Jaarverslag 2014
Coöperatieve DoktersDienst Duin- en Bollenstreek u.a.
Coöperatieve DoktersDienst Duin- en Bollenstreek u.a. Rijnsburgerweg 4b, 2215 RA Voorhout Telefoon E-mail Website KvK
0252 - 240 210 (kantoor) 0252 - 240 212 (huisartsenpost)
[email protected] www.dddb.nl 28088515
INHOUDSOPGAVE Voorwoord | 2 Beleid en strategie | 3 Organisatie | 5 Bedrijfsvoering en middelen | 9 Patiëntenzorg | 11 Klachten, incidenten (MIP’s) en calamiteiten | 13 Resultaten kwaliteitsbeleid | 17 Budget en jaarrekening 2014 | 22
BIJLAGEN Samenstelling bestuur, directie, staf en commissies | 24 Organogram DDDB | 25
DDDB | 1
VOORWOORD In 2014 heeft een directiewisseling plaats gevonden. De heer H. (Hans) Brehler heeft in de eerste maanden van 2014 de functie van directeur ad interim vervuld. Hij heeft in deze periode een interne analyse uitgevoerd van de kantoororganisatie en op basis hiervan verbetervoorstellen geformuleerd. Het bestuur heeft deze voorstellen in maart 2014 vastgesteld waarna gestart is met implementatie. De heer Brehler heeft ook het bestuur ondersteund bij de wervingsprocedure voor een nieuwe directeur. Per 1 mei 2014 is mevrouw E. (Els) Koster gestart met haar werkzaamheden als directeur DDDB. Onder haar leiding zijn de uitkomsten van de interne analyse omgezet in een organisatieontwerp waarin professionaliteit, samenwerken en efficiëntie hand in hand (moeten) gaan. Overlap is uit functies gehaald, de ondersteunende functies zijn helder en complementair belegd bij de kantoormedewerkers. Beleidsmatig is de beleidscyclus volgens het INK model ingevoerd en zijn stappen gezet op weg naar verdere digitalisering van werkprocessen. In 2014 had de DDDB ook te maken met verschillende externe ontwikkelingen, waarop ingespeeld moest worden. De zorgverzekeraars hebben sterk aangedrongen op efficiëntie van de huisartsenpostorganisaties in de regio Zuid-Holland Noord. De DDDB en Samenwerkende Huisartsendiensten Rijnland (SHR) hebben een aantal zaken in dit kader opgepakt. Scenario -studies zijn gemaakt over efficiëntie door samenwerking op de consultfunctie in de nacht. Verder zijn stappen gezet voor de gezamenlijke aanschaf van een nieuwe telefooncentrale en HAP-HIS (Huisartsen Informatie Systeem). De zorgverzekeraars stellen eveneens eisen aan participatie van DDDB en SHR in de totstandkoming van een nieuwe spoedpost in het LUMC in Leiden. Op 2 december 2014 tekenden de bestuurders van LUMC, DDDB en SHR een intentieverklaring waarin de randvoorwaarden voor het gezamenlijke proces zijn vastgelegd. Met ingang van 1 juli 2014 is de Dienstapotheek (DAB) gesloten gedurende de nachten. Dit betekent dat patiënten naar de Nachtwacht Apotheek in Leiden moeten als zij medicatie nodig hebben. De DDDB heeft overleg gehad met de belangrijkste ketenpartners. In 2014 was een toename van incidenten in de samenwerking met de GGZ en de RAV/meldkamer. Hier is extra aandacht aan besteed om te komen tot verbetering van afspraken en werkwijzen. In 2014 kwam een eind aan de dalende zorgvraag in de afgelopen jaren. Het aantal verrichtingen stabiliseerde. De verschuiving van telefonische consulten naar consulten in de huisartsenpost is het gevolg van een adequater invulling van de triage waardoor relatief meer patiënten gezien werden dan vorig jaar. Alle triagisten die in aanmerking kwamen voor de vereiste herregistratie hebben in 2014 dit traject doorlopen en dit vervolgens in 2015 succesvol afgerond. Een externe toetsingscommissie heeft gekeken naar werkervaring, deskundigheidsbevordering en competenties. Op al deze aspecten zijn de triagisten positief beoordeeld. Het herregistratietraject heeft de noodzakelijke inspanning en tijdsinvestering gevraagd. Het belang van herregistratie van het triagistendiploma is groot voor de DDDB, omdat dit een continue kwaliteit van triage waarborgt. Het bestuur kijkt met waardering terug op 2014. Op vele terreinen heeft de organisatie verbetering en vernieuwing opgepakt. De leden van de DDDB hebben de kwaliteit en samenwerking vorm en inhoud gegeven zodanig, dat er opnieuw goede resultaten behaald zijn. Namens bestuur en directie van de Coöperatieve DoktersDienst Duin- en Bollenstreek u.a.
R. de Vriend, huisarts voorzitter
E. Koster directeur
DDDB | 2
1.
BELEID EN STRATEGIE
1.1. Werkgebied De DDDB verzorgt de spoedeisende huisartsgeneeskundige zorg tijdens de avond-, nacht en weekenduren (ANW-uren) en erkende feestdagen, voor alle patiënten van de aangesloten huisartsen. Het werkgebied omvat de Duin- en Bollenstreek inclusief Oegstgeest. In het werkgebied wonen ruim 210.000 inwoners. In het verslagjaar waren er totaal 47.000 contacten waarvan ruim 3.000 contacten met passanten (patiënten van buiten de regio). Daarnaast biedt de DDDB zorg tijdens ANW-uren aan de bewoners van het Asielzoekerscentrum in Katwijk. In 2014 betrof dit 131 patiëntcontacten. De DDDB is een coöperatieve vereniging, eind 2014 waren er 95 coöperatieleden. In de strategienota 2012-2015 is uitdrukkelijk gekozen om deze juridische structuur te handhaven. De huisartsen zijn als lid van de coöperatie direct betrokken en medeverantwoordelijk voor (de organisatie van) de 24-uurs zorg waartoe zij wettelijk verplicht zijn. 1.2 Strategienota 2012-2015 Het meerjarenbeleid van de DDDB is vastgelegd in de strategienota voor de jaren 2012-2015. In deze nota wordt uitdrukkelijk gekozen voor continuering van de huidige structuur: een coöperatieve vereniging van, voor en door huisartsen met een zelfstandige huisartsenpost. Speerpunt voor de komende jaren is het verder uitbouwen en borgen van het kwaliteitssysteem, waardoor optimale zorg en patiëntveiligheid wordt gerealiseerd. Door middel van jaarplannen wordt gestuurd op nieuwe ontwikkelingen en beleidsvoornemens. In de loop van 2015 zal een nieuwe strategienota voor de komende jaren worden opgesteld. 1.3 Resultaten jaarplan 2014 Het jaarplan 2014 is grotendeels uitgevoerd. Gerealiseerd zijn o.a. een beschrijving van de planning & controlcyclus, de aanstelling van een nieuwe directeur, de totstandkoming van de HAROPovereenkomst, de evaluatie van het Bedrijfsopvang Team (BOT) en de HKZ-hercertificering. Een aantal zaken is gestart in 2014, maar krijgt een vervolg of zal worden afgerond in 2015. Het betreft de positiebepaling van de DDDB, het uitvoeren van een medewerkers tevredenheidsonderzoek, het aangaan van een toelatingsovereenkomst met waarnemers, het maken/herbevestigen en vastleggen van afspraken met ketenpartners, de hercertificering van de triagisten, het organiseren van intervisie voor triagisten, het organiseren van scholing op het gebied van fysieke triage en het in gebruik nemen van de UZI-passen. In 2014 is ook het traject gestart om te komen tot de aanschaf van een nieuwe telefooncentrale. De implementatie vindt in 2015 plaats.
DDDB | 3
2.
ORGANISATIE
2.1. Bestuur, directie en staf Het bestuur bestaat uit drie coöperatieleden (huisartsen) en twee externe bestuursleden (met een juridische en een economische achtergrond). Het bestuur van de DDDB is verantwoordelijk voor het algemene beleid van de coöperatie en legt verantwoording af aan de Algemene Ledenvergadering (ALV). Het bestuur kwam in het verslagjaar zeven maal bijeen. In de loop van 2014 vond een bestuurswisseling plaats: de voorzitter en het bestuurslid financiën, zijn afgetreden, en twee nieuwe bestuursleden zijn aangetreden. De dagelijkse leiding van de DDDB is in handen van de directeur. Deze draagt samen met de operationeel manager zorg voor de organisatie van het primaire proces. Zij worden bijgestaan door een aantal medewerkers op het gebied van administratie, secretariaat en facilitaire zaken, kwaliteitsmanagement en klachtenbehandeling. Een van de aangesloten huisartsen (G. Hageman) is voor een dagdeel per week als medisch adviseur aan de DDDB verbonden. Na het vertrek van de directeur met ingang van 1 januari 2014 is er een interim-directeur aangesteld. Op 1 mei 2014 is mevrouw E. Koster in dienst getreden als nieuwe directeur van de DDDB. Zie voor personele bezetting en organogram bijlagen 1 en 2. 2.2. Algemene ledenvergadering (ALV) en klankbordgroep (KBG) De ALV kwam in 2014 tweemaal bijeen. In de ALV van 17 juni werd de jaarrekening 2013 en het jaarverslag 2013 goedgekeurd. In de ALV van 17 december werden de begroting 2015 en het jaarplan 2015 vastgesteld. Verder is o.a. aandacht besteed aan de keuzebepaling van een nieuwe HAP-HIS, aanpassing van de toelatingsovereenkomst voor waarnemers, een wijziging in de interne organisatie, een reglement voor de MIP-commissie, toekomstige ouderenzorg en verdere ontwikkelingen ten aanzien van spoedzorg in de regio. Naast de ALV is er een klankbordgroep (KBG) bestaande uit één vertegenwoordiger per huisartsengroep (HAGRO). Deze wordt voorgezeten door de directeur en ondersteund door de operationeel manager. De KBG heeft een belangrijke functie als adviserend orgaan voor de directie. In 2014 is de KBG drie keer bijeen geweest. Belangrijkste onderwerpen die aan orde kwamen: ICT, de aanschaf van een CRPapparaat, het Icares project, de ontwikkelingen rond het LSP, de samenwerking in de keten en de nachtsluiting van de Dienstapotheek (DAB). 2.3. Commissies De DDDB kent vier commissies, die multidisciplinair zijn samengesteld uit huisartsen, triagisten en medewerkers uit staf en/of management) • De Commissie Kwaliteit houdt zich bezig met het bevorderen/borgen van de kwaliteit van de zorgverlening. Alle belangrijke protocollen en procedures worden door deze commissie getoetst. • De Commissie Klachten behandelt klachten van patiënten. Eerst wordt gestreefd naar bemiddeling door de klachtenfunctionaris. Als deze bemiddeling niet tot een oplossing leidt wordt de klacht beoordeeld door de klachtencommissie. Alle klachten worden (anoniem) aan de klachtencommissie gerapporteerd. • De Commissie MIP behandelt alle Meldingen Incidenten Patiëntenzorg (MIP). De commissie onderzoekt of naar aanleiding van de meldingen verbetermaatregelen of nieuwe afspraken gemaakt moeten worden. Door registratie van de MIP’s krijgt de DDDB ook zicht op veel voorkomende incidenten/trends. • De Commissie Calamiteiten onderzoekt calamiteiten die aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGz) gemeld dienen te worden. Hierbij gaat het om niet-beoogde of onverwachte gebeurtenissen, die betrekking hebben op de kwaliteit van zorg en die tot de dood of een ernstig schadelijk gevolg voor een patiënt hebben geleid. Rapportages van deze commissies treft u aan in de hoofdstukken 5 en 6. Naast deze zorginhoudelijke commissies kent de DDDB ook een financiële commissie. Deze bestaat uit twee bestuursleden, de directeur en de administrateur. De commissie adviseert het bestuur o.a. ten aanzien van de begroting en de jaarrekening. In 2014 kwam deze commissie twee keer bijeen. DDDB | 4
2.4. Diensten van huisartsen, waarnemers en AIOS De spoedeisende huisartsenzorg, die door de DDDB geboden wordt, wordt verricht door de huisartsen die zijn aangesloten bij de DDDB of de huisartsen die bij hen in dienst zijn (HIDHA’s). Zij worden daartoe ingeroosterd op basis van de praktijkgrootte (het aantal patiënten dat bij hen is ingeschreven). Daarnaast is het voor huisartsen mogelijk om externe waarnemers in te huren om diensten over te nemen. Dit mogen alleen waarnemers zijn die door de DDDB als zodanig zijn erkend en die aan door de DDDB vastgestelde criteria voldoen. In 2014 waren er 80 externe waarnemers die diensten hebben gedaan in de huisartsenpost. In het verslagjaar is er een overeenkomst voor waarnemers opgesteld. De nieuwe aansluitovereenkomsten zijn nog niet afgesloten. Eerst wordt onderzocht of er een koppeling gemaakt kan worden tussen waarneembemiddeling.nl en het roosterprogramma Bosor. Tabel 1: Percentage diensten gedaan door waarnemers per dienst Tijd
2012
2013
2014
Dav
7:45-16:15
41,2
36,0
40,0
Dav+
7:45-16:15
was er nog niet
34,2
39,1
Dac
7:45-16:15
37,2
30,4
35,5
Tu1
9:00-17:00
42,1
45,9
46,7
Tu2
13:00-21:00
33,3
46,8
44,1
Tu3
10:00-18:00
was er nog niet
32,0
49,0
A1v
16:45-00:15
23,4
24,1
27,6
A1v+
16:45-00:15
was er nog niet
20,2
24,4
A1c
16:45-00:15
32,9
22,9
27,6
A2v
15:45-00:15
38,9
38,7
38,2
A2v+
15:45-00:15
was er nog niet
41,4
41,8
A2c
15:45-00:15
41,6
37,8
42,7
NA
23:45-8:00
55,6
64,6
74,2
Aw1
17:00-8:00
12,4
5,5
14,6
Aw2
8:00-8:00
16,8
18,2
28,2
In 2014 vond een verdere toename plaats van het aantal diensten dat door waarnemers wordt verricht. In 2014 werd driekwart van de nachtdiensten door waarnemers verricht. Achterwachtdiensten daarentegen worden weinig verkocht, alhoewel hier ook een toename valt waar te nemen. Om huisartsen in opleiding (AIOS) ook de mogelijkheid te bieden ervaring op te doen met het werken in een huisartsenpost is een AIOS-protocol voor de DDDB vastgesteld. Hierin is duidelijk omschreven onder welke condities een AIOS zelfstandig diensten kan doen. In het verslagjaar hebben in totaal 37 AIOS diensten gedaan onder supervisie van hun opleider. 2.5. Personeelsbestand Het personeel in loondienst omvat de triagisten en het kantoorpersoneel. De huisartsen ontvangen voor hun diensten een uurvergoeding en hebben geen arbeidsrelatie met de DDDB. De chauffeurs zijn in dienst bij Meditaxi.
DDDB | 5
Tabel 2 Gemiddeld personeelsbestand in 2014 (t.o.v. 2013)
Triagisten Kantoorpersoneel Totaal
Gemiddeld aantal 21 (23) 8 (9) 29 (32)
Aantal fte 10,6 (7,1) 4,8 (5,6) 15,4 (12,7)
Het merendeel van de triagisten heeft een contract voor 8-16 uur of 16-24 uur per week. Zij worden ingeroosterd binnen het overeengekomen minimum en maximum aantal uur. Er wordt ook gebruik gemaakt van de diensten van triagisten die als zzp’er werken, m.n. voor vervanging tijdens vakantieperiodes en bij ziekte. In 2014 was er sprake van onderbezetting en uitbreiding van de formatie bij de triagisten. Er zijn vijf nieuwe triagisten in dienst getreden. Geen van de triagisten is uit dienst getreden. In het verslagjaar is zo’n 30% van de diensten van de triagisten uitgevoerd door zzp’ers en uitzendkrachten, en 70% door het eigen personeel. 2.6.
Ziekteverzuim
Tabel 3: Verzuimgegevens 2014 t.o.v. voorgaande jaren
Verzuimpercentage
2010 3,07
2011 6,87
2012 3,66
2013 3,32
2014 3,80
Gemiddeld aantal ziektemeldingen per medewerker
1,09
1,16
1,12
1,14
1,14
Gemiddelde verzuimduur in dagen (afgesloten casus)
10,0
15,0
18,0
12,0
8,0
Verzuimbegeleiding is een permanent punt van aandacht. Er wordt frequent contact onderhouden met medewerkers die zich ziek gemeld hebben en waar mogelijk wordt actief gezocht naar mogelijkheden om werkhervatting – eventueel gedeeltelijk – te bespoedigen. Er is een contract met ARBO-dienst Maetis voor verzuimcontrole en begeleiding bij re-integratie. 2.7. Deskundigheidsbevordering In 2014 zijn twee triagisten gestart met de gecertificeerde triage-opleiding. De overige triagisten zijn al in het bezit van het triagediploma. Het triagediploma heeft een geldigheidsduur van vijf jaar. In 2014 was voor 11 triagisten de herregistratie aan de orde. Alle 11 triagisten hebben dit traject met goed gevolg afgesloten. Hiervoor is het o.a. vereist dat de triagisten jaarlijks gemiddeld 20 uur aan geaccrediteerde scholing volgen en dienen jaarlijks 6 triagegesprekken beoordeeld te worden in het kader van de herregistratie na 5 jaar. Verder hebben de triagisten in het verslagjaar vervolgscholing gevolgd op het gebied van brandwonden, methodiek en vakinhoud NTS. Periodiek zijn de verpleegtechnische vaardigheden van de triagisten getoetst. Ook, zijn met alle triagisten beoordelings- en coaching gesprekken gevoerd. Jaarlijks vinden er herhalingscursussen plaats met betrekking tot reanimeren en het gebruik van de AED. Deze zijn bedoeld voor alle huisartsen, triagisten en chauffeurs. In januari/februari 2014 hebben deze herhalingscursussen plaats gevonden (met extra cursussen in mei voor degenen die niet aanwezig konden zijn).
DDDB | 6
2.8. Organisatiestructuur en herdefiniëring functies In 2014 zijn veranderingen doorgevoerd in de kantoororganisatie. Binnen de werkorganisatie was behoefte om de inzet op de uitvoerende werkzaamheden aan te passen. Dit kon alleen gerealiseerd worden door een verschuiving van kantoor- naar uitvoerende werkzaamheden. De kantoorwerkzaamheden zijn op een andere wijze georganiseerd waardoor de functie van directiesecretaresse is vervallen. Het vrijgekomen budget is ingezet ten gunste van het primair proces door uitbreiding van de formatie triagisten. De uitbreiding van de formatie triagisten behelst twee halve tussendiensten op zaterdag/zondag en drie halve nachtdiensten. Voor het maken van kwartaalrapportages en het opstellen van de begroting en de jaarrekening wordt een zzp'er (de voormalig administrateur) ingehuurd. Ook wordt gebruik gemaakt van een zzp’er voor de ondersteuning op ICT-gebied. 2.9. ARBO-beleid Gezien het grote aantal wisseldiensten is het niet mogelijk om altijd een bedrijfshulpverlener in huis te hebben. In overleg met de ARBO-deskundige is vastgesteld dat alle triagisten zoveel EHBO-kennis hebben dat zij feitelijk als bedrijfshulpverlener kunnen optreden. Wel wordt jaarlijks een informatiebijeenkomst gehouden voor triagisten en kantoorpersoneel, om stil te staan bij diverse veiligheidsmaatregelen. In oktober 2014 hebben twee bijeenkomsten plaatsgevonden. Aandachtspunten en bevindingen liggen op het terrein van technische veiligheid (ontsluiting) en hulpmiddelen. De DDDB kent een regeling Vertrouwenspersoon ten behoeve van het personeel. Deze functie wordt vervuld door een huisarts van de Samenwerkende Huisartsendiensten Rijnland (SHR). Omgekeerd fungeert een huisarts van de DDDB als vertrouwenspersoon voor de SHR. In het verslagjaar is van deze regeling geen gebruik gemaakt. Omdat men tijdens het werk geconfronteerd kan worden met ingrijpende/schokkende gebeurtenissen, kent de DDDB een bedrijfsopvangteam (BOT). Het BOT bestaat uit twee huisartsen, twee triagisten en twee stafleden. Ook huisartsen en triagisten die betrokken zijn bij een klacht of calamiteit kunnen gebruik maken van het BOT. Het BOT is in 2014 drie keer betrokken geweest bij de opvang van medewerkers, onder meer na een klacht en een calamiteit. Het BOT biedt zich proactief aan in dit soort situaties. In één situatie is concreet hulp aangeboden, maar is hiervan uiteindelijk geen gebruik gemaakt. In 2013 is een personeelsvertegenwoordiging (PVT) gestart. Hierin hebben drie triagisten en een medewerker van kantoor zitting. In 2014 voerde de PVT enkele malen overleg met de directie, en bracht o.a. advies uit over de eenmalige nabetaling van de ANW toeslag, het vervallen van de functie van directiesecretaresse en de contractering van Topicus ter vervanging van Call Manager.
DDDB | 7
3.
BEDRIJFSVOERING EN MIDDELEN
3.1. Huisvesting en materiële voorzieningen De schoonmaak van het pand is uitbesteed aan een professioneel schoonmaakbedrijf. Voor onderhoud en ijking van medische apparatuur zijn service-overeenkomsten met leveranciers afgesloten. Het voorraadbeheer van medische en verpleegkundige artikelen berust bij een tweetal triagisten onder verantwoordelijkheid van de operationeel manager. Belangrijke wijzigingen van het assortiment worden met de medisch adviseur afgestemd. In 2014 is o.a. een CRP-meter aangeschaft en zijn de artsen en triagisten voorgelicht over het gebruik ervan. 3.2. Vervoer Voor het afleggen van visites wordt gebruik gemaakt van twee dienstauto’s. De chauffeurs en auto’s worden ingehuurd bij het vervoersbedrijf Meditaxi B.V. De auto’s zijn uitgerust met een automatische externe defibrillator (AED), zuurstof en een spoedkoffer met een gestandaardiseerde inhoud. De spoedkoffer wordt dagelijks gecontroleerd onder verantwoordelijkheid van de dienstdoende visitearts. De dienstauto’s zijn voorzien van apparatuur om recepten te kunnen printen. Reden hiervoor is dat huisartsen met ingang van 1 januari 2014 niet meer met handgeschreven recepten mogen werken. Er wordt nog onderzocht of er gewerkt kan worden met een losse laptop/tablet met een printer, zodat de arts deze mee naar binnen kan nemen bij de patiënt. De chauffeurs hebben allen een EHBO- en reanimatiecursus gevolgd en kunnen desgewenst de visitearts assisteren. In het geval van een levensbedreigende situatie (U-1 rit) rijdt de visiteauto met zwaailicht en sirene. Hiervoor zijn strikte afspraken gemaakt met de Regionale Ambulancevoorziening Hollands Midden (RAVHM). De DDDB beschikt over drie portofoons op het C2000 netwerk, waardoor men rechtstreeks contact op kan nemen met de meldkamer en andere hulpverleners. 3.3. Automatisering en communicatievoorzieningen In 2014 is met de zorgverzekeraar afgesproken dat de DDDB en de SHR gaan samenwerken op het gebied van ICT-projecten. Hierdoor kunnen de kosten worden verlaagd en worden identieke ICTsystemen aangeschaft. Deze identieke systemen kunnen in een later stadium relatief eenvoudig worden samengevoegd tot 1 systeem. Er zijn twee gezamenlijke projecten gestart. Het eerste ICT-project betreft de vervanging van de telefooncentrale. De DDDB was al in 2013 gestart met de voorbereidingen voor de vervanging van de telefooncentrale. Omdat ook de telefooncentrale van de SHR moest worden vervangen (zij het met minder urgentie) is besloten om dit traject gezamenlijk aan te pakken. Dit heeft geresulteerd in het besluit tot aanschaf van een telefoonsysteem van leverancier VTEL, de marktleider voor telefoonsystemen voor huisartsenposten. In 2015 wordt dit systeem eerst bij DDDB en vervolgens bij de SHR geïmplementeerd. Naast vervanging van het telefoonsysteem is ook samen met de SHR een traject gestart voor de keuze van een nieuw HAP-HIS systeem. Zowel de SHR als DDDB gebruiken het systeem Call Manager van leverancier Labelsoft. De SHR had echter twijfels in hoeverre dit systeem ook de juiste keuze zou zijn voor de komende 5 jaar. Vragen van de SHR aan Labelsoft om inzicht te geven in de planning voor realisatie van nieuwe functionaliteiten en techniek werden onbevredigend beantwoord. Bij de DDDB waren er klachten over regelmatig uitvallen van het systeem en de onmacht van de leverancier om hier een structurele oplossing voor te vinden. Na een gezamenlijk keuzetraject is besloten om te kiezen voor de oplossing van Topicus. Dit echter wel onder voorwaarde dat de overgang van Call Manager naar Topicus probleemloos verloopt. In afwachting van overgang naar Topicus zijn in 2014 geen nieuwe investeringen (zoals rapportagesoftware) gedaan in het systeem Call Manager. Op gebied van de infrastructuur zijn in 2014 een aantal verbeteringen doorgevoerd. Eind 2013 is de netwerkverbinding vervangen door een glasvezelaansluiting met hoge capaciteit. Verder is het platform waarop het systeem Call Manager draait geheel vernieuwd. Tenslotte zijn alle computers en beeldschermen eind 2014/ begin 2015 vervangen. DDDB | 8
Vanaf 2012 wordt gewerkt met een feedbackmodule. Hiermee kunnen huisartsen elkaar informeren over de voortgang/afloop van een patiëntencontact in de huisartsenpost. Het gebruik van de feedbackmodule wordt gemonitord. In onderstaande tabel staan de resultaten van 2014: Tabel 4: Feedback productie 2014
DDDB | 9
4.
PATIËNTENZORG
4.1 Inroostering artsen, triagisten en chauffeurs In de avonden en in de weekenden fungeren twee artsen als visitearts en is één van de artsen de verantwoordelijke consultarts. De consultarts is het eerste aanspreekpunt voor de triagisten en autoriseert de telefonische consulten. In de nacht is er één arts die zowel de consulten als de visites verzorgt. Daarnaast is er een achterwachtarts in de nacht in de huisartsenpost aanwezig (zgn. slaapwachtdienst). Op deze wijze is gewaarborgd dat er altijd een huisarts aanwezig is om in te springen bij noodsituaties of grote drukte. In 2014 werd gemiddeld 2,5 uur per dienst (in totaal 40 keer) de achterwacht (huisarts) opgeroepen om enkele uren mee te werken in de huisartsenpost. Dit komt het meest voor tijdens de drukke dag- en avonddiensten in het weekend. In 2015 zal in de nachten van vrijdag/zaterdag/zondag een extra triagiste worden ingeroosterd van 23.45 tot 04.00 uur, ter ondersteuning van de reeds dienstdoende triagist. Hiermee is de kwaliteit van zorg beter gewaarborgd. Tabel 5: Ingeroosterde bezetting
Avond Nacht Zaterdag overdag Zondag overdag
Huisartsen 3 2 5 4
Triagisten 2,5 of 3 1 6 5
Auto met chauffeur 2 1 2 2
4.2 Het primaire proces Tot de kerntaken van de DDDB behoren de opvang en de beoordeling (triage) van de zorgvragen die door de patiënt worden voorgelegd. De triagisten bepalen de urgentie, beoordelen of een consult of visite moet worden afgesproken en handelen waar mogelijk vragen zelfstandig af op basis van deskundigheid, ondersteund door werkafspraken en protocollen. Daarbij wordt gebruik van de Nederlandse Triage Standaard (NTS). In 2014 kon bij 38,4% procent van de contacten volstaan worden met een telefonische afhandeling door de triagisten door voorlichting, zelfhulpadviezen en door verwijzing naar de eigen huisarts op de volgende werkdag. Alle contacten die op deze wijze door de triagisten zijn afgehandeld worden schriftelijk vastgelegd in het waarneembericht en binnen een uur door een van de dienstdoende huisartsen gecontroleerd en geautoriseerd. Indien patiënten voor een consult worden uitgenodigd of een visite thuis krijgen, wordt het onderzoek en de behandeling door de dienstdoende huisarts verricht. Bij consulten voeren de triagisten zo nodig kleine verrichtingen uit (nakijken urinemonsters, verpleegtechnische handelingen, het maken van een ECG). Tijdens visites kan de visitearts zo nodig geassisteerd worden door de chauffeur. Van ieder contact wordt een waarneembericht opgesteld dat elektronisch naar de eigen huisarts wordt verzonden. De eigen huisarts kan hier de eerstvolgende werkdag over beschikken ten behoeve van het patiëntendossier en eventuele vervolgbehandeling. 4.3 Visiteplanning In 2014 is een nieuwe manier van visiteplanning geïntroduceerd, waarbij een van de visiteauto’s aanvankelijk bij de huisartsenpost blijft, waardoor de visitearts consulten kan doen. De triagiste aan de visitetelefoon moet nauwkeurig in de gaten houden of aanrijdtijden gehaald worden, en tijdig de tweede auto inzetten wanneer dit nodig is. De nieuwe werkwijze is tussentijds geëvalueerd en voldoet goed.
DDDB | 10
4.4 Patiëntencontacten / productiecijfers Na een aantal jaren van sterke stijging van de zorgvraag, en vervolgens een daling, is in 2014 een stabilisering waarneembaar van het aantal gedeclareerde verrichtingen ten opzichte van 2013. Consulten zijn toegenomen, telefonische consulten zijn iets afgenomen. Er zijn derhalve meer patiënten gezien. Wellicht heeft dit te maken met landelijke voorlichting, waardoor patiënten beter op de hoogte zijn dat bezoek aan de huisartsenpost niet ten laste komt van het eigen risico. Met ruim 47.000 patiëntcontacten op een bevolking van 210.000 inwoners, komen we op een zorgvraag van 22% ofwel: gemiddeld doet 1 op de 5 inwoners per jaar een beroep op de huisartsenpost. Grafiek 1: Aantallen verrichtingen in de periode 2004 – 2014
60.000 50.000 40.000 consulten
30.000
visites tel consulten
20.000
Totaal verrichtingen
10.000 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014
Tabel 6: Aantal verrichtingen in 2014 afgezet tegen voorgaande jaren 2013 Aantal verrichtingen Consulten Visites tel consulten
2009 25.672 6.190 21.009
2010 24.699 5.792 20.878
2011 25.472 5.391 21.279
2012 25.111 5.383 19.851
23.203 5.264 18.641
2014 24.031 5.077 18.165
Totaal
52.871
51.369
52.142
50.345
47.108
47.273
2009 2010 2011 2012 48,6% 48,1% 48,9% 49,9% 11,7% 11,3% 10,3% 10,7% 39,7% 40,6% 40,8% 39,4% 100,0% 100,0% 100,0% 100,0%
2013 49,3% 11,2% 39,6% 100%
2014 50,8% 10,7% 38,4% 100%
Percentage t.o.v. totaal Consulten Visites tel consulten . Totaal
DDDB | 11
5.
KLACHTEN, INCIDENTEN (MIP’s) EN CALAMITEITEN
De DDDB kent een klachtenregeling, een klachtenfunctionaris en een klachtencommissie. Er is ook een regeling Melding Incidenten Patiëntenzorg (MIP) die voorziet in een procedure voor het melden van (bijna)fouten, (bijna)ongelukken en calamiteiten in de uitvoering van de zorgtaken door medewerkers van de DDDB (huisartsen, triagisten, chauffeurs en kantoorpersoneel).Verder is er een calamiteitenprocedure die bedoeld is om calamiteiten te onderzoeken die aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGz) gemeld moeten worden. De behandeling van klachten, MIP’s en calamiteiten is (naast genoegdoening voor de indiener) vooral bedoeld om de kwaliteit van de zorgverlening verder te verbeteren. Klachten en MIP’s vormen input voor nieuwe werkafspraken en protocollen, of het wijzigen en aanscherpen hiervan. Samen met de Commissie Kwaliteit wordt hier vorm en inhoud aan gegeven. In de Mededelingenbrief van de DDDB worden aanpassingen bekend gemaakt. Ook worden in de Mededelingenbrief situaties beschreven die geleid hebben tot een calamiteit en worden aanbevelingen gedaan om dergelijke situaties te voorkomen. 5.1
Klachten
5.1.1 Werkwijze Iedere klacht, mondeling, schriftelijk of per e-mail ingediend, wordt zorgvuldig behandeld. Een klacht die de klager wil voorleggen aan de DDDB-klachtencommissie moet schriftelijk worden ingediend. De klachtenfunctionaris neemt persoonlijk contact op met de klager om de klager de gelegenheid te geven de klacht mondeling toe te lichten en afspraken te maken over de behandeling van de klacht. De klachtenfunctionaris verzamelt alle relevante feiten en bespreekt de klacht (indien van toepassing) met de persoon tegen wie de klacht is gericht. Omdat het via bemiddeling oplossen van een klacht de voorkeur heeft, zal de klachtenfunctionaris nagaan of dat mogelijk is. Als bemiddeling geen optie is, of niet tot een oplossing leidt, wordt de klacht voorgelegd aan de klachtencommissie met het verzoek om hierover een uitspraak te doen. De klachtenfunctionaris legt de uitspraak van de klachtencommissie vast en brengt zowel de klager als de “aangeklaagde” op de hoogte van de uitspraak. Als de klachtencommissie naast een uitspraak ook aanbevelingen doet ter verbetering van de zorg en patiëntveiligheid, brengt de klachtenfunctionaris deze aanbevelingen binnen de organisatie onder de aandacht. Een klager kan er voor kiezen om een klacht niet bij de DDDB in te dienen, maar bij de Klachtencommissie Eerstelijnszorg Rijnland & Midden-Holland, waarbij de DDDB conform de Wet Klachtrecht Cliënten Zorgsector (WKCZ) is aangesloten. Dat was in 2014 één keer het geval. 5.1.2 Aantallen en aard van de klachten Het aantal klachten lag in 2014 op een gebruikelijk niveau (34). Ten opzichte van 2013 zijn er iets meer klachten ontvangen over de medische beoordeling door een arts en iets minder over bejegening door een arts. Eén klacht werd door de klachtencommissie niet ontvankelijk verklaard omdat de klacht een herhaling was van een klacht die in 2013 al was behandeld. In het verslagjaar heeft één klager besloten de klacht na een bemiddelingspoging alsnog in te dienen bij de externe klachtencommissie. Die klacht werd ongegrond verklaard. Ruim 80% van de klachten (28 van 34) werd door bemiddeling van de klachtenfunctionaris opgelost. Over deze klachten heeft de DDDB-klachtencommissie geen uitspraak gedaan. Van vier klachten die door bemiddeling zijn opgelost heeft de DDDB-klachtencommissie in het belang van de zorgkwaliteit onderbouwd aangeven dat ze gegrond zouden zijn geweest als wél een oordeel van de commissie gevraagd zou zijn. Deze zijn in onderstaande tabel aangeduid als ‘bemiddeld / gegrond’.
DDDB | 12
Tabel 7: Overzicht aantallen en aard van de klachten 2014 aard van de klachten
aantal
2013 %
aantal
%
13
41%
4x bemiddeld
7
22%
1x gegrond, 1x ongegrond, 11x bemiddeld, 3x bemiddeld / gegrond 1x door naar externe Klachtencommissie
Medisch inhoudelijk arts
17
50%
Bejegening door arts
4
11,5%
Triage en advies triagist
2
6%
1x bemiddeld / gegrond 1x ongegrond
8
25%
Bejegening door triagist
2
6%
2x bemiddeld
2
6%
Oneens met keuze voor advies, consult of visite
4
11,5%
--
--
Bereikbaarheid / wachttijden
1
3%
bemiddeld
1
3%
Kosten / eigen risico
2
6%
2x bemiddeld
--
--
Organisatie en communicatie
1
3%
bemiddeld
1
3%
Ongemotiveerd / overig
1
3%
Niet ontvankelijk, want herhaling van reeds in 2013 behandelde klacht
0
0%
Totaal
34
100%
32
100%
3x bemiddeld 1x door naar andere klachtencommissie, maar later daarvan afgezien
5.1.3. Een selectie van verbeteracties naar aanleiding van in 2014 ontvangen klachten In enkele gevallen is een huisarts of triagist geadviseerd voortaan vergelijkbare situaties anders aan te pakken, bijvoorbeeld ten aanzien van verslaglegging, toepassing van NHG-Standaarden of de Nederlandse Triage Standaard (NTS), meegeven van instructies aan patiënt en het bieden van een vangnet. • Er is onder de triagisten gecommuniceerd dat de toegekende urgenties overeen moeten stemmen met de ingezette actie. Bijvoorbeeld: bij een toegekende urgentie U2 kan niet volstaan worden met en telefonisch advies. • Er is een verbetervoorstel doorgegeven aan de redactie van NTS. • De huisartsen is geadviseerd gebruik te maken van de aanwezige naambordjes. • Een triagiste kan met een patiënt afspreken dat hij/zij wordt teruggebeld door een huisarts. Als een triagist daartoe besluit, geeft zij aan de huisarts door met welk doel teruggebeld moet worden, bijvoorbeeld twijfel over de urgentie, twijfel over de wenselijkheid van een visite, onduidelijke triage-uitkomst. DDDB | 13
• • 5.2
Benadrukt is dat van elk inhoudelijk contact met of over een patiënt een registratie (call) moet worden aangemaakt. Nadere instructies zijn verstrekt over het toepassen van en de indicatie voor een CRP-meting. Meldingen Incidenten Patiëntenzorg (MIP’s)
5.2.1 Aantal en aard van de MIP’s 2014: Het aantal ingediende MIP’s is gestaag gegroeid: van 50 (2012) naar 60 (2013) naar 69 in 2014. De huisartsen en triagisten melden veel zaken die niet goed zijn verlopen tijdens de dienst. Het snel actie ondernemen en doorvoeren van eventuele verbetermaatregelen naar aanleiding van een MIP (en dit communiceren via de Mededelingenbrief) is hierbij belangrijk: het laat zien dat het melden van een incident een toegevoegde waarde heeft. In 2014 had meer dan de helft van de MIP’s betrekking op de overdracht, afstemming en samenwerking met ketenpartners van de DDDB. Dit is een verontrustende ontwikkeling. Er waren veel MIP’s over het overdrachtsmoment van visitearts naar ambulance. Een deel van deze MIP’s betrof een feedbackmelding van de RAV richting DDDB, maar ook omgekeerd waren er MIP’s van DDDB artsen en triagisten over de samenwerking met de RAV. Er is door de RAV medio 2014 een werkinstructie opgesteld voor de overdracht van huisarts naar RAV en vice versa. Ook is het nieuwe SBARR-formulier in gebruik genomen. Dit heeft echter niet geleid tot een afname van MIP’s, eerder een toename. Dit betekent dat er zaken niet goed verlopen in het werkproces. In 2015 zal de DDDB in goed overleg met de RAV bezien welke verbeteringen nodig zijn. De DDDB onderzoekt of de werkinstructie met betrekking tot de samenwerking tussen DDDB en RAV helder is, en voldoende bekend is bij alle betrokkenen. Ook zal worden onderzocht of casuïstiek duidelijk wordt overgedragen. Ook het aantal MIP’s over samenwerking met de meldkamercentralisten is opvallend. Dit heeft voor een deel te maken met de sluiting van de gemeenschappelijk meldkamer in de regio Hollands Midden. De hulpverlening van politie, brandweer en ambulance in de veiligheidsregio’s Haaglanden én Hollands Midden wordt vanaf medio mei 2014,gecoördineerd en aangestuurd vanaf de Gemeenschappelijke Meldkamer in Den Haag (De Yp). Ook waren er enkele MIP’s over de lange wachttijden bij de crisisdienst van GGZ Rivierduinen. Dit leidt tot onaanvaardbare situaties, waarbij psychiatrische patiënten uren in de wachtkamer in de huisartsenpost moeten wachten op beoordeling door de crisisdienst. Dit is niet prettig voor de patient en levert risicovolle situaties op. Ook komt het voor dat huisartsen urenlang bij suïcidale of agressieve patiënten thuis moeten blijven wachten totdat de crisisdienst arriveert. De DDDB heeft dit knelpunt gemeld bij de IGZ. Gesprekken met GGZ Rivierduinen hebben tot begin 2015 nog niet tot concrete verbeteringen geleid. Het aantal MIP’s over automatisering is afgenomen, waarschijnlijk heeft dit te maken met de inzet van de ICT-medewerker.
DDDB | 14
Tabel 8: Aantallen en aard van MIP’s in 2014 MIP heeft betrekking op: 1. 2. 3.
Registratie patiënt-/ contactgegevens/autoriseren Dienstauto’s: inzet, uitrusting, beheer koffers, taak chauffeur Overdracht aandachtspatiënt, terugkoppeling naar eigen huisarts, bereikbaarheid eigen huisarts. Technische problemen/ automatisering/voorraadbeheer op de huisartsenpost Overdracht aan/samenwerking met ambulancedienst en andere ketenpartners Diverse procedures (bijv. medisch handelen huisarts) Triage/urgentietoekenning en adequaat vervolg Dienstruil/beschikbaarheid achterwacht/opleider Privacy van patiënten Verantwoordelijkheden, bevoegdheden Agressie / intimidatie door patiënten Veilig werken Medicatie
2014
2013
Aantal
%
Aantal
%
3
4%
5
8%
1
2%
8
12%
10
17%
1
1,4%
5
8%
38
55%
16
26%
8
12%
5
8%
5
7% 1,4 %
7
12%
1 1
1,4 %
3 1
5% 2%
1
1,4 %
1 1
1,4 % 1,4 %
1 1 2 3
2% 2% 3% 5%
14. Bejegening door huisarts
1
1,4 %
Totaal
69
100%
60
100%
4.
5.
6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
5.2.3 Belangrijkste verbeteracties n.a.v. de MIP’s • Er is overleg geweest met GGZ Rivierduinen onder meer over de lange wachttijden totdat de crisisdienst arriveert. Er zijn door de GGZ toezeggingen gedaan, maar dit heeft nog niet tot concrete verbeteringen geleid. ⃰ • In het periodieke overleg met de RAV is gesproken over de samenwerking in het algemeen, maar ook over concrete zaken als het geven van telefonische instructies aan (familie) van een patiënt, bijvoorbeeld bij reanimatie. • Er zijn hernieuwde afspraken gemaakt met de forensisch arts over schouwen. • Er zijn afspraken gemaakt met verloskundigen in de regio. • Er is feedback over medisch handelen gegeven aan individuele huisartsen. • Er is extra aandacht besteed aan het regelen van de rechtenstructuur in CallManager. • Er is een sms/service ingesteld: huisartsen die nachtdienst of achterwachtdienst hebben, krijgen een sms bericht als reminder. ⃰ De gesprekken zijn 2015 voortgezet.
DDDB | 15
5.3.
Calamiteiten
5.3.1. Calamiteitenregeling Huisartsenposten zijn als zorginstelling verplicht calamiteiten in de zorgverlening te melden aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg (IGZ). Een calamiteit wordt aldus gedefinieerd: Een calamiteit is ‘iedere niet-beoogde of onverwachte gebeurtenis die betrekking heeft op de kwaliteit van zorg en die tot de dood of een ernstig schadelijk gevolg voor een patiënt of cliënt van de instelling heeft geleid’. Bij een calamiteitenmelding gaat het niet zo zeer om de verwijtbaarheid, maar vooral om de vermijdbaarheid; dus om er als organisatie lering uit te trekken. 5.3.2 Calamiteiten in 2014: aantallen en aard In 2014 zijn twee calamiteiten gemeld bij de IGZ, en is een casus niet als calamiteit gemeld (omdat deze niet voldeed aan de definitie van de IGZ), maar is vanwege de ernst en mogelijke leerpunten wel uitgebreid onderzocht. In een casus was er sprake van een delay bij het insturen van een patiënt naar het ziekenhuis. In de andere casus is enige vertraging ontstaan bij het inschakelen van de ambulance voor een reanimatie. 5.3.3 Belangrijkste verbeteracties n.a.v. de calamiteiten Beide calamiteiten zijn geanalyseerd door de Commissie Calamiteiten middels de PRISMA-methode. Daarbij is geconstateerd dat er geen sprake is van structurele tekortkomingen binnen de organisatie. Wel zijn er enkele aandachtspunten geformuleerd voor huisartsen en triagisten. Deze zijn in 2014 en begin 2015 in de Mededelingenbrief gepubliceerd: • • • • • • •
Verbetering gesprekstechniek triagisten (omschakelen in de vraagstelling wanneer onduidelijkheid bestaat over wat patiënt zegt). Vergroten competenties triagisten met betrekking tot uitvragen toestandsbeeld (scholing heeft plaatsgevonden). Bij dienstwisseling volledige overdracht naar gehele nieuwe team huisartsen en triagisten. Onder de aandacht brengen van bloedbraken: bruin/zwart braken is bloedbraken totdat het tegendeel bewezen is. Call waarbij een terugbelafspraak wordt gemaakt, afsluiten en laten autoriseren (niet “parkeren”), en een nieuwe call aanmaken als reminder. Afspreken dat triagisten voor overleg in eerste instantie de consultarts raadplegen (of eventueel de in de huisartsenpost aanwezige visitearts). Aandacht besteden aan de communicatie met patiënt en huisarts.
De IGZ gaat akkoord met de rapportages, maar benadrukt wel dat bij de verbetermaatregelen onderscheid gemaakt moet worden tussen organisatiebrede verbeteringen en verbeteringen die betrekking hebben op een individuele arts of triagist. Belangrijk is verder dat tijdens het onderzoek naar een calamiteit álle betrokkenen gehoord worden, en dat de verbetermaatregelen goed geborgd moeten worden binnen de organisatie.
DDDB | 16
6.
RESULTATEN KWALITEITSBELEID
Kwaliteit en patiëntveiligheid maken bij de DDDB vanzelfsprekend onderdeel uit van het dagelijkse werk. De DDDB werkt met een uitgebreid en samenhangend systeem van procedures en instructies. Iedere dienst wordt begonnen met een overdracht, waarbij alle betrokken huisartsen, triagisten en chauffeurs aanwezig zijn. Aan het eind van iedere dienst is er een evaluatie waarin alle bijzonderheden worden besproken en schriftelijk worden vastgelegd in een evaluatieformulier. Deze gestructureerde manier van werken wordt van groot belang geacht, omdat de diensten door een verscheidenheid aan mensen in steeds wisselende samenstellingen wordt verricht. De DDDB heeft een kwaliteitsmanagementsysteem waarmee de kwaliteit van de zorgverlening geborgd wordt, en is gecertificeerd op basis van het HKZ-certificatieschema voor HDS´en. Dit betekent dat de DDDB intern de zaken goed op orde heeft, de patiënt centraal stelt en voortdurend werkt aan verbetering van de zorg- en dienstverlening. De afhandeling en analyse van klachten, MIP’s en calamiteiten en de daaruit voortvloeiende continue verbetercyclus maken onderdeel uit van het kwaliteitsbeleid van de DDDB. De rapportages hierover zijn opgenomen in hoofdstuk 6. Naast deze permanente aandacht voor kwaliteit en patiëntveiligheid waren er in 2014 enkele onderwerpen die bijzondere aandacht hadden. Deze worden hieronder weergeven. 6.1. Kwaliteitsmanagementsysteem/HKZ-certificering In het kader van het kwaliteitsmanagementsysteem zijn in 2014 de volgende activiteiten uitgevoerd en de volgende resultaten bereikt: Hercertificering De externe auditor van het bureau LRQA Lloyd’s Register Nederland B.V. heeft gedurende twee dagen de organisatie doorgelicht en op basis van de bevindingen opnieuw het HKZ-certificaat toegekend aan de DDDB. Positieve punten van de bedrijfsvoering en voorbeelden van klantgerichte verbeteringen zijn: • De introductie van het INK-model • Het cyclisch denken heeft meer de aandacht gekregen • Zorgvuldige klachtenafhandeling • Het gebruik van de feedbackmodule Enkele aandachtspunten voor de organisatie zijn: • Het formuleren van patiëntveiligheidsbeleid • Het formuleren van personeelsbeleid • Het beschrijven van doeltreffendheid van opleiden • Het analyseren van agressie-Incidenten Interne audits Het auditteam van de DDDB, bestaande uit triagisten, huisartsen en kantoormedewerkers, heeft in 2014 een aantal procedures en instructies beoordeeld, te weten: • Consult op de huisartsenpost door huisarts • Visiteplanning • Autorisatie • Inzage in patiëntendossier • Afspraken met waarnemers • Automatisering • Interne communicatie • Beheer van documentatie en registratie Alle bevindingen van het auditteam zijn vastgelegd en voorgelegd aan de directeur. De directeur heeft, in overleg met de Commissie Kwaliteit beoordeeld welke acties op basis van deze interne audits genomen dienden te worden. De kwaliteitsfunctionaris bewaakt de voortgang. DDDB | 17
Prospectieve risico-inventarisaties (PRI) In 2014 is geen PRI uitgevoerd. Deze wordt in maart 2015 gedaan. Digitaal kwaliteitshandboek In 2014 is door de kantoororganisatie veel aandacht besteed aan een betere archivering van documenten en het toegankelijk maken van informatie voor medewerkers en huisartsen. Een belangrijk hulpmiddel hierbij is het digitale kwaliteitshandboek Q-link, waarin vrijwel alle procedures en protocollen zijn vastgelegd. Hieraan gekoppeld zal ook intranet een prominentere rol gaan spelen bij de communicatie. 6.2. Branchenormen Brancheorganisatie InEen heeft een aantal branchenormen vastgesteld met betrekking tot de kwaliteit van de acute zorg. In 2014 heeft een gesprek met de IGZ plaatsgevonden over de medicatieoverdracht in de keten. De maatregelen van de DDDB om dit te borgen zijn als voldoende beoordeeld. De belangrijkste branchenormen worden hieronder weergegeven en toegelicht. Telefonische bereikbaarheid Norm: zonder spoed wordt de telefoon in 75% van de gevallen binnen 2 minuten en in 98% van de gevallen binnen 10 minuten opgenomen. De huisartsenpost beschikt nog over een traditionele telefooncentrale, waarbij registratie van de wachttijden niet mogelijk is. In 2015 wordt de telefooncentrale vervangen, waarbij één van de eisen is dat de wachttijden gemeten kunnen worden. Telefonische bereikbaarheid bij spoed Norm: de spoedlijn wordt binnen 30 seconden opgenomen . De huisartsenpost heeft een spoedlijn waar patiënten bij een levensbedreigende situatie direct contact krijgen met een triagiste. Omdat deze tijden ook niet in de telefooncentrale gemeten kunnen worden, heeft de commissie Kwaliteit eind oktober 2013 een steekproef gedaan om te kijken of de norm wordt gehaald. De wachttijd was in alle gevallen ruim binnen de norm. In 2014 is, in afwachting van de nieuwe telefooncentrale, geen steekproef gehouden. Aanrijdtijden U1 spoedritten Norm: 95 % van de ritten is binnen 15 minuten ter plaatse, 100% van de ritten is binnen 30 minuten ter plaatse. Aanrijdtijden bij spoedvisites werden handmatig geregistreerd. Dit leverde onnauwkeurigheid op (klokken die enigszins afwijken, verschrijvingen, enz.). Er is gewerkt aan een koppeling van de HAP-HIS CallManager aan het navigatiesysteem van de dienstauto’s. Helaas leverde dit nog geen bruikbare rapportages op. Daarom is ook in 2014 nog handmatig geregistreerd. Tabel 9: Aanrijdtijden U1 spoedritten
Binnen 15 minuten Binnen 20 minuten Binnen 30 minuten
2009 84,3 % ? ?
2010 82,9 % 95,9 % 99,1 %
2011 87,5 % 97,4 % 99,5 %
2012 89,0 % 98,2 % 99,4 %
2013 79,7 % 93,8 % 98,87 %
2014 75,2 % 94,5 % 99,3 %
Er is een zorgwekkende daling in het percentage spoedritten dat binnen 15 minuten ter plaatse is. Aandachtspunt is vooral een tijdig vertrek van de huisartsenpost, in sommige gevallen vertrok de auto pas na 10 minuten. Soms werd pas later (bijvoorbeeld na overleg eigen huisarts) opgeschaald naar een U1 spoedrit, waardoor er een langere aanrijdtijd gemeten is. DDDB | 18
Autorisatietijden Norm: een telefonisch advies door een triagist moet binnen een uur geautoriseerd worden door een huisarts. De consultarts heeft de taak deze autorisaties uit te voeren. Tabel 10: Autorisatietijden Periode
Percentage geautoriseerde calls binnen 1 uur 85,6 % 87,0 % 85,4 % 87,1 %
gemiddelde tijd
e
85,6 % 88,2 % 84,2 % 88,6 %
00:31:42 00:27:58 00:31:58 00:27:59
e
92,5% 91,6% 91,7% 91,1%
00:16:16 00:17:45 00:17:23 00:19:27
e
1 kwartaal 2012 e 2 kwartaal 2012 e 3 kwartaal 2012 e 4 kwartaal 2012 1 kwartaal 2013 e 2 kwartaal 2013 e 3 kwartaal 2013 e 4 kwartaal 2013
1 kwartaal 2014 e 2 kwartaal 2014 e 3 kwartaal 2014 e 4 kwartaal 2014
00:29:32 00:27:49 00:29,45 00:28:15
In het verslagjaar is het percentage autorisaties dat binnen het uur plaatsvond gestegen. De DDDB is er in de loop van 2014 toe overgegaan om al na 45 minuten (in plaats van na 55 minuten) een reminder in Call Manager te geven aan huisartsen dat ze moeten autoriseren. Deze maatregel heeft dus zijn vruchten afgeworpen. Er zullen altijd situaties blijven, waarbij niet binnen het uur in het systeem geautoriseerd wordt. In de nacht is er 1 huisarts, die nu en dan ook visites moet rijden. Tijdens de visites is het lastig te autoriseren (enerzijds omdat de mobiele internetverbinding niet altijd optimaal is, anderzijds omdat niet iedere arts hier handig mee is). Vaak bespreekt een triagiste de telefonische consulten dan wel per telefoon met de arts (er is dan sprake van een mondelinge autorisatie), maar de feitelijke autorisatie in Call Manager wordt dan later vastgelegd. 6.3. Signalering kindermishandeling De DDDB heeft een protocol Signalering en melding van kindermishandeling. Bij elk contact met een patiënt in de leeftijd van 0 tot 18 jaar wordt de arts gevraagd een kort vragenlijstje in te vullen. Hierop kan aangegeven worden of er signalen voor kindermishandeling zijn. Via een automatische (beveiligde) email krijgt de medisch adviseur, G. Hageman, het waarneembericht met het ingevulde sputovamoformulier. De medisch adviseur informeert bij de eigen huisarts van het betreffende kind wat er met het signaal gedaan is. In 2014 was er contact met in totaal 9.551 patiënten in de leeftijd van 0-18 jaar. Er werden 16 Sputovamo-formulieren ingevuld (in het voorgaande jaar waren dit er 17). Op basis van nader onderzoek en overleg met de eigen huisarts door de aandachtfunctionaris kindermishandeling (i.c. de medisch adviseur) is het volgende naar voren gekomen: • 3 contacten bleken achteraf niet op kindermishandeling te duiden. • 5 contacten zijn enigszins twijfelachtig gebleven ten aanzien kindermishandeling. De eigen huisarts houdt dit verder in de gaten. • 8 contacten leken op kindermishandeling te duiden. In deze gevallen is nader onderzoek gedaan of het AMK ingeschakeld. In sommige gevallen bleek er al hulpverlening gestart te zijn in het gezin. DDDB | 19
6.4. Elektronisch patiëntendossier: van OZIS naar LSP In 2014 heeft de DDDB de aangesloten huisartsen ondersteund bij het regelen van de expliciete toestemming van de patiënt (zgn. opt-in) voor uitwisseling van gegevens in het kader van het LSP. Dit is gebeurd door o.a. door formulieren te laten drukken en ook formulieren bij de DDDB te laten invullen. Met ingang van 1 januari 2015 is de gegevensuitwisseling via OZIS vervallen. Het is voor een goede patiëntenzorg noodzakelijk om informatie over voorgeschiedenis en medicatie te kunnen inzien. Het aantal opt-ins in de regio is in de loop van 2014 gestegen van 15 naar 37%. Tabel 11: Overzicht opt-ins Tijdstip Week 51 2013 Week 3 2014 Week 1 2015
Opt-ins 31.648 33.879 76.259
Opt-in percentage 15,2% 16,3% 36,7%
6.5. Overdacht aandachtspatiënten/niet-reanimeren Voor de DDDB is van belang dat de eigen huisarts niet-reanimatieverklaringen en informatie over aandachtspatiënten naar de DDDB stuurt. Vooralsnog gebeurt dit per fax, een module in Call Manager om aandachtspatiënten digitaal aan te melden werkt (nog) niet goed. De verbeterde module wordt in 2015 geïmplementeerd. 6.6. Verbetering kantoororganisatie In 2014 is een nieuw postregistratiesysteem en archiveringssysteem opgezet. Het papieren en digitale archief is opgeschoond. Ook is aandacht besteed aan het beheren van de contracten met leveranciers en partners. 6.7. PR / Voorlichting De website van de DDDB biedt informatie voor patiënten en verwijzers. Via het aan de website gekoppelde intranet kunnen huisartsen en medewerkers veel informatie terugvinden en kan o.a. het digitale kwaliteitshandboek en het digitale dienstrooster (BOSOR) worden benaderd. In 2014 is 9 keer een Mededelingenbrief verschenen. 6.8. Overleggen en afspraken met ketenpartners Regionale Ambulance Voorziening Midden-Holland (RAV-MH) De operationeel manager heeft vier keer per jaar overleg met de RAV. Aan dit overleg nemen leidinggevenden en kwaliteitsfunctionarissen deel van de RAV en huisartsenposten Gouda, Leiden, Den Haag en Voorhout. Hieruit is o.a. een werkinstructie Samenwerking HAP-RAV voortgekomen, die in 2014 is vastgesteld. GGZ Rivierduinen In 2014 is het overleg op directieniveau met de vernieuwde directie van de GGZ Rivierduinen voortgezet. Voornaamste aandachtspunten voor de DDDB zijn: • De lange wachttijden voor contact met/komst van een SPV‘er en/of psychiater bij een crisispatiënt. De DDDB wil graag een directe lijn met de voorwacht, niet getrapt via de meldkamer. • Een crisisopvang van GGZ Rivierduinen in Voorhout, waar de patiënt naar toe kan in afwachting van psychiatrische hulp. In de huisartsenpost of thuis wachten is in veel gevallen niet verantwoord. Deze verbeterpunten zijn nadrukkelijk bij GGZ Rivierduinen neergelegd. GGZ Rivierduinen heeft aangegeven aan oplossingen te werken, maar vanwege een grootschalige reorganisatie nog geen concrete verbeteringen doorgevoerd.
DDDB | 20
Dienstapotheek Bollenstreek (DAB) De apotheker van de DAB en de directie van de DDDB hebben periodiek overleg over de dienstverlening aan patiënten. De sluiting van de DAB in de nacht is een beperking van de dienstverlening. Dit leidt tot negatieve reacties bij patiënten en huisartsen. Er zijn maatwerkoplossingen ingevoerd om zoveel mogelijk tegemoet te komen aan de behoeften. Openstellen en kosten van de DAB blijft een punt van discussie tussen zorgverzekeraars en DAB en tussen DAB en DDDB. Leids Universitair Medisch Centrum (LUMC) Op verzoek van de raad van bestuur LUMC en de zorgverzekeraars is overleg gestart over de totstandkoming van een huisartsenpost vóór de spoedeisende hulp. De HAP is een samenwerkingsproject van de DDDB en de SHR. Op 2 december 2014 tekenden DDDB, SHR en LUMC een intentieverklaring om te komen tot een HAP in het LUMC. De positie van de DDDB is (vooralsnog) deeltijdgebruiker. Daarbij wordt onderzocht of het noodzakelijk is de consultfunctie voor de hele regio Zuid-Holland te centreren in de nieuw te bouwen HAP bij het LUMC. Directeur, leden van de DDDB en de operationeel manager acteren actief in het vernieuwbouw project. Naast voornoemde ketenrelatie-overleg is er periodiek overleg met andere ketenpartners op basis van actualiteit en/of knelpunten. In het verslagjaar betrof dit o.a.de politie, de forensisch arts van de GGD en de verloskundigen in de regio.
DDDB | 21
7.
BUDGET EN JAARREKENING 2014
7.1. Financiering en budget De financiering van huisartsendienstenstructuren (HDS’en) is gebaseerd op richtlijnen van de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa). Het maximale budget bestaat uit een normbedrag per inwoner van het verzorgingsgebied met eventuele toeslagen. In geval van de DDDB betreft dit een plattelandstoeslag en een zorgtoeslag. Op basis hiervan is na instemming van de preferente zorgverzekeraars (Zorg en Zekerheid en Achmea) het budget van de DDDB voor 2014 vastgesteld op € 3.679.709. Met een verrekening van voorgaande jaren resulteerde dit in de volgende tarieven in 2014: Tabel 12: Overzicht tarieven 2014 1/1 t/m 28/2 Telefonisch consult Consult Visite
€ 25,00 € 88,19 € 132,29
1/ t/m 30/6 € 25,00 € 92,98 € 139,48
1/7 t/m 31/12 € 25,00 € 122,65 € 183,97
De primitieve begroting voor 2014, die binnen deze budgetruimte is vastgesteld door het bestuur, is goedgekeurd in de ALV van 17 december 2013. Als gevolg van een onvoorziene doorzettende daling van de zorgvraag in het eerste kwartaal is een gewijzigde begroting opgesteld en goedgekeurd in de ALV van 17 juni 2014. 7.2.
Jaarrekening
Tabel 13: Overzicht resultaat 2014 versus begroting 2014 en resultaat 2013 BEDRIJFSLASTEN Honoraria huisartsen Infrastructurele kosten TOTAAL
Resultaat 2014
Begroting 2014
Resultaat 2013
1.306.961 2.294.893 3.601.854
1.326.000 2.353.709 3.679.709
1.246.477 2.012.546 3.259.023
Het budget werd onderschreden met € 77.000. De honoraria waren € 19.000 lager doordat de achterwacht minder ingezet werd dan verwacht. Voor infrastructurele kosten is eveneens € 58.000 minder uitgegeven door lagere automatiserings- en telecommunicatiekosten. Als gevolg van de afspraak tot samenwerking op deze gebieden met de SHR te Leiden is de vernieuwing van de telefooncentrale en de huisartseninformatiesysteem verplaatst naar 2015. De jaarrekening 2014 is voorzien van een goedkeurende verklaring van de accountant en zal na vaststelling door het bestuur in de ALV van 10 juni 2015 worden goedgekeurd. 7.3 Verwachting voor 2015 Het aantal verrichtingen zal, na een stabilisatie in 2014, in het volgende jaar licht stijgen naar 47.000. Ook zal de samenwerking met de SHR te Leiden op het gebied van telefonie en automatisering concretere vormen aannemen.
DDDB | 22
BIJLAGE 1: SAMENSTELLING BESTUUR, DIRECTIE, STAF EN COMMISSIES PER 31-12-2014 BESTUUR Voorzitter: Secretaris: Lid: Lid: Lid:
dhr. H.A.M.M. van der Lugt, huisarts dhr. R. de Vriend, huisarts mw. M.A.H. Vrouwenvelder, huisarts dhr. M. K. Moerman, huisarts dhr. mr. R.G. Verheij dhr. drs. J. Last
DIRECTIE EN STAF Directeur Operationeel manager: Medisch adviseur: Directiesecretaresse: Controller: Financieel medewerker: Kwaliteitsfunctionaris: Klachtenfunctionaris:
mw. E. Koster MHA mw. J.M.H. Mackaaij-Klück dhr. G.C.H.A. Hageman, huisarts mw. A.M.C.G. Hooijmans dhr. L. Guijt mw. R. E. van der Niet mw. drs. R. Woudsma dhr. C.C. Berghuis
COMMISSIE KWALITEIT Voorzitter: Secretaris: Leden:
COMMISSIE KLACHTEN Voorzitter: Secretaris: Leden:
COMMISSIE MIP Voorzitter: Secretaris: Leden:
mw. A.W.M. Spit, huisarts mw. R. Woudsma, kwaliteitsfunctionaris dhr. S.C.W. Kelderman, huisarts dhr. G.C.H.A. Hageman, huisarts/medisch adviseur DDDB de heer Q. Ruitenberg, huisarts mw. J.M.H. Mackaaij-Klück, operationeel manager mw. J.D. Timan-de Kluiver, triagiste mw. E. Schot-Heemskerk, triagiste
mw. L.A.M. van Vliet, huisarts dhr. C.C. Berghuis, klachtenfunctionaris dhr. J.J. van Riet, huisarts mw. M. Roovers, huisarts mw. C.C.M. van der Mark-Mense, triagiste
dhr. J.J. van Riet, huisarts mw. R.Woudsma, kwaliteitsfunctionaris mw. L.A.M. van Vliet, huisarts mw. M. Roovers, huisarts mw. C.C.M. van der Mark-Mense, triagiste
COMMISSIE CALAMITEITEN Voorzitter: dhr G.C.H.A. Hageman, huisarts/medisch adviseur DDDB Secretaris: mw. R. Woudsma, kwaliteitsfunctionaris Leden: mw. A.H. Smit, huisarts mw. J.A.M. van der Salm, huisarts mw. J.M.H. Mackaaij-Klück, operationeel manager
DDDB | 23
