Hoofd Afd.
BPC
Advies aan B & W Algemeen Onderwerp Datum Afdeling Steller Portefeuillehouder
: : : : :
Ondertekening deelnameverklaring Duurzaam Inkopen 28 januari 2008 Beleid en Regie C.P.H.M. Huijser L.J.H. Scharenborg; J. Vennevertloo
Routing Afgestemd met
:
Medezeggenschap Uiterlijke raadsvergadering Openbaar Communicatie
: : : :
J. Hollander (B&O), G. Rupert (FAZA) M. van der Horst , J.D Focker (IA), N.V.T. Niet van toepassing Ja Ja, via Pers
Consequenties Financiële gevolgen
:
Personele gevolgen
:
M. Meijer (TOR).
Ja, de kosten zijn eenmalig. Deze kosten staan wel in de begroting. Nee
Concept besluit De nota Duurzaam Inkopen Achterhoekse gemeenten vaststellen; De deelnameverklaring Duurzaam Inkopen op 12 februari door de portefeuillehouder bedrijfsvoering L. Scharenborg laten ondertekenen; Het besluit tot vaststelling Duurzaam Inkopen publiceren via een persbericht;
Gezien
Secretaris drs. A.G. Dekker
Burgemeester mr. H.L.M. Bloemen
Wethouder L.J.H. Scharenborg
Wethouder D. Meijerink
Wethouder J.H. Vennevertloo
Akkoord Bespreken
Beslissing B & W d.d.
nr.
Wethouder J.J.W. Zappeij
2
Aanleiding/ Inleiding Duurzaamheid staat hoog op de politieke agenda. Het Rijk en de decentrale overheden willen gezamenlijk de markt voor duurzame producten stimuleren door het goede voorbeeld te geven en zelf duurzame producten te kopen. Het Rijk wil in 2010 voor 100% duurzaam inkopen. Gemeenten streven naar 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% in 2015. In het bestaande inkoop- en aanbestedingsbeleid van de Achterhoekse gemeenten is duurzaamheid niet uitgewerkt. De Nota Duurzaam Inkopen Achterhoekse gemeenten is de uitwerking van de duurzaamheid als onderdeel van het gemeentebeleid. Waarbij de duurzaamheids criteria zo veel mogelijk meegenomen worden in aanbestedingstrajecten. De inkoopcoördinatoren en klimaatcoördinatoren van de Achterhoekse gemeenten Aalten, Berkelland, Bronckhorst, Doetinchem, Montferland, Oost Gelre, Oude IJsselstreek en Winterswijk, hebben besloten om gezamenlijk invulling te geven aan duurzaam inkopen. De Nota Duurzaam Inkopen Achterhoekse gemeenten is dan ook in samenwerking tot stand gekomen. Wat willen we bereiken met de nota Duurzaam Inkopen? Wij streven naar 75% duurzaam inkopen in 2010 en 100% in 2015. Dit in samenspraak met de Achterhoekse gemeenten. En volgens de aanbeveling van de VNG. Deze doelstelling betreft een inspanningsverplichting. Kansen Duurzaam Inkopen Berkelland Het begrip ‘Duurzaam Inkopen’ willen we specifieker maken. Dit hebben we gedaan door inzichtelijk te maken waar onze kansen voor duurzaam inkopen liggen. Uitgangspunt voor Duurzaam Inkopen is dat uitgegaan wordt van haalbare inspanningsverplichtingen. Maar ‘Duurzaam Inkopen’ mag niet leiden tot aanzienlijke hogere kosten bij de aanbesteding van ‘producten’, ‘diensten’ en ‘werken’. Het klimaatplan Berkelland 2009 - 2012 is in december 2008 vastgesteld door raad en college. Duurzaamheid vormt een belangrijke peiler bij de uitvoering van dit klimaatplan. Voorbeelden zijn duurzame mobiliteitsmaatregelen, eigen gebouwen voorzieningen en installaties. Maar ook bestaande en nieuwbouwwoningen en duurzame energieopties als biomassa en wind. Om de kansen in beeld te krijgen hebben we bepaald uit welke productgroepen het grootste jaarlijkse inkoopvolume bestaat. Dit hebben we langs de ‘meetlat’ van SenterNovem gelegd. In bijlage 4 zijn de duurzaamheidscores voor Berkelland voor de 7 productgroepen evenals de inkoopvolumina uit de (nulmeting) enquête van Senter Novem opgenomen. In augustus 2008 zijn deze scores bepaald middels een digitale enquête waarbij de afdeling Intern Advies bedragen heeft aangeleverd en de nodige informatie intern verzameld is. Daaruit kwam naar voren dat Berkelland op de 7 productgroepen nog laag scoort in klasse C en D (we hebben een aantal stappen gezet of zitten nog in het beginstadium van duurzaam inkopen). Duurzaamheidsscore en inkoopvolume Berkelland medio 2008 A) Elektriciteit (score C) met een jaarlijks inkoopvolume van € 717.700,= (verdeeld over: 55% gebouwen 22% openbare verlichting en 23% persriolering) B) Schoonmaakkosten (score C)met jaarlijks inkoopvolume van € 246.375,= (het gaat om schrijf en bureau behoeften en onderhoud van hardware) C) Gas (score D )met jaarlijks geschat inkoopvolume i.v.m. aanbesteding van € 171.500,= D) Kantoorapparatuur (score C) met een jaarlijks inkoopvolume € 154.500 E) Catering (score D) met een jaarlijks inkoopvolume € 55.000 F) Cardridges (score D) met een jaarlijks inkoopvolume € 116.000 G) Computers (score C) met een jaarlijks inkoopvolume € 40.000 3
Kansen Duurzaam Inkopen voor 2010 Wil Berkelland in klasse B terecht te komen, dan richten we onze inspanning eerst op 4 van de 7 productgroepen om daarmee 75% te kunnen scoren in 2010. Niveau B betekent volgens de maatlat van Senter novem dat de organisatie voldoet aan het minimumniveau voor duurzaam inkopen. Deze maatlat wordt ook gebruikt voor het verkrijgen van de SLOK subsidie. Daarom wordt voorgesteld om met die productgroepen a,b,c en d aan de slag te gaan en naast duurzaamheids winst ook naar financiële besparingsmogelijkheden te zoeken. Uit de analyse blijkt dit te gaan om de productgroepen a,b,c,en d. Daar waar sprake is van lopende contracten waar we tot 1-1-2010 aan vast zitten lijkt weinig te halen. Voor deze prodctgroepen is het formuleren van inkoop eisen voor nieuwe contracten belangrijk of het onderzoeken en aanpakken van duurzaamheids en financiële besparingen in het lopende beheer en gebruik van die producten. De thema’s e, f en g vallen dan nog niet onder de productgroepen waar Berkelland haar inspanning tot 2010 op richt. Uitvoering Productverantwoordelijke medewerkers en budgethouders passen daar waar sociale en milieu- toetsingsaspecten beschikbaar zijn toe. Dit geldt voor alle fasen van het inkoopproces. Dit moet ertoe leiden dat de levering van een product, dienst of werk op de milieuaspecten en sociale aspecten voldoet. De milieucriteria en sociale criteria zijn via de website van SenterNovem beschikbaar. En bieden uitkomst bij de start van de inkoopprocedure. Er zijn 80 producten waarop de overheid inkoopt. Op dit moment zijn voor 24 producten criteria opgesteld; de rest volgt binnenkort (zie bijlage 5). Om tot een geslaagde invoering te komen in de praktijk bespreekt de klimaatcoördinator samen met de inkoopcoördinator op elke afdeling het onderwerp duurzaam inkopen. In bijeenkomsten met de budgethouders en/of productverantwoordelijken komen de mogelijkheden aan bod om duurzaam in te kopen. Ook wordt een training georganiseerd voor de inkopende medewerkers. Daarbij wordt het algemeen inkoopbeleid weer onder de aandacht gebracht. De startnotitie milieubeleidsplan en instrumenten die door de VNG en SenterNovem worden aangereikt bieden de afdelingen BenO en Faza mogelijkheden en instrumenten om de deelname waar te kunnen maken (zie bijlage 5). Een uitvoeringsmaatregel zou kunnen zijn een fonds duurzaam inkopen, waaruit de in eerste instantie onrendabele top (i.v.m. langere terugverdientijden) van bepaalde duurzame producten of diensten uit kunnen worden gefinancierd. Het voorstel voor een warmte koude opslag bij het nieuwe gemeentekantoor is hier een voorbeeld van. Maar ook kan hierbij gedacht worden aan investeringen voor het realiseren van een besparing tot 15% op straatverlichting in 2015. Wat doen de Achterhoekse gemeenten? Er zijn nu al ruim 200 deelnemers (waaronder 170 gemeenten, 11 provincies, 14 rijksoverheden en verschillende waterschappen) aan het programma duurzaam inkopen. In onze regio hebben de gemeenten Oost Gelre, Winterswijk, Montferland op 2 september 2008 de deelnameverklaring ondertekend. Aalten en Bronckhorst en Oude IJselstreek hebben aangegeven op 12 februari te ondertekenen. Doetinchem heeft aangegeven soortgelijke verklaring eerder ondertekend te hebben en ondertekent nu niet. Provincie Gelderland verwoordt in haar energie en klimaatbeleid doelstellingen die in lijn zijn met de deelnameverklaring. De inzet van GS is gericht op duurzaamheid in gebouwen, openbare verlichting en klimaat en energie technisch ontwerpen in grote projecten. Waarom ondertekening deelnameverklaring ‘Duurzaam Inkopen’? Het wel ondertekenen zou een publicitair effect kunnen opleveren en tot positieve beeldvorming kunnen leiden bij burgers en bedrijven. Dit zou ook kunnen gelden voor de partners betrokken bij het project ‘Goud in de grond’ waarin het gaat om het zoeken en ontwikkelen van duurzame markten en producten voor het platteland na 2015. Niet ondertekenen zou afbreuk doen aan geloofwaardigheid.
4
VNG, SenterNovem en de Gelderse Milieufederatie geven op 12 september 2009 publiciteit aan gemeenten die wel deelnemen aan de deelnameovereenkomst. Financiële aspecten De deelnameverklaring is een streven. Dit betekent dat wij zelf prioriteiten kunnen stellen op welke producten en diensten wij het eerst duurzaam inkoop willen en kunnen toepassen. Toepassing van duurzame inkoopcriteria kunnen dus binnen de financiële kaders van de begroting worden uitgevoerd. Behalve inkoop van groene stroom levert de aanschaf van energiezuinige produkten de gemeente geld op hetgeen ook een prioriteit aangeeft voor het duurzaam inkoopbeleid. Met de prioriteitstelling (zie bijlage 4) zijn besparingskansen in financiele zin inzichtelijk Gemaakt. Daarmee kan door daadwerkelijke uitvoering worden bijgedragen aan vermindering van het begrotingstekort. Het inkoopvolume van Berkelland is 35 miljoen waarvan 15 a 20% jaarlijks opnieuw wordt aanbesteed. Door beter te specificeren kan binnen de bestaande budgetten van de belangrijkste inkopende afdelingen (B&O en FAZA) ruimte worden gevonden om duurzame producten in te kopen. Ook is er terugverdieneffect te verwachten met energie- of duurzaamheidsprestaties van de ingekochte producten en diensten.
Kosten, baten en dekking Duurzaamheid in een aanbesteding is niet altijd te vertalen in concrete meer- of minderkosten. Soms liggen de prijzen wat hoger, maar worden deze kosten terugverdiend door bijvoorbeeld een lager energieverbruik of een langere levensduur. Het is daarom van belang om niet alleen naar aanschafkosten of productiekosten, maar ook naar de beheerskosten (gebruik, onderhoud en restwaarde) van een product te kijken. Evenals de reële calculatie van risico’s op milieuschade bij ongelukken of oneigenlijk gebruik. Volgens de nieuwste inzichten is het een kwestie van hoe je kijkt. In een meer integrale visie en in berekeningen waarin werkelijk alle kosten worden betrokken, zien de prijskaartjes er heel anders uit. Dit wordt ook wel aangeduid met Total Cost of Ownership (TCO). Het gaat er hierbij om dat alle kosten in de berekening van een product worden betrokken. Kortom de totale kosten worden bepaald door de gehele levenscyclus van een product. Van inkopers vraagt dit een andere manier van denken. De ‘normale’ inkoopprijs van een product dekt niet altijd de Total Cost of Ownership omdat zoiets als milieuwinst of milieuschade niet ingecalculeerd is. Bij de ontwikkeling van de criteria van SenterNovem zijn alleen duurzame betaalbare alternatieven opgenomen die op grote schaal verkrijgbaar zijn. Tot nu toe zijn er geen duidelijke indicaties dat in de markten voor duurzame producten over de gehele linie sprake zal zijn van hogere kosten. Een inkopend organisatie onderdeel zal de verschillende budgetten waaruit de kosten worden betaald met elkaar in verband moeten brengen. Indien een aanbesteding meer kost dan geraamd zal dit gemeld worden bij het gunningbesluit en in de managementrapportages. Personele consequenties Vooralsnog geen. In het milieubeleids- en uitvoeringsplan plan zal een verdere uitwerking worden gegeven binnen de bestaande bedrijfvoering van de uitvoerende afdelingen en Kredietbeheerders. Na toekenning van de SLOK subsidie (verwacht voor februari 2009) worden ook uren voor implementatie door de klimaatcoördinator en inkoper vanuit die regeling vergoed. De personele tijdsbesteding door krediet beheerders vraagt geen groter tijdsbeslag door aangereikte automatiseringshulpmiddelen van Senter Novem. Juridische consequenties Geen
5
Communicatie Communicatie vindt plaats tijdens de ondertekening via de (locale) pers. Zij zijn door de Senter Novem uitgenodigd. Bijgevoegd is een gezamenlijk door de regiogemeenten opgesteld persbericht (zie bijlage 3). Op intranet wordt informatie geplaatst voor de gehele organisatie over duurzaam inkopen. Verder wordt op internet het beleid toegelicht voor de externe partners. Raad Dit besluit wordt ter kennis gebracht aan de raad.
Advies -
De nota Duurzaam Inkopen Achterhoekse gemeenten vaststellen; De deelnameverklaring Duurzaam Inkopen op12 februari door de portefeuillehouder bedrijfsvoering L. Scharenborg laten ondertekenen; Het besluit tot vaststelling Duurzaam Inkopen publiceren via een persbericht;
Bijlagen 1. nota Duurzaam Inkopen Achterhoekse gemeenten; “duurzaam duurt het langst”; 2. deelnameverklaring Duurzaam Inkopen. 3. concept persbericht Duurzaam Inkopen 4. scores, inkoopvolumina en enquête van Senter Novem (nulmeting per augustus 2008) 5. Beschikbare duurzaamheids criteria voor productgroepen en producten van Senter Novem per januari 2009
6
