CONCEPTONTWIKKELING LOGISTIEK IN ZORG 14 november 2012
Aanwezig:
Luc Vullers – voorzitter Tom Vanpoucke – secretaris Anja Van Coillie – administratief medewerker/patrimonium Ines Cardoen - verantwoordelijke Residentie Deeveland Eveline Depruyst - hoofdverpleegkundige Filip Vandendriessche - technische dienst Rita Latré – centrumleider lokaal dienstencentrum Griet Seroels – directeur WZC
Alex de Kind – Probis
Verontschuldigd: Bernard Pottie – financieel beheerder
VERSLAG 1. DOELSTELLING WORKSHOP De doelstelling van deze workshop is het uitwerken/vastleggen van het logistiek concept i.f.v. de
doelstellingen
van
de
organisatie
en
dit
te
vertalen
op
strategisch,
tactisch
(ordermanagement, distributiematerialen, distributieschema’s en assortiment) en operationeel niveau.
Pagina 1 van 8
2. TOELICHTING THEMA A) Algemeen
Doelstellingen logistiek: “verzorgen van de juiste goederen of service naar de juiste plaats op het juiste moment in de gewenste toestand op een wijze die voor het uitvoerend ‘bedrijf’ het meest gunstig is”
Kenmerken logistiek in de zorg
Te onderscheiden (logistieke) aspecten
Statements inzake logistiek in de zorg
Kosten en opbrengsten Formuleren van basisdoelstellingen:
Lage operationele kosten; personeelskosten / kosten onderhoud / transportkosten / bestelkosten
Lage kapitaalkosten; kosten van de voorraden (geïnvesteerd kapitaal), kosten voor het houden van voorraden (ruimte, verwarming, verlichting), afschrijvingen
Hoge
/
optimale
opbrengsten
(klantenservice);
korte
levertermijnen,
hoge
flexibiliteit, voldoende voorraden – (geen néé verkopen)
B) Processen
Inkoop (is geen logistiek proces, maar heeft wel een belangrijke impact)
Goederenontvangst: basistaken en aandachtspunten
Distributie: interne en externe transporten
Magazijnen: aantallen en samenstelling
C) Te maken keuzes Uitgangspunten logistiek concept bepalen
Doelstellingen van de organisatie.
Te vertalen op strategisch, tactisch en operationeel niveau.
Thema’s op strategisch niveau: -
Doelen t.a.v. operationele kosten
-
Doelen t.a.v. kapitaalslasten
-
Locatie voorraden
-
Doelen t.a.v. klantenservice
-
Automatiseringsniveau en beheersinformatie
“KOSTEN”
“OPBRENGSTEN”
Pagina 2 van 8
PRODUCT
COMBINATIE MET
AANDACHTSPUNTEN
Voeding
Keuken
-
Toegang HACCP Goederenontvangst
Technisch materiaal
Atelier technische dienst
-
Goederenontvangst (beschikbaarheid)
Medicijnen
Leefgroep/afdeling?
-
Goederenontvangst
-
Centraal / decentraal? Magazijn?
Overige goederen
-
Verzorgingssets
-
Leefgroep / afdeling of centraal?
-
Medisch materiaal
-
Leefgroep / afdeling of centraal?
-
Incontinentiemateriaal
-
Bewonerskamer?
-
Dranken
-
Leefgroep / afdeling of centraal?
-
Schoonmaakartikelen
-
Dosering – maxiverpakking
-
Computermateriaal
-
Afzonderlijke berging (temperatuur)?
-
Kantoormateriaal
-
Leefgroep / afdeling of centraal?
-
Linnen en bedrijfskleding
-
Noodzaak?
Keuken?
3. BESPREKING THEMA LOGISTIEK A) Concept logistiek De centrale strategische vraag betreft de zogenaamde ‘autonomie’ van de organisatie: ‘Hoe groot moeten de voorraden zijn of hoe lang wil men verder kunnen werken als de bevoorrading wegvalt?’ Ook in deze bestaat de mogelijkheid om uit te besteden (cfr. systeem Hospital Logistics, Essers). De bespreking heeft geleid tot volgende conclusies: -
De belangrijkste doelstellingen zijn: geen ‘nee-verkopen’ te realiseren en het aanleggen van voorraden van cruciale producten.
-
Het logistieke niveau van de voorziening moet goed aansluiten bij de interne distributie. Vertaald naar het concept betekent dit dat de logistieke diensten (afh. van de eventuele
Pagina 3 van 8
huidige inplanting goed moeten (kunnen) aansluiten op de toekomstige gebouwen en diensten (loopafstanden, bereikbaarheid,…). -
Ontvangst van de goederen verloopt veelal via de technische dienst. Het kan een voordeel zijn om met specifieke leverperiodes te werken en om op de bestelbon de uren van levering aan te geven (en een consequente toepassing ervan) om de controle over het geleverde te behouden. Tevens dient er over gewaakt te worden dat een ‘pakbon’ wordt afgetekend ‘voor ontvangst’ om latere discussies te vermijden.
-
Het OCMW van Meulebeke werkt voor sommige bestellingen over de verschillende disciplines heen (woonzorgcentrum, centrale diensten, lokaal dienstencentrum, …) en naar de toekomst toe mogelijk over gemeentelijk vlak (OCMW diensten, gemeentelijke diensten (gemeentehuis, gemeenteschool,…) heen.
-
De keuze van autonomie bepaalt het ‘volume’ (= te vertalen in oppervlakte) van opslag (autonomie; bijv. 2-wekelijks of maandelijks, bepaalt het aantal bestellingen en bijgevolg de grootte van het centrale magazijn). Tijdens de bespreking werd gesproken om een voorraad van ca. 4 weken (een maand) aan te leggen (cfr. huidige situatie).
-
Het OCMW is voorstander van het systeem waarbij door de externe leveranciers wordt aangeleverd op ‘loskadeniveau’.
-
Het wordt niet wenselijk geacht dat er veel mensen van buiten de eigen organisatie rondlopen in huis. In die optiek zijn leveringen tot op de plaats van gebruik (op de afdeling) niet aan de orde. Vanuit het centrale magazijn zal er geleverd worden op niveau van de afdelingen. Bijgevolg zijn op dit niveau de nodige bergruimten te voorzien.
B) Keuzes
PRODUCT Voeding
COMBINATIE MET Keuken (zie workshop keuken)
AANDACHTSPUNTEN -
Technisch materiaal
Atelier technische dienst (huidige locatie is té beperkt in ruimte).
-
-
Medicijnen
De “opslag” van medicatie dient aan de verpleegpost (op afdelingsniveau 32/33
-
Toegang: apart, individuele entiteit HACCP Goederenontvangst: (chef-kok) Technische dienst is overkoepelend (dit betekent voor het volledige OCMW incl. serviceflats) werkzaam. Het nieuwe woonzorgcentrum zal een belangrijke ‘klant’ zijn van de technische dienst. afgesloten ruimte!! samenwerking lokale apotheken
Pagina 4 van 8
bewoners) plaats te vinden
-
Koelkast te voorzien voor (gekoelde/te koelen medicatie)
detail bij bespreking verpleegpost Overige goederen
-
Verzorgingssets en -materiaal
-
centraal magazijn decentraal op de afdelingen (32 bewoners)
-
-
Centrale voorraad met incontinentiemateriaal Op afdeling per 32/33 bewoners gecombineerd met proper linnen (= opslagruimte proper linnen)
-
-
-
Medisch materiaal
-
Cfr. verzorgingssets en materiaal
-
Incontinentiemateriaal
-
Centrale voorraad met incontinentiemateriaal
-
Per bewonerskamer
-
Op afdeling per 32/33 bewoners (beperkte noodvoorraad) in opslagruimte proper linnen)
-
Centrale voorraad centraal laten leveren en stockeren
-
Op afdeling per 32/33 bewoners
-
Cafetaria
-
Centrale voorraad in centrale schoonmaakruimte (zie workshop Schoonmaak)
-
-
Dranken
Schoonmaakartikelen
Voor alle goederen wordt gemiddeld een autonomie voorzien van ca. 4 weken (magazijn) + ca. 1 week (afdelingen) = 5 weken
-
Voor opslag van incontinentiemateriaal op de kamer dient iets voorzien te worden.
-
Op afdeling (nabij afdelingskeuken en leefeetruimte)
-
op afdeling beperkte weekvoorraad in ruimte schoonmaak op afdelingsniveau (zie workshop schoonmaak)
Pagina 5 van 8
MATERIAAL -
Rolstoelen
LOCATIE -
Afdeling / leefgroep
(rolstoelen gaan na het overlijden van een bewoner terug naar mutualiteit dus de bestaande (centrale) voorraad zal niet meer aanzwellen)
-
Looprekken/rollators
AANDACHTSPUNTEN -
-
-
WZC
-
Centrale voorraad
-
Afdeling
-
Géén ruimte/opslag van andere rolstoelen op leefgroep/afdelingsniveau te voorzien
-
Beperkt aantal rolstoelen (3-tal) zichtbaar aan inkom met muntsysteem (voor bezoekers) in nabijheid van inkom Centrale voorraad van rolstoelen in huidige kelder WZC (uitdovende voorraad)
-
-
-
Elektrische scooters
Hef- en tilmateriaal
Enkel persoonlijke looprekken Standplaats enkel op kamer Geen voorraad op afdelingsniveau Beperkte voorraad op niveau WZC
-
Afdeling (onder strikte voorwaarden, quid reglement inwendige orde)
-
Uit veiligheidsoverwegingen kan dit in principe niet op de afdeling/leefgroep toegestaan worden (staan in de gang = mogelijkheid tot opslag en om te chargeren in de nabijheid van de afdeling (maar buiten de leef- en woongelegenheden).
-
Afdeling (per + 32 bewoners) voorzien in één passieve tillift
-
-
Leefgroep (per 16 bewoners) voorzien in één actieve tillift
Stockage van in de onmiddellijke nabijheid van de kamers (nissen?) Ten aanzien van een plafondlift wordt bekeken wat de discussie mbt de douches op de kamer uitwijst (aandachtspunten zijn constructieve voorzieningen, investering in motors, en
(er wordt slechts zeer uitzonderlijk verwacht dat er bewoners in het WZC zullen beschikken over een elektrische scooter)
-
Dagelijks gebruiker: in de kamer (praktisch – de rolstoel volgt het individu) Incidentele gebruiker: ‘parkeergelegenheid’ voor standaard plooirolstoel in de kamer te voorzien
-
Pagina 6 van 8
mogelijk ziekenhuisimago <> woonzorgcentrum) -
Meubilair (bed, nachtkast, stoelen en tafel van de bewonerskamers worden door het OCMW voorzien)
-
WZC (centrale voorraadruimte)
-
Opslag van relaxzetels, eettabletten, bed eettafels.
-
Afdeling
-
Per afdeling zou een zeer beperkte voorraad aan eettabletten en bedeettafels voorzien dienen te worden (opslag proper linnen)
-
Afdeling: Oplegmatras, matrasvervangend systeem, alternating = aankoop (zelden stockage) WZC (centrale voorraad): gewone matras
-
Alternating – meestal allen in gebruik indien op te slaan in opslag proper linnen Gewone matrassen, beperkte centrale voorraad te voorzien
-
Afdeling
-
-
WZC (centrale voorraad)
De bewoner mag eigen relaxzetel meenemen op voorwaarde dat deze afwasbaar en in goede/propere staat is en verrijdbaar is. Van zodra de zorgbehoefte stijgt kan het WZC deze zetel vervangen door een aangepast zorgmodel (quid intern reglement van orde)
-
Matrassen
-
-
Kussens
-
-
-
Kine (beheer en inzet van positioneringskussens)
-
toekomstig zou het beheer en de inzet van positioneringskussens én ander zorgondersteunend materiaal vanuit de kine dienen te gebeuren.
-
momenteel worden er relaxzetels voorzien om te waken bij een palliatieve situatie (toekomstig te behouden per afdeling - géén plooibedden)
-
Verzorgingskar en – materiaal staat volledig los van het linnen Stockage centraal gelegen in de nabijheid van de bewonerskamers (in een nis van de gang – afsluitbaar!!)
-
Plooibed(den)
-
Afdeling
-
Verzorgingskarren
-
Per leefgroep (organisatie zorg: per + 16 bewoners) voorzien in een verzorgingskar en linnenkar
-
Archief
Bij overlijden zou het hoofdkussen weggegooid worden Centraal: beperkte voorraad gewone kussens
-
WZC
-
Indien de bestaande kelder blijft en(evenals
Pagina 7 van 8
de functies ervan!) is er geen behoefte aan bijkomend archief) -
Computermateriaal
-
Kantoormateriaal
-
WZC (centrale voorraad)
Ruimte te voorzien die toelaat om stockage van paletten te doen (voor kopieerpapier en enveloppen)
C) Technische Dienst De technische dienst staat momenteel in voor een brede waaier aan activiteiten zoals: -
Technisch beheer (WZC, Serviceflats, Lokaal dienstencentrum)
-
Groenonderhoud
-
Preventiedienst
-
Logistiek (Intern & Extern)
-
Magazijn en voorraadbeheer
-
Overig
Ten aanzien van de toekomstig geplande uitbreiding aan zowel woongelegenheden in het WZC als serviceflats is het van belang te weten of de activiteiten zoals die nu uitgevoerd worden door de technische dienst behouden zullen worden of dat er naar verdergaande interne samenwerking (gemeente bijv. groenonderhoud) of de Mandel gestreefd zal worden? Of net niet,
zal
de
Mandel
zelf
instaan
voor
klusjes
en
onderhoud
van
de
toekomstige
serviceflatgebouwen? Tevens dient benadrukt dat de techniciteit van de nieuwe of verbouwde gebouwen (ingevolge eisen naar duurzaamheid en energievriendelijkheid) zal stijgen. De ruimtebehoefte voor de technische dienst is hiervan afhankelijk en nog in detail te bespreken. Toekomstig is er in ieder geval behoefte aan een goed uitgeruste atelierruimte, met opslagruimte voor courante toestellen en materialen evenals een werkpost (bureauruimte) voor
het
doen
van
de
nodige
bestellingen,
telefonische
contacten,
ontvangen
van
vertegenwoordigers,….
Voor verslag, Alex de Kind
Pagina 8 van 8
