittingen van onderneming in staat te stellen om in nabijheid van elkaar (op een virtuele manier) samen te werken met de mensen, de informatie, en het intellectuele kapitaal waarop de onderneming drijft. Op deze manier wordt efficiency en het concurrerend vermogen vergroot. Door de toepassing van BPV worden kosten verlaagd en het stelt de onderneming is staat zich meer te focussen op het primaire proces. 28

Vaak wordt een supercomputer gebruikt voor onderzoekswerk op universiteiten of technische instituten waarbij op ieder moment slechts een beperkt aantal mensen met het systeem werkt, en iedere gebruiker zijn eigen, specifieke applicatie heeft.

30

Via BPV kunnen processen worden gekoppeld aan mensen, applicaties en IT-infrastructuur waarmee het een onderneming in staat stelt om via ABC specifieke bedrijfsprocessen te belasten. Via BPV kan een onderneming vaststellen welke risico’s, overhead en winst er gekoppeld zijn aan een proces.

Activty Based Costing

BPV

Hardware

Software

Onderhoud

Investering koppelen aan processen

Bedrijfsprocessen

Implementatie

Afschrijving

Kosten

kostenreductie

efficiency

Personeel

ROI

Opleidingen

Overcapaciteit

Outsourcing

Conversie

Figuur 6: overzicht BPV in combinatie met ABC

31

5

Conclusies en antwoorden op onderzoeksvragen

5.1

Conclusies

Vooralsnog bestaat, ondanks de overvloed aan methoden en technieken voor IT-investeringsbeoordeling, weinig inzicht in de belangrijkste argumenten voor infrastructurele IT-investeringen. Niet-financiële argumenten die in verband met infrastructurele investeringen worden genoemd, betreffen o.a. toekomstige flexibiliteit en uitbreidbaarheid. Opvallend is dat niet-financiële aspecten vaak betrekking hebben op positief te waarderen bijdragen of randvoorwaarden, bijvoorbeeld kwaliteitsaspecten. Ondanks de mogelijke effecten van IT op zaken als organisatiestructuur en -cultuur bestaat weinig aandacht voor dergelijke effecten. Ook krijgen eventuele risico's niet de aandacht die ze verdienen. Ook voor de niveaubeslissing geldt dat er veel ideeën en theorieën bestaan in de literatuur, maar dat er weinig inzicht is in de omzetting hiervan in praktisch bruikbare aanbevelingen en instrumenten. Argumenten als standaardisatie, voorkomen van fragmentatie van kennis, middelen en synergie tegenover flexibiliteit, afstemming op eigen behoeften en snellere besluitvorming, worden hierbij aangevoerd. Vanzelfsprekend beïnvloedt de niveaubeslissing de rechtvaardiging behoorlijk op het gebied van voordelen, nadelen en risico's verbonden aan de investering. Daarom is het van belang dat deze beslissingen worden gemaakt op basis van zuivere business cases waarbij zowel financiële- als bedrijfskundige aspecten worden gewogen. De realiteit is dat zowel de aanbieders als de afnemers nog niet klaar zijn voor deze stap. Geen van de ondernemingen die aan de praktijkcasus hebben meegewerkt, hebben achteraf berekend wat de werkelijk behaalde financiële voordelen zijn geweest. Bijna vanzelfsprekend blijkt dan dat het bedrijfskundige aspect volledig onbesproken blijft. Het is dan ook onmogelijk om op basis van het uitgevoerde onderzoek uitspraak te doen over de rol van bedrijfskundig te behalen voordelen in een virtualisatietraject, behalve dan dat deze in het onderzoek geen rol hebben gespeeld. Het IT-economics referentie kader kan hierbij ingezet worden.

5.2

Het antwoord op de hoofdvraag

Indien toepassing van virtualisatie overwogen wordt, welke argumenten spelen dan een rol, en op welke manier kan dan gestructureerde besluitvorming plaatsvinden? De belangrijkste redenen om te virtualiseren zijn bij al onze geïnterviewde partijen in grote lijnen dezelfde. Veelvoorkomende reden is om groei van de projecten op een goede manier te kunnen faciliteren of de snelheid van handelen en beheersing door inzet van flexibele virtualisatietechnologie. Tevens worden de besluiten van de directie verbonden aan het feit dat Total Cost of Ownership (TCO) kan worden verminderd. De meest gehoorde redenen liggen op het gebied van: • reductie van de fysieke servers; • duurzaamheid creëren door reductie van stroom en koeling;

32

• • • • • • • • • •

vervanging van afgeschreven hardware en software, in het belang van continuïteit; meer processorcapaciteit ondanks reductie van fysieke servers/hardware; door middel van ‘virtual console’ makkelijke beheersbaarheid creëren; multi-tasking mogelijkheden voor virtual servers; onderhoudvoordelen door beperkt aantal fysieke machines; via de ‘Vmotion’ techniek kan je servers makkelijk verplaatsen van de ene naar de andere locatie (virtueel en fysiek); updates aan de software zijn simpel te realiseren; ruimtebesparing in de serverruimte; enkele disaster recovery procedures; deployment (servers sneller beschikbaar voor de business).

Op de vraag hoe een gestructureerd besluit kan worden genomen wordt terugverwezen naar paragraaf 2.5. Hierin wordt beschreven dat Activity Based Costing in feite het startpunt is voor de nulmeting in de business case ter ondersteuning van keuze voor virtualisatie. Immers, de kostenbesparing kan alleen gemeten worden als er een nulmeting is gemaakt tijdens de ‘IST’ situatie. Maar dan zijn alleen de kosten van de activiteiten nog maar bekend, het is noodzakelijk om ook te meten of er efficiencyvoordelen te behalen zijn. Dit is de moeilijkste taak. Het identificeren van een passende driver kan worden vergemakkelijkt aan de hand van BPV. Door de toepassing van BPV worden kosten verlaagd en het stelt de onderneming is staat zich meer te focussen op het primaire proces. Via BPV kunnen processen worden gekoppeld aan mensen, applicaties en IT-infrastructuur waarmee het een onderneming in staat stelt om via ABC specifieke bedrijfsprocessen te belasten.

5.3

De subvragen

5.3.1 In hoeverre is er sprake van een gestructureerd besluitvormingsproces? Een gestructureerd besluitvormingsproces doet vermoeden dat er binnen een onderneming processen bestaan voor het nemen van besluiten, in dit geval de aanschaf van software en hardware. Al de ondervraagde ondernemingen hebben een businessplan opgesteld. De vraag blijft of het schrijven van een businessplan bijdraagt aan een gestructureerd besluitvormingsproces. In twee van de zes interviews was de staat van de infrastructuur dusdanig verouderd dat men deze moest vervangen om de continuïteit van de bedrijfsvoering niet in gevaar te brengen, business case of niet. Eén onderneming heeft de beslissing genomen op basis van de eisen die werden gesteld door de ICT-Outsourcepartner. In de discussie tot contractverlenging zijn eisen gesteld aan de serviceniveaus waaraan de ICT-outsourcepartner alleen kon voldoen als er werd gevirtualiseerd. De overige drie hebben geen vooronderzoek gedaan en hebben op basis van de eerder beschreven short-wins een plan geschreven dat door de directie is goedgekeurd. Conclusie is dat in geen enkele onderneming een gestructureerd besluitvormingsproces ten grondslag heeft gelegen aan het besluit om te virtualiseren.

33

5.3.2 Heeft de besluitvorming t.a.v. de toepassing van virtualisatie procesmatig en op basis van de juiste argumenten plaatsgevonden? Het antwoord op deze vraag is lastig te beantwoorden. Wat zijn de juiste argumenten? Wie bepaalt de argumenten waarop het besluit wordt genomen? Als wij kostenreductie op korte termijn geen goed argument vinden, maar de onderneming die virtualiseert is van mening dat het cruciaal is, wie heeft er dan gelijk? Wij zijn van mening dat de argumenten gebaseerd moeten zijn op een grondige analyse. Deze analyse moet een onderneming in staat stellen, zowel voor als na virtualisatie ROI en TCO, vertaald in efficiency- en financiële voordelen, inzichtelijk te maken. Als dit als grondslag wordt genomen voor een procesmatige aanpak en juiste argumentatie, dan moet worden geconstateerd dat geen van de ondervraagde ondernemingen hieraan heeft voldaan. De folders en andere verkoopinformatie van de betrokken virtualisatiesoftwareleveranciers en -dienstverleners raken blijkbaar de emotie van de geïnterviewde medewerkers. Dit zodanig dat de beslissingen in alle gevallen zijn genomen op basis van een besluitvormingsproces dat niet voldoet aan de eisen die wij daaraan zouden stellen op basis van ons onderzoek.

5.4

Aanbevelingen

Het onderzoek heeft een aantal aanbevelingen opgeleverd die het besluitvormingproces aanzienlijk kunnen vergemakkelijken. De volgende aanbevelingen zijn hierbij belangrijk: • Maak gebruik van ‘best-practices’, bij het meeste geïnterviewden bleek dat er aandacht voor technische zaken is, maar relatief weinig aandacht voor projectervaringen die collega ondernemingen hebben opgedaan met virtualisatie. Hierdoor bestaat het risico dat er onnodig tijd gaat zitten in de specifieke projectaandachtspunten; • ‘Meten is weten’, om een zogenaamde ‘IST-SOLL’ vergelijking te kunnen uitvoeren is het van belang om voortijdig een normenkader samen te stellen en daarop metingen te verrichten die vervolgens na het virtualisatieproject met de nieuwe waarden kunnen worden geconfronteerd. Een belangrijk onderdeel van deze afweging is het creëren van een bewustwordingsproces, daar waar het gaat om objectieve normen die je achteraf goed kan toetsen. • ROI berekening omvat diverse overwegingen, meer dan alleen de kosten gerelateerd aan virtualisatietechnologie. Zowel een bedrijfskundig advies als financiële en technische overwegingen zouden moeten worden meegenomen Het inzetten van het in hoofdstuk 2 genoemde referentiekader kan hiervoor een goede basis vormen om een bedrijfsspecifiek normenkader op te stellen.

34

Nawoord Deze scriptie geeft duidelijkheid aan de lezer over het begrip virtualisatie en de beslissingscriteria hiertoe. Bovendien worden de toepassingsgebieden van virtualisatie beschreven en wordt inzicht gecreëerd in de voor- en nadelen. De lezer krijgt een beeld van de beslissingscriteria die een rol spelen bij een investeringsbeslissing voor virtualisatie. Wij hebben getracht een koppeling te maken tussen financiële, bedrijfskundige en technische aspecten om te belichten welke voordelen te behalen zijn in elk van deze bedrijfsonderdelen. Zijn er methodes beschikbaar die inzicht geven in de te behalen efficiency om deze te vertalen in kostenreductie? Hierover hebben we in de literatuur minimaal informatie kunnen vinden. Dit betekent dat het koppelen van criteria van bedrijfsspecifieke onderdelen aan de beslissing tot infrastructurele investeringen een onderbelicht gedeelte is. Maar wel degelijk van onschatbare waarde voor bijvoorbeeld een berekening van ROI of TCO. Als toegevoegde waarde voor onze werkgever zien we vooral het gedeelte over de aandachtpunten voor de EDP auditor. Op grond van welke criteria of elementen wordt een investeringsbeslissing genomen? De adviserende rol van de EDP auditor wordt in dit proces steeds belangrijker. Gezien de ervaringen in de praktijkfase zijn wij tot inzicht gekomen dat bij het nemen van een weloverwogen beslissing tot virtualiseren de adviserende rol van de EDP Auditor een belangrijke toegevoegde waarde heeft . De EDP Auditor kan bij het opstellen en uitwerken van een toetsingskader, ter grondslag liggend tot de beslissing voor virtualisatie, beïnvloeden. We hebben ondervonden dat het moeilijk is om broninformatie te vinden. De reden hiervoor is dat bij infrastructurele investeringen zelden andere bedrijfsonderdelen dan ICT worden betrokken. Commerciële aspecten als kostenbesparingen op korte termijn zijn vaak doorslaggevend, terwijl de echte winst misschien wel te halen is in het herinrichten van processen en bedrijfskundige efficiency verbeteringen. Dit betekent dat de business case deze elementen in kaart moet brengen. Er zijn methoden beschikbaar die aangeven hoe de vertaalslag gemaakt kan worden naar bedrijfskundige en financiële voordelen. Het praktijkonderzoek heeft aangetoond dat geen van de ondervraagde ondernemingen hier aandacht aan heeft besteed in de beslissing tot virtualisatie. Vanwege de complexiteit van het onderwerp, evenals de beperking in tijd en aantallen pagina’s, hebben wij bepaalde onderdelen niet kunnen behandelen. Ons onderzoek heeft zich toegespitst op de randvoorwaardelijke criteria voor een weloverwogen investeringsbesluit. Deze uitwerking is eigenlijk het begin van een uitgebreid onderzoek naar een generiek inzetbaar toetsingskader welke complexe ICT investeringen effectief kan ondersteunen. Als persoonlijk leereffect hebben wij ervaren dat wat was begonnen als een noodzakelijk en relatief zware belasting in de afronding van de studie, is verworden tot een uitdagend leertraject waarin het schrijven van deze scriptie onverwacht toegevoegde waarde voor ons heeft gebracht.

35

Literatuurlijst 1. Renkema, T.J.W., December 1996, Investeren in de informatie-infrastructuur; richtlijnen voor besluitvorming in organisaties'; Bron: TUE Communicatie Expertise Centrum. 2. Perilli, A., Januari 2008,Virtualization.info definitie van virtualisatie [Internet] beschikbaar op: http://www.virtualization.info/glossary/#V [benaderd op 27 februari 2008]. 3. Martinez, N, April 2007, European Survey of Server Virtualization Trends 2006. Source: IDC [Internet] beschikbaar op: http://www.idc.com/prodserv/emea_server_virtualization.jsp [benaderd op 7 januari 2008]. 4. Stratchey, C., Juni 1959,. “Time Sharing in Large Fast Computers,” Proceedings of the International Conference on Information Processing, paper B. 2. 19, UNESCO, New York. 5. Adair, R. J., Bayles, R. U., Comeau, L. W. and Creasy, R. J. May 1966, “A Virtual Machine System for the 360/40,” IBM Scientific Center Report 320-2007, Cambridge, MA. Ook: Vleck, Tom van, December 2005. Tom Van Vleck's notes about the S/360-67 [Internet] beschikbaar op http://www.multicians.org/thvv/360-67.html [benaderd op 7 januari 2008]. 6. Berlind. D. Augustus 2005. Etymology of ‘hypervisor’ surfaces [Internet] beschikbaar op http://blogs.zdnet.com/BTL/?p=1710 [Benaderd op 7 januari 2008]. 7. Rosenblum M. and Garfinkel T., Mei 2005. Virtual machine monitors: current technology and future trends. Computer, 38(5):p39–47. 8. Whitaker, A. Shaw, Gribble S.D., Februari 2001, Lightweight Virtual Machines for Distributed and Networked Applications. Bron: University of Washington Technical Report 9. Uhlig, R. Neige, G. Rodgers, D., Santoni, A.L. Martins, C.M. Anderson, V.M. Bennett, S.M. Kägi, A. Leung, F.H. Smith, L., Mei 2005, Intel Virtualization Technology. Bron: Intel Corporation. [Internet] beschikbaar op http://www.cs.utah.edu/classes/cs7940-010-rajeev/spr06/papers/virt.pdf [benaderd op 7 januari 2008]. 10. Barham, P.R. Dragovic, B. Fraser, K.A. Hand, S.M. Harris, T.L. Ho, A.C. Kotsovinos, E. Madhavapeddy, A.V.S. Neugebauer, R. Pratt, I.A. Warfield, A.K., Januari 2003, Xen-2002. Bron:Cambridge University. [Internet] beschikbaar op http://www.cl.cam.ac.uk/techreports/UCAM-CL-TR-553.pdf [benaderd op 6 januari 2008].

36

11. Tate, J.Lucchese, F. Moore, R. 10 juli 2006 IBM Redbook, Introduction to Storage Area Networks, ISBN 0738495565, Bron: IBM [Internet] beschikbaar op http://www.redbooks.ibm.com/redbooks/pdfs/sg245470.pdf [benaderd op 6 januari 2008]. 12. Popek, G.J. Goldberg, R.P. ,Juli 1974. Formal requirements for virtualizable third generation architectures, Bron: ACM Publisher,NY,USA, [Internet] beschikbaar op http://portal.acm.org/citation.cfm?id=361011.361073 [benaderd op 12 oktober 2007]. 13. Newman, D. ,Maart 3008, Cisco's virtual switch smashes throughput records, exclusive tests show new Catalyst 6500 management blade sets records for recovery times and throughput. Clear Choice Tests. Bron:Network World Lab Alliance, Network World [Internet] beschikbaar op

http://www.networkworld.com/reviews/2008/010308-cisco-virtual-switching-test.html [benaderd op 3 maart 2008]. 14. Schneidewind, N.F. Ebert, C. "Guest Editors' Introduction: Preserve or Redesign Legacy Systems?," [Internet] beschikbaar op http://doi.ieeecomputersociety.org/10.1109/MS.1998.687937 IEEE Software, vol. 15, no. 4, pp. 14-17, Jul/Aug, 1998. 15. [-] 16. Xsigo Systems, San Jose, CA, USA. December 2007. Onderzoek naar virtualisatie onder 100 IT medewerkers van fortune5000 bedrijven. [Internet] beschikbaar op http://www.xsigo.com/news_events/virtualization_survey_results/ [benaderd op 6 januari 2008]. 17. Gartner, Inc. Nov. 2004. Gartner says cost of software licenses could increase by at least 50 percent by 2006. [Internet] beschikbaar op http://www.gartner.com/press_releases/asset_115090_11.html [benaderd op 12 oktober 2007]. 18. Sywan BV, 2005/2006. Virtualisatie: de volgende kwaliteitsslag [Internet] beschikbaar op http://www.sywan.nl/virtualisatie.asp [benaderd op 7 januari 2008]. 19. HP

Nederland

BV,

2007.

HP

BladeSystems:

Virtualisatie.

[Internet]

beschikbaar

op

http://www.hp.nl/promos/q1fy07/bladesstoomcursus/bladeslesson3.html [benaderd op 7 januari 2008]. 20. Abraxax BV, Juni 2007. vmware verlaagt gegarandeerd uw ICT kosten (TCO) [Internet] beschikbaar op http://www.abraxax.com/html/vmware.html [benaderd op 7 januari 2008]. 21. [-] 22. Evenblij, F. Koetsier, M. Februari 2008. Help ze willen vitualiseren!’, servervirtualisatie als optimalisatiemethode voor managers en beheerders. Bron: AutomatiseringsGids nummer 9, pag. 2223.

37

23. Kaplan, R.S. Cooper, R. 1998. Cost & Effect, using integrated systems to drive profitability and performance. Bron: Harvard Business School Press, ISBN 0875847889. 24. Bletz, J. Nij, H.T. Juni 2007. Activity Based Costing (ABC): kostprijsberekeningssysteem van het gezonde verstand (case Woodward) Activity Based Costing. [Internet] beschikbaar op http://www.xs4all.nl/~jan/Publicaties/ABC.htm [benaderd op 7 januari 2008]. 25. Parker,M.M. Benson, R.J. Trainor, H.E. 1988. Information Economics: linking business performance to information technology. Bron: Prentice-Hall, Englewood Cliffs, NJ, USA. 26. Young, M. Jude, M. Maart 2004. Case for Virtual Business Processes, The: Reduce Costs, Improve Efficiencies, and Focus on Your Core Business. Bron Cisco Press. ISBN-10: 1-58720-087-2; ISBN13: 978-1-58720-087-8

38

Bijlagen Dashboard IT Economics IT Dashboard Financials

Customers

Change of IT-Controls

Percentage of SLA’s satisfied

Difference between actual ICT spend and ICT budget

Percentage of questions succesfully handled by the helpdesk

IT-Intensity

IT-Operations

Number of incidents causing serious damage to the business

IT-Developement

Observed system availability as % of required availability

CMM level development department

Number of non-resolved audit findings

Development costs as % of total IT-costs

Quality-level of O&M processes

Backlog as % of total number of change requests

39

Human Resources Mean time to fill vacancies Training days per IT-staff employee IT-staff (external) turnover rate Percentage of sickness absenteeism

Synergy Percentage of Development Budget shared with other Business Units Percentage of O&M Budget shared with other Business Units Percentage of increase of standardization on ITinfrastructure

Verkoopfolder VMware

40